Ordin nr.55 din 27.02.2006 cu privire la aprobarea Regulamentului privind pregătirea şi depunerea actelor în arhiva notarială
MINISTERUL JUSTIŢIEI
O R D I N
cu privire la aprobarea Regulamentului privind pregătirea şi
depunerea actelor în arhiva notarială
nr. 55 din 27.02.2006
(în vigoare 17.03.2006)
Monitorul Oficial al R.Moldova nr.43-46 art.146 din 17.03.2006
* * *
Abrogat: 21.12.2007
Ordinul Ministerului Justiţiei nr.483 din 17.12.2007
Întru executarea art.7 alin.(4) din Legea cu privire la notariat nr.1453-XV din 8 noiembrie 2002,
ORDON:
1. Se aprobă Regulamentul privind pregătirea şi depunerea actelor în arhiva notarială (în continuare Regulament), conform anexei.
2. Controlul executării prezentului ordin se pune în sarcina viceministrului justiţiei, dnei Elena Mocanu.
3. Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
| MINISTRUL JUSTIŢIEI | Victoria IFTODI |
Chişinău, 27 februarie 2006. |
|
| Nr.55. |
| ÎNREGISTRAT Ministerul Justiţiei nr.437 la 27 februarie 2006 ___________ Victoria Iftodi |
|
|
APROBAT Ordinul ministrului justiţiei nr.55 din 27 februarie 2006 |
APROB Directorul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova _______________ Vasile Isac 27 februarie 2006 |
REGULAMENTUL
privind pregătirea şi depunerea actelor în arhiva notarială
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Prezentul Regulament a fost elaborat în conformitate cu Legea cu privire la notariat nr.1453-XV din 8 noiembrie 2002, Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova nr.880-XII din 22 ianuarie 1992, alte acte normative şi stabileşte modul de pregătire, depunere şi păstrare de către notari a actelor în arhiva notarială.
2. Prezentul act a fost elaborat în scopul stabilirii unui mecanism unic de depunere şi păstrare a actelor în arhiva notarială de către notari.
3. Pregătirea şi depunerea actelor în arhivă se va efectua în baza Nomenclatorului-tip al dosarelor create în activitatea notarilor şi al termenelor lor de păstrare (în continuare – Nomenclatorul-tip), conform anexei nr.1, Nomenclatorului individual al dosarelor, (în continuare – Nomenclatorul individual), elaborat în baza Nomenclatorului-tip, conform anexei nr.2, care constituie parte integrantă a prezentului Regulament.
4. Categoriile de acte notariale şi alte documente vor fi păstrate conform termenelor prevăzute în Nomenclatorul-tip, stabilite în conformitate cu Indicatorul-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova, aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.97.
II. APLICAREA NOMENCLATORULUI-TIP AL DOSARELOR CREATE
ÎN ACTIVITATEA NOTARILOR ŞI AL TERMENELOR LOR
DE PĂSTRARE
5. Nomenclatorul-tip este elaborat în scopul acordării de ajutor metodic notarilor pentru îmbunătăţirea organizării activităţii lor profesionale, stabilirea unui sistem unic de întocmire a dosarelor, selectarea, păstrarea, nimicirea documentelor cu termen de păstrare expirat.
6. Nomenclatorul-tip reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor constituite în activitatea profesională a notarilor şi a termenelor lor de păstrare.
7. Nomenclatorul-tip constă din compartimente, care corespund activităţii notariale. În compartimente titlurile dosarelor sînt sistematizate conform gradului de importanţă a tipurilor de documente.
8. În baza Nomenclatorului-tip, notarii elaborează în mod obligatoriu nomenclatorul său individual al dosarelor.
9. La întocmirea Nomenclatorului individual al dosarelor din Nomenclatorul-tip se includ dosarele care se constituie în activitatea profesională a notarilor.
10. Dacă în activitatea profesională a notarilor se întocmesc acte care nu sînt prevăzute în Nomenclatorul-tip, atunci ele în mod obligatoriu se indică în Nomenclatorul individual al dosarelor.
Dacă pe parcursul anului apare necesitatea de noi compartimente sau dosare, atunci nomenclatorul dosarelor, precum şi compartimentele pe care le cuprinde se completează cu denumirile lor. În aceste scopuri în fiecare compartiment al nomenclatorului se lasă o rezervă de numere. Nu se includ în nomenclatorul dosarelor ediţii tipărite, broşuri, buletine informative etc.
Termenele de păstrare în nomenclatorul individual se trec din Nomenclatorul-tip fără a fi schimbate.
11. Nomenclatorul individual se întocmeşte în două exemplare, se coordonează cu Serviciul de arhivă raional sau municipal şi se aprobă de notar. Nomenclatorul individual este valabil pe parcursul a mai multor ani şi este supus reîntocmirii şi reaprobării numai în cazul cînd intervin schimbări în componenţa documentelor. În acest caz nomenclatorul din nou se coordonează cu instituţia arhivistică respectivă. Dacă asemenea modificări nu au intervenit, nomenclatorul individual, la sfîrşitul fiecărui an, după precizare şi redactilografiere, se aprobă de către notar şi se pune în aplicare de la 1 ianuarie a fiecărui an.
Nomenclatorul anual al dosarelor este un document în baza căruia se duce evidenţa dosarelor cu termen temporar de păstrare, transmise în arhiva notarială al cărui titlu se include în primul compartiment al nomenclatorului "Probleme generale şi organizatorice".
12. Rubricile nomenclatorului individual se completează după cum urmează:
- în rubrica nr.1 ("Indicele dosarelor") se includ numerele-indice ale dosarelor constituite în activitatea profesională a notarilor care constă din numărul compartimentului şi numărul curent al dosarului din cadrul compartimentului. Fiecărui dosar i se atribuie un indice strict stabilit, care se notează cu cifre arabe. De exemplu: 02-10, unde 02 indică compartimentul respectiv, iar 10 numărul de ordine al titlului dosarului din compartiment.
- în rubrica nr.2 ("Denumirea direcţiei de activitate şi a titlurilor dosarelor") se includ denumirile problemelor (direcţiilor) care constituie compartimentele nomenclatorului individual, denumirile dosarelor incluse după gradul de importanţă a lor, în limitele direcţiei de activitate şi în consecutivitate logică;
- în rubrica nr.3 ("Numărul dosarelor (volumelor)") se completează la încheierea anului în lucrările de secretariat;
- în rubrica nr.4 ("Termenele de păstrare a dosarelor") se trec din Nomenclatorul-tip termenele de păstrare a dosarelor, fără a fi schimbate.
- în rubrica nr.5 ("Observaţii") se indică menţiuni privind constituirea dosarelor, privind dosarele transmisibile, privind persoanele responsabile de constituirea dosarelor, de nimicirea sau transmiterea lor.
13. La sfîrşitul anului nomenclatorul individual se încheie cu o înscriere de totalizare privind numărul separat al dosarelor la momentul respectiv cu termen permanent de păstrare, cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 75 ani), cu termen temporar de păstrare (de la 1 an pînă la 10 ani) inclusiv dosarele transmisibile.
III. PREGĂTIREA ŞI DEPUNEREA ACTELOR ÎN ARHIVA NOTARIALĂ
14. La includerea documentelor în dosare vor fi respectate următoarele cerinţe de bază:
- componenţa şi conţinutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie să corespundă titlului dosarului conform nomenclatorului;
- documentele cu termen permanent, lung şi temporar de păstrare se constituie în dosare separate;
- în dosare se includ documentele acumulate pe parcursul unui an calendaristic, cu excepţia dosarelor transmisibile (de exemplu, Registrele actelor notariale, dosarele succesorale);
- gruparea documentelor în dosare se efectuează în ordinea soluţionării problemelor, în ordinea cronologică sau a înregistrării documentelor. Principiile respective pot să varieze sau pot fi îmbinate;
- documentele care se coase în dosare trebuie să fie întocmite conform legislaţiei, cu aplicarea menţiunii "în dosarul nr.____".
15. Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (o grosime de 30-40 mm).
16. Nu se admite coaserea în dosar a mai mult de un exemplar al documentului, se înlătură documentele nefolositoare, respectiv maculatoarele, documentele din alt domeniu, filele nescrise, precum şi acele, agrafele, clamele şi alte obiecte care pot duce la deteriorarea actelor.
17. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se coase în coperte groase şi se perfectează conform cerinţelor stabilite. La sfîrşitul dosarului pe o filă adăugată se face următoarea certificare: "În prezentul dosar sînt numerotate şi cusute _____ file". Se indică numele, prenumele şi semnătura notarului. Numărul filelor se indică cu cifre şi, între paranteze, cu litere.
18. Pe parcursul anului se va efectua gruparea în dosarele succesorale a tuturor documentelor în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor (declaraţii, certificate, cereri, alte acte legate de deschiderea procedurii succesorale).
19. La sfîrşitul anului dosarele succesorale definitivate în lucrările de secretariat se perfectează. Din ele se sustrag certificatele de moştenitor eliberate asupra bunurilor imobile care se grupează în dosare după numele de familie al decedatului în ordinea alfabetică şi se păstrează conform termenelor stabilite în nomenclator.
Documentele în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor asupra bunurilor imobile (actele ce stabilesc dreptul de proprietate asupra bunurilor imobile, declaraţii, cereri, certificate şi alte acte legate de eliberarea certificatului de moştenitor), se grupează într-un dosar după numele de familie al decedatului în ordinea alfabetică şi se păstrează conform termenelor stabilite în nomenclator.
20. La finele anului documentele definitivate în lucrările de secretariat în baza cărora s-a eliberat certificatul de moştenitor asupra bunurilor mobile se aranjează în dosarul succesoral în ordinea cronologică. La sfîrşitul dosarului se face certificarea conform pct.17 al prezentului Regulament. Dosarele succesorale se selectează în mape după numele de familie al decedatului, în ordine alfabetică. Fiecare mapă nu va depăşi în grosime 100 mm. Dosarul succesoral se va păstra în ordinea stabilită conform termenelor stabilite în nomenclator.
21. În cazul eliberării certificatului de moştenitor asupra bunurilor imobile şi mobile, dosarul de moştenire se perfectează, la sfîrşitul anului în lucrările de secretariat, şi se păstrează conform procedurii stabilite în pct.19 al prezentului Regulament.
22. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare vor fi scrise cu cerneală neagră rezistentă la lumină sau cu tuş şi vor fi scrise clar, citeţ, cu litere de tipar.
23. Pe coperta fiecărui dosar, anexa nr.6, se indică:
- numele de familie, prenumele notarului;
- indicele dosarului, conform nomenclatorului;
- titlul dosarului;
- datele începerii şi încheierii dosarului;
- numărul de file;
- termenele de păstrare.
24. La finele fiecărui an calendaristic se întocmesc în mod obligatoriu de către notari compartimentele anuale ale inventarelor cu termen permanent şi lung de păstrare, conform anexelor nr.3 şi 4.
Inventarele cu termen permanent de păstrare, ce vor fi transmise la păstrare de stat (peste 75 ani de la închiderea lor în lucrările de secretariat) se aprobă de către C.C.E.C. a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova cel mult peste doi ani după scoaterea dosarelor din lucrările de secretariat curente.
25. Inventarele se întocmesc separat pentru:
- dosare cu termen permanent de păstrare;
- dosare cu termen lung de păstrare.
Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (de la 1 an pînă la 10 ani) nu se întocmesc inventare.
26. La întocmirea inventarelor dosarelor se respectă următoarele cerinţe:
- în inventar se includ numai dosarele definitivate în lucrările de secretariat;
- titlurile dosarelor se plasează în inventar, în ordinea plasării lor în nomenclator;
- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este compus din mai multe volume, fiecare volum se numerotează separat;
- dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se înscrie deplin doar titlul primului volum, celelalte volume purtînd denumirea "idem". Celelalte date se completează deplin;
- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;
- rubrica "Observaţii" din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a dosarului, documentelor, datelor referitoare la primirea sau transmiterea acestora etc.
27. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform modelului stabilit.
În inventarul nr.1 se includ toate documentele cu termen permanent de păstrare, incluse în nomenclatorul individual.
În inventarul nr.2 se includ toate documentele cu termen lung de păstrare (15-75 ani).
Inventarul nr.1 se întocmeşte în patru exemplare, iar inventarul nr.2 se întocmeşte în trei.
28. Documentele incluse în inventarul nr.2, precum dosarele de la un an pînă la 10 ani, după expirarea termenelor lor de păstrare, se includ în Procesul-verbal de nimicire al dosarelor conform anexei nr.5, şi se nimicesc, după coordonarea acestora cu instituţiile arhivistice respective.
Documentele şi dosarele respective se distrug prin mărunţire astfel încît să se excludă citirea textului, apoi se transmit întreprinderilor de prelucrare a maculaturii.
Predarea se efectuează în baza facturii de predare-primire.
Procesul-verbal de nimicire al dosarelor se întocmeşte în două exemplare.
29. Inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare şi cu termen lung de păstrare, procesul-verbal de nimicire al dosarelor, termenul de păstrare al cărora a expirat, verificate, semnate şi certificate se prezintă pentru aprobare şi coordonare instituţiilor arhivistice respective.
IV. PĂSTRAREA ACTELOR ÎN ARHIVA NOTARIALĂ
30. Toate dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare continuă să se păstreze la notari, conform inventarelor aprobate şi coordonate timp de 75 de ani.
31. După expirarea termenului sus-indicat, conform inventarului dosarelor cu termen permanent de păstrare, dosarele se vor transmite în arhivele de stat respective la păstrare permanentă.
32. În cazul suspendării activităţii notarului sau încetării activităţii acestuia arhiva sa va fi transmisă organului responsabil de deţinerea acesteia.
33. Controlul asupra modului de organizare a păstrării documentelor, asigurării integrităţii lor în arhivele notariale se va realiza de către instituţiile arhivistice de stat.
|
APROBAT Ordinul ministrului justiţiei nr.55 din 27 februarie 2006 |
Anexa nr.1 APROB Directorul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova _______________ Vasile Isac 27 februarie 2006 |
|
NOMENCLATORUL-TIP al dosarelor create în activitatea notarilor şi al termenelor lor de păstrare |
||||
| Indicele dosarelor | Denumirea direcţiilor de activitate şi a titlurilor dosarelor |
Numă- rul dosa- relor (volu- melor) |
Termenele de păstrare a dosarelor | Observaţii |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Probleme generale şi organizatorice a evidenţei | ||||
| 01-1 | Ordine, regulamente, instrucţiuni, indicaţii şi recomandări metodice ale Ministerului Justiţiei cu privire la activitatea notarială. Acte de generalizare a practicii notariale |
După necesităţi | Nu mai puţin de 5 ani | |
| 01-2 | Registre ale documentelor intrate | 3 ani | ||
| 01-3 | Registre ale documentelor ieşite | 3 ani | ||
| 01-4 | Corespondenţa notarului cu autorităţile administraţiei publice centrale şi locale, organele de drept, alte organe administrative (Aparatul Preşedintelui Republicii Moldova, Parlament, Guvern, Procuratură, organele de urmărire penală, instanţe de judecată, Arhivele de stat, etc.) | 3 ani | ||
| 01-5 | Corespondenţa cu persoanele fizice şi juridice, persoanele care desfăşoară activitate notarială | 3 ani | ||
| 01-6 | Nomenclatorul dosarelor coordonate | Permanent | cele necoordonate - după necesităţi | |
| 01-7 | Procese-verbale de transmitere-primire a arhivei notariale | Permanent | în arhiva de stat nu se transmit | |
| 01-8 | Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare | Permanent | în arhiva de stat nu se transmit | |
| 01-9 | Inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare | 3 ani | După nimicirea dosarelor | |
| 01-10 | Procese-verbale de nimicire a documentelor, termenele de păstrare ale cărora au expirat | Permanent | în arhiva de stat nu se transmit | |
| 01-11 | Condica de circulaţie a dosarelor de arhivă | 10 ani | ||
| 02. Procedura notarială | ||||
| 02-1 | Registrul actelor notariale | Permanent | ||
| 02-2 | Opisul alfabetic al actelor notariale | Permanent | ||
| 02-3 | Registrul dosarelor succesorale | Permanent | ||
| 02-4 | Opisul alfabetic al dosarelor succesorale | Permanent | ||
| 02-5 | Opisul alfabetic al testamentelor | Permanent | ||
| 02-6 | Registrul de înregistrare, modificare şi radiere a gajului bunurilor mobile | Permanent | ||
| 02-7 | Contracte de înstrăinare a bunurilor imobile (vînzare-cumpărare; transmitere-primire a bunului în proprietate privată; donaţie, schimb, de înstrăinare cu condiţia întreţinerii pe viaţă, etc.) şi documentele în baza cărora au fost autentificate | Permanent | ||
| 02-8 | Contracte de înstrăinare a bunurilor mobile (vînzare-cumpărare, donaţie, schimb, de înstrăinare cu condiţia întreţinerii pe viaţă), etc. şi documentele în baza cărora au fost autentificate | 25 ani | ||
| 02-9 | Acte de garanţie (Contracte de ipotecă) şi documentele în baza cărora au fost autentificate | 75 ani | ||
| 02-10 | Cererea şi confirmarea de înregistrare a gajului bunurilor mobile şi documentele anexate la cerere | 25 ani | ||
| 02-11 | Alte acte juridice (locaţiune, rentă, comodat, împrumut, arvună, contracte matrimoniale, mandat, fidejusiunea, antecontracte, actele de înstrăinare a părţii sociale în societatea comercială), etc., documentele în baza cărora au fost autentificate | 25 ani | Contractele matrimoniale care reglementează dreptul asupra bunurilor imobile se păstrează permanent | |
| 02-12 | Alte acte notariale (actele de constituire a societăţilor comerciale, şi necomerciale) şi documentele în baza cărora au fost autentificate | 10 ani | ||
| 02-13 | Certificate cu privire la dreptul de proprietate asupra cotei-părţi din proprietatea comună în devălmăşie şi documentele în baza cărora au fost eliberate | Permanent | ||
| 02-14 | Certificate ce certifică faptul aflării cetăţeanului în viaţă, faptul aflării cetăţeanului într-un anumit loc, a identităţii persoanei cu persoana înfăţişată în fotografie, a timpului prezentării documentului, de transmitere a cererilor şi documentele anexate, de certificare a neachitării cecurilor | 3 ani | ||
| 02-15 | Acte de protest al cambiilor; Proteste de mare; Actele întocmite pentru asigurarea dovezilor; Acte ce certifică primirea documentelor spre păstrare; Acte de transmitere a cererilor; Acte ce certifică primirea în depozit a sumelor de bani şi titlurilor de valoare pentru a fi transmise creditorilor | 3 ani | ||
| 02-16 | Testamente | 75 ani | ||
| 02-17 | Procuri | 3 ani | Din ziua expirării termenului | |
| 02-18 | Certificate de moştenitor asupra bunurilor imobile | Permanent | ||
| 02-19 | Actele în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor asupra bunurilor imobile | 10 ani | ||
| 02-20 | Certificate de moştenitor asupra bunurilor mobile şi actele în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor | 75 ani | ||
| 02-21 | Refuzul de îndeplinire a actului notarial şi documentele ce au servit temei pentru întocmirea refuzului | 5 ani | ||
| 02-22 | Ordonanţele şi Procesele-verbale de ridicare a actelor notariale din arhiva notarială Încheieri, ordonanţe de numire şi efectuare a expertizei |
3 ani | ||
| 02-23 | Specimenul de semnătură a persoanelor oficiale de la întreprinderi, instituţii şi organizaţii cu documentele anexate ce confirmă statutul persoanei oficiale în cazul legalizării semnăturii de pe document | După necesităţi | ||
| 02-24 | Cereri de eliberare a duplicatelor, de revocare a testamentelor, procurilor etc. | 3 ani | ||
| 02-25 | Chitanţele, registrele de evidenţă a operaţiilor de depozit, registrele conturilor de decontare al deponenţilor, actele justificative | 10 ani | ||
| 03. Cadrele | ||||
| 03-1 | Licenţa notarului, diplomele şi menţiunile, contractul de asigurare de răspundere civilă, certificatele de atribuire a codului fiscal | Pînă la încetarea activităţii | în arhiva notarială nu se transmit | |
| 03-2 | Specimenul semnăturii notarului şi a amprentelor sigiliilor, adeverinţa cu privire la fabricarea ştampilei | Permanent | ||
| 03-3 | Actele privind efectuarea stagiului de către notarul-stagiar | 3 ani | După încheierea contractului | |
| 03-4 | Dosarele personale ale angajaţilor, contractele de angajare a personalului în biroul notarial | 75 ani | ||
| 04. Finanţe şi control | ||||
| 04-1 | Documente (acte de control al activităţii notariale, rapoarte, note informative, procese verbale de constatare) ale reviziilor şi examinărilor, întocmite de Ministerul Justiţiei, de către organele financiare, fiscale | 5 ani | Cu condiţia încheierii reviziei. În cazul apariţiei litigiului şi a divergenţelor, intentării procesului penal - se păstrează pînă la pronunţarea sentinţei definitive |
|
| 04-2 | Registrul de evidenţă a veniturilor şi cheltuielilor | 5 ani | ||
| 04-3 | Registrul de evidenţă a formularelor cu regim special | 5 ani | ||
| 04-4 | Darea de seamă trimestrială privind calcularea, utilizarea şi transferarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat (forma 4-BACC) | 5 ani | vezi observaţia la nr.04-1 | |
| 04-5 | Darea de seamă lunară privind venitul achitat şi impozitat, forma IRV | 5 ani | vezi observaţia la nr.04-1 | |
| 04-6 | Extrasele din contul de decontări cu anexe | 5 ani | vezi observaţia la nr.04-1 | |
| 04-7 | Raporturi trimestriale privind calcularea contribuţiilor de asigurări medicale | 3 ani | ||
| 04-8 | Fişa personală de evidenţă a veniturilor sub formă de salariu şi alte plăţi efectuate de către notar în folosul angajatului, precum şi a impozitului pe venit, reţinut din aceste plăţi | 75 ani | ||
| 04-9 | Calculul impozitului pe venit al notarului privat cu anexe (forma CNOTAR) | 5 ani | vezi observaţia la nr.04-1 | |
| 04-10 | Bon de plată cu regim special | 5 ani | ||
| 04-11 | Dări de seamă semestriale a activităţii profesionale a notarului | Permanent | ||
|
COORDONAT Procesul-verbal al şedinţei Comisiei Centrale de Expertiză şi Control a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova din 16.02.06 nr.1/1 Anexa nr.2 Notar (privat/de stat, numele de familie, prenumele) Sediul biroului: (menţiuni privind locul desfăşurării activităţii notariale) |
||||
|
Nomenclatorul dosarelor nr. __________________ Pentru anul___________ |
APROB __________________________________ Notar (privat/de stat, numele de familie, prenumele) __________________________________ (data) |
|||
| Indicele dosarelor |
Denumirea direcţiei de activitate şi a titlurilor dosarelor |
Numărul dosarelor (volumelor) |
Termenele de păstrare a dosarelor |
Observaţii |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
Parafa de confirmare de către instituţia arhivistică respectivă |
|
|
||
|
Înscrierea de totalizare cu privire la categoriile şi numărul dosarelor, întocmite de notarul ___________________ în anul ______________________ |
||||
|
Conform termenelor de păstrare |
total (numărul de dosare) |
Inclusiv |
||
| transmisibile | cu menţiunea C.C.E.C |
|||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Permanent | ||||
| Cu termen peste 10 ani | ||||
| Cu termen pînă la 10 ani | ||||
|
Total |
||||
|
Datele de totalizare sînt transmise în arhiva notarială a notarului ________________________________________ (numele de familie, prenumele) |
||||
|
Notarul |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||
|
Anexa nr.3 Notar (privat/de stat, numele de familie, prenumele) Sediul biroului: (menţiuni privind locul desfăşurării activităţii notariale) |
||||||
|
Fondul nr. ___________________ Inventarul nr. _________________ al dosarelor cu termen permanent de păstrare pentru anii _________ |
APROB Instituţia arhivistică respectivă ________________________ |
|||||
| Nr. d/o |
Indicele dosarului conform nomenclatorului |
Titlul dosarului (volumului) |
Datele extreme |
Numărul de file |
Observaţii | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
Prezentul compartiment al inventarului nr._____ este format din_________ file şi conţine _______ dosare de la nr.______ pînă la nr. __________. |
||||||
|
Inventarul a fost întocmit: ____________________ (denumirea funcţiei) Data |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||||
|
Anexa nr.4 Notar (privat/de stat, numele de familie, prenumele) Sediul biroului: (menţiuni privind locul desfăşurării activităţii notariale) |
||||||
|
Fondul nr. _______________________ Inventarul nr. _____________________ al dosarelor cu termen lung de păstrare pentru anii _______________________ |
APROB Notar _______________________ "____"__________________ |
|||||
| Nr. d/o |
Indicele dosarului conform nomenclatorului |
Titlul dosarului (volumului) |
Datele extreme |
Numărul de file |
Observaţii | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
Prezentul compartiment al inventarului nr.________ este format din _______ file şi conţine ________ dosare de la nr.______ pînă la nr. ___________. |
||||||
|
Inventarul a fost întocmit: ____________________ (denumirea funcţiei) |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||||
|
Parafa de coordonare cu instituţia arhivistică respectivă |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||||
|
Anexa nr.5 Notar (privat/de stat, numele de familie, prenumele) Sediul biroului: (menţiuni privind locul desfăşurării activităţii notariale) Proces-verbal Din___________________ Nr._______ Cu privire la nimicirea documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat În arhiva notarială Notarul În baza Nomenclatorului-tip ____________________________________________________________________ (denumirea) ___________________________________________________________________________________________ a selectat pentru a fi eliminate, fiind lipsite de importanţă ştiinţifico-istorică şi de utilitate practică cu termen de păstrare expirat, următoarele dosare şi documente din arhiva notarială a notarului _______________________________ |
||||||
| Nr. d/o |
Indicele dosarului |
Titlurile dosarelor |
Datele extreme ale dosarelor |
Numărul de dosare (volume) |
Termenul de păstrare a dosarelor |
Observaţii |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
În total _____________________________________________ (în cifre şi cu litere) dosare pentru anii ____________________________________ |
||||||
|
Notar |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||||
|
Parafa de coordonare cu instituţia arhivistică respectivă |
Semnătura |
Numele de familie, prenumele |
||||
|
Anexa nr.6 Model de copertă al dosarului Notar DOSARUL NR.________ VOL. NR._______ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ (titlul dosarului)* Data începerii __________________ Data încheierii__________________ Numărul de file _________________ Termenul de păstrare ____________ Fondul nr. Inventarul nr. Dosarul nr. ____________________ * se va menţiona indicele din nomenclator |