Постановление № 287 от 13.04.2009
об утверждении Положения о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
об утверждении Положения о порядке учета, подготовки,
хранения и передачи нотариальных актов в архив
N 287 от 13.04.2009
(в силу 21.04.2009)
Мониторул Офичиал N 78-79 ст.338 от 21.04.2009
* * *
Утратил силу: 02.02.2018
Постановление Правительства N 113 от 31.01.2018
В соответствии с частью (3) ст.7 Закона № 1453-XV от 8 ноября 2002 г. о нотариате (Официальный монитор Республики Молдова, 2002 г., № 154-157, ст.1209), с последующими изменениями и дополнениями, Правительство
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив (прилагается).
2. В течение одного года с даты вступления в силу настоящего Постановления нотариусы обязаны обработать архив нотариальной деятельности в соответствии с установленными требованиями.
3. Требования по хранению архива нотариальной деятельности, установленные в главе V вышеуказанного Положения, вступают в силу с 1 января 2012 года.
| ПРЕМЬЕР-МИНИСТР | Зинаида ГРЕЧАНЫЙ |
| Контрассигнует: | |
| министр юстиции | Виталие Пырлог |
Кишинэу, 13 апреля 2009 г. |
|
| № 287. |
Утверждено
Постановлением Правительства
№ 287 от 13 апреля 2009 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке учета, подготовки, хранения и
передачи нотариальных актов в архив
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Положение о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив (в дальнейшем – Положение) устанавливает порядок учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив.
2. Архив нотариальной деятельности состоит из совокупности нотариальных реестров, нотариальных актов и документов, на основании которых они были составлены, а также других документов, имеющих отношение к организации нотариальной деятельности.
3. Нотариальные акты, завершенные в делопроизводстве, хранятся у нотариуса, который их совершил, до прекращения его деятельности.
4. Нотариальный архив хранится в нотариальном бюро или в специально обустроенных для архива помещениях, оборудованных соответствующими средствами хранения с целью предупреждения деградации, уничтожения или хищения документов.
5. Одновременно с прекращением или приостановлением деятельности нотариуса временное хранение документов, до их передачи в государственный архив, обеспечивается на основании приказа министра юстиции одним из нотариусов, осуществляющих деятельность на той же территории, с его предварительного согласия и в соответствии со сроками, установленными Положением о Государственном архивном фонде, утвержденным Постановлением Правительства № 352 от 27 мая 1992 года.
6. Нотариальные акты и реестры с постоянным сроком хранения передаются в районные (муниципальные) государственные архивы по истечении 75 лет.
7. Министерство юстиции ведет учет актов приема-передачи архива нотариальной деятельности, переданного на временное хранение.
II. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НОТАРИАЛЬНЫХ
АКТОВ И РЕЕСТРОВ В АРХИВ
8. Нотариальные акты, документы, на основании которых они были составлены, и завершенные нотариальные реестры обрабатываются, оформляются и передаются на хранение нотариусом в собственный архив в порядке, установленном настоящим Положением.
Оформление дел включает комплекс работ: заполнение данных на первой странице дел, включение документов в дела, нумерация страниц и заверка дел.
9. Нотариальные акты и реестры обрабатываются в конце отчетного года в соответствии с Типовой номенклатурой нотариальных дел (в дальнейшем – Типовая номенклатура) (приложение № 1 к настоящему Положению).
10. На основании Типовой номенклатуры каждый нотариус разрабатывает Конкретную номенклатуру дел (в дальнейшем – Конкретная номенклатура), которая должна быть согласована с районной (муниципальной) архивной службой (приложение № 2 к настоящему Положению).
При составлении Конкретной номенклатуры из Типовой номенклатуры включаются только дела, которые были сформированы в процессе профессиональной деятельности данного нотариуса.
Конкретная номенклатура включает и другие разделы в случае, если нотариальные акты, составленные нотариусом, не содержатся в Типовой номенклатуре. Если в течение года возникает необходимость образования новых разделов или дел, Конкретная номенклатура, равно как и содержащиеся в ней разделы, пополняется их названиями. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются свободные номера (строки). Сроки хранения нотариальных актов и реестров, указанные в Типовой номенклатуре, не подлежат изменению.
Конкретная номенклатура составляется в 2 экземплярах и после согласования с районной (муниципальной) архивной службой утверждается нотариусом. Один экземпляр Конкретной номенклатуры хранится в районной (муниципальной) архивной службе, а второй – у нотариуса. Утвержденная Конкретная номенклатура вводится в действие с 1 января каждого года.
11. Конкретная номенклатура действительна в течение нескольких лет и подлежит повторному утверждению лишь при возникновении изменений в составе документов. Если таких изменений не произошло, Конкретная номенклатура в конце каждого года после уточнения и перепечатки переутверждается нотариусом.
12. В конце отчетного года Конкретная номенклатура завершается итоговой записью отдельного количества дел с постоянным сроком хранения, длительным сроком хранения (от 15 до 75 лет), ограниченным сроком хранения (до 10 лет включительно) и переходящих дел. Экземпляр Конкретной номенклатуры, утвержденный и согласованный с соответствующей архивной службой, является документом постоянного хранения.
13. Нотариальные реестры, нотариальные акты и документы, на основании которых они были составлены, систематизируются в дела согласно утвержденной Конкретной номенклатуре. При включении документов в дела должны соблюдаться следующие основные требования:
1) содержание документов, из которых состоит дело, должно соответствовать наименованию дела согласно Типовой номенклатуре;
2) документы с постоянным, длительным и ограниченным сроками хранения распределяются в отдельные дела;
3) в дела включаются документы, накопившиеся в течение календарного года, за исключением переходящих дел;
4) группирование документов по делам осуществляется в хронологическом, алфавитном порядке или в порядке регистрации документов. Эти принципы могут варьировать или сочетаться.
14. В процессе систематизации документов в дела проверяется правильность составления актов, наличие подписи и печати, дата составления нотариального акта. В дела не включаются документы, не имеющие отношения к составленным нотариальным актам, черновики и проекты (рабочие варианты) документов.
15. В дело закладывается экземпляр нотариального акта, составленного в оригинале и сданного на хранение в архив нотариуса, а также документы, на основании которых он был составлен, если это предусмотрено Типовой номенклатурой.
16. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина 30-40 мм).
В случае, если объем документа больше, дело разделяется на отдельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего тома.
17. В течение года осуществляется группирование в наследственные дела всех документов, на основании которых выданы свидетельства о праве на наследство (декларации, свидетельства, заявления, другие документы, связанные с открытием наследственной процедуры и выдачей свидетельства о праве на наследство).
В наследственные дела подшиваются все документы, имеющие отношение к наследственной процедуре. Если наследственная процедура не завершена в текущем году, наследственное дело переходит на следующий год под тем же номером и повторно не регистрируется.
18. В конце года оформляются завершенные в делопроизводстве наследственные дела. При систематизации завершенных наследственных дел на обложке дел проставляется индекс дела в соответствии с Типовой номенклатурой.
Из наследственных дел (как завершенных, так и находящихся в производстве) изымаются свидетельства о праве на наследство недвижимого и движимого имущества, которые группируются в отдельные дела по фамилии умершего в алфавитном или хронологическом порядке и хранятся в соответствии со сроками, установленными в Типовой номенклатуре. В незавершенных наследственных делах может храниться копия изъятого свидетельства о праве на наследство.
Документы, на основании которых были выданы свидетельства о праве на наследство недвижимого и движимого имущества (документы, устанавливающие право собственности на недвижимое имущество, декларации, заявления, свидетельства и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство) из завершенных в делопроизводстве наследственных дел, группируются в отдельном деле по фамилии умершего в алфавитном или хронологическом порядке и хранятся в соответствии со сроками, установленными в Типовой номенклатуре. В конце дела на приложенном листе делается следующая запись: “В настоящем деле пронумерованы и подшиты _________ листов”. Указываются фамилия, имя и проставляется подпись нотариуса. Число листов указывается в цифрах и в скобках прописью. Каждое дело не должно превышать по толщине 30-40 мм.
19. Отчеты о профессиональной деятельности хранятся в делах того года, за который они были составлены, независимо от даты их составления.
20. В конце каждого календарного года нотариусы составляют опись дел постоянного и длительного хранения.
Описи составляются отдельно по:
1) делам с постоянным сроком хранения (приложение № 3 к настоящему Положению);
2) делам длительного хранения (приложение № 4 к настоящему Положению).
По делам с ограниченным сроком хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются и не оформляются в папки. По истечении срока хранения данных дел составляется акт об уничтожении.
21. Дела с постоянным и длительным сроком хранения подшиваются в твердую обложку. Страницы дела нумеруются карандашом с черным стержнем. Каждый том дела нумеруется отдельно. Номер страницы указывается в правом верхнем углу. В случае, если на страницах уже имеется нумерация, не совпадающая с новой, предыдущая нумерация зачеркивается одной линией, а новая цифра проставляется рядом.
22. Надписи на обложке дел с постоянным и длительным сроком хранения должны наноситься четко, разборчиво, печатными буквами, черной светоустойчивой пастой или тушью.
23. На обложке каждого дела указываются согласно приложению № 5 к настоящему Положению следующие данные:
1) фамилия, имя нотариуса;
2) местонахождение бюро;
3) указатель дела в соответствии с Типовой номенклатурой;
4) наименование дела;
5) дата начала и завершения дела;
6) количество листов;
7) срок хранения.
24. Описи дел с постоянным сроком хранения утверждаются, а описи с длительным сроком хранения согласовываются с Центральной комиссией экспертизы и контроля (ЦКЭК) Государственной архивной службы Республики Молдова не позднее чем через два года после завершения дел в текущем делопроизводстве.
После проверки, подписания и заверения описи дел с постоянным и длительным сроком хранения и акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения представляются для утверждения и согласования соответствующим архивным учреждениям. Описи сопровождаются исторической справкой и титульным листом.
25. При составлении описи дел должны выполняться следующие требования:
1) в опись включаются упорядоченные и завершенные в делопроизводстве дела;
2) наименования дел вносятся в опись в порядке их размещения в Типовой номенклатуре;
3) каждое дело включается в опись под отдельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно;
4) если опись содержит несколько томов одного дела, полностью описывается лишь название первого тома, остальным присваивается обозначение “idem” и номер соответствующего тома. Остальные данные заполняются полностью;
5) переходящие дела включаются в опись в год их завершения;
6) графа “Примечания” описи используется для указания физического состояния дела, документов, данных относительно их получения или передачи на хранение и т.п.
26. Годовые разделы описей заполняются в соответствии с установленным образцом.
Опись № 1 включает все документы с постоянным сроком хранения, включенные в Конкретную номенклатуру. Опись № 1 составляется в четырех экземплярах, два из которых после утверждения хранятся у нотариуса, а остальные два передаются соответствующему архивному учреждению.
В опись № 2 включаются все документы длительного хранения (15–75 лет). Опись № 2 составляется в трех экземплярах, два из которых хранятся у нотариуса, а один передается соответствующему архивному учреждению.
27. Документы, включенные в опись № 2, а также документы со сроком хранения до 10 лет после истечения срока их хранения включаются в акт об уничтожении документов (приложение № 6 к настоящему Положению) и уничтожаются после согласования с районными (муниципальными) государственными архивными службами.
28. Документы и дела, срок хранения которых истек, уничтожаются путем измельчения таким образом, чтобы исключить возможность прочтения текста, затем передаются предприятиям, перерабатывающим макулатуру, на основании приемо-сдаточной фактуры или подлежат уничтожению путем сожжения.
Уничтожение документов подтверждается актом уничтожения, в котором указываются дата уничтожения, имя и фамилия нотариуса, имя, фамилия и должность свидетелей, в присутствии которых проводилось уничтожение, метод уничтожения, отметка об уничтожении документов согласно акту уничтожения. В качестве свидетелей могут быть привлечены работники нотариального бюро или другие лица по усмотрению нотариуса.
29. Акт об уничтожении дел составляется в двух экземплярах. Один экземпляр постоянно хранится у нотариуса, а второй передается соответствующему архивному учреждению.
III. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВА В СЛУЧАЕ ПРИОСТАНОВЛЕНИЯ
ИЛИ ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НОТАРИУСА
30. После ознакомления с приказом о приостановлении или прекращении деятельности нотариус обязан в течение месяца передать архив нотариальной деятельности на хранение одному из нотариусов, осуществляющих деятельность на той же территории, указанной в приказе министра юстиции.
31. Архив нотариальной деятельности, подлежащий сдаче, оформляется в соответствии с настоящим Положением нотариусом, который сдает дела на хранение.
32. Министерство юстиции:
изымает архив нотариальной деятельности нотариуса, деятельность которого была приостановлена или прекращена, если нотариус по объективным причинам не имеет возможности лично передать архив на хранение;
в срок до одного месяца назначает специальную комиссию, которая приступает к запечатыванию, инвентаризации и сдаче архива нотариальной деятельности. В состав комиссии могут быть включены 1-2 работника данного нотариуса. После инвентаризации архив нотариальной деятельности передается на хранение одному из нотариусов, осуществляющих деятельность на той же территории. В случае прекращения деятельности в связи со смертью нотариуса обязанность по обработке архива возлагается на нотариуса, который принимает архив.
33. При приеме/передаче архива нотариальной деятельности каждое дело проверяется с точки зрения соответствия описи, нумерации листов и заверки дел. О приеме/передаче архива отмечается в акте приема-передачи, подписанном нотариусом, сдающим архив, по случаю – комиссией и нотариусом, принимающим архив на хранение. Один экземпляр акта передается Министерству юстиции.
34. После возобновления приостановленной нотариальной деятельности архив нотариальной деятельности, переданный на временное хранение, возвращается целиком данному нотариусу в течение 10 дней. Передача архива отмечается в акте приема-передачи, подписанном сдающим и принимающим архив нотариусом. Один экземпляр акта приема-передачи передается Министерству юстиции.
IV. УЧЕТ АРХИВА НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
35. Документы, сданные в архив, формируют делопроизводство, за управление которым нотариус несет ответственность в соответствии с действующим законодательством. Нотариус обязан вести учет всех входящих и исходящих архивных дел.
Для управления архивом нотариальной деятельности в Реестре текущего учета ведется учет документов и описей, входящих и исходящих архивных дел (приложение № 7 к настоящему Положению).
36. Документы могут быть изъяты из архивного учета на основании одного из следующих актов:
1) акта об уничтожении;
2) акта о приеме-передаче;
3) акта, констатирующего тотальное повреждение документов или их потерю, утвержденного соответствующим государственным архивным учреждением.
V. УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВА НОТАРИАЛЬНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
37. Архивные документы хранятся нотариусами в архивных хранилищах, обустроенных в этих целях, с обеспечением нужных условий для соответствующего хранения документов и для их защиты от действия разрушительных факторов, таких как пыль, солнечный свет, механический износ, колебание температуры и влажности, включая высокие температуры, источники инфекции или содержание биологических факторов, опасность возгорания, наводнения или просачивания воды.
38. Архивное хранилище оснащается шкафами или металлическими стеллажами, покрытыми устойчивыми красками, антикоррозийными веществами и веществами без выделений.
39. Для защиты документов от деградации архивные единицы собираются в картонные обложки, а постоянные помещаются в картонные коробки.
40. В архивных хранилищах для письменных документов должен обеспечиваться микроклимат, характеризующийся температурами между 12-19°С и относительной влажностью воздуха 50-55%. Для измерения и наблюдения параметров микроклимата хранилища оснащаются контрольными аппаратами (термометрами и влагомерами).
41. В архивных хранилищах должны обеспечиваться чистота и внутренний порядок с целью предотвращения их загрязнения или разведения биологических очагов грызунов, насекомых, плесени. В случае появления опасности деградации документов принимаются меры по их устранению.
42. Опасные факторы устраняются путем очищения от пыли, механической чистки, дезинфекции и дератизации. Документы очищаются от пыли мягкими щетками, а поднявшаяся пыль поглощается электрическими пылесосами. Дезинфекция, дезинсекция и дератизация архивных хранилищ осуществляются по мере необходимости, но не менее одного раза в год.
43. В архивных хранилищах запрещается хранить другие материалы, не относящиеся к архиву.
44. Внутренний ремонт, покраска и работы по уходу за архивными хранилищами проводятся по мере необходимости; постоянно обеспечиваются гигиена помещений и нормальное функционирование электрического и санитарного оборудования. В случае проведения данных работ принимаются предохранительные меры.
45. С целью предотвращения пожаров запрещается использование открытого огня, любых обогревателей, курение в хранилище, а также использование неисправных переключателей, выключателей и других устройств. Можно использовать портативные лампы с лампочками накаливания и предохранителями, не провоцирующими пожар. Потолочные лампы предусматриваются при наличии флюоресцентных трубок. Лампочки монтируются с предохранителями, а расстояние между ними и документами должно быть не менее 0,35-0,40 м.
46. В архивном помещении и других соседних помещениях должны быть предусмотрены переносные огнетушители, заряженные диоксидом углерода и порошком или инертными газами, и обеспечиваются все остальные необходимые условия противопожарной защиты в соответствии с действующим законодательством.
47. Архивные помещения должны быть оснащены сигнальными и противопожарными устройствами, а по необходимости – и оборудованием для автоматического тушения пожаров.
48. Контроль за порядком организации и хранения архива нотариальной деятельности, обеспечением целостности документов и реестров осуществляется Министерством юстиции, Государственной архивной службой Республики Молдова и соответствующими государственными архивными учреждениями.
|
Приложение № 1 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Типовая номенклатура нотариальных дел |
||||
| Индекс дел |
Название направления деятельности и наименование дел | Номер дел (томов) |
Сроки хранения дел |
Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
01. Реестры и нотариальные акты |
||||
| 01-1 | Реестр нотариальных актов | Постоянно | ||
| 01-2 | Алфавитная опись нотариальных актов | 75 лет | ||
| 01-3 | Реестр наследственных дел | Постоянно | ||
| 01-4 | Алфавитная опись наследственных дел | Постоянно | ||
| 01-5 | Алфавитная опись завещаний | Постоянно | ||
| 01-6 | Реестр регистрации, внесения изменений и исключения сведений о залоге движимого имущества | 75 лет | ||
| 01-7 | Договоры отчуждения, объектом которых является недвижимое имущество (купли-продажи, передачи-получения имущества в частную собственность; дарения; мены; отчуждения с условием пожизненного содержания; пожизненная рента; определения долей в общей совместной собственности, прекращения общей долевой собственности путем раздела) и свидетельства о праве собственности на долю в общей совместной собственности, объектом которых является недвижимое имущество | Постоянно | ||
| 01-8 | Документы, на основании которых были совершены акты, указанные в индексе № 01-7 | 10 лет | ||
| 01-9 | Договоры отчуждения, объектом которых является движимое имущество (купли-продажи, дарения, мены, определения долей в общей совместной собственности, отчуждения доли участника в обществе) и документы, на основании которых они были удостоверены, и свидетельства о праве собственности в общей совместной собственности на движимое имущество | 10 лет | ||
| 01-10 | Договоры отчуждения с условием пожизненного содержания, пожизненная рента, предметом которых является движимое имущество, инвестиции в строительство, уступка требования и принятие долга, брачные договоры, суперфиция, сервитут | 75 лет | ||
| 01-11 | Документы, на основании которых были совершены акты, указанные в индексе № 01-10 | 10 лет | ||
| 01-12 | Свидетельства о праве на наследство недвижимого имущества | Постоянно | ||
| 01-13 | Свидетельства о праве на наследство движимого имущества | 10 лет | ||
| 01-14 | Документы, на основании которых были выданы свидетельства о праве на наследство | 10 лет | ||
| 01-15 | Договоры ипотеки и документы, на основании которых они были удостоверены, заявление и подтверждение регистрации залога движимого имущества, заявление и подтверждение исключения сведений о залоге, предварительное уведомление об осуществлении права на залог и документы, приложенные к ним | 35 лет | ||
| 01-16 | Сделки (аренда, имущественный наем, безвозмездное пользование, заем, задаток, поручение, поручительства, предварительный договор, расторжение договора с обратной силой или с последствиями на будущее, изменение, соглашение) и документы, на основании которых они были удостоверены | 10 лет | ||
| 01-17 | Завещания, заявления об изменении или отмене завещаний | 75 лет | ||
| 01-18 | Доверенности, заявления об аннулировании доверенностей | 3 года | Со дня истечения срока, а в случае доверенностей без срока, предназначенных для использования за границей, – 6 лет со дня удостоверения | |
| 01-19 | Учредительные документы юридических лиц (преследующих извлечение прибыли либо не преследующих таковой), их изменения и документы, на основании которых они были удостоверены | 10 лет | ||
| 01-20 | Свидетельства, подтверждающие факт нахождения лица в живых, факт нахождения лица в определенном месте, тождественности лица с лицом, изображенным на фотографии, времени представления документа, передачи заявлений и приложенных к ним документов, свидетельствования неоплаты чеков, акты протеста векселей, акты о морском протесте, акты, выполненные для обеспечения доказательств, акты, подтверждающие принятие документов на хранение, акты передачи заявлений, акты о принятии в депозит денежных сумм и ценных бумаг для передачи кредиторам | 3 года | ||
| 01-21 | Заявления о выдаче дубликатов, отказ в совершении нотариального действия и документы, на основании которых он был составлен | 3 года | ||
| 01-22 | Постановления и акты истребования нотариальных документов из нотариального архива. Заключения, постановления о назначении и проведении экспертизы | 3 года | ||
| 02. Общие и организационные проблемы нотариальной деятельности | ||||
| 02-1 | Приказы, положения, инструкции и методические рекомендации Министерства юстиции, касающиеся нотариальной деятельности | По необходи- мости |
Не менее 5 лет | |
| 02-2 | Реестр входящих документов | 3 года | ||
| 02-3 | Реестр исходящих документов | 3 года | ||
| 02-4 | Реестр текущего учета входящих и исходящих архивных дел | 10 лет | ||
| 02-5 | Корреспонденция нотариуса с органами центрального и местного публичного управления, правоохранительными органами, другими административными органами (Аппарат Президента Республики Молдова, Аппарат Парламента, Аппарат Правительства), Прокуратурой, органами уголовного преследования, судебными инстанциями, государственными архивами и т.д.) | 3 года | ||
| 02-6 | Корреспонденция с физическими и юридическими лицами, лицами, осуществляющими нотариальную деятельность | 3 года | ||
| 02-7 | Согласованная номенклатура дел | Постоянно | Несогласованные – по необходимости | |
| 02-8 | Акты приема-передачи нотариального архива | Постоянно | В районные (муниципальные) государственные архивы не передаются | |
| 02-9 | Утвержденный Инвентарь дел с постоянным сроком хранения | Постоянно | Неутвержденные – по необходимости | |
| 02-10 | Опись дел длительного хранения | 3 года | После уничтожения дел | |
| 02-11 | Акты уничтожения документов, срок хранения которых истек | Постоянно | В случае прекращения деятельности нотариуса – передаются на государственное хранение | |
| 03. Кадры | ||||
| 03-1 | Лицензия нотариуса, дипломы и похвальные грамоты, договор страхования гражданской ответственности, свидетельства о присвоении фискального кода | До завершения деятельности |
В районные (муниципальные) государственные архивы не передаются | |
| 03-2 | Образец подписи нотариуса и оттисков печатей, справка об изготовлении печати | Постоянно | ||
| 03-3 | Документы о прохождении стажировки нотариусом-стажером | 3 года | После истечения срока договора о прохождении стажировки | |
| 03-4 | Личные дела служащих, договоры о принятии персонала на работу в нотариальную контору | 75 лет | ||
| 04. Финансы и контроль | ||||
| 04-1 | Документы (акты проверки, отчеты, информационные справки, акты о констатировании) ревизий и проверок, составленные финансовыми, налоговыми и правоохранительными органами | 5 лет | С условием завершения ревизии. В случае появления споров и разногласий, возбуждения уголовного дела – хранятся до оглашения окончательного приговора | |
| 04-2 | Журнал учета прихода и расхода | 3 года | ||
| 04-3 | Журнал бланков строгой отчетности | 3 года | ||
| 04-4 | Выписки из расчетных счетов с приложениями | 5 лет | См. примечание к п.04-1 | |
| 04-5 | Отчеты о начислении взносов медицинского страхования | 5 лет | См. примечание к п.04-1 | |
| 04-6 | Личная карточка учета доходов в форме заработной платы и других выплат, осуществляемых нотариусом в пользу служащего, а также подоходный налог, удерживаемый из этих выплат | 75 лет | ||
| 04-7 | Расчет подоходного налога частного нотариуса за налоговый период, с приложениями (форма CNOTAR) | 5 лет | См. примечание к п.04-1 | |
| 04-8 | Квитанции строгой отчетности | 5 лет | См. примечание к п.04-1 | |
| 04-9 | Годовые отчеты о профессиональной деятельности нотариуса | Постоянно | ||
| 04-10 | Полугодовые отчеты о профессиональной деятельности нотариуса | 5 лет | ||
| 04-11 | Акты проверки, составленные Министерством юстиции | Постоянно | ||
|
Приложение № 2 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) Местонахождение бюро (адрес осуществления нотариальной деятельности) |
||||
|
Номенклатура дел на __________ год |
УТВЕРЖДАЮ _________________________________________ Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) _________________________________________ (дата) |
|||
| Индекс дел |
Названия направлений деятельности и наименования дел | Номер дел (томов) | Сроки хранения дел | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
Должность |
(Подпись) |
Фамилия, имя |
||
|
Гриф согласования с соответствующим архивным учреждением Обобщающие данные о категориях и количестве дел, составленных __________________________________ частный/государственный нотариус (имя, фамилия) в __________ году |
||||
| Согласно срокам хранения | Количество дел (всего) |
В том числе | |
| подлежащих передаче |
с пометкой ЦКЭК |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянный | |||
| Сроком более 10 лет | |||
| Сроком до 10 лет | |||
| Всего | |||
|
Обобщающие данные передаются в нотариальный архив частного/государственного нотариуса |
|||
|
Нотариус |
(Подпись) |
Фамилия, имя |
|
|
Приложение № 3 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) Местонахождение бюро (адрес осуществления нотариальной деятельности) |
|||||
|
Фонд № ______________ Опись № _____________ дел постоянного хранения на ________________ гг. |
УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (архивное учреждение) |
||||
| № п/п | Индекс дела согласно номенклатуре | Наименование дела (тома) | Чрезвычайные данные | Количество листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
Настоящий раздел описи №__________ состоит из _______ листов и содержит _______ дел с № __________ по № __________ . Опись составлена: |
|||||
|
Нотариус Дата |
(Подпись) |
Фамилия, имя |
|||
|
Приложение № 4 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) Местонахождение бюро (адрес осуществления нотариальной деятельности) |
|||||
|
Фонд № ______________ Опись № _____________ дел длительного хранения на ________________ гг. |
УТВЕРЖДАЮ _________________________________________ Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) _________________________________________ (дата) |
||||
| № п/п | Индекс дела по номенклатуре | Наименование дела (тома) | Чрезвычайные данные | Количество листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
Настоящий раздел описи №__________ состоит из _______ листов и содержит _______ дел с № __________ по № __________ . Опись составлена: |
|||||
|
Нотариус Дата Гриф согласования с соответствующим архивным учреждением |
(Подпись) |
Фамилия, имя |
|||
|
Приложение № 5 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) Местонахождение бюро (адрес осуществления нотариальной деятельности) ДЕЛО №_________ ТОМ №___________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ (название дела)* Дата начала ____________________ Дата завершения ________________ Количество листов _______________ Срок хранения __________________ Фонд №___________ Опись №__________ Дело №____________ ____________________ * указывается индекс и название из номенклатуры |
|
Приложение № 6 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив Частный/государственный нотариус (имя, фамилия) Местонахождение бюро (адрес осуществления нотариальной деятельности) Акт от _____________ № _______ _____________________ (название муниципия, города) Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения в нотариальном архиве Нотариус, на основании Конкретной номенклатуры, согласованной с соответствующим архивным учреждением _______________________________________________ и утвержденной нотариусом (указывается дата согласования) _______________________________________________, выбрал для уничтожения как не имеющие (указывается дата утверждения) научно-исторического значения и практической полезности, с истекшим сроком хранения, следующие дела и документы из нотариального архива нотариуса _______________________. |
||||||
| № п/п | Индекс дела | Наименование дела | Чрезвычайные данные дел | Количество дел (томов) | Срок хранения дел | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
Всего _____________________ (цифрами и прописью) дел на __________________ гг. |
||||||
|
Нотариус Гриф согласования с соответствующим архивным учреждением |
(Подпись) |
Фамилия, имя |
||||
|
Приложение № 7 к Положению о порядке учета, подготовки, хранения и передачи нотариальных актов в архив РЕЕСТР текущего учета входящих и исходящих архивных дел |
|||||||||||
| ВХОДЯЩИЕ | ИСХОДЯЩИЕ | ||||||||||
| № п/п |
Дата посту- пления |
Название раздела |
Чрезвы- чайные данные |
Номер архив- ного дела согласно описи |
Коли- чество полу- ченных архив- ных дел |
Коли- чество архив- ных дел, остав- шихся в разделе |
Дата выхода архивного дела |
Куда были сданы |
Номер и дата акта передачи |
Всего исходя- щих архив- ных дел |
Приме- чания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
Примечания: 1. Порядковый номер описи. 2. Дата принятия дел в данной описи. 5. Всего архивных дел в данной описи. 8. Дата выписки из учета архивных дел. 9. Название единицы, в которую была осуществлена передача. 10. Название, номер и дата акта, на основании которого были изъяты документы с учета. |
|||||||||||