Hotărîre nr.30 din 24.07.2015 cu privire la aprobarea Raportului auditului conformităţii gestionării fondurilor publice de către Curtea de Apel Chişinău în anul 2014

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Raportului auditului conformităţii gestionării

fondurilor publice de către Curtea de Apel Chişinău în anul 2014

nr. 30  din  24.07.2015

 (în vigoare 04.09.2015) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 247-252 art. 29 din 04.09.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa preşedintelui Curţii de Apel Chişinău, dl Ion Pleşca; şefului Secretariatului Curţii de Apel Chişinău, dna Lilia Ciocoi, şefului Serviciului financiar-economic al Curţii de Apel Chişinău, dna Irina Perşanov, specialistul principal al Serviciului financiar-economic, dl Vasile Cuculescu, precum şi a şefului Direcţiei administrare judecătorească a Consiliului Superior al Magistraturii, dna Tatiana Dzîc, călăuzindu-se de art.4 alin.(1) lit.a) şi lit.c) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, a examinat Raportul auditului conformităţii gestionării fondurilor publice de către Curtea de Apel Chişinău în anul 2014.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, Curtea de Conturi

a constatat:

Curtea de Apel Chişinău este la etapa de implementare a unui management bazat pe reguli şi proceduri clare şi transparente. Probele de audit obţinute denotă că unele procese economico-financiare ale entităţii sînt susţinute de controale interne care asigură respectarea cadrului legislativ-normativ aferent, în altele fiind identificate rezerve care urmează a fi valorificate. Astfel, au fost atestate:

• carenţe în organizarea evidenţei contabile, care afectează conformitatea raportării situaţiei financiare şi prezintă riscuri pentru asigurarea integrităţii bunurilor patrimoniale ale statului;

• iregularităţi ce ţin de achiziţiile publice privind: organizarea activităţii grupului de lucru pentru achiziţii publice; planificarea şi desfăşurarea procedurilor de achiziţii publice; monitorizarea executării contractelor de achiziţii;

• deficienţe în derularea procesului investiţional, cauzate preponderent de proiectarea necalitativă a lucrărilor de construcţie, care s-au soldat cu cheltuieli neprevăzute.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii gestionării fondurilor publice de către Curtea de Apel Chişinău în anul 2014, conform Anexei.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Curţii de Apel Chişinău şi se cere implementarea recomandărilor din Raportul de audit;

2.2. Consiliului Superior al Magistraturii, pentru documentare şi luare de atitudine, conform competenţelor;

2.3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare;

2.4. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare.

3. Se ia act că, pe parcursul misiunii de audit, Curtea de Apel Chişinău a întreprins următoarele măsuri:

- prin ordinele conducătorului, a fost: desemnat Grupul de lucru responsabil de implementarea sistemului de management financiar şi control intern în cadrul entităţii; creat un nou Grup de lucru pentru achiziţii, precum şi delimitate atribuţiile membrilor acestuia; aprobate contractul-model de răspundere materială individuală deplină a angajaţilor şi procedura aplicată;

- a fost elaborat şi aprobat Regulamentul Serviciului financiar economic;

- a fost corectată în evidenţă valoarea mijloacelor fixe documentaţiei de proiect şi a altor active în sumă de 516,01 mii lei;

- a fost restricţionat accesul în aplicaţia “1C Buget” şi în sistemul Windows;

- a fost estimată valoarea terenului aferent clădirii administrative în sumă de 9258,6 mii lei şi ulterior înregistrată în evidenţa contabilă;

- a fost prezentat Raportul de verificare a lucrărilor de construcţie nr.0210-07-14(09) din 01.06.2015, întocmit de Serviciul de Stat de Expertizare şi Verificare a Proiectelor şi Construcţiilor.

4. Despre măsurile întreprinse privind executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre şi implementarea recomandărilor din Raportul de audit, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni de la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, cu excepţia recomandărilor nr.3 şi nr.8 din Raportul de audit, pentru implementarea cărora se stabileşte termenul de 12 luni.

5. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.30 din 24 iulie 2015

RAPORTUL

auditului conformităţii gestionării fondurilor publice de către

Curtea de Apel Chişinău în anul 2014

Prezentul Raport este destinat conducerii Curţii de Apel Chişinău, Consiliului Superior al Magistraturii, Guvernului Republicii Moldova, Ministerului Justiţiei, societăţii civile şi altor părţi interesate.

I. Prezentarea domeniului auditat

Curtea de Apel Chişinău (în continuare – CA Chişinău), în calitate de instituţie publică, a fost creată în vederea exercitării puterii judecătoreşti în Republica Moldova şi are drept scop principal apărarea şi realizarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor şi ale asociaţiilor acestora, ale întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor.

Principiile de activitate şi atribuţiile sînt reglementate de Constituţia Republicii Moldova, Legea nr.514-XIII din 06.07.1995¹, Legea nr.544-XIII din 20.07.1995², Legea nr.947-XIII din 19.07.1996³, Hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii nr.503/17 din 03.06.2014⁴ etc.

Activitatea CA Chişinău este susţinută de:

• Consiliul Superior al Magistraturii (în continuare – CSM), care organizează procesul de elaborare a proiectului bugetului şi planificare a cheltuielilor; coordonează procesul de elaborare a statelor de personal şi a schemelor de încadrare; verifică şi generalizează rapoartele financiare etc.;

• Preşedintele, asistat, în cazurile prevăzute de lege, de vicepreşedinte, coordonează, controlează şi asigură funcţionarea instanţei în domeniul înfăptuirii justiţiei;

• Secretariatul CA Chişinău⁵ care asigură activitatea organizatorică şi administrativă a instituţiei⁶.

Structura şi efectivul limită

Efectivul limită de personal al CA Chişinău a fost aprobat⁷ pentru anul 2014 în număr de 217,5 unităţi, din care 49 de judecători.

Ulterior⁸, statele de personal au fost majorate cu 28 de unităţi, inclusiv 5 judecători. La sfîrşitul anului 2014 au fost înregistrate 29,5 unităţi vacante, dintre care 8 judecători.

Structura şi efectivul de personal pe categorii de salariaţi sînt reflectate în Anexa nr.1 la prezentul Raport de audit.

__________________________

¹ Legea nr.514-XIII din 06.07.1995 privind organizarea judecătorească.

² Legea nr.544-XIII din 20.07.1995 cu privire la statutul judecătorului.

³ Legea nr.947-XIII din 19.07.1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii.

⁴ Regulamentul cu privire la ordinea internă a instanţelor judecătoreşti, aprobat prin Hotărîrea Consiliului Superior al Magistraturii nr.503/17 din 03.06.2014 .

⁵ Legea nr.153 din 05.07.2012 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative.

⁶ Regulamentul-cadru cu privire la organizarea şi funcţionarea Secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel, aprobat prin Hotărîrea CSM nr.108/3 din 28.01.2014.

⁷ Hotărîrea CSM nr.107/3 din 28 ianuarie 2014 “Privind aprobarea numărului de unităţi al judecătoriilor şi curţilor de apel pentru anul 2014”.

⁸ Hotărîrea CSM nr.759/25 din 23.09.2014 “Cu privire la modificarea Anexei la Hotărîrea CSM nr.107/3 din 28 ianuarie 2014 privind aprobarea numărului de unităţi al judecătoriilor şi curţilor de apel pentru anul 2014”.

Finanţarea CA Chişinău

CA Chişinău este responsabilă de planificarea bugetului în conformitate cu Normele metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor. Executarea şi raportarea bugetului este organizată avînd ca bază Legea contabilităţii, instrucţiunile şi regulamentele aplicabile instituţiilor publice⁹.

În vederea realizării obiectivelor şi activităţilor prevăzute, pentru anul 2014 CA Chişinău i-au fost alocate mijloace bugetare în sumă totală de 54 497,5 mii lei, din care 20500,8 mii lei (38%) – pentru întreţinerea instituţiei, şi 33996,7 mii lei (62%) – pentru implementarea Strategiei de reformă a sectorului justiţiei pentru anii 2011-2016.

Execuţia de ansamblu a cheltuielilor bugetare pe anul 2014 este redată în Anexa nr.2 la Raportul de audit.

II. Metodologia şi sfera de abordare a auditului

Misiunea de audit a fost iniţiată¹⁰ în scopul evaluării managementului financiar şi control şi oferirii unei asigurări rezonabile că CA Chişinău în anul 2014 a gestionat fondurile publice conform actelor legislative şi normative care o guvernează.

Responsabilitatea conducerii CA Chişinău constă în gestionarea conformă a mijloacelor publice alocate, cu respectarea principiilor legalităţii, responsabilităţii, economicităţii, eficienţei, eficacităţii şi transparenţei. De asemenea, conducerea este responsabilă de elaborarea unor proceduri de prevenire, elucidare şi raportare a suspiciunilor de fraudă şi a neregularităţilor, garantînd o bună guvernare a fondurilor publice.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea proceselor financiare ale instituţiei¹¹ în conformitate cu criteriile stabilite în scopul obţinerii probelor suficiente şi adecvate pentru susţinerea constatărilor şi formularea concluziilor în Raportul de audit. Auditul a fost efectuat în conformitate cu ISSAI 100 şi ISSAI 400¹², cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului conformităţii, sfera de cuprindere fiind determinată de materialitate şi expunerea la risc.

În susţinerea scopului stabilit, echipa de audit şi-a propus:

• evaluarea organizării managementului financiar şi controlului intern;

• examinarea conformităţii organizării evidenţei contabile;

• evaluarea conformităţii proceselor de retribuire a muncii şi întreţinere a mijloacelor de transport;

• verificarea respectării procedurilor de achiziţii publice;

• verificarea conformităţii gestionării sistemului de investiţii capitale.

În contextul testării sistemului de calitate al investiţiilor capitale pentru extinderea şi supraetajarea sediului CA Chişinău, echipa de audit urma să solicite, în conformitate cu prevederile Hotărîrii Curţii de Conturi nr.35 din 07.07.2009¹³, opinia Inspecţiei de Stat în Construcţii¹⁴, instituţie abilitată cu funcţii de control de stat interdepartamental în domeniul calităţii construcţiilor, monitorizată de Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor.

Norma prevăzută nu a fost aplicată deoarece activităţile de expertizare şi verificare a documentaţiei de proiect, de supraveghere tehnică a lucrărilor de construcţii au fost exercitate de instituţii la fel monitorizate de Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor, circumstanţe ce, în viziunea echipei de audit, pot influenţa imparţialitatea concluziei expertului în domeniu¹⁵.

______________________

⁹ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii); Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

¹⁰ Art.14 alin.(1) lit.i) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

¹¹ Procesele financiare ale CA Chişinău: procurarea de bunuri şi servicii; efectuarea plăţilor; managementul numerarului şi angajamentelor; salarizarea; gestionarea şi protejarea activelor; evidenţa contabilă şi raportarea financiară.

¹² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

¹³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.35 din 07.07.2009 “Despre aprobarea Regulamentului privind atragerea experţilor şi utilizarea rezultatelor expertizelor realizate în cadrul misiunilor de audit”.

¹⁴ Hotărîrea Guvernului nr.360 din 25.06.1996 “Cu privire la controlul de stat al calităţii în construcţii”.

¹⁵ Se va propune examinarea oportunităţii stabilirii în calitate de obiectiv în cadrul unei misiuni de audit realizate de Curtea de Conturi la această temă/domeniu.

Probele de audit au fost obţinute prin aplicarea procedurilor analitice şi testelor de detaliu pe un eşantion stabilit aleatoriu, cu folosirea diferitor tehnici, cum ar fi: inspectarea, observarea, solicitarea de informaţii, recalcularea. De asemenea, echipa de audit a supravegheat şi evaluat controalele TI generale şi ale aplicaţiilor puse în funcţiune de CA Chişinău. Domeniile selectate, criteriile identificate, precum şi procedurile de testare aplicate se regăsesc în Anexa nr.3 la Raportul de audit.

În scopul informării entităţii şi încurajării remedierii neregulilor stabilite, echipa de audit a transmis în timp util constatările de audit către responsabilii de management, astfel o bună parte din acestea fiind remediate pe parcursul misiunii de audit.

III. Constatările auditului

3.1. CA Chişinău se află la etapa de pregătire a implementării sistemului de management financiar şi control intern şi necesită urgentarea acestui proces.

Potrivit cadrului legislativ-normativ¹⁶, Preşedintele CA Chişinău este responsabil de organizarea, implementarea sistemului de management financiar şi control (în continuare – MFC) şi evaluarea funcţionalităţii lui. Auditul a constatat că în anul 2014 CA Chişinău nu a acordat o atenţie pe măsură implementării Legii nr.229 din 23.09.2010, entitatea regăsindu-se la etapa de pregătire. Astfel, nu au fost realizate acţiuni în vederea: stabilirii obiectivelor operaţionale, implementării managementului riscurilor, evaluării activităţilor de control, documentării proceselor de bază, instituirii unui sistem de informare, comunicării şi documentării interne.

Nota nr.1: Prin Ordinul conducătorului nr.267 din 07.07.2015, a fost desemnat Grupul de lucru responsabil de implementarea sistemului de MFC la CA Chişinău, conform Standardelor naţionale de control intern în sectorul public, fiind trasate un şir de activităţi ce necesită a fi executate. În scopul facilitării îndeplinirii activităţilor planificate, au fost organizate instruiri cu participarea reprezentanţilor Ministerului Finanţelor privind modalitatea de stabilire a obiectivelor operaţionale, identificarea şi gestionarea riscurilor operaţionale.

De asemenea, instituţia nu s-a conformat Hotăririi CSM¹⁷ privind elaborarea propriilor reguli de ordine internă. Nu toate subdiviziunile Secretariatului CA dispun de Regulamente de funcţionare şi planuri de activitate, care ar permite stabilirea obiectivelor individuale şi indicatorilor de performanţă în conformitate cu cerinţele cadrului legal¹⁸.

Nota nr.2: Pe parcursul auditului a fost elaborat şi aprobat Regulamentul Serviciului financiar-economic.

3.2. Conformitatea raportării situaţiei financiare a instituţiei este afectată de imperfecţiunea organizării evidenţei contabile.

Evidenţa contabilă în cadrul CA Chişinău este organizată de Serviciul financiar-economic (în continuare – SFE), pentru care au fost aprobate 4 unităţi de personal. În anul 2014, subdiviziunea nu a fost suplinită pe deplin cu personal specializat, ceea ce creează dificultăţi în desfăşurarea conformă a activităţii şi generează erori în evidenţa contabilă a instituţiei. De asemenea, s-a atestat că instituţia nu dispunea de Politica de contabilitate¹⁹, aceasta fiind elaborată şi aprobată, la recomandarea echipei de audit, urmînd a fi coordonată cu Ministerul Finanţelor.

Pe parcursul anului 2014 evidenţa contabilă în instituţie a fost susţinută de programul informaţional “SOFT Contabil”. Deşi programul prevede generarea rapoartelor financiare, acestea au fost elaborate manual de către contabilul-şef, prin utilizarea selectivă a informaţiilor din program. În urma contrapunerilor efectuate s-a atestat necorespunderea informaţiilor generate de program cu cele prezentate în raportul financiar privind mijloacele fixe, fondul şi uzura mijloacelor fixe, operaţiunile economice cu furnizorii şi antreprenorii, documentaţia de proiectare şi alte active fixe, ceea ce afectează conformitatea raportării situaţiei financiare a instituţiei.

Nota nr.3: Pe parcursul misiunii, auditului i-au fost prezentate Notele contabile de corectare în evidenţă a valorii mijloacelor fixe, documentaţiei de proiect şi altor active în sumă de 516,01 mii lei.

În scopul automatizării şi unificării sistemului de evidenţă contabilă în instanţele de judecată, CSM, prin scrisoarea nr.1430 din 29.11.2013, a atenţionat instanţele judecătoreşti să asigure, începînd cu 01.01.2014, ţinerea evidenţei contabile utilizînd aplicaţia “1C Buget”. Instituţia auditată a pus în aplicare sistemul informaţional respectiv începînd cu anul 2015.

De menţionat că, pentru semestrul I al anului 2015, SFE a elaborat rapoarte financiare utilizînd aplicaţia “1C Buget”.

• Lipsa Politicii de securitate a informaţiei creează premise pentru neasigurarea integrităţii, confidenţialităţii şi disponibilităţii datelor din sistemul informaţional.

În urma evaluării procedurilor existente în vederea asigurării securităţii fizice şi informaţionale a datelor contabile, s-a constatat că CA Chişinău nu dispune de o politică de securitate a informaţiei, nu a desemnat persoanele responsabile pentru protecţia datelor din programul contabil; nu a asigurat accesul la date doar persoanelor autorizate, nu a implementat controlul asupra accesului la informaţii, ceea ce nu asigură corectitudinea tranzacţiilor economice reflectate în evidenţa contabilă. Mai mult decît atît, se atestă lipsa procedurii de arhivare a datelor contabile, ceea ce compromite integritatea şi disponibilitatea datelor în cazuri de forţă majoră.

Nota nr.4: Pe parcursul auditului a fost restricţionat accesul atît la aplicaţia “1C Buget”, cît şi la sistemul Windows. S-a luat decizia de a arhiva o dată în săptămînă Programele contabile pe memorii portative.

• Inventarierea formală a patrimoniului reprezintă riscuri pentru asigurarea integrităţii bunurilor patrimoniale ale statului.

Conform cadrului legislativ-normativ²⁰, entitatea are obligaţia să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ şi pasiv cel puţin o dată pe an, pe parcursul desfăşurării activităţii sale. Verificările auditului au relevat că CA Chişinău²¹ a efectuat inventarierea doar a mijloacelor fixe şi a obiectelor de mică valoare şi scurtă durată. Mai mult decît atît, în lista de inventariere nu a fost inclus terenul real existent cu suprafaţa de 0,4203 ha din str. Teilor nr.4, pe care este amplasată clădirea administrativă. Menţionăm că acest bun patrimonial nu a fost evaluat şi nici reflectat în evidenţa contabilă a instituţiei.

Nota nr.5: Pe parcursul auditului, potrivit raportului de evaluare a proprietăţii imobiliare nr.202 din 03.07.2015, valoarea terenului a fost estimată la 9 258,6 mii lei. Prin Nota contabilă nr.9, terenul a fost înregistrat în evidenţa contabilă.

Cu referire la deţinerea dreptului de proprietate²² asupra clădirii administrative din str. Teilor nr.4, mun. Chişinău, cu suprafaţa de 3651,6 m.p, auditul a stabilit că activul respectiv nu este înregistrat la organul cadastral, problemă invocată de Curtea de Conturi şi în Hotărîrea precedentă²³. CA Chişinău urmează să reevalueze costul clădirii şi să-l înregistreze la organul cadastral după finalizarea lucrărilor de construcţii.

Alte inconvenienţe ce ţin de asigurarea integrităţii patrimoniului public, identificate de echipa de audit, sînt neaplicarea numerelor de inventar pe bunurile materiale²⁴ şi transmiterea bunurilor în folosinţă angajaţilor în lipsa contractelor de răspundere materială individuale²⁵.

_____________________________

¹⁶ Legea nr.229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern (în continuare – Legea nr.229 din 23.09.2010); Ordinul ministrului finanţelor nr.49 din 26.04.2012 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar şi control şi emiterea declaraţiei privind buna guvernare”.

¹⁷ Hotărîrea CSM nr.503/17 din 03.06.2014 “Privind aprobarea Regulamentului cu privire la ordinea internă a instanţelor judecătoreşti”.

¹⁸ Hotărîrea Guvernului nr.94 din 01.02.2013 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la evaluarea performanţei colective”.

¹⁹ Ordinul ministrului finanţelor nr.92 din 24.06.2013 “Cu privire la aprobarea Politicii de contabilitate tip pentru instituţiile publice”.

²⁰ Art.24 din Legea contabilităţii; Ordinul ministrului finanţelor nr.60 din 29.05.2012 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea”.

²¹ Ordinul Preşedintelui CA nr.309 din 15.10.2014 “Privind efectuarea inventarierii anuale a bunurilor materiale”.

²² Art.42 din Legea cadastrului bunurilor imobile nr.1543-XIII din 25.02.1998.

²³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.17 din 18.04.2011 “Cu privire la Raportul auditului regularităţii gestionării resurselor financiare publice şi administrării patrimoniului public din exerciţiul bugetar 2010 la Curtea de Apel Chişinău, Curtea de Apel Bălţi şi Curtea de Apel Economică”.

²⁴ Pct.50 din Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din19.07.2010.

²⁵ Hotărîrea Guvernului nr.449 din 29.04.2004 “Despre aprobarea Nomenclatoarelor funcţiilor deţinute şi lucrărilor executate de către salariaţii cu care angajatorul poate încheia contracte scrise cu privire la răspunderea materială individuală sau colectivă (de brigadă) deplină, precum şi a contractelor-tip cu privire la răspunderea materială deplină”.

Nota nr.6: Pe parcursul misiunii de audit, prin ordinul conducătorului nr.282 din 14.07.2015 a fost aprobat contractul - modelul de răspundere materială individuală deplină a angajaţilor CA Chişinău.

• Cheltuielile pentru retribuirea muncii şi exploatarea mijloacelor de transport au fost executate de către entitate fără abateri semnificative de la cadrul de reglementare.

Testările auditului relevă că CA Chişinău, pe parcursul anului 2014, a asigurat conformitatea planificării şi executării cheltuielilor salariale şi de întreţinere a mijloacelor de transport, cu unele devieri cauzate de neexercitarea calitativă a atribuţiilor de serviciu de către subdiviziunea responsabilă. Deficienţele respective se rezumă la determinarea incorectă a valorii ajutorului material acordat funcţionarilor publici şi la decontarea combustibilului.

Nota nr.7: Pe parcursul auditului, urmare corectării formulelor de calcul a ajutorului material şi a consumului normativ de combustibil, neregulile au fost înlăturate.

3.3. Insuficienţa implicării responsabililor a condiţionat neconformităţi în organizarea procesului de achiziţii publice.

Achiziţiile publice în cadrul CA Chişinău sînt realizate de Grupul de lucru pentru achiziţii (în continuare – GL). GL, în activitatea sa, se ghidează de cadrul legislativ-normativ, atestîndu-se lipsa normelor interne care ar asigura buna desfăşurare a acestui proces²⁶. Implementarea tardivă a prevederilor Legii nr.229 din 23.09.2010 a afectat inclusiv procesul de achiziţii publice, astfel nefiind descrise narativ sau schematic procedurile specifice de planificare, desfăşurare a achiziţiilor şi de monitorizare a realizării contractelor încheiate; nu au fost identificate şi evaluate riscurile aferente, precum şi activităţile de control.

De asemenea, au fost constatate rezerve la capitolul delimitarea sarcinilor în cadrul GL şi desemnarea persoanelor responsabile de planificarea necesarului de bunuri şi servicii, elaborarea Planului anual de achiziţii, precum şi monitorizarea realizării contractelor de achiziţii. Cele menţionate au condiţionat neconformităţi în desfăşurarea procesului de achiziţie publică. Astfel,

- nu au fost solicitate de la subdiviziunile Secretariatului CA propuneri privind necesarul de bunuri şi servicii²⁷, ceea ce a determinat planificarea necorespunzătoare a achiziţiilor publice, materializată cu efectuarea a 52 de proceduri de mică valoare neincluse în Planul de achiziţii etc.;

- nu au fost publicate planul anual şi cel trimestrial de achiziţii, precum şi anunţul de intenţie pentru achiziţiile de bunuri şi servicii cu valoarea plafonată de cadrul legal²⁸;

- au fost contractate bunuri şi servicii prin divizarea procedurilor de achiziţii publice²⁹, fiind evitată aplicarea unei proceduri de achiziţie mai avantajoase şi transparente. Astfel, în perioada auditată au fost divizate procurările de rechizite de birou, mantii, mobilier, combustibil, servicii de asistenţă tehnică, servicii tipografice etc.;

- nu a fost asigurată monitorizarea executării contractelor de achiziţie, fiind înregistrate facturi fiscale cu sume mai mici decît cele specificate în contracte sau cu depăşirea, în unele cazuri, a valorii contractuale.

Nota nr.8: Pe parcursul misiunii de audit, GL a ajustat Planul de achiziţii publice pentru anul 2015; prin Ordinul conducătorului nr.273 din 08. 07.2015, a fost creat un nou GL, iar prin Ordinul nr.274 din 08.07.2015 au fost delimitate atribuţiile membrilor GL.

3.4. Proiectarea necalitativă a lucrărilor de construcţie a afectat derularea procesului investiţional şi a generat cheltuieli neprevăzute.

Reconstrucţia sediilor instanţelor judecătoreşti se realizează în contextul implementării acţiunilor din “Strategia de reformă a sectorului justiţiei pentru anii 2011-2016”³⁰, parte componentă a Acordului de asociere între Uniunea Europeană şi Republica Moldova. Reforma este finanţată din contul suportului bugetar acordat de Uniunea Europeană, volumul alocaţiilor pentru lucrările de construcţie şi serviciile de supraveghere tehnică aferente obiectivului investiţional fiind prevăzute atît în Cadrul bugetar pe termen mediu 2013-2015, cît şi în legile bugetare anuale.

Mijloacele financiare pentru procurarea serviciilor de proiectare a obiectivului “Extinderea sediului Curţii de Apel Chişinău, str. Teilor nr.4, municipiul Chişinău” au fost prevăzute şi alocate din fondul de rezervă al Guvernului³¹, prin Legea nr.273 din 30.11.2012³², în cuantum de 500,0 mii lei.

Costul orientativ de deviz pentru obiectivul menţionat a fost estimat iniţial de Serviciul de Stat de Verificare şi Expertizare a Proiectelor şi Construcţiilor în sumă de 78200,9 mii lei³³.

În anul 2013, pentru “Extinderea sediului Curţii de Apel Chişinău, str. Teilor nr.4, municipiul Chişinău”, CA Chişinău a contractat lucrări de construcţie în sumă de 64414,9 mii lei şi servicii de supraveghere tehnică în sumă de 257,7 mii lei, fiind încheiate 2 contracte de antrepriză.

Potrivit datelor din evidenţa contabilă, pe parcursul anilor 2013-2014 au fost valorificate 32490,5 mii lei, sau 50,2% din totalul cheltuielilor contractate (64672,6 mii lei), inclusiv:

- 112,3 mii lei – pentru servicii de supraveghere tehnică;

- 32 295,6 mii lei – pentru lucrările de construcţie executate în anul 2014;

- 82,6 mii lei – pentru servicii de verificare şi expertizare şi alte cheltuieli de autorizare suportate de către CA Chişinău în urma modificării documentaţiei de proiect în anii 2013 şi 2014.

Sinteza alocaţiilor precizate şi executate în perioada 2012-2014 de către CA Chişinău pentru “Extinderea sediului Curţii Apel Chişinău, str. Teilor nr.4, municipiul Chişinău” este redată în Anexa nr.4 la Raportul de audit.

• Serviciile de proiectare a lucrărilor de construcţie au fost achiziţionate cu devieri de la cadrul de reglementare.

Echipa de audit a constatat că elaborarea caietului de sarcini privind achiziţionarea serviciilor de proiectare a fost efectuată cu devieri de la prevederile Hotărîrii Guvernului nr.352 din 05.05.2009³⁴, nefiind prevăzute execuţia unor lucrări de pregătire a terenului şi organizarea pe şantier (lucrări de demolare a construcţiilor existente, spre exemplu a garajului, degajarea terenului şi pregătirea lui, defrişarea arborilor etc.).

În perioada 2013-2015 documentaţia de proiect a fost verificată şi expertizată de Serviciul de Stat de Expertizare şi Verificare a Proiectelor şi Construcţiilor de mai multe ori³⁵, pe etape şi diferite tipuri de lucrări, fiind înaintate obiecţii de modificare şi definitivare a soluţiilor integrale, fapt ce a determinat necesitatea de identificare a resurselor suplimentare pentru efectuarea lucrărilor de referinţă.

• Lucrările de construcţie adăugătoare au fost executate în lipsa Acordului adiţional la Contractul de antrepriză şi în lipsa expertizării de către organele abilitate.

În urma verificării conformităţii executării lucrărilor de construcţie s-a constatat că, CA Chişinău a acceptat³⁶ şi achitat lucrări de construcţie adăugătoare, în valoare de 9088,93 mii lei, care nu au fost prevăzute în caietul de sarcini, acestea nefiind verificate şi expertizate în modul stabilit³⁷. De asemenea, aceste lucrări nu au fost legalizate³⁸ prin perfectarea şi înregistrarea Acordului adiţional la contractul de antrepriză încheiat cu antreprenorul general. În contextul celor expuse deducem că modificarea şi ajustarea lucrărilor pe parcursul derulării proiectului în funcţie de necesităţi şi situaţii neprevăzute poate genera majorarea valorii contractului de antrepriză sau neexecutarea unor lucrări prevăzute iniţial.

Deşi Hotărîrea Guvernului nr.361 din 25.06.1996³⁹ prevede că supraveghetorul tehnic trebuie să accepte execuţia lucrărilor de construcţie numai pe bază de proiecte şi detalii de execuţie, verificate şi ştampilate de specialişti verificatori de proiecte, supraveghetorul tehnic, selectat de CA Chişinău prin procedura de licitaţie publică, nu şi-a îndeplinit obligaţiile în cazul expus.

Nota nr.9: Pe parcursul auditului, entitatea a prezentat Raportul de verificare nr.0210-07-14(09) din 01.06.2015 la proiectul nominalizat al Serviciului de Stat de Expertizare şi Verificare a Proiectelor şi Construcţiilor.

_______________________

²⁶ Legea nr.229 din 23.09.2010.

²⁷ Pct.16 din Hotărîrea Guvernului nr.1404 din 10.12.2008 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de calculare a valorii estimative a contractelor de achiziţii publice şi planificarea acestora” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1404 din 10.12.2008).

²⁸ Art.6 şi art.19 din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice (în continuare – Legea nr.96-XVI din 13.04.2007); pct.27 din Hotărîrea Guvernului nr.1404 din 10.12.2008.

²⁹ Art.69 din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007; pct.5 din Hotărîrea Guvernului nr.148 din 14.02.2008 “Cu privire la aprobarea Regulamentului achiziţiilor publice de valoare mică”.

³⁰ Legea nr.231 din 25.11.2011 privind aprobarea Strategiei de reformă a sectorului justiţiei pentru anii 2011-2016.

³¹ Hotărîrea Guvernului nr.555 din 31.07.2012 “Cu privire la alocarea mijloacelor financiare”.

³² Legea nr.273 din 30.11.2012 pentru modificarea şi completarea Legii bugetului de stat pe anul 2012 nr.282 din 27 decembrie 2011.

³³ Raportul de verificare nr.0210-12-12 (09) din 26.06.2013.

³⁴ Pct.34 şi pct.37 din Hotărîrea Guvernului nr.352 din 05.05.2009 “Pentru aprobarea Regulamentului privind realizarea achiziţiilor publice de servicii de proiectare a lucrărilor” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.352 din 05.05.2009).

³⁵ Raportul de verificare nr.0210-03-04(09) din 16.05.2014 şi Raportul de verificare nr.1376-10-14 din 28.10.2014 ale Serviciului de Stat de Expertizare şi Verificare a Proiectelor şi Construcţiilor.

³⁶ Procesul-verbal din 22.11.2013 de constatare a volumelor de lucrări adăugătoare la obiectivul “Extinderea şi supraetajarea sediului CA Chişinău (imobilul lit.”01”), în limitele terenului gestionat din str.Teilor, 4, mun. Chişinău”.

³⁷ Art.13 alin.(1) din Legea nr.721-XIII din 02.02.1996.

³⁸ Art.67 şi art.69 din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007; pct.146 din Hotărîrea Guvernului nr.834 din 13.09.2010 “Pentru aprobarea Regulamentului privind achiziţiile publice de lucrări”.

³⁹ Pct.47 din Hotărîrea Guvernului nr.361 din 25.06.1996 “Cu privire la asigurarea calităţii construcţiilor”.

IV. Concluzia generală şi recomandările auditului

4.1. Concluzia generală

Cu titlu de rezumat, misiunea de audit atestă că instituţionalizarea CA Chişinău este la etapa de iniţiere a unui management bazat pe reguli şi proceduri clare şi transparente. Astfel, probele de audit obţinute permit auditului să concluzioneze că entitatea tinde să asigure un management conform, în unele domenii auditate nefiind identificate deficienţe. Concomitent, se atestă rezerve în organizarea cadrului normativ intern, în administrarea patrimoniului de stat, precum şi unele neajunsuri în desfăşurarea proceselor de investiţii capitale şi de achiziţii publice.

4.2. Recomandările auditului

Curtea de Apel Chişinău:

1. Să elaboreze şi să aprobe Regulamentul său intern de funcţionare;

2. Şeful Secretariatului, de comun cu şefii de subdiviziuni: să elaboreze şi să aprobe regulamentele interne de funcţionare, planurile de activitate, obiectivele individuale şi indicatorii de performanţă măsurabili în conformitate cu cerinţele cadrului legal;

3. Să asigure implementarea sistemului de management financiar şi control intern ţinînd cont de activităţile preconizate în Planul de acţiuni aprobat prin Ordinul Preşedintelui Curţii de Apel Chişinău nr.267 din 07.07.2015;

4. Să elaboreze şi să aprobe politica de securitate a informaţiei, inclusiv cu delimitarea prin ordin a responsabilităţilor angajaţilor ce operează în programele informatice;

5. Să definitiveze şi să aprobe Politica de contabilitate;

6. Să desfăşoare procedura de inventariere anuală a patrimoniului instituţiei cu respectarea obligatorie a cerinţelor prevăzute de cadrul normativ de reglementare;

7. Grupul de lucru pentru achiziţii să asigure planificarea conformă a achiziţiilor publice în baza propunerilor şefilor de subdiviziuni, prin identificarea şi prioritizarea acestora, cu estimarea reală a valorii contractelor de achiziţii publice;

8. Să înregistreze Acordul adiţional privind modificarea contractului de antrepriză nr.40 din 25.09.2013 la Agenţia Achiziţii Publice şi la Ministerul Finanţelor.

Echipa de audit:

Şeful echipei:

şef adjunct al Direcţiei generale

metodologie, planificare şi analiză          Angela Curchin

Membrii echipei:

controlor de stat superior                          Alina Certan

controlorul de stat                                       Mihaela Cernega

Responsabil de monitorizarea desfăşurării

şi asigurarea calităţii misiunii de audit

şef al Direcţiei generale metodologie,

planificare şi analiză                                    Nina Onofrei