Ordin nr.168 din 13.06.2024 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de evidenţă, de pregătire, de păstrare, de transmitere şi de nimicire a arhivei executorilor judecătoreşti

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de evidenţă, de pregătire,

de păstrare, de transmitere şi de nimicire a arhivei executorilor judecătoreşti

nr. 168  din  13.06.2024

 (în vigoare 21.06.2024) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 264-267 art. 463 din 21.06.2024

* * *

În temeiul art.39 alin.(2) din Legea nr.113/2010 privind executorii judecătoreşti (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2024, nr.73-75, art.98) şi pct.6 sbp. 8) din Regulamentul cu privire la organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.698/2017 cu privire la organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.335-339, art.824),

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind modul de evidenţă, de pregătire, de păstrare, de transmitere şi de nimicire a arhivei executorilor judecătoreşti (se anexează).

2. Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

3. În termen de 12 luni de la data intrării în vigoare a prezentului ordin, executorii judecătoreşti:

1) vor ordona dosarele de executare şi alte acte întocmite de către executorul judecătoresc, a căror termen de păstrare nu a expirat la data intrării în vigoare a prezentului ordin, în vederea transmiterii acestora în arhivă conform regulilor prevăzute în regulamentul din anexă;

2) vor nimici dosarele de executare şi alte acte întocmite de executorul judecătoresc, în modul prevăzut în regulamentul din anexă, al căror termen de păstrare stabilit de acesta a expirat.

4. Copia actului de nimicire va fi transmisă în termen de 15 zile de la nimicire Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti şi Ministerului Justiţiei.

Aprobat

prin Ordinul ministrului justiţiei

nr.168 din 13.06.2024

REGULAMENT

privind modul de evidenţă, de pregătire, de păstrare, de transmitere

şi de nimicire a arhivei executorilor judecătoreşti

I. Dispoziţii generale

1. Regulamentul privind modul de evidenţă, de pregătire, de păstrare, de transmitere şi de nimicire a arhivei executorilor judecătoreşti (în continuare - regulament) stabileşte regulile de evidenţă, de pregătire, de păstrare şi de nimicire a documentelor activităţii executorului judecătoresc, precum şi termenele, condiţiile de transmitere a arhivei executorilor judecătoreşti.

2. Documentele activităţii executorului judecătoresc sunt actele procesuale întocmite de executorul judecătoresc, documentele în baza cărora acestea au fost emise, dosarele de executare şi înscrisurile anexate, registrele de evidenţă ţinute de executorul judecătoresc, alte acte aferente activităţii executorului judecătoresc, documentele rezultate din activitatea organizatorică şi financiar-contabilă a executorului judecătoresc şi cea de evidenţă a resurselor umane.

3. Arhiva activităţii executorului judecătoresc este compusă din totalitatea documentelor activităţii executorului judecătoresc indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare, întocmite de către executorul judecătoresc pe parcursul activităţii sale.

4. Executorii judecătoreşti şi personalul auxiliar al biroului executorului judecătoresc au obligaţia să asigure integritatea documentelor activităţii executorului judecătoresc şi să prevină accesul neautorizat al terţilor la informaţia din arhiva executorului judecătoresc, inclusiv la cea ţinută în formă electronică.

5. Termenele de păstrare a documentelor activităţii executorului judecătoresc se stabilesc în Nomenclatorul-tip al documentelor activităţii executorului judecătoresc şi a termenelor de păstrare a acestora, conform anexei nr.1. Termenul de păstrare a documentelor electronice este identic cu termenul de păstrare a documentelor emise pe suport de hârtie.

6. Pentru organizarea procesului de ordonare şi nimicire a documentelor activităţii executorilor judecătoreşti, prin dispoziţia preşedintelui Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti, se constituie Comisia de arhivă. În componenţa Comisiei de arhivă sunt: trei reprezentanţi ai profesiei, un specialist în domeniul arhivistic şi un reprezentant al Ministerului Justiţiei.

7. Comisia de arhivă se convoacă ori de câte ori este necesar, la cererea executorului judecătoresc, din oficiu de către Consiliul Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti sau Ministerul Justiţiei. Comisia de arhivă activează conform unui regulament aprobat de Consiliul Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti.

8. Cheltuielile de ordonare şi transmitere a documentelor/arhivei activităţii executorului judecătoresc către alt executor judecătoresc se suportă de către executorul judecătoresc care le transmite, dacă nu s-a convenit altfel.

II. Evidenţa documentelor activităţii executorului judecătoresc

9. Executorul judecătoresc ţine evidenţa tuturor documentelor activităţii executorului judecătoresc intrate în biroul executorului judecătoresc şi ieşite din acesta, conform cadrului normativ.

10. Executorul judecătoresc asigură ţinerea în cel puţin un format (electronic sau suport de hârtie) a documentelor activităţii executorului judecătoresc până la transmiterea acestora în arhivă.

11. Documentele activităţii executorului judecătoresc se păstrează în original, pe suportul pe care au fost create.

12. Evidenţa documentelor activităţii executorului judecătoresc se ţine într-un registru, a cărui model este aprobat de Consiliul Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti.

13. Evidenţa documentelor activităţii executorului judecătoresc se efectuează până la expirarea termenelor de păstrare a acestora conform cadrului normativ.

14. Documentele, inclusiv dosarele de executare din arhivă, pot fi scoase de la evidenţă în baza unuia din următoarele acte:

1) proces-verbal de nimicire;

2) proces-verbal de transmitere-preluare;

3) proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a pierderii acestora, aprobat de Comisia de arhivă.

III. Pregătirea documentelor activităţii executorului

judecătoresc pentru arhivare

15. Documentele activităţii executorului judecătoresc se ordonează în conformitate cu Nomenclatorul concret al dosarelor, conform anexei nr.2, întocmit în baza Nomenclatorului - tip al dosarelor activităţii executorului judecătoresc, conform anexei nr.1.

16. Dosarele de executare încheiate se ordonează până la 31 martie a anului următor celui în care au fost încheiate, conform procedurilor descrise în prezentul regulament.

17. Fiecare executor judecătoresc întocmeşte Nomenclatorul concret al dosarelor pe care îl coordonează cu Comisia de arhivă.

18. Termenele de păstrare a documentelor activităţii executorului judecătoresc şi titlurile dosarelor indicate în Nomenclatorul-tip nu pot fi modificate.

19. Nomenclatorul concret al dosarelor se întocmeşte în două exemplare care, după coordonare cu Comisia de arhivă se aprobă de către executorul judecătoresc şi se pune în aplicare începând cu data de 1 ianuarie a fiecărui an. Un exemplar al Nomenclatorului concret al dosarelor se păstrează la biroul executorului judecătoresc şi unul la Uniunea Naţională a Executorilor Judecătoreşti. Nomenclatorul concret al dosarelor este valabil permanent şi este supus coordonării cu Comisia de arhivă, precum şi reaprobării, numai în cazul în care intervin schimbări în componenţa documentelor.

20. La pregătirea documentelor activităţii executorului judecătoresc pentru transmitere în arhivă, executorul judecătoresc efectuează următoarele operaţiuni:

1) selectarea documentelor;

2) ordonarea documentelor;

3) perfectarea dosarelor (îndosarierea documentelor);

4) întocmirea inventarelor.

21. În cadrul operaţiunilor indicate la pct.20, executorul judecătoresc realizează următoarele acţiuni:

1) sistematizează în ordine cronologică documentele ce se includ în dosarul de executare (încheieri, acte, decizii, solicitări, declaraţii, certificate, notificări, scrisori, răspunsuri, note informative etc.);

2) verifică prezenţa în dosar a încheierii de ridicare a măsurilor de asigurare a executării, după caz;

3) înlătură acele, agrafele, clamele, filele nescrise sau a ciornele, copiile actelor existente deja în dosar;

4) numerotează filele dosarului procedurii de executare prin scrierea olografă în colţul drept partea de sus a fiecărei file din dosar, cu creion simplu;

5) scrie la sfârşitul dosarului sau pe ultima pagină nescrisă a dosarului de executare următoarea certificare: "Prezentul dosar de executare conţine _......_file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează, indică data şi aplică ştampila executorului;

6) coase/capsează dosarul, astfel încât să nu facă dificilă sau imposibilă citirea textului înscrisurilor încorporate în acesta;

7) face menţiunea privind transmiterea dosarului în arhivă în registrul de evidenţă în care a fost înregistrată parvenirea documentului executoriu aferent dosarului;

8) stochează dosarele de executare în ordine cronologică.

22. Fiecare dosar conţine nu mai mult de 250 de file (o grosime de 30-40 mm). În cazul în care dosarul de executare depăşeşte numărul de 250 file, dosarul se divizează în volume separate. Documentele fiecărui volum reprezintă o continuitate a volumului precedent şi se numerotează separat. Aceste volume de file se respectă inclusiv pentru pregătirea documentelor în format electronic.

23. Documentul executoriu, în original, se extrage din dosarul de executare ce urmează a fi transmis în arhivă, urmând a fi transmis/restituit în conformitate cu prevederile Codului de executare. Copia certificată de executorul judecătoresc a documentului executoriu se anexează la dosarul de executare corespunzător.

24. Documentele activităţii executorului judecătoresc se sistematizează în mape/cutii, fiind grupate conform Nomenclatorului – tip/concret. La îndosariere trebuie respectate următoarele cerinţe de bază:

1) gruparea documentelor (dosarele de executare/registre/alte acte aferente) în mape-dosare/cutii se efectuează în ordine cronologică, alfabetică sau în ordinea înregistrării documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate;

2) conţinutul mapei-dosar/cutie îndosariate trebuie să fie întitulat, conform denumirii din Nomenclatorul-tip/concret;

3) în mape-dosare/cutii se includ dosarele de executare încheiate /încetate/ restituite/ strămutate/ refuzate în primire acumulate pe parcursul unui an calendaristic;

4) documentele cu termen lung şi temporar de păstrare se aranjează în mape-dosare separate.

25. În procesul de sistematizare a documentelor activităţii executorului judecătoresc în mape-dosare/cutii, executorul judecătoresc verifică corectitudinea întocmirii actelor, aplicarea semnăturilor şi sigiliului, data întocmirii actelor. Nu se admite îndosarierea documentelor, care nu au relevanţă pentru actele de executare îndeplinite, maculatoare şi proiecte (variante de lucru) ale documentelor activităţii executorului judecătoresc;

26. Pentru documentele activităţii executorului judecătoresc cu termen temporar de păstrare (până la 10 ani inclusiv) nu se întocmesc inventare. La expirarea termenului de păstrare, acestea se nimicesc potrivit procedurii prevăzute de prezentul regulament.

27. Pentru documentele activităţii executorului judecătoresc cu termen lung de păstrare, ulterior îndosarierii, se întocmeşte separat, inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare pentru anul corespunzător, conform anexei nr.3.

28. Documentele activităţii executorului judecătoresc cu termen lung de păstrare se cos în coperte, constituind mape-dosare grupate conform tipologiei stabilite în Nomenclatorul concret al dosarelor.

29. Filele din dosar se numerotează cu creion simplu. Fiecare volum al dosarului se numerotează separat. Numărul filei se aplică în colţul din dreapta de sus. În cazul în care pe file a fost deja aplicată numerotarea, care nu coincide cu cea nouă, numerotarea precedentă se taie cu o linie, iar numărul nou se aplică alături.

30. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen lung de păstrare se scriu clar, lizibil, cu litere de tipar, cu pix cu pastă neagră, rezistentă la lumină.

31. Pe coperta fiecărui dosar, se indică, potrivit modelului din anexa nr.4 la prezentul regulament:

1) prenumele, numele executorului judecătoresc;

2) indicele dosarului, conform Nomenclatorului-tip/concret;

3) titlul dosarului şi numărul de volum;

4) perioada la care se referă documentele din dosar;

5) numărul de file;

6) termenul de păstrare.

32. Inventarele cu termen lung de păstrare se coordonează de către Comisia de arhivă.

33. Inventarele documentelor activităţii executorului judecătoresc, cu termen lung de păstrare, procesul-verbal de nimicire al documentelor termenul de păstrare al cărora a expirat, după verificare, semnare şi certificare se prezintă pentru coordonare Comisiei de arhivă.

34. La întocmirea inventarelor documentelor activităţii executorului judecătoresc se respectă următoarele cerinţe:

1) în inventar se includ numai documentele activităţii executorului judecătoresc ordonate şi definitivate în lucrările de secretariat;

2) titlurile documentelor se indică în inventar, în ordinea includerii lor, conform Nomenclatorului concret al dosarelor;

3) fiecare dosar este inclus în inventar, sub un număr separat. Dacă dosarul este compus din mai multe volume, fiecare volum se numerotează separat;

4) dacă în inventar sunt incluse câteva volume ale aceluiaşi dosar, se înscrie deplin doar titlul primului volum, pe celelalte se indică cuvântul "idem" şi numărul volumului respectiv. Celelalte date se completează deplin;

5) rubrica "Menţiuni" din inventar se completează cu date despre starea fizică a dosarului, documente, date referitoare la prelucrarea sau predarea acestora la păstrare.

35. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform anexei nr.3. Inventarul se întocmeşte în trei exemplare: 1 exemplar, după aprobare, rămâne la Uniunea Naţională a Executorilor Judecătoreşti, 1 exemplar se remite Ministerului Justiţiei, 1 exemplar se restituie executorului judecătoresc.

IV. Păstrarea documentelor activităţii executorului judecătoresc

36. Documentele activităţii executorului judecătoresc se păstrează la biroul executorului judecătoresc, după caz, în încăperi special amenajate pentru păstrarea arhivei.

37. Executorul judecătoresc poate încheia cu terţe persoane contracte de comodat sau locaţiune în privinţa încăperilor special amenajate, pentru posesia şi folosinţa acestora în vederea păstrării arhivei.

38. Încăperile în care se păstrează documentele activităţii executorului judecătoresc se dotează cu mijloace speciale, corespunzătoare pentru păstrarea şi asigurarea condiţiilor necesare.

39. Condiţiile de păstrare a documentelor activităţii executorului judecătoresc se referă la cel puţin:

1) protecţia acestora împotriva acţiunii agenţilor de deteriorare (praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă etc.);

2) corespunderea condiţiilor de securitate antiincendiară, curăţeniei şi ordinii interioare pentru a evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice de rozătoare, insecte, mucegai etc;

3) asigurarea căilor de acces.

40. În cazul identificării pericolelor de deteriorare a documentelor activităţii executorului judecătoresc se întreprind imediat măsurile necesare de înlăturare a acestora.

41. Înlăturarea agenţilor dăunători se efectuează prin desprăfuire, curăţare mecanică, dezinfecţie, deratizare, etc. Desprăfuirea documentelor activităţii executorului judecătoresc se efectuează cu perii moi, iar absorbţia prafului cu aspiratoare electrice.

42. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea încăperilor pentru păstrarea documentelor activităţii executorului judecătoresc se efectuează ori de câte ori este necesar, însă nu mai rar decât o dată pe an.

43. Este interzisă folosirea în calitate de încăperi pentru păstrarea documentelor activităţii executorului judecătoresc, subsolurile şi mansardele.

44. Documentele activităţii executorului judecătoresc al căror termen de păstrare depăşeşte 10 ani se ţin în coperte din carton, pentru protejarea împotriva deteriorării.

45. Calcularea termenului de păstrare a documentelor se face începând cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul încheierii documentului/dosarului.

V. Transmiterea documentelor activităţii executorului

judecătoresc în arhivă şi procedurile de preluare a arhivei

46. Pentru arhivarea documentelor activităţii executorului judecătoresc, executorul judecătoresc întocmeşte procesul-verbal cu privire la transmiterea documentelor activităţii executorului judecătoresc în arhivă, conform anexei nr.5.

47. Documentele activităţii executorului judecătoresc care urmează a fi transmise în arhivă se ordonează de către executorul judecătoresc în condiţiile prezentului regulament. La arhivarea documentelor activităţii executorului judecătoresc pot fi antrenate persoane terţe, cu asigurarea de către acestea a confidenţialităţii informaţiilor la care au avut acces.

48. În cazul suspendării sau încetării activităţii executorului judecătoresc, în termen de 5 zile de la data publicării actului administrativ privind suspendarea sau încetarea activităţii, acesta depune arhiva activităţii executorului judecătoresc la sediul camerei teritoriale a executorilor judecătoreşti în a cărei circumscripţie îşi are biroul sau la sediul biroului executorului judecătoresc din acelaşi teritoriu de activitate cu care a convenit preluarea.

49. În cazul în care executorul judecătoresc a cărui activitate a fost suspendată sau încetată nu a transmis arhiva ordonată în interiorul termenului prevăzut la pct.48, aceasta se preia de către comisia constituită prin dispoziţia Preşedintelui Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti în a cărei componenţă este delegat şi un reprezentant desemnat de Ministerul Justiţiei, şi se transmite executorului judecătoresc desemnat de către Preşedintele Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti.

50. În cazul încetării activităţii executorului judecătoresc în legătură cu decesul acestuia, obligaţia de ordonare a arhivei revine executorului judecătoresc care preia arhiva activităţii executorului judecătoresc.

51. La transmiterea-preluarea arhivei activităţii executorului judecătoresc se întocmeşte actul de transmitere-preluare, conform modelului aprobat de Consiliul Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti.

52. Actul de transmitere-preluare se semnează de către executorul judecătoresc care transmite (în caz de imposibilitate a transmiterii personale – de comisia constituită conform pct.49) şi executorul judecătoresc care preia arhiva spre păstrare. Actul de transmitere-preluare se expediază, în format electronic, Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti şi Ministerului Justiţiei.

53. La reluarea activităţii executorului judecătoresc, arhiva activităţii executorului judecătoresc transmisă spre păstrare, se restituie integral executorului judecătoresc respectiv în termen de 15 zile.

54. Restituirea documentelor/arhivei activităţii executorului judecătoresc se consemnează prin act de transmitere-preluare semnat de executorul judecătoresc care transmite şi executorul judecătoresc care preia documentele/arhiva activităţii executorului judecătoresc. Actul de transmitere-preluare se expediază, în format electronic, Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti şi Ministerului Justiţiei.

VI. Nimicirea documentelor activităţii executorului judecătoresc

55. Pot fi nimicite doar documentele activităţii executorului judecătoresc a căror termen de păstrare a expirat conform termenului prevăzut în anexa nr.1.

56. Pentru iniţierea nimicirii documentelor activităţii executorului judecătoresc a căror termen de păstrare a expirat, executorul judecătoresc notifică Comisia de arhivă.

57. Executorul judecătoresc selectează documentele activităţii executorului judecătoresc ce urmează a fi nimicite şi întocmeşte în 3 exemplare procesul - verbal cu privire la nimicirea documentelor activităţii executorului judecătoresc al căror termen de păstrare a expirat, conform anexei nr.6.

58. Procesul - verbal cu privire la nimicirea documentelor activităţii executorilor judecătoreşti al căror termen de păstrare a expirat se prezintă spre coordonare Comisiei de arhivă până la finele trimestrului I al fiecărui an. Procesele-verbale se transmit şi în format electronic.

59. Urmare a recepţionării proceselor-verbale, Comisia de arhivă verifică respectarea reglementărilor de către executorul judecătoresc stabilite de prezentul regulament şi decide asupra acceptării coordonării sau refuzului proceselor-verbale prezentate.

60. În cazul identificării unor neregularităţi admise de către executorul judecătoresc în legătură cu activitatea ce face obiectul prezentului regulament, Comisia de arhivă consemnează neregularităţile depistate într-un proces-verbal şi se propune executorului judecătoresc un termen de cel mult 30 zile pentru înlăturarea neregularităţilor constatate.

61. O copie a procesului - verbal cu privire la nimicirea documentelor activităţii executorilor judecătoreşti al căror termen de păstrare a expirat, aprobat spre nimicire, se transmite Ministerului Justiţiei, Uniunii Naţionale a Executorilor Judecătoreşti şi un exemplar rămâne la executorul judecătoresc.