Hotărîre nr.1 din 16.02.2016 privind Raportul auditului conformităţii utilizării mijloacelor financiare publice pentru organizarea şi desfăşurarea de către Comisia Electorală Centrală şi unele consilii electorale de circumscripţie a alegerilor locale generale din 2015

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind Raportul auditului conformităţii utilizării mijloacelor

financiare publice pentru organizarea şi desfăşurarea de către

Comisia Electorală Centrală şi unele consilii electorale de

circumscripţie a alegerilor locale generale din 2015

nr. 1  din  16.02.2016

 (în vigoare 11.03.2016) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 55-58 art. 8 din 11.03.2016

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa preşedintelui Comisiei Electorale Centrale, dl Iurie Ciocan, şefului Direcţiei financiare economice din cadrul Comisiei Electorale Centrale, dna Liliana Voiticovschi, şefului Direcţiei finanţele autorităţilor publice din cadrul Ministerului Finanţelor, dl Andrei Prisăcar, auditorului intern al Comisiei Electorale Centrale, dna Elizaveta Oţel, precum şi a altor persoane responsabile din cadrul Comisiei Electorale Centrale, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului conformităţii utilizării mijloacelor financiare publice pentru organizarea şi desfăşurarea de către Comisia Electorală Centrală şi unele consilii electorale de circumscripţie a alegerilor locale generale din 2015.

_____________________

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).

Misiunea de audit a fost realizată în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, în conformitate cu Programele activităţii de audit ale Curţii de Conturi pe anii 2015 şi, respectiv, 2016, avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice privind desfăşurarea alegerilor locale generale din 2015.

Auditul a fost realizat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit, aplicabile conform Hotărîrii Curţii de Conturi², şi potrivit cadrului normativ-metodologic instituţional aferent.

_____________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

Reieşind din obiectivul auditului, din volumul resurselor financiare alocate pentru organizarea alegerilor, precum şi urmare a identificării zonelor cu probabilitate de apariţie a riscurilor, abordarea de audit a fost una bazată pe proceduri de fond, probele de audit fiind acumulate prin contrapunerea informaţiilor obţinute ca rezultat al examinării raportului financiar, registrelor contabile, documentelor primare şi informaţiilor financiare.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

pentru Comisia Electorală Centrală, din bugetul de stat iniţial au fost aprobate alocaţii în sumă totală de 73,0 mil.lei, din care 65,0 mil.lei – pentru organizarea alegerilor locale generale din 2015, fiind ulterior precizate în sumă de 63,4 mil.lei. Totodată, pentru organizarea şi desfăşurarea turului doi de scrutin, alocaţiile au fost suplinite din fondul de rezervă al Guvernului cu suma de 10,98 mil.lei, aceste mijloace urmînd a fi restabilite la o ulterioară rectificare a bugetului de stat pe anul 2015.

Conform Raportului financiar al Comisiei Electorale Centrale la situaţia din 30.09.2015, cheltuielile de casă pentru pregătirea şi desfăşurarea alegerilor din contul mijloacelor bugetului de stat şi fondului de rezervă au însumat, respectiv, 61,0 mil.lei şi 9,97 mil.lei, fiind executate la nivel de 96,2% şi, respectiv, de 90,8% faţă de alocaţiile precizate. De menţionat că, potrivit informaţiei oferite de Ministerul Finanţelor, în urma rectificărilor bugetare (2015), cu luarea în considerare a soldurilor mijloacelor neutilizate (atît din contul alocaţiilor de bază, cît şi din contul fondului de rezervă), bugetul Comisiei Electorale Centrale a fost majorat cu circa 7,4 mil.lei, totodată fiind restabilite mijloacele fondului de rezervă al Guvernului (10,98 mil.lei).

Auditul a constatat că gestiunea resurselor bugetare pentru campania alegerilor locale din 2015 în linii generale a întrunit cerinţele cadrului normativ. Totodată, gestiunea cheltuielilor per ansamblu pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor locale generale nu a întrunit rigorile unei discipline financiar-bugetare exemplare, ceea ce a condiţionat anumite nereguli în retribuirea muncii; achiziţii publice; managementul financiar-contabil.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii utilizării mijloacelor financiare publice pentru organizarea şi desfăşurarea de către Comisia Electorală Centrală şi unele consilii electorale de circumscripţie a alegerilor locale generale din 2015, anexat la prezenta Hotărîre.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Comisiei Electorale Centrale şi se cere asigurarea implementării recomandărilor auditului, indicate în Raportul de audit, cu determinarea acţiunilor concrete în vederea înlăturării deficienţelor constatate, precum şi cu stabilirea termenelor şi a persoanelor responsabile de implementarea acestora;

2.2. Ministerului Finanţelor, pentru informare şi luare de atitudine privind necesitatea revizuirii, de comun cu Comisia Electorală Centrală, a legislaţiei electorale, în scopul optimizării cheltuielilor bugetare, în special prin redimensionarea numărului de membri ai comisiilor/birourilor electorale în funcţie de numărul de alegători arondaţi;

2.3. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare.

3. Se ia act că, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit Comisia Electorală Centrală: (i) a efectuat corectările/recalculările de rigoare privind retribuirea muncii, în sumă totală de 235,2 mii lei; (ii) a operat corectările privind procurarea şi trecerea direct la cheltuieli a bunurilor materiale, în sumă totală de 3751,0 mii lei; (iii) a restabilit în evidenţa contabilă bunurile materiale decontate neregulamentar, în sumă de 8,5 mii lei.

4. Despre măsurile întreprinse pentru executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

5. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.1 din 16 februarie 2016

RAPORTUL

auditului conformităţii utilizării mijloacelor financiare publice

pentru organizarea şi desfăşurarea de către Comisia Electorală

Centrală şi unele consilii electorale de circumscripţie

a alegerilor locale generale din 2015

ABREVIERI

I. INTRODUCERE

În conformitate cu prevederile art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi¹ şi cu Programul activităţii de audit pe anul 2015² al Curţii de Conturi a fost efectuat auditul conformităţii utilizării mijloacelor financiare publice pentru organizarea şi desfăşurarea de către Comisia Electorală Centrală şi unele consilii electorale de circumscripţii electorale a alegerilor locale generale din anul 2015.

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice privind desfăşurarea ALG din 2015.

Responsabilitatea conducerii CEC constă în asigurarea conformităţii gestionării fondurilor publice, distribuirea mijloacelor financiare prevăzute pentru desfăşurarea alegerilor, întocmirea şi prezentarea, în termenele stabilite şi în conformitate cu cadrul legal, a rapoartelor financiare privind desfăşurarea ALG din 2015, elaborarea şi implementarea unor sisteme de management financiar şi control intern eficient, cu obligaţia de a preveni şi a descoperi erorile şi fraudele.

Responsabilitatea conducerii CECE constă în asigurarea controlului asupra executării prevederilor Codului electoral şi a altor legi care conţin prevederi referitoare la desfăşurarea alegerilor, totodată fiind ordonatorul resurselor financiare alocate consiliului.

Responsabilitatea auditorului a constat în obţinerea probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea constatărilor şi concluziilor asupra conformităţii utilizării fondurilor publice privind desfăşurarea ALG din 2015, cu formularea concluziei generale şi a recomandărilor de rigoare. Totodată, auditorul nu este responsabil de prevenirea faptelor de fraudă şi eroare.

Metodologia şi sfera de abordare a auditului

Misiunea de audit la CEC şi unele CECE de nivelul II a fost realizată în conformitate cu standardele de audit aplicabile³, prin înţelegerea entităţii auditate şi a mediului acesteia, inclusiv a procedurilor de control intern relevante auditului.

În vederea obţinerii probelor de audit, a fost efectuată testarea unor elemente ale controlului intern, precum şi au fost realizate testări de fond pentru auditarea domeniilor semnificative selectate, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului de conformitate.

Probele de audit au fost acumulate prin confruntarea informaţiilor obţinute în urma aplicării procedurilor analitice şi efectuării testelor de fond, utilizînd metoda de examinare a rapoartelor financiare, registrelor contabile, documentelor primare, de analiză comparativă a datelor şi informaţiilor financiare în vederea obţinerii unor confirmări concludente, relevante şi rezonabile, care să sprijine raţionamentul constatărilor de audit şi stabilirea unor concluzii exhaustive privind activitatea entităţii supuse auditului. În acest scop au fost solicitate o serie de informaţii, care au fost testate prin diferite metode şi tehnici de audit (verificare, recalculare, comparare, observaţii directe, analiză). La fel, au fost examinate explicaţiile prezentate de persoanele cu funcţii de răspundere din cadrul entităţilor auditate.

Pentru identificarea şi posibila diminuare a riscurilor, precum şi pentru realizarea obiectivelor de audit, au fost:

• verificate categoriile de operaţiuni economice ce depăşesc pragul materialităţii cantitative de 1419,55 mii lei, sau 2% din totalul cheltuielilor, precum şi al celor calitative, ale căror aspecte au efecte importante asupra situaţiilor financiare;

• analizate elementele a căror valoare este semnificativă din punctul de vedere al regularităţii, plenitudinii, exactităţii, clasificării, departajării şi înregistrării acestora în evidenţa contabilă.

Reieşind din scopul auditului şi din semnificaţia tranzacţiilor, au fost auditate aspectele ce ţin de:

√ planificarea şi elaborarea devizelor de cheltuieli pentru desfăşurarea ALG din 2015 (selectiv);

√ conformitatea executării cheltuielilor privind: remunerarea muncii (selectiv); achiziţionarea bunurilor materiale şi serviciilor; deplasările în interes de serviciu.

Ca urmare a lipsei resurselor disponibile, auditul s-a limitat la auditarea doar a tranzacţiilor semnificative. Totodată, urmare a neincluderii în tema auditului a activităţii de bază a CEC, în unele cazuri nu s-a reuşit concluzionarea corespunzătoare a unor aspecte verificate ce ţin de alegerile locale.

Criteriile de audit definite pentru auditarea subiectelor de referinţă au fost legislaţia şi reglementările aplicabile aspectelor auditate, precum şi cadrul regulator aferent evidenţei contabile şi raportării financiare.

_____________________

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.57 din 08.12.2014 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2015”.

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

II. PREZENTARE GENERALĂ

În conformitate cu prevederile art.1 din Codul electoral⁴, Comisia Electorală Centrală este organ de stat independent, înfiinţat pentru realizarea politicii electorale în scopul unei bune desfăşurări a alegerilor, pentru supravegherea şi controlul respectării prevederilor legale privind finanţarea partidelor politice şi a campaniilor electorale.

Potrivit art.24 din Codul electoral, CEC estimează cheltuielile destinate organizării şi desfăşurării alegerilor ordinare, planificînd în acest sens bugetul respectiv. Bugetul aprobat în cadrul şedinţei CEC, însoţit de avizul Guvernului, se prezintă spre examinare şi aprobare Parlamentului, care, la rîndul său (după aprobare), transmite Guvernului bugetul aprobat al CEC pentru a fi inclus în proiectul Legii bugetului de stat pentru anul bugetar următor. Astfel, mijloacele publice destinate alegerilor sînt prevăzute în Legea bugetului de stat pe anul în care au loc alegerile.

Conform art.26 alin.(1) lit.e) din Codul electoral, Direcţia financiară economică din cadrul CEC asigură distribuirea mijloacelor financiare prevăzute pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, precum şi este responsabilă de ţinerea evidenţei contabile şi întocmirea raportului consolidat al mijloacelor destinate alegerilor, în baza Legii contabilităţi nr.113-XVI din 27.04.2007⁵, Instrucţiunii aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010⁶ şi altor norme aprobate de MF pentru instituţiile publice.

În scopul organizării şi desfăşurării ALG din 14 iunie 2015, stabilite prin Hotărîrea Parlamentului nr.54 din 03.04.2015⁷, şi în conformitate cu art.14 din Codul electoral, a fost constituit sistemul organelor electorale, prezentat în schema ce urmează.

CEC constituie circumscripţiile electorale, care corespund hotarelor unităţilor administrativ-teritoriale de nivel II, unităţii teritoriale autonome Găgăuzia, municipiilor Chişinău şi Bălţi, şi formează consiliile electorale de circumscripţie de nivelul doi (CECE II). CECE II constituie CECE I şi BESV, cărora le distribuie mijloace financiare şi supraveghează activitatea lor.

Numărul de alegători înscrişi în lista electorală de bază, listele electorale suplimentare, numărul alegătorilor care au participat la votare şi rata de participare în cadrul ALG au constituit:

_____________________

⁴ Codul electoral nr.1381-XIII din 21.11.1997 (în continuare – Codul electoral).

⁵ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea nr.113-XVI din 27.04.2007).

⁶ Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile bugetare, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

⁷ Hotărîrea Parlamentului privind stabilirea datei alegerilor locale generale nr.54 din 03.04.2015.

III. CONSTATĂRILE AUDITULUI

3.1. Referitor la cheltuielile estimate/planificate/alocate pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor locale generale din anul 2015 şi analiza devizelor de cheltuieli

• Conform Hotărîrii CEC nr.2636 din 03.09.2014, Devizul de cheltuieli estimativ pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor în autorităţile administraţiei publice locale a fost aprobat în sumă de 98,3 mil.lei, în cuantumul sumei estimate şi aprobate de CEC fiind inclusă suma de 69,3 mil.lei – pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor locale generale, precum şi suma de 29,0 mil.lei – pentru acoperirea cheltuielilor în cazul desfăşurării turului doi de scrutin al alegerilor locale generale din 2015. Totodată, prin Legea bugetului de stat pe anul 2015⁸, pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor locale generale au fost aprobate alocaţii în sumă totală de 65,0 mil.lei, fără a lua în considerare suma estimată de CEC pentru desfăşurarea turului doi de scrutin al alegerilor locale generale. Distribuirea alocaţiilor iniţial aprobate pentru tipul organizaţional de cheltuieli 205 “Efectuarea alegerilor în autorităţile administraţiei publice locale” a fost prevăzută în conformitate cu datele prezentate în Diagrama nr.1.

Diagrama nr.1

Sursă: Devizele de cheltuieli ale CEC pentru organizarea şi desfăşurarea ALG din 2015.

Prin modificările ulterioare ale planurilor de finanţare, cheltuielile pentru ALG au fost precizate în sumă de 63,4 mil.lei, diferenţa de 1,6 mil.lei fiind redirecţionată de către CEC, cu acordul MF, către CICDE pentru organizarea şi desfăşurarea seminarelor de instruire a funcţionarilor electorali şi personalului încadrat în alegerile locale din 2015.

Totodată, se relevă că resursele financiare destinate pentru organizarea şi desfăşurarea ALG din anul 2015, şi anume pentru organizarea şi desfăşurarea turului doi de scrutin, au fost suplinite din fondul de rezervă al Guvernului. Astfel, urmare a demersului CEC, prin HG nr.354 din 10.06.2015⁹, din fondul de rezervă al Guvernului au fost alocate mijloace financiare în sumă totală de 15,8 mil.lei, cu restabilirea acestora la o ulterioară rectificare a bugetului de stat pe anul 2015. Ca urmare a precizării efectivului necesar pentru organizarea şi desfăşurarea turul doi de scrutin, alocaţiile din fondul de rezervă au fost stabilite în sumă de 11,0 mil.lei. De menţionat că la alocarea mijloacelor financiare din contul fondului de rezervă nu s-a ţinut cont de soldurile mijloacelor financiare din alocaţiile bugetare neutilizate.

Analiza executării Devizului de cheltuieli generalizator fără mijloacele din fondul de rezervă este prezentată în Tabelul nr.2.

Analiza executării Devizului de cheltuieli generalizator din mijloacele fondului de rezervă este prezentată în Tabelul nr.3.

Analiza datelor prezentate în tabelele de mai sus relevă că cheltuielile executate constituie 71,0 mil.lei, sau 95,37%, ceea ce este cu 3,4 mil.lei mai puţin decît sumele precizate, şi constituie soldul mijloacelor neutilizate din ambele surse. De menţionat că neexecutarea cheltuielilor în mărime deplină se datorează preponderent faptului angajării în cadrul CECE şi BESV a funcţionarilor electorali degrevaţi din cadrul unităţilor bugetare, pentru care Codul electoral prevede o recompensă mai mică din mijloacele financiare alocate pentru alegeri (de 25 la sută din salariul mediu pe economie), precum şi executării cheltuielilor la capitolul deplasări în interiorul ţării cu unele economii.

În contextul celor relatate la acest compartiment, se relevă că potrivit prevederilor art.35 alin.(4) din Codul electoral, mijloacele financiare neutilizate la desfăşurarea alegerilor se fac venituri la bugetul de stat. Totodată, conform prescripţiilor HG nr.354 din 10.06.2015, mijloacele financiare alocate din fondul de rezervă al Guvernului urmau a fi restabilite la o ulterioară rectificare a bugetului de stat pe anul 2015. În acest sens, la cererea auditului, reieşind din informaţia MF, au fost operate rectificările de rigoare în bugetul de stat pe anul 2015, cu luarea în considerare a soldurilor mijloacelor neutilizate (atît din contul alocaţiilor de bază, cît şi din contul fondului de rezervă), bugetul CEC fiind majorat cu circa 7,4 mil.lei, iar în fondul de rezervă al Guvernului fiind restabilite mijloacele financiare în sumă de 10,98 mil.lei.

• Executarea devizelor de cheltuieli ale CEC, CECE II, CECE I şi BESV este redată în anexele nr.1-7 la prezentul Raport. Analiza executării devizelor respective denotă că ponderea cea mai mare în totalul cheltuielilor efective revine celor atribuite la art.113 “Plata pentru mărfuri şi servicii”, în sumă totală de 67,8 mil.lei, inclusiv 54,1 mil.lei (76,27%) la art.113.45 “Mărfuri şi servicii neatribuite altor alineate”, fiind atribuite cheltuielile privind remunerarea muncii personalului din cadrul CECE II, CECE I şi BESV antrenat în organizarea şi desfăşurarea ALG, precum şi plăţile aferente (contribuţii de asigurări sociale, primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, altele).

• O situaţie ambiguă se menţine în cadrul stabilirii numărului de membri în consiliile şi birourile electorale, cu impact asupra cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea ALG. Astfel, în urma verificărilor efectuate la 2 CECE municipale şi 4 CECE raionale privind constituirea componenţei numerice a CECE I cu drept de birou şi BESV, s-a constatat că norma legală nu stabileşte anumite condiţionări/criterii privind determinarea numărului minim sau maxim de membri ai organelor electorale în funcţie de numărul de alegători înscrişi în listele electorale (fapt menţionat şi în Raportul de audit precedent din 28.09.2015). În contextul celor evocate, auditul relevă că numărul de membri ai CECE I cu drept de birou şi BESV a fost stabilit de 9 persoane, atît pentru 283, 369 sau 638 de alegători, cît şi pentru 1819 sau 2516 alegători. În alte cazuri, pentru un efectiv cuprins între 1704 şi 2897 de alegători, numărul de membri a fost stabilit de 11 persoane (în număr maxim)¹⁰. Ca rezultat, numărul de alegători ce revine unui membru (funcţionar electoral) al CECE I sau BESV variază de la 29 pînă la 311 alegători. Prin urmare, stabilirea numărului de membri ai consiliilor şi birourilor electorale în raport cu numărul de alegători ar condiţiona optimizarea atît a numărului personalului implicat în organele electorale, cît şi a cheltuielilor pentru alegeri, asigurînd astfel utilizarea economă a mijloacelor publice.

_____________________

⁸ Legea bugetului de stat pe anul 2015 nr.72 din 12.04.2015.

⁹ HG nr.354 din 10.06.2015 “Cu privire la alocarea mijloacelor financiare” (în continuare – HG nr.354 din 10.06.2015).

¹⁰ Anexa nr.8 la Raportul de audit. Analiza privind numărul de membri ai unor CECE I cu drept de birou şi ai unor BESV în raport cu numărul de alegători; Anexa nr.9. Analiza selectivă privind numărul de funcţionari electorali şi personal implicat în unele CECE I cu drept de birou şi BESV.

3.2. Referitor la executarea unor cheltuieli pentru alegerile locale

• Cheltuielile pentru retribuirea muncii şi recompensa funcţionarilor electorali, inclusiv contribuţiile şi primele, în cadrul ALG au constituit 55,2 mil.lei, din care: 1,8 mil.lei – pentru funcţionarii CEC; 5,1 mil.lei – pentru funcţionarii CECE II; 17,3 mil.lei – pentru funcţionarii CECE I; 31 mil.lei – pentru funcţionarii BESV. Verificînd acest compartiment, auditul a relevat unele neajunsuri şi abateri de la actele legislative şi normative în vigoare cu referire la calcularea plăţilor salariale, ceea ce a condiţionat efectuarea unor plăţi neregulamentare. Deşi mijloacele financiare achitate neîntemeiat la acest compartiment sînt în limita nivelului materialităţii utilizat la efectuarea auditului, controlul insuficient în această privinţă, neluarea măsurilor de înlăturare a neajunsurilor, şcolarizarea insuficientă a personalului care efectuează ţinerea evidenţei contabile, precum şi faptul că consiliile electorale de circumscripţie sînt constituite doar pentru perioada desfăşurării alegerilor afectează situaţiile financiare şi creează condiţii de menţinere a riscului de generare a cheltuielilor nejustificate la acest compartiment. Astfel,

√ după cum s-a menţionat şi în Raportul precedent de audit, la estimarea cheltuielilor pentru plata recompenselor funcţionarilor electorali, CEC aplică ca indicator salariul mediu prognozat pentru anul în care este elaborat devizul de cheltuieli, iar la distribuirea către organele electorale din teritoriu se aplică salariul mediu pe economie din anul precedent, conform art.32 din Codul electoral, ceea ce creează incertitudini la planificarea cheltuielilor pentru retribuirea muncii funcţionarilor angajaţi în perioada electorală;

√ ca urmare a necalculării corecte a salariului mediu (în conformitate cu prescripţiile HG nr.426 din 26.04.2004¹¹), a fost admisă supraplata indemnizaţiilor de concediu în sumă totală de 15,2 mii lei. Totodată, conformîndu-se constatărilor de audit, în noiembrie 2015 CEC a efectuat corectările la determinarea salariului mediu pentru plata sporului şi pentru calculul indemnizaţiei de concediu, fiind efectuate şi corectări în evidenţa contabilă în privinţa recalculării cheltuielilor pentru retribuirea muncii, în sumă totală de 235,2 mii lei (inclusiv recalculările reţinute pentru indemnizaţiile de concediu).

• Cu unele deficienţe au fost efectuate şi cheltuielile de protocol. Avînd aprobate cheltuieli la art.113.23 “Cheltuieli de protocol”, în sumă totală de 45,0 mii lei, cheltuielile efective au constituit 126,5 mii lei, sau cu o depăşire, în comparaţie cu planul aprobat, în sumă de 81,5 mii lei. De menţionat că la efectuarea cheltuielilor nominalizate nu au fost respectate prescripţiile Regulamentului aprobat prin HG nr.550 din 13.06.1997¹². Astfel, CEC nu a elaborat devizul de cheltuieli pentru primirea delegaţiilor străine şi nu a întocmit darea de seamă privind cheltuielile efectuate. În unele cazuri, cheltuielile pentru deservire nu au fost justificate prin acte de predare-primire; nu a fost indicat numărul persoanelor deservite nici în factura fiscală şi nici în actul de prestare a serviciilor.

• Potrivit art.4 lit.m) din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007¹³, fac excepţie de la prevederile Legii contractele de tipărire a buletinelor de vot şi a altor documente electorale, de aprovizionare cu materiale şi echipament destinat organelor electorale în perioada electorală, însă aceste dispoziţii legale au fost folosite de CEC în mod nefundamentat pentru procurarea unor bunuri posibile de achiziţionat în mod obişnuit. Astfel, sub pretextul utilizării în perioada electorală, în baza unui contract încheiat de CEC (la 25.06.2015, înregistrat la Trezoreria de Stat la 07.07.2015) cu un agent economic după desfăşurarea primului tur al ALG, au fost procurate două servere în sumă totală de 407,5 mii lei. De menţionat că actele de primire-predare (care la momentul auditului nu erau în contabilitatea CEC), cît şi factura fiscală au fost perfectate după încheierea campaniei electorale (la data de 09.07.2015 şi, respectiv, la 10.07.2015). Prin urmare, situaţia descrisă denotă o planificare neconformă, precum şi eschivarea de la efectuarea regulamentară a achiziţiilor publice de bunuri.

• Probele de audit acumulate denotă că, urmare a nerespectării cadrului legal-normativ în vigoare, au fost admise unele abateri şi neajunsuri care s-au soldat cu decontarea neconformă a unor bunuri materiale. Astfel,

√ potrivit prevederilor art.19 din Legea nr.113-XVI din 27.04.2007, în cazul în care nu se pot utiliza formulare tipizate, entitatea elaborează şi utilizează formulare personalizate, care trebuie să conţină un şir de elemente obligatorii, inclusiv: denumirea şi numărul documentului; data, conţinutul faptelor economice; etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice; funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice, şi să fie aprobate de conducerea ei. Totodată, conform Ghidului pentru evidenţa contabilă a alocaţiilor din bugetul de stat pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor locale generale din 14 iunie 2015 (în continuare – Ghid pentru evidenţa contabilă), elaborat pentru uz intern, dar neaprobat corespunzător (printr-o Hotărîre a CEC), este stabilit că operaţiunile economice privind eliberarea şi casarea combustibilului se efectuează prin întocmirea decontului de avans, cu anexarea actelor de rigoare, care au statut de documente primare. De asemenea, Instrucţiunea aprobată prin Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011¹⁴ stabileşte că pentru casarea benzinei auto nu este obligatorie prezentarea foii de parcurs, în acest caz urmînd a fi întocmite procese-verbale de casare a benzinei. Mai mult decît atît, în conformitate cu modificările operate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.30 din 11.03.2015¹⁵ la Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010, în subcontul 160 “Decontări cu titularii de avans” se ţine evidenţa decontărilor cu titularii de avans pe avansurile date lor pentru plata cheltuielilor efectuate în numerar şi prin virament, precum şi evidenţa cardurilor corporative valorice pentru produsele petroliere eliberate, însă aceste reglementări nu au fost luate în considerare la decontările de combustibil. Ca urmare, atît la CEC, cît şi la CECE nu au fost întocmite deconturi de avans pentru produsele petroliere. Nu au asigurat corectitudinea procesului de decontare a carburanţilor nici mecanismul şi procedurile de control intern din cadrul unor consilii electorale (CECE Criuleni nr.12; CECE Străşeni nr.30);

√ conform art.17 alin.(1) şi art.19 alin.(1) din Legea nr.113-XVI din 27.04.2007, deţinerea de către entitate a activelor cu orice titlu, înregistrarea surselor de provenienţă a acestora şi a faptelor economice fără documentarea şi reflectarea acestora în contabilitate se interzic, iar faptele economice se contabilizează în baza documentelor primare şi centralizatoare. Totodată, potrivit pct.3.1 din Ghidul pentru evidenţa contabilă, elaborat de DFE şi Serviciul audit intern din cadrul CEC, persoanele care au primit materiale trebuie să semneze actele care confirmă achiziţionarea şi primirea lor, iar materialele electorale şi rechizitele de birou achiziţionate pentru perioada electorală urmează a fi casate în baza actului aprobat de conducerea CEC. În contextul celor menţionate, auditul relevă că evidenţa analitică a unor materiale electorale la CEC (subconturile 067 “Diverse materiale” şi 068 “Materiale în expediţie”) nu se ţine pe fişe, cu indicarea denumirii, calităţii, cantităţii, valorii şi responsabililor de valorile materiale (registrul f.nr.296), prin ce nu se respectă prescripţiile Instrucţiunii aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010. Mai mult decît atît, bunurile materiale procurate de CEC, în loc de a fi înregistrate la conturile respective, sînt atribuite direct la cheltuilei (la subcontul 200 “Cheltuieli bugetare pentru întreţinerea instituţiei şi pentru alte activităţi”). Prin urmare, în perioada aprilie-septembrie 2015, CEC a înregistrat materialele electorale direct la cheltuieli, în sumă totală de 3751,0 mii lei. De menţionat că toate aceste materiale electorale au fost repartizate de CEC către CECE II în baza actelor de primire-predare, care la momentul auditului lipseau în evidenţa contabilă. De asemenea, la cheltuielile bugetare pentru întreţinerea instituţiei şi pentru alte activităţi a fost trecută în mod direct şi suma de 150,0 mii lei, transferată (la 26.06.2015) pentru implementarea de către PNUD a Proiectului “Îmbunătăţirea calităţii democraţiei în Moldova prin suport parlamentar şi electoral” şi organizarea activităţii “Iniţierea şi implementarea unei campanii electorale de informare şi educare a alegătorilor pentru Alegerile Locale Generale din 14 iunie 2015”. De la implementarea proiectului nominalizat, CEC a beneficiat de bunuri şi servicii de la un agent economic în sumă totală de 1159,3 mii lei, fără contabilizarea conformă a acestora.

Totodată, a fost admisă decontarea neregulamentară şi a altor bunuri materiale (în sumă de 8,5 mii lei).

_____________________

¹¹ Pct.3 din HG nr.426 din 26.04.2004 “Privind aprobarea Modului de calculare a salariului mediu”.

¹² Regulamentul privind modul utilizării mijloacelor pentru primirea şi deservirea delegaţiilor străine şi a anumitor persoane, aprobat prin HG nr.550 din 13.06.1997.

¹³ Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice.

¹⁴ Instrucţiunea privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobată prin Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011 (cu modificările şi completările prin Hotărîrea CEC nr.3327 din 28.04.2015).

¹⁵ Ordinului ministrului finanţelor nr.30 din 11.03.2015 “Privind modificarea şi completarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile bugetare, aprobată prin Ordinul ministrului Finanţelor nr.93 din 19 iulie 2010”.

3.3. Referitor la unele situaţii ce ţin de raportarea financiară

Potrivit prescripţiilor Instrucţiunii privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobată prin Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011¹⁶, şi recomandărilor din Ghidul elaborat de CEC, Consiliile electorale prezintă Comisiei Electorale Centrale darea de seamă şi nota explicativă privind executarea devizului de cheltuieli, cu toate anexele, în termen de cel tîrziu o lună după ziua alegerilor. Urmare a verificărilor efectuate pe parcursul auditului, s-a constatat că în dările de seamă prezentate de către CECE II lipsesc unele informaţii, şi anume:

- în 11 dări de seamă lipsesc notele explicative în conformitate cu Cerinţele la întocmirea Raportului anual 2014, pe I semestru/9 luni şi anual 2015, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.174 din 17.12.2014¹⁷;

- în 9 dări de seamă lipsesc recipisele de la CTAS cu privire la prezentarea declaraţiilor REV 5;

- în 6 dări de seamă lipsesc copiile Notei de informare privind salariul şi alte plăţi efectuate de către patron în folosul angajaţilor, precum şi plăţile achitate rezidenţilor din alte surse de venit decît salariul şi impozitul pe venit reţinut din aceste plăţi (formularul IALS nr.14).

_____________________

¹⁶ Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011 modificată şi completată prin Hotărîrea CEC nr.3327 din 28.04.2015 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunii privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor”.

¹⁷ Cerinţele la întocmirea Raportului anual 2014, pe I semestru/9 luni şi anual 2015 despre executarea bugetelor unităţilor administrativ-teritoriale/autorităţilor publice centrale şi bugetelor instituţiilor publice finanţate de la buget, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.174 din 17.12.2014.

3.4. Sistemul de management financiar şi control

Controlul intern reprezintă politicile şi procedurile adoptate de conducerea CEC pentru a asigura desfăşurarea organizată şi eficientă a activităţii. Sistemul de control intern al instituţiei nu este unul bine definit, totodată se apreciază ca fiind unul funcţional, cu rezerve pentru perfecţionarea lui. Evaluările auditului, în acest sens, denotă neconformităţi care nu asigură funcţionalitatea tuturor elementelor de control intern, inclusiv privind evaluarea şi ţinerea registrului riscurilor. Prin urmare, prezenţa unor neconformităţi în modul de organizare a controlului intern la CEC a condiţionat apariţia abaterilor constatate în Raportul de audit, ceea ce denotă necesitatea de consolidare continuă a acestuia.

De menţionat că, pe parcursul anului 2015, Serviciul audit intern a efectuat 55 de misiuni de audit (inclusiv 33 de misiuni pentru ALG din 14 iunie 2015) privind regularitatea gestionării mijloacelor alocate pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor de către CECE, cu acordarea suportului metodologic în domeniul organizării şi desfăşurării alegerilor şi cu promovarea unui grad adecvat de răspundere în utilizarea fondurilor publice şi testarea rapoartelor financiare. Serviciul de audit a activat în baza Regulamentului său şi a planului anual, ceea ce a contribuit la diminuarea unor neconformităţi în gestionarea fondurilor publice.

Recomandările de audit pentru CEC:

1. Să dispună implementarea unor proceduri eficiente privind evaluarea şi ţinerea registrului riscurilor, cu repartizarea corespunzătoare a obligaţiunilor şi funcţiilor de control intern pe subdiviziuni.

2. Să aprobe Ghidul privind evidenţa contabilă a alocaţiilor din bugetul de stat pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor.

3. Să implementeze măsuri eficiente în scopul remedierii deficienţelor constatate de audit, cu stabilirea persoanelor responsabile.

CONCLUZII GENERALE DE AUDIT

Prezenta misiune de audit rezumă că gestiunea resurselor bugetare pentru campania alegerilor locale din 2015 în linii generale a întrunit cerinţele cadrului normativ.

În acelaşi timp, auditul public extern denotă şi anumite nereguli, mai cu seamă în materie de retribuire a muncii, contractarea şi decontarea mărfurilor/serviciilor, care s-au soldat cu cheltuieli neregulamentare.