Extras din Hotărîrea CSM nr.471/16 din 27.05.2014 cu privire la demersul domnului Frederick Yeager, director USAID ROLISP, referitor la aprobarea Metodologiei pentru efectuarea în cadrul instanţelor judecătoreşti a controlului bazat pe performanţă şi Listei de verificare a activităţii organizatorice şi performanţelor instanţelor judecătoreşti

CONSILIUL SUPERIOR AL MAGISTRATURII

E X T R A S

din Hotărârea Consiliului Superior al Magistraturii nr.471/16 din 27.05.2014

cu privire la demersul domnului Frederick Yeager, director USAID ROLISP,

 referitor la aprobarea Metodologiei pentru efectuarea în cadrul instanţelor

 judecătoreşti a controlului bazat pe performanţă şi Listei de verificare

 a activităţii organizatorice şi performanţelor instanţelor judecătoreşti

nr. 471/16  din  27.05.2014

 (în vigoare 08.08.2014) 

Monitorul Oficial nr.223-230 art.1157 din 08.08.2014

* * *

Consiliul Superior al Magistraturii

HOTĂRĂŞTE:

1. A admite demersul domnului Frederick Yeager, director USAID ROLISP, referitor la aprobarea Metodologiei pentru efectuarea în cadrul instanţelor judecătoreşti a controlului bazat pe performanţă şi Listei de verificare a activităţii organizatorice şi a performanţei instanţelor de judecată, şi operarea modificărilor la Regulamentul cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei.

2. A completa Regulamentul cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei aprobat prin Hotărârea CSM nr.239/9 din 12.03.2013 cu Metodologia pentru efectuarea în cadrul instanţelor judecătoreşti a controlului bazat pe performanţă (Anexa nr.1) şi Lista de verificare a activităţii organizatorice şi a performanţei instanţelor de judecată (Anexa nr.2).

Anexa nr.1

la Hotărârea CSM

nr.471/16 din 27 mai 2014

METODOLOGIE

pentru efectuarea în cadrul instanţelor de judecată

a controlului bazat pe performanţă

I. CONTROLUL ACTIVITĂŢII INSTANŢELOR DE JUDECATĂ

ÎN CONTEXTUL ACTUAL

În contextul aprobării de către Consiliul Superior al Magistraturii (în continuare CSM) a Regulamentului cu privire la organizarea, competenţa şi modul de funcţionare a Inspecţiei judiciare (Hotărârea CSM nr.89/4 din 29 ianuarie 2013) şi a Regulamentului cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei (Hotărârea CSM nr.239/9 din 12.03.2013), Programul USAID de Consolidare a Instituţiilor Statului de Drept (în continuare USAID ROLISP) consideră necesar de a propune o metodologie complementară de efectuare în cadrul instanţelor de judecată a controlului bazat pe performanţă.

Ambele regulamente specificate mai sus reglementează activitatea Inspecţiei judiciare şi descriu, în detaliu, procedura, metodele, temeiurile de efectuare a controlului activităţii organizatorice a instanţei de judecată la înfăptuirea justiţiei. Mai mult, Regulamentul cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei prevede un şir de domenii de efectuare a controlului, cum sunt aptitudinile manageriale, eficienţa organizării activităţii, asumarea responsabilităţii de către preşedintele şi vicepreşedintele instanţei, climatul relaţiilor în cadrul colectivului, verificarea modului de funcţionare a sistemului de repartizare aleatorie a cauzelor, verificarea organizării şi funcţionării direcţiilor/secţiilor/serviciilor de evidenţă şi documentare procesuală privitor la evidenţa activităţii instanţei, verificarea lucrului arhivei, verificarea activităţii judecătorului şi grefierului, etc.

Inspecţia judiciară desfăşoară diferite forme de control, cum sunt controlul ordinar, pentru examinarea unui caz concret sau a unui domeniu de activitate, sau controlul complex, pentru verificarea întregii activităţi de înfăptuire a justiţiei.

Verificările planificate de Inspecţia judiciară, de regulă, se bazează pe deplasarea în instanţa de judecată, verificarea registrelor de evidenţă a activităţii instanţei de judecată, verificarea activităţii de primire şi înregistrare a cererilor de chemare în judecată şi a dosarelor, verificarea completării fişelor de evidenţă statistică, examinarea condiţiilor de păstrare a dosarelor, chestionarea angajaţilor instanţei de judecată, precum şi folosirea altor surse de documentare disponibile.

Necesitatea de a elabora o metodologie pentru efectuarea controlului bazat pe performanţă, care să completeze Regulamentul, este condiţionată de faptul că CSM dispune de instrumente eficiente pentru verificarea performanţei instanţelor de judecată pentru utilizarea cărora nu există un cadru metodologic şi reglementări corespunzătoare. Este vorba de Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată şi Modulul electronic de raportare statistică. Instrumentele vizate pot servi drept surse veridice, obiective şi independente pentru verificarea activităţii instanţelor de judecată şi, după necesitate, a fiecărui judecător în parte.

Scopul metodologiei propuse este de a identifica principalele surse de documentare pentru efectuarea controlului bazat pe performanţă şi de a descrie procedurile, tehnicile şi metodele de colectare a informaţiei despre performanţa instanţelor de judecată şi a judecătorilor.

II. CONTROLUL ACTIVITĂŢII INSTANŢELOR DE JUDECATĂ

BAZAT PE PERFORMANŢĂ

Evaluarea performanţei activităţii instanţelor de judecată reprezintă o precondiţie pentru gestionarea eficientă a performanţei acestora. Datele comparative sunt instrumente preţioase folosite în cadrul evaluării performanţelor. Măsurarea performanţei instanţelor înseamnă monitorizarea, analiza şi gestionarea rezultatelor în mod permanent în scopul asigurării transparenţei actului de justiţie, ridicării responsabilităţii şi perfecţionării continue. Astfel, un sistem eficient de management şi măsurare a performanţei facilitează buna luare a deciziilor prin colectarea, compilarea, analizarea şi prezentarea datelor de performanţă şi prin notificarea, preîntâmpinarea şi informarea societăţii. Sisteme judecătoreşti de înaltă performanţă din toată lumea se bazează tot mai mult pe managementul şi măsurarea performanţei pentru a avea succes.

Controlul bazat pe performanţă presupune o evaluare independentă şi nepărtinitoare a eficienţei şi eficacităţii activităţii instanţelor de judecată, inclusiv şi a judecătorilor, cu scopul de a identifica domeniile care necesită îmbunătăţire şi a implementa îmbunătăţirile necesare.

Regulamentul CSM cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei reprezintă un document comprehensiv care reglementează activitatea Inspecţiei judiciare şi descrie metodele şi formele de efectuare a controlului tuturor domeniilor, compartimentelor şi sectoarelor de activitate a instanţelor de judecată. Scopul final al activităţii descrise în Regulament, totuşi, îl constituie verificarea conformităţii activităţii organizatorice a instanţelor de judecată cu rigorile stabilite de actele legislative şi normative corespunzătoare. Procesul de control prevăzut în Regulament presupune revizuirea cerinţelor de conformare actelor legislative şi normative şi verificarea dovezilor care confirmă faptul că instanţa de judecată a respectat cerinţele stabilite.

Spre deosebire de procesul de control descris în Regulament, controlul bazat pe performanţă nu se axează pe analiza şi revizuirea cerinţelor de conformare, ci pe stabilirea obiectivelor şi indicatorilor de performanţă; nu pe verificarea dovezilor care vin să confirme respectarea de către instanţa de judecată a cerinţelor stabilite, ci pe analiza performanţei curente a instanţei de judecată. Inspectorul-judecător care efectuează controlul bazat pe performanţă nu va pune întrebarea: Demonstraţi-mi că…, ci va întreba Ce aţi făcut pentru a eficientiza procesul, a atinge obiectivul de performanţă?.

Informaţia corespunzătoare despre performanţa instanţelor de judecată poate fi obţinută de inspecţia judiciară din Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată, care cuprinde şase indicatori de măsurare a performanţei: rata de soluţionare a dosarelor; durata dosarelor pe rol; examinarea în termen a dosarelor; rata şedinţelor de judecată amânate; rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată; numărul de personal administrativ ce îi revine unui judecător.

O bună parte din aceşti indicatori de performanţă ai instanţelor de judecată utilizează acelaşi standard de evaluare, şi anume: numărul de dosare exprimate ca o proporţie (procent) din numărul total de dosare care au fost soluţionate de către instanţă sau care au fost procesate în timp util în cadrul instanţei.

În procesul de lucru cu Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată, este important de reţinut că în evaluarea performanţelor se utilizează cifre, însă scopul final nu ţine de cifre, ci de percepţii, înţelegere şi pătrundere în esenţă. Evaluarea în sine nu este importantă, ci mai degrabă întrebările la care ne obligă să răspundem:

Propunem ca Regulamentul CSM cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei să fie completat cu prezenta metodologie de efectuare a controlului bazat pe performanţă. Inspecţia judiciară va utiliza indicatorii de performanţă prezentaţi mai jos în activitatea sa de efectuare a controlului instanţelor de judecată. Datele urmează a fi analizate înainte de fiecare control planificat şi, totodată, pot servi drept bază pentru efectuarea unui control inopinat.

III. RATA DE SOLUŢIONARE A DOSARELOR

Definiţie: Numărul dosarelor încheiate exprimat ca un procent din numărul dosarelor iniţiate. Dosarul iniţiat este cel care a fost primit şi înregistrat de către o instanţă de judecată. Dosarul încheiat este cel care a fost soluţionat şi finalizat de instanţă. Pentru judecători, acest indicator este definit ca numărul de dosare încheiate exprimat ca procent din numărul dosarelor ce le-au fost repartizate.

Scop: Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor evaluează dacă instanţa face faţă volumului de lucru. Pentru instanţe, acest volum de lucru reprezintă toate dosarele înregistrate, iar pentru judecători – toate dosarele care le-au fost repartizate într-o anumită perioadă de timp.

Scopul acestui indicator este de a ajuta instanţele şi judecătorii să afle dacă soluţionează tot atâtea dosare câte sunt înregistrate şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele dintre ratele de soluţionare ale diferitor tipuri de dosare în diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta instanţa sau judecătorul să repartizeze mai bine resursele interne sau să modifice procesele, fapt care va permite o examinare mai eficientă a dosarelor.

În cazul în care dosarele nu sunt încheiate în termen, numărul dosarelor restante va creşte semnificativ, supraaglomerând astfel activitatea judecătoriei. Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor este exprimat ca un singur număr ce poate fi comparat, în cadrul unei instanţe, între mai mulţi judecători şi tipuri de dosare pentru orice perioadă de timp, sau chiar între mai multe instanţe.

Instanţa de judecată trebuie să monitorizeze regulat dacă reuşeşte să facă faţă volumului de lucru prin urmărirea şi analizarea Ratei de soluţionare a dosarelor în mod regulat şi continuu, şi nu doar o dată pe an sau o dată la câteva luni. Cunoaşterea ratelor de soluţionare pentru diferite tipuri de dosare poate să ajute judecătorii sau administratorii judiciari să identifice rapid deficienţele şi îmbunătăţirile cele mai eficiente.

Rezultatele iniţiale ale evaluării acestui indicator pot să servească ca standard de bază ce răspunde la următoarele întrebări "Care este nivelul nostru actual?" şi "Unde sunt necesare îmbunătăţiri?" Evaluările succesive pot arăta cum evoluează în timp Rata de soluţionare a dosarelor în comparaţie cu standardul de bază. Asemenea indicatori ai tendinţelor pot să evidenţieze rapid schimbările în modul de lucru al instanţelor şi să răspundă la întrebarea "Ce rezultate au dat eforturile noastre de a gestiona volumul de dosare în ultimele luni sau de la începutul acestui an?"

Metodologie: Indicatorul oferă informaţii despre numărul dosarelor înregistrate şi soluţionate, dezagregate în funcţie de instanţă, judecător, tip de dosar şi perioadă de timp. Pentru a stabili numărul dosarelor înregistrate şi soluţionate pe parcursul perioadei de raportare, sunt extrase şi folosite date din Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor (PIGD).

Rata de soluţionare a dosarelor este calculată prin împărţirea numărului total al dosarelor iniţiate (înregistrate) la numărul dosarelor soluţionate (încheiate). Pentru a obţine rezultatul indicatorului pentru anumite tipuri de dosare, numărul dosarelor încheiate este împărţit la numărul dosarelor iniţiate din fiecare categorie de dosare.

Formula de calculare a Ratei de soluţionare a dosarelor % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul dosarelor soluţionate într-o perioadă de timp

B = Numărul dosarelor înregistrate de instanţă sau al dosarelor repartizate unui judecător.

Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 1. Rata de soluţionare a dosarelor – diagrama

Figura 2. Rata de soluţionare a dosarelor – tabel

Figura 3. Rata de soluţionare a dosarelor – raport detaliat

IV. DURATA DOSARELOR PE ROL

Definiţie: Acest indicator de performanţă măsoară vechimea dosarelor primite şi înregistrate de către judecătorie (adică timpul care a trecut de la înregistrare), dar care nu au fost încă soluţionate şi încheiate. Durata dosarelor pe rol este exprimată ca rata dosarelor aflate pe rol din numărul dosarelor restante – adică acele dosare care nu s-au aflat în cadrul judecătoriei mai mult decât perioada de referinţă stabilită (de exemplu 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 de zile pentru cauzele penale şi 200 de zile pentru cauzele civile).

Scop: Cunoaşterea duratei dosarelor active aflate pe rol la judecătorie este foarte utilă pentru a adresa întrebări relevante importante: Există dosare care nu au fost soluţionate? Câte astfel de dosare există? Care tipuri de dosare ar putea constitui o problemă în acest sens? Dată fiind performanţa anterioară şi cea actuală, care sunt previziunile pentru viitor?

Dosarele primite şi înregistrate de către judecătorie, dar care nu au fost încă încheiate, reprezintă volumul de dosare aflate pe rol. O inventariere completă şi corectă a dosarelor active aflate pe rol, precum şi a numărului şi duratei acestora oferă o evaluare cantitativă a performanţei generale a judecătoriei în ceea ce priveşte respectarea perioadelor de timp stabilite pentru soluţionarea dosarelor. După stabilirea spectrului duratei dosarelor pentru diferite categorii, instanţa se poate concentra asupra soluţionării dosarelor în termene rezonabile.

Metodologie: Datele pentru acest indicator includ: (1) numărul dosarelor aflate pe rol, din numărul total de dosare restante; (2) durata aflării pe rol a fiecărui dosar restant; şi (3) punctul de referinţă sau standardul pentru examinarea în termen a principalelor tipuri sau categorii de dosare.

Durata dosarelor pe rol este exprimată ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula pentru calcularea duratei dosarelor pe rol % = (A/(A + B)) × 100

Unde:

A = Dosarele ce se află pe rol o perioadă de timp mai mică decât termenul de referinţă (ex: 30 zile 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 – pentru cauzele penale şi 200 – pentru cauzele civile)

B = Dosarele ce se află pe rol o perioadă de timp mai mare decât termenul de referinţă ((ex: 30 zile 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 – pentru cauzele penale şi 200 – pentru cauzele civile).

Indicatorul Durata dosarelor pe rol este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 4. Durata dosarelor pe rol – diagrama

Figura 5. Durata dosarelor pe rol – tabel

Figura 6. Durata dosarelor pe rol – dinamica

V. EXAMINAREA ÎN TERMEN A DOSARELOR

Definiţie: Rata dosarelor soluţionate în perioada de timp stabilită – în decurs de 30 de zile de la înregistrare – pentru cauzele administrative, 100 de zile – pentru cauzele penale şi 200 de zile – pentru cauzele civile.

Scop: Care este perioada necesară judecătoriei pentru a emite hotărâri şi a soluţiona un dosar? Soluţionarea anumitor tipuri de dosare, de la înregistrarea dosarului şi până la emiterea hotărârii judecătoreşti, necesită o perioadă mai mare de timp? Care este deosebirea între judecătorii în ceea ce priveşte Examinarea în termen a dosarelor? Care este deosebirea între perioada reală necesară pentru examinarea dosarelor şi termenele de referinţă acceptate pentru examinarea în termen a dosarelor?

Scopul acestui indicator de performanţă al instanţelor judecătoreşti este de a ajuta judecătoriile şi judecătorii (1) să monitorizeze şi să stabilească dacă dosarele sunt soluţionate în mod eficient şi în termen şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele în ceea ce priveşte Examinarea în termen a dosarelor între diferite tipuri de dosare şi diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta instanţa şi judecătorii să eficientizeze alocarea resurselor interne sau să modifice procesele care le-ar permite să proceseze dosarele într-un mod mai eficient.

Prin soluţionarea dosarelor în termenele stabilite, instanţa de judecată sporeşte gradul de încredere şi de siguranţă al populaţiei în procesul judecătoresc. Acest indicator, utilizat împreună cu cel al Duratei dosarelor pe rol şi al Ratei de soluţionare a dosarelor, reprezintă un instrument esenţial de management utilizat pentru evaluarea perioadei de timp necesare unei judecătorii pentru examinarea dosarelor. Prin intermediul acestui indicator se compară performanţa reală a instanţelor judecătoreşti în raport cu standardele şi normele de examinare în termen a dosarelor.

Metodologie: Indicatorul Examinarea în termen a dosarelor este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Examinării în termen a dosarelor % = (A/(A + B)) × 100

Unde:

A = Dosare soluţionate într-o perioadă mai scurtă de timp decât termenul de referinţă (de ex.30 zile pentru cauzele administrative, 100 zile pentru cauzele penale şi 200 zile pentru cauzele civile)

B = Dosare soluţionate într-o perioadă mai îndelungată de timp decât termenul de referinţă

Indicatorul Examinarea în termen a dosarelor este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 7. Examinarea în termen a dosarelor – diagrama

Figura 8. Examinarea în termen a dosarelor – tabel

Figura 9. Examinarea în termen a dosarelor – dinamica

VI. RATA ŞEDINŢELOR DE JUDECATĂ AMÂNATE

Definiţie: Rata şedinţelor de judecată amânate din numărul total de şedinţe de judecată planificate într-o anumită perioadă de timp.

Scop: Cât de des are loc amânarea şedinţelor de judecată? Sunt justificate încheierile privind amânarea şedinţelor de judecată?

Scopul acestui indicator de performanţă al instanţelor judecătoreşti este de a ajuta judecătoriile şi judecătorii (1) să monitorizeze şi să stabilească dacă dosarele sunt soluţionate în mod eficient şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele în ceea ce priveşte amânarea şedinţelor de judecată între diferite tipuri de dosare şi diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta autorităţile din sistemul judecătoresc şi instanţa de judecată să identifice cazurile de abuz şi să iniţieze un control în caz de depistare a unor astfel de situaţii.

Prin soluţionarea dosarelor fără amânarea frecventă a şedinţelor de judecată, instanţa de judecată sporeşte gradul de încredere şi de siguranţă al populaţiei în procesul judecătoresc. Acest indicator, utilizat împreună cu ceilalţi indicatori de măsurare a performanţei, reprezintă un instrument esenţial de management utilizat pentru identificarea situaţiilor de amânare frecventă a examinării dosarelor pentru a fi, ulterior, aplicare măsurile corespunzătoare de prevenire şi combatere a unor astfel de fenomene.

Metodologie: Indicatorul Rata şedinţelor de judecată amânate este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Ratei şedinţelor de judecată amânate % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul şedinţelor de judecată amânate în perioada de referinţă

B = Numărul total al şedinţelor de judecată desfăşurate în perioada de referinţă.

Indicatorul Rata şedinţelor de judecată amânate este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 10. Rata şedinţelor de judecată amânate – diagrama

Figura 11. Rata şedinţelor de judecată amânate – tabel

Figura 12. Rata şedinţelor de judecată amânate – raport detaliat

VII. RATA DOSARELOR ÎNCHEIATE PRINTR-O SINGURĂ ŞEDINŢĂ DE JUDECATĂ

Definiţie: Rata şi numărul dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată într-o anumită perioadă de timp.

Scop: Capacitatea judecătorului de a soluţiona dosarul la prima şedinţă de examinare a cauzei este asociată cu soluţionarea în termen a dosarului. Indicatorul dat reprezintă un instrument utilizat pentru evaluarea modului în care se planifică şedinţele de judecată şi a practicilor de amânare a şedinţelor de judecată.

Metodologie: Indicatorul Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Ratei dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul de dosare încheiate prin 0 sau 1 şedinţă în perioada de referinţă

B = Numărul total al dosarelor încheiate în perioada de referinţă.

Indicatorul Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 13. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – diagrama

Figura 14. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – tabel

Figura 15. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – raport detaliat