Постановление № 208 от 31.03.1995

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по петициям

физических и юридических лиц, поданным в государственные органы,

на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова

[Название изменено Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Название изменено Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

N 208  от  31.03.95

 (в силу 05.05.1995) 

Мониторул Офичиал ал Р.Молдова N 24 ст.192 от 05.05.1995

* * *

Во исполнение Закона Республики Молдова № 190-XIII от 19 июля 1994 года “О подаче петиций” Правительство Республики Молдова

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова (прилагается).

[Пкт.1 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Пкт.1 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

2. Органам центрального и местного публичного управления обеспечить ведение делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, всеми подведомственными или расположенными на их территории организациями в соответствии с Инструкцией, утвержденной настоящим постановлением.

[Пкт.2 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Пкт.2 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

3. Признать утратившим силу Постановление Совета Министров Молдавской ССР № 41 от 5 февраля 1982 г. “Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, исполнительных комитетах Советов народных депутатов, на предприятиях, в учреждениях и организациях Молдавской ССР” (Ведомости Верховного Совета и Правительства Молдавской ССР, 1982 г., № 3, ст.27).

ИНСТРУКЦИЯ

о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц,

поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения

и организации Республики Молдова

[Название изменено Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Название изменено Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства при учете и рассмотрении петиций физических и юридических лиц, от имени коллективов, которые они представляют, в письменной или электронной форме, а также осуществления контроля за ходом их рассмотрения и приема просителей в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее – органы).

Настоящая Инструкция не распространяется на ведение делопроизводства по петициям, порядок рассмотрения которых предусмотрен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством об исполнительном производстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством.

[Пкт.1 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Пкт.1 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

2. Делопроизводство по петициям, адресованным физическими лицами в организации, ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Руководители органов, структурных подразделений и работники их аппарата управления обязаны принять необходимые меры для соблюдения настоящей инструкции. При необходимости они осуществляют контроль за ведением делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой деятельности.

3. Учет, регистрация, рассмотрение петиций, осуществление контроля за исполнением и хранением петиций, организация приема просителей в органах возлагается на канцелярию, структурные подразделения, секретаря или назначенное для этого должностное лицо (в дальнейшем – канцелярия).

4. При увольнении лиц, ответственных за ведение делопроизводства по петициям, дела с петициями и соответствующими материалами передаются по акту.

Вновь принятые работники должны знать требования Закона Республики Молдова № 190-XIII от 19 июля 1994 года “О подаче петиций” и настоящей Инструкции.

II. УЧЕТ ПЕТИЦИЙ

5. Петиции, поступившие в органы, регистрируются централизованно в тот же день канцелярией на регистрационно-контрольных карточках формата А5 и А6 (приложения № 1, 2 и 3), а электронный вариант регистрируется в электронном архиве органа.

Информация по поступившим петициям вводится в банк данных компьютера согласно макету регистрационно-контрольной карточки экрана в соответствии с регистрационным номером там, где применяется компьютер.

Конверты, в которых находились петиции, сохраняются в случаях, когда их можно использовать для установления адреса отправителя или когда почтовый штемпель необходим для подтверждения даты отправления и получения петиции, а электронная версия петиции хранится 3 года в базе данных электронного архива органа.

По петициям, принятым во время приема, устанавливается тот же порядок регистрации.

Петиция, поданная в электронной форме, должна соответствовать требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством.

В петиции в электронной форме указываются фамилия, имя, место жительства и электронный адрес просителя.

[Пкт.5 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

6. При регистрации петиций на первой странице проставляется регистрационный штамп (приложение № 4), в котором указывается дата поступления петиций и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора петиции, порядкового номера и года регистрации петиции (например, Д-404/04). Регистрационный индекс может быть составлен или дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность петиций, способствующими их отбору и анализу.

[Пкт.6 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

7. Повторным петициям, как правило, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки указывается регистрационный индекс первой петиции. В правом верхнем углу повторных петиций и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка “Повторно” и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются петиции, поступившие от одного и того же лица, в которых поднимается один и тот же вопрос, если со времени подачи первой петиции истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не получил ответа или не удовлетворен данным ему ответом.

8. Петиции лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, регистрируются под индексом первой петиции с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

9. На каждую петицию заполняется от руки регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах. Первый экземпляр карточки помещается в информационную картотеку в алфавитном порядке или по тематике вопросов петиции, а второй экземпляр – в контрольную картотеку по датам исполнения.

Если регистрационно-контрольные карточки помещаются в информационную картотеку по тематике вопросов, затрагиваемых в петициях, рекомендуется дополнительно использовать алфавитные карточки (приложение № 5), которые должны располагаться в картотеке в алфавитном порядке. В целях упрощения отбора карточек может быть использован алфавитный указатель.

[Пкт.9 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

III. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПЕТИЦИЙ

10. Зарегистрированные петиции передаются на рассмотрение руководству органа в день их поступления.

Резолюция руководства, фамилия автора резолюции и срок исполнения в обязательном порядке вносятся в регистрационно-контрольные карточки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственность за правильное и своевременное исполнение несут в равной степени все указанные соисполнители.

Первый исполнитель из указанных в резолюции является ответственным за созыв остальных соисполнителей и организацию исполнения всех поставленных в петиции вопросов.

Передача петиций на исполнение производится только через ответственное лицо с указанием в регистрационно-контрольных карточках фамилий исполнителей, а петиции, полученные в электронной форме, копируются в файл архива с указанием даты и времени получения и передаются на исполнение в тот же день назначенному руководителем исполнителю в приемлемой для информирования форме.

Передача петиций на исполнение из одного структурного подразделения в другое осуществляется только с разрешения руководителя органа с обязательной отметкой об этом в регистрационных контрольных карточках.

[Пкт.10 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

11. Для соблюдения сроков исполнения петиций в письмах-запросах обязательно указывается предполагаемый срок получения ответа.

12. Отсутствие непосредственного исполнителя (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск и т.д.) не освобождает организацию или ее подразделения от своевременного и качественного рассмотрения петиций.

13. Если исполнитель не может рассмотреть петицию в установленный срок, то он должен обратиться в письменном виде к руководству организации с обоснованной просьбой о продлении срока.

[Пкт.13 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

13¹. Коллективные петиции рассматриваются, как правило, в присутствии авторов.

[Пкт.13¹ введен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

14. Все сведения о ходе рассмотрения петиции (разрешение о продлении срока, дополнительный запрос, напоминание исполнителю, кому дан ответ, дата и индекс ответа и т.п.) должны вноситься в соответствующие графы регистрационно-контрольной карточки, включая в файлы по осуществлению контроля над петициями в электронной форме

[Пкт.14 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

IV. КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ПЕТИЦИЙ

15. Контроль за своевременным рассмотрением петиций в органах возлагается на специально назначенных должностных лиц, которые обязаны обеспечивать полное, тщательное и своевременное рассмотрение петиций и исполнение решений, принятых в связи с ними.

16. Петиции, полученные через другие органы, требующие сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек в верхнем правом углу проставляется штамп “Контроль” или знак контроля “К”.

16¹. Петиции, полученные в электронной форме, берутся на специальный контроль. В этом случае в правом верхнем углу регистрационно-контрольной карточки производится надпись “Электронная форма” или проставляется знак “ЭФ”.

[Пкт.16¹ введен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

17. Регистрационно-контрольные карточки на петиции, взятые на контроль, располагаются в отдельной картотеке по датам исполнения.

18. Контроль за исполнением документов осуществляется при помощи компьютера или путем ежедневного просмотра контрольной картотеки.

Ответственные лица обязаны напоминать исполнителям о представлении результатов за неделю до истечения срока.

19. Петиции, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия действенных мер по разрешению всех затронутых в петиции вопросов и направления ответа в соответствии с действующим законодательством. Решение о снятии с контроля петиций принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное рассмотрение петиций.

Дата отправки ответа считается датой снятия петиции с контроля, а датой рассмотрения электронной петиции считается дата отправления ответа на электронный адрес автора петиции.

[Пкт.19 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

20. Лица, ответственные за осуществление контроля еженедельно сообщают руководству органа данные о случаях нарушения сроков рассмотрения петиций по установленной форме (приложение № 6).

V. СОСТАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ НА ПЕТИЦИИ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

21. Ответы на петиции оформляются в письменной или электронной форме на бланках формата А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм), которые должны соответствовать Правилам составления организационных и распорядительных документов, утвержденным Постановлением Правительства Республики Молдова № 618 от 5 октября 1993 г. и требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством.

[Пкт.21 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

22. При пересылке на рассмотрение в большом количестве петиций адресатам могут быть использованы трафаретные бланки.

23. При отправке ответа просителю сначала указывается фамилия и имя получателя, затем почтовый адрес.

Например, Бужор Александру

277001, г.Кишинэу, бул. Дойна, 10/5, кв.15.

Ответ на петиции доводится до сведения просителя в письменной форме и подписывается руководителем органа или другим уполномоченным лицом, или в электронной форме с применением цифровой подписи. С согласия просителя ответ может быть сообщен ему письменно или в устной форме

[Пкт.23 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

24. Ответ на петицию отправляется, как правило, через канцелярию органа.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса петиции и в необходимых случаях может быть дополнен номером дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

При получении петиций в электронной форме создается электронный файл, который хранится в электронном архиве петиций в порядке, установленном соответствующим органом.

[Пкт.24 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

24¹. Если результаты рассмотрения петиции подлежат сообщению и вышестоящему органу, ему посылаются обширная информация о результатах рассмотрения и копия ответа, направленного просителю.

[Пкт.24¹ введен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

25. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, индекса, адресата, виз и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки.

26. Рассмотренные петиции, все материалы, необходимые для формирования дел, возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство, не позднее следующего дня после их рассмотрения. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

После окончательного рассмотрения и разрешения на каждой петиции должны стоять надпись “В дело” и личная подпись должностного лица, ответственного за осуществление контроля.

Оригиналы актов (трудовая книжка, акт, удостоверяющий личность, медицинская справка и т.д.) возвращаются просителю.

[Пкт.26 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

27. Петиции, копии ответов на них и документы, связанные с рассмотрением петиций, а также документы по приему просителей формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующего органа.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждая петиция и все документы по ее рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторной петиции или представления дополнительных документов они подшиваются к соответствующей группе документов.

28. При формировании дел проверяются правильность расположения документов в деле и их комплектность. Нерассмотренные петиции и неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.

Обложка дела комплектуется согласно образцу, предусмотренному Типовой инструкцией о ведении делопроизводства в отраслевых органах центрального и местного публичного управления Республики Молдова, утвержденной Постановлением Правительства Республики Молдова № 618 от 5 октября 1993 г.

29. Руководители органов, структурных подразделений и работники аппарата управления обязаны обеспечить целостность документов, связанных с рассмотрением петиций.

30. Дела с петициями и соответствующими документами, а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы хранятся в течение 3 лет.

[Пкт.30 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

31. По истечении сроков хранения документы по петициям, а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы уничтожаются в установленном порядке.

[Пкт.31 дополнен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПРОСИТЕЛЕЙ

32. Расписание приема просителей согласовывается с руководителем органа, составляется в соответствии с Законом о функционировании языков на территории Республики Молдова и вывешивается в доступном для просителей месте.

33. Учет приема просителей в органах или по месту жительства просителей и их устных обращений ведется на регистрационно-контрольных карточках (приложения № 1, 2 и 3) и в рамках соответствующей автоматизированной информационной системы.

Во время приема просителям даются соответствующие разъяснения.

Петиции, поданные во время приема, рассматриваются в порядке, установленном Законом о подаче петиций и настоящей Инструкцией.

[Пкт.33 изменен Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

VII. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ПЕТИЦИЯМИ И ПО ПРИЕМУ ПРОСИТЕЛЕЙ

34. Руководители органов систематически анализируют тематику петиций, обобщают результаты их рассмотрения, принимают меры к устранению причин и условий, порождающих обоснованные петиции. Указанные действия могут быть осуществлены другими уполномоченными на то должностными лицами.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства по петициям, подготавливают материалы для соответствующего анализа и обобщения, систематизируют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителями органов два раза в год (не позднее 20 июля и 20 января).

35. Министерства, департаменты, государственные учреждения, органы местного публичного управления систематически организуют и проверяют работу с петициями и организацию приема просителей в подведомственных органах или в органах, расположенных на их территории, принимают меры по устранению недостатков и совершенствованию этой работы.

[Пкт.35 изменен Пост.Прав. N 441 от 27.04.04, в силу 07.05.04]

[Приложение 1 стр.1 изменено Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Приложение 2 стр.1 изменено Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

[Приложение 3 изменено Пост.Прав. N 1004 от 28.08.2008, в силу 05.09.2008]

Образец обложки дела