Hotărîre nr.24 din 22.05.2008 privind Rapoartele asupra auditului regularitatii efectuat la Ministerul Dezvoltarii Informationale si la unele institutii si întreprinderi din subordine pe perioada anului 2007

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind Rapoartele asupra auditului regularităţii efectuat la Ministerul

Dezvoltării Informaţionale şi la unele instituţii şi întreprinderi

din subordine pe perioada anului 2007

nr. 24  din  22.05.2008

 (în vigoare 01.08.2008) 

Monitorul Oficial nr.140-142 art.25 din 01.08.2008

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa ministrului dezvoltării informaţionale dl P.Buceaţchi, viceministrului dezvoltării informaţionale dl O.Rotaru, şefului Direcţiei economico-financiare şi administrative a Ministerului dl V.Boitoi, şefului Serviciului Stare Civilă dna L.Ciobanu, directorului Î.S. „Registru” dl A.Gumeniuc, directorului Î.S. „Radiocomunicaţii” dl V.Badulescu, vicepreşedintelui Camerei Înregistrării de Stat dl A.Şeremet, reprezentanţilor Ministerului Finanţelor şi altor persoane cu funcţii de răspundere, călăuzindu-se de art.27 alin.4) din Legea nr.312-XIII din 08.12.1994 „Privind Curtea de Conturi”¹ (cu modificările şi completările ulterioare), a examinat Rapoartele asupra auditului regularităţii efectuat la Ministerul Dezvoltării Informaţionale şi la unele instituţii şi întreprinderi din subordine pe perioada anului 2007. Auditele regularităţii la Ministerul Dezvoltării Informaţionale (în continuare – MDI) şi instituţia publică - Serviciul Stare Civilă (în continuare – SSC), Î.S. „Registru”, Î.S. „Radiocomunicaţii”, Camera Înregistrării de Stat pe perioada anului 2007 au fost efectuate în conformitate cu Programul activităţii de control/audit a Curţii de Conturi pe anul 2008 şi s-au desfăşurat începînd cu 21.02.2008 pînă la 25.04.2008.

___________________

¹ Republicată în ediţia specială a M.O. din 09.12.2005.

Examinînd rezultatele auditului, audiind Rapoartele prezentate şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţă, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Auditul a fost planificat şi s-a efectuat în concordanţă cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi, aprobate prin Hotărîrile Curţii de Conturi nr.70 din 16.10.2006 „Despre aprobarea Standardelor de audit aplicabile etapei de planificare şi Standardelor de audit aplicabile la etapa procedurilor de audit”²; nr.79 din 16.11.2006 „Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardului de audit aplicabil etapei de raportare”³; nr.2 din 11.01.2007„Despre aprobarea Standardelor de audit speciale”⁴.

___________________

² M.O., 2007, nr.178-179, art.56.

³ M.O., 2007, nr.178-179, art.57.

⁴ M.O., 2007, nr.178-179, art.58.

Obiectivele auditului au constat în evaluarea regularităţii şi corectitudinii utilizării mijloacelor financiare publice; operaţiunilor de procurări centralizate; evidenţei şi înregistrării patrimoniului; principiilor contabile utilizate şi obiectivelor semnificative stabilite şi realizate de către conducere; abaterilor de la indicatorii prognozaţi şi schimbărilor intervenite în comparaţie cu perioada precedentă. Aprecierea sistemului de control intern a fost efectuată prin evaluarea componentelor concretizate în Cadrul integrat COSO pentru controalele interne.

Responsabilitatea conducerii entităţilor auditate constă în întocmirea şi prezentarea la timp a rapoartelor financiare, precum şi în asigurarea regularităţii administrării patrimoniului de stat, a veniturilor şi cheltuielilor.

Curtea de Conturi a verificat rapoartele financiare potrivit cerinţelor legale şi normative relevante şi se expune asupra regularităţii întocmirii acestora, efectuării în conformitate cu actele normative şi legislative în vigoare a cheltuielilor şi veniturilor în toate domeniile semnificative, precum şi asupra situaţiei controlului intern.

Metodologia de audit a inclus acţiuni de colectare a probelor, prin examinarea înregistrărilor, documentelor, prin observaţii, investigaţii, chestionări (evaluarea sistemului de control intern), confirmări şi calcule. Au fost evaluate principiile contabile utilizate, obiectivele şi estimările semnificative efectuate de către conducerea entităţilor auditate.

Ca urmare a analizei capitolelor financiare şi în conformitate cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi, la etapa de planificare a fost stabilit pragul de semnificaţie, care exprimă nivelul maxim admisibil de eroare acceptat şi influenţa semnificativă asupra situaţiilor financiare, la nivel de a cîte 2% - la veniturile şi cheltuielile entităţilor şi de 4% - la valoarea patrimoniului. Reieşind din pragul de materialitate menţionat, precum şi din identificarea ca zone cu probabilitate mare de apariţie a riscurilor, s-au verificat: cheltuielile la retribuirea muncii; la procurarea bunurilor materiale; situaţiile privind decontările cu debitorii şi creditorii; regularitatea realizării veniturilor şi executării cheltuielilor din mijloace speciale; operaţiunile legate de transmiterea bunurilor materiale.

Ţinînd cont de faptul că acesta este primul audit efectuat de către Curtea de Conturi la Ministerul Dezvoltării Informaţionale, instituţiile şi întreprinderile din subordine, Curtea nu-şi asumă responsabilitatea de posibila influenţă a soldurilor conturilor la începutul anului 2007.

Auditul efectuat a relevat existenţa unor neregularităţi la gestionarea resurselor financiare şi a patrimoniului public, care sînt consemnate în Rapoartele anexate la prezenta hotărîre. Acestea au fost cauzate de: existenţa unor subdiviziuni cu aceleaşi funcţii şi atribuţii în cadrul MDI, Î.S. „Registru” şi SSC; nedifinirea şi nedelegarea clară a responsabilităţilor în procesul de utilizare a mijloacelor financiare; prestarea serviciilor în lipsa surselor de finanţare; neurmărirea folosirii eficiente a patrimoniului public; lipsa reglementărilor la aprobarea unor tarife pentru serviciile prestate, precum şi la efectuarea de cheltuieli ce ţin de remunerarea muncii, achiziţii de mărfuri şi servicii; nerespectarea prevederilor actelor legislative şi normative la înregistrarea dreptului asupra proprietăţii publice.

CONCLUZII DE ORDIN GENERAL

În cadrul auditului s-au menţionat următoarele.

Ministerul Dezvoltării Informaţionale:

- MDI n-a evaluat şi n-a înregistrat în evidenţa contabilă resursele informaţionale de stat, posesor/ deţinător al cărora a fost stabilit conform regulamentului propriu, şi anume n-au fost înregistrate următoarele registre de stat: Registrul de stat al populaţiei, Registrul de stat al unităţilor de drept; Registrul de stat al transporturilor; Registrul de stat al conducătorilor de vehicule.

- Cu toate că Curtea de Conturi, în hotărîrea adoptată anterior, a indicat asupra unor neregularităţi (Hotărîrea Curţii de Conturi nr.21 din 20.04.2007 „Privind raportul asupra corectitudinii formării şi eficienţei utilizării fondului rutier în perioada anilor 2005-2006 (9 luni)”⁵, pînă la momentul finalizării auditului, formarea, înregistrarea, actualizarea şi utilizarea informaţiilor din unele resurse informaţionale de stat – Conturul „G” – „Evidenţa executării legislaţiei fiscale” din Registrul de stat al transporturilor – n-au fost efectuate în conformitate cu cerinţele stabilite.

___________________

⁵ M.O., 2007, nr.103-106, art.20.

- MDI, în calitate de fondator al întreprinderilor de stat, n-a efectuat în măsură deplină supravegherea modului de gestionare a patrimoniului public transmis în gestiune, fiind admisă micşorarea profitului net cu 12,5 mil.lei şi ieşirea mijloacelor fixe de la întreprinderile de stat, care în unele cazuri au avut loc fără aprobarea fondatorului (în sumă de 5,7 mil.lei), prin ce n-au fost respectate prevederile actelor normative.

- De către MDI a fost admisă imixtiunea în activităţile întreprinderilor subordonate prin transmiterea, cu titlu gratuit, în baza indicaţiilor Ministerului, de la balanţa întreprinderilor la balanţa Ministerului a bunurilor materiale; folosirea resurselor financiare şi materiale ale întreprinderilor pentru întreţinerea aparatului Ministerului. De către Î.S. „Registru” s-au achitat lucrări de reconstrucţie la Palatul de căsătorii din mun.Chişinău în sumă de 17,1 mil.lei, beneficiar, conform Legii bugetului de stat pe anul 2007, fiind Ministerul. În acelaşi timp, MDI, pînă la definitivarea auditului, n-a înregistrat datoria creditoare în sumă de 7,9 mil.lei faţă de întreprindere şi, respectiv, datoria debitoare a antreprenorului. De asemenea, de către MDI au fost utilizate mijloace financiare în sumă de 264,8 mii lei, preconizate finanţării activităţii Serviciului Stare Civilă – instituţie publică subordonată Ministerului.

- Achiziţiile de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile MDI şi SSC au fost efectuate cu nerespectarea prevederilor regulamentare aferente achiziţiilor publice, unele din care s-au înfăptuit prin intermediul Î.S. „Registru” (circa 3,0 mil.lei), astfel evitîndu-se aceste proceduri.

- MDI, la capitolul retribuirea muncii, a stabilit adaosuri pentru lucru în condiţii nocive, compensarea pentru călătorie în transportul public în sumă de 247,4 mii lei în lipsa prevederilor din actele normative referitor la retribuirea funcţionarilor publici.

- Încasarea veniturilor SSC s-a efectuat în lipsa aprobării tarifelor conform prevederilor legii – prin hotărîre de Guvern, acestea fiind încasate pe conturile curente ale Î.S. „Registru” în sumă de 32,1 mil.lei, pe cînd urmau a fi încasate prin conturi trezoreriale.

- În evidenţa contabilă –  în bilanţurile SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă n-au fost înregistrate avansurile primite de la populaţie pentru prestarea serviciilor cu plată.

- La bunurile imobile, amplasate în raioanele Rîşcani, Glodeni, Sîngerei, Făleşti, asupra cărora au fost înregistrate drepturile reale după MDI, lipsesc documentele justificative.

- MDI a admis pentru SSC majorarea cuantumului datoriilor debitoare de la 100,0 mii lei pînă la 1,3 mil.lei şi a datoriilor creditoare de la 4,8 mil.lei pînă la 9,5 mil.lei.

- MDI a aprobat structura organizaţională a SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă, fără a prevedea suplinirea corespunzătoare cu personal calificat, întru realizarea obiectivelor, funcţiile cărora au fost atribuite angajaţilor unei întreprinderi de stat – Î.S. „Registru”, prin care acesteia i-au fost atribuite funcţii publice.

Î.S. „Registru”:

- În perioada anului 2007, veniturile din vînzări obţinute de întreprindere au constituit suma de 380,2 mil.lei, acestea în mare parte fiind de la eliberarea documentelor persoanelor fizice şi juridice. Totodată, este necesar de menţionat că determinarea rentabilităţii pe fiecare serviciu în parte prestat de întreprindere n-a fost posibilă din motiv că evidenţa analitică pentru acestea – la venituri şi la cheltuieli nu este ţinută regulamentar.

- Î.S. „Registru” n-a fost abilitată cu dreptul de a stabili preţurile la lucrările şi serviciile prestate, şi anume pentru perfectarea documentelor din Sistemul naţional de paşapoarte, certificatelor de înmatriculare, permiselor de conducere şi altor documente legate de acestea, preţurile fiind stabilite de întreprindere.

- La capitolul achiziţii de mărfuri, lucrări şi servicii, întreprinderea n-a dispus de reglementări privind procedurile generale de achiziţii publice. Totodată, această întreprindere a fost înfiinţată de stat în scopul realizării Sistemului naţional de paşapoarte, fiindu-i acordat dreptul exclusiv în elaborarea, producerea documentelor de identitate şi înregistrare, precum şi în efectuarea comenzilor directe de perfectare a bucletelor şi blanchetelor de strictă evidenţă pentru toată populaţia republicii şi pentru solicitanţii din diverse domenii, întru satisfacerea necesităţilor de interes public, dar n-a avut scop lucrativ (industrial sau comercial) conform prevederilor legale ce ţin de domeniul achiziţiilor publice, deoarece întreprinderea n-a desfăşurat activităţi în mod independent, din proprie iniţiativă, în numele ei, pe riscul propriu şi sub răspunderea ei patrimonială cu scopul de a-şi asigura o sursă permanentă de venituri – principii generale ale antreprenoriatului. Totodată, Hotărîrea Guvernului nr.685 din 12.09.1994 „Cu privire la crearea Sistemului naţional de paşapoarte al Republicii Moldova, Registrul de Stat al populaţiei şi altor sisteme de importanţă statală“⁶ a stabilit că prestarea acestor servicii trebuie să asigure autofinanţarea lor.

___________________

⁶ M.O., 1994, nr.5, art.65.

- De asemenea, întreprinderea n-a avut elaborate şi aprobate unele prevederi regulamentare la cheltuieli pentru retribuirea muncii şi cheltuieli neproductive, care au fost în sume semnificative de circa 22,0 mil.lei, acestea fiind efectuate fără permisiunea consiliului şi fără a determina necesitatea, limita şi modul de verificare a utilizării acestora conform destinaţiei.

- În anul 2007, pentru serviciile de reprezentare în judecată, unei firme de avocaţi nerezidente i-au fost achitate mijloace în sumă de 10,9 mil.lei, în lipsa analizei eficienţei acestor servicii, care pot crea un risc de influenţă asupra situaţiei financiare a întreprinderii.

- În lipsa unui studiu de fezabilitate, s-au efectuat cheltuieli de arendă în sumă de 3,6 mil.lei, în timp ce întreprinderea dispunea de încăperi care nu erau folosite.

- Relaţiile Î.S. „Registru” cu MDI s-au caracterizat prin existenţa unor finanţări însemnate – de 17,1 mil.lei şi cheltuieli nerecuperate – de circa 1,3 mil.lei, ceea ce a dus la dezafectarea mijloacelor circulante ale întreprinderii, prima fiind impusă ulterior să contracteze credite bancare de 13,7 mil.lei pentru deservirea cărora a suportat cheltuieli suplimentare de 460,0 mii lei.

- În cadrul Î.S. „Registru” au activat două subdiviziuni cu aceleaşi funcţii şi atribuţii ca ale subdiviziunilor din cadrul MDI şi Direcţiei generale stare civilă, ceea ce determină dublarea exercitării activităţii şi a utilizării resurselor financiare (cheltuielile pentru salarizare constituind 4,7 mil.lei), ca rezultat, întreprinderea fiind abilitată cu atribuţiile organului public.

- Î.S. „Registru” prestează servicii de elaborare şi implementare a sistemelor informaţionale de stat, pentru care nu sînt stabilite sursele de finanţare, acestea fiind suportate din contul profitului obţinut de la serviciile de documentare în sumă de 11,4 mil.lei.

- Î.S. „Registru” a participat în calitate de antreprenor general la elaborarea şi implementarea a 5 proiecte stabilite de Guvern, valoarea tranzacţiilor pentru acestea în anul 2007 a constituit 68,7 mil.lei, care nu a fost justificată din punct de vedere economic, neestimîndu-se valoarea cheltuielilor necesare şi perioada de recuperare.

- Întreprinderea are înregistrate 3 „societăţi cu răspundere limitată” şi dispune de cote de participare în 5 unităţi economice, cu valoarea patrimoniului propriu inclus în capitalul social al acestora în sumă de 54,0 mil.lei, însă n-a organizat un control asupra utilizării patrimoniului, ceea ce determină riscul pierderii acestuia, cu toate că, conform prevederilor Legii nr.146-XIII din 16.06.1994 „Cu privire la întreprinderea de stat”⁷ (cu modificările şi completările ulterioare) şi ale statutului propriu, a avut dreptul să creeze filiale şi reprezentanţe.

___________________

⁷ M.O., 1994, nr.2, art.9.

- La înregistrarea drepturilor asupra bunurilor s-a stabilit că, în majoritatea cazurilor, la întreprindere, lipsesc informaţii privind suprafaţa terenurilor aferente clădirilor, precum şi titlurile de autentificare a dreptului deţinătorului de teren. Î.S. „Registru” îşi desfăşoară activitatea în încăperi asupra cărora nu deţine nici un act care i-ar acorda acest drept. De asemenea, nu s-a întocmit nici un document care ar acorda dreptul de folosinţă a încăperilor înregistrate la balanţa sa de către oficiile stare civilă în patru localităţi. Întreprinderea n-a efectuat ajustarea valorii de bilanţ a bunurilor imobile la valoarea lor de piaţă. Ieşirea mijloacelor fixe, cu titlu gratuit, s-a efectuat cu nerespectarea prevederilor actelor normative, în lipsa autorizaţiei autorităţii centrale de specialitate – MDI.

- La capitolul lucrări de reparaţie şi construcţie, s-a constatat că contractele au fost încheiate cu antreprenori care nu aveau capacitatea de a executa lucrările şi experienţă în domeniu; reparaţia încăperilor s-a efectuat în lipsa studiilor de fezabilitate pentru fiecare obiect în parte; lucrările s-au executat şi fără un plan definitivat, ceea ce a dus la demontarea unora şi refacerea altora; reparaţia încăperilor arendate s-a efectuat în lipsa acordului proprietarului privind executarea lucrărilor de reparaţie şi construcţie şi determinarea acestor îmbunătăţiri în cazul rezilierii sau expirării contractului de arendă:

•  în actele de îndeplinire a lucrărilor s-a acceptat includerea în valoarea acestora a cheltuielilor de depozitare a materialelor în mărime de 2% şi a cheltuielilor limitate în mărime de 2,17%, în lipsa justificării existenţei şi necesităţii acestora;

• s-a acceptat includerea în actele de îndeplinire a lucrărilor a materialelor, fără a verifica corespunderea lor cu cele existente pe piaţă, ceea ce majorează riscul suportării unor cheltuieli neargumentate.

- Întreprinderea nu beneficiază de un sistem informaţional adecvat, care ar cuprinde toate segmentele de activitate economico-financiară şi care ar optimiza sistemul de control intern în acest domeniu. Astfel, programul informaţional al evidenţei contabile nu permite o evidenţă analitică detaliată a patrimoniului, tranzacţiilor, veniturilor şi cheltuielilor, precum şi prezentarea informaţiilor contabile în forme simple şi accesibile. Evidenţa contabilă nu constată valoarea activelor nemateriale produse de Î.S. „Registru” (cercetări, studii, concepţii, produse soft etc.).

Î.S. „Radiocomunicaţii”:

- Activitatea economico-financiară a întreprinderii, în anul 2007, s-a soldat cu pierderi în sumă de 228,5 mii lei, ce s-au datorat neutilizării pe deplin a capacităţilor întreprinderii şi neactualizării tarifelor pentru serviciile prestate, acestea fiind cele aprobate în anul 2005, drept temei servind calculele costurilor din anul 2004, factor principal ce a influenţat asupra rezultatelor negative obţinute de întreprindere.

- În evidenţa contabilă, la 31.12.2007, se menţineau datorii semnificative în sumă de 6,4 mil.lei, înregistrate în anii precedenţi.

- Pentru întreţinerea şi reparaţia fondului locativ s-au efectuat cheltuieli neproductive în sumă de 175,9 mii lei.

- Achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii s-a efectuat în lipsa unor prevederi regulamentare.

- Evidenţa contabilă a fost ţinută cu abateri de la cerinţele stabilite, ceea ce a influenţat asupra înregistrării neconforme a investiţiilor în sumă de 1,0 mil.lei.

Camera Înregistrării de Stat:

- Înregistrarea bunurilor imobile şi a terenurilor aferente s-a efectuat cu unele abateri de la normele legale.

- S-a admis formarea datoriilor debitoare ale arendaşilor, ca consecinţă a neincluderii în prevederile contractuale a sancţiunilor pentru neonorarea obligaţiilor, precum şi s-au suportat cheltuieli nesemnificative din contul Camerei pentru serviciile comunale ale arendaşilor.

- Înregistrarea operaţiunilor financiare în raportul financiar s-a efectuat în unele cazuri cu abateri de la cerinţele stabilite.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.27, art.28 şi art.29 din Legea nr.312-XIII din 08.12.1994 „Privind Curtea de Conturi”, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Rapoartele asupra auditului regularităţii efectuat la Ministerul Dezvoltării Informaţionale şi instituţia publică - Serviciul Stare Civilă şi întreprinderile din subordine - Î.S. „Registru”, Î.S. „Radiocomunicaţii”, Camera Înregistrării de Stat pe perioada anului 2007, conform Anexelor nr.1, nr.2, nr.3 şi nr.4, care sînt parte integrantă a prezentei hotărîri.

2. Se cere de la conducerea Ministerului Dezvoltării Informaţionale:

2.1. să examineze la şedinţa Colegiului Ministerului prezenta hotărîre, precum şi Rapoartele asupra auditului regularităţii, aprobate prin pct.1 din hotărîre, şi să întreprindă acţiuni concrete şi eficiente în vederea lichidării neregularităţilor stabilite, cu aplicarea sancţiunilor disciplinare, în conformitate cu legislaţia în vigoare, faţă de persoanele cu funcţii de răspundere care au comis încălcări la utilizarea mijloacelor financiare şi gestionarea patrimoniului public;

2.2. să stabilească şi să menţină în cadrul Ministerului un sistem de management financiar şi control, în baza dezvoltării responsabilităţii managerilor întru utilizarea eficientă a resurselor financiare şi patrimoniale puse la dispoziţia lor, pentru a realiza activităţile necesare atingerii scopurilor stabilite şi obţinerii rezultatelor cu cel mai bun raport calitate-preţ;

2.3. să exercite atribuţiile de fondator, prin supravegherea adecvată a situaţiilor financiare şi patrimoniale la întreprinderile subordonate, a modului de realizare a indicatorilor de performanţă stabiliţi şi prin neadmiterea casării, comercializării şi transmiterii bunurilor materiale fără respectarea procedurilor stabilite în actele legislative şi normative;

2.4. să examineze oportunitatea ajustării valorii de bilanţ a clădirilor incluse în capitalul social al Î.S. „Registru” la valoarea lor de piaţă;

2.5. să excludă practica de imixtiune în activităţile instituţiilor şi întreprinderilor subordonate şi de utilizare a mijloacelor financiare destinate finanţării activităţii acestora;

2.6. să delimiteze competenţele între subdiviziunile Ministerului Dezvoltării Informaţionale, Serviciului Stare Civilă şi ale Î.S. „Registru”, eliminînd dublarea exercitării funcţiilor;

2.7. să întreprindă măsuri, de comun acord cu conducerea Ministerului Afacerilor Interne, Ministerului Transporturilor şi Gospodăriei Drumurilor şi altor autorităţi publice, pentru asigurarea formării, înregistrării, actualizării şi utilizării informaţiilor Conturului „G” din Registrul de stat al transporturilor conform prevederilor regulamentare;

2.8. să înregistreze datoriile creditoare aferente reconstrucţiei Palatului de căsătorii din mun.Chişinău faţă de Î.S. „Registru” în sumă de 7,9 mil.lei şi, respectiv, faţă de antreprenor;

2.9. să respecte prevederile regulamentare la achiziţiile publice de mărfuri, lucrări şi servicii.

3. Se cere de la Î.S. „Registru”:

3.1. să urmărească eficienţa gestionării patrimoniului, precum şi al celui inclus în capitalul statutar al altor întreprinderi, să elimine subvenţiile indirecte în relaţiile cu întreprinderile fondate sau în care are cotă de participare, să asigure înregistrarea dreptului asupra bunurilor imobile (clădiri, terenuri aferente) conform cerinţelor stabilite;

3.2. să îmbunătăţească sistemul de management financiar, prin elaborarea şi aprobarea reglementărilor privind efectuarea cheltuielilor neproductive, în vederea optimizării acestora pentru remunerarea muncii, sponsorizări, investiţii etc.;

3.3. să elaboreze şi să aprobe reglementar achiziţiile de mărfuri, lucrări şi servicii în condiţiile prevederilor legislaţiei;

3.4. să examineze şi să stabilească necesitatea şi justificarea cheltuielilor suportate în rezultatul aplicării indirecte a unor coeficienţi (de depozitare şi pentru cheltuieli limitate), precum şi să verifice volumul şi valoarea actelor de îndeplinire a lucrărilor de către S.R.L. „Jachin Grup” şi S.R.L. „Acorcons”, cu antrenarea specialiştilor în domeniu;

3.5. să elaboreze un plan de măsuri în vederea diminuării creanţelor (26,5 mil.lei) şi datoriilor (114,8 mil.lei) înregistrate la 31.12.2007;

3.6. să asigure ţinerea evidenţei contabile în conformitate cu necesităţile managementului financiar, să constate valoarea activelor nemateriale produse de Î.S. „Registru”;

3.7. să actualizeze Regulamentul Direcţiei cenzori potrivit cerinţelor stabilite.

4. Se cere de la Î.S. „Radiocomunicaţii”:

4.1. să elaboreze un plan, cu aprobarea măsurilor concrete întru eficientizarea activităţii economico-financiare, cu examinarea utilizării capacităţilor întreprinderii, actualizarea tarifelor, cu stabilirea sarcinilor de neadmitere a obţinerii rezultatelor cu pierderi;

4.2. să întreprindă măsuri pentru diminuarea datoriilor înregistrate în anii precedenţi în conformitate cu legislaţia;

4.3. să excludă practica de efectuare a cheltuielilor neproductive;

4.4. să elaboreze şi să aprobe reglementări privind achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii;

4.5. să ţină evidenţa contabilă conform prevederilor regulamentare, să determine situaţia asupra activelor neutilizate în procesul tehnologic, să înregistreze investiţiile în sumă de 1,0 mil.lei potrivit Standardelor Naţionale de Contabilitate;

4.6. să inventarieze bunurile, cu respectarea normelor stabilite.

5. Se cere de la Camera Înregistrării de Stat:

5.1. să îmbunătăţească sistemul de evidenţă şi control la încasarea veniturilor şi efectuarea cheltuielilor, precum şi la gestionarea datoriilor;

5.2. să asigure înregistrarea dreptului asupra bunurilor imobile şi asupra terenului aferent acestora.

6. Materialele auditului regularităţii asupra utilizării mijloacelor financiare la efectuarea lucrărilor de reconstrucţie la obiectivul „Palatul de căsătorii din mun.Chişinău”, beneficiar fiind Ministerul Dezvoltării Informaţionale, achitate de Î.S. „Registru” în sumă de 17,1 mil.lei, se remit Centrului pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei, pentru examinare după competenţă.

7. Se ia act că:

7.1. prin Hotărîrea Guvernului nr.625 din 22.05.2008 „Cu privire la optimizarea structurii Ministerului Dezvoltării Informaţionale”⁸, Î.S. „Registru” a fost reorganizată în Î.S. „Centrul Resurselor Informaţionale de Stat „Registru”, cu transmiterea acesteia a funcţiilor de ţinere a resurselor informaţionale de stat de bază, Registrelor de stat al transportului şi al conducătorilor de vehicule, precum şi a Registrului resurselor şi sistemelor informaţionale de stat;

___________________

⁸ M.O., 2008, nr.92-93, art.617.

7.2. în baza hotărîrii sus-menţionate, Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor” a fost reorganizată în Î.S. „Centrul Naţional pentru Frecvenţe Radio”;

7.3. Î.S. „Radiocomunicaţii” a iniţiat reexaminarea contractelor cu unii beneficiari de servicii privind actualizarea tarifelor.

8. Se informează Ministerul Finanţelor despre rezultatele auditului regularităţii efectuat la Ministerul Dezvoltării Informaţionale şi la unele instituţii şi întreprinderi din subordine pe perioada anului 2007, pentru luare de atitudine faţă de neregularităţile stabilite, conform competenţelor.

9. Se informează Guvernul despre rezultatele auditului regularităţii efectuat la Ministerul Dezvoltării Informaţionale şi la unele instituţii şi întreprinderi din subordine pe perioada anului 2007, pentru luare de atitudine, şi se recomandă:

9.1. la elaborarea şi implementarea concepţiilor, unor sarcini şi proiecte tehnice ale sistemelor informaţionale automatizate, să stabilească sursele financiare necesare pentru acoperirea lor şi să examineze oportunitatea intermedierii în realizarea acestor lucrări;

9.2. să examineze reglementarea neuniformă a prescripţiilor Hotărîrilor Guvernului nr.743 din 11.06.2002 „Cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară”⁹ şi nr.985 din 27.09.2000 „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la salarizarea conducătorilor întreprinderilor de stat, întreprinderilor cu capital majoritar de stat şi ai celor monopoliste, indicate de Guvern”¹⁰ referitor la limita salariului conducătorului întreprinderii;

___________________

⁹ M.O., 2002, nr.79-81, art.841.

¹⁰ M.O., 2000, nr.124-126, art.1089.

9.3. să reexamineze componenţa Comisiei guvernamentale pentru elaborarea şi introducerea Sistemului naţional de paşapoarte, Registrului de stat al populaţiei şi altor sisteme de importanţă statală, abilitată cu funcţia de aprobare a tarifelor la lucrările şi serviciile prestate la perfectarea documentelor din Sistemul naţional de paşapoarte, certificatelor de înmatriculare, permiselor de conducere şi altor documente legate de acestea.

10. Prezenta hotărîre se aduce la cunoştinţă Preşedintelui Republicii Moldova şi Parlamentului.

11. Despre măsurile întreprinse referitor la punctele 2-6 din prezenta hotărîre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni.

12. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.6 alin.(3) din Legea privind Curtea de Conturi.

Anexa nr.1

aprobată prin Hotărîrea

Curţii de Conturi

nr.24 din 22 mai 2008

RAPORT

asupra auditului regularităţii efectuat la Ministerul Dezvoltării Informaţionale şi

instituţia publică subordonată – Serviciul Stare Civilă pe perioada anului 2007

I. MINISTERUL DEZVOLTĂRII INFORMAŢIONALE

INTRODUCERE

Cadrul normativ şi legal. Structura organizatorică

Ministerul Dezvoltării Informaţionale (în continuare – MDI) a fost constituit prin reorganizarea Departamentului Tehnologii Informaţionale, cu preluarea funcţiilor ce ţin de domeniul telecomunicaţii al Ministerului Transporturilor şi Comunicaţiilor, conform Hotărîrii Guvernului nr.357 din 23.04.2005 „Privind măsurile de reorganizare a unor ministere şi autorităţi administrative centrale ale Republicii Moldova”¹ (cu modificările ulterioare). MDI, ca organ central de specialitate al administraţiei publice, subordonat Guvernului, elaborează, promovează şi utilizează, în limitele competenţei, politica şi strategia de edificare a societăţii informaţionale şi exercită atribuţiile în domeniul informaţiei, informaticii, tehnologiilor informaţionale şi comunicaţiilor, formării, asigurarea funcţionării şi utilizării resurselor informaţionale de stat, monitorizează şi coordonează proiecte şi programe ce ţin de competenţa sa. Sarcinile de bază, funcţiile, drepturile, precum şi organizarea activităţii au fost stabilite prin Regulamentul Ministerului Dezvoltării Informaţionale, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.30 din 10.01.2006² (în continuare – Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.30).

___________________

¹ M.O., 2005, nr.67-68, art.419.

² M.O., 2006, nr.13-15, art.85.

Conform pct.5 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.30, asigurarea financiară a activităţii MDI se efectuează din bugetul de stat.

Structura aparatului central al MDI, lista întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor subordonate, efectivul-limită al aparatului central al MDI (în perioada auditată – 50 de persoane) au fost aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.606 din 24.06.2005 „Cu privire la aprobarea structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al Ministerului Dezvoltării Informaţionale”³ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.606).

___________________

³ M.O., 2005, nr.89-91, art.668.

Conform Anexei nr.2 la Hotărîrea Guvernului nr.606, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile subordonate MDI, în perioada auditată, au fost:

• Direcţia generală stare civilă (actualmente – Serviciul Stare Civilă; în continuare – SSC);

• Camera Înregistrării de Stat;

• Întreprinderea de Stat „Registru”;

• Întreprinderea de Stat „Poşta Moldovei”;

• Întreprinderea de Stat „MoldData”;

• Întreprinderea de Stat „Radiocomunicaţii”;

• Întreprinderea de Stat „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor”;

• Întreprinderea de Stat „Detaşamentul de pază paramilitară”.

Conducerea MDI, în perioada anului 2007, a fost exercitată de către ministru în lipsa acestuia – de către viceministru, conform dispoziţiei.

CONSTATĂRI ŞI CONCLUZII

Concluzii generale

Principalele deficienţe care şi-au găsit reflectare în Raportul asupra auditului regularităţii la MDI pe perioada anului 2007 pot fi rezumate astfel:

- În evidenţa contabilă n-au fost reflectate resursele informaţionale de stat, posesorul/ deţinătorul cărora a fost stabilit MDI, iar transmiterea acestora către registrator a fost efectuată în lipsa acordurilor.

- Formarea, înregistrarea, actualizarea şi utilizarea informaţiilor din unele resurse informaţionale de stat n-a fost efectuată în conformitate cu actele legislative şi normative în vigoare.

- MDI, în calitate de fondator al întreprinderilor de stat, n-a efectuat în măsură deplină, supravegherea modului de gestionare a patrimoniului public transmis în gestiune, fiind admisă micşorarea profitului net la întreprinderi şi ieşirea mijloacelor fixe cu nerespectarea prevederilor regulamentare.

- A fost admisă imixtiunea în activităţile întreprinderilor subordonate.

- MDI n-a urmărit stabilirea prevederilor statutare ale întreprinderilor întru determinarea acestora în conformitate cu obiectivele întreprinderii de stat.

- Achiziţiile de mărfuri, lucrări şi servicii au fost efectuate fără a fi respectate în măsură deplină prevederile regulamentare aferente procedurilor de achiziţii publice.

- De către serviciul contabil al MDI n-a fost înregistrată datoria creditoare în sumă de 7913,7 mii lei faţă de Î.S. „Registru” şi, respectiv, datoria debitoare a antreprenorului.

- Lucrările de construcţie a Palatului de căsătorii din mun.Chişinău au fost executate în lipsa acoperirii financiare depline şi a unui studiu de fezabilitate.

- MDI a utilizat mijloace financiare preconizate finanţării activităţii Serviciului Stare Civilă – instituţie bugetară subordonată.

- Stabilirea adaosurilor la retribuirea personalului MDI s-a efectuat în lipsa unui temei juridic.

Evoluţia patrimoniului

Conform bilanţului executării bugetului MDI din contul veniturilor/cheltuielilor de bază, valoarea bilanţului, la 31.12.2007, a constituit 1032,5 mii lei, în comparaţie cu 31.12.2006, înregistrînd o creştere de 7,1%. În structura activelor, cea mai mare pondere au avut-o mijloacele fixe cu o cotă de 68,5% (707,7 mii lei) şi obiectele de mică valoare şi scurtă durată – 17,3% (178,2 mii lei), fiind înregistrată o micşorare a cotelor cu 7,8 puncte procentuale şi, respectiv, o majorare cu 11,6 puncte procentuale.

Reieşind din rapoartele care atestă situaţia activelor de la sfîrşitul anului 2007, a fost determinat un nivel al materialităţii de 41,3 mii lei (1032,5 mii lei × 4%) – nivel acceptabil al erorilor din situaţiile financiare ale MDI din volumul activelor gestionate.

Evoluţia patrimoniului instituţiilor publice subordonate MDI. Potrivit rapoartelor consolidate, la 31.12.2007, activele MDI, SSC (cu oficiile teritoriale stare civilă) şi Camerei Înregistrării de Stat au constituit valoarea totală de 60,2 mil.lei, inclusiv de la executarea bugetului din contul mijloacelor speciale – 54,3 mil.lei, fiind înregistrată o creştere de 17,0% şi, respectiv, 19,2% faţă de situaţia acestora din 31.12.2006. Totodată, valoarea totală a mijloacelor fixe a constituit 38,3 mil.lei faţă de 40,6 mil.lei – valoarea la finele anului 2006, înregistrînd astfel o scădere de 5,7%.

Evidenţa şi gestionarea patrimoniului public

În conformitate cu art.23 alin.(3) din Legea nr.467-XV din 21.11.2003 „Cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat”⁴ (în continuare – Legea nr.467-XV), MDI exercită, în numele Guvernului, funcţiile de posesor al resurselor informaţionale de bază:

___________________

⁴ M.O., 2004, nr.6-12, art.44.

• Registrul de stat al populaţiei

• Registrul de stat al unităţilor de drept

• Sistemul naţional informaţional geografic (nu este elaborat) şi de deţinător al unor registre de stat care fac parte din Sistemul Informaţional Naţional al Republicii Moldova, cum ar fi, de exemplu, Registrul de stat al transporturilor, conform pct.4 din Regulamentul cu privire la Registrul de stat al transporturilor, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1047 din 08.11.1999⁵ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1047), sau Registrul de stat al conducătorilor de vehicule, conform pct.17 din Regulamentul cu privire la Registrul de stat al conducătorilor de vehicule, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1058 din 06.08.2002⁶.

___________________

⁵ M.O., 1999, nr.126-127, art.1113.

⁶ M.O., 2002, nr.117-119, art.1178.

Totodată, n-au putut fi prezentate listele registrelor de stat, posesorul sau deţinătorul cărora este stabilit MDI, şi regulamentele cu privire la modalitatea de ţinere a registrelor respective, care urmau a fi aprobate conform art.16 alin.(3) din Legea nr.71-XVI din 22.03.2007 „Cu privire la registre”⁷ (în continuare – Legea nr.71-XVI).

___________________

⁷ M.O., 2007, nr.70-73, art.314.

În perioada anului 2007, funcţiile de deţinător/registrator al registrelor de stat sînt exercitate de către Î.S. „Registru”. Cu aceasta n-au fost încheiate acorduri, conform art.13 alin.(2) din Legea nr.71-XVI, prin care să fie stabilite condiţiile juridice, organizatorice şi financiare pentru ţinerea registrelor (introducerea, actualizarea şi protecţia datelor, asigurarea accesului destinatarilor stabiliţi prin actele normative), întru îndeplinirea obligaţiunilor posesorului registrelor de stat prevăzute de art.11 alin.(3) din legea sus-menţionată.

La elaborarea resurselor informaţionale, cheltuielile aferente elaborării documentaţiei tehnice, lucrărilor de implementare, modernizare şi dezvoltare a sistemelor informaţionale, procurării soft-urilor n-au fost contabilizate, pentru ca acestor resurse să le fie constatată valoarea şi să fie înregistrate drept patrimoniu al posesorului. Astfel, în evidenţa contabilă nu şi-au găsit reflectare resursele informaţionale, posesorul/ deţinătorul cărora, conform actelor legislative şi normative, a fost stabilit MDI. Totodată, prevederile art.4 şi art.6 alin.(3) din Legea 467-XV specifică obiectele dreptului de proprietate al statului în sfera informatizării şi includerea acestora în patrimoniul proprietarului şi posesorului.

În cazurile în care MDI a participat ca intermediar la elaborarea resurselor informaţionale pentru alte organe ale administraţiei publice, obiectul predării urma să obţină o valoare pentru a fi contabilizate de către posesor. Pe parcursul anului 2007, MDI a participat la elaborarea resurselor informaţionale de stat, posesorii cărora au fost stabilite alte autorităţi publice decît MDI, costul atingînd cifra de 6828,3 mii lei, inclusiv:

În cadrul auditului s-a constatat că nu se efectuează, în măsură deplină, înregistrarea, evidenţa, depozitarea, protecţia, actualizarea şi utilizarea datelor conţinute în resursele informaţionale de stat, stabilite prin regulamentele respective. Informaţiile care fac obiectul înregistrărilor în Conturul „G” – „Evidenţa executării legislaţiei fiscale” din Registrul de stat al transporturilor (pct.33 şi pct.34 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1047) n-au fost acumulate şi înregistrate în modul corespunzător, din cauză că la momentul exercitării auditului subiecţii responsabili de efectuarea reviziei şi testării tehnice nu dispuneau de dotările necesare pentru transmiterea informaţiilor.

Conturul „G” ţine evidenţa achitării de către proprietarii vehiculelor înregistrate în Republica Moldova a taxei pentru folosirea drumurilor. Potrivit art.342 alin.(3) şi alin.(4) din Codul fiscal, adoptat prin Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997⁸ (cu modificările şi completările ulterioare), informaţiile necesare completării Conturului „G” se prezintă de către organele care efectuează revizia tehnică (serviciile poliţiei rutiere ale comisariatelor raionale de poliţie) şi întreprinderile care efectuează testarea tehnică (staţiile de testare tehnică). Accesul la informaţiile respective urmează să fie asigurat Serviciului Fiscal de Stat de către MDI.

___________________

⁸ M.O., ediţie specială din 08.02.2007, pag.4.

Gestionarea patrimoniului public de către întreprinderile subordonate. Conform rapoartelor financiare ale întreprinderilor subordonate MDI, la finele anului 2007, situaţia patrimoniului la întreprinderile respective, faţă de perioada corespunzătoare a anului precedent, a fost următoarea:

Întreprinderile subordonate MDI înregistrau, la 31.12.2007, active în sumă de 689,3 mil.lei, stabilind o creştere de 8,3% faţă de 31.12.2006. Cea mai importantă creştere a fost înregistrată la Î.S. „Registru” – cu 19,7%, însă o micşorare a valorii activelor a fost înregistrată la Î.S. „Radiocomunicaţii” (cu 4,3%) şi Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor” (cu 3,5%).

Rezultatele financiare obţinute de întreprinderile respective în anul 2007, în comparaţie cu anul 2006, se prezintă astfel:

În anul 2007, întreprinderile subordonate MDI au înregistrat profit în sumă de 38084,6 mii lei, cu excepţia Î.S. „Radiocomunicaţii”, pierderile căreia au constituit 228,5 mii lei. Astfel, profitul net înregistrat la aceste întreprinderi a constituit 37856,0 mii lei, faţă de suma de 50349,0 mii lei înregistrată în anul 2006, fiind în scădere cu 24,8%.

De menţionat că în anul 2007 nici o întreprindere n-a depăşit profitul înregistrat în anul precedent, din ce rezultă că este necesar ca MDI să-şi intensifice controlul asupra modului de gestionare a patrimoniului public de către întreprinderile subordonate, conform funcţiilor specifice, în domeniul supravegherii şi controlului, stabilite prin pct.11 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.30.

Potrivit informaţiilor MDI, în anul 2007, acesta a aprobat casarea, comercializarea şi transmiterea mijloacelor fixe din gestiunea întreprinderilor subordonate în sumă de 57,9 mil.lei, iar conform rapoartelor financiare prezentate de întreprinderile subordonate au fost înregistrate ieşiri de mijloace fixe în sumă de 64,0 mil.lei, sau cu 6,1 mil.lei mai puţin.

De asemenea, au fost constatate cazuri de imixtiune a fondatorului în activitatea întreprinderilor subordonate, ceea ce contravine prevederilor art.6 alin.(4) din Legea nr.146-XIII din 16.06.1994 „Cu privire la întreprinderea de stat”⁹ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.146-XIII). Astfel, prin ordinele ministrului dezvoltării informaţionale, s-a stabilit transmiterea activelor, cu titlu gratuit, la balanţa MDI de la balanţa întreprinderilor (Î.S. „MoldData” – în sumă de 12,3 mii lei; Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor” – 406,9 mii lei). Transmiterea ulterioară, cu titlu gratuit, a utilajului primit de la Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor” la balanţa Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat a fost efectuată fără a se ţine cont de prevederile pct.21 din Regulamentul cu privire la modul de transmitere a întreprinderilor de stat, organizaţiilor, instituţiilor, a subdiviziunilor lor, clădirilor, construcţiilor, mijloacelor fixe şi altor active, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.688 din 09.10.1995¹⁰ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.688), în lipsa desemnării unei comisii de transmitere.

___________________

⁹ M.O., 1994, nr.2, art.9.

¹⁰ M.O., 1996, nr.10, art.45.

Totodată, pentru evidenţa bunurilor sus-menţionate, de către contabilitatea MDI n-au fost întocmite fişe de inventar (forma MF-6) conform pct.52 din Instrucţiunea „Cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice”, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 din 09.10.1996¹¹ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85).

___________________

¹¹ Nu este dată publicităţii.

Prevederile statutare ale întreprinderilor subordonate. MDI n-a ţinut cont de prevederile statutului (în redacţie nouă) al Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor”, aprobat la 10.08.2007. Conform genurilor de activitate stabilite, pe lîngă prestarea unor servicii contra plată, întreprinderea efectuează acţiuni ce nu au legătură cu activitatea de antreprenoriat, cum ar fi întocmirea actelor, prescripţiilor şi altor documente la încălcarea legislaţiei în domeniul utilizării frecvenţelor şi mijloacelor radioelectronice de emisie de către persoanele fizice şi juridice şi examinarea cazurilor de contravenţie administrativă conform art.231⁴ din Codul cu privire la contravenţiile administrative din 29.03.1985¹² (cu modificările şi completările ulterioare).

___________________

¹² Veştile R.S.S.M., 1985, nr.3, art.47.

Potrivit art.1 alin.(2) din Legea nr.146-XIII, întreprinderea de stat reprezintă un agent economic cu drepturi de persoană juridică, care, pe baza proprietăţii de stat transmise ei în gestiune, desfăşoară activitate de întreprinzător. Ţinînd cont de prevederile respective, se consideră oportun ca funcţiile de inspecţie şi control să fie delimitate de cele de prestare a serviciilor.

Sinteza cheltuielilor

Executarea bugetului destinat finanţării activităţii MDI în anul 2007 se prezintă astfel:

Majorarea esenţială a cheltuielilor efective aferente procurărilor de mijloace fixe şi lucrărilor de informatică şi calcul faţă de nivelul aprobat iniţial s-a datorat cheltuielilor efective în sumă de 5378,3 mii lei (precizat – 5397,0 mii lei) efectuate din repartizările stabilite de Guvern în baza art.28 din Legea bugetului de stat pe anul 2007 nr.348-XVI din 23.11.2006¹³ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.348-XVI). Alocaţiile respective au fost efectuate întru executarea Planului de acţiuni pentru realizarea Strategiei Naţionale de edificare a societăţii informaţionale – „Moldova electronică”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005¹⁴, prescripţiilor pct.3 din Hotărîrea Guvernului nr.733 din 28.06.2006 „Cu privire la Concepţia guvernării electronice”¹⁵ şi Hotărîrii Guvernului nr.606 din 01.06.2007 „Cu privire la unele acţiuni de implementare a Strategiei Naţionale de edificare a societăţii informaţionale – „Moldova electronică” în anul 2007”¹⁶ (cu modificările ulterioare).

___________________

¹³ M.O., 2006, nr.189-192, art.893.

¹⁴ M.O., 2005, nr.46-50, art.336.

¹⁵ M.O., 2006, nr.106-111, art.799.

¹⁶ M.O., 2007, nr.78-81, art.640.

Reieşind din Raportul privind executarea bugetului MDI din contul cheltuielilor de bază, a fost stabilit un nivel al materialităţii de 167,0 mii lei (8350,2 mii lei × 2%). Devierile admise în limita nivelului stabilit mai sus pot fi considerate nesemnificative.

Pentru realizarea Programului naţional de elaborare a reglementărilor tehnice, MDI i-au fost preconizate, din Fondul programului respectiv, mijloace financiare în sumă de 210,0 mii lei, fiind valorificate 49,3 mii lei.

Suplimentar, pe parcursul anului 2007, MDI i-au fost prevăzute mijloace financiare în sumă de 2613,5 mii lei pentru acoperirea cheltuielilor legate de eliberarea gratuită a actelor de identitate din sistemul naţional de paşapoarte categoriilor de cetăţeni indicaţi în pct.1 din Hotărîrea Guvernului nr.959 din 09.09.2005 „Cu privire la măsurile de asigurare a confirmării cetăţeniei şi documentării populaţiei din localităţile din stînga Nistrului (Transnistria)”¹⁷ (cu modificările ulterioare). Costul documentelor eliberate în anul 2007 în modul respectiv a constituit suma de 2429,0 mii lei.

___________________

¹⁷ M.O., 2005, nr.123-125, art.1032.

Retribuirea muncii

Conform datelor prezentate de către serviciul contabil al MDI, pe anul 2007 au fost planificate cheltuieli pentru retribuirea muncii în sumă de 1987,9 mii lei, cheltuielile efective reflectate în raportul financiar fiind în aceeaşi mărime. Totodată, efectuînd verificarea cheltuielilor privind salarizarea personalului (repartizarea salariului pe conturi corespondente), a fost constatată o majorare a cheltuielilor aferente salarizării în sumă de 166,8 mii lei (efectuată din contul mijloacelor speciale ale SSC), cheltuielile de salarizare a personalului MDI ridicîndu-se la suma de 2154,7 mii lei.

În lipsa unui temei juridic, angajaţilor MDI le-au fost achitate suplimente, ca adaosuri pentru lucru în condiţii nocive – 67,7 mii lei (fără a atesta locurile de muncă conform pct.2 din Regulamentul cu privire la evaluarea condiţiilor de muncă la locurile de muncă şi modul de aplicare a listelor ramurale de lucrări pentru care pot fi stabilite sporuri de compensare pentru muncă prestată în condiţii nefavorabile, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1335 din 10.10.2002¹⁸), plata pentru călătorie în transportul public – 26,4 mii lei, precum şi premii, care au fost acordate fără a se ţine cont de limita alocaţiilor.

___________________

¹⁸ M.O., 2002, nr.146-148, art.1496.

Proceduri de achiziţii

MDI, în perioada auditată, a achiziţionat mărfuri, lucrări şi servicii pentru desfăşurarea activităţii sale, precum şi pentru necesităţile SSC şi oficiile teritoriale ale acestuia, fiind încheiate contracte comune de achiziţii. Din grupul de lucru pentru achiziţii (8 persoane), pe lîngă colaboratorii MDI şi SSC, au făcut parte 2 angajaţi ai Î.S. „Registru” (cu drept de vot, în lipsă de temei juridic), prin ce nu s-a ţinut cont de prevederile pct.3 din Regulamentul cu privire la grupul de lucru pentru achiziţii de mărfuri, lucrări şi servicii, aprobat prin Ordinul Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice (actualmente – Agenţia Rezerve Materiale, Achiziţii Publice şi Ajutoare Materiale) nr.78 din 05.03.2003¹⁹ (în continuare – Regulamentul aprobat prin Ordinul nr.78). Totodată, conform prevederilor art.14 alin.(2) din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 „Privind achiziţiile publice”²⁰ (cu completările ulterioare; în continuare – Legea nr.96-XVI), în componenţa grupului de lucru pot fi atraşi specialişti şi experţi din domeniul în care se efectuează achiziţia, dar numai în calitate de consultanţi, fără drept de vot.

___________________

¹⁹ M.O., 2003, nr.62-65, art.85.

²⁰ M.O., 2007, nr.107-111, art.470.

Verificarea modului de efectuare a achiziţiilor publice a evidenţiat unele abateri de la procedurile de achiziţii publice stabilite prin actele legislative şi normative. Astfel, n-au putut fi prezentate toate documentele utilizate în cadrul procedurilor de achiziţii, în special invitaţiile de participare la achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri, prin ce nu s-a ţinut cont de pct.7 lit.m) din Regulamentul aprobat prin Ordinul nr.78.

La examinarea documentelor prezentate s-a constatat că unele invitaţii, transmise ofertanţilor, erau semnate de vicepreşedintele grupului de lucru sau de alţi membri ai grupului, fără a fi aplicată ştampila beneficiarului de stat în conformitate cu prevederile pct.19 din Regulamentul cu privire la achiziţia mărfurilor şi serviciilor prin cererea ofertelor de preţuri, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.832 din 13.08.2001²¹ (cu modificările şi completările ulterioare), şi pct.161 din Regulamentul cu privire la achiziţiile publice de lucrări, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 15.09.2003²².

___________________

²¹ M.O., 2001, nr.104-105, art.891.

²² M.O., 2003, nr.204-207, art.1181.

În scopul selectării antreprenorului pentru executarea lucrărilor de reparaţie la oficiul stare civilă din or.Ialoveni şi la oficiul stare civilă din mun.Bălţi, la 2 proceduri de achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri din 07.09.2007 au fost invitaţi să participe S.R.L. „Ozun-Chim” (c/f 1006600010123), S.R.L. „Ozun-Cons” (c/f 1004600045275) şi S.R.L. „Oztor” (c/f 1002600017870). La examinarea documentelor utilizate în cadrul procedurilor de achiziţii (invitaţiile remise n-au fost prezentate echipei de audit), s-a constatat că S.R.L. „Ozun-Chim”, conform raportului financiar prezentat grupului de lucru, nu dispunea de mijloace fixe necesare executării lucrărilor şi nu avea experienţă în domeniul respectiv (lipseau vînzări de la momentul înregistrării acesteia la 01.03.2006 pînă la data prezentării ultimului raport financiar). Ceilalţi 2 ofertanţi au avut aceeaşi adresă juridică (mun.Chişinău, str.I.Nistor 4, of.1), similară cu adresa fondatorilor acestor întreprinderi, iar rapoartele financiare au fost întocmite de acelaşi contabil-şef.

Conform rezultatelor concursului pentru selectarea executorului de lucrări, contractul de achiziţie a lucrărilor de reparaţie pentru oficiul stare civilă din or.Ialoveni, în sumă de 335,1 mii lei a fost încheiat cu S.R.L. „Oztor”, iar pentru oficiul stare civilă din mun.Bălţi, în sumă de 499,8 mii lei – cu S.R.L. „Ozun-Cons”.

Astfel, nu este determinată politica de selectare a potenţialilor ofertanţi de către grupul de lucru, care trebuia să corespundă obiectivelor Legii achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile statului nr.1166-XIII din 30.04.1997²³ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.1166-XIII) şi principiilor din art.6 al Legii nr.96-XVI, care au stat la baza reglementării relaţiilor privind achiziţiile publice (asigurarea economiei, eficienţei şi eficacităţii achiziţiilor, dezvoltarea concurenţei între antreprenorii participanţi la procedurile de achiziţii, combaterea concurenţei neloiale etc.).

___________________

²³ M.O., 1997, nr.67-68, art.551. Abrogată la 27.10.2007 prin Legea nr.96-XVI din 13.04.2007.

De altfel, în majoritatea cazurilor de achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri invitaţii au fost înaintate la 3 ofertanţi – numărul minim stabilit prin art.23 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII.

În scopul elaborării sistemului informaţional “Registrul resurselor şi sistemelor informaţionale de stat”, din contul cheltuielilor de bază, de la Î.S. „Registru” au fost procurate produse-program pentru funcţionarea acestui sistem. Achiziţia în sumă de 635,0 mii lei a fost efectuată dintr-o singură sursă, fără a fi respectate prevederile art.18 alin.(2) şi art.24 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII. Cu nerespectarea aceloraşi prevederi, au fost încheiate contractele privind efectuarea lucrărilor de montare şi amenajare a locurilor de muncă la unele oficii stare civilă din mun.Chişinău, din contul mijloacelor speciale, în valoare de 117,4 mii lei.

Pe parcursul anului 2007, pentru necesităţile SSC şi oficiilor stare civilă, de la Î.S. „Registru” a fost procurată tehnică de calcul, materiale de construcţie, lucrări de construcţie, combustibil, mobilier, blanchete etc., cu toate că pentru unele procurări de categoria celor menţionate mai sus, cu respectarea procedurilor de achiziţie, au fost contractaţi alţi furnizori şi prestatori de servicii şi lucrări. Achiziţiile respective în volum de 3139,7 mii lei au fost efectuate prin decontări reciproce, fără aplicarea procedurilor corespunzătoare de achiziţii pentru necesităţile instituţiilor publice, stabilite prin art.4 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII.

Lucrările de reparaţie a clădirii oficiului stare civilă din str.M.Cebotari 1 din mun.Chişinău în sumă de 280,6 mii lei au fost recepţionate de la Î.S. „Registru”, fără a fi perfectat iniţial un contract şi în lipsa unei proceduri de achiziţie publică, în conformitate cu legislaţia în vigoare. Lucrările au fost executate de către S.R.L. „Jachin Grup” (c/f 1004600010934), în baza contractului nr.22 din 10.07.2007 încheiat între antreprenor şi Î.S. „Registru”.

În anul 2007, pentru necesităţile SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă de la Î.S. „Registru” a fost procurat combustibil în sumă de 391,1 mii lei. Evidenţa foilor de parcurs, în baza cărora era decontat combustibilul, a fost efectuată de către serviciul contabil al Î.S. „Registru”. Decontarea a fost efectuată lunar de către o comisie compusă doar din reprezentanţii Î.S. „Registru”, cu aprobarea directorului general al întreprinderii respective, serviciului contabil al MDI fiindu-i eliberată factura fiscală, care era înregistrată în contabilitate, şi actul de decontare. În condiţiile respective, conducerea MDI a fost lipsită de posibilitatea de a efectua controlul asupra eficienţei utilizării resurselor financiare pentru procurarea combustibilului, iar serviciul contabil al MDI a decontat combustibilul, fără a deţine toate documentele primare.

Conform Legii nr.348-XVI, au fost repartizate alocaţii, din contul mijloacelor speciale, pentru finanţarea investiţiilor capitale ce ţin de reconstrucţia Palatului de căsătorii din mun.Chişinău (str.Alexei Mateevici 74 lit.”A”) în sumă de 9059,3 mii lei. Întru executarea lucrărilor respective, MDI a încheiat cu S.A. „Arhitecon” (c/f 1003600107396) contractul nr.29/12 din 21.02.2007 în sumă de 7259,3 mii lei, ulterior majorat pînă la 9186,3 mii lei.

MDI, în baza unui acord încheiat cu Î.S. „Registru” la 03.04.2007, a transmis acesteia din urmă obligaţiile de achitare pentru lucrările de reconstrucţie, cu compensarea ulterioară a datoriilor apărute. În anul 2007, de către MDI au fost recepţionate lucrări în sumă de 7910,4 mii lei. De către Î.S. „Registru”, la solicitarea conducerii MDI, au fost achitate 17100,0 mii lei, sau cu 7913,7 mii lei peste valoarea contractului de antrepriză şi cu 9189,6 mii lei peste valoarea lucrărilor recepţionate. Conform actului de verificare a decontărilor la situaţia din 01.01.2008 dintre MDI şi Î.S. „Registru”, ultima a reflectat suma de 7913,7 mii lei drept datorie debitoare faţă de MDI, pe cînd în evidenţa contabilă a MDI (bilanţul oficiilor teritoriale stare civilă) o atare datorie n-a fost înregistrată. Totodată, în rezultatul examinării lucrărilor executate, s-a constatat că, în lipsa prevederilor contractuale, MDI a permis antreprenorului să efectueze lucrări suplimentare celor stabilite în devizele acceptate de către părţi.

Lucrările de reconstrucţie au fost executate în lipsa unui studiu de fezabilitate care să prevadă termenele, condiţiile şi sursele de recuperare a investiţiilor efectuate. Unele lucrări de proiectare şi expertizare au fost desfăşurate paralel cu lucrările de reconstrucţie, fapt admis de către Agenţia Construcţii şi Dezvoltare a Teritoriului (scrisoarea nr.1621-01-07 din 09.11.2006), ceea ce vine în contradicţie cu art.13 din Legea nr.721-XIII din 02.02.1996 „Privind calitatea în construcţii”²⁴ (cu modificările şi completările ulterioare) şi cu art.18 alin.(3) din Legea nr.1166-XIII.

___________________

²⁴ M.O., 1996, nr.25, art.259.

În lipsa proiectului, au fost iniţiate lucrările de reconstrucţie a clădirii oficiului stare civilă din or.Criuleni. Contractul de efectuare a lucrărilor nr.25/7/1 din 30.07.2007 în valoare de 648,7 mii lei a fost încheiat cu S.R.L. „Vivantis-Plus” (c/f 1003600016629) în aceeaşi zi în care a fost încheiat contractul privind proiectarea reconstrucţiei respective.

MDI, la efectuarea procurărilor necesare desfăşurării activităţii sale, a SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă, nu respectă normele stabilite de legislaţia cu privire la achiziţii, admiţînd divizarea achiziţiei sau depăşirea cu peste 30% a valorii contractelor.

Cu S.R.L. „Masteco-Grup” (c/f 1006600005518), pentru efectuarea lucrărilor de reparaţie la oficiul stare civilă de pe bd.Mircea cel Bătrîn 3 din mun.Chişinău, au fost încheiate contracte separate (19968 lei şi 19957 lei), fiind admisă divizarea achiziţiei, prin ce nu s-au respectat prevederile art.25 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII.

Grupul de lucru pentru achiziţii a admis participarea la licitaţia publică de procurare a rechizitelor de birou a S.R.L. „Oltreval” (c/f 1003600000888), care acumulase datorii faţă de bugetul public naţional în mărime de 234,9 mii lei, conform certificatului privind lipsa sau existenţa restanţelor faţă de bugetul public naţional, eliberat de Inspectoratul Fiscal de Stat pe mun.Chişinău, astfel nefiind respectate prevederile art.6 alin.(2) lit.d) din Legea nr.1166-XIII. Agentul economic respectiv a fost desemnat ca cîştigător al licitaţiei în detrimentul altor participanţi care n-aveau înregistrate datorii faţă de bugetul public naţional, suma contractului fiind stabilită de 240,3 mii lei.

Pentru procurarea rechizitelor de birou au fost contractaţi mai mulţi furnizori, fiind admisă, astfel, divizarea achiziţiei, ceea ce contravine prevederilor art.25 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII. De la S.R.L. „Cartnord” (c/f 1003600086213) au fost procurate mărfuri în sumă totală de 196,7 mii lei, în rezultatul unei proceduri suplimentare de achiziţii, iar de la S.R.L. „Gama Electronic” (c/f 1003600054962) – în sumă de 189,9 mii lei, în lipsa procedurilor de achiziţii publice, fiind admisă, de asemenea, nerespectarea prevederilor art.4 alin.(2) din Legea nr.1166-XIII.

Contrar aceloraşi prevederi, pe parcursul perioadei auditate, au fost procurate mai multe categorii de mărfuri în sumă totală de 106,1 mii lei de la mai mulţi agenţi economici, fără a fi aplicată o procedură de achiziţie publică pentru contractarea unui singur furnizor.

Utilizarea mijloacelor speciale destinate finanţării activităţii instituţiilor subordonate

În anul 2007, în lipsa prevederilor regulamentare, MDI a utilizat mijloace financiare în sumă de 264,8 mii lei, destinate finanţării activităţii SSC şi oficiilor stare civilă, în următoarele scopuri:

• salarizarea funcţionarilor MDI – 166,8 mii lei;

• abonarea la ediţii periodice – 50,8 mii lei (inclusiv 2,8 mii lei – pentru Comitetul sindical unit al MDI);

• procurarea combustibilului – 19,0 mii lei;

• detaşarea angajaţilor – 18,3 mii lei;

• achitarea studiilor pentru angajaţii MDI – 6,5 mii lei;

• achitarea serviciilor comunale – 3,4 mii lei.

II. SERVICIUL STARE CIVILĂ

INTRODUCERE

Cadrul normativ şi legal. Structura organizaţională

În perioada auditată, SSC, numit în baza Legii nr.203-XVI din 26.07.2007 „Pentru modificarea şi completarea Legii nr.100-XV din 26 aprilie 2001 privind actele de stare civilă”²⁵ (pînă atunci – Direcţia generală stare civilă), s-a condus în activitatea sa de Legea nr.100-XV din 26.04.2001 „Privind actele de stare civilă”²⁶ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.100-XV), de Regulamentele Direcţiei generale stare civilă, aprobate prin Ordinele ministrului dezvoltării informaţionale nr.31 din 08.09.2005 şi nr.95 din 25.07.2007.

___________________

²⁵ M.O., 2007, nr.127-130, art.570.

²⁶ M.O., 2001, nr.97-99, art.765.

În conformitate cu regulamentele respective, Direcţia generală stare civilă a fost stabilită ca instituţie publică ce conduce activitatea organelor stare civilă, asigură crearea, sistematizarea şi păstrarea fondului de arhivă a registrelor de stare civilă etc. Sistemul organelor stare civilă, conform art.14 şi art.15 din Legea nr.100-XV, este format din SSC şi oficiile teritoriale stare civilă. Regulamentul oficiului stare civilă a fost aprobat prin Dispoziţia directorului Direcţiei generale stare civilă nr.04-1531 din 14.09.2005.

Potrivit Anexei nr.2 la Hotărîrea Guvernului nr.606, SSC a fost stabilit ca instituţie publică subordonată MDI, totodată nefiind persoană juridică, din care cauză toate deciziile privind administrarea mijloacelor speciale, obţinute din prestarea serviciilor contra plată, administrarea şi gestionarea patrimoniului aflat la balanţa SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă au fost luate de către conducerea MDI. În acelaşi timp, entitatea a dispus de balanţă autonomă şi conturi trezoreriale, finanţarea activităţii fiind asigurată din contul mijloacelor obţinute de la perfectarea şi eliberarea actelor de stare civilă.

Conducerea SSC, în perioada anului 2007, a fost exercitată de către directorul instituţiei, numit în funcţie prin ordinul ministrului dezvoltării informaţionale. Conform schemelor de încadrare, aprobate la 01.12.2007, statele de personal ale aparatului central al SSC au fost aprobate în număr de 119 unităţi, ale oficiilor teritoriale stare civilă – 366 de unităţi.

Potrivit Regulamentului Direcţiei generale stare civilă, aprobat prin Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.31 din 08.09.2005, structura entităţii se prezenta astfel:

• Direcţia registre stare civilă (3 subdiviziuni);

• Direcţia audienţă şi eliberarea documentelor (2 subdiviziuni);

• Secţia secretariat;

• Secţia statistică, evidenţă şi control teritorial;

• Secţia sisteme informaţionale stare civilă;

• Secţia analitico-organizatorică.

În perioada anului 2007, conform Regulamentului Direcţiei generale stare civilă, aprobat prin Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.95 din 25.07.2007, în componenţa entităţii intră următoarele subdiviziuni:

• Direcţia registre stare civilă (4 subdiviziuni);

• Direcţia audienţă şi eliberarea documentelor (2 subdiviziuni);

• Direcţia analiză şi metodologie (4 subdiviziuni);

• Direcţia monitorizare, planificare şi prognozare (3 subdiviziuni);

• Secţia resurse umane;

• Secţia secretariat.

Evidenţa contabilă a SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă a fost asigurată de către Secţia economico-financiară a MDI.

CONSTATĂRI ŞI CONCLUZII

Concluzii generale

În rezultatul auditului regularităţii pe perioada anului 2007 au fost scoase în evidenţă mai multe carenţe admise de către MDI – organul ierarhic superior – şi SSC, care succint se prezintă astfel:

- Încasarea de către SSC şi oficiile teritoriale stare civilă a veniturilor s-a efectuat în lipsa aprobării tarifelor conform cerinţelor şi în discordanţă cu modalităţile de încasare a mijloacelor speciale ale instituţiilor publice, stabilite potrivit prevederilor regulamentare.

- În evidenţa contabilă n-au fost înregistrate avansurile primite de la populaţie pentru prestarea serviciilor cu plată.

- Evidenţa documentelor justificative aferente înregistrării drepturilor asupra bunurilor imobile n-a fost organizată în modul corespunzător.

- MDI a aprobat structura organizaţională a SSC şi serviciilor teritoriale stare civilă, fără a prevedea suplinirea corespunzătoare cu personal calificat întru realizarea obiectivelor.

- A fost admisă majorarea semnificativă a cuantumului datoriilor debitoare şi creditoare (de la 0,1 mil.lei pînă la 1,3 mil.lei şi, respectiv, de la 4,8 mil.lei pînă la 9,5 mil.lei).

- Eliberarea numeralului din casa instituţiei a fost efectuată cu nerespectarea normelor stabilite în actele normative.

Evoluţia patrimoniului

Conform datelor bilanţului executării bugetului SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă din contul mijloacelor speciale, valoarea activelor, la 31.12.2007, a constituit 38,5 mil.lei (10,6 mil.lei şi, respectiv, 27,9 mil.lei), fiind înregistrată o creştere de 14,5% faţă de aceeaşi perioadă a anului precedent.

În structura activelor, ponderea mijloacelor fixe a constituit 67,7% şi, respectiv, 55,1%, fiind în scădere cu 0,8 puncte procentuale şi, respectiv, 23,6 puncte procentuale. Totodată, a crescut semnificativ valoarea cheltuielilor privind mijloacele speciale ale oficiilor teritoriale stare civilă – de la suma de 353,5 mii lei înregistrată la începutul anului 2007 la suma de 5388,0 mii lei – la sfîrşitul anului, cota în totalul activelor majorîndu-se, corespunzător, de la 1,7% la 19,3%. Acest fapt s-a datorat efectuării cheltuielilor în lipsa acoperirii financiare.

Activele înregistrate în bilanţul executării bugetului oficiilor teritoriale stare civilă din contul mijloacelor de bază, la 31.12.2007, au alcătuit 4,9 mil.lei, fiind în scădere cu 1,5% faţă de valoarea înregistrată la 31.12.2006 şi au constituit, în general, mijloacele fixe şi obiectele de mică valoare şi scurtă durată (97,4% şi, respectiv, 2,6% în totalul activelor), procurate din finanţările de la bugetul de stat în perioadele precedente.

Reieşind din rapoartele care atestă situaţia activelor la sfîrşitul anului 2007, a fost stabilit un nivel al materialităţii de 423,8 mii lei (10,6 mil.lei × 4%) şi de 1310,3 mii lei (27,9 mil.lei + 4,9 mil.lei) × 4%) – nivel acceptabil al erorilor din situaţiile financiare ale SSC şi, respectiv, ale oficiilor teritoriale stare civilă.

Evidenţa şi gestionarea patrimoniului public

Pentru desfăşurarea activităţii SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă, acestea dispun de încăperi proprii sau care sînt luate în locaţiune, în majoritatea cazurilor – fără plată. O parte din încăperi, care la momentul efectuării auditului se aflau în gestiune, au fost transmise de către organele administraţiei publice locale, cu titlu gratuit, la balanţa Departamentului Tehnologii Informaţionale, conform Hotărîrii Guvernului nr.1706 din 27.12.2002 „Cu privire la organele de stare civilă ale Departamentului Tehnologii Informaţionale”²⁷ (cu modificările ulterioare).

___________________

²⁷ M.O., 2002, nr.185-189, art.1855.

Auditului nu i-au putut fi prezentate toate documentele care au stat la baza înregistrării dreptului de proprietate asupra imobilelor, ceea ce denotă un control insuficient asupra modului de evidenţă a acestora.

N-au fost prezentate documente care să ateste înregistrarea, conform art.28 din Legea cadastrului bunurilor imobile nr.1543-XIII din 25.02.1998²⁸ (cu modificările şi completările ulterioare), a drepturilor asupra bunurilor imobile (raioanele Rîşcani, Glodeni, Sîngerei), transmise de către Consiliul fostului judeţ Bălţi, fiind prezentate doar actele de predare-primire a echipamentului şi altor bunuri materiale din dotarea oficiilor teritoriale stare civilă din raioanele respective. De asemenea, la momentul efectuării auditului, n-au fost prezentate documentele care au servit drept temei pentru înregistrarea cadastrală a bunului imobil din or.Făleşti. Decizia autorităţii publice locale a fost prezentată după finalizarea auditului.

___________________

²⁸ M.O., 1998, nr.44-46, art.318.

Din cauza lipsei documentelor privind transmiterea bunurilor imobile, n-a putut fi verificată corectitudinea stabilirii valorii acestor bunuri la înregistrarea în evidenţa contabilă.

În unele cazuri, organele autorităţii publice locale (Drochia, Şoldăneşti) au transmis, cu titlu gratuit, bunurile imobile, fără a indica suprafaţa terenului aferent acestor bunuri şi/sau în lipsa documentelor care ar confirma dreptul de posesie sau proprietate asupra acestor terenuri, iar MDI n-a restabilit documentele respective în modul stabilit, conform prevederilor pct.5 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.688. La momentul efectuării auditului, la organele cadastrale nu erau înregistrate drepturile de proprietate, folosinţă asupra terenurilor aferente imobilelor oficiilor teritoriale stare civilă.

Veniturile şi cheltuielile înregistrate la SSC şi oficiile teritoriale stare civilă

Încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale în anul 2007 de către SSC şi oficiile teritoriale stare civilă se prezintă astfel:

Transferurile de capital în interiorul ţării, specificate în tabelul de mai sus, reprezintă transferurile Companiei Naţionale de Asigurări în Medicină întru executarea Hotărîrii Guvernului nr.507 din 25.04.2003 „Cu privire la elaborarea şi implementarea sistemului informaţional automatizat „Asigurarea obligatorie de asistenţă medicală”²⁹. Aceste transferuri au fost efectuate prin conturile trezoreriale ale oficiilor teritoriale stare civilă, cu toate că drept antreprenor general a fost stabilit Departamentul Tehnologii Informaţionale (actualmente – MDI).

___________________

²⁹ M.O., 2003, nr.82-83, art.543.

Reieşind din rapoartele ce reflectă acumularea şi utilizarea mijloacelor speciale de către SSC şi oficiile teritoriale stare civilă în anul 2007, a fost stabilit un nivel al materialităţii de 239,9 mii lei la venituri (12,0 mil.lei × 2%) şi de 214,5 mii lei (10,7 mil.lei × 2%) – la cheltuieli – pentru situaţiile financiare ale SSC şi de 462,9 mii lei (23,1 mil.lei × 2%) la venituri şi 563,6 mii lei (28,2 mil.lei × 2%) – la cheltuieli – pentru situaţiile financiare ale oficiilor teritoriale stare civilă.

Devierile admise în limita nivelurilor indicate mai sus pot fi considerate ca acceptabile.

Încasarea veniturilor

Veniturile instituţiilor publice obţinute din prestarea serviciilor, de la efectuarea lucrărilor sau de la desfăşurarea altor activităţi se încasează pe conturi trezoreriale de mijloace speciale ale instituţiilor publice conform pct.2.1.9. din Normele metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public naţional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanţelor, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.98 din 28.11.2005³⁰ (cu modificările şi completările ulterioare).

___________________

³⁰ M.O., 2006, nr.13-15, art.39.

Fără a se ţine cont de normele respective, pe parcursul perioadei auditate, veniturile provenite de la serviciile prestate de către SSC şi oficiile teritoriale stare civilă în sumă de 9,8 mil.lei şi, respectiv, 22,3 mil.lei au fost acumulate pe conturile Î.S. „Registru” (conform datelor contabile ale Î.S. „Registru”). Din totalul mijloacelor acumulate pe conturile Î.S. „Registru”, pe conturile trezoreriale ale SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă au fost transferate 7,2 mil.lei şi, respectiv, 16,1 mil.lei, de restul mijloacelor băneşti – 8793,7 mii lei a fost acoperită datoria creditoare (4376,0 mii lei), în contul achitărilor reciproce, au fost procurate mărfuri, lucrări, servicii în sumă de 3257,1 mii lei şi, suplimentar, 1160,6 mii lei au fost achitate Î.S. „Registru” pentru reconstrucţia Palatului de căsătorii din mun.Chişinău.

Conform informaţiilor SSC, costul serviciilor prestate de către organele stare civilă în anul 2007 a atins cifra de 31823,5 mii lei (9731,8 mii lei – servicii prestate de SSC şi 22091,7 mii lei – servicii prestate de oficiile teritoriale stare civilă).

Referitor la modalitatea de încasare a mijloacelor băneşti, e de menţionat că, din cauza acumulării acestora pe conturile Î.S. „Registru”, nu există posibilitate de a înregistra ca avansuri mijloacele băneşti încasate pînă la prestarea completă a serviciilor. Efectuarea operaţiunilor respective ar facilita ţinerea evidenţei acumulării veniturilor.

În anul 2007, veniturile provenite din locaţiune au constituit 18,1 mii lei, fiind obţinute de la darea în locaţiune a încăperilor cu suprafaţa de 41,7 m² în care este amplasat oficiul stare civilă din mun.Bălţi. Fără a se ţine cont de pct.12 din Regulamentul cu privire la gestionarea mijloacelor speciale ale instituţiilor publice finanţate de la buget, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.94 din 31.12.2004³¹ (cu modificările ulterioare), pentru categoria respectivă de mijloace speciale n-a fost deschis un cont trezorerial aparte.

___________________

³¹ M.O., 2005, nr.39-41, art.125.

Reglementarea tarifară

SSC şi oficiile teritoriale stare civilă, în perioada auditată, au prestat servicii contra plată în baza Nomenclatorului serviciilor suplimentare, aprobat prin Ordinul directorului general al Departamentului Tehnologii Informaţionale nr.119 din 05.10.2004³², prin care a fost stabilită modalitatea, termenele de prestare şi tarifele serviciilor acordate contra plată. Tarifele respective, potrivit art.16 din Legea nr.100-XV şi art.12 alin.(3) din Legea nr.847-XIII din 24.05.1996 „Privind sistemul bugetar şi procesul bugetar”³³ (cu modificările şi completările ulterioare), urmau a fi stabilite de către Guvern, deoarece MDI nu deţine competenţele necesare pentru aprobarea acestora.

___________________

³² Nu este dat publicităţii.

³³ Republicată în M.O., 2005, nr.91-96, art.420, pag.7.

Totodată, n-au fost executate cerinţele expuse în pct.1.6. din Hotărîrea Curţii de Conturi nr.38 din 07.06.2006 „Privind raportul asupra corectitudinii utilizării mijloacelor financiare publice la Ministerul Dezvoltării Informaţionale în anul 2005”³⁴.

La acest compartiment se menţionează suplimentar că la SSC n-a existat o metodologie aprobată de calculare a tarifelor, care să prevadă modalitatea de divizare a cheltuielilor directe şi indirecte pe tipuri de servicii.

___________________

³⁴ M.O., 2006, nr.134-137, art.36.

Retribuirea muncii

Potrivit schemei de încadrare a SSC din 03.01.2007, au fost aprobate 119 unităţi, numărul efectiv de personal, la acel moment, constituind 60 persoane. La situaţia din 01.01.2008, efectivul de personal a crescut pînă la 112 persoane. La oficiile teritoriale stare civilă, conform schemei de încadrare din 03.01.2007, au fost aprobate 366 de unităţi, acest număr rămînînd neschimbat pînă la sfîrşitul anului. Efectivul de personal a constituit 218 persoane la începutul anului şi 357 de persoane – la sfîrşitul anului.

În conformitate cu planul precizat, pentru retribuirea muncii angajaţilor SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă au fost preconizate mijloace financiare în sumă de 9,5 mil.lei, cheltuielile efective constituind 8,8 mil.lei. Totodată, angajaţilor SSC neîntemeiat le-au fost stabilite şi achitate adaosuri lunare pentru circulaţia în transportul public în sumă de 153,3 mii lei.

Efectuarea operaţiunilor de casă

La examinarea documentelor primare privind eliberarea numeralului din casa instituţiei s-a constatat că au fost admise unele abateri de la pct.147 din Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 şi pct.10 din Normele pentru efectuarea operaţiunilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.764 din 30.11.1992³⁵ (cu modificările şi completările ulterioare), cum ar fi eliberarea avansurilor spre decontare angajaţilor Î.S. „Registru”, neaprobarea deconturilor de avans verificate de către conducătorul instituţiei, eliberarea numeralului spre decontare în lipsa prezentării dărilor de seamă privind utilizarea numeralului eliberat anterior.

___________________

³⁵ Monitor, 1992, nr.11, art.351.

Situaţia datoriilor debitoare şi creditoare

Conform evidenţei contabile a MDI, datoriile debitoare înregistrate pe conturile SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă, la 31.12.2007, constituiau 1306,4 mii lei (12,3 mii lei şi, respectiv, 1294,1 mii lei), înregistrînd o creştere de peste 20 de ori faţă de perioada similară a anului 2006. Datoria debitoare faţă de S.A. „Arhitecon” a constituit 97,7% din totalul creanţelor, aceasta fiind înregistrată ca urmare a efectuării de plăţi suplimentare pentru reconstrucţia Palatului de căsătorii din mun.Chişinău.

Datoriile creditoare, în aceeaşi perioadă de referinţă, au constituit suma de 8991,9 mii lei (881,3 mii lei şi, respectiv, 8110,6 mii lei), înregistrînd o creştere de 87,2% faţă de perioada similară a anului 2006.

Datoriile faţă de Î.S. „Registru” au constituit, la 31.12.2007, suma de 7894,3 mii lei (87,8% din totalul datoriilor creditoare), înregistrînd o creştere de 80,4%.

III. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL ŞI AUDIT

INTERN LA MDI ŞI SERVICIUL STARE CIVILĂ

Evaluarea sistemului de control intern, care a avut la bază cadrul integrat COSO³⁶ pentru controalele interne, a fost efectuată pentru a înţelege în ce măsură sînt realizate obiectivele:

- eficacitate şi eficienţă în activitate;

- veridicitatea raportării financiare;

- respectarea legilor şi regulamentelor aplicabile.

___________________

³⁶ Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (COSO), 1992, Controlul intern – cadru integrat, vol.2, Cadru, raport prezentat de către Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (COSO), Institutul American al Contabililor Publici Certificaţi, Jersey City NJ.

Rezultatele obţinute prin evaluare denotă un nivel de organizare a controlului intern ce necesită optimizare, îndeosebi la compartimentele ce ţin de evaluarea riscurilor, perfecţionarea sistemelor de control (achiziţii, evidenţa patrimoniului, resursele umane, evidenţa contabilă etc.), acordarea unor atribuţii suplimentare personalului MDI şi SSC (inclusiv pentru evaluarea sistemului de control intern), stabilirea responsabilităţilor privind administrarea mijloacelor financiare, evaluarea riscurilor, documentarea unor procese care au loc cu regularitate etc.

Conducerea MDI şi SSC manifestă interes faţă de asigurarea unui mediu de control intern adecvat prin iniţierea şi promovarea unor acţiuni de îmbunătăţire. Totuşi, la acest compartiment, pot fi menţionate unele deficienţe, care au afectat modul de conducere în perioada auditată, precum:

• Structura organizaţională n-a acoperit cu subdiviziuni specializate, respectiv, cu personal calificat, toate domeniile de activitate stabilite pentru îndeplinirea obiectivelor, unele atribuţii, precum evidenţa documentaţiei referitoare la înregistrarea drepturilor asupra imobilelor aflate la balanţa SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă, supravegherea şi recepţionarea lucrărilor de reparaţie şi reconstrucţie, perfectarea contractelor de achiziţie, evidenţa documentelor de achiziţii, efectuarea evidenţei contabile fiind preluate de către personalul Î.S. „Registru”.

• N-au fost stabilite şi definite niveluri de raportare clare şi corespunzătoare, astfel conducerea n-a avut posibilitate să exercite controlul asupra tuturor activităţilor care s-au desfăşurat la entitate, în cea mai mare parte din motivele expuse mai sus, iar Secţia economico-financiară, care a organizat şi efectuat evidenţa contabilă, n-a fost subordonată nemijlocit conducătorului, conform art.37 din Legea contabilităţii nr.426-XIII din 04.04.1995³⁷ (cu modificările şi completările ulterioare).

___________________

³⁷ Republicată în M.O., 2003, nr.87-90, art.398. Abrogată la 01.01.2008 prin Legea nr.113-XVI din 27.04.2007.

• N-au fost stabilite proceduri de raportare privind starea controlului intern, periodicitatea revizuirii acestuia şi modul de raportare către organul ierarhic superior – MDI şi, respectiv, Colegiul MDI.

Referitor la evaluarea riscurilor, e de menţionat că, pe parcursul perioadei auditate, n-au fost utilizate rapoarte de audit intern, chestionare şi liste de verificare întru evaluarea controlului intern, cu identificarea riscurilor, respectiv, lipsind estimarea acestora, cu stabilirea consecinţelor în cazul materializării.

Întru îmbunătăţirea activităţilor de control, este necesar de a elabora şi implementa un regulament care să definească sfera de aplicare, politicile, obiectivele şi standardele privind controlul intern şi să abordeze administrarea riscurilor şi responsabilităţile conducerii şi personalului pentru controlul intern eficient, care să cuprindă toate activităţile instituţiei. Ulterior, deciziile de intensificare a controlului intern într-o anumită direcţie, precum şi de majorare a cheltuielilor ce ţin de exercitarea acestuia, urmează să fie bine chibzuite, bazate pe calcule concrete privind eficacitatea (costurile de implementare a controlului să nu depăşească beneficiile ce derivă din el). Totodată, este necesar de a exclude atribuirea unor activităţi de control angajaţilor întreprinderilor subordonate.

Pentru asigurarea schimbului operativ şi eficient de date, adiţional schimbului verbal şi în scris, informarea şi comunicarea este realizată prin intermediul unui sistem informaţional complex de care beneficiază MDI, SSC şi oficiile teritoriale stare civile, pus la dispoziţie şi deservit de către Î.S. „Registru”. Acest sistem cuprinde majoritatea segmentelor de activitate şi dispune de posibilităţi de acumulare, prelucrare şi prezentare a informaţiilor, aportul în organizarea şi optimizarea sistemului de control intern fiind considerabil.

Totodată, din cauza lipsei unei sistematizări a riscurilor, există posibilitatea ca informaţiile prezentate să nu scoată la iveală unele carenţe din activitatea instituţiei.

Activităţile de monitorizare a corectării deficienţelor n-au avut un caracter sistematic, prin revizuirea periodică a eficacităţii controlului intern, rezultată cu rapoarte adresate conducerii. Totodată, sînt necesare atribuirea responsabilităţilor de monitorizare a controlului intern unei subdiviziuni distincte din cadrul MDI şi SSC (ca urmare a atribuirii calităţii de persoană juridică conform Hotărîrii Guvernului nr.82 din 31.01.2008 „Cu privire la Serviciul Stare Civilă”³⁸), elaborarea şi implementarea unui procedeu scris (regulament) de evaluare a controlului intern şi definirea elementelor controlului intern, stabilirea procedurii de raportare către conducere a deficienţelor controlului intern etc.

___________________

³⁸ M.O., 2008, nr.28-29, art.150.

Referitor la organizarea sistemului de control intern, suplimentar se relevă că regulamentele aplicate de către MDI, SSC şi oficiile teritoriale stare civilă, în perioada auditată, n-au prevăzut responsabilitatea pentru gestionarea bunurilor şi mijloacelor speciale ale SSC şi oficiilor teritoriale stare civilă. Funcţiile de gestionare au fost preluate de către conducerea MDI, în lipsa unor prevederi regulamentare.

De asemenea, fără prevederi documentate, evidenţa contabilă, întocmirea rapoartelor financiare privind activitatea SSC a fost efectuată de către Secţia economico-financiară a MDI.

Reieşind din faptul că obiectivele activităţii MDI, Î.S. „Registru” şi SSC diferă între ele, se consideră oportun de a omite imixtiunea în activitatea SSC şi stabilirea clară a responsabilităţilor privind administrarea, gestionarea şi evidenţa patrimoniului statului. Totodată, exercitarea de către personalul altor entităţi a atribuţiilor din domeniile de activitate stabilite pentru îndeplinirea obiectivelor organelor stare civilă lipseşte conducerea MDI şi SSC de posibilitatea de a-şi exercita controlul adecvat asupra asigurării eficienţei în domeniile respective.

Pe parcursul anului 2007, MDI n-a beneficiat de serviciile unei unităţi de audit intern, care să acorde conducerii o asigurare că operaţiunile care au loc în cadrul instituţiei sînt supravegheate pentru a corespunde criteriilor de economicitate, eficienţă şi eficacitate. Totodată, în scopul realizării pct.5.2. din Concepţia controlului financiar public intern, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.1143 din 04.10.2006³⁹ (cu modificările ulterioare), pînă în anul 2009, organele centrale de specialitate urmează să realizeze extinderea sistemului de audit intern.

___________________

³⁹ M.O., 2006, nr.174-177, art.1343.

În anul 2007, la unele oficii teritoriale stare civilă, de către Direcţia cenzori a Î.S. „Registru” au fost efectuate controale privind încasarea mijloacelor băneşti şi inventarierea mijloacelor fixe, aceste funcţii fiindu-i atribuite în baza Ordinului directorului general al Departamentului Tehnologii Informaţionale nr.34 din 20.02.2003.

   Anexa nr.2

aprobată prin Hotărîrea

Curţii de Conturi

nr.24 din 22 mai 2008

RAPORT

asupra auditului regularităţii efectuat la Î.S. „Registru” pe perioada anului 2007

I. INTRODUCERE

Întreprinderea de Stat „Registru” (IDNO 1002600024700; în continuare – Î.S. „Registru”) a fost înfiinţată în baza Hotărîrii Guvernului nr.376 din 06.06.1995 „Cu privire la măsurile suplimentare de realizare a Sistemului naţional de paşapoarte”¹ (cu modificările şi completările ulterioare) şi înregistrată la 19.09.1995. Conform Hotărîrii Guvernului nr.606 din 24.06.2005 „Cu privire la aprobarea structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al Ministerului Dezvoltării Informaţionale”² (cu modificările şi completările ulterioare), Î.S. „Registru” a fost transmisă în subordinea Ministerului Dezvoltării Informaţionale (în continuare – MDI). Potrivit prevederilor statutului Î.S. „Registru”, înregistrat la 17.07.2007 la Camera Înregistrării de Stat, fondator al întreprinderii este Ministerul Dezvoltării Informaţionale (în continuare – MDI). Capitalul social a constituit 22,9 mil.lei, fiind majorat cu 21,6 mil.lei în august 2007. Întreprinderea este agent economic şi îşi desfăşoară activitatea de întreprinzător pe baza proprietăţii ce i-a fost transmisă în gestiune. Întreprinderea este persoană juridică, poate încheia contracte în numele său, îşi poate asuma obligaţii, poate fi reclamant sau pîrît în instanţele judecătoreşti.

___________________

¹ M.O., 1995, nr.47, art.344.

² M.O., 2005, nr.89-91, art.668.

Cadrul legislativ ce reglementează activitatea Î.S. „Registru” este Codul civil, adoptat prin Legea nr.1107-XV din 06.06.2002³ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Codul civil); Legea nr.146-XIII din 16.06.1994 „Cu privire la întreprinderea de stat”⁴ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare - Legea 146-XIII); Legea nr.273-XIII din 09.11.1994 „Privind actele de identitate din Sistemul naţional de paşapoarte”⁵ (cu modificările şi completările ulterioare); Legea nr.1320-XIII din 25.09.1997 „Cu privire la registre”⁶ (cu modificările şi completările ulterioare); Legea nr.1069-XIV din 22.06.2000 „Cu privire la informatică”⁷; Legea nr.467-XV din 21.11.2003 „Cu privire la informatizare şi resursele informaţionale de stat”⁸, alte acte normative menţionate în studiul preliminar.

___________________

³ M.O., 2002, nr.82-86, art.661.

⁴ M.O., 1994, nr.2, art.9.

⁵ M.O., 1995, nr.9, art.89.

⁶ M.O., 1997, nr.77-78, art.639. Abrogată prin Legea nr.71-XVI din 22.03.2007.

⁷ M.O., 2001, nr.73-74, art.547.

⁸ M.O., 2004, nr.6-12, art.44.

Î.S. „Registru” activează pe întreg teritoriul ţării şi are în structura sa subdiviziuni teritoriale în toate raioanele republicii. Principalele tipuri de activitate sînt:

- prestarea serviciilor de documentare, de elaborare şi implementare a sistemelor infocomunicaţionale, de confecţionare a ştampilelor şi sigiliilor, de comercializare a tehnologiilor infocomunicaţionale, de instruire, reciclare şi atestare a specialiştilor de computere, altor servicii conform legislaţiei în vigoare;

- proiectarea, elaborarea şi implementarea sistemelor informaţionale automatizate de importanţă statală, crearea resurselor informaţionale de stat şi gestionarea lor;

- desfăşurarea lucrărilor de cercetări aplicative în domeniile tehnologiilor informaţionale, informaticii, precum şi în cadrul proiectelor edificării societăţii informaţionale etc.

Conform statutului, organele de conducere ale Î.S. „Registru” sînt:

1. Fondatorul, care exercită drepturile de gestionar al Î.S. „Registru” prin intermediul Consiliului de administraţie şi Administratorului întreprinderii.

2. Consiliul de administrare se desemnează de către Fondator pe un termen de 3 ani, în componenţa a 9 persoane, membrii căruia au fost numiţi în funcţie prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Informaţionale din 02.07.2007.

3. Administratorul întreprinderii (directorul general) – dl A.Gumeniuc, care conduce activitatea întreprinderii. Contractul între Fondator şi Administrator a fost încheiat la 02.07.2007.

Din punct de vedere organizaţional, Î.S. „Registru” este constituită din 348 de subdiviziuni, din care 4 centre, 28 de direcţii (inclusiv 5 direcţii generale). Direcţiile şi secţiile sunt subordonate directorilor centrelor sau direct directorului general.

Consiliul de administraţie al Î.S. „Registru” nu a aprobat strategia de dezvoltare a întreprinderii şi indicii de dezvoltare economico-financiară pe anul 2007 conform prevederilor art.7 alin.(8) din Legea nr.146-XIII. Pentru întreţinerea Consiliului, în anul 2007 au fost suportate cheltuieli de circa 90,0 mii lei (retribuirea muncii, contribuţii de asigurări sociale de stat şi prime de asigurare obligatorie de asistenţă medicală), acesta întrunindu-se în două şedinţe.

Evidenţa contabilă a întreprinderii se ţine potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr.426-XIII din 04.04.1995⁹ şi Standardelor Naţionale de Contabilitate.

___________________

⁹ Republicată în M.O., 2003, nr.87-90, art.398. Abrogată la 01.01.2008 prin Legea nr.113-XVI din 27.04.2007.

La 31.12.2007, nivelul de semnificaţie, care exprimă nivelul maxim admisibil de eroare acceptat şi influenţa semnificativă asupra situaţiilor financiare, la Î.S. „Registru” a constituit la venituri 10,1 mil.lei (502,9 mil.lei × 2%), la cheltuieli – 9,3 mil.lei (465,9 mil.lei × 2%), la patrimoniu – 11,9 mil.lei (296,5 × 4%).

CONCLUZII DE ORDIN GENERAL

Veniturile şi cheltuielile din vînzările întreprinderii în anul 2007 au avut o tendinţă de creştere cu 76,2 mil.lei şi, respectiv, cu 59,1 mil.lei.

În perioada auditată, veniturile obţinute în mare parte au fost de la eliberarea documentelor persoanelor fizice şi juridice (70%). Totodată, din motiv că evidenţa analitică pentru fiecare serviciu în parte (la venituri şi la cheltuieli) nu este ţinută în modul corespunzător, n-a fost posibil de a determina rentabilitatea acestora.

Pentru perfectarea documentelor din Sistemului naţional de paşapoarte, certificatelor de înmatriculare, permiselor de conducere şi altor documente legate de acestea, Î.S. „Registru” n-a fost abilitată cu dreptul de a stabili preţurile la lucrările şi serviciile prestate.

La remunerarea muncii, efectuarea achiziţiilor de mărfuri şi servicii, cheltuielilor neproductive, întreprinderea n-a avut elaborate şi aprobate unele prevederi regulamentare.

S-a admis efectuarea cheltuielilor neproductive în sume semnificative (21,7 mil.lei), fără permisiunea Consiliului şi fără a determina necesitatea, limita şi modul de verificare a utilizării acestora conform destinaţiei.

În anul 2007, pentru serviciile de reprezentare în judecată, unei firme de avocaţi nerezidente i-au fost achitate mijloace în sumă de 10,9 mil.lei, fără a analiza eficienţa acestor servicii.

În lipsa unui studiu de fezabilitate, s-au efectuat cheltuieli de arendă în sumă de 3,6 mil.lei, în timp ce întreprinderea dispune de încăperi care nu sînt folosite.

Relaţiile Î.S. „Registru” cu MDI s-au caracterizat prin existenţa unor finanţări însemnate (17,1 mil.lei) şi cheltuieli nerecuperate (circa 1,3 mil.lei), ceea ce a dus la dezafectarea mijloacelor circulante ale întreprinderii.

În cadrul Î.S. „Registru”, MDI şi Direcţiei generale stare civilă (în continuare – DGSC) există două subdiviziuni cu aceleaşi funcţii şi atribuţii, ce determină dublarea exercitării activităţii şi a utilizării resurselor financiare.

Î.S. „Registru” prestează servicii de elaborare şi implementare a sistemelor informaţionale pentru care nu sînt stabilite sursele de finanţare, acestea fiind suportate din contul profitului obţinut de la serviciile de documentare.

Î.S. „Registru” a participat în calitate de antreprenor general la elaborarea şi implementarea proiectelor stabilite de Guvern, valoarea tranzacţiilor pentru care a constituit în anul 2007 suma de 68,7 mil.lei, care nu a fost justificată din punct de vedere economic, neestimîndu-se valoarea cheltuielilor necesare şi perioada de recuperare.

Întreprinderea a fondat 3 „societăţi cu răspundere limitată”, capitalul statutar al cărora îi aparţine în proporţie de 100%, şi dispune de cote de participare în 5 unităţi economice, cu valoarea patrimoniului propriu inclus în capitalul social al acestora în sumă de 54,0 mil.lei, însă n-a organizat un control asupra utilizării patrimoniului, ceea ce determină riscul pierderii lui.

La capitolul înregistrări ale drepturilor asupra bunurilor s-a stabilit că, în majoritatea cazurilor, la întreprindere lipsesc informaţii privind suprafaţa terenurilor aferente clădirilor, precum şi despre titlurile de autentificare a dreptului deţinătorului de teren. Î.S. „Registru” îşi desfăşoară activitatea în încăperi asupra cărora nu deţine nici un act care i-ar acorda acest drept. De asemenea, nu s-a întocmit nici un document care ar acorda dreptul de folosinţă a încăperilor înregistrate la balanţa sa de către oficiile stare civilă în patru localităţi.

Întreprinderea n-a efectuat ajustarea valorii de bilanţ a bunurilor imobiliare la valoarea lor de piaţă.

Ieşirea mijloacelor fixe cu titlu gratuit s-a efectuat cu nerespectarea prevederilor actelor normative în lipsa autorizaţiei autorităţii centrale de specialitate – MDI.

La capitolul lucrări de reparaţie şi construcţie s-a constatat că contractele au fost încheiate cu antreprenori care nu aveau capacitatea de a executa lucrările şi experienţă în domeniu; reparaţia încăperilor s-a efectuat în lipsa studiilor de fezabilitate pentru fiecare obiect în parte; lucrările s-au executat fără un plan definitivat. Toate acestea au dus la demontarea unor lucrări şi refacerea altora. Reparaţia încăperilor arendate s-a efectuat în lipsa acordului proprietarului privind efectuarea reparaţiilor şi construcţiilor şi determinarea acestor îmbunătăţiri în cazul rezilierii sau expirării contractului de arendă:

- în actele de îndeplinire a lucrărilor s-a acceptat includerea în valoarea acestora a cheltuielilor de depozitare a materialelor în mărime de 2% şi a cheltuielilor limitate în mărime de 2,17% în lipsa justificării existenţei şi necesităţii lor;

- s-a acceptat includerea în actele de îndeplinire a lucrărilor a materialelor fără a verifica corespunderea lor cu cele existente pe piaţă, ceea ce a majorat riscul suportării unor cheltuieli neargumentate.

Întreprinderea nu beneficiază de un sistem informaţional adecvat, care ar cuprinde toate segmentele de activitate economico-financiară şi care ar optimiza sistemul de control intern în acest domeniu. Astfel, programul informaţional al evidenţei contabile nu permite o evidenţă analitică detaliată a patrimoniului, tranzacţiilor, veniturilor şi cheltuielilor, precum şi prezentarea informaţiilor contabile în forme simple şi accesibile. Evidenţa contabilă nu constată valoarea activelor nemateriale produse de Î.S. „Registru” (cercetări, studii, concepţii, produse soft etc.).

II. ANALIZA ACTIVITĂŢII ECONOMICO-FINANCIARE

În rezultatul analizei rapoartelor financiare ale Î.S. „Registru” pe anul 2007, s-a constatat că indicatorii economico-financiari au avut o tendinţă de creştere, totodată nivelul lichidităţii întreprinderii fiind în scădere. Astfel, în perioada anului 2007, întreprinderea a înregistrat majorarea venitului din vînzări şi costului vînzărilor cu 76,2 mil.lei (25,02%) şi, respectiv, 59,1 mil.lei (32,43%) faţă de anul 2006. Totodată, în anul 2006, aceiaşi indicatori s-au micşorat cu 3,7 mil.lei (1,19%) şi cu 14,9 mil.lei (7,58%) în comparaţie cu anul 2005. Profitul brut, în această perioadă, a fost în creştere de 14,0% în anul 2007, faţă de anul 2006, iar în anul 2006 – de 10,2% în comparaţie cu anul 2005. Rezultatele din activitatea operaţională au înregistrat o scădere continuă, în comparaţie cu perioadele precedente, micşorîndu-se în anul 2006 cu 6,5%, iar în anul 2007 – cu 5,5%. Această situaţie a fost determinată de creşterea mai rapidă a cheltuielilor în comparaţie cu veniturile.

Pe parcursul anului 2007, au crescut esenţial creanţele pe termen scurt cu 11,7 mil.lei (de la 14,8 mil.lei pînă la 26,5 mil.lei), sau de 1,8 ori. O creştere semnificativă a înregistrat datoria persoanelor interdependente (Ministerul Dezvoltării Informaţionale), care s-a mărit în anul 2007 cu 11,9 mil.lei şi a constituit 60% din totalul creanţelor.

În anul 2007, datoriile şi împrumuturile pe termen scurt şi lung ale Î.S. „Registru” s-au majorat cu 29,8 mil.lei, sau cu 35,1% (de la 85,0 mil.lei la 114,8 mil.lei). Astfel, coeficientul lichidităţii întreprinderii (active curente/datorii pe termen scurt şi lung), pe parcursul anului 2007, a avut o tendinţă de micşorare de la 0,71 la 0,67, ceea ce caracterizează scăderea capacităţii întreprinderii de a-şi achita datoriile din mijloacele sale circulante.

III. CONSTATĂRI ŞI CONCLUZII

 VENITURI

În anul 2007, veniturile totale ale întreprinderii au constituit 502,9 mil. lei. Ponderea veniturilor de la activitatea de eliberare a documentelor a constituit 70,0% din totalul veniturilor obţinute de întreprindere în această perioadă, înregistrînd o creştere de 76,2 mil.lei. Întreprinderea a perfectat următoarele tipuri de documente: paşapoarte – 585,1 mii buc.; buletine de identitate – 311,8 mii buc.; permise de conducere – 88,9 mii buc.; certificate de înmatriculare a transportului – 127,8 mii buc. etc.

Pe parcursul auditului, din cauza lipsei unei evidenţe analitice adecvate a veniturilor şi cheltuielilor în evidenţa contabilă, n-a fost posibil a determina cu exactitate rentabilitatea activităţilor practicate de către Î.S. „Registru”. Astfel, cheltuielile de întreţinere a centrelor Î.S. „Registru” sînt incluse în costul confecţionării documentelor. La întreprindere determinarea costurilor de producţie pe fiecare serviciu prestat se efectuează manual. Cu aproximaţie rentabilitatea activităţilor practicate de Î.S. „Registru” constituie: la confecţionarea documentelor – 61,7%, eliberarea numerelor de înmatriculare pentru automobile – 6,3%, confecţionarea ştampilelor – 77,0%, tehnologiile de protecţie – 131,1% etc. Tipografia şi secţia experimentală de producţie înregistrează pierderi de 0,68 lei şi, respectiv, 0,81 lei la un leu investit (de menţionat că în veniturile secţiilor respective nu a fost inclusă valoarea producţiei fabricate pentru necesităţile proprii).

Regularitatea tarifelor

În perioada auditată, în actele legislative şi normative au lipsit reglementări exhaustive, care ar abilita Î.S. „Registru” cu dreptul de a stabili de sine stătător preţurile la lucrările şi serviciile prestate la perfectarea documentelor din Sistemul naţional de paşapoarte, certificatelor de înmatriculare, permiselor de conducere şi altor documente legate de acestea.

Conform pct.1 din Hotărîrea Guvernului nr.685 din 12.09.1994 „Cu privire la crearea Sistemului naţional de paşapoarte al Republicii Moldova, Registrul de Stat al populaţiei şi altor sisteme de importanţă statală”¹⁰ (cu modificările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.685), a fost instituită Comisia guvernamentală pentru elaborarea şi introducerea Sistemului naţional de paşapoarte, Registrului de stat al populaţiei şi altor sisteme de importanţă statală, care urma să „asigure autofinanţarea noilor sisteme de importanţă statală, prezentînd în acest scop Guvernului propuneri referitoare la costul actelor şi serviciilor prestate”. Ultima modificare a componenţei Comisiei guvernamentale s-a operat prin Hotărîrea Guvernului nr.834 din 14.08.2001. Conform pct.6 din Hotărîrea Guvernului nr.376 din 06.06.1995 „Cu privire la măsurile suplimentare de realizare a sistemului naţional de paşapoarte”¹¹ (cu modificările şi completările ulterioare), Comisia guvernamentală a fost abilitată cu dreptul de a stabili şi aproba costul paşaportului, altor acte şi servicii prestate în cadrul Sistemului naţional de paşapoarte şi Registrului de stat al populaţiei.

___________________

¹⁰ M.O., 1994, nr.5, art.65.

¹¹ M.O., 1995, nr.47, art.344.

Lista serviciilor cu plată prestate populaţiei la eliberarea actelor de identitate a Sistemului naţional de paşapoarte şi tarifele pentru acestea au fost aprobate prin procesele-verbale ale Comisiei guvernamentale, ultimul fiind întocmit la 03.05.2002. Deşi nu există prevederi privind abilitarea Comisiei cu stabilirea tarifelor la serviciile prestate la eliberarea permiselor de conducere şi înmatricularea automobilelor, comisia a aprobat o serie de tarife la prestarea acestora. Conform procesului-verbal nr.4 din 15.12.1998 al Comisiei guvernamentale, s-a prevăzut recalcularea cu o unitate (salariul minim) a preţului la documente în cazul majorării cursului dolarului.

Din cauza inactivităţii Comisiei guvernamentale şi în conformitate cu prevederile art.12 din Legea nr.146-XIII, începînd cu anul 2002, Î.S. „Registru” a stabilit preţurile la documente de sine stătător, cu aprobarea prealabilă a Ministerului Dezvoltării Informaţionale.

Conform prescripţiilor pct.2 din Hotărîrea Guvernului nr.1229 din 13.11.2001 „Despre reglementarea unor probleme ce ţin de evidenţa şi documentarea mijloacelor de transport şi conducătorilor de vehicule”¹² (cu modificările ulterioare), s-a prevăzut că uzina mecanică S.A. „ArtMet” va produce şi va livra MDI toate tipurile de numere de înmatriculare pentru mijloacele de transport, fără a stabili modul de calculare a costurilor şi de formare a preţurilor. Astfel, preţul la plăcile de înmatriculare se stabilesc în baza demersului S.A. „ArtMet” privind majorarea preţului cu ridicata, stabilindu-se un adaos de la 6,5 pînă la 15 lei. De menţionat că în anul 2007 valoarea plăcilor de înmatriculare livrate Î.S. „Registru” a constituit 23,0 mil.lei.

___________________

¹² M.O., 2001, nr.141-143, art.1286.

CHELTUIELI

Cheltuielile totale ale Î.S. „Registru” în anul 2007 au constituit 465,9 mil.lei, înregistrînd o creştere de 154,4 mil.lei în comparaţie cu anul 2006.

Analizînd structura cheltuielilor operaţionale ale întreprinderii pe parcursul anului 2007, s-a constatat că ponderea cea mai mare în totalul acestora o deţin cheltuielile pentru retribuirea muncii, contribuţiile de asigurări sociale de stat şi primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală (31,5%), materii prime şi materiale (17,0%), uzura activelor pe termen lung (4,9%), valoarea de bilanţ a altor active ieşite (13,9%), alte cheltuieli operaţionale (20,1%). În comparaţie cu aceeaşi perioadă a anului precedent, ponderea acestora a înregistrat o creştere.

Cheltuieli pentru salarizare

La Î.S. „Registru” nu este elaborat şi aprobat un regulament unic pentru toate subdiviziunile întreprinderii, care ar prevedea exhaustiv mărimea şi condiţiile de acordare a primelor, adaosurilor şi ajutoarelor materiale.

La 01.01.2007, Î.S. „Registru” dispunea de 2647 de state de personal, inclusiv 1368 de funcţionari, 539 de specialişti şi 740 de muncitori, iar la 31.12.2007, respectiv, 2620,5 unităţi, inclusiv 1446 de funcţionari, 543 de specialişti şi 631,5 de muncitori (din care 97 şoferi). În anul 2007, cheltuielile pentru salarizare au constituit 105,6 mil.lei, din care suma de 1,2 mil.lei a fost utilizată din fondul de rezervă şi 6,1 mil.lei – din fondul de stimulare. Salariul mediu lunar pe întreprindere în anul 2007 a constituit 3008 lei.

Verificarea corectitudinii calculării salariului conducătorului n-a fost posibilă, deoarece prescripţiile pct.5 din Hotărîrea Guvernului nr.743 din 11.06.2002 „Cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară”¹³ (cu modificările şi completările ulterioare) stabilesc că cuantumul lunar total al salariului conducătorului nu poate depăşi mărimea încincită a salariului mediu lunar pe întreprindere pe anul de gestiune. Totodată, conform prevederilor pct.4 din Regulamentul „Cu privire la salarizarea conducătorilor întreprinderilor de stat, întreprinderilor cu capital majoritar de stat şi ai celor monopoliste, indicate de Guvern”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.985 din 27.09.2000¹⁴ (cu modificările şi completările ulterioare), a fost stabilit că salariul tarifar nu poate depăşi mărimea încincită a salariului mediu lunar pe întreprindere pe anul de gestiune. Astfel, există două definiţii contradictorii asupra uneia şi aceleiaşi noţiuni.

___________________

¹³ M.O., 2002, nr.79-81, art.841.

¹⁴ M.O., 2000, nr.124-126, art.1089.

Achiziţiile de mărfuri, lucrări şi servicii

Pentru achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii Î.S. „Registru” n-a elaborat şi n-a aprobat unele prevederi regulamentare, ceea ce determină riscul suportării de cheltuieli la preţuri majorate. Totodată, de la 27 octombrie 2007, data intrării în vigoare a Legii privind achiziţiile publice nr.96-XVI din 13.04.2007¹⁵, Î.S. „Registru” nu a efectuat achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii, conform prevederilor acesteia, deşi conform art.12 intră sub incidenţa acestei legi. Astfel, în perioada auditată, încheierea contractelor de achiziţie a mărfurilor, lucrărilor şi serviciilor s-a efectuat netransparent, în lipsa unor criterii prestabilite de alegere a ofertelor şi partenerilor comerciali, fără a organiza proceduri de achiziţie.

___________________

¹⁵ M.O., 2007, nr.107-111, art.470.

Procurarea mărfurilor şi serviciilor în sume semnificative, necesare activităţii de bază a întreprinderii, contractate de la un nerezident al republicii (96,5 mil.lei) şi un agent economic din republică (3,0 mil.lei), s-a efectuat în lipsa unei proceduri de achiziţie.

De menţionat că Î.S. „Registru” a fost creată pentru a satisface în exclusivitate necesităţile de interes public şi n-a avut scop lucrativ (industrial sau comercial), acesteia fiindu-i acordat dreptul exclusiv de elaborare, producere a documentelor de identitate şi înregistrare, precum şi de efectuare a comenzilor directe de perfectare a bucletelor şi blanchetelor de strictă evidenţă pentru toată populaţia republicii şi solicitanţii din diverse domenii. Astfel, întreprinderea n-a desfăşurat activităţi în mod independent, din proprie iniţiativă, în numele ei, pe riscul propriu şi sub răspunderea ei patrimonială, cu scopul de a-şi asigura o sursă permanentă de venituri – principii generale ale antreprenoriatului. De asemenea, Hotărîrea Guvernului nr.685 a stabilit că prestarea acestor servicii trebuie să asigure autofinanţarea lor.

Cheltuieli neproductive

În anul 2007, Î.S. „Registru” a suportat cheltuieli neproductive în sumă de 21,7 mil.lei, efectuate în lipsa unei argumentări privind necesitatea şi efectele acestora, fără permisiunea Consiliului de administraţie, în lipsa limitei anuale şi a unui control asupra utilizării la destinaţie a acestora.

Î.S. „Registru” nu a ţinut cont de prevederile Regulamentului „Cu privire la limitarea cheltuielilor de reprezentanţă permise spre deducere din venitul brut”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.130 din 06.02.1998¹⁶, care stabilesc că documentele confirmative la primirea delegaţiilor sînt ordinul conducătorului, informaţia privind rezultatele vizitei şi darea de seamă asupra cheltuielilor efectuate. Cheltuielile de reprezentare au fost suportate fără un scop bine determinat. Ca rezultat, contabilitatea, la întocmirea declaraţiei pe venit pe anul 2007, a micşorat valoarea cheltuielilor recunoscute în scopuri fiscale cu 1,3 mil.lei.

___________________

¹⁶ M.O., 1998, nr.26-27, art.191.

În aceeaşi perioadă, Î.S. „Registru” a transmis cu titlu gratuit mijloace fixe, materiale, obiecte de scurtă durată şi mijloace băneşti în sumă de 8,2 mil.lei.

Î.S. „Registru” n-a reglementat efectuarea cheltuielilor pentru utilizarea telefoanelor mobile de serviciu, cu indicarea unităţilor de personal care beneficiază de aceste servicii.

În anul 2007, Î.S. „Registru” s-a aflat în litigiu cu doi agenţi economici nerezidenţi, pentru obligaţiile apărute în anii precedenţi (1996), care poate determina riscul înfluenţei semnificative asupra situaţiilor financiare. La momentul efectuării auditului (februarie-aprilie 2008), acest litigiu se examina la Curtea de Arbitraj Internaţional de pe lîngă Camera Internaţională de Comerţ. În baza solicitării Ministerului Dezvoltării Informaţionale, Î.S. „Registru”, în anul 2007, a suportat cheltuieli pentru achitarea taxei de arbitraj în sumă de 285,0 mii dolari SUA (3,4 mil.lei) şi pentru serviciile de reprezentare în judecată în sumă de 893,3 mii dolari SUA (10,9 mil.lei). Întreprinderea a acceptat aceste cheltuieli, fără a efectua o analiză a eficienţei serviciilor prestate de către firma de avocaţi.

Î.S. „Registru” a suportat cheltuieli de arendă a încăperilor şi a platformelor informaţionale, fără studii de fezabilitate. Pe parcursul anului 2007, s-au înregistrat cheltuieli de arendă în sumă de 3,6 mil.lei, cele mai mari fiind pentru arendarea: garajelor cu suprafaţa de 745 m² (cu teren aferent de 1650 m², amplasat pe str.Prunului 22), în sumă de 1,0 mil.lei şi cu suprafaţa de 283 m² (cu teren aferent de 360 m² din str.Uzinelor 96/3), în sumă de 0,4 mil.lei; încăperilor din hotelul „Jolly Alon” cu suprafaţă de 372 m², în sumă de 0,7 mil.lei; clădirii din str.A.Doga 30/1 cu suprafaţa de 259,4 m², în sumă de 0,2 mil.lei; platformelor informaţionale în sumă de 0,4 mil.lei. În acelaşi timp, întreprinderea dispune de încăperi cu suprafaţa de 896,6 m² , care nu sînt folosite (bd.Ştefan cel Mare nr.134).

Relaţiile cu Ministerul Dezvoltării Informaţionale

Relaţiile Î.S. „Registru” cu Ministerul Dezvoltării Informaţionale s-au caracterizat prin existenţa unor finanţări însemnate şi cheltuieli nerecuperate, ceea ce a dus la dezafectarea mijloacelor circulante ale întreprinderii.

Conform datelor evidenţei contabile a Î.S. „Registru”, la 01.01.2007, datoria MDI a constituit 3,9 mil.lei, sau cu 0,5 mil.lei mai puţin faţă de datele înregistrate la MDI, corectările fiind reflectate în evidenţa contabilă în anul 2007. La 31.12.2007, datoria MDI a constituit 15,8 mil.lei, sau cu 7,9 mil.lei mai mult faţă de datele acestuia.

Potrivit pct.2.1.9 din Normele metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public naţional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanţelor, aprobate prin Ordinul nr.98 din 28.11.2005¹⁷, veniturile instituţiilor publice obţinute din prestarea serviciilor (mijloace speciale) se încasează pe conturi trezoreriale. Cu toate acestea, pe parcursul anului 2007, Î.S. „Registru” a continuat încasarea pe conturile sale bancare a acestor mijloace ale DGSC şi ale oficiilor stare civilă (în continuare – OSC) ale Ministerului Dezvoltării Informaţionale, rulajul cărora în perioada respectivă a constituit 9,8 mil.lei şi, corespunzător, 22,3 mil.lei. Din contul acestora, Î.S. „Registru” a transferat pe conturile MDI mijloace financiare în sumă de 23,3 mil.lei, a eliberat din casă 0,03 mil.lei, a efectuat achitări reciproce cu S.A. „Arhitecon” de 17,1 mil.lei, a realizat mijloace fixe în sumă de 0,6 mil.lei, produse soft – de 0,6 mil.lei, combustibil – de 0,4 mil.lei, blanchete – de 1,1 mil.lei, alte materiale – de 0,6 mil.lei etc.

___________________

¹⁷ M.O., 2006, nr.13-15, art.39.

De asemenea, Î.S. „Registru” a suportat cheltuieli pentru întreţinerea MDI şi DGSC, care nu au fost recuperate, de circa 1,3 mil.lei: valoarea bunurilor materiale transmise cu titlu gratuit (20,0 mii lei); cheltuieli de protocol (40,0 mii lei); de deservire a 16 automobile ce aparţin MDI (salarizarea şoferilor); pentru întreţinerea a 12 automobile proprii ce deservesc persoanele din conducerea MDI şi DGSC; servicii de telefonie mobilă pentru 11 numere de telefon aflate în folosinţa angajaţilor MDI etc.

La 03.04.2007, între MDI şi Î.S. „Registru” a fost semnat acordul cu privire la preluarea datoriei MDI faţă de antreprenorul S.A. „Arhitecon” pentru executarea lucrărilor de reconstrucţie a clădirii OSC Chişinău (str.A.Mateevici 74). În baza acestui contract şi solicitărilor MDI, pe parcursul anului 2007, Î.S. „Registru” a transferat antreprenorului mijloace băneşti în mărime de 17,1 mil.lei, reflectînd această sumă ca datorie a MDI. Transferul acestor mijloace s-a efectuat în timp ce Î.S. „Registru” a contractat credite în sumă de 13,7 mil.lei.

Pentru efectuarea lucrărilor de reparaţie a clădirii OSC Chişinău (str.M.Cebotari), la 10.07.2007 între Î.S. „Registru” şi un antreprenor a fost încheiat contractul în sumă de 0,3 mil.lei, lucrările fiind recepţionate la 29.12.2007 şi realizate MDI. Auditul n-a putut determina corespunderea preţurilor utilizate la materiale cu cele existente pe piaţă din motiv că n-au fost prezentate costurile resurselor folosite.

Cheltuielile privind întreţinerea unor subdiviziuni ale Î.S. „Registru”

În cadrul Î.S. „Registru”, al Ministerului Dezvoltării Informaţionale, precum şi al Direcţiei generale stare civilă activează subdiviziuni cu aceleaşi funcţii şi atribuţii, ceea ce determină dublarea activităţii acestora şi utilizarea resurselor financiare ale Î.S. „Registru” în scopul altor instituţii. Astfel, conform Regulamentului Direcţiei dezvoltare a societăţii informaţionale a Î.S. „Registru” şi Regulamentului Ministerului Dezvoltării Informaţionale, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.30 din 10.01.2006¹⁸, au fost constituite subdiviziuni cu aceleaşi funcţii şi sarcini privind promovarea politicii şi strategiei de edificare a societăţii informaţionale, monitorizarea dezvoltării societăţii informaţionale în Republica Moldova, elaborarea propunerilor şi proiectelor documentelor referitor la colaborarea internaţională în domeniul informatizării etc., suportîndu-se cheltuieli pentru întreţinerea acesteia în sumă de 0,6 mil.lei. Activităţile prestate de către secţia actualizarea registrelor electronice stare civilă a întreprinderii, pentru care s-au suportat cheltuieli de întreţinere în sumă de 4,1 mil.lei, sînt necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor funcţionale ale Serviciului Stare Civilă.

___________________

¹⁸ M.O., 2006, nr.13-15, art.85.

De către Centrul de elaborare şi implementare a sistemelor informaţionale şi Centrul cercetări aplicative de sistem ale dezvoltării societăţii informaţionale ale Î.S. „Registru” se prestează servicii pentru care nu sînt stabilite sursele de finanţare, acestea fiind suportate din contul profitului obţinut de la serviciile de documentare. În anul 2007, cheltuielile Î.S. „Registru”, pentru salarizarea personalului acestor subdiviziuni, au constituit 8,7 mil.lei şi, respectiv, 2,7 mil.lei.

La 01.01.2007 şi 31.12.2007, în evidenţa contabilă a Î.S. „Registru” se înregistra datoria unei persoane fizice (formată în anul 2004 în rezultatul realizării unui apartament unui fost colaborator al MDI) în sumă de 22,0 mii lei, şi respectiv, de 19,0 mii lei, care n-a fost achitată pînă la definitivarea auditului (aprilie 2008), termenul de prescripţie al căreia a expirat la 29.12.2007.

Crearea sistemelor informaţionale automatizate

Participarea Î.S. „Registru”, în calitate de antreprenor general, la elaborarea şi implementarea sistemelor informaţionale nu a fost justificată din punct de vedere economic, întreprinderea fiind un intermediar. Î.S. „Registru” nu a efectuat proceduri de achiziţii, ceea ce duce la apariţia riscului de majorare a preţurilor la utilaj şi la produsele soft livrate. Supravegherea îndeplinirii programelor în cauză s-a efectuat de către Direcţia generală politici tehnice şi tehnologice a MDI. În lipsa prevederilor privind responsabilitatea părţilor, livrarea sistemelor informaţionale şi echipamentului „cu titlu gratuit” poate condiţiona apariţia unor erori şi fraude la beneficiari. Î.S. „Registru” achită dublu TVA la livrarea sistemelor informaţionale şi utilajului. Prin livrarea acestora, precum şi a blanchetelor şi timbrelor, numai în anul 2007 aceste cheltuieli au constituit 1,9 mil.lei. Pe lîngă cheltuielile legate de contractarea creditului (13,7 mil.lei), Î.S. „Registru” suportă cheltuieli suplimentare privind: transportarea, primirea şi depozitarea blanchetelor şi timbrelor; salarizarea şi întreţinerea personalului administrativ inclus în activitatea de perfectare a documentelor ce ţin de aceste proiecte. Î.S. „Registru” nu a estimat valoarea cheltuielilor ce trebuie suportate şi nu a determinat perioada de recuperare a acestora.

MDI şi structurile subordonate au fost numite, în calitate de antreprenor general, să elaboreze şi să implementeze proiectele privind crearea sistemelor informaţionale automatizate „Evidenţa şi controlul medicamentelor autorizate”, „Registrul de stat al mărcilor de acciz”, „Evidenţa blanchetelor facturilor fiscale”, „Registrul de stat al apelor minerale naturale, potabile şi băuturilor nealcoolice îmbuteliate”, conform Hotărîrii Guvernului nr.549 din 07.06.2005 „Cu privire la crearea sistemului informaţional automatizat „Nomenclatorul de stat al medicamentelor””¹⁹ (cu completările ulterioare); Hotărîrii Guvernului nr.85 din 25.01.2006 „Cu privire la implementarea Sistemului informaţional automatizat „Nomenclatorul de stat al medicamentelor””²⁰ (cu modificările ulterioare); Hotărîrii Guvernului nr.1392 din 16.12.2004 „Cu privire la crearea sistemului informaţional automatizat „Registrul de stat al documentelor, mărcilor de acciz şi blanchetelor de strictă evidenţă””²¹ (cu modificările ulterioare); Hotărîrii Guvernului nr.371 din 12.04.2006 „Cu privire la crearea sistemului informaţional automatizat „Evidenţa blanchetelor facturilor fiscale””²²; Hotărîrii Guvernului nr.934 din 15.08.2007 „Cu privire la crearea sistemului informaţional automatizat „Registrul de stat al apelor minerale naturale, potabile şi băuturilor nealcoolice îmbuteliate””²³ (cu modificările ulterioare).

___________________

¹⁹ M.O., 2005, nr.83-85, art. 605.

²⁰ M.O., 2006, nr.20, art.111.

²¹ M.O., 2005, nr.5-12, art. 36.

²² M.O., 2006, nr.59-62, art.410.

²³ M.O., 2007, nr.131-135, art.970.

În baza acestor hotărîri, Agenţia Medicamentului, Inspectoratul Fiscal Principal de Stat şi Centrul Naţional Ştiinţifico-Practic de Medicină Preventivă au încheiat cu Î.S. „Registru” contracte pentru elaborarea şi implementarea sistemelor informaţionale indicate mai sus, prin procedura de achiziţie dintr-o singură sursă. Aceste contracte prevedeau elaborarea şi implementarea produselor soft şi livrarea utilajului în contul majorării preţului de livrare a etichetelor cu fîşie latentă, mărcilor de acciz, facturilor fiscale şi mărcii comerciale de stat (pentru apă). La rîndul său, Î.S. „Registru”, în lipsa unei proceduri de achiziţie, a încheiat contracte cu diferiţi agenţi economici pentru implementarea sistemelor informaţionale. Astfel, cu S.R.L. „Metrompaş” au fost încheiate contracte de tipărire a etichetelor cu fîşie latentă, mărcilor de acciz, facturilor fiscale şi mărcii comerciale de stat. De menţionat că ulterior au fost revăzute preţurile pentru tipărirea mărcilor de acciz şi facturilor fiscale, acestea fiind majorate cu circa 30%, deşi cursul euro, care a servit drept temei la calcularea preţului contractual, a scăzut faţă de cursul existent la momentul semnării contractelor de bază. Pentru implementarea acestor sisteme informaţionale, în anul 2007, de la S.R.L. „Metrompaş” au fost procurate mărfuri, produse program, utilaje şi servicii în sumă totală de 57,0 mil.lei. Pentru elaborarea şi implementarea produselor soft şi procurarea echipamentului tehnic, Î.S. „Registru” a încheiat contracte cu S.R.L. „Meşter” (c/f 1003600054375), S.R.L. „Onix-JCV” (c/f 1003600036805), S.R.L. „BCS-Soft” (c/f 1004600039087), S.R.L. „Master Systems” (c/f 1003600106160), S.R.L. „DAAC System Integrator” (c/f 1006600054871), care au fost livrate Î.S. „Registru” în anul 2007 în sumă de 11,5 mil.lei. Valoarea produselor soft elaborate de Î.S. „Registru” a constituit doar 0,2 mil.lei. Pînă la 31.12.2007 nu a fost expediat Agenţiei Medicamentului softul în sumă de 1,2 mil.lei, setul produse program „monitorizarea realizării medicamentelor” (în continuare – SPP „MRM”), primit de la S.R.L. „Onix-JVC” în iulie 2007. La 31.12.2007, cheltuielile neacoperite ale Î.S. „Registru” pentru implementarea acestor sisteme informaţionale au constituit 5,9 mil.lei.

Pentru instalarea SPP „MRM” la agenţii economici, Î.S. „Registru” şi Agenţia Medicamentului au semnat contracte cu S.R.L. „BCS-Soft” şi S.R.L. „I.C.I. Resurse” (c/f 1006600027444), la care costurile au deviat, stabilindu-se preţul minim pentru instalarea unui complet de 4,7 mii lei şi, respectiv, de 505 dolari SUA.

Pentru finanţarea proiectelor sus-numite, Î.S. „Registru” a contractat, în perioada 13.09.2007-14.12.2007, credite bancare în sumă de 13,7 mil.lei, care ulterior au fost transferate S.R.L. „Metrompaş”. Astfel, în anul 2007, întreprinderea a suportat cheltuieli pentru deservirea creditului în sumă de 0,46 mil.lei, inclusiv pentru comision – 0,14 mil.lei şi dobînda – 0,32 mil.lei.

SITUAŢIA PATRIMONIALĂ

Activele totale ale Î.S. „Registru”, la 31.12.2007, au constituit 296,5 mil.lei, majorîndu-se cu 48,7 mil.lei faţă de 01.01.2007, iar capitalul propriu (activele nete) – 181,7 mil.lei, majorîndu-se cu 18,9 mil.lei.

Investiţiile financiare pe termen lung

 Î.S. „Registru” în anul 2007 n-a urmărit eficienţa folosirii patrimoniului propriu inclus în capitalul social al altor întreprinderi. Totodată, a subvenţionat activitatea acestor întreprinderi prin: împrumuturi fără dobîndă, acordarea fără plată a încăperilor pentru desfăşurarea activităţii, transmiterea mijloacelor fixe şi materialelor cu titlu gratuit. Lipsa unui control direct asupra patrimoniului „societăţilor cu răspundere limitată” determină riscul pierderii patrimoniului întreprinderii.

La 31.12.2007, Î.S. „Registru” avea înregistrate cote de participare în 7 unităţi economice în sumă totală de 54,0 mil.lei, dintre care în 3 unităţi economice „societăţi cu răspundere limitată” deţine 100% din capitalul statutar (53,6 mil.lei), iar în alte 4 unităţi economice cote de participare în capitalul social (0,4 mil.lei). În anul 2007, întreprinderea a acordat împrumuturi pe termen lung pentru două „societăţi cu răspundere limitată” (S.R.L. „IT-Relax” (c/f 1007600039402) şi S.R.L. „IT-Cafe” (c/f 1006600009929)), în sumă de 1,3 mil.lei şi, respectiv, 0,2 mil.lei.

Conform prevederilor art.1 alin.(6) din Legea nr.146-XIII, întreprinderea de stat este în drept să deschidă filiale şi reprezentanţe. Cu toate acestea, conform deciziei nr.3 din 27.12.2007 a Consiliului de administraţie al întreprinderii, s-au transmis în capitalul social al S.R.L. „IT-Relax” de la balanţa Î.S. „Registru” mijloace fixe în valoare totală de 50,2 mil.lei, suplimentar transmiţîndu-i, cu titlu gratuit, bunuri materiale în sumă de 4,7 mil.lei (inclusiv TVA). De menţionat că Î.S. „Registru” a suportat cheltuieli pentru întreţinerea acesteia în sumă de 0,7 mil.lei (inclusiv TVA).

Î.S. „Registru” a acordat în folosinţă gratuită S.R.L. „IT-Cafe” încăperi pentru desfăşurarea activităţii, precum şi mijloace fixe cu titlu gratuit în sumă de 0,08 mil.lei.

Unei întreprinderi în care Î.S. „Registru” deţine 49% din capitalul social (2,6 mii lei, care n-a fost înregistrat în evidenţa contabilă) în anii precedenţi i-au fost acordate două împrumuturi fără dobîndă în sumă de 0,5 mil.lei (42,0 mii dolari SUA), după acordarea cărora Î.S. „Registru” n-a posedat informaţii despre activitatea acesteia. De asemenea, Î.S. „Registru” nu dispune nici de informaţii despre activitatea economico-financiară a două întreprinderi, în care deţine cota de participare, iar alta a fost lichidată la 22.12.2005, în contabilitate nefiind efectuate înregistrările corespunzătoare.

Înregistrarea patrimoniului

La Î.S. „Registru” lipseşte informaţia completă şi actualizată privind suprafaţa totală a încăperilor aflate în folosinţă (în proprietate, arendă şi comodat). Astfel, datele despre suprafaţa clădirilor şi încăperilor indicate în cărţile tehnice nu întotdeauna coincid cu datele din registrul bunurilor imobiliare. În majoritatea cazurilor, la Î.S. „Registru” lipsesc informaţii privind suprafaţa terenurilor aferente clădirilor, precum şi despre titlurile de autentificare a dreptului deţinătorului de teren, care urmează a fi înregistrate conform prevederilor art.499 din Codul civil, art.4 şi art.5 din Legea cadastrului bunurilor imobiliare nr.1543-XIII din 25.02.98²⁴ (cu modificările şi completările ulterioare). Aceasta determină imposibilitatea delimitării terenurilor proprietate publică a statului de terenurile proprietate publică a unităţilor administrativ-teritoriale, prin ce nu se respectă prevederile art.8 şi art.11 din Legea nr.91-XVI din 05.04.2007 „Privind terenurile proprietate publică şi delimitarea lor”²⁵.

___________________

²⁴ M.O., 1998, nr.44-46, art.318.

²⁵ M.O., 2007, nr.70-73, art.316.

Potrivit informaţiei prezentate, la data finalizării auditului, Î.S. „Registru” avea în proces de perfectare 3 dosare cadastrale asupra clădirilor din mun.Chişinău (str.Puşkin 42 şi str.Alexandru cel Bun 59), or.Călăraşi (str.Ştefan cel Mare 6) şi din or.Anenii Noi (str.Tighina 8). Conform adresării din 12.04.2007, de către Î.S. „Registru” s-a cerut de la deţinătorii de imobile şi de terenuri aferente acestora (Consiliile raionale, primăriile, sectoarele de poliţie) informaţia privind valoarea de bilanţ a clădirilor care se află în folosinţa temporară la Î.S. „Registru” şi mărimea terenului aferent acestor încăperi. Ca rezultat, nu toţi deţinătorii de imobile au prezentat informaţiile solicitate, ceea ce a lipsit întreprinderea de date veridice şi complete necesare activităţii acesteia.

Î.S. „Registru” îşi desfăşoară activitatea în încăperi asupra cărora nu deţine acte care i-ar acorda acest drept. Astfel, auditului nu i-au fost prezentate documente confirmative ce acordă dreptul de utilizare a 3 încăperi amplasate în mun.Chişinău şi a 11 încăperi situate în localităţile republicii. Aceste clădiri (cu excepţia celor amplasate în mun.Chişinău) se află la balanţa organelor teritoriale ale afacerilor interne sau sînt primite în comodat de către acestea de la autorităţile administraţiei publice locale. MDI a trimis în anii precedenţi solicitări către comisariatele de poliţie privind transmiterea acestor imobile la balanţa MDI, conform prescripţiilor pct.3 din Hotărîrea Guvernului nr.398 din 06.06.2001 „Cu privire la Departamentul Tehnologii Informaţionale”²⁶, care a stabilit că încăperile ocupate de către Departamentul evidenţă şi documentare a populaţiei se transmit la balanţa MDI. De asemenea, în cadrul auditului n-au fost prezentate documente confirmative, în baza cărora a fost acordat dreptul de folosire a încăperilor ce se află la balanţa Î.S. „Registru” oficiilor stare civilă, situate în 4 localităţi (or.Şoldăneşti, or.Anenii Noi, or.Cantemir, or.Rezina).

___________________

²⁶ M.O., 2001, nr.59-61, art.424. Abrogată prin Hotărîrea Guvernului nr.30 din 10.01.2006.

Conform deciziilor definitive ale instanţelor judecătoreşti, Î.S. „Registru” a pierdut dreptul de proprietate asupra încăperilor cu suprafaţa de 118,4 m² din or.Hînceşti (str.Chişinău 21, cu valoarea iniţială de 29,0 mii lei şi valoarea de bilanţ de 19,0 mii lei), fiind efectuate înregistrările de rigoare în registrul bunurilor imobiliare. Î.S. „Registru”, pînă la finalizarea auditului, n-a efectuat înregistrările corespunzătoare în evidenţa contabilă.

Î.S. „Registru” n-a ajustat valoarea de bilanţ a bunurilor imobiliare la valoarea lor de piaţă, conform prevederilor pct.33 din Standardul Naţional de Contabilitate nr.16 „Contabilitatea activelor materiale pe termen lung”, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.174 din 25.12.1997²⁷ (în continuare – SNC nr.16).

___________________

²⁷ M.O., 1997, nr.88-89, art.182.

Ieşirea mijloacelor fixe

Ieşirea mijloacelor fixe s-a efectuat cu nerespectarea prevederilor pct.9 şi pct.10 din Regulamentul „Cu privire la modul de comercializare a activelor neutilizate în procesul tehnologic al întreprinderilor”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.665 din 29.11.1996²⁸ (cu modificările şi completările ulterioare), în lipsa autorizaţiei autorităţii centrale de specialitate – MDI.

___________________

²⁸ M.O., 1997, nr.3, art.9. Abrogat prin Hotărîrea Guvernului nr.480 din 28.03.2008.

Pe parcursul anului 2007, Î.S. „Registru” a realizat sau a decontat mijloace fixe cu valoarea de bilanţ de 55,2 mil.lei (valoarea iniţială – de 57,2 mil.lei şi uzura acumulată – de 2,0 mil.lei). Cu nerespectarea prevederilor SNC nr.16, Î.S. „Registru” a înregistrat la contul „Mijloace fixe” bunuri destinate vînzării şi care nu sînt utilizate în activitatea întreprinderii, care urmau a fi reflectate la contul „Mărfuri”.

Casarea mijloacelor fixe a fost efectuată conform ordinelor directorului general al Î.S. „Registru”, în baza Registrului actelor mijloacelor fixe casate şi scoase de la balanţă, aprobate de către MDI. În majoritatea cazurilor a fost decontat echipament tehnic (calculatoare şi altă tehnică de calcul şi de uz casnic). Permisiunea pentru casarea mijloacelor fixe a fost solicitată de către Î.S. „Registru” oficial, la 20.03.2008, acordul fiind obţinut la 24.03.2008.

Lucrări de construcţie şi reparaţie a încăperilor

În procesul de efectuare a lucrărilor de construcţie şi reconstrucţie a clădirilor, de către Î.S. „Registru” au fost admise lacune în controlul intern, ceea ce a determinat riscul majorării valorii lucrărilor executate de către antreprenor. De asemenea, la întreprindere lipsesc documentele primare ale antreprenorului, care ar justifica includerea în actele de executare a lucrărilor a cheltuielilor de depozitare a materialelor şi a cheltuielilor limitate.

Pe parcursul anului 2007, Î.S. „Registru” a efectuat reparaţii capitale şi curente ale clădirilor şi încăperilor în sumă de 20,4 mil.lei, contractarea cărora s-a efectuat în lipsa unei proceduri de achiziţie. Unii antreprenori, la momentul contractării lor, nu aveau capacitate de a executa lucrările – S.R.L. „Costeco” (c/f 1003600062420) şi experienţă în domeniu – S.R.L. „Ozun-Cons” (c/f 1004600045275); S.R.L. „Acorcons” (c/f 1006600051984). Reparaţia încăperilor s-a efectuat în lipsa studiilor de fezabilitate pentru fiecare obiect în parte, care ar fi reflectat eficienţa acestor investiţii şi perioada de recuperare. Nu există argumentare privind utilizarea materialelor reieşind din raportul cost/calitate (reparaţia clădirii din mun.Chişinău, str.Alexandru cel Bun 56; or.Anenii Noi, str.Tighina 8). Lucrările s-au executat şi fără un plan definitivat, ceea ce a dus la demontarea unora şi refacerea altora. Reparaţia încăperilor arendate s-a efectuat în lipsa acordului proprietarului privind executarea reparaţiilor şi construcţiilor şi determinarea acestor îmbunătăţiri în cazul rezilierii sau expirării contractului de arendă (str.Uzinelor 96/3, str.Prunului 22).

Examinînd actele de executare a lucrărilor îndeplinite de către 4 antreprenori în sumă totală de 15,9 mil.lei, s-a constatat că Î.S. „Registru” a acceptat includerea în valoarea acestora a cheltuielilor de depozitare a materialelor în mărime de 2% şi a cheltuielilor limitate în mărime de 2,17%, fără a justifica necesitatea şi existenţa acestor cheltuieli la fiecare obiectiv în parte, ceea ce a dus la majorarea cheltuielilor la executarea lucrărilor cu circa 4-5%. De asemenea, Î.S. „Registru” a acceptat includerea în actele de îndeplinire a lucrărilor a materialelor, fără a verifica corespunderea lor cu cele existente pe piaţă.

Conform contractelor încheiate între Î.S. „Registru” şi S.R.L. „Acorcons” privind reparaţia garajelor amplasate pe str.Uzinelor 96/3 şi construcţia reţelelor inginereşti la clădirea din str.Alexandru cel Bun 56, cu termen de finalizare a lucrărilor pînă la sfîrşitul anului 2007, în lunile iulie-decembrie au fost transferate mijloace băneşti în sumă de 1,2 mil.lei, deşi acte de îndeplinire a lucrărilor şi facturi fiscale n-au fost prezentate, ceea ce a dus la formarea datoriei faţă de întreprindere în aceeaşi sumă.

Actele de îndeplinire a lucrărilor de construcţie a apeductului şi canalizării din str.Alexandru cel Bun 56 şi reparaţiei încăperilor din str.Prunului 22, în sumă de 0,4 mil.lei şi, respectiv,1,4 mil.lei, prezentate de către S.R.L. „Jachin Grup”, conţin preţuri majorate la materiale (inele de beton, capace şi funduri de beton, guri de fontă, vane, ţevi de polietilenă pentru apă şi canalizare, nisip, membrane bituminoase, vopsele şi ventile d15, geamuri) în comparaţie cu preţurile de realizare a acestor materiale de către producător – S.A. „FEC” (c/f 1003600005469), importator – S.R.L. „Elpo” (c/f 1004600009903), ceea ce a condiţionat majorarea valorii lucrărilor executate la aceste obiecte de circa 2 ori.

IV. SISTEMUL DE CONTROL INTERN ŞI AUDIT INTERN

Î.S. „Registru” nu beneficiază de un sistem informaţional adecvat, care ar cuprinde în totalitate segmentele de activitate economico-financiară, ar oferi o bază pentru luarea deciziilor de management financiar şi ar optimiza sistemul de control intern în acest domeniu. Astfel, programul informaţional al evidenţei contabile este învechit din punct de vedere moral şi nu permite o evidenţă analitică detaliată a patrimoniului, tranzacţiilor, veniturilor şi cheltuielilor, precum şi prezentarea informaţiilor contabile în forme simple şi accesibile. Lipsa unei evidenţe analitice a veniturilor determină posibilitatea existenţei unor fraude, fapt constatat şi de către Direcţia cenzori a întreprinderii. Totodată, lipsa unei evidenţe analitice adecvate a cheltuielilor (pe fiecare tip de serviciu prestat), nu dă posibilitate de a stabili sectoarele profitabile şi cele cu pierdere. De asemenea, evidenţa contabilă nu „constată” valoarea activelor nemateriale produse de Î.S. „Registru” (cercetări, studii, concepţii, produse soft etc.), ceea ce determină imposibilitatea stabilirii costului activelor nemateriale şi, respectiv, a valorii „producţiei” fabricate de către Î.S. „Registru” şi livrate diferiţilor beneficiari.

Evaluarea sistemului de control intern la întreprindere a fost efectuată prin estimarea componentelor stabilite în Cadrul integrat COSO pentru controalele interne.

Sistemul de control şi audit intern la întreprindere funcţionează, totodată există componente ce urmează a fi revizuite, cu elaborarea unor măsuri de îmbunătăţire, cum ar fi:

- evaluarea activităţii angajaţilor, stabilirea procedurilor de raportare privind starea controlului intern şi periodicitatea revizuirii acestuia; întocmirea unor rapoarte scrise despre activităţile de monitorizare a controlului intern, cu stabilirea procedurii de raportare către conducere a deficienţelor controlului intern;

- reglementarea raportării la evaluarea riscurilor, cu întocmirea chestionarelor şi listelor de verificare standardizate de evaluare prin testare, care ar identifica riscurile, a indicatorilor riscurilor, acţiunilor şi termenelor de combatere a riscurilor, cu numirea angajaţilor responsabili etc.;

- elaborarea unui regulament care ar stabili elementele controlului intern, iniţierea personalului de a percepe locul şi atribuţiile fiecăruia în sistemul de control intern, administrarea riscurilor şi identificarea măsurilor de îmbunătăţire a domeniilor respective;

- elaborarea şi implementarea unui procedeu (scris) de evaluare a controlului intern şi definitivarea elementelor controlului intern la întreprindere; organizarea revizuirii eficacităţii controlului intern.

În cadrul Î.S. „Registru” unele funcţii ale auditului intern le îndeplineşte Direcţia cenzori, care efectuează destul de eficient controale ale activităţii economice şi de gospodărie a subdiviziunilor întreprinderii, iar conform Ordinului directorului general al Departamentului Tehnologii Informaţionale din 20.02.2003 verifică şi activităţile Camerei înregistrării de Stat şi Direcţiei generale stare civilă a MDI. Totodată, sarcinile acesteia se recomandă a fi actualizate în conformitate cu cerinţele regulamentare.

Anexa nr.3

aprobată prin Hotărîrea

Curţii de Conturi

nr.24 din 22 mai 2008

RAPORT

asupra auditului regularităţii efectuat la Î.S. „Radiocomunicaţii” pe perioada anului 2007

1. INTRODUCERE

Întreprinderea de stat „Radiocomunicaţii” (în continuare – Î.S. „Radiocomunicaţii”; IDNO 1002600049442) îşi desfăşoară activitatea de întreprinzător pe baza proprietăţii de stat care i-a fost transmisă în gestiune, fiind principalul furnizor de servicii la nivel naţional în domeniul radiocomunicaţiilor şi are în structura sa 9 subdiviziuni teritoriale – în localităţile Edineţ, Mîndreştii Noi (Bălţi), Ungheni, Străşeni, Cimişlia, Cahul, Căuşeni, Trifeşti (Rezina) şi staţia RD Codru (Chişinău). Conform Hotărîrii Guvernului nr.606 din 24.06.2005 „Cu privire la aprobarea structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al Ministerului Dezvoltării Informaţionale”¹ (cu modificările şi completările ulterioare), Î.S. „Radiocomunicaţii” este subordonată Ministerului Dezvoltării Informaţionale al Republicii Moldova (în continuare - MDI). Capitalul statutar, potrivit rapoartelor financiare, la 31.12. 2007, a constituit 100,4 mil.lei.

___________________

¹ M.O., 2005, nr.89-91, art.668.

Activitatea Î.S. „Radiocomunicaţii” este reglementată prin Legea nr.146-XIII din 16.06.1994 „Cu privire la întreprinderea de stat”² (cu modificările şi completările ulterioare); Legea nr.845-XII din 03.01.1992 „Cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi”³ (cu modificările şi completările ulterioare); Legea telecomunicaţiilor nr.520-XIII din 07.07.1995⁴ (cu modificările şi completările ulterioare); Codul audiovizualului al Republicii Moldova, adoptat prin Legea nr.260-XVI din 27.07.2006⁵; Hotărîrea Guvernului nr.707 din 14.07.2000 „Cu privire la aprobarea Metodologiei de calcul al costurilor şi tarifelor la serviciile prestate de Î.S. „Radiocomunicaţii”⁶ (cu modificările ulterioare), de statutul propriu, aprobat de Ministerul Dezvoltării Informaţionale al Republicii Moldova la 23.08.2005 (în redacţie nouă din 03.07.2007), de alte legi şi acte normative.

___________________

² M.O., 1994, nr.2, art.9.

³ M.O., 1994, nr.2, art.33.

⁴ Republicată în M.O., 2002, nr.56, art.393. Abrogată prin Legea nr.241-XVI din 15.11.2007.

⁵ M.O., 2006, nr.131-133, art.679.

⁶ M.O., 2000, nr.88-90, art.800.

Totodată, în perioada auditată, Î.S. „Radiocomunicaţii” n-a realizat următoarele genuri de activitate, prevăzute în statutul întreprinderii, ca:

- asigurarea difuzării programelor de televiziune şi radio pe teritoriul Republicii Moldova şi peste hotarele ei prin cablu, eter-cablu;

- reclamă la radio şi televiziune;

- asigurarea radiocomunicaţiilor telefonice mobile;

- oferirea serviciilor de radiocomunicaţii, comunicaţii telefonice celulare (rază fixă) şi „Paging” persoanelor juridice şi fizice.

 Î.S. ”Radiocomunicaţii” dispune de licenţă, eliberată pe un termen de 15 ani, pentru desfăşurarea următoarelor genuri de activitate: proiectarea, montarea, instalarea, întreţinerea tehnică, exploatarea reţelelor şi posturilor de televiziune şi radiodifuziune prin eter şi cablu (inclusiv reţelele de radiocomunicaţii) şi prestarea serviciilor prin aceste reţele, iar pe un termen de 5 ani – pentru prestarea serviciilor în domeniul informaticii.

Organele de conducere ale Î.S. ”Radiocomunicaţii” sînt:

- Fondatorul;

- Consiliul de administraţie;

- Administratorul întreprinderii (directorul general) – dl V.Badulescu, care conduce activitatea întreprinderii în baza contractelor încheiate cu Fondatorul la 14.10.2005 şi 02.07.2007.

La etapa de planificare, ca rezultat al studierii şi analizei capitolelor financiare, s-a constatat caracterul semnificativ al operaţiunilor economico-financiare efectuate şi a fost determinat nivelul de materialitate de 956,4 mii lei (2%) - la cheltuieli, 952,9 mii lei (2%) – la venituri şi 6,0 mil.lei (4%) – la patrimoniu, care exprimă nivelul maxim admisibil de eroare şi influenţă semnificativă asupra situaţiilor financiare.

2. ACTIVITATEA ECONOMICO-FINANCIARĂ

Analiza rapoartelor financiare ale Î.S. ”Radiocomunicaţii” din perioada auditată referitor la indicatorii principali de activitate denotă că aceştia au avut o tendinţă negativă în comparaţie cu perioadele precedente.

La 01.01.2007, activele întreprinderii au constituit 154,8 mil.lei, iar la finele anului 2007 valoarea acestora a alcătuit 148,2 mil.lei, înregistrîndu-se o scădere de 6,6 mil.lei, aceasta fiind generată de micşorarea creanţelor privind decontările cu bugetul în sumă de 3,4 mil.lei, precum şi a soldului de mijloace băneşti în valută străină de 4,7 mil.lei. Cota preponderentă în totalul activelor o deţin mijloacele fixe, care în anul 2007, conform rapoartelor financiare, au constituit 229,8 mil.lei, înregistrînd o creştere în comparaţie cu anul 2005 de 12,0 mil.lei şi cu anul 2006 – de 1,4 mil.lei (la 31.12.2005 – 217,8 mil.lei; la 31.12.2006 – 228,4 mil.lei). Totodată, uzura mijloacelor fixe în această perioadă a fost în creştere cu 1,6 şi, respectiv, 1,9 puncte procentuale, în anul 2007 constituind 59,6% (în a.2005 – 58% şi în a.2006 – 57,7%), ceea ce denotă nerenovarea mijloacelor fixe.

De asemenea, şi activele nete ale întreprinderii au înregistrat o scădere de 7,7 mil.lei, care a fost influenţată de transmiterea din gestiune a fondurilor imobiliare neproductive (grădiniţa şi fondul de locuinţe) şi de utilizarea fondului de rezervă al întreprinderii. Cu toate că Î.S. „Radiocomunicaţii”, pe parcursul anului 2007, a activat cu pierderi, Fondatorul (MDI) a intervenit în gestionarea fondului de rezervă al întreprinderii cu propuneri de efectuare a cheltuielilor ce nu ţin de activitatea acesteia în sumă de 1,3 mil.lei. Totodată, întreprinderea n-a stabilit un mecanism de alocare şi urmărire a utilizării acestor mijloace conform destinaţiei şi la atingerea scopurilor stabilite. Intrările activelor materiale în curs de execuţie în anul 2007 au constituit 7,9 mil.lei, fiind cu 4,2 mil.lei mai puţin decît în anul 2006. Utilajul destinat instalării, achiziţionat în anul 2007, a fost în valoare de 6,6 mil.lei, iar în anul 2006 – în sumă de 12,1 mil.lei. În perioada auditată, a scăzut şi profitul net, faţă de anul 2006, cu circa 4,4 mil.lei, întreprinderea activînd cu pierderi în sumă de 228,5 mii lei.

Reieşind din datele tabelului de mai sus, în anul 2007, întreprinderea a înregistrat venituri din vînzări în sumă de 41,4 mil.lei, cu o creştere de 4,8 mil.lei în comparaţie cu anul 2006 (36,7 mil.lei), sau 12,8%. Costul vînzărilor, de asemenea, a înregistrat o creştere de 5,9 mil.lei (41,4 mil.lei – în anul 2007 şi 36,7 mil.lei – în anul 2006), sau 16,8%. Însă ritmul creşterii costului vînzărilor, în perioada anilor 2006-2007, a depăşit ritmul creşterii veniturilor din vînzări cu 4,0 puncte procentuale.

Majorarea valorii vînzărilor nu reprezintă o creştere a volumului de servicii prestate, deoarece reieşind din numărul orelor de difuzare a programelor TV şi RD, capacitatea reţelelor publice a fost utilizată doar la 61% din cea normativă stabilită pe an (norma - 8624 ore/an, real în medie - 5234 ore/an). Totodată, una din reţelele publice staţionează din anul 2003. Asupra majorării valorii vînzărilor a influenţat utilizarea noilor tarife (majorate) ale serviciilor prin reţelele publice cu începere de la 01.07.2006 şi 01.01.2007.

Numărul redus al orelor de difuzare a programelor TV şi RD prin reţelele publice, precum şi creşterea costurilor sînt factorii esenţiali de influenţă negativă asupra rezultatelor activităţii întreprinderii. Neutilizarea acestora la întreaga lor capacitate a generat şi nivelul scăzut al rentabilităţii reţelelor publice, deoarece în ultimii ani a crescut considerabil ponderea consumurilor în cheltuielile totale, precum ar fi: retribuirea muncii (cu 2,3 mil.lei), energia electrică (cu 0,9 mil.lei), uzura mijloacelor fixe (cu 1,1 mil.lei), acestea constituind circa 66% din creşterea totală a cheltuielilor (6,5 mil.lei).

Î.S. ”Radiocomunicaţii”, de asemenea, prestează diferiţilor beneficiari servicii de transportare şi de difuzare a programelor, folosind pentru aceasta echipamentele sale, precum şi ale beneficiarilor, servicii de utilizare a spaţiilor tehnologice (amplasarea echipamentelor care aparţin beneficiarilor pe instalaţiile antene-pilon şi în clădirile tehnice ale întreprinderii).

 Veniturile totale ale întreprinderii de la serviciile prestate în anii 2005, 2006 şi 2007 au înregistrat o creştere de 14,3 mil.lei, majorîndu-se de la 31,3 mil.lei în anul 2005 pînă la 45,6 mil.lei - în anul 2007. Totodată, costurile acestor servicii au crescut cu 11,7 mil.lei (de la 30,4 mil.lei în a.2005 pînă la 42,1 mil.lei - în a.2007). În urma analizei volumului vînzărilor şi a costurilor pe fiecare reţea în parte s-a constatat că în anul 2007 prestarea serviciilor prin trei reţele publice a fost nerentabilă pentru întreprindere, costurile depăşind nivelul vînzărilor, respectiv, cu 6,5%, 10,2%, 22,2%. De la deservirea reţelei II RD, care n-a fost solicitată de beneficiari, întreprinderea a suportat pierderi în mărime de 237,9 mii lei.

Deşi numărul echipamentelor care aparţin beneficiarilor, amplasate pe spaţiile tehnologice ale întreprinderii s-a majorat faţă de perioada precedentă cu 8% (în anul 2006 - 398 de antene, în anul 2007 - 431), volumul încasărilor de la aceste servicii s-a mărit doar cu 1% (cu 47,9 mii lei), pe cînd cheltuielile directe pentru prestarea acestor servicii s-au majorat cu 8% (85,6 mii lei). Rezultatele respective sînt o consecinţă a încheierii contractelor în valută străină – dolari SUA, la cursul de schimb al Băncii Naţionale, care pe parcursul anului 2007 s-a devalorizat considerabil.

Regularitatea tarifelor

Tarifele pentru serviciile de transmisie şi difuzare a programelor TV şi RD prin reţelele publice sînt aprobate de Agenţia Naţională pentru Reglementare în Telecomunicaţii şi Informatică (în continuare - Agenţia). Conform prescripţiilor Hotărîrii Guvernului nr.707 din 14.07.2000, Agenţia aprobă tarifele pentru următoarele servicii prestate de către Î.S. ”Radiocomunicaţii”: emitere programe TV pe reţeaua I TV; emitere programe TV pe reţeaua II TV; emitere programe TV pe reţeaua III TV; emitere programe RD pe reţeaua I RD; emitere programe RD pe reţeaua II RD; transmisie programe TV şi RD (LRR); radiodifuziune prin fir (r/d prin fir). Conform metodologiei aprobate, tarifele la serviciile prestate prin reţelele publice trebuie să aibă un nivel suficient pentru a asigura dezvoltarea reţelelor, să fie rezonabile pentru a asigura accesibilitatea serviciilor. Totodată, aceste tarife pot fi precizate şi modificate o dată pe an, în corespundere cu volumul de emisie planificat, potrivit acordurilor încheiate.

În perioada auditată, tarifele pentru serviciile de comunicaţii prin reţelele publice, folosite de către Î.S. „Radiocomunicaţii”, au fost cele aprobate în anul 2005 (în vigoare de la 01.07.2006 şi 01.01.2007) şi n-au asigurat rentabilitatea utilizării acestora. Înaintarea solicitărilor de către întreprindere privind actualizarea tarifelor, reieşind din majorarea costurilor serviciilor prestate, care au fost condiţionate de majorarea preţului la energia electrică, combustibil, materialele de întreţinere a echipamentelor etc., pînă la definitivarea auditului (mai 2008), n-a fost efectuată.

Tarifele pentru serviciile prestate prin reţeaua publică II TV nu au fost aprobate de către Agenţie. Preţurile la aceste servicii au fost stabilite de comun acord cu beneficiarii. În comparaţie cu anii 2005 şi 2006, cînd serviciile prestate prin această reţea au fost rentabile (27,2% şi 11,0 %), costul acestora în anul 2007 au fost cu 606,4 mii lei mai mare decît veniturile obţinute din vînzări.

3. CONSTATĂRI ŞI CONCLUZII

3.1. Cheltuielile întreprinderii

Investiţii capitale

În anul 2007, la întreprindere s-au efectuat investiţii din sursele proprii în sumă de 13,8 mil.lei, acestea fiind stabilite şi în planul aprobat de către Fondator.

În rezultatul testării a 16 acte de îndeplinire a lucrărilor de reparaţii ale mijloacelor fixe în sumă de 2,9 mil.lei, s-a stabilit că unele lucrări (în valoare de 1,0 mil.lei, fără TVA) au fost reflectate ca cheltuieli de reparaţie curentă, pe cînd urmau a fi înregistrate ca cheltuieli de reparaţie capitală. Totodată, întreprinderea n-a stabilit regulamentar înregistrarea cheltuielilor pentru întreţinerea echipamentelor, acestea fiind considerabile.

Concluzie: La înregistrarea în evidenţa contabilă a investiţiilor capitale nu s-a ţinut cont pe deplin de normele regulamentare, iar potrivit prevederilor Standardului Naţional de Contabilitate nr.16 „Contabilitatea activelor materiale pe termen lung”, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.174 din 25.12.1997⁷ (în continuare – SNC nr.16), cheltuielile respective urmau a fi înregistrate ca lucrări de reparaţie capitală şi, respectiv, capitalizate.

___________________

⁷ M.O., 1997, nr.88-91, art.182.

Investiţii financiare

La situaţia din 01.01.2007, suma investiţiilor financiare constituia 1,3 mil. lei – valoarea a 75,8 mii acţiuni, rezultată din tranzacţiile efectuate în perioada anilor 2005-2006 de către Î.S. ”Radiocomunicaţii” cu acţiunile deţinute în Organizaţia Europeană de Telecomunicaţii prin Satelit „EUTELSAT” (numărul iniţial – 500,0 mii acţiuni). Î.S. ”Radiocomunicaţii” a devenit acţionar al acestei Organizaţii în baza Legii 281-XV din 21.06.2001 „Pentru ratificarea Convenţiei privind crearea Organizaţiei Europene de Telecomunicaţii prin Satelit „EUTELSAT” şi acceptarea amendamentelor la aceasta”⁸, ca rezultat al ratificării Convenţiei privind crearea acestei organizaţiei. În anul 2007, venitul întreprinderii din dividendele pentru acţiunile deţinute în Organizaţia „EUTELSAT” au constituit 735,2 mii lei (44,0 mii euro).

___________________

⁸ M.O., 2001, nr.78-80, art.586.

 Datoriile creditoare faţă de Î.S. „Inspectoratul de Stat al Comunicaţiilor”, la contul „Finanţări cu destinaţii speciale”, la 01.01.2007, au constituit 7,1 mil.lei, iar la 31.12.2007 – 6,4 mil.lei, fiind formate în rezultatul efectuării investiţiilor în anii precedenţi conform Programului de extindere a difuzării programelor Televiziunii Naţionale, Planului de acţiuni pentru implementarea televiziunii digitale în Republica Moldova şi Planului de măsuri pentru construirea noilor reţele RD şi TV, care ulterior au fost realizate ca active neutilizate în procesul tehnologic.

Unele echipamente instalate (emiţătoarele digitale) în valoare de 2,3 mil.lei pînă în prezent se află în proces de testare.

Concluzie: Reieşind din cele menţionate, întreprinderea, în anii precedenţi, a efectuat investiţii, nefiind bazate pe studii fundamentale privind necesităţile dezvoltării întreprinderii, perioada de recuperare, testarea şi funcţionarea acestora.

Creanţe şi datorii

Conform rapoartelor financiare, la 01.01.2007, creanţele pe termen scurt constituiau 18,7 mil.lei, la 31.12.2007 – 17,6 mil.lei, micşorîndu-se faţă de începutul anului cu 1084,1 mii lei ca rezultat al diminuării creanţei privind decontările cu bugetul.

La 31.12.2007, creanţele pe termen scurt aferente facturilor comerciale au constituit 13,6 mil.lei, cota preponderentă de 25% din aceste datorii aparţinînd instituţiilor bugetare (3339,6 mii lei). Totodată, la situaţia din 31.12.2007, creanţele cu termenul expirat constituiau 5,5 mil.lei, din care ponderea cea mai mare revine Ucrainei - programul UT-1 în sumă de 5160,4 mii lei (înregistrate în anii 1997-2000).

Datoriile faţă de furnizori pentru mărfurile şi serviciile achiziţionate, la 01.01.2007, constituiau 1,1 mil.lei, ceea mai mare pondere revenind datoriilor pentru energia electrică – 645,0 mii lei şi pentru serviciile de telecomunicaţii – 133,9 mii lei.

La 31.12.2007, datoriile privind facturile comerciale au însumat 2,6 mil. lei, inclusiv faţă de furnizorii nerezidenţi, pentru utilaje şi echipamente – 908,6 mii lei şi faţă de furnizorii autohtoni – 1670,0 mii lei.

Decontări cu personalul şi alte operaţiuni

Pentru anul 2007, cheltuielile la remunerarea muncii au constituit 20,2 mil. lei şi au înregistrat o creştere faţă de anul 2006 de 2,3 mil.lei, ponderea acestora în totalul cheltuielilor alcătuind de 42,3%, numărul mediu de angajaţi fiind de 378 de unităţi.

În cadrul verificării cheltuielilor la acest capitol, s-a stabilit că Î.S. „Radiocomunicaţii”, în baza ordinelor, a calculat salariile de funcţie ale angajaţilor cu aplicarea coeficienţilor tarifari din Reţeaua tarifară unică de salarizare a lucrătorilor din sfera bugetară, stabiliţi prin Legea salarizării nr.1305-XII din 25.02.1993⁹ (cu modificările şi completările ulterioare), pe cînd urmau a fi aplicate prescripţiile Hotărîrii Guvernului nr.743 din 11.06.2002 „Cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară”¹⁰ (cu modificările şi completările ulterioare).

___________________

⁹ Monitor, 1993, nr.3, art.56. Abrogată la 03.03.2006 prin Legea nr.355–XVI din 23.12.2005.

¹⁰ M.O., 2002, nr.79-81, art.841.

La indicaţia MDI, Î.S. „Radiocomunicaţii” a suportat cheltuieli ce nu ţin de activitatea întreprinderii. Astfel, au fost transferate mijloace financiare în sumă de 30,9 mii lei Casei editoriale IT-Moldova pentru servicii de publicitate.

Achiziţii de mărfuri, lucrări şi servicii

În anul 2007, întreprinderea a achiziţionat mărfuri şi servicii în valoare de 32,7 mil.lei. În urma analizei informaţiilor la acest capitol s-a constatat că întreprinderea nu dispune de un act normativ intern de reglementare a achiziţionării mărfurilor, lucrărilor şi serviciilor, precum şi nu ţine un registru al contractelor întocmite. Reieşind din specificul domeniului de activitate a întreprinderii, precum şi din faptul că echipamentul utilizat în procesul tehnologic este fabricat peste hotarele republicii, achiziţiile acestora, în cea mai mare parte, se efectuează de la agenţii economici nerezidenţi.

Concluzie: Reieşind din cele menţionate, întreprinderea nu dispune de un act intern privind reglementarea achiziţionării mărfurilor, lucrărilor şi serviciilor, ceea ce determină riscul suportării cheltuielilor majorate în rezultatul acestor tranzacţii.

3.2. Situaţia patrimonială

Valoarea iniţială a mijloacelor fixe, la 01.01.2007, constituia 228,4 mil.lei, cu uzura de 57,6%, inclusiv a celor neproductive - fondul locativ şi reţelele de comunicaţii în sumă de 8,1 mil.lei, din care case de locuit – de 6,7 mil.lei.

În anul 2007 au fost date în exploatare şi puse în funcţiune mijloace fixe în sumă de 6,9 mil.lei; ieşirile au constituit 5,5 mil.lei, inclusiv transmise cu titlu gratuit mijloacele fixe din fondul locativ în valoare de 5,4 mil.lei.

La 31.12.2007, valoarea iniţială a mijloacelor fixe constituia 229,8 mil.lei, cu uzura de 59,6%, din care mijloace fixe neproductive (fondul locativ) cu valoarea iniţială de 2,7 mil.lei. Aceste obiecte cu anexele respective sînt amplasate în următoarele localităţi: mun.Chişinău, or.Comrat, or.Edineţ, or.Hînceşti, or.Cimişlia, or.Cricova, or.Codru. Conform scrisorii Ministerului Dezvoltării Informaţionale, aceste imobile urmau să fie transmise în gestiune administraţiei publice locale.

Valoarea mijloacelor fixe (239 de unităţi) neutilizate în procesul tehnologic, la situaţia din 31.12.2007, a constituit 2,7 mil.lei.

Drepturile asupra terenurilor pe care sînt amplasate bunurile întreprinderii sînt înregistrate la organele cadastrale conform cerinţelor regulamentare.

Concluzie: Î.S. „Radiocomunicaţii” nu a îndeplinit indicaţiile MDI şi nu a transmis administraţiei publice locale toate imobilele din fondul locativ, înregistrate în evidenţa contabilă. Totodată, pentru reparaţia acestora, din mijloacele proprii ale întreprinderii, în anul 2007, a fost cheltuită suma de 175,9 mii lei.

3.3. Evidenţa contabilă

Evidenţa contabilă a întreprinderii se efectuează după sistemul de jurnal-order, fiind automatizată doar evidenţa salarizării personalului încadrat în activitatea întreprinderii. Nu sînt utilizate metodele performante de ţinere a evidenţei contabile, inclusiv automatizarea proceselor contabile.

De către Î.S. ”Radiocomunicaţii” nu au fost respectate pe deplin prevederile art.3 şi art.16 din Legea contabilităţii nr.426-XIII din 04.04.1995¹¹, la ţinerea evidenţei contabile a fondurilor fixe. Înregistrările în evidenţa contabilă ale unor operaţiuni economice au fost efectuate cu o întîrziere de 4-9 luni de la data efectuări şi, respectiv, aprobării acestora. Astfel, actele de primire-predare a încăperilor Î.S. ”Radiocomunicaţii” (mun.Chişinău, str.Alba Iulia 20/4, Independenţei 10/5 şi 9/2, Suceviţa 31 şi de pe bd.Dacia 20) au fost aprobate de Primăria municipiului Chişinău în februarie 2007, însă înregistrările în evidenţa contabilă a întreprinderii au fost efectuate în decembrie 2007. De asemenea, transmiterea edificiului instituţiei preşcolare nr.154 din Chişinău, cu suprafaţa de 2531,9 m², în valoare de 1,7 mil.lei, Primăriei municipiului Chişinău a fost efectuată conform actului aprobat la 14.02.2007 şi înregistrat în iunie 2007.

___________________

¹¹ Republicată în M.O., 2003, nr.87-90, art.398. Abrogată la 01.01.2008 prin Legea nr.113-XVI din 27.04.2007.

 Cheltuielile ce ţin de expertiză, transport, cele vamale, de certificare şi de parcare, care, la 01.01.2007, constituiau suma de 42,9 mii lei, iar la 31.12.2007 – 95,7 mii lei, n-au fost reflectate la valoarea activelor achiziţionate potrivit prevederilor pct.15 din SNC nr.16.

Inventarierea bunurilor întreprinderii în anul 2007 a fost efectuată cu unele abateri neesenţiale de la prevederile regulamentare.

4. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN

Evaluarea sistemului de control intern la Î.S. ”Radiocomunicaţii” a fost efectuată reieşind din estimarea componentelor stabilite în Cadrul integrat COSO pentru controalele interne.

Rezultatele obţinute reflectă un nivel satisfăcător al organizării controlului intern. Totodată, ca urmare a analizei chestionarelor de evaluare a elementelor sistemului de control, s-a concluzionat că acesta necesită optimizare la unele compartimente, inclusiv la cele ce ţin de evaluarea mediului de control, identificarea şi evaluarea riscurilor, eficientizarea activităţilor de control intern, informare şi comunicare.

Pentru optimizarea mediului de control, se consideră necesar a determina elementele de evaluare a activităţii personalului, rotaţia personalului; a stabili procedurile de raportare.

Reieşind din specificul activităţii, Î.S. ”Radiocomunicaţii” în prezent nu dispune de proceduri de identificare a riscurilor, a nivelului riscului acceptabil, a metodelor de administrare a riscurilor, a evidenţei acestora, precum şi a metodelor şi termenelor de combatere a acestora, cu nominalizarea angajaţilor responsabili de monitorizare.

Întru îmbunătăţirea activităţilor de verificare, în unele sectoare şi procese se recomandă reglementarea elementelor controlului intern, achiziţiei de mărfuri, integrităţii patrimoniului, inclusiv a elaborării unor proceduri de raportare, pentru a monitoriza progresul activităţilor de control al proprietăţii.

În urma evaluării sistemelor de informare s-a constatat că întreprinderea nu dispune de un sistem informaţional, care ar cuprinde toate segmentele de activitate. Astfel, pînă în prezent nu este automatizată evidenţa contabilă, ceea ce nu permite o prezentare operativă a informaţiei referitor la starea economico-financiară a întreprinderii.

În vederea stabilirii realităţii sistemului de control intern, se remarcă că Registrul de evidenţă a orelor de prestare a serviciilor (orelor de difuzare) pentru anul 2007 nu este administrat potrivit normelor regulamentare, stabilite prin prevederile art.10 din Legea nr.1320-XIII din 25.09.1997 „Cu privire la registre”¹² (cu modificările şi completările ulterioare). Totodată, în baza acestui registru, se întocmesc actele de primire-predare a serviciilor, în temeiul cărora ulterior beneficiarii efectuează achitarea serviciilor primite, neconformitatea cărora poate influenţa rezultatele reale ale activităţii de bază a întreprinderii.

___________________

¹² M.O., 1997, nr.77-78, art.639. Abrogată la 25.11.2007 prin Legea nr.71-XVI din 22.03.2007.

 Anexa nr.4

aprobată prin Hotărîrea

Curţii de Conturi

nr.24 din 22 mai 2008

RAPORT

asupra auditului regularităţii efectuat la Camera

Înregistrării de Stat pe perioada anului 2007

1. INTRODUCERE

Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Dezvoltării Informaţionale (în continuare – Camera), conform art.5 din Legea nr.1265-XIV din 05.10.2000 „Cu privire la înregistrarea de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor”¹ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.1265-XIV), este unica instituţie publică care, prin intermediul oficiilor sale teritoriale, efectuează, în numele statului, înregistrarea unică a întreprinderilor şi organizaţiilor.

___________________

¹ M.O., 2001, nr.31-34, art.109.

Camera are statut de persoană juridică şi balanţă autonomă, funcţionează în condiţii de autogestiune, asigurîndu-şi activitatea din veniturile obţinute de la taxa de înregistrare, furnizarea informaţiei şi prestarea altor servicii în domeniul înregistrării de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor.

Camera a fost creată prin Decretul Preşedintelui Republicii Moldova nr.241 din 09.12.1991² şi îşi desfăşoară activitatea în baza Legii nr.1265-XIV, Hotărîrii Guvernului nr.926 din 12.07.2002 „Privind aprobarea tarifelor la serviciile cu plată, prestate de Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Dezvoltării Informaţionale”³ (cu modificările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.926), Regulamentului Camerei Înregistrării de Stat, aprobat prin Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.30 din 06.09.2005, precum şi a altor acte legislative şi normative.

___________________

² Nu este dat publicităţii.

³ M.O., 2002, nr.103-105, art.1039.

În aspect organizaţional, Camera este constituită din aparatul central şi oficiile teritoriale. În perioada auditată, aparatul central a fost alcătuit din 3 direcţii şi 6 secţii. Cele 10 oficii teritoriale dispun de ştampilă cu imaginea Stemei de Stat, dar nu sînt persoane juridice şi, respectiv, nu au relaţii cu bugetul public naţional. Oficiile teritoriale activează în baza regulamentului aprobat de către preşedintele Camerei.

Aspectul financiar al activităţii Camerei constă în ţinerea evidenţei centralizate a veniturilor şi cheltuielilor proprii. Oficiile teritoriale prezintă lunar Camerei dările de seamă privind operaţiunile efectuate şi veniturile obţinute.

Urmare analizei datelor din rapoartele financiare (formularul nr.4 „Raport privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale”) conform Standardelor de audit speciale, aprobate prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.2 din 11.01.2007 „Despre aprobarea Standardelor de audit speciale”⁴, a fost stabilit nivelul de materialitate la venituri totale în sumă de 349,0 mii lei şi la cheltuieli totale ale Camerei în sumă de 296,9 mii lei, care exprimă nivelul maxim admisibil de eroare şi influenţa semnificativă asupra situaţiilor financiare.

___________________

⁴ M.O., 2007, nr.178-179, art.58.

La etapa de planificare, reieşind din nivelul de materialitate menţionat, s-a stabilit necesar a verifica în mod prioritar atît regularitatea calculării şi încasării veniturilor, cît şi regularitatea efectuării cheltuielilor destinate pentru:

- retribuirea muncii;

- plata mărfurilor şi serviciilor, inclusiv respectarea modului achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii;

- procurarea mijloacelor fixe.

2. ANALIZA ACTIVITĂŢII ECONOMICO-FINANCIARE A

CAMEREI ÎNREGISTRĂRII DE STAT ÎN ANUL 2007

2.1. Analiza veniturilor şi cheltuielilor pe anul 2007

Pentru anul 2007 au fost prognozate venituri în sumă de 17,1 mil.lei, fiind acumulate în sumă de 17,4 mil.lei, sau cu 0,3 mil.lei mai mult faţă de planul precizat, iar veniturile efective au alcătuit 17,5 mil.lei, sau cu 0,4 mil.lei mai mult faţă de cel precizat. Veniturile încasate au fost obţinute din următoarele surse: servicii cu plată şi plata pentru chirie/arenda bunurilor.

Din contul veniturilor obţinute au fost planificate cheltuieli în sumă de 17,0 mil.lei, executate fiind în sumă de 14,2 mil.lei, sau cu 2,8 mil.lei mai puţin, iar cheltuielile efective au alcătuit 14,8 mil.lei, sau cu 2,2 mil.lei mai puţin.

Analiza rapoartelor privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale pe anul 2007 a stabilit că cheltuielile au fost efectuate în limita mijloacelor financiare prognozate pentru această perioadă. În rezultatul analizei cheltuielilor efectuate pe fiecare articol, cea mai mare pondere revine celor pentru retribuirea muncii – 78,6 la sută.

Veniturile şi cheltuielile în anul 2007, în comparaţie cu anul 2006, au crescut cu 3,7 mil.lei şi, respectiv, cu 2,0 mil.lei.

Majorarea veniturilor se datorează creşterii solicitărilor din partea persoanelor fizice şi juridice de a beneficia de serviciile Camerei (înregistrarea întreprinderilor; operarea modificărilor în documentele de constituire etc.).

2.2. Analiza tendinţelor activităţii

Activitatea oficiilor teritoriale ale Camerei se desfăşoară prin folosirea tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale în mod centralizat, fapt ce a permis obţinerea unor rezultate mai performante faţă de perioadele precedente referitor la comunicarea cu organele abilitate (Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, Casa Naţională de Asigurări Sociale, Compania Naţională de Asigurări în Medicină, Biroul Naţional de Statistică, Centrul Naţional de Terminologie). Astfel, în anul 2007, Camera Înregistrării de Stat, prin intermediul oficiilor sale teritoriale, a înregistrat 11,5 mii întreprinderi, dintre care 7,4 mii - în regim de urgenţă, ceea ce constituie 64%, faţă de 8,4 mii întreprinderi Înregistrate în anul 2006. Numărul întreprinderilor înregistrate în anul 2007 s-a majorat în comparaţie cu anul 2006 cu 37%, ceea ce indică intenţia unităţilor economice în deschiderea activităţilor de antreprenoriat şi constituie o premisă pentru atragerea investiţiilor.

De asemenea, a fost înregistrată o creştere şi la capitolul modificări, ceea ce caracterizează pozitiv situaţia din Registrul de stat, acesta fiind actualizat conform necesităţilor apărute. Astfel, în Registrul de stat s-au înregistrat 11,5 mii de modificări, faţă de 9,4 mii - în anul 2006, atestîndu-se o creştere de 22%.

În acelaşi timp, datorită unor circumstanţe obiective sau subiective, unele întreprinderi îşi sistează activitatea în urma lichidării. În anul 2007, din Registrul de stat au fost radiate 1,9 mii întreprinderi, faţă de 1,8 mii radieri operate în anul 2006. Creşterea numărului de radieri se datorează conlucrării dintre Cameră şi organele fiscale pentru curăţarea Registrului de întreprinderile inactive şi de cele ce nu prezintă dări de seama fiscale şi statistice. Acţiunile comune în acest domeniu sînt orientate, în primul rînd, la sporirea disciplinei în rîndul antreprenorilor.

În perioada de referinţă au fost atestate 43,3 mii de adresări la datele Registrului de stat al unităţilor de drept prin intermediul Ministerului Dezvoltării Informaţionale (în continuare – MDI), faţă de 55,0 mii de adresări în anul 2006, şi 61,9 mii de adresări – prin intermediul Camerei, faţă de 49,0 mii recepţionate în anul 2006. În plus, Camera are strînse legături de colaborare cu Monitorul Oficial al Republicii Moldova, fapt prin care se evită deplasarea întreprinzătorilor la Chişinău pentru publicarea de anunţuri, reducînd din timp şi costul deplasărilor. Oficiile teritoriale au recepţionat 8,5 mii cereri ale cetăţenilor privind publicarea în Monitorul Oficial al Republicii Moldova a avizelor ce ţin de reorganizarea, lichidarea, suspendarea/reluarea activităţii, modificarea sediului şi/sau denumirii, micşorarea capitalului social, pierderea actelor sau a ştampilei, precum şi altor avize destinate publicării în Monitor, în comparaţie cu 6,3 mii de cereri de publicare primite prin intermediul oficiilor teritoriale în perioada anului 2006.

Potrivit Hotărîrii Guvernului nr.1004 din 29.08.2006 „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la evidenţa de stat a organelor centrale de specialitate ale administraţiei publice şi a autorităţilor administraţiei publice locale”⁵ (cu modificările şi completările ulterioare), Camera a efectuat şi ţine evidenţa de stat a organelor centrale de specialitate ale administraţiei publice, a autorităţilor administraţiei publice locale, precum şi a subdiviziunilor teritoriale ale acestor autorităţi, astfel fiind luate la evidenţă 1,1 mii autorităţi publice.

___________________

⁵ M.O., 2006, nr.142-145, art.1087.

Conformîndu-se politicii MDI în domeniul tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale, Camera a creat, începînd cu luna martie 2006, condiţii de recepţionare a comenzilor de perfectare a actelor de constituire a întreprinderilor individuale şi de eliberare a extraselor din Registrul de stat prin Internet.

2.3. Regularitatea tarifelor

Prin adoptarea Legii nr.1265-XIV s-a stabilit procedura înregistrării de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor, persoanelor fizice şi juridice, inclusiv a instituţiilor financiare şi organizaţiilor de asigurări, precum şi a filialelor şi reprezentanţilor acestora, structura organizatorică a sistemului înregistrării de stat.

Tarifele la serviciile cu plată prestate de Cameră sînt aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.926. Plăţile pentru prestarea serviciilor se efectuează prin virament la contul Camerei. Mijloacele acumulate se utilizează conform devizului de cheltuieli, coordonat cu Ministerul Finanţelor şi aprobat de ministrul dezvoltării informaţionale.

În scopul asigurării aplicării corecte şi uniforme a legislaţiei referitor la înregistrarea întreprinderilor şi organizaţiilor, pentru funcţionarii Camerei au fost elaborate Normele metodologice cu privire la înregistrarea de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor, aprobate prin Ordinul preşedintelui Camerei Înregistrării de Stat nr.34 din 07.07.2004. Testarea selectivă a dosarelor privind corectitudinea încasării mijloacelor băneşti pentru serviciile prestate cu plată de către Cameră, şi anume la efectuarea înregistrărilor întreprinderilor şi organizaţiilor nu a stabilit încălcări ale actelor legislative şi normative ce reglementează modalitatea de efectuare a acestor operaţiuni.

Controlul asupra corectitudinii şi plenitudinii încasării mijloacelor speciale de la prestarea serviciilor cu plată populaţiei şi respectării disciplinei financiare de către oficiile teritoriale ale Camerei se efectuează de către Direcţia de cenzori a Î.S. „Registru”. De asemenea, în cadrul Camerei atribuţiile de analiză, planificare, organizare, supraveghere şi control al activităţii oficiilor teritoriale ale Camerei revin Direcţiei analitico-organizatorică.

3. CONSTATĂRI ŞI CONCLUZII DIN DOMENIILE AUDITATE

3.1. Mijloace fixe

La 01.01.2007, valoarea de bilanţ a mijloacelor fixe care aparţin Camerei a constituit 9,9 mil.lei, majorîndu-se, la 31.12.2007, cu 385,7 mii lei şi a alcătuit 10,2 mil.lei. Pe parcursul anului 2007, intrările de mijloace fixe au însumat 0,7 mil.lei, iar ieşirile – 353,0 mii lei. La finele anului 2007, la Cameră s-a efectuat inventarierea mijloacelor fixe, care n-a stabilit lipsuri sau surplusuri. Inventarierea selectivă în cadrul auditului n-a fost efectuată.

Auditul a stabilit că inventarierea s-a efectuat în corespundere cu prescripţiile Regulamentului privind inventarierea, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.27 din 28.04.2004⁶.

___________________

⁶ M.O., 2004, nr.123-124, art.268.

La articolul „Procurarea mijloacelor fixe”, pentru perioada anului 2007 au fost preconizate mijloace speciale în sumă de 1,2 mil.lei, cheltuielile de casă au constituit 0,6 mil.lei (47,5%), iar cheltuielile efective – 0,7 mil.lei (56,6%). Diferenţa între cheltuielile de casă şi cele efective în sumă de 0,1 mil.lei a fost cauzată de înregistrarea incorectă a monitoarelor, care au fost luate la evidenţă ca mijloace fixe (la art.242, cheltuieli efective), iar achitările pentru acestea s-au efectuat de la articolul „Rechizite de birou, materiale şi obiecte de uz gospodăresc”, prin ce n-au fost respectate prevederile Indicaţiilor metodice privind aplicarea clasificaţiei economice a cheltuielilor bugetare, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.97 din 29.12.2006⁷.

___________________

⁷ Nu sînt date publicităţii.

Testarea atît a contractelor de achiziţii publice, cît şi a documentelor primare a stabilit că achiziţionarea bunurilor materiale a fost efectuată în conformitate cu prevederile Legii achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile statului nr.1166-XIII din 30.04.1997⁸ (cu modificările şi completările ulterioare), Legii nr.96-XVI din 13.04.2007 „Privind achiziţiile publice”⁹ (cu completările ulterioare) şi Hotărîrii Guvernului nr.951 din 04.08.2003 „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la achiziţiile publice dintr-o singură sursă”¹⁰.

___________________

⁸ M.O., 1997, nr.67-68, art.551. Abrogată prin Legea nr.96-XVI din 13.04.2007.

⁹ M.O., 2007, nr.107-111, art.470.

¹⁰ M.O., 2003, nr.182-185, art.1018.

3.2. Plata mărfurilor şi serviciilor

Verificarea utilizării mijloacelor financiare pentru plata mărfurilor şi serviciilor a constatat că cheltuielile efective au constituit cu 2,0 mil.lei mai puţin decît cele precizate pe perioada de gestiune şi cu 131,6 mii lei mai puţin decît cele de casă, ceea ce s-a datorat achitărilor datoriilor creditoare înregistrate la începutul anului de 37,6 mii lei şi stocurilor la finele anului.

În rezultatul reflectării cheltuielilor de casă la unele articole de cheltuieli efective, de către contabilitatea Camerei au fost admise erori nesemnificative la înregistrarea în evidenţă contabilă a cheltuielilor ce ţin de remunerarea muncii lucrătorilor netitulari la alte articole (art.113.17. „Reparaţiile curente ale clădirilor şi încăperilor”), ceea ce a dus la denaturarea unor date din interiorul articolelor în rapoartele financiare.

3.3. Decontări cu personalul

Pentru anul 2007 au fost prognozate cheltuieli la articolul „Retribuirea muncii” în sumă de 8,8 mil.lei, cheltuielile de casă au alcătuit 8,6 mil.lei (98,0%), iar cele efective – 9,2 mil.lei, sau cu 409,3 mii lei mai mult faţă de limita stabilită. Depăşirea cheltuielilor efective se datorează calculării salariului pe luna decembrie 2007, care a fost achitat în ianuarie 2008.

Remunerarea muncii salariaţilor Camerei se efectuează în conformitate cu prevederile Legii salarizării nr.847-XV din 14.02.2002¹¹ (cu modificările ulterioare), Hotărîrii Guvernului nr.607 din 31.10.1996 „Despre aprobarea Regulamentului cu privire la modul de calculare a perioadei de muncă în vederea acordării sporului pentru vechime în muncă funcţionarilor publici”¹² (cu modificările ulterioare) şi Hotărîrii Guvernului nr.743 din 11.06.2002 „Cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară”¹³ (cu modificările şi completările ulterioare). Salariul suplimentar (adaosuri şi sporuri la salariul de bază), premii şi alte plăţi de stimulare şi compensare sînt stabilite potrivit prevederilor actelor normative în vigoare şi Contractului colectiv de muncă, aprobat la adunarea membrilor organizaţiei sindicale din 17.03.2007 şi înregistrat la Inspectoratul Teritorial de Muncă mun.Chişinău cu nr.61 la 22.03.2007.

___________________

¹¹ M.O., 2002, nr.50-52, art.336.

¹² M.O., 1996, nr.80, art.641.

¹³ M.O., 2002, nr.79-81, art.841.

Camera, reieşind din prevederile Regulamentului propriu, aprobat prin ordinul ministrului dezvoltării informaţionale, a stabilit salariile angajaţilor instituţiei publice ca pentru angajaţii din unităţile cu autonomie financiară, iar conform art.7 alin.(1) din Legea nr.1265-XIV se prevede că registratorul de stat este un funcţionar public, fapt care a fost menţionat şi în Hotărîrea Curţii de Conturi nr.74 din 18.11.2004 „Privind rezultatele controlului asupra activităţii economico-financiare a Departamentului Tehnologii Informaţionale şi a unor structuri subordonate în perioada anului 2003”¹⁴. Cu toate acestea, situaţia respectivă continuă şi în prezent. Totodată, potrivit legii nominalizate, se stabileşte că Camera, ca instituţie publică, se află la autogestiune, dar ţine evidenţa contabilă ca pentru instituţiile publice conform Instucţiunii „Cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice”, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 din 09.10.1996¹⁵. Astfel, reglementările în vigoare nu determină exact statutul juridic al Camerei, modul de ţinere a evidenţei contabile şi salarizarea angajaţilor. În acelaşi timp, în conformitate cu prevederile Legii nr.220-XVI din 19.10.2007 „Privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali”¹⁶, care va intra în vigoare de la 30.05.2008, Camera va avea statut de întreprindere de stat, care va exclude nedeterminarea exactă a statutului juridic al acesteia.

___________________

¹⁴ M.O., 2005, nr.1-4, art.1.

¹⁵ Nu este dată publicităţii.

¹⁶ M.O., 2007, nr.184-187, art.711.

Auditul selectiv al fişelor personale (conducerea Camerei) n-a constatat nereguli la calcularea salariului, după cum sînt stabilite actualmente salariile angajaţilor Camerei.

3.4. Situaţiile de decontare în anul 2007 în comparaţie cu perioada similară a anului precedent

În urma analizei decontărilor cu debitorii şi creditorii, înregistrate la conturile Camerei, datoriile debitoare, la 31.12.2007, au constituit 53,4 mii lei, micşorîndu-se faţă de perioada similară a anului precedent cu 0,3 mii lei, iar datoriile creditoare s-au majorat cu 789,4 mii lei, care s-au format, în majoritate, de la calcularea salariului pe luna decembrie, achitat în ianuarie 2008.

3.5. Evidenţa şi gestionarea patrimoniului întreprinderii

Camera dispune de drept de proprietate asupra imobilului - 8 clădiri cu suprafaţa totală de 1346,2 m² şi 3 garaje cu suprafaţa totală de 89,8 m², precum şi un garaj, care a fost transmis în gestiunea Camerei conform Deciziei Consiliului raional Hînceşti nr.05/13 din 14.12.2005, acestea fiind amplasate în teritoriu. Din cele 8 clădiri în care sînt amplasate oficiile teritoriale ale Camerei, 7 sînt înregistrate la oficiile cadastrale teritoriale, situate în centrele raionale şi dispun de extrasele (informaţiile) din Registrul cadastral al bunurilor imobiliare. Conducerea Camerei a tergiversat înregistrarea clădirii (256,0 m²) în care este amplasat Oficiul teritorial Hînceşti, precum şi a unui garaj (16,7 m²), ceea ce a dus la nerespectarea prevederilor art.4 şi art.5 din Legea cadastrului bunurilor imobile nr.1543-XIII din 25.02.1998¹⁷ (cu modificările şi completările ulterioare). Pe parcursul efectuării auditului (la 17.04.2008), Camera a prezentat extrasul din bunurile imobiliare, conform căruia, la 11.04.2008, a fost înregistrat dreptul de gestiune economică asupra clădirii, dar în care lipseşte înregistrarea dreptului de folosinţă a terenului, totodată nefiind înregistrat dreptul de gestiune economică asupra garajului. Astfel, lipsa înregistrărilor corespunzătoare determină riscul efectuării unor tranzacţii cu bunurile imobiliare în lipsa acordului Camerei.

___________________

¹⁷ M.O., 1998, nr.44-46, art.318.

Auditul a constatat că în procesul activităţii Camerei n-au fost respectate pe deplin prevederile legale privind înregistrarea bunurilor imobiliare.

Suprafeţele încăperilor neutilizate de către Cameră (367,9 m²) au fost transmise în arendă persoanelor fizice şi juridice în bază de contract. Ca rezultat, entitatea a obţinut venituri suplimentare. Astfel, în anul 2007, veniturile calculate de către Cameră au alcătuit 203,8 mii lei, iar suma încasată a constituit 207,9 mii lei.

Testarea contractelor de arendă a stabilit că calculele plăţii pentru chirie au fost aplicate conform prevederilor Legii bugetului de stat pe anul 2007 nr.348-XVI din 23.11.2006¹⁸ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.348-XVI). De menţionat că la unele contracte încheiate în anul 2006, care au fost prolongate şi în anul 2007, nu au fost încheiate acorduri adiţionale, luînd în consideraţie modificarea normativelor, suma totală calculată nedeviind de calculul total. Analiza achitărilor plăţii pentru chirie a constatat că în unele cazuri arendaşii nu respectă clauzele contractuale în ce priveşte achitarea în termen (publicaţia periodică „Actualităţi nistrene” cu sediul în or.Soroca).

___________________

¹⁸ M.O., 2006, nr.189-192, art.893.

În urma auditului s-a constatat că la încheierea contractelor în unele cazuri nu este prevăzută responsabilitatea arendaşului pentru neonorarea obligaţiilor privind achitarea plăţii în termen.

De asemenea, conform clauzelor contractuale, în afară de chirie, arendaşii au achitat şi serviciile pentru telefonia fixă, energie electrică şi paza încăperii. De menţionat că pentru serviciile comunale (apă şi canalizare, salubritate, gaze) Camera a suportat cheltuielile arendaşilor. În perioada efectuării auditului (la 24.03.2008), Camera a efectuat recalculările pentru serviciile comunale ale arendaşilor şi a înaintat conturile spre plată în sumă de 8,1 mii lei, care la 22.04.2008 a fost integral achitată.

Auditul a constatat că calculele serviciilor comunale au dus la micşorarea veniturilor şi la suportarea cheltuielilor din contul Camerei, care au fost restabilite pe parcursul încheierii auditului.

În urma analizei evidenţei contabile şi a Raportului privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale (formularul nr.4 la categoria „Plata pentru chirie/arenda bunurilor”) s-a constatat înregistrarea cu abateri a veniturilor efective şi a celor de casă. Astfel, la categoria plata pentru chirie/arenda bunurilor, au fost înregistrate venituri efective în sumă de 132,0 mii lei, pe cînd conform calculelor din contractele încheiate acestea au alcătuit 203,8 mii lei, fiind micşorate cu 71,8 mii lei, prin ce n-au fost respectate prevederile pct.1 din Regulamentul cu privire la gestionarea mijloacelor speciale ale instituţiilor publice finanţate de la buget, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.94 din 31.12.2004¹⁹.

___________________

¹⁹ M.O., 2005, nr.39-41, art.125.

În rezultatul auditului s-a constatat că nerespectarea prevederilor actelor normative în vigoare, şi anume nereflectarea la venituri a serviciilor comunale, a dus la diminuarea veniturilor efective în Raportul privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale.

4. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN ŞI AUDIT INTERN

La Cameră a fost evaluat sistemul de control intern în vederea determinării calităţii procedurilor de audit ce urmau a fi efectuate la etapa de realizare a auditului.

Analizînd chestionarele completate de către Cameră, s–a constatat că în cadrul entităţii există elemente de control intern şi, în ansamblu, sistemul de control intern este organizat, avînd ca scop asigurarea eficientă a activităţii Camerei şi a oficiilor sale teritoriale. Astfel, pentru entitate riscul controlului intern a fost evaluat ca fiind mediu, determinînd existenţa procedurilor de control. Întru micşorarea riscului au fost realizate metode de selectare a elementelor pentru testare privind regularitatea calculării şi încasării veniturilor şi regularitatea efectuării cheltuielilor la remunerarea muncii şi achiziţiile de mărfuri şi servicii. Astfel, evaluarea sistemului de control intern la Cameră a fost efectuată prin estimarea componentelor stabilite în Cadrul integrat COSO pentru controalele interne. Rezultatele obţinute atestă un nivel satisfăcător al organizării controlului intern, dar care necesită optimizare, îndeosebi la compartimentul ce ţine de evaluarea riscurilor, perfecţionarea sistemelor de control şi documentarea unor procese semnificative care au loc la Cameră.

Ca urmare a evaluării mediului de control, au fost remarcate unele elemente ce necesită a fi îmbunătăţite, precum: evaluarea activităţii angajaţilor, reactualizarea procedurilor de raportare privind starea controlului intern şi periodicitatea revizuirii acestuia.

Referitor la procedurile de evaluare a riscurilor de către Cameră, este necesară îmbunătăţirea elementelor privind întocmirea rapoartelor de audit intern, a chestionarelor şi a unor liste care ar identifica riscurile, a unui registru pentru înregistrarea riscurilor identificate, indicatorilor riscurilor, acţiunilor şi termenelor de combatere a riscurilor, angajaţilor responsabili etc.

La Cameră, întru eficientizarea activităţilor de control, au fost elaborate şi implementate politici şi metode de combatere a riscurilor şi de realizare a obiectivelor în unele sisteme de control, ca: veniturile, planificarea, evidenţa contabilă, raportarea financiară, salarizarea, resursele umane şi sistemele informaţionale. Totodată, se consideră necesară elaborarea unui regulament intern al Camerei, care ar stabili elementele sistemului de control intern şi îmbunătăţirea activităţilor de control în unele sectoare şi procese, precum: reglementarea tarifară, achiziţiile, integritatea patrimoniului, resursele umane, sistemele informaţionale şi reglementarea elementelor controlului intern.

În ce priveşte informarea şi comunicarea, la Cameră a fost elaborat un sistem informaţional, care, practic, cuprinde segmentele activităţii. Totodată, din cauza lipsei unei sistematizări a riscurilor, există posibilitatea ca informaţiile prezentate să nu scoată la iveală unele deficienţe în activitatea Camerei.

Responsabilităţile privind realizarea procesului de monitorizare a controlului intern i-au fost atribuite Direcţiei analitico-organizatorice, şi anume Secţiei control din cadrul Camerei, conducerea monitorizînd permanent procesele care au loc la Cameră.