Regulament din 17.11.99 cu privire la contractul de achiziţie a mărfurilor şi serviciilor pentru beneficiarii de stat (contractul de achiziţie publică)

MINISTERUL FINANŢELOR

R E G U L A M E N T

cu privire la contractul de achiziţie a mărfurilor şi serviciilor pentru

beneficiarii de stat (contractul de achiziţie publică)

din  17.11.1999

 (în vigoare 06.01.2000) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr.1-4 art.2 din 06.01.2000

* * *

Notă: Vezi Hot.Guv. nr.597 din 21.10.2009 privind unele măsuri de executare a Legii nr.21-XVIII din 18 septembrie 2009 (pct.1 - se transferă Ministerului Finanţelor competenţele ce ţin de achiziţiile publice, exercitate anterior de Agenţia Rezerve Materiale, Achiziţii Publice şi Ajutoare Umanitare)

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul cu privire la contractul de achiziţie a mărfurilor şi serviciilor pentru beneficiarii de stat (în continuare – “regulament”) este elaborat în baza Legii achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile statului nr.1166-XIII din 30.04.97, Legii bugetului anuale, Hotărîrii Guvernului Republicii Moldova nr.595 din 25 iunie 1999, altor acte normative ce ţin de procedura achiziţiilor publice şi au ca scop asigurarea unei metodologii unitare la încheierea contractelor de către beneficiarii de stat în urma desfăşurării procedurilor de achiziţie publică.

2. Prevederile prezentului regulament se aplică obligatoriu pentru achiziţia mărfurilor şi serviciilor de către beneficiarii de stat, din contul banilor publici.

II. TERMENI ŞI DEFINIŢII

În textul prezentului Regulament sînt utilizaţi următorii termeni:

1. Beneficiarul de stat – autoritatea administraţiei publice, instituţia, agentul economic care efectuează achiziţia mărfurilor şi serviciilor cu bani publici.

2. Ofertantul – orice persoană fizică sau juridică ce face o ofertă în cadrul procedurii de achiziţie.

3. Furnizorul – ofertant cîştigător care a dobîndit dreptul de a încheia contract de achiziţie cu beneficiarul de stat privind livrarea mărfurilor, prestarea serviciilor.

4. Consultantul – persoana fizică sau juridică, care poate fi un institut de proiectare sau alt agent economic de consultanţă, dotată corespunzător şi împuternicită de beneficiarul de stat să-l reprezinte în realizarea achiziţiei publice.

5. Graficul livrării mărfurilor (prestării serviciilor) – documentul în care se specifică detaliat şi se precizează termenele pentru diferite faze şi etape ale îndeplinirii contractului.

6. Garanţia de bună execuţie – garanţie privind executarea obligaţiilor stipulate în contractul de achiziţie publică, remisă de furnizor beneficiarului de stat, care prevede forme de garantare ca garanţia bancară şi alte forme asimilate acesteia.

7. Documentele procedurii de achiziţie – documentaţia scrisă care se elaborează de către beneficiarul de stat conform prevederilor Legii achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile statului, nr.1166-XIII din 30.04.97 şi altor prevederi legale în vigoare privind achiziţiile publice, conţinînd informaţia detaliată privind obiectul achiziţiei, termenele de livrare, condiţiile tehnice de prestare (în cazul serviciilor), condiţiile de contractare şi achitare etc.

III. CONTRACTUL DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

1. Contractul de achiziţie publică (în continuare “contract de achiziţie”) este actul juridic încheiat între beneficiarul de stat şi ofertantul cîştigător conform rezultatului procedurii de achiziţie şi prevederilor legale în vigoare privind achiziţiile publice, prin care furnizorul se obligă să transmită beneficiarului de stat marfa, serviciul, iar beneficiarul de stat se obligă să le recepţioneze şi să plătească pentru ele preţul stabilit.

2. Temeiul încheierii contractului de achiziţie îl constituie rezultatul desfăşurării unei proceduri de achiziţie de către beneficiarul de stat sau alt temei prevăzut de prevederile legale în vigoare.

3. Pînă la încheierea contractului de achiziţie se poate trece prin următoarele faze: forma de contract este propusă de beneficiarul de stat şi face parte din documentele procedurii de achiziţie; forma de contract acceptată de ofertant şi care însoţeşte oferta; forma finală de contract definitivată şi semnată de părţi după acordare şi negociere.

4. În caz de necesitate, pînă la încheierea contractului de achiziţie, se pot încheia şi contracte referitor la:

• organizarea licitaţiilor;

• reprezentarea beneficiarului de stat;

• reprezentarea furnizorului;

• alte servicii de consultanţă.

5. Modelul contractului de achiziţie se anexează la prezentul Regulament (anexa nr.1).

IV. CONTRACTANŢII (FURNIZORII)

1. În calitate de contractanţi pot fi orice agenţi economici din Republica Moldova sau din străinătate, organizaţi şi dotaţi corespunzător pentru realizarea achiziţiei publice, care au dreptul legal (confirmat prin documente) de a desfăşura acest gen de activitate.

2. Orice ofertant ce prezintă o ofertă de achiziţie publică, şi în cazul în care i-a fost acceptată oferta, încheie cu beneficiarul de stat contractul pentru livrarea sau/şi confecţionarea mărfurilor, prestarea serviciilor şi le execută în conformitate cu cele convenite prin acest contract.

3. Contractantul, în sensul expus în punctul 1, îndeplineşte funcţia de furnizor sau furnizor de specialitate, în funcţie de complexitatea achiziţiei ce urmează să facă obiectul contractului.

4. Furnizorul este ofertantul acceptat care are capacitatea tehnică şi organizatorică de a se angaja exclusiv în nume propriu în relaţii contractuale cu beneficiarul de stat, pentru realizarea achiziţiei publice, pe care urmează să o execute prin forţe proprii sau pe baze contractuale împreună cu alţi contractanţi (furnizori de specialitate). Aceştia din urmă vor avea faţă de contractantul (furnizorul general) statut de subcontractanţi (furnizori de specialitate).

5. Subcontractantul (furnizorul de specialitate) este contractantul care are ca obiect de activitate execuţia unui anumit gen de activitate din domeniul achiziţiilor, pentru care este specializat.

V. CONDIŢII DE ÎNCHEIERE A CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

1. Condiţiile contractuale generale sînt documentul care pune la dispoziţia părţilor contractuale principiile generale aplicabile pentru achiziţia de mărfuri şi servicii. În majoritatea cazurilor, condiţiile generale sînt prevăzute în documentele procedurii de achiziţie, desfăşurată de beneficiarul de stat.

2. Condiţiile contractuale suplimentare sînt condiţiile prin care se fixează clauze specifice contractelor încheiate de beneficiarul de stat cu furnizorii. În acest caz se urmăreşte menţinerea specificului mărfurilor livrate sau serviciilor prestate de furnizor.

3. Condiţiile contractuale speciale sînt condiţiile care completează sau, eventual modifică condiţiile generale şi condiţiile suplimentare, aplicabile unui anumit contract. Asemenea condiţii pot fi prevăzute în scopul securităţii mărfurilor livrate, serviciilor prestate sau în scopul ocrotirii unui interes, fie al beneficiarului de stat, fie al furnizorului.

4. Contractul se încheie între părţi, pînă la expirarea termenului de valabilitate a ofertei sau pînă la expirarea termenului prelungit de valabilitate a ofertei. Locul unde se semnează contractul este sediul beneficiarului de stat, dacă în documentele procedurii de achiziţie nu se prevede altfel. Dacă specificul mărfurilor, serviciilor necesită semnarea contractului la locul aflării, prestării lor, se va proceda în acest sens.

5. Beneficiarul de stat în termen de 3 zile din ziua în care a determinat oferta cîştigătoare trebuie să invite furnizorul în scris, menţionînd data şi ora semnării contractului. Contractul de achiziţie trebuie să fie semnat în termen de 20 de zile de la data înştiinţării acestuia.

6. La data şi ora stabilită pentru semnarea contractului, furnizorul trebuie să depună beneficiarului de stat garanţia de bună execuţie, constituită conform condiţiilor documentelor procedurii de achiziţie, dacă acestea din urmă prevăd o asemenea garanţie.

7. Suma pentru care va garanta este cea rezultată din aplicarea procentului stabilit (dar nu mai mare de 15%) de beneficiarul de stat la valoarea contractului ce urmează a fi încheiat.

8. Garanţia de bună execuţie poate fi depusă în următoarele forme:

• garanţie bancară;

• cauţiunea;

• acreditivul “stand by”;

• cec;

• depuneri în bani lichizi;

• cambia simplă;

• trata.

9. În cazul cînd părţile convin asupra modului de constituire a garanţiei de bună execuţie prin reţineri succesive din plata cuvenită prin facturile parţiale (situaţii de plată lunare) modul de constituire se stabileşte în condiţiile contractuale.

10. Garantarea din partea unei bănci pentru suma care reprezintă valoarea garanţiei de bună execuţie are în vedere deschiderea de către furnizor a unui cont la această bancă şi se confirmă prin scrisoare de garanţie bancară de bună execuţie. Obligativitatea constituirii garanţiei de bună execuţie se referă la dovada din partea băncii că va garanta furnizorul pentru suma stabilită drept garanţie de bună execuţie şi că a fost deschis de către furnizor contul în care este depusă sau se va depune, eşalonat, potrivit condiţiilor contractuale suma care reprezintă garanţia de bună execuţie.

11. Nu se permit negocieri ale elementelor din oferta cîştigătoare, cu ocazia semnării contractului. Contractul şi anexele acestuia se semnează pagină cu pagină. Ca regulă, contractul se încheie în cel puţin două exemplare, ambele avînd aceeaşi valabilitate juridică.

12. În cadrul contractelor încheiate cu furnizori străini contractul se încheie în limba de referinţă stabilită, însoţit de o traducere în limba de stat, confirmată de un traducător atestat.

13. Contractul trebuie să aibă număr şi să fie indicată data încheierii lui.

VI. CONŢINUTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

1. În scopul evidenţierii contractelor încheiate din contul banilor publici, contractul de achiziţie încheiat de beneficiarul de stat va avea pe prima pagină, sus, inscripţia “ACHIZIŢII PUBLICE”. O asemenea condiţie se aplică şi contractelor încheiate cu furnizorii străini.

2. O altă cerinţă esenţială la încheierea contractelor de achiziţie, ce trebuie prevăzută în cuprinsul contractului este menţionarea procedurii de achiziţie aplicată, hotărîrii (deciziei) beneficiarului de stat (nr., data) în baza căreia s-a procedat la încheierea contractului.

Obiectul contractului

3. Obiectul contratului este determinat de părţi prin specificarea nomenclatorului sortimental, cantitativ şi calitativ al mărfurilor necesare sau tipul serviciilor solicitate. Specificarea obiectului contractului se va face clar şi fără ambiguităţi. Se efectuează descrierea fizică şi estetică a mărfurilor şi serviciilor contractate, în baza caracteristicilor tehnice şi calitative, obiective şi relevante. Se utilizează, la descrierea mărfurilor şi serviciilor caracteristicile, cerinţele, simbolurile şi termenii standard ori standardele internaţionale şi cele naţionale.

4. La acest capitol se va preciza atît angajamentul furnizorului, cît şi cel al beneficiarului de stat. Dacă descrierea obiectului contractului ar necesita o specificare amplă în contract, atunci acesta se va menţiona pe o anexă a contractului, ce va fi parte integrantă a acestuia.

5. În scopul satisfacerii oportune a cererii de mărfuri sau servicii din partea beneficiarului de stat, părţile trebuie să prevadă în contract modul şi condiţiile de precizare periodică (lunar, trimestrial etc., în limita alocaţiilor bugetare prevăzute în planul de finanţare) a nomenclatorului (sortimentului) mărfurilor, serviciilor ce urmează a fi livrate/prestate.

Termenele şi condiţiile de realizare a obiectului contractului

6. Contractul se încheie pentru o anumită perioadă, reieşind din volumul şi termenele de executare a angajamentelor. Ca regulă, contractul se încheie pentru un an.

7. Termenele de executare a angajamentelor sînt stipulate în contract, fixîndu-se perioada (luna, trimestrul etc.), în decursul căreia angajamentul trebuie să fie realizat, sau data calendaristică. În cazurile cînd executarea angajamentului este determinată de perioada de livrare, prestare, furnizorul are dreptul să-şi onoreze angajamentul în orice zi în limita acestei perioade, iar beneficiarul de stat este obligat să accepte aceste condiţii.

8. Calitatea mărfurilor, serviciilor este precizată în contract şi trebuie să corespundă condiţiilor convenite de părţi, standardelor, precum şi condiţiilor tehnice aprobate de anumite organisme sau instituţii. La stabilirea condiţiilor privind calitatea mărfurilor livrate sau serviciilor prestate, părţile sînt obligate să respecte legislaţia în vigoare a Republicii Moldova.

9. Părţile vor prevedea în contract în ce modalitate vor fi livrate mărfurile (INCOTERMS-90 etc.) sau prestate serviciile. Dacă însuşi furnizorul livrează mărfurile, prestează serviciile, acest lucru va fi menţionat în contract. Totodată se specifică şi locul livrării, prestării (locul de destinaţie). Dacă specificul mărfurilor necesită transportarea lor cu un anumit tip de transport, se menţionează ce anume tip de transport va efectua livrarea.

10. În cazul livrării mărfurilor se va specifica ce anume documente le vor însoţi sau care trebuie perfectate (factura, certificatul de calitate, certificatul de origine a mărfii, bonul de trăsură, factura pentru TVA ş.a.).

11. Ambalajul şi marcarea mărfurilor (sau certificarea serviciilor) trebuie să corespundă standardelor de referinţă, condiţiilor tehnice sau altei documentaţii tehnice. Dacă este prevăzut, furnizorul asigură integritatea mărfurilor în procesul de transportare.

12. Mărfurile se consideră predate, serviciile prestate, de către furnizor şi recepţionate de către beneficiarul de stat dacă calitatea lor corespunde caracteristicilor, indicate în certificatul de calitate, sau celor stabilite de părţi, precum şi cantitatea corespunde volumului stabilit.

13. Angajamentele trebuie să fie executate de părţi în corespundere cu condiţiile contractului şi în termenele stabilite, precum şi cu normele legislaţiei în vigoare. Fiecare dintre părţi este obligată să-şi îndeplinească angajamentele în modul cel mai raţional şi mai eficient din punct de vedere economic pentru ambii participanţi la relaţii, să preîntîmpine eventualele pierderi şi daune, iar în cazul producerii acestora, să ia măsurile de rigoare pentru reducerea proporţiilor lor.

Preţul contractului. Condiţiile de achitare

14. Preţul mărfurilor livrate, tariful serviciilor prestate, este stabilit în lei moldoveneşti sau într-o valută străină, dacă părţile convin astfel. Preţul stabilit este cel obţinut în urma desfăşurării procedurii de achiziţie şi nu se permite modificarea lui, cu excepţia cazului menţionat în punctul 16.

15. Achitarea pentru mărfurile livrate, serviciile prestate se efectuează în lei moldoveneşti (excepţie pot servi contractele încheiate cu furnizori străini), conform prevederilor şi condiţiilor stipulate în contract, obligatorii pentru părţi. Modalitatea de plată poate fi plata prealabilă, plata în rate, achitarea totală sau alte modalităţi neinterzise de legislaţia în vigoare.

16. În cazul circumstanţelor apărute pe parcursul perioadei de valabilitate a contractului, în rezultatul cărora există o necesitate vădită de schimbare a preţului contractului, se poate efectua modificarea contractului referitor la cantitate (volum) şi preţ, cu acordul scris al ambelor părţi. În asemenea cazuri se poate prevedea că suma totală a contractului va rămîne neschimbată.

17. De asemenea, se va prevedea cine va suporta cheltuielile suplimentare ocazionate de transportarea mărfurilor, prestarea serviciilor, în regim de urgenţă.

Responsabilitatea părţilor

18. Părţile trebuie să ia toate măsurile necesare pentru executarea contractului. Neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a angajamentelor implică răspunderea părţilor prin plata penalităţii stabilite de normele legislative în vigoare şi aplicabile relaţiilor date, precum şi de contract şi prin recuperarea pierderilor cauzate de neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a angajamentelor.

19. Dacă pe parcursul executării contractului se constată livrarea mărfurilor (prestarea serviciilor) de calitate sau gradul de completare ce nu corespunde condiţiilor contractuale stabilite, furnizorul, la cererea beneficiarului de stat, este obligat să recupereze paguba prin una dintre modalităţile enumerate mai jos:

• să completeze mărfurile lipsă (serviciile neprestate) în termenele indicate de beneficiarul de stat;

• să-i compenseze beneficiarului de stat cheltuielile de înlăturare a defectelor sau completare a obiectului achiziţiei, dacă acesta a lichidat aceste neajunsuri;

• să reducă preţul obiectului achiziţiei în măsura în care a degradat calitatea ei comparativ cu prevederile contractului;

• să înlocuiască mărfurile (serviciile) necalitative şi necomplete cu mărfurile (serviciile) calitative şi complete.

20. Pretenţiile referitoare la calitate trebuie sa fie confirmate printr-o declaraţie a beneficiarului de stat, în caz de necesitate – printr-un certificat confirmat de o organizaţie independentă neutră sau autorizată în acest scop şi se înaintează nemijlocit furnizorului.

21. Pentru refuzul de a vinde mărfuri (presta servicii) prevăzute în contract, furnizorul va suporta o penalitate într-o anumită mărime, stabilită în % la suma totală a contractului de către părţi.

22. Pentru livrarea cu întîrziere a mărfurilor (prestarea serviciilor), furnizorul va purta răspundere materială într-o anumită mărime stabilită în % la suma mărfurilor nelivrate (serviciilor neprestate), pentru fiecare zi întîrziată, dar nu mai mult de o anumită limită stabilită de părţi, dacă nu se prevede altfel de prevederile legale în vigoare.

23. Pentru achitarea cu întîrziere a mărfurilor livrate (serviciilor prestate), beneficiarul de stat poartă răspundere materială într-o mărime stabilită în % la suma mărfurilor (serviciilor) neachitate, pentru fiecare zi întîrziată dar nu mai mult de o limită stabilită de părţi, dacă nu se prevede altfel de prevederile legale în vigoare.

24. În cazurile cînd neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a angajamentelor este rezultatul apariţiei unui caz de forţă majoră, partea în cauză va fi scutită de răspundere.

25. Prin cazuri de forţă majoră se subînteleg: războaiele, calamităţile naturale, incendiile, inundaţiile, cutremurele de pămînt, modificările în legislaţie, grevele si alte circumstanţe, ce nu depind de activitatea părţilor.

26. În cazul survenirii unor asemenea situaţii contractul rămîne în vigoare şi termenul de îndeplinire de către părţi a angajamentelor conform prezentului contract se amînă corespunzător perioadei de timp, în care au avut loc situaţiile sus-menţionate şi consecinţele lor.

27. Partea, pentru care au apărut situaţiile de forţă majoră, este obligată să anunţe în scris despre aceasta cealaltă parte într-un anumit termen, stabilit de părţi, în caz contrar această parte poartă răspundere de pierderile aduse.

28. Dacă neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a angajamentului este condiţionată de acţiunile unei alte părţi, instanţa judecătorească competentă poate să diminueze gradul de responsabilitate al părţii care nu şi-a respectat angajamentul.

29. Pretenţia declarată trebuie să fie examinată de cealaltă parte în decursul a 15 zile din momentul primirii ei, dacă în contract nu se prevede un alt termen.

30. Pretenţia se prezintă în scris şi trebuie să conţină revendicările reclamantului, valoarea pretenţiei şi calculele ei, motivul pretenţiei şi argumentele confirmative, lista documentelor autentice.

31. În cazul în care pretenţia nu conţine un enunţ complet sau la ea nu sînt anexate documentele necesare, partea, căreia i-a fost adresată pretenţia, trebuie să le ceară de urgenţă reclamantului, cu indicarea termenului de prezentare a datelor suplimentare.

32. Litigiile ce apar în procesul executării contractului, care constituie obiectul prezentului Regulament, se soluţionează de către instanţa judecătorească competentă a Republicii Moldova sau altă instanţă determinată de părţi.

VII. DISPOZIŢII FINALE

1. Contractele de achiziţie se aprobă de către Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice şi se înregistrează de Trezoreria de Stat sau de organele financiare locale care gestionează executarea bugetului. Contractele neînregistrate şi neavizate în modul stabilit se consideră nevalabile şi nu se finanţează.

2. Nu se admite în nici un mod divizarea mijloacelor financiare prevăzute pentru achiziţii publice. Contractul de achiziţie se încheie pentru întreaga sumă de bani publici atribuiţi achiziţiei unui anumit fel de mărfuri şi servicii. Beneficiarii de stat nu au dreptul să divizeze achiziţia prin contracte separate, cu scopul aplicării unei metode diferite de metoda de achiziţie utilizată în conformitate cu prevederile legale privind achiziţiile publice dacă achiziţia nu ar fi fost divizată. Beneficiarii de stat nu au dreptul să mărească volumul achiziţiei stabilit de contractele încheiate, pentru a evita efectuarea unor noi achiziţii.

3. La achiziţionarea resurselor energetice de către beneficiarii de stat, se vor aplica prevederile prezentului Regulament şi ale Hotărîrii Guvernului Republicii Moldova nr.600 din 01.07.97 “Privind reglementarea consumului de resurse energetice de către instituţiile/organizaţiile bugetare”.