Hotărâre nr. 778 din 28.10.2020

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

pentru aprobarea Regulamentului cu privire la întocmirea

şi păstrarea dosarului achiziţiei publice

nr. 778  din  28.10.2020

 (în vigoare 03.11.2020) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 285 art. 925 din 03.11.2020

* * *

În temeiul art.45 alin.(2) din Legea nr.131/2015 privind achiziţiile publice (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.424-429, art.666), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice (se anexează).

2. Se abrogă Hotărârea Guvernului nr.9/2008 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.16-17, art.77), cu modificările ulterioare.

3. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.778/2020

REGULAMENT

cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte modul de întocmire şi păstrare a dosarului achiziţiei publice.

2. Dosarul achiziţiei publice se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractantă care desfăşoară proceduri de achiziţii publice.

Capitolul II

DOSARUL ACHIZIŢIEI PUBLICE

3. Dosarul achiziţiei publice reprezintă totalitatea atât a documentelor utilizate de către autoritatea contractantă în procesul derulării unei proceduri de atribuire, cât şi a documentelor af erente utilizate după finalizarea procedurii de atribuire.

4. Toate informaţiile aferente unei proceduri de achiziţie publică înregistrate în Sistemul informaţional automatizat "Registrul de stat al achiziţiilor publice" (în continuare – SIA RSAP) reprezintă o parte din dosarul achiziţiei publice respective.

5. Dosarul achiziţiei publice se întocmeşte pentru fiecare procedură de achiziţie publică în parte şi se păstrează în decurs de 5 ani de la iniţierea acesteia.

6. Dosarul achiziţiei publice, în cazul în care documentele aferente procedurii de achiziţie publică nu sunt ataşate în SIA RSAP sau nu sunt semnate electronic, va conţine următoarele documente (dacă acestea au fost utilizate):

1) decizia (ordinul) sau dispoziţia de creare a grupului de lucru pentru achiziţii, inclusiv modificările acesteia (acestuia);

2) planul anual de achiziţie, inclusiv modificările operate;

3) extrasul (copia) anunţului de intenţie;

4) anunţul privind consultarea pieţei;

5) raportul privind consultarea pieţei;

6) anunţul/invitaţia de participare;

7) scrisorile de atragere a consultanţilor specialişti/experţi în domeniul în care se efectuează achiziţia (în cazul în care aceştia au fost invitaţi);

8) cererea depusă din partea societăţii civile, informaţiile despre includerea/neincluderea acestora în componenţa grupului de lucru;

9) recipisa prin care se confirmă recepţionarea ofertelor depuse de către operatorii economici în cazurile prevăzute în art.33 alin.(7) şi (11) din Legea nr.131/2015 privind achiziţiile publice;

10) documentul unic de achiziţii european (DUAE);

11) documentele de preselecţie, documentaţia de atribuire sau alte documente de atragere a ofertelor întocmite de către autoritatea contractantă în cadrul procedurii de achiziţie publică;

12) înscrierile privitor la publicarea anunţului prin alte mijloace de informare în masă (aceste înscrieri urmează a fi menţionate în cazurile în care publicitatea este în mod obligatoriu prevăzută de legislaţie şi în cazul în care, deşi nu este obligatorie, autoritatea contractantă asigură publicitatea prin plasarea anunţului în modul sus-menţionat);

13) solicitările de clarificări, precum şi răspunsurile cu privire la documentele de preselecţie, documentaţia de atribuire sau alte documente de atragere a ofertelor;

14) declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate;

15) ofertele prezentate de către operatorii economici;

16) procesul-verbal al grupului de lucru cu privire la deschiderea ofertelor, cu excepţia procedurilor de achiziţie publică organizate în cadrul SIA RSAP cu depunerea ofertelor prin mijloace electronice;

17) scrisorile prin care au fost solicitate explicaţii/clarificări suplimentare cu privire la ofertele prezentate de către ofertanţi (în cazul în care au fost solicitate asemenea explicaţii);

18) răspunsurile ofertanţilor la solicitările autorităţii contractante (în cazul în care au fost prezentate asemenea explicaţii);

19) decizia de atribuire a contractului de achiziţii publice/acordului-cadru sau anulare a procedurii de atribuire, decizia de reevaluare, după caz;

20) documentele, scrisorile sau alte înscrisuri cu privire la depistarea unui act de corupţie în cadrul desfăşurării procedurii de achiziţie publică şi înştiinţarea Agenţiei Achiziţii Publice şi a organelor competente (în cazul în care un astfel de act a fost comis şi depistat);

21) documentele privind efectuarea testărilor/expertizelor în cadrul desfăşurării procedurii de achiziţie publică (în cazul în care acestea au fost efectuate);

22) scrisorile de înştiinţare a ofertanţilor cu privire la rezultatele procedurii de achiziţie şi confirmarea recepţionării acestora de către ofertanţi;

23) demersurile, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de deciziile motivate, pronunţate de Agenţia Naţională pentru Soluţionarea Contestaţiilor;

24) răspunsurile la demersurile sau contestaţiile ofertanţilor (în cazul în care au fost înaintate demersuri sau contestaţii);

25) hotărârile instanţelor de judecată referitoare la procedura de atribuire;

26) contractul de achiziţie publică/acordul-cadru semnat şi actele adiţionale, dacă este cazul, contractele atribuite în temeiul unui acord-cadru;

27) darea de seamă privind atribuirea contractului de achiziţie publică;

28) anunţul de atribuire;

29) decizia şi darea de seamă privind modificarea contractului de achiziţii publice/acordului-cadru, acordul adiţional, anunţul privind modificarea unui contract de achiziţii publice şi alte documente cu privire la rezoluţiunea/modificarea contractului de achiziţie publică;

30) rapoartele privind monitorizarea executării contractelor de achiziţii publice semestriale şi anuale, conform modelului aprobat de Guvern;

31) documentele cu privire la sancţionarea sau iniţierea procedurii de includere a operatorului economic în Lista de interdicţie (în cazul în care au fost aplicate sancţiuni sau iniţiată procedura menţionată);

32) rapoartele de monitorizare transmise de către Agenţia Achiziţii Publice şi de către alte organe competente, precum şi informaţiile privind măsurile întreprinse referitor la acestea;

33) alte informaţii şi documente prevăzute de documentaţia de atribuire privind achiziţiile publice de bunuri, lucrări sau servicii.

Capitolul III

MODALITATEA DE ÎNTOCMIRE, DE PĂSTRARE ŞI DE PREZENTARE

A INFORMAŢIEI DOSARULUI ACHIZIŢIEI PUBLICE

7. În SIA RSAP toate documentele electronice aferente procedurii de achiziţie publică se păstrează conform prevederilor Legii nr.91/2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic, Hotărârii Guvernului nr.705/2018 cu privire la aprobarea Conceptului tehnic al Sistemului informaţional automatizat "Registrul de stat al achiziţiilor publice" (MTender) şi Hotărârii Guvernului nr.986/2018 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de ţinere a Registrului de stat al achiziţiilor publice format de Sistemul informaţional automatizat "Registrul de stat al achiziţiilor publice" (MTender).

8. Documentele aferente procedurii de achiziţie publică se păstrează pe suport de hârtie doar în cazul în care se aplică art.33 alin.(7) şi (11) din Legea nr.131/2015 privind achiziţiile publice sau în cazul în care nu sunt semnate electronic şi se îndosariază conform prevederilor Hotărârii Guvernului nr.618/1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova şi Hotărârii Guvernului nr.115/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice locale ale Republicii Moldova.

9. Dosarul achiziţiei publice urmează a fi cusut, ştampilat şi numerotat cu respectarea cronologiei documentelor de către autoritatea contractantă după încheierea contractului de achiziţie publică, astfel încât să asigure integritatea acestuia şi să excludă posibilitatea sustragerii sau înlocuirii înscrisurilor pe care acesta le conţine.

10. În cazul în care are loc rezoluţiunea/modificarea contractului de achiziţie publică, documentele care au stat la baza rezoluţiunii/modificării acestuia se numerotează şi se cos suplimentar în dosarul achiziţiei publice, cu respectarea cronologiei, dacă documentele menţionate nu sunt ataşate în SIA RSAP sau nu sunt semnate electronic.

11. Autoritatea contractantă poartă răspundere pentru întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice potrivit legislaţiei.

Capitolul IV

ACCESUL LA INFORMAŢIA PRIVIND CONŢINUTUL

DOSARULUI ACHIZIŢIEI PUBLICE

12. Orice informaţie privind bunurile, lucrările sau serviciile solicitate în cadrul procedurii de achiziţie publică, denumirea şi datele de contact ale ofertanţilor, precum şi denumirea şi datele de contact ale operatorului economic cu care este încheiat contractul de achiziţie, preţul acestui contract se pune la dispoziţia solicitantului de către autoritatea contractantă, în cazul în care informaţia menţionată nu este vizibilă/accesibilă în SIA RSAP.

13. La solicitarea Agenţiei Achiziţii Publice sau a organelor de control, autoritatea contractantă este obligată să pună la dispoziţia acestora dosarul/dosarele de achiziţie publică solicitat/solicitate în termen de cel mult 5 zile lucrătoare, precum şi altă informaţie care urmează a fi selectată potrivit solicitărilor entităţilor menţionate.

14. Autoritatea contractantă va oferi, la solicitarea operatorilor economici care au depus oferte sau cereri pentru procedura de preselecţie, orice informaţie cu privire la oferta/candidatura sa privind:

1) datele de calificare ale ofertanţilor;

2) preţul ofertei sau temeiul determinării lui, expunerea succintă a altor condiţii esenţiale ale fiecărei oferte şi ale contractului de achiziţie;

3) rezumatul evaluării şi comparării ofertelor;

4) decizia respectivă cu argumentele de rigoare, în cazul în care toate ofertele sunt respinse;

5) rezumatul demersurilor în care s-au solicitat clarificări privind documentele de preselecţie sau documentaţia de atribuire, rezumatul răspunsurilor la ele, precum şi expunerea rezumativă a oricărei modificări operate în aceste documente.

Această informaţie poate fi oferită solicitanţilor menţionaţi după desemnarea ofertei câştigătoare sau după desfăşurarea procedurii de achiziţie ce nu s-a soldat cu încheierea unui contract de achiziţie publică, în cazul în care informaţia nu este vizibilă/accesibilă în SIA RSAP.

15. Cu excepţia cazurilor în care instanţa de judecată o cere, autoritatea contractantă asigură menţinerea integrităţii datelor şi protejarea confidenţialităţii ofertelor şi a cererilor de participare în toate operaţiunile de comunicare, schimb şi stocare de informaţii.

16. După expirarea termenului de păstrare a dosarului achiziţiei publice, autoritatea contractantă poate lichida acest dosar, cu excepţia contractelor în derulare, al căror dosar poate fi lichidat doar după expirarea a trei ani de la momentul încetării acţiunii contractului de achiziţie publică.