Постановление N 30 от 12.07.2012 по аудиту соответствия за 2011 бюджетный год в Министерстве иностранных дел и европейской интеграции и некоторых подведомственных учреждениях

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

по аудиту соответствия за 2011 бюджетный год в Министерстве иностранных

дел и европейской интеграции и некоторых подведомственных учреждениях

№ 30  от  12.07.2012

 (в силу 17.08.2012) 

Мониторул Офичиал № 170-174 ст.23 от 17.08.2012

* * *

Счетная палата в присутствии г-на Ю.Лянкэ, заместителя премьер-министра, министра иностранных дел и европейской интеграции; г-на М.Кэпэцинэ, генерального секретаря Министерства иностранных дел и европейской интеграции; г-жи А.Истрати, начальника управления бюджета и финансов Министерства иностранных дел и европейской интеграции; г-жи С.Пурич, главного бухгалтера Посольства Республики Молдова в Российской Федерации; г-жи В.Рошка, главного бухгалтера государственного предприятия “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса”, руководствуясь ст.2 (1) и ст.4 (1) а) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008¹, рассмотрела Отчет аудита соответствия за 2011 бюджетный год в центральном аппарате Министерства иностранных дел и европейской интеграции (приложение № 1), Отчет по аудитам соответствия за 2011 бюджетный год в некоторых учреждениях дипломатической службы (приложение № 2), Отчет аудита соответствия за 2011 бюджетный год в Посольстве Республики Молдова в Российской Федерации (приложение № 3)* и Отчет аудита соответствия на ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” при Министерстве иностранных дел и европейской интеграции за 2011 год (приложение № 4).

_________________________

¹ ОМ, 2008, № 237-240, ст.864.

* Не публикуется. Конфиденциально.

Аудиторские миссии были проведены в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год² с целью оценки соответствия финансовых ситуаций для подтверждения того, что они не содержат существенных искажений, а также управления публичным имуществом.

_________________________

² Постановление Счетной палаты № 80 от 22.12.2011 “Об утверждении Программы аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год” (с последующими изменениями).

Аудит был проведен в соответствии со Стандартами аудита Счетной палаты³ с подходом, основанным на процедурах по существу и системе внутреннего контроля. Исходя из значимости, учитывая уровень материальности и идентифицированные риски, были проаудитированы: центральный аппарат МИДЕИ и 15 учреждений дипломатической службы (посольства Республики Молдова в Королевстве Бельгия, Французской Республике, Федеративной Республике Германия, Украине, Румынии, Турецкой Республике, Итальянской Республике, Российской Федерации; консульства Республики Молдова в г.Франкфурте-на-Майне (Федеративная Республика Германия), г.Одессе (Украина), г.Яссах (Румыния), г.Стамбуле (Турецкая Республика), г.Болонье (Итальянская Республика), а также Миссия Республики Молдова при Европейском Союзе (Брюссель), Постоянное представительство Республики Молдова при Совете Европы (Страсбург). Вместе с тем исходя из ответственности, возложенной на МИДЕИ в качестве учредителя, было проаудитировано государственное предприятие “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса”.

_________________________

³ Постановление Счетной палаты № 58 от 28.12.2009 “Об утверждении Общих стандартов аудита и Стандартов аудита соответствия”.

Рассмотрев результаты аудита, заслушав представленные отчеты и объяснения должностных лиц, присутствовавших на заседании, Счетная палата

УСТАНОВИЛА:

Министерство иностранных дел и европейской интеграции в качестве исполнителя бюджета и центрального органа в системе учреждений дипломатической службы наделено полномочиями по обеспечению соответствующего и рационального администрирования публичными фондами, функционированию /материальному обеспечению учреждений дипломатической службы с соблюдением принципов транспарентности, экономичности, эффективности, результативности и законности.

Регламентирование деятельности учреждений дипломатической службы установлено Конституцией Республики Молдова, Законом № 1133-XII от 04.08.1992⁴, Законом № 761-XV от 27.12.2001⁵, международными соглашениями, частью которых является Республики Молдова (в том числе  Венская конвенция о дипломатических отношениях от 18 апреля 1961 года и Венская конвенция о консульских отношениях от 24 апреля 1963 года), а также другими нормативными актами. Вместе с тем административно-финансовая деятельность регламентирована Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003⁶, а Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007⁷ утвержден порядок накопления, использования и учета консульских сборов и специальных средств, поступающих от предоставления платных услуг.

_________________________

⁴ Закон №1133-XII от 04.08.1992 “О статусе дипломатических представительств Республики Молдова в других государствах”.

⁵ Закон № 761-XV от 27.12.2001 “О дипломатической службе”.

⁶ Постановление Правительства № 987 от 11.08.2003 “Об утверждении Положения об административно-финансовой деятельности учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом”.

⁷ Постановление Правительства № 1036 от 17.09.2007 “Об утверждении некоторых положений о порядке накопления, использования и учета консульских сборов и специальных средств, поступающих от предоставления платных услуг”.

Несмотря на то, что Министерство иностранных дел и европейской интеграции в качестве исполнителя бюджета обеспечило исполнение в целом ассигнований, вкладываясь в уточненные лимиты, и предприняло меры по мониторингу деятельности подведомственных учреждений, аудитом выявлены резервы по консолидации финансового менеджмента и внедрению полной системы внутреннего контроля сквозь призму необходимости повышения уровня ответственности руководителей дипмиссий по оптимизации управления публичными фондами.

Имея в виду законные компетенции и ответственности сторон, вовлеченных в процессы управления, мониторинга и составления отчетности по финансовым и имущественным ситуациям, отмечается следующее:

◊ Министерство иностранных дел и европейской интеграции в качестве исполнителя бюджета и центрального органа в системе учреждений дипломатической службы не обеспечило:

• в центральном аппарате соответствующий мониторинг процессов, связанных с планированием и исполнением бюджета, было допущено неосвоение лимитов ассигнований на сумму 352,8 тыс.леев, а недостатки в финансовом менеджменте и системе внутреннего контроля не предоставили разумного подтверждения относительно достоверности, полноты и правильности бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Также не была соблюдена нормативная база по процедурам государственных закупок, в связи с чем была искусственно сформирована кредиторская задолженность на конец 2011 года в сумме 74,3 тыс.леев, а недостаточный мониторинг выполнения договорных условий обусловил превышение срока выполнения работ по реконструкции протокольного зала министерства;

• в рамках учреждений дипломатической службы:

• контроль за соблюдением учреждениями дипломатической службы законодательства, регламентирующего нормы ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, а также законодательных положений при подборе лиц на должность главного бухгалтера;

• эффективный мониторинг процесса заключения договоров, оплаты и отчетности услуг/работ для обслуживания информационных технологий учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом;

• развитие системы информационных технологий для учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом, что снижает оперативность и качество предоставления услуг;

• исчерпывающее регламентирование структуры и порядка заполнения регистров консульских услуг, а также составление дел в аспекте оказанных услуг (обязательные компоненты), учитывая специфику учреждения, которое их предоставляет;

• определение приоритетных критериев в инвестиционных политиках МИДЕИ для обеспечения собственными помещениями некоторых дипломатических учреждений (Посольство Республики Молдова в Турецкой Республике, Посольство Республики Молдова в Республике Беларусь), в то время как Посольство Республики Молдова в Итальянской Республике с начала своей деятельности не располагает помещением, которое бы соответствовало минимальным требованиям /стандартам по оказанию дипломатических услуг, особенно консульских;

• регламентированную организацию и функционирование Гостевого дома при Посольстве Республики Молдова в Российской Федерации, а также процедур разработки и утверждения структуры, штатного расписания и установления их оплаты труда с возможным пересмотром действующей структуры и штатного персонала в целях повышения эффективности расходов на институциональное содержание;

• регистрацию законных прав на комплекс зданий Посольства Республики Молдова в Российской Федерации, а также на прилегающие к ним участки с отражением в бухгалтерском учете в установленном порядке;

• мониторинг управления публичным имуществом Посольством Республики Молдова в Российской Федерации согласно законодательным положениям;

• надзор за деятельностью Комиссии МИДЕИ по списанию пришедших в негодность ценностей, относящихся к основным средствам, а также совместно с Посольством РМ в Российской Федерации за сохранностью картин из фонда Национального достояния, переданных для выставки Посольству;

• в качестве учредителя МИДЕИ не осуществило мониторинг исполнения менеджером ГР “УОДК” своих полномочий, не обеспечив в соответствии с законом регистрацию и учет долгосрочных материальных активов (10 квартир), полученных во временное пользование, а также отражение в бухгалтерском учете земельных участков, прилегающих к недвижимости (площадью 13702,19 м² /оценочная стоимость 39863,0 тыс.леев).

Также отмечается неопределенность и некоторые несоответствия законодательной базы, связанные с отношениями по разделению компетенций и ответственности МИДЕИ и учреждений дипломатической службы относительно финансового менеджмента, а также связанные с позиционированием должности главного бухгалтера в структурах учреждений дипломатической службы, ответственности руководителей дипмиссий за управление публичным имуществом, обеспечения сотрудников служебным жильем, с повышением ответственности сторон за возврат сумм оплаченного поручительства, являющиеся элементом, который отрицательно влияет на соответствующую деятельность учреждений дипломатической службы, что отражается на надлежащем управлении публичными фондами.

◊ Аудитируемые учреждения дипломатической службы в качестве юридических лиц не осуществляли в надлежащей мере функцию соответствующего управления публичными фондами, проявляя заниженную ответственность по исполнению лимитов утвержденных расходов с их достоверным отражением в отчетности, допустив за аудитируемый период искажение отчетных данных.

Так, ненадлежащий институциональный менеджмент учреждений дипломатической службы привел к:

• нерегистрации и неотражению в отчетности земельных участков, прилегающих к зданиям; несоответствиям в регистрации, отчетности, а также к проблематичности в использовании оборудования по сбору и обработке данных для биометрических паспортов; отклонениям от нормативных положений в учете основных средств;

• неотражению в бухгалтерском учете в натуральном выражении земельных участков, прилегающих к зданиям Посольства РМ в Королевстве Бельгия и Посольства РМ в Федеративной Республике Германия;

• неопределенной ситуации в Консульстве Республики Молдова в г.Одессе относительно земельного участка, прилегающего к зданию площадью 4283 м² (находится в распоряжении с 2008 года), а также в деятельности подразделений ГП “Registru” (около 3 лет). В этих обстоятельствах банковские счета Консульства Республики Молдова в г.Одессе заблокированы, а украинские органы не приняли консульский патент по аккредитации Консульства;

• неразделению и искажению Посольством Республики Молдова в Украине в отчетности стоимости зданий и земельного участка начиная с 2008 года на 11993,7 тыс.леев больше по позиции “здания” и на эту же сумму меньше по позиции “земельные участки”;

• отклонениям от нормативной базы в финансово-бухгалтерской области путем непроведения в некоторых случаях полной/частичной инвентаризации, что обусловило формирование задолженностей (Посольство Республики Молдова в Королевстве Бельгия, Посольство Республики Молдова в Федеративной Республике Германия, Посольство Республики Молдова во Французской Республике); несоответствиям при осуществлении кассовых операций и целостности денежных средств на банковских счетах (Посольство Республики Молдова в Королевстве Бельгия и Посольство Республики Молдова в Федеративной Республике Германия); несоответствию ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности; незаключению или заключению с опозданием договоров материальной ответственности (Посольство Республики Молдова в Королевстве Бельгия и Посольство Республики Молдова во Французской Республике); несоответствующей передаче бухгалтерской документации, ситуации на банковских счетах, поступивших финансовых средств, материальных ценностей в 12 аудитируемых учреждениях, а в других 2 учреждениях не была осуществлена передача и т.д.;

• несоответствиям при накоплении, использовании и учете средств, поступающих от оказания консульских и относящихся к типу консульских услуг, что привело к необеспечению идентичности данных бухгалтерского учета с данными, содержащимися в статистических отчетах, составленных консульскими службами; допущению ошибок при отнесении и составлении отчетности консульских и относящихся к типу консульских сборов; допущению нерегламентированной оплаты консульских сборов получателями консульских услуг; оплате некоторых консульских услуг ниже уровня, установленного действующими нормативными актами; нерегламентированному использованию консульских сборов непосредственно из кассы; нерегламентированному составлению /заполнению регистров учета предоставленных консульских услуг (Регистра нотариальных услуг, Регистра свидетельств на возвращение, Регистра виз, Регистра других услуг) и т.д.

◊ Посольство Республики Молдова в Российской Федерации в качестве исполнителя бюджета в условиях невнедрения адекватного финансового менеджмента и внутреннего контроля не представило разумное подтверждение того, что публичные фонды использованы в условиях надлежащего управления. В этих обстоятельствах аудитом установлено множество нарушений законодательства и несоответствий, которые изложены в приложении № 3*.

_________________________

* Не публикуется. Конфиденциально.

◊ Государственное предприятие “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” в 2011 году по сравнению с предыдущими годами наметило позитивную тенденцию в результатах финансово-экономической деятельности. В то же время аудитом установлены некоторые недостатки в финансовом менеджменте и системе внутреннего контроля, связанные с отсутствием ряда ключевых контролей по соответствию применения основных принципов и качественных характеристик ведения бухгалтерского учета, что обусловило нерегистрацию и неотражение в отчетности за весь период деятельности земельных участков площадью примерно 13702,19 м² и оценочной стоимостью 39863,0 тыс.леев, а также долгосрочных материальных активов (10 квартир), полученных во временное пользование, ситуации были откорректированы в ходе аудита.

Исходя из вышеизложенного, на основании ст.7 (1) а), ст.15 (2) и (4), ст.16 с), ст.34 (3) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008 Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Отчет аудита соответствия за 2011 бюджетный год в центральном аппарате Министерства иностранных дел и европейской интеграции (приложение № 1), Отчет по аудитам соответствия за 2011 бюджетный год в некоторых учреждениях дипломатической службы (приложение № 2), Отчет аудита соответствия за 2011 бюджетный год в Посольстве Республики Молдова в Российской Федерации (приложение № 3)* и Отчет аудита соответствия на ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” при Министерстве иностранных дел и европейской интеграции за 2011 год (приложение № 4).

_________________________

* Не публикуется. Конфиденциально.

2. Настоящее Постановление и Отчеты аудита, указанные в п.1, направить:

2.1) Министерству иностранных дел и европейской интеграции для ознакомления и занятия определенной позиции, согласно компетенциям, относительно результатов аудитов, а также для принятия действенных мер по внедрению их результатов и потребовать:

2.1.1) рассмотреть на коллегии министерства с участием подведомственных учреждений установленные ситуации и несоответствия и при случае оценить уровень ответственности должностных лиц с учетом установленных обязательств, обеспечив принятие мер для ликвидации установленных несоответствий, в том числе уведомляя при необходимости правовые органы, согласно компетенциям;

2.1.2) усилить контроль за соблюдением нормативной базы в своей области деятельности и положений по организации и функционированию учреждений, которые осуществляют деятельность в подчинении или в данном органе с целью обеспечения надлежащего управления публичными средствами и администрирования государственного имущества;

2.1.3) МИДЕИ предоставлять методологическую помощь путем разработки ряда процедур внутреннего контроля по обеспечению достоверности и унифицированию ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;

2.1.4) регламентировать организацию и функционирование Гостевого дома при Посольстве Республики Молдова в Российской Федерации, а также установить структуру, штатное расписание и оплату труда персонала;

2.1.5) установить порядок заполнения регистров консульских услуг, а также составление дел в аспекте предоставленных услуг (обязательные компоненты);

2.1.6) определить приоритетные критерии в инвестиционных политиках МИДЕИ для обеспечения собственными помещениями некоторых дипломатических учреждений (Посольство Республики Молдова в Итальянской Республике), а также осуществлять мониторинг ситуации по исключению риска потери земельных участков, предназначенных для строительства зданий Посольства Республики Молдова в Турецкой Республике и Посольства Республики Молдова в Республике Беларусь;

2.1.7) обеспечить соответствующее исполнение ответственности в качестве учредителя;

2.1.8) выявить лиц в Посольстве Республики Молдова в Российской Федерации и Посольстве Республики Молдова во Французской Республике, ответственных за допущение несоответствий в управлении публичными фондами, обеспечивая в пределах законодательных положений восстановление недостачи ценностей в размере 371,5 тыс.руб и 2,1 тыс.долл. США и, соответственно, 53,0 тыс.леев;

2.2) аудитируемым учреждениям дипломатической службы и потребовать:

2.2.1) обеспечить внедрение рекомендаций аудита с ликвидацией установленных несоответствий, составив конкретный план мероприятий и лиц, ответственных за их реализацию;

2.2.2) консолидацию финансового менеджмента и внедрения адекватных элементов системы внутреннего контроля для надлежащего управления публичными фондами;

2.3) Посольству Республики Молдова в Российской Федерации и потребовать:

2.3.1) принять действенные меры по внедрению рекомендаций аудита с ликвидацией установленных несоответствий, составив конкретный план мероприятий и лиц, ответственных за их реализацию;

2.3.2) соблюдать законодательные нормы при осуществлении расходов с использованием публичных средств, а также обеспечить законное управление публичным имуществом путем внедрения адекватного институционального менеджмента и соответствующих элементов системы внутреннего контроля;

2.4) государственному предприятию “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” для принятия действенных мер по внедрению рекомендаций аудита;

2.5) Министерству финансов для информирования о результатах аудитов и занятия определенной позиции, согласно компетенциям, учитывая установленные несоответствия, и потребовать совместно с Министерством иностранных дел и европейской интеграции пересмотреть порядок по неначислению износа основных средств, администрируемых учреждениями дипломатической службы Республики Молдова за рубежом;

2.6) Правительству для ознакомления и занятия определенной позиции с целью:

2.6.1) регистрации законных прав на комплекс зданий Посольства Республики Молдова в Российской Федерации, а также на прилегающие к ним участки;

2.6.2) обеспечения разработки и утверждения положения о процедуре предоставления виз для соответствующего выполнения требований ст.20(3) Закона о режиме иностранцев в Республике Молдова № 200 от 16.07.2010;

2.6.3) решения неопределенной ситуации о деятельности Консульства Республики Молдова в г.Одессе и подразделений ГП “Registru”, что привело к неприему консульского патента по аккредитации Консульства, а также нерегистрации имущественных прав на земельный участок, прилегающий к недвижимости, площадью 4283 м²;

2.7) Парламенту, в том числе Постоянной комиссии по внешней политике и европейской интеграции и Постоянной комиссии по экономике, бюджету и финансам Парламента, для ознакомления.

3. Принять к сведению, что до составления отчета о результатах аудита:

3.1) Министерство иностранных дел и европейской интеграции:

3.1.1) в качестве учредителя заключило 24.01.2012 договор с директором государственного предприятия “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса”, составило и приложило к документам по образованию список ценностей, внесенных в уставный капитал, с указанием их стоимости в акте инвентаризации имущества предприятия, который был утвержден учредителем;

3.1.2) посредством информации от 11.07.2012 сообщило об инициировании мер по внедрению рекомендаций аудита с устранением и ликвидацией некоторых недостатков и несоответствий по разделу консульских услуг, в том числе департаментом консульских дел, с 20.06.2012 были составлены типовые/специальные регистры по консульским услугам (услуга о гражданстве, легализация официальных актов и получение/восстановление гражданства Республики Молдова) с установленным указанием всех элементов;

3.2) государственное предприятие “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” откорректировало бухгалтерский учет и отраженные в отчете за 2011 год финансовые ситуации, а именно:

3.2.1) зарегистрировало в бухгалтерском учете земельные участки, прилегающие к недвижимости, площадью 3702,19 м² и оценочной стоимостью 39863,0 тыс.леев, приведя в соответствие аналитический учет по видам, назначению и местам размещения;

3.2.2) зарегистрировало в бухгалтерском учете 10 квартир, полученных во временное пользование, обеспечив ведение аналитического учета долгосрочных материальных активов по видам активов и собственникам, в том числе в натуральном выражении, однако вследствие того, что указанные квартиры были переданы/получены в отсутствие актов по приему-передаче, первоначально их стоимость была зарегистрирована в размере 1,0 лея, впоследствии, согласно представленной информации, зарегистрированная оценочная стоимость 9 квартир составила 4,2 млн.леев;

3.2.3) создало резервы, предусмотренные уставом, путем начисления взносов в этот фонд в размере 16,4 тыс.леев до составления отчетности о финансовой ситуации;

3.2.4) откорректировало регистрацию расходов по реконструкции, неправильно отраженных по позиции “Прочие резервы”, в сумме 1253,2 тыс.леев.

4. О принятых мерах по выполнению п.2.1, 2.2, 2.3, 2.4 и 2.5 настоящего постановления и внедрению рекомендаций отчетов аудита проинформировать Счетную палату в течение 6 месяцев.

5. Настоящее постановление опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова в соответствии со ст.34 (7) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008.

Приложение №1

Утвержден

Постановлением Счетной палаты

№ 30 от 12 июля 2012 г.

ОТЧЕТ

аудита соответствия за 2011 бюджетный год в центральном аппарате

Министерства иностранных дел и европейской интеграции

I. ВВЕДЕНИЕ

Аудит соответствия за 2011 бюджетный год в центральном аппарате Министерства иностранных дел и европейской интеграции был проведен в рамках аудита соответствия в Министерстве иностранных дел и европейской интеграции и некоторых подведомственных учреждениях на основании ст.28 и 31 Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008¹ и в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год².

_________________________

¹ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008 (с последующими изменениями).

² Постановление Счетной палаты № 80 от 22.12.2011 “Об утверждении Программы аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год” (с последующими изменениями).

Цель аудита состояла в получении разумного подтверждения относительно того, что финансовые отчеты, представленные центральным аппаратом Министерства иностранных дел и европейской интеграции (далее – МИДЕИ, или министерство) за 2011 год, во всех значимых аспектах составлены в соответствии с установленными положениями и представляют реальную финансовую и имущественную ситуацию, основанную на данных бухгалтерского учета и/или консолидации данных отчетов подведомственных учреждений, а использование публичных средств и финансовые операции произведены правильно и соответствуют законодательным положениям.

 Ответственность руководства МИДЕИ состоит в составлении и представлении в установленные сроки и в соответствии с законодательством финансовых отчетов, обеспечении соблюдения законодательных положений  в финансово-экономической деятельности, разработке и внедрении эффективной системы финансового менеджмента и внутреннего контроля, обеспечивая надлежащее управление публичными фондами, в обязанность которого вменено предупреждение и выявление ошибок и хищений.

Ответственность аудиторской группы состояла в аудитировании некоторых существенных финансовых операций согласно законодательным требованиям в целях получения достаточных и адекватных аудиторских доказательств для подтверждения выводов и составления аудиторских заключений о финансовых отчетах за 2011 год, соответствии управления публичными фондами.

Аудит соответствия за 2011 бюджетный год в центральном аппарате Министерства иностранных дел и европейской интеграции был проведен в соответствии со Стандартами аудита Счетной палаты³ с подходом, базирующимся на процедурах по существу и оценке элементов системы внутреннего контроля. Для аудитирования были отобраны субъекты и компоненты консолидированного отчета министерства за 2011 год, учитывая уровень материальности и идентифицированные риски, с составлением мнений/выводов аудита.

_________________________

³ Постановление Счетной палаты № 58 от 28.12.2009 “Об утверждении Общих стандартов аудита и Стандартов аудита соответствия”.

В рамках аудита соответствия в Министерстве иностранных дел и европейской интеграции и некоторых подведомственных учреждениях были проаудитированы следующие исполнители бюджета: центральный аппарат МИДЕИ и 16 учреждений дипломатической службы, а сквозь призму ответственностей, относящихся к МИДЕИ в качестве учредителя, было проаудитировано государственное предприятие “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса”.

Настоящий Отчет аудита включает констатации аудита в центральном аппарате Министерства иностранных дел и европейской интеграции.

II. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Министерство иностранных дел и европейской интеграции является центральным специализированным органом публичного управления, находящимся в ведении Правительства, уполномоченным проводить и осуществлять внешнюю политику Республики Молдова. За аудитируемый период деятельность и институциональная база МИДЕИ были регламентированы законодательными положениями⁴.

_________________________

⁴ Постановление Правительства № 1156 от 04.11.2005 “Об утверждении Положения о Министерстве иностранных дел и европейской интеграции” и Постановление Правительства № 644 от 01.07.2005 “О структуре и предельной численности центрального аппарата Министерства иностранных дел и европейской интеграции”, отменены 28.08.2011 Постановлением Правительства № 630 от 22.08.2011 “Об утверждении Положения об организации и функционировании Министерства иностранных дел и европейской интеграции, структуры и предельной численности его центрального аппарата”, Постановление Правительства № 534 от 03.08.1995 “О создании Управления по обслуживанию дипломатического корпуса”, Постановление Правительства № 182 от 16.03.2010 “Об утверждении структур, штатной численности и должностных пособий в иностранной валюте учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом”.

Финансирование деятельности министерства и учреждений дипломатической службы осуществляется за счет средств государственного бюджета, а бухгалтерский учет должен вестись в соответствии с общими обязательными правилами ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в публичном секторе, предусмотренными в Законе о бухгалтерском учете⁵ и Инструкции о бухгалтерском учете в публичных учреждениях⁶.

_________________________

⁵ Закон о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007 (с последующими изменениями).

⁶ Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях, состоящих на бюджете, утвержденная Приказом министра финансов № 85 от 09.10.1996 (с последующими изменениями); отменена Приказом министра финансов № 93 от 19.07.2010 “Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в публичных учреждениях” (далее – Инструкция по бухгалтерскому учету в публичных учреждениях).

III. КОНСТАТАЦИИ, ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Исполнение в целом бюджетных лимитов, выделенных центральному аппарату МИДЕИ на 2011 год.

На 2011 год центральному аппарату МИДЕИ были уточнены средства из государственного бюджета на общую сумму 13691,7 тыс.леев. Кассовые и фактические расходы составили 14924,9 тыс.леев (109,0%) и, соответственно, 15035,4 тыс.леев (109,8%), превышение было обусловлено использованием имеющегося остатка бюджетных средств (специальных средств и грантов), сформировавшихся на начало отчетного года, они регламентированно могут быть использованы в следующем отчетном периоде.

Свод уточненных и исполненных в 2011 году ассигнований по всем компонентам представлен в таблице № 1.

Наибольший удельный вес в общих источниках финансирования по кассовому исполнению расходов министерства приходится на средства государственного бюджета из основного компонента – 87,9% (13122,4 тыс.леев), а на специальные средства – 12,1% (1802,5 тыс.леев), состоящих из внешних грантов.

На конец отчетного периода была зарегистрирована дебиторская задолженность в сумме 12,8 тыс.леев по оплате товаров и услуг, а также кредиторская задолженность – 776,7 тыс.леев, которая включает: начисленную за декабрь заработную плату – 464,6 тыс.леев; взносы обязательного государственного социального страхования и взносы обязательного медицинского страхования – 123,0 тыс.леев; оплату товаров и услуг – 114,3 тыс.леев и т.д.

Исполнение расходов по основному компоненту государственного бюджета, согласно экономической классификации, по состоянию на 31.12.2011, представлено в таблице № 2.

Из общих фактических расходов наибольший удельный вес приходится на расходы по оплате труда – 55,1%, далее на оплату товаров и услуг – 18,0%, взносы обязательного государственного социального страхования – 11,9%, служебные командировки – 9,8% и т.д., эти аспекты в приоритетном порядке были отобраны для аудитирования.

Проверками соответствия расходов через казначейские счета МИДЕИ установлены некоторые несоответствия, которые изложены ниже.

3.1. О соответствии расходов на оплату труда

Согласно Отчету об исполнении бюджета МИДЕИ за счет основных расходов на 31.12.2011, кассовые расходы по оплате труда были исполнены в сумме 7016,2 тыс.леев (99,2% от уточненного лимита) и фактические расходы в сумме 7026,5 тыс.леев, или на 40,2 тыс.леев меньше по сравнению с уточненными суммами. Кредиторская задолженность в сумме 464,6 тыс.леев состоит регламентированно из начисленной и невыплаченной за декабрь 2011 года заработной платы. В 2011 году средняя заработная плата (с надбавками и доплатами) персонала МИДЕИ составила 4095 леев.

 Штаты персонала центрального аппарата МИДЕИ, по состоянию на 31.12.2011, были заполнены на уровне 80,8% по сравнению с утвержденными 177 единицами, было сформировано 34 вакантных места, из которых 28 – руководящие должности и 6 – исполнительные должности. По сравнению с предыдущим годом, число вакантных единиц снизилось на 4 единицы. Проверки аудита отмечают, что из общего числа вакантных должностей 58,0%, или 20 единиц (из 34), относятся к должностям, не заполненным в аудитируемый период. Так, некоторые управления/отделы не были заполнены полностью в этот период, а именно: управление средствами массовой информации и связи с общественностью, а в других –трудоустроено по одному служащему. Выборочными проверками аудита расходов на оплату труда не установлено каких-либо отклонений и несоответствий.

3.2. О соответствии управления и отчетности специальных средств

Согласно Отчету о поступлении и использовании специальных средств на 31.12.2011, центральный аппарат МИДЕИ располагал специальными средствами, зарегистрированными на казначейских счетах, на общую сумму 723,6 тыс.леев, которые по сравнению с ситуацией на 01.01.2011 уменьшились на 1425,2 тыс.леев.

Согласно отчетным данным, по состоянию на 01.01.2011 специальные средства, зарегистрированные на казначейских счетах МИДЕИ, составили 2181,8 тыс.леев, в том числе по категориям: 2146,2 тыс.леев – “Гранты”, 33,0 тыс.леев – “Другие специальные средства” и 2,6 тыс.леев – “Платные услуги”. Проверки аудита, проведенные путем сравнения отчетных данных (2181,8 тыс.леев) с документами, которые обосновывают происхождение специальных средств по категориям, с поступлениями/взысканием этих средств, отмечают неправильное отнесение/отражение в отчетности денежных средств по категории “Гранты” на 33,0 тыс.леев больше, чем реально поступившие/зарегистрированные суммы на соответствующем казначейском счете, хотя реально поступившая сумма поступила через счет “Другие специальные средства” с соответствующим отражением в отчетности на этом счете. Эта ситуация была обусловлена тем, что субъект неправильно квалифицировал статус средств, полученных от Международной организации франкоязычных стран в качестве гранта, в результате была искажена достоверность отчетности за весь отчетный период.

Справка. До конца отчетного года МИДЕИ исправило ситуацию.

3.3. О соответствии управления публичным имуществом

Согласно данным баланса на 01.01.2011 (Форма № 1), центральный аппарат МИДЕИ располагал основными средствами общей стоимостью 15,0 млн.леев, из которых по основному компоненту – 9,6 млн.леев и по другим компонентам – 5,4 млн.леев.

Проверки аудита о соответствии управления публичным имуществом отмечают, что МИДЕИ не обеспечило правильность отражения в бухгалтерском учете и полноту отражения в отчетности движения основных средств. Так, земельные участки, прилегающие к недвижимости из собственности МИДЕИ, расположенные по ул.А.Матеевича, 80, площадью примерно 0,1 га и по ул. 31 Августа 1989, 80, – 0,515 га, не были зарегистрированы в бухгалтерском учете, в то время как нормативная база⁷ четко предусматривает, что бухгалтерский учет долгосрочных активов ведется по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. По запросу аудита стоимость этих участков была оценена ГП “Cadastru” в сумме 17,7 млн.леев. Таким образом, отсутствие аналитического учета земельных участков, прилегающих к недвижимости, находящейся в управлении МИДЕИ, в количественном и стоимостном выражении исказило достоверность данных, отраженных в отчете по состоянию на 01.01.2011, на 17,7 млн.леев.

_________________________

⁷ Ст.17 (4) Закона о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007.

Примечание. В период проведения аудита МИДЕИ привело аналитический и синтетический учет в соответствие с реальной ситуацией основных средств вследствие оценки и регистрации в бухгалтерском учете стоимости земельных участков на сумму 17,7 млн.леев.

В результате проведенных корректировок состояние основных средств на 31.12.2011 по структуре и в динамике представлено на рисунке № 1.

Источник: Данные выбраны из Отчета о движении основных средств (Форма № 5) за 2011 год

Таким образом, на конец 2011 года стоимость основных средств составляла 34,9 млн.леев, набольший удельный вес – 50,7% приходился на “земельные участки” – компонент, включенный после корректировки.

3.4. О соответствии расчетов

Согласно данным баланса об исполнении бюджета центральным аппаратом МИДЕИ на 31.12.2011, дебиторская задолженность по всем компонентам составляла 12,8 тыс.леев, которая по сравнению с началом года снизилась на 30,2 тыс.леев. В то же время кредиторская задолженность возросла на 74,1 тыс.леев, составив на конец отчетного года 776,7 тыс.леев.

Проверки аудита относительно достоверности задолженности с просроченным сроком оплаты, зарегистрированной на начало и конец отчетного периода, выявили следующее. По состоянию на 01.01.2011 МИДЕИ зарегистрировало дебиторскую задолженность с просроченным сроком оплаты в сумме 23,5 тыс.леев и кредиторскую задолженность – 2,4 тыс.леев, которые, согласно бухгалтерскому учету, были сформированы в период 2005-2010 годов. Установленная аудитом ситуация обусловлена следующими факторами: (i) непроведением в установленном порядке инвентаризации расчетов; (ii) отсутствием элементов внутреннего контроля по этому разделу; (iii) текучестью кадров, ответственных за бухгалтерский учет (за 2010-2011 годы персонал, ответственный за данный сектор, менялся 3 раза). По мнению аудита, эти обстоятельства не обеспечивают непрерывность, актуальность, целостность и полноту отраженной в отчете финансовой информации, что повлияло и на принцип прозрачности финансовых ситуаций.

Справка. В результате диалога аудита с менеджером субъекта по наиболее существенным констатациям, обусловленным примененными процедурами аудита (21.11.2011), в целях выяснения обстоятельств образования задолженностей с просроченным сроком оплаты ответственные лица МИДЕИ провели инвентаризацию расчетов с отнесением кредиторской задолженности на увеличение финансирования на 2,5 тыс.леев, а также дебиторской задолженности на снижение финансирования на 19,8 тыс.леев.

3.5. О соответствии государственных закупок, в том числе на капитальный ремонт

На закупки товаров, работ и услуг в 2011 бюджетном году центральный аппарат МИДЕИ использовал 3781,6 тыс.леев – по основному компоненту государственного бюджета и 1802,5 тыс.леев – по другим компонентам.

Проверками аудита установлены недостатки в процессе планирования и проведения государственных закупок, а также осуществления мониторинга выполнения договорных условий, которые выражаются в: отсутствии годового плана государственных закупок; несоблюдении нормативной базы по разделу, связанному с установлением полномочий каждому члену рабочей группы и порядком составления, хранения и представления информации по делам государственной закупки; непредставлении Агентству государственных закупок полугодовых отчетов о договорах государственных закупок небольшой стоимости (55 договоров стоимостью 788,3 тыс.леев).

В результате проведения 14.07.2011 публичных торгов в августе 2011 года был заключен договор подряда стоимостью 1756,1 тыс.леев для проведения работ по реконструкции протокольного зала МИДЕИ (I транш). Для обеспечения выполнения договорных условий МИДЕИ одобрило замену банковского гарантийного письма (условие, предложенное подрядчиком) на последовательное и частичное удержание средств в размере 5% от соответствующей оплаты по накладной. По мнению аудита, в этом случае одобренный порядок внесения гарантии прямо обуславливает накопление кредиторской задолженности, составив на конец отчетного периода 74,3 тыс.леев, увеличившись на 01.04.2012 до 87,8 тыс.леев.

На 2011 год центральному аппарату МИДЕИ были предусмотрены по компоненту инвестиционные проекты средства в сумме 1788,3 тыс.леев, предназначенные для капитального ремонта протокольного зала министерства (проект “Консолидация институциональных возможностей МИДЕИ”, внедряемый PNUD). Кассовые расходы были исполнены в сумме 1437,3 тыс.леев, или на уровне 80,4%, а фактические расходы – 1511,6 тыс.леев, или 84,5% по сравнению с запланированными показателями. На конец отчетного периода была зарегистрирована кредиторская задолженность в сумме 74,3 тыс.леев.

12.08.2011 МИДЕИ заключило договор подряда (№ 1200/11CA) для поведения работ по реконструкции протокольного зала в размере 1756,1 тыс.леев. Вместе с тем посредством договора от 22.08.2011 (№ 1200/11 OSS SA), заключенного в размере 32,2 тыс.леев, были закуплены работы по надзору за работами по реконструкции. Согласно договорным условиям, работы должны были быть завершены на начало декабря 2011 года. Аудитом установлено, что в результате неэффективного мониторинга выполнения договоров было допущено превышение срока их исполнения на 120 календарных дней.

Министерство по состоянию на 31.12.2011 отнесло фактически выполненную стоимость работ по реконструкции на увеличение стоимости здания в сумме 1511,6 тыс.леев.

Аудитом установлено, что министерство в отсутствие запланированных средств оплатило услуги по экспертизе проекта “Реконструкция протокольного зала МИДЕИ” в сумме 11,9 тыс.леев за счет ассигнований по ст.113.17 “Текущий ремонт зданий и помещений”. В результате соответствующие расходы не были отнесены на увеличение стоимости здания.

Выводы:

Финансовый менеджмент МИДЕИ не обеспечил соответствующий мониторинг процессов, связанных с бюджетным планированием и исполнением, не были освоены 352,8 тыс.леев вследствие постоянного наличия в течение отчетного года вакантных должностей различного уровня в количестве 34 единиц.

Одновременно недостатки в финансовом менеджменте и системе внутреннего контроля не обеспечили разумного представления о подлинности, полноте и достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности. В этих обстоятельствах аудит указывает на:

√ неотнесение и неправильное отражение в отчетности на 01.01.2011 – на 33,0 тыс.леев больше специальных средств;

√ необеспечение правильности отражения в установленный срок в бухгалтерском учете и полноты составления отчетности по основным средствам в результате неотражения, по состоянию на 01.01.2011, земельных участков площадью примерно 0,615 га и стоимостью 17,7 млн.леев;

√ непроведение инвентаризации расчетов согласно законодательным положениям, что послужило причиной накопления начиная с 2005 года задолженностей с просроченным сроком оплаты, которые на начало отчетного периода составили 23,5 тыс.леев (дебиторская задолженность) и 2,4 тыс.леев (кредиторская задолженность);

√ несоблюдение регулирующей базы по процедурам государственных закупок, что привело к искусственному формированию на конец 2011 года кредиторской задолженности в сумме 74,3 тыс.леев вследствие принятия условий, предложенных подрядчиком, по невнесению банковской гарантии. Также неэффективный мониторинг выполнения договорных условий обусловил превышение сроков выполнения работ по реконструкции протокольного зала министерства.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

1. Обеспечить ликвидацию установленных аудитом несоответствий сквозь призму консолидации финансового менеджмента и элементов системы внутреннего контроля с исключением допущения их при управлении публичными фондами.

2. Соблюдать общие правила регламентирования бухгалтерского учета, обеспечивая правильность и полноту бухгалтерских записей, с достоверным отражением в отчете финансовых и имущественных ситуаций.

3. Обеспечить организацию регламентированного проведения инвентаризации всех статей баланса, особенно ситуации расчетов.

4. Консолидировать политики в области человеческих ресурсов, учитывая феномен постоянного наличия значительного числа вакантных должностей.

5. Применять конкретные меры по интенсификации деятельности и повышению ответственности членов рабочей группы с устранением выявленных недостатков и конкретным разделением делегированных полномочий, обеспечивая проведение государственных закупок согласно законодательным положениям.

3.6. О соответствии учета и поступлении консульских сборов

Согласно ст.1 Закона № 242 от 24.09.2010⁸, взимание сборов за оказание консульских услуг осуществляется центральным аппаратом МИДЕИ посредством департамента консульских дел на основании тарифов, установленных в приложении № 1 к настоящему закону. Консульский сбор взыскивается в леях, оплата производится на банковские счета Государственного казначейства. Департамент консульских дел⁹ (далее – ДКД) является подразделением центрального аппарата МИДЕИ, которое обеспечивает деятельность министерства в консульской области, отвечая за составление годового отчета о деятельности, согласно компетенции.

_________________________

⁸ Закон о консульских сборах № 242 от 24.09.2010.

⁹ Положение о деятельности Департамента консульских дел, утвержденное приказом МИДЕИ № 717-b-98 от 30.06.2008.

Проверки аудита были направлены на соответствие поступления, правильности и полноты отражения в учете ДКД и, соответственно, в отчетности средств, поступивших за оказание консульских услуг, отмечая следующее.

Анализ и сопоставление информации, отраженной в отчетах (Отчет о консульской легализации и Отчет о рассмотрении дел о гражданстве), составленных ДКД за 2011 год, свидетельствуют, что они не включают полные и достоверные данные. Отраженные в отчете данные о деятельности по выдаче виз, а также средства, поступившие в результате оказания этих услуг, не включаются в отчет. В результате выборочной проверки 1787 консульских услуг в размере 151,6 тыс.леев (I полугодие 2011 года), что составляет 43,5% от общего объема консульского сбора от услуг, предоставленных ДКД МИДЕИ, – 348,3 тыс.леев, было установлено следующее.

√ Сопоставлением данных из Регистра учета консульских операций/услуг (в области гражданства) с данными из казначейской выписки счета государственного бюджета по консульским сборам отмечается, что в регистре отражено на 6 оказанных услуг/900 леев больше, чем фактически поступившая сумма на казначейский счет, разница не была объяснена ответственными лицами. Эта ситуация свидетельствует о том, что соответствующие консульские услуги были предоставлены в отсутствие подтверждения того, что соответствующие платежи были произведены до момента оказания услуг, чем были нарушены требования п.20 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007¹⁰ (приложение № 1).

_________________________

¹⁰ Постановление Правительства № 1036 от 17.09.2007“ Об утверждении некоторых положений о порядке накопления, использования и учета консульских сборов и специальных средств, поступающих от предоставления платных услуг” (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Постановление Правительства № 1036 от 17.09.2007).

√ По одной консульской услуге в качестве доказательства оплаты был представлен чек, оплаченный Службе гражданского состояния, на основании которого ответственное лицо ДКД без осуществления необходимой проверки приняло представленный документ и оказало запрошенную услугу. Регистр учета консульских операций/услуг (в области гражданства) ведется с несоблюдением п.36 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007 (приложение № 1), и не обеспечивает полное отражение поступивших сумм, число платежных чеков и др.

√ При проверке данных из Регистра учета консульских операций/ услуг (по легализации) путем сравнения их с выпиской со счета государственного бюджета (консульские сборы) было установлено, что в регистре объем предоставленных услуг на 4830,0 леев больше, чем зарегистрировано на казначейском счете. И в этом случае из-за отсутствия подтверждающих документов (копии документов, заявления о предоставлении услуг, платежные чеки и т.д.) аудиту не были представлены аргументы относительно указанных расхождений. Вместе с тем отмечается, что Регистр учета консульских операций/услуг (по легализации) ведется нерегламентированно.

√ Согласно выписке со счета государственного бюджета (консульские сборы), сумма 6,3 тыс.леев, оплаченная в I полугодии 2011 года, не подтверждена типами оказанных услуг. Вместе с тем установлено отсутствие записей в соответствующих регистрах и подтверждающих документов.

√ Несмотря на то, что имеется Номенклатура дел дипломатической службы Республики Молдова, утвержденная Приказом министра иностранных дел № 226/b/39 от 19.03.2007, министерство не имеет регламентирования порядка хранения документов относительно легализации (заявления, копии документов, платежные чеки).

√ Предписание п.8 Положения о порядке накопления, использования и учета сборов от консульских услуг, предоставляемых Министерством иностранных дел и европейской интеграции, дипломатическими миссиями и консульскими учреждениями Республики Молдова, утвержденного Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007 (приложение № 2), относительно взимания платежей, относящихся к типу консульских услуг, не приведено в соответствие с законодательными положениями¹¹, в результате чего ДКД не взыскивает соответствующие платежи, что требует неотлагательного решения.

_________________________

¹¹ Закон о консульских сборах № 242 от 24.09.2010.

По мнению аудита, вышеуказанные несоответствия/отклонения были обусловлены необеспечением соответствующего применения предписаний п.37 приложения № 1 к Постановлению Правительства № 1036 от 17.09.2007 по совместному учету и контролю поступлений денежных средств ответственными лицами бухгалтерской службы и консульской службы с составлением актов сверки начисленных, поступивших платежей и представленных услуг за отчетный период (такие акты не были представлены аудиту). Другим фактором, определяющим допущение установленных несоответствий по разделу представления консульских услуг, является недостаточность элементов системы внутреннего контроля, в том числе неустановление полномочий и ответственности сквозь призму должностных инструкций, составленных директором ДКД и утвержденных министром иностранных дел 20.01.2010, но которые на момент проведения аудита не были доведены до сведения персонала ДКД под подпись.

3.7. Другие констатации

3.7.1. Согласно штатному расписанию центрального аппарата МИДЕИ, утвержденному 12.12.2009, одной из его внутренних структур является управление инспекции и внутреннего аудита с 3 штатными единицами персонала (начальник управления, советник, секретарь I), которое в 2011 году не имело Положения о функционировании подразделения внутреннего аудита, которое было утверждено лишь в феврале 2012 года. В течение 2011 года в этом подразделении работало единственное лицо, преимущественно вовлекаемое в различные обучения в данной области, в разработку Книги внутреннего аудита, а также в планирование деятельности.

3.7.2. В центральном аппарате МИДЕИ бухгалтерский учет ведется в соответствии с положениями Инструкции по бухгалтерскому учету в публичных учреждениях, не располагая единой автоматизированной программой бухгалтерского учета.

Выводы:

Выявленные ситуации свидетельствуют, что финансовый менеджмент и некоторые элементы системы внутреннего контроля  в центральном аппарате МИДЕИ не обеспечивают соответствие адекватного функционирования по некоторым компонентам надлежащего управления публичными фондами.

Несоответствующее применение департаментом консульских дел законодательных положений в осуществляемой деятельности обусловило допущение несоответствий, которые отрицательно влияют на достоверность и полноту данных о количестве и стоимости предоставляемых и зарегистрированных консульских операций/услуг, искажая отраженные в отчете ситуации.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

6. Обеспечить соблюдение законодательства по разделу предоставления консульских операций/услуг, консолидируя усилия между бухгалтерской службой и консульской службой и повышая ответственность персонала, вовлеченного в эти процессы.

7. Обеспечить функциональность деятельности службы внутреннего аудита (управления инспекции и внутреннего аудита).

IV. АУДИТОРСКИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Безусловное мнение о финансовых отчетах за 2011 год

По мнению аудиторской группы, основанному на проведенной аудиторской деятельности, финансовый отчет по всем значимым аспектам представляет реальное и верное отражение финансовой и имущественной ситуации центрального аппарата Министерства иностранных дел и европейской интеграции по состоянию на 31.12.2011, проведенные корректировки были осуществлены в соответствии с применяемой базой по составлению финансовой отчетности.

Безусловное мнение о соответствии за 2011 год

По мнению аудиторской группы, использование публичных средств и администрирование публичным имуществом в 2011 году по всем значимым аспектам осуществлялись законно и регламентированно.

Приложение № 2

 Утвержден

Постановлением Счетной палаты

№ 30 от 12 июля 2012 г.

ОТЧЕТ

по аудитам соответствия за 2011 бюджетный год в некоторых

учреждениях дипломатической службы

I. ВВЕДЕНИЕ

Аудит соответствия за 2011 бюджетный год в некоторых учреждениях дипломатической службы был проведен в рамках аудита соответствия в Министерстве иностранных дел и европейской интеграции и некоторых подведомственных учреждениях на основании ст.28 и 31 Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008¹ и в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год².

_________________________

¹ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008 (с последующими изменениями).

² Постановление Счетной палаты № 80 от 22.12.2011 “Об утверждении Программы аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год” (с последующими изменениями).

Цель аудита состояла в предоставлении разумного подтверждения относительно того, что финансовые отчеты, составленные учреждениями дипломатической службы и представленные Министерству иностранных дел и европейской интеграции (далее – МИДЕИ, или министерство), за 2011 год во всех значимых аспектах отражают реальную и достоверную информацию о финансовой и имущественной ситуации, основанной на данных бухгалтерского учета, а использование публичных средств и финансовые операции являются правильными и соответствуют законодательным положениям.

Ответственность руководства учреждений дипломатической службы заключается в составлении и представлении в установленные сроки и в соответствии с законодательством финансовых отчетов, обеспечении соблюдения законодательных положений в финансово-экономической деятельности, в том числе порядка поступления, управления и использования консульских сборов, а также внедрении эффективной системы финансового менеджмента и внутреннего контроля, обеспечивая надлежащее управление публичными фондами, в обязанность которых входит предупреждение и выявление ошибок и хищений.

Ответственность аудиторской группы состояла в аудитировании некоторых существенных финансовых операций и сделок согласно законодательным требованиям в целях получения достаточных и адекватных аудиторских доказательств для подтверждения выводов и составления аудиторских заключений о финансовых отчетах за 2011 год, соответствии управления публичными фондами, включая консульские сборы.

Аудит соответствия был проведен согласно Стандартам аудита Счетной палаты³. Для аудитирования были отобраны некоторые учреждения дипломатической службы исходя из уровня материальности и идентифицированных рисков с составлением мнений/выводов аудита, в результате были проаудитированы следующие субъекты: посольства Республики Молдова в Королевстве Бельгия, Французской Республике, Федеративной Республике Германия, Украине, Румынии, Турецкой Республике, Итальянской Республике, Российской Федерации; консульства Республики Молдова в г.Франкфурте-на-Майне (Федеративная Республика Германия), г.Одессе (Украина), г.Яссах (Румыния), г.Стамбуле (Турецкая Республика), г.Болонье (Итальянская Республика), а также Миссия Республики Молдова при Европейском Союзе (Брюссель), Постоянное представительство Республики Молдова при Совете Европы (Страсбург).

_________________________

³ Постановление Счетной палаты № 58 от 28.12.2009 “Об утверждении Общих стандартов аудита и Стандартов аудита соответствия”.

II. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Регулирующая база о деятельности учреждений дипломатической службы установлена в Конституции Республики Молдова, Законе № 1133-XII от 04.08.1992⁴, Законе № 761-XV от 27.12.2001⁵, также международными соглашениями, частью которых является Республика Молдова (в том числе  Венская конвенция о дипломатических отношениях от 18 апреля 1961 года и Венская конвенция о консульских отношениях от 24 апреля 1963 года), а также другими нормативными актами. Вместе с тем Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003⁶ регламентирована административно-финансовая деятельность учреждений дипломатической службы, а Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007⁷ утвержден порядок накопления, использования и учета консульских сборов и специальных средств, поступающих от предоставления платных услуг.

_________________________

⁴ Закон № 1133-XII от 04.08.1992 “О статусе дипломатических представительств Республики Молдова в других государствах” (далее – Закон № 1133-XII от 04.08.1992).

⁵ Закон №761-XV от 27.12.2001 “О дипломатической службе” (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Закон № 761-XV от 27.12.2001).

⁶ Постановление Правительства № 987 от 11.08.2003 “Об утверждении Положения об административно-финансовой деятельности учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом” (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Постановление Правительства № 987 от 11.08.2003).

⁷ Постановление Правительства № 1036 от 17.09.2007 “Об утверждении некоторых положений о порядке накопления, использования и учета консульских сборов и специальных средств, поступающих от предоставления платных услуг” (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Постановление Правительства № 1036 от 17.09.2007).

Согласно положениям указанной регулирующей базы, дипломатические миссии, в том числе постоянные представительства Республики Молдова за границей при международных организациях, являются структурами системы учреждений дипломатической службы МИДЕИ, которое является центральным специализированным органом со статусом центрального учреждения данной системы. Учреждения дипломатической службы, постоянно функционируя в других государствах или при международных организациях, поддерживают официальные межгосударственные отношения, продвигают права и законные интересы Республики Молдова и ее граждан.

Финансирование деятельности учреждений дипломатической службы осуществляется посредством МИДЕИ из государственного бюджета в национальной валюте, конвертируемой в иностранную валюту, в том числе  за счет доходов, получаемых от предоставления консульских услуг.

Бухгалтерский учет в учреждениях дипломатической службы должен вестись в соответствии с общими обязательными правилами ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в публичном секторе, предусмотренными в Законе о бухгалтерском учете⁸ и Инструкции о бухгалтерском учете в публичных учреждениях⁹.

_________________________

⁸ Закон о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007 (с последующими изменениями; далее – Закон о бухгалтерском учете).

⁹ Приказ министра финансов № 93 от 19.07.2010 “Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в публичных учреждениях” (далее – Инструкция по бухгалтерскому учету в публичных учреждениях).

III.  КОНСТАТАЦИИ, ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

3.1. Об исполнении в целом средств финансирования и расходов

В 2011 году средства финансирования расходов для обеспечения деятельности дипломатических миссий Республики Молдова за рубежом составили 160972,4 тыс.леев, из которых 104336,7 тыс.леев (64,8%) – за счет основного компонента государственного бюджета, 28169,1 тыс.леев (17,5%) – доходы, полученные от оказания консульских услуг, 18330,4 тыс.леев (11,4%) – доходы от поступления специальных средств и 6,2% (10038,6 тыс.леев) – трансферты от других дипломатических миссий.

Анализ ассигнований по 15 аудитируемым дипломатическим миссиям (39,5%) из общего числа дипломатических миссий за пределами страны свидетельствует, что удельный вес их в общей сумме источников финансирования составляет 47,4%, или 76324,3 тыс.леев.

Финансирование аудитируемых дипломатических миссий по типам ассигнований в 2011 году характеризуется следующим образом:

Данные из таблицы свидетельствуют, что 40,0% из аудитируемых миссий финансируются преимущественно за счет основного компонента государственного бюджета (Миссия РМ при Европейском Союзе (Брюссель) – 100%; Постоянное представительство РМ при Совете Европы (Страсбург) – 100%; Посольство РМ в Королевстве Бельгия – 90,1%; Генеральное консульство РМ в г.Яссах (Румыния) – 87,4%; Консульство РМ в г.Одессе (Украина) – 75,4%; Посольство РМ в Украине – 73,0% и т.д.). Вместе с тем 33,3% из аудитируемых миссий осуществляют деятельность за счет доходов, поступающих от оказания консульских услуг, а также от услуг, относящихся к консульским (Генеральное консульство РМ в г.Болонье (Итальянская Республика) – 93,2%; Генеральное консульство РМ в г.Стамбуле (Турецкая Республика) – 91,9%; Консульство РМ в г.Франкфурте-на-Майне (Федеративная Республика Германия) – 87,3%; Посольство РМ в Турецкой Республике – 70,1%; Посольство РМ в Итальянской Республике – 58,7%). Одновременно другие 4 аудитируемые дипломатические миссии получили ассигнования, перечисленные другими дипломатическими миссиями, в сумме 2339,8 тыс.леев. Проверки аудита отмечают, что в отчетный период МИДЕИ были перераспределены доходы, полученные от оказания консульских услуг на общую сумму 10038,6 тыс.леев, в том числе от Генерального консульства РМ в г.Стамбуле (Турецкая Республика) – 5363,9 тыс.леев и от Генерального консульства РМ в г.Болонье (Итальянская Республика) – 4674,7 тыс.леев для покрытия финансовыми средствами основных расходов 22 дипломатических миссий.

3.2. О некоторых аспектах институциональной базы

Структуры, штатная численность и должностные пособия в иностранной валюте учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом регламентированы Постановлением Правительства № 182 от 16.03.2010¹⁰. По состоянию на 31.12.2011 по сравнению с положениями указанного постановления численность персонала: Посольства РМ в Французской Республике (6 единиц), Посольства РМ в Итальянской Республике (6 единиц), Посольства РМ в Федеративной Республике Германия (6 единиц), Постоянного представительства РМ при Совете Европы (6 единиц), Генерального консульства РМ в г.Франкфурте-на-Майне (2 единицы), Генерального консульства РМ в г.Болонье (4 единицы), Генерального консульства РМ в г.Стамбуле (4 единицы), Консульства РМ в г.Одессе (4 единицы) была заполнена на уровне 100%. Вместе с тем уровень заполнения штатов персонала в Посольстве РМ в Королевстве Бельгия составляет 87,5% (7 из 8 предусмотренных единиц), Миссии РМ при Европейском Союзе – 88,9% (8 из 9 единиц), Посольства РМ в Турецкой Республике – 83,3 % (5 из 6 единиц), Посольства РМ в Украине – 90% (9 из 10 единиц), Посольства РМ в Румынии – 63,6% (7 из 11 единиц), Генерального консульства РМ в г.Яссах – 66,7% (2 из 3 единиц).

_________________________

¹⁰ Постановление Правительства № 182 от 16.03.2010 “Об утверждении структур, штатной численности и должностных пособий в иностранной валюте учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом” (далее – Постановление Правительства № 182 от 16.03.2010).

Согласно п.21 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003, заработная плата членам штатного персонала миссии начисляется в соответствии с категориями оплаты труда занимаемых должностей в миссии, приравниваемых к соответствующим должностям, предусмотренным в классификаторе должностей работников органов государственного публичного управления, указанными в соответствующем постановлении. В этом контексте проверками аудита установлено, что структуры аудитируемых учреждений дипломатических служб, утвержденные Постановлением Правительства № 182 от 16.03.2010, включают должность главного бухгалтера и заведующего канцелярией в одной должностной единице, персонал выполняет одновременно полномочия обеих функций. В то же время в Постановлении Правительства № 987 от 11.08.2003 эти функции разделены с присвоением соответствующей категории оплаты труда. В данных обстоятельствах аудит считает, что может возникнуть риск необеспечения соответствия и качества функционирования дипломатических учреждений в части соответствия организации бухгалтерского учета публичных фондов и процессов/особенностей, связанных с движением дипломатических документов.

Другой аспект, установленный аудитом, связан с регламентированием финансового менеджмента исходя из положений Закона о государственном внутреннем финансовом контроле № 229 от 23.09.2010¹¹. Так, в соответствии с п.7 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003, ответственность за выполнение сметы расходов и управление финансовыми средствами возлагается полностью на руководителя миссии. В то же время п.20 этого же постановления устанавливает, что все перечисления в леях осуществляются централизованно МИДЕИ на основании информации, представленной миссией, а в соответствии с аргументированными просьбами – и для других целей, согласно смете расходов. Таким образом, МИДЕИ на основании представленных дипломатическими миссиями табелей по учету рабочего времени начисляет ежемесячно заработную плату их сотрудникам в национальной валюте в установленном порядке. Впоследствии удержания и обязательные взносы перечисляются в соответствующие бюджеты, а суммы к оплате перечисляются на счет сотрудника, открытый в одном из банков, расположенном на территории Республики Молдова. В этих условиях планирование/составление бюджета по расходам утверждается учреждением, а исполнение части расходов осуществляется центральным аппаратом МИДЕИ. В результате исполненные кассовые расходы (оплата труда, взносы обязательного государственного социального страхования, взносы обязательного медицинского страхования, другие расходы) за 2011 год на общую сумму 8966,6 тыс.леев (согласно данным МИДЕИ), в том числе по аудитируемым учреждениям – 3745,9 тыс.леев передаются ежеквартально миссиям, которые регистрируют их в бухгалтерском учете и в отчетности.

_________________________

¹¹ Закон № 229 от 23.09.2010 “О государственном внутреннем финансовом контроле” (далее – Закон № 229 от 23.09.2010).

Эти обстоятельства указывают на недостатки в разделении законных полномочий и ответственностей, делегированных МИДЕИ и учреждениям дипломатической службы, последние в качестве исполнителей бюджета в условиях законодательства являются ответственными за управление публичными фондами, а исходя из положений Закона № 229 от 23.09.2010 – за консолидацию менеджерской ответственности за оптимальное управление средствами согласно задачам учреждения на основании принципов надлежащего управления путем внедрения финансового менеджмента и системы внутреннего контроля.

Выводы: Несоответствия в законодательной базе, регламентирующей разграничение компетенций и ответственности МИДЕИ и учреждений дипломатической службы в части финансового менеджмента, а также связанных с позиционированием функций главного бухгалтера в структурах учреждений дипломатической службы обуславливает отсутствие адекватной и полной системы внутреннего контроля  в данной области.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

1. Рассмотреть проблемы, связанные с несоответствием в законодательной базе, касающиеся компетенций и ответственности МИДЕИ и учреждений дипломатической службы в части финансового менеджмента, а также связанных с позиционированием функций главного бухгалтера в их структурах, внося соответствующие предложения Правительству.

Проверки аудита соответствия формирования/составления бюджета, исполнения и отчетности расходов в проверенных учреждениях отмечают следующее.

3.3. О соответствии расходов на предоставляемые услуги/работы

Аудитом установлено, что МИДЕИ не располагает унифицированным механизмом по заключению договоров, оплате и отчетности услуг/работ для обслуживания информационных технологий учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом. В этом контексте отмечается, что некоторые из этих учреждений заключили договоры на соответствующие виды услуг с юридическими и физическими лицами по различным ценам путем различных методов оплаты (непосредственно учреждением или посредством МИДЕИ), а также с различным местом проживания (аккредитованное государство или Республика Молдова). Так:

• Посольство РМ в Итальянской Республике с согласия МИДЕИ заключило 15.02.2011 с физическим лицом, постоянно проживающим в Республике Молдова, договор, который предусматривает предоставление последним услуг/работ, связанных с мониторингом и поддержанием рабочего процесса программы “AmbMoldovaDocument”, целостностью данных программы и базы данных, а также оказание поддержки по содержанию операционных систем для компьютеров Посольства. Согласно условиям договора, услуги должны предоставляться 5 дней в неделю (с понедельника по пятницу), а оплата услуг – ежемесячно, в сумме 200 евро, путем перечисления на персональный счет посредством одного финансового учреждения из г.Франкфурта-на-Майне. Аудитом установлено, что начиная с февраля 2011 года фактическая оплата услуг производилась в централизованном порядке посредством МИДЕИ на персональный счет лица, оказывающего услуги, открытый в финансовом учреждении Молдовы, оплата услуг за период 15.02.2011 – 31.12.2011 составила 2090 евро. С этим же лицом, за эти же услуги, в этой же сумме и с таким же порядком оплаты 30.12.2011 был заключен другой договор на 2012 год, с оплатой в централизованном порядке посредством МИДЕИ. Кассовые и фактические расходы передаются МИДЕИ для включения их в бухгалтерский учет и отчетность Посольства. В данном контексте аудит отмечает, что соответствующие услуги оказываются указанным лицом на расстоянии (из Республики Молдова), по любому запросу Посольства, в случае необходимости. В данных обстоятельствах аудит указывает на наличие риска необеспечения безопасности информации, которой владеет Посольство.

• Генеральное консульство РМ в г.Болонье 30.12.2010 заключило на 2011 год с юридическим лицом договор, который предусматривает оказание услуг по техническому обслуживанию информационных технологий и содержание сайта с месячной платой 300 леев и оплатой в централизованном порядке посредством МИДЕИ на счет лица, оказывающего услуги, открытый в одном из финансовых учреждений Молдовы. Кассовые и фактические расходы переданы МИДЕИ для включения их в бухгалтерский учет и отчетность Генерального консульства РМ в г.Болонье в общей сумме 3,9 тыс.леев.

• Посольство РМ в Румынии на услуги по администрированию компьютеризованной сети в Посольстве и в Консульской службе заключило договор с лицом из аккредитованного государства с ежемесячной платой 400 леев РУМ, в 2011 году учреждение напрямую выплатило сумму 5340 леев РУМ.

• В аудитируемом периоде каждая из аудитированных дипломатических миссий (за исключением дипломатической миссии из г.Яссы) произвела расходы за работы по информатике и расчетам в сумме по 3,6 тыс.леев ежегодно на основании договора об оказании услуг, выполненных контрактованной фирмой из г.Кишинэу, которые были оплачены посредством МИДЕИ.

• Посольство РМ во Французской Республике, Посольство РМ в Королевстве Бельгия, Посольство РМ в Федеративной Республике Германия, Генеральное консульство Республики Молдова в г.Франкфурте-на-Майне не представили аудиту соответствующие договоры по причине их отсутствия у них, акты о предоставлении услуг были подписаны посольствами после получения их от МИДЕИ.

Выводы: Менеджмент МИДЕИ не обеспечил эффективный мониторинг процесса заключения договоров, оплаты и отчетности услуг/работ для обслуживания информационных технологий учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом. Отсутствие унифицированного механизма привело к контрактации этих видов услуг с юридическими и физическими лицами по различным ценам и методам оплаты. Одновременно МИДЕИ не располагает системой информационных технологий для учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом, что снижает оперативность и качество предоставления услуг.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

2. Рассмотреть ситуацию, связанную с заключением договоров на услуги/работы в области информационных технологий Посольством РМ в Итальянской Республике, с принятием надлежащих мер и осуществлением мониторинга использования публичных средств.

3. Разработать унифицированный механизм, базирующийся на надлежаще установленных критериях, для контрактации услуг/работ в области информационных технологий, учитывая и ликвидацию риска необеспечения безопасности информации, имеющейся в учреждениях дипломатической службы Республики Молдова за рубежом.

4. Рассмотреть все возможности и потенциальные источники финансирования для развития информационных технологий в МИДЕИ и учреждениях дипломатической службы Республики Молдова за рубежом.

Рекомендации аудитируемым учреждениям дипломатической службы:

5. Обеспечить заключение договоров на услуги/работы в области информационных технологий в условиях максимальной эффективности публичных средств, осуществляя строгий мониторинг объема предоставленных и оплаченных услуг, а также безопасности имеющихся у них данных.

3.4. О соответствии учета и отчетности имущественных ситуаций

Согласно отчетным данным, по состоянию на 31.12.2011 стоимость основных средств учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом возросла на 4845,1 тыс.леев по сравнению с 01.01.2011, составив в целом 280530,9 тыс.леев, из которых на аудитируемые учреждения приходится 45,4% (127356,3 тыс.леев). В целом структура основных средств, находящихся в управлении учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом, в аспекте категорий представлена в следующей диаграмме:

Источник.  Отчет о движении основных средств за 2011 год (Форма № 5).

Данные, представленные в диаграмме, свидетельствуют, что наибольший удельный вес в общей стоимости основных средств, администрируемых дипломатическими учреждениями за аудитируемый период, приходится на категорию “Здания” – 74,5% (208915,2 тыс.леев). Отмечается, что только 10 дипломатических миссий располагают недвижимостью для осуществления своей деятельности без оплаты аренды, в том числе 8 миссий (31,4%) владеют недвижимостью на правах собственности, а другие 24 – арендуют помещения для осуществления деятельности, понеся расходы в сумме 52859,6 тыс.леев. В структуре основных средств транспортные средства занимают удельный вес 12,5% (35093,2 тыс.леев), машины и оборудование – 4,8% (13559,7 тыс.леев), земельные участки – 3,9% (10914,7 тыс.леев) и т.д.

Проверки аудита по данному разделу выявили некоторые несоответствия, которые выражаются в следующем:

3.4.1. Нерегистрация и неотражение в учете земельных участков, прилегающих к строениям  

• Посольство РМ в Королевстве Бельгия и Посольство РМ в Федеративной Республике Германия, по состоянию на 01.01.2012, не вели раздельный бухгалтерский учет в натуральном и стоимостном выражении земельных участков, прилегающих к зданиям, площадью 2050,0 м² и, соответственно, 2602,0 м², отраженных в отчете по единственной позиции “Здания”. Согласно объяснениям, в соответствии с договором о купле-продаже стоимость земельного участка включена в стоимость здания, так как на момент покупки не была разделена отдельно стоимость здания и стоимость земельного участка, соответственно отсутствуя и в бухгалтерском учете. Земельные участки, прилегающие к этой недвижимости, представлены на следующих изображениях.

Источник.  Фотографии, сделанные аудиторской группой.

• Посольство РМ в Турецкой Республике с 2008 года располагают документами, удостоверяющими право владения участком в г.Анкаре площадью 0,448 га для строительства комплекса Посольства, который, согласно проекту, будет состоять из помещений для осуществления основной деятельности и жилых помещений для сотрудников миссии. Участок не оценен и не отражен в бухгалтерском учете, что влияет на правильность составления отчетности по основным средствам. Несмотря на то, что в 2009 году был разработан проект строительства комплекса Посольства, за который были оплачены средства из государственного бюджета в сумме 735,0 тыс.леев, до настоящего времени из-за отсутствия ассигнований, предусмотренных и утвержденных в установленном порядке, не были заключены договоры на строительные работы. Затягивание утверждения средств для финансирования инвестиций на строительство комплекса Посольства обуславливает и в дальнейшем неэффективные расходы на аренду помещения, которые с момента разработки проекта (2009 год) и до настоящего времени составили 2997,8 тыс.леев. Вместе с тем по причине морального износа разработанный для строительства проект теряет значимость и важность.

• Посольство РМ в Украине в 2008 году купило в г.Киеве 2 объекта недвижимости общей площадью 614,7 м²  и стоимостью 15967,7 тыс.гривен с прилегающим участком 0,10 га стоимостью 5807,2 тыс.гривен, которые были зарегистрированы с правом собственности только в октябре 2010 года. Несмотря на то, что 2 объекта недвижимости и прилегающий участок были приобретены на основании отдельных договоров, в бухгалтерском учете их стоимость отражена по одной позиции “Здания”. Таким образом, с момента приобретения (2008 год) в балансе Посольства не была разделена стоимость зданий, находящихся на участке, которые на момент покупки составляли 32978,3 тыс.леев и, соответственно, 11993,7 тыс.леев. Это несоответствие повлияло на достоверность аналитического и синтетического учета и данных Отчета о движении основных средств на 31.01.2012 (на 11993,7 тыс.леев больше по позиции “Здания” и на эту же сумму меньше по категории “Земельные участки”).

• Консульство РМ с офисом в г.Одессе на основании Приказа МИДЕИ от 10.09.2008 располагает зданием, переданным в экономическое управление, которое согласно Постановлению Правительства № 294 от 20.03.2006¹² было передано безвозмездно на баланс МИДЕИ с баланса дочернего предприятия с иностранным капиталом санаторий “Молдова” (г.Одесса) ГП “Medisan” лечебно-санаторной и восстановительной ассоциации Аппарата Правительства Республики Молдова площадью 695 м², с прилегающей территорией 4283 м². Из общей площади здания Консульство использует 50%, или примерно 348,0 м². Отмечается, что хотя имущественные права на недвижимость были зарегистрированы 18.08.2008 как собственность Республики Молдова, ситуация относительно земельного участка площадью 4283 м² до настоящего времени не выяснена. Здание сдано в эксплуатацию в 1961 году, незанятые площади находятся в плохом состоянии.

_________________________

¹² Постановление Правительства № 294 от 20.03.2006 “О передаче здания”.

• Посольство РМ в Итальянской Республике с начала своей деятельности не располагает помещением, которое бы соответствовало минимальным требованиям/стандартам по оказанию дипломатических услуг, особенно консульских. Аудит отмечает неудовлетворительную ситуацию в части условий, в которых обслуживаются граждане Республики Молдова, находящиеся в большом количестве на работе на территории Италии, требующие условия для качественного обслуживания, в том числе учитывая то, что их денежные переводы в Республику Молдова достаточно значительны.

Источник.  Фотографии, сделанные аудиторской группой.

Более того, здание, в котором в настоящее время функционирует Посольство, не отвечает минимальным требованиям безопасности и целостности, в том числе дипломатического корпуса, что отрицательно влияет на качество и оперативность предоставления услуг заявителям.

В результате до настоящего времени Посольство арендует помещения в качестве офиса-резиденции в г.Риме на последнем этаже 6-этажного здания площадью 200 м² (5 кабинетов), без прилегающего участка. Для решения проблемы по выдаче дипломатическим персоналом гражданам изготовленных документов в 2011 году было арендовано дополнительное помещение площадью примерно 4 м² на первом этаже, которое, по мнению аудиторской группы, создает неудобства на центральном входе в соответствующее здание. В результате в 2011 году ежемесячная плата за арендованные помещения составила 2320 евро. Аудитом было оценено, что всего с начала своей деятельности (1999-2011) Посольство понесло расходы за арендованные площади примерно в сумме 334,0 тыс.евро, что свидетельствует о необходимости определения приоритетов в инвестиционной политике МИДЕИ для обеспечения собственными зданиями по размещению некоторых дипломатических учреждений.

Несмотря на то, что все годы Посольство неоднократно предпринимало меры по поиску помещения, которое бы соответствовало минимальным требованиям и было бы арендовано с возможностью последующего приобретения, было рассмотрено много вариантов (особенно в 2011 году и усилено в 2012 году), о чем во всех случаях было информировано МИДЕИ, не были получены результаты. До настоящего времени проблема здания остается злободневной для Посольства РМ в Итальянской Республике, хотя, согласно Отчету о консульской деятельности за 2011 год, число молдавских граждан с регулярным проживанием в Италии в соответствии с данными МИД Итальянской Республики составляет примерно 110549 человек.

• Проверкой документов (запрошенных от МИДЕИ) относительно земельного участка, предоставленного Посольству РМ в Республике Беларусь для строительства офиса, установлено, что фактически не были предприняты меры по инициированию строительства, существует риск потери этого участка.

3.4.2. Несоответствия и трудности при регистрации, отчетности, а также в использовании оборудования по сбору и обработке данных для биометрических паспортов

Для реализации Плана мероприятий по обеспечению выдачи биометрических паспортов, утвержденного Постановлением Правительства № 317 от 28.04.2010, на основании Приказа МИДЕИ от 25.11.2011 дипломатическим миссиям было передано оборудование по сбору и обработке данных для биометрических паспортов стоимостью 3842,5 тыс.леев, предоставленное безвозмездно Программой Объединенных Наций по развитию в рамках проекта “Консолидация институциональных возможностей МИДЕИ”.

• Генеральное консульство РМ в г.Стамбуле в нарушение требований МИДЕИ, указанных в вышеуказанном приказе, не обеспечило полное отражение в бухгалтерском учете по категории “Основные средства” стоимости полученного от министерства оборудования, зарегистрировав его на 27,2 тыс.леев меньше, что и обусловило искаженное отражение данных по этому разделу в финансовой отчетности.

• Посольство РМ в Итальянской Республике в условиях нынешнего офиса использует соответствующее оборудование по мере обращения, но с трудностями при предоставлении услуг, обусловленных неудобством маленького помещения, в котором данное оборудование установлено. Вместе с тем дипломатический персонал получает документы для изготовления, не имея оборудованного рабочего места. В этих условиях отмечается и наличие риска необеспечения безопасности оборудования.

Источник. Фотографии, сделанные аудиторской группой.

3.4.3. Хотя Консульство РМ в г.Одессе и установило полученное оборудование в установленные сроки, оно не эксплуатируется по причине того, что процесс изготовления паспортов на основании данных, полученных от дипломатических миссий из Украины, осуществляется за плату ГП “Registru”. Учитывая, что Консульство не может перечислять деньги за оплату оказанных услуг с банковских счетов, которые заблокированы из-за неаккредитации дипломатической миссии, Консульство не осуществляет также и обработку данных для биометрических паспортов.

3.4.4. Несоответствия в бухгалтерском учете основных средств

Миссия РМ при Европейском Союзе в нарушение национального законодательства ведет аналитический учет основных средств в инвентарных карточках в иностранной валюте (евро), с одновременным отражением в Главной книге в этой же единице, отчетность этих средств осуществляется в национальной валюте, а стоимость для каждой отчетной ситуации определяется путем применения коэффициента (смешанный курс обмена евро/леев). Соответствующий порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности приводит к отклонениям от основных принципов и качественным критериям бухгалтерского учета (актуальность и достоверность информации из финансовых отчетов).

3.4.5. Недостоверность учета и отчетности имущественных ситуаций обусловлена неначислением и неотражением в отчете износа основных средств

Согласно Инструкции о бухгалтерском учете в публичных учреждениях, по основным средствам учреждений, которые находятся за рубежом, износ не начисляется, в результате чего как в Главной книге, так и в Балансе исполнения бюджета публичных организаций/учреждений не начисляется и не отражается износ основных средств, имеющихся в собственности. Аудит отмечает, что в этих обстоятельствах данный фактор обуславливает недостоверность бухгалтерского учета и отчетности имущественных ситуаций учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом.

Вместе с тем неначисление износа не соответствует основным принципам и качественным характеристикам бухгалтерского учета, особенно связанного с непрерывностью, постоянством методов и последовательностью представления информаций из финансовых отчетов.

По мнению аудита, начисление износа необходимо для обеспечения списания основных средств в четком соответствии с требованиями п.4 Положения о списании пришедших в негодность ценностей, относящихся к основным средствам, утвержденного Постановлением Правительства № 500 от 12.05.1998¹³, согласно которому с баланса субъекта могут быть списаны только полностью изношенные основные средства.

_________________________

¹³ Постановление Правительства № 500 от 12.05.1998 “Об утверждении Положения о списании пришедших в негодность ценностей, относящихся к основным средствам”.

В данном контексте несоблюдение указанных требований может создавать ситуации несоответствующего списания публичных ценностей, администрируемых этими учреждениями.

Выводы: Несоответствующий институциональный менеджмент по администрированию имуществом привел к множеству несоответствий, которые выражаются путем нерегистрации и неотражения в отчетности земельных участков, прилегающих к зданиям; несоответствиями при регистрации, отчетности, а также при использовании оборудования по сбору и обработке данных для биометрических паспортов; отклонениями от нормативных положений в учете основных средств. Так, отмечается неведение отдельного бухгалтерского учета (в натуральном и стоимостном выражении) земельных участков, прилегающих к зданиям, площадью 2050,0 м² и, соответственно, 2602,0 м² (Посольство РМ в Королевстве Бельгия и Посольство РМ в Федеративной Республике Германия); нерешение ситуации относительно земельного участка, прилегающего к недвижимости, площадью 4283 м², невладение имущественными правами на недвижимость, имеющуюся с 2008 года (Консульство РМ в г.Одессе); неразделение стоимости зданий и земельного участка, которые на момент покупки (2008 год) исказили достоверность учета и отчетных данных – на 11993,7 тыс.леев больше по категории “здания” и на эту же сумму меньше по категории “земельные участки” (Посольство РМ в Украине). Также отмечается отсутствие приоритетности в инвестиционных политиках МИДЕИ для обеспечения собственным офисом некоторых дипломатических миссий, что обусловило наличие риска потери земельных участков, выделенных ранее (Посольство РМ в Турецкой Республике, Посольство РМ в Республике Беларусь), а Посольство РМ в Итальянской Республике с начала деятельности не располагает соответствующим помещением, которое бы соответствовало минимальным требованиям/стандартам по оказанию дипломатических услуг, в частности консульских.

По видению аудита, эти ситуации связаны с пониженным уровнем мониторинга со стороны ответственных лиц МИДЕИ в данной области, а также отсутствием в Постановлении Правительства № 987 от 11.08.2003 положений, связанных с ответственностью руководителей миссий за управление публичным имуществом.

Вместе с тем аудит отмечает недостоверность учета и отчетности имущественных ситуаций, что обусловлено неначислением и неотражением в отчетности износа основных средств.

Рекомендации аудитируемым учреждениям дипломатической службы:

6. Обеспечить соответствие ведения бухгалтерского учета с принятием конкретных мер по устранению установленных несоответствий.

7. Обеспечить ведение бухгалтерского учета земельных участков, прилегающих к зданиям, в натуре для обеспечения их целостности.

8. Совместно с МИДЕИ найти рычаги и источники по инициированию проектных работ и строительству недвижимости.

9. Обеспечить регистрацию и соответствующее отражение в отчете оборудования по сбору и обработке данных для биометрических паспортов.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

10. Рассмотреть ситуации о приоритетности обеспечения офисами некоторых дипломатических учреждений, установив приоритеты в инвестиционных политиках, а также относительно недвижимости и земельного участка, на котором расположено Консульство РМ в г.Одессе, с решением проблемы, в том числе его неаккредитация.

3.5. О соответствии расходов, связанных с поручительством

Согласно отчетным данным на 31.12.2011, учреждения дипломатической службы Республики Молдова зарегистрировали денежные средства, переданные на ответственное хранение, на общую сумму 5359,2 тыс.леев, которые фактически являются поручительством/гарантиями, внесенными учреждениями за наем служебного жилья для членов миссий, которые по сравнению с началом периода возросли на 245,2 тыс.леев. Из общей суммы поручительств на оплаченные аудитируемыми дипломатическими миссиями средства приходится 44,2%, составившие 2371,0 тыс.леев.

Проверками аудита по этому разделу выявлены некоторые проблемы, имеющиеся в системе учреждений дипломатической службы Республики Молдова за границей, связанные с: (i) обеспечением сотрудников служебным жильем на основе договоров найма, заключенных между учреждением и собственниками недвижимости, (ii) оплата поручительства непосредственно на счет собственников арендованной недвижимости. В этих обстоятельствах в случае окончательного выезда сотрудников, учреждению не предоставляется акт приема-передачи арендованного помещения и в отсутствие установленной ответственности сотрудника-бенефициара создается риск невозврата или позднего возврата сумм выплаченного поручительства. Так:

• Из общей суммы поручительства 28,1 тыс.евро, внесенной Посольством РМ во Французской Республике за арендованную недвижимость, примерно 3,0 тыс.евро являются поручительством спорного характера между Посольством и собственниками недвижимости, возникшим в результате окончательного выезда трех сотрудников. Вместе с тем непередача арендованного жилья посредством акта приема-передачи, согласно договору, создает риск, что внесенные суммы поручительства не будут возвращены.

• Посольство РМ в Итальянской Республике не предприняло эффективных и результативных действий по возврату суммы, выплаченной за поручительство одной квартиры, а несвоевременный возврат этого поручительства приводит к формированию дебиторской задолженности с просроченным сроком оплаты в размере 26,6 тыс.леев/1600 евро, что составляет примерно 50% от оплаченной суммы поручительства (50% от общей суммы или 24,9 тыс.леев/1500 евро были возвращены 18.02.2012, срок приостановления договора был 31.12.2010). Вместе с тем аудиту не был представлен акт приема-передачи арендованного жилья.

Согласно объяснениям, Посольство неоднократно обращалось по телефону к Агентству недвижимости, посредством которого был заключен договор аренды, направляя ему обращения и письмо с грифом “Очень срочно”. Также сотрудники Посольства выезжали несколько раз в Агентство для инициирования диалога с его ответственными лицами. В результате Посольство должно использовать и другие законные меры, связанные с данной проблемой.

Фактически по состоянию на 31.12.2012 суммы, оплаченные в форме поручительства за квартиры сотрудникам Посольства, составляли 346,1 тыс.леев, которые согласно указаниям Министерства финансов № 07/2-4-213 от 31.12.2009 “Об отражении в бухгалтерском учете сумм поручительства и разницы валютного курса”, в случае заключения договора с арендодателями по найму помещений (квартир) для сотрудников миссий или дипломатических офисов, предусматривают оплату найма в форме денежных средств, внесенных для гарантирования исполнения дебитором обязательств за оплату аренды, указанные суммы отражаются в бухгалтерском учете на забалансовом счете 03 “Денежные средства, переданные на хранение”.

Миссия РМ при Европейском Союзе (Брюссель), не соблюдая положения п.38 и 45 Постановления Правительства № 987 от 11.08.2003, не обеспечила составление актов поступления и, соответственно, выбытия в/из служебного жилья, с детальным описанием арендованного помещения, подписанного обеими сторонами (собственником и нанимателем, для которого была арендована квартира) в строгом соответствии с формой, указанной в приложении № 5 к указанному нормативному акту.

Также были установлены несоответствия при ведении аналитического учета сумм поручительств на забалансовом счете 03 (форма № 292), что свидетельствует о несоблюдении п.234 Инструкции о бухгалтерском учете в публичных учреждениях:

• Посольство РМ в Королевстве Бельгия путем затягивания соответствующего отражения сумм поручительства в размере 4200,0 евро (63,3 тыс.леев) и 2602,9 евро (31,8 тыс.леев), возвращенных миссии 21 и 24 июня 2010 года и, соответственно, 21 октября 2010 года, исказило достоверность остатков, отраженных в Балансе учреждения (Форма № 1), на 95,1 тыс.леев больше. Эта ситуация обусловлена тем, что учреждение не ведет аналитический учет сумм поручительства на забалансовом счете 03 в форме № 292.

• Аналогично Постоянное представительство РМ при Совете Европы (Страсбург) ведет учет и составляет аналитическую информацию по суммам поручительства на счете 179 “Расчеты по запланированным платежам”, в то время как по отчету они отражены в Балансе на забалансовом счете 03 “Денежные средства, переданные на хранение”.

• Посольство РМ в Федеративной Республике Германия неправильно отразило суммы поручительства в размере 30,5 тыс.леев на счете 179 “Расчеты по запланированным платежам” и, соответственно, на счете 248 “Банковские кредиты”, исказив таким образом достоверность отчетности, указав на забалансовом счете “Денежные средства, переданные на хранение” (03) на 31.12.2011 на 30,5 тыс.леев меньше.

• Генеральное консульство РМ в г.Франкфурте-на-Майне 01.02.2010 расторгло договор с Народной ассоциацией по строительству и экономике из г.Франкфурта-на-Майне (членом которой является с 01.05.2002 путем перечисления взноса по участию (поручительства) в сумме 1839,0 евро), что позволило Консульству получить внаем квартиру для сотрудников на выгодных условиях. Квартира была возвращена ассоциации 26.01.2010, однако согласно ее уставу членство прекращается через 2 финансовых года с момента письменного извещения о выходе из членства в ассоциации. Так, после письменного извещения ассоциации от 27.02.2012 Генеральное консульство было информировано, что будет исключено из ее членов с 31.12.2014, а доля участия (поручительство) будет возвращена в июле 2015 года.

Выводы: Установленные аудитом проблемы по обеспечению сотрудников служебным жильем на основании договоров найма, заключенных между учреждениями и собственниками недвижимости, оплата сумм поручительства непосредственно на счет собственников арендованной недвижимости, непередача посредством актов приема-передачи арендованного помещения, а также отсутствие определения ответственности сотрудника-бенефициара подчеркивает необходимость пересмотра действующих норм, регламентирующих эти отношения, и обеспечит повышение ответственности сторон с обеспечением возврата оплаченных сумм поручительства.

Рекомендации Посольству РМ в Королевстве Бельгия, Постоянному представительству РМ при Совете Европы (Страсбург), Посольству РМ в Федеративной Республике Германия:

11. Обеспечить соответствие ведения бухгалтерского учета по разделу поручительств, исправив искаженные ситуации.

Рекомендации Посольству РМ в Итальянской Республике:

12. Принять надлежащие меры по возврату сумм поручительства с истекшим сроком оплаты в размере 26,6 тыс.леев/1600 евро.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

13. Обеспечить мониторинг учета сумм поручительства с соблюдением сроков их возврата.

14. Пересмотреть положения о порядке обеспечения сотрудников служебным жильем путем оплаты поручительства за счет миссий, рассмотрев возможность введения другого порядка расчетов, с исключением фактора риска отвлечения публичных средств и наличия споров.

15. Определиться относительно ситуации, создавшейся в Генеральном консульстве РМ в г.Франкфурте-на-Майне, где было допущено отвлечение публичных средств в сумме 1839,0 евро, перечисленных в 2002 году, с обеспечением ее возврата лишь в 2015 году.

3.6. О соответствии инвентаризации

Несмотря на то, что законодательная и нормативная база устанавливают требование по проведению инвентаризации всех балансовых и забалансовых статей, некоторые проверенные дипломатические миссии не осуществляли инвентаризацию в соответствии с этими требованиями.

Так, Посольство РМ во Французской Республике не провело инвентаризацию всех балансовых и забалансовых статей, ограничиваясь лишь инвентаризацией основных средств, МБИП, материалов. Согласно балансу исполнения бюджета публичных организаций/учреждений, на 01.01.2012 зарегистрировано 53,3 тыс.леев как расчеты по недостачам (счет 170), зарегистрированные в бухгалтерском учете учреждения с 2007 года (недостача материальных ценностей в резиденции бывшего посла РМ во Франции). Вместе с тем комиссия по инвентаризации должна была установить причину образования недостач материальных ценностей в размере 53,3 тыс.леев, а также фактическое наличие и актуальность размера денежных средств, переданных на ответственное хранение (поручительство), в сумме 439,4 тыс.леев, направив конкретные предложения руководству дипмиссии и информировав министерство с целью улучшения указанной ситуации. Согласно доказательствам/объяснениям, представленным аудиту, дипмиссия неоднократно информировала бывшее и настоящее руководство МИДЕИ о создавшейся ситуации и необходимости вмешательства министерства в решение данной проблемы. В этом контексте аудит отмечает отсутствие действенных мер МИДЕИ по данному вопросу, учитывая и то, что и бывший посол, и бывший администратор-водитель до настоящего времени работают в той же системе.

Вместе с тем комиссия по инвентаризации должна была установить причину формирования и фактического размера средств, переданных на ответственное хранение (поручительство со спорным характером) в сумме 2970,12 евро и проинформировать министерство относительно создавшейся ситуации.

Посольство РМ в Королевстве Бельгия не провело инвентаризацию зданий с прилегающим участком, дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами в сумме 6,6 тыс.леев, зарегистрированной с 1.06.2008 (счет 160), не была установлена причина появления этой задолженности, а также не были направлены соответствующие предложения.

Аналогично Посольство РМ в Федеративной Республике Германия не провело инвентаризацию зданий с прилегающим участком, остатки банковских счетов, забалансовые счета (денежные средства, переданные на ответственное хранение).

Выводы: Низкий финансовый менеджмент и отсутствие внутреннего контроля в учреждениях дипломатической службы Республики Молдова обусловили отклонения от нормативной базы в финансово-бухгалтерской области путем непроведения в некоторых случаях полной/частичной инвентаризации, что привело к формированию задолженностей.

Рекомендации аудитируемым учреждениям дипломатической службы:

16. Проводить инвентаризацию в соответствии с законодательными нормами, обеспечивая соответствие учета и отчетности финансовых и имущественных ситуаций, принимая меры по ликвидации сформированных задолженностей.

3.7. О целостности, соответствии накопления, использования и учета средств, поступивших от предоставления консульских услуг, относящихся к типу консульских услуг и визовых марок (типовые формы строгой отчетности)

Согласно Отчету о поступлении и использовании средств специального назначения на 31.12.2012, доходы от поступления консульских сборов составили 38,2 млн.леев, которые по сравнению с 2010 годом снизились на 9,0 млн.леев. Консульские сборы, поступившие от аудитируемых дипломатических миссий, составили 30,4 млн.леев или 79,6% от общего объема консульского сбора, поступившего от всех дипломатических миссий. Одновременно с консульскими сборами миссии получили доходы от оказания услуг, относящихся к типу консульских услуг, в сумме 1326,7 тыс.леев. Число и стоимость консульских услуг, предоставленных дипломатическими миссиями Республики Молдова в 2011 году, представлены следующим образом:

*Источник. Годовые отчеты о предоставлении консульских услуг (2010-2011 годы).

В результате выборочной проверки консульских услуг, предоставленных в 2011 году, аудитом выявлено наличие некоторых ошибок при составлении отчетности по консульским сборам и средствам, поступившим от оказания консульских услуг, а именно:

3.7.1. Необеспечение идентичности данных из бухгалтерского учета данным, содержащимся в статистических отчетах, составленным консульским отделом по категории “Консульские сборы” и “Относящиеся к типу консульских услуг” на основании подтверждающих документов:

• Посольство РМ в Королевстве Бельгия отразило в статистическом отчете по разделу “Консульские сборы” на 80 евро больше и на 80 евро меньше по разделу “Относящиеся к типу консульских услуг”.

• Посольство РМ в Румынии отразило консульские сборы на 190 евро меньше и относящиеся к типу консульских услуг на 36,0 евро больше.

• Посольство РМ во Французской Республике допустило отражение в отчетности консульских сборов на 109 евро больше.

3.7.2. Несмотря на то, что дипломатические учреждения имеют отдельные банковские счета для каждого вида доходов/поступлений (консульские сборы и сборы, относящиеся к типу консульских услуг), допущены ошибки при отражении их в отчетности:

• Посольство РМ в Федеративной Республике Германия допустило случаи оплаты и отражения в бухгалтерском учете некоторых консульских услуг на счет поступления сборов, относящихся к типу консульских услуг, в сумме 300,0 евро и некоторых относящихся к типу консульских услуг на счет консульских сборов в сумме 60,0 евро.

• Аналогично Генеральное консульство РМ в г.Франкфурте-на-Майне допустило неправильное отнесение и отражение в отчетности некоторых сборов, относящихся к типу консульских услуг, в сумме 100,0 евро на счет консульских сборов и консульских сборов в сумме 70,0 евро на текущий счет сборов, относящихся к типу консульских услуг.

3.7.3. Допущение нерегламентированных выплат консульских сборов лицами, получателями консульских услуг:

• Посольство РМ в Королевстве Бельгия допустило 28 случаев оплаты сборов за консульские услуги посредством банковской карты бывшего главного бухгалтера в сумме 1021 евро, эквивалентной 16,3 тыс.леев, в то время как законно в исключительных случаях консульские сборы поступают через кассу дипломатических миссий и вносятся на банковский счет учреждения.

3.7.4. Оплата некоторых консульских услуг ниже уровня, установленного действующими нормативными актами:

• В Посольстве РМ во Французской Республике установлено 2 случая, когда консульские услуги были оплачены на 22 евро меньше.

3.7.5. Необоснованное предоставление консульских услуг:

• Посольство РМ в Федеративной Республике Германия в 4 случаях не подтвердило оплату предоставления консульских услуг в размере 120 евро и относящихся к типу консульских сборов в сумме 45 евро.

3.7.6. Нерегламентированное использование консульских сборов непосредственно из кассы:

• Посольство РМ в Украине, не соблюдая нормативную базу, которая запрещает использование консульских сборов непосредственно из кассы без предварительного внесения их на банковский счет, использовало непосредственно из кассы учреждения 71,4%, или 25,5 тыс.леев из общего объема средств, поступивших за оплату консульских услуг.

3.7.7. Несоответствующее составление/заполнение регистров учета предоставленных консульских услуг (1)Регистр нотариальных услуг, 2)Регистр свидетельств на возвращение, 3)Регистр виз, 4)Регистр других услуг):

• Посольство РМ в Королевстве Бельгия и Посольство РМ в Румынии в нарушение п.36 Постановления Правительства № 1036 от 17.09.2007 допустили нарушения в процедуре заполнения специальных регистров учета предоставленных консульских услуг. Так, они были составлены лицом, ответственным за их оказание как за аудитируемый период, так и за предыдущий период, с нарушениями и небрежно, с подчистками, без соблюдения хронологического порядка.

• Выборочными проверками аудита в Посольстве РМ в Итальянской Республике о правильности поступления консульских сборов и относящихся к типу консульских платежей выявлено в некоторых случаях несоблюдение установленных положений в процедуре заполнения регистров. Так, в случаях предоставления нотариальных услуг установлено, что из 3966 предоставленных /зарегистрированных услуг в 62 случаях в Регистре нотариальных услуг не заполнены разделы № 8 (“№ квитанции”) и № 9 (“подпись лица, которое запросило нотариальный акт”). Аналогично в 10 случаях из 1507 проверенных не был заполнен раздел с указанием номера чека об оплате в Регистре свидетельств на возвращение, в 60 случаях из 54 проверенных – в Регистре виз и в 32 случаях из 1804 проверенных – в Регистре других услуг. В результате проверки бухгалтерских записей и данных системы Банка он-лайн подтвердилась оплата этих услуг, одновременно установив, что к делам предоставленных услуг не во всех случаях прикладывается документ, подтверждающий осуществление платежей (которые подшиты к банковским документам), что значительно усложняет сверку подтверждения оплаты. Аудит отмечает отсутствие документирования сверок, проведенных между бухгалтерией и консульской службой относительно правильности регистрации и полноты поступления консульских сборов и относящихся к типу консульских, с регламентированным составлением акта сверки. По мнению аудита, эти ситуации обусловлены несоответствием нормативной базы МИДЕИ, а также большим объемом предоставленных услуг.

• Генеральное консульство РМ в г.Болонье в течение 2011 года выдало 18307 консульских актов, из которых 10442 нотариальных акта. Общая стоимость поступлений консульских сборов в 2011 году составила 6569,7 тыс.леев (примерно в 2 раза больше, чем уточненные показатели – 2959,0 тыс.леев), а средств, относящихся к типу консульских – 2097,0 тыс.леев, бухгалтерский учет велся раздельно. В целях повышения прозрачности институциональной деятельности аудитом рекомендовано размещение на странице Консульства нормативной базы и внутренних правил, регламентирующих размер консульских сборов и относящихся к типу консульских платежей (которые были размещены только внутри Консульства).

Примечание. Они были размещены на странице Консульства в ходе аудита.

 Консульство заключило договор с “BancoPosta”, одним из филиалов, находящимся напротив Консульства. Это исключило поступление наличных средств в кассу Консульства. Учитывая ограниченное время аудитом были сделаны некоторые выборочные проверки правильности поступления консульских сборов и связанных с ними платежей, в результате было установлено следующее:

- В течение 2011 года Консульство предоставило 10442 нотариальные услуги. В результате выборочных проверок 1343 услуг, предоставленных/зарегистрированных в Регистре нотариальных услуг, были выявлены 36 случаев легализации некоторых актов, которые не были составлены и/или переведены Консульством, взыскана плата в размере 3 евро (консульский сбор – 2 евро и 1 евро – относящиеся к типу консульских).

- В 2011 году Консульство выдало 2879 свидетельств на возвращение. Выборочными проверками 673 свидетельств не были установлены отклонения при осуществлении платежей. В основном, свидетельства на возвращение были выданы гражданам, которые сослались на потерю или кражу документов.

- В 2011 году Консульство выдало 214 виз на въезд-выезд в Республику Молдова для иностранцев, в регистре виз была зарегистрирована 221 виза, из которых 7 были аннулированы. Проверками аудита отмечено, что в некоторых случаях не было обеспечено соответствующее заполнение пакета документов для получения визы (в документах не указывалась дата или отсутствовала подпись получателя, не заполнялись все колонки заявления, как адрес пребывания или цель визита, не прикладываются к комплекту копии к книге идентификации и/или soggiorno и паспорта). В этих обстоятельствах аудит отмечает, что хотя требование Закона № 200 от 16.07.2010 “О режиме иностранцев в Республике Молдова (ст.20 (3)) устанавливает, что процедура выдачи виз регламентируется положением, утвержденным Правительством, такое положение отсутствует, регламентированы лишь процедуры о выдаче приглашений.

- В некоторых случаях в регистрах не заполняются графы с номером чека (они прикладываются к пакету документов о предоставлении услуг), подписи о получении документа, данные ситуации обусловлены выездом группы на место, когда документы, изготовленные Консульством, направляются просителям почтой. В этих обстоятельствах аудит рекомендует указывать в этих графах номер почтового пакета и дату отправки.

- Несмотря на то, что ежедневно бухгалтерская служба проверяет поступления консульских сборов и относящихся к типу консульских платежей (поступления на счет) с консульской службой, аудит отмечает отсутствие документированного подтверждения этих проверок (составление актов сверки в установленном порядке).

3.7.8. Необеспечение совместного контроля правильности и полноты поступления денежных средств от оказания консульских и относящихся к типу консульских услуг:

Посольство РМ в Федеративной Республике Германия, Генеральное консульство РМ в г.Франкфурте-на-Майне и Посольство РМ в Королевстве Бельгия не соблюдая требования п.37 Положения из приложения № 1 и п.28 Положения из приложения № 2, утвержденные Постановлением Правительства № 1036 от 17.09.2007, не обеспечили совместный учет и контроль за поступлением денежных средств ответственными лицами учреждений (главный бухгалтер и ответственный консул) путем составления актов сверки начисленных, поступивших платежей и предоставленных услуг в отчетные периоды.

3.7.9. Несоблюдение нормативной базы при учете, хранении и выдаче виз:

• Посольство РМ в Федеративной Республике Германия, Генеральное консульство РМ в г.Франкфурте-на-Майне, имея Регистр учета типовых форм строгой отчетности, составляют ежеквартально только акты использования форм строгой отчетности, однако не обеспечили составление финансовой отчетности, а также количественное и стоимостное отражение форм строгой отчетности на своих забалансовых счетах.

Выводы: Отсутствие элементов внутреннего контроля о соответствии порядка накопления, использования и учета средств, поступающих от оказания консульских и относящихся к типу консульских услуг, привело к необеспечению идентичности данных бухгалтерского учета с данными, содержащимися в статистических отчетах, составленными консульскими службами; допущению ошибок при отнесении и отражении в отчетности консульских и относящихся к типу консульских сборов; допущению нерегламентированной оплате консульских сборов получателями консульских услуг; оплате некоторых консульских услуг ниже уровня, установленного действующими нормативными актами; нерегламентированному использованию консульских сборов непосредственно из кассы; нерегламентированному составлению/заполнению регистров учета предоставленных консульских услуг ((1) Регистра нотариальных услуг, 2) Регистра свидетельств на возвращение, 3) Регистра виз, 4) Регистра других услуг) и т.д.

В контексте изложенного аудит отмечает недостаточность развития и дополнения регулирующей/институциональной базы МИДЕИ, не были утверждены подробные положения о структуре и порядке заполнения Регистров консульских услуг, а также составление дел в аспекте предоставленных услуг (обязательные компоненты), учитывая специфику учреждения, которое их оказывает. Нерегламентирование порядка и периодичности проверок между бухгалтерской и консульской службами обусловили ситуацию неосуществления проверок, а в случаях проверки – отсутствию соответствующих актов.

Рекомендации аудитируемым учреждениям дипломатической службы:

17. Усилить меры системы внутреннего контроля  для исключения в будущем выявленных несоответствий, связанных с аккуратностью и полнотой документирования предоставленных консульских услуг и ведения регистров.

18. Обеспечить периодическое осуществление сверок между бухгалтерской и консульской службами относительно правильности и полноты поступления консульских сборов и относящихся к типу консульских с составлением соответствующих актов сверки.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

19. Обеспечить совершенствование/дополнение регулирующей/ институциональной базы относительно структуры и порядка заполнения регистров, которые ведут дипломатические миссии, а также порядка составления и заполнения дел в аспекте предоставленных услуг (обязательные компоненты).

3.8. О целостности денежных средств на банковских счетах и в кассе

Дипломатические миссии располагают текущими счетами, открытыми в банках аккредитованных государств, посредством которых осуществляется финансирование деятельности учреждений. Так, согласно Балансу исполнения бюджета публичных организаций/учреждений на 31.12.2011, учреждения зарегистрировали на банковских счетах денежные средства для расходов учреждений в сумме 16580,9 тыс.леев, или на 6336,5 тыс.леев меньше по состоянию на 01.01.2011 (22917,4 тыс.леев). На 31.12.2011, остатки денежных средств аудитируемых миссий составили 8402,9 тыс.леев, или 50,7% от общих денежных средств, зарегистрированных на счетах всех дипломатических миссий, уменьшившись на 1956,6 тыс.леев по сравнению с началом года.

Проверками аудита установлен ряд несоответствий, связанных с кассовыми операциями и целостностью денежных средств на банковских счетах:

Так, Посольство РМ в Королевстве Бельгия осуществляло регистрацию кассовых операций в аудитируемом периоде, а также и в предыдущие периоды (2009-2010) с несоблюдением нормативных положений¹⁴, кассовый регистр не был пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Из проверенной кассовой книги были изъяты (вырваны) листы.

_________________________

¹⁴ П.23 Правил ведения кассовых операций в народном хозяйстве Республики Молдова, утвержденных Постановлением Правительства № 764 от 25.11.1992 и п.20 Инструкции № 93 от 19.07.2010.

Источник.  Фотографии, сделанные аудиторской группой.

Не соблюдая п.158 Инструкции № 93 от 19.07.2010, авансы для расчета выдаются в отсутствие приказа руководителя миссии и письменного заявления получателя, с указанием необходимости и назначения аванса. Было установлено 20 случаев выдачи денежных средств наличными для приобретения различных хозяйственных товаров и оплаты услуг, которые регламентировано должны быть оплачены путем перечислений.

Посольство РМ в Федеративной Республике Германия, имея два текущих счета, открытых в банке, посредством которых осуществляется финансирование деятельности учреждения, не обеспечило достоверность отражения в отчетности остатков денежных средств, зарегистрированных на этих счетах. Таким образом, согласно банковской выписке со счета, предназначенного для перечислений из государственного бюджета и консульских сборов, по состоянию на 31.12.2011 остаток составляет 10530,95 евро, в то время как в бухгалтерском учете за декабрь 2011 года остаток отражен на 414,6 евро больше, составив 10945,57 евро. Одновременно в Главной книге и в Балансе на 31.12.2011 остаток увеличен на 414,6 евро, эквивалент – 6,3 тыс.леев. Согласно банковской выписке со счета, предназначенного для относящихся к типу консульских услуг, остаток денежных средств на 31.12.2011 составляет 3550,83 евро, в то время как в бухгалтерском учете остаток отражен на 414,6 евро меньше. Эта разница была установлена и на 1.01.2011, одновременно были неправильно отражены и данные отчета при закрытии бюджетного 2010 года. Согласно объяснениям учреждения, указанная ситуация сложилась в июле 2010 года по причине оплаты одной накладной за горючее, закупленное за счет бюджетных средств, но неправильно отраженных на счете специальных средств.

Консульство Республики Молдова в г.Одессе с июля 2007 года осуществляет свои полномочия, установленные Постановлением Правительства № 368 от 28.03.2002, однако по причине затягивания закрытия подразделений ГП “Registru” (около 3 лет) банковские счета Консульства заблокированы. В этих условиях финансирование Консульства Республики Молдова в г.Одессе осуществляется посредством Посольства Республики Молдова в Украине, с офисом в г.Киеве путем выдачи наличных денежных средств из кассы Посольства представителям Консульства. Все платежи поставщикам коммунальных услуг или исполнителям работ в течение 2011 года производились наличными средствами. Эти ситуации могут обусловить риск необеспечения сохранности публичных средств.

МИДЕИ информировало Президента Республики Молдова и Правительство о том, что украинские органы не приняли консульский патент по аккредитации Консульства Республики Молдова в г.Одессе.

Выводы: Посольство РМ в Королевстве Бельгия и Посольство РМ в Федеративной Республике Германия допустили несоответствия, связанные с ведением кассовых операций и регистрацией денежных средств на банковских счетах, что свидетельствует о низком уровне финансового менеджмента и безответственности со стороны персонала, ответственного за данные участки.

Консульство Республики Молдова в г.Одессе по причине затягивания закрытия подразделений ГП “Registru” (около 3 лет) имеет заблокированные банковские счета. Одновременно украинские органы не приняли консульский патент по аккредитации Консульства.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

20. Занять определенную позицию относительно несоответствий, связанных с ведением кассовых операций и регистрацией денежных средств на банковских счетах, с принятием мер по их устранению.

21. Принять все действенные меры по приведению в соответствие уставной деятельности Консульства Республики Молдова в г.Одессе.

3.9. О бухгалтерском учете

Аудитом выявлено множество отклонений от нормативной базы, регламентирующей область бухгалтерского учета, которые изложены следующим образом:

• В нарушение требований п.77 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003, Посольство РМ во Французской Республике не заключило договора материальной ответственности с главным бухгалтером и администратором-водителем, которые были заключены лишь 26.03.2012 по запросу аудита. Посольство РМ в Королевстве Бельгия заключило такие договора через 4 месяца после прибытия (02.01.2012) главного бухгалтера и администратора-водителя.

• По истечению сроков нахождения служащих в дипломатических миссиях МИДЕИ не обеспечивает основной принцип непрерывности деятельности, особенно бухгалтерской деятельности согласно законодательным нормам. Ситуация в целом по этому разделу изложена в следующей таблице:

Данные из таблицы свидетельствуют о том, что передача финансовых документов при освобождении главных бухгалтеров миссий осуществляется посредством сторонних лиц (советника, секретаря, администратора-водителя), не был отмечен ни один случай прямой передачи от бывшего главного бухгалтера вновь назначенному бухгалтеру. Вместе с тем разница или интервал времени между приемом-передачей документов варьирует от нескольких дней до 6 месяцев, а в случае Консульств РМ в г.Франкфурте-на-Майне и в г.Яссах процедура приема-передачи вообще не имела место. Так:

- Посольство РМ в Королевстве Бельгия не обеспечило ведение бухгалтерского учета согласно форме учета бухгалтерских регистров как в аудитируемом периоде, так и в предыдущие периоды, ситуация улучшилась в IV квартале 2011 года. Главная книга не ведется в соответствии с требованиями Инструкции № 93 от 19.07.2010 (не подшита, не заверена печатью и не подписана главным бухгалтером).

- Бухгалтерский учет в Посольстве РМ в Федеративной Республике Германии ведется главным бухгалтером, в функции которого включено как обеспечение бухгалтерским учетом Генерального консульства РМ в г.Франкфурте-на-Майне, так и ведение канцелярии посольства.

- Миссия РМ при Европейском Союзе не ведет Главную книгу в соответствии с требованиями Инструкции № 93 от 19.07.2010 (не подшита, не заверена печатью и не подписана главным бухгалтером). Регистрация в Главной книге ведется в валюте (евро), а не в леях, в то время как финансовые отчеты составляются в леях.

- Миссии не обеспечены МИДЕИ единой унифицированной программой ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности, каждое учреждение обрабатывает информацию финансового характера в индивидуальных системах учета, что не обеспечивает полноту и целостность данных на уровне всей дипломатической системы.

- Аудитом установлено, что в некоторых дипломатических миссиях не соблюдается законодательная база относительно назначения на должность главного бухгалтера (в отсутствие профильного образования и без конкурса). Так, в Миссии РМ при Европейском Союзе (Брюссель) главный бухгалтер (согласно личному делу) имеет исключительно гуманитарное образование. Аналогично, в Посольстве РМ в Народной Республике Китай главный бухгалтер (согласно личному делу) имеет юридическое образование в области публичного права и филологическое образование. В обоих случаях лица прошли обучение на бухгалтерских курсах по 4-6 месяцев.

Выводы: МИДЕИ не обеспечило мониторинг соблюдения учреждениями дипломатической службы законодательства, регламентирующего нормы ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, аудитом установлены несоответствие ведения бухгалтерского учета и недостоверное составление финансовой отчетности, незаключение договоров материальной ответственности с лицами, занимающими соответствующие должности, ненадлежащая передача бухгалтерских документов, ситуации по банковским счетам, поступившим финансовым средствам, материальным ценностям и др. Также аудитом установлено несоблюдение законодательной базы¹⁵ относительно назначения на должность главного бухгалтера, что может обусловить риск несоответствующего ведения бухгалтерского учета.

_________________________

¹⁵ Ст.13 (5) Закона о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007 и п.76 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003 “Об утверждении Положения об административно-финансовой деятельности учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом”.

Рекомендации аудитируемым учреждениям дипломатической службы:

22. Обеспечить соблюдение законодательства при заключении договоров материальной ответственности.

23. Исключить факты непередачи финансовых документов по истечению мандата главного бухгалтера миссии.

Рекомендации Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

24. Учитывать законодательные положения при наборе персонала на должность главного бухгалтера.

Настоящий Отчет аудита составлен на основании доказательств, накопленных в рамках аудитов, проведенных в учреждениях дипломатической службы Республики Молдова за рубежом (Н.Трофим, Т.Каражелясков, В.Кауш, O.Кирилич, М.Филип, М.Нинеску, Д.Иванов).

Приложение № 4

Утвержден

Постановлением Счетной палаты

№ 30 от 12 июля 2012 г.

ОТЧЕТ

аудита соответствия на ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса”

при Министерстве иностранных дел и европейской интеграции за 2011 год

I. ВВЕДЕНИЕ

Аудит соответствия на ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” при Министерстве иностранных дел и европейской интеграции (далее – ГП “УОДК”) за 2011 год был проведен на основании ст.28 и 31 Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008¹ и в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2012 год, утвержденной Постановлением Счетной палаты № 80 от 22.12.2011.

_________________________

¹ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008 (с последующими изменениями).

Цель аудита состояла в получении разумных доказательств относительно того, что финансовый отчет ГП “УОДК” за 2011 год во всех значимых аспектах представляет реальное и достоверное отражение финансовой и имущественной ситуации, а использование публичных средств соответствует законодательным положениям с формулированием аудиторских заключений.

Ответственность руководства ГП “УОДК” состоит в обеспечении надлежащего управления публичными фондами, составлении и представлении финансовых отчетов в соответствии с законодательными нормами по финансовой отчетности, в разработке и внедрении эффективной системы финансового менеджмента и внутреннего контроля, будучи ответственны за обеспечение предупреждения и выявление ошибок и хищений.

Ответственность аудиторской группы состоит в аудитировании значимых аспектов и счетов в целях получения достаточных и адекватных аудиторских доказательств для подтверждения выводов и/или аудиторских заключений о финансовых отчетах за 2011 год, а также о соответствии управления публичными фондами. Аудит был проведен согласно Стандартам аудита Счетной палаты².

_________________________

² Постановление Счетной палаты № 58 от 28.12.2009 “Об утверждении Общих стандартов аудита и Стандартов аудита соответствия”.

II. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” было создано согласно Постановлению Правительства № 534 от 03.08.1995³, единственным учредителем является Министерство иностранных дел и европейской интеграции (далее – МИДЕИ). ГП “УОДК” осуществляет предпринимательскую деятельность на основании собственности, переданной в управление учредителем. Согласно Уставу⁴, деятельность ГП “УОДК” включает: наем и эксплуатацию недвижимого имущества, необходимого дипломатическим и консульским миссиям, представителям международных организаций, аккредитованным в Республике Молдова; осуществление работ по текущему и периодическому содержанию, а также благоустройство помещений, отобранных для аренды; выполнение функции бенефициара при осуществлении работ по реконструкции и капитальному ремонту помещений, предназначенных для зарубежного дипломатического корпуса, услуги по обеспечению квалифицированными рабочими и деятельностью по бухгалтерскому учету.

_________________________

³ Постановление Правительства № 534 от 03.08.1995 “О создании Управления по обслуживанию дипломатического корпуса”.

⁴ Устав ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” (в новой редакции), утвержденный заместителем премьер-министра, министром иностранных дел и европейской интеграции и зарегистрированный в Государственной регистрационной палате Министерства юстиции 15.08.2010.

Учредитель исполняет права по управлению предприятием посредством Административного совета⁵, состоящего из 5 человек. Исполнительный орган представлен директором предприятия, назначенным на должность приказом учредителя.

_________________________

⁵ Приказ МИДЕИ № 818-b-118 от 20.07.2010.

Бухгалтерский учет на аудитируемом предприятии должен вестись в соответствии с общими обязательными правилами ведения бухгалтерского учета, предусмотренными в Законе о бухгалтерском учете⁶, Национальных стандартах бухгалтерского учета⁷ и Учетной политике⁸.

_________________________

⁶ Закон о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007 (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Закон № 113-XVI).

⁷ Национальные стандарты бухгалтерского учета, утвержденные Приказом министра финансов № 174 от 25.12.1997 (с последующими изменениями и дополнениями).

⁸ Учетная политика, утвержденная Приказом директора предприятия № 40 от 27.12.2010.

III. КОНСТАТАЦИИ, ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

В результате проверки достоверности отчетности, соответствия наиболее значимых операций и финансовых сделок, а также соответствия управления публичным имуществом установлено следующее.

3.1. О финансово-экономической ситуации в целом.  Динамика финансово-экономической ситуации ГП “УОДК” за период 2009-2011 годов представлена в следующей таблице:

Согласно данным из таблицы, финансово-экономические результаты за 2011 год, анализируемые по сравнению с 2009-2010 годами, указывают на осуществление успешной экономической деятельности, зарегистрировав позитивные тенденции в получении доходов от продаж для покрытия затрат/расходов и формирования прибыли. Полученные в 2011 году доходы составили 6965,9 тыс.леев, зарегистрировав рост по сравнению с 2009 и 2010 годами на 983,0 тыс.леев (16,4%) и, соответственно, на 119,4 тыс.леев (1,7%). Таким образом, в результате этих тенденций поддерживался уровень рентабельности доходов от продаж в 2011 году в размере 46,5%, рассчитанной на основании общей прибыли, которая по сравнению с 2009 годом возросла на 0,6 процентного пункта, а по сравнению с 2010 годом – снижена на 4,8 процентного пункта.

Выводы:

Финансово-экономические результаты в 2011 году по сравнению с предыдущими годами свидетельствуют о положительной тенденции. В то же время еще имеются резервы по корректировке некоторых аспектов, отмеченных аудитом и отраженных в настоящем Отчете аудита (обеспечение полноты регистрации и отчетности долгосрочных активов, неосновного капитала, долгосрочных материальных активов, полученных во временное пользование, резервов, предусмотренных уставом, и распределения чистой прибыли).

3.2. О соответствии управления публичным имуществом

Уставный капитал ГП “УОДК”, согласно бухгалтерскому балансу на 01.01.2011, составлял 1547,6 тыс.леев, который согласно ст.15 Устава сформирован из имущества в размере 799,0 тыс.леев и денежных средств – 748,6 тыс.леев.

3.2.1. В нарушение положений ст.6 Закона о государственном предприятии⁹ и п.38 Устава МИДЕИ в качестве учредителя не передало администратору на основе договора имущество и свои полномочия относительно осуществления предпринимательской деятельности. В этом контексте учредитель, административный совет и администратор ГП “УОДК” не обеспечили существование /наличие списков имущества, внесенного в уставный капитал, с указанием их стоимости и акта инвентаризации имущества предприятия, которые должны быть утверждены и приложены к Уставу в соответствии с законодательными положениями, что может привести к необеспечению целостности имущества.

_________________________

⁹ Закон о государственном предприятии № 146-XIII от 16.06.1994 (с последующими изменениями; далее – Закон № 146-XIII от 16.06.1994).

3.2.2. ГП “УОДК” не обеспечило соответствие ведения бухгалтерского учета долгосрочных активов по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении, что отрицательно повлияло на правильность, достоверность и полноту бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Так, на момент проведения аудита было установлено, что ГП “УОДК” располагало земельными участками площадью примерно 13702,19 м², прилегающими к недвижимости, которая принадлежит ему на правах собственности (полученная безвозмездно от примэрии мун.Кишинэу в 1992-1994 годах), но не была зарегистрирована в бухгалтерском учете, хотя ее стоимость, оцененная ГП “Cadastru”, составляет 39863,0 тыс.леев. Вследствие этого на 39863,0 тыс.леев была искажена достоверность финансового отчета субъекта по состоянию на 1.01.2011, обусловленная отсутствием аналитического учета этих земельных участков в количественном и стоимостном выражении.

Аудит отмечает, что одним из факторов, который привел к неотражению в бухгалтерском учете этих участков (13702,19 м²/39863,0 тыс.леев), является то, что субъект не предусмотрел в учетной политике методы и процедуры, определяющие порядок оценки долгосрочных активов (особенно земельных участков, прилегающих к недвижимости из собственности), как предусмотрено в параграфе 14 Национальных стандартов бухгалтерского учета I.

Справка: В ходе аудита ГП “УОДК” отразило в бухгалтерском учете земельные участки, относящиеся к недвижимости, на счете 1222 “Земельные участки” (площадью 13702,19 м²/оценочная стоимость 39863,0 тыс.леев), одновременно приведя в соответствие и их бухгалтерский учет по видам, назначению и местам размещения.

Ситуация по долгосрочным активам по состоянию на 01.01.2012, согласно финансовому отчету за 2011 год (с проведенными уточнениями), представлена в следующей таблице:

Данные, представленные в таблице, свидетельствует, что ГП “УОДК” на конец 2011 года располагало долгосрочными активами в размере 45630,6 тыс.леев, которые на фоне регистрации земельных участков возросли на 40089,4 тыс.леев по сравнению с началом года. В структуре долгосрочных активов значительный удельный вес (99,9%) приходится на материальные активы в размере 45629,9 тыс.леев, состоящих из земельных участков (39883,5 тыс.леев), основных средств (9835,2 тыс.леев), износа и истощения долгосрочных материальных активов (4088,8 тыс.леев).

Выводы:

 ГП “УОДК” функционировало в отсутствие договора между учредителем и администратором, чем не были соблюдены законодательные положения. Вместе с тем учредитель не обеспечил документальную передачу имущественного вклада МИДЕИ в уставный капитал субъекта.

Наличие ряда недостатков в финансовом менеджменте и системе внутреннего контроля, связанных с отсутствием ключевых контролей по соответствию применения основных принципов и качественных характеристик ведения бухгалтерского учета, обусловило нерегистрацию и неотражение в отчете за весь период деятельности предприятия, в том числе  за 2011 год земельных участков площадью примерно 13702,19 м² с оценочной стоимостью 39863,0 тыс.леев.

Рекомендации:

1. Учредителю (МИДЕИ) и администратору ГП “УОДК” обеспечить соответствие передачи на основании договора имущества и полномочий по осуществлению предпринимательской деятельности от учредителя администратору.

2. Администратору ГП “УОДК” привести в соответствие с основными принципами ведение бухгалтерского учета, в том числе путем регулирования учетной политики и установления адекватной системы внутреннего контроля по этому разделу.

3.3. О соответствии бухгалтерского учета

3.3.1. ГП “УОДК” не обеспечило ведение бухгалтерского учета и отчетность некоторых элементов пассива в части неосновного капитала и резервов, чем не были соблюдены основные принципы бухгалтерских норм.  Так, по состоянию на 01.01.2011 пассивы ГП “УОДК” составляли 8451,1 тыс.леев, из которых собственный капитал – 8271,4 тыс.леев и задолженность – 179,7 тыс.леев. Структура и эволюция собственного капитала за 2010-2011 годы представлена в следующей таблице.

Данные из таблицы показывают, что в структуре собственных источников финансирования, по состоянию на 01.01.2012, появился компонент – неосновной капитал, который стал существенным элементом в структуре собственного капитала с удельным весом 83,9%, или 41099,5 тыс.леев. Это обусловлено, с одной стороны, регистрацией в учете оценочной стоимости земельных участков, относящихся к недвижимости с правом собственности ГП “УОДК”, в сумме 39846,1 тыс.леев, а с другой корректировкой расходов по реконструкции (произведенных в 2001 году) в сумме 1253,2 тыс.леев по счету “Прочие резервы” (323).

Согласно Уставу, с 2010 года ГП “УОДК” должно формировать резервный капитал в размере 10% от уставного капитала (1547,6 тыс.леев) и производить годовые отчисления от чистой прибыли предприятия в резервный капитал в размере 1,0%. Проверки аудита отмечают неформирование резервного капитала, а отчисления из чистой прибыли предприятия за 2010 год (1643,3 тыс.леев) в резервный капитал в сумме 16,4 тыс.леев были произведены в период аудита. Установлено, что в течение последних лет поддерживается постоянный размер уставного капитала в сумме 1547,6 тыс.леев, занимающего на конец отчетного года удельный вес в собственном капитале 3,2%.

На нераспределенную прибыль (непокрытый убыток) приходится 12,9% от всего собственного капитала, которая на конец 2011 года составила 6309,1 тыс.леев, а в течение последних трех лет (2009-2011 годы) зарегистрировав рост на 1985,3 тыс.леев. Исходя из оценки динамики и структуры прибыли (убытков) до налогообложения отмечается, что ГП “УОДК” получило положительный финансовый результат как в текущем отчетном году, так и в предыдущие годы. В 2011 году размер прибыли до налогообложения составил 1347,9 тыс.леев, уменьшившись на 295,4 тыс.леев по сравнению с прибылью, полученной в 2010 году. Снижение прибыли до налогообложения было обусловлено уменьшением размера прибыли, полученной от операционной деятельности, на 334,8 тыс.леев и прибыли от финансовой деятельности на 1,9 тыс.леев. Наибольший удельный вес – 99,6% в общей сумме прибыли до налогообложения приходится на прибыль, полученную от операционной деятельности (от оказания услуг по найму и других услуг по обслуживанию зарубежных миссий), которая указывает на стабильное осуществление основной деятельности предприятия. Факториальный анализ прибыли (убытков) от операционной деятельности представлен в следующей таблице:

Таким образом, снижение в 2011 году на 334,8 тыс.леев прибыли, полученной ГП “УОДК” от операционной деятельности, по сравнению с 2010 годом обусловлено снижением размера общей прибыли, снижением объема прочих операционных расходов и ростом общих и административных расходов. Вместе с тем снижение размера прочих операционных расходов в отчетном году обусловило незначительное увеличение прибыли от операционной деятельности на 63,4 тыс.леев по сравнению с 2010 годом.

Результаты анализа основных направлений распределения чистой прибыли, оставшейся в распоряжении ГП “УОДК”, в динамике в 2009-2011 годах представлены в следующей таблице.

Данные из таблицы свидетельствуют, что в течение 2010-2011 годов примерно 30% от чистой прибыли было распределено в соответствии с решениями административного совета ГП “УОДК” на выплату отчислений в бюджет, не затрагивая чистую нераспределенную прибыль, которая в течение 2011 года использовалась в экономическом обороте предприятия.

3.3.2. Доходы ГП “УОДК” в 2011 году составили 7141,8 тыс.леев по сравнению с 6127,6 тыс.леев в 2009 году, одновременно превысив и годовой запланированный уровень. Запланированные показатели были выполнены на уровне 108,3% – в 2009 году; 116,6% – в 2010 году и 106,2% – в 2011 году. Как и в предыдущие годы, значительный удельный вес (99,2%) в общих доходах, полученных предприятием в 2011 году, приходится на доходы от операционной деятельности (7085,7 тыс.леев). Доходы от продаж занимают удельный вес 97,5%, или 6965,9 тыс.леев от доходов предприятия и состоят из доходов от сдачи внаем (5017,1 тыс.леев – от найма недвижимости Посольствами Болгарии, Венгрии и Китая в Республике Молдова) и из доходов от оказания услуг (1948,8 тыс.леев).

Проверки аудита о соответствии поступления доходов от найма в 2011 год отмечают их поступление в сумме 5017,1 тыс.леев, что составляет 96,8% от запланированных доходов, или на 166,0 тыс.леев меньше. Наиболее значительным фактором, повлиявшим на снижение выполнения данного вида доходов, является разница валютного курса в результате обесценивания зарубежной валюты в результате того, что согласно договорным условиям плата за аренду установлена в иностранной валюте.

3.3.3. Осуществленные в 2011 году операционные расходы увеличились по сравнению с предыдущими годами. Так, себестоимость продаж в 2011 году составила 3728,4 тыс.леев, увеличившись на 394,0 тыс.леев по сравнению с 2010 годом и на 494,5 тыс.леев по сравнению с 2009 годом. Увеличение себестоимости продаж было обусловлено следующими факторами: повышением цен на нефтепродукты, на природный газ, электрическую энергию и на коммунальные услуги посольств.

В структуре операционных расходов, зарегистрированных в 2011 году, наибольший удельный вес – 51,2% приходится на расходы по оплате труда, взносы обязательного государственного социального и медицинского страхования, за которыми следуют материальные затраты и расходы – 33,8%, другие затраты и операционные расходы – 6,7%, далее расходы, связанные с услугами, оказываемыми сторонними лицами, – 5,0% и износ долгосрочных активов – 3,3%.

За отчетный период расходы на оплату труда составили 2341,3 тыс.леев. Средняя заработная плата по категориям работников составила по управленческому персоналу – 8853,0 леев и по другому персоналу – 4231,9 леев.

3.3.4. ГП “УОДК” не обеспечило соответствие бухгалтерского учета и отчетности долгосрочных материальных активов, полученных во временное пользование. Так, проверками аудита установлено, что предприятие располагает 10 квартирами, полученными во временное пользование, для проживания сотрудников Посольства Румынии в соответствии с Соглашением между Министерством иностранных дел Республики Молдова и Министерством иностранных дел Румынии от 21.04.1995 (7 квартир, переданных претурой Центра и претурой Рышкань мун.Кишинэу, и 3 квартиры, переданные Главным управлением по администрированию зданий Правительства Республики Молдова). Это имущество согласно установленному порядку должно быть отражено на забалансовых счетах, предназначенных для обобщения информации о наличии и движении текущих и долгосрочных активов, которые не принадлежат предприятию, но находятся в его распоряжении. В контексте изложенного аудит отмечает, что предприятие не предусмотрело в учетной политике процедуры и методы учета долгосрочных материальных активов, полученных во временное пользование.

Выводы:

Несмотря на то, что договора найма были заключены в благоприятных условиях (начисленный размер за аренду был выше, чем предусмотрено в Законе о государственном бюджете на 2011 год), заключение договоров найма в зарубежной валюте ведет к риску неполного поступления запланированных доходов в случае обесценивания валютного курса. Это обусловило непоступление в 2011 году 166,0 тыс.леев на субсчет “Доходы от операций по аренде”.

ГП “УОДК” не обеспечило регистрацию в бухгалтерском учете долгосрочных материальных активов (10 квартир), полученных во временное пользование, которые в нарушение законодательных положений не были отражены и не были показаны в отчете на забалансовых счетах.

Отсутствие в учетной политике исчерпывающих положений относительно методов и процедур ведения бухгалтерского учета по формированию неосновного капитала, резервов и прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, обусловило невыполнение положений Устава, в результате не были сформированы резервы в размере 10% от уставного капитала (1547,6 тыс.леев).

Предприятие также не обеспечило правильную регистрацию и отнесение произведенных в 2001 году расходов по реконструкции одного здания в размере 1253,2 тыс.леев на счет “Прочие резервы” (323).

Рекомендации:

3. Руководству ГП “УОДК”:

3.1. Обеспечить формирование и отражение в отчетности резервов, предусмотренных Уставом, в соответствии с законодательными положениями.

3.2. Откорректировать информацию, связанную с разделом “Прочие резервы”, обеспечивая ее достоверность.

3.3. Дополнить учетную политику положениями, связанными с формированием неосновного капитала, резервов и прибыли, остающейся в распоряжении субъекта.

3.4. Определить совместно с административным советом возможность эффективного распределения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, по предусмотренным направлениям и целям.

3.5. Разработать и предложить административному совету рассмотреть и утвердить приоритетные направления развития в рамках перспективных и годовых программ, а также годовых смет доходов и расходов с рассмотрением/принятием в расчет всех рисков, особенно тех, по которым ведется расчет размера за аренду в иностранной валюте.

3.6. Дополнить учетную политику положениями о процедурах и методах учета долгосрочных материальных активов, полученных во временное пользование.

3.7. Обеспечить актуализацию стоимости долгосрочных материальных активов, полученных во временное пользование (10 квартир) посредством компетентных органов.

Справка: В результате диалога аудиторской группы в ходе аудиторской миссии с руководством аудитируемого предприятия оно предприняло ряд мер относительно самых существенных констатаций, были откорректированы отраженные в отчете за 2011 год финансовые ситуации, а именно:

1. МИДЕИ в качестве учредителя 24.01.2012 заключило договор с директором ГП “УОДК”, а также составило и приложило к учредительным документам список имущества, внесенного в уставный капитал, с указанием стоимости и акт по инвентаризации имущества предприятия, утвержденные учредителем.

2. ГП “УОДК”:

2.1) отразило в бухгалтерском учете земельные участки, относящиеся к недвижимости, путем регистрации их на счете 1222 “Земельные участки” (площадь 13702,19 м²/оценочная стоимость 39863,0 тыс.леев), одновременно приведя в соответствие и их аналитический учет по видам, назначению и местам размещения;

2.2) зарегистрировало в бухгалтерском учете на счете 913 “Долгосрочные материальные активы, полученные во временное пользование” 10 квартир, полученных во временное пользование, обеспечивая ведение аналитического учета долгосрочных материальных активов по видам активов и собственникам, в том числе в натуральном выражении. Вследствие того, что указанные квартиры были переданы/получены в отсутствие актов по приему-передаче,

стоимость их была зарегистрирована в размере 1,0 лея, впоследствии, согласно представленной информации, зарегистрированная оценочная стоимость 9 квартир составила 4,2 млн.леев;

2.3) создало резервы, предусмотренные Уставом, путем начисления взносов в этот фонд в размере 16,4 тыс.леев до составления отчетности о финансовых ситуациях;

2.4) откорректировало регистрацию расходов по реконструкции в сумме 1253,2 тыс.леев, отраженных неправильно по позиции “Прочие резервы”.

IV. АУДИТОРСКИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Безусловное мнение о финансовом отчете за 2011 год

По мнению аудиторской группы, основанному на проведенной аудиторской деятельности, финансовый отчет по всем значимым аспектам представляет реальное и верное отражение финансовой и имущественной ситуации ГП “Управление по обслуживанию дипломатического корпуса” при Министерстве иностранных дел и европейской интеграции по состоянию на 31.12.2011, будучи составленным в соответствии с применяемыми положениями по составлению финансовой отчетности.

Безусловное мнение о соответствии за 2011 год

По мнению аудиторской группы, управление публичными средствами и администрирование публичным имуществом в 2011 году, принимая во внимание корректировку ситуаций в период проведения аудита, по всем значимым аспектам осуществлялось регламентированно.