Ordin nr.196 din 03.10.2022 pentru aprobarea Regulamentului privind gestionarea colecţiilor de bibliotecă

MINISTERUL CULTURII

O R D I N

pentru aprobarea Regulamentului privind

gestionarea colecţiilor de bibliotecă

nr. 196  din  03.10.2022

 (în vigoare 09.01.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 394-400 art.1377 din 09.12.2022

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

nr.1754 din 11 noiembrie 2022

Ministru______Sergiu LITVINENCO

În temeiul prevederilor art.34 alin.(2) din Legea nr.160/2017 cu privire la biblioteci (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.301-315, art.529), ministrul culturii emite prezentul

ORDIN:

1. Se aprobă Regulamentul privind gestionarea colecţiilor de bibliotecă (se anexează).

2. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina dlui Andrei Chistol, secretar de stat.

3. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi pe pagina web oficială a Ministerului Culturii al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Ordinul ministrului culturii

nr.196 din 03.10.2022

REGULAMENT

PRIVIND GESTIONAREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul privind gestionarea colecţiilor de bibliotecă (în continuare – Regulament) stabileşte reguli cu referire la primirea documentelor în gestiunea bibliotecii, evidenţa, inventarierea, verificarea, organizarea, ieşirea documentelor din gestiune, evaluarea cantitativ-valorică a colecţiilor, păstrarea documentelor cu referire la gestionarea colecţiilor de bibliotecă.

Regulamentul se aplică tuturor bibliotecilor publice din cadrul Sistemului naţional de biblioteci. Bibliotecile private aplică prevederile Regulamentului în măsura în care nu contravin cadrului normativ care reglementează activitatea acestora.

2. În sensul prezentului Regulament, următoarele noţiuni principale semnifică:

achiziţii – documente adăugate în colecţiile bibliotecii prin cumpărare, abonare, donaţie, schimb interbibliotecar, transfer, depozit legal, activitate editorială proprie, digitizare;

colecţii de bază – colecţiile de documente destinate conservării şi/sau comunicării prin împrumut la domiciliu, consultare şi împrumut în incinta bibliotecii, împrumut interbibliotecar;

colecţii de bibliotecă – totalitatea documentelor de bibliotecă şi a resurselor informaţionale accesibile local sau de la distanţă şi puse la dispoziţia utilizatorilor;

evidenţa colecţiilor – totalitatea proceselor care asigură date exacte cantitative şi valorice referitoare la mărimea, componenţa şi dinamica colecţiilor de documente;

gestionarea colecţiilor – totalitatea proceselor privind primirea, evidenţa, inventarierea, organizarea, verificarea, casarea documentelor de bibliotecă;

lot de documente – mulţime ordonată de documente achiziţionate de bibliotecă, reunite de obicei în baza criteriului de provenienţă, conform actelor de primire;

mişcarea colecţiilor – procesele de achiziţie şi de casare a documentelor, reflectate în registrele bibliotecii;

număr de inventar – număr unic atribuit unui document sau grup de documente în ordinea adăugării lor într-o colecţie de bibliotecă şi înregistrat într-un registru inventar;

set anual – set de numere ale unei publicaţii seriale, care formează o colecţie per an;

titlu – un document care formează un tot distinct sub un titlu anume, indiferent dacă acesta este editat în una sau mai multe unităţi materiale;

unitate de evidenţă a colecţiilor – o unitate de calcul a valorii, mişcării şi circulaţiei colecţiilor;

unitate legată (colecţie legată) – un set de documente seriale cusute, legate sau capsate într-un singur întreg şi luate la evidenţă ca o unitate a colecţiei;

unitate de memorie – unitate de măsurare a volumului de date şi a capacităţii memoriei în biţi, kilobiţi etc.;

unitate de stocare – un document izolat fizic sau o totalitate de documente unite într-o copertă pentru comoditatea de păstrare şi utilizare;

unitate materială – un document care formează, din punct de vedere material, un tot coerent, incluzând elementele de protecţie, şi care poate fi deplasat individual.

Capitolul II

TIPOLOGIA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ.

CONSTITUIREA DOCUMENTELOR ÎN UNITĂŢI

DE EVIDENŢĂ

3. Colecţiile de bibliotecă includ diferite tipuri de documente pe suporturi fizice sau în format digital. În funcţie de suportul purtător de informaţie şi tehnica de realizare, documentele de bibliotecă se clasifică în următoarele tipuri:

1) manuscrise – documente originale scrise de mână sau dactilografiate/culese la calculator;

2) incunabule – exemplare din cărţi tipărite în primii ani ai introducerii tiparului (înainte de anul 1500);

3) documente tipărite care se prezintă sub formă de:

a) cărţi – documente tipărite şi formate prin asamblarea/legarea paginilor sub formă de codice: monografii, enciclopedii, dicţionare, tratate ştiinţifice, manuale, cărţi de beletristică, albume de artă ş.a.;

b) publicaţii seriale – documente publicate în fascicule succesive, având de obicei o ordine numerică sau cronologică, pe o perioadă nedeterminată, indiferent de periodicitate: ziare, reviste, publicaţii continue, anuare, calendare, almanahuri etc.;

c) documente de muzică tipărită – documente în formă de foi sau culegeri, ale căror conţinut principal este reprezentarea muzicii sub formă de note tipărite: partituri, ştime;

d) documente grafice – documente în care predomină imaginea: opere originale sau reproduceri de artă, stampe, gravuri, fotografii, afişe, schiţe, planşe, ilustrate, desene tehnice etc.;

e) documente cartografice – reprezentări convenţionale, la scară redusă, ale fenomenelor concrete sau abstracte care pot fi localizate în spaţiu şi timp: hărţi bi- sau tridimensionale, globuri, planuri, modele topografice, hărţi în relief, reprezentări aeriene ş.a.;

f) documente normative – documente care cuprind anumite reguli, norme privind activităţi, produse etc.: standarde, instrucţiuni, norme metrologice ş.a.;

g) documente tehnice – documente care cuprind date, desene, grafice şi diferite informaţii referitoare la un utilaj, o instalaţie, un dispozitiv, un proces tehnologic: cataloage de echipamente şi produse industriale, prescripţii tehnice ş.a.;

h) documente de brevet – documente oficiale prin care se atestă protecţia unei invenţii printr-o licenţă completată de documentaţie aferentă: brevete de invenţii, cereri de brevet, mărci, modele industriale, modele de utilitate;

i) documente nepublicate – documente ce conţin rezultatele investigaţiilor ştiinţifice, experimentale şi tehnologice, care nu sunt create pentru publicul larg: rapoarte ştiinţifice, disertaţii/teze de doctorat, lucrări de licenţă/master, rezumate ale tezelor/autoreferatelor;

4) documente audiovizuale şi multimedia – documente în care predomină sunetul şi/sau imaginile şi care necesită utilizarea unui echipament special pentru a fi audiate şi/sau vizualizate: discuri magnetice, benzi magnetice, discuri de vinil, diapozitive, diafilme, casete audio/video, CD-uri/DVD-uri cu înregistrări audio/video, filme, jocuri, cursuri interactive etc.;

5) microformate – documente care conţin microimagini obţinute prin microfotografiere şi care necesită mărirea imaginii atunci când sunt utilizate: microfişe, microfilme;

6) documente electronice – unităţi cu conţinut documentar înregistrate pe suporturi informatice, magnetice, optice sau orice alte suporturi concepute pentru a fi utilizate pe calculator sau printr-un procedeu analog: compact disc (CD/DVD), hard-disk, stick de memorie flash, e-reader; în funcţie de conţinut, documentele electronice pot fi: baze de date, documente digitale precum cărţi electronice, patente electronice, documente audiovizuale în reţea şi alte documente în format digital sau publicaţii seriale electronice;

7) documente Braille – documente purtătoare de informaţii pentru nevăzători, imprimate în sistemul tactil de scriere şi citire Braille;

8) alte documente – foi volante, afişe, programe, corespondenţă, piese filatelice, acte de stare civilă şi de evidenţă a populaţiei şi alte publicaţii cu valoare istorică şi documentară, care fac parte din colecţii speciale, constituite istoric sau donate bibliotecii.

4. Nu constituie obiectul colecţiilor de bibliotecă:

1) documentele fără valoare informaţională – formulare tipizate, registre, chitanţiere, documente de plată, acte de stare civilă şi de evidenţă a populaţiei şi alte documente speciale care au alt regim de păstrare decât cel menţionat la punctul 3 subpunctul 8);

2) documentele auxiliare care servesc ca instrumente de lucru pentru personalul bibliotecii – documentaţie de management şi producţie, produse software, inclusiv programe autorizate pentru computere, baze de date utilizate în scop de serviciu etc.;

3) materialele achiziţionate pentru aranjamentul bibliotecii, alte lucrări auxiliare care nu au legătură cu achiziţia pentru colecţia bibliotecii;

4) publicaţiile cu caracter publicitar utilizate pentru informarea utilizatorilor.

5. În funcţie de durata de păstrare/utilizare, documentele se clasifică în:

1) documente cu termen permanent/nelimitat de păstrare – documentele care întrunesc criteriile de unicitate, raritate, cele care fac parte din patrimoniul naţional de documente, inclusiv din depozitul legal;

2) documente cu termen lung de păstrare – documentele a căror durată de utilizare este determinată de valoarea informativă, gradul de uzură sau cererea utilizatorilor;

3) documente cu termen scurt/temporar de păstrare – documentele cu o anumită durată de valabilitate, de obicei de la 1 la 5 ani, inclusiv manuale, publicaţii seriale, precum şi alte documente care conţin informaţii cu semnificaţie temporară;

4) documente cu păstrare provizorie – documentele care sunt destinate schimbului sau redistribuirii către alte biblioteci/instituţii.

6. Toate documentele care fac parte din colecţia de bibliotecă sunt supuse evidenţei, constituindu-se în unităţi de evidenţă.

Principalele unităţi de evidenţă a documentelor de bibliotecă sunt unitatea materială (u.m.) şi titlul.

Unităţile suplimentare de evidenţă sunt: metru liniar de raft, unitatea de stocare şi unităţi de memorie (pentru documentele electronice).

7. Evidenţa cărţilor se efectuează precum urmează:

1) Ca o unitate materială se iau la evidenţă:

a) fiecare ediţie în parte (carte, broşură);

b) fiecare volum cu sau fără titlu individual dintr-o ediţie în mai multe volume;

c) fiecare dintre broşurile editate într-un dosar/copertă/manşetă care le uneşte;

d) fiecare carte, broşură inclusă într-o serie numerotată sau fără număr;

e) suplimentele la cărţi şi broşuri, care sunt editate separat şi au semnificaţie independentă.

2) Evidenţa în titluri se face ţinând cont de următoarele:

a) fiecare ediţie în parte cu titlu individual distinct se consideră ca un titlu;

b) ediţia repetată se ia la evidenţă ca un titlu nou dacă este revizuită şi/sau adăugită şi are un cod ISBN distinct (retipăririle, care reprezintă un nou tiraj al ediţiei deja publicate şi existente în colecţiile bibliotecii, nu se supun evidenţei în titluri);

c) traducerile sunt considerate ca titluri noi;

d) broşurile cu titluri individuale, emise într-un dosar/copertă/manşetă care le uneşte, se consideră ca titluri separate;

e) documentele tipărite nelegate, editate într-o singură copertă/mapă, se consideră ca un singur titlu;

f) volumele cu titluri individuale din ediţiile în mai multe volume se consideră fiecare ca un titlu;

g) suplimentul la o carte/broşură, care este editat separat având titlu individual şi semnificaţie independentă, se consideră ca un titlu aparte.

8. Evidenţa publicaţiilor seriale se efectuează precum urmează:

1) Ca o unitate materială se consideră un număr, volum publicat separat, precum şi un set de numere, volume legate într-un singur bloc (volum). Pentru reviste şi ziare unitatea materială se stabileşte prin constituirea în volum, în funcţie de numărul de pagini şi periodicitate:

a) pentru revistele cu 100 şi mai multe pagini, fiecare număr în parte se consideră ca un volum/o unitate materială;

b) pentru revistele cu mai puţin de 100 de pagini, care pot fi legate în seturi anuale sau semestriale (în dependenţă de numărul de pagini şi comoditatea utilizării), fiecare set legat (volum) se ia la evidenţă ca o unitate materială;

c) pentru publicaţiile săptămânale şi bilunare, care pot fi legate de obicei în seturi trimestriale, setul trimestrial se consideră ca un volum/o unitate materială;

d) pentru ziarele săptămânale, setul semestrial se consideră ca un volum/o unitate materială;

e) pentru ziarele cotidiene, setul trimestrial se consideră ca un volum/o unitate materială;

f) pentru fiecare titlu de publicaţie serială, modalitatea de constituire în volum se stabileşte din momentul achiziţionării titlului şi nu se modifică, chiar dacă numărul de pagini diferă de la un număr la altul;

g) seturile incomplete se iau la evidenţă în conformitate cu regulile de constituire în volum;

h) seturile nelegate trebuie luate în considerare ca şi cum ar fi legate.

2) Evidenţa în titluri a publicaţiilor seriale se efectuează astfel:

a) ca un titlu se consideră totalitatea de numere, volume unite sub un titlu distinct;

b) titlul publicaţiei se ia la evidenţă o singură dată, la momentul achiziţionării în colecţia bibliotecii, şi nu de fiecare dată când se contractează abonamentul anual;

c) dacă titlul publicaţiei seriale se schimbă în timp, se consideră ca un titlu nou dacă modificarea se face în primele cinci cuvinte ale titlului;

d) fiecare serie a unei publicaţii în serie, care are un titlu individual şi o numerotare proprie, este luată la evidenţă ca un titlu separat;

3) suplimentele revistelor şi ziarelor, care apar independent având un titlu individual şi o numerotare proprie, sunt luate la evidenţă ca titluri şi unităţi materiale independente.

9. Evidenţa documentelor grafice se efectuează precum urmează:

1) documentele grafice, care sunt unite într-un dosar sau mapă editorială (copertă, manşetă), sunt considerate drept o unitate materială şi un titlu;

2) fiecare document dintr-o serie de documente grafice, care nu sunt unite într-o mapă editorială (copertă, manşetă), se ia la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu separat.

10. Evidenţa documentelor cartografice se efectuează precum urmează:

1) atlasele compuse din ediţii numerotate sau datate separat se iau la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu separat;

2) fiecare ediţie de hărţi sau atlase editate în serie se ia la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu separat;

3) harta editată pe câteva foi unite sub un titlu se ia la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu;

4) ediţia cartografică în mai multe volume unite sub un singur titlu se ia la evidenţă ca un titlu şi câteva unităţi materiale;

5) anexele cartografice se iau la evidenţă în set cu documentul de bază.

11. Evidenţa documentelor de muzică tipărită se efectuează precum urmează:

1) documentele de muzică tipărită, care cuprind partitura şi părţile instrumentelor (ştimele), se iau la evidenţă ca o singură unitate materială şi ca un titlu;

2) părţile instrumentelor (ştimele) extrase din partitură şi unite într-o mapă editorială se iau la evidenţă ca o unitate materială şi ca un titlu.

12. Evidenţa documentelor tehnico-normative şi documentelor tehnice se efectuează precum urmează:

1) ca o singură unitate materială şi un singur titlu se iau la evidenţă documentele emise într-o copertă/mapă comună, având indicate pe mapă preţul comun, conţinutul întregii ediţii, date despre ediţie;

2) ca o unitate materială separată şi un titlu separat se iau la evidenţă documentele emise sub formă de foi separate dacă fiecare dintre acestea are propriile date de editare, preţ, chiar dacă sunt unite într-o singură copertă sau mapă (de exemplu, brevetele de invenţie).

13. Evidenţa documentelor nepublicate se efectuează precum urmează:

1) ca o unitate materială şi un titlu se iau la evidenţă lucrările ştiinţifice depuse şi documentele justificative, documentele nepublicate cusute sau păstrate într-un dosar/mapă;

2) pentru documentaţia de proiectare, unitatea de evidenţă este un desen/schiţă sau setul complet de documente de proiectare care se referă la un singur obiect.

14. Ediţia facsimil se ia la evidenţă ca document original.

15. Evidenţa documentelor audiovizuale se efectuează precum urmează:

1) documentul audiovizual editat pe suport separat şi având un titlu semnificativ se ia la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu;

2) un set de documente audiovizuale, care nu au titluri semnificative aparte, fiind unite sub un titlu comun, se iau la evidenţă ca un titlu şi mai multe unităţi materiale;

3) fonograma magnetică înscrisă pe o singură casetă sau bobină se ia la evidenţă ca un titlu şi o unitate materială;

4) fonograma magnetică înscrisă pe câteva casete sau bobine unite sub un titlu comun se ia la evidenţă ca un titlu şi mai multe unităţi materiale;

5) un document audiovizual care este anexat la altă publicaţie, dar are funcţii independente şi poate fi utilizat separat de publicaţia principală, poate fi luat la evidenţă ca unitate materială separată şi ca titlu separat dacă suplimentul are un titlu individual.

16. Evidenţa microformatelor se efectuează precum urmează:

1) fiecare microfilm, microfişă se consideră o unitate materială şi un titlu;

2) dacă o lucrare originală este microfişată pe mai multe microfişe, toate sunt considerate o unitate materială şi un titlu.

Capitolul III

PRIMIREA DOCUMENTELOR ÎN GESTIUNEA BIBLIOTECII

Secţiunea 1.

Recepţionarea documentelor achiziţionate

17. Toate documentele achiziţionate de bibliotecă prin cumpărare, abonare, transfer, schimb interbibliotecar, donaţie, depozit legal, activitate editorială proprie şi digitizare se supun următoarelor procese de primire în gestiunea bibliotecii:

1) recepţionarea documentelor;

2) înregistrarea documentelor în registrele de evidenţă;

3) prelucrarea fizică şi biblioteconomică a documentelor.

18. Recepţionarea documentelor se face în baza următoarelor documente primare:

1) factură sau act de predare-primire – în cazul cumpărării de la persoane juridice;

2) act de achiziţie a mărfurilor – în cazul cumpărării de la persoane fizice;

3) factură sau act de predare-primire a documentelor cu titlu gratuit, conform modelului prezentat în anexa nr.1 – în cazul primirii cu titlu gratuit/schimb/transfer de la autorităţi/instituţii bugetare;

4) act de primire a documentelor în schimbul celor pierdute, conform modelului prezentat în anexa nr.2 – în cazul documentelor recepţionate de la utilizatori conform Registrului de evidenţă a documentelor primite în schimbul celor pierdute, conform modelului prezentat în anexa nr.3;

5) Registrul de evidenţă a documentelor primite în schimbul celor pierdute de la utilizatori.

19. Pentru documentele recepţionate fără act însoţitor, personalul responsabil de recepţionarea documentelor întocmeşte un act de primire, în care se consemnează provenienţa, cantitatea şi preţul documentelor, conform modelului prezentat în anexa nr.4.

20. Pentru documentele care provin din activitatea proprie a bibliotecilor (cercetări bibliografice şi documentare, culegeri tematice, publicaţii seriale etc.), se întocmesc acte de primire ca şi în cazul prevăzut la punctul 19.

21. La recepţionarea documentelor în bibliotecă, personalul responsabil de recepţionarea documentelor verifică corectitudinea actelor însoţitoare, integritatea fizică a coletelor, corespunderea între actul însoţitor şi conţinutul lotului de documente (autori, titluri, număr de exemplare, preţ), integritatea fizică, valoarea informativă şi ştiinţifică a documentelor din lot.

22. Inadvertenţele/neconformităţile numerice, valorice sau de conţinut între actul însoţitor şi lotul de documente, precum şi depistarea unor volume deteriorate sau cu defecte tipografice se constată într-un proces-verbal, conform modelului prezentat în anexa nr.5. Procesul-verbal este întocmit în două exemplare, din care un exemplar se transmite furnizorului/expeditorului împreună cu cererea de a remedia situaţia semnalată, iar al doilea exemplar rămâne în bibliotecă drept act justificativ.

23. Procedura stabilită la punctul 22 se aplică şi în cazul publicaţiilor seriale dacă, în rezultatul evidenţei preliminare, se constată anumite inadvertenţe ce ţin de ritmicitatea intrărilor, numărul de exemplare primite, lipsa unor titluri, numere, fascicule etc.

24. În cazul în care preţul documentelor recepţionate nu este indicat în actul însoţitor şi/sau pe document ori figurează în altă monedă decât cea naţională, personalul responsabil de achiziţie evaluează documentele conform următoarelor reguli:

1) preţul documentului se stabileşte în raport cu preţul lui pe piaţă sau preţul altor documente similare ca valoare informaţională şi materială (calitatea/actualitatea informaţiei, tipul suportului, numărul de pagini, modul de legare şi copertare, calitatea hârtiei, numărul şi calitatea ilustraţiilor);

2) pentru publicaţiile cu preţ în altă valută, se stabileşte echivalentul în monedă naţională (MDL) la cursul oficial; dacă preţul în lei nu corespunde valorii informaţionale şi materiale a documentului, evaluatorul este în drept să-l ajusteze;

3) pentru documente/seturi în mai multe volume, preţul fiecărui volum în parte se deduce împărţind preţul total la numărul de volume;

4) în cazul când suplimentul anexat la un document se ia la evidenţă separat, preţul se deduce astfel: 80% din valoarea totală constituie preţul documentului principal, iar 20% – preţul suplimentului anexat;

5) preţul pentru cărţi rare, documente de patrimoniu, ediţii bibliofile şi alte publicaţii deosebite ca conţinut şi prezentare grafică se stabileşte de către o comisie de evaluare formată din minim 3 persoane (reprezentantul conducerii bibliotecii sau al autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca, reprezentantul subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii, bibliotecarul responsabil de achiziţionarea documentelor); la necesitate, comisia poate consulta un expert în domeniu;

6) preţul stabilit în condiţiile prevăzute la subpunctele 1)­­-5) se indică între paranteze pătrate în actul de primire, pe coperta documentului, în registre de evidenţă şi în alte înscrisuri referitoare la documentul respectiv.

25. Ştampilarea documentelor achiziţionate atestă intrarea acestora în gestiunea bibliotecii şi serveşte la identificarea apartenenţei lor.

26. O ştampilă specială cu denumirea exactă a bibliotecii se aplică pe fiecare document achiziţionat, conform următoarelor reguli:

1) cărţi şi broşuri: ştampila se aplică pe pagina de titlu sau versoul ei, ori pe coperta a 2-a dacă pagina de titlu lipseşte, precum şi pe pagina 17 şi/sau pe ultima pagină numerotată, în mijlocul spaţiului alb din partea de jos a paginii;

2) publicaţii seriale: ştampila se aplică pe prima pagină a fiecărui număr, în partea de jos a paginii, sub text; serialele cu 100 şi mai multe pagini se ştampilează similar cărţilor;

3) documente audiovizuale şi documente electronice pe suporturi fizice: ştampila se aplică pe eticheta şi supracoperta discului, blancul benzii magnetice şi cutia acesteia, caseta şi eticheta casetei, ambalajul diapozitivului, ambalajul microfilmului, ambalajul CD-ului, DVD-ului;

4) ilustraţii, fotografii, foi pliante, planşe pe file separate, hărţi, scheme, reproduceri: ştampila se aplică pe fiecare în parte, pe verso, în colţul din dreapta jos, sub text;

5) se evită categoric acoperirea cu ştampilă a orice inscripţie sau imagine semnificativă; în cazul în care partea indicată a paginii este ocupată de text, desen, fotografie, ştampila se aplică pe orice altă suprafaţă liberă;

6) opţional pot fi aplicate şi ştampile de alt model (de ex., pentru specificarea provenienţei, localizării documentelor, denumirii colecţiilor speciale), potrivit regulilor prevăzute la subpunctele 1)-5).

Secţiunea 2.

Evidenţa documentelor de bibliotecă

27. Evidenţa colecţiilor de bibliotecă reprezintă procesul de înregistrare a datelor cantitative (numărul de unităţi materiale, titluri) şi valorice (preţul documentelor), globale (stocuri, seturi, loturi) şi individuale (unitate cu unitate, titlu cu titlu), oferind informaţii referitoare la mărimea, valoarea, structura şi mişcarea colecţiilor.

28. Evidenţa colecţiilor de bibliotecă vizează:

1) păstrarea, identificarea şi gestionarea corectă a documentelor;

2) constatarea, în orice moment, a volumului şi valorii colecţiilor bibliotecii;

3) urmărirea ritmicităţii achiziţiilor de documente pe provenienţe şi a casărilor în funcţie de cauze;

4) obţinerea de date necesare politicii de dezvoltare a colecţiilor;

5) completarea statisticilor instituţionale şi naţionale;

6) facilitarea verificării colecţiilor.

29. Evidenţa colecţiilor se realizează cu respectarea următoarelor cerinţe de bază:

1) exhaustivitatea şi fiabilitatea datelor statistice şi contabile;

2) exactitatea şi obiectivitatea informaţiei;

3) utilizarea unităţilor standardizate de evidenţă;

4) compatibilitatea metodelor şi formelor de evidenţă, fiabilitatea acestora în utilizarea metodelor tradiţionale şi automatizate de evidenţă;

5) concordanţa între indicatorii de evidenţă a colecţiilor şi indicatorii similari ai statisticii de bibliotecă;

6) continuitatea în evidenţa colecţiilor.

30. Bibliotecile publice aplică un sistem unic de înregistrare, monitorizare şi control al colecţiilor de bibliotecă, care include evidenţa tehnico-operativă, evidenţa contabilă şi evidenţa statistică.

31. Evidenţa tehnico-operativă are ca obiect înregistrarea datelor referitoare la achiziţia şi casarea documentelor, structura, valoarea colecţiilor şi include următoarele forme de evidenţă:

1) evidenţa globală (primară) – cumulează şi reflectă datele privind mişcarea colecţiilor, provenienţa, cantitatea, valoarea, structura tematică, tipologică şi lingvistică a colecţiilor şi se efectuează prin înregistrarea loturilor de documente în Registrul de mişcare a colecţiilor (în continuarie – RMC), conform modelului prezentat în anexa nr.6;

2) evidenţa individuală – presupune înregistrarea documentelor pe suporturi fizice în Registrul inventar (în continuarie – RI) şi atribuirea unui număr unic de identificare, numit număr de inventar, fiecărui volum/exemplar înregistrat, conform modelului prezentat în anexa nr.7;

3) evidenţa preliminară – se referă la înregistrarea publicaţiilor seriale, până la constituirea lor în volume, pe Fişe de evidenţă preliminară, conform modelului prezentat în anexa nr.8.

32. Evidenţa contabilă reflectă valoarea şi mişcarea colecţiilor de bibliotecă în dimensiune bănească. Este efectuată de către subdiviziunea responsabilă de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii, conform Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar.

33. Evidenţa statistică are ca obiect colectarea, prelucrarea şi analiza datelor evidenţei tehnico-operative şi contabile referitoare la dezvoltarea colecţiilor de bibliotecă, reflectarea lor în formularul "Cercetare statistică anuală № 6-c. Activitatea bibliotecilor", conform cerinţelor stabilite de către Biroul Naţional de Statistică.

34. Se supun evidenţei globale în RMC, la primirea/ieşirea în/din gestiunea bibliotecii, toate documentele care fac parte din colecţiile bibliotecii, indiferent de tipul lor şi termenul de păstrare.

35. Se supun evidenţei individuale în RI cu atribuirea numărului de inventar:

1) documentele cu termen nelimitat/permanent de păstrare şi utilizare, inclusiv documentele care fac parte din patrimoniul cultural naţional, depozitul legal şi colecţiile speciale;

2) documentele cu termen lung de păstrare (mai mult de 5 ani) din colecţiile de bază ale bibliotecii.

36. Nu se supun evidenţei individuale în RI:

1) documentele cu termen scurt de păstrare (de obicei de la 1 la 5 ani), care conţin informaţii cu semnificaţie temporară;

2) documentele cu păstrare provizorie din colecţiile de schimb/rezervă şi alte documente care nu fac parte din colecţia de bază a bibliotecii;

3) publicaţiile seriale, cu excepţia celor din colecţia depozitului legal, precum şi a celor din colecţia de bază, care se păstrează mai mult de 5 ani (la decizia bibliotecii).

37. Biblioteca completează un RMC şi un RI unice pentru toate tipurile de documente pe suporturi fizice. În funcţie de specificul structurii şi organizării colecţiilor sale, biblioteca poate face anumite modificări în modalitatea de evidenţă, dar care nu contravin prezentului Regulament şi nu afectează exactitatea şi plenitudinea datelor (de ex.: poate să includă în documentele de evidenţă indicatori suplimentari pe lângă indicatorii obligatori, să ţină RI separate pentru anumite tipuri de documente sau RMC-uri separate pentru subdiviziuni aparte ale bibliotecii etc.).

38. Registrele de evidenţă globală şi individuală se supun cerinţelor documentelor cu regim special, iar eventualele modificări ale datelor înscrise se fac cu respectarea regulilor stabilite pentru documentele contabile (înregistrarea se face cu cerneală (pix), citeţ, ordonat, evitându-se orice ştersături, omiteri; înregistrările greşite se taie cu o linie orizontală, iar corectura se certifică la rubrica "Menţiuni" prin semnătura descifrabilă a bibliotecarului).

Transcrierea registrelor de inventar sau reinventarierea colecţiilor se admite doar în cazuri excepţionale (de ex., pierderea sau uzura avansată/distrugerea registrelor cauzată de calamităţi naturale/tehnogene) şi numai cu aprobarea autorităţii în a cărei administrare se află biblioteca.

39. Evidenţa colecţiilor poate fi realizată pe formulare tipizate tipărite sau în format electronic (Word, Excel), precum şi automatizat în registre generate de sistem. Modificările referitoare la primirea/ieşirea în/din gestiune, operate în sistem automatizat, se notifică după acelaşi procedeu ca şi în cazul evidenţei manuale, iar documentele respective (acte, procese-verbale ş.a.) se păstrează în dosar separat.

La anumite intervale de timp sau la o anumită cantitate de date acumulate, evidenţa în sistem automatizat trebuie transpusă pe hârtie, legată în carte, parafată, ştampilată şi semnată de conducătorul bibliotecii şi reprezentantul subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii.

Atât formularele tradiţionale, cât şi registrele în sistem automatizat trebuie să asigure obligatoriu datele pentru completarea formularului "Cercetare statistică anuală № 6-c. Activitatea bibliotecilor" şi, opţional, alte date solicitate în funcţie de specificul bibliotecii.

40. Responsabilitatea pentru corectitudinea evidenţei colecţiilor de bibliotecă este atribuită serviciului specializat al bibliotecii sau personalului cu responsabilitate stabilită în fişa postului.

41. Controlul respectării normelor şi cerinţelor de evidenţă a colecţiilor de bibliotecă se atribuie conducătorului bibliotecii sau autorităţii publice/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca.

Secţiunea 3.

Evidenţa documentelor achiziţionate

42. Înregistrarea/înscrierea documentelor achiziţionate în registrele de evidenţă ale bibliotecii se face în scopul evidenţei şi păstrării acestora ca valori materiale, organizării lor într-un sistem unitar şi punerii în circulaţie conform normelor biblioteconomice.

43. Evidenţa globală (primară) a documentelor achiziţionate implică următoarele procese:

1) gruparea documentelor în loturi;

2) acumularea datelor de evidenţă globală;

3) înregistrarea datelor în RMC.

44. Gruparea documentelor în loturi are drept criteriu provenienţa şi actul de primire: borderou, factură, act de predare-primire etc. Lotul, care include un număr foarte mare de documente, poate fi divizat în câteva loturi mai mici; loturile în cantităţi mici cu aceeaşi provenienţă, din aceeaşi sursă sau din diferite surse (de ex., donaţii de la diferiţi autori) pot fi unite într-un singur lot.

45. Acumularea datelor de evidenţă globală se referă la identificarea (prin numărare/calculare/divizare) a datelor înregistrate în RMC pentru fiecare lot în parte, privind:

1) provenienţa (modalitatea/sursa de achiziţie a documentelor): cumpărare, abonare, depozit legal, donaţie, transfer, schimb interbibliotecar naţional şi internaţional, activitatea editorială a bibliotecii, digitizare, achiziţie de licenţe etc.;

2) cantitatea documentelor din lot (numărul total de unităţi materiale/u.m., numărul total de titluri noi achiziţionate);

3) valoarea documentelor (preţul total al documentelor din lot, preţul documentelor inventariate);

4) repartizarea cantitativă a documentelor după tipuri: cărţi (u.m., titluri), publicaţii seriale (u.m., titluri), documente de muzică tipărită, documente grafice, documente audiovizuale, documente electronice pe suporturi fizice, alte documente (u.m.);

5) repartizarea cantitativă (u.m.) a documentelor după domenii, conform claselor Clasificării Zecimale Universale (în continuare – CZU);

6) repartizarea cantitativă (u.m.) a documentelor după limbi: limba de stat (română), limbile minorităţilor naţionale (rusă, găgăuză, ucraineană, bulgară etc.), limbile străine (engleză, franceză, germană etc.);

7) repartizarea cantitativă a documentelor după destinaţie: a) documente destinate completării colecţiilor de bază ale bibliotecii, din ele supuse inventarierii (cantitate, valoare), b) documente destinate completării colecţiei schimb/rezervă (cantitate, valoare).

46. Înregistrarea documentelor achiziţionate în RMC, Partea I Achiziţii se face în ordinea primirii lor în bibliotecă, cu respectarea următoarelor reguli de bază:

1) documentele achiziţionate (cu excepţia revistelor şi ziarelor) se înregistrează în RMC la momentul primirii lor în bibliotecă; ziarele şi revistele se înregistrează anual, semestrial sau trimestrial, în funcţie de periodicitatea constituirii lor în volume pe baza datelor din fişele de evidenţă preliminară;

2) numerotarea loturilor înregistrate începe cu numărul 1(unu) în fiecare an;

3) întregul lot de documente intrate în bibliotecă în baza aceluiaşi act însoţitor se înregistrează pe un singur rând şi i se atribuie un singur număr de ordine în RMC; dacă lotul cu un număr mare de documente este fragmentat în loturi mai mici, fiecărui lot i se atribuie un număr de rând aparte; numărul/numerele de înregistrare în RMC sunt trecute şi pe actul însoţitor;

4) pentru fiecare lot înregistrat se indică: numărul de ordine, data înregistrării, provenienţa, denumirea, numărul şi data actului însoţitor, cantitatea şi valoarea totală a documentelor achiziţionate, cantitatea şi valoarea documentelor destinate colecţiei schimb/rezervă şi colecţiei de bază, marja numerelor de inventar atribuite documentelor supuse inventarierii, repartizarea unităţilor materiale după tipuri de documente, domenii şi limbi, precum şi alte date specifice, în funcţie de necesităţi;

5) nu se admit rânduri necompletate între două înregistrări;

6) totalizarea cantitativă şi valorică a achiziţiilor se face la sfârşitul anului (opţional la sfârşitul trimestrului, semestrului, în funcţie de periodicitatea raportării) prin tragerea liniei sub ultima înregistrare din RMC, Partea I şi completarea pe rândul următor a totalului la fiecare coloană.

47. Evidenţa individuală implică procesul de înregistrare în RI a tuturor documentelor achiziţionate. Fiecare document (unitate materială) este reprezentat în RI prin: numărul de inventar (numărul de rând sub care documentul este înscris în RI), datele bibliografice principale (autor, titlu, loc şi an de ediţie, cotă), valoarea materială (preţul fiecărui document/unitate materială), raportarea la înscrisurile din RMC referitoare la achiziţia şi casarea documentului.

48. Numărul de inventar atribuit este trecut pe document, pe fişa de catalog, fişa topografică/fişa de gestiune, în borderoul procesului-verbal de casare şi alte înscrisuri referitoare la documentul respectiv. Numărul de inventar rămâne neschimbat pe toată durata existenţei documentului în colecţie. Numerele de inventar ale documentelor casate nu se reatribuie altor documente.

49. Înregistrarea documentelor în RI se efectuează în ordinea cronologică a primirii lor în bibliotecă, cu respectarea următoarelor reguli:

1) numerotarea înregistrărilor începe cu numărul 1(unu) şi merge în continuare de la an la an, de la registru la registru;

2) anul inventarierii se indică pe rândul de sus, stânga al fiecărei pagini; data şi luna inventarierii unui lot se menţionează numai la înscrierea primului volum din lotul respectiv, în continuare folosindu-se semnul ghilimele (–"–);

3) la rubrica "Autor şi titlu":

a) se scrie numele şi prenumele autorului despărţite prin virgulă; la publicaţiile cu doi şi trei autori se scrie doar numele, prenumele primului autor urmat de abrevierea ş.a. (şi alţii), iar la publicaţiile cu patru şi mai mulţi autori, publicaţiile fără autor sau cu autor colectiv se scrie doar titlul;

b) titlul se scrie integral pe un singur rând, în forma în care apare pe pagina de titlu sau pe copertă; un titlu lung poate fi scurtat prin omisiunea unor cuvinte, folosind semnul omisiunii (...);

c) la documentele în mai multe volume reunite sub acelaşi titlu, fiecare volum se inventariază individual, indicându-se după titlu abrevierea vol. şi numărul volumului; dacă volumele aceluiaşi document au titluri individuale, după numărul volumului se scrie şi titlul volumului;

d) la documentele în mai multe exemplare înregistrate în continuare, autorul şi titlul se scriu numai pentru primul exemplar, repetarea datelor respective pentru celelalte exemplare fiind înlocuită prin semnul ghilimele (–"–); la lucrările în mai multe volume, dar cu acelaşi titlu, la rubrica respectivă se repetă numai numărul fiecărui volum;

4) la rubricile "Locul editării" şi "Anul editării":

a) numele oraşului se scrie pe lung (de ex., Chişinău, Bucureşti);

b) locul şi anul de apariţie nu se înlocuiesc cu ghilimele, chiar dacă se repetă la rândurile următoare;

c) dacă datele referitoare la anul şi locul editării nu pot fi identificate, se scrie: s.a. (fără an), s.l. (fără loc);

5) autorul, titlul şi locul editării se scriu în limba şi cu alfabetul în care este tipărit documentul; pentru documentele în limba română tipărite cu alfabet chirilic nu se aplică standardul de transliterare a caracterelor chirilice slave, ci se face transcrierea fonetică conform pronunţiei limbii române;

6) dacă pe pagina de titlu nu sunt indicate toate datele necesare pentru completarea rubricilor menţionate mai sus, acestea se identifică în alte zone ale documentului (coperta, prefaţa, postfaţa); datele identificate din alte surse decât pagina de titlu se scriu în paranteze pătrate;

7) preţul se indică în mod obligatoriu pentru fiecare document inventariat fără a folosi ghilimelele, chiar dacă se inventariază mai multe exemplare cu preţ identic ale aceluiaşi document; preţul se indică conform actului însoţitor, iar în cazul prevăzut la punctul 24 se scrie în paranteze pătrate;

8) greşelile de inventariere se corectează astfel:

a) în cazul omiterii unui/unor numere şi când eroarea este sesizată imediat, numărul greşit se taie cu o linie roşie orizontală şi deasupra se scrie numărul corect (la fel se corectează numerele greşite trecute pe documente);

b) dacă eroarea nu este sesizată imediat, se continuă inventarierea ignorând eroarea pentru a nu face prea multe corecturi în registru şi pe documente;

c) în cazul dacă unele numere de inventar se repetă, toate numerele duble vor primi menţiunea distinctivă bis atât în registru, cât şi pe document;

d) în cazurile menţionate la literele a) şi c) se scrie următoarea notă la rubrica "Menţiuni": "Corectat de ... (numele bibliotecarului)".

50. Evidenţa documentelor prevăzute la punctul 36 se efectuează pe Fişa de evidenţă individuală, pe care se înscriu datele bibliografice principale, cu ajutorul cărora se identifică documentul respectiv (autorul, titlul, locul, anul de editare, preţul, cota, tipul documentului), precum şi menţiunea f.n. (fără număr de inventar). Fişele de evidenţă individuală se păstrează ordonate alfabetic într-un fişier separat.

51. Evidenţa publicaţiilor seriale (reviste şi ziare) se efectuează astfel:

1) evidenţa preliminară, până la constituirea în unităţi materiale (volume), se efectuează pe Fişa de evidenţă preliminară – reviste şi Fişa de evidenţă preliminară – ziare:

a) Fişa de evidenţă preliminară se completează pentru fiecare titlu de ziar sau revistă, incluzând următoarele date: titlul, subtitlul, locul şi anul de apariţie, fondatorul/editorul, periodicitatea, perioada şi valoarea abonamentului;

b) în cazul dacă biblioteca are două sau mai multe abonamente la aceeaşi publicaţie, fiecare abonament se înregistrează pe o fişă aparte;

c) consemnarea primirii ziarului sau revistei se face prin bifarea rubricii care corespunde datei de apariţie a fiecărui număr de ziar sau lunii de apariţie a fiecărui număr de revistă;

2) evidenţa anuală se efectuează la momentul constituirii în unităţi de evidenţă a colecţiei de publicaţii seriale, completând următoarele date pe fişa publicaţiei respective:

a) date generale (titlul, periodicitatea, modul de constituire în volume, termenul de păstrare, domeniul CZU ş.a.);

b) date referitoare la colecţia anuală (anul calendaristic, anul editorial, situaţia numerelor, starea colecţiei (legat/nelegat, numărul de volume, alte menţiuni);

3) fişele de evidenţă a publicaţiilor seriale se păstrează în fişiere, în ordinea alfabetică a titlurilor;

4) după constituirea în unităţi materiale (volume trimestriale, semestriale sau anuale), se întocmeşte actul de primire în baza căruia publicaţiile seriale se înregistrează în RMC şi, după caz, în RI.

Secţiunea 4.

Evidenţa documentelor electronice

52. Toate documentele electronice, la care biblioteca asigură acces, sunt supuse evidenţei, cu excepţia documentelor de uz intern, documentelor utilizate de programatori ca instrumente pentru instalarea de softuri, aplicaţii etc.

Evidenţa documentelor electronice se ţine diferenţiat în funcţie de suport, modalitatea de stocare şi accesare, alte caracteristici specifice:

a) documente electronice înregistrate pe suporturi fizice/amovibile;

b) documente electronice instalate pe staţiile de lucru (calculatoarele) autonome ale bibliotecii (documente locale instalate);

c) documente electronice stocate pe serverul bibliotecii şi disponibile prin reţeaua locală sau externă (documente locale în reţea);

d) documente electronice amplasate pe mijloace tehnice externe, la care biblioteca are acces la distanţă (prin intermediul reţelelor informaţionale şi de comunicare) în baza unui contract, acord de licenţă cu producătorul (documente la distanţă).

53. Documentele electronice pe suporturi fizice/amovibile (compact disc (CD/DVD, de regulă non inscriptibil), hard disc extern, stick de memorie flash, e-reader şi alte suporturi detaşabile) sunt considerate documente cu termen lung de păstrare şi se supun evidenţei în unităţi materiale şi titluri:

1) ca o unitate materială se consideră:

a) fiecare CD/DVD cu conţinut documentar integral editat separat sub un titlu distinct;

b) fiecare CD/DVD dintr-un set de CD-uri/DVD-uri editate sub un titlu comun;

2) ca un titlu se iau la evidenţă:

a) fiecare CD/DVD cu conţinut documentar integral editat sub un titlu distinct;

b) fiecare CD/DVD inclus într-o serie numerotată sau nenumerotată;

c) un set de CD-uri/DVD-uri unite sub un titlu comun;

3) un CD/DVD anexat la un document tipărit se ia la evidenţă ca unitate materială şi ca titlu separat doar în cazul când are o semnificaţie distinctă (titlu individual, ISBN distinct, valoare intrinsecă autonomă etc.) şi poate fi utilizat independent/separat de documentul tipărit;

4) un suport de tip e-reader cu conţinut documentar se ia la evidenţă ca o unitate materială şi un titlu; în plus, în scopul evidenţei conţinutului, fiecare carte electronică cu conţinut şi titlu distinct stocată pe e-reader poate fi numărată ca un exemplar şi un titlu.

54. Documentele electronice pe suporturi fizice/amovibile se supun evidenţei globale în RMC şi evidenţei individuale în RI cu atribuirea numărului de inventar pentru fiecare unitate/suport.

55. Primirea şi înregistrarea documentelor electronice pe suporturi fizice se face în baza actelor însoţitoare (factură, act de predare-primire, act de primire a documentelor fără act însoţitor etc.).

Excluderea din colecţie a documentelor electronice pe suporturi fizice se face în următoarele situaţii: uzură fizică (deteriorarea suportului, incompatibilitatea software), uzură morală (învechirea conţinutului), pierderea/nerestituirea de către utilizatori, transmiterea către alte biblioteci/instituţii.

56. Suprascrierea conţinutului documentar pe un alt suport amovibil în acelaşi format, cu distrugerea documentului original, se consideră ca o permutare/migrare şi nu necesită procesare suplimentară de achiziţie sau de casare.

57. Documentele instalate pe staţiile de lucru autonome ale bibliotecii (documente locale instalate) şi documentele stocate pe serverul bibliotecii şi disponibile în reţeaua locală sau externă (documente locale în reţea) sunt considerate documente cu termen lung de păstrare şi se iau la evidenţă după cum urmează:

1) ca un titlu şi un exemplar se ia la evidenţă:

a) o bază de date cu înregistrări descriptive/bibliografice sau cu conţinut documentar textual ori multimedia, care are o interfaţă unică şi un program pentru extragerea şi utilizarea datelor;

b) un document digital aparte (carte electronică ş.a.) cu conţinut integral prezentat într-un anumit format digital (epub, pdf, xps, jpg, rtf, wmv etc.) şi cu titlu individual distinct, care nu este parte a unei baze de date;

2) o publicaţie serială în format digital se consideră ca un titlu, iar fiecare număr/fasciculă – ca un exemplar;

3) documentele care fac parte din componenţa bazelor de date locale se iau la evidenţă sumar/cantitativ;

4) diferite formate ale aceleiaşi unităţi de conţinut se iau la evidenţă ca titluri şi exemplare separate;

5) documentul electronic completat şi/sau actualizat se consideră acelaşi titlu şi acelaşi exemplar.

58. Documentele locale instalate şi documentele locale în reţea pot include atât documente create în format digital sau digitizate de bibliotecă, cât şi documente în format digital achiziţionate prin cumpărare sau donaţie ca parte a colecţiei electronice.

Resursele gratuite/în acces deschis din Internet, care sunt descărcate/stocate ca fişiere pe un calculator al bibliotecii, se consideră şi se iau la evidenţă ca documente electronice locale dacă sunt incluse în motoarele de căutare ale bibliotecii

59. Documentele locale instalate şi documentele locale în reţea se supun evidenţei globale în Registrul de evidenţă globală a documentelor electronice locale, conform modelului prezentat în anexa nr.9, precum şi evidenţei individuale în Registrul de evidenţă individuală a bazelor de date locale (baze de date instalate pe staţii autonome sau stocate pe server şi disponibile în reţea), conform modelului prezentat în anexa nr.10, şi în Registrul de evidenţă individuală a documentelor digitale şi a serialelor electronice locale (documente aparte instalate pe staţii autonome sau disponibile în reţea), conform modelului prezentat în anexa nr.11.

60. Documentele electronice locale pot fi casate din următoarele motive: depăşite moral (învechirea conţinutului), pierdere cauzată de motive tehnice (virusarea calculatorului, atacurile de tip malware sau ştergerea accidentală a datelor), pierdere cauzată de calamităţi naturale/tehnogene.

61. Documentele electronice amplasate pe mijloace tehnice externe la care biblioteca are acces la distanţă în baza unui contract, acord de licenţă cu producătorul (documente la distanţă) sunt considerate documente cu termen limitat de acces şi se iau la evidenţă după cum urmează:

1) fiecare bază de date cu înregistrări descriptive/bibliografice, cu conţinut documentar textual ori multimedia, accesul la care se face printr-o interfaţă unică, se ia la evidenţă ca un exemplar şi un titlu;

2) bazele de date licenţiate, care au aceeaşi interfaţă de acces, se iau la evidenţă fiecare în parte;

3) documentele care fac parte din componenţa bazelor de date la distanţă se iau la evidenţă sumar/cantitativ;

4) pentru casarea documentelor electronice la distanţă nu se emite un act special, dovada casării fiind expirarea contractului sau acordului de licenţă.

62. Documentele electronice disponibile la distanţă sunt supuse evidenţei globale în Registrul de evidenţă globală a bazelor de date la distanţă (licenţiate), conform modelului prezentat în anexa nr.12, şi evidenţei individuale în Registru de evidenţă individuală a bazelor de date la distanţă (licenţiate), conform modelului prezentat în anexa nr.13.

Secţiunea 5.

Prelucrarea tehnică şi biblioteconomică a documentelor

63. Documentele achiziţionate în colecţiile bibliotecii se supun unor operaţiuni de prelucrare în vederea organizării ulterioare şi introducerii lor în circuitul public:

1) Aplicarea bulinei papetare de cotă (etichetarea) se face prin lipirea pe document a unei etichete autocolante/autoadezive care serveşte pentru scrierea cotei de raft. Bulina se aplică pe coperta documentului (în colţul din stânga, sus) sau pe cotorul documentului, evitând, pe cât e posibil, acoperirea oricăror inscripţii şi imagini semnificative.

2) Aplicarea codurilor de bare, a etichetelor de securizare sau a benzilor magnetice se efectuează în bibliotecile dotate cu echipament de detectare electronică pentru controlul circulaţiei sau scoaterii documentelor din incinta bibliotecii. Codul de bare se aplică pe pagina de titlu sau versoul ei ori pe coperta a 3-a a documentului; etichetele de securizare sau benzile magnetice se aplică pe o pagină "ascunsă" pentru a face dificilă detectarea şi înlăturarea lor.

3) Completarea fişei documentului, care serveşte pentru monitorizarea împrumutului, se efectuează indicând cota, numărul de inventar, autorul, titlul, anul de ediţie, preţul. Fişa se păstrează în documentul pe care îl reprezintă, într-un buzunăraş lipit de obicei pe coperta a 2-a a documentului.

4) Catalogarea documentelor reprezintă procesul prin care se efectuează:

a) descrierea bibliografică a documentelor conform normelor ISBD / International Standard Bibliographic Description şi ordonarea descrierilor bibliografice după anumite criterii (vedete, indici de clasificare) în vederea organizării cataloagelor (alfabetic, alfabetic general, sistematic, altele);

b) înregistrările bibliografice ale documentelor în sistem automatizat, care conţin descrierea bibliografică conform normelor ISBD, punctele de acces autorizate şi codurile de identificare specifice sistemului automatizat.

5) Clasificarea şi indexarea documentelor implică identificarea domeniului sau subiectului care caracterizează conţinutul documentului şi transpunerea acestuia prin indicii CZU şi vedete de subiect. Indicele CZU se indică pe pagina de titlu a documentului, pe fişa catalogului tradiţional, în înregistrarea din catalogul electronic, precum şi în cota documentului.

6) Cotarea documentelor reprezintă stabilirea cotei prin care se determină locul documentului pe raft. Pentru colecţiile cu acces liber la raft, se aplică de obicei cotarea sistematico-alfabetică, cota documentului fiind compusă din indicele CZU prescurtat şi semnul de autor Cutter; pentru documentele din depozite închise poate fi utilizată şi cotarea pe formate, cota documentului fiind o combinaţie de cifre care semnifică formatul şi numărul de ordine în cadrul formatului. Cota se scrie pe document (pe bulina papetară de cotă şi pe pagina de titlu), pe fişa documentului, pe fişa catalogului tradiţional şi în înregistrarea din catalogul electronic, pe fişa topografică.

7) Completarea fişei topografice/fişei de gestiune a documentului cu datele principale care fac posibilă identificarea lui: numărul de inventar, cota, autorul, titlul, locul şi anul apariţiei, preţul, locaţia. Fişele se intercalează în catalogul topografic/catalogul de gestiune în ordinea indicilor de cotă sau a numerelor de inventar.

64. După înregistrare şi prelucrare, documentele sunt repartizate personalului/subdiviziunilor gestionare de documente pentru introducerea în circuitul public sau depozitarea acestora. Primirea documentelor în gestiune este consemnată prin:

1) preluarea lor sub semnătură, în baza unui act/registru de predare-primire;

2) aplicarea ştampilei/siglei specifice a subdiviziunii sau colecţiei speciale unde sunt repartizate (de ex., sala de împrumut, sala de lectură, colecţia depozitului legal etc.);

3) înregistrarea în RMC-ul subdiviziunii/colecţiei respective, în cazul când biblioteca ţine registre separate pentru subdiviziuni sau colecţii.

Capitolul IV

ORGANIZAREA COLECŢIILOR

65. Fiecare bibliotecă stabileşte şi aplică un sistem clar şi exact de organizare/ordonare a colecţiilor pentru a pune în valoare şi a asigura comunicarea eficientă a documentelor.

66. Alegerea sistemului de organizare a colecţiilor întruneşte respectarea următoarelor cerinţe:

1) să faciliteze identificarea exactă şi regăsirea rapidă a documentelor după criterii clare, conforme nevoilor utilizatorilor;

2) să asigure folosirea eficientă a spaţiilor de depozitare;

3) să aibă în vedere diferenţierea documentelor atât după conţinutul lor, cât şi după specificul material (formă, suport, format);

4) să ţină cont de destinaţia şi cerinţele specifice ale funcţionalităţii documentelor;

5) să asigure integritatea colecţiilor, respectarea normelor de igienă şi de conservare a documentelor de bibliotecă.

67. Documentele de bibliotecă se constituie în colecţii după următoarele criterii:

1) destinaţia documentelor (colecţii de bază destinate utilizării în incinta bibliotecii, împrumutului la domiciliu şi împrumutului interbibliotecar, colecţii de schimb/rezervă destinate redistribuirii în alte instituţii);

2) tipul documentelor (colecţii de cărţi, publicaţii seriale, documente audiovizuale şi electronice, documente de muzică tipărită, brevete şi alte tipuri de documente);

3) accesul la documente (colecţii cu acces liber la raft, colecţii cu acces limitat la raft, colecţii cu regim special de păstrare şi utilizare);

4) criteriul de unicitate/raritate (colecţia depozitului legal, colecţii de carte veche şi rară, ediţii bibliofile, cărţi cu autograf, cărţi poştale, alte colecţii speciale).

68. Sistemul de ordonare/amplasare a documentelor la raft se stabileşte în funcţie de tipul bibliotecii, specificul colecţiilor, necesităţile comunităţii servite, spaţiul disponibil pentru depozitarea şi circulaţia documentelor şi se bazează pe criterii sistematice/logice sau formale.

69. Sistemele de ordonare bazate pe criterii sistematice sau logice presupun gruparea în acelaşi loc a tuturor documentelor referitoare la un anumit domeniu sau subiect:

1) ordonarea sistematico-alfabetică – se referă la colecţiile cu acces general, în special cele cu acces liber la raft, şi implică aranjarea documentelor pe domenii ale cunoaşterii:

a) documentele se aranjează în ordinea claselor/diviziunilor/subdiviziunilor CZU, iar în interiorul acestora – după criteriul alfabetic/lingvistic;

b) pentru fiecare clasă din CZU se stabileşte locul şi numărul de rafturi necesare, având în vedere si spaţiul de creştere a colecţiilor (circa 1/3 din fiecare raft); clasele şi subdiviziunile se evidenţiază în mod obligatoriu prin indicatoare şi divizionare la raft, pe care se indică indicii CZU şi semnificaţia lor;

c) locul fiecărui document pe raft este determinat de cota documentului (indicele CZU prescurtat şi semnul de autor); fiecare bibliotecă decide gradul de prescurtare a indicilor în funcţie de complexitatea şi structura colecţiilor existente (indicii trebuie să fie îndeajuns detaliaţi pentru a prezenta colecţia în toată varietatea ei şi, în acelaşi timp, suficient de simpli pentru a evita divizarea excesivă a colecţiilor şi a facilita regăsirea documentelor);

d) la amplasarea colecţiilor cu acces liber la raft pot fi admise unele abateri de la respectarea strictă a succesiunii claselor/diviziunilor CZU (de ex.: alăturarea unor subdiviziuni din domenii înrudite, evidenţierea unor domenii prin aducerea lor "în faţă" sau prin amplasarea în spaţii distincte);

2) ordonarea pe subiecte de interes sau deziderate este o aranjare pe subiecte concrete, în corespundere cu interesele/solicitările/opţiunile utilizatorilor. Acest tip de ordonare este complementar ordonării sistematico-alfabetice şi se utilizează de obicei pentru a scoate în evidenţă anumite subiecte, teme, colecţii sau tipuri de documente (de ex.: achiziţii noi, cărţi pentru preşcolari, cărţi de aventură, biografii, cărţi de dezvoltare personală, publicaţiile cadrelor didactice, cărţi în vogă, selecţii tematice etc.).

70. Sistemele de ordonare bazate pe criterii formale se aplică în special în cazul colecţiilor din depozite închise sau cu acces limitat şi colecţiilor speciale:

1) ordonarea alfabetică – amplasarea documentelor în ordinea alfabetică a numelor autorilor sau titlurilor (de obicei, este complementară altor sisteme de ordonare);

2) ordonarea după numărul de inventar – amplasarea documentelor în ordinea crescătoare a numerelor de inventar (se utilizează în colecţii mici sau specializate; este uşor de aplicat, economiseşte spaţiul, facilitează verificarea colecţiilor după RI, dar regăsirea documentelor necesită un sistem de cataloage bine pus la punct);

3) ordonarea cronologică – amplasarea documentelor în ordinea anului de apariţie (poate fi utilizată pentru organizarea unor colecţii speciale (manuscrise, incunabule, carte veche, depozit legal etc.) sau colecţii cu caracter muzeal care se referă la evoluţia tiparului sau a producţiei editoriale);

4) ordonarea fixă – se aplică pentru colecţii istoric constituite, care nu se mai dezvoltă şi care sunt păstrate în rafturile sau dulapurile iniţiale (de obicei, asemenea colecţii se regăsesc în biblioteci ştiinţifice, biblioteci cu caracter muzeal sau de arhivă);

5) ordonarea pe formate – este metoda cea mai utilizată pentru organizarea colecţiilor păstrate în depozite închise sau cu acces limitat, asigurând economia de spaţiu şi o bună conservare a documentelor (criteriul de amplasare este înălţimea documentului la cotor exprimată în centimetri, cele mai utilizate formate fiind: a) pentru cărţi: formatul I – până la 20 cm, formatul II – de la 20 la 25 cm, formatul III – de la 25 la 30 cm, formatul IV – de la 30 la 38 cm, formatul V – peste 38 cm; b) pentru publicaţii seriale: formatul I – până la 27 cm, formatul II – de la 27 la 33 cm, formatul III – de la 33 la 50 cm, formatul IV – peste 50 cm);

6) alte modalităţi de ordonare formală (de ex., după locul de apariţie, după limba de editare) de asemenea pot fi utilizate în anumite cazuri specifice.

71. Fiecare bibliotecă alege una sau mai multe modalităţi de organizare/amplasare a colecţiilor, în dependenţă de specificul colecţiilor şi al contingentului de utilizatori.

72. Se recomandă ca cel puţin 10% din colecţiile bibliotecii să fie cu acces liber la raft. Pentru bibliotecile destinate publicului larg, care oferă servicii de împrumut la domiciliu, consultare pe loc, împrumut în săli de lectură, această cerinţă este obligatorie.

73. Pentru regăsirea documentelor din colecţii, bibliotecile creează cataloage tradiţionale (alfabetic, alfabetic general, sistematic, altele) constituite conform normelor biblioteconomice şi standardelor în catalogare şi, după caz, creează propriul catalog electronic şi/sau participă la crearea cataloagelor partajate.

Capitolul V

VERIFICAREA COLECŢIILOR

74. Bibliotecile efectuează verificări periodice cu scopul de a evalua starea colecţiilor din punctul de vedere al integrităţii gestionare şi al corectitudinii actelor de evidenţă.

75. Periodicitatea verificărilor se stabileşte în funcţie de mărimea colecţiei exprimată în număr de unităţi materiale:

1) colecţia care conţine până la 10000 u.m – o dată la 5 ani;

2) de la 10001 la 50000 u.m. – o dată la 7 ani;

3) de la 50001 la 250000 u.m. – o dată la 10 ani;

4) de la 250001 la 1000000 u.m. – o dată la 15 ani;

5) peste 1000000 u.m. – o dată la 20 ani.

76. În afara termenelor indicate la punctul 75, verificarea colecţiilor se efectuează şi în următoarele situaţii:

1) când intervine o predare-primire de gestiune;

2) când sunt indicii/suspicii că există surplusuri sau lacune în colecţie;

3) în cazul comasării/fuzionării, divizării sau lichidării bibliotecii ori a subdiviziunii structurale care are colecţii în gestiune;

4) la concedierea angajaţilor din subdiviziunile care au colecţii în gestiune;

5) ca urmare a unor calamităţi naturale/tehnogene (inundaţii, incendii, cutremure etc.);

6) ca urmare a efracţiei (spargerii) cu prezumtivă sustragere de documente;

7) la solicitarea motivată a conducerii instituţiei/autorităţii publice în a cărei administrare se află biblioteca;

8) la solicitarea organelor de control.

77. În situaţiile menţionate la punctul 76 subpunctele 4), 6)-8) verificarea poate fi selectivă sau prin sondaj în baza unei liste selective (numărul de documente găsite lipsă se raportează la numărul total de documente din colecţie şi se stabileşte, cu aproximaţie, numărul total de lipsuri).

78. Verificarea colecţiilor se organizează în baza ordinului emis de către conducătorul bibliotecii sau al autorităţii publice/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca, prin care se desemnează comisia de verificare.

79. Comisia de verificare se constituie din 3-5 persoane (în cazul bibliotecilor mari numărul poate fi extins), inclusiv: reprezentantul conducerii bibliotecii, reprezentantul autorităţii publice/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca, reprezentantul subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii, gestionarul, iar în cazul predării-primirii gestiunii – şi persoana care preia gestiunea.

80. Etapa preliminară a procesului de verificare include:

1) stabilirea programului şi termenului de realizare a verificării (dacă în perioada verificării biblioteca se închide pentru public, durata verificării se estimează ţinând cont de următoarea recomandare: 40 de zile lucrătoare pentru o colecţie de 10000 u.m. sau 2 min pentru o carte, plus 5 zile pentru pregătire şi totalizare; dacă biblioteca nu se închide pentru public, perioada poate fi extinsă);

2) informarea utilizatorilor despre modificările în programul de activitate a bibliotecii pe perioada verificării;

3) pregătirea documentelor/instrumentelor necesare (RMC, RI, catalogul topografic/catalogul de gestiune, ştampile speciale cu sigla V (verificat) şi anul verificării şi altele în dependenţă de metodologia aplicată);

4) pregătirea colecţiilor pentru verificare (recuperarea cărţilor împrumutate, amplasarea tuturor documentelor pe raft, verificarea corectitudinii aranjării, asigurarea accesului fizic la toate documentele din colecţii etc.);

5) instruirea membrilor comisiei/grupului de lucru.

81. Verificarea colecţiilor se face prin:

1) confruntarea volumelor de la raft şi a celor împrumutate cu RI (metoda se utilizează de obicei în bibliotecile care deţin colecţii mici);

2) confruntarea volumelor de la raft şi a celor împrumutate cu fişele din catalogul topografic/catalogul de gestiune (metoda se utilizează de obicei în bibliotecile cu colecţii mari şi/sau care dispun de catalog topografic/de gestiune).

3) scanarea volumelor de la raft cu cititorul de barcode, generarea listei şi confruntarea cu RI (metoda poate fi utilizată în bibliotecile care folosesc sisteme integrate de bibliotecă).

82. În procesul confruntării se urmăreşte să corespundă: numărul de inventar, autorul, titlul, locul şi anul de ediţie, preţul:

1) dacă toate datele corespund, se aplică ştampila pe pagina de titlu/versoul paginii de titlu a documentului şi pe fişa topografică/fişa de gestiune sau se aplică sigla V (verificat) în RI (rubrica "Însemnări la verificare");

2) în situaţiile când se atestă anumite necorespunderi, documentele în cauză se verifică suplimentar până la clarificarea situaţiei depistate;

3) dacă nici după verificarea suplimentară un document nu este găsit, ştampila/sigla nu se aplică, iar fişa topografică/fişa de gestiune se pune deoparte, urmând ca documentul respectiv să fie declarat lipsă la verificare şi inclus în borderoul documentelor propuse pentru casare.

83. Pentru obţinerea datelor finale, la încheierea verificării se numără înregistrările bifate în RI sau fişele ştampilate. Aceste date, plus numărul documentelor lipsă, trebuie să coincidă cu numărul de unităţi materiale indicat în RMC. Diferenţa datelor denotă eventuale erori în completarea RMC-ului, acestea urmând a fi verificate şi corectate în baza procesului-verbal de constatare a rezultatelor verificării.

84. Rezultatele verificării sunt fixate în procesul-verbal de constatare, în care se menţionează componenţa comisiei, metodologia de verificare utilizată, datele referitoare la colecţie, lipsurile identificate (dacă sunt) şi borderoul anexat, propunerile comisiei privind documentele lipsă, recomandările privind îmbunătăţirea evidenţei. Procesul-verbal este semnat de către toţi membrii comisiei şi se prezintă spre aprobare conducătorului bibliotecii sau autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca.

85. Dacă în procesul verificării se depistează documente care nu mai pot fi puse în circulaţie din cauza uzurii fizice sau morale, acest fapt se menţionează în procesul-verbal de constatare a rezultatelor verificării şi se propun pentru casare.

86. Personalul de bibliotecă este responsabil de colecţiile cu acces liber şi/sau destinate împrumutului la domiciliu şi răspunde material pentru lipsa constatată la verificare în cuantumul stabilit la art.34 alin.(5) din Legea 160/2017 cu privire la biblioteci.

Capitolul VI

IEŞIREA DOCUMENTELOR DIN GESTIUNEA BIBLIOTECII

87. Ieşirea documentelor din gestiunea bibliotecii presupune casarea/excluderea lor din colecţii, din evidenţa globală şi individuală şi se produce în următoarele situaţii:

1) gradul avansat de uzură fizică determinată de circulaţia intensă a documentului, calitatea hârtiei şi tiparului, deteriorarea/perimarea suportului informatic sau a softului, condiţii inadecvate de depozitare, calamităţi cu caracter natural sau tehnogen, distrugerea din neglijenţă (documentul este atât de uzat, încât nu mai poate fi utilizat, iar recondiţionarea lui este imposibilă sau economic neraţională);

2) gradul avansat de uzură morală determinată de perimarea/învechirea conţinutului (valoarea informaţională, cultural-ştiinţifică şi utilitară a documentului este de mică importanţă sau complet depăşită, aşa încât utilizarea continuă în bibliotecă sau transferul către altă instituţie nu este justificată);

3) gradul scăzut de solicitare/utilizare a documentului (dacă un document nu a fost împrumutat în ultimii 10-20 de ani sau deloc ori nu a fost solicitat de alte instituţii după transmiterea lui în colecţia de schimb/rezervă, el devine pasibil de casare);

4) existenţa exemplarelor superflue şi a documentelor care nu ţin de profilul bibliotecii;

5) sustragerea prin efracţie sau din colecţiile cu acces liber şi de la expoziţii;

6) pierderea/nerestituirea documentelor de către utilizatori;

7) expirarea termenului de păstrare/utilizare a documentelor;

8) transferul definitiv către o altă instituţie;

9) alte motive rezonabile.

88. Criteriile prevăzute la punctul 87 nu se aplică documentelor care fac parte din patrimoniul cultural naţional (carte veche şi rară, manuscrise, ediţii bibliofile, ediţii princeps, depozit legal, documente care conţin referiri la istoria locală, alte documente cu termen nelimitat de păstrare), precum şi documentelor pasibile de clasare, cu excepţia situaţiilor de forţă majoră (sustragere, calamităţi naturale sau tehnogene).

89. În cazurile prevăzute la punctul 87 subpunctele 1), 4), 5), 8) casarea documentelor din colecţiile bibliotecii poate fi aplicată după o perioadă de minimum 1(un) an de la momentul achiziţionării, prin hotărârea conducătorului bibliotecii.

90. Documentele care nu ţin de profilul bibliotecii şi exemplarele superflue care nu sunt solicitate se transferă prin act intern de predare-primire în fondul de schimb/rezervă şi se propun altor biblioteci/instituţii. Ieşirea lor definitivă din gestiunea bibliotecii se efectuează la momentul transmiterii către alte biblioteci/instituţii prin act de predare-primire sau la momentul casării din colecţia fondului de schimb/rezervă pe motiv de uzură/perimare/lipsă solicitare.

91. Ieşirea din gestiunea bibliotecii a documentelor aflate în situaţiile prevăzute la punctul 87 se face în baza proceselor-verbale de casare, conform modelului prezentat în anexa nr.14 şi altor acte, după caz:

1) proces-verbal de casare – în cazul documentelor uzate fizic/moral, cu termenul expirat de păstrare, precum şi celor pierdute din colecţiile cu acces liber şi de la expoziţii;

2) proces-verbal de casare însoţit de actul de recuperare a pagubelor – în cazul documentelor constatate lipsă la verificare, nerestituite de către utilizatori, pierdute sau distruse din neglijenţă;

3) proces-verbal de casare întocmit în baza actului emis de organele abilitate să constate/să judece paguba produsă – în cazul documentelor sustrase prin efracţie sau distruse din culpă;

4) proces-verbal de casare însoţit de actul/actele de predare-primire – în cazul documentelor superflue/nesolicitate transmise cu titlu gratuit altor instituţii.

92. În cazul documentelor nerestituite, pierdute sau distruse din neglijenţă ori găsite lipsă la verificare, recuperarea pagubelor se face prin următoarele modalităţi:

1) înlocuirea documentului cu unul identic (acelaşi autor, titlu, an ediţie, ISBN) în stare fizică bună;

2) înlocuirea documentului cu unul similar (autor, titlu, valoare, conţinut/domeniu etc.) în stare fizică bună;

3) recuperarea valorică (în cazul când documentul nu poate fi înlocuit cu unul identic sau similar ori recuperarea fizică nu este rentabilă) prin achitarea contravalorii documentului la momentul constatării pagubei şi, după caz, achitarea penalităţii prevăzute în Codul contravenţional al Republicii Moldova nr.218/2008:

a) contravaloarea documentului se calculează ţinând cont de preţul de inventar al documentului şi Indicele preţurilor de consum (IPC) sau coeficientul de inflaţie, conform formulei:

preţul de inventar x indicele preţului de consum/100 sau

(rata inflaţiei + 100) x preţul de inventar/100

ori utilizând Calculatorul indicelui preţurilor de consum pe pagina oficială a Biroului Naţional de Statistică al Republicii Moldova.

93. Pentru efectuarea casării documentelor se constituie, prin ordinul conducătorului bibliotecii sau al autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca, o comisie de casare, din componenţa căreia pot face parte:

1) conducătorul bibliotecii sau al autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca ori altă persoană numită în calitate de preşedinte al comisiei;

2) reprezentantul subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii;

3) personalul în a cărei gestiune directă se află documentele care urmează să fie casate;

4) alte persoane în calitate de experţi (de ex., specialişti din domenii specifice, cadre didactice, reprezentanţi ai comunităţii servite etc.).

94. Comisia examinează documentele pasibile de casare, stabileşte motivele concrete de casare, întocmeşte şi semnează procesul-verbal de casare la care se anexează borderoul documentelor casate. Un proces-verbal poate include documente de diferite tipuri, dar cu acelaşi motiv de casare.

Procesul-verbal de casare devine valabil după aprobarea de către conducătorul bibliotecii sau conducătorul autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca.

La casarea documentelor din colecţiile bibliotecilor naţionale şi bibliotecilor instituţiilor de învăţământ din subordinea Ministerului Culturii şi Ministerului Educaţiei şi Cercetării, autorizaţia de casare a mijloacelor fixe nu este necesară.

95. În baza procesului-verbal aprobat se operează casările în registrele de evidenţă, după cum urmează:

1) în RMC, Partea II Casări – fiecare lot de documente casate se înregistrează pe un rând aparte, indicând denumirea şi data actului de casare, valoarea, cantitatea totală a documentelor din lot, repartizarea pe tipuri, domenii, limbi şi motive ale casării;

2) în Registrul inventar – se taie cu linii diagonale roşii numărul de inventar şi preţul fiecărui document casat, celelalte elemente rămânând intacte (autor, titlu, loc etc.), şi se indică numărul şi data actului de casare prin care documentul a fost exclus din colecţie;

3) în catalogul topografic/catalogul de gestiune – se exclud fişele documentelor casate.

96. Excluderea fizică din colecţii a documentelor casate pe motiv de uzură fizică/morală sau de expirare a termenului de păstrare se face după operarea casărilor în registrele de evidenţă şi în cataloage, prin act de predare a documentelor casate către întreprinderile de colectare a materiei prime secundare, contra bon de casă/chitanţă.

Documentele audiovizuale şi electronice pe suporturi fizice după casare se distrug şi ulterior pot fi transmise centrelor de colectare a deşeurilor electrice şi electronice.

97. Sumele obţinute de la comercializarea maculaturii constituite din documentele casate se raportează la veniturile bibliotecii (în cazul bibliotecii cu statut de persoană juridică) sau la veniturile autorităţii/instituţiei în a cărei administrare se află biblioteca (în cazul bibliotecii fără statut de persoană juridică).

Capitolul VII

CONSTATAREA VALORII COLECŢIILOR.

PĂSTRAREA DOCUMENTELOR DE GESTIUNE A COLECŢIILOR

98. Situaţia sintetică (cantitativă şi valorică) a colecţiilor existente în bibliotecă se prezintă în RMC, Partea III Recapitulare, unde se trece totalul documentelor existente în bibliotecă la sfârşitul anului calendaristic, după înregistrarea achiziţiilor şi a casărilor din anul curent.

99. Câte un exemplar din documentele care atestă primirea şi ieşirea documentelor în/din gestiunea bibliotecii (facturi, chitanţe, procese-verbale, acte, borderouri etc.) sunt transmise pentru evidenţă contabilă subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii.

100. Subdiviziunea responsabilă de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii efectuează verificarea documentelor care stau la baza evidenţei primare, confruntând anual datele din evidenţa contabilă cu datele din evidenţa tehnico-operativă a colecţiilor.

101. Registrele de evidenţă a colecţiilor de bibliotecă:

1) se numerotează de la prima pagină până la ultima;

2) se leagă prin perforarea a două găuri, prin care se trece un şiret care se înnoadă pe ultima pagină a registrului;

3) se parafează prin lipirea şiretului de ultima foaie cu ajutorul unei bucăţi de hârtie;

4) se certifică prin înscrierea numărului de pagini sub parafă şi se confirmă prin semnătură şi ştampilă de către conducătorul bibliotecii şi reprezentantul subdiviziunii responsabile de evidenţa financiară a activităţii bibliotecii;

5) fiecărui registru de evidenţă i se atribuie un număr (cu cifre romane) şi se înregistrează într-un registru-opis organizat pe compartimente în dependenţă de categoriile documentelor.

102. Termenul de păstrare a documentelor de evidenţă tehnico-operativă şi alte acte emise în cadrul activităţii de gestionare a colecţiilor se stabileşte în nomenclatorul instituţiei, în conformitate cu Legea nr.880/1992 privind Fondul arhivistic al Republicii Moldova şi Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova, aprobat prin ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr.57/2016.

Registrele de evidenţă globală (sumară) şi registrele de evidenţă individuală a colecţiilor se păstrează permanent, până la lichidarea bibliotecii.