Постановление N 2588 от 17.06.2014 об утверждении Коммуникационной стратегии Центральной избирательной комиссии на 2014-2018 годы

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

об утверждении Коммуникационной стратегии Центральной

избирательной комиссии на 2014-2018 годы

№ 2588  от  17.06.2014

 (в силу 17.06.2014) 

Мониторул Офичиал № 223-230 ст.1128 от 08.08.2014

* * *

В соответствии со ст.18 Кодекса о выборах № 1381-XIII от 21 ноября 1997 года, а также во осуществление задач, предусмотренных в Стратегическом плане Центральной избирательной комиссии на 2012-2015 годы, Центральная избирательная комиссия

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Коммуникационную стратегию Центральной избирательной комиссии на 2014-2018 годы согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня принятия, размещается на официальном сайте Центральной избирательной комиссии и публикуется в Официальном мониторе Республики Молдова.

Утверждена

Постановлением Центральной

избирательной комиссии

№ 2588 от 17 июня 2014 г.

КОММУНИКАЦИОННАЯ СТРАТЕГИЯ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НА 2014-2018 ГГ.

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникационная стратегия Центральной избирательной комиссии (ЦИК) разработана на основе Стратегического плана учреждения на 2012-2015 гг., утвержденного Постановлением ЦИК № 1028 от 9 декабря 2011 года, и содействует осуществлению стратегических задач ЦИК, устанавливая целенаправленные задачи в области коммуникации. Также данная стратегия является новым документом, впервые разработанным в ЦИК.

Данная стратегия является общим руководством о методах связи ЦИК с гражданами, СМИ и заинтересованными сторонами, а также с политическими партиями, Парламентом и гражданским обществом.

В Стратегическом плане ЦИК предусмотрено улучшение инструментов коммуникации и повышение прозрачности деятельности учреждения в качестве одного из стратегических направлений, установленных в стратегической задаче Плана действий ЦИК «Сознательные и хорошо осведомленные избиратели». В Стратегическом плане мероприятия по развитию внутренних и внешних связей закреплены в 10 стратегических целях ЦИК, из которых 7 цель предусматривает улучшение имиджа ЦИК и повышение прозрачности деятельности избирательных органов; 8 цель – оперативное взаимодействие с субъектами, вовлеченными в избирательный процесс; 9 цель – разработку, внедрение и/или улучшение инструментов коммуникации избирательных органов с гражданами, а 10 цель – увеличение потока информации об избирательной системе и избирательных процедурах.

В качестве национального избирательного органа ЦИК сосредоточила свою деятельность исключительно на избирательный процесс, включающий два различных этапа – избирательный период и период между выборами. При этом большое значение имеет порядок организации, финансирования и проведения в учреждении коммуникационных мероприятий. Цель этой стратегии заключается в определении приоритетов и коммуникационных мероприятий ЦИК в период между выборами.

1. Основные положения. Определение проблемы

Кодекс о выборах предусматривает следующие полномочия ЦИК в сфере коммуникации:

- взаимодействие со средствами массовой информации и общественными объединениями при организации и проведении мероприятий, связанных с воспитанием гражданской ответственности избирателя и информированием населения о ходе избирательного процесса;

- предоставление средствам массовой информации сведений о проведении выборов и о связанной с выборами управленческой практике;

- вынесение на обсуждение средств массовой информации и населения вопросы, связанные с выборами и т.д.

За последние годы ЦИК достигла значительного прогресса в плане прозрачности деятельности, в сфере внешней коммуникации, избирательного воспитания и в области развития международных отношений. Организация создала и успешно пользуется хорошей репутацией в обществе, а также воспринимается гражданами и представителями СМИ как открытое, профессиональное, надежное и доступное учреждение и как прозрачный источник информации. Выдвижение новых инициатив, а также организация и проведение комиссией мероприятий по развитию внешних коммуникаций способствовали увеличению объема информации, представляемой общественности, повышению эффективности деятельности нижестоящих избирательных органов, улучшению имиджа учреждения.

Тем не менее проведенные опросы мнений, несколько докладов и публикаций (например, Барометр общественного мнения, внутренние отчеты ЦИК) отражают необходимость совершенствования, а соответствующая область деятельности требует повышенного внимания, систематического и активного подхода, эффективного распределения задач, а также координации. Эффективность деятельности избирательных органов в значительной степени зависит от того, как именно граждане, политические партии, гражданское общество, средства массовой информации, международные партнеры и все общество воспринимают Центральную избирательную комиссию.

Следовательно, информация является жизненно важным ресурсом, необходимым для достижения целей и задач ЦИК. Коммуникация является стратегической функцией, направленной на управление информацией и сообщение сведений, и предусмотренной в соответствующей стратегии и политике в данной области.

Внутренняя и внешняя коммуникация, как два основных компонента, способствуют эффективной и прозрачной деятельности организации, обеспечивая повышение прозрачности и доверия к деятельности комиссии. Внутренняя коммуникация содействует при проведении контроля и/или аудита, а внешняя коммуникация обеспечивает доступ к информации всех внешних заинтересованных сторон дополнительно к основным сообщениям.

1.1 Внешняя коммуникация

Под внешней коммуникацией подразумевается передача заинтересованным сторонам или целевым группам значительной информации для реализации процессов, происходящих в ЦИК, и избирательных процессов в целях достижения целенаправленных задач.

a) Управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа

9 декабря 2011 года наряду с утверждением Стратегического плана на 2012-2015 гг. была учреждена новая организационная структура ЦИК – управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа, ответственное за осуществление полномочий в области связи с общественностью и за обеспечение эффективной коммуникации с общественностью. Таким образом, коммуникация способствует укреплению потенциального взаимодействия с внешней средой.

Помимо проведения ежедневной деятельности, связанной со связями с прессой, и укрепления взаимодействия представителей СМИ с высокопоставленными лицами ЦИК, управление осуществляет деятельность в области избирательного воспитания как в избирательный период, так и в период между выборами. Также данное подразделение устанавливает и поддерживает внешние связи ЦИК с другими органами власти и международными организациями в этой сфере.

Стратегический план предусматривает уже находящиеся в процессе реализации ясное направление и конкретные цели для проведения организацией коммуникационной деятельности. Создание согласованной и эффективной коммуникационной стратегии является важным фактором в стратегическом управлении учреждения.

b) Связь с масс-медиа

Деятельность ЦИК в области связи со средствами массовой информации отличается от стандартной деятельности организации, поскольку в период между выборами интерес граждан и интерес СМИ к деятельности ЦИК значительно уменьшается. Вместе с тем в избирательный период ЦИК действует очень интенсивно, привлекая повышенное внимание со стороны СМИ и других заинтересованных сторон, а значит, подготовка к распространению официальной информации должна осуществляться оперативно и эффективно. В период между выборами интерес общественности к деятельности ЦИК уменьшается, поэтому необходимо проводить активную и творческую коммуникационную деятельность в целях привлечения и поддержания интереса общественности к деятельности ЦИК. В связи с этим ЦИК установила каналы связи, открытые и доступные для представителей средств массовой информации, обеспечивая прозрачность всей своей деятельности и предоставляя журналистам свободный доступ на заседания и мероприятия, проводимые ЦИК. В период между выборами проведение коммуникационных мероприятий направлено на избирательное воспитание, на организацию семинаров, конференций, тренингов и международных визитов.

c) Избирательное воспитание

Создание в 2006 году отдела по гражданскому воспитанию, тренингам и делопроизводству, подразделения аппарата ЦИК, обеспечило развитие сферы по просвещению избирателей и информированию избирателей. В 2008 году ЦИК утвердил Стратегию обучения служащих избирательной сферы и гражданского воспитания избирателей на 2008-2013 годы, в соответствии с которой проводились мероприятия по избирательному воспитанию граждан.

С 2006 года ЦИК ежегодно празднует День молодого избирателя, признавая, таким образом, необходимость участия молодежи в выборах и их ознакомление с различными аспектами избирательного процесса и деятельности комиссии. Ежегодно в День молодого избирателя проводятся различные мероприятия как в столице, так и в других городах. ЦИК также проводит ежегодно в первый четверг февраля мероприятия по случаю празднования Международного дня выборов. В этот день в учебных заведениях проводятся различные конкурсы, организованные ЦИК (конкурс рисунков, эссе, фотографий или плакатов), показываются тематические видеоролики, организовываются пресс-конференции и проводятся имитации выборов.

d) Интернет и социальная сеть

Согласно годовому отчету Международного союза электросвязи за 2013 год “Measuring the Information Society 2013”, количество интернет-пользователей в Молдове составило 76,3% (среди молодых людей в возрасте от 15 до 24 лет), а общее количество интернет-пользователей составило 43,4%. До лета 2013 года около 8% населения были зарегистрированы в социальной сети Facebook, число пользователей которой с каждым разом увеличивалось.

ЦИК управляет тремя официальными сайтами в целях повышения прозрачности своей деятельности и для обеспечения доступа к информации, представляющей общественный интерес. Официальным сайтом ЦИК является www.cec.md, который предоставляет посетителям информацию об учреждении. На этом же сайте размещаются принятые решения, планы и отчеты ЦИК, последние новости и события, пресс-релизы, интервью и/или официальные заявления, фотогалерея, протоколы заседаний, правовая база, материалы по выборам, объявления о проведении консультаций с общественностью и заключенные соглашения о сотрудничестве. Сайт доступен на румынском и русском языках, а в ближайшем будущем планируется ведение веб-страницы на английском языке. Второй сайт (www.voteaza.md) был запущен в 2009 году и является более интерактивным, а также предназначен специально для избирателей и образовательных программ по избирательному воспитанию. На данном сайте размещаются правовая база по организации и проведению выборов, список открытых избирательных участков и их адреса, информация об избирательных органах и о порядке голосования, часто задаваемые вопросы, а также материалы по избирательному воспитанию. Сайт доступен на румынском и русском языках. В 2013 году ЦИК запустила третий сайт (www.alegator.md), который предоставляет гражданам возможность проверить свои имена в списке избирателей, а гражданам Республики Молдова, находящимся за рубежом, позволяет предварительно зарегистрироваться online.

Также ЦИК создала и управляет аккаунтами в таких социальных сетях, как Facebook и YouTube, постоянно добавляя ссылки с новостями и произошедшими событиями, пресс-релизами, фотографиями различных мероприятий и видеороликами.

e) Международные отношения

Развитие международных связей способствует укреплению имиджа учреждения на международной арене и обмену знаниями и опытом с аналогичными избирательными органами. Являясь членом Ассоциации организаторов выборов стран Европы (АОВСЕ), в целях согласования с передовой международной практикой ЦИК должна соблюдать принципы коммуникационной политики, которые обеспечивают доступ к необходимой информации о деятельности комиссии. В связи с этим управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа устанавливает, развивает и поддерживает внешние отношения с подобными учреждениями, партнерами по развитию и международными правительственными организациями.

f) Консультации с общественностью

При разработке политики и нормативных актов комиссия проводит консультации с гражданами и заинтересованными сторонами. На официальном сайте ЦИК создан раздел “Прозрачность процесса принятия решений”, в котором размещаются правовые нормы о прозрачности процесса принятия решений, объявления, проекты документов и проекты принятых решений. ЦИК также размещает на сайте протоколы заседаний комиссии, принятые решения, публичные объявления, входящую и исходящую корреспонденцию, а также предоставляет посетителям сайта возможность задать вопросы онлайн.

1.2 Внутренняя коммуникация

Внутренняя коммуникация, как по горизонтали (между сотрудниками), так и по вертикали (между руководством и сотрудниками) является основным фактором эффективной деятельности любого учреждения. В связи с этим, выделяются управленческая коммуникация (по вертикали, в основном формальная) и коммуникация между сотрудниками (по горизонтали, в основном неформальная).

a) Аппарат ЦИК

Внутренняя аудитория (от «аудиенция», «публика») также важна, как и внешняя: сотрудники учреждения являются его лучшими представителями. Все чаще наблюдается, что положительная внутренняя коммуникация способствует повышению уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, а также укреплению их морального духа, росту эффективности, приверженности, уровня доверия и обучения; улучшает климат общения и укрепляет связь с общественностью. В связи с этим, при значительной поддержке кредиторов были организованы курсы по развитию навыков общения и управления. Курс обучения «Навыки эффективного менеджмента», проведенный в декабре 2013 года, предусматривал определение конкретных обязанностей и полномочий высшего руководства (менеджмента). Таким образом, позитивный коммуникационный климат и эффективное общение с сотрудниками способствуют укреплению связи сотрудников с их организациями, что ведет к росту производительности и устойчивому успеху учреждения. Тем не менее анализ эффективности коммуникационных потоков, проведенный Корпорацией по исследованию общественного мнения (Opinion Research Corporation), показывает частую неудовлетворенность сотрудников общением «сверху вниз» или «снизу вверх».

b) Нижестоящие избирательные органы

Общение и постоянный обмен достоверной информацией между ЦИК и нижестоящими избирательными органами (окружные избирательные советы и участковые избирательные бюро) также важны для внутренней коммуникации, которая на данный момент сталкивается с недостатками и проблемами. Согласно Кодексу о выборах нижестоящие избирательные органы формируются до выборов, что указывает на недостаточную связь с служащими избирательной сферы.

2. Миссия и концепция Центральной избирательной комиссии в области коммуникации

Основная миссия ЦИК состоит в обеспечении оптимальных условий для свободного осуществления гражданами Республики Молдова своего конституционного права избирать и быть избранным в ходе свободных и справедливых выборов.

Коммуникация является одним из важнейших направлений деятельности учреждения. ЦИК придает особое значение внутренней и внешней коммуникации, обуславливая их гармонизацию для достижения целей коммуникации. Это приводит к эффективной деятельности организации и к ее позитивному восприятию целевыми группами. Появление некоторых недостатков на любом уровне общения может существенно снизить не только уровень эффективности учреждения, но и ухудшить его имидж, сформированный в общественном сознании. Комиссия уделяет постоянное внимание поддержанию и усовершенствованию механизмов коммуникации, распространения информации и ее обеспечения в кратчайший срок.

Миссия управления по коммуникации, связям с общественностью и с масс-медиа состоит в обеспечении эффективного общения комиссии с общественностью, гражданским обществом и средствами массовой информации с целью оперативного, достоверного и полного информирования о деятельности избирательного органа.

Концепция ЦИК заключается в предоставлении доступа к достоверной информации каждого гражданина Республики Молдова, где бы они не находились, и в предоставлении им возможности осуществлять свое конституционное право избирать и быть избранным.

Принципы коммуникационной стратегии ЦИК соответствуют международным принципам деятельности в данной области международных организаций, членом которых является учреждение, принципам действующего национального законодательства, а также тенденциям комиссии продолжить свои усилия по модернизации своей деятельности и имиджа как внутри страны, так и за рубежом.

К этим принципам относятся:

• Честность и прозрачность – своевременное предоставление достоверной информации, представляющей общественный интерес.

• Постоянность и доступность – ясность устного, письменного и электронного сообщения, своевременно и постоянно обновляемого в целях предотвращения предоставления сведений одновременно или непоследовательно, чтобы не вводить в заблуждение общественность; предотвращение простой передачи информации, которая не содержит сообщения или которая не носит ярко выраженный характер.

• Обширность – использование в коммуникации языка общения, имеющего широкое значение; информация должна быть полезной, сообщаемой своевременно и представляемой интерес для целевой группы.

• Ответственность – обеспечение коммуникационного процесса управлением по коммуникации, связи с общественностью и масс-медиа и ответственными должностными лицами подразделений учреждения.

3. Целевые группы

Целевые группы обеспечивают связь ЦИК с обществом на различных уровнях. Разнообразие целевых групп, с которыми ЦИК поддерживает связь, обеспечивает усвоение и доступ к информации заинтересованных групп.

В соответствии с Кодексом о выборах, ЦИК непосредственно отвечает за поддержание связи с основными заинтересованными сторонами в ходе выборов, а также в период между выборами в целях обеспечения их участия в избирательном процессе. В аудиторию внутренней коммуникации входят следующие целевые группы:

- руководство ЦИК;

- члены ЦИК;

- служащие аппарата ЦИК;

- служащие избирательной сферы, вовлеченные в деятельность нижестоящих избирательных органов.

В целях реализации мер, связанных с продвижением политик, ЦИК взаимодействует с ведущими учреждениями и организациями, которые, в зависимости от их деятельности, способствуют успешному достижению поставленных целей Комиссии. К таким учреждениям относятся:

- политические партии;

- гражданское общество;

- органы местного публичного управления;

- органы центрального публичного управления;

- национальные и региональные СМИ;

- избиратели;

- образовательные учреждения;

- партнеры по развитию.

Одной из самых важных целевых групп в избирательный период и в период между выборами являются граждане Республики Молдова, обладающие правом избирать и быть избранными. С точки зрения повышения эффективности коммуникации с избирателями, к таким группам относятся:

- Избиратели, находящихся в Республике Молдова – крупнейшая целевая группа, которая ознакамливается с информацией частично по Интернету, и нуждается в постоянном, надежном и доступном обмене информацией с ЦИК.

- Избиратели, проживающие за рубежом, и зарегистрированные в посольствах или в консульских миссиях Республики Молдова – конкретная группа граждан, которая определяется посольствами и по официальным каналам связи с диаспорой, при этом сотрудничая с Бюро по связям с диаспорой Государственной канцелярии и с Министерством иностранных дел и европейской интеграции.

- Избиратели, проживающие за рубежом, но которые включены в избирательные списки в Республике Молдова – определенная группа граждан без регистрации постоянного места нахождения за рубежом в соответствующих государственных органах или в посольствах.

- Молодые избиратели – определенная группа, пристальное внимание которой ориентируется путем организации мероприятий по избирательному воспитанию и образовательных программ;

- Избиратели с ограниченными возможностями – группа, которая требует повышенного внимания со стороны органов власти. В целях облегчения коммуникационного процесса избиратели с нарушением слуха (глухие, немые или глухонемые) посредством Ассоциации глухих в Республике Молдова вправе потребовать переводчика, предварительно указывая в заявлении период, учреждение, время и необходимость оказания услуги.

Другой немаловажной целевой группой являются средства массовой информации (СМИ). СМИ обладают средствами и инструментами, необходимыми для распространения избирателям публичной информации ЦИК, в целях обеспечения избирательного процесса и продвижения принципа участия на голосовании. Средства массовой информации делятся на следующие категории, определяя лучшие способы для успешного налаживания сотрудничества:

- Национальные СМИ – непосредственно участвуют, приглашаются на пресс-конференции, мероприятия, семинары, интервью. Знает свои обязанности по информированию избирателей о выборах.

- Региональные СМИ – с точки зрения логистики их трудно определить, поскольку они непосредственно не участвуют в мероприятиях, организованных в Комиссии, и оперируют только надежной и постоянной информацией. Необходимо установить отношения сотрудничества с определенными лицами.

- Международные средства массовой информации – основная целевая группа по продвижению избирательного процесса за рубежом. Таким СМИ сообщается об изменениях избирательного процесса в стране, в основном, события международного интереса. Материалы представляются на английском языке.

4. Организация деятельности в области коммуникации в Центральной избирательной комиссии

Управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа в соответствии со своей компетенцией отвечает за применение правовых положений и осуществление политик учреждения в области коммуникации и связи с общественностью.

Поэтому управление по коммуникации осуществляет следующие функции:

- обеспечивает прозрачность деятельности комиссии, активно информируя общество о сфере деятельности учреждения, о результатах голосования, о представленных инициативах и других видах деятельности учреждения;

- информирует и поддерживает связь со средствами массовой информации, а также способствует взаимодействию представителей СМИ с председателем Центральной избирательной комиссии;

- воспитание гражданской ответственности избирателей в области избирательного права;

- создание, развитие и поддержание внешних связей с аналогичными учреждениями, партнерами по развитию и международными правительственными организациями;

- сотрудничает с органами власти в целях облегчения коммуникации лиц с нарушением слуха (глухие, немые, или глухонемые) посредством переводчика, использующего язык жестов и/или язык знаков.

В ведении управления по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа находятся:

a) Медиа-центр, который:

- обеспечивает доступ СМИ к информации, представляющей общественный интерес, в соответствии с правовыми нормами и действующими внутренними положениями;

- поддерживает связь со средствами массовой информации, распространяя пресс-релизы и предоставляя право на реплику;

- мониторинг и анализ распространяемых в СМИ новостей о деятельности ЦИК;

- предоставляет журналистам техническую и материальную поддержку и аудиовизуальные материалы общественного интереса о деятельности комиссии;

- создает возможность присутствия журналистов на открытых заседаниях;

- обеспечивает создание и постоянное обновление базы данных о средствах массовой информации;

- управляет информацией, размещаемой на официальном сайте;

- поддерживает и развивает каналы связи (социальные сети, прямые трансляции);

- создает и ведет архив видеозаписей событий, в которых участвовало руководство комиссии.

b) Бюро информации и документации ЦИК для граждан, которое:

- рассматривает в соответствии с действующим законодательством жалобы граждан;

- обеспечивает активное, своевременное и точное информирование граждан по вопросам, представляющим общественный интерес;

- отвечает на запросы/вопросы граждан (по телефону, в электронном виде и лично);

- хранит и обновляет информацию и документы, находящиеся в распоряжении бюро;

- подготавливает и осуществляет программы по избирательному воспитанию и информированию граждан;

- обеспечивает функционирование линии учреждения по информированию граждан;

- оказывает помощь и поддержку заявителям в поиске и выявлении необходимой информации.

5. Стратегические задачи в области коммуникации

Целью эффективной коммуникации Центральной избирательной комиссии является содействие в достижении целей и продвигаемой электоральной политике, создание благоприятного имиджа учреждения, информирование граждан об избирательном процессе и улучшение связи между избирательными органами и заинтересованными сторонами, вовлеченными в избирательный процесс.

Общими стратегическими целями в области связи являются:

а) достоверное и непрерывное информирование заинтересованных сторон о деятельности избирательных органов.

б) улучшение связи внутри Центральной избирательной комиссии и с другими учреждениями в целях повышения производительности организации;

в) установление эффективного социального диалога, обеспечивающего гражданскому обществу, средствам массовой информации, политическим партиям, партнерам по развитию доступ к информации, представляющей общественный интерес, а также подробное изучение комиссией мнения общества по различным вопросам;

г) укрепление позитивного восприятия имиджа и доверия к деятельности Центральной избирательной комиссии.

Общие стратегические цели в области связи предусматривают достижение следующих целенаправленных стратегических задач:

Целенаправленная задача 1. Улучшение взаимодействия со средствами массовой информации при распространении информации

Конкретные меры:

- установление и поддержание связи со средствами массовой информации на основе открытого, честного и заслуживающего доверия диалога;

- распространение полезной информации о деятельности ЦИК;

- организация встреч с представителями средств массовой информации, в ходе которых руководство ЦИК в общих чертах раскрывает задачи, предлагает меры и заключения отчетов, роль комиссии в управлении избирательным процессом;

- организация брифингов и пресс-конференций по актуальным темам;

- организация визитов в населенные пункты в целях ознакомления журналистов с порядком управления избирательного процесса на местном уровне и для повышения интереса к конкретным общественным темам;

- публикация пресс-релизов и/или материалов для прессы с заманчивым названием;

- уведомление в начале недели о предстоящих визитах и об основных событиях, указывая подробную информацию о месте и времени;

- ежемесячное опубликование информационного электронного бюллетеня, применяя Информационный бюллетень в качестве современной и интерактивной интернет-платформы;

- содействие при взаимодействии средств массовой информации с лицами, занимающими ответственные должности в комиссии;

- активное информирование СМИ об участии женщин и мужчин в политике и в избирательном процессе, а также о важности гендерного баланса в избирательном процессе.

Целенаправленная задача 2. Увеличение информационного потока об избирательной системе и избирательных процессах путем избирательного воспитания

Конкретные меры:

- ежегодное празднование Международного дня выборов и Дня молодого избирателя, организовывая интерактивные мероприятия (конкурсы, открытые лекции, дискуссии, имитации, визиты);

- планирование и выделение финансовых ресурсов, достаточных для проведения кампаний по избирательному воспитанию в период между выборами;

- организация Дня открытых дверей в ЦИК в целях ознакомления граждан с деятельностью учреждения;

- разработка концепции кампании по избирательному воспитанию и оригинального дизайна материалов для рекламы специалистами в соответствующей области согласно заключенному с ними договору;

- составление оригинальных и менее формальных материалов по избирательному воспитанию специалистами по дизайну в соответствии с заключенным с ними договором. Эти материалы не должны использовать корпоративный фирменный образ ЦИК, будучи предназначенными в основном для молодежи;

- обновление официального сайта www.voteaza.md привлекающим внимание содержанием, способствуя избирательному воспитанию;

- проведение кампании по информированию избирателей о равном участии женщин и мужчин в политике и в избирательных процессах.

Целенаправленная задача 3. Повышение прозрачности деятельности Центральной избирательной комиссии и обеспечение ее положительного восприятия обществом

Конкретные меры:

- организация мероприятий, которые обеспечат лучшее понимание деятельности комиссии и нынешних и будущих достижений учреждения (встречи с различными целевыми группами, а именно, с политическими партиями, средствами массовой информации, неправительственными организациями, органами местного публичного управления);

- постоянное дополнение информации в раздел «Консультации с общественностью» официального сайта комиссии;

- объявление в официальных пресс-анонсах об организации новых консультаций;

- создание видеоролика о деятельности ЦИК в целях повышения имиджа учреждения;

- печать брошюр, листовок и публикаций в целях содействия корпоративному образу и стилю;

- разработка Руководства по фирменному стилю;

- обеспечение прозрачности, а также консультации всех заинтересованных сторон (женщин, молодежи, лиц с ограниченными возможностями).

Целенаправленная задача 4. Продвижение имиджа учреждения и информирование целевых групп посредством новых информационных технологий и социальных медиа

Конкретные меры:

- размещение на официальных сайтах новостей, полезной информации для избирателей, материалов по избирательному воспитанию, официальных документов и предоставление возможности онлайн консультации с общественностью;

- надлежащее администрирование разделами официальных сайтов комиссии путем заполнения каждой рубрики определенной информацией, а при отсутствии таковой путем указания о нахождении сайта в процессе разработки (На данный момент информация недоступна. Страница работает/находится в процессе разработки);

- рассмотрение возможности работы с двумя официальными сайтами вместо трех: один официальный сайт содержал бы эмблему учреждения и актуальную официальную информацию, а другая веб-страница представляла бы собой интерактивный сайт, креативно оформленный и предназначенный для избирательного воспитания и информирования избирателей. Небольшое количество официальных сайтов устранило бы путаницу среди пользователей и упростило бы их управление;

- обеспечение прозрачности путем транслирования онлайн открытых заседаний ЦИК и организации web-конференций через Skype;

- создание специального аккаунта в социальной сети Facebook, предназначенного исключительно в целях избирательного воспитания, и продвижение кампании по информированию избирателей по каналу в YouTube;

- размещение привлекающих внимание визуальных материалов (фотографий и видео) с обозначением в социальных сетях всех участников избирательных образовательных программ;

- организация онлайн-опроса по разным актуальным темам в соответствующих социальных сетях.

Целенаправленная задача 5. Улучшение взаимоотношений с международными организациями в этой области и с аналогичными избирательными органами в целях приведения деятельности в соответствие с профессиональными международными стандартами в области избирательного права

Конкретные меры:

- улучшение профессионального сотрудничества на международном уровне проведением мероприятий в рамках избирательной деятельности рабочих групп и в ходе совещаний/международных конференций, на которых участвовала комиссия;

- использование обмена опытом для создания и укрепления лучшей международной практики;

- улучшение качества работы, проводимой представителями комиссии на международной арене, в целях устранения отрицательного восприятия за рубежом имиджа нашего учреждения;

- подготовка статей о деятельности ЦИК и их передача в АОВСЕ;

- повышение роли ЦИК на международной арене. В этом отношении подготавливаются и представляются комментарии, предложения, результаты опросов, рекомендации по рабочей документации, представляемые на анализ международным организациям, членом которых является комиссия, а также для выражения грамотного, профессионального и конструктивного мнения, влияющего на международный авторитет ЦИК;

- реализация на практике возможностей, предоставляемых в благоприятных условиях, созданных двусторонним соглашением о сотрудничестве, заключенным между Центральной избирательной комиссией и аналогичными избирательными органами;

- освещение в СМИ деятельности ЦИК в области международных отношений и перевод на английский язык пресс-релизов и других материалов, имеющих важное значение.

Целенаправленная задача 6. Составление и реализация целесообразных коммуникационных стратегий и политик, способствующих улучшению взаимоотношений ЦИК с основными заинтересованными сторонами

Конкретные меры:

- привлечение различных сторон, заинтересованных деятельностью ЦИК, и их приглашение для участия в различных мероприятиях, организованных ЦИК: в семинарах, конференциях, на круглых столах, рабочих собраниях, в рамках рабочих групп, на коллегиальных заседаниях;

- проведение регулярных собраний клуба дискуссий о выборах с участием заинтересованных сторон;

- проведение опросов об удовлетворенности заинтересованных сторон в соответствии с порядком, установленным системой менеджмента качества, а также оценка воздействия и восприятия деятельности ЦИК и предложение ряда рекомендаций;

- укрепление сотрудничества с органами центрального и местного публичного управления в целях обмена информации и участия в совместной деятельности;

- своевременное информирование региональных заинтересованных сторон о последних проведенных мероприятиях ЦИК;

- обновление списка неправительственных организаций, с которыми будет взаимодействовать ЦИК, и определение значительных мероприятий (летние школы, семинары, круглые столы), в том числе принятие участия ЦИК в подобных мероприятиях, выступая в качестве докладчиков, тренеров и т.д.

Целенаправленная задача 7. Модернизация организационной культуры, улучшение взаимодействия ЦИК со своим персоналом и укрепление сотрудничества с нижестоящими избирательными органами и другими заинтересованными сторонами

Конкретные меры:

- осуществление требований, установленных стандартами Системы менеджмента качества, путем создания и внедрения механизмов по повышению производительности и укрепления организационного потенциала ЦИК;

- поощрение участия и сотрудничества, предоставление сотрудникам возможности профессионального и персонального роста и развития, работы в группах посредством участия на курсах по обучению, в рамках рабочих групп и путем обмена опытом;

- укрепление внутренней организационной связи за счет издания собственных публикаций по специальности в качестве инструмента, предназначенного для общения и обмена информацией в комиссии;

- в целях повышения эффективности труда необходимо устранять дублирования в деятельности сотрудников из-за нарушения системы связи по вертикали и горизонтали;

- обеспечение эффективной коммуникации с персоналом и с нижестоящими избирательными органами за счет использования эффективных средств коммуникации в распечатанном виде (памятки, брошюры, бюллетени, отчеты, издания учреждения, постеры, информационное табло, анонимные опросы и тесты), в электронном формате (электронная почта, сеть-интранет, чаты, системы мгновенного обмена сообщениями, видеоконференции, вики-энциклопедии, аудио-видеоматериалы), межличностной коммуникации (выступления с речью, общественные мероприятия, заседания, фокус-группы, аудиенция сотрудников);

- прием комментариев и прошений сотрудников, предлагая рекомендации по разрешению проблем. Влияние руководства сильнее при личном обсуждении проблемы с сотрудниками, а не посредством общей передачи сообщения или через посредников;

- организация и проведение ординарных и специальных совещаний с сотрудниками, способствуя обмену информацией, сбору мнений и открытому руководству, что обеспечит принятие окончательного решения;

- организация мероприятий по командообразованию для сотрудников и иных проводимых вне учреждения мероприятий по развитию внутри-институциональных отношений;

- обеспечение эффективной коммуникации между ЦИК и нижестоящими избирательными органами путем использования функционирующих каналов связи: внутренние и внешние порталы собственного сайта, система видеоконференций, печатные материалы;

- организация визитов в населенные пункты в целях установления хороших отношений с органами местного публичного управления и нижестоящими избирательными органами;

- организация стажировки студентов в отделах учреждения, что докажет гражданам открытость и прозрачность деятельности ЦИК, обеспечивая приобретение практического опыта молодежью.

6. Основные сообщения

Сообщения, отправляемые широкой общественности для ознакомления, должны быть сформулированы ясно и кратко, доспупным и общепринятым языком. Поэтому целевая аудитория ознакамливается с передаваемой информацией надлежащим образом.

Первичные сообщения ЦИК

Деятельность по коммуникации ЦИК основывается на трех главных сообщениях:

- ЦИК является открытым, прозрачным и профессиональным органом

- ЦИК обеспечивает доступную избирательную систему, которой доверяют граждане

- Это твое право, голосуй осознанно

Вторичные сообщения ЦИК

Вторичные сообщения направлены на продвижение имиджа ЦИК и деятельности в период между выборами, поскольку они более актуальны и представляют общественный интерес. Сообщения составляются по каждой теме и подтеме, что очень удобно при некоторых повторяющихся событий комиссии. Таким образом, СМИ становятся более заинтересованными в сообщениях или пресс-релизах. Следует отметить, что в случае необходимости распространения новостей, сначала нужно их создать. Даже в период между выборами следующие мероприятия являются потенциальными темами для соответствующих сообщений.

- Избирательное воспитание – это очень важная составляющая в формировании сознательных и хорошо осведомленных избирателей и является условием для проведения свободных и справедливых выборов и для достижения высокой явки избирателей. Деятельность ЦИК, осуществляемая в этом отношении, является сообщением и новостью, привлекающих внимание средств массовой информации.

Например: “Дети из Орхея и Резины наряду с ЦИК смоделировали проведение выборов”или “ЦИК помог детям из Орхея и Резины ознакомиться с выборами”.

- Регистрация избирателей – является приоритетом для ЦИК. Основные сообщения зависят от конкретных действий, предпринимаемых ЦИК. Сообщения подготавливаются в связи с любыми достижениями в данной области: совершенствование системы регистрации избирателей, анализ и согласование нормативно-правовой базы регистрации избирателей, использование информационных технологий при регистрации избирателей, управление и защита данных, сбор зарегистрированных данных, общественное восприятие правильности составления списков избирателей т.д.

Например: “Ошибки в списках избирателей будут устранены посредством внедрения нового веб-приложения «Список избирателей» или “ЦИК запустит Государственный регистр избирателей на парламентских выборах”.

- Гендерное равенство – ЦИК уделяет большое внимание исследованию и анализу вопросов гендерного равенства в избирательном процессе. В этом отношении, были организованы межведомственная рабочая группа и курсы по обучению с участием заинтересованных сторон, что привлкло внимание СМИ.

Например: “Гендерный аудит ЦИК является важным шагом на пути к гендерному равенству в избирательной системе Молдовы” или “ЦИК – один из избирательных органов, предусмотревших принцип гендерного равенства в определенном плане действий”.

К другим интересным темам относятся: электронное голосование; доступ лиц с ограниченными возможностями и граждан, проживающих за рубежом, к избирательному процессу; финансирование политических партий и т.д.

7. Коммуникация в условиях кризиса

Проблема возникает, если есть различия между ожиданиями соответствующей аудитории и политикой, производительностью, услугами или общественными обязательствами учреждения. Надлежащее управление или менеджмент проблем устраняет или, по крайней мере, уменьшает это несоответствие. Задача состоит в разрешении этих проблем, прежде чем они превратятся в кризис. В случаях, когда действия учреждения не совпадают с ожиданиями общества, возникают проблемы, которые, будучи своевременно неразрешены, могут перерасти в кризис. Кризис представляет собой явление, которое резко прерывает нормальное функционирование учреждения и негативно влияет на его имидж. Это привело бы к массовым беспорядкам, стихийным бедствиям или атакам, к примеру, вооруженным нападениям на избирательные участки в ходе проведения выборов, массовым публичным демонстрациям во время голосования, нарушению общественного порядка, насилию на избирательных участках, отключению избирательного участка от электросети, несчастным случаям, вызванным техническими ошибками, отсутствию Интернет-связи, отсутствию доступа к базе данных и т.д.

Тем не менее трудно предвидеть серьезный кризис для ЦИК в период между выборами, поскольку к наиболее вероятным сценариям относятся правовые споры, жалобы и поданные в учреждение заявления, подрыв доверия к учреждению или к избирательному процессу и т.д. Управление и преодоление кризиса предусматривают в первую очередь создание прочной системы внутренней и внешней коммуникации, при которой кризис в качестве дестабилизирующего явления требует, с одной стороны, повышения внутренней коммуникации, а с другой стороны – связи со СМИ. Отсутствие прозрачности и коммуникации способствует распространению слухов, дезинформации и критики, что неизбежно приводит к затруднению во взаимодейтсвии со СМИ в таких условиях.

Потенциальная проблема 1 – Основные изменения в избирательном процессе

Политические соглашения обусловливают основные и/или непредвиденные изменения на нескольких этапах избирательного процесса. Изменения, вносимые в избирательное законодательство до избирательного периода или в ходе избирательной кампании, могут привести к путанице, жалобам и недоверию со стороны общества.

Меры по разрешению проблемы:

- подготовка комментариев и приблизительных вопросов для средств массовой информации, а также публикация официальных заявлений;

- открытость и доступность для средств массовой информации, проявление равного отношения к средствам массовой информации;

- незамедлительное размещение соответствующей информации на официальных сайтах;

- своевременное информирование общественности, предоставляя последние новости;

- составление новых материалов по избирательному воспитанию для информирования избирателей.

Потенциальная проблема 2 – Публичные обвинения в адрес учреждения, которые подрывают доверие к проведению выборов

Публичные обвинения могут подорвать доверие к ЦИК как к учреждению, управляющему избирательными процессами, по политическим или враждебным мотивам. Неразрешенная своевременно проблема затрагивает репутацию учреждения.

Меры по разрешению проблемы:

- воздержание целевых сторон от обвинений в адрес учреждения, предоставляя им в полной мере информацию о деятельности ЦИК;

- проявление открытости и готовности предоставить комментарии СМИ в случае появления искаженной информации или соответствующих объяснений разрешения проблемы, если она действительно есть;

- устранение ошибок в коммуникации и обсуждение с вовлеченными в процесс участниками неопределенных данных, сильных и слабых сторон, а также других данных, установленных надежными источниками; предоставление четких ответов в публичных заявлениях, пресс-релизах, на пресс-конференциях или в интервью с председателем, в зависимости от весомости обвинения.

Потенциальная проблема 3 – Члены и/или представители нижестоящих избирательных органов допускают ошибки

Проблемы могут возникнуть из-за несоответствующего управления публичными средствами, нарушения избирательных процедур и т.д. Служащие избирательной сферы уязвимы перед выборами, особенно в случаях попыток дискредитации избирательного органа, в деятельность которого вовлечен служащий. Вовлечение служащих избирательной сферы в публичный скандал затрагивает имидж ЦИК.

Меры по разрешению проблемы:

- обеспечение открытого общения внутри организации и с нижестоящими избирательными органами путем координации информации;

- предоставление СМИ надежной информации и искренней, честной и открытой точки зрения руководства учреждения;

- систематическое информирование вовлеченного и заинтересованного общества.

8. Финансовые и нефинансовые ресурсы, необходимые для внедрения стратегии

a) Финансовые ресурсы

Для реализации мероприятий по информированию предусмотрены следующие финансовые ресурсы:

- финансовые ресурсы, выделенные из бюджета для основной деятельности комиссии по информированию в период между выборами (зарплаты и печатные/аудиовизуальные материалы);

- финансовые ресурсы, выделенные из бюджета, утвержденного отдельно для выборов, для кампании по просвещению избирателей в ходе предвыборной кампании.

Согласно лучшей международной практике для мероприятий по информированию утвержден отдельный бюджет, включающий печатные и/или аудиовизуальные материалы, организацию мероприятий, визитов, мониторинг СМИ и т.д. При предпринятии этих мер ЦИК значительно повысит эффективность планирования мероприятий по информированию и сэкономит время.

b) Нефинансовые ресурсы

В рамках управления по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа обязанностями по коммуникации наделены:

- руководитель, который регулирует деятельность управления, включая связь со средствами массовой информации, и способствует развитию взаимоотношений руководства ЦИК с масс-медиа;

- заместитель руководителя, который отвечает за просветительскую кампанию по избирательному воспитанию, планирование и реализацию мероприятий, связанных с международными отношениями комиссии;

- старшие (ведущие) консультанты (2), которые разрабатывают информационные материалы и программы по избирательному воспитанию;

- главный специалист, который подготавливает пресс-релизы, пресс-анонсы и предоставляет административную поддержку коллегам.

Состав управления по коммуникации относительно небольшой, что обеспечивает сохранение гибкости его сотрудников и их постоянного участия при реализации любой задачи, по необходимости.

Нефинансовые мероприятия:

- использование новых технологий социальной коммуникации: обеспечивает мгновенную, постоянную и последовательную обратную связь, информируя об успехах и провалах учреждения, о позиции целевых групп, об отношении общественного мнения, о прогрессе в области избирательного процесса страны и т.д.

- разработка современного информационного бюллетеня: бесплатное использование через Интернет инновационных инструментов при создании современного и интерактивного информационного бюллетеня, предоставляя общественности возможность подписаться на него.

9. Мониторинг и оценка

Мониторинг представляет собой постоянную деятельность по определению эффективности в области связи по сравнению с запланированными результатами комиссии, помогает оценить эффективность деятельности в области связи и определить изменения, которые необходимы в процессе управления. Управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа несет ответственность за мониторинг и оценку деятельности в области связи. Мониторинг деятельности в области связи способствует:

- информированию руководства ЦИК о достижениях, улучшении стратегии по сравнению с запланированными целями;

- выявлению проблем, стоящих перед учреждением, и поиск решений;

- отслеживание изменений, происходящих вследствие осуществления деятельности в области связи;

- установлению хорошего и/или эффективного использования ресурсов, предусмотренных в стратегии;

- обеспечению своевременного осуществления мероприятий и в соответствии с планом действий управления по коммуникации;

- обеспечению обратной связи для улучшения процесса принятия решений и повышения эффективности предпринимаемых мер;

- поддержанию позитивного отношения к стратегии и предотвращению или устранению недостатков. Полученная информация способствует принятию решений о выборах и согласованию плана деятельности и стратегии для достижения максимальных результатов;

- увеличению уровня доверия общественности к реализации стратегии.

Оценка является средством анализа эффективности мер, способствуя усвоению опыта, перенятого при осуществлении деятельности или от проведенных мероприятий. Оценка способствует измерению общественного восприятия эффективности предпринятия мер и регулирования ситуации. Цель оценки заключается в выявлении слабых сторон и улучшение механизмов реагирования. Результаты этой оценки представляются вовлеченным сотрудникам по окончанию периода их участия на специальных курсах по обучению или на конференциях. Также результаты доводятся до сведения широкой общественности по установленным каналам связи.

Управление по коммуникации, связям с общественностью и масс-медиа анализирует полученные замечания и вследствие дальнейшего анализа информации проводит оценку эффективности деятельности. Оценка будет представлена в качестве следующих объяснений, представленных внутренними и внешними источниками:

- идеи и предложения служащих аппарата ЦИК, членов ЦИК;

- отчеты и анализы, проведенные НПО;

- освещение в СМИ деятельности ЦИК;

- проведение дискуссий с целевыми субъектами и анализ задаваемых вопросов;

- примечания кредиторов и международных партнеров.

Индикаторами эффективности стратегии являются показатели качества, которые будут получены в результате осуществления конкретных задач и предлагаемых мер по их достижению.