Ordin nr.172 din 28.12.2012 cu privire la aprobarea Standardelor de inspectare (control) financiară

MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

cu privire la aprobarea Standardelor de inspectare

(control) financiară

nr. 172  din  28.12.2012

 (în vigoare 04.02.2013) 

Monitorul Oficial nr.26 art.117 din 04.02.2013

* * *

În scopul aplicării uniforme a normelor de bază privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de inspectare (control) financiară,

ORDON:

1. Se aprobă Standardele de inspectare (control) financiară (se anexează).

2. Sfera de aplicare a Standardelor de inspectare (control) financiară se extinde asupra inspectărilor (controalelor) financiare efectuate de Inspecţia financiară, în baza atribuţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare.

3. Inspecţia financiară din subordinea Ministerului Finanţelor va asigura executarea prezentului ordin.

4. Prezentul ordin, inclusiv anexa, se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

Aprobate

prin ordinul ministrului finanţelor

nr.172 din 28.12.2012

STANDARDE

de inspectare (control) financiară

I. DISPOZIŢII GENERALE

Prezentele Standarde de inspectare (control) financiară sunt elaborate în baza prevederilor Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Inspecţiei financiare din subordinea Ministerului Finanţelor, aprobat prin Hotărîrea Guvernului privind organizarea activităţii de inspectare financiară nr.1026 din 02.11.2010, cu modificările şi completările ulterioare, şi stabilesc normele de bază de organizare şi desfăşurare a activităţii de inspectare (control) financiară.

II. STANDARDE DE CALIFICARE

100 “Misiune, competenţe şi responsabilităţi”

Misiunea, competenţele şi responsabilităţile în activitatea de inspectare financiară sunt definite în prevederile legislative, precum şi în regulamentul organizatoric aprobat, care conferă organului abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară autoritatea necesară faţă de entităţile inspectate.

200 “Independenţă organizaţională”

Organul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară este independent organizatoric de entităţile supuse inspectării, iar conducătorul organului abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară se subordonează direct conducătorului organului ierarhic superior.

200.1 Activitatea de inspectare financiară este independentă şi nu este supusă nici unei imixtiuni în definirea ariei de aplicabilitate, realizarea activităţii şi comunicarea rezultatelor.

300 “Independenţă şi obiectivitate individuală”

Activitatea de inspectare financiară este independentă, iar angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară îşi desfăşoară activitatea cu obiectivitate.

300.1 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară are o atitudine imparţială, independentă şi evită conflictele de interese.

300.2 Acţiunile angajatului abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară nu trebuie să genereze conflict de interese, depunînd în scris, înaintea iniţierii inspectării, declaraţia de interese personale, care este parte integrantă a dosarului cu materialele inspectării.

300.3 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară este obligat să manifeste o conduită ireproşabilă, respectînd principiile etice şi profesionale, care sunt declarate în Codul de conduită al angajatului abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară, aprobat de organul ierarhic superior.

300.4 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară este responsabil de propria conduită în exercitarea atribuţiilor de serviciu şi informează conducătorul ierarhic superior în cazul apariţiei conflictelor cu persoanele responsabile ale entităţii supuse inspectării.

400 “Competenţă şi conştiinciozitate profesională”

Activitatea de inspectare financiară se efectuează cu competenţă şi conştiinciozitate profesională.

400.1 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară posedă cunoştinţele, priceperea şi competenţele necesare exercitării responsabilităţilor lui individuale.

Conducerea organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară este obligată să asigure condiţiile pentru dezvoltarea competenţei profesionale necesare îndeplinirii atribuţiilor angajatului abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară.

400.2 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară îşi exercită activitatea cu conştiinciozitate şi pricepere, manifestînd prudenţă şi competenţă.

400.3 Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară dă dovadă de conştiinciozitate profesională, luînd în considerare următoarele elemente:

• volumul de lucru necesar pentru realizarea obiectivelor activităţii de inspectare;

• complexitatea relativă, materialitatea sau caracterul semnificativ al problemelor asupra cărora se concentrează activitatea de inspectare;

• caracterul adecvat şi eficacitatea proceselor de management financiar;

• probabilitatea şi impactul generat de eventuale erori, fraude, neregularităţi, neconformităţi şi alte riscuri aferente managementului financiar.

III. STANDARDE DE FUNCŢIONARE

500 “Gestionarea activităţii de inspectare financiară”

Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară, în îndeplinirea misiunii acestuia, gestionează în mod eficace activitatea de inspectare financiară astfel încît să asigure îmbunătăţirea managementului financiar şi diminuarea riscurilor în domeniul de responsabilitate a organului ierarhic superior.

600 “Planificarea”

Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară planifică activitatea de inspectare, elaborînd programul de activitate, care stabileşte obiectivele şi determină activităţile concrete de inspectare pentru realizarea acestora în perioada respectivă.

600.1 Pentru elaborarea programului se asigură colectarea informaţiei necesare şi consultarea cu părţile interesate pentru identificarea obiectivelor.

600.2 Programul activităţii de inspectare este bazat pe o analiză şi evaluare a riscurilor şi cuprinde priorităţile activităţii de inspectare în concordanţă cu obiectivele propuse.

700 “Obiectul şi obiectivele generale ale activităţii de inspectare financiară”

Obiectul inspectării (controlului) financiare îl constituie operaţiunile şi tranzacţiile în domeniile cu risc sporit de neregularităţi şi fraude în activitatea economico-financiară a entităţilor supuse inspectării (controlului) financiare.

700.1 Obiective generale în activitatea de inspectare:

• identificarea şi stoparea neregularităţilor în activitatea economico-financiară;

• determinarea conducerii entităţii supuse inspectării privind lichidarea deficienţelor şi compensarea pagubelor cauzate şi îmbunătăţirea managementului financiar;

• întreprinderea acţiunilor de rigoare în vederea tragerii la răspundere a persoanelor vinovate de încălcarea prevederilor legale şi cauzarea de prejudiciu entităţii şi statului.

800 “Aprobarea programului de activitate”

Programul de activitate a organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară, precum şi modificările ulterioare se aprobă de către organul ierarhic superior.

900 “Gestionarea resurselor şi limitările existente”

Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară asigură că resursele alocate pentru activitate sunt adecvate, suficiente şi se utilizează eficace, în vederea realizării programului anual de activitate aprobat.

1000 “Coordonarea”

Întru asigurarea acoperirii adecvate şi minimizarea presiunii de control, conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară colectează informaţiile de la alte organe abilitate cu funcţii de control financiar şi audit intern şi extern, ţinînd cont de controalele/misiunile de audit efectuate.

1100 “Raportarea către conducătorul organului ierarhic superior”

Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară raportează periodic organului ierarhic superior despre rezultatele activităţii de inspectare (control) financiară în raport cu programul stabilit. De asemenea, sesizează organele interesate privind riscurile semnificative în domeniile de responsabilitate ale acestora, inclusiv riscurile de fraudă, precum şi alte aspecte necesare sau solicitate de ele.

1100.1 Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară decide asupra modului şi destinatarilor raportării şi sesizării despre rezultatele inspectărilor (controalelor) financiare.

1100.2 Conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară înaintează, în baza competenţelor legale, propuneri sau prescripţii executorii în vederea realizării obiectivelor activităţii de inspectare.

1200 “Aspecte privind pregătirea acţiunii de inspectare (control) financiară”

Pregătirea acţiunii de inspectare (control) financiară începe cu colectarea informaţiei adecvate despre activitatea entităţii supuse inspectării (controlului) financiar şi se termină cu întocmirea programului inspectării în care se reflectă principalele obiective şi problematica spre care trebuie atrasă atenţia echipei de inspectare/inspectorului în baza evaluării riscurilor.

1200.1 În funcţie de volumul mijloacelor financiare şi gradul riscurilor identificate se determină termenul de efectuare a inspectării.

1200.2 Pregătirea acţiunilor de inspectare (control) financiară cuprinde obligatoriu instruirea echipei de inspectare/inspectorului, desemnat pentru efectuarea inspectării. Acest lucru se realizează înainte de plecarea echipelor de inspectare/inspectorului în teren. Studiul general prealabil face posibilă cunoaşterea elementelor esenţiale şi specifice ale activităţii ce urmează a fi verificate. Acest studiu este efectuat de către şeful de direcţie/secţie în comun cu echipa de inspectare/inspectorul.

1300 “Programul inspectării”

Şeful echipei de inspectare/inspectorul în comun cu şeful de direcţie/secţie, pentru fiecare inspectare (control) financiară, elaborează programul inspectării care este un instrument practic de lucru, în al cărui temei echipa de inspectare/inspectorul îşi desfăşoară activitatea de inspectare (control) financiară în baza obiectivelor stabilite. Obiectivele de inspectare sunt structurate pe activităţi şi, în cadrul acestora, pe probleme distincte, formulate în aşa mod încît să fie realizate.

1400 “Delegaţia de inspectare”

Angajatul abilitat cu funcţii de inspectare (control) financiară se autorizează să efectueze inspectarea în baza delegaţiei de inspectare, eliberate de către organul abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară. Delegaţia de inspectare, în două exemplare, este semnată de către conducătorul organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară, fiind înregistrată în modul stabilit.

1400.1 Delegaţia de inspectare include în mod obligatoriu: tipul inspectări, temeiul de efectuare a inspectării, tematica inspectării, obiectivele, perioada de activitate supusă inspectării, numele complet al angajaţilor cu funcţii de inspectare.

1400.2 Delegaţia de inspectare se prezintă conducătorului entităţii supuse inspectării şi, la cerere, altor părţi interesate. Şeful echipei de inspectare/inspectorul asigură prezentarea delegaţiei de inspectare conducătorului entităţii supuse inspectării şi informarea privind obiectivele/tematica inspectării.

1500 “Informarea şi comunicarea cu personalul entităţii inspectate”

Se asigură informarea adecvată pentru atingerea obiectivelor inspectării.

1500.1 La iniţierea inspectării, personalul care lucrează în cadrul entităţii inspectate va fi informat de către conducerea sa cu privire la inspectarea financiară şi la obligaţia de a răspunde solicitărilor parvenite din partea membrilor echipei de inspectare/inspectorului.

1500.2 Atît pe parcursul inspectării, cît şi la finele acesteia, se asigură o comunicare eficientă cu personalul care activează în cadrul entităţii inspectate în scopul atingerii obiectivelor inspectării.

1500.3 Întru asigurarea corectitudinii şi autenticităţii datelor, precum şi autoverificării validităţii probelor colectate, constatărilor şi concluziilor elaborate se conlucrează cu persoanele responsabile ale subdiviziunilor respective din cadrul entităţii supuse inspectării (controlului) financiare.

1600 “Desfăşurarea inspectării financiare”

Şeful echipei de inspectare/inspectorul solicită prezentarea de către persoanele responsabile a informaţiei, inclusiv а documentelor necesare desfăşurării inspectării.

1600.1 Echipa de inspectare/inspectorul studiază materialele existente la sediul entităţii privind inspectările, controalele şi misiunile de audit efectuate de organele de control financiar/audit. Se asigură colectarea tuturor informaţiilor necesare pentru atingerea obiectivelor inspectării.

1600.2 Şeful echipei de inspectare/inspectorul poartă răspundere pentru verificarea calitativă a problemelor-cheie, conform prevederilor programului inspectării, de către sine şi membrii echipei de inspectare şi a altor întrebări examinate întru atingerea obiectivelor inspectării.

Fiecare membru al echipei prezintă o notă informativă privind verificarea problemelor-cheie conform programului inspectării, care este parte integrantă a actul de inspectare final.

1600.3 Cerinţe obligatorii privind desfăşurarea inspectării financiare:

• esenţa inspectării constă în verificarea realităţii, legalităţii şi oportunităţii efectuării operaţiilor economice în baza analizei multilaterale a informaţiei documentare şi verificării faptice;

• inspectarea trebuie să se realizeze direct la locul desfăşurării activităţii respective sau, după caz, camerală, să fie operativă şi corectivă, fiind înaintate cerinţe pentru lichidarea deficienţelor;

• inspectarea trebuie să aibă finalitate, prin decizii concrete, care urmează a fi executate de cei implicaţi în realizarea gestiunii financiare.

1700 “Finalizarea inspectării. Comunicarea rezultatelor inspectării”

Actul de inspectare (control) financiară se întocmeşte în limba de stat de către echipa de inspectare/inspectorul, care poartă răspundere pentru plenitudinea şi veridicitatea constatărilor reflectate.

1700.1 Constatările expuse trebuie să fie bazate pe probe justificate prin acte legislative şi normative cu indicarea acestora, precum şi pe analize economice, să fie strict obiective, argumentate prin documente anexate la act. Fiecare abatere sau încălcare financiară se înscrie în actul de inspectare cu nominalizarea persoanelor responsabile.

1700.2 Constatările se aduc, în prealabil, la cunoştinţa persoanelor responsabile respective ale entităţii supuse inspectării.

1700.3 Pînă la elucidarea altor aspecte, în cazul necesităţii luării de măsuri urgente de investigare sau alte acţiuni suplimentare de inspectare, sau implicării organelor de urmărire penală în vederea tragerii la răspundere a persoanelor vinovate de comiterea încălcărilor se întocmeşte actul intermediar. Faptele expuse în actul intermediar se includ în actul final de inspectare şi sunt parte integrantă a acestuia.

1700.4 Actul de inspectare şi actele intermediare se semnează de către membrii echipei de inspectare/inspector respectiv, de conducătorul şi contabilul-şef ai entităţii supuse inspectării. În caz de necesitate, conţinutul actului de inspectare şi al actului intermediar se aduc la cunoştinţa fostei conduceri a entităţii şi actele se semnează de către aceasta.

1800 “Realizarea materialelor inspectării”

Şeful echipei de inspectare/inspectorul completează fişa rezultatelor, prezintă actul de inspectare cu toate anexele şefului de direcţie/secţie de inspectare respective a organului abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară, care apreciază nivelul calităţii şi organizează realizarea rezultatelor.

1800.1 Responsabilitatea deplină de îndeplinire a programului inspectării în termenele stabilite conform delegaţiei de inspectare, autenticitatea şi veridicitatea faptelor expuse şi constatărilor incluse în act, calitatea întocmirii actului de inspectare o poartă şeful echipei de inspectare/inspectorul.

1900 “Monitorizarea rezultatelor inspectării şi lichidarea încălcărilor depistate”

La etapa monitorizării rezultatelor inspectării şi lichidarea încălcărilor depistate urmează de a efectua următoarele proceduri:

• urmărirea lichidării încălcărilor depistate prin examinarea informaţiei entităţii supuse inspectării;

• organizarea inspectărilor tematice privind lichidarea încălcărilor depistate în rezultatul inspectării.

2000 “Raportarea şi comunicarea activităţii de inspectare (control) financiară”

Şeful de direcţie asigură înregistrarea rezultatelor activităţii de inspectare şi evidenţa lor în modul stabilit, precum şi organizarea sesizării, în funcţie de caz, a organelor de resort şi ierarhic superioare.

2100 “Comunicarea cazurilor de fraudă ce au prejudiciat entitatea supusă inspectării”

În cazul depistării în cadrul inspectărilor (controalelor) financiare a unor fraude, încălcări, în al căror rezultat au fost cauzate pagube, şeful de direcţie sesizează organul abilitat cu funcţie de inspectare (control) financiară printr-o notă informativă, în care se descriu detaliat acţiunile şi metodele întreprinse întru depistarea lor.