Приказ N 196 от 03.10.2022 oб утверждении Положения об управлении библиотечными фондами

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ

ПРИКАЗ

об утверждении Положения об управлении библиотечными фондами

№ 196  от  03.10.2022

 (в силу 09.01.2023) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 394-400 ст.1377 от 09.12.2022

* * *

ЗАРЕГИСТРИРОВАН:

Министерство юстиции

№ 1754 от 11 ноября 2022 г.

Министр______Серджиу ЛИТВИНЕНКО

На основании положений части (2) ст.34 Закона № 160/2017 о библиотеках (Официальный монитор Республики Молдова, 2017 г., № 301-315, ст.529),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение об управлении библиотечными фондами (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на господина Андрея КИСТОЛ, государственного секретаря.

3. Опубликовать настоящий приказ в Официальном мониторе Республики Молдова и на официальном веб-сайте Министерства культуры.

Утверждено

Приказом министра культуры

№ 196 от 03.10.2022

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕЧНЫМИ ФОНДАМИ

Глава I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение об управлении библиотечными фондами (далее – Положение) устанавливает правила поступления документов в ведение библиотеки, учета, инвентаризации, проверки, организации, выбытия документов из ведения, количественно-стоимостной оценки фондов, хранения документов по управлению библиотечными фондами.

Положение применяется ко всем публичным библиотекам Национальной библиотечной системы. Частные библиотеки применяют Положение в той мере, в которой оно не противоречит нормативной базе, регулирующей их деятельность.

2. Для целей настоящего Положения определяются следующие основные понятия:

приобретения – документы, пополнившие фонды библиотеки в результате покупки, подписки, пожертвований, межбиблиотечного обмена, передачи, поступления обязательного экземпляра, собственной издательской деятельности и цифрования;

основные фонды – фонды документов, предназначенные для хранения и/или выдачи во временное пользование на дом, ознакомления и выдачи во временное пользование в библиотеке, межбиблиотечного абонемента;

библиотечные фонды – совокупность документов библиотеки и информационных ресурсов, доступных на месте или на удалении и предоставляемых библиотекой пользователям;

учет фондов – совокупность процессов, обеспечивающих получение точных количественных и стоимостных данных о величине, составе и изменениях в фондах документов;

управление фондами – совокупность процессов, касающихся приема, учета, инвентаризации, организации, проверки и списания документов библиотеки;

партия документов – упорядоченная совокупность документов, приобретенных библиотекой, обычно объединенных на основе критерия происхождения, в соответствии с актом приема;

движение фондов – процессы приобретения и списания документов, отраженные в регистрах библиотеки;

инвентарный номер – уникальный номер, присваиваемый документу или группе документов в порядке их поступления в библиотечный фонд и заносимый в инвентарный реестр;

годовой комплект – набор номеров/выпусков серийного издания, образующих подборку за год;

название – документ, образующий единое целое под определенным заглавием, независимо от того, опубликован ли он как одна или несколько материальных единиц;

учетная единица фондов – единица для подсчета ценности, движения и оборота фондов;

переплетенная единица (подшивка) – комплект номеров серийных документов, сшитых, переплетенных или скрепленных в единое целое и принятых на учёт как одна единица фонда;

единица памяти – единица измерения объема данных и емкости памяти в байтах, килобайтах и т.д.;

единица хранения – физически изолированный документ или совокупность документов, объединенных под обложкой для удобства хранения и использования;

материальная единица – документ, который образует единое целое с материальной точки зрения, включая защитные элементы, которая может быть перемещена по отдельности.

Глава II

ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ БИБЛИОТЕКИ.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЕДИНИЦ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

3. Библиотечные фонды включают различные типы документов на физических или цифровых носителях. В зависимости от носителя информации и техники создания, документы библиотеки делятся на следующие виды:

1) рукописи – оригинальные рукописные или отпечатанные на пишущей машинке/набранные на компьютере документы;

2) инкунабулы – экземпляры книг, отпечатанные в первые годы внедрения книгопечатания (до 1500 года);

3) печатные документы, которые представляются в форме:

a) книги – документы, отпечатанные и сшитые путем сборки/переплета страниц в форме кодекса: монографии, энциклопедии, словари, научные трактаты, учебники, книги художественной литературы, творческие альбомы и т.д.;

b) серийные издания – документы, публикуемые последовательными выпусками, обычно в числовом или хронологическом порядке, на неопределенный срок, независимо от периодичности: газеты, журналы, продолжающиеся издания, ежегодники, календари, альманахи и т.д.;

c) документы печатной музыки – документы в виде листов или сборников, основным содержанием которых является представление музыки в виде печатных нот: партитуры, нотные записи;

d) графические документы – документы, в которых преобладают визуальные образы: оригинальные произведения или репродукции искусства, эстампы, гравюры, фотографии, плакаты, наброски, рисунки, иллюстрации, технические чертежи и т.д.;

e) картографические документы – условные, маломасштабные изображения конкретных или абстрактных явлений, которые могут быть определены в пространстве и времени: двух- или трехмерные карты, глобусы, планы, топографические модели, карты рельефа, аэрофотоснимки и т.д.;

f) нормативные документы – документы, содержащие определенные правила, нормы, касающиеся видов деятельности, продукции: стандарты, инструкции, метрологические нормы и т.д;

g) технические документы – документы, содержащие данные, чертежи, графики и различную информацию, относящуюся к оборудованию, установке, устройству, технологическому процессу: каталоги промышленного оборудования и продукции, технические предписания и т.д;

h) патентные документы – официальные документы, подтверждающие охрану изобретения лицензией, дополненной сопутствующей документацией: патентами на изобретения, патентными заявками, товарными знаками, промышленными образцами, полезными моделями;

i) непубликованные документы – документы, содержащие результаты научных, экспериментальных и технологических исследований, которые не созданы для широкой публики: научные отчеты, докторские диссертации, лиценциатские/магистерские работы, резюме диссертаций/авторефератов;

4) аудиовизуальные и мультимедийные документы – документы, в которых преобладает звук и/или изображения и которые требуют использования специального оборудования для прослушивания и/или просмотра: магнитные диски, магнитные ленты, виниловые пластинки, слайды, диафильмы, аудио/видеокассеты, CD/DVD диски с аудио/видеозаписями, фильмы, игры, интерактивные курсы и т.д.;

5) микроформы – документы, содержащие микроизображения, полученные методом микрофотографии и требующие увеличения изображения при использовании: микрофиши, микрофильмы;

6) электронные документы – единицы документального характера, записанные на электронных, магнитных, оптических или любых других носителях, предназначенных для использования на компьютере или посредством аналогичного процесса: компакт-диск (CD/DVD), жесткий диск, флэш-накопитель, электронное устройство для чтения; в зависимости от содержания, электронные документы могут быть: базы данных, цифровые документы, такие как электронные книги, электронные патенты, сетевые аудиовизуальные документы и другие документы в цифровом формате или электронные серийные издания;

7) документы Брайля – документы, содержащие информацию для слепых, напечатанные с использованием тактильной системы письма и чтения Брайля;

8) другие документы – листовки, плакаты, программы, переписка, филателистические произведения, записи актов гражданского состояния и учета населения и другие издания, представляющие историческую и документальную ценность, которые являются частью особых фондов, исторически сложившихся или переданных в дар библиотеке.

4. Не являются предметом библиотечных фондов:

1) документы, не имеющие информационной ценности – типовые формуляры, реестры, квитанции, платежные документы, записи актов гражданского состояния и учета населения и другие специальные документы, режим хранения которых отличается от режима хранения, указанного в подпункте 8) пункта 3;

2) документы служебного назначения, являющиеся рабочим инструментом для персонала библиотеки – управленческая и производственная документация, продукты программного обеспечения, в том числе авторизованные программы для компьютеров, базы данных, используемые в служебных целях, и т.д.;

3) материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других вспомогательных работ, не связанных с приобретением для библиотечного фонда;

4) рекламные издания, используемые для информирования пользователей.

5. В зависимости от срока хранения/использования документы разделяются на:

1) документы с постоянным/неограниченным сроком хранения – документы, отвечающие критериям уникальности, редкости, те, которые являются частью национального документального наследия, в том числе из фонда обязательного экземпляра;

2) документы с длительным сроком хранения – документы, продолжительность использования которых определяется их информационной ценностью, степенью износа или запросами пользователей;

3) документы с коротким/временным сроком хранения – документы с определенным сроком годности, обычно от 1 до 5 лет, включая учебники, серийные издания и другие документы, содержащие информацию временного значения;

4) документы, находящиеся на временном хранении – документы, предназначенные для обмена или перераспределения в другие библиотеки/учреждения.

6. Все документы, являющиеся частью библиотечного фонда, подлежат учету, образуя собой единицы учета.

Основными единицами учета документов библиотеки являются материальная единица (мат. ед.) и название.

Дополнительными единицами учета являются: погонный метр полки, единица хранения и единицы памяти (для электронных документов).

7. Учет книг осуществляется в следующем порядке:

1) Как материальная единица учитываются:

a) каждое отдельное издание (книга, брошюра);

b) каждый том с или без отдельного заглавия в многотомном издании;

c) каждая из брошюр, изданных в папке/обложке/манжете, соединяющих их вместе;

d) каждая книга, брошюра, включенная в нумерованную или ненумерованную серию;

e) приложения к книгам и брошюрам, которые издаются отдельно и имеют самостоятельное значение.

2) Учет названий осуществляется с учетом следующих аспектов:

a) каждое отдельное издание с отдельным индивидуальным заглавием рассматривается как одно название;

b) повторное издание учитывается как новое название, если оно пересмотрено и/или дополнено и имеет отдельный код ISBN (перепечатки, представляющие собой новый тираж уже опубликованного и имеющегося в фондах библиотеки издания, не подлежат учету как названия);

c) переводы считаются новыми названиями;

d) брошюры с отдельными заглавиями, выпущенные в папке/под обложкой/манжетой, объединяющих их, рассматриваются как отдельные названия;

e) непереплетенные печатные документы, изданные в одной обложке/папке, рассматриваются как одно название;

f) тома многотомного издания, имеющие индивидуальные заглавия, рассматриваются каждый как одно название;

g) приложение к книге/брошюре, изданное отдельно под индивидуальным заглавием и имеющее самостоятельное значение, рассматривается как отдельное название.

8. Учет серийных изданий ведется следующим образом:

1) Материальной единицей считается номер, выпуск, изданный отдельно, а также комплект номеров, выпусков, скрепленных в единый блок (том). В случае журналов и газет, материальная единица устанавливается по объединению в том, в соответствии с количеством страниц и периодичностью:

a) в случае журналов объемом 100 страниц и более каждый отдельный номер рассматривается как один том/одна материальная единица;

b) в случае журналов объемом менее 100 страниц, которые могут быть переплетены в годовые или полугодовые комплекты (в зависимости от количества страниц и удобства использования), каждый переплетенный комплект (том) учитывается как одна материальная единица;

c) в случае еженедельных и выходящих дважды в месяц изданий, которые могут быть переплетены в ежеквартальные комплекты, ежеквартальный комплект учитывается как один том/одна материальная единица;

d) в случае еженедельных газет, ежеквартальный комплект учитывается как один том/одна материальная единица;

c) в случае ежедневных газет, ежеквартальный комплект учитывается как один том/одна материальная единица;

f) для каждого наименования серийного издания, способ составления тома устанавливается в момент приобретения издания и не меняется, даже если количество страниц отличается от одного выпуска к другому;

g) неполные комплекты учитываются в соответствии с правилами объединения в том;

h) непереплетенные комплекты учитываются как переплетенные.

2) Учет серийных изданий по названиям ведется следующим образом:

a) названием считается совокупность номеров, выпусков, объединенных под отдельным заглавием;

b) название издания принимается на учет только один раз, в момент внесения в библиотечный фонд, а не каждый раз при оформлении годовой подписки;

c) если заглавие серийного издания меняется со временем, то оно считается новым названием, если изменение сделано в пределах первых пяти слов заглавия;

d) каждая серия серийного издания, имеющая свое индивидуальное заглавие и нумерацию, учитывается как отдельное название;

3) приложения к журналам и газетам, которые выходят самостоятельно, имея индивидуальное заглавие и нумерацию, учитываются как отдельные названия и материальные единицы.

9. Учет графических документов ведется следующим образом:

1) графические документы, объединенные в досье или редакционную папку (обложка, манжета), рассматриваются как одна материальная единица и одно название;

2) каждый документ, входящий в серию графических документов, не объединенных в редакционную папку (под обложкой, в манжете), учитывается отдельно как одна материальная единица и одно название.

10. Учет картографических документов ведется следующим образом:

1) атласы, состоящие из отдельно пронумерованных или датированных изданий, учитываются отдельно как одна материальная единица и одно название;

2) каждое издание карт или атласов, изданных в серии, учитывается как одна материальная единица и одно название;

3) карта, изданная на нескольких листах, объединенных под одним заглавием, учитывается как одна материальная единица и одно название;

4) картографическое издание в нескольких томах, объединенных под одним заглавием, учитывается как одно название и несколько материальных единиц;

5) картографические приложения учитываются в комплекте с основным документом.

11. Учет документов печатной музыки ведется следующим образом:

1) документы печатной музыки, включающие партитуру и партии инструментов (нотные записи), учитываются как одна единая материальная единица и как одно название;

2) партии инструментов (нотные записи), взятые из партитуры и объединенные в редакционной папке, учитываются как одна материальная единица и одно название.

12. Учет технических и техническо-нормативных документов ведется следующим образом:

1) как одна единая материальная единица и одно единое название учитываются документы, выпущенные под общей обложкой/в общей папке, на которой указывается общая цена, содержание всего издания, выходные данные.

2) как отдельная материальная единица и отдельное название учитываются документы, представленные на отдельных листах, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, даже если они объединены под одной обложкой или в папке (например, патенты на изобретения).

13. Учет неопубликованных документов ведется следующим образом:

1) как одна материальная единица и одно название учитываются депонированные научные работы и сопроводительные документы, неопубликованные документы, подшитые или хранящиеся в досье/папке;

2) для проектной документации единицей учета является чертеж/эскиз или полный комплект проектной документации, относящейся к одному объекту.

14. Издание факсимиле учитывается как оригинальный документ.

15. Учет аудиовизуальных документов ведется следующим образом:

1) аудиовизуальный документ, выпущенный на отдельном носителе и имеющий значимое заглавие, учитывается как одна материальная единица и одно название;

2) комплект аудиовизуальных документов, не имеющих отдельных значимых заглавий, будучи объединенными под общим заглавием, учитывается как одно название и несколько материальных единиц;

3) магнитная фонограмма, записанная на одной кассете или бобине, учитывается как одно название и одна материальная единица;

4) магнитная фонограмма, записанная на нескольких кассетах или бобинах, объединенных общим заглавием, учитывается как одно название и несколько материальных единиц;

5) аудиовизуальный документ, который прилагается к другому изданию, но имеет самостоятельные функции и может использоваться отдельно от основного издания, может быть учтено как отдельная материальная единица и как отдельное название если приложение имеет индивидуальное заглавие.

16. Учет микроформ осуществляется в следующем порядке:

1) каждый микрофильм, микрофиша рассматриваются как одна материальная единица и одно название;

2) если одно оригинальное произведение зафиксировано на нескольких микрофишах, все они рассматриваются как одна материальная единица и одно название.

Глава III

ПОСТУПЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДЕНИЕ БИБЛИОТЕКИ

Раздел 1

Приём приобретенных документов

17. Все документы, приобретенные библиотекой путём покупки, подписки, передачи, межбиблиотечного обмена, дарения, поступления обязательного экземпляра, собственной издательской деятельности и цифрования, подлежат следующим процессам приёма в ведение библиотеки:

1) приём документов

2) регистрация документов в учетных реестрах;

3) техническая и библиотековедческая обработка документов.

18. Приём документов осуществляется на основе следующих первичных документов:

1) накладная или акт приёма-передачи – в случае покупки у юридических лиц;

2) акт о закупке товаров – в случае покупки у физических лиц;

3) накладная или аст приёма-передачи документов согласно образцу, представленному в Приложении № 1 – в случае получения/обмена/передачи на безвозмездной основе от бюджетных органов/учреждений;

4) акт о приёме документов взамен утерянных, согласно образцу, представленному в Приложении № 2 – в случае получения документов от пользователей в соответствии с Реестром документов, полученных взамен утерянных, согласно образцу, представленному в Приложении № 3;

5) Реестр документов, полученных от пользователей взамен утерянных.

19. На документы, полученные без сопроводительного документа, персонал, ответственный за получение документов, составляет акт о приёме, в котором фиксируются источник поступления, количество и цена документов, согласно образцу, представленному в Приложении № 4.

20. На документы, полученные в результате собственной деятельности библиотек (библиографические и документальные исследования, тематические сборники, серийные издания и т.д.), составляются акты о о приёме, как и в случае, указанном в пункте 19.

21. При приёме документов в библиотеке персонал, ответственный за приём документов, проверяет правильность оформления сопроводительных документов, физическую целостность пакетов, соответствие сопроводительного документа содержанию партии документов (авторы, названия, количество экземпляров, цена), физическую целостность, информационную и научную ценность документов.

22. Ошибки/несоответствия в количестве, стоимости или содержании между сопроводительным документом и партией документов, а также обнаружение поврежденных томов или томов с типографическими дефектами регистрируются в протоколе согласно образцу, представленному в Приложении № 5. Протокол составляется в двух экземплярах, один из которых передается поставщику/отправителю вместе с запросом об устранении выявленных несоответствий, а второй экземпляр остается в библиотеке в качестве обосновывающего документа.

23. Процедура, предусмотренная в пункте 22, применяется также к серийным изданиям, если в результате предварительного учета обнаружены определенные расхождения в отношении периодичности поступлений, количества полученных экземпляров, отсутствия определенных наименований, номеров, выпусков и т.д.

24. Если цена полученных документов не указана в сопроводительном документе и/или на документе или указана в валюте, отличной от национальной валюты, персонал, ответственные за приобретение документов, должны оценить документы в соответствии со следующими правилами:

1) цена документа определяется относительно его рыночной цены или цены других документов, аналогичных по информационной и материальной ценности (качество/актуальность информации, тип носителя, количество страниц, способ скрепления и переплета, качество бумаги, количество и качество иллюстраций);

2) в случае изданий, цена которых указана в другой валюте, эквивалент в национальной валюте (MDL) устанавливается по официальному курсу; если цена в леях не соответствует информационной и материальной ценности документа, оценщик вправе ее скорректировать;

3) в случае документов/комплектов, состоящих более чем из одного тома, цена каждого отдельного тома вычитается путем деления общей цены на количество томов;

4) если приложение к документу учитывается отдельно, цена вычитается следующим образом: 80% от общей стоимости составляет цена основного документа и 20% – цена приложения;

5) цена на редкие книги, документы наследия, библиофильские издания и другие издания, отличающиеся особым содержанием и художественно-полиграфическим исполнением, определяется оценочной комиссией в составе не менее 3 человек (представитель руководства библиотеки или органа/учреждения, под чьим управлением находится библиотека, представитель подразделения, ответственного за финансовый учет деятельности библиотеки, библиотекарь, ответственный за приобретение документов); при необходимости комиссия может обратиться к профильному эксперту;

6) цена, определенная в соответствии с пунктами 1) – 5), указывается в квадратных скобках в акте приема-передачи, на обложке документа, в реестрах и в других записях, относящихся к документу.

25. Штемпелирование приобретенных документах свидетельствует об их поступлении в ведение библиотеки и служит для идентификации их принадлежности.

26. На каждом приобретенном документе проставляется специальный штемпель с точным названием библиотеки в соответствии со следующими правилами:

1) книги и брошюры: штемпель проставляется на титульном листе или на обороте, или на 2-й обложке, если титульный лист отсутствует, и на 17-й странице и/или на последней пронумерованной странице в середине пустого пространства внизу страницы;

2) серийные издания: штемпель проставляется на первой странице каждого номера, выпуска, внизу страницы, под текстом; на серийных изданиях объемом 100 и более страниц штемпель проставляется так же, как и на книгах;

3) аудиовизуальные и электронные документы на физических носителях: штемпель проставляется на этикетке и суперобложке диска, бланке магнитной ленты и ее коробке, кассете и этикетке кассеты, упаковке слайда, упаковке микрофильма, упаковке CD диска, упаковке DVD диска;

4) иллюстрации, фотографии, сложенные листы, рисунки на отдельных листах, карты, схемы, репродукции: штемпель проставляется на каждой по отдельности, на оборотной стороне, в правом нижнем углу, под текстом;

5) категорически запрещается закрытие штемпелем какой-либо значимой надписи или изображения; если указанная часть страницы занята текстом, рисунком или фотографией, штемпель должен быть проставлен на любую другую свободную поверхность;

6) по желанию, могут проставляться и штемпеля других типов (например, для указания происхождения, местонахождения документов, наименования особых фондов), в соответствии с правилами, изложенными в подпунктах 1) – 5).

Раздел 2

Учет документов библиотеки

27. Учет библиотечных фондов – это процесс регистрации количественных (количество материальных единиц, названий) и стоимостных (цена документов), суммарных (комплекты, партии) и индивидуальных (единица за единицей, название за названием) данных, предоставляющих информацию о величине, стоимости, структуре и движении фондов.

28. Учет библиотечных фондов предусматривает:

1) правильное хранение, идентификацию и управление документами;

2) установление в любое время объема и стоимости библиотечных фондов;

3) отслеживание регулярности приобретения документов по источникам поступления и списаний в зависимости от причин;

4) получение данных, необходимых для разработки политик развития фондов;

5) заполнение институциональной и национальной статистики;

6) содействие проверке фондов.

29. Учет фондов проводится в соответствии со следующими основными принципами:

1) полнота и достоверность статистических и бухгалтерских данных;

2) точность и объективность информации;

3) использование стандартизированных единиц учета;

4) совместимость методов и форм учета, их достоверность при использовании традиционных и автоматизированных методов учета;

5) соответствие между показателями учета фондов и аналогичными показателями библиотечной статистики;

6) непрерывность учета фондов.

30. В публичных библиотеках применяется единая система учета, мониторинга и контроля библиотечных фондов, которая включает в себя технико-оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

31. Объектом технико-оперативного учета является регистрация данных, касающихся приобретения и списания документов, структуры и ценности фондов, и включает следующие формы учета:

1) суммарный (первичный) учет – накапливает и отражает данные о движении фондов, источниках поступления, количестве, стоимости, тематической, типологической и лингвистической структуре фондов и осуществляется путем регистрации партий документов в Реестре движения фондов (далее – РДФ), согласно образцу, представленному в Приложении № 6;

2) индивидуальный учет – предполагает регистрацию документов на физических носителях в Инвентарном реестре (далее – ИР) и присвоение уникального идентификационного номера, называемого инвентарным номером, каждому зарегистрированному тому/экземпляру, согласно образцу, представленному в Приложении № 7;

3) предварительный учет – относится к регистрации серийных изданий, до их объединения в тома, на Карточках предварительного учета, согласно образцу, представленному в Приложении № 8.

32. Бухгалтерский учет отражает стоимость и движение библиотечных фондов в денежном выражении. Он осуществляется подразделением, ответственным за финансовый учет деятельности библиотеки, в соответствии с Планом счетов бюджетного учета и Методологическими нормами организации бухгалтерского учета и финансовой отчетности в бюджетной системе.

33. Предметом статистического учета является сбор, обработка и анализ данных технико-оперативного и бухгалтерского учета по развитию библиотечных фондов, отражением их в формуляре "Годовое статистическое исследование № 6-с. Деятельность библиотек", в соответствии с требованиями, установленными Национальным бюро статистики.

34. Все документы, являющиеся частью библиотечных фондов, независимо от их вида и срока хранения, подлежат суммарному учету в РДФ, при поступлении/выбытии в/из ведения библиотеки.

35. Подлежат индивидуальному учету в ИР с присвоением инвентарного номера:

1) документы с постоянным/неограниченным сроком хранения и использования, в том числе документы, являющиеся частью национального культурного наследия, фонда обязательного экземпляра и специальных фондов;

2) документы с длительным сроком хранения (более 5 лет) в основных фондах библиотеки.

36. Не подлежат индивидуальному учету в ИР:

1) документы с коротким сроком хранения (обычно от 1 до 5 лет), содержащие информацию временного значения;

2) документы временного хранения в обменных/резервных фондах и другие документы, которые не являются частью основного фонда библиотеки;

3) серийные издания, за исключением изданий, находящихся в фонде обязательного экземпляра и изданий в основном фонде, которые хранятся более 5 лет (на усмотрение библиотеки).

37. Библиотека заполняет единый РДФ и ИР для всех типов документов на физических носителях. В зависимости от особенностей структуры и организации фондов, библиотека может вносить определенные изменения в порядок ведения учета, но которые не должны противоречить настоящему Положению и влиять на точность и полноту данных (например, может включать в документы учета дополнительные показатели в дополнение к обязательным, вести отдельные ИР для определенных типов документов или отдельные РДФ для отдельных подразделений библиотеки и т.д.).

38. В отношении реестров для суммарного и индивидуального учета действуют требования, предъявляемые к документам особого режима, и любые изменения внесенных данных производятся в соответствии с правилами, установленными для бухгалтерских документов (записи делаются чернилами (ручкой), разборчиво, аккуратно, не допуская помарок, пропусков; неправильные записи зачеркиваются горизонтальной чертой, а исправление заверяется в разделе "Примечания" разборчивой подписью библиотекаря).

Переписывание инвентарных реестров или переинвентаризация фондов допускается только в исключительных случаях (например, утрата или повышенный износ/уничтожение реестров в результате природных/технических катастроф) и только с разрешения органа, под чьим управлением находится библиотека.

39. Учет фондов может вестись на типовых бланках или в электронном формате (Word, Excel), а также в автоматизированном порядке в генерируемых системой реестрах. Записи о поступлениях/выбытиях, осуществляемые в автоматизированной системе, ведутся таким же образом, как и при ручном учете, а соответствующие документы (акты, протоколы и т.д.) хранят в отдельном досье.

Через определенные промежутки времени или при определенном объеме накопленных данных, учет в автоматизированной системе переносится на бумагу, переплетается в книгу, на нем проставляется печать и подписывается руководителем библиотеки и представителем подразделения, ответственного за финансовый учет деятельности библиотеки.

Как традиционные формуляры, так и автоматизированные реестрах должны предоставлять обязательные данные для заполнения формы "Годовое статистическое исследование № 6-c. Деятельность библиотек" и, по желанию, другие запрашиваемые данные в зависимости от специфики библиотеки.

40. Ответственность за точность учета библиотечного фонда возлагается на специализированную службу библиотеки или на сотрудников, несущих ответственность в соответствии с должностной инструкцией.

41. Контроль за соблюдением правил и требований учета библиотечного фонда является обязанностью руководителя библиотеки или государственного органа/учреждения, под управлением которого находится библиотека.

Раздел 3

Учет приобретенных документов

42. Регистрация/внесение приобретенных документов в реестры учета библиотеки осуществляется с целью их учета и хранения как материальных ценностей, организации их в единую систему и введения в оборот в соответствии с правилами библиотеки.

43. Суммарный (первичный) учет приобретенных документов включает следующие процессы:

1) группировка документов в партии;

2) сбор данных суммарного учета;

3) регистрация данных в РДФ.

44. Группировка документов в партии осуществляется на основе происхождения и акта приема: ведомость, счет-фактура, акт приема-передачи и т.д. Партия, включающая очень большое количество документов, может быть разделена на несколько меньших партий; небольшие партии с одним и тем же происхождением, из одного или разных источников (например, пожертвования от разных авторов) могут быть объединены в одну партию.

45. Сбор данных суммарного учета относится к идентификации (путем подсчета/вычисления/деления) данных, зарегистрированных в РДФ по каждой отдельной партии, относительно:

1) происхождения (способа/источника приобретения документов): покупка, подписка, поступление обязательного экземпляра, дарение, передача, национальный и международный межбиблиотечный обмен, издательская деятельность библиотеки, цифрование, приобретение лицензий и т.д.;

2) количества документов в партии (общее количество материальных единиц/мат. ед., общее количество приобретенных новых названий);

3) стоимость документов (общая стоимость документов в партии, стоимость документов, прошедших инвентаризацию);

4) количественное распределение документов по типам: книги (мат. ед., названия), серийные издания (мат. ед., названия), документы печатной музыки, графические документы, аудиовизуальные документы, электронные документы на физических носителях, прочие документы (мат. ед.);

5) количественное распределение (мат. ед.) документов по отраслям знания, в соответствии с Универсальной десятичной классификацией (далее – УДК);

6) количественное распределение (мат. ед.) документов по языкам: государственный язык (румынский), языки национальных меньшинств (русский, гагаузский, украинский, болгарский и т.д.), иностранные языки (английский, французский, немецкий и т.д.);

7) количественное распределение документов по назначению: a) документы, предназначенные для укомплектования основных фондов библиотеки, из которых подлежат инвентаризации (количество, стоимость), b) документы, предназначенные для укомплектования обменного/резервного фонда (количество, стоимость).

46. Регистрация приобретенных документов в РДФ, часть I Приобретения осуществляется в порядке их поступления в библиотеку с соблюдением следующих основных правил:

1) приобретенные документы (кроме журналов и газет) регистрируются в РДФ в момент их поступления в библиотеку; газеты и журналы регистрируются ежегодно, раз в полгода или ежеквартально, в зависимости от периодичности их объединения в тома на основании данных из карточек предварительного учета;

2) нумерация зарегистрированных партий начинается с номера 1 (один) каждый год;

3) вся партия документов, поступивших в библиотеку на основе одного сопроводительного документа, регистрируется на одной строке и ей присваивается единый порядковый номер в РДФ; если партия с большим количеством документов разделена на более мелкие партии, каждой партии присваивается отдельный порядковый номер; порядковый номер, под которым партия зарегистрирована в РДФ, также вносятся в сопроводительный документ;

4) для каждой зарегистрированной партии указываются: порядковый номер, дата регистрации, происхождение (способ приобретения), название, номер и дата сопроводительного документа, общее количество и общая стоимость приобретенных документов, количество и стоимость документов, предназначенных для обменного/резервного фонда и для основного фонда, диапазон инвентарных номеров, присвоенных документам, подлежащим инвентаризации, распределение материальных единиц по типам документов, отраслям знания и языкам, а также другие данные, по мере необходимости;

5) между двумя записями не допускаются незаполненные строки;

6) количественное и стоимостное подведение итогов приобретений производится в конце года (опционально – в конце квартала, полугодия, в зависимости от периодичности отчетности) путем подведения черты под последней записью в РДФ, часть I, и заполнения итогов на следующей строке в каждой колонке.

47. Индивидуальный учет включает в себя процесс регистрации всех приобретенных документов в ИР. Каждый документ (материальная единица) представлен в ИР посредством: инвентарного номера (порядковый номер, под которым документ внесен в ИР), основными библиографическими данными (автор, заглавие, место и год издания, полочный индекс), материальной ценностью (цена каждого документа/материальной единицы), ссылкой на записи в РДФ, касающиеся приобретения и списания документа.

48. Присвоенный инвентарный номер указывается на документе, на каталожной карточке, топографической карточке, на ведомости протокола о списании и других записях, относящихся к соответствующему документу. Инвентарный номер остается неизменным на протяжении всего времени существования документа в фонде. Инвентарные номера документов, которые были списаны, не могут быть присвоены другим документам.

49. Документы регистрируются в ИР в хронологическом порядке, в котором они поступили в библиотеку, в соответствии со следующими правилами:

1) нумерация записей начинается с цифры 1 (один) и продолжается из года в год, от реестра к реестру;

2) год инвентаризации указывается в верхней левой части каждой страницы; число и месяц инвентаризации партии указываются только при регистрации первого тома партии, впоследствии используется знак кавычек (–"–)

3) в разделе "Автор и заглавие":

a) имя и фамилия автора разделяются запятой; в случае изданий с двумя или тремя авторами пишутся только имя и фамилия первого автора с последующей аббревиатурой и др. (и другие), а в случае изданий с четырьмя и более авторами, публикаций без автора или с коллективным автором – только заглавие;

b) заглавие пишется полностью на одной строке в том виде, в котором оно приведено на титульном листе или на обложке; длинное заглавие может быть сокращено путем пропуска слов с использованием знака пропуска (...);

c) в случае документов в нескольких томах, объединенных под общим заглавием, инвентаризация каждого тома проводится отдельно с указанием, после заглавия, аббревиатуры том. и номера тома; если тома одного и того же документа имеют отдельные заглавия, то после номера каждого тома следует его заглавие;

d) в случае документов в нескольких экземплярах, автор и заглавие пишутся только для первого экземпляра, повторение этих данных для остальных экземпляров заменяется знаком кавычек (–"–); в случае произведений в нескольких томах, но с одинаковым наименованием, в соответствующем разделе повторяется только номер каждого тома;

4) в разделах "Место издания" и "Год издания":

a) название города пишется полностью (например, Кишинэу, Букурешть);

b) место и год издания не заменяются кавычками, даже если они повторяются в последующих строках;

c) если год и место публикации не могут быть идентифицированы, то пишется: б.г. (без года), б.м. (без места);

5) автор, заглавие и место издания пишутся на том языке и тем алфавитом, на котором напечатан документ; для документов на румынском языке, напечатанных кириллицей, стандартная транслитерация кириллических славянских символов не применяется, а фонетическая транскрипция производится в соответствии с произношением румынского языка;

6) если титульный лист не содержит всех данных, необходимых для заполнения вышеупомянутых разделов, они выявляются в других частях документа (обложка, предисловие, послесловие); данные, выявленные из других источников, кроме титульного листа, записываются в квадратных скобках;

7) цена указывается для каждого инвентаризируемого документа без использования кавычек, даже если инвентаризацию проходят несколько экземпляров одного и того же документа по одной и той же цене; цена должна быть указана в соответствии с сопроводительным документом, а в случае, указанном в пункте 24, она должна быть написана в квадратных скобках;

8) ошибки инвентаризации исправляются следующим образом:

a) если пропущен один или несколько инвентарных номеров и когда ошибка была замечена сразу, неправильный номер зачеркивается горизонтальной красной линией, а над ним пишется правильный номер (так же исправляются неправильные номера, написанные на документах);

b) если ошибка обнаруживается не сразу, инвентаризация продолжается, игнорируя ошибку, чтобы не вносить слишком много исправлений в реестр и в документы;

c) если некоторые инвентарные номера повторяются, то все дублирующиеся номера должны быть помечены знаком bis как в реестре, так и на документе;

d) в случаях, указанных в пунктах a) и c), в разделе "Примечания" должна быть сделана следующая запись: "Исправлено... (фамилия библиотекаря)".

50. Учет документов, указанных в пункте 36, осуществляется на Карточке индивидуального учета, в которую вносятся основные библиографические данные, с помощью которых идентифицируется данный документ (автор, заглавие, место, год издания, цена, классификационный индекс, тип документа), а также упоминание б.н. (без инвентарного номера). Карточки индивидуального учета хранятся в алфавитном порядке в отдельной папке.

51. Учет серийных изданий (журналов и газет) ведется следующим образом:

1) предварительный учет, вплоть до объединения их в материальных единицах (томах), осуществляется на Карточке предварительного учета – журналы и Карточке предварительного учета – газеты:

a) Карточка предварительного учета заполняется для каждого наименования газеты или журнала, включая следующие данные: заголовок, подзаголовок, место и год издания, учредитель/издатель, периодичность, период и стоимость подписки;

b) если библиотека имеет две или более подписки на одно и то же издание, каждая подписка регистрируется на отдельной карточке;

c) получение газеты или журнала фиксируется путем проставления галочки в поле, соответствующем дате выпуска каждого номера газеты или месяцу выпуска каждого номера журнала;

2) ежегодный учет осуществляется с момента объединения серийных изданий в единицы учета (тома), путем внесения следующих данных в карточку соответствующего издания:

a) общие данные (название, периодичность, способ объединения в тома, срок хранения, раздел УДК и т.д.);

b) данные, относящиеся к годовому комплекту (календарный год, издательский год, наличие номеров, состояние годового комплекта (переплетенный/непереплетенный, количество томов, другая информация);

3) карточки учета серийных изданий хранятся в картотеках, в алфавитном порядке заглавий;

4) после объединения в материальные единицы (квартальные, полугодовые или годовые подшивки/тома), оформляется акт приема, на основании которого серийные издания регистрируются в РДФ и, при необходимости, в ИР.

Раздел 4

Учет электронных документов

52. Все электронные документы, к которым библиотека предоставляет доступ, подлежат учету, за исключением документов для внутреннего пользования, документов, используемых программистами в качестве инструментов для установки программного обеспечения, приложений и т.п.

Учет электронных документов ведется отдельно в соответствии с носителем, режимом хранения и доступа, другими специфическими характеристиками:

a) электронные документы, записанные на физических/съемных носителях;

b) электронные документы, установленные на автономных рабочих станциях (компьютерах) библиотеки (инсталлированные локальные документы);

c) электронные документы, хранящиеся на сервере библиотеки и доступные через локальную или внешнюю сеть (сетевые локальные документы);

d) электронные документы, расположенные на внешних технических носителях, к которым библиотека имеет удаленный доступ (через информационно-коммуникационные сети) на основании договора, лицензионного соглашения с производителем (сетевые удаленные документы).

53. Электронные документы на физических/съемных носителях (компакт-диск (CD/DVD, обычно не перезаписываемый), внешний жесткий диск, флэш-накопитель, электронная книга и другие съемные носители) считаются документами с длительным сроком хранения и подлежат учету в материальных единицах и названиях:

1) как одна материальная единица считается:

a) каждый CD/DVD с цельным документальным содержанием, выпущенный отдельно под отдельным заглавием;

b) каждый CD/DVD в наборе CD/DVD, выпущенных под общим заглавием;

2) как одно название учитываются:

a) каждый CD/DVD с цельным документальным содержанием, выпущенный под отдельным заглавием;

b) каждый CD/DVD, включенный в нумерованную или ненумерованную серию;

c) набор CD/DVD-дисков, объединенных под общим заглавием;

3) CD/DVD, приложенный к печатному документу, учитывается как отдельная материальная единица и как отдельное заглавие только в том случае, если он имеет самостоятельное значение (индивидуальное заглавие, отдельный ISBN, автономная содержательная ценность и т.д.) и может быть использован независимо/отдельно от печатного документа;

4) носитель в форме электронной книги (е-ридер) с документальным содержанием учитывается как одна материальная единица и одно название; кроме того, с целью учета содержания каждая электронная книга с самостоятельным содержанием и заглавием, хранящаяся на устройстве е-ридер, может учитываться как один экземпляр и одно название.

54. Электронные документы на физических/съемных носителях подлежат суммарному учету в РДФ и индивидуальному учету в ИР с присвоением инвентарного номера каждой единице/носителю.

55. Поступление и регистрация электронных документов на физических носителях осуществляется на основании сопроводительных документов (счет-фактура, акт приема-передачи, акт приема документов без сопроводительного документа и т.д.).

Исключение из фонда электронных документов на физических носителях производится в следующих ситуациях: физический износ (порча носителя, несовместимость программного обеспечения), моральный износ (устаревание контента), потеря/невозврат пользователями, передача в другие библиотеки/учреждения.

56. Перезапись документального содержания на другой съемный носитель в том же формате, с уничтожением оригинального съемного носителя, считается подменой/миграцией и не требует дополнительной обработки в связи с приобретением или списанием.

57. Документы, установленные на автономных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные локальные документы), и документы, хранящиеся на сервере библиотеки и доступные в локальной или внешней сети (сетевые локальные документы), считаются документами с длительным сроком хранения и принимаются на учет следующим образом:

1) как одно название и один экземпляр учитываются:

a) база данных с описательными/библиографическими записями или с текстовым или мультимедийным документальным содержанием, которая имеет единый интерфейс и программу для извлечения и использования данных;

(b) отдельный цифровой документ (например, электронная книга и др.), с целостным содержанием, представленным в определенном цифровом формате (.epub, .pdf, .xps, .jpg, .rtf, .wmv и т.д.) и с отдельным индивидуальным заглавием, который не является частью базы данных;

2) серийное издание в цифровом формате рассматривается как одно название, а каждый номер/выпуск – как один экземпляр;

3) документы, являющиеся частью локальных баз данных, учитываются суммарно/ в соответствии с количеством;

4) различные форматы одной и той же единицы содержания учитываются как отдельные наименования и экземпляры;

5) дополненный и/или обновленный электронный документ рассматривается как одно и то же название и один и тот же экземпляр.

58. Инсталлированные локальные документы и сетевые локальные документы могут включать как документы, созданные в цифровом формате или оцифрованные библиотекой, так и документы в цифровом формате, приобретенные путем покупки или дарения как часть электронного фонда.

Бесплатные ресурсы/находящиеся в открытом доступе в Интернете, загруженные/сохраненные в виде файла на компьютере библиотеки, рассматриваются и принимаются на учет как локальные электронные документы, если они были включены в поисковые системы библиотеки.

59. Инсталлированные локальные документы и сетевые локальные документы подлежат суммарному учету в Реестре суммарного учета локальных электронных документов согласно образцу, представленному в Приложении № 9, а также индивидуальному учету в Реестре индивидуального учета локальных баз данных (базы данных, установленные на автономных станциях или хранящиеся на сервере и доступные в сети) согласно образцу, представленному в Приложении № 10, и в Реестре индивидуального учета локальных цифровых документов и серийных электронных изданий (отдельные документы, установленные на автономных станциях или доступные в сети) согласно образцу, представленному в Приложении № 11.

60. Локальные электронные документы могут быть списаны по следующим причинам: морально устаревшие (устаревание содержания), потеря по техническим причинам (компьютерные вирусы, атаки вредоносных программ или случайное удаление данных), потеря в результате природных/техногенных катастроф.

61. Электронные документы, расположенные на внешних технических носителях, к которым библиотека имеет удаленный доступ на основании договора, лицензионного соглашения с производителем (сетевые удаленные документы) считаются документами с ограниченным сроком доступа и принимаются на учет в следующем порядке:

1) каждая база данных с описательными/библиографическими записями, с текстовым или мультимедийным документальным содержанием, доступ к которой осуществляется через единый интерфейс, учитывается как один экземпляр и одно название;

2) Лицензионные базы данных, которые имеют единый интерфейс доступа, учитываются по отдельности;

3) документы, являющиеся частью удаленных баз данных, учитываются суммарно/в соответствии с количеством;

4) для списания удаленных электронных документов не издается особый акт, доказательством списания является истечение срока действия договора или лицензионного соглашения.

62. Доступные удаленно электронные документы подлежат суммарному учету в Реестре суммарного учета удаленных баз данных согласно образцу, представленному в Приложении № 12, и индивидуальному учету в Реестре индивидуального учета удаленных баз данных согласно образцу, представленному в Приложении 13.

Раздел 5

Техническая и библиотековедческая обработка документов

63. Документы, поступившие в фонды библиотеки, подвергаются обработке с целью их последующей организации и передачи в общественное пользование:

1) Нанесение бумажной этикетки осуществляется путем наклеивания на документ самоклеящейся этикетки, на которой пишется полочный индекс. Этикетка наносится на обложку документа в левом верхнем углу или на корешок документа, по возможности избегая закрытия значимых надписей и изображений.

2) Нанесение штрих-кодов, защитных этикеток или магнитных полос осуществляется в библиотеках, оборудованных электронными средствами обнаружения для контроля за обращением или выносом документов из помещения библиотеки. Штрих-код наносится на титульный лист, его оборотную сторону или 3 обложку документа; защитные этикетки или магнитные полосы наклеиваются на "скрытую" страницу, чтобы их было трудно обнаружить и отклеить/открепить.

3) Заполнение формуляра документа, который используется для контроля за выдачей во временное пользование на дом, заполняется путем указания полочного индекса, инвентарного номера, автора, заглавия, года издания, цены. Формуляр хранится в документе, к которому он относится, в карманчике, обычно приклеенном ко второй обложке документа.

4) Каталогизация документов – это процесс, в ходе которого осуществляется:

a) библиографическое описание документов в соответствии с правилами Международного стандартного библиографического описания (ISBD / International Standard Bibliographic Description) и упорядочение библиографических записей по определенным критериям (заголовки, классификационные индексы) с целью организации каталогов (алфавитный, общий алфавитный, систематический, другие);

b) библиографические записи документов в автоматизированной системе, содержащие библиографическое описание в соответствии с правилами ISBD, авторизованные точки доступа и идентификационные коды, относящиеся к автоматизированной системе.

5) Классификация и индексирование документов предполагает определение отрасли знания или темы, характеризующих содержание документа, и его выражение в виде индексов УДК и предметных рубрик. Индекс УДК указывается на титульном листе документа, на карточке традиционного каталога, в записи электронного каталога и в полочном индексе документа.

6) Составлениее полочного индекса документа – это определение данных, которыми обозначается место документа на полке. Для фондов, находящихся в свободном доступе обычно применяется систематическо-алфавитная расстановка, при этом полочный индекс состоит из сокращенного индекса УДК и авторского знака Cutter; для документов в закрытых хранилищах также может использоваться расстановка по форматам, при этом полочный индекс документа представляет собой комбинацию цифр, обозначающих формат и порядковый номер в рамках формата. Полочный индекс пишется на обложке документа (на бумажной этикетке) и на титульном листе, на формуляре документа, на карточке традиционного каталога и в записи электронного каталога, на топографической карточке.

7) Заполнение топографической карточки/ карточки управления документа основными данными, позволяющими его идентифицировать: инвентарный номер, полочный индекс, заглавие, место и год издания, цена, местонахождение. Карточки раставляются в топографический каталог/каталог управления фондами в порядке полочных индексов или инвентарных номеров.

64. После регистрации и обработки документы передаются персоналу/ подразделениям, ответственным за работу с фондами, для передачи документов в общественное пользование или для их хранения. Приём документов в ведение оформляется путем:

1) принятия их под роспись, на основании акта/реестра приема-передачи;

2) наложения специального штемпеля подразделения или особого фонда, в который они переданы (например, абонемент, читальный зал, фонд обязательного экземпляра и т.д.);

3) регистрации в РДФ соответствующего подразделения/фода, если в библиотеке ведутся отдельные реестры для подразделений или фондов.

Глава IV

ОРГАНИЗАЦИЯ ФОНДОВ

65. Каждая библиотека устанавливает и внедряет четкую и точную систему организации/расстановки фондов для освоения и обеспечения эффективного использования документов.

66. Выбор системы организации фондов отвечает следующим требованиям:

1) способствовать точной идентификации и быстрому поиску документов в соответствии с четкими критериями, отвечающими потребностям пользователей;

2) обеспечивать эффективное использование помещений для хранения;

3) различать документы в зависимости от их содержания и материальной специфики (форма, носитель, формат);

4) учитывать конкретное предназначение и требования к функциональности документов;

5) обеспечивать целостность фондов, соблюдение правил гигиены и сохранности документов библиотеки.

67. Документы библиотеки объединяют в фонды в соответствии со следующими критериями:

1) предназначение документов (основные фонды для использования внутри библиотеки, выдачи во временное пользование на дом и межбиблиотечного абонемента, обменные/резервные фонды для перераспределения в другие учреждения);

2) тип документов (фонды книг, серийных изданий, аудиовизуальных и электронных документов, документов печатной музыки, патентов и других видов документов);

3) доступ к документам (фонды со свободным доступом к полке, фонды с ограниченным доступом к полке, фонды с особым режимом хранения и использования);

4) критерий уникальности/раритетности (фонд обязательного экземпляра, фонды раритетных и редких книг, ценны изданий, книг с автографами, открыток, другие особые фонды).

68. Система расстановки/упорядочения документов на полках устанавливается в зависимости от типа библиотеки, специфики фондов, потребностей обслуживаемого сообщества, имеющегося пространства для хранения и обращения документов и основывается на систематических /логических или формальных критериях.

69. Системы расстановки, основанные на системных или логических критериях, подразумевают группировку всех документов, относящихся к определенной отрасли знания или теме, в одном и том же месте:

1) систематическо-алфавитная расстановка – касается фондов с общим доступом, особенно фондов с открытым доступом к полке, и предполагает упорядочивание документов по отраслями знания:

a) документы располагаются в порядке классов/отделов/подразделов УДК, а внутри классов/отделов/подразделов – в алфавитном/лингвистическом порядке;

b) для каждого класса УДК определяется место и количество необходимых полок с учетом пространства, необходимого для расширения фондов (около 1/3 каждой полки); классы и подразделы обязательно выделяются индикаторами и полочными разделителями, на которых указываются индексы УДК и их значение;

с) место каждого документа на полке определяется полочным индексом документа (сокращенный индекс УДК и авторский знак); каждая библиотека решает степень сокращения индексов в зависимости от сложности и структуры имеющихся фондов (индексы должны быть достаточно подробными, чтобы представить фонд во всем его многообразии, и в то же время достаточно простыми, чтобы избежать чрезмерного разделения фондов и облегчить поиск документов);

d) при размещении фондов, находящихся в открытом доступе, могут быть допущены определенные отклонения от строгого соблюдения последовательности классов/подразделов УДК (например, объединение подразделов родственных отраслей, выделение отраслей путем вынесения их "на передний план" или размещения в отдельных местах);

2) расстановка по темам, представляющим интерес или запрашиваемых – это упорядочивание по конкретным темам, в зависимости от интересов/запросов/пожеланий пользователей. Этот вид упорядочивания дополняет систематическо-алфавитное упорядочивание и обычно используется для выделения конкретных тем, тематик, фондов или типов документов (например, новые поступления, книги для дошкольников, книги о приключениях, биографии, книги для развития личности, публикации педагогических кадров, популярные книги/книги в моде, тематические подборки и т.д.).

70. Системы расстановки на основе формальных критериев в особенности применяются к фондам в закрытых хранилищах или хранилищах с ограниченным доступом и специальным фондам:

1) расстановка по алфавиту – размещение документов в алфавитном порядке имен авторов или заглавий (обычно дополняет другие системы упорядочивания);

2) расстановка по инвентарным номерам – размещение документов в порядке возрастания инвентарных номеров (используется в небольших или специализированных фондах; легко применяется, экономит место, облегчает проверку фондов по ИР, но для поиска требуется хорошо развитая система каталогов);

3) расстановка в хронологическом порядке – размещение документов в порядке года издания (может использоваться для организации особых фондов (рукописи, инкунабулы, антикварные (старые) книги, фонд обязательного экземпляра и т.д.) или фондов музейного характера, относящихся к эволюции печатного дела или издательского производства);

4) фиксированная расстановка – относится к исторически сложившимся фондам, которые больше не развиваются и хранятся на своих первоначальных полках или в шкафах (обычно такие фонды встречаются в научных библиотеках, библиотеках музейного или архивного характера);

5) расстановка по форматам – наиболее широко используемый метод организации фондов, хранящихся в закрытых или ограниченных по доступу хранилищах, обеспечивающий экономию места и хорошую сохранность документов (критерием расположения является высота документа по корешок, выраженная в сантиметрах, наиболее часто используемыми форматами являются: (a) для книг: формат I – до 20 см, формат II – от 20 до 25 см, формат III – от 25 до 30 см, формат IV – от 30 до 38 см, формат V – свыше 38 см; (b) для серийных изданий: формат I – до 27 см, формат II – от 27 до 33 см, формат III – от 33 до 50 см, формат IV – свыше 50 см);

6) другие способы формальной расстановки (например, по месту издания, по языку издания) также могут быть использованы в особых случаях.

71. Каждая библиотека выбирает один или несколько способов организации/размещения своих фондов, в зависимости от специфики своих фондов и контингента пользователей.

72. Рекомендуется, чтобы не менее 10% фондов библиотеки находились в открытом доступе. Для библиотек, предназначенных для широкой публики, предлагающих услуги по выдаче книг во временное использование на дом, консультации на месте, выдаче книг во временное использование в читальных залах, это требование является обязательным.

73. Для поиска документов в фондах, библиотеки создают традиционные каталоги (алфавитный, общий алфавитный, систематический, другие), соответствующие библиотековедческим стандартам и стандартам каталогизации, а также, при необходимости, создают собственный электронный каталог и/или участвуют в создании сводных каталогов.

Глава V

ПРОВЕРКА ФОНДОВ

74. Библиотеки проводят регулярные проверки для оценки состояния фондов с точки зрения целостности управления и точности записей учета.

75. Периодичность проверок определяется размером фонда, выраженным в количестве материальных единиц:

1) фонд, содержащий до 10 000 мат. ед. – 1 раз в 5 лет;

2) от 10 001 до 50 000 мат. ед. – 1 раз в 7 лет;

3) от 50 001 до 250 000 мат. ед. – 1 раз в 10 лет;

4) от 250 001 до 1 000 000 мат. ед. – один раз в 15 лет;

5) более 1 000 000 мат. ед. – 1 раз в 20 лет.

76. В дополнение к срокам, указанным в пункте 75, проверка фондов проводится также в следующих ситуациях:

1) когда происходит передача-приём в ведение;

2) когда есть признаки/подозрения, что в фонде есть излишки или пробелы;

3) в случае слияния/объединения, разделения, ликвидации библиотеки или структурного подразделения, в ведении которого находятся фонды;

4) при увольнении работников подразделений, имеющих фонды в ведении;

5) в результате природных/технических катастроф (наводнения, пожары, землетрясения и т.д.);

6) в результате кражи со взломом, с предполагаемой кражей документов;

7) по обоснованному запросу руководства учреждения/государственного органа, под чьим управлением находится библиотека;

8) по запросу контрольных органов.

77. В ситуациях, упомянутых в подпунктах 4), 6) – 8) пункта 76 проверка может быть выборочной или путем исследования на основе выборочного списка (количество документов, признанных отсутствующими, соотносится с общим количеством документов в фонде, а общее количество отсутствующих документов определяется с приближением).

78. Проверка фондов организуется на основании приказа руководителя библиотеки или государственного органа/учреждения, под чьим управлением находится библиотека, данным приказом назначается комиссия по проверке.

79. Комиссия по проверке состоит из 3-5 человек (в случае крупных библиотек это число может быть увеличено), включая: представителя руководства библиотеки, представителя государственного органа/учреждения, под чьим управлением находится библиотека, представителя подразделения, ответственного за финансовый учет деятельности библиотеки, лица ответственного за фонд, а в случае передачи-получения в ведение – лицо, которое принимает в ведение.

80. Предварительный этап процесса проверки включает в себя:

1) определение графика и сроков проведения проверки (если библиотека закрыта для посещения в период проверки, продолжительность проверки оценивается с учетом следующей рекомендации: 40 рабочих дней для фонда в 10000 м.е. или 2 мин. на книгу, плюс 5 дней на подготовку и подведение итогов; если библиотека не закрывается для посещения, срок может быть продлен);

2) информирование пользователей об изменениях в расписании работы библиотеки в период проверки;

3) подготовка необходимых документов/инструментов (РДФ, ИР, топографический каталог/каталог управления фондами, специальные штемпеля с буквой V (проверено) и годом проверки и другие элементы, в зависимости от применяемой методологии);

4) подготовка фондов к проверке (возврат книг, взятых во временное пользование, размещение всех документов на полке, проверка правильности расстановки, обеспечение физического доступа ко всем документам в фондах и т.д.);

5) обучение членов комиссии/рабочей группы.

81. Проверка фондов осуществляется путем:

1) сверки томов с полки полки и томов, выданных во временное пользование на дом, с данными ИР (этот метод обычно используется в библиотеках с небольшими фондами);

2) сверки томов с полки и томов, выданных во временное пользование с карточками топографического каталога/каталога управления фондами (этот метод обычно используется в библиотеках с большими фондами и/или имеющие топографический каталог/каталог управления фондами).

3) сканирования томов на полке с помощью считывателя штрих-кодов, формирования списка и сравнения его с ИР (метод может быть использован в библиотеках, использующих интегрированные библиотечные системы).

82. В процессе сопоставления должны совпадать: инвентарный номер, автор, заглавие, место и год издания, цена:

1) если все данные совпадают, проставляется штемпель на титульном листе или обратной стороне титульного листа документа и на топографической карточке или отмечается галочкой V (проверено) в ИР (раздел "Заметки при проверке");

2) в случаях выявления определенных несоответствий, соответствующие документы проверяются дополнительно до прояснения выявленной ситуации;

3) если документ не найден даже после дополнительной проверки, штемпель не проставляется, а топографическая карточка/контрольная карточка откладываются, и данный документ признается отсутствующим при проверке и включается в список документов, предлагаемых к списанию.

83. Для получения окончательных данных, в конце проверки подсчитываются отмеченные галочками записи в ИР или проштампованные карточки. Эти данные плюс количество недостающих документов должны совпадать с количеством материальных единиц, указанных в РДФ. Разница в данных указывает на возможные ошибки в заполнении РДФ, которые должны быть проверены и исправлены на основании протокола установления результатов проверки.

84. Результаты проверки фиксируются в протоколе, в котором отмечается состав комиссии, использованная методология проверки, данные, относящиеся к фонду, выявленное отсутствие (если таковое имеется) и прилагаемая ведомость, предложения комиссии относительно отсутствующих документов, рекомендации по улучшению учета. Протокол подписывается всеми членами комиссии и представляется на утверждение руководителю библиотеки или органу/учреждению, под чьим управлением находится библиотека.

85. Если в процессе проверки обнаружены документы, которые уже не могут быть введены в оборот по причине физического или морального износа, этот факт отмечается в протоколе установления результатов проверки и документы предлагаются к списанию.

86. Сотрудники библиотеки несут ответственность за фонды, находящиеся в открытом доступе и/или предназначенные для выдачи во временное пользование на дом и несут материальную ответственность за утерю, выявленную при проверке, в объеме, предусмотренном в ч.(5) ст.34 Закона 160/2017 о библиотеках.

Глава VI

ВЫБЫТИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ВЕДЕНИЯ БИБЛИОТЕКИ

87. Выбытие документов из ведения библиотеки подразумевает их списание/исключение из фондов, из суммарного и индивидуального учета и происходит в следующих ситуациях:

1) высокая степень физического износа, вызванная интенсивным обращением документа, качеством бумаги и печати, выходом из строя/устареванием компьютерного носителя или программного обеспечения, несоответствующими условиями хранения, природными или техногенными катастрофами, уничтожением по небрежности (документ настолько изношен, что его больше нельзя использовать, а восстановление невозможно или экономически нецелесообразно);

2) высокая степень морального износа из-за устаревания содержания (информационная, культурно-научная и утилитарная ценность документа малозначима или полностью устарела, так что дальнейшее использование в библиотеке или передача в другое учреждение не оправданы);

3) низкая степень востребованности/использования документа (если документ не выдавался во временное пользование в течение последних 10-20 лет или не выдавался во временное пользование вообще, или не запрашивался другими учреждениями после его передачи в обменный/резервный фонд, то он подлежит списанию);

4) наличие лишних экземпляров и документов, не относящихся к профилю библиотеки;

5) кража путем взлома или из фондов с открытым доступом и с выставок;

6) потеря/невозврат документов пользователями;

7) истечение срока хранения/использования документов;

8) окончательная передача в другое учреждение;

9) другие разумные причины.

88. Критерии, изложенные в пункте 87, не применяются к документам, составляющим часть национального культурного наследия (старинные и редкие книги, рукописи, ценные издания, первые издания, фонд обязательного экземпляра, документы, содержащие ссылки на местную историю, другие документы с неограниченным сроком хранения) и документам, подлежащим классификации как таковые, за исключением форс-мажорных ситуаций (кража, природные или техногенные катастрофы).

89. В случаях, указанных в подпунктах 1), 4), 5) и 8) пункта 87, списание документов, находящихся в фондах библиотеки, может быть применено по истечении минимум одного (1) года с момента приобретения, постановлением руководителя библиотеки.

90. Документы, не относящиеся к профилю библиотеки, и лишние, невостребованные экземпляры передаются, внутренним актом о передачи-приема, в обменный/резервный фонд и предлагаются другим библиотекам/учреждениям. Их окончательный выход из ведения библиотеки осуществляется в момент передачи в другие библиотеки/учреждения, по акту передачи-приема или в момент списания из обменного/резервного фонда по причине износа/устаревания/невостребованности.

91. Выбытие из ведения библиотеки документов, находящихся в ситуациях, указанных в пункте 87, осуществляется на основании протоколов о списании, согласно образцу, представленному в Приложении № 14, и других актов, по обстоятельствам:

1) протокол о списании – в случае физически и морально изношенных документов, документов с истекшим сроком хранения и утерянных документов из фондов, находящихся в открытом доступе и с выставок;

2) протокол о списании с приложением документа о возмещении ущерба – в случае документов, не возвращенных пользователями, утерянных или уничтоженных по небрежности;

3) протокол о списании, составленный на основании акта органов, уполномоченных устанавливать/оценивать причиненный ущерб – в случае документов, похищенных путем кражи со взломом или уничтоженных по вине;

4) протокол о списании с приложением акта (актов) передачи-приема – в случае лишних/невостребованных документов, направляемых бесплатно в другие учреждения.

92. В случае невозвращенных, утерянных или уничтоженных по небрежности или обнаруженных утерянными при проверке документов, возмещение ущерба производится следующими способами:

1) заменой документа на идентичный (тот же автор, название, год издания, ISBN) в хорошем физическом состоянии;

2) заменой документа на аналогичный (автор, название, ценность, содержание/отрасль знания и т.д.) в хорошем физическом состоянии;

3) возмещением стоимости (если документ не может быть заменен на идентичный или аналогичный, или физическое возмещение не является экономически эффективным) путем выплаты стоимости документа на момент установления ущерба и, если применимо, выплаты штрафа, предусмотренного Кодексом о правонарушениях Республики Молдова № 218/2008:

a) эквивалент стоимости документа рассчитывается с учетом инвентарной цены документа и Индекса потребительских цен (ИПЦ) или коэффициента инфляции по формуле:

инвентарная цена x индекс потребительской цены / 100 или

(коэффициент инфляции + 100) x инвентарная цена / 100

или используя Калькулятор индекса потребительских цен на официальном сайте Национального бюро статистики Республики Молдова.

93. Для проведения списания документов, приказом руководителя библиотеки или органа/учреждения, под управлением которого находится библиотека, создается комиссия по списанию, в состав которой могут входить:

1) руководитель библиотеки или органа/учреждения, под чьим управлением находится библиотека, или другое лицо, назначенное на должность председателя комиссии;

2) представитель подразделения, ответственного за финансовый учет деятельности библиотеки;

3) персонал, в непосредственном ведении которого находятся документы, которые будут списаны;

4) другие лица в качестве экспертов (например, специалисты в конкретных областях, педагогические кадры, представители обслуживаемого сообщества и т.д.).

94. Комиссия рассматривает документы, подлежащие списанию, устанавливает конкретные причины списания, составляет и подписывает протокол о списании, к которому прилагается перечень списанных документов. В протокол могут быть включены документы разных типов, но с одной и той же причиной списания.

Протокол списания становится действительным после утверждения руководителем библиотеки или руководителем органа/учреждения, под чьим управлением находится библиотека.

При списании документов из фондов национальных библиотек и библиотек образовательных учреждений в подчинении Министерства культуры и Министерства образования и исследований, получение разрешения на списание основных средств не является необходимым.

95. На основании утвержденного протокола в реестры учета вносятся следующие изменения:

1) в РДФ, Часть II "Списания" – каждая партия списанных документов записывается на отдельной строке с указанием названия и даты акта списания, общей стоимости, общего количества документов в партии, разбивки по типам, отраслям, языкам и причинам списания;

2) в Инвентарном реестре – зачеркивается красными диагональными линиями инвентарный номер и цена каждого списанного документа, при этом остальные элементы остаются нетронутыми (автор, заглавие, место издания и т.д.), и указывается номер и дата акта списания, которым документ был исключен из фонда;

3) в топографическом каталоге/каталоге управления фодами – карточки списанных документов изымаются.

96. Физическое исключение из фондов документов, списанных в связи с физическим/моральным износом или истечением срока хранения, осуществляется после проведения списаний в реестрах и каталогах, путем составления акта передачи списанных документов предприятиям по сбору вторичного сырья, под кассовый чек/квитанцию.

Аудиовизуальные и электронные документы на физических носителях после списания уничтожаются и затем могут быть отправлены в центры сбора электронных отходов.

97. Суммы, полученные от продажи макулатуры, образовавшейся из списанных документов, относятся к доходам библиотеки (в случае библиотеки со статусом юридического лица) или к доходам органа/учреждения, в чьем управлении находится библиотека (в случае библиотеки без статуса юридического лица).

Глава VII

УСТАНОВЛЕНИЕ СТОИМОСТИ ФОНДОВ.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ФОНДАМИ

98. Сводная ситуация (количественная и стоимостная) существующих фондов библиотеки представлена в РДФ, часть III "Итоги", где указывается общее количество документов в библиотеке на конец календарного года, после регистрации приобретений и списаний за текущий год.

99. Один экземпляр документов, подтверждающих поступление/выбывание документов в/из ведения библиотеки (счета, квитанции, протоколы, акты, перечни и т.д.), передаются для бухгалтерского учета в подразделение, ответственное за ведение финансового учета деятельности библиотеки.

100. Подразделение, ответственное за финансовый учет деятельности библиотеки, проводит проверку документов, лежащих в основе первичного учета, ежегодно сравнивая данные бухгалтерского учета с данными технико-оперативного учета фондов.

101. Реестры учета библиотечных фондов:

1) нумеруются от первой страницы до последней;

2) скрепляются путем пробивания двух отверстий, через которые продевается шнурок/тесьма и завязывается узлом на последней странице реестра;

3) парафируются, путем приклеивания шнурка/тесьмы к последнему листу с помощью кусочка бумаги;

4) заверяются путем написания количества страниц и подтверждается подписью и печатью руководителя библиотеки и представителя подразделения, ответственного за финансовый учет деятельности библиотеки;

5) каждому реестру учета присваивается номер (римскими цифрами) и регистрируется в отдельном журнале описи, состоящем из разделов в соответствии с категориями документов.

102. Срок хранения документов технико-оперативного учета и других документов, относящихся к деятельности по управлению фондами, устанавливается в Перечне документов учреждения, в соответствии с Законом № 880/1992 об Архивном фонде Республики Молдова и Перечнем типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова, утвержденным приказом Государственной архивной службы № 57/2016.

Реестры суммарного учета и реестры индивидуального учета фондов хранятся постоянно до ликвидации библиотеки.