Ordin nr.329 din 10.12.2019 cu privire la registrele notariale şi modul de îndeplinire a lucrărilor de secretariat în activitatea notarială

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la registrele notariale şi modul de îndeplinire

a lucrărilor de secretariat în activitatea notarială

nr. 329  din  10.12.2019

 (în vigoare 24.02.2020) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 14-23 art. 55 din 24.01.2020

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova

nr.1509 din 10 decembrie 2019

Ministru ______ Fadei NAGACEVSCHI

În temeiul art.25 alin.(2) şi (4) din Legea nr.246/2018 privind procedura notarială (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2019, nr.30-37, art.89),

ORDON:

1. Se aprobă:

1) Registrele necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale (în continuare registre notariale), forma şi conţinutul acestora, după cum urmează:

a) Registrul actelor notariale cu indicele 1 (anexa nr.1);

b) Registrul actelor şi acţiunilor notariale cu indicele 2 (anexa nr.2);

c) Registrul procedurilor succesorale (anexa nr.3);

d) Registrul de desfacere a căsătoriei prin acordul soţilor (anexa nr.4);

e) Registrul de depozite şi/sau a instrumentelor financiare (anexa nr.5);

f) Opisul alfabetic al actelor notariale (anexa nr.6);

g) Registrul de corespondenţă (anexa nr.7);

h) Registrul de consultaţii notariale (anexa nr.8).

2) Regulamentul cu privire la modul de completare a registrelor necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale şi de îndeplinire a lucrărilor de secretariat în activitatea notarială (anexa nr.9).

2. Notarii sunt obligaţi să ţină pe suport de hîrtie toate registrele notariale aprobate, conform prezentului ordin. Camera Notarială ţine evidenţa registrelor notariale deţinute de notari.

3. În termen de 3 luni de la data publicării prezentului ordin, Camera Notarială va desfăşura concursul pentru selectarea persoanei juridice responsabile de confecţionarea registrelor notariale. Dacă în termenul stabilit Camera Notarială nu va selecta persoana juridică responsabilă de confecţionarea registrelor notariale, aceasta urmează a fi selectată de către Ministerul Justiţiei.

4. Registrele notariale, aprobate prin Ordinul ministrului justiţiei nr.267/2003 urmează a fi înlocuite cu Registrele notariale aprobate prin prezentul ordin, pe măsura epuizării stocurilor, însă nu mai tîrziu de 1 august 2020.

5. Registrele actelor notariale cu indicele 1 şi Registrele actelor şi acţiunilor notariale cu indicele 2 sunt de strictă evidenţă, fiindu-le atribuite numere de către persoana juridică selectată.

6. Registrele notariale, aprobate prin Ordinul ministrului justiţiei nr.267/2003, vor fi utilizate şi completate în conformitate cu reglementările Ordinului ministrului justiţiei nr.95/2008 privind aprobarea Regulamentului cu privire la modul de îndeplinire a actelor notariale şi completare a registrelor notariale, în măsura în care nu contravine legii.

7. Ordinul ministrului justiţiei nr.95/2008 privind aprobarea Regulamentului cu privire la modul de îndeplinire a actelor notariale şi completare a registrelor notariale (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.63-65, art.167) şi Ordinul ministrului justiţiei nr.267/2003 privind aprobarea registrelor necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale, forma şi conţinutul acestora (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2003, nr.148, art.199) se abrogă.

Anexa nr.9

la Ordinul ministrului justiţiei

nr.329 din 10 decembrie

REGULAMENT

cu privire la modul de completare a registrelor necesare pentru

desfăşurarea activităţii notariale şi de îndeplinire a lucrărilor

de secretariat în activitatea notarială

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul cu privire la modul de completare a registrelor necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale şi de îndeplinire a lucrărilor de secretariat în activitatea notarială determină cerinţele de bază faţă de organizarea lucrului cu documentele şi ţinere a lucrărilor de secretariat în activitatea notarială, de gestionare a documentelor din momentul creării sau primirii, pînă la transmiterea lor în arhivă sau distrugere a acestora şi stabileşte modul de completare a registrelor necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale (în continuare registre notariale).

2. Completarea registrelor notariale şi lucrările de secretariat în biroul notarului se îndeplinesc în limba română.

3. Corectitudinea completării registrelor notariale, organizarea şi îndeplinirea corespunzătoare a lucrărilor de secretariat, păstrarea şi evidenţa documentelor se asigură de către notar.

4. Controlul privind executarea prezentului Regulament se exercită de către Comisia de control în cadrul controlului profesional administrativ al activităţii notarului.

II. MODUL DE COMPLETARE A REGISTRELOR NOTARIALE

5. Registrele notariale pot fi utilizate numai după ce au fost semnate şi sigilate de către persoana responsabilă din cadrul Camerei Notariale.

6. În Registrul actelor notariale cu indicele 1 se înregistrează actele prin care se constituie, se transmit, se modifică sau se revocă drepturi de proprietate/drepturi reale şi dezmembrăminte ale acestora, alte contracte, acorduri de modificare ale acestora, rezoluţiune, revocare a contractelor, certificatele de moştenitor, certificatele cu privire la dreptul asupra cotei-părţi din proprietatea comună în devălmăşie, testamente, declaraţii de revocare a testamentelor, acte de constituire, modificare, reorganizare a persoanelor juridice, actul de protest al cambiei, confirmarea de înregistrare a garanţiei în Registrul garanţiilor reale mobiliare.

Pe actele notariale înregistrate în acest registru se indică indicele "1-" şi în continuare numărul potrivit ordinii cronologice din registru.

7. În Registrul actelor şi acţiunilor notariale cu indicele 2 se înregistrează actele şi acţiunile notariale care nu au fost înregistrate în registrul nr.1 al actelor notariale. Pe actele notariale/acţiunile notariale înregistrate în acest registru se indică indicele "2-" şi în continuare numărul potrivit ordinii cronologice din registru.

8. Pentru începutul fiecărui an calendaristic în toate registrele notariale numărul de înregistrare va începe de la unu. Registrele se utilizează pînă la consumarea tuturor filelor fără a se ţine seama de sfârşitul anului calendaristic. În situaţia în care înscrierile aferente unui an calendaristic nu au epuizat toate filele unui registru se va proceda la închiderea înscrierilor la sfîrşitul anului şi la deschiderea celor din noul an în acelaşi registru, printr-o menţiune care se va întocmi sub ultima înregistrare şi va cuprinde următoarele elemente: Numărul şi data ultimului număr alocat, numărul ultimei file completate, numele, prenumele şi semnătura notarului.

9. Înscrierea informaţiei în registrele notariale se efectuează de către notar, notarul stagiar sau un salariat, angajat de notar, în ordinea efectuării actului sau acţiunii notariale.

10. Registrul actelor notariale cu indicele 1 şi registrul actelor şi acţiunilor notariale cu indicele 2 se completează conform rubricilor stabilite, după cum urmează:

a) în prima rubrică se indică numărul de înregistrare potrivit ordinii în care a avut loc înregistrarea fiecărui act/acţiune notarială;

b) în rubrica a 2-a se indică data întocmirii actului/acţiunii notariale. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua întocmirii actului/acţiunii compusă din două cifre, luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre;

c) în rubrica a 3-a se indică datele de identificare ale participanţilor actului/acţiunii notariale (parte, reprezentant, după caz, cel chemat a încuviinţa actul pe care părţile îl întocmesc, martor, persoană care semnează actul pentru solicitant, interpret autorizat şi alte persoane, dacă este cerută prezenţa lor).

Dacă parte a actului/acţiunii notariale este persoană fizică se indică numele, prenumele şi domiciliul acesteia.

Dacă actul este întocmit prin reprezentant, se indică numele şi prenumele părţii; numele, prenumele, domiciliul reprezentantului, temeiul reprezentării.

Dacă actul notarial este întocmit cu participarea persoanei care încuviinţează la întocmirea actului notarial, se indică numele, prenumele şi domiciliul părţii, calitatea persoanei care încuviinţează, numele, prenumele şi domiciliul acesteia.

Dacă actul notarial este semnat de altă persoană împuternicită, în modul stabilit, se indică numele, prenumele şi domiciliul părţii, se face menţiunea "din împuternicirea căruia/căreia a semnat", în continuare se indică numele, prenumele şi domiciliul persoanei care a semnat.

Dacă actul notarial este întocmit în prezenţa martorilor, după informaţia privind datele despre partea care nu poate semna actul notarial se face menţiunea "semnat în prezenţa martorilor", indicîndu-se în continuare numele, prenumele şi domiciliul martorilor.

Dacă parte a actului/acţiunii notariale este persoană juridică, se indică denumirea acesteia, sediul, numele, prenumele şi domiciliul reprezentantului, temeiul reprezentării;

d) în rubrica a 4-a se indică actul în baza căruia s-a stabilit identitatea, seria, numărul, data eliberării, organul emitent şi numărul de identificare de stat (IDNP) al persoanei fizice indicate în rubrica 3, după caz, numărul de identificare de stat (IDNO) al persoanei juridice indicate în rubrica 3;

e) în rubrica a 5-a se indică denumirea actului/acţiunii notariale, după caz, conţinutul succint al acestora în cazul actelor notariale care nu necesită a fi arhivate;

f) în rubrica a 6-a se indică cu cifre şi în monedă naţională suma taxei de stat. În cazul în care legea nu stabileşte perceperea taxei de stat pentru îndeplinirea actului/acţiunii notariale, de la persoanele fizice şi/sau juridice, se înscrie menţiunea "legea nu prevede";

g) în rubrica a 7-a se indică cu cifre şi în monedă naţională mărimea plăţii pentru asistenţa notarială.

Dacă solicitantul actului/acţiunii notariale, conform legii, beneficiază de scutire sau reducere la taxa de stat sau plata pentru asistenţa notarială, acest fapt se specifică, după caz, în rubrica a 6-a sau în rubrica a 7-a;

h) în rubrica a 8-a se indică cazurile întocmirii actului notarial în afara sediului biroului, anularea, revocarea, rezoluţiunea actului notarial, ridicarea actului notarial dispusă de organele competente, alte informaţii pertinente.

11. Registrul procedurilor succesorale se completează conform rubricilor stabilite:

a) în prima rubrică se indică numărul de ordine;

b) în rubrica a 2-a se indică data depunerii cererii/declaraţiei. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua depunerii cererii/declaraţiei, compusă din două cifre, luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre;

c) în rubrica a 3-a se indică numărul procedurii succesorale din registrul electronic al dosarelor succesorale şi testamentelor, care este de evidenţă unică a procedurii succesorale şi care va fi indicat pe toate actele în cadrul procedurii succesorale;

d) în rubrica a 4-a se indică numele şi prenumele succesibilului, după caz, al creditorului, legatarului, executorului testamentar, sau al altei persoane care justifică un interes legitim pentru deschiderea procedurii succesorale;

e) în rubrica a 5-a se indică numele, prenumele persoanei care a lăsat moştenirea;

f) în rubrica a 6-a se indică data decesului persoanei care a lăsat moştenirea;

g) în rubrica a 7-a se indică ultimul domiciliu al persoanei care a lăsat moştenirea;

h) în rubrica a 8-a se indică denumirea, data şi numărul certificatului eliberat în procedura succesorală (certificatul de moştenitor, certificatul de executor testamentar, certificatul de custode al masei succesorale, certificatul de administrator al masei succesorale, certificatul de legatar);

i) în rubrica a 9-a se indică data închiderii procedurii succesorale;

j) în rubrica a 10-a se indică informaţia privind renunţarea la succesiune, acceptarea succesiunii, reluarea procedurii succesorale, alte menţiuni pertinente în cadrul procedurii succesorale.

12. Registrul de desfacere a căsătoriei prin acordul soţilor se completează conform rubricilor stabilite:

a) în prima rubrică se indică numărul de ordine;

b) în rubrica a 2-a se indică data depunerii cererii de către soţi sau unul dintre ei. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua depunerii cererii, compusă din două cifre, luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre;

c) în rubrica a 3-a se indică numele, prenumele soţului/soţiei, aşa cum este indicat în certificatul de căsătorie;

d) în rubrica a 4-a se înscrie data la care soţii urmează să se prezinte la biroul notarului pentru soluţionarea cererii de divorţ. În cazul în care, cu acordul soţilor, notarul prelungeşte termenul pentru retragerea cererii de desfacere a căsătoriei, se ia în calcul şi acesta;

e) în rubrica a 5-a, în funcţie soluţia dată în această procedură se indică "admis", în cazul admiterii cererii de divorţ, sau "respins", în cazul respingerii cererii de divorţ;

f) în rubrica a 6-a se indică data şi numărul emiterii încheierii de desfacere a căsătoriei sau a încheierii de respingere a cererii de desfacere a căsătoriei;

g) în rubrica a 7-a se indică data transmiterii către organul de stare civilă teritorial a încheierii de desfacere a căsătoriei;

h) în rubrica a 8-a se înscriu alte chestiuni, considerate relevante de către notar.

13. Registrul de depozite şi/sau a instrumentelor financiare se completează conform rubricilor stabilite:

a) în prima rubrică se indică numărul de ordine;

b) în rubrica a 2-a se indică numărul şi data depunerii cererii pentru transmiterea în depozit a mijloacelor financiare şi/sau a instrumentelor financiare de către debitor;

c) în rubrica a 3-a se indică numele, prenumele debitorului;

d) în rubrica a 4-a se indică cu cifre suma bănească depusă în depozit şi tipul valutei şi/sau se descriu detaliat instrumentele financiare primite în depozit de către notar;

e) în rubrica a 5-a se indică termenul pentru care s-a transmis depozitul spre păstrare;

f) în rubrica a 6-a se indică numărul şi data certificatului eliberat de notar;

g) în rubrica a 7-a se indică numărul contului special destinat operaţiunilor de depozit şi denumirea băncii comerciale care îşi desfăşoară activitatea pe teritoriul Republicii Moldova;

h) în rubrica a 8-a se indică cheltuielile suportate de notar în legătură cu primirea în depozit, şi anume cheltuielile ce ţin de depozitare, transmitere a sumelor de bani şi a instrumentelor financiare şi, cele de înştiinţare a creditorului;

i) în rubrica a 9-a se indică data restituirii sumei de bani şi/sau a instrumentelor financiare transmise la păstrare în depozit. Această dată poate să nu corespundă cu data înscrisă în rubrica a 5-a a registrului;

j) în rubrica a 10-a se indică numele, prenumele, calitatea (creditor, debitor, reprezentant, succesor) persoanei care a primit depozitul şi semnătura acesteia);

k) în rubrica a 11-a se indică, după caz, informaţia despre restituirea sumei de bani în temeiul hotărîrii judecătoreşti, despre schimbarea contului de depozit sau a băncii comerciale, despre păstrarea depozitului la biroul notarului sau la orice alt depozitar, precum şi alte chestiuni, considerate relevante de către notar.

14. Opisul alfabetic al actelor notariale reprezintă instrumentul de căutare în Registrul actelor notariale cu indicele 1. În acest registru se înscriu doar actele înregistrate în registrul actelor notariale cu indicele 1:

a) în prima rubrică se indică numele, prenumele solicitantului şi/sau a tuturor părţilor actului notarial;

b) în rubrica a 2-a se indică denumirea actului notarial;

c) în rubrica a 3-a se indică data înregistrării actului notarial în registrul actelor notariale cu indicele 1;

d) în rubrica a 4-a se indică numărul înregistrării actului notarial în registrul actelor notariale cu indicele 1;

e) în rubrica a 5-a se indică informaţia despre anularea, rezoluţiunea sau revocarea actului notarial, ridicarea sau transmiterea actului notarial la cererea organelor de urmărire penală sau a instanţei de judecată şi alte informaţii pertinente.

15. În Registrul de corespondenţă se înscrie corespondenţa oficială a notarului, neînregistrată în alte registre. Acest registru se completează conform rubricilor stabilite:

a) în prima rubrică se indică numărul de ordine;

b) în rubrica a 2-a se indică data înregistrării corespondenţei. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua înregistrării corespondenţei, compusă din două cifre, luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre;

c) în rubrica a 3-a se indică data şi numărul de ieşire al documentului atribuit de către expeditor, precum şi informaţia despre anexe;

d) în rubrica a 4-a se indică de la cine parvine documentul;

e) în rubrica a 5-a se indică conţinutul succint al documentului şi problemele abordate;

f) în rubrica a 6-a se indică menţiunea privind data executării documentului;

g) în rubrica a 7-a se indică informaţia despre recepţionarea documentului în cadrul audienţei la notar, primirea personală de către solicitant a răspunsului la cererile şi petiţiile adresate notarului, altă informaţie relevantă.

16. Registrul de consultaţii notariale se completează conform rubricilor stabilite:

a) în prima rubrică se indică numărul de ordine;

b) în rubrica a 2-a se indică data oferirii consultaţiei. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua acordării consultaţiei compusă din două cifre, luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre;

c) în rubrica a 3-a se indică numele, prenumele persoanei căreia i se oferă consultaţia sau numele, prenumele reprezentantului acesteia;

d) în rubricile 4 şi 5 prin bifare se indică în ce formă notarul acordă consultaţia solicitantului;

e) în rubrica a 6-a se indică conţinutul succint al consultaţiei şi problemele abordate;

f) în rubrica a 7-a se indică cu cifre şi în monedă naţională mărimea plăţii pentru asistenţa notarială;

g) în rubrica a 8-a se indică alte chestiuni, considerate relevante de către notar.

17. Înscrierile în registre se efectuează cu cerneală de culoare albastră.

18. Îndreptarea erorilor de înregistrare se face cu respectarea următoarelor reguli: erorile de înregistrare se anulează cu o linie care se trage peste textul greşit, pe mijlocul rubricii, astfel ca acesta să poată fi citit, fiind interzisă acoperirea sau ştergerea textului greşit. În rubrica "menţiuni" se face inscripţia cu privire la anularea înscrisului, însoţită de numele, prenumele şi semnătura notarului. Erorile de înregistrare care viciază cursivitatea numerelor nu se îndreaptă.

19. Numerele omise se anulează printr-o menţiune care se întocmeşte pe ultima filă a registrului şi nu vor mai fi alocate. Numerele dublate se vor fracţiona (număr dublat/1), urmînd ca notarul să rectifice din oficiu actele cu numerele dublate.

20. Documentele de achitare a plăţilor pentru asistenţa notarială şi a taxei de stat nu se anexează în registrele notariale.

III. ÎNREGISTRAREA ŞI EXAMINAREA CORESPONDENŢEI

21. Documentele care nu ţin de întocmirea actelor şi îndeplinirea acţiunilor şi procedurilor notariale (interpelări, răspunsuri la interpelările parvenite la adresa notarului, anunţuri, corespondenţa notarului, informaţii adresate Camerei Notariale, scrisori de însoţire la Rapoartele privind activitatea profesională a notarilor, adeverinţe şi alte documente similare) se întocmesc potrivit prezentului capitol.

22. Cererile de acordare a asistenţei juridice internaţionale în legătură cu întocmirea şi îndeplinirea actelor şi acţiunilor notariale se întocmesc în conformitate cu prevederile tratatelor internaţionale şi a legislaţiei Republicii Moldova, se semnează de către notar şi se confirmă cu ştampila rotundă, cu imaginea Stemei de Stat.

23. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei se reduce la verificarea corectitudinii livrării şi integrităţii corespondenţei, la fixarea faptului de intrare a documentului şi la pregătirea acestuia pentru examinare. Documentele livrate greşit, fără a deschide plicurile, se returnează la oficiul poştal pentru reexpediere conform destinaţiei. Plicurile se deschid, se verifică prezenţa documentelor şi anexelor la acestea. În cazul în care în plic lipseşte documentul sau anexa la acesta, se întocmeşte un act privind lipsa documentelor sau a altor anexe la corespondenţă, un exemplar se expediază destinatarului, iar al doilea se anexează la documentele recepţionate.

24. Plicurile în care au fost expediate documentele, de regulă, se distrug. În unele cazuri, pentru a înregistra informaţia despre timpul expedierii sau recepţionării documentelor (încălcarea termenilor de expediere şi primire), adresa expeditorului, în cazul în care nu este inclusă în document, plicurile se anexează la documentele recepţionate.

25. Primirea şi înregistrarea corespondenţei este obligatorie. În scopul evidenţei, corespondenţa primită prin poştă, poştă electronică, fax, telegramă sau în timpul audienţei la notar se înregistrează în Registrul de corespondenţă în ziua primirii. Înregistrarea şi evidenţa corespondenţei se pune în sarcina notarului, care o poate exercita prin intermediul notarului stagiar sau al personalului angajat de notar, după caz.

26. Documentul înregistrat, pornind de la evaluarea conţinutului acestuia, se supune unei examinări prealabile de către notar în termen de trei zile lucrătoare de la data înregistrării, pentru a lua decizia cu privire la ordinea şi modul de executare a documentului.

27. Pe toate documentele recepţionate, în colţul drept de jos pe recto al primei file se aplică parafa de înregistrare ce fixează data primirii documentului şi numărul de intrare.

28. Documentele supuse înregistrării speciale (de ex. declaraţia de acceptare sau de renunţare la moştenire), primită prin poştă se înregistrează iniţial în Registrul de corespondenţă ulterior în Registrul procedurilor succesorale. Documentele primite în timpul audienţei la notar legate de activitatea notarială se înregistrează în Registrul de corespondenţă cu excepţia documentelor necesare pentru o acţiune notarială concretă care confirmă careva fapte sau evenimente (de ex. actele de proprietate, actele de stare civilă) şi nu necesită a fi înregistrate.

29. La examinarea documentelor se ţine cont de prevederile Codului administrativ, ale Legii privind accesul la informaţie şi ale altor acte normative.

30. În cazul în care notarului în timpul audienţei i-au fost transmise documentele necesare pentru procedura notarială în original, iar actul notarial nu se întocmeşte în ziua primirii documentelor sau se întocmeşte în lipsa solicitantului (de ex. documentele necesare pentru eliberarea certificatului de moştenitor transmise notarului pînă la expirarea a trei luni de la deschiderea succesiunii, documentele pentru efectuarea protestului cambiei), solicitantului i se eliberează o recipisă de primire a documentelor de către notar, certificată prin semnătura notarului şi ştampila fără stema de stat. Recipisa se întocmeşte în formă liberă. Pentru primirea cererilor care necesită înregistrare în registrele notariale, notarul nu va elibera recipisă.

31. Recipisa se întocmeşte în două exemplare, unul dintre care se păstrează în dosarele notarului, iar al doilea se înmînează solicitantului. Recipisa poate fi întocmită şi sub forma unei înscrieri pe copia documentului prezentat notarului.

32. Notarul restituie solicitantului documentele recepţionate contra recipisă, care se întocmeşte sub forma unei înscrieri corespunzătoare pe copia care rămîne în arhiva notarului de pe documentul original restituit sau pe exemplarul recipisei care este anexat la dosarele notarului. Înscrierea se efectuează în formă liberă.

33. Documentul, exemplarul răspunsului la acesta, alte documente legate de acesta se anexează la dosar. Pe exemplarul documentului care nu necesită un răspuns se aplică înscrierea corespunzătoare, care conţine data şi semnătura notarului.

IV. PREGĂTIREA DOCUMENTELOR DE IEŞIRE

34. Documentele emise de notar (cu excepţia actelor notariale, a documentelor organizatorice şi administrative, a recipiselor şi altor acte formate în procesul activităţii notarului şi care rămîn în dosarele notarului) se înregistrează în Registrul de corespondenţă.

35. Documentele de ieşire ale notarului trebuie să cuprindă:

1) antetul, care se plasează în partea superioară a paginii, pe mijloc sau în partea stîngă a acesteia şi cuprinde următoarele elemente:

REPUBLICA MOLDOVA

Camera Notarială

Notar (numele, prenumele)

Sediul: (menţiuni privind locul desfăşurării activităţii notariale)

Tel:________________

E-mail:______________;

2) numărul şi data înregistrării.

Numărul şi data înregistrării documentului în Registrul de corespondenţă la care se raportează ulterior scrisoarea de răspuns şi care se va utiliza la clasarea numerică şi cronologică a corespondenţei. Numărul şi data înregistrării se scriu sub antet, în dreptul rîndului al doilea. Data şi anul se scriu cu cifre, iar denumirea lunii se scrie cu litere (de ex. "10 ianuarie 2019");

3) destinatarul documentului, cu indicarea numelui, prenumelui şi cu respectarea formulelor de politeţe, după caz, cu indicarea denumirii persoanei juridice, instituţiei, organizaţiei profesionale şi adresa de corespondenţă, care se plasează în partea dreaptă a filei;

4) obiectul documentului.

Se prezintă succint subiectul care este tratat în corespondenţa respectivă.

De regulă, formularea este precedată de cuvintele "Cu referire la";

5) conţinutul documentului.

Textul documentelor examinate trebuie să conţină două părţi. În prima parte se face argumentarea şi temeiul întocmirii documentului, partea a doua conţine concluzii, propuneri, hotărîri sau solicitări. Dacă la întocmirea documentului drept temei serveşte o normă juridică a unui act normativ, atunci se indică norma juridică concretă, denumirea actului normativ, categoria, numărul, data emiterii acestuia.

În cazul în care documentul este însoţit de anexe, acestea se menţionează la finalul textului, cu indicarea numărului de file sau pagini;

6) semnătura notarului.

Este obligatorie menţionarea numelui şi prenumelui notarului;

7) ştampila.

Ştampila se aplică pe semnătura notarului.

36. Răspunsul la documentele examinate se întocmeşte în două, după caz, mai multe exemplare, unul dintre care se păstrează în arhiva notarului.

37. Pe documentul de ieşire, în colţul din stînga de sus al primei pagini a documentului se indică numărul de înregistrare conform Registrului de corespondenţă şi data înregistrării. Numărul de ieşire al documentului este identic cu numărul de intrare, iar în cazul documentului elaborat din iniţiativa notarului, acestuia i se atribuie un număr de ieşire, respectîndu-se ordinea din Registrul de corespondenţă.

38. Documentele de ieşire întocmite pe suport de hîrtie trebuie semnate şi înregistrate. Actele care urmează a fi expediate în formă electronică se întocmesc în conformitate cu cerinţele faţă de documentul electronic. Numărul de ieşire atribuit documentului se înscrie în documentul electronic expediat.

39. Documentele pregătite se expediază în ziua datării sau cel tîrziu în prima zi lucrătoare imediat următoare, sau pot fi transmise nemijlocit solicitantului ori destinatarului, cu efectuarea menţiunii corespunzătoare pe exemplarul care rămîne în dosarul notarului şi în Registrul de corespondenţă.