Приказ N 329 от 10.12.2019 о нотариальных реестрах и порядке ведения нотариального делопроизводства

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ

П Р И К А З

о нотариальных реестрах и порядке ведения

нотариального делопроизводства

№ 329  от  10.12.2019

 (в силу 24.02.2020) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 14-23 ст. 55 от 24.01.2020

* * *

ЗАРЕГИСТРИРОВАН:

Министерство юстиции

Республики Молдова

№ 1509 от 10.12.2019 г.

Министр юстиции

Фадей НАГАЧЕВСКИ ________

На основании ч.(2) и (4) ст.25 Закона № 246/2018 г. о нотариальной процедуре (Официальный монитор Республики Молдова, 2019 г., № 30-37, статья 89)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) Необходимые реестры для осуществления нотариальной деятельности (далее – нотариальные реестры), их формы и содержание, следующим образом:

a) Реестр нотариальных актов с указателем 1 (приложение № 1);

b) Реестр нотариальных актов и действий с указателем 2 (приложение № 2);

c) Реестр наследственных процедур (приложение № 3);

d) Реестр расторжения брака по согласию супругов (приложение № 4);

e) Реестр депозитов и/или финансовых инструментов (приложение № 5);

f) Алфавитную опись нотариальных актов (приложение № 6);

g) Реестр корреспонденции (приложение № 7);

h) Реестр нотариальных консультаций (приложение № 8).

2) Положение о порядке заполнения нотариальных реестров, необходимых для осуществления нотариальной деятельности и ведения нотариального делопроизводства (приложение № 9).

2. Нотариусы обязаны хранить на бумажном носителе все нотариальные реестры, утвержденные в соответствии с этим приказом. Нотариальная палата ведет учет нотариальных реестров, имеющихся у нотариусов.

3. В течение 3 месяцев с даты опубликования данного приказа Нотариальная палата проведет конкурс по отбору юридического лица, ответственного за изготовление нотариальных реестров. Если в установленный срок Нотариальная палата не выберет юридическое лицо, ответственное за изготовление нотариальных реестров, оно будет выбрано Министерством юстиции.

4. Нотариальные реестры, утвержденные Приказом министра юстиции № 267/2003, заменяются нотариальными реестрами, утвержденными данным приказом по мере истощения складских запасов, но не позднее 1 августа 2020 года.

5. Реестры нотариальных актов с указателем 1 и Реестры нотариальных актов и действий с указателем 2 являются документами строгой отчетности с номерами, присвоенными выбранным юридическим лицом.

6. Нотариальные реестры, утвержденные Приказом министра юстиции № 267/2003 г., используются и заполняются в соответствии с положениями Приказа министра юстиции № 95/2008 г. об утверждении Положения о порядке совершения нотариальных актов и заполнения нотариальных реестров в той мере, в какой они не противоречат закону.

7. Приказ министра юстиции № 95/2008 г. об утверждении Положения о порядке совершения нотариальных актов и заполнения нотариальных реестров (Официальный монитор Республики Молдова, 2008 г., № 63-65, статья 167) и Приказ министра юстиции № 267/2003 об утверждении реестров, необходимых для осуществления нотариальной деятельности, их форму и содержание (Официальный монитор Республики Молдова, 2003 г., № 148, статья 199), признать утратившими силу.

Приложение № 9

к Приказу Министра юстиции

№ 329 от 10.12.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке заполнения нотариальных реестров, необходимых для

осуществления нотариальной деятельности и ведения

нотариального делопроизводства

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение о порядке заполнения нотариальных реестров, необходимых для осуществления нотариальной деятельности и ведения нотариального делопроизводства, определяет основные требования, касающиеся организации работы с документами и ведения делопроизводства в нотариальной деятельности, управления документами с момента их создания или приема до момента их передачи в архив или их уничтожения, а также устанавливает порядок заполнения реестров, необходимых для осуществления нотариальной деятельности (далее – нотариальные реестры).

2. Заполнение нотариальных реестров и делопроизводство в нотариальных конторах ведется на румынском языке.

3. Правильность заполнения нотариальных реестров, соответствующая организация и ведение делопроизводства, хранение и учет документов обеспечиваются нотариусом.

4. Контроль за исполнением настоящего Положения осуществляет Контрольная комиссия в рамках профессионального административного контроля за деятельностью нотариуса.

II. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ РЕЕСТРОВ

5. Нотариальные реестры могут быть использованы только после того, как они были подписаны и опечатаны ответственным лицом в Нотариальной палате.

6. В Реестре нотариальных актов с указателем 1 регистрируются акты, по которым составляются, передаются, изменяются или отзываются права собственности/вещные права и их разделение, другие договоры, соглашения об их изменении, разрешение, расторжение договоров, свидетельства о наследниках, справки о праве на долю общего имущества в совместном владении, завещания, декларации об отзыве завещаний, акты регистрации, изменения, реорганизации юридических лиц, действие по протесту векселя, подтверждение регистрации гарантии в Реестре залогов движимого имущества. В нотариальных документах, зарегистрированных в этом реестре, указывается указатель «1-», а в дальнейшем номер в соответствии с хронологическим порядком в реестре

7. В реестре нотариальных актов и действий с указателем 2 регистрируются акты и нотариальные действия, которые не были зарегистрированы в реестре нотариальных актов № 1. В нотариальных актах/действиях, зарегистрированных в этом реестре, указывается указатель «2-», а в дальнейшем номер в соответствии с хронологическим порядком в реестре.

8. На начало каждого календарного года во всех нотариальных реестрах регистрационный номер будет начинаться с первого. Реестры используются до расходования всех листов без учета окончания календарного года. В случае, если записи за календарный год не израсходовали все листы реестра, регистрация будет закрыта в конце года, а новые будут открыты в том же реестре с примечанием, которое будет сделано при последней регистрации и будет включать следующие элементы: номер и дата последнего присвоенного номера, номер последнего заполненного листа, фамилия, имя и подпись нотариуса.

9. Запись информации в нотариальных реестрах осуществляется нотариусом, нотариусом-стажером или работником, нанятым нотариусом, в порядке совершения нотариального акта или действия.

10. Реестр нотариальных актов с указателем 1 и реестр нотариальных актов и действий с указателем 2 заполняются в соответствии с установленными рубриками следующим образом:

a) в первой рубрике указывается регистрационный номер согласно порядку регистрации каждого нотариального акта/действия;

b) в рубрике 2 указывается дата составления нотариального акта/действия. Запись даты производится в цифрах и должна включать последовательно день составления акта/ действия, состоящий из двух цифр, месяц – из двух цифр и год – из двух последних цифр;

c) в рубрике 3 указываются идентификационные данные участников нотариального акта/действия (сторона, представитель, в зависимости от обстоятельств, вызываемое лицо для подтверждения акта, составляемого сторонами, свидетель, лицо, подписывающее документ для заявителя, авторизованный переводчик и другие лица, если требуется их присутствие).

Если стороной нотариального акта/действия является физическое лицо, указывается его/ее фамилия, имя и место жительства.

Если документ составляется через представителя, указываются фамилия и имя стороны; фамилия, имя и место жительства представителя, основание представительства.

Если нотариальный акт составлен с участием лица, которое подтверждает составление нотариального акта, указывается фамилия, имя и место жительства стороны, качество подтверждающего лица, его/ее фамилия, имя и место жительства.

Если нотариальный акт подписывается другим уполномоченным лицом, указывается, в установленном порядке, фамилия, имя и место жительства стороны с примечанием «который уполномочил подписать», далее указывается имя, фамилия, место жительства подписавшего лица.

Если нотариальный акт совершен в присутствии свидетелей, после информации о данных сторон, которые не могут подписать нотариальный акт, делается примечание «подписано в присутствии свидетелей» с указанием в дальнейшем имени, фамилии и места жительства свидетелей.

Если стороной нотариального акта является юридическое лицо, указывается его наиме­нование, юридический адрес, имя, фамилия и место жительства представителя, основания представительства;

d) в рубрике 4 указывается документ, удостоверяющий личность, серия, номер, дата выдачи и орган, который выдал документ, удостоверяющий личность физического лица (IDNP), указанного в рубрике 3 и, в зависимости от случая, государственный идентификационный номер (IDNO) юридического лица, указанного в рубрике 3;

e) в рубрике 5 указывается название нотариального акта/действия и, в зависимости от случая, его краткое содержание, в случае с нотариальными актами, которые не должны быть заархивированы;

f) в рубрике 6 указывается цифрами и в национальной валюте размер государственной пошлины. В случае если законом не установлено взимание государственной пошлины за совершение нотариального акта/действия с физических и/или юридических лиц, делается примечание «закон не предусматривает»;

g) в рубрике 7 указывается в цифрах и в национальной валюте размер платы за нотариальную услугу.

Если лицо, обратившееся за совершением нотариаль­ного акта, согласно закону, освобождается от уплаты государственной пошлины или плата за нотариальную услугу уменьшается, то соответствующее примечание, в зависимости от случая, делается в рубрике 6 или 7;

h) в рубрике 8 указываются случаи составления нотариального акта вне бюро, отмена, расторжение, признание нотариального акта недействи­тельным, получение составленного нотариального акта, признанного компетентными органами, другая соответствующая информация.

11. Реестр наследственных процедур заполняется согласно установленным рубрикам:

a) в первой рубрике указывается порядковый номер;

b) в рубрике 2 указывается дата подачи заявления/декларации. Запись даты производится в цифрах и должна включать последовательно день подачи заявления/декларации, состоящий из двух цифр, месяц – из двух цифр и год – из двух последних цифр;

c) в рубрике 3 указывается номер наследственной процедуры из электронного реестра наследственных дел и завещаний, который является единым учетом наследственных процедур и который указывается во всех актах наследственных процедур;

d) в рубрике 4 указывается фамилия, имя преемника, в зависимости от случая, кредитора, наследника, исполнителя завещания или других лиц, заинтересованных в открытии процедуры наследования;

e) в рубрике 5 указывается фамилия, имя лица, оставившего наследство;

f) в рубрике 6 указывается дата смерти лица, оставившего наследство;

g) в рубрике 7 указывается последнее место жительства лица, оставившего наследство;

h) в рубрике 8 указывается наименование, дата и номер выданного свидетельства процедуры наследования (свидетельство о праве на наследство, свидетельство исполнителя завещания, свидетельство попечителя наследственной массы, свидетельство управляющего наследственной массой, свидетельство отказополу­чателя);

i) в рубрике 9 указывается дата закрытия наследственной процедуры ;

j) в рубрике 10 указывается информация об отказе от наследства, о принятии наследства, о возобновлении наследственной процедуры, другие соответствующие примечания, относящиеся к наследственной процедуре.

12. Реестр расторжения брака по соглашению супругов заполняется согласно установленным рубрикам:

a) в рубрике 1 указывается порядковый номер

b) в рубрике 2 указывается дата подачи заявления супругами или одним из них. Запись даты производится в цифрах и должна включать последовательно день подачи заявления, состоящий из двух цифр, месяц – из двух цифр и год – из двух последних цифр;

c) в рубрике 3 указывается фамилия, имя супруга/супруги, как указано в свидетельстве о браке;

d) в рубрике 4 указывается дата, когда супруги должны прийти в нотариальную контору для составления заявления о разводе. В случае если с согласия супругов нотариус продлевает срок отзыва заявления о расторжении брака, это также принимается во внимание;

е) в рубрике 5, в зависимости от решения в этой процедуре, указывается «принято» в случае принятия заявления о разводе или «отклонено» в случае отклонения заявления о разводе;

f) в рубрике 6 указывается дата и номер выдачи заключения о расторжении брака или заключения об отклонении заявления о расторжении брака;

g) в рубрике 7 указывается дата передачи в территориальный орган гражданского состояния заключения о расторжении брака;

h) в рубрике 8 производится запись других вопросов, считающихся уместными нотариусом.

13. Реестр депозитов и/или финансовых инструментов заполняется в соответствии с установленными рубриками:

a) в первой рубрике указывается порядковый номер;

b) в рубрике 2 указывается дата подачи заявления для передачи в депозит финансовых средств и/или финансовых инструментов должником;

c) в рубрике 3 указывается фамилия, имя должника;

d) в рубрике 4 указывается в цифрах денежная сумма, внесенная на депозит, и тип валюты, и/или подробно описываются финансовые инструменты, полученные на депозит нотариусом;

e) в рубрике 5 указывается срок, на который депозит был передан на хранение;

f) в рубрике 6 указывается номер и дата справки, выданной нотариусом;

g) в рубрике 7 указывается номер счета, специально предназначенного для депозитных операций, и наименование коммерческого банка, осуществляющего действие на территории Республики Молдова;

h) в рубрике 8 указываются расходы, понесенные нотариусом в связи с получением депозита, а именно расходы, связанные с депонированием, передачей денежных сумм и финансовых инструментов, а также расходов по уведомлению кредитора;

i) в рубрике 9 указывается дата возврата денежных сумм и/или финансовых инструментов, переданных на депозит на хранение. Эта дата может не соответствовать дате, записанной в рубрике 5 данного реестра;

j) в рубрике 10 указывается фамилия, имя, качество (кредитор, дебитор, представитель, наследник) лица, получившего депозит и его подпись;

k) в рубрике 11 указывается, в зависимости от случая, информация о возмещении денежной суммы по решению суда, об изменении депозитного счета или коммерческого банка, о хранении депозита в нотариальной конторе или в любом другом депозитарии, а также другие вопросы, которые нотариус считает уместными.

14. Алфавитная опись нотариальных актов представляет собой инструмент поиска в Реестре нотариальных актов с указателем 1. В этот реестр заносятся только акты, зарегистрированные в реестре нотариальных актов с указателем 1

a) в первой рубрике указывается фамилия, имя заявителя и/или все стороны нотариального акта;

b) в рубрике 2 указывается наименование нотариального акта;

c) в рубрике 3 указывается дата регистрации нотариальных актов в реестре нотариальных актов с указателем 1;

d) в рубрике 4 указывается регистрационный номер нотариального акта в реестре нотариальных актов с указателем 1;

e) в рубрике 5 указывается информация об отмене, расторжении, признании нотариального акта недействи­тельным, получении или передаче нотариального акта по запросу органов уголовного преследования или судебной инстанции, а также другая соответствующая информация.

15. В реестре корреспонденции производится запись официальной корреспонденции нотариуса, не занесенной в другие реестры. Этот реестр заполняется в соответствии с установленными рубриками:

a) в первой рубрике указывается порядковый номер;

b) в рубрике 2 указывается дата регистрации корреспонденции. Запись даты производится в цифрах и должна включать последовательно день регистрации корреспонденции, состоящий из двух цифр, месяц – из двух цифр и год – из двух последних цифр;

c) в рубрике 3 указывается дата и номер выдачи документа, присвоенный отправителем, а также информация о приложениях;

d) в рубрике 4 указывается от кого поступает документ;

e) в рубрике 5 указывается краткое содержание документа и затронутые проблемы;

f) в рубрике 6 указывается примечание в отношении даты исполнения документа;

g) в рубрике 7 указывается информация о получении документа на приеме у нотариуса, личное получение заявителем ответа на запросы и ходатайства, адресованные нотариусу, другая соответствующая информация.

16. Реестр нотариальных консультаций заполняется в соответствии с установленными рубриками:

a) в первой рубрике указывается порядковый номер;

b) в рубрике 2 указывается дата предоставления консультации. Запись даты производится в цифрах и должна включать последовательно день предоставления консультации, состоящий из двух цифр, месяц – из двух цифр и год – из двух последних цифр;

c) в рубрике 3 указывается фамилия, имя лица, которому предоставляется консультация, или фамилия, имя его представителя;

d) в рубриках 4 и 5, посредством выделения галочкой, указывается в какой форме нотариус предоставляет консультацию заявителю;

e) в рубрике 6 указывается краткое содержание консультации и затронутых проблем;

f) ) в рубрике 7 указывается в цифрах и в национальной валюте размер платы за нотариальную услугу;

g) в рубрике 8 указываются другие вопросы, которые нотариус считает уместными. .

17. Записи в реестрах производятся синими чернилами.

18. Исправление ошибок в записях производится с соблюдением следующих правил: ошибки в записях устраняются линией, которая рисуется поверх неправильного текста в середине рубрики таким образом, чтобы первоначальный текст мог быть прочитан, запрещено закрывать текст, в котором допущены ошибки или стирать его. В рубрике «примечания» делается надпись об аннулировании записи, сопровождаемая фамилией, именем и подписью нотариуса. Ошибки в записях, которые искажают периодичность цифр, не исправляются.

19. Пропущенные числа аннулируются примечанием, которое делается на последнем листе реестра, и больше не вносятся. Дубликаты чисел будут разделяться (дубликат числа/1), после чего нотариус официально исправит документы с дубликатами чисел.

20. Документы об осуществлении оплаты за нотариальную услугу и государственную пошлину не прилагаются к нотариальным реестрам.

III. РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОВЕРКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

21. Документы, не связанные с подготовкой документов и выполнением нотариальных действий и процедур (запросы, ответы на запросы, направленные в адрес нотариуса, объявления, корреспонденция нотариуса, информация, адресованная Нотариальной палате, сопроводительные письма к Отчетам о профессиональной деятельности нотариусов, свидетельства и другие подобные документы), составляются в соответствии с настоящей главой.

22. Заявления об оказании международно-правовой помощи в связи с подготовкой и оформлением нотариальных актов и действий, составляются в соответствии с положениями международных договоров и законодательства Республики Молдова, подписываются нотариусом и заверяются круглой печатью с изображением государственного герба.

23. Получение и первоначальная обработка корреспонденции сводится к проверке правильности доставки и целостности корреспонденции, к установлению факта регистрации документа и подготовке его к проверке. Документы, ошибочно доставленные, не вскрывая конвертов, возвращаются в почтовое отделение для отправки по месту назначения. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. В случае если в конверте отсутствует документ или приложение к нему, составляется акт об отсутствии документов или других приложений к корреспонденции, один экземпляр отправляется получателю, а второй прикрепляется к полученным документам.

24. Конверты, в которых были отправлены документы, как правило, уничтожаются. В некоторых случаях для регистрации информации о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адрес отправителя, если он не включен в документ, к полученным документам прилагаются конверты.

25. Получение и регистрация корреспонденции обязательно. С целью ведения учета записи, корреспонденция, полученная по почте, электронной почте, факсу, телеграммой или во время приема у нотариуса, регистрируется в Реестре корреспонденции в день получения. За регистрацию корреспонденции и ведение учета записи корреспонденции отвечает нотариус, который может осуществлять это через стажера нотариуса или сотрудников, нанятых нотариусом, в зависимости от обстоятельств.

26. Зарегистрированный документ, начиная с оценки его содержания, подлежит предварительной проверке нотариусом в течение трех рабочих дней с даты регистрации, чтобы принять решение относительно порядка и способа оформления документа.

27. На все полученные документы в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа проставляется регистрационный штамп, который определяет дату получения документа и номер записи.

28. Документы, подлежащие специальной регистрации (например, заявление о принятии или отказе от наследства), полученные по почте, первоначально регистрируются в Реестре корреспонденции, а затем в Реестре наследственной процедуры. Документы, полученные в ходе приема у нотариуса, связанные с нотариальной деятельностью, регистрируются в Реестре корреспонденции, за исключением документов, необходимых для конкретного нотариального действия, подтверждающего какие-либо факты или события (например, документы на имущество, документы гражданского состояния) и не нуждающегося в регистрации.

29. При проверке документов учитываются положения Кодекса об административных правонарушениях, Закона о доступе к информации и других нормативных актов.

30. Если нотариусу во время приема были переданы необходимые документы для нотариальной процедуры в оригинале, а нотариальный документ не был составлен в день получения документов или составлен в отсутствие заявителя (например, документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения трехмесячного срока с момента открытия наследства, документы для осуществления действия по протесту векселя), заявителю выдается квитанция о получении документов нотариусом, заверенная подписью нотариуса и печатью без государственного герба. Квитанция составляется в произвольной форме. Для получения заявлений, требующих регистрацию в нотариальных регистрах, нотариус не выдает квитанцию.

31. Квитанция составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в делах нотариуса, а второй вручается заявителю. Квитанция также может быть составлена в виде записи на копии документа, представленного нотариусу.

32. Нотариус возвращает заявителю документы, полученные по квитанции, которая составляется в форме записи соответствующей на копии, которая остается в архиве нотариуса, из возвращенного оригинала документа, или на копии квитанции, приложенной к делам нотариуса. Запись составляется в произвольной форме.

33. Документ, копия ответа на него, другие связанные с ним документы прилагаются к делу. К копии документа, не требующей ответа, прилагается соответствующая запись с указанием даты и подписи нотариуса.

IV. ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

34. Документы, выданные нотариусом (за исключением нотариальных документов, организационных и административных документов, квитанций и других документов, составленных в процессе нотариальной деятельности и сохраняющихся в делах нотариуса), регистрируются в Реестре корреспонденции.

35. Исходящие документы нотариуса должны включать:

1) заголовок, который располагается в верхней части страницы, в середине или на левой стороне и включает в себя следующие элементы:

РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

Нотариальная палата

Нотариус (фамилия, имя)

Местонахождение: (примечания о месте осуществления нотариальной деятельности)

Тел: _________

E-mail: ________.

2) номер и дата регистрации;

Номер и дата регистрации документа в Реестре корреспонденции, куда впоследствии направляется ответное письмо и который используется в цифровой и хронологической классификации корреспонденции. Регистрационный номер и дата записываются под заголовком, во втором ряду. Дата и год пишутся цифрами, а название месяца – прописью (например, «10 января 2019 года»).

3) получатель документа с указанием фамилии, имени и соблюдения формул вежливости, в зависимости от обстоятельств, с указанием названия юридического лица, учреждения, профессиональной организации и почтового адреса, который размещается в правой части листа.

4) цель документа;

Кратко представить предмет, который рассматривается в соответствующей корреспонденции.

Как правило, формулировке предшествуют слова «Применительно к».

5) содержание документа.

Текст проверяемых документов должен состоять из двух частей. В первой части приводится аргумент и основа для составления документа, вторая часть содержит выводы, предложения, решения или запросы. Если при составлении документа в качестве основы служит правовая норма нормативного акта, то указывается конкретная правовая норма, название нормативного акта, категория, номер, дата его выпуска.

Если документ сопровождается приложениями, они упоминаются в конце текста с указанием количества листов или страниц.

6) подпись нотариуса.

В обязательном порядке указывается фамилия и имя нотариуса.

7) печать.

Печать проставляется на подписи нотариуса.

36. Ответ на проверенные документы составляется в двух и более, в зависимости от обстоятельств, экземплярах, один из которых хранится в архиве нотариуса.

37. В исходящем документе в левом верхнем углу первой страницы документа указывается регистрационный номер, согласно Реестру корреспонденции и дате регистрации. Номер исходящего документа идентичен номеру входящей записи, а в случае документа, составленного по инициативе нотариуса, ему присваивается исходящий номер, следуя порядку в Реестре корреспонденции.

38. Исходящие документы, составленные на бумажном носителе, должны быть подписаны и зарегистрированы. Документы для отправки в электронном виде составляются в соответствии с требованиями к электронному документу. Исходящий номер, присвоенный документу, заносится в отправленный электронный документ.

39. Подготовленные документы отправляются в день датирования или самое позднее первого следующего рабочего дня или могут быть переданы непосредственно заявителю или получателю, с соответствующим примечанием на копии, которая остается в нотариальном деле и в Реестре корреспонденции.