Primul Protocol adiţional la Regulamentul general al Uniunii Poştale Universale din 06.10.2016
ACT INTERNAŢIONAL
Primul Protocol adiţional
la Regulamentul general al Uniunii Poştale Universale
Istanbul, 6 octombrie 2016
(în vigoare 01.01.2018)
din 06.10.2016
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 126-132 art. 257 din 20.04.2018
* * *
Notă: Ordinul MAE şi IE nr.117-T-04 din 07.06.2018
Notă: Protocolul ratificat prin Legea nr.45 din 22.03.2018
Notă: Vezi varianta engleză a Protocolului
Subsemnaţii, Plenipotenţiari ai Guvernelor Ţărilor-membre ale Uniunii, în virtutea articolului 22.2 al Constituţia Uniunii Poştale Universale adoptate la Viena la 10 iulie 1964, au hotărât de comun acord şi sub rezerva articolului 25.4 din susnumita Constituţie, în prezentul Regulament general, următoarele dispoziţii care asigură aplicarea Constituţiei şi funcţionarea Uniunii
Articolul I
(art.103 modificat)
Atribuţiile Congresului
1. În baza propunerilor Ţărilor-membre, Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală, Congresul:
1.1 determină politicile generale pentru realizarea misiunii şi scopului Uniunii prevăzute în preambulul Constituţiei şi în primul ei articol;
1.2 examinează şi adoptă, după caz, propunerile de modificare a Constituţiei, a Regulamentului General, a Convenţiei şi a Aranjamentelor formulate de Ţările-membre şi de Consilii în conformitate cu articolele 29 din Constituţia şi 138 din Regulamentul General;
1.3 stabileşte data intrării în vigoare a Actelor;
1.4 adoptă propriul Regulament interior şi amendamentele referitoare la acesta;
1.5 examinează rapoartele complete despre lucrările prezentate, respectiv de către Consiliul de Administraţie, Consiliul de Exploatare Poştală şi Comitetul Consultativ, care acoperă perioada care s-a scurs de la Congresul precedent, în conformitate cu dispoziţiile articolelor 111, 117 şi 125 din Regulamentul General;
1.6 adoptă strategia Uniunii;
1.6bis aprobă proiectul planului de activitate cvadrienal al UPU;
1.7 stabileşte suma maximală a cheltuielilor Uniunii, în conformitate cu articolul 21 din Constituţie;
1.8 alege Ţările-membre care vor intra în Consiliul de Administraţie şi în Consiliul de Exploatare Poştală;
1.9 alege Directorul General şi Directorul general adjunct al Biroului Internaţional;
1.10 stabileşte prin rezoluţie plafonul cheltuielilor Uniunii pentru producerea documentelor în germană, chineză, portugheză şi rusă.
2. Congresul, ca organ suprem al Uniunii, tratează alte probleme, inclusiv cu privire la serviciile poştale.
Articolul II
(art.106 modificat)
Componenţa şi funcţionarea Consiliului de Administraţie (Const. 17)
1. Consiliul de Administraţie se compune din 41 de membrii care îşi exercită funcţiile în timpul perioadei care separă două Congrese succesive.
2. Preşedinţia este acordată de drept Ţării-membru gazdă a Congresului. Dacă această Ţară-membru se retrage, ea devine membru de drept şi, datorită acestui fapt, grupul geografic căreia îi aparţine dispune de un loc suplimentar, pentru care restricţiile din paragraful 3 nu sunt aplicabile. În acest caz, Consiliul de Administraţie alege la preşedinţie unul dintre membrii grupului geografic din care face parte Ţara-membru gazdă.
3. Ceilalţi 40 de membrii ai Consiliului de Administraţie sunt aleşi de către Congres pe baza unei repartiţii geografice echitabile. Cel puţin jumătate din membri sunt reînnoiţi cu ocazia fiecărui Congres; nicio Ţară-membru nu poate fi aleasă succesiv de către trei Congrese.
4. Fiecare membru al Consiliului de Administraţie desemnează reprezentantul său. Membrii Consiliului de Administraţie participă activ în activitatea acestuia.
5. Funcţiile de membru al Consiliului de Administraţie sunt gratuite. Cheltuielile de funcţionare ale acestui Consiliu sunt în sarcina Uniunii.
Articolul III
(art.112 modificat)
Alcătuirea şi funcţionarea Consiliului de Exploatare Poştală
1. Consiliul de Exploatare Poştală se compune din 40 de membri care îşi exercită funcţiile pe timpul perioadei care separă două Congrese succesive.
2. Membrii Consiliului de Exploatare Poştală sunt aleşi de către Congres, în funcţie de repartiţia geografică specifică. Douăzeci şi patru de locuri sunt rezervate Ţărilor-membre în curs de dezvoltare şi şaisprezece Ţărilor-membre industrializate. Cel puţin o treime dintre membri este reînnoită cu ocazia fiecărui Congres.
3. Fiecare membru al Consiliului de Exploatare Poştală desemnează reprezentantul său. Membrii Consiliului de Exploatare Poştală participă activ în activitatea acestuia.
4. Cheltuielile de funcţionare ale Consiliului de Exploatare Poştală sunt suportate de către Uniune. Membrii săi nu primesc nici un fel de remunerare.
Articolul IV
(art.113 modificat)
Atribuţiile Consiliului de Exploatare Poştală
1. Consiliul de Exploatare Poştală are următoarele atribuţii:
1.1 coordonarea măsurilor practice pentru dezvoltarea şi ameliorarea serviciilor poştale internaţionale;
1.2 să întreprindă, sub rezerva aprobării Consiliului de Administraţie în cadrul competenţelor acestuia din urmă, orice acţiune considerată necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
1.3 să decidă asupra contactelor ce vor fi luate cu Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi pentru îndeplinirea funcţiilor sale;
1.4 să ia masurile necesare în vederea studierii şi difuzării experienţelor şi progreselor realizate de anumite Ţări-membre şi operatorii lor desemnaţi în domeniul tehnicii, exploatării, economiei şi formării profesionale care interesează alte Ţări-membre şi operatorii lor desemnaţi;
1.5 să ia, după consultarea cu Consiliul de Administraţie, măsurile corespunzătoare în domeniul cooperării tehnice cu toate Ţările-membre ale Uniunii şi operatorii lor desemnaţi şi, în special, cu ţările noi şi cu ţările în curs de dezvoltare şi operatorii lor desemnaţi;
1.6 să examineze orice alte probleme care lui sunt prezentate de către un membru al Consiliului de Exploatare Poştală, al Consiliului de Administraţie sau de către orice Ţară-membru sau operator desemnat;
1.7 să recepţioneze şi să discute rapoartele, precum şi recomandările Comitetului Consultativ, şi, pentru chestiunile de interes pentru Consiliul de Exploatare Poştală, să examineze şi să introducă observaţii asupra recomandărilor Comitetului Consultativ pentru a fi înaintate Congresului;
1.8 să desemneze membrii săi care vor face parte din Comitetul Consultativ;
1.9 să conducă studiul problemelor de exploatare, comerciale, tehnice, economice şi de cooperare tehnică cele mai importante care reprezintă interes pentru toate Ţările-membre ale Uniunii sau operatorii lor desemnaţi, în special problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al poştei, cote părţi ale coletelor poştale şi depunerea în străinătate a trimiterilor poştei de scrisori), să elaboreze informaţii şi avize asupra lor şi să recomande măsurile ce trebuie luate în privinţa lor;
1.10 să aducă în faţa Consiliului de Administraţie elementele necesare pentru elaborarea proiectului de strategie al Uniunii şi a planului de activitate cvadrienal al UPU pentru a fi înaintate Congresului;
1.11 să procedeze la studierea problemelor de învăţământ şi formare profesională care interesează ţările noi şi Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi, precum şi ţări noi şi în curs de dezvoltare;
1.12 să studieze situaţia actuală şi nevoile ţărilor noi şi a ţărilor în curs de dezvoltare şi să elaboreze recomandările convenabile asupra căilor şi mijloacelor de ameliorare a serviciilor lor poştale;
1.13 să procedeze la revizuirea Regulamentelor Uniunii în următoarele şase luni după închiderea Congresului, dacă acesta nu hotărăşte altfel; Consiliul de Exploatare Poştală poate să modifice respectivele Regulamente şi în alte sesiuni, în ambele cazuri, Consiliul de Exploatare Poştală rămâne subordonat directivelor Consiliului de Administraţie în ceea ce priveşte politicile şi principiile fundamentale;
1.14 să formuleze propuneri care vor fi supuse spre aprobare fie Congresului, fie Ţărilor-membre conform articolului 140, aprobarea Consiliului de Administraţie este solicitată atunci când propunerile se referă la probleme ce relevă din competenţa acestuia din urmă;
1.15 să examineze la cererea unei Ţări-membre, orice propunere pe care această Ţară-membru o transmite Biroului Internaţional conform articolului 139, să pregătească comentariile aferente şi să însărcineze Biroul Internaţional să le anexeze la respectiva propunere înainte de a fi supusă aprobării de Ţările-membre;
1.16 să recomande, daca este necesar, şi eventual după aprobarea de către Consiliul de Administraţie şi consultarea Ţărilor-membre, adoptarea unei reglementări sau a unei noi practici aşteptând ca Congresul să decidă în această materie;
1.17 să elaboreze si să prezinte, sub forma de recomandări Ţărilor-membre şi operatorii lor desemnaţi, norme în materie tehnică, de exploatare şi în alte domenii ce ţin de competenţa sa în care o practică uniformă este indispensabilă; la fel procedează, în caz de nevoie, şi pentru modificările normelor pe care deja le-a stabilit;
1.18 să stabilească cadrul pentru organizarea finanţării de către utilizatori a organismelor subsidiare şi să-l aprobe în conformitate cu articolul 152;
1.19 să primească şi să examineze rapoartele organismelor subsidiare finanţate de către utilizatori prezentate anual.
Articolul V
(art.119 modificat)
Componenţa Comitetului Consultativ
1. Comitetul Consultativ include:
1.1 organizaţii non-guvernamentale reprezentând clienţii, furnizorii de servicii de distribuire, organizaţiile lucrătorilor, furnizorii de bunuri şi servicii care lucrează pentru sectorul de servicii poştale, organizaţii similare care reunesc persoane fizice, precum şi întreprinderile interesate să contribuie la realizarea misiunii şi a obiectivelor Uniunii. În cazul în care aceste organizaţii sunt înregistrate, acestea ar trebuie să fie într-o ţară membră a Uniunii;
1.1bis personalităţi eminente ale sectorului poştal recomandate de către Ţările-membre sau de către organele Uniunii, inclusiv Comitetul consultativ;
1.1ter organizaţii ale societăţii civile: organizaţii poştale regionale, organizaţii poştale internaţionale neguvernamentale, organizaţii de standardizare, organizaţii financiare şi de dezvoltare, neprevăzute în 1.1;
1.2 membrii desemnaţi de către Consiliul de Administraţie din rândul membrilor săi;
1.3 membrii desemnaţi de către Consiliul de Exploatare Poştală din rândul membrilor săi.
1bis Dacă aceste organizaţii sunt înregistrate, ele trebuie să fie înregistrate într-o Ţară-membră a Uniunii.
2. Costurile de funcţionare a Comitetului Consultativ sunt repartizate între Uniune şi membrii Comitetului conform modalităţilor stabilite de către Consiliul de Administraţie.
3. Membrii Comitetului Consultativ nu beneficiază de orice remuneraţie sau compensare.
Articolul VI
(art.127 modificat)
Atribuţiile Directorului General
1. Directorul General organizează, administrează şi conduce Biroul Internaţional, al cărui reprezentant legal este.
2. În ceea ce priveşte clasificarea posturilor, numirile şi promovările:
2.1 Directorul General este competent pentru a clasa posturile de gradele G 1 la D 2 şi pentru a numi şi promova funcţionari în aceste grade;
2.2 pentru numirile în gradele P 1 la D 2, el trebuie să ia în consideraţie calificările profesionale ale candidaţilor recomandaţi de către Ţările-membre de a căror naţionalitate sunt, sau în care îşi exercită activitatea lor profesională, ţinând cont de o echitabilă repartiţie geografică continentală şi de limbă. Posturile de grad D 2 trebuie, în măsura posibilului, să fie ocupate de candidaţi provenind din regiuni diferite, altele decât cele din care provin Directorul General şi vicedirectorul general, ţinând cont de considerente primordiale privind eficienţa Biroului Internaţional. În cazul posturilor care solicită calificări speciale, Directorul General poate să se adreseze în exterior;
2.3 el ţine de asemenea seama, cu ocazia numirii unui nou funcţionar, de faptul ca în principiu persoanele care ocupă posturile gradelor D 2, D 1 şi P 5 trebuie să provină din diferite Ţări-membre ale Uniunii;
2.4 cu ocazia promovării unui funcţionar al Biroului Internaţional în gradele D 2, D 1 şi P5, nu este obligatoriu să se aplice acelaşi principiu vizat la paragraful 2.3;
2.5 exigenţele unei repartiţii geografice echitabile şi de limbă trec în funcţie de merit în procesul de recrutare;
2.6 Directorul General informează Consiliul de Administraţie o dată pe an despre numirile şi promovările în gradele P 4 la D 2.
3. În plus, Directorul General are următoarele atribuţii:
3.1 să asigure funcţiile de depozitar al Actelor Uniunii şi de intermediar în procedura de aderare şi admitere în Uniune, precum şi de ieşire din aceasta;
3.2 să notifice deciziile luate de către Congres tuturor Guvernelor Ţărilor- membre;
3.3 să notifice toate Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi Regulamentele elaborate sau revizuite de către Consiliul de Exploatare Poştală;
3.4 să pregătească proiectul bugetului anual al Uniunii la un nivel cât mai scăzut posibil compatibil cu nevoile Uniunii si să îl supună în timp oportun examinării Consiliului de Administraţie; să comunice bugetul Ţărilor-membre ale Uniunii după aprobarea acestuia de către Consiliul de Administraţie şi să-l execute;
3.5 să execute activităţile specifice cerute de către organele Uniunii şi pe cele care îi sunt atribuite prin Acte;
3.6 să ia iniţiative care să vizeze realizarea obiectivelor fixate de către organele Uniunii, în cadrul politicii stabilite şi a fondurilor disponibile;
3.7 să supună sugestii şi propuneri Consiliului de Administraţie sau Consiliului de Exploatare Poştală;
3.8 după închiderea Congresului, să înainteze Consiliului de Exploatare Poştală propuneri privind modificările Regulamentului ca urmare a deciziilor Congresului, în conformitate cu Regulamentul interior al Consiliului de Exploatare Poştală;
3.9 să pregătească, pentru Consiliul de Administraţie şi pe baza directivelor date de către Consilii, proiectul strategiei Uniunii şi proiectul planului de activitate cvadrienal al UPU de supus Congresului;
3.10 să pregătească, pentru aprobarea de către Consiliul de Administraţie, un raport quadrienal asupra rezultatelor Ţărilor-membre cu privire la punerea în aplicare a strategiei Uniunii aprobată de Congresul anterior, care urmează a fi prezentată Congresului următor;
3.11 să asigure reprezentarea Uniunii;
3.12 să servească drept intermediar în relaţiile dintre:
3.12.1 UPU şi Uniunile Restrânse;
3.12.2 UPU şi Organizaţia Naţiunilor Unite;
3.12.3 UPU şi organizaţiile internaţionale a căror activitate prezintă un interes pentru Uniune;
3.12.4 UPU şi organismele internaţionale, asociaţiile sau întreprinderile pe care organele Uniunii doresc să le consulte sau să le asocieze la lucrările lor;
3.13 să îşi asume funcţia de Secretar General al organelor Uniunii şi să supravegheze cu acest titlu, ţinând cont de dispoziţiile speciale ale prezentului Regulament, în special:
3.13.1 pregătirea şi organizarea lucrărilor organelor Uniunii;
3.13.2 elaborarea, producerea şi distribuirea documentelor, rapoartelor şi proceselor verbale;
3.13.3 funcţionarea secretariatului în timpul reuniunilor organelor Uniunii;
3.14 să asiste la şedinţele organelor Uniunii şi să ia parte la deliberări fără drept de vot, cu posibilitatea de a se face reprezentat.
Articolul VII
(art.130 modificat)
Pregătirea şi distribuirea documentelor organelor Uniunii
1. Biroul Internaţional pregăteşte şi pune la dispoziţie pe site-ul UPU toate documentele publicate, în versiunile lingvistice specificate în art.155, cu cel puţin două luni înainte de fiecare sesiune. Biroul Internaţional semnalizează, de asemenea, publicarea unui nou document electronic pe site-ul UPU printr-un sistem eficient prevăzut în acest scop.
2. Afară de aceasta, Biroul Internaţional difuzează publicaţiile Uniunii în formă fizică, precum ar fi circularele Biroului Internaţional şi procesele verbale analitice ale Consiliului de Administraţie şi ale Consiliului de Exploatare Poştală, doar la cererea unei Ţări-membre.
Articolul VIII
(art.138 modificat)
Procedura de prezentare a propunerilor către Congres (Const. 29)
1. Sub rezerva excepţiilor prevăzute în paragrafele 2 şi 5, procedura următoare reglează introducerea propunerilor de orice natură ce va fi supusă Congresului de către Ţările-membre:
1.1 sunt admise propunerile care parvin Biroului Internaţional cu cel puţin şase luni înainte de data fixată pentru Congres;
1.2 nici o propunere de ordin redacţional nu este admisă în timpul perioadei de şase luni care precedă data fixată pentru Congres;
1.3 propunerile de fond care parvin Biroului Internaţional în intervalul cuprins între şase şi patru luni înainte de data fixată pentru Congres nu sunt admise decât dacă ele sunt sprijinite de cel puţin două Ţări-membre;
1.4 propunerile de fond care parvin Biroului Internaţional în intervalul cuprins între patru şi două luni care precedă data fixată pentru Congres nu sunt admise decât daca ele sunt sprijinite de cel puţin opt Ţări-membre; propunerile care parvin ulterior nu sunt admise;
1.5 declaraţiile de sprijin trebuie să parvină Biroului Internaţional în acelaşi timp cu propunerile la care se referă.
2. Propunerile privind Constituţia sau Regulamentul General trebuie să parvină Biroului Internaţional cu cel puţin şase luni înainte de deschiderea Congresului; acelea care parvin ulterior acestei date dar înainte de deschiderea Congresului nu pot fi luate în consideraţie decât dacă Congresul decide astfel cu majoritate de două treimi din ţările reprezentate în Congres şi dacă sunt respectate condiţiile prevăzute în paragraful 1.
3. Fiecare propunere nu trebuie să aibă în principiu decât un obiectiv şi să nu conţină decât modificări referitoare la acest obiectiv. În mod similar, fiecare propunere susceptibilă de costuri substanţiale pentru Uniune trebuie să fie însoţită de impactul financiar pregătit de Ţara-membru autor, în consultare cu Biroul Internaţional, pentru a determina resursele financiare necesare pentru punerea sa în aplicare.
4. Propunerile de ordin redacţional sunt prevăzute în antet cu menţiunea “Propunere de ordin redacţional” de către Ţările-membre care le-au prezentat şi publicate de către Biroul Internaţional sub un număr urmat de litera R. Propunerile neprevăzute cu această menţiune, dar care, după avizul Biroului Internaţional, nu sunt decât redacţionale, sunt publicate cu o menţiune corespunzătoare; Biroul Internaţional întocmeşte pentru Congres o listă a acestor propuneri.
5. Procedura descrisă în paragrafele 1 şi 4 nu se aplică propunerilor privind Regulile de procedură ale Congreselor.
Articolul IX
(art.138bis adăugat)
Procedura privind amendamentele la propunerile
prezentate în conformitate cu art.138
1. Amendamentele la propunerile deja făcute, cu excepţia celor prezentate de către Consiliul de Administraţie sau Consiliul de Exploatare Poştală, pot fi în continuare prezentate către Biroul Internaţional în conformitate cu procedurile Regulamentului interior al Congreselor.
2. Amendamentele la propunerile prezentate de Consiliul de Administraţie sau Consiliul de Exploatare Poştală trebuie să parvină la Biroul Internaţional cu cel puţin două luni înainte de deschiderea lucrărilor Congresului. Dincolo de acest termen, Ţările-membre vor putea prezenta amendamentele lor la şedinţele Congresului.
Articolul X
(art.140 modificat)
Examinarea propunerilor de modificare a
Convenţiei şi a Aranjamentelor dintre două Congrese
1. Orice propunere referitoare la Convenţie, Aranjamente şi Protocoalele lor finale este supusă următoarei proceduri: atunci când o Ţară-membru a transmis o propunere Biroului Internaţional, acesta din urmă o va înainta Ţărilor-membre pentru examinare. Ele dispun de patruzeci şi cinci de zile pentru examinarea propunerii şi, eventual, pentru a transmite Biroului Internaţional observaţiile lor. Amendamente nu sunt admise. La sfârşitul intervalului de patruzeci şi cinci de zile, Biroul Internaţional transmite Ţărilor-membre toate observaţiile pe care le-a primit şi invită fiecare Ţară-membru cu drept de vot să voteze pentru sau împotriva propunerii. Ţările-membre care nu au făcut să parvină votul lor în termen de patruzeci şi cinci de zile sunt considerate că se abţin. Termenele susmenţionate încep să decurgă de la data circularelor Biroului Internaţional.
2. Dacă propunerea priveşte un Aranjament sau Protocolul său final, numai Ţările-membre care sunt parte din acest Aranjament pot lua parte la operaţiunile descrise în paragraful 1.
Articolul XI
(art.142 modificat)
Modificarea Regulamentelor de către Consiliul de Exploatare Poştală
1. Propunerile de modificare a Regulamentelor sunt prelucrate de către Consiliul de Exploatare Poştală.
2. Susţinerea cel puţin a unei Ţări-membre este necesară pentru orice prezentare a unei propuneri de modificare a Regulamentelor.
3. (Suprimat)
Articolul XII
(art.145 modificat)
Fixarea cheltuielilor Uniunii (Const. 21)
1. Sub rezerva dispoziţiilor prevăzute în paragrafele 2-6, cheltuielile anuale aferente activităţilor organelor Uniunii nu trebuie să depăşească suma de 37 235 000 CHF pentru anii 2017-2020. În cazul în care Congresul prevăzut pentru anul 2020 va fi amânat, plafonul dat va fi aplicat de asemenea pentru perioada ulterioara anului 2020.
2. Cheltuielile aferente reuniunii viitorului Congres (deplasarea secretariatului, cheltuieli de transport, cheltuieli de instalare tehnică a interpretării simultane, cheltuieli de reproducere a documentelor în timpul Congresului, etc.) nu trebuie să depăşească limita de 2.900.000 CHF.
3. Consiliul de Administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate în paragrafele 1 şi 2 pentru a ţine seama de majorările treptelor de prelucrare, de contribuţii cu titlul de pensii sau indemnizaţii, inclusiv indemnizaţii de post, admise de Naţiunile Unite pentru a fi aplicate personalului lor în funcţie la Geneva.
4. Consiliul de Administraţie este de asemenea autorizat să ajusteze, în fiecare an, suma cheltuielilor, altele decât cele referitoare la personal, în funcţie de indicele elveţian al preţului de consum.
5. Prin derogarea de la dispoziţiile prevăzute în paragraful 1, Consiliul de Administraţie, sau în caz de extremă urgenţă Directorul General, poate autoriza depăşirea limitelor fixate pentru a face faţă reparaţiilor importante şi neprevăzute ale clădirii Biroului Internaţional, fără ca suma depăşirii să poată excede 125 000 CHF pe an.
6. Dacă creditele prevăzute în paragrafele 1 şi 2 sunt insuficiente pentru a asigura buna funcţionare a Uniunii, aceste limite nu pot fi depăşite decât cu aprobarea majorităţii Ţărilor-membre ale Uniunii. Orice consultaţie trebuie să comporte o expunere completă a faptelor care justifică o asemenea cerere.
Articolul XIII
(art.146 modificat)
Plata contribuţiilor Ţărilor-membre
1. Ţările care aderă la Uniune sau care sunt admise în calitate de membri ai Uniunii precum şi cele care ies din Uniune trebuie să-şi plătească contribuţiile sale pentru întregul an în cursul căruia admiterea sau ieşirea lor devine efectivă.
2. Ţările-membre plătesc în avans partea lor contributivă la cheltuielile anuale ale Uniunii, pe baza bugetului aprobat de către Consiliul de Administraţie. Aceste părţi contributive trebuie să fie plătite cel mai târziu în prima zi a exerciţiului financiar la care se raportează bugetul. Depăşind acest termen, sumele datorate sunt producătoare de dobânzi în profitul Uniunii, la rata de 6 % pe an începând cu luna a patra.
3. Atât timp cât arieratele la contribuţiile obligatorii, în afara dobânzilor datorate Uniunii de către o ţară membră sunt egale sau superioare sumei contribuţiilor respectivei Ţări membre pentru două exerciţii financiare anterioare, această Ţară membră poate ceda irevocabil către Uniune în totalitate sau o parte din creanţele sale asupra altor Ţări membre, conform modalităţilor fixate de Consiliul de Administraţie. Condiţiile de cesiune a creanţelor se definesc ca urmare a unui acord convenit între Ţările membre, debitoarele/creditoarele sale şi Uniune.
4. Ţările-membre care, din motive juridice sau altele, sunt în imposibilitate să efectueze o astfel de cesiune, se angajează să încheie un plan de amortizare a arieratelor lor.
5. În afara unor circumstanţe excepţionale, recuperarea arieratelor la contribuţiile obligatorii datorate Uniunii nu pot fi extinse la mai mult de zece ani.
6. În împrejurări excepţionale, Consiliul de Administraţie poate absolvi o Ţară-membru total sau o parte din dobânzile datorate dacă aceasta a achitat, în capital, de toate datoriilor restante.
7. O Ţară-membră poate de asemenea să fie absolvită, în cadrul unui plan de amortizare a conturilor sale întârziate aprobat de către Consiliul de Administraţie, de toate sau de o parte din dobânzile acumulate sau invers; absolvirea este totuşi subordonată executării complete şi punctuale a planului de amortizare într-un termen convenit de zece ani maximum.
8. Prevederile menţionate în paragrafele 3-7 se aplică prin analogie costurilor de traducere percepute de către Biroul Internaţional pentru Ţările-membre care aparţin unor grupuri lingvistice.
9. Biroul Internaţional expediază facturile Ţărilor-membre cu cel puţin trei luni înainte de data limită a plăţii. Facturile originale sunt transmise la adresa corectă comunicată de către Ţara-membră vizată. Copii electronice ale facturilor sunt expediate prin poşta electronică ca preaviz sau alertă.
10. În plus, Biroul Internaţional prezintă informaţii clare Ţărilor-membre, fiecare dată când înaintează penalităţi pentru întârziere în achitarea facturilor particulare, ceea ce permite Ţărilor-membre să verifice cu uşurinţă cărei facturi îi corespund penalităţile.
Articolul XIV
(art.149 modificat)
Sancţiuni automate
1. Orice Ţară-membru găsindu-se în imposibilitate de a efectua obligaţia prevăzută la articolul 146.3 şi care nu acceptă să se supună unui plan de amortizare propus de Biroul Internaţional conform articolului 146.4, sau nu îl respecta îşi pierde în mod automat dreptul la vot în Congres şi la reuniunile Consiliului de Administraţie sau Consiliului de Exploatare Poştală şi nu mai este eligibil în aceste două Consilii.
2. Sancţiunile automate sunt ridicate din oficiu şi cu efect imediat îndată ce ţara membră în cauză a achitat în întregime arieratele sale la contribuţiile obligatorii datorate Uniunii, în capital şi dobânzile, sau a convenit împreună cu Uniunea să se supună unui plan de amortizare a arieratelor sale.
Articolul XV
Intrarea în vigoare şi durata Protocolului adiţional la Regulamentul general
1. Prezentul Protocol adiţional va intra în vigoare la 1 ianuarie 2018 şi va rămâne în vigoare pentru o perioadă nedeterminată.
Drept pentru care, Plenipotenţiarii Guvernelor Ţărilor-membre au întocmit prezentul Protocol adiţional, care va avea aceeaşi forţă şi aceeaşi valabilitate ca şi în cazul în care dispoziţiile sale au fost introduse în textul Regulamentului General în sine, şi ei l-au semnat într-un exemplar original, care este depus la directorul general al Biroului Internaţional. O copie va fi remisă fiecărei Părţi de către Biroul Internaţional al Uniunii Poştale Universale.
Întocmit la Istanbul, 6 octombrie 2016.
First Additional Protocol
to the General Regulations of the Universal Postal Union
The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Congress at Istanbul, Turkey, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.
Article I
(Art.103 amended)
Functions of Congress
1 On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:
1.1 determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;
1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;
1.3 set the date for the entry into force of the Acts;
1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;
1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;
1.6 adopt the Union's strategy;
1.6bis approve the draft quadrennial UPU business plan;
1.7 fix the maximum amount of the Union's expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;
1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;
1.9 elect the Director General and Deputy Director General;
1.10 set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.
2 Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.
Article II
(Art.106 amended)
Composition and functioning of the CA (Const. 17)
1 The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2 The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.
3 The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.
4 Each member of the Council of Administration shall appoint its representative. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
5 The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
Article III
(Art.112 amended)
Composition and functioning of the POC
1 The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2 The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.
3 Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.
4 The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.
Article IV
(Art.113 amended) Functions of the POC
1 The Postal Operations Council shall have the following functions:
1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.
1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter's competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.
1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.
1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.
1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.
1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.
1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial business plan to be submitted to Congress.
1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.
1.12 Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.
1.13 Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; the Postal Operations Council may also amend the said Regulation sat other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.
1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter's competence.
1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country for wards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.
1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.
1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.
1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.
Article V
(Art.119 amended)
Composition of the CC
1 The Consultative Committee shall consist of:
1.1 non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;
1.1bis high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee;
1.1ter civil society organizations: regional and non-governmental international postal organizations, as well as standardization, financial and development organizations, not provided for under 1.1;
1.2 members designated by the Council of Administration from among its members;
1.3 members designated by the Postal Operations Council from among its members.
1bis If any organizations are registered, they must be registered in a Union member country.
2 The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.
3 The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.
Article VI
(Art.127 amended)
Duties of the Director General
1 The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative.
2 Regarding the classification of posts, appointments and promotions:
2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades.
2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;
2.3 he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;
2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;
2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;
2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
3 Furthermore, the Director General shall have the following duties:
3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;
3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;
3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries' performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
3.11 ensures the representation of the Union;
3.12 acts as an intermediary in relations between:
3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;
3.12.2 the UPU and the United Nations;
3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union's bodies;
3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union's bodies;
3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
Article VII
(Art.130 amended)
Preparation and distribution of documents of the Union bodies
1 The International Bureau shall prepare and make available through the UPU website all the documents published, in the language versions specified in article 155, at least two months before each session. The International Bureau shall also indicate new e-document publications on the UPU website by means of an efficient web-signalling system.
2 Furthermore, the International Bureau shall physically distribute Union publications, such as International Bureau circulars and CA and POC Summary Records, only at the request of an individual member country.
Article VIII
(Art.138 amended)
Procedure for submitting proposals to Congress (Const 29)
1 Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
1.1 proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.
2 Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3 Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4 Drafting proposals shall be headed "Drafting proposal" by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5 The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply to proposals concerning the Rulesof Procedure of Congresses.
Article IX
(Art.138bis added)
Procedure for amending proposals
submitted in accordance with article 138
1 Amendments to proposals already made, excluding those submitted by the Council of
Administration or the Postal Operations Council, may continue to be presented to the International Bureau in accordance with the provisions of the Rules of Procedure of Congresses.
2 Amendments to proposals submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council shall be received by the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Beyond this point, member countries may present their amendments at Congress sessions.
Article X
(Art.140 amended)
Consideration of proposals amending the
Convention or the Agreements between Congresses
1 Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of 45 days in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these 45 days have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of 45 days shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.
2 If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
Article XI
(Art.142 amended)
Amendment of the Regulations by
the Postal Operations Council
1 Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
2 The support of at least one member country shall be required for submitting any proposal to amend the Regulations.
3 (Deleted.)
Article XII(Art.145 amended)
Fixing of the expenditure of the Union
1 Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 37,235,000 Swiss francs for the years 2017 to 2020. In the event that the Congress planned for 2020 is postponed, the same ceilings shall also apply to the post-2020period.
2 The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.
3 The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4 The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5 Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.
6 If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
Article XIII
(Art.146 amended)
Regulation of member countries' contributions
1 Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
2 Member countries shall pay their contributions to the Union's annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.
3 Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/ creditors and the Union.
4 A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
5 Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.
6 In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
7 A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
8 The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
9 The International Bureau shall send bills to member countries at least three months before their due date. The original bills shall be sent to the correct address provided by the member country concerned. Electronic copies of the bills shall be sent via e-mail as pre-advice or alerts.
10 Furthermore, the International Bureau shall provide member countries with clear information each time it charges them interest on overdue payment of particular bills, so that member countries can easily verify to which bills the interest corresponds.
Article XIV
(Art.149 amended)
Automatic sanctions
1 Any member country unable to make the assignment provided for in article 146.3 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 146.4, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils.
2 Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed with the Union to submit to a schedule for the amortization of the arrears.
Article XV
Entry into force and duration of the
Additional Protocol to the General Regulations
1 This Additional Protocol shall come into force on 1 January 2018 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Istanbul, 6 October 2016