Extras din Hotărîrea CSM nr.239/9 din 12.03.2013 cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei

CONSILIUL SUPERIOR AL MAGISTRATURII

E X T R A S

din Hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii nr.239/9 din 12.03.2013 cu privire la

aprobarea Regulamentului cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura

de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti

la înfăptuirea justiţiei

nr. 239/9  din  12.03.2013

 (în vigoare 31.05.2013) 

Monitorul Oficial nr.119-121 art.813 din 31.05.2013

* * *

Abrogat: 02.05.2024

Extras din hotarîrea CSM nr.120/11 din 19.03.2024

Consiliul Superior al Magistraturii

HOTĂRĂŞTE:

1. A aproba Regulamentul cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei, conform anexei la prezenta hotărîre.

2. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.

APROBAT

prin Hotărîrea Consiliului

Superior al Magistraturii

nr.239/9din 12.03.2013

REGULAMENT

cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii

organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei

Prezentul Regulament este elaborat în conformitate cu Legea nr.947-XIII din 19 iulie 1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii şi stabileşte volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei efectuată de Inspecţia judiciară.

DISPOZIŢII GENERALE

1. În conformitate cu art.71 alin.(6) lit.a) al Legii cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii, Inspecţia judiciară verifică activitatea organizatorică a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei;

2. Controlul, ca proces de măsurare a performanţei, de iniţiere şi întreprindere a unor acţiuni care să asigure rezultatele dorite, este considerat:

- funcţie a managementului – prin el fiecare manager vrea să se asigure că activitatea decurge conform programului prestabilit, că resursele sunt utilizate conform destinaţiei stabilite şi că, în final, performanţa reală va atinge sau va depăşi obiectivele stabilite iniţial;

- atribut al conducerii – mijloc de perfecţionare a activităţii organelor judiciare, exercitat sub diferite forme;

- metodă de verificare a modului de gestionare a resurselor.

În sistemul judiciar, controlul reprezintă un mijloc de identificare a deficienţelor şi stabilire a măsurilor necesare pentru înlăturarea acestora. Prezentele norme stabilesc cadrul metodologic de desfăşurare a activităţii de control a Inspecţiei judiciare. Rolul prezentelor norme metodologice este de a defini procedurile de control şi de a le aplica în mod unitar în procedurile de inspecţie.

3. Controlul activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei urmăreşte scopul:

- asigurării celerităţii procesului;

- transparenţei activităţii de înfăptuire a justiţiei şi deschiderea faţă de societate;

- eficienţei activităţii instanţelor judecătoreşti, a judecătorilor şi a personalului instanţelor;

- verificării respectării prevederilor Codului de etică al judecătorului;

- conduitei profesionale înalte a personalului instanţelor judecătoreşti;

- perfecţionării continue a performanţelor judecătorilor şi ale personalului instanţelor judecătoreşti;

- verificării modalităţii de funcţionare a instanţelor de judecată şi furnizarea de informaţii utile şi reale cu privire la activitatea acestora;

- formulării propunerilor adecvate, pe baza datelor culese în vederea îmbunătăţirii performanţei organizaţionale a instanţelor de judecată;

- identificării aspectelor ce ţin de răspunderea disciplinară a judecătorilor, precum şi de nerespectarea normelor Codului deontologic de către aceştia;

- semnalării şi verificării cazurilor de încălcare a independenţei şi imparţialităţii judecătorilor şi formularea de propuneri.

Activitatea de prevenire, de asemenea, reprezintă o componentă importantă a activităţii Inspecţiei judiciare în scopul eliminării riscurilor şi disfuncţionalităţilor din sistem, în raport de atribuţiile specifice.

Controlul activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei

4.Formele controlului activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei

Activitatea organizatorică a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei poate fi verificată în două forme:

a) control ordinar – pentru examinarea unui caz concret sau a unui domeniu de activitate distinct;

b) control complex – pentru examinarea întregii activităţi de înfăptuire a justiţiei.

Controalele ordinare şi cele complexe pot avea caracter planificat sau inopinat.

Controlul planificat

5. În scopul desfăşurării controalelor planificate ale activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti, se elaborează şi se aprobă prin hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii planul anual de verificare a instanţelor.

6. Planul anual se aduce la cunoştinţa instanţelor de judecată şi se publică pe site-ul Consiliului Superior al Magistraturii.

7. Controalele complexe planificate ale activităţii organizatorice a fiecărei instanţe judecătoreşti, în modul stabilit de prezentul articol, se desfăşoară cel puţin o dată la 3 ani.

Controlul inopinat

8. Controlul inopinat se efectuează conform hotărîrii Consiliului Superior al Magistraturii.

9. Hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii se aduce la cunoştinţa instanţei de judecată.

Pregătirea controlului

10. În termenul prevăzut de planul de lucru sau prin hotărîrea CSM, inspectorul-judecător principal va desemna echipa de control.

11. În vederea pregătirii controlului şi în raport de obiectivele acestuia, echipa de inspectori poate utiliza următoarele surse de documentare:

- acte, date statistice transmise de instanţele supuse controlului, la solicitarea Inspecţiei judiciare;

- informaţii de interes aflate în posesia Consiliului Superior al Magistraturii (actele de control anterioare, lucrările efectuate pentru soluţionarea plîngerilor şi sesizărilor adresate anterior Consiliului Superior al Magistraturii în legătură cu judecători din cadrul instanţelor care urmează a fi verificate etc.).

12. Pe baza surselor de documentare, echipa de inspectori va elabora o planificare a activităţilor pentru realizarea obiectivelor de control şi va stabili o modalitate unitară de efectuare a verificărilor.

13. De regulă, verificările se efectuează prin sondaj, raportat la volumul de activitate şi specificul fiecărei instanţe.

14. În funcţie de constatările rezultate pe parcursul controlului, inspectorul poate decide efectuarea unor verificări mai ample cu privire la anumite disfuncţionalităţi în activitatea instanţelor.

Efectuarea propriu-zisă a verificărilor

15. În ziua desemnată în planul de lucru sau în hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii echipa de control se va prezenta în instanţa de judecată supusă controlului, va purta discuţii preliminarii cu conducerea instanţei în vederea prezentării componenţei echipei, obiectivelor, planificării activităţii de control şi a programului de lucru.

16. Programul de lucru al inspectorilor va fi cel al instanţei respective. În mod excepţional, cu acordul instanţei, acesta va putea fi prelungit.

17. Activitatea de control nu trebuie să aducă atingere funcţionării normale a instanţei, supuse verificărilor.

18. Controlul activităţii instanţelor de judecată privind efectuarea justiţiei se va desfăşura conform obiectivelor stabilite de planul de lucru sau de hotărîrea CSM.

19. Acest control presupune verificarea modului de îndeplinire de către judecători cu atribuţii de conducere a funcţiilor manageriale de planificare, organizare, coordonare, control-reglare şi comunicare cu judecătorii şi colaboratorii instanţei; verificarea activităţii de organizare, coordonare şi control a activităţii colegiului pe care o conduce, din perspectiva atribuţiilor prevăzute de lege; verificarea modului de îndeplinire de către judecători a obligaţiilor în conformitate cu prevederile Legii privind organizarea judecătorească şi ale Legii cu privire la statutul judecătorului.

20. Controlul vizează verificarea tuturor domeniilor, compartimentelor şi sectoarelor de activitate ale instanţei:

a) aptitudinile manageriale, eficienţa organizării activităţii, asumarea responsabilităţii de către preşedintele şi vicepreşedintele instanţei, climatul relaţiilor în cadrul colectivului;

b) modul de organizare, coordonare şi control a activităţii instanţei pe care o conduce, în cazul preşedinţilor curţilor de apel se vor avea în vedere şi atribuţiile de coordonare şi control a activităţii instanţelor din circumscripţie;

c) comunicarea şi comportamentul conducerii instanţei cu judecătorii şi personalul auxiliar, justiţiabilii şi ceilalţi participanţi la proces şi alte instituţii;

d) folosirea adecvată a resurselor umane şi materiale, analiza situaţiei resurselor umane ale instanţei, ocuparea posturilor din schema de personal şi măsura în care acestea răspund necesităţilor instanţei, prin raportare la volumul de activitate;

- analiza dotărilor materiale ale instanţei (existenţa spaţiului şi mobilierului adecvat unei bune administrări a justiţiei ca serviciu public, a echipamentelor informatice şi de înregistrare audio-video necesare, a surselor de informare care să asigure accesul imediat şi direct la legislaţie, etc. ), precum şi demersurile conducerii în sensul asigurării condiţiilor materiale necesare desfăşurării unei bune activităţi;

- executarea bugetului alocat şi motivele neexecutării;

- analiza indicatorilor statistici din perspectiva repartizării judecătorilor pe colegii şi pe complete de judecată şi asigurarea unui echilibru în acest sens;

- analiza desfăşurării şedinţelor de învăţămînt profesional;

- activitatea în relaţii cu publicul, furnizarea informaţiilor şi soluţionarea petiţiilor;

- asigurarea transparenţei activităţii judiciare prin asigurarea legăturilor cu publicul şi mijloacele de comunicare în masă;

- modul de completare a registrului de evidenţă a petiţiilor şi registrului de evidenţă pentru înregistrarea cererilor şi răspunsurilor privind accesul la informaţiile de interes public;

- verificarea registrelor, cancelariei şi judecătorilor, a fişelor statistice;

- eliberarea copiilor legalizate a hotărîrilor şi celorlalte înscrisuri din dosare şi a titlurilor executorii;

- respectarea termenelor rezonabile la examinarea cauzelor;

- respectarea termenelor de redactare a hotărîrilor şi de expediere a copiilor participanţilor la proces;

- transmiterea cauzelor în cancelarie şi expedierea lor în instanţa ierarhic superioară.

Verificarea modului de funcţionare sistemului de repartizare aleatorie a cauzelor

21. Se va verifica:

- desemnarea persoanelor care răspund de repartizarea aleatorie a cauzelor;

- înregistrarea cauzelor, formarea dosarului electronic, urmărindu-se înregistrarea tuturor datelor privitoare la obiect şi părţi, anterior repartizării aleatorii;

- asigurarea repartizării aleatorii a cauzelor în ordinea înregistrării, urmînd a se avea în vedere intervalul de timp dintre data formării şi data repartizării dosarului;

- componenţa completelor de judecată şi asigurarea continuităţii completului;

- modul de întocmire şi respectare a planificării de permanenţă;

- modul de soluţionare a incidentelor procedurale şi de constituire a completului/repartizarea cauzei ca urmare a admiterii unor astfel de cereri;

- repartizarea cauzelor trimise spre rejudecare după desfiinţarea hotărîrilor;

- repartizarea cauzelor în situaţia desfiinţării completului;

- excepţiile de la repartizarea aleatorie a cauzei;

- registrul privind modificările aduse compunerii completului şi repartizării dosarului;

- evidenţa soluţiilor privind abţinerea şi recuzarea.

Verificarea organizării şi funcţionării cancelariilor privitor la evidenţa activităţii instanţei

22. Se vor verifica condiţiile de desfăşurare a activităţii şi programul de lucru cu publicul, analizîndu-se:

- activitatea de primire şi înregistrare a cererilor de chemare în judecată şi a înscrisurilor depuse în dosarele aflate pe rol şi de înregistrare a dosarelor restituite de către instanţa de control judiciar pentru executare, conservare sau rejudecare;

- formarea dosarelor şi înregistrarea electronică a acestora;

- primirea şi înregistrarea corespondenţei administrative;

- înaintarea documentelor, cererilor depuse de participanţii la proces în termen judecătorilor;

- transmiterea şi evidenţa cauzelor transmise spre examinare judecătorilor;

- primirea dosarelor examinate de la judecători;

- perfectarea fişelor statistice şi introducerea modificărilor în ele conform listelor cauzelor examinate.

23. În acest sens, se va urmări şi modalitatea de completare a următoarelor evidenţe, în format de hîrtie sau electronic, conform dispoziţiilor regulamentare:

- registrul general de dosare;

- registrul alfabetic;

- registrul de intrare-ieşire a corespondenţei administrative;

- registrul judecătorului şi grefierului;

- fişele statistice;

- listele cauzelor fixate spre examinare şi examinate.

Verificarea lucrului arhivei

24. Se vor avea în vedere:

- verificarea condiţiilor de păstrare a cauzelor;

- condiţiile de desfăşurare a activităţii cu publicul şi consultare a evidenţelor instanţei, cu respectarea prevederilor regulamentare;

- depozitarea dosarelor aflate pe rol şi a celor soluţionate şi evidenţa lor;

- evidenţa cererilor cetăţenilor cu privire la eliberarea copiilor;

- modul şi termenele de eliberare a copiilor solicitate;

- transmiterea şi evidenţa cauzelor transmise judecătorilor şi instanţelor ierarhic superioare.

Verificarea activităţii judecătorului şi grefierului

25. Se va verifica:

- luarea măsurilor necesare desfăşurării în bune condiţii a şedinţei de judecată, în sensul organizării şedinţelor şi sălilor aflate la dispoziţie, pregătirii dosarelor de către grefier, ataşării corespondenţei şi a actelor de procedură;

- întocmirea şi afişarea listei, asigurarea ordinii şi solemnităţii şedinţei, înregistrarea şedinţelor de judecată, asigurarea pazei;

- soluţionarea cauzelor în termene rezonabile, evidenţierea cauzelor care au condus la întîrzierea judecăţii;

- se va verifica numărul de cauze mai vechi de 3,6,12 luni şi mai mult, aflate în procedura fiecărui judecător, determinîndu-se cauzele care au condus la tergiversarea procedurii;

- pronunţarea, redactarea şi comunicarea în termenele procedurale a hotărîrilor judecătoreşti. În acest sens se va verifica situaţia hotărîrilor neredactate în termenele prevăzute de lege şi cauzele care au generat efectuarea lucrărilor cu întîrziere; comunicarea hotărîrilor judecătoreşti;

- se va verifica activitatea de emitere a citaţiilor şi actelor procedurale dispuse pentru primul termen de judecată;

- activitatea de expediere a corespondenţei;

- perfectarea în termen şi semnarea proceselor-verbale ale şedinţelor de judecată;

- întocmirea borderourilor şi expedierea în termen a actelor procedurale;

- datele statistice pentru perioada de control;

- calitatea activităţii, luînd în consideraţie anulările hotărîrilor şi motivele anulării;

- perfecţionarea profesională şi respectarea termenului de studiu;

- se va verifica transmiterea şi termenele de transmitere spre executare a dispoziţiilor din hotărîrile definitive la cererea participanţilor la proces şi din oficiu.

26. Dacă pe parcursul verificărilor impuse de obiectivele stabilite se vor constata deficienţe şi în activitatea altor sectoare sau compartimente ale instanţei, aspectele respective vor fi avute în vedere la întocmirea raportului şi formularea propunerilor.

27. După finalizarea controlului, echipa de inspectori va prezenta colectivului instanţei verificate, în linii generale, constatările şi concluziile acesteia.

28. După încheierea controlului, dar nu mai tîrziu de o lună de la data încheierii, se întocmeşte un proiect al actului de control, care este prezentat spre informare instanţei supuse controlului, aceasta fiind în drept să prezinte comentarii şi obiecţii pe marginea proiectului în cauză.

29. Actul final al controlului se întocmeşte în termen de 10 zile lucrătoare de la data prezentării obiecţiilor sau de la data expirării termenului pentru prezentarea acestora şi se publică pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.

30. Subiecţii care nu sînt de acord cu rezultatele controlului, în termen de 10 zile lucrătoare de la data prezentării acestora pentru informare, sînt în drept să prezinte în formă scrisă obiecţiile lor Consiliului Superior al Magistraturii. În acest caz, rezultatele controlului vor fi examinate la şedinţa Consiliului Superior al Magistraturii.

31. Actul final trebuie să fie redactat în mod concis, sintetic, clar şi argumentat corespunzător, va avea o structură unitară, iar concluziile şi propunerile formulate trebuie să reflecte constatările echipei de inspectori.

32. În situaţia în care se constată incidenţa dispoziţiilor art.22 din Legea nr.544 cu privire la statutul judecătorilor, aceasta trebuie reflectată explicit în concluziile raportului şi, după caz, în propuneri, unde este cazul, în condiţiile legii.

33. Dacă există o interpretare neunitară cu privire la aplicarea unor dispoziţii legale sau regulamentare în ceea ce priveşte activitatea supusă controlului, se va prezenta, într-o manieră obiectivă şi neutră, atît punctul de vedere al echipei de inspectori, cît şi punctul de vedere al instanţei, urmînd ca Consiliul Superior al Magistraturii să decidă.

34. În partea introductivă se va face referire la actul, prin care s-a dispus controlul ordinar sau complex, planificat sau inopinat al activităţii instanţei, la care s-au efectuat verificările, obiectivele controlului, componenţa echipei de inspectori, cu precizarea instanţelor unde aceştia şi-au desfăşurat activitatea, precum şi perioada din activitatea instanţelor supusă verificărilor.

35. În conţinutul raportului, se vor prezenta şi analiza constatările de o manieră care să asigure:

- informaţii veridice şi esenţiale cu privire la activitatea instanţei supuse verificărilor;

- stabilirea modului de îndeplinire a principalilor indicatori cantitativi, în corelaţie cu indicatorii de eficienţă şi cu gradul de ocupare a posturilor;

- îmbunătăţirea activităţii instanţei, prin intermediul analizei deficienţelor şi propunerilor de remediere a acestora.

36. În partea finală a raportului se vor prezenta concluziile şi propunerile formulate de echipa de inspectori.

37. După caz se va propune calendarul realizării măsurilor propuse pentru remedierea deficienţelor, precum şi modalitatea de control a acestora.

38. Actul final semnat de inspectorii-judecători, care au efectuat controlul, se prezintă secretariatului Consiliului Superior al Magistraturii spre examinarea în şedinţa Consiliului Superior al Magistraturii concomitent cu proiectul de hotărîre în acest sens.

DISPOZIŢII FINALE ŞI TRANZITORII

39. Inspecţia judiciară prezintă anual Consiliului Superior al Magistraturii informaţii privind activităţile desfăşurate, care ulterior se publică pe pagina web a acesteia.

40. Prezentul Regulament se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.

41. Prezentul Regulament intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexa nr.1

[Anexa nr.1 introdusă prin Hot.CSM nr.471/16 din 27.05.2014, în vigoare 08.08.2014]

METODOLOGIE

pentru efectuarea în cadrul instanţelor de judecată

a controlului bazat pe performanţă

I. CONTROLUL ACTIVITĂŢII INSTANŢELOR DE JUDECATĂ

ÎN CONTEXTUL ACTUAL

În contextul aprobării de către Consiliul Superior al Magistraturii (în continuare CSM) a Regulamentului cu privire la organizarea, competenţa şi modul de funcţionare a Inspecţiei judiciare (Hotărârea CSM nr.89/4 din 29 ianuarie 2013) şi a Regulamentului cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei (Hotărârea CSM nr.239/9 din 12.03.2013), Programul USAID de Consolidare a Instituţiilor Statului de Drept (în continuare USAID ROLISP) consideră necesar de a propune o metodologie complementară de efectuare în cadrul instanţelor de judecată a controlului bazat pe performanţă.

Ambele regulamente specificate mai sus reglementează activitatea Inspecţiei judiciare şi descriu, în detaliu, procedura, metodele, temeiurile de efectuare a controlului activităţii organizatorice a instanţei de judecată la înfăptuirea justiţiei. Mai mult, Regulamentul cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei prevede un şir de domenii de efectuare a controlului, cum sunt aptitudinile manageriale, eficienţa organizării activităţii, asumarea responsabilităţii de către preşedintele şi vicepreşedintele instanţei, climatul relaţiilor în cadrul colectivului, verificarea modului de funcţionare a sistemului de repartizare aleatorie a cauzelor, verificarea organizării şi funcţionării direcţiilor/secţiilor/serviciilor de evidenţă şi documentare procesuală privitor la evidenţa activităţii instanţei, verificarea lucrului arhivei, verificarea activităţii judecătorului şi grefierului, etc.

Inspecţia judiciară desfăşoară diferite forme de control, cum sunt controlul ordinar, pentru examinarea unui caz concret sau a unui domeniu de activitate, sau controlul complex, pentru verificarea întregii activităţi de înfăptuire a justiţiei.

Verificările planificate de Inspecţia judiciară, de regulă, se bazează pe deplasarea în instanţa de judecată, verificarea registrelor de evidenţă a activităţii instanţei de judecată, verificarea activităţii de primire şi înregistrare a cererilor de chemare în judecată şi a dosarelor, verificarea completării fişelor de evidenţă statistică, examinarea condiţiilor de păstrare a dosarelor, chestionarea angajaţilor instanţei de judecată, precum şi folosirea altor surse de documentare disponibile.

Necesitatea de a elabora o metodologie pentru efectuarea controlului bazat pe performanţă, care să completeze Regulamentul, este condiţionată de faptul că CSM dispune de instrumente eficiente pentru verificarea performanţei instanţelor de judecată pentru utilizarea cărora nu există un cadru metodologic şi reglementări corespunzătoare. Este vorba de Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată şi Modulul electronic de raportare statistică. Instrumentele vizate pot servi drept surse veridice, obiective şi independente pentru verificarea activităţii instanţelor de judecată şi, după necesitate, a fiecărui judecător în parte.

Scopul metodologiei propuse este de a identifica principalele surse de documentare pentru efectuarea controlului bazat pe performanţă şi de a descrie procedurile, tehnicile şi metodele de colectare a informaţiei despre performanţa instanţelor de judecată şi a judecătorilor.

II. CONTROLUL ACTIVITĂŢII INSTANŢELOR DE JUDECATĂ

BAZAT PE PERFORMANŢĂ

Evaluarea performanţei activităţii instanţelor de judecată reprezintă o precondiţie pentru gestionarea eficientă a performanţei acestora. Datele comparative sunt instrumente preţioase folosite în cadrul evaluării performanţelor. Măsurarea performanţei instanţelor înseamnă monitorizarea, analiza şi gestionarea rezultatelor în mod permanent în scopul asigurării transparenţei actului de justiţie, ridicării responsabilităţii şi perfecţionării continue. Astfel, un sistem eficient de management şi măsurare a performanţei facilitează buna luare a deciziilor prin colectarea, compilarea, analizarea şi prezentarea datelor de performanţă şi prin notificarea, preîntâmpinarea şi informarea societăţii. Sisteme judecătoreşti de înaltă performanţă din toată lumea se bazează tot mai mult pe managementul şi măsurarea performanţei pentru a avea succes.

Controlul bazat pe performanţă presupune o evaluare independentă şi nepărtinitoare a eficienţei şi eficacităţii activităţii instanţelor de judecată, inclusiv şi a judecătorilor, cu scopul de a identifica domeniile care necesită îmbunătăţire şi a implementa îmbunătăţirile necesare.

Regulamentul CSM cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei reprezintă un document comprehensiv care reglementează activitatea Inspecţiei judiciare şi descrie metodele şi formele de efectuare a controlului tuturor domeniilor, compartimentelor şi sectoarelor de activitate a instanţelor de judecată. Scopul final al activităţii descrise în Regulament, totuşi, îl constituie verificarea conformităţii activităţii organizatorice a instanţelor de judecată cu rigorile stabilite de actele legislative şi normative corespunzătoare. Procesul de control prevăzut în Regulament presupune revizuirea cerinţelor de conformare actelor legislative şi normative şi verificarea dovezilor care confirmă faptul că instanţa de judecată a respectat cerinţele stabilite.

Spre deosebire de procesul de control descris în Regulament, controlul bazat pe performanţă nu se axează pe analiza şi revizuirea cerinţelor de conformare, ci pe stabilirea obiectivelor şi indicatorilor de performanţă; nu pe verificarea dovezilor care vin să confirme respectarea de către instanţa de judecată a cerinţelor stabilite, ci pe analiza performanţei curente a instanţei de judecată. Inspectorul-judecător care efectuează controlul bazat pe performanţă nu va pune întrebarea: Demonstraţi-mi că…, ci va întreba Ce aţi făcut pentru a eficientiza procesul, a atinge obiectivul de performanţă?.

Informaţia corespunzătoare despre performanţa instanţelor de judecată poate fi obţinută de inspecţia judiciară din Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată, care cuprinde şase indicatori de măsurare a performanţei: rata de soluţionare a dosarelor; durata dosarelor pe rol; examinarea în termen a dosarelor; rata şedinţelor de judecată amânate; rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată; numărul de personal administrativ ce îi revine unui judecător.

O bună parte din aceşti indicatori de performanţă ai instanţelor de judecată utilizează acelaşi standard de evaluare, şi anume: numărul de dosare exprimate ca o proporţie (procent) din numărul total de dosare care au fost soluţionate de către instanţă sau care au fost procesate în timp util în cadrul instanţei.

În procesul de lucru cu Modulul de măsurare a performanţei instanţelor de judecată, este important de reţinut că în evaluarea performanţelor se utilizează cifre, însă scopul final nu ţine de cifre, ci de percepţii, înţelegere şi pătrundere în esenţă. Evaluarea în sine nu este importantă, ci mai degrabă întrebările la care ne obligă să răspundem:

Propunem ca Regulamentul CSM cu privire la volumul, metodele, temeiurile şi procedura de verificare a activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei să fie completat cu prezenta metodologie de efectuare a controlului bazat pe performanţă. Inspecţia judiciară va utiliza indicatorii de performanţă prezentaţi mai jos în activitatea sa de efectuare a controlului instanţelor de judecată. Datele urmează a fi analizate înainte de fiecare control planificat şi, totodată, pot servi drept bază pentru efectuarea unui control inopinat.

III. RATA DE SOLUŢIONARE A DOSARELOR

Definiţie: Numărul dosarelor încheiate exprimat ca un procent din numărul dosarelor iniţiate. Dosarul iniţiat este cel care a fost primit şi înregistrat de către o instanţă de judecată. Dosarul încheiat este cel care a fost soluţionat şi finalizat de instanţă. Pentru judecători, acest indicator este definit ca numărul de dosare încheiate exprimat ca procent din numărul dosarelor ce le-au fost repartizate.

Scop: Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor evaluează dacă instanţa face faţă volumului de lucru. Pentru instanţe, acest volum de lucru reprezintă toate dosarele înregistrate, iar pentru judecători – toate dosarele care le-au fost repartizate într-o anumită perioadă de timp.

Scopul acestui indicator este de a ajuta instanţele şi judecătorii să afle dacă soluţionează tot atâtea dosare câte sunt înregistrate şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele dintre ratele de soluţionare ale diferitor tipuri de dosare în diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta instanţa sau judecătorul să repartizeze mai bine resursele interne sau să modifice procesele, fapt care va permite o examinare mai eficientă a dosarelor.

În cazul în care dosarele nu sunt încheiate în termen, numărul dosarelor restante va creşte semnificativ, supraaglomerând astfel activitatea judecătoriei. Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor este exprimat ca un singur număr ce poate fi comparat, în cadrul unei instanţe, între mai mulţi judecători şi tipuri de dosare pentru orice perioadă de timp, sau chiar între mai multe instanţe.

Instanţa de judecată trebuie să monitorizeze regulat dacă reuşeşte să facă faţă volumului de lucru prin urmărirea şi analizarea Ratei de soluţionare a dosarelor în mod regulat şi continuu, şi nu doar o dată pe an sau o dată la câteva luni. Cunoaşterea ratelor de soluţionare pentru diferite tipuri de dosare poate să ajute judecătorii sau administratorii judiciari să identifice rapid deficienţele şi îmbunătăţirile cele mai eficiente.

Rezultatele iniţiale ale evaluării acestui indicator pot să servească ca standard de bază ce răspunde la următoarele întrebări "Care este nivelul nostru actual?" şi "Unde sunt necesare îmbunătăţiri?" Evaluările succesive pot arăta cum evoluează în timp Rata de soluţionare a dosarelor în comparaţie cu standardul de bază. Asemenea indicatori ai tendinţelor pot să evidenţieze rapid schimbările în modul de lucru al instanţelor şi să răspundă la întrebarea "Ce rezultate au dat eforturile noastre de a gestiona volumul de dosare în ultimele luni sau de la începutul acestui an?"

Metodologie: Indicatorul oferă informaţii despre numărul dosarelor înregistrate şi soluţionate, dezagregate în funcţie de instanţă, judecător, tip de dosar şi perioadă de timp. Pentru a stabili numărul dosarelor înregistrate şi soluţionate pe parcursul perioadei de raportare, sunt extrase şi folosite date din Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor (PIGD).

Rata de soluţionare a dosarelor este calculată prin împărţirea numărului total al dosarelor iniţiate (înregistrate) la numărul dosarelor soluţionate (încheiate). Pentru a obţine rezultatul indicatorului pentru anumite tipuri de dosare, numărul dosarelor încheiate este împărţit la numărul dosarelor iniţiate din fiecare categorie de dosare.

Formula de calculare a Ratei de soluţionare a dosarelor % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul dosarelor soluţionate într-o perioadă de timp

B = Numărul dosarelor înregistrate de instanţă sau al dosarelor repartizate unui judecător.

Indicatorul Rata de soluţionare a dosarelor este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 1. Rata de soluţionare a dosarelor – diagrama

Figura 2. Rata de soluţionare a dosarelor – tabel

Figura 3. Rata de soluţionare a dosarelor – raport detaliat

IV. DURATA DOSARELOR PE ROL

Definiţie: Acest indicator de performanţă măsoară vechimea dosarelor primite şi înregistrate de către judecătorie (adică timpul care a trecut de la înregistrare), dar care nu au fost încă soluţionate şi încheiate. Durata dosarelor pe rol este exprimată ca rata dosarelor aflate pe rol din numărul dosarelor restante – adică acele dosare care nu s-au aflat în cadrul judecătoriei mai mult decât perioada de referinţă stabilită (de exemplu 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 de zile pentru cauzele penale şi 200 de zile pentru cauzele civile).

Scop: Cunoaşterea duratei dosarelor active aflate pe rol la judecătorie este foarte utilă pentru a adresa întrebări relevante importante: Există dosare care nu au fost soluţionate? Câte astfel de dosare există? Care tipuri de dosare ar putea constitui o problemă în acest sens? Dată fiind performanţa anterioară şi cea actuală, care sunt previziunile pentru viitor?

Dosarele primite şi înregistrate de către judecătorie, dar care nu au fost încă încheiate, reprezintă volumul de dosare aflate pe rol. O inventariere completă şi corectă a dosarelor active aflate pe rol, precum şi a numărului şi duratei acestora oferă o evaluare cantitativă a performanţei generale a judecătoriei în ceea ce priveşte respectarea perioadelor de timp stabilite pentru soluţionarea dosarelor. După stabilirea spectrului duratei dosarelor pentru diferite categorii, instanţa se poate concentra asupra soluţionării dosarelor în termene rezonabile.

Metodologie: Datele pentru acest indicator includ: (1) numărul dosarelor aflate pe rol, din numărul total de dosare restante; (2) durata aflării pe rol a fiecărui dosar restant; şi (3) punctul de referinţă sau standardul pentru examinarea în termen a principalelor tipuri sau categorii de dosare.

Durata dosarelor pe rol este exprimată ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula pentru calcularea duratei dosarelor pe rol % = (A/(A + B)) × 100

Unde:

A = Dosarele ce se află pe rol o perioadă de timp mai mică decât termenul de referinţă (ex: 30 zile 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 – pentru cauzele penale şi 200 – pentru cauzele civile)

B = Dosarele ce se află pe rol o perioadă de timp mai mare decât termenul de referinţă ((ex: 30 zile 30 de zile pentru cauzele administrative, 100 – pentru cauzele penale şi 200 – pentru cauzele civile).

Indicatorul Durata dosarelor pe rol este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 4. Durata dosarelor pe rol – diagrama

Figura 5. Durata dosarelor pe rol – tabel

Figura 6. Durata dosarelor pe rol – dinamica

V. EXAMINAREA ÎN TERMEN A DOSARELOR

Definiţie: Rata dosarelor soluţionate în perioada de timp stabilită – în decurs de 30 de zile de la înregistrare – pentru cauzele administrative, 100 de zile – pentru cauzele penale şi 200 de zile – pentru cauzele civile.

Scop: Care este perioada necesară judecătoriei pentru a emite hotărâri şi a soluţiona un dosar? Soluţionarea anumitor tipuri de dosare, de la înregistrarea dosarului şi până la emiterea hotărârii judecătoreşti, necesită o perioadă mai mare de timp? Care este deosebirea între judecătorii în ceea ce priveşte Examinarea în termen a dosarelor? Care este deosebirea între perioada reală necesară pentru examinarea dosarelor şi termenele de referinţă acceptate pentru examinarea în termen a dosarelor?

Scopul acestui indicator de performanţă al instanţelor judecătoreşti este de a ajuta judecătoriile şi judecătorii (1) să monitorizeze şi să stabilească dacă dosarele sunt soluţionate în mod eficient şi în termen şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele în ceea ce priveşte Examinarea în termen a dosarelor între diferite tipuri de dosare şi diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta instanţa şi judecătorii să eficientizeze alocarea resurselor interne sau să modifice procesele care le-ar permite să proceseze dosarele într-un mod mai eficient.

Prin soluţionarea dosarelor în termenele stabilite, instanţa de judecată sporeşte gradul de încredere şi de siguranţă al populaţiei în procesul judecătoresc. Acest indicator, utilizat împreună cu cel al Duratei dosarelor pe rol şi al Ratei de soluţionare a dosarelor, reprezintă un instrument esenţial de management utilizat pentru evaluarea perioadei de timp necesare unei judecătorii pentru examinarea dosarelor. Prin intermediul acestui indicator se compară performanţa reală a instanţelor judecătoreşti în raport cu standardele şi normele de examinare în termen a dosarelor.

Metodologie: Indicatorul Examinarea în termen a dosarelor este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Examinării în termen a dosarelor % = (A/(A + B)) × 100

Unde:

A = Dosare soluţionate într-o perioadă mai scurtă de timp decât termenul de referinţă (de ex.30 zile pentru cauzele administrative, 100 zile pentru cauzele penale şi 200 zile pentru cauzele civile)

B = Dosare soluţionate într-o perioadă mai îndelungată de timp decât termenul de referinţă

Indicatorul Examinarea în termen a dosarelor este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 7. Examinarea în termen a dosarelor – diagrama

Figura 8. Examinarea în termen a dosarelor – tabel

Figura 9. Examinarea în termen a dosarelor – dinamica

VI. RATA ŞEDINŢELOR DE JUDECATĂ AMÂNATE

Definiţie: Rata şedinţelor de judecată amânate din numărul total de şedinţe de judecată planificate într-o anumită perioadă de timp.

Scop: Cât de des are loc amânarea şedinţelor de judecată? Sunt justificate încheierile privind amânarea şedinţelor de judecată?

Scopul acestui indicator de performanţă al instanţelor judecătoreşti este de a ajuta judecătoriile şi judecătorii (1) să monitorizeze şi să stabilească dacă dosarele sunt soluţionate în mod eficient şi (2) să identifice similitudinile şi diferenţele în ceea ce priveşte amânarea şedinţelor de judecată între diferite tipuri de dosare şi diferite perioade de timp. Aceste informaţii pot fi utilizate pentru a ajuta autorităţile din sistemul judecătoresc şi instanţa de judecată să identifice cazurile de abuz şi să iniţieze un control în caz de depistare a unor astfel de situaţii.

Prin soluţionarea dosarelor fără amânarea frecventă a şedinţelor de judecată, instanţa de judecată sporeşte gradul de încredere şi de siguranţă al populaţiei în procesul judecătoresc. Acest indicator, utilizat împreună cu ceilalţi indicatori de măsurare a performanţei, reprezintă un instrument esenţial de management utilizat pentru identificarea situaţiilor de amânare frecventă a examinării dosarelor pentru a fi, ulterior, aplicare măsurile corespunzătoare de prevenire şi combatere a unor astfel de fenomene.

Metodologie: Indicatorul Rata şedinţelor de judecată amânate este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Ratei şedinţelor de judecată amânate % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul şedinţelor de judecată amânate în perioada de referinţă

B = Numărul total al şedinţelor de judecată desfăşurate în perioada de referinţă.

Indicatorul Rata şedinţelor de judecată amânate este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 10. Rata şedinţelor de judecată amânate – diagrama

Figura 11. Rata şedinţelor de judecată amânate – tabel

Figura 12. Rata şedinţelor de judecată amânate – raport detaliat

VII. RATA DOSARELOR ÎNCHEIATE PRINTR-O SINGURĂ ŞEDINŢĂ DE JUDECATĂ

Definiţie: Rata şi numărul dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată într-o anumită perioadă de timp.

Scop: Capacitatea judecătorului de a soluţiona dosarul la prima şedinţă de examinare a cauzei este asociată cu soluţionarea în termen a dosarului. Indicatorul dat reprezintă un instrument utilizat pentru evaluarea modului în care se planifică şedinţele de judecată şi a practicilor de amânare a şedinţelor de judecată.

Metodologie: Indicatorul Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată este exprimat ca un singur număr care poate fi comparat, în cadrul unei judecătorii, pentru oricare şi toţi judecătorii, tipurile de dosare, pentru orice perioadă de timp, sau între mai multe judecătorii.

Formula de calculare a Ratei dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată % = (A/B) × 100

Unde:

A = Numărul de dosare încheiate prin 0 sau 1 şedinţă în perioada de referinţă

B = Numărul total al dosarelor încheiate în perioada de referinţă.

Indicatorul Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată este prezentat în formă de diagramă, tabel şi raport detaliat.

Figura 13. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – diagrama

Figura 14. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – tabel

Figura 15. Rata dosarelor încheiate printr-o singură şedinţă de judecată – raport detaliat

[Anexa nr.1 introdusă prin Hot.CSM nr.471/16 din 27.05.2014, în vigoare 08.08.2014]

[Anexa nr.2 introdusă prin Hot.CSM nr.471/16 din 27.05.2014, în vigoare 08.08.2014]