Hotărîre nr.30 din 12.07.2012 privind auditul regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene şi unele instituţii din subordine

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind auditul regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Ministerul Afacerilor

Externe şi Integrării Europene şi unele instituţii din subordine

nr. 30  din  12.07.2012

 (în vigoare 17.08.2012) 

Monitorul Oficial nr.170-174 art.23 din 17.08.2012

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa dlui I.Leancă, viceprim-ministru, ministrul afacerilor externe şi integrării europene; dlui M.Căpăţînă, secretarul general al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene; dnei A.Istrati, şeful Direcţiei buget şi finanţe a Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene; dnei S.Purici, contabil-şef la Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă; dnei V.Roşca, contabil-şef al Întreprinderii de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Aparatul central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (Anexa nr.1), Raportul privind auditurile regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la unele instituţii ale serviciului diplomatic (Anexa nr.2), Raportul auditului regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă (Anexa nr.3)* şi Raportul auditului regularităţii la Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene pe anul 2011 (Anexa nr.4).

_______________________

¹ M.O., 2008, nr.237-240, art.864.

* Nu se dă publicităţii. Confidenţial.

Misiunile de audit s-au desfăşurat în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012², avînd ca scop evaluarea regularităţii situaţiilor financiare, întru asigurarea faptului că acestea nu conţin denaturări semnificative, precum şi a gestionării patrimoniului public.

_______________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.80 din 22.12.2011 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012” (cu modificările ulterioare)

Auditul s-a efectuat în conformitate cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi³, cu abordarea bazată pe proceduri de fond şi pe sistemul de control intern. În funcţie de abordarea auditului, ţinîndu-se cont de semnificaţie, nivelul materialităţii şi riscurile identificate, au fost auditate: Aparatul central al MAEIE şi 15 instituţii ale serviciului diplomatic (Ambasadele Republicii Moldova în Regatul Belgiei, Republica Franceză, Republica Federală Germania, Ucraina, România, Republica Turcia, Republica Italia, Federaţia Rusă; Consulatele Republicii Moldova în or.Frankfurt pe Main (Republica Federală Germania), or.Odesa (Ucraina), or.Iaşi (România), or.Istanbul (Republica Turcia), or.Bologna (Republica Italia), precum şi Misiunea Republicii Moldova pe lîngă Uniunea Europeană (Bruxelles), Reprezentanţa Permanentă a Republicii Moldova pe lîngă Consiliul Europei (Strasbourg)). Totodată, prin prisma responsabilităţilor ce-i revin MAEIE în calitate de fondator, a fost auditată Întreprinderea de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”.

_________________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

Examinînd rezultatele auditului, audiind raportul prezentat şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, în calitate de executor de buget şi de autoritate centrală în sistemul instituţiilor serviciului diplomatic, are obligaţia să asigure administrarea conformă şi raţională a fondurilor publice, funcţionarea/dotarea materială a instituţiilor serviciului diplomatic, cu respectarea principiilor de transparenţă, economicitate, eficienţă, eficacitate şi legalitate.

Reglementarea activităţii instituţiilor serviciului diplomatic este determinată de Constituţia Republicii Moldova, Legea nr.1133-XII din 04.08.1992⁴, Legea nr.761-XV din 27.12.2001⁵, tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte (inclusiv Convenţia de la Viena cu privire la relaţiile diplomatice din 18 aprilie 1961 şi Convenţia de la Viena cu privire la relaţiile consulare din 24 aprilie 1963), precum şi de alte acte normative. Totodată, activitatea administrativ-financiară este reglementată prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003⁶, iar prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007⁷ s-a aprobat modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor consulare şi a mijloacelor speciale provenite din serviciile prestate contra plată.

__________________________

⁴ Legea nr.1133-XII din 04.08.1992 “Cu privire la statutul misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova în alte state”.

⁵ Legea nr.761-XV din 27.12.2001 “Cu privire la serviciul diplomatic”.

⁶ Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003 “Despre aprobarea Regulamentului privind activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare”.

⁷ Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 “Pentru aprobarea unor regulamente privind modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor consulare şi a mijloacelor speciale provenite la serviciile prestate contra plată”.

Deşi în perioada auditată Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, în calitate de executor primar de buget, a asigurat execuţia de ansamblu a alocaţiilor, încadrîndu-se în limitele preconizate, şi a întreprins măsuri de monitorizare a activităţii instituţiilor din subordine, auditul a identificat rezerve la consolidarea managementului financiar şi implementarea sistemului integru de control intern prin prisma necesităţii ridicării nivelului de responsabilizare a şefilor de misiuni, în vederea optimizării guvernării fondurilor publice.

Avînd în vedere competenţele legale şi responsabilităţile părţilor implicate în procesele de administrare, monitorizare şi raportare a situaţiei financiare şi celei patrimoniale, se relevă următoarele:

◊ Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, în calitate de executor de buget şi de autoritate centrală în sistemul instituţiilor serviciului diplomatic, n-a asigurat:

• în cadrul Aparatului central, monitorizarea relevantă a proceselor ce ţin de planificarea şi execuţia bugetară, fiind admisă nevalorificarea limitelor de alocaţii cu 352,8 mii lei, iar deficienţele în managementul financiar şi sistemul de control intern n-au oferit o asigurare rezonabilă vizînd autenticitatea, plenitudinea şi corectitudinea evidenţei contabile şi raportării financiare. De asemenea, nu s-a respectat cadrul regulator privind procedurile de achiziţii publice, prin ce au fost formate în mod artificial datorii creditoare la finele anului 2011 în sumă de 74,3 mii lei, iar monitorizarea insuficientă a executării clauzelor contractuale a condiţionat depăşirea termenului de execuţie a lucrărilor de reconstrucţie a Sălii de protocol a ministerului;

• în cadrul instituţiilor serviciului diplomatic:

• controlul asupra respectării de către instituţiile serviciului diplomatic a legislaţiei ce reglementează normele contabilităţii şi raportării financiare, precum şi a cadrului legal la recrutarea persoanelor în funcţia de contabil-şef;

• monitorizarea eficientă a procesului de contractare, achitare şi raportare a serviciilor/lucrărilor pentru deservirea tehnologiilor informaţionale ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare;

• dezvoltarea unui sistem al tehnologiilor informaţionale pentru instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare, ceea ce reduce din operativitatea şi calitatea acordării serviciilor;

• reglementarea exhaustivă a structurii şi modului de completare a Registrelor acţiunilor consulare, precum şi de perfectare a dosarelor în aspectul serviciilor prestate (componenţa obligatorie), ţinînd cont de specificul instituţiei care le prestează;

• determinarea criteriilor prioritare în cadrul politicilor investiţionale ale MAEIE, întru asigurarea cu sedii proprii a unor instituţii diplomatice, ceea ce a generat riscul de pierdere a terenurilor alocate de mai mult timp (Ambasada Republicii Moldova în Republica Turcia, Ambasada Republicii Moldova în Republica Belarus), în timp ce Ambasada Republicii Moldova în Republica Italia de la începutul activităţii sale nu dispune de local adecvat cerinţelor/standardelor minime de desfăşurare a acţiunilor de prestare a serviciilor diplomatice, în special a celor consulare;

• reglementarea organizării şi funcţionării Casei de oaspeţi pe lîngă Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă, precum şi a procedurilor de elaborare şi aprobare a structurii, statelor de personal şi de stabilire a salarizării acestora, cu o eventuală revizuire a actualelor structuri şi state de personal, în scopul eficientizării cheltuielilor de întreţinere instituţională;

• înregistrarea drepturilor legale asupra Complexului de clădiri al Ambasadei Republicii Moldova în Federaţia Rusă, precum şi asupra terenurilor aferente acestora, cu reflectarea în evidenţa contabilă în modul stabilit;

• monitorizarea gestionării patrimoniului public de către Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă conform cadrului legal;

• supravegherea activităţii Comisiei MAEIE de casare a bunurilor uzate, raportate la mijloacele fixe, precum şi, în comun cu Ambasada RM în Federaţia Rusă, a integrităţii picturilor din fondul Patrimoniului Naţional, transmise în calitate de expoziţie Ambasadei;

• în calitate de fondator, MAEIE n-a monitorizat executarea de către managerul Î.S. “DSCD” a atribuţiilor sale, neasigurînd conformitatea legală a înregistrării şi evidenţei unor active materiale pe termen lung (10 apartamente), primite în folosinţă temporară, precum şi reflectarea în evidenţa contabilă a terenurilor aferente imobilelor (suprafaţa 13702,19 m²/ valoarea estimativă 39863,0 mii lei).

De asemenea, se denotă incertitudini şi unele neconformităţi ale cadrului legal ce ţin de raporturile privind delimitarea competenţelor şi responsabilităţilor MAEIE şi ale instituţiilor serviciului diplomatic referitor la managementul financiar, precum şi a celor ce ţin de poziţionarea funcţiei de contabil-şef în structurile instituţiilor serviciului diplomatic, responsabilitatea şefilor misiunilor pentru gestionarea patrimoniului public, asigurarea colaboratorilor cu locuinţe de serviciu, cu responsabilizarea părţilor în vederea restituirii sumelor cauţiunilor achitate, acestea fiind un element ce afectează activitatea relevantă a instituţiilor serviciului diplomatic, fapt ce se răsfrînge asupra bunei guvernări a fondurilor publice.

◊Instituţiile serviciului diplomatic auditate, în calitate de persoane juridice, nu şi-au îndeplinit în măsura cuvenită funcţia de gestionare adecvată a fondurilor publice, avînd o responsabilitate scăzută pentru executarea limitelor de cheltuieli aprobate, cu raportarea veridică a acestora, admiţînd denaturarea pentru perioada auditată a datelor raportate.

Astfel, managementul instituţional nerelevant al instituţiilor serviciului diplomatic auditate a cauzat:

• neînregistrarea şi neraportarea terenurilor aferente clădirilor; iregularităţi la înregistrarea, raportarea, precum şi dificultăţi la utilizarea echipamentului de prelevare şi procesare a datelor pentru paşapoartele biometrice; abateri de la prevederile normative în evidenţa mijloacelor fixe;

• neţinerea evidenţei contabile în natură a terenurilor aferente clădirilor la Ambasada Republicii Moldova în Regatul Belgiei şi Ambasada Republicii Moldova în Republica Federală Germania;

• situaţia incertă la Consulatul Republicii Moldova în or.Odesa privind terenul aferent imobilului cu suprafaţa de 4283 m² (deţinut din anul 2008), precum şi în activitatea subdiviziunii Î.S. “Registru” (de circa 3 ani). În aceste circumstanţe, Consulatul Republicii Moldova în or.Odesa are conturile bancare blocate, iar autorităţile ucrainene nu au recepţionat patenta consulară în vederea acreditării consulului;

• nedivizarea şi denaturarea raportării de către Ambasada Republicii Moldova în Ucraina a costului clădirilor şi terenului, începînd cu anul 2008, cu 11993,7 mii lei mai mult – la poziţia “Clădiri”, şi cu aceeaşi sumă mai puţin – la “Terenuri” ;

• abateri de la cadrul normativ în domeniul financiar-contabil prin neefectuarea inventarierii, în unele cazuri integrală/parţială, ceea ce a determinat formarea datoriilor (Ambasada Republicii Moldova în Regatul Belgiei, Ambasada Republicii Moldova în Republica Federală Germania, Ambasada Republicii Moldova în Republica Franceză); iregularităţi la efectuarea operaţiunilor de casă şi integritatea mijloacelor băneşti în conturile bancare (Ambasada Republicii Moldova în Regatul Belgiei şi Ambasada Republicii Moldova în Republica Federală Germania); neconformitatea ţinerii evidenţei contabile şi raportării financiare; neîncheierea sau încheierea cu întîrziere a contractelor de responsabilitate materială (Ambasada Republicii Moldova în Regatul Belgiei şi Ambasada Republicii Moldova în Republica Franceză); transmiterea neconformă a documentaţiei contabile, a situaţiilor conturilor bancare, mijloacelor financiare încasate, bunurilor materiale în 12 instituţii auditate, iar în alte 2 instituţii nu s-a efectuat transmiterea etc.;

• iregularităţi la încasarea, utilizarea şi evidenţa mijloacelor provenite de la prestarea serviciilor consulare şi a serviciilor aferente, ceea ce a generat neasigurarea identicităţii datelor din evidenţa contabilă cu cele conţinute în rapoartele statistice întocmite de serviciul consular; admiterea erorilor la atribuirea şi raportarea taxelor consulare şi plăţilor aferente acestora; admiterea achitării neregulamentare a taxelor consulare de către persoanele solicitante; achitarea unor servicii consulare sub nivelul stabilit de actele normative; utilizarea neregulamentară a taxelor consulare direct din casierie; întocmirea/completarea neregulamentară a registrelor de evidenţă a serviciilor consulare acordate (Registrul acţiunilor notariale, Registrul titlurilor de călătorie, Registrul vizelor, Registrul altor acţiuni) etc.

◊ Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă, în calitate de executor de buget, în condiţiile neimplementării unui management financiar şi control intern adecvat, n-a oferit o asigurare rezonabilă că fondurile publice sînt utilizate în condiţii de bună guvernare. În aceste circumstanţe, auditul a constatat mai multe ilegalităţi şi neregularităţi, acestea fiind expuse în Anexa nr.3*.

______________________

* Nu se dă publicităţii. Confidenţial.

◊ Întreprinderea de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”, în anul 2011, comparativ cu anii precedenţi, a relevat o tendinţă pozitivă în rezultatele activităţii economico-financiare. În acelaşi timp, auditul a constatat unele deficienţe în managementul financiar şi sistemul de control intern, cauzate de lipsa unor controale-cheie privind regularitatea aplicării principiilor de bază şi a caracteristicilor calitative de ţinere a contabilităţii, ceea ce a condiţionat neînregistrarea şi neraportarea pe toată perioada de activitate a terenurilor cu suprafaţa de circa 13702,19 m² şi valoarea estimativă de 39863,0 mii lei, precum şi a unor active materiale pe termen lung (10 apartamente), primite în folosinţă temporară, situaţiile fiind corectate pe parcursul auditului.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c), art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Aparatul central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (Anexa nr.1), Raportul privind auditurile regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la unele instituţii ale serviciului diplomatic (Anexa nr.2), Raportul auditului regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă (Anexa nr.3)* şi Raportul auditului regularităţii la Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene pe anul 2011 (Anexa nr.4).

____________________

* Nu se dă publicităţii. Confidenţial.

2. Prezenta Hotărîre şi Rapoartele de audit nominalizate în pct.1 se remit:

2.1. Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, pentru documentare şi luare de atitudine, conform competenţelor, referitor la rezultatele auditurilor, precum şi pentru întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor acestora, şi se cere:

2.1.1. examinarea la Colegiul ministerului, cu participarea instituţiilor din subordine, a situaţiilor şi neregulilor constatate şi, după caz, evaluarea gradului de responsabilitate, prin prisma obligaţiilor ce le revin, a persoanelor cu funcţii de răspundere, asigurînd întreprinderea acţiunilor pentru lichidarea neregulilor constatate, inclusiv cu sesizarea, după caz, a organelor de drept, conform competenţelor;

2.1.2. intensificarea controlului asupra respectării cadrului normativ din domeniul său de activitate şi a reglementărilor privind organizarea şi funcţionarea instituţiilor care îşi desfăşoară activitatea în subordinea sau sub autoritatea sa, în vederea asigurării unei bune guvernări a banilor publici şi administrării patrimoniului de stat;

2.1.3. acordarea de către MAEIE a asistenţei metodologice prin elaborarea unor proceduri de control intern, în vederea asigurării veridicităţii şi uniformităţii evidenţei contabile şi raportării financiare;

2.1.4. reglementarea organizării şi funcţionării Casei de oaspeţi pe lîngă Ambasada Republicii Moldova în Federaţia Rusă, precum şi a stabilirii structurii, statelor de personal şi salarizării personalului;

2.1.5. reglementarea modului de completare a Registrelor acţiunilor consulare, precum şi de perfectare a dosarelor în aspectul acţiunilor prestate (componenţei obligatorii);

2.1.6. determinarea criteriilor prioritare în cadrul politicilor investiţionale ale MAEIE, întru asigurarea cu sedii proprii a unor instituţii diplomatice (Ambasada Republicii Moldova în Republica Italia), precum şi monitorizarea situaţiei în vederea excluderii riscului de pierdere a terenurilor destinate pentru construcţia sediilor Ambasadei Republicii Moldova în Republica Turcia şi Ambasadei Republicii Moldova în Republica Belarus);

2.1.7. asigurarea executării conforme a responsabilităţilor în calitate de fondator;

2.1.8. identificarea persoanelor din cadrul Ambasadei Republicii Moldova în Federaţia Rusă şi Ambasadei Republicii Moldova în Republica Franceză responsabile de admiterea neregularităţilor la gestionarea fondurilor publice, asigurînd, în limita prevederilor legale, restabilirea lipsurilor de bunuri în valoare de 371,5 mii RUB şi 2,1 mii USD şi, respectiv, 53,0 mii lei;

2.2. Instituţiilor serviciului diplomatic auditate, şi se cere:

2.2.1. asigurarea implementării recomandărilor auditului, cu lichidarea iregularităţilor constatate, stabilind un plan concret de măsuri şi persoanele responsabile de realizarea lor;

2.2.2. consolidarea managementului financiar şi implementarea elementelor sistemului de control intern adecvate, în vederea bunei guvernări a fondurilor publice;

2.3. Ambasadei Republicii Moldova în Federaţia Rusă, şi se cere:

2.3.1. întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor auditului, cu lichidarea iregularităţilor constatate, stabilind un plan concret de măsuri şi persoanele responsabile de realizarea lor;

2.3.2. respectarea normelor legale la efectuarea cheltuielilor cu utilizarea mijloacelor publice, precum şi asigurarea gestionării legale a patrimoniului public prin implementarea unui management instituţional adecvat şi a elementelor corespunzătoare ale sistemului de control intern;

2.4. Întreprinderii de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”, pentru întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor auditului;

2.5. Ministerului Finanţelor, pentru informare despre rezultatele auditurilor şi luare de atitudine, conform competenţelor atribuite, ţinînd cont de iregularităţile constatate, şi se cere, în comun cu Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, să revadă modalitatea privind necalcularea uzurii mijloacelor fixe administrate de instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare;

2.6. Guvernului, pentru documentare şi luare de atitudine, în vederea:

2.6.1. înregistrării drepturilor legale asupra Complexului de clădiri al Ambasadei Republicii Moldova în Federaţia Rusă, precum şi asupra terenurilor aferente;

2.2.2. asigurării elaborării şi aprobării Regulamentului privind procedura de acordare a vizelor întru implementarea conformă a prevederilor alin.(3) art.20 din Legea nr.200 din 16.07.2010 “Privind regimul străinilor în Republica Moldova”;

2.2.3. soluţionării situaţiei incerte privind activitatea Consulatului Republicii Moldova în or.Odesa şi subdiviziunii Î.S. “Registru”, ceea ce a dus la nerecepţionarea patentei consulare în vederea acreditării Consulului, precum şi la neînregistrarea drepturilor patrimoniale asupra terenului aferent imobilului cu suprafaţa de 4283 m²;

2.7. Parlamentului, inclusiv Comisiei permanente politică externă şi integrare europeană şi Comisiei permanente economie, buget şi finanţe ale Parlamentului, pentru informare.

3. Se ia act că, pînă la raportarea rezultatelor auditului:

3.1. Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

3.1.1. în calitate de fondator, a încheiat, la 24.01.2012, contractul cu directorul Întreprinderii de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”, a întocmit şi a anexat la documentele de constituire lista bunurilor depuse în capitalul social, cu indicarea valorii în actul de inventariere a bunurilor întreprinderii, acestea fiind aprobate de către fondator;

3.1.2. prin informaţia din 11.07.2012, a comunicat despre iniţierea măsurilor în vederea implementării recomandărilor auditului, cu remedierea şi lichidarea unor deficienţe şi iregularităţi la capitolul servicii consulare, inclusiv de către Departamentul Afaceri Consulare, din 20.06.2012, au fost perfectate registrele tipice/speciale privind acţiunea consulară (serviciul cetăţenie, legalizarea actelor oficiale şi dobîndirea/redobîndirea cetăţeniei Republicii Moldova), cu indicarea tuturor elementelor regulamentare;

3.2. Întreprinderea de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” a corectat evidenţa contabilă şi situaţiile financiare raportate pe anul 2011, după cum urmează:

3.2.1. a înregistrat în evidenţa contabilă terenurile aferente imobilelor cu suprafaţa de 3702,19 m² şi valoarea estimativă de 39863,0 mii lei, conformînd evidenţa analitică pe tipuri, destinaţie şi locuri de amplasare;

3.2.2. a înregistrat în evidenţa contabilă cele 10 apartamente primite în folosinţă temporară, asigurînd ţinerea evidenţei analitice a activelor materiale pe termen lung în aspectul tipurilor de active şi proprietari, inclusiv în natură, însă, datorită faptului că apartamentele menţionate au fost transmise/primite în lipsa actelor de primire/predare, iniţial fiind înregistrate la valoarea de 1,0 lei, ulterior, potrivit informaţiei prezentate, valoarea înregistrată pentru 9 apartamente a constituit 4,2 mil.lei;

3.2.3. a constituit rezervele prevăzute de statut prin calcularea defalcărilor în acest fond în mărime de 16,4 mii lei pînă la raportarea situaţiilor financiare;

3.2.4. a corectat înregistrarea cheltuielilor de reconstrucţie reflectate incorect la poziţia “Alte rezerve” în sumă de 1253,2 mii lei.

4. Despre măsurile întreprinse pentru executarea subpct.2.1, subpct.2.2., subpct.2.3., subpct.2.4. şi subpct.2.5. din prezenta Hotărîre şi implementarea recomandărilor din Rapoartele de audit se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni.

5. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Anexa nr.1

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.30 din 12 iulie 2012

RAPORTUL

auditului regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Aparatul central

al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene

I. INTRODUCERE

Auditul regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Aparatul central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene s-a efectuat în cadrul auditului regularităţii la Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene şi unele instituţii din subordine, în temeiul art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹ şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012².

________________

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare).

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.80 din 22.12.2011 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012” (cu modificările ulterioare).

Scopul auditului a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la faptul că rapoartele financiare întocmite de către Aparatul central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (în continuare – MAEIE, sau ministerul) pe anul 2011, în toate aspectele semnificative, sînt elaborate în conformitate cu prevederile acceptate şi prezintă real situaţiile financiare şi cele patrimoniale, bazate pe datele evidenţei contabile şi/sau consolidarea datelor rapoartelor instituţiilor din subordine, iar utilizarea mijloacelor publice şi operaţiunile financiare efectuate sînt corecte şi conforme prevederilor legale.

Responsabilitatea conducerii MAEIE este de a întocmi şi a prezenta în termenele stabilite şi în conformitate cu cadrul legal rapoartele financiare, a asigura respectarea prevederilor legale în activitatea economico-financiară, a elabora şi a implementa un sistem de management financiar şi control intern eficient, asigurînd o bună guvernare a fondurilor publice, cu obligaţia de a preveni şi a descoperi erorile şi fraudele.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea unor operaţiuni şi tranzacţii financiare semnificative potrivit cerinţelor legale, în scopul obţinerii probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea concluziilor şi opiniilor de audit asupra rapoartelor financiare pe anul 2011, regularităţii gestionării fondurilor publice.

Auditul regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la Aparatul central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene a fost efectuat conform Standardelor de audit ale Curţii de Conturi³, cu abordarea bazată pe proceduri de fond şi evaluarea elementelor sistemului de control intern. Pentru auditare au fost selectate entităţile şi componentele raportului consolidat al ministerului pe anul 2011, ţinîndu-se cont de nivelul materialităţii şi de riscurile identificate, cu exprimarea opiniilor/concluziilor de audit.

________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

În cadrul auditului regularităţii la Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene şi unele instituţii din subordine au fost auditaţi următorii executori de buget: Aparatul central al MAEIE şi 16 instituţii ale serviciului diplomatic, iar prin prisma responsabilităţilor ce-i revin MAEIE în calitatea sa de fondator, a fost auditată Întreprinderea de Stat “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”.

Prezentul Raport de audit include constatările auditului în cadrul Aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene este organul central de specialitate al administraţiei publice din subordinea Guvernului, avînd drept scop realizarea politicii externe a Republicii Moldova. Pentru perioada auditată, activitatea şi cadrul instituţional ale MAEIE au fost reglementate conform prevederilor legale⁴.

________________

⁴ Hotărîrea Guvernului nr.1156 din 04.11.2005 “Cu privire la aprobarea Regulamentului Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene” şi Hotărîrea Guvernului nr.644 din 01.07.2005 “Cu privire la structura şi efectivul-limită ale aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene”, abrogate la 28.08.2011, prin Hotărîrea Guvernului nr.630 din 22.08.2011 “Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al acestuia”, Hotărîrea Guvernului nr.534 din 03.08.1995 “Cu privire la crearea Direcţiei pentru deservirea corpului diplomatic”, Hotărîrea Guvernului nr.182 din 16.03.2010 “Cu privire la aprobarea structurilor, efectivelor de personal şi indemnizaţiilor de funcţie în valută străină ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare”.

Finanţarea activităţii ministerului şi instituţiilor serviciului diplomatic se efectuează din contul mijloacelor bugetului de stat, iar evidenţa contabilă urmează a fi ţinută potrivit regulilor generale obligatorii ale contabilităţii şi de raportare financiară în sectorul public, prevăzute de Legea contabilităţii⁵ şi de Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice⁶.

_________________________

⁵ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (cu modificările ulterioare).

⁶ Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 din 09.10.1996 (cu modificările ulterioare), abrogată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice” (în continuare – Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice).

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

Execuţia de ansamblu a limitelor bugetare alocate Aparatului central al MAEIE pe anul 2011

Pentru anul 2011, Aparatului central al MAEIE i-au fost precizate mijloace de la bugetul de stat în sumă totală de 13691,7 mii lei. Cheltuielile de casă şi cele efective au constituit 14924,9 mii lei (109,0%) şi, respectiv, 15035,4 mii lei (109,8%), depăşirea fiind condiţionată de utilizarea soldului disponibil de mijloace bugetare (speciale şi granturi), format la începutul anului de gestiune, acesta regulamentar fiind pasibil utilizării în anul următor perioadei de gestiune. Sinteza alocaţiilor precizate şi executate în anul 2011, pe toate componentele, se prezintă în Tabelul nr.1.

Ponderea majoră în totalul surselor de finanţare a executării de casă a cheltuielilor ministerului revine mijloacelor bugetului de stat de la componenta de bază – 87,9% (13122,4 mii lei), iar mijloacelor speciale – 12,1% (1802,5 mii lei), acestea provenind din granturile externe.

La finele perioadei de gestiune au fost înregistrate datorii debitoare în sumă de 12,8 mii lei la plata mărfurilor şi serviciilor, precum şi datorii creditoare – de 776,7 mii lei, care includ: salariile calculate pentru luna decembrie – de 464,6 mii lei; contribuţiile de asigurări sociale de stat obligatorii şi primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală – de 123,0 mii lei; plata mărfurilor şi serviciilor – de 114,3 mii lei etc.

Executarea cheltuielilor de la componenta de bază a bugetului de stat, în aspectul clasificaţiei economice, la data de 31.12.2011, se prezintă în Tabelul nr.2.

În totalul cheltuielilor efective, ponderea majoră revine cheltuielilor pentru retribuirea muncii – 55,1%, urmate de plata mărfurilor şi serviciilor – 18,0%, contribuţii de asigurări sociale de stat obligatorii – 11,9%, deplasări în interes de serviciu – 9,8% etc., aceste aspecte fiind selectate pentru auditare în mod prioritar.

Verificările regularităţii cheltuielilor prin conturile trezoreriale ale MAEIE au constatat unele iregularităţi, acestea fiind expuse după cum urmează.

3.1. Cu privire la regularitatea cheltuielilor pentru retribuirea muncii

Potrivit Raportului privind executarea bugetului MAEIE, din contul cheltuielilor de bază, la 31.12.2011, pentru retribuirea muncii au fost executate cheltuieli de casă în sumă de 7016,2 mii lei (99,2% faţă de limita precizată) şi cheltuieli efective – de 7026,5 mii lei, sau cu 40,2 mii lei mai puţin faţă de cele precizate. Datoriile creditoare în sumă de 464,6 mii lei sînt constituite regulamentar din contul salariilor calculate şi neachitate pentru luna decembrie 2011. În anul 2011 salariul mediu (cu suplimente şi adaosuri) al personalului MAEIE a însumat 4095 lei.

Statele de personal ale Aparatului central al MAEIE, la 31.12.2011, au fost completate la nivel de 80,8%, faţă de 177 unităţi aprobate, fiind formate 34 locuri vacante, din care 28 – funcţii de conducere, şi 6 – funcţii de execuţie. Comparativ cu anul precedent, numărul unităţilor vacante s-a micşorat cu 4 unităţi. Verificările auditului atestă că din numărul total al funcţiilor vacante, 58,0%, sau 20 unităţi (din 34) revin funcţiilor nesuplinite pe perioada auditată. Astfel, unele direcţii/secţii nu au fost suplinite integral pe această perioadă, şi anume – Direcţia mass-media şi relaţii cu publicul, iar altele – avînd angajat un singur funcţionar. Verificările selective ale auditului asupra cheltuielilor pentru retribuirea muncii n-au constat careva abateri şi iregularităţi.

3.2. Cu privire la regularitatea gestionării şi raportării mijloacelor speciale

Potrivit Rapoartelor privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale la 31.12.2011, Aparatul central al MAEIE a dispus de mijloace speciale înregistrate în conturile trezoreriale în sumă totală de 723,6 mii lei, care, comparativ cu situaţia la 01.01.2011, au fost în descreştere cu 1425,2 mii lei.

Potrivit datelor raportate, la 01.01.2011, mijloacele speciale înregistrate în conturile trezoreriale ale MAEIE au constituit 2181,8 mii lei, inclusiv pe categorii: 2146,2 mii lei – “Granturi”, 33,0 mii lei – “Alte mijloace speciale”, şi 2,6 mii lei – “Servicii cu plată”. Verificările auditului, efectuate prin contrapunerea datelor raportate (2181,8 mii lei) cu documentele care justifică provenienţa mijloacelor speciale după categorii şi cu intrările/încasările acestor mijloace, au relevat atribuirea/raportarea incorectă a mijloacelor băneşti la categoria “Granturi” cu 33,0 mii lei mai mult decît sumele real intrate/înregistrate la contul trezorerial respectiv, deşi suma vizată real a fost încasată prin contul “Alte mijloace speciale”, cu raportarea concomitentă la acest cont. Această situaţie a fost determinată de faptul că entitatea a calificat incorect statutul mijloacelor primite de la Organizaţia Internaţională a Francofoniei cu titlu de grant, în consecinţă fiind compromisă corectitudinea raportării pe parcursul perioadei de gestiune.

Notă. Pînă la finele anului de gestiune, MAEIE a corectat situaţia.

3.3. Cu privire la regularitatea gestionării bunurilor patrimoniale

Conform datelor Bilanţului (Formularul nr.1), la 01.01.2011, Aparatul central al MAEIE dispunea de mijloace fixe în valoare totală de 15,0 mil.lei, din care la componenta de bază – în sumă de 9,6 mil.lei, şi la alte componente – de 5,4 mil.lei.

Verificările auditului privind regularitatea gestionării bunurilor patrimoniale au relevat că MAEIE n-a asigurat corectitudinea reflectării în evidenţa contabilă şi plenitudinea raportării circulaţiei mijloacelor fixe. Astfel, terenurile aferente imobilelor din proprietatea MAEIE, amplasate pe str.Mateevici nr.80, cu suprafaţa de circa 0,1 ha, şi pe str.31 August 1989, nr.80 – de 0,515 ha, nu au fost înregistrate în evidenţa contabilă, pe cînd cadrul normativ⁷ prevede expres că contabilitatea activelor pe termen lung se ţine pe fiecare obiect de evidenţă, în expresie cantitativă şi valorică. La solicitarea auditului, valoarea acestor terenuri a fost estimată de către Î.S. “Cadastru” în sumă de 17,7 mil.lei. În aşa mod, lipsa evidenţei analitice a terenurilor aferente imobilelor aflate în gestiunea MAEIE, în expresie cantitativă şi valorică, a afectat veridicitatea datelor raportate la 01.01.2011 cu 17,7 mil.lei.

________________

⁷ Art.17 alin.(4) din Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007.

Notă. În perioada exercitării auditului, MAEIE a conformat evidenţa analitică şi cea sintetică la situaţia reală a mijloacelor fixe, ca urmare a estimării şi înregistrării în evidenţa contabilă a valorii terenurilor de 17,7 mil.lei.

Urmare a ajustărilor efectuate, situaţia mijloacelor fixe la 31.12.2011, în structură şi în dinamică se prezintă în Figura nr.1.

Sursă: Datele selectate din Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe (Formularul nr.5) pe anul 2011

Astfel, la finele anului 2011, valoarea mijloacelor fixe constituia 34,9 mil.lei, ponderea majoră de 50,7% revenind “Terenurilor” – componentă inclusă după corectare.

3.4. Cu privire la regularitatea decontărilor

Potrivit datelor Bilanţului executării bugetului de către Aparatul central al MAEIE la 31.12.2011, datoriile debitoare pe toate componentele însumează 12,8 mii lei, care, comparativ cu începutul anului, s-au micşorat cu 30,2 mii lei. În acelaşi timp, datoriile creditoare au înregistrat o creştere cu 74,1 mii lei, constituind la finele anului de gestiune suma de 776,7 mii lei.

Verificările auditului privind veridicitatea datoriilor cu termenul de achitare expirat înregistrate la începutul şi la sfîrşitul perioadei de gestiune au identificat următoarele. La 01.01.2011, MAEIE a înregistrat datorii debitoare cu termenul de achitare expirat în sumă de 23,5 mii lei şi datorii creditoare – de 2,4 mii lei, care, potrivit evidenţei contabile, au fost formate în perioada anilor 2005-2010. Situaţia constatată de audit este condiţionată de mai mulţi factori: (i) neefectuarea în mod regulamentar a inventarierii decontărilor; (ii) lipsa elementelor de control intern la acest compartiment; (iii) fluctuaţia cadrelor responsabile de procesul evidenţei contabile (în perioada anilor 2010-2011, personalul responsabil de sectorul vizat s-a schimbat de 3 ori). În opinia auditului, aceste circumstanţe nu asigură continuitatea, actualitatea, integritatea şi plenitudinea informaţiei financiare raportate, fiind afectat şi principiul transparenţei situaţiilor financiare.

Notă. Urmare a comunicării auditului cu managementul entităţii asupra constatărilor semnificative rezultate din procedurile de audit (21.11.2011), în scopul clarificării circumstanţelor de apariţie a datoriilor cu termen de achitare expirat, responsabilii de la MAEIE au efectuat inventarierea decontărilor, cu trecerea datoriilor creditoare la majorarea finanţării cu 2,5 mii lei, precum şi a datoriilor debitoare la micşorarea finanţării cu 19,8 mii lei.

3.5. Cu privire la regularitatea achiziţiilor publice, inclusiv pentru reparaţiile capitale

Pentru achiziţii de mărfuri, lucrări şi servicii în exerciţiul bugetar 2011, Aparatul central al MAEIE a utilizat 3781,6 mii lei – de la componenta de bază a bugetului de stat, şi 1802,5 mii lei – de la alte componente.

Verificările auditului au constatat lacune în procesul de planificare şi desfăşurare a achiziţiilor publice, precum şi de monitorizare a executării clauzelor contractuale, acestea exprimîndu-se prin: lipsa planului anual al achiziţiilor publice; nerespectarea cadrului normativ la capitolul ce ţine de stabilirea atribuţiilor fiecărui membru al grupului de lucru şi modalitatea de întocmire, păstrare şi prezentare a informaţiei dosarului achiziţiei publice; neprezentarea semestrială Agenţiei Achiziţii Publice a dărilor de seamă privind contractele de achiziţie publică de valoare mică (55 de contracte în valoare de 788,3 mii lei).

Urmare a desfăşurării licitaţiei publice din 14.07.2011, în luna august 2011 a fost încheiat un contract de antrepriză în valoare de 1756,1 mii lei, pentru efectuarea lucrărilor de reconstrucţie a Sălii de protocol a MAEIE (tranşa I). În vederea asigurării îndeplinirii clauzelor contractuale, MAEIE a acceptat înlocuirea scrisorii de garanţie bancară (modalitate propusă de antreprenor) prin reţinerea succesivă şi parţială în mărime de 5% din plata cuvenită pentru facturi. În acest caz, în viziunea auditului, modalitatea acceptată de depunere a garanţiei condiţionează direct acumularea datoriilor creditoare, la finele perioadei de gestiune constituind 74,3 mii lei, care, fiind în creştere, la 01.04.2012 a însumat 87,8 mii lei.

Pentru anul 2011, Aparatului central al MAEIE i-au fost precizate la componenta proiecte investiţionale mijloace în sumă de 1788,3 mii lei, destinate reparaţiei capitale a Sălii de protocol a ministerului (proiectul “Consolidarea capacităţilor instituţionale ale MAEIE”, implementat de PNUD). Cheltuielile de casă au fost executate în sumă de 1437,3 mii lei, sau la nivel de 80,4%, iar cheltuielile efective – de 1511,6 mii lei, sau 84,5% faţă de indicii planificaţi. La finele perioadei de raportare au fost înregistrate datorii creditoare în sumă de 74,3 mii lei.

La 12.08.2011, MAEIE a încheiat contractul de antrepriză (nr.1200/11CA) pentru efectuarea lucrărilor de reconstrucţie a Sălii de protocol în valoare de 1756,1 mii lei. Totodată, au fost achiziţionate lucrări de supraveghere a lucrărilor de reconstrucţie prin contractul din 22.08.2011 (nr.1200/11 OSS SA), încheiat în valoare de 32,2 mii lei. Conform condiţiilor contractuale, lucrările urmau a fi finalizate la începutul lunii decembrie 2011. Auditul a constatat că, urmare monitorizării ineficiente a executării contractelor, a fost admisă depăşirea termenului de execuţie a acestora cu 120 de zile calendaristice.

Ministerul, la 31.12.2011, a atribuit valoarea lucrărilor de reconstrucţie efectiv executate la majorarea costului clădirii cu 1511,6 mii lei.

Auditul a constatat că ministerul, neavînd planificate mijloace, a achitat serviciile de expertizare a proiectului “Reconstrucţia Sălii de protocol a MAEIE” în sumă de 11,9 mii lei din contul alocaţiilor la art.113 alin.17 “Reparaţii curente ale clădirilor şi încăperilor”. În consecinţă, cheltuielile respective n-au fost atribuite la majorarea costului clădirii.

Concluzii:

Managementul financiar al MAEIE n-a asigurat monitorizarea relevantă a proceselor ce ţin de planificarea şi execuţia bugetară, nefiind valorificate 352,8 mii lei, datorită prezenţei constante pe parcursul anului de gestiune a funcţiilor vacante de diferit nivel în număr de 34 de unităţi.

Concomitent, deficienţele în managementul financiar şi sistemul de control intern n-au oferit o asigurare rezonabilă vizînd autenticitatea, plenitudinea şi corectitudinea evidenţei contabile şi raportării financiare. În aceste circumstanţe, auditul concluzionează:

√ neatribuirea şi neraportarea corectă a mijloacelor speciale la 01.01.2011 cu 33,0 mii lei mai mult;

√ neasigurarea la timpul necesar a corectitudinii reflectării în evidenţa contabilă şi a plenitudinii raportării mijloacelor fixe, ca rezultat al nereflectării la 01.01.2011 a terenurilor cu suprafaţa de circa 0,615 ha, în valoare de 17,7 mil.lei;

√ neefectuarea inventarierii decontărilor conform prevederilor legale, ceea ce a cauzat acumularea, începînd din anul 2005, a datoriilor cu termenul de achitare expirat, acestea, la începutul perioadei de gestiune, însumînd 23,5 mii lei (datorii debitoare) şi 2,4 mii lei (datorii creditoare).

√ nerespectarea cadrului regulator privind procedurile de achiziţii publice, fapt ce a dus la formarea artificială, la finele anului 2011, a datoriilor creditoare în sumă de 74,3 mii lei, datorită acceptării condiţiei invocate de antreprenor de nedepunere a garanţiei bancare. De asemenea, monitorizarea insuficientă a executării clauzelor contractuale a condiţionat depăşirea termenului de execuţie a lucrărilor de reconstrucţie a Sălii de protocol a ministerului.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

1. Să asigure, prin prisma consolidării managementului financiar şi a elementelor sistemului de control intern, lichidarea neregulilor constatate de audit, cu excluderea admiterii acestora în cadrul gestiunii fondurilor publice.

2. Să respecte regulile generale de reglementare a contabilităţii, asigurînd corectitudinea şi plenitudinea înregistrărilor contabile, cu raportarea veridică a situaţiilor financiare şi patrimoniale.

3. Să asigure organizarea efectuării regulamentare a inventarierii tuturor articolelor de bilanţ, în special a situaţiei decontărilor.

4. Să consolideze politicile în domeniul resurselor umane, avînd în vedere fenomenul constant de menţinere a unui număr impunător de funcţii vacante.

5. Să aplice măsuri concrete în vederea intensificării activităţilor şi responsabilizării membrilor grupului de lucru, cu înlăturarea neregulilor identificate şi delimitarea exhaustivă a responsabilităţilor delegate acestora, asigurînd efectuarea achiziţiilor publice conform prevederilor legale.

3.6. Cu privire la regularitatea evidenţei şi încasării taxei consulare

Potrivit art.1 din Legea nr.242 din 24.09.2010⁸, încasarea taxelor pentru serviciile consulare se prestează de către Aparatul central al MAEIE, prin intermediul Departamentului Afacerilor Consulare, în baza tarifelor stipulate în Anexa nr.1 la prezenta lege. Taxa consulară se încasează în lei, achitarea fiind efectuată la conturile bancare ale Trezoreriei de Stat. Departamentul Afacerilor Consulare⁹ (în continuare – DAC) este o subdiviziune a Aparatului central al MAEIE, care asigură activitatea ministerului în domeniul consular, revenindu-i responsabilitatea de raportare anuală a activităţii de competenţă.

______________________

⁸ Legea nr.242 din 24.09.2010“ Cu privire la taxele consulare”.

⁹ Regulamentul cu privire la activitatea Departamentului Afacerilor Consulare, aprobat prin ordinul MAEIE nr 717-b-98 din 30.06.2008.

Verificările auditului s-au axat pe regularitatea încasării, corectitudinea şi plenitudinea reflectării în evidenţa DAC şi, respectiv, pe raportarea mijloacelor încasate pentru prestarea serviciilor consulare, relevînd următoarele.

Analiza şi contrapunerea informaţiei reflectate în rapoartele narative (Raportul legalizarea consulară şi Raportul examinarea dosarelor privind cetăţenia), întocmite de către DAC pe anul 2011, denotă că acestea nu includ date complete şi veridice. De asemenea, datele raportate privind activitatea de perfectare a vizelor, precum şi mijloacele încasate în urma acordării acestor servicii nu se raportează. Urmare verificărilor efectuate pe un eşantion de 1787 acţiuni consulare în valoare de 151,6 mii lei (semestrul I al anului 2011), ce constituie 43,5% din volumul total al taxelor consulare aferente serviciilor acordate de către DAC al MAEIE – de 348,3 mii lei, s-au constatat următoarele fapte:

√ Contrapunerea datelor din Registrul de evidenţă a acţiunilor/serviciilor consulare (domeniul cetăţeniei) cu cele din Extrasul trezorerial din contul bugetului de stat pe taxele consulare a relevat că în Registru sînt reflectate cu 6 servicii prestate/900,0 lei mai mult decît suma real încasată la contul trezorerial, diferenţa nefiind explicată de către persoanele responsabile. Această situaţie denotă că serviciile consulare respective au fost prestate în lipsa confirmării faptului că plăţile corespunzătoare s-au efectuat pînă la momentul prestării serviciilor, prin ce au fost încălcate prevederile pct.20 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007¹⁰ (Anexa nr.1).

_________________________

¹⁰ Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 “Pentru aprobarea unor regulamente privind modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor consulare şi a mijloacelor speciale provenite la serviciile prestate contra plată” (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007).

√ Pentru un serviciu consular a fost prezentat, ca dovadă de plată, un bon achitat la Serviciul Stare Civilă, în bază căruia persoana responsabilă din cadrul DAC, fără a efectua verificările necesare, a acceptat documentul prezentat şi a prestat serviciul solicitat. Registrul de evidenţă a acţiunilor/serviciilor consulare (domeniul cetăţeniei) se ţine cu nerespectarea pct.36 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 (Anexa nr.1) şi nu asigură reflectarea integrală privind sumele încasate, numărul bonului de plată etc.

√ La verificarea datelor din Registrul de evidenţă a acţiunilor/serviciilor consulare (legalizări), prin contrapunerea lor cu extrasul din contul bugetului de stat (taxe consulare), s-a constatat că în Registru volumul serviciilor prestate este cu 4830,0 lei mai mult faţă de cel înregistrat pe contul trezorerial. Şi în acest caz, din lipsa documentelor justificative (copiile documentelor, cererilor de acordare a serviciilor, bonurilor de plată etc.), auditului nu i-au fost prezentate argumente privind discrepanţele menţionate. Totodată, se menţionează că Registrul de evidenţă a acţiunilor/serviciilor consulare (legalizări) pentru anul 2011 este ţinut neregulamentar.

√ Conform extrasului din contul bugetului de stat (taxe consulare), suma de 6,3 mii lei, achitată în I semestru al anului 2011, nu este confirmată prin tipurile de servicii prestate. Totodată, s-a constatat lipsa înscrisurilor în registrele respective şi a documentelor justificative.

√ Deşi există Nomenclatorul dosarelor serviciului diplomatic al Republicii Moldova, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor externe nr.226/b/39 din 19.03.2007, ministerul nu dispune de reglementarea modului de păstrare a documentelor referitoare la legalizări (cereri, copii de documente, bonuri de plată).

√ Prescripţia pct.8 din Regulamentul privind modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor pentru serviciile consulare prestate de Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale Republicii Moldova, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 (Anexa nr.2) referitor la perceperea plăţilor aferente serviciilor consulare prestate, nu este racordată la prevederile legale¹¹, urmare a cărui fapt DAC nu încasează plăţile respective, ceea ce necesită soluţionare.

________________

¹¹ Legea nr.242 din 24.09.2010 “Cu privire la taxele consulare”.

În viziunea auditului, neregularităţile/abaterile menţionate mai sus au fost condiţionate de neasigurarea aplicării conforme a prescripţiilor pct.37 din Anexa nr.1 la Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 privind evidenţa şi controlul comun al încasărilor mijloacelor băneşti de către persoanele responsabile din cadrul serviciului contabil şi Serviciului consular, cu întocmirea actelor de verificare a plăţilor calculate, încasate şi a serviciilor acordate în perioada de raportare (astfel de acte nu au fost prezentate auditului). Un alt factor care a determinat admiterea neregulilor constatate la capitolul prestarea serviciilor consulare este insuficienţa elementelor sistemului de control intern, inclusiv nestabilirea atribuţiilor şi responsabilităţilor prin prisma fişelor posturilor întocmite de către directorul DAC şi aprobate de ministrul afacerilor externe la 20.01.2010, dar care pînă la momentul efectuării auditului nu erau aduse la cunoştinţa personalului DAC, sub semnătură.

3.7. Alte constatări

3.7.1. Conform schemei de încadrare a Aparatului central al MAEIE, aprobată la 12.12.2009, una din structurile interne ale acestuia este Direcţia Inspecţie şi Audit Intern, cu 3 unităţi de personal (şef de direcţie, consilier, secretar I), care în perioada anului 2011 n-a dispus de Regulamentul de funcţionare a unităţii de audit intern, acesta fiind aprobat în februarie 2012. Pe parcursul anului 2011, în cadrul acestei subdiviziuni, a activat o singură persoană, preponderent fiind implicată în diverse instruiri de domeniu, la elaborarea Cărţii de audit intern, precum şi în planificarea activităţii.

3.7.2. În cadrul Aparatului central al MAEIE, evidenţa contabilă se ţine în conformitate cu prevederile Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, nedispunînd de un program automatizat unic de evidenţă contabilă.

Concluzii:

Situaţiile constatate denotă că managementul financiar şi unele elemente ale sistemului de control intern în cadrul Aparatului central al MAEIE nu asigură regularitatea funcţionării adecvate la unele componente ale bunei guvernări a fondurilor publice.

Neaplicarea conformă a prevederilor legale de către Departamentul Afacerilor Consulare în activitatea desfăşurată a condiţionat admiterea neregulilor, ce afectează veridicitatea şi plenitudinea datelor privind numărul şi valoarea acţiunilor/serviciilor consulare prestate şi înregistrate, acest fapt denaturînd situaţiile raportate.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

6. Să asigure respectarea legislaţiei la capitolul prestarea acţiunilor/serviciilor consulare, cu consolidarea cooperării între Serviciul contabil şi Serviciul consular şi responsabilizarea personalului implicat în aceste procese.

7. Să asigure funcţionalitatea activităţii Serviciului audit intern (Direcţia Inspecţie şi Audit Intern).

IV. OPINII DE AUDIT

Opinia fără rezerve privind rapoartele financiare pe anul 2011

În opinia echipei de audit, bazată pe activităţile de audit efectuate, raportul financiar, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine reală şi fidelă a situaţiei financiare şi a celei patrimoniale ale Aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene la data de 31.12.2011, referitor la corectările efectuate, fiind în conformitate cu cadrul aplicabil de raportare financiară.

Opinia fără rezerve privind regularitatea pe anul 2011

În opinia echipei de audit, utilizarea mijloacelor publice şi administrarea patrimoniului public în anul 2011, sub toate aspectele semnificative, s-a efectuat legal şi regulamentar.

Anexa nr.2

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.30 din 12 iulie 2012

RAPORTUL

privind auditurile regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011

la unele instituţii ale serviciului diplomatic

I. INTRODUCERE

Auditul regularităţii pe exerciţiul bugetar 2011 la unele instituţii ale serviciului diplomatic s-a efectuat în cadrul auditului regularităţii la Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene şi la unele instituţii din subordine, în temeiul art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹ şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012².

_______________________

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare).

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.80 din 22.12.2011 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012”(cu modificările ulterioare).

Scopul auditului a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la faptul că rapoartele financiare, întocmite de către instituţiile serviciului diplomatic şi prezentate Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (în continuare – MAEIE, sau ministerul), pe anul 2011, în toate aspectele semnificative, reflectă informaţia reală şi fidelă a situaţiilor financiare şi patrimoniale, bazată pe datele evidenţei contabile, iar utilizarea mijloacelor publice şi operaţiunile financiare sînt corecte şi conforme prevederilor legale.

Responsabilitatea conducerii instituţiilor serviciului diplomatic este de a întocmi şi a prezenta în termenele stabilite şi în conformitate cu cadrul legal rapoartele financiare, a asigura respectarea prevederilor legale în activitatea economico-financiară, inclusiv a modului de încasare, gestionare şi utilizare a taxelor consulare, precum şi de a implementa un sistem de management financiar şi control intern eficient, asigurînd o bună guvernare a fondurilor publice, cu obligaţia de a preveni şi a descoperi erorile şi fraudele.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea unor operaţiuni şi tranzacţii financiare semnificative potrivit cerinţelor legale, în scopul obţinerii probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea concluziilor şi opiniilor de audit asupra rapoartelor financiare pe anul 2011, regularităţii gestionării fondurilor publice, inclusiv a taxelor consulare.

Auditul regularităţii a fost efectuat conform Standardelor de audit ale Curţii de Conturi³. Pentru auditare au fost selectate unele instituţii ale serviciului diplomatic, ţinîndu-se cont de nivelul materialităţii şi riscurile identificate, cu exprimarea opiniilor/concluziilor de audit, respectiv fiind auditate următoarele entităţi: Ambasadele Republicii Moldova în Regatul Belgiei, Republica Franceză, Republica Federală Germană, Ucraina, România, Republica Turcia, Republica Italia, Federaţia Rusă; Consulatele Republicii Moldova în or. Frankfurt pe Main (Republica Federală Germania), or.Odesa (Ucraina), or.Iaşi (România), or.Istanbul (Republica Turcia), or.Bologna (Republica Italia), precum şi Misiunea Republicii Moldova pe lîngă Uniunea Europeană (Bruxelles), Reprezentanţa Permanentă a Republicii Moldova pe lîngă Consiliul Europei (Strasbourg).

_________________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Cadrul regulator privind activitatea instituţiilor serviciului diplomatic este statuat în Constituţia Republicii Moldova, Legea nr.1133-XII din 04.08.1992⁴, Legea nr.761-XV din 27.12.2001⁵, tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte (inclusiv Convenţia de la Viena cu privire la relaţiile diplomatice din 18 aprilie 1961 şi Convenţia de la Viena cu privire la relaţiile consulare din 24 aprilie 1963), precum şi în alte acte normative. Totodată, prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003⁶ este reglementată activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic, iar prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007⁷s-a aprobat modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor consulare şi a mijloacelor speciale provenite din serviciile prestate contra plată.

_________________________

⁴ Legea nr.1133-XII din 04.08.1992 “Cu privire la statutul misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova în alte state” (în continuare – Legea nr.1133-XII din 04.08.1992).

⁵ Legea nr.761-XV din 27.12.2001 “Cu privire la serviciul diplomatic” (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.761-XV din 27.12.2001).

⁶ Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003 “Despre aprobarea Regulamentului privind activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare” (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003).

⁷ Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007 “Pentru aprobarea unor regulamente privind modul de încasare, utilizare şi evidenţă a taxelor consulare şi a mijloacelor speciale provenite la serviciile prestate contra plată” (cu modificările şi completările ulterioare, în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007).

Conform prevederilor cadrului regulator nominalizat, misiunile diplomatice, inclusiv reprezentanţele permanente pe lîngă organismele internaţionale ale Republicii Moldova peste hotare, sînt structuri ale sistemului instituţiilor serviciului diplomatic al MAEIE, acesta fiind organul central de specialitate cu statut de instituţie centrală a sistemului vizat. Instituţiile serviciului diplomatic, activînd permanent în alte state sau pe lîngă organizaţii internaţionale, întreţin relaţii oficiale interstatale, promovează drepturile şi interesele legitime ale Republicii Moldova şi ale cetăţenilor ei.

Finanţarea activităţii instituţiilor serviciului diplomatic se efectuează prin intermediul MAEIE, de la bugetul de stat, în monedă naţională convertită în valută străină, inclusiv din veniturile obţinute prin prestarea de servicii consulare.

Evidenţa contabilă în cadrul instituţiilor diplomatice urmează să fie ţinută în conformitate cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii şi de raportare financiară în sectorul public, prevăzute în Legea contabilităţii⁸ şi în Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice⁹.

_________________________

⁸ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (cu modificările ulterioare; în continuare – Legea contabilităţii).

⁹ Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice” (în continuare – Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice).

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

3.1. Cu privire la execuţia de ansamblu a surselor de finanţare şi cheltuielilor

În anul 2011, sursele de finanţare a cheltuielilor pentru asigurarea activităţii misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova peste hotare au însumat 160972,4 mii lei, din care 104336,7 mii lei (64,8%) – din contul componentei de bază a bugetului de stat, 28169,1 mii lei (17,5%) – veniturile obţinute de la prestarea serviciilor consulare, 18330,4 mii lei (11,4%) – venituri de la încasarea mijloacelor speciale şi 6,2% (10038,6 mii lei) – transferuri de la alte misiuni diplomatice.

Analiza alocaţiilor pentru cele 15 misiuni diplomatice auditate (39,5%), din numărul total al misiunilor diplomatice de peste hotarele ţării, denotă că ponderea acestora în totalul surselor de finanţare constituie 47,4%, sau 76324,3 mii lei.

Finanţarea misiunilor diplomatice supuse auditării, pe tipuri de alocaţii, în anul 2011 se caracterizează în felul următor:

Datele din tabel relevă că 40,0% din misiunile auditate preponderent sînt finanţate de la componenta de bază a bugetului de stat (Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană (Bruxelles) – 100%; Reprezentanţa Permanentă a RM pe lîngă Consiliul Europei (Strasbourg) – 100%; Ambasada RM în Regatul Belgiei – 90,1%; Consulatul General al RM în or.Iaşi (România) – 87,4%; Consulatul RM cu sediul în or.Odesa (Ucraina) – 75,4%; Ambasada RM în Ucraina – 73,0% etc.). Totodată, 33,3% din misiunile auditate şi-au asigurat activitatea din contul veniturilor încasate de la prestarea serviciilor consulare, precum şi din serviciile aferente celor consulare (Consulatul General al RM în or.Bologna (Republica Italia) – 93,2%; Consulatul General al RM în or.Istanbul (Republica Turcia) – 91,9%; Consulatul RM în or.Frankfurt pe Main (Republica Federală Germania) – 87,3%; Ambasada RM în Republica Turcia – 70,1%; Ambasada RM în Republica Italia – 58,7%). Concomitent, alte 4 misiuni diplomatice auditate au beneficiat de alocaţii transferate de alte misiuni diplomatice în sumă de 2339,8 mii lei. Verificările auditului denotă că în perioada de raportare au fost redistribuite de către MAEIE venituri obţinute de la prestarea serviciilor consulare în sumă totală de 10038,6 mii lei, inclusiv de la Consulatul General al RM în or.Istanbul (Republica Turcia) – 5363,9 mii lei, şi de la Consulatul General al RM în or.Bologna (Republica Italia) – 4674,7 mii lei, pentru acoperirea cu mijloace financiare a cheltuielilor de bază la 22 de misiuni diplomatice.

3.2. Cu privire la unele aspecte ale cadrului instituţional

Structurile, efectivele de personal şi indemnizaţiile de funcţie în valută străină ale instituţiilor diplomatice ale Republicii Moldova peste hotare sînt reglementate prin Hotărîrea Guvernului nr.182 din 16.03.2010¹⁰. La 31.12.2011, comparativ cu prescripţiile hotărîrii vizate, efectivul de personal al: Ambasadei Republicii RM în Republica Franceză (6 unităţi), Ambasadei RM în Republica Italia (6 unităţi), Ambasadei RM în Republica Federală Germania (6 unităţi), Reprezentanţei Permanente a RM pe lîngă Consiliul Europei (6 unităţi), Consulatului General al RM în or. Frankfurt pe Main (2 unităţi), Consulatului General al RM în or.Bologna (4 unităţi), Consulatului General al RM în or.Istanbul (4 unităţi), Consulatului RM cu sediul în or.Odesa (4 unităţi) a fost suplinit la nivel de 100%. Totodată, gradul de completare a statelor de personal la Ambasada RM în Regatul Belgiei este de 87,5% (7 din 8 unităţi prevăzute), Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană – de 88,9% (8 din 9 unităţi), Ambasada RM în Republica Turcia – 83,3% (5 din 6 unităţi), Ambasada RM în Ucraina – 90% (9 din 10 unităţi ), Ambasada RM în România – 63,6% (7 din 11 unităţi), Consulatul General al RM în or.Iaşi – 66,7% (2 din 3 unităţi).

_________________________

¹⁰ Hotărîrea Guvernului nr.182 din 16.03.2010 “Cu privire la aprobarea structurilor, efectivelor de personal şi îndemnizaţiilor de funcţie în valută străină ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.182 din 16.03.2010).

Potrivit pct.21 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, salariul membrilor titulari ai misiunii se calculează în conformitate cu categoriile de salarizare a funcţiilor ce le deţin în cadrul misiunii, echivalate cu funcţiile corespunzătoare, prevăzute în Clasificatorul funcţiilor lucrătorilor organelor administraţiei publice de stat, stipulat în hotărîrea respectivă. În acest context, verificările auditului au constatat că structurile instituţiilor serviciului diplomatic auditate, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.182 din 16.03.2010, includ funcţiile de contabil-şef şi şef de cancelarie într-o singură unitate de funcţie, personalul exercitînd concomitent atribuţiile ambelor funcţii. În acelaşi timp, în Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, aceste funcţii sînt poziţionate separat, cu atribuirea categoriei respective de salarizare. În astfel de circumstanţe, auditul consideră că poate apărea riscul de neasigurare a conformităţii şi calităţii funcţionalităţii instituţiei diplomatice, în special afectînd regularitatea organizării evidenţei contabile a fondurilor publice şi a proceselor/particularităţilor ce ţin de circuitul documentelor diplomatice.

Un alt aspect constatat de audit ţine de regularitatea managementului financiar prin prisma prevederilor Legii privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010¹¹. Astfel, în corespundere cu pct.7 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, responsabilitatea pentru executarea cheltuielilor şi gestionarea mijloacelor financiare revine integral şefului instituţiei diplomatice. În acelaşi timp, pct.20 al acestei Hotărîrii stipulează că toate transferurile în lei sînt efectuate în mod centralizat de către MAEIE, în baza informaţiilor prezentate de misiune, iar în baza solicitării argumentate şi pentru alte necesităţi – conform devizului de cheltuieli. În aşa mod, MAEIE, în baza tabelelor de pontaj prezentate de instituţia diplomatică, calculează lunar salariul angajaţilor acestora în monedă naţională în modul stabilit. Ulterior, reţinerile şi contribuţiile obligatorii se transferă la bugetele corespunzătoare, iar sumele spre achitare se transferă pe contul colaboratorului deschis în una din băncile situate pe teritoriul Republicii Moldova. În aceste condiţii, planificarea/bugetarea cheltuielilor este aprobată instituţiei, iar executarea unor părţi de cheltuieli se efectuează de Aparatul central al MAEIE. Ca urmare, cheltuielile de casă executate (retribuirea muncii, contribuţiile de asigurări sociale de stat obligatorii, primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, alte cheltuieli) pe anul 2011, în sumă totală de 8966,6 mii lei (conform datelor MAEIE), inclusiv pe instituţiile auditate – de 3745,9 mii lei, s-au transmis trimestrial misiunilor, ultimele înregistrîndu-le în evidenţa contabilă şi în raportare.

_________________________

¹¹ Legea nr.229 din 23.09.2010 “Privind controlul financiar public intern” (în continuare – Legea nr.229 din 23.09.2010).

Aceste circumstanţe evidenţiază neajunsurile în delimitarea competenţelor legale şi responsabilităţilor delegate MAEIE şi instituţiilor serviciului diplomatic, ultimele, în calitate de executori de buget, fiind responsabile, în condiţiile legii, de gestionarea fondurilor publice, iar prin prisma prevederilor Legii nr.229 din 23.09.2010 – de consolidarea răspunderii manageriale pentru gestionarea optimă a resurselor conform obiectivelor entităţii, pe baza principiilor bunei guvernări, prin implementarea managementului financiar şi sistemului de control intern.

Concluzii: Incertitudinile din cadrul legal ce reglementează delimitarea competenţelor şi responsabilităţilor MAEIE şi ale instituţiilor serviciului diplomatic privind managementul financiar, precum şi a celor ce ţin de poziţionarea funcţiilor de contabil-şef în structurile instituţiilor serviciului diplomatic condiţionează lipsa unui sistem adecvat şi integru de control intern în domeniu.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

1. Să examineze problemele legate de incertitudinile cadrului legal ce ţin de competenţele şi responsabilităţile MAEIE şi instituţiilor serviciului diplomatic privind managementul financiar, precum şi a celor ce ţin de poziţionarea funcţiilor de contabil-şef în structura acestora, înaintînd propunerile respective Guvernului.

Verificările auditului asupra regularităţii formării/bugetării, executării şi raportării cheltuielilor în cadrul instituţiilor verificate denotă următoarele.

3.3. Cu privire la regularitatea cheltuielilor pentru serviciile/lucrările prestate

Auditul a constatat că MAEIE nu dispune de un mecanism unificat de contractare, achitare şi raportare a serviciilor/lucrărilor pentru deservirea tehnologiilor informaţionale ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare. În acest context, unele din aceste instituţii au contractat tipurile de servicii respective cu persoane juridice şi fizice la preţuri variate, prin diferite moduri de achitare (direct de către instituţie sau prin intermediul MAEIE), precum şi cu diferite locuri de domiciliu (statul acreditar sau Republica Moldova). Astfel:

• Ambasada RM în Republica Italia, cu acordul MAEIE, a încheiat la 15.02.2011 cu o persoană fizică domiciliată permanent în Republica Moldova, un contract, care prevede prestarea de către ultima a serviciilor/lucrărilor ce ţin de monitorizarea şi menţinerea procesului de lucru al programului “AmbMoldovaDocument”, integrităţii datelor programului şi bazei de date, precum şi oferirea suportului de întreţinere a sistemelor de operare pentru calculatoarele Ambasadei. Conform condiţiilor contractului, serviciile urmează a fi executate 5 zile pe săptămînă (de luni pînă vineri), iar plata serviciilor – lunar, în sumă de 200 euro, prin transfer la contul personal, prin intermediul unei instituţii financiare din or. Frankfurt pe Main. Auditul a stabilit că, începînd cu luna februarie 2011, real achitarea serviciilor s-a efectuat în mod centralizat, prin intermediul MAEIE, la contul personal al prestatorului deschis la o instituţie financiară din Moldova, plata serviciilor însumînd 2090 euro pentru perioada 15.02.2011 – 31.12.2011. Cu aceeaşi persoană, pentru aceleaşi servicii, în aceeaşi sumă şi prin aceeaşi modalitate de achitare, la 30.12.2011, a fost încheiat un alt contract pe anul 2012, cu plata şi achitarea în mod centralizat prin intermediul MAEIE. Cheltuielile de casă şi cele efective se transmit de către MAEIE pentru includerea lor în evidenţa contabilă şi raportarea Ambasadei. La acest compartiment, auditul menţionează că serviciile respective se prestează de către persoana indicată de la distanţă (din Republica Moldova), la orice solicitare a Ambasadei, în cazuri de necesitate. În aceste circumstanţe, auditul denotă prezenţa riscului de nesecuritate a informaţiei deţinute de Ambasadă.

• Consulatul General al RM în or.Bologna, la 30.12.2010, a încheiat pentru anul 2011, cu o persoană juridică, un contract care prevede prestarea serviciilor de deservire tehnică a tehnologiilor informaţionale şi content a site-ului, cu o plată lunară de 300 lei şi achitarea în mod centralizat, prin intermediul MAEIE, la contul prestatorului, deschis în una din instituţiile financiare din Moldova. Cheltuielile de casă şi cele efective s-au transmis de către MAEIE pentru includere în evidenţa contabilă şi raportarea Consulatului General al RM în or.Bologna, în sumă totală de 3,9 mii lei.

• Ambasada RM în România, pentru serviciile de administrare a reţelei computerizate din cadrul Ambasadei şi al Secţiei Consulare, a încheiat un contract cu o persoană din statul acreditar, cu plata lunară de 400 RON, fiind achitată direct de către instituţie, în anul 2011, suma de 5340 RON.

• În perioada auditată, fiecare dintre misiunile diplomatice supuse auditării (cu excepţia misiunii diplomatice din or.Iaşi) a efectuat cheltuieli pentru lucrări de informatică şi de calcul în sumă a cîte 3,6 mii lei anual, care au fost achitate prin intermediul MAEIE, de către o firmă contractată din mun.Chişinău, în baza contractelor de prestare a serviciilor.

• Ambasada RM în Republica Franceză, Ambasada RM în Regatul Belgiei, Ambasada RM în Republica Federală Germania, Consulatul General al RM în or.Frankfurt pe Main nu au prezentat auditului contractele respective din cauza lipsei acestora în cadrul lor, actele de prestare a serviciilor fiind semnate de către ambasade după ce sînt primite de la MAEIE.

Concluzii: Managementul MAEIE n-a asigurat o monitorizare eficientă a procesului de contractare, achitare şi raportare a serviciilor/lucrărilor pentru deservirea tehnologiilor informaţionale ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare. Lipsa unui mecanism unificat a cauzat contractarea acestor tipuri de servicii cu persoane juridice şi fizice, la preţuri şi prin moduri diferite de achitare. Concomitent, MAEIE nu dispune de un sistem al tehnologiilor informaţionale pentru instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare, ceea ce reduce din operativitatea şi calitatea acordării serviciilor.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

2. Să examineze situaţia ce ţine de contractarea serviciilor/lucrărilor în domeniul tehnologiilor informaţionale de către Ambasada RM în Republica Italia, cu întreprinderea măsurilor de rigoare şi monitorizarea utilizării banilor publici.

3. Să elaboreze un mecanism unificat, bazat pe criterii bine determinate, pentru contractarea serviciilor/lucrărilor în domeniul tehnologiilor informaţionale, luînd în consideraţie şi eliminarea riscului de nesecurităţii informaţiei deţinute de către instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare.

4. Să examineze toate oportunităţile şi posibilele surse de finanţare pentru dezvoltarea tehnologiilor informaţionale în cadrul MAEIE şi instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare.

Recomandări instituţiilor serviciului diplomatic auditate:

5. Să asigure contractarea serviciilor/lucrărilor în domeniul tehnologiilor informaţionale în condiţii de maximă eficienţă a banilor publici, monitorizînd cu stricteţe volumul serviciilor prestate şi achitate, precum şi securitatea datelor de care dispun acestea.

3.4. Cu privire la regularitatea evidenţei şi raportării situaţiilor patrimoniale

Potrivit datelor raportate, la 31.12.2011, valoarea mijloacelor fixe ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare a crescut cu 4845,1 mii lei, faţă de 01.01.2011, însumînd în total 280530,9 mii lei, din care instituţiilor auditate le revine 45,4% (127356,3 mii lei). În total, structura mijloacelor fixe gestionate de instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare, în aspectul categoriilor, se prezintă în Diagrama ce urmează:

Sursă: Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe pe anul 2011, (Formularul nr.5)

Datele prezentate în diagramă denotă că ponderea majoră în totalul mijloacelor fixe administrate de instituţiile diplomatice în perioada auditată revine categoriei “Clădiri” – 74,5% (208915,2 mii lei). Se menţionează că doar 10 misiuni diplomatice dispun de imobil pentru desfăşurarea activităţii fără a achita chiria, inclusiv 8 misiuni (31,4%) dispun de imobil cu titlu de proprietate, iar altele 24 – închiriază spaţii pentru desfăşurarea activităţii, suportînd cheltuieli în sumă de 52859,6 mii lei. În structura mijloacelor fixe, mijloacele de transport deţin ponderea de 12,5% (35093,2 mii lei), maşinile şi utilajele – 4,8% (13559,7 mii lei), terenurile – 3,9% (10914,7 mii lei) etc.

Verificările auditului la acest capitol au relevat unele iregularităţi, care se expun după cum urmează:

3.4.1. Neînregistrarea şi neraportarea terenurilor aferente clădirilor

• Ambasada RM în Regatul Belgiei şi Ambasada RM în Republica Federală Germania, la 01.01.2012, nu deţineau evidenţa contabilă separată, în natură şi în valoare, a terenurilor aferente clădirilor cu suprafaţa de 2050,0 m² şi, respectiv, de 2602,0 m², raportate la o singură poziţie “Clădiri”. Potrivit explicaţiilor, conform contractului de vînzare-cumpărare, costul terenului este inclus în valoarea clădirii, deoarece la momentul procurării nu s-au divizat/separat costul clădirii şi cel al terenului, respectiv lipsind şi în evidenţa contabilă. Terenurile aferente acestor imobile sînt prezentate în imaginile următoare.

Sursă: Fotografii făcute de echipa de audit

• Ambasada RM în Republica Turcia, din anul 2008, dispune de titlul de autentificare a drepturilor de deţinător al unui teren în or.Ankara, cu suprafaţa de 0,448 ha, pentru construcţia complexului Ambasadei, care, potrivit proiectului, va include spaţiu pentru desfăşurarea activităţii şi spaţiu locuibil pentru colaboratorii misiunii. Terenul nu este evaluat şi nici reflectat în evidenţa contabilă, fapt ce afectează corectitudinea raportării mijloacelor fixe. Cu toate că în anul 2009 a fost elaborat proiectul construcţiei complexului Ambasadei, pentru care s-au achitat mijloace din bugetul de stat în sumă de 735,0 mii lei, pînă în prezent, din lipsa alocaţiilor prevăzute şi aprobate în modul stabilit, lucrări de construcţii n-au fost contractate. Tergiversarea aprobării mijloacelor pentru finanţarea investiţiilor la construcţia complexului Ambasadei generează în continuare cheltuieli neeficiente pentru arendarea spaţiului, care, de la elaborarea proiectului (anul 2009) şi pînă în prezent au constituit 2997,8 mii lei. Totodată, din cauza uzurii morale, proiectul elaborat pentru construcţie pierde din valoare şi din importanţă.

• Ambasada RM în Ucraina, în anul 2008, a procurat în or.Kiev 2 imobile cu suprafaţa totală de 614,7 m² şi valoarea de 15967,7 mii UAH, cu terenul aferent de 0,10 ha în valoare de 5807,2 mii UAH, acestea fiind înregistrate cu titlu de proprietate tocmai în octombrie 2010. Deşi cele 2 imobile şi terenul aferent au fost procurate în baza unor contracte separate, în evidenţa contabilă costul total al acestora s-a reflectat la o singură poziţie “Clădiri”. Astfel, de la momentul procurării (anul 2008), în bilanţul Ambasadei n-a fost divizat costul clădirilor de cel al terenului, care la data cumpărării a constituit 32978,3 mii lei şi, respectiv, 11993,7 mii lei. Această iregularitate a afectat veridicitatea evidenţei analitice şi celei sintetice, precum şi datele Raportului privind circulaţia mijloacelor fixe la 31.01.2012 (cu 11993,7 mii lei mai mult la poziţia “Clădiri” şi cu aceeaşi sumă mai puţin la categoria “Terenuri”).

• Consulatul RM cu sediul în or.Odesa, în baza Ordinului MAEIE din 10.09.2008, dispune de edificiul transmis în gestiune economică, care, conform Hotărîrii Guvernului nr.294 din 20.03.2006¹², a fost transmis la bilanţul MAEIE, cu titlu gratuit, de la bilanţul Întreprinderii afiliate cu capital străin Sanatoriul “Moldova” (or.Odesa) a Î.S. “Medisan” din cadrul Asociaţiei Curativ-Sanatoriale şi de Recuperare a Aparatului Guvernului Republicii Moldova, cu suprafaţa de 695 m², şi terenul aferent de 4283 m². Din suprafaţa totală a edificiului, Consulatul utilizează 50%, sau circa 348,0 m². S-a relevat că, deşi drepturile patrimoniale asupra imobilului au fost înregistrate la 18.08.2008 ca proprietate a Republicii Moldova, situaţia privind terenul aferent imobilului cu suprafaţa de 4283 m² pînă în prezent nu este elucidată. Clădirea este dată în exploatare din anul 1961, spaţiile neocupate fiind în stare deplorabilă.

_________________________

¹² Hotărîrea Guvernului nr.294 din 20.03.2006 “Cu privire la transmiterea unei clădiri”.

• Ambasada RM în Republica Italia, de la începutul activităţii sale, nu dispune de un local care să corespundă cerinţelor/standardelor minime de prestare a serviciilor diplomatice, în special a celor consulare. Auditul a relevat situaţia nesatisfăcătoare privind condiţiile în care sînt deserviţi cetăţenii Republicii Moldova aflaţi în număr mare la muncă pe teritoriul Italiei, aceştia necesitînd condiţii pentru o deservire de calitate, inclusiv pentru faptul ca remitenţele lor în Republica Moldova sînt destul de impunătoare.

Sursă: Fotografii făcute de echipa de audit

Mai mult decît atît, sediul în care actualmente activează Ambasada nu întruneşte nici cerinţele minime de securitate şi integritate, inclusiv a corpului diplomatic, fapt ce denigrează calitatea şi operativitatea prestării serviciilor către solicitanţi.

În consecinţă, pînă în prezent Ambasada arendează spaţii cu titlu de sediu-reşedinţă în or.Roma, într-un edificiu cu 6 etaje, la ultimul etaj, cu suprafaţa de 200 m² (5 birouri), fără teren aferent. În anul 2011, în vederea soluţionării problemei privind eliberarea de către personalul diplomatic a documentelor perfectate cetăţenilor, a închiriat suplimentar un birou de circa 4 m² la primul etaj, care, în viziunea echipei de audit, creează incomodităţi la intrarea centrală în clădirea respectivă. În rezultat, în anul 2011, plata lunară pentru spaţiile arendate a constituit 2320 euro. Auditul a estimat că, în total, de la începutul activităţii sale (1999-2011), Ambasada a suportat cheltuieli pentru spaţiile arendate de circa 334,0 mii euro, fapt ce denotă necesitatea determinării priorităţilor în politicile investiţionale în cadrul MAEIE, întru asigurarea cu sedii proprii a unor instituţii diplomatice.

Deşi, în toţi anii, Ambasada a întreprins mai multe măsuri de căutare a unui sediu care să corespundă cerinţelor minime şi să fie arendat cu o posibilă şi ulterioară procurare, fiind examinate mai multe variante (în special, în anul 2011, şi intensificate în anul 2012), despre ce în toate cazurile a fost informat MAEIE, acestea nu s-au soldat cu rezultate. Pînă în prezent problema sediului rămîne a fi stringentă pentru Ambasada RM în Republica Italia, deşi, potrivit Raportului privind activitatea consulară pe anul 2011, numărul cetăţenilor moldoveni cu şedere regulară în Italia, în conformitate cu datele MAI al Republicii Italia, constituie circa 110549 cetăţeni.

• Verificările documentelor (solicitate de la MAEIE) privind situaţia terenului acordat Ambasadei RM în Republica Belarus pentru construcţia sediului acesteia a constatat că real măsurile de iniţiere a construcţiei nu au fost demarate, persistînd riscul de pierdere a acestui teren.

3.4.2. Iregularităţi şi dificultăţi la înregistrarea, raportarea, precum şi la utilizarea echipamentului de prelevare şi procesare a datelor pentru paşapoartele biometrice

Întru realizarea Planului de acţiuni pentru asigurarea eliberării paşapoartelor biometrice, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.317 din 28.04.2010, în baza ordinului MAEIE din 25.11.2011, a fost transmis misiunilor diplomatice echipamentul de prelevare şi procesare a datelor pentru paşapoartele biometrice în valoare de 3842,5 mii lei, oferit cu titlu gratuit de către Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare în cadrul proiectului “Consolidarea Capacităţilor Instituţionale ale MAEIE”.

• Consulatul General al RM în or.Istanbul, contrar indicaţiilor MAEIE înaintate prin ordinul sus-menţionat, n-a asigurat reflectarea deplină în evidenţa contabilă, la categoria “Mijloace fixe”, a valorii echipamentului recepţionat de la minister, înregistrîndu-se cu 27,2 mii lei mai puţin, ceea ce a condiţionat şi raportarea financiară eronată a datelor la acest capitol.

• Ambasada RM în Republica Italia, în condiţiile actualului sediu, utilizează echipamentului respectiv pe măsura adresărilor, dar cu dificultăţi la prestarea serviciilor, condiţionate de incomoditatea spaţiului mic în care este instalat. Totodată, personalul diplomatic primeşte spre perfectare documentele neavînd loc la masa de lucru. În aceste condiţii, se denotă şi prezenţa riscului nesecurităţii aparatajului.

Sursă: Fotografii făcute de echipa de audit

3.4.3. Deşi Consulatul RM în or.Odesa, a instalat echipamentul primit în termenele stabilite, acesta nu se exploatează, din cauza că procesul de fabricare a paşapoartelor, în baza datelor primite de la misiunile diplomatice din Ucraina, se efectuează de către Î.S. “Registru” contra plată. Ţinînd cont de faptul că Consulatul nu poate transfera banii pentru achitarea serviciilor prestate de pe conturile bancare, deoarece acestea sînt blocate ca urmare a neacreditării misiunii diplomatice, Consulatul nu efectuează nici procesarea datelor pentru paşapoartele biometrice.

3.4.4. Iregularităţi în evidenţa analitică a mijloacelor fixe

Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană, contrar legislaţiei naţionale, ţine evidenţa analitică a mijloacelor fixe pe fişele de inventariere în valută străină (euro), cu reflectarea concomitentă în Cartea Mare în aceeaşi unitate, raportarea acestor mijloace efectuîndu-se în monedă naţională, iar valoarea fiind determinată pentru fiecare situaţie raportată, prin aplicarea unui coeficient (curs mixt de schimb euro/lei). Modalitatea respectivă de reflectare în evidenţa contabilă şi de raportare constituie o abatere de la principiile de bază şi criteriile calitative ale contabilităţii (relevanţa şi credibilitatea informaţiei din rapoartele financiare).

3.4.5. Neveridicitatea evidenţei şi raportării situaţiilor patrimoniale este condiţionată de necalcularea şi neraportarea uzurii mijloacelor fixe

Potrivit Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, uzura nu se determină pentru mijloacele fixe ale instituţiilor care se află peste hotare, urmare a cărui fapt atît în Cartea Mare, cît şi în Bilanţul executării bugetului autorităţilor/instituţiilor publice nu este determinată şi raportată uzura mijloacelor fixe din posesie. În aceste circumstanţe, auditul denotă că faptul dat condiţionează neveridicitatea evidenţei şi raportării situaţiilor patrimoniale ale instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare.

Totodată, necalcularea uzurii nu este în conformitate cu principiile de bază şi caracteristicile calitative ale contabilităţii, în special ce ţin de continuitate, permanenţa metodelor şi consecvenţa prezentării informaţiilor din rapoartele financiare.

În opinia auditului, calcularea uzurii este strict necesară, întru asigurarea regularităţii casării mijloacelor fixe în conformitate cu cerinţele pct.4 din Regulamentul privind casarea bunurilor uzate, raportate la mijloace fixe, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.500 din 12.05.1998¹³, potrivit căruia pot fi casate şi scoase de la bilanţul entităţii mijloacele fixe complet uzate.

_________________________

¹³ Hotărîrea Guvernului nr.500 din 12.05.1998 “Despre aprobarea Regulamentului privind casarea bunurilor uzate, raportate la mijloace fixe”.

În contextul dat, nerespectarea cerinţelor menţionate poate crea situaţii de casare neconformă a bunurilor publice administrate de aceste instituţii.

Concluzii: Managementul instituţional nerelevant privind administrarea patrimoniului a provocat mai multe nereguli, care se exprimă prin neînregistrarea şi neraportarea terenurilor aferente clădirilor; iregularităţi la înregistrarea, raportarea, precum şi la utilizarea echipamentului de prelevare şi procesare a datelor pentru paşapoartele biometrice; abateri de la prevederile normative în evidenţa mijloacelor fixe. Astfel, se denotă neţinerea evidenţei contabile separate (în natură şi în valoare) a terenurilor aferente clădirilor cu suprafaţa de 2050,0 m² şi, respectiv, de 2602,0 m² (Ambasada RM în Regatul Belgiei şi Ambasada RM în Republica Federală Germania); nesoluţionarea situaţiei privind terenul aferent imobilului cu suprafaţa de 4283 m², deţinerea drepturilor patrimoniale asupra imobilului fiind din anul 2008 (Consulatul RM în or.Odesa); nedivizarea costului clădirilor şi al terenului, care la data cumpărării (anul 2008) a afectat veridicitatea evidenţei şi a datelor raportate cu 11993,7 mii lei mai mult la poziţia “Clădiri” şi cu aceeaşi sumă mai puţin la categoria “Terenuri” (Ambasada RM în Ucraina). De asemenea, se denotă lipsa prioritizării în cadrul politicilor investiţionale ale MAEIE întru asigurarea cu sedii proprii a unor instituţii diplomatice, ceea ce a generat situaţii de risc prin pierderea terenurilor alocate de mai mult timp (Ambasada RM în Republica Turcia, Ambasada RM în Republica Belarus), iar Ambasada RM în Republica Italia de la începutul activităţii nu dispune de local adecvat cerinţelor/ standardelor minime de desfăşurare a acţiunilor de prestare a serviciilor diplomatice, în special a celor consulare.

În viziunea auditului, aceste situaţii sînt cauzate de nivelul redus al monitorizării din partea responsabililor de domeniu ai MAEIE, precum şi de lipsa în Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003 a reglementărilor ce ţin de responsabilitatea şefilor misiunilor pentru gestionarea patrimoniului public.

Totodată, auditul denotă neveridicitatea evidenţei şi raportării situaţiilor patrimoniale, fapt condiţionat de necalcularea şi neraportarea uzurii mijloacelor fixe.

Recomandări instituţiilor serviciului diplomatic auditate, după caz:

6. Să asigure conformitatea ţinerii evidenţei contabile, cu întreprinderea măsurilor concrete în vederea eliminării neregulilor constatate.

7. Să asigure ţinerea evidenţei contabile în natură a terenurilor aferente clădirilor în vederea asigurării integrităţii acestora.

8. În comun cu MAEIE, să găsească pîrghii şi surse în vederea iniţierii lucrărilor de proiectare şi construcţie a imobilelor.

9. Să asigure înregistrarea şi raportarea conformă a echipamentului de prelevare şi procesare a datelor pentru paşapoartele biometrice.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

10. Să examineze situaţiile privind priorităţile de asigurare cu sedii a unor instituţii diplomatice, stabilind prioritizări în politicile investiţionale, precum şi cu privire la imobilul şi terenul aferent Consulatului RM în or.Odesa, cu soluţionarea problemei, inclusiv cea de neacreditare a acestuia.

3.5. Cu privire la regularitatea cheltuielilor aferente cauţiunilor

Potrivit datelor raportate la 31.12.2011, instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova au înregistrat mijloace băneşti transmise în custodie în sumă totală de 5359,2 mii lei, acestea de fapt fiind cauţiunile/garanţiile depuse de către instituţii pentru chiria locuinţei de serviciu a membrilor titulari ai misiunii, care, faţă de situaţia de la începutul perioadei de gestiune, denotă o creştere cu 245,2 mii lei. Din suma totală, cauţiunilor achitate de misiunile diplomatice auditate le revine ponderea de 44,2%, însumînd 2371,0 mii lei.

Verificările auditului la acest compartiment au relevat unele probleme persistente în sistemul instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare, care ţin de: (i) asigurarea colaboratorilor cu locuinţe de serviciu, în baza contractelor de locaţiune, încheiate între instituţie şi proprietarii imobilelor, (ii) achitarea cauţiunii direct în contul proprietarilor imobilelor arendate. În aceste circumstanţe, în cazul plecării definitive a colaboratorului, instituţia nefiind asigurată cu actul de predare-primire a spaţiului arendat şi în lipsa determinării responsabilităţii angajatului-beneficiar, se creează riscul nerestituirii sau restituirii tardive a sumelor cauţiunilor achitate. Astfel:

• Din cauţiunile depuse în sumă totală de 28,1 mii euro de către Ambasada RM în Republica Franceză pentru imobilele închiriate, circa 3,0 mii euro sînt cauţiuni cu caracter de litigiu între Ambasadă şi proprietarii imobilelor, cauzate de plecarea definitivă a trei colaboratori. Totodată, nepredarea locuinţei arendate prin actul de primire-predare, potrivit contractului, creează riscul că cauţiunile depuse nu vor fi restituite.

• Ambasada RM în Republica Italia n-a întreprins acţiuni eficiente şi rezultative referitor la restituirea sumei achitate pentru cauţiunea unui apartament, iar nerestituirea acestei cauţiuni în termen a generat formarea unei datorii debitoare cu termenul de achitare expirat în mărime de 26,6 mii lei/1600 euro, ce constituie circa 50% din suma cauţiunii achitate (50% din suma totală, sau 24,9 mii lei/1500 euro au fost restituite la 18.02.2012, termenul de încetare a contractului fiind 31.12.2010). Totodată, n-a fost prezentat auditului actul de primire-predare a locuinţei arendate.

Potrivit explicaţiilor, Ambasada a intervenit telefonic de mai multe ori către Agenţia imobiliară prin intermediul căreia a fost încheiat contractul de arendă, a înaintat acesteia mai multe demersuri şi o scrisoare cu titlul “Extrem de urgent”. De asemenea, angajaţii Ambasadei s-au deplasat de repetate ori la oficiul Agenţiei pentru iniţierea unui dialog cu responsabilii acesteia. Ca rezultat, Ambasada urmează să recurgă la alte măsuri legale pe marginea problemei vizate.

Real, la 31.12.2012, sumele achitate pentru cauţiunea apartamentelor angajaţilor Ambasadei constituiau 346,1 mii lei, care, conform indicaţiilor Ministerului Finanţelor nr.07/2-4-213 din 31.12.2009 “Cu privire la reflectarea în evidenţa contabilă a cauţiunii şi diferenţei de curs valutar”, în cazul cînd contractele încheiate cu locatorul pentru închirierea spaţiilor (apartamentelor) pentru angajaţii misiunilor sau sediilor diplomatice prevăd plata locaţiunii sub formă de sumă de bani depusă pentru garantarea executării de către debitor a obligaţiei pentru plata chiriei, sumele menţionate au fost reflectate în evidenţa contabilă la contul extrabilanţier 03 “Mijloace băneşti transmise în custodie”.

• Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană (Bruxelles), nerespectînd prevederile pct.38 şi pct.45 din Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, nu a asigurat întocmirea actelor de intrare şi, respectiv, de ieşire în/din locuinţele de serviciu, cu descrierea detaliată a spaţiului închiriat, semnate de ambele părţi (proprietarul şi locatarul pentru care s-a închiriat apartamentul), în strictă conformitate cu forma specificată în anexa nr.5 din actul normativ sus-menţionat.

De asemenea, au fost constatate iregularităţi la ţinerea evidenţei analitice a cauţiunilor la contul extrabilanţier 03 (formularul nr.292), prin ce se denotă nerespectarea pct.234 din Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice:

• Ambasada RM în Regatul Belgiei, prin tergiversarea reflectării concomitente a cauţiunilor în sumă de 4200,0 euro (63,3 mii lei) şi 2602,9 euro (31,8 mii lei), restituite misiunii la 21 şi 24 iunie 2010 şi, respectiv, la 21 octombrie 2010, a afectat veridicitatea soldurilor reflectate în Bilanţul instituţiei (Formularul nr.1) cu 95,1 mii lei mai mult. Această situaţie se datorează faptului că entitatea nu ţine evidenţa analitică pe cauţiuni la contul extrabilanţier 03, în formularul nr.292.

• Analogic, Reprezentanţa Permanentă a RM pe lîngă Consiliul Europei (Strasbourg) ţine evidenţa şi întocmeşte informaţia privind analitica pe cauţiuni la contul 179 “Decontări conform plăţilor planificate”, pe cînd raportarea acestora este reflectată în Bilanţ la contul extrabilanţier 03 “Mijloace băneşti transmise în custodie”.

• Ambasada RM în Republica Federală Germania a reflectat incorect cauţiunea în valoare de 30,5 mii lei la contul 179 “Decontări conform plăţilor planificate” şi, respectiv, la contul 248 “Credite bancare”, în aşa mod afectînd veridicitatea raportării contului extrabilanţier “Mijloace băneşti transmise în custodie” (03) cu 30,5 mii lei mai puţin la 31.12.2011.

• Consulatul General al RM în or.Frankfurt pe Main, la 01.02.2010, a reziliat contractul cu Asociaţia Populară de Construcţii şi Economii din or. Frankfurt pe Main (al cărei membru este din 01.05.2002, prin transferul cotei de participare (cauţiunii) în sumă de 1839,0 euro), ceea ce permitea Consulatului închirierea apartamentului pentru colaboratori în condiţii avantajoase. Apartamentul a fost restituit Asociaţiei la 26.01.2010, însă, potrivit statutului acesteia, calitatea de membru încetează după 2 ani financiari din momentul solicitării scrise de retragere a calităţii de membru. Astfel, după anunţul în scris din 27.02.2012 al Asociaţiei, Consulatul General a fost informat că din 31.12.2014 va fi lipsit de calitatea de membru al acesteia, iar cota de participare (cauţiunea) va fi restituită în iulie 2015.

Concluzii: Problemele constatate de audit privind asigurarea colaboratorilor cu locuinţe de serviciu în baza contractelor de locaţiune încheiate între instituţie şi proprietarii imobilelor, achitarea cauţiunii direct în contul proprietarilor imobilelor arendate, netransmiterea prin actul de primire-predare a spaţiului arendat, precum şi lipsa determinării responsabilităţii angajatului-beneficiar evidenţiază necesitatea revizuirii normelor în vigoare ce reglementează aceste raporturi şi ar asigura responsabilizarea părţilor, cu asigurarea restituirii sumelor cauţiunilor achitate.

Recomandări Ambasadei RM în Regatul Belgiei, Reprezentanţei Permanente a RM pe lîngă Consiliul Europei (Strasbourg), Ambasadei RM în Republica Federală Germania:

11. Să asigure conformitatea ţinerii evidenţei contabile la capitolul cauţiuni, corectînd situaţiile denaturate.

Recomandări Ambasadei RM în Republica Italia:

12. Să întreprindă măsurile de rigoare în vederea restituirii cauţiunii cu termenul de achitare expirat în mărime de 26,6 mii lei/1600 euro.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

13. Să asigure monitorizarea evidenţei cauţiunilor, cu respectarea termenelor de restituire a acestora.

14. Să revizuiască reglementările privind modul de asigurare a colaboratorilor cu locuinţe de serviciu prin achitarea cauţiunilor din contul misiunilor, examinînd oportunitatea introducerii altor modalităţi de achitare, cu excluderea factorului de risc al dezafectării banilor publici şi prezenţa litigiilor.

15. Să ia atitudine faţă de situaţia creată la Consulatul General al RM în or. Frankfurt pe Main, fiind admisă imobilizarea mijloacelor publice în sumă de 1839,0 euro, transferate în anul 2002, şi asigurarea restituirii lor tocmai în anul 2015.

3.6. Cu privire la regularitatea inventarierii

Deşi cadrul legislativ şi regulator intern specifica obligativitatea inventarierii tuturor articolelor de bilanţ şi extrabilanţ, unele misiuni diplomatice supuse verificării n-au efectuat inventarierea în conformitate cu aceste reglementări.

Astfel, Ambasada RM în Republica Franceză nu a efectuat inventarierea tuturor articolelor de bilanţ şi extrabilanţ, limitîndu-se doar la inventarierea mijloacelor fixe, OMVSD, materialelor. Potrivit Bilanţului executării bugetului autorităţilor/instituţiilor publice, la 01.01.2012 sînt înregistrate 53,3 mii lei ca decontări privind manco (contul 170), înregistrate în evidenţa contabilă a entităţii din anul 2007 (lipsuri de bunuri materiale la reşedinţa fostului ambasador al RM în Franţa). Totodată, comisia de inventariere urma să stabilească cauza apariţiei lipsurilor de bunuri materiale în valoare de 53,3 mii lei, precum şi existenţa reală şi actualitatea volumului mijloacelor băneşti transmise în custodie (cauţiuni) în sumă de 439,4 mii lei, înaintîndu-se propuneri concrete către conducerea misiunii şi raportarea către minister, în vederea îmbunătăţirii situaţiilor menţionate. Potrivit probelor/explicaţiilor prezentate auditului, misiunea a informat de mai multe ori fosta şi prezenta conducere a MAEIE privind situaţia creată şi necesitatea implicării ministerului la soluţionarea cazului dat. În acest context, auditul relevă lipsa acţiunilor de rigoare ale MAEIE la subiectul dat, ţinîndu-se cont de faptul că şi fostul ambasador, şi fostul şofer-administrator activează pînă în prezent în acelaşi sistem.

Totodată, comisia de inventariere urma să stabilească cauza formării şi existenţa reală a volumului mijloacelor băneşti transmise în custodie (cauţiuni cu caracter de litigiu) în sumă de 2970,12 euro şi să informeze ministerul referitor la situaţia creată.

Ambasada RM în Regatul Belgiei n-a supus inventarierii clădirile cu terenul aferent, datoriile debitoare privind decontările cu gestionarii în sumă de 6,6 mii lei, înregistrate din 01.06.2008 (contul 160), nefiind stabilită nici cauza apariţiei acestei datorii, precum şi înaintate propunerile corespunzătoare.

Analogic, Ambasada RM în Republica Federală Germania nu a supus inventarierii clădirea şi terenul aferent, soldurile conturilor bancare, conturile extrabilanţiere (mijloacele băneşti transmise în custodie).

Concluzii: Managementul financiar redus şi lipsa sistemului de control intern în cadrul instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova a generat, după caz, abateri de la cadrul normativ în domeniul financiar-contabil, prin neefectuarea inventarierii, în unele cazuri, integral/parţial, ceea ce a dus la formarea datoriilor.

Recomandări instituţiilor serviciului diplomatic auditate:

16. Să efectueze inventarierea în corespundere cu normele cadrului legal, asigurînd conformitatea evidenţei şi raportării situaţiilor financiare şi patrimoniale, întreprinzînd măsuri de lichidare a datoriilor formate.

3.7. Cu privire la integritatea, regularitatea încasării, utilizării şi evidenţei mijloacelor provenite de la prestarea serviciilor consulare, serviciilor aferente acestora şi a vizelor-timbru (formulare tipizate cu regim special)

Potrivit Raportului privind încasarea şi utilizarea mijloacelor cu destinaţie specială la 31.12.2012, veniturile de la încasarea taxelor consulare au însumat 38,2 mil.lei, care, comparativ cu anul 2010, au înregistrat o descreştere cu 9,0 mil.lei. Taxele consulare încasate de către misiunile diplomatice auditate constituie 30,4 mil.lei (79,6%) din volumul total al taxelor consulare încasate de toate misiunile diplomatice. Concomitent cu taxele consulare, misiunile au încasat venituri provenite de la prestarea serviciilor aferente celor consulare în sumă de 1326,7 mii lei. Numărul şi valoarea acţiunilor consulare prestate de către misiunile diplomatice ale Republicii Moldova în anul 2011 se prezintă după cum urmează:

* Sursă: Rapoartele anuale privind prestarea serviciilor consulare (anii 2010-2011)

Urmare a verificării selective (prin eşantioane) a acţiunilor consulare prestate în anul 2011, auditul a constatat existenţa unor erori în raportarea taxelor consulare şi a mijloacelor aferente prestării serviciilor consulare, după cum urmează:

3.7.1. Neasigurarea identicităţii datelor din evidenţa contabilă cu cele conţinute în rapoartele statistice întocmite de serviciul consular la categoria “Taxe consulare” şi “Servicii aferente”, întocmite în baza documentelor justificative:

• Ambasada RM în Regatul Belgiei a denaturat raportul statistic cu 80 euro mai mult la capitolul “Taxe consulare” şi cu 80 euro mai puţin la capitolul “Taxe aferente”.

• Ambasada RM în România a raportat taxe consulare cu 190 euro mai puţin şi cele aferente cu 36,0 euro mai mult.

• Ambasada RM în Republica Franceză a admis raportarea taxelor consulare cu 109 euro mai mult.

3.7.2. Deşi unele instituţii diplomatice dispun de conturi bancare separate pentru fiecare tip de venituri/încasări (taxe consulare şi taxe aferente celor consulare), se admit erori la atribuirea şi raportarea lor:

• Ambasada RM în Republica Federală Germania a admis cazuri de achitare şi reflectare în evidenţa contabilă a unor servicii consulare la contul de acumulare a taxelor aferente în sumă de 300,0 euro şi a unor taxe aferente la contul taxelor consulare în sumă de 60,0 euro.

• Analogic, Consulatul General al RM în or. Frankfurt pe Main a admis atribuirea şi raportarea incorectă a unor taxe aferente în sumă de 100,0 euro la contul taxelor consulare şi a taxelor consulare de 70,0 euro la contul curent al taxelor aferente.

3.7.3. Admiterea achitării neregulamentare a taxelor consulare de către persoanele solicitante de servicii consulare:

• Ambasada RM în Regatul Belgiei a admis în 28 de cazuri achitarea taxelor pentru serviciile consulare, prin intermediul cardului bancar al ex-contabilului-şef, în sumă de 1021 euro, echivalent cu 16,3 mii lei, pe cînd regulamentar, în cazuri excepţionale, taxele consulare se încasează prin casieria misiunilor diplomatice şi se depun la contul bancar al entităţii.

3.7.4. Achitarea unor servicii consulare sub nivelul stabilit de actele normative în vigoare:

• La Ambasada RM în Republica Franceză s-au consemnat 2 cazuri în care serviciile consulare au fost achitate cu 22 euro mai puţin.

3.7.5. Acordarea serviciilor consulare nejustificate:

• Ambasada RM în Republica Federală Germania n-a confirmat achitările în 4 cazuri de acordare a serviciilor consulare în valoare de 120 euro şi a taxelor aferente de 45 euro.

3.7.6. Utilizarea neregulamentară a taxelor consulare direct din casierie:

• Ambasada RM în Ucraina, nerespectînd cadrul normativ, care interzice utilizarea taxelor consulare direct din casierie, fără depunerea prealabilă a acestora la contul bancar, a utilizat direct din casa entităţii 71,4%, sau suma totală de 25,5 mii lei din totalul mijloacelor încasate pentru plata serviciilor consulare.

3.7.7. Întocmirea/completarea neregulamentară a registrelor de evidenţă a serviciilor consulare acordate ((1) Registrul acţiunilor notariale 2) Registrul titlurilor de călătorie 3) Registrul vizelor 4) Registrul altor acţiuni):

• Ambasada RM în Regatul Belgiei şi Ambasada RM în România, contrar pct.36 din Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007, a admis nereguli în procedura de completare a registrelor speciale de evidenţă a serviciilor consulare prestate. Astfel, acestea sînt întocmite de către persoana responsabilă de prestarea acestora atît pentru perioada auditată, cît şi pentru perioadele precedente, neregulamentar şi neglijent, cu ştersături, fără a menţine ordinea cronologică.

• Verificările selective ale auditului la Ambasada RM în Republica Italia asupra corectitudinii încasării taxelor consulare şi plăţilor aferente au constatat, în unele cazuri, nerespectarea prescripţiilor regulamentare în procedura de completare a registrelor. Astfel, în cazul acţiunilor notariale, s-a constatat că, din 3966 acţiuni prestate/înregistrate, în 62 de cazuri în Registrul acţiunilor notariale nu se completează secţiunile nr.8 (“nr. chitanţei”) şi nr.9 (“semnătura persoanei care a solicitat actul notarial”). Analogic, nu era completată secţiunea cu numărul bonului de plată din Registrul titlurilor de călătorie în 10 cazuri din 1507 înregistrări verificate, Registrul vizelor – în 6 cazuri din 54 verificate, şi Registrul altor acţiuni – în 32 de cazuri din 1804 acţiuni verificate. În rezultatul verificării înregistrărilor contabile şi datelor sistemului Banca on-line, s-a identificat achitarea acestor servicii, concomitent stabilind că la dosarele acţiunilor prestate nu în toate cazurile se anexează documentul ce justifică efectuarea plăţii (acestea fiind cusute la documentele bancare), fapt ce complică mult verificarea confirmării plăţilor. Auditul relevă lipsa documentării verificărilor efectuate între contabilitate şi serviciul consular referitor la corectitudinea înregistrării şi plenitudinea încasării taxelor consulare şi a mijloacelor aferente acestora, cu întocmirea regulamentară a actului de verificare. În viziunea auditului, aceste situaţii sînt condiţionate de insuficienţa cadrului regulator al MAEIE, precum şi de volumul mare al serviciilor prestate.

• Consulatul General al RM în or.Bologna, pe parcursul anului 2011, a perfectat 18307 acte consulare, din care 10442 acte notariale. Valoarea totală a încasărilor taxelor consulare în anul 2011 a constituit 6569,7 mii lei (de circa 2 ori mai mult decît indicele precizat – 2959,0 mii lei), iar a mijloacelor aferente taxelor consulare – 2097,0 mii lei, evidenţa contabilă fiind ţinută separat. În vederea sporirii transparenţei activităţii instituţionale, auditul a recomandat plasarea pe pagina Consulatului a cadrului normativ şi regulator intern care reglementează cuantumul taxelor consulare şi plăţilor aferente (acestea fiind afişate doar în incinta Consulatului).

Notă. Pe parcursul auditului, acestea au fost plasate pe pagina Consulatului.

Consulatul a încheiat un contract cu “BancoPosta”, una din filiale aflîndu-se vizavi de Consulat. Acest fapt a exclus încasarea plăţilor în numerar în casieria Consulatului. Avînd în vedere limita resurselor de timp, auditul a efectuat unele verificări selective asupra corectitudinii încasării taxelor consulare şi plăţilor aferente, fiind constatate următoarele:

- Pe parcursul anului 2011, Consulatul a prestat 10442 acţiuni notariale. În rezultatul verificării selective a unui eşantion de 1343 acţiuni prestate/înregistrate în Registrul acţiunilor notariale, au fost identificate 36 cazuri de legalizare a unor acte care nu erau întocmite şi/sau traduse de Consulat, fiind încasată plata în cuantum de 3 euro ( taxe consulare – 2 euro şi 1 euro – plăţi aferente).

- În anul 2011, Consulatul a perfectat 2879 titluri de călătorie. Verificările selective asupra unui eşantion de 673 titluri nu au constatat abateri la efectuarea plăţilor. În special, titlurile de călătorie au fost eliberate cetăţenilor care au invocat pierderea sau sustragerea documentelor.

- Consulatul, în anul 2011, a eliberat 214 vize de intrare-ieşire pentru străini în Republica Moldova, în Registrul vizelor fiind înregistrate 221 vize, din care 7 au fost anulate. Verificările auditului au relevat că, în unele cazuri, nu a fost urmărită completarea conformă a pachetului de documente pentru solicitarea vizelor (în mod diferit la documente nu se indică data sau lipseşte semnătura solicitantului, nu se completează toate rubricile cererii, cum ar fi adresa de sejur sau scopul vizitei, nu se anexează în complet copiile la cartea de identitate şi/sau soggiorno şi a paşaportului). În aceste circumstanţe, auditul denotă că, deşi prevederile Legii nr.200 din 16.07.2010 “Privind regimul străinilor în Republica Moldova” (alin.(3) din art.20) stipulează că procedura de acordare a vizelor se reglementează printr-un Regulament aprobat de Guvern, acesta lipseşte, fiind reglementate doar procedurile cu privire la eliberarea invitaţiilor.

- În unele cazuri, în registre nu se completează secţiunile cu numărul bonului (acestea fiind anexate la pachetul de prestare a serviciului), semnăturii de primire a documentului, aceste situaţii fiind motivate prin deplasarea echipei în teritoriu, cînd documentele perfectate de Consulat se remit solicitanţilor prin pachet poştal. În aceste circumstanţe, auditul recomandă de a indica în aceste rubrici numărul coletului poştal şi data remiterii.

- Deşi zilnic serviciul contabil verifică încasările taxelor consulare şi plăţilor aferente (intrările în cont) cu serviciul consular, auditul denotă lipsa documentării acestor verificări (întocmirea regulamentară a actului de verificare).

3.7.8. Neasigurarea controlului comun privind corectitudinea şi plenitudinea încasărilor mijloacelor băneşti de la prestarea serviciilor consulare şi a celor aferente:

Ambasada RM în Republica Federală Germania, Consulatul General al RM în or. Frankfurt pe Main şi Ambasada RM în Regatul Belgiei, nerespectînd cerinţele pct.37 din Regulamentul la Anexa nr.1 şi pct.28 din Regulamentul la Anexa nr.2, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.1036 din 17.09.2007, nu au asigurat evidenţa şi controlul comun al încasărilor mijloacelor băneşti de către persoanele responsabile din cadrul instituţiilor (contabilul-şef şi responsabilul consular), prin întocmirea actelor de verificare a plăţilor calculate, încasate şi serviciile acordate în perioadele de raportare.

3.7.9. Nerespectarea cadrului normativ la evidenţa, păstrarea şi eliberarea vizelor-timbru:

• Ambasada RM în Republica Federală Germania, Consulatul General al RM în or. Frankfurt pe Main dispun de un Registru de evidenţă a formularelor tipizate cu regim special, misiunile întocmind trimestrial doar acte de utilizare a formularelor cu regim special, însă nefiind asigurată raportarea financiară, precum şi reflectarea cantitativă şi valorică a formularelor cu regim special la conturile extrabilanţiere ale acestora.

Concluzii: Lipsa elementelor de control intern privind regularitatea modului de încasare, utilizare şi evidenţă a mijloacelor provenite de la prestarea serviciilor consulare şi a serviciilor aferente a cauzat neasigurarea identicităţii datelor din evidenţa contabilă cu cele conţinute în rapoartele statistice întocmite de serviciul consular; admiterea erorilor la atribuirea şi raportarea taxelor consulare şi taxelor aferente acestora; admiterea achitării neregulamentare a taxelor consulare de către solicitanţii serviciilor consulare; achitarea unor servicii consulare sub nivelul stabilit de actele normative în vigoare; utilizarea neregulamentară a taxelor consulare direct din casierie; întocmirea/completarea neregulamentară a registrelor de evidenţă a serviciilor consulare acordate ((1) Registrul acţiunilor notariale; 2) Registrul titlurilor de călătorie; 3) Registrul vizelor; 4) Registrul altor acţiuni) etc.

În contextul celor expuse, auditul relevă insuficienţa dezvoltării şi completării cadrului regulator/instituţional al MAEIE, nefiind aprobate reglementări exhaustive privind structura şi modul de completare a Registrelor acţiunilor consulare, precum şi perfectarea dosarelor în aspectul acţiunilor prestate (componenţa obligatorie), ţinînd cont de specificul instituţiei care le prestează. Nereglementarea modului şi periodicităţii verificărilor între serviciul contabil şi serviciul consular a invocat situaţia de neverificare obligatorie/continuă, iar în cazurile de verificare – lipsa actelor corespunzătoare.

Recomandări instituţiilor serviciului diplomatic auditate:

17. Să intensifice măsurile sistemului de control intern pentru excluderea pe viitor a neregulilor constatate ce ţin de acurateţea şi plenitudinea documentării acţiunilor consulare prestate şi a registrelor ţinute.

18. Să asigure efectuarea periodică a verificărilor între serviciul contabil şi serviciul consular referitor la corectitudinea şi plenitudinea încasării taxelor consulare şi mijloacelor aferente acestora, cu întocmirea actelor de verificare respective.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

19. Să asigure perfecţionarea/completarea cadrului regulator/instituţional referitor la structura şi modul de completare a registrelor ţinute de misiunile diplomatice, precum şi la modul de întocmire şi perfectare a dosarelor în aspectul acţiunilor prestate (componenţa obligatorie).

3.8. Cu privire la integritatea mijloacelor băneşti în conturile bancare şi de casă

Misiunile diplomatice dispun de conturi curente deschise în băncile statelor acreditare, prin intermediul cărora se efectuează finanţarea activităţii instituţiilor. Astfel, potrivit Bilanţului executării bugetului autorităţilor/instituţiilor publice la 31.12.2011, entităţile au înregistrat în conturile bancare mijloace băneşti pentru cheltuielile instituţiilor în sumă de 16580,9 mii lei, sau cu 6336,5mii lei mai puţin faţă de situaţia din 01.01.2011 (22917,4 mii lei). La 31.12.2011, soldurile mijloacelor băneşti ale misiunilor auditate au însumat 8402,9 mii lei, sau 50,7% din soldul total al mijloacelor băneşti înregistrate în conturile tuturor misiunilor diplomatice, fiind cu 1956,6 mii lei în descreştere, comparativ cu începutul anului.

Verificările auditului au constatat unele iregularităţi ce ţin de efectuarea operaţiunilor de casă şi integritatea mijloacelor băneşti în conturile bancare:

Astfel, Ambasada RM în Regatul Belgiei a efectuat înregistrarea operaţiunilor de casă în perioada auditată, precum şi în perioadele precedente (2009-2010) cu nerespectarea cadrului legal¹⁴, registrul de casă nefiind numerotat, şnuruit, sigilat şi certificat prin semnăturile conducătorului instituţiei şi contabilului-şef. Din registrul de casă verificat au fost sustrase (rupte) foi.

_________________________

¹⁴ Pct.23 al Normelor pentru efectuarea operaţiunilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.764 din 25.11.1992 şi pct.20 din Instrucţiunea nr.93 din 19.07.2010.

Sursă: Fotografii făcute de echipa de audit

Nerespectîndu-se pct.158 din Instrucţiunea nr.93 din 19.07.2010, avansurile spre decontare se eliberează în lipsa ordinului şefului misiunii şi a cererii în scris a destinatarului, cu indicarea necesităţii şi destinaţiei avansului. Au fost constatate 20 de cazuri de eliberare a mijloacelor băneşti în numerar pentru procurarea diferitor mărfuri de uz gospodăresc şi achitarea serviciilor, care regulamentar urmau să fie achiziţionate prin transfer.

Ambasada RM în Republica Federală Germania, dispunînd de două conturi curente deschise în bancă, prin intermediul cărora se efectuează finanţarea activităţii instituţiei, n-a asigurat veridicitatea reflectării şi raportării soldurilor mijloacelor băneşti înregistrate în aceste conturi. Aşadar, potrivit extrasului bancar de pe contul destinat transferurilor din bugetul de stat şi taxelor consulare la 31.12.2011, soldul constituie 10530,95 euro, pe cînd în evidenţa contabilă, pentru luna decembrie 2011, soldul este reflectat cu 414,6 euro mai mult, însumînd 10945,57 euro. Concomitent, în Cartea mare şi în Bilanţul din 31.12.2011, soldul este majorat cu 414,6 euro, echivalent cu 6,3 mii lei. Potrivit extrasului bancar al contului taxelor aferente celor consulare, soldul mijloacelor băneşti la 31.12.2011 a constituit 3550,83 euro, pe cînd în evidenţa contabilă soldul este reflectat cu 414,6 euro mai puţin. Această diferenţă a fost constatată şi la 01.01.2011, concomitent fiind eronate şi datele raportate la încheierea exerciţiului bugetar 2010. Potrivit explicaţiilor entităţii, situaţia menţionată s-a atestat în luna iulie 2010, din cauza achitării unei facturi pentru combustibilul achiziţionat din contul mijloacelor de bază, dar reflectat neregulamentar la contul mijloacelor speciale.

Consulatul Republicii Moldova în or.Odesa, din iulie 2007, îşi exercită împuternicirile sale stabilite prin Hotărîrea Guvernului nr.368 din 28.03.2002, însă din cauza tărăgănării închiderii subdiviziunii Î.S. “Registru” (circa 3 ani), conturile bancare ale Consulatului sînt blocate. În aceste condiţii, finanţarea Consulatului Republicii Moldova în or.Odesa se efectuează prin intermediul Ambasadei Republicii Moldova în Ucraina, cu sediul în or.Kiev, prin eliberarea mijloacelor băneşti în numerar din casieria Ambasadei reprezentanţilor Consulatului. Toate plăţile către furnizorii de servicii comunale sau executorii unor lucrări pe parcursul anului 2011 s-au efectuat în numerar. Aceste situaţii pot condiţiona riscul neintegrităţii banilor publici.

Despre faptul că autorităţile ucrainene nu au recepţionat patenta consulară în vederea acreditării Consulului Republicii Moldova în or.Odesa, MAEIE a informat Preşedintele Republicii Moldova şi Guvernul.

Concluzii: Ambasada RM în Regatul Belgiei şi Ambasada RM în Republica Federală Germania au admis iregularităţi ce ţin de efectuarea operaţiunilor de casă şi integritatea mijloacelor băneşti în conturile bancare, ceea ce denotă nivel scăzut al managementului financiar şi iresponsabilitate din partea personalului cu funcţii de răspundere pentru sectoarele vizate.

Consulatul Republicii Moldova în or.Odesa, din cauza tărăgănării închiderii subdiviziunii Î.S. “Registru” (circa 3 ani), are conturile bancare blocate, Concomitent, autorităţile ucrainene nu au recepţionat patenta consulară în vederea acreditării Consulului.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

20. Să ia atitudine faţă de neregularităţile ce ţin de efectuarea operaţiunilor de casă şi integritatea mijloacelor băneşti în conturile bancare, cu întreprinderea măsurilor de remediere.

21. Să întreprindă toate măsurile de rigoare privind conformarea activităţii statutare a Consulatului Republicii Moldova în or.Odesa.

3.9. Cu privire la evidenţa contabilă

Auditul a identificat mai multe abateri de la cadrul normativ ce reglementează domeniul evidenţei contabile, acestea fiind expuse după cum urmează:

• Contrar cerinţelor pct.77 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, Ambasada RM în Republica Franceză nu a încheiat contracte de responsabilitate materială cu contabilul-şef şi administratorul-şofer, acestea fiind încheiate, la solicitarea auditului, la 26.03.2012. Ambasada RM în Regatul Belgiei a încheiat astfel de contracte după 4 luni de la data sosirii (la 02.01.2012) a contabilului-şef şi administratorului-şofer.

• La expirarea termenelor de aflare a funcţionarilor în cadrul misiunii diplomatice, MAEIE nu asigură principiul de bază al continuităţii activităţii, în special al contabilităţii, potrivit normelor legale. Situaţia de ansamblu la acest capitol este redată în tabelul ce urmează:

Datele din tabel relevă faptul că transmiterea documentelor cu caracter financiar la eliberarea contabililor-şefi din misiuni se realizează prin intermediul unei persoane terţe (consilier, secretar, administrator-şofer), nefiind atestat nici un caz de transmitere directă de la fostul contabil la contabilul nou-numit. Totodată, diferenţa sau intervalul de timp între primirea-predarea dosarelor variază de la cîteva zile pînă la 6 luni, iar în cazul Consulatelor RM în or.Frankfurt pe Main şi în or.Iaşi procedura de primire-predare nu s-a realizat deloc. Astfel,:

- Ambasada RM în Regatul Belgiei nu a asigurat ţinerea evidenţei contabile conform formei de evidenţă a notelor de contabilitate atît în perioada auditată, cît şi în perioadele precedente, situaţia fiind îmbunătăţită din trimestrul IV al anului 2011. Cartea mare nu este ţinută în corespundere cu cerinţele Instrucţiunii nr.93 din 19.07.2010 (nu este cusută, sigilată şi semnată de contabilul-şef).

- Evidenţa contabilă în Ambasada RM în Republica Federală Germania este asigurată de către contabilul-şef, în funcţiile căruia este inclusă atît asigurarea evidenţei contabile pentru Consulatul General al RM în or. Frankfurt pe Main, cît şi serviciile de cancelarie ale misiunii.

- Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană nu ţine Cartea mare în corespundere cu cerinţele Instrucţiunii nr.93 din 19.07.2010 (nu este cusută, sigilată şi semnată de contabilul-şef). Înregistrările în Cartea mare se ţin în valută (euro), şi nu în lei, pe cînd rapoartele financiare se întocmesc în lei.

- Misiunile nu sînt asigurate de către MAEIE cu un program unic automatizat de ţinere a evidenţei contabile şi raportare financiară, fiecare entitate procesînd informaţia cu caracter financiar în sisteme de evidenţă individualizate, ceea ce nu asigură plenitudinea şi integritatea datelor la nivelul întregului sistem diplomatic.

- Auditul a constatat că în unele misiuni diplomatice nu s-a respectat cadrul legal¹⁵ privind angajarea în funcţia de contabil-şef (în lipsa studiilor de profil şi fără concurs). Astfel, la Misiunea RM pe lîngă Uniunea Europeană (Bruxelles), contabilul-şef (conform dosarului personal) deţine studii exclusiv umanitare. Analogic, la Ambasada RM în Republica Populară Chineză, contabilul-şef (conform dosarului personal) deţine studii juridice în domeniul dreptului public şi studii filologice. În ambele cazuri, persoanele au susţinut cursuri contabile de 4-6 luni.

_________________________

¹⁵ Art.13 alin.(5) din Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 şi pct.76 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003“ Despre aprobarea Regulamentului privind activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare”.

Concluzii: MAEIE n-a asigurat monitorizarea respectării de către instituţiile serviciului diplomatic a legislaţiei ce reglementează normele contabilităţii şi raportării financiare, auditul constatînd neconformitatea ţinerii evidenţei contabile şi raportarea financiară neveridică, neîncheierea contractelor de responsabilitate materială cu persoanele în funcţiile corespunzătoare, netransmiterea conformă a documentaţiei contabile, a situaţiilor conturilor bancare, mijloacelor financiare încasate, bunurilor materiale etc. De asemenea, auditul a constatat nerespectarea cadrului legal privind angajarea în funcţia de contabil-şef, fapt ce poate condiţiona riscul de compromitere a ţinerii conforme a evidenţei contabile.

Recomandări instituţiilor serviciului diplomatic auditate, după caz:

22. Să asigure respectarea legislaţiei la încheierea contractelor de responsabilitate materială.

23. Să excludă faptele de netransmitere a documentelor cu caracter financiar la expirarea mandatului contabilului-şef al misiunii.

Recomandări Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

24. Să ţină cont de prevederile legislaţiei la recrutarea personalului în funcţia de contabil-şef.

Prezentul Raport de audit a fost întocmit în baza probelor acumulate în cadrul auditurilor efectuate la instituţiile serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare (N.Trofim, T.Carajeleascov, V.Cauş, O.Chirilici, M.Filip, M.Ninescu, D.Ivanov).

Anexa nr.1

Opiniile de audit

exprimate în cadrul auditului regularităţii executării bugetului şi gestionării

patrimoniului public pe exerciţiul bugetar 2011 la Ministerul Afacerilor

Externe şi Integrării Europene şi unele instituţii din subordine

Anexa nr.4

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.30 din 12 iulie 2012

RAPORTUL

auditului regularităţii la Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic”

pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene pe anul 2011

I. INTRODUCERE

Auditul regularităţii la Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene (în continuare – Î.S. “DSCD”) pe anul 2011 s-a efectuat în temeiul art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹ şi conform Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2012, aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.80 din 22.12.2011.

_________________________

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările şi completările ulterioare).

Scopul auditului a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la faptul că raportul financiar al Î.S. “DSCD” pe anul 2011, în toate aspectele semnificative, prezintă o imagine reală şi fidelă asupra situaţiei financiare şi celei patrimoniale, iar utilizarea mijloacelor este conformă prevederilor legale, cu formularea opiniilor de audit.

Responsabilitatea conducerii Î.S. “DSCD” constă în asigurarea unei bune gestionări a fondurilor publice, întocmirea şi prezentarea rapoartelor financiare în conformitate cu cadrul legal de raportare financiară, elaborarea şi implementarea unui sistem de management financiar şi control intern eficient, avînd obligaţia de a asigura prevenirea şi detectarea erorilor şi fraudelor.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea aspectelor şi conturilor semnificative, în scopul obţinerii probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea concluziilor şi/sau opiniilor de audit asupra rapoartelor financiare pe anul 2011, precum şi asupra regularităţii gestionării fondurilor publice. Auditul a fost efectuat conform Standardelor de audit ale Curţii de Conturi².

_________________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” a fost înfiinţată în baza Hotărîrii Guvernului nr.534 din 03.08.1995³, unicul fondator fiind Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene (în continuare – MAEIE). Î.S. “DSCD” îşi desfăşoară activitatea de întreprinzător pe baza proprietăţii transmise în gestiune de către fondator. Potrivit Statutului⁴, activitatea Î.S. “DSCD” include: închirierea şi exploatarea bunurilor imobiliare necesare misiunilor diplomatice şi consulare, reprezentanţelor organizaţiilor internaţionale acreditate în Republica Moldova; executarea lucrărilor de întreţinere curentă şi periodică, precum şi amenajarea spaţiilor acceptate spre închiriere; îndeplinirea funcţiei de beneficiar la efectuarea lucrărilor de reconstrucţie şi reparaţii capitale ale sediilor destinate corpului diplomatic străin, servicii de furnizare a forţei de muncă şi activităţi de contabilitate.

_________________________

³ Hotărîrea Guvernului nr.534 din 03.08.1995“Cu privire la crearea Direcţiei pentru deservirea corpului diplomatic”.

⁴ Statutul Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” (în redacţie nouă), aprobat de viceprim-ministru, ministrul afacerilor externe şi integrării europene şi înregistrat la Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Justiţiei la 15.08.2010.

Fondatorul îşi exercită drepturile de gestionar al întreprinderii prin intermediul Consiliului de administraţie⁵, compus din 5 persoane. Organul executiv este reprezentat de directorul întreprinderii, numit în funcţie prin ordinul fondatorului.

_________________________

⁵ Ordinul MAEIE nr.818-b-118 din 20.07.2010.

Evidenţa contabilă la entitatea auditată urmează să fie ţinută în conformitate cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii, prevăzute în Legea contabilităţii⁶, Standardele Naţionale de Contabilitate⁷ şi Politica de contabilitate⁸.

_________________________

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (cu modificările ulterioare; în continuare – Legea contabilităţii).

⁷ Standardele Naţionale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.174 din 25.12.1997 (cu modificările şi completările ulterioare).

⁸ Politica de contabilitate, aprobată prin Ordinul directorului întreprinderii nr.40 din 27.12.2010.

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

În urma verificării veridicităţii raportării, regularităţii celor mai semnificative operaţiuni şi tranzacţii financiare, precum şi a regularităţii gestionării patrimoniului public, s-au constatat următoarele.

3.1. Cu privire la situaţia economico-financiară de ansamblu. Dinamica situaţiilor economico-financiare ale Î.S. “DSCD” în perioada anilor 2009-2011, se prezintă în tabelul ce urmează:

Potrivit datelor din tabel, rezultatele economico-financiare pe anul 2011, analizate în comparaţie cu anii 2009-2010, indică asupra desfăşurării reuşite a activităţii economice, înregistrîndu-se tendinţe pozitive la obţinerea veniturilor din vînzări pentru acoperirea consumurilor/cheltuielilor şi la formarea profitului. Veniturile realizate în anul 2011 au însumat 6965,9 mii lei, înregistrînd o creştere, faţă de anii 2009 şi 2010, de 983,0 mii lei (16,4%) şi, respectiv, de 119,4 mii lei (1,7%). Astfel, ca rezultat al acestor tendinţe, s-a menţinut nivelul rentabilităţii veniturilor din vînzări înregistrat în anul 2011 – de 46,5%, calculat în baza profitului brut, care în comparaţie cu anul 2009, a crescut cu 0,6 puncte procentuale, iar faţă de 2010 – este în descreştere cu 4,8 puncte procentuale.

Concluzii:

Rezultatele economico-financiare în anul 2011, comparativ cu anii precedenţi, relevă o tendinţă pozitivă. În acelaşi timp, mai există rezerve la corectarea unor aspecte atestate de audit şi reflectate în prezentul Raport de audit (asigurarea plenitudinii înregistrării şi raportării activelor pe termen lung, capitalului secundar, activelor materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară, rezervelor prevăzute de statut şi repartizării profitului net).

3.2. Cu privire la regularitatea administrării patrimoniului public

Capitalul social al Î.S. “DSCD”, potrivit bilanţului contabil la 01.01.2011, constituie 1547,6 mii lei, care, conform pct.15 din Statut, este format din bunuri în valoare de 799,0 mii lei şi mijloace băneşti în sumă de 748,6 mii lei.

3.2.1. Contrar prevederilor art.6 din Legea cu privire la întreprinderea de stat⁹ şi pct.38 din Statut, în calitatea sa de fondator, MAEIE n-a transmis administratorului, în bază de contract, bunurile şi atribuţiile sale în ce priveşte desfăşurarea activităţii de întreprinzător. În acest context, fondatorul, Consiliul de administraţie şi administratorul Î.S. “DSCD” n-au asigurat existenţa/prezenţa listelor bunurilor depuse în capitalul social, cu indicarea valorii lor şi a actului de inventariere a bunurilor întreprinderii, care, în conformitate cu cerinţele legale, urmau a fi aprobate şi anexate la Statut, ceea ce poate genera neasigurarea integrităţii patrimoniului.

_________________________

⁹ Legea cu privire la întreprinderea de stat nr.146-XIII din 16.06.1994 (cu modificările ulterioare; în continuare – Legea nr.146-XIII din 16.06.1994).

3.2.2. Î.S. “DSCD” n-a asigurat regularitatea contabilizării activelor pe termen lung pe fiecare obiect de evidenţă, în expresie cantitativă şi valorică, afectînd corectitudinea, veridicitatea şi plenitudinea evidenţei contabile şi raportării financiare. Astfel, la momentul efectuării auditului, s-a constatat că Î.S. “DSCD” dispune de terenuri cu suprafaţa de circa 13702,19 m², aferente imobilelor ce-i aparţin cu drept de proprietate (primite cu titlu gratuit de la Primăria mun.Chişinău în anii 1992-1994), dar care nu au fost înregistrate în evidenţa contabilă, deşi valoarea lor estimată de Î.S. “Cadastru” constituie 39863,0 mii lei. În consecinţă, veridicitatea Raportului financiar al entităţii la 01.01.2011 a fost afectată cu 39863,0 mii lei, datorită lipsei evidenţei analitice a acestor terenuri în expresie naturală şi valorică.

Auditul a relevat, că unul din factorii care au cauzat nereflectarea în evidenţa contabilă a acestor terenuri (13702,19 m²/ 39863,0 mii lei) este faptul că entitatea nu a prevăzut în politica sa de contabilitate metode şi procedee ce vizează modul de evaluare a activelor pe termen lung (în special, a terenurilor aferente imobilelor din proprietate), după cum este stipulat în paragraful 14 din Standardul Naţional de Contabilitate I.

Notă: Pe parcursul auditului, Î.S. “DSCD” a reflectat în evidenţa contabilă terenurile aferente imobilelor la contul 1222 “Terenuri” (suprafaţa 13702,19 m²/ valoarea estimată 39863,0 mii lei), concomitent fiind conformată şi evidenţa analitică a acestora pe tipuri, destinaţie şi locuri de amplasare.

Situaţia activelor pe termen lung la 01.01.2012, potrivit Raportului financiar pe anul 2011 (cu rectificările efectuate), se prezintă în tabelul ce urmează:

Datele prezentate în tabel denotă că Î.S. “DSCD”, la finele anului 2011, dispunea de active pe termen lung în valoare de 45630,6 mii lei, care, pe fundalul înregistrării terenurilor, au crescut cu 40089,4 mii lei, faţă de începutul anului. În structură, ponderea majoră (99,9%) în activele pe termen lung revine activelor materiale în valoare de 45629,9 mii lei, constituite din terenuri (de 39883,5 mii lei), mijloace fixe (de 9835,2 mii lei), uzura şi epuizarea activelor materiale pe termen lung (de 4088,8 mii lei).

Concluzii:

Î.S. “DSCD a activat în lipsa contractului dintre fondator şi administrator, prin ce n-au fost respectate prevederile legale. Totodată, fondatorul nu a asigurat transmiterea documentară a depunerilor materiale ale MAEIE în capitalul social al entităţii.

Prezenţa unor deficienţe în managementul financiar şi sistemul de control intern, cauzate de lipsa controalelor cheie privind regularitatea aplicării principiilor de bază şi a caracteristicilor calitative de ţinere a contabilităţii, a condiţionat neînregistrarea şi neraportarea pe parcursul întregii activităţi a întreprinderii, inclusiv pe anul 2011, a terenurilor cu suprafaţa de circa 13702,19 m² şi valoarea estimată de 39863,0 mii lei.

Recomandări:

1. Fondatorul (MAEIE) şi administratorul Î.S. “DSCD” să asigure conformitatea transmiterii în bază de contract a bunurilor şi atribuţiilor de desfăşurare a activităţii de întreprinzător de la fondator către administrator.

2. Administratorul Î.S. “DSCD” să se conformeze, la principiile de bază ale contabilităţii, inclusiv prin ajustarea politicii de contabilitate şi stabilirea unui sistem de control intern adecvat la acest capitol.

3.3. Cu privire la regularitatea evidenţei contabile

3.3.1. Î.S. “DSCD” nu a asigurat contabilizarea şi raportarea unor elemente de pasiv, în special ale capitalului secundar şi rezervelor, prin ce n-au fost respectate principiile de bază ale normelor contabile. Astfel, la situaţia din 01.01.2011, pasivele Î.S. “DSCD” constituiau 8451,1 mii lei, din care capitalul propriu – 8271,4 mii lei, şi datoriile – 179,7 mii lei. Structura şi evoluţia capitalului propriu pe anii 2010-2011 se prezintă în tabelul ce urmează:

Datele din tabel relevă că în structura surselor proprii de finanţare, la 31.12.2011, a apărut o componentă – capitalul secundar, care a devenit elementul semnificativ în structura capitalului propriu, cu o pondere de 83,9%, sau 41099,5 mii lei. Acest fapt se datorează, pe de o parte, înregistrării în evidenţă a valorii estimate în mărime de 39846,1 mii lei – terenurile aferente imobilelor cu drept de proprietate ale Î.S “DSCD”, iar pe de altă parte, situaţiei corectate a cheltuielilor de reconstrucţie (efectuate în anul 2001) în sumă de 1253,2 mii lei, la contul altor rezerve (323).

Conform Statutului, începînd cu anul 2010, Î.S. “DSCD” urma să formeze capitalul de rezervă în mărime de 10% din capitalul social (1547,6 mii lei) şi defalcările anuale din profitul net al întreprinderii în capitalul de rezervă – în mărime de 1,0%. Verificările auditului au relevat neformarea capitalului de rezervă, iar defalcările din profitul net al întreprinderii pe anul 2010 (1643,3 mii lei) în capitalul de rezervă în sumă de 16,4 mii lei au fost efectuate în perioada auditului. S-a constatat că pe parcursul ultimilor ani se menţine constantă valoarea capitalului social în mărime de 1547,6 mii lei, înregistrînd la finele anului de gestiune o pondere de 3,2% în capitalul propriu.

Profitul nerepartizat (pierdere neacoperită) deţine 12,9% din totalul capitalului propriu, la finele anului 2011 constituind 6309,1 mii lei, iar pe parcursul ultimilor trei ani (2009-2011) înregistrînd o creştere cu 1985,3 mii lei. Reieşind din evaluarea dinamicii şi structurii profitului (pierderii) pînă la impozitare, se atestă faptul că Î.S. “DSCD” a obţinut un rezultat financiar pozitiv atît în anul de gestiune curent, cît şi în cel precedent. În anul 2011, mărimea profitului pînă la impozitare a constituit 1347,9 mii lei, fiind în descreştere cu 295,4 mii lei faţă de profitul obţinut în anul 2010. Micşorarea profitului pînă la impozitare a fost determinată de diminuarea mărimii profitului obţinut din activitatea operaţională cu 334,8 mii lei şi a profitului din activitatea financiară – cu 1,9 mii lei. Ponderea cea mai semnificativă – de 99,6% în suma totală a profitului pînă la impozitare revine profitului obţinut din activitatea operaţională (de la prestarea serviciilor de locaţiune şi alte servicii de deservire a misiunilor străine), ceea ce relevă o desfăşurare stabilă a activităţii de bază a întreprinderii. Analiza factorială a profitului (pierderii) din activitatea operaţională se prezintă în următorul tabel:

Astfel, reducerea cu 334,8 mii lei a profitului obţinut de Î.S. “DSCD” din activitatea operaţională în anul 2011, comparativ cu anul 2010, este determinată de micşorarea mărimii profitului brut, micşorarea volumului altor venituri operaţionale şi de creşterea cheltuielilor generale şi administrative. Totodată, micşorarea valorii altor cheltuieli operaţionale în anul de gestiune a condiţionat majorarea nesemnificativă a profitului din activitatea operaţională cu 63,4 mii lei faţă de anul 2010.

Rezultatele analizei direcţiilor generale de repartizare în dinamică a profitului net rămas la dispoziţia Î.S. “DSCD” în anii 2010-2011 se prezintă în tabelul ce urmează:

Datele din tabel relevă că, pe parcursul anilor 2010-2011, circa 30% din profitul net a fost repartizat pentru plata defalcărilor în buget conform deciziilor Consiliului de administraţie al Î.S.“DSCD”, acesta neexpunîndu-se asupra profitului net nerepartizat, care pe parcursul anului 2011 s-a utilizat în circuitul economic al întreprinderii.

3.3.2. Veniturile Î.S. “DSCD” în anul 2011 au însumat 7141,8 mii lei, comparativ cu 6127,6 mii lei – în anul 2009, concomitent depăşind şi nivelul programat anual. Obiectivele programate s-au îndeplinit la nivelul de 108,3% – în anul 2009; 116,6% – în anul 2010, şi de 106,2% – în anul 2011. Ca şi în anii precedenţi, ponderea majoră (99,2%) în venitul global obţinut de entitate în anul 2011 revine veniturilor din activitatea operaţională (7085,7 mii lei). Veniturile din vînzări deţin ponderea de 97,5%, sau 6965,9 mii lei din veniturile entităţii şi sînt constituite din veniturile din locaţiune (5017,1 mii lei, de la închirierea imobilelor de către Ambasadele Bulgariei, Ungariei şi Chinei în Republica Moldova) şi din veniturile de la prestarea de servicii (1948,8 mii lei).

Verificările auditului asupra regularităţii încasării veniturilor din locaţiune pe anul 2011 au relevat că acestea au fost încasate în sumă de 5017,1 mii lei, ce constituie 96,8% faţă de volumul planificat sau cu 166,0 mii lei mai puţin. Cel mai semnificativ factor care a determinat diminuarea executării acestui tip de venituri este diferenţa din cursul valutar, ca rezultat al deprecierii valutei străine, datorită faptului că, conform clauzelor contractuale, plata chiriei este stabilită în valută străină.

3.3.3. În anul 2011, cheltuielile operaţionale înregistrate sînt în creştere comparativ cu anii precedenţi. Astfel, costul vînzărilor în anul 2011 a constituit 3728,4 mii lei, fiind în creştere cu 394,0 mii lei faţă de anul 2010 şi cu 494,5 mii lei faţă de anul 2009. Majorarea costului vînzărilor a fost condiţionată de următorii factori: majorarea preţurilor la produsele petroliere, la gazul natural, la energia electrică şi la serviciile comunale ale ambasadelor.

În structura cheltuielilor operaţionale înregistrate în anul 2011, ponderea cea mai mare – 51,2% revine cheltuielilor pentru retribuirea muncii şi contribuţiilor sociale de stat şi medicale obligatorii urmate de consumurile şi cheltuielile de materiale – 33,8%, alte consumuri şi cheltuieli operaţionale – 6,7%, urmate de cheltuielile aferente serviciilor prestate de terţi – 5,0% şi uzura activelor pe termen lung – 3,3%.

În perioada de gestiune, cheltuielile pentru retribuirea muncii au însumat 2341,3 mii lei. Salariul mediu în aspectul categoriilor de angajaţi a constituit pentru personalul administrativ – 8853,0 lei, şi pentru alt personal – 4231,9 lei.

3.3.4. Î.S. “DSCD” n-a asigurat regularitatea contabilizării şi raportării activelor materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară. Astfel, verificările auditului au relevat că entitatea dispune de 10 apartamente primite în folosinţă temporară pentru cazarea colaboratorilor Ambasadei României, conform Înţelegerii între Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Moldova şi Ministerul Afacerilor Externe al României din 21.04.1995 (7 apartamente transmise de către Pretura Centru şi Pretura Rîşcani din mun.Chişinău şi 3 apartamente – de către Direcţia Generală pentru Administrarea Clădirilor Guvernului Republicii Moldova). Aceste bunuri urmau să fie reflectate regulamentar la Conturile extrabilanţiere, destinate generalizării informaţiei privind existenţa şi mişcarea activelor curente şi pe termen lung, care nu aparţin întreprinderii, dar care se află la dispoziţia ei. În contextul expus, auditul denotă că entitatea nu a prevăzut în politica de contabilitate procedee şi metode de evidenţă a activelor materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară.

Concluzii:

Deşi contractele de locaţiune au fost încheiate în condiţii avantajoase (cuantumul calculat pentru chirie fiind superior celui prevăzut în Legea bugetului de stat pe anul 2011), încheierea contractelor de locaţiune în valută străină comportă riscul de neacumulare integrală a veniturilor planificate în cazul deprecierii cursului valutar. Acest fapt a generat neacumularea în anul 2011 a sumei de 166,0 mii lei la subcontul “Venituri din operaţiunile de arendă”.

Î.S. “DSCD” n-a asigurat înregistrarea în evidenţa contabilă a unor active materiale pe termen lung (10 apartamente) primite în folosinţă temporară, care, contrar prevederilor legale, nu au fost reflectate şi raportate la conturile extrabilanţiere.

Lipsa în politica de contabilitate a unor reglementări exhaustive referitor la metodele şi procedeele de contabilitate vizînd formarea capitalului secundar, rezervelor şi profitului rămas la dispoziţia entităţii a condiţionat neexecutarea prevederilor Statutului, ca urmare nefiind formate rezervele în mărime de 10% din capitalul social (1547,6 mii lei).

De asemenea, entitatea n-a asigurat înregistrarea şi atribuirea corectă a cheltuielilor efectuate în anul 2001 la reconstrucţia unei clădiri în valoare de 1253,2 mii lei, la contul “Alte rezerve” (323).

Recomandări:

3. Conducerea Î.S. “DSCD:

3.1. Să asigure formarea şi raportarea rezervelor prevăzute de Statut în conformitate cu prevederile legale.

3.2. Să corecteze informaţia ce ţine de compartimentul “Alte rezerve”, asigurînd veridicitatea acesteia.

3.3. Să completeze politica de contabilitate cu reglementările ce ţin de formarea capitalului secundar, rezervelor şi profitului rămas la dispoziţia entităţii.

3.4. Să determine, de comun acord cu Consiliul de administraţie, posibilităţile de distribuire eficientă a profitului rămas la dispoziţia entităţii în anumite direcţii şi scopuri.

3.5. Să elaboreze şi să propună Consiliului de administraţie examinarea şi aprobarea direcţiilor prioritare de dezvoltare în cadrul programului de perspectivă şi anual, precum şi a devizelor anuale de venituri şi cheltuieli, cu examinarea/luarea în calcul a tuturor riscurilor, în special a celor pe care le comportă calcularea cuantumului pentru chirie în valută străină.

3.6. Să completeze politica de contabilitate cu reglementări privind procedeele şi metodele de evidenţă a activelor materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară.

3.7. Să asigure actualizarea valorii activelor materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară (10 apartamente) prin intermediul organelor competente.

Notă: În rezultatul comunicării echipei de audit, pe parcursul misiunii de audit, cu conducerea entităţii auditate, aceasta a întreprins un şir de măsuri vizînd cele mai semnificative constatări, fiind corectate situaţiile financiare raportate pe anul 2011, după cum urmează:

1. MAEIE, în calitatea sa de fondator, la 24.01.2012, a încheiat contractul cu directorul Î.S. “DSCD”, precum şi a întocmit şi a anexat la documentele de constituire lista bunurilor depuse în capitalul social, cu indicarea valorii şi a actului de inventariere a bunurilor întreprinderii aprobate de către fondator.

2. Î.S. “DSCD”:

2.1. a reflectat în evidenţa contabilă terenurile aferente imobilelor, prin înregistrarea acestora la contul 1222 “Terenuri” (suprafaţa 13702,19 m²/ valoarea estimată 39863,0 mii lei), concomitent conformînd şi evidenţa analitică a acestora pe tipuri, destinaţie şi locuri de amplasare;

2.2. a înregistrat în evidenţa contabilă, la contul 913 “Active materiale pe termen lung primite în folosinţă temporară”, cele 10 apartamente primite în folosinţă temporară, asigurînd ţinerea evidenţei analitice a activelor materiale pe termen lung în aspectul tipurilor de active şi proprietari, inclusiv în natură. Datorită faptului că apartamentele menţionate au fost transmise/primite în lipsa actelor de primire-predare, valoarea acestora s-a înregistrat în mărime de 1,0 lei ulterior, potrivit informaţiei prezentate, valoarea estimată înregistrată pentru 9 apartamente a constituit 4,2 mil.lei;

2.3. a constituit rezervele prevăzute de Statut prin calcularea defalcărilor în acest fond în mărime de 16,4 mii lei pînă la raportarea situaţiilor financiare;

2.4. a corectat înregistrarea cheltuielilor de reconstrucţie în sumă de 1253,2 mii lei reflectate incorect la poziţia “Alte rezerve”.

IV. OPINII DE AUDIT

Opinia fără rezerve privind raportul financiar pe anul 2011

În opinia echipei de audit, bazată pe activităţile de audit efectuate, raportul financiar, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine reală şi fidelă a situaţiei financiare şi a celei patrimoniale ale Î.S. “Direcţia Servicii pentru Corpul Diplomatic” pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, la data de 31.12.2011, fiind întocmit în conformitate cu cadrul aplicabil de raportare financiară.

Opinia fără rezerve privind regularitatea pe anul 2011

În opinia echipei de audit, gestionarea mijloacelor publice şi administrarea patrimoniului public în anul 2011, avînd în vedere corectarea situaţiilor pe perioada desfăşurării auditului, sub toate aspectele semnificative, s-a efectuat regulamentar.