Приказ N 168 от 13.06.2024 об утверждении Положения о порядке учета, подготовки, хранения, передачи и уничтожения архива судебных исполнителей

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ

П Р И К А З

об утверждении Положения о порядке учета, подготовки, хранения,

передачи и уничтожения архива судебных исполнителей

№ 168  от  13.06.2024

 (в силу 21.06.2024) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 264-267 ст. 463 от 21.06.2024

* * *

ЗАРЕГИСТРИРОВАН:

Министерство юстиции

№ 1947 от 13 июня 2024 г.

Министр ________ Вероника МИХАЙЛОВ-МОРАРУ

На основании части (2) статьи 39 Закона № 113/2010 о судебных исполнителях (повторно опубликованного в Официальном мониторе Республики Молдова, 2024 г., № 73-75, ст.98), и пункта 6 пп.8) Положения об организации и деятельности Министерства юстиции, утвержденного Постановлением Правительства №. 698/2017 об организации и деятельности Министерства юстиции (Официальный монитор Республики Молдова, 2017, № 335-339, ст.824),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о порядке учета, подготовки, хранения, передачи и уничтожения архива судебных исполнителей (прилагается).

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня опубликования в Официальном мониторе Республики Молдова.

3. В течение 12 месяцев со дня вступления в силу настоящего приказа судебным исполнителям:

1) упорядочить исполнительные дела и другие документы, составленные судебным исполнителем, срок хранения которых не истек до вступления в силу настоящего приказа, для их передачи в архив согласно правилам, предусмотренным в прилагаемом положении.

2) уничтожить исполнительные дела и другие документы, составленные судебным исполнителем, в предусмотренном в прилагаемом положении порядке, у которых истек установленный им срок хранения.

4. Копию акта об уничтожении передать в течение 15 дней со дня уничтожения Национальному союзу судебных исполнителей и Министерству юстиции.

Утверждено

Приказом Министра юстиции

№ 168 от 13.06.2024 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке учета, подготовки, хранения, передачи

и уничтожения архива судебных исполнителей

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение о порядке учета, подготовки, хранения, передачи и уничтожения архива судебных исполнителей (в дальнейшем - положение) устанавливает правила учета, подготовки, хранения и уничтожения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, а также сроки, условия передачи архива судебных исполнителей.

2. Документами, связанными с деятельностью судебного исполнителя, являются процессуальные акты, составленные судебным исполнителем, документы, на основании которых они выданы, исполнительные дела и прилагаемые записи, регистры учета, которые ведутся судебным исполнителем, другие документы о деятельности судебного исполнителя, документы, вытекающие из организационной и финансово-бухгалтерской деятельности судебного исполнителя и деятельности по учету человеческих ресурсов.

3. Архив деятельности судебного исполнителя состоит из совокупности документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, независимо от формы, носителя и метода регистрации, составленных судебным исполнителем в течение его деятельности.

4. Судебные исполнители и вспомогательный персонал бюро судебного исполнителя обязуются обеспечить целостность документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, и предотвращать неавторизованный доступ третьих лиц к информации из архива судебного исполнителя, в том числе к информации, хранящейся в электронной форме.

5. Сроки хранения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, устанавливаются в Типовой номенклатуре документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, и их сроков хранения, согласно приложению № 1. Срок хранения электронных документов идентичен сроку хранения документов, выданных на бумажном носителе.

6. Для организации процесса упорядочения и уничтожения документов, связанных с деятельностью судебных исполнителей, распоряжением председателя Национального союза судебных исполнителей учреждается Архивная комиссия. В состав Архивной комиссии входят три представителя профессии, один специалист в архивной области и один представитель Министерства юстиции.

7. Архивная комиссия созывается столько раз, сколько необходимо, по требованию судебного исполнителя, по собственной инициативе Советом Национального союза судебных исполнителей или Министерством юстиции. Архивная комиссия действует в соответствии с регламентом, утвержденным Советом Национального союза судебных исполнителей.

8. Расходы на упорядочение и передачу документов/архива, связанных с деятельностью судебного исполнителя, другому судебному исполнителю оплачиваются судебным исполнителем, который их передает, если не было согласовано иное.

II. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

СУДЕБНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ

9. Судебный исполнитель ведет учет всех документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, поступивших в бюро судебного исполнителя и выбытых из него, согласно нормативной базе.

10. Судебный исполнитель обеспечивает ведение минимум в одном формате (в электронном формате или на бумажном носителе) документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, до их передачи в архив.

11. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, хранятся в оригинале, на том носителе, на котором они были созданы.

12. Учет документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, ведется в регистре, образец которого утвержден Советом Национального союза судебных исполнителей.

13. Учет документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, осуществляется до истечения их срока хранения согласно нормативной базе.

14. Документы, в том числе исполнительные дела из архива, могут быть сняты с учета на основании одного из следующих документов:

1) акт об уничтожении;

2) акт о приеме-передаче;

3) акт, констатирующий полное повреждение документов или их потерю, утвержденный Архивной комиссией.

III. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

СУДЕБНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ, ДЛЯ АРХИВАЦИИ

15. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, упорядочиваются в соответствии с Конкретной номенклатурой дел, согласно приложению № 2, составленной на основании Типовой номенклатуры документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, согласно приложению № 1.

16. Завершенные исполнительные дела упорядочиваются до 31 марта года, следующего за годом, когда они были завершены, согласно процедурам, описанным в настоящем положении.

17. Каждый судебный исполнитель составляет Конкретную номенклатуру дел, которую согласовывает с Архивной комиссией.

18. Сроки хранения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, и наименования дел, указанных в Типовой номенклатуре, не могут быть изменены.

19. Конкретная номенклатура дел составляется в двух экземплярах, которые, после согласования с Архивной комиссией, утверждаются судебным исполнителем и внедряются с 1 января каждого года. Один экземпляр Конкретной номенклатуры дел хранится в бюро судебного исполнителя и один экземпляр – в Национальном союзе судебных исполнителей. Конкретная номенклатура дел действительна постоянно и подлежит согласованию с Архивной комиссией, а также повторному утверждению, только в случае внесения изменений в состав документов.

20. При подготовке документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, для передачи в архив судебный исполнитель выполняет следующие операции:

1) отбор документов;

2) упорядочение документов;

3) оформление дел (включение документов в дела);

4) составление описей.

21. В рамках операций, указанных в пункте 20, судебный исполнитель выполняет следующие действия:

1) систематизирует в хронологическом порядке документы, включенные в исполнительное дело (определения, акты, решения, запросы, заявления, справки, уведомления, письма, ответы, информационные справки и т.п.);

2) проверяет наличие в деле определения об отмене мер по обеспечению исполнения, при необходимости;

3) удаляет иголки, зажимы, скрепки, чистые листы или черновики, копии актов, уже имеющихся в деле;

4) нумерует листы дела исполнительного производства собственноручно в правом верхнем углу каждого листа дела простым карандашом;

5) в конце дела или на последней неисписанной странице исполнительного дела судебный исполнитель пишет следующую фразу : "Настоящее исполнительное дело содержит _......_ листов", цифрами и, в скобках, прописью, после чего подписывает, ставит дату и печать исполнителя;

6) подшивает/скрепляет исполнительное дело таким образом, чтобы не затруднять чтение текста на страницах, включенных в дело;

7) осуществляет отметку о передаче дела в архив в регистре учета, в котором было зарегистрировано поступление исполнительного документа по делу;

8) хранит исполнительные дела в хронологическом порядке.

22. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Если исполнительное дело превышает 250 листов, дело делится на отдельные тома. Документы каждого тома представляют собой продолжение предыдущего тома и нумеруются отдельно. Эти тома соблюдаются также для подготовки документов в электронном формате.

23. Исполнительный документ, в оригинале, изымается из исполнительного дела, которое должно быть передано в архив, с последующей передачей/возвратом в соответствии с положением Исполнительного кодекса. Удостоверенная судебным исполнителем копия исполнительного документа прилагается к соответствующему исполнительному делу.

24. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, систематизируются в папки/коробки, группируются согласно Типовой/Конкретной номенклатуре. При включении документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) группировка документов (исполнительные дела/регистры/другие соответствующие дела) в папки-дела/коробки осуществляется в хронологическом, алфавитном порядке или в порядке регистрации документов. Эти принципы могут варьировать или могут совмещаться.

2) содержание папки-дела/коробки должно быть названо согласно наименованию из Типовой/Конкретной номенклатуры;

3) в папки-дела/коробки включаются завершенные/ прекращенные/ возвращенные/ перенесенные/ отказанные в принятии исполнительные дела, собранные в течение одного календарного года;

4) документы с длительным и временным сроком хранения упорядочиваются в отдельные папки-дела.

25. В процессе систематизации документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, в папки-дела/коробки судебный исполнитель проверяет достоверность составления документов, проставление подписей и печати, дату составления документов. Не допускается включение документов в дела, которые не имеют отношение к исполнительным документам, черновики и проекты (рабочие варианты) документов, связанных с деятельностью исполнительного документа.

26. Для документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, с временным сроком хранения (до 10 лет включительно) опись не составляется. По истечении срока хранения они уничтожаются согласно процедуре, предусмотренной настоящим положением.

27. Для документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, с длительным сроком хранения, после включения в дела, отдельно составляется опись дел с длительным сроком хранения за соответствующий год, согласно приложению № 3.

28. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, с длительном сроком хранения, подшиваются в обложку, составляя папки-дела, сгруппированные по типологии, установленной в Конкретной номенклатуре дел.

29. Листы дела нумеруются простым карандашом. Каждый том дела нумеруется отдельно. Номер проставляется в правом верхнем углу листа. Если на листах уже присутствует нумерация, которая не совпадает с новой, предыдущая нумерация зачеркивается, а новый номер ставится рядом.

30. Записи на обложках дел с длительным сроком хранения указываются четко, разборчиво, печатными буквами, ручкой черного цвета, устойчивой к свету.

31. На обложке каждого дела указываются согласно образцу из приложения № 4 к настоящему положению следующие данные:

1) фамилия, имя судебного исполнителя;

2) указатель дела в соответствии с Типовой/Конкретной номенклатурой;

3) наименование дела и количество томов;

4) период, к которому относятся документы из дела;

5) количество листов;

6) срок хранения.

32. Описи с длительным сроком хранения согласовываются с Архивной комиссией.

33. Описи документов, связанных с деятельностью судебных исполнителей, с длительным сроком хранения, акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек, после проверки, подписания и сертификации представляются для согласования Архивной комиссии.

34. При составлении описи документов, связанных с деятельностью судебных исполнителей, должны соблюдаться следующие требования:

1) в опись включаются только упорядоченные и завершенные в делопроизводстве документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя,

2) наименования документов указываются в описи в порядке их включения в Конкретную номенклатуру дел;

3) каждое дело включается в опись под отдельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно;

4) если опись содержит несколько томов одного дела, полностью вносится лишь название первого тома, остальным присваивается обозначение "idem" и номер соответствующего тома. Остальные данные заполняются полностью;

5) рубрика "Примечание" описи используется для указания физического состояния дела, документов, данных относительно их обработки или передачи на хранение.

35. Годовые разделы описи заполняются согласно приложению № 3. Опись составляется в трех экземплярах: 1 экземпляр, после утверждения, остается в Национальном союзе судебных исполнителей, 1 экземпляр передается Министерству юстиции, 1 экземпляр возвращают судебному исполнителю.

IV. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СУДЕБНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ

36. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, хранятся в бюро судебного исполнителя, в зависимости от случая, в помещениях, специально обустроенных для хранения архива.

37. Судебный исполнитель может заключить с третьими лицами договоры безвозмездного пользования или имущественного найма специально обустроенных помещений для их владения и использования в целях хранения архива.

38. Помещения, в которых хранятся документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, оснащаются специальными средствами, необходимыми для хранения и обеспечения необходимых условий.

39. Условия хранения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, относятся минимум к:

1) их защите от действия разрушительных факторов (пыль, солнечный свет, механический износ, колебание температуры и влажности, высокие температуры, источники инфекции или содержание биологических факторов, опасность возгорания, наводнения или просачивания воды и т.п.);

2) соответствию условий противопожарной безопасности, чистоты и внутреннего порядка с целью предотвращения их загрязнения или разведения биологических очагов грызунов, насекомых, плесени и т.п.;

3) обеспечению путей доступа.

40. В случае установления опасности повреждения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, незамедлительно принимаются необходимые меры для ее устранения.

41. Опасные факторы устраняются путем очищения от пыли, механической чистки, дезинфекции, дератизации и т.п. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, очищаются от пыли мягкими щетками, а пыль поглощается электрическими пылесосами.

42. Дезинфекция, дезинсекция и дератизация помещений для хранения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, осуществляются по мере необходимости, но не менее одного раза в год.

43. Запрещается использовать подвалы и мансарды в качестве помещений для хранения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя.

44. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, срок хранения которых превышает 10 лет, хранятся в картонных обложках для защиты от повреждения.

45. Исчисление срока хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

V. ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

СУДЕБНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ, И ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА АРХИВА

46. Для архивации документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, судебный исполнитель составляет акт о передаче в архив документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, согласно приложению № 5.

47. Документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, которые должны быть переданы в архив, упорядочиваются судебным исполнителем в условиях настоящего положения. К процессу архивации документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, могут привлекаться третьи лица при условии обеспечения конфиденциальности информации, к которой они получат доступ.

48. В случае приостановления или прекращения деятельности судебного исполнителя в течение 5 дней со дня опубликования административного акта о приостановлении или прекращении деятельности он передает процедуры, находящиеся в процессе исполнения, и архив деятельности судебного исполнителя в территориальную палату судебных исполнителей, в округе которой расположено бюро судебного исполнителя, или в бюро судебного исполнителя того же округа деятельности, с которым договорился о передаче.

49. Если судебный исполнитель, деятельность которого была приостановлена или прекращена, не передает упорядоченный архив в предусмотренный в пункте 48 срок, ее забирает комиссия, созданная распоряжением Председателя Национального союза судебных исполнителей, в состав которой входит также один представитель Министерства юстиции, и передает судебному исполнителю, назначенному Председателем Национального союза судебных исполнителей.

50. В случае прекращения деятельности судебного исполнителя в связи с его смертью, обязательство по упорядочению архива возлагается на судебного исполнителя, который принимает архив деятельности судебного исполнителя.

51. При приеме-передаче архива деятельности судебного исполнителя составляется акт о приеме-передаче согласно образцу, утвержденному Советом Национального союза судебных исполнителей.

52. Акт о приеме-передаче подписывается судебным исполнителем, который передает (в случае невозможности личной передачи – комиссией, созданной в соответствии с пунктом 49), и судебным исполнителем, который принимает архив на хранение. Акт о приеме-передаче отправляется в электронной форме Национальному союзу судебных исполнителей и Министерству юстиции.

53. При возобновлении деятельности судебного исполнителя переданный на хранение архив деятельности судебного исполнителя полностью возвращается соответствующему судебному исполнителю в течение 15 дней.

54. Возврат документов/архива, связанного с деятельностью судебного исполнителя, регистрируется в акте о приеме-передаче, подписанном судебным исполнителем, который передает, и судебным исполнителем, который принимает документы/архив, связанный с деятельностью судебного исполнителя. Один экземпляр акта о приеме-передаче отправляется Национальному союзу судебных исполнителей и Министерству юстиции.

VI. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СУДЕБНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ

55. Могут быть уничтожены только те документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, срок хранения которых истек согласно сроку, предусмотренному в приложении № 1.

56. Для инициирования процесса уничтожения документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, срок которых истек, судебный исполнитель уведомляет Архивную комиссию.

57. Судебный исполнитель отбирает подлежащие уничтожению документы, связанные с деятельностью судебного исполнителя, и составляет 3 экземпляра акта об уничтожении документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, срок хранения которых истек, согласно приложению № 6.

58. Акт об уничтожении документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, срок которых истек, представляется для согласования Архивной комиссии до конца первого триместра каждого года. Акты передаются в электронном формате.

59. В результате получения актов Архивная комиссия проверяет соблюдение судебным исполнителем требований, установленных настоящим положением, и принимает решение о согласовании или отказе в принятии представленных актов.

60. В случае установления отклонений, допущенных судебным исполнителем в связи с деятельностью, составляющей предмет настоящего положения, Архивная комиссия вносит установленные отклонения в протокол и предлагает судебному исполнителю в течение максимум 30 дней устранить установленные отклонения.

61. Копия акта об уничтожении принятых к уничтожению документов, связанных с деятельностью судебного исполнителя, срок которых истек, передается Министерству юстиции, Национальному союзу судебных исполнителей и один экземпляр остается у судебного исполнителя.