Hotărîre nr.36 din 28.09.2015 cu privire la Raportul auditului conformităţii privind utilizarea mijloacelor financiare publice destinate alegerilor parlamentare în anul 2014 la Comisia Electorală Centrală

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire la  Raportul  auditului  conformităţii  privind  utilizarea

 mijloacelor financiare publice destinate alegerilor parlamentare

 în anul 2014 la Comisia Electorală Centrală

nr. 36  din  28.09.2015

 (în vigoare 23.10.2015) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 291-295 art. 33 din 23.10.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa preşedintelui Comisiei Electorale Centrale, dl Iurie Ciocan, şefului Direcţiei finanţele autorităţilor publice a Ministerului Finanţelor, dl Andrei Prisăcari, sefului Direcţiei financiar-economice a Comisiei Electorale Centrale, dna Liliana Voiticovschi, şi a altor persoane responsabile, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului conformităţii privind utilizarea mijloacelor financiare publice destinate alegerilor parlamentare în anul 2014 la Comisia Electorală Centrală.

_____________________

¹Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările şi completările ulterioare).

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Comisia Electorală Centrală este organul de stat independent, înfiinţat pentru realizarea politicii electorale în scopul unei bune desfăşurări a alegerilor, pentru supravegherea şi controlul respectării prevederilor legale privind finanţarea partidelor politice şi a campaniilor electorale.

În vederea organizării şi desfăşurării alegerilor parlamentare din anul 2014, Comisiei Electorale Centrale i-au fost alocate mijloace financiare în sumă de 35287,3 mii lei.

Evaluările auditului au relevat că Comisia Electorală Centrală, la executarea alocaţiilor în perioada alegerilor parlamentare, a asigurat un management bazat pe reguli şi proceduri clare şi transparente. Astfel, probele de audit obţinute denotă că unele procese financiare ale entităţii au fost susţinute de controale interne privind respectarea cadrului legislativ-normativ aferent. Concomitent, în altele au fost identificate rezerve determinate de factori externi, precum şi de nefuncţionarea corespunzătoare a unor elemente ale controlului intern, fiind atestate următoarele aspecte:

• incertitudini la stabilirea numărului de membri în birourile electorale ale secţiilor de votare în funcţie de numărul alegătorilor; absenţa normelor privind calcularea indicatorului aplicat la planificarea cheltuielilor ce ţin de retribuirea muncii, din cauza lipsei reglementărilor de rigoare;

• lipsa modului de distribuire şi raportare a mijloacelor alocate pentru alegerile organizate şi desfăşurate peste hotarele ţării;

• carenţe nesemnificative în executarea cheltuielilor privind remunerarea muncii şi achiziţia bunurilor şi serviciilor;

• funcţionalitatea redusă a unor controale generale privind tehnologiile informaţionale aferente evidenţei contabile.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii privind utilizarea mijloacelor financiare publice destinate alegerilor parlamentare în anul 2014 la Comisia Electorală Centrală.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Comisiei Electorale Centrale pentru documentare referitor la rezultatele auditului şi întreprinderea măsurilor de rigoare conform competenţelor, în vederea implementării recomandărilor, şi se cere:

2.1.1. să înainteze, în modul stabilit, pentru o posibilă iniţiativă legislativă, propuneri de modificare a art.29 alin.(10) din Codul electoral, în scopul definirii criteriilor de determinare a numărului de membri în birourile electorale ale secţiilor de votare în funcţie de numărul alegătorilor;

2.1.2. să stabilească, în comun cu Ministerul Finanţelor, modul de distribuire şi raportare consolidată a mijloacelor alocate pentru alegeri, în conformitate cu prevederile Codului electoral, precum şi normele privind calcularea indicatorului aplicat la planificarea cheltuielilor de remunerare a muncii;

2.2. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare;

2.3. Comisiei parlamentare permanente economie, buget şi finanţe, pentru informare.

3. Despre măsurile întreprinse privind executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre şi implementarea recomandărilor din Raportul de audit, Curtea de Conturi va fi informată în termen de 12 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.36 din 28 septembrie 2015

RAPORTUL

auditului conformităţii privind utilizarea mijloacelor financiare

publice destinate alegerilor parlamentare în anul 2014

la Comisia Electorală Centrală

I. INTRODUCERE

Auditul conformităţii privind utilizarea mijloacelor financiare publice destinate alegerilor parlamentare în anul 2014 la Comisia Electorală Centrală (în continuare – CEC) a fost efectuat în conformitate cu prevederile art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi¹ şi Programul activităţii de audit pe anul 2015².

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice privind desfăşurarea alegerilor parlamentare în anul 2014.

Responsabilitatea conducerii CEC constă în asigurarea conformităţii gestionării fondurilor publice, distribuirea mijloacelor financiare prevăzute pentru desfăşurarea alegerilor, întocmirea şi prezentarea, în termenele stabilite şi în conformitate cu cadrul legal, a rapoartelor financiare privind desfăşurarea alegerilor parlamentare din anul 2014, elaborarea şi implementarea unor sisteme de management financiar şi control intern (în continuare – MFC) eficient, cu obligaţia de a preveni şi a descoperi erorile şi fraudele.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în obţinerea probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea constatărilor şi concluziilor asupra conformităţii utilizării fondurilor publice privind desfăşurarea alegerilor parlamentare în anul 2014, cu formularea concluziei generale şi a recomandărilor de rigoare. Totodată, auditorii nu sînt responsabili de prevenirea faptelor de fraudă şi eroare.

Metodologia şi sfera de abordare a auditului. Misiunea de audit la CEC a fost realizată în conformitate cu ISSAI³, prin înţelegerea entităţii auditate şi a mediului acesteia, inclusiv a procedurilor de control intern relevante auditului.

În vederea obţinerii probelor de audit, auditorii au efectuat testarea unor elemente ale controlului intern şi au efectuat testări de fond pentru auditarea domeniilor semnificative selectate, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului de conformitate asociat auditului financiar.

Probele de audit au fost acumulate în cadrul CEC, fiind analizate şi examinate documentele primare, notele contabile, situaţiile financiare etc. Totodată, au fost solicitate diverse informaţii şi explicaţii de la persoanele responsabile. Pentru diminuarea riscului şi realizarea obiectivelor de audit, au fost folosite metodele de testare, cum ar fi:

► verificarea categoriilor de operaţiuni economice ce depăşesc pragul materialităţii cantitative de 705,74 mii lei, sau 2% din totalul cheltuielilor, precum şi a celor calitative, ale căror aspecte au efecte importante asupra situaţiilor financiare;

► analiza elementelor a căror valoare este semnificativă, sub aspectele regularităţii, plenitudinii, exactităţii, clasificării, departajării, înregistrării acestora în evidenţa contabilă.

Reieşind din scopul auditului şi din semnificaţia tranzacţiilor, au fost auditate aspectele ce ţin de:

► planificarea, elaborarea devizelor de cheltuieli pentru desfăşurarea alegerilor parlamentare din 2014;

► conformitatea executării cheltuielilor privind remunerarea muncii, achiziţionarea bunurilor materiale şi serviciilor, deplasările în interes de serviciu;

► implementarea sistemelor MFC;

► asigurarea integrităţii şi autenticităţii informaţiilor din sistemul TI de care dispune CEC pentru înregistrarea în evidenţa contabilă a datelor privind situaţiile financiare, inclusiv a celor destinate alegerilor parlamentare din anul 2014, prin testarea controalelor TI generale şi de aplicaţii.

Criteriile de audit definite pentru auditarea subiectelor de referinţă au fost legislaţia şi reglementările aplicabile aspectelor auditate, precum şi cadrul regulator aferent evidenţei contabile şi raportării financiare.

_____________________

¹Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare).

²Hotărîrea Curţii de Conturi nr.57 din 08.12.2014 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2015”.

³Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Conform cadrului legal⁴, CEC este organ de stat independent, înfiinţat pentru realizarea politicii electorale în scopul unei bune desfăşurări a alegerilor, pentru supravegherea şi controlul respectării prevederilor legale privind finanţarea partidelor politice şi a campaniilor electorale.

CEC, în baza calculelor efectuate privind cuantumul mijloacelor publice necesare pentru alegeri parlamentare, înaintează propuneri Guvernului, care le examinează şi ulterior le prezintă Parlamentului. Mijloacele publice destinate alegerilor sînt prevăzute în Legea bugetului de stat pe anul în care au loc alegerile. Aparatul CEC asigură ţinerea evidenţei contabile şi întocmirea raportului consolidat al mijloacelor destinate alegerilor, în baza normelor aprobate de MF pentru instituţiile publice, Legii contabilităţi nr.113-XVI din 27.04.2007, Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile bugetare, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

Pentru alegerile parlamentare din 2014, CEC a utilizat mijloace financiare în sumă totală de 35287,2 mii lei.

Conform prevederilor cadrului legal⁵, în scopul organizării şi desfăşurării alegerilor parlamentare, a fost constituit sistemul organelor electorale, care se prezintă în Tabelul nr.1.

Aparatul CEC constituie circumscripţiile electorale, care corespund hotarelor unităţilor administrativ-teritoriale de nivelul II, unităţii teritoriale autonome Găgăuzia, municipiilor Chişinău şi Bălţi, şi formează consiliile electorale de circumscripţie. CECE constituie BESV ale secţiilor de votare, cărora le distribuie mijloace financiare, şi supraveghează activitatea lor.

_____________________

⁴Art.1 din Codul electoral, aprobat prin Legea nr.1381-XIII din 21.11.1997, cu modificările ulterioare, (în continuare - Codul electoral).

⁵Art.14 din Codul electoral.

III. CONSTATĂRILE AUDITULUI

3.1. Cheltuielile estimate de CEC pentru desfăşurarea alegerilor parlamentare din 2014 s-au efectuat în baza indicatorilor maximali.

Verificările auditului asupra procesului de elaborare şi estimare a devizului de cheltuieli relevă că, la baza stabilirii cuantumului cheltuielilor planificate de către CEC, s-a ţinut cont de prevederile Codului electoral, Circulara MF nr.06/1-17 din 21.06.2013⁶ şi datele BNS.

Conform Legii bugetului de stat pentru anul 2014⁷, CEC i-au fost aprobate alocaţii în sumă totală de 93539,9 mii lei. În suma menţionată, CEC a estimat pentru alegerile parlamentare din 2014 cheltuieli în sumă de 52000,0 mii lei, acestea fiind aprobate de MF în planul iniţial de finanţare la tipul organizaţional al cheltuielilor 204 “Efectuarea alegerilor în Parlament”, care se prezintă în Diagrama nr.1.

Prin modificările ulterioare ale planurilor de finanţare, efectuate regulamentar, cheltuielile pentru alegerile parlamentare au fost precizate în sumă de 44008,3 mii lei, diferenţa de 7991,7 mii lei fiind redirecţionată de către CEC, cu acordul MF, la alte tipuri de cheltuieli pentru alegeri, inclusiv MAEIE, conform cadrului legal⁸, pentru constituirea şi funcţionarea secţiilor de votare peste hotare.

Verificările auditului relevă că alegerile parlamentare în anul 2014 au fost susţinute parţial şi din surse externe.

Astfel, auditul a atestat prezenţa a următoarelor surse de finanţare a alegerilor parlamentare în anul 2014, care sînt redate în Tabelul nr.2

Totodată, auditul constată că pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor peste hotarele ţării MAEIE a fost finanţat direct de MF, iar PNUD a livrat bunuri materiale în baza proiectului “Îmbunătăţirea calităţii democraţiei în Moldova prin suport parlamentar şi electoral”, care se implementează în colaborare cu CEC pentru perioada 2012-2015.

Verificările auditului relevă că, pentru anul 2014, CEC nu a planificat separat mijloace financiare pentru achitarea contribuţiei faţă de PNUD, în baza acordului de implementare a proiectului menţionat, drept urmare mijloacele în calitate de contribuţii în sumă de 2000,0 mii lei au fost achitate din fondurile prevăzute pentru alegerile parlamentare din anul 2014. Ulterior, de comun acord cu PNUD, mijloacele respective au fost utilizate pentru procurarea urnelor, cabinelor de vot şi a altor bunuri. Auditul constată conformitatea transmiterii, primirii şi înregistrării în evidenţa contabilă a bunurilor primite de la PNUD în sumă totală de 4191,9 mii lei.

Auditul atestă că CEC nu are stabilite responsabilităţi asupra modului de raportare a cheltuielilor în aspectul executorilor. Alocaţiile MAEIE utilizate pentru desfăşurarea alegerilor peste hotare ţării, în sumă de 2342,3 mii lei, sînt incluse în rapoartele prezentate MF.

Ţinînd cont de cele menţionate, auditul s-a axat pe auditarea mijloacele alocate CEC. Concludenta estimării de către CEC a cheltuielilor pentru alegerile parlamentare în anul 2014 a relevat unele rezerve, executarea limitelor de cheltuieli fiind sub nivelul aprobat.

Analiza executării Devizului generalizator de cheltuieli din contul componentei de bază se prezintă în Tabelul nr.3.

Analiza datelor prezentate în tabelul de mai sus relevă că cheltuielile executate constituie 35287,3 mii lei, ceea ce este cu 8721,1 mii lei mai puţin decît indicatorii precizaţi.

Examinările auditului asupra devierilor formate atestă că nu sînt elaborate norme privind calcularea indicatorului aplicat la planificarea cheltuielilor ce ţin de sporul la retribuirea muncii. În acest context, la planificarea cheltuielilor respective CEC a aplicat ca indicator salariul mediu prognozat ⁹, iar la calcularea şi achitarea acestuia - salariul mediu calculat de BNS. Totodată, în opinia auditului, un alt factor ce a condiţionat apariţia devierilor este şi planificarea recompensei funcţionarilor electorali ai BESV reieşind din numărul maxim de membri ai acestora - 11 persoane¹⁰, iar calcularea/achitarea efectivă a acesteia s-a stabilit conform numărului real de membri încadraţi.

În urma verificării auditului asupra constituirii componenţei numerice a BESV şi conform explicaţiilor factorilor de decizie, s-a precizat că cadrul normativ pertinent nu stabileşte anumite condiţionări privind determinarea numărului minim sau maxim al membrilor organelor electorale în funcţie de numărul alegătorilor. Astfel, analiza stabilirii numărului de membri al BESV a constatat că la 1815 de alegători numărul membrilor a constituit 7 persoane, la 1765 şi 1845 de alegători – a cîte 11 persoane. Analogic, la un număr de 58 de alegători numărul membrilor a constituit 7, iar la 124 de alegători – 5. Analiza selectivă asupra stabilirii numărului de membri pe unele BESV este redată în Tabelul nr.1 din Anexa la prezentul Raport. În context, auditul atestă că stabilirea numărului de membri ai BESV în raport cu numărul de alegători poate avea ca impact minimizarea cheltuielilor şi utilizarea mai economă a mijloacelor publice.

De asemenea, devierile formate din serviciile editoriale, în sumă de 2725,2 mii lei, au fost condiţionate de faptul că preţul prognozat a fost mai mare decît cel achiziţionat efectiv. Astfel, preţul prognozat pentru achiziţia unui buletin de vot a constituit 1 leu, efectiv avînd preţul de 0,348 lei.

_____________________

⁶Circulara Ministerului Finanţelor nr.06/1-17 din 21.06.2013 “Note metodologice privind elaborarea şi prezentarea de către autorităţile publice centrale a propunerilor la proiectul bugetului de stat pentru anul 2014 şi estimărilor pentru anii 2015-2016”.

⁷Legea bugetului de stat pe anul 2014 nr.339 din 23.12.2013 cu modificările ulterioare, (în continuarea - Legea 339 din 23.12.2013).

⁸Art.18 alin.(7) din Legea nr.339 din 23.12.2013.

⁹Hotărîrea Guvernului nr.1000 din 13.12.2013 “Privind aprobarea cuantumului salariului mediu lunar pe economie, prognozat pentru anul 2014”.

¹⁰Art.29 alin.(10 ) din Codul electoral.

3.2. Executarea cheltuielilor la desfăşurarea alegerilor parlamentare s-au efectuat cu unele abateri nesemnificative de la cadrul normativ.

Executarea devizelor de cheltuieli ale CEC şi BESV este redată în Tabelele nr.2 şi nr.3 din Anexa la prezentul Raport. Analiza executării devizelor respective evidenţiază că ponderea cea mai mare în totalul cheltuielilor executate o deţin cele de la art.113 “Plata pentru mărfuri şi servicii”, în sumă totală de 33014,7 mii lei, inclusiv la art.113 alin.45¹¹ “Mărfuri şi servicii neatribuite la alte alineate”, în sumă de 23633,3 mii lei (71,6%); la art.135 alin.25¹²“Alte transferuri către populaţie” în sumă de 347,6 mii lei (1,0%).

Verificările auditului asupra conformităţii cheltuielilor privind retribuirea muncii personalului antrenat în organizarea şi desfăşurarea alegerilor parlamentare din anul 2014 relevă că acestea au fost executate regulamentar, cu excepţia unei abateri nesemnificative. Astfel, potrivit cadrului legal¹³, în perioada electorală, membrilor şi angajaţilor permanenţi ai aparatului CEC li se stabileşte un spor de 25 la sută din salariul mediu. În acest context, auditul denotă că entitatea a calculat acest spor din salariul funcţiei al membrilor şi angajaţilor permanenţi, însă de facto, urma să fie stabilit din salariul mediu¹⁴.

Examinările auditului asupra cheltuielilor aferente procesului de achiziţii au stabilit că contractele de tipărire a buletinelor de vot şi a altor documente electorale, de aprovizionare cu materiale şi echipament destinat organelor electorale în perioada electorală fac excepţie de la Legea achiziţiilor publice nr.96-XVI din 13.04.2007¹⁵. Deşi CEC dispune de reglementări interne privind procedurile de achiziţii, acestea nu divizează achiziţiile pentru întreţinerea activităţii sale de achiziţiile efectuate în perioada electorală. CEC a introdus modificările respective după alegerile parlamentare din 2014 (martie 2015).

În perioada alegerilor parlamentare din 2014, CEC a achiziţionat bunuri materiale şi servicii în sumă totală de 6864,7 mii lei, inclusiv rechizite de birou în sumă totală de 76,0 mii lei, servicii TI – 1501,7 mii lei, deservirea delegaţiei – 209,0 mii lei, servicii editoriale – 2156,2 mii lei, servicii transport – 158,7 mii lei, alte servicii şi bunuri în sumă totală de 2763,0 mii lei (dintre care 2000,0 mii lei în colaborare cu PNUD), cu încheierea a 55 de contracte.

Verificările auditului asupra achiziţii de bunuri materiale atestă că în perioada electorală au fost efectuate procurări care nu au fost planificate în devizul de cheltuieli, în sumă totală de 111,7 mii lei.

La examinarea modului de întocmire a contractelor s-a relevat că unele contracte de acordare a serviciilor, precum şi actele de primire-predare a lucrărilor nu conţin date privind volumul şi preţul lucrărilor executate, în aceste condiţii fiind achitate 101,6 mii lei.

Verificările auditului privind conformitatea cheltuielilor pentru deplasările în interes de serviciu la CEC, destinate alegrilor parlamentare, au constatat că: cheltuielile precizate au constituit 628,4 mii lei, executate - în sumă de 13,8 mii lei, iar cele efective – 4,5 mii lei cu un sold de 9,3 mii lei. La capitolul respectiv, auditul nu a constatat abateri de la prevederile legale.

_____________________

¹¹Art.113 alin.(45) “Mărfuri şi servicii neatribuite la alte alineate” - sînt atribuite cheltuielile privind remunerarea muncii personalului din cadrul CECE şi BESV antrenat în organizarea şi desfăşurarea alegerilor parlamentare din anul 2014, personalului convocat prin contracte dintr-o singură sursă pentru acordarea serviciilor de secretariat (scanare, procesare date), servicii de încărcare-descărcare, alte servicii, precum şi plăţile aferente (contribuţii de asigurări sociale, primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, altele).

¹²Art.135 alin.(25) “Alte transferuri către populaţie” - sînt atribuite cheltuielile privind remunerarea muncii membrilor CEC care nu activează permanent.

¹³Art.23 alin.(2) din Codul electoral.

¹⁴Pct.3 din Hotărîrea Guvernului nr.426 din 26.04.2004 “Privind aprobarea Modului de calculare a salariului mediu”.

¹⁵Art.4 lit.(m) din Legea achiziţiilor publice nr.96-XVI din 13.04.2007.

3.3. Unele procese ale sistemului MFC la CEC necesită îmbunătăţiri.

Evaluările auditului au constatat că MFC nu asigură funcţionalitatea tuturor elementelor de control intern, în special, evaluarea şi ţinerea registrului riscurilor.

Auditul intern este instituit potrivit cadrului legal, fiind implementat şi funcţional. Pe parcursul anului 2014, SAI a activat în baza Regulamentului său¹⁶ şi a planului anual, a efectuat 32 misiuni de audit privind regularitatea gestionării mijloacelor alocate pentru organizarea alegerilor de către CECER. În urma misiunilor de audit efectuate au fost înaintate 4 recomandări responsabililor direcţiilor auditate, ulterior fiind toate executate.

_____________________

¹⁶Dispoziţia Preşedintelui CEC nr.6-a din 01.04.2013 “Cu privire la aprobarea Regulamentelor subdiviziunilor Aparatului Comisiei Electorale Centrale”.

3.4. Unele aspectele ale evidenţei contabile şi raportării cheltuielilor aferente alegerilor, asigurate de sistemul informaţional “SIIECAP”- 1C, urmează a fi îmbunătăţite.

În cadrul aparatului CEC evidenţa contabilă este organizată şi ţinută de către DFE, potrivit regulilor generale obligatorii prevăzute de cadrul legal¹⁷, normativ¹⁸ şi de reglementările interne¹⁹. Evidenţa contabilă se ţine în conturi analitice şi sintetice, utilizînd Planul de conturi contabil, prevăzut de Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice²⁰. Pentru gestionarea şi urmărirea integrală a procesului de evidenţă contabilă privind executarea mijloacelor destinate alegerilor parlamentare a fost implementat sistemul informaţional “SIIECAP” - 1C – contabilitate bugetară.

Obiectivul de aplicare a programului respectiv a fost monitorizarea de către aparatul CEC a întocmirii devizului de cheltuieli şi a raportării situaţiilor financiare de către organele electorale. Astfel, documentele primare sînt luate în evidenţă şi sistematizate cronologic, sînt perfectate prin note de contabilitate şi monitorizate de DFE.

În vederea asigurării integrităţii şi autenticităţii datelor procesate prin sistemul informaţional, inclusiv a celor destinate alegerilor parlamentare din 2014, auditul a efectuat testarea controalelor TI generale şi de aplicaţii. Astfel, verificările auditului au relevat că CEC dispune de o subdiviziune TI cu atribuţii clare, obiective, scopuri bine definite şi documentate. Pentru realizarea Politicii de securitate a informaţiei, au fost formulate mai multe obiective, inclusiv asigurarea securităţii (confidenţialităţii, integrităţii şi disponibilităţii) informaţiei ce aparţine CEC; asigurarea disponibilităţii serviciilor TI şi capacităţii de recuperare în timp util a acestora în situaţii de incident major; f) asigurarea publicării datelor veridice şi actualizate pe pagina web oficială a CEC etc. În scopul realizării obiectivelor propuse, se întreprind următoarele acţiuni:

a) menţinerea, revizuirea, adaptarea şi îmbunătăţirea continuă a Sistemului de Management al Securităţii Informaţiei în cadrul CEC, conform standardului internaţional în domeniul securităţii informaţiei, ISO/IEC 27001; b) identificarea, analiza, evaluarea, tratarea şi monitorizarea continuă a riscurilor de securitate a informaţiei pentru toate resursele informaţionale ale CEC; c) implementarea soluţiilor de securitate potrivite pentru redresarea riscurilor de securitate identificate.

Necesitatea de a menţine integritatea informaţiilor şi a proteja activele TI implică un proces de management al securităţii. Acest proces include stabilirea şi menţinerea rolurilor, responsabilităţilor, politicilor, standardelor şi procedurilor de securitate TI. Deşi CEC deţine standardul de calitate ISO 9001:2008 în domeniul managementului calităţii şi standardul de calitate ISO 27001:2005 în domeniul securităţii informaţiei şi certificării în domeniul controalelor de acces, auditul atestă unele rezerve cu privire la caracterul adecvat al drepturilor de acces acordate utilizatorilor sistemului contabil.

Totodată, verificările auditului denotă unele rezerve de îmbunătăţire a sistemului informaţional pertinent, condiţionat de prezenţa unui control general insuficient funcţional, şi anume privind integritatea şi disponibilitatea informaţiilor.

Astfel, evaluarea auditului asupra chestionarului adresat CEC “Privind evaluarea controalelor generale şi aplicaţiilor sistemului informaţional pertinent” a constatat că software destinat generalizării informaţiei aferente alegerilor parlamentare din 2014 este “SIIECAP”-1C. Atribuţiile ce ţin de proiectarea, testarea şi implementarea programelor informatice contabile 1C; instruirea personalului; protecţia şi menţinerea (ajustări, modificări) configuraţiei software; asigurarea securităţii informaţiei procesate prin software 1C; precum şi înregistrarea oportună, consecutivă a modificărilor operate în sistem sînt îndeplinite de către furnizorul de soft în baza contractului de deservire/însoţire a produsului respectiv. Aplicaţiile/acţiunile efectuate în sistemul informaţional de către furnizor în baza Contractului de deservire a sistemului 1C sînt confirmate prin Actul de recepţie a lucrărilor executate, cu acordul/aprobarea beneficiarului şi respectarea termenelor de executare, precum şi a consecutivităţii logice a acestora.

În scopul obţinerii unor probe relevante şi rezonabile, care să susţină concluziile şi credibilitatea constatărilor, echipa de audit a utilizat testarea de fond şi evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern, cu folosirea diferitor tehnici şi metode. Astfel, în urma testării controalelor generale şi de aplicaţii, auditul atestă că:

► bunurile informatice sînt exploatate în condiţii corespunzătoare cerinţelor tehnice, potrivit Certificatului internaţional ISO/IEC 27001; sistemul de supraveghere video, butonul de alarmă, paza fizică; protecţia cu parolă de acces sînt instalate; oaspeţii/invitaţii sînt înregistraţi într-un registru special;

► introducerea datelor este efectuată de persoane autorizate (personal angajat, convocat); drepturile de aprobare a tranzacţiilor economice (plăţi, intrări de active etc.) sînt acordate conducătorului, şefului de direcţie şi contabilului-şef; în momentul procesării datelor, sistemul notifică “erorile” identificate;

► personalul este conştient de responsabilităţile sale, acordul şi-l exprimă prin semnătură pe actele interne de care a luat cunoştinţă, inclusiv în fişa de post sînt prevăzute obligaţiunile şi atribuţiile acestora potrivit funcţiei deţinute;

► operaţiunile manuale sînt documentate printr-o Notă contabilă, fiind efectuate doar de contabilul-şef; alţi utilizatori nu au acces la modulul “Înregistrări manuale”; în sistem nu există “Cont de aşteptare” de intrări neegalate pentru vizualizare şi corectare;

► software este actualizat oportun şi în corespundere cu modificările survenite în cadrul regulator al domeniului auditat, precum şi la solicitarea beneficiarului; modificările sînt efectuate de furnizorul software, care se operează în incinta oficiului central al CEC.

Totodată, auditul denotă unele carenţe:

► lipsa divizării sarcinilor pe module şi lipsa accesului limitat pe fiecare ID-utilizator;

► lipsa limitărilor pentru corectarea erorilor percepute. Fiecare ID-utilizator are dreptul de a corecta erorile de date identificate în sistemul contabil;

► sistemul informaţional permite ştergerea datelor/tranzacţiilor doar de către contabilul-şef, în urma marcărilor acestora de către fiecare ID-utilizator, nefiind înregistrate operaţiunile anulate.

Auditul denotă că sistemul “SIIECAP” - 1C asigură gestionarea şi urmărirea integrată a procesului de evidenţă a executării mijloacelor alocate pentru alegerile parlamentare din 2014, cu unele abateri ce generează un posibil risc al neautenticităţii datelor procesate, informaţiilor acumulate în sistem, ulterior încorporate în rapoartele financiare, şi anume “dreptul de a şterge” informaţii din sistem.

_____________________

¹⁷Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007, cu modificările ulterioare.

¹⁸Instrucţiune cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile bugetare, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

¹⁹Instrucţiune privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobată prin Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011.

²⁰Pct.33 din Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile bugetare, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

IV. CONCLUZIE GENERALĂ DE AUDIT

În baza activităţilor realizate, auditul denotă că gestionarea fondurilor publice la desfăşurarea alegerilor parlamentare în anul 2014 s-a conformat prevederilor normativ-legale, cu excepţia carenţelor referitoare la: modul de stabilire a numărului membrilor BESV în funcţie de numărul alegătorilor şi a normelor privind calcularea indicatorului aplicat la planificarea remunerării muncii; planificarea şi raportarea consolidată a alocaţiilor destinate alegerilor, inclusiv a celor desfăşurate peste hotarele ţării; determinarea salariului mediu; efectuarea achiziţiilor publice, precum şi funcţionalitatea deplină a controalelor TI aferente evidenţei contabile.

V. RECOMANDĂRI CONDUCERII COMISIEI ELECTORALE CENTRALE:

1. Să asigure respectarea prevederilor legale la determinarea salariului mediu pentru remunerarea muncii personalului Comisiei Electorale Centrale.

2. Să asigure planificarea conformă a achiziţiilor, cu includerea elementelor esenţiale în contractele de achiziţii.

3. Să întreprindă măsuri de implementare a componentelor controlului financiar public intern, în scopul identificării şi evaluării riscurilor ce pot apărea la raportarea şi utilizarea mijloacelor publice destinate alegerilor.

4. Să adopte măsuri suplimentare în vederea minimizării riscului de ştergere a datelor procesate aferente evidenţei contabile, a informaţiilor acumulate în sistem, prin elaborarea registrului operaţiunilor anulate.

Prezentul Raport de audit a fost elaborat în baza activităţilor de audit realizate de către echipa de audit în următoarea componenţă: controlor de stat principal Nicolae Furnica, controlorii de stat Diana Grigoriev şi Tatiana Herţanu.