Scrisoare Acord din 06.08.2015 dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare, acţionând în calitate de administrator al granturilor oferite în cadrul Fondului Fiduciar pentru Consolidarea Capacităţii în domeniul Statisticii

ACORD BILATERAL

Scrisoare Acord

dintre Republica Moldova şi  Asociaţia Internaţională  pentru Dezvoltare

acţionând  în  calitate  de  administrator  al  granturilor  oferite în cadrul

Fondului Fiduciar pentru Consolidarea Capacităţii în domeniul Statisticii

22 septembrie 2016

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 478-490 art. 2228 din 30.12.2016

* * *

E.S. Anatol Arapu

Ministrul Finanţelor

Ministerul Finanţelor

str. Cosmonauţilor 7

Chişinău

Republica Moldova

Excelenţă:

Ref: Grant nr: TF019354

(Consolidarea capacităţii - SIME)

Instrucţiuni suplimentare: Scrisoare de debursare

Prin prezenta ne referim la Scrisoarea Acord (în continuare “Acord”) dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare (în continuare “Banca Mondială”), acţionând în calitate de administrator al granturilor oferite în cadrul Fondului Fiduciar pentru Consolidarea Capacităţii în domeniul Statisticii (abr. eng. – TFSCB) în contextul proiectului menţionat, din data 6 august, 2015. Acordul prevede că Banca Mondială poate emite instrucţiuni suplimentare privind retragerea mijloacelor din Grantul TF019354 (în continuare “Grant”). Prezenta scrisoare (în continuare “Scrisoare de debursare”), cu toate modificările ulterioare periodice, conţine instrucţiuni adiţionale.

Ghidul Băncii Mondiale cu privire la debursări pentru proiecte din 1 mai 2006 (în continuare “Ghidul cu privire la debursări”) (Anexa 1) constituie parte integrantă a Scrisorii de debursare. Modul în care dispoziţiile Ghidului cu privire la debursări sunt aplicabile Grantului sunt descrise în continuare. Secţiunile şi subsecţiunile incluse între paranteze mai jos se referă la secţiunile şi subsecţiunile relevante din Ghidul cu privire la debursări, iar termenii scrişi cu majusculă au semnificaţia atribuită acestora de Ghidul cu privire la debursări, cu excepţia cazurilor când semnificaţia acestor termeni este modificată prin prezenta scrisoare.

I. Aranjamentele de debursare

(i) Metodele de debursare (Secţiunea 2). În cadrul Grantului pot fi utilizate următoarele metode de debursare:

• Rambursare;

• Plată în acont/avans;

• Plată directă.

(ii) Termenul-limită pentru debursare (Subsecţiunea 3.7). Termenul-limită pentru debursare este 4 luni după data de încheiere specificată în Acordul de Grant. Orice modificare a acestui termen va fi comunicată Băncii Mondiale.

(iii) Condiţiile de debursare (Subsecţiunea 3.8). Vă puteţi referi la condiţia (condiţiile) de debursare cuprinse în secţiunea 3.02 a Acordului de Grant.

II. Retragerea fondurilor din Grant

(i) Semnături autorizate (Subsecţiunea 3.1).

Scrisoarea de autorizare a semnatarului în formularul anexat (Anexa 2) va fi remisă Băncii Mondiale la adresa indicată mai jos, asigurând înscrierea numelui (numelor) şi a specimenului semnăturii (semnăturilor) funcţionarilor autorizaţi să semneze cererile de retragere:

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, DC 20433

United States of America

În atenţia: [Numele directorului regional] sau [Semnatarul autorizat al Acordului de Grant]

(ii) Cererile de retragere (Subsecţiunile 3.2- 3.3). Remiteţi cererile de retragere completate, împreună cu documentele justificative, prin intermediul portalului web Client Connection al Băncii Mondiale, respectând instrucţiunile pentru livrarea electronică. În cazul în care beneficiarul nu dispune de acces la internet, Banca Mondială poate permite remiterea cererilor de retragere, împreună cu documentele justificative, în corespundere cu subsecţiunea 3.3, la următoarea adresă:

The World Bank

Trg J.F.Kennedya 6b/III

HR-10000 Zagreb, Croatia

În atenţia: Direcţia împrumuturi

(iii) Livrarea electronică (Subsecţiunea 3.4). Banca Mondială poate permite Beneficiarului să remită Băncii cererile de retragere în format electronic (fără documente justificative) prin intermediul Conexiunii pentru clienţi/“Client Connection” a Băncii Mondiale. Opţiunea de remitere a cererilor în mod electronic poate fi activată în cazul în care: (a) Beneficiarul a desemnat în formă scrisă, în conformitate cu termenii stipulaţi în subparagraful (i) din prezenta Secţiune, funcţionarii săi care sunt autorizaţi să semneze şi să remită cererile de retragere, precum şi să primească dispozitive sigure de identificare (“token-uri”) din partea Băncii Mondiale în scopul remiterii unor astfel de cereri pe cale electronică; şi (b) toţi funcţionarii desemnaţi de către Beneficiar s-au înregistrat în calitate de utilizatori ai “Client Connection”. În cazul în care Banca Mondială agreează, aceasta va asigura Beneficiarul cu token-uri pentru funcţionarii desemnaţi. Ulterior, funcţionarii desemnaţi pot remite cererile de retragere în mod electronic, completând în acest scop Formularul 2380, care poate fi accesat prin intermediul “Client Connection” (https://clientconnection.worldbank.org). Beneficiarul poate să continue întocmirea şi furnizarea cererilor pe suport de hârtie. Banca Mondială îşi rezervă dreptul şi poate, la discreţia sa, să respingă, temporar sau permanent, prezentarea cererilor electronice de către Beneficiar.

(iv) Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor pentru procesarea cererilor de retragere. Prin desemnarea funcţionarilor care să accepte token-urile şi prin alegerea opţiunii de remitere a cererilor în format electronic, Beneficiarul confirmă prin intermediul unei scrisori de autorizare acordul său de a: (a) respecta Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative (“Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor”) incluse în Anexa 5; şi (b) distribui fiecărui astfel de funcţionar un exemplar de “Termene şi condiţii de utilizare a token-urilor”, asigurând respectarea acestora de către funcţionarii în cauză.

(v) Valoarea minimă a cererilor (Subsecţiunea 3.5). Valoarea minimă a cererilor pentru rambursări şi plăţi directe este de 30,000 dolari SUA.

(vi) Aconturile (Secţiunile 5 şi 6)

• Tipul de cont[uri] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.3): segregate

• Valuta contului [conturilor] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.4): dolari SUA

• Instituţia financiară în care vor fi deschise contul [conturile] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.5): Banca Naţională a Moldovei

• Plafonul (Subsecţiunea 6.1): 50,000 dolari SUA

III. Raportarea utilizării Fondurilor din Grant

(i) Documentaţia justificativă (Secţiunea 4). Fiecare cerere de retragere urmează a fi însoţită de documentaţia justificativă în conformitate cu cele prevăzute în continuare:

• Pentru solicitările de rambursare:

◊ Devizul de cheltuieli în formularul anexat (Anexa 4);

◊ Înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile (de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului) pentru plăţile conform contratelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale;

◊ Lista plăţilor conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale, în formularul anexat (Anexa 5).

• Pentru raportarea cheltuielilor eligibile achitate din contul desemnat:

◊ Devizul de cheltuieli în formularul anexat (Anexa 4)

◊ Înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile (de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului) pentru plăţile conform contratelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale;

◊ Lista plăţilor conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale, în formularul anexat (Anexa 5); şi

◊ Reconcilierea contului desemnat, conform formularului anexat (Anexa 6), cu o copie a extrasului de cont.

• Pentru solicitările de plată directă: înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile, de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului.

(ii) Frecvenţa raportării cheltuielilor eligibile achitate din contul desemnat (Subsecţiunea 6.3): lunar.

IV. Alte instrucţiuni de debursare:

i) Reconcilierea contului desemnat şi extrasul de cont: O declaraţie de reconciliere a activităţii contului desemnat şi un extras de cont urmează a fi prezentate cu fiecare cerere de retragere, raportând asupra utilizării mijloacelor din Grant.

V. Alte informaţii importante

Informaţii suplimentare referitoare la aranjamentele de debursare pot fi găsite în Ghidul cu privire la debursări disponibil pe site-ul public al Băncii Mondiale: https://www.worldbank.org şi pe site-ul protejat “Client Connection”: https://clientconnection.worldbank.org. Exemplare tipărite ale acestora sunt disponibile la cerere.

Pe site-ul web “Client Connection” dvs. veţi reuşi să întocmiţi şi să remiteţi cereri de retragere, să monitorizaţi situaţia Grantului în timp real şi să obţineţi informaţii cu privire la politicile conexe, date financiare şi date despre achiziţii.

În cazul în care încă n-aţi recurs la această opţiune, Banca Mondială recomandă să vă înregistraţi în calitate de utilizator al site-ului web “Client Connection” (https://clientconnection.worldbank.org). Pe acest site web dvs. veţi reuşi să întocmiţi şi să remiteţi cereri de retragere, să monitorizaţi situaţia Grantului în timp real şi să obţineţi informaţii cu privire la politicile conexe, date financiare şi date despre achiziţii. Toţi demnitarii autorizaţi de către Beneficiar să semneze şi să trimită aplicaţii prin mijloace electronice sunt rugaţi să se înregistreze cu “Client Connection” anterior activării opţiunii de trimitere a aplicaţiilor în formă electronică. În vederea obţinerii unor informaţii detaliate despre site-ul web şi despre aranjamentele de înregistrare puteţi contacta Banca Mondială prin email la: (clientconnection@worldbank.org).

În cazul în care aveţi întrebări conexe celor expuse anterior, luaţi legătura cu WFALD-TF printr-un email adresat WFALD-tf@worldbank.org şi utilizând numărul fondului fiduciar ca referinţă.

Cu respect,

Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare

__________________________

Viktoria Siryachenko

Director de Ţară în exerciţiu

Belarus, Moldova şi Ucraina

Europa şi Asia Centrală

Anexe

1. Ghidul cu privire la debursări pentru proiecte al Băncii Mondiale, 1 mai 2006

2. Formularul pentru semnăturile autorizate

3. Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative din 1 martie 2013

4. Formularul devizului de cheltuieli

5. Formularul pentru plăţi conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale

6. Declaraţia de reconciliere a contului desemnat

Anexa 2

Formular pentru Scrisoarea de autorizare a semnatarului

[antet]

[Adresa]

[Oraşul] [Ţara]

[DATA]

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433

United States of America

În atenţia: [Directorul regional]

Subiect: Grant nr.____-___ (____________ proiect)

Prin prezenta facem referinţe la Acordul de Grant (în continuare “Acord”) dintre Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare/Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare] (în continuare “Banca Mondială”)], acţionând în calitate de [administrator al fondului fiduciar], şi [numele beneficiarului] (în continuare “Beneficiar”), din data _______, pentru Grantul menţionat. Pentru realizarea obiectivelor prevăzute de Secţiunea 2.03 din Condiţiile generale după cum este definit în Acord, oricare ¹[una] din persoanele, ale căror specimen de semnătură autentificat apare mai jos, este autorizată să semneze, în numele Beneficiarului, cererile de retragere în cadrul acestui Grant.

În scopul remiterii cererilor către Banca Mondială, ²[fiecare] din persoanele, ale căror specimen de semnătură autentificat apare mai jos, este autorizată să semneze, în numele Beneficiarului, acţionând ³[individual] ⁴[în comun], să remită cererile şi dovada în susţinerea termenelor şi condiţiilor specificate de către Banca Mondială.

⁵[Aceasta confirmă faptul că Beneficiarul autorizează astfel de persoane să accepte token-urile şi să remită cererile însoţite de documentele justificative către Banca Mondială prin mijloace electronice. Recunoscând integral faptul că Banca Mondială se va baza pe asemenea reprezentări şi garanţii, inclusiv fără limitare, pe reprezentările şi garanţiile cuprinse în Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative (“Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor”), Beneficiarul reprezintă şi garantează Băncii Mondiale faptul că va distribui fiecărui astfel de funcţionar un exemplar de “Termene şi condiţii de utilizare a token-urilor”, asigurând respectarea acestora de către funcţionarii în cauză.]

Această autorizare substituie şi elimină orice autorizaţie existentă actualmente în înregistrările Băncii Mondiale referitoare la acest Acord.

______________________

¹ Instrucţiune pentru Beneficiar: Stipulaţi cazul în care aplicaţiile trebuie semnate de către mai multe persoane, de câte anume, care sunt posturile acestora şi dacă sunt aplicabile anumite praguri. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

² Instrucţiune pentru Beneficiar: Stipulaţi cazul în care aplicaţiile trebuie semnate în comun de către mai multe persoane, în caz afirmativ, indicaţi vă rog numărul efectiv. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

³ Instrucţiune pentru Beneficiar: Utilizaţi aceste paranteze în cazul în care oricare din persoanele autorizate poate semna; dacă această condiţie nu este aplicabilă, o puteţi elimina. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

⁴ Instrucţiune pentru Beneficiar: Utilizaţi aceste paranteze numai în cazul în care este necesar ca fiecare aplicaţie să fie semnată în comun de câteva persoane; dacă această condiţie nu este aplicabilă, o puteţi elimina. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

⁵ Instrucţiune pentru Beneficiar: Adăugaţi acest alineat în cazul în care Beneficiarul doreşte să autorizeze persoanele listate să accepte token-urile şi să trimită aplicaţiile prin mijloace electronice; dacă această condiţie nu este aplicabilă, puteţi elimina acest alineat. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

Cu profund respect,

      / semnat /

______________

       [Funcţia]

Anexa 3

Termeni şi condiţii  de utilizare a datelor de identificare securizată

în legătură cu folosirea mijloacelor electronice pentru procesarea

cererilor şi documentelor justificative

1 martie 2013

Banca Mondială (Banca)⁶ va asigura date de identificare securizată (DIS) pentru a permite Împrumutatului⁷ să prezinte cereri de retragere sau cereri pentru angajamente speciale conform Acordului (Acordurilor) şi documentaţiei justificative (cum ar fi cereri şi documentaţie justificativă, împreună numite Cereri în Termenii şi condiţiile prezente de utilizare) la Bancă în mod electronic, în termenii şi condiţiile de utilizare specificate aici.

DIS pot fi bazate (a) pe hardware (Jeton fizic) sau (b) pe software (Jeton soft). Banca îşi rezervă dreptul de a determina care tip de DIS este cel mai potrivit.

_________________________

⁶ “Banca” înseamnă BIRD şi AID.

⁷ “Împrumutat” înseamnă împrumutat al unui împrumut BIRD, credit AID sau avans al Mecanismului de pregătire a proiectului şi beneficiarul unui grant.

A. Identificarea Utilizatorilor.

1. Împrumutatul va fi obligat să identifice într-o Scrisoare de semnatar autorizată (SSA) prezentată în modul cuvenit şi primită de Bancă fiecare persoană care va fi autorizată să prezinte Cereri. Banca va asigura fiecare persoană identificată în SSA (Semnatar) cu DIS, după cum este prevăzut mai jos. Împrumutatul trebuie de asemenea să comunice imediat Băncii dacă un Semnatar nu mai este autorizat de Împrumutat să acţioneze în calitate de Semnatar.

2. Fiecare Semnatar trebuie să se înregistreze ca utilizator pe pagina web a Băncii Client Connection (CC) (clientconnection@worldbank.org) înainte de primirea DIS. Înregistrarea pe CC va cere Semnatarului să creeze o parolă CC (Parola CC). Semnatarul este obligat să nu comunice nimănui Parola sa CC sau să păstreze sau să salveze Parola CC în scris sau în altă formă. După înregistrare ca utilizator CC, Semnatarul va primi un nume unic de identificare a contului.

B. Iniţializarea DIS.

1. Înainte de iniţializarea DIS de către un Semnatar, Semnatarul va confirma că a citit, a înţeles şi este de acord să respecte Termenii şi condiţiile prezente de utilizare.

2. În cazul în care se utilizează un Jeton fizic, imediat după primirea Jetonului fizic, Semnatarul va accesa CC folosind numele său de cont şi Parola CC şi va înregistra Jetonul său fizic şi va crea un număr de identificare personală (NIP) care va fi folosit în legătură cu folosirea Jetonului său fizic, după care Jetonul fizic va fi iniţializat pentru folosire de către Semnatar exclusiv în scopul prezentării Cererilor. În cazul în care se utilizează un Jeton soft, Semnatarul va accesa CC folosind numele său de cont şi Parola CC şi va crea un număr de identificare personală care va fi folosit în legătură cu folosirea Jetonului său soft, după care Jetonul soft va fi iniţializat exclusiv în scopul prezentării Cererilor. După iniţializarea DIS, Semnatarul va fi un “Utilizator DIS”. Banca va menţine în baza sa de date un cont de utilizator (Cont) pentru fiecare Utilizator DIS în scopul gestionării DIS a Utilizatorului DIS. Nici Împrumutătorul, nici Utilizatorul DIS nu va avea acces la Cont.

3. Înainte de prima utilizare a DIS de către Utilizatorul DIS, Împrumutătorul trebuie să asigure că Utilizatorul DIS a primit toate materialele de instruire oferite de Bancă pentru în utilizarea DIS.

C. Utilizarea DIS.

1. Utilizarea DIS se limitează cu stricteţe la utilizare în procesul de prezentare a Cererilor de către Utilizatorul DIS în modul prevăzut de Bancă în Acord (Acorduri) şi Termenii şi condiţiile prezente. Orice alt tip de utilizare a DIS este interzis.

2. Banca nu-şi asumă nici o responsabilitate sau răspundere pentru utilizarea nepotrivită a DIS de către Utilizatorul DIS, alţi reprezentanţi ai Împrumutătorului sau părţi terţe.

3. Împrumutătorul se angajează să asigure şi reprezintă şi garantează Băncii (Banca bazându-se expres pe această reprezentare şi garanţie în acordarea DIS) că fiecare Utilizator DIS înţelege şi va respecta Termenii şi condiţiile prezente de utilizare, inclusiv următoarele, fără limitări:

4. Securitate

4.1. Utilizatorul DIS nu va comunica nimănui NIP-ul său şi nu va păstra sau salva NIP în scris sau altă formă.

4.2. Utilizatorul DIS nu va permite nimănui să utilizeze DIS-ul său pentru prezentarea unei Cereri la Bancă.

4.3. Utilizatorul DIS trebuie întotdeauna să se deconecteze din CC când nu foloseşte sistemul. Nedeconectarea corectă poate crea o rută în sistem care este neprotejată.

4.4. Dacă Utilizatorul DIS crede că o parte terţă a aflat NIP-ul său sau a pierdut Jetonul fizic, el/ea trebuie să notifice imediat clientconnection@worldbank.org.

4.5. Împrumutătorul trebuie să notifice imediat Banca la clientconnection@worldbank.org despre orice DIS pierdut, furat sau compromis şi să întreprindă paşi rezonabili pentru a asigura că DIS vizat este dezactivat imediat.

5. Rezervarea dreptului de a dezactiva DIS

5.1. Împrumutătorul trebuie să-şi rezerve dreptul de a revoca autorizarea Utilizatorului DIS de a utiliza DIS din orice motiv.

5.2. Banca îşi rezervă dreptul, la propria sa discreţie, să dezactiveze temporar sau permanent un DIS, un Cont de Utilizator DIS sau ambele.

6. Întreţinerea Jetoanelor fizice

6.1. Jetoanele fizice vor rămâne în proprietatea Băncii.

6.2. Banca va livra fizic un Jeton fizic fiecărui Semnatar desemnat să primească unul în modul care va fi determinat de Bancă şi care va fi satisfăcător pentru ea.

6.3. Jetoanele fizice conţin instrumente delicate şi sofisticate şi de aceea urmează a fi tratate cu grijă şi nu pot fi cufundate în lichide, expuse la temperaturi extreme, zdrobite sau îndoite. De asemenea, Jetoanele fizice urmează a fi păstrate la o distanţă mai mare de cinci (5) cm de dispozitive care generează radiaţie electromagnetică (REM), cum ar fi telefoanele mobile, APD în bază de telefon, telefoane smart şi alte dispozitive similare. Jetoanele fizice urmează a fi purtate şi păstrate separat de careva dispozitive REM. În apropiere (la distanţă de mai puţin de 5 cm), aceste dispozitive pot emite niveluri înalte de REM care pot interfera cu funcţionarea corectă a echipamentului electronic, inclusiv a Jetonului fizic.

6.4. Fără derogare de la Termenii şi condiţiile prezente de utilizare, alte instrucţiuni tehnice privind utilizarea şi întreţinerea corectă a Jetoanelor fizice sunt disponibile la http://www.rsa.com.

7. Înlocuire

7.1. Jetoanele fizice pierdute, deteriorate, compromise (în condiţiile 4.5 de mai sus) sau distruse vor fi înlocuite din contul Împrumutătorului.

7.2. Banca îşi rezervă dreptul, la propria sa discreţie, de a nu înlocui un Jeton fizic în caz de utilizare nepotrivită sau de a nu reactiva un Cont al Utilizatorului DIS.

Anexa 4

Deviz de cheltuieli (DC)

Anexa 5

Anexa 6