Ordin nr.159 din 17.12.2020 cu privire la aprobarea Regulamentului privind activitatea de audit intern prin asociere în sectorul public

MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind activitatea

de audit intern prin asociere în sectorul public

nr. 159  din  17.12.2020

 (în vigoare 22.02.2021) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr.13-20 art. 38 din 22.01.2021

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei al RM

nr.de înregistrare 1620

din 14 ianuarie 2021

ministru _____ Fadei NAGACEVSCHI

În temeiul art.19 alin.(1) şi art.29 lit.h) din Legea privind controlul financiar public intern nr.229/2010 (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2019, nr.86–92, art.140),

ORDON:

Se aprobă Regulamentul privind activitatea de audit intern prin asociere în sectorul public (se anexează).

Aprobat

prin Ordinul ministrului finanţelor

nr.159 din 17 decembrie 2020

REGULAMENT

privind activitatea de audit intern prin asociere în sectorul public

Secţiunea 1

Dispoziţii generale

1. Regulamentul privind activitatea de audit intern prin asociere în sectorul public (în continuare Regulament) are ca scop stabilirea cadrului general de organizare şi desfăşurare a activităţii de audit intern în entităţile publice prin asociere.

2. Prevederile Regulamentului se aplică entităţilor publice care nu cad sub incidenţa art.19 alin.(1¹) din Legea nr.229/2010 privind controlul financiar public intern, nu dispun de subdiviziune de audit intern proprie în structura organizatorică şi nu se află în subordinea unui organ central de specialitate al administraţiei publice sau al unei autorităţi a administraţiei publice locale de nivelul al doilea.

3. Organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern prin asociere respectă următoarele principii:

1) independenţa – în procesul de asociere întru desfăşurarea activităţii de audit intern se respectă independenţa juridică, decizională şi financiară a fiecărei entităţi publice partenere;

2) obiectivitatea – auditul intern prin asociere se efectuează cu obiectivitate profesională în colectarea, evaluarea şi comunicarea informaţiilor, fără a fi influenţat în formularea opiniilor de interese private sau de alte persoane;

3) confidenţialitatea – auditorii interni angajaţi în cadrul subdiviziunii de audit intern nu divulgă date, informaţii, fapte sau situaţii pe care le-au constatat în cadrul desfăşurării misiunilor de audit intern; beneficiarul unic al informaţiilor colectate, analizate şi prelucrate, precum şi al documentelor elaborate pe perioada de desfăşurare a misiunii de audit intern este entitatea publică parteneră în cadrul căreia s-a realizat misiunea de audit intern;

4) echilibrul – subdiviziunea de audit intern se dimensionează astfel încât să se asigure realizarea activităţii de audit intern pentru toate entităţile publice partenere;

5) solidaritatea – fondurile necesare finanţării activităţii subdiviziunii de audit intern sunt suportate în cote proporţionale de toate entităţile publice semnatare ale acordului de asociere;

6) unicitatea – entitatea publică organizatoare este parte a unui singur acord de asociere în relaţia sa cu entităţile publice partenere şi instituie o singură subdiviziune de audit intern; la rîndul lor, entităţile publice partenere sunt semnatare şi parte a unui singur acord de asociere încheiat;

7) cooperarea – deciziile cu privire la organizarea şi funcţionarea subdiviziunii de audit intern se iau de către entităţile publice partenere în cadrul Adunării reprezentanţilor şi se pun în aplicare de către conducătorul entităţii publice organizatoare.

Secţiunea a 2-a

Organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern prin asociere

4. Organizarea, planificarea, realizarea şi raportarea activităţii de audit intern prin asociere este asigurată conform prevederilor Legii nr.229/2010 privind controlul financiar public intern şi cadrului normativ secundar în domeniu.

5. Auditul intern prin asociere se realizează în baza unui acord de asociere încheiat între două sau mai multe entităţi publice, care cooperează pentru asigurarea activităţii de audit intern pentru fiecare dintre acestea.

6. Auditul intern prin asociere este realizat de o subdiviziune de audit intern instituită în structura entităţii publice organizatoare.

7. Criteriul de bază luat în considerare la constituirea subdiviziunii de audit intern prin asociere este gruparea liberă a mai multor entităţi publice partenere, pe zone geografice, în domenii similare, pentru organizarea şi desfăşurarea unei activităţi cost-eficiente de audit intern.

8. Conducerea entităţii publice organizatoare în cadrul căreia se instituie subdiviziunea de audit intern îşi asumă responsabilitatea organizării şi asigurării condiţiilor necesare desfăşurării activităţii de audit pentru entităţile publice partenere, în conformitate cu deciziile adoptate în cadrul Adunării reprezentanţilor.

9. Subdiviziunea de audit intern se instituie în subordinea directă a conducătorului entităţii publice organizatoare.

10. Subdiviziunea de audit intern are subordonare administrativă faţă de entitatea publică organizatoare, iar faţă de entităţile publice partenere răspunde în legătură cu planificarea şi realizarea misiunilor de audit intern şi comunicarea rezultatelor.

11. Structura şi statul de personal al subdiviziunii de audit intern se stabilesc, de comun acord, de către conducătorii entităţilor publice partenere.

12. Subdiviziunea de audit intern din cadrul entităţii publice organizatoare are rolul de a planifica şi realiza auditul intern conform necesităţilor de audit ale fiecărei entităţi publice partenere.

13. Entitatea publică organizatoare este responsabilă de selectarea şi angajarea personalului în cadrul subdiviziunii de audit intern.

14. Activitatea subdiviziunii de audit intern nu se supune imixtiunilor din partea conducerii entităţii publice organizatoare sau entităţii publice partenere, pe tot parcursul derulării activităţii de audit intern.

15. Conducătorul subdiviziunii de audit intern este responsabil de organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern.

16. Planificarea activităţii de audit intern prin asociere respectă următoarele cerinţe specifice:

1) la nivelul fiecărei entităţi publice partenere se elaborează planul strategic şi planul anual al activităţii de audit intern, care sunt aprobate de conducătorul entităţii publice respective;

2) la elaborarea planului strategic şi a planului anual al activităţii de audit intern se au în vedere cerinţele cadrului normativ în domeniu, precum şi preocupările conducătorilor entităţilor publice partenere;

3) planurile strategice şi planurile anuale ale activităţii de audit intern elaborate la nivelul fiecărei entităţi publice partenere se centralizează la nivelul entităţii publice organizatoare şi se aprobă în cadrul Adunării reprezentanţilor;

4) planificarea misiunilor de audit intern se realizează în mod echitabil pentru toate entităţile publice partenere, în funcţie de necesităţile acestora şi de resursele de audit disponibile;

5) reprezentanţii entităţilor publice partenere, în cazuri temeinic argumentate, pot solicita realizarea de misiuni de audit intern ad hoc, cu actualizarea ulterioară a planului anual.

17. Raportarea în audit intern prin asociere respectă următoarele cerinţe specifice:

1) constatările, concluziile şi recomandările de audit sunt aduse exclusiv la cunoştinţa reprezentanţilor entităţii publice în cadrul căreia se desfăşoară misiunea de audit intern;

2) raportul de audit intern este prezentat exclusiv conducătorului entităţii publice partenere în cadrul căreia s-a desfăşurat misiunea de audit intern;

3) entitatea publică parteneră elaborează un plan de acţiuni pentru implementarea recomandărilor de audit, care se aprobă de conducătorul entităţii publice respective;

4) entitatea publică parteneră informează periodic subdiviziunea de audit intern din cadrul entităţii publice organizatoare despre stadiul implementării recomandărilor de audit;

5) raportul anual al activităţii de audit intern se elaborează la nivelul fiecărei entităţi publice partenere şi se aprobă de conducătorul entităţii publice respective;

6) rapoartele anuale privind activitatea de audit intern elaborate la nivelul fiecărei entităţi publice partenere se centralizează la nivelul entităţii publice organizatoare, se aprobă în cadrul Adunării reprezentanţilor şi se prezintă anual Ministerului Finanţelor în termenul stabilit conform prevederilor cadrului normativ.

Secţiunea a 3-a

Acordul de asociere în domeniul auditului intern

18. Formatul standard minim al acordului de asociere este prevăzut în anexa la prezentul Regulament.

19. Acordul de asociere se încheie pe perioadă nedeterminată şi intră în vigoare la data semnării acestuia de către conducătorii entităţilor publice partenere şi de către conducătorul entităţii publice organizatoare.

20. Entitatea publică organizatoare informează Ministerul Finanţelor despre instituirea unei subdiviziuni de audit intern în scopul asocierii, precum şi despre încheierea, modificarea sau încetarea acordului de asociere.

21. Entitatea publică poate adera la un acord de asociere pentru asigurarea activităţii de audit intern în baza actului administrativ emis de către organul ierarhic superior, la propunerea conducerii entităţii publice.

22. Modificarea acordului de asociere se efectuează doar cu acceptul părţilor, prin încheierea acordurilor adiţionale, semnate de toţi reprezentanţii entităţilor publice partenere.

23. La un acord de asociere deja existent pot adera noi entităţi publice, inclusiv cele retrase anterior, cu condiţia respectării prevederilor acordului de asociere.

24. Retragerea din acordul de asociere se poate realiza la sfîrşitul exerciţiului financiar, în caz contrar entitatea publică în cauză asumîndu-şi responsabilitatea suportării cheltuielilor care îi revin pentru întregul exerciţiu financiar.

25. Decizia de retragere din acordul de asociere este aprobată prin actul administrativ al organul ierarhic superior al entităţii publice care se retrage, emis la propunerea conducerii acesteia şi se pune în aplicare începînd cu data de 1 ianuarie a anului următor de gestiune.

26. Entitatea publică organizatoare se poate retrage din acordul de asociere numai la încetarea acestuia. Încetarea acordului de asociere se realizează în unanimitate şi numai cu acceptul tuturor entităţilor publice partenere, în baza actului administrativ emis de către organele ierarhic superioare, la propunerea acestora.

27. Reprezentanţii entităţilor publice partenere se întrunesc în cadrul Adunării reprezentanţilor, pentru examinarea aspectelor legate de:

1) organizarea şi dimensionarea adecvată a subdiviziunii de audit intern;

2) aprobarea procedurilor privind desfăşurarea activităţii de audit intern şi a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a activităţii de audit intern;

3) retragerea sau primirea de noi membri;

4) analiza şi revizuirea acordului de asociere;

5) aprobarea planului strategic şi planului anual al activităţii de audit intern, inclusiv a actualizărilor intervenite în cursul anului;

6) analiza rezultatelor asocierii şi aprobarea raportului anual de activitate;

7) excluderea din acordul de asociere a entităţilor publice partenere ce nu îşi îndeplinesc obligaţiile financiare;

8) încetarea acordului de asociere.

28. Reprezentarea entităţii publice în cadrul Adunării reprezentanţilor se asigură de către conducătorul acesteia sau persoana împuternicită corespunzător în temeiul unui act administrativ emis de conducătorul entităţii publice.

29. Adunarea reprezentanţilor se convoacă cel puţin anual. Şedinţele acesteia sunt deliberative dacă sunt prezenţi cel puţin 2/3 din membri şi sunt prezidate de reprezentantul entităţii publice organizatoare. Deciziile Adunării reprezentanţilor sunt luate cu majoritate simplă a voturilor.

Secţiunea a 4-a

Cheltuielile aferente activităţii de audit intern prin asociere

30. Cheltuielile privind organizarea şi funcţionarea subdiviziunii de audit intern prin asociere sunt repartizate în mod corespunzător, pe fiecare entitate publică parteneră, în funcţie de numărul de zile/auditor prestate şi sunt specificate în acorduri adiţionale, încheiate anual.

31. Entităţile publice partenere, beneficiare ale activităţii de audit intern achită contravaloarea cheltuielilor după finalizarea misiunilor de audit intern, în baza facturii fiscale emise de entitatea publică organizatoare.

32. Cheltuielile decontate de către entitatea publică organizatoare şi entităţile publice partenere includ:

1) cheltuielile aferente remunerării muncii auditorilor interni care au realizat misiunile de audit intern;

2) cheltuielile pentru achitarea concediilor de odihnă, de studii şi medicale, conform prevederilor actelor normative din domeniu;

3) obligaţiile către bugetul public naţional, rezultate în urma acordării drepturilor salariale;

4) cheltuielile privind deplasarea auditorilor interni pentru realizarea misiunilor de audit intern;

5) cheltuielile logistice, legate de organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern;

6) cheltuielile privind dezvoltarea profesională continuă a auditorilor interni.

33. Drepturile salariale ale auditorilor interni din cadrul subdiviziunii de audit intern se stabilesc conform principiilor, regulilor şi procedurilor sistemului unitar de salarizare în sectorul bugetar şi în raport cu ierarhia funcţiilor din cadrul subdiviziunii de audit intern.

34. Entitatea publică parteneră estimează costurile necesare realizării activităţii de audit intern şi asigură planificarea acestor cheltuieli în bugetul propriu.

35. Entitatea publică organizatoare asigură evidenţa misiunilor de audit intern desfăşurate, precum şi a cheltuielilor legate de organizarea şi desfăşurarea activităţii subdiviziunii de audit intern.

36. Entitatea publică organizatoare are obligaţia să înregistreze în evidenţa contabilă operaţiunile economico-financiare, care derivă din acordul de asociere, precum şi să prezinte rapoarte conform prevederilor legislaţiei.

37. Mijloacele financiare încasate de entitatea publică organizatoare de la entităţile publice partenere, aferente activităţii de audit intern realizate se reflectă la încasări de la prestarea serviciilor cu plată (venituri colectate).

38. Mijloacele financiare transferate de către entitatea publică parteneră, în baza facturii fiscale emise de către entitatea publică organizatoare, se reflectă la servicii neatribuite altor alineate.

Secţiunea a 5-a

Drepturi şi obligaţii în auditul intern prin asociere

39. Părţile implicate în procesul de asociere pentru asigurarea funcţiei de audit intern sînt:

1) Ministerul Finanţelor;

2) entitatea publică organizatoare;

3) entitatea publică parteneră;

4) subdiviziunea de audit intern instituită în cadrul entităţii publice organizatoare.

40. Ministerul Finanţelor îndeplineşte următoarele atribuţii:

1) elaborează şi actualizează formatul standard minim al acordului de asociere;

2) asigură îndrumarea necesară pentru încheierea acordurilor de asociere şi oferă suport în implementarea acestora;

3) oferă suport subdiviziunilor de audit intern instituite în cadrul entităţilor publice organizatoare în asigurarea funcţiei de audit intern prin asociere;

4) oferă suport în dezvoltarea profesională continuă a auditorilor interni;

5) evaluează activitatea subdiviziunilor de audit intern şi înaintează măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entităţii publice organizatoare;

6) ţine evidenţa tuturor acordurilor de asociere.

41. Entitatea publică organizatoare are următoarele drepturi:

1) să propună excluderea din acordul de asociere a entităţilor publice partenere care nu îşi îndeplinesc la timp obligaţiile financiare stipulate în acordul de asociere;

2) să încaseze contribuţia financiară pentru funcţia de audit intern exercitată prin asociere.

42. Entitatea publică organizatoare are următoarele obligaţii:

1) să organizeze şi să asigure funcţionarea unei subdiviziuni de audit intern, conform deciziei Adunării reprezentanţilor, care să acopere necesităţile de audit pentru toate entităţile publice partenere;

2) să asigure procesul de angajare a personalului pentru subdiviziunea de audit intern, conform deciziei Adunării reprezentanţilor şi prevederilor cadrului normativ aplicabil;

3) să asigure spaţiul şi dotarea tehnico-materială necesare desfăşurării activităţii subdiviziunii de audit intern;

4) să asigure resursele necesare pentru dezvoltarea profesională continuă a auditorilor interni;

5) să respecte principiile exercitării activităţii de audit intern prin asociere;

6) să informeze Ministerul Finanţelor despre instituirea subdiviziunii de audit intern, precum şi despre încheierea, modificarea sau încetarea acordului de asociere;

7) să remită Ministerului Finanţelor o copie a acordului de asociere, în termen de 10 zile din data încheierii sau modificării acestuia;

8) să asigure organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Adunării reprezentanţilor.

43. Entitatea publică parteneră are următoarele drepturi:

1) să propună misiuni de audit intern de asigurare şi de consiliere, în vederea includerii lor în planul anual al activităţii de audit intern;

2) să beneficieze de funcţia de audit intern, conform planului strategic şi planului anual al activităţii de audit intern;

3) să solicite efectuarea misiunilor ad-hoc de audit intern, în funcţie de resursele disponibile în cadrul subdiviziunii de audit intern;

4) să fie unicul beneficiar al informaţiilor colectate, analizate şi prelucrate, precum şi al documentelor elaborate pe perioada desfăşurării misiunii de audit intern.

44. Entitatea publică parteneră are următoarele obligaţii:

1) să participe, prin reprezentantul desemnat, la Adunarea reprezentanţilor;

2) să asigure condiţiile pentru buna desfăşurare a activităţii de audit intern;

3) să furnizeze date, informaţii şi copii ale documentelor, solicitate de auditorii interni, necesare planificării şi realizării misiunilor de audit intern;

4) să asigure accesul auditorilor interni la date, informaţii, documente şi persoane, în vederea realizării misiunii de audit intern, a cărei beneficiar este;

5) să implementeze, în baza unui Plan de acţiuni, recomandările de audit oferite, în rezultatul misiunilor de audit desfăşurate în cadrul entităţii;

6) să respecte principiile exercitării activităţii de audit intern prin asociere;

7) să achite cheltuielile aferente auditului intern exercitat prin asociere.

45. Subdiviziunea de audit intern instituită în cadrul entităţii publice organizatoare are următoarele drepturi:

1) să obţină suportul necesar din partea personalului şi conducerii entităţilor publice partenere;

2) să dispună de acces liber în încăperile entităţilor publice partenere;

3) să primească şi să examineze documentele şi datele relevante în format electronic, inclusiv să solicite copiile şi extrasele documentelor menţionate şi să ridice documentele în original, eliberînd o copie şi o notă de recepţionare;

4) să solicite şi să primească informaţii şi explicaţii de la personalul şi conducerea entităţilor publice partenere;

5) să elaboreze, în caz de necesitate, proceduri pentru desfăşurarea activităţii de audit intern prin asociere;

6) să informeze conducerea entităţilor publice partenere despre cele mai recente tendinţe şi practici de succes în domeniul auditului intern şi să propună măsuri de aliniere la acestea;

7) să propună soluţii de optimizare a activităţii de audit intern.

46. Subdiviziunea de audit intern instituită în cadrul entităţii publice organizatoare are următoarele obligaţii:

1) să activeze în conformitate cu prevederile cadrului normativ şi principiile fundamentale ale activităţii de audit intern;

2) să elaboreze Carta de audit intern şi Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern;

3) să planifice şi să raporteze activitatea de audit intern, inclusiv rezultatele misiunilor de audit intern, în modul şi forma stabilite de către Ministerul Finanţelor;

4) să elaboreze planul anual al activităţii de audit intern pentru fiecare entitate publică parteneră;

5) să monitorizeze şi să raporteze implementarea recomandărilor de audit;

6) să informeze în scris conducerea entităţii publice partenere sau, după caz, organele de drept competente despre descoperirea unor indicii de potenţiale fraude şi corupţie;

7) să informeze managerul entităţii publice organizatoare şi, după caz, Ministerul Finanţelor cu privire la prejudiciile aduse independenţei sau obiectivităţii activităţii de audit intern;

8) să remită Ministerului Finanţelor copia Cartei de audit intern, copia Planului strategic al activităţii de audit intern, copia Planului anual al activităţii de audit intern, copia Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern, precum şi copia procedurilor pentru desfăşurarea activităţii de audit intern prin asociere;

9) să îmbunătăţească cunoştinţele, priceperea şi alte competenţe necesare ale auditorilor interni prin participarea, anual, la diverse forme de dezvoltare profesională continuă în domeniu, cu o durată de cel puţin 40 de ore academice, cu excepţia perioadei de suspendare a activităţii.

Anexă

la Regulamentul privind activitatea de audit

intern prin asociere în sectorul public

ACORD-CADRU DE ASOCIERE

în domeniul auditului intern

A. Preambul

A.1. Scopul prezentului acord de asociere este de a asigura organizarea şi funcţionarea activităţii de audit intern pentru fiecare entitate publică parte a acordului.

A.2. Organizarea şi funcţionarea activităţii de audit intern prin asociere se realizează în baza evaluării riscurilor, în condiţia în care obiectul auditului este supus unor riscuri medii şi majore.

A.3. Prezentul acord de asociere este încheiat în conformitate cu prevederile Legii nr.229/2010 privind controlul financiar public intern şi Regulamentului privind activitatea de audit intern prin asociere în sectorul public, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.___/2020.

B. Organizator

B.1. Entitatea publică ___________, cu sediul în __________, reprezentată de dl/dna _____________, avînd funcţia de _______________, în baza _______________, în calitate de entitate publică organizatoare, şi

C. Părţile acordului de asociere

C.1. Entitatea publică ___________, cu sediul în __________, reprezentată de dl/dna _____________, avînd funcţia de _________________, în baza _________________, în calitate de entitate publică parteneră;

C.2. Entitatea publică ___________, cu sediul în __________, reprezentată de dl/dna _____________, avînd funcţia de _________________, în baza _________________, în calitate de entitate publică parteneră;

C.3. …

convin să încheie următorul acord în baza căruia stabilesc să se asocieze întru realizarea activităţii de audit intern spre beneficiul tuturor entităţilor publice partenere, denumit în continuare acord de asociere, prin care prevăd următoarele:

Capitolul I

OBIECTUL ACORDULUI DE ASOCIERE

1.1. Obiectul prezentului acord îl constituie asocierea entităţilor publice partenere în vederea organizării şi exercitării activităţii de audit intern.

1.2. Prezentul acord de asociere stabileşte:

a) drepturile şi obligaţiile părţilor;

b) modul de organizare şi funcţionare a Adunării reprezentanţilor;

c) clauzele cu privire la gestiunea resurselor umane şi financiare;

d) aspectele privind confidenţialitatea datelor şi informaţiilor.

Capitolul II

DREPTURI ŞI OBLIGAŢII

2.1. Entitatea publică parteneră are dreptul:

a) să propună misiuni de audit intern de asigurare şi de consiliere, în vederea includerii lor în planul anual al activităţii de audit intern;

b) să beneficieze de funcţia de audit intern, conform Planului strategic şi Planului anual al activităţii de audit intern;

c) să solicite efectuarea misiunilor ad-hoc de audit intern, în funcţie de resursele disponibile în cadrul subdiviziunii de audit intern;

d) să fie unicul beneficiar al informaţiilor colectate, analizate şi prelucrate, precum şi al documentelor elaborate pe perioada desfăşurării misiunii de audit intern.

2.2. Entitatea publică parteneră are obligaţia:

a) să participe, prin reprezentantul desemnat, la Adunarea reprezentanţilor;

b) să asigure condiţiile pentru buna desfăşurare a activităţii de audit intern;

c) să furnizeze date, informaţii şi copii ale documentelor, solicitate de auditorii interni, necesare planificării şi realizării misiunilor de audit intern;

d) să asigure accesul auditorilor interni la date, informaţii, documente şi persoane, în vederea realizării misiunii de audit intern, a cărei beneficiar este;

e) să implementeze, în baza unui Plan de acţiuni, recomandările de audit oferite, în urma misiunilor de audit desfăşurate în cadrul entităţii;

f) să respecte principiile exercitării activităţii de audit intern prin asociere;

g) să achite cheltuielile aferente auditului intern exercitat prin asociere.

2.3. Entitatea publică organizatoare are următoarele drepturi:

a) să propună excluderea din acordul de asociere a entităţilor publice partenere care nu îşi îndeplinesc la timp obligaţiile financiare stipulate în acordul de asociere;

b) să încaseze contribuţia financiară pentru funcţia de audit intern exercitată prin asociere.

2.4. Entitatea publică organizatoare are următoarele obligaţii:

a) să organizeze şi să asigure o subdiviziune de audit intern funcţională, conform deciziei Adunării reprezentanţilor, care să acopere necesităţile de audit pentru toate entităţile publice partenere;

b) să asigure procesul de angajare a personalului pentru subdiviziunea de audit intern, conform deciziei Adunării reprezentanţilor şi prevederilor cadrului normativ aplicabil;

c) să asigure spaţiul şi dotarea tehnico-materială necesare desfăşurării activităţii subdiviziunii de audit intern;

d) să asigure resursele necesare pentru dezvoltarea profesională continuă a auditorilor interni;

e) să respecte principiile exercitării activităţii de audit intern prin asociere;

f) să informeze Ministerul Finanţelor despre instituirea subdiviziunii de audit intern, precum şi despre încheierea, modificarea sau încetarea acordului de asociere;

g) să remită Ministerului Finanţelor o copie a acordului de asociere, în termen de 10 zile din data încheierii sau modificării acestuia;

h) să asigure organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Adunării reprezentanţilor.

Capitolul III

ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA ADUNĂRII REPREZENTANŢILOR

3.1. Adunarea reprezentanţilor este organul decizional, alcătuit din reprezentanţii entităţilor publice partenere şi entităţii publice organizatoare, care decide cu privire la modul de organizare şi funcţionare a activităţii de audit intern.

3.2. Adunarea reprezentanţilor se reuneşte în şedinţe de lucru pentru examinarea aspectelor legate de:

a) organizarea şi dimensionarea adecvată a subdiviziunii de audit intern;

b) aprobarea procedurilor privind desfăşurarea activităţii de audit intern şi a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a activităţii de audit intern;

c) retragerea sau primirea de noi membri;

d) analiza şi revizuirea acordului de asociere;

e) aprobarea planului strategic şi planului anual al activităţii de audit intern, inclusiv a actualizărilor intervenite în cursul anului;

f) analiza rezultatelor asocierii şi aprobarea raportului anual de activitate;

g) excluderea din acordul de asociere a entităţilor publice partenere ce nu îşi îndeplinesc obligaţiile financiare;

h) încetarea acordului de asociere.

3.3. Conducătorul entităţii publice organizatoare prezidează şedinţele Adunării reprezentanţilor.

3.4. Şedinţele Adunării reprezentanţilor sunt deliberative dacă sunt prezenţi cel puţin 2/3 din membri. Deciziile Adunării reprezentanţilor sunt luate cu majoritate simplă a voturilor.

3.5. Rezultatele şedinţelor Adunării reprezentanţilor sunt documentate prin procese-verbale semnate de participanţi şi repartizate tuturor entităţilor publice semnatare ale acordului de asociere.

3.6. Adunarea reprezentanţilor se întruneşte cel puţin anual.

Capitolul IV

INTRAREA ÎN VIGOARE, DURATA, MODIFICAREA

ŞI ÎNCETAREA ACORDULUI DE ASOCIERE

4.1. Prezentul acord de asociere produce efecte juridice începînd cu data semnării acestuia de către entităţile publice partenere şi entitatea publică organizatoare.

4.2. Prezentul acord de asociere se încheie pe o perioadă nedeterminată.

4.3. Modificarea şi completarea acordului de asociere se face numai prin voinţa părţilor exprimată în cadrul şedinţelor Adunării reprezentanţilor şi se formalizează prin acte adiţionale semnate de toţi reprezentanţii entităţilor publice semnatare ale acordului de asociere.

4.4. Repartizarea resurselor de audit pentru fiecare entitate publică parteneră se efectuează, anual, în temeiul unui act adiţional la acordul de asociere, în funcţie de necesităţile exprimate de conducerea entităţilor partenere, agreate de către Adunarea reprezentanţilor.

4.5. Decizia entităţii publice partenere de retragere din acordul de asociere se pune în aplicare începînd cu data de 01 ianuarie a anului următor comunicării entităţii publice organizatoare.

4.6. Încetarea acordului de asociere se realizează cu acceptul tuturor entităţilor publice partenere. Pentru încetarea acordului de asociere trebuie să existe decizia în acest sens a conducerii fiecărei entităţi publice partenere.

4.7. Retragerea entităţii publice organizatoare din acordul de asociere este posibilă doar după încetarea acestuia.

Capitolul V

PREVEDERI FINANCIARE

5.1. Cheltuielile privind organizarea şi funcţionarea activităţii de audit intern desfăşurată prin asociere sunt suportate de entitatea publică organizatoare şi de entităţile publice partenere, cu respectarea principiului solidarităţii.

5.2. Fiecare entitate publică parteneră achită o contribuţie financiară distinctă, în funcţie de numărul de om-zile de audit, care i-au fost prestate.

5.3. Costul unei om-zile de audit se stabileşte prin decizia Adunării reprezentanţilor.

5.4. Entitatea publică parteneră achită contravaloarea misiunii de audit intern după finalizarea acesteia, în baza facturii fiscale emise de entitatea publică organizatoare.

5.5. Cheltuielile decontate de către entitatea publică organizatoare şi entităţile publice partenere includ:

a) cheltuielile aferente remunerării muncii auditorilor interni, care au realizat misiunile de audit intern;

b) cheltuielile pentru achitarea concediilor de odihnă, de studii şi medicale, conform prevederilor actelor normative din domeniu;

c) obligaţiile către bugetul public naţional, rezultate în urma acordării drepturilor salariale;

d) cheltuielile privind deplasarea auditorilor interni pentru realizarea misiunilor de audit intern;

e) cheltuielile logistice, legate de organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern;

f) cheltuielile privind dezvoltarea profesională continuă a auditorilor interni.

Capitolul VI

CONFIDENŢIALITATE

6.1. Auditorii interni din cadrul subdiviziunii de audit intern păstrează confidenţialitatea informaţiilor, datelor, faptelor şi documentelor care se referă la activitatea entităţii publice partenere supusă auditului intern.

6.2. Entităţile publice partenere convin asupra respectării reciproce a confidenţialităţii în desfăşurarea activităţii de audit intern şi în raportarea rezultatelor acesteia.

6.3. Pe toată durata acordului de asociere, cît şi după încetarea acestuia, entitatea publică parteneră nu solicită de la auditorii interni din cadrul subdiviziunii de audit intern date şi informaţii referitoare la celelalte entităţi publice partenere.

6.4. Divulgarea informaţiilor, datelor, faptelor sau documentelor care pot aduce prejudicii entităţilor publice partenere se sancţionează potrivit legislaţiei.

CAPITOLUL VII

Impedimentul care justifică neexecutarea obligaţiei şi litigii

7.1. Entităţile publice partenere şi entitatea publică organizatoare nu răspund de executarea necorespunzătoare sau neexecutarea obligaţiilor asumate, dacă acestea se datorează unui impediment care justifică neexecutarea obligaţiei.

7.2. Entitatea publică parteneră sau entitatea publică organizatoare ce invocă un impediment care justifică neexecutarea obligaţiei informează celelalte entităţi semnatare ale acordului, în termen de 3 zile, despre apariţia impedimentului şi ia toate măsurile necesare în vederea reducerii consecinţelor acestuia.

7.3. Orice neînţelegere, care decurge din interpretarea sau din executarea prezentului acord de asociere se soluţionează pe cale amiabilă.

7.4. În cazul în care soluţionarea neînţelegerii pe cale amiabilă nu este posibilă, litigiul va fi soluţionat de către instanţele competente.

Prezentul acord de asociere conţine un număr de ___ pagini şi a fost încheiat în ___ exemplare, toate în original, cîte un exemplar pentru fiecare entitate publică parteneră, precum şi un exemplar pentru entitatea publică organizatoare.