Ordin nr.1540 din 29.08.2025 referitor la aprobarea Instrucţiunii cu privire la personalizarea automatizată, eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor de studii în învăţământul superior şi postuniversitar din Republica Moldova

MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII

O R D I N

referitor la aprobarea Instrucţiunii cu privire la personalizarea automatizată,

eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor de studii în învăţământul superior

şi postuniversitar din Republica Moldova

nr. 1540  din  29.08.2025

 (în vigoare 17.11.2025) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 532-535 art. 930 din 17.10.2025

* * *

În temeiul art.17 alin.(2) şi alin.(6) lit.e) din Codul educaţiei nr.152/2014 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2014, nr.319-324, art.634), cu modificările ulterioare,

ORDON:

1. Se aprobă Instrucţiunea cu privire la personalizarea automatizată, eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor de studii în învăţământul superior şi postuniversitar din Republica Moldova (se anexează).

2. Rectorii instituţiilor de învăţământ superior:

2.1. vor lua act de Instrucţiunea nominalizată şi vor informa studenţii şi membrii comunităţii academice;

2.2. vor desemna prin ordin persoanele responsabile pentru introducerea datelor în Sistemul Informaţional de Personalizare a Actelor de Studii, persoanele autorizate să ridice actele de studii şi persoanele responsabile de perfectarea şi evidenţa documentelor pentru personalizarea duplicatelor actelor de studii, de ridicarea acestora şi de semnarea lor;

2.3. vor prezenta documentele confirmative, conform Anexei nr.1 la Instrucţiunea nominalizată, pentru eliberarea actelor de studii.

3. Rectorul instituţiei de învăţământ superior poartă întreaga responsabilitate pentru corectitudinea şi completitudinea datelor, introduse în Sistemul Informaţional de Personalizare a Actelor de Studii, confirmată prin raportul extras şi aprobat electronic de Centrul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie, şi prin semnătura electronică a rectorului.

4. Centrul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie (dl Arcadi Malearovici):

4.1. va organiza seminare de instruire pentru persoanele responsabile de introducerea datelor în Sistemul Informaţional de Personalizare a Actelor de Studii, persoanele autorizate să ridice actele de studii, persoanele responsabile de perfectarea şi evidenţa documentelor pentru personalizarea duplicatelor actelor de studii, de ridicarea acestora şi de semnarea lor;

4.2. va monitoriza procesul de introducere a datelor respective în Sistemul Informaţional nominalizat;

4.3. va asigura completarea corectă şi eliberarea la timp a actelor de studii în învăţământul superior şi postuniversitar;

4.4. va personaliza actele de studii în învăţământul superior şi postuniversitar.

5. Direcţia politici în domeniul învăţământului superior (dna Doina Usaci), Direcţia politici în domeniul cercetării şi inovării (dl Igor Chiosa) şi Direcţia cadrul naţional al calificărilor (dna Tatiana Gherştega) vor monitoriza procesul de implementare şi executare a prezentului ordin.

6. Se abrogă Ordinul ministrului educaţiei nr.1248 din 31.12.2015 cu privire la aprobarea Instrucţiunii cu privire la personalizarea automatizată, eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor de studii în învăţământul superior (https://mecc.gov.md/sites/default/files/ordin_1248_din_31.12_15-instructiune_invatamint_superior.pdf ).

7. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina dnei Adriana Cazacu-Ţigaie, secretar de stat.

8. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

aprobată prin ordinul ministrului educaţiei şi cercetării

nr.1540 din 29.08.2025

INSTRUCŢIUNE

cu privire la personalizarea automatizată, eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor

de studii în învăţământul superior şi postuniversitar din Republica Moldova

I. Dispoziţii generale

1. Prezenta Instrucţiune reglementează modul de personalizare automatizată, eliberarea, evidenţa şi păstrarea actelor de studii din sistemul de învăţământ superior şi postuniversitar din Republica Moldova.

2. Conform Codului educaţiei, au dreptul de a emite diplome, certificate şi alte acte de studii recunoscute de Ministerul Educaţiei şi Cercetării (în continuare - MEC) instituţiile de învăţământ superior care deţin acreditare pentru specialităţile/programele de studii oferite.

3. În cazul specialităţilor/programelor autorizate să funcţioneze provizoriu, absolvenţilor care au susţinut evaluarea finală într-o altă instituţie de învăţământ superior cu programele respective acreditate li se eliberează diplome de studii ale instituţiei de învăţământ superior absolvite, de model stabilit prin cadrul normativ, iar în Suplimentul la diplomă se va menţiona şi instituţia de învăţământ superior care a organizat evaluarea finală a studiilor.

4. Dacă instituţia de învăţământ superior a fost lichidată sau a intrat în proces de lichidare şi, în consecinţă, absolvenţii nu au susţinut sau nu au promovat evaluarea finală a studiilor, evaluarea finală este organizată în cadrul altei instituţii de învăţământ superior cu programele respective (sau conexe) acreditate, diploma fiind eliberată conform prevederii de la pct.3.

5. Instituţiile de învăţământ superior eliberează persoanelor care au finalizat nivelul de învăţământ superior sau postuniversitar, acte de studii, potrivit modelelor elaborate şi aprobate de Ministerul Educaţiei şi Cercetării.

6. Actele de studii se perfectează pe blanchete de strictă evidenţă. Modelele actelor de studii se aprobă prin ordinul MEC, ordinul Ministerului Sănătăţii (în continuare - MS) sau, după caz, prin ordinul comun al MEC şi MS şi se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova. Alte modele de acte de studii nu sunt recunoscute.

7. Personalizarea automatizată a actelor de studii se efectuează în mod centralizat la nivel naţional. Varianta electronică a actului de studii personalizat centralizat poate fi extrasă prin intermediul portalului guvernamental al cetăţeanului - MCabinet. Actele de studii personalizate centralizat pot fi verificate online, pe site-ul web oficial al MEC.

8. Personalizarea actelor de studii din învăţământul superior şi postuniversitar este atribuţia Centrului Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie (în continuare - CTICE). Actele de studii personalizate/perfectate de alte entităţi juridice nu sunt recunoscute.

9. La finalizarea fiecărui nivel/ciclu de învăţământ superior sau postuniversitar se eliberează următoarele acte de studii:

9.1. în învăţământul superior, ciclul I: studii superioare de licenţă – Diplomă de studii superioare de licenţă (seria ALI/ALII);

9.2. în învăţământul superior, ciclul II: studii superioare de master – Diplomă de studii superioare de master (seria MP/MS);

9.3. în învăţământul superior integrat (ciclurile I şi II) în domeniile medicină, farmacie, stomatologie, medicină veterinară, arhitectură – Diplomă de studii superioare integrate (Licenţă şi Master) (seria LMI);

9.4. în învăţământul superior, ciclul III: studii superioare de doctorat – Diplomă de doctor. Studii superioare de doctorat (nivelul 8 CNC) (seria DR/DRP);

9.5. în baza studiilor postuniversitare prin rezidenţiat: Diplomă de licenţă (seria ALR), Diplomă de medic specialist (seria MSR), Diplomă de farmacist specialist (seria FSR);

9.6. în baza studiilor postuniversitare prin secundariat clinic: Certificat de secundariat clinic (seria CSC).

10. Actul de studii conferă titularului dreptul de continuare a studiilor la nivelul următor de învăţământ sau de angajare pe piaţa muncii conform calificării obţinute, în corespundere cu cadrul normativ sectorial.

11. În caz de pierdere sau deteriorare a actului de studii, se perfectează un duplicat, iar originalul se consideră anulat.

12. Achitarea actelor de studii, precum şi a duplicatelor acestora, în învăţământul superior şi postuniversitar se face în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova.

13. Persoanelor care nu au susţinut sau nu au promovat proba/probele examenului şi/sau teza/proiectul de licenţă/lucrarea de absolvire a studiilor integrate, instituţia de învăţământ superior li eliberează o Adeverinţă de absolvire şi certificatul academic respectiv, care atestă că titularul a realizat planul de învăţământ la specialitatea/programul respectiv de studii. După promovarea evaluării finale la susţinerea repetată, absolventului i se eliberează diploma de modelul stabilit în vigoare. Adeverinţa de absolvire eliberată anterior se retrage şi se păstrează în dosarul personal al absolventului.

II. Procedura de personalizare a actelor de studii, prima eliberare

14. În învăţământul superior şi postuniversitar actele de studii se perfectează în limbile română şi engleză.

15. Formatul şi conţinutul actelor de studii din învăţământul superior şi postuniversitar se stabilesc în conformitate cu modelul aprobat prin ordinul MEC, ordinul MS sau ordinul comun MEC şi MS.

16. La începutul fiecărui an universitar, rectorul instituţiei de învăţământ superior emite un ordin prin care desemnează persoanele responsabile pentru introducerea datelor în Sistemul Informaţional de Personalizare a Actelor de Studii (în continuare - SIPAS) şi persoanele autorizate să ridice actele de studii. Persoanele desemnate pentru introducerea datelor în SIPAS semnează o declaraţie de angajament privind confidenţialitatea datelor cu caracter personal şi ataşează o copie a actului de identitate. Aceste documente se transmit la CTICE

17. Pe baza documentelor respective, CTICE oferă persoanelor desemnate acces securizat pentru introducerea datelor în SIPAS.

18. După finalizarea introducerii datelor în SIPAS, instituţia de învăţământ superior trimite către CTICE o solicitare semnată de rectorul instituţiei, prin care solicită eliberarea actelor de studii de o anumită serie. Solicitarea este însoţită de lista documentelor confirmative, conform Anexei nr.1.

19. Pentru monitorizarea procesului de personalizare, CTICE informează direcţia de profil din cadrul MEC despre toate solicitările primite de la instituţiile de învăţământ.

20. În actele de studii ale străinilor, în secţiunea "numărul de identificare", se indică codul personal din Registrul de Stat al Populaţiei al Republicii Moldova (IDNP). În cazul lipsei IDNP, pentru studiile organizate la distanţă, se indică seria şi numărul paşaportului naţional al absolventului.

21. Conducerea instituţiei de învăţământ superior poartă întreaga responsabilitate pentru corectitudinea şi completitudinea datelor introduse în SIPAS, confirmată prin raportul extras şi aprobat electronic de CTICE şi semnătura electronică a rectorului. În cazurile de incertitudine, rapoartele sunt trimise către Direcţia politici în domeniul învăţământului superior/Direcţia politici în domeniul cercetării şi inovării din cadrul MEC, pentru a se lua o decizie.

22. Actele de studii personalizate sunt ridicate de la CTICE de persoana autorizată în baza unei delegări. La momentul ridicării, CTICE emite o factură în care se specifică seriile şi numerele actelor de studii.

23. Actele de studii se semnează, în original, de preşedintele comisiei de licenţă/master/doctorat rezidenţiat/secundariat clinic, rectorul şi decanul instituţiei de învăţământ superior (de exemplu, Ursu Ion/semnătura).

24. Ştampila instituţiei de învăţământ superior se aplică clar, în spaţiul prevăzut pe blancheta personalizată, fără a acoperi semnăturile autorizate, iar textul acesteia trebuie să fie lizibil.

25. Data eliberării actului de studii se completează clar, cu pix de culoare neagră, de către persoana responsabilă. Ziua, luna şi anul se scriu cu cifre arabe (de exemplu, 10.07.2025). La completare nu sunt permise ştersături, corecturi, prescurtări sau adăugiri.

26. Toate înscrisurile şi aplicarea ştampilei pe actele de studii trebuie realizate într-un termen rezonabil, care nu depăşeşte o lună de la finalizarea studiilor/ confirmarea titlului de doctor de către Agenţia Naţională de Asigurare a Calităţii în Educaţie şi Cercetare.

27. Actele de studii deteriorate în timpul procesului de personalizare (de exemplu, introducerea incorectă a datelor) sunt returnate către CTICE, în baza unui demers oficial, în vederea decontării şi reemiterii acestora. Demersul este însoţit de o notă explicativă şi de documente justificative care să ateste corectitudinea datelor. Cheltuielile generate de retipărirea actelor de studii vor fi suportate integral de către entitatea responsabilă pentru deteriorarea acestora.

28. Actul de studii se eliberează titularului pe baza prezentării unui act de identitate, iar acesta semnează în Registrul de evidenţă şi eliberare a actelor de studii.

29. În cazul în care, titularul nu se poate prezenta personal pentru a ridica actul de studii, acesta poate fi ridicat de o rudă de gradul I sau de o altă persoană cu procură întocmită în modul stabilit de lege.

30. Copia actului de studii eliberat absolventului, se păstrează în dosarul personal al acestuia, în arhiva instituţiei de învăţământ, pentru o perioadă de 75 de ani.

31. Actul de studii este însoţit de Suplimentul la Diplomă, perfectat în limbile română şi engleză, emis de instituţia de învăţământ superior. Responsabilitatea pentru corectitudinea datelor incluse în Suplimentul la Diplomă este a instituţiei de învăţământ.

III. Procedura de personalizare a duplicatelor actelor de studii

32. În cazul actelor de studii pierdute/furate/deteriorate (completate greşit, cu ştersături, corectări, prescurtări, adăugiri, plastifieri, acoperire cu pastă corectoare, aplicarea necorespunzătoare a ştampilei, etc.), la solicitare, se eliberează duplicate.

33. Rectorul instituţiei de învăţământ superior emite un ordin prin care desemnează persoanele responsabile de perfectarea şi evidenţă documentelor pentru personalizarea duplicatelor actelor de studii, de ridicare a acestora şi de semnarea lor.

34. Persoana (absolventul, sau ruda de gradul I, sau persoana cu procură întocmită în modul stabilit de lege) care solicită eliberarea unui duplicat din motivele indicate la pct.31, depune la instituţia de învăţământ superior absolvită cerere, conform Anexei nr.2 şi, ulterior, ridică duplicatul perfectat, conform principiului de Ghişeu Unic.

35. În cazul în care instituţia de învăţământ absolvită a fost lichidată/sistată activitatea/reorganizată prin fuziune/reorganizată prin absorbţie etc.), persoana (absolventul, sau ruda de gradul I, sau persoana cu procură întocmită în modul stabilit de lege) se adresează la instituţia de învăţământ superior care a preluat şi deţine arhiva academică sau la instituţia de învăţământ desemnată de MEC pentru perfectarea duplicatului.

36. Cererea pentru eliberarea duplicatului este însoţită de avizul de pierdere/furt etc., publicat în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, care include: denumirea, seria şi numărul actului de studii, instituţia de învăţământ emitentă, numele titularului la data eliberării, anul absolvirii. În cazul deteriorării actului de studii la cerere se anexează originalul acestuia.

37. În baza cererii depuse de solicitant pentru perfectarea duplicatului, instituţia de învăţământ superior pregăteşte setul de documente conform Anexei nr.3 şi transmite către CTICE solicitarea de perfectare a duplicatului, conform Anexei nr.4.

38. Duplicatul actului de studii se personalizează pe blancheta seriei corespunzătoare modelului, aprobat prin ordinul MEC. Dacă se solicită duplicat pentru o serie ieşită din actualitate, se eliberează echivalentul actului de studii conform cadrului normativ în vigoare, cu aceeaşi putere juridică şi aceleaşi drepturi pentru continuarea studiilor sau încadrarea în câmpul muncii valabile la data absolvirii.

39. Duplicatul actului de studii reflectă conţinutul originalului, conform situaţiei existente la momentul absolvirii. În cazul schimbării numelui sau prenumelui absolventului, la cererea solicitantului (absolventul, sau ruda de gradul I, sau persoana cu procură întocmită în modul stabilit de lege), duplicatul se eliberează pe noul nume, cu anexarea documentelor justificative.

40. În cazul în care în originalul actului de studii numele/prenumele absolventului diferă de cel indicat în actul de identitate actual, în duplicatul actului de studii se tipăreşte numele/prenumele din actul de identitate valabil (de exemplu, Cvîrjic Alexandr – Kvyrjik Olexandr) cu prezentarea suplimentară a documentelor confirmative cu privire la identitatea titularului.

41. Rectorul semnează duplicatul actului de studii în calitate de Conducător al instituţiei şi Preşedinte al comisiei (de licenţă/master/doctorat). În secţiunea "decan", semnează decanul facultăţii de profil sau altă persoană autorizată prin ordinul rectorului. Semnăturile se aplică cu descifrare nominală cu pix de culoare neagră.

42. În baza de date a CTICE pentru personalizarea duplicatelor se păstrează informaţia privind membrii comisiei la momentul absolvirii.

43. În cazul în care actul de studii completat olograf a fost pierdut şi nu există documente confirmative păstrate în arhiva instituţiei (ordinele de înmatriculare/absolvire, registrul de evidenţă şi eliberare a actelor de studii, procese verbale ale examenelor de absolvire etc.), instituţia de învăţământ superior înaintează un demers, cu explicaţiile necesare, către CTICE, care îl examinează şi în comun cu direcţia de profil din cadrul MEC elaborează actul administrativ corespunzător. Prin acest act administrativ emis de MEC se indică seria actului de studii ce urmează a fi eliberat sau se dispune refuzul eliberării acestuia.

44. În cazul în care originalul actului de studii a fost eliberat cu abateri de la legislaţia în vigoare, examinarea solicitării de perfectare a duplicatului se suspendă, dosarul se transmite direcţiei de profil din cadrul MEC pentru analiză şi luarea deciziei.

45. Instituţia de învăţământ superior, în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii din partea solicitantului (absolventul, sau ruda de gradul I, sau persoana cu procură întocmită în modul stabilit de lege), transmite către CTICE setul complet şi corect întocmit de documente, fiecare copie fiind validată cu ştampila şi semnătura rectorului sau prorectorului, cu inscripţia "conform originalului".

46. Dacă setul de documente prezentat la CTICE este incomplet sau apar suspiciuni privind veridicitatea actelor prezentate, examinarea solicitării temporar se suspendă şi se solicită completarea setului de documente cu dovezi suplimentare privind realizarea şi absolvirea studiilor de către solicitant, conform cadrului normativ. După soluţionarea problemei, examinarea solicitării de către CTICE este reluată, cu prelungirea termenului de prelucrare a dosarului de perfectare a duplicatului. În cazul în care nu se prezintă dovezile suplimentare solicitate, după un an calendaristic, dosarul se transmite în arhiva CTICE, cu statut "anulat".

Iniţierea repetată a obţinerii duplicatului necesită prezentarea setului complet de documente din partea instituţiei de învăţământ superior.

47. În cazul refuzului perfectării duplicatului din partea titularului (de exemplu, găsirea actului de studii), la solicitarea instituţiei de învăţământ, procedura de perfectare a duplicatului se întrerupe şi dosarul se transmite în arhiva CTICE, cu statut "anulat".

48. La perfectarea duplicatelor actelor de studii din învăţământul superior se utilizează sistemul naţional de notare valabil în perioada emiterii actului de studii original (de exemplu, până în anul 1991 se utiliza scara de notare de 5 puncte).

49. Pe duplicatele actelor de studii se aplică, în partea dreaptă sus a blanchetei, inscripţia "DUPLICAT".

50. Termenul de prelucrare a dosarului de perfectare a duplicatului în cadrul CTICE este de 10 zile lucrătoare. Termenul poate fi redus la 5 zile lucrătoare în cazul unei solicitări de urgentare, iar pentru actele de studii personalizate de CTICE, termenul poate fi redus la 24 de ore.

51. Instituţia de învăţământ superior eliberează duplicatul solicitantului (absolventul, sau ruda de gradul I, sau persoana cu procură întocmită în modul stabilit de lege) în termen de 25 de zile lucrătoare de la primirea cererii. Reducerea termenului de examinare a dosarului în cadrul instituţiei de învăţământ se face având în vedere termenele prevăzute la pct.49.

52. În cazul pierderii anexei / Suplimentului la Diplomă, duplicatul acestora se emite de către instituţia de învăţământ absolvită / care deţine arhiva academică / desemnată de MEC, pe baza originalului actului de studii.

53. În cazul în care au fost perfectate mai multe duplicate, este considerată valabilă şi verificabilă online ultima versiune a duplicatului.

IV. Procedura de personalizare a duplicatelor actelor de

studii persoanelor aflate în afara Republicii Moldova

54. Personalizarea duplicatelor actelor de studii persoanelor aflate în afara Republicii Moldova se realizează în condiţiile generale prevăzute de prezenta Instrucţiune.

55. În cazul în care solicitantul unui duplicat al actului de studii este un cetăţean al Uniunii Europene, un resortisant al unei ţări terţe sau cetăţean moldovean aflat în afara teritoriului Republicii Moldova, care nu se poate prezenta personal pentru depunerea cererii de eliberare a duplicatului actului de studii, acesta poate solicita duplicatul actului de studii prin următoarele modalităţi:

55.1. reprezentarea de către ruda de gradul I;

55.2. în baza procurii notariale sau prin intermediul serviciului guvernamental MPower pentru solicitarea duplicatului actului de studii în numele acestuia de către o persoană terţă;

55.3. depunerea personală a cererii în format electronic, prin e-mail oficial al instituţiei sau prin poştă, la adresa fizică a instituţiei de învăţământ superior;

55.4. depunerea cererii (conform modelului prevăzut în Anexa nr.2) şi a dosarului prin intermediul misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare ale Republicii Moldova din statul de reşedinţă.

Misiunea diplomatică transmite cererea şi setul complet de documente către autoritatea competentă (Ministerul Educaţiei şi Cercetării) din Republica Moldova, cu respectarea prevederilor legale privind autentificarea şi validarea actelor.

56. Persoanele care depun cererea prin intermediul misiunii diplomatice achită taxa pentru eliberarea duplicatului actului de studii şi costurile de expediere a acestuia către solicitant prin transfer bancar internaţional, conform instrucţiunilor de plată comunicate de instituţie.

57. În cazul în care duplicatul este destinat utilizării în străinătate, solicitantul duplicatului actului de studii împuterniceşte, prin procură notarială sau prin intermediul serviciului guvernamental MPower o persoană terţă în vederea obţinerii autentificării, apostilei sau a legalizării consulare necesară, acoperind costurile serviciilor respective.

58. Instituţia de învăţământ superior este responsabilă de:

58.1. verificarea autenticităţii cererii şi a documentelor confirmative;

58.2. validarea copiilor actelor cu ştampila instituţiei şi menţiunea "conform originalului";

58.3. transmiterea, în termen legal, a setului complet de documente către CTICE;

58.4. arhivarea copiei duplicatului eliberat;

58.5. evidenţierea eliberării duplicatului în registrele interne.

V. Dispoziţii speciale

59. Titularii actelor de studii, eliberate de către instituţiile de învăţământ superior din unităţile administrativ-teritoriale din stânga Nistrului şi mun. Bender (începând cu anul 1992), care intenţionează să plece peste hotarele Republicii Moldova (la studii sau pentru angajare în câmpul muncii) şi deţinătorii actelor de studii la specialităţile reglementate (profil medical, militar şi cele ce ţin de protecţia ordinii publice şi securităţii statului), care intenţionează să se încadreze în câmpul muncii pe teritoriul Republicii Moldova, solicită MEC perfectarea actelor respective, potrivit formatelor aprobate de MEC.

60. Procedura de perfectare a actelor de studii eliberate de către instituţiile de învăţământ din unităţile administrativ-teritoriale din stânga Nistrului şi mun. Bender se realizează în conformitate cu Regulamentul cu privire la efectele juridice ale actelor de studii eliberate de către instituţiile de învăţământ din raioanele de Est ale Republicii Moldova şi or. Bender, aprobat prin Ordinul ministrului educaţiei nr.20/2004 şi Ordinul ministrului educaţiei si cercetării nr.1713/2024 cu privire la organizarea procesului de recunoaştere şi echivalare a actelor de studii şi a calificărilor în instituţiile de învăţământ profesional tehnic şi superior.

61. Lista actelor necesare pentru perfectarea actelor de studii potrivit formatelor aprobate de MEC, prezentate la CTICE de către Centre este prevăzută în Anexa nr.5.

62. Titularii duplicatelor actelor de studii, absolvenţi ai instituţiilor de învăţământ superior din unităţile administrativ-teritoriale din stânga Nistrului şi mun. Bender până în anul 1991 inclusiv, depun, în vederea emiterii duplicatului actului de studii, potrivit formatelor aprobate de MEC, o cerere la MEC.

63. MEC emite ordinul, în temeiul căruia instituţia de învăţământ superior, desemnată în calitate de Centru de evaluare şi validare a calificărilor acordate în unităţile administrativ-teritoriale din stânga Nistrului şi municipiul Bender, eliberează duplicatul actului de studii.

64. Instituţiile de învăţământ superior înregistrează actele de studii originale şi duplicatele în Registrele de evidenţă şi eliberare a actelor de studii, în funcţie de seria acestora.

65. Registrele de evidenţă şi eliberare a actelor de studii din instituţiile de învăţământ sunt paginate, broşate, sigilate şi confirmate prin semnătura rectorului şi ştampila instituţiei. Registrele completate integral se transmit în arhiva instituţiei pentru păstrare permanentă.

66. În Registrul de evidenţă şi eliberare a actelor de studii nu se admit rectificări. În cazul în care corectarea a fost inevitabilă aceasta se validează de către rectorul instituţiei de învăţământ prin aplicarea semnăturii originale şi a ştampilei instituţiei.

67. Actele de studii, Registrele de evidenţă şi eliberare, precum şi toate actele de primire - eliberare a acestora (facturile, procurile, chitanţele etc.) se păstrează într-un dulap ignifug, fixat de podea/perete.

68. În cazul în care instituţia de învăţământ nu ridică în timp actele de studii personalizate, CTICE, obligatoriu, informează instituţia de învăţământ despre finalizarea personalizării acestora. Actele de studii care nu au fost ridicate de instituţia de învăţământ, se păstrează la CTICE timp de 5 ani. După expirarea acestui termen, actele se consideră nevalabile şi se decontează de către CTICE.

69. CTICE decontează blanchetele actelor de studii deteriorate în procesul de personalizare sau completate cu date eronate până la 15 februarie a anului următor celui raportat. Comisia de decontare, aprobată prin ordinul directorului CTICE, întocmeşte procese-verbale cu referire la decontarea blanchetelor actelor de studii respective, în care se indică motivul decontării, numărul blanchetelor de acte decontate, seriile şi numerele actelor de studii şi la care se anexează fragmentele blanchetelor destinate decontării cu seriile şi numerele decupate.

Procesele-verbale ale comisiei de decontare se întocmesc în două exemplare şi se prezintă la MEC pentru aprobare. Primul exemplar (original) se păstrează la CTICE, al doilea (copie) - la MEC.

70. CTICE eliberează, la solicitarea instituţiilor de învăţământ care au prezentat acte de studii deteriorate la CTICE, extrase din procesele-verbale ale comisiei de decontare.

71. În cazul în care instituţia de învăţământ, până la data aprobării prezentului ordin, a decontat un act de studii deteriorat în mod independent, acesta se consideră pierdut, cu toate consecinţele juridice şi financiare (publicarea avizului în Monitorul Oficial al Republicii Moldova etc.).

72. Instituţiile de învăţământ, în conformitate cu prevederile Ordinului ministerului educaţiei nr.1085 din 10 noiembrie 2015 cu privire la sistarea eliberării actelor de studii completate olograf şi lichidarea stocurilor acestora din instituţiile de învăţământ profesional tehnic şi superior, nu eliberează acte de studii pe formularele actelor de studii emise în anii precedenţi (destinate pentru completarea olografă).