Hotărîre nr.37 din 10.07.2014 privind Raportul auditului situaţiilor financiare ale Centrului pentru Drepturile Omului pe exerciţiul bugetar 2013

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind Raportul auditului situaţiilor financiare ale Centrului

pentru Drepturile Omului¹ pe exerciţiul bugetar 2013

nr. 37  din  10.07.2014

 (în vigoare 22.08.2014) 

Monitorul Oficial nr.249-255 art.34 din 22.08.2014

* * *

____________________

¹ Legea cu privire la Avocatul Poporului (Ombudsmanul), nr.52 din 03.04.2014 (în continuare – Legea nr.52 din 03.04.2014).

Curtea de Conturi, în prezenţa dlui Anatolie Munteanu, directorul Centrului pentru Drepturile Omului, avocat parlamentar, dnei Tamara Gheorghiţa, şeful Direcţiei reforma administraţiei publice centrale a Cancelariei de Stat, dnei Olga Zarisniuc, contabil-şef, dnei Olesea Luchian, consultant principal în cadrul Aparatului Centrului pentru Drepturile Omului, dnei Olga Vacarciuc, consultant principal al avocatului parlamentar în cadrul Aparatului Centrului pentru Drepturile Omului, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, a examinat Raportul auditului situaţiilor financiare ale Centrului pentru Drepturile Omului pe exerciţiul bugetar 2013.

Misiunea de audit a fost realizată în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014², avînd drept scop atestarea corectitudinii întocmirii şi prezentării în toate aspectele semnificative a situaţiilor financiare raportate de entitate la situaţia din 31.12.2013, cu expunerea opiniei asupra Raportului financiar.

____________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014” (cu modificările şi completările ulterioare).

Misiunea de audit a fost planificată şi realizată în conformitate cu Standardele de audit aplicate de Curtea de Conturi³, ISSAI 100 şi ISSAI 200, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului financiar, precum şi cu Manualul de audit al regularităţii al Curţii de Conturi.

____________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-5999) drept standarde proprii de audit”.

În vederea susţinerii constatărilor, concluziilor şi recomandărilor, probele de audit au fost obţinute prin desfăşurarea procedurilor de fond şi testarea controalelor-cheie, cu folosirea diferitor tehnici şi metode, inclusiv: examinarea documentelor contabile, intervievarea persoanelor responsabile, urmărirea tranzacţiilor în programul informaţional, reconcilierea conturilor contabile, efectuarea calculelor independente, verificarea exactităţii înregistrărilor în registrele contabile.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Probele de audit obţinute denotă că, deşi unele procese operaţionale ale Centrului pentru Drepturile Omului sînt organizate în vederea asigurării respectării cadrului legal-normativ, altele generează neregularităţi.

Astfel, deficienţele în instituirea sistemului de evidenţă contabilă au generat un şir de erori şi neconformităţi în contabilizarea mijloacelor publice, care au servit drept bază pentru exprimarea opiniei cu rezerve vizavi de Raportul financiar al instituţiei la situaţia din 01.01.2014.

Totodată, au fost atestate nereguli ce ţin de achiziţiile publice, care se referă la: organizarea activităţii grupului de lucru pentru achiziţii publice; planificarea şi desfăşurarea procedurilor de achiziţii publice; întocmirea dosarelor de achiziţii.

Au fost constatate rezerve la implementarea prevederilor Legii privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010.

De asemenea, au fost identificate neconcordanţe între diferite prevederi ale cadrului legislativ-normativ ce reglementează procedura de evaluare a performanţei, care restricţionează tratarea echitabilă a funcţionarului public.

Alocarea mijloacelor financiare la finele anului nu a permis Centrului pentru Drepturile Omului să valorifice resursele obţinute pentru achiziţionarea sediului instituţiei, angajaţii acestuia activînd în continuare în condiţii de risc.

În contextul celor consemnate şi în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului situaţiilor financiare ale Centrului pentru Drepturile Omului pe exerciţiul bugetar 2013, anexat la prezenta Hotărîre.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Centrului pentru Drepturile Omului şi se cere întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor expuse în Raportul de audit;

2.2. Cancelariei de Stat şi se cere armonizarea cadrului legislativ-normativ ce reglementează procedura de evaluare a performanţei funcţionarilor publici.

3. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit Guvernului Republicii Moldova şi Ministerului Justiţiei, pentru documentare şi utilizare în activităţile ce ţin de:

3.1. asigurarea cu sediu a Oficiului Avocatului Poporului în termen de 6 luni în conformitate cu art.41 alin.(3) din Legea nr.52 din 03.04.2014;

3.2. implementarea obiectivelor ce ţin de realizarea Strategiei de Reformă a Sectorului Justiţiei la componenta Consolidarea capacităţilor Centrului pentru Drepturile Omului şi ale instituţiei avocatului parlamentar.

4. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit, pentru informare:

4.1. Parlamentului Republicii Moldova şi Comisiei permanente pentru drepturile omului şi relaţii interetnice;

4.2. Preşedintelui Republicii Moldova.

5. Se ia act că, pe parcursul misiunii de audit, Centrul a întreprins următoarele acţiuni:

- mijloacele de transport primite cu titlu gratuit în valoare de 494,9 mii lei au fost înregistrate la componenta mijloace speciale;

- tehnica de calcul donată de PNUD în valoare de 229,4 mii lei a fost trecută la componenta mijloace speciale;

- operaţiunea contabilă privind înregistrarea cheltuielilor în sumă de 50,6 mii lei a fost stornată şi reflectată la alte mijloace fixe;

- valoarea uzurii mijloacelor fixe a fost corectată cu 40,5 mii lei;

- valoarea activului fix, precum şi uzura acestuia a fost corectată cu 11,00 mii lei;

- operaţiunile economice privind casarea a 3 obiecte de mică valoare şi scurtă durată în sumă de 9,4 mii lei au fost înregistrate în evidenţa contabilă.

6. Despre măsurile întreprinse pentru executarea punctului 2 din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni de la publicarea în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

7. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.37 din 10 iulie 2014

RAPORTUL

auditului situaţiilor financiare ale Centrului pentru Drepturile Omului¹

pe exerciţiul bugetar 2013

____________________

¹ Legea nr.52 din 03.04.2014 cu privire la Avocatul Poporului (Ombudsmanul).

Destinatarii Raportului:

Parlamentul Republicii Moldova

Comisia permanentă pentru drepturile omului şi relaţii interetnice

Centrul pentru Drepturile Omului din Moldova

Guvernul Republicii Moldova

Ministerul Justiţiei

Societatea civilă, alte părţi interesate

I. INTRODUCERE

Prezentul audit a fost iniţiat² în scopul atestării corectitudinii întocmirii şi prezentării în toate aspectele semnificative a situaţiilor financiare raportate de entitate la situaţia din 31.12.2013, cu expunerea opiniei asupra Raportului financiar.

____________________

² În conformitate cu art.28 şi art.31 alin.(1) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 şi cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014, aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 (cu modificările şi completările ulterioare).

Responsabilitatea conducerii Centrului pentru Drepturile Omului (în continuare – Centrul) constă în gestionarea bugetului instituţiei pentru realizarea obiectivelor stabilite, cu efectuarea operaţiunilor financiare conform cadrului general de ţinere a evidenţei contabile şi de raportare financiară. Din această perspectivă, implementarea unui sistem de management financiar şi control eficient este baza asigurării corectitudinii şi veridicităţii situaţiilor financiare şi prevenirii fraudei.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în oferirea asigurării rezonabile referitor la faptul că Raportul financiar al Centrului pe anul 2013 a fost întocmit corect, nu prezintă denaturări semnificative şi prezintă o imagine reală şi fidelă asupra situaţiei financiare şi celei patrimoniale ale entităţii, prin aplicarea procedurilor de audit potrivite pentru obţinerea probelor de audit suficiente şi adecvate.

Abordarea auditului

Misiunea de audit a fost planificată şi realizată în conformitate cu Standardele de audit aplicate de Curtea de Conturi³, ISSAI 100 şi ISSAI 200, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului financiar, precum şi cu Manualul de audit al regularităţii al Curţii de Conturi.

____________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 ,,Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-5999) drept standarde proprii de audit”.

Obiectivul general al auditului a constat în examinarea situaţiilor financiare raportate pe anul 2013, precum şi a operaţiunilor economice reflectate în acestea.

Obiectivele specifice determinate în vederea susţinerii obiectivului general au constat în verificarea:

• veridicităţii şi exactităţii prezentării şi raportării cheltuielilor bugetare în Raportul privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază (F-2);

• veridicităţii şi exactităţii prezentării şi raportării soldurilor şi tranzacţiilor în Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe (F-5);

• veridicităţii şi exactităţii soldurilor iniţiale şi finale prezentate şi raportate în Bilanţul instituţiilor publice finanţate de la buget (F-1);

• exactităţii achitării plăţilor salariale, inclusiv a dărilor de seamă (4BASS, MED08, IAL09, IRV09).

În vederea obţinerii probelor necesare realizării obiectivelor în cadrul prezentului audit, echipa a utilizat o combinaţie din diferite teste de audit, respectiv, abordarea directă de fond şi abordarea bazată pe sistem:

♦ testările de fond au fost aplicate pentru auditarea mijloacelor fixe şi a uzurii, obiectelor de mică valoare şi scurtă durată, remunerării muncii, evidenţei şi decontării combustibilului, decontărilor cu diferiţi debitori şi creditori. S-a optat pentru acest tip de testare deoarece sistemul de control intern existent nu furnizează o asigurare privind acurateţea situaţiilor financiare şi regularitatea tranzacţiilor;

♦ testele de control asupra controalelor-cheie identificate au fost aplicate pentru achiziţiile de mică valoare şi pentru procesul de delegare a personalului, deoarece putem avea încredere în controlul intern instituit în aceste procese.

Probele de audit au fost acumulate în baza examinării documentelor contabile, intervievării persoanelor responsabile şi urmăririi tranzacţiilor în programul informaţional. De asemenea, echipa de audit a aplicat următoarele tehnici de audit: reconcilierea conturilor contabile, efectuarea calculelor independente, verificarea exactităţii înregistrărilor în registrele contabile. Totodată, menţionăm că echipa de audit nu a participat la inventarierea bunurilor instituţiei, întrucît aceasta a fost efectuată la sfîrşitul anului 2013.

Reieşind din faptul că în structura Centrului nu este prevăzută unitatea de audit intern, echipa de audit nu a avut posibilitate să se alinieze prevederilor standardelor de audit ISSAI 1610⁴ şi bunelor practici în domeniu.

____________________

⁴ ISSAI 1610 “Utilizarea muncii auditurilor interni”.

Informaţiile privind tranzacţiile auditate şi mărimea eşantionului supus testării sînt redate în Anexa nr.1 la prezentul Raport.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Centrul pentru Drepturile Omului a fost creat în temeiul Legii cu privire la avocaţii parlamentari nr.1349-XIII din 17.10.1997. Prin Hotărîrea Parlamentului Republicii Moldova nr.57-XVI din 20.03.2008 a fost aprobată structura Centrului şi aspectele ce ţin de angajaţii şi finanţarea acestuia⁵. Structura Centrului este descrisă în Anexa nr.2 la prezentul Raport.

____________________

⁵ Hotărîrea Parlamentului nr.57-XVI din 20.03.2008 “De aprobare a Regulamentului Centrului pentru Drepturile Omului, a structurii, a statului de funcţii şi a modului de finanţare a acestuia”.

Centrul este o instituţie de stat independentă, care promovează şi protejează drepturile omului, apără persoanele ale căror drepturi au fost încălcate şi întreprinde toate acţiunile necesare de prevenire a încălcării acestora.

Criteriile de organizare a evidenţei contabile

Potrivit cadrului legislativ-normativ⁶, Centrul, în calitate de executor primar de buget, este responsabil de planificarea bugetului în conformitate cu Normele metodologice elaborate şi remise de Ministerul Finanţelor, precum şi de executarea bugetului, urmînd să-şi organizeze evidenţa contabilă în temeiul Legii contabilităţii, instrucţiunilor şi regulamentelor aprobate de Ministerul Finanţelor, aplicabile instituţiilor publice. Raportul financiar se întocmeşte în baza Normelor metodologice aprobate de Ministerul Finanţelor pentru sistemul bugetar, în conformitate cu art.4 alin.(6) din Legea contabilităţii.

____________________

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007; Regulamentul privind statutul, drepturile şi obligaţiunile executorilor de buget, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007; Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

Finanţarea Centrului

Pentru anul 2013, instituţiei i-au fost precizate mijloace financiare de la bugetul de stat (pe toate componentele) în sumă totală de 15919,4 mii lei, inclusiv: 5858,9 mii lei – pentru întreţinerea instituţiei, şi 10060,5 mii lei – pentru realizarea reformei în domeniul justiţiei, inclusiv 9768,9 mii.lei – pentru procurarea sediului instituţiei.

Pe parcursul anului, sursele prevăzute pentru întreţinerea instituţiei (5858,9 mii lei) au fost executate la nivel de 95,4%. Mijloacele destinate pentru realizarea reformei în domeniul justiţiei (10060,5 mii lei) au fost valorificate doar în mărime de 2,9%, deoarece rectificarea bugetului de stat a fost efectuată în luna noiembrie⁷, respectiv, instituţia nu a avut suficient timp pentru a valorifica aceste resurse, fiind executate doar 281,5 mii lei.

____________________

⁷ Legea nr.277 din 15.11.2013 pentru modificarea Legii bugetului de stat pe anul 2013 nr.249 din 2 noiembrie 2012, în vigoare din 30.11.2013.

III. CONSTATĂRILE AUDITULUI

3.1. Organizarea evidenţei contabile

În organizarea evidenţei contabile, Centrul aplică sistemul contabil în partidă dublă. Raportul financiar este o reprezentare structurată a situaţiilor financiare (Bilanţul instituţiei; Raportul privind executarea bugetului din contul cheltuielilor de bază etc.) şi se prezintă trimestrial şi anual Ministerului Finanţelor.

În conformitate cu art.16 alin.(2) din Legea contabilităţii şi cu Ordinul ministrului finanţelor nr.92 din 24.06.2013⁸, entitatea urma să-şi elaboreze Politica de contabilitate. Contrar prevederilor stipulate, conducerea instituţiei nu a asigurat întocmirea acestui document operaţional. Ţinem să menţionăm că pe parcursul misiunii de audit, la recomandarea echipei de audit, contabilul-şef al Centrului a elaborat proiectul politicii de contabilitate, care urmează a fi aprobat.

____________________

⁸ Ordinul ministrului finanţelor nr.92 din 24.06.2013 “Cu privire la aprobarea Politicii de contabilitate tip pentru instituţiile publice”.

Evidenţa contabilă este susţinută de Programul contabil Universal accounting SL – versiunea Buget. Contabilul-şef introduce manual în sistemul informaţional datele din documentele primare, iar programul le generalizează în rapoarte universale separate pe fiecare cont contabil, note contabile, Cartea mare, generînd rapoarte financiare trimestriale şi anuale. Ulterior, aceeaşi persoană (contabilul-şef) verifică şi semnează notele de contabilitate şi rapoartele financiare, fapt ce a cauzat erori în contabilizarea mijloacelor publice, constatate şi descrise în prezentul Raport.

Verificările efectuate de echipa de audit au identificat că inventarierea patrimoniului instituţiei nu se conformează tuturor cerinţelor reglementate⁹. Prin urmare, pentru anul 2012, inventarierea resurselor băneşti şi a valorilor materiale nu a fost efectuată, fapt prin care instituţia nu s-a asigurat că cunoaşte situaţia patrimonială reală, totodată creînd întrebări pentru auditorii externi asupra veridicităţii soldurilor la începutul anului 2013. Doar în luna octombrie 2013, prin ordinul conducătorului a fost iniţiată organizarea anuală a inventarierii, ale cărei rezultate au atestat surplusuri de tehnică de calcul donată de PNUD în anul 2011, fapt ce prezintă riscuri pentru organizarea corectă a evidenţei contabile şi raportării veridice.

____________________

⁹ Ordinul ministrului finanţelor nr.60 din 29.05.2012 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea”.

3.2. Prezentarea şi raportarea informaţiilor în raportul financiar¹⁰

____________________

¹⁰ Bilanţul instituţiilor publice finanţate de la buget (Formularul nr.1); Raportul privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază (Formularul nr.2), precum şi în alte rapoarte – părţi componente ale Raportului financiar.

În urma verificărilor efectuate, echipa de audit a identificat multiple probleme şi deficienţe care afectează acurateţea/credibilitatea situaţiilor financiare, cele mai semnificative fiind expuse în continuare.

3.2.1. Raportul privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază, la 1 ianuarie 2014

Cele mai semnificative categorii de operaţiuni economice prezentate în acest raport sînt: cheltuielile pentru retribuirea muncii, plata mărfurilor şi serviciilor, contribuţiile de asigurări sociale de stat obligatorii, primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală.

Testările efectuate de echipă vizavi de utilizarea mijloacelor financiare şi exactitatea întocmirii raportului respectiv au elucidat un şir de nereguli, care agregat au afectat semnificativ veridicitatea informaţiilor prezentate în raport, şi anume:

1. la compartimentul retribuirea muncii şi plăţile aferente, cheltuielile au fost contabilizate incorect, devierile constituind 6,1 mii lei. Deşi aceste nereguli nu afectează individual exactitatea raportului, ele sînt semnificative prin natura lor, deoarece influenţează veridicitatea dărilor de seamă prezentate altor entităţi (4BASS, MED08, IAL09, IRV09);

2. la compartimentul deplasări în interes de serviciu, verificările auditului privind exactitatea calculării şi compensării cheltuielilor de delegare nu au atestat devieri de la normele reglementate;

3. la compartimentul plata mărfurilor şi serviciilor, au fost constatate nereguli atît la efectuarea, cît şi la raportarea acestor cheltuieli:

♦ aplicarea eronată de către contabilul-şef a preţurilor a diminuat cheltuielile efective raportate la art.113.13 cu 4,2 mii lei. Pe parcursul misiunii de audit, erorile atestate au fost înlăturate prin note contabile;

♦ cheltuielile pentru instruirea personalului din contul alocaţiilor pentru reforma în domeniul justiţiei, în sumă de 201,2 mii lei, urmau a fi reflectate la art.113.21 “Formare profesională”, de facto fiind atribuite incorect la art.113.45;

♦ cheltuielile privind achiziţionarea lucrărilor de creare şi configurare a site-ului www.ombudsman.md, pagina oficială a Centrului, în valoare de 50,6 mii lei, urmau a fi reflectate la art.242 “Procurarea mijloacelor fixe”, de facto fiind atribuite eronat la art.113.30 “Lucrări de informatică şi de calcul”, prevăzut pentru procurarea pachetelor de programe informatice cu preţul de achiziţionare de pînă la 6,0 mii lei per unitate;

♦ contrar prevederilor cadrului normativ¹¹, pentru organizarea Conferinţei Internaţionale “Respectarea drepturilor copilului la adopţie în familie” instituţia nu a întocmit devizul de cheltuieli şi darea de seamă cu anexarea actelor justificative privind cheltuielile efectuate; a depăşit limita cheltuielilor plafonate pentru 3 poziţii cu 13,8 mii lei, cea mai semnificativă fiind la traducerea simultană – cu 13,6 mii lei. În acest context, se menţionează că plafonul cheltuielilor pentru traducerea simultană (60-70 lei ora/persoană) aprobat prin actele normative este net inferior ofertelor reale de piaţă (1000 lei ora/persoană)¹², ca urmare instituţia contractînd neregulamentar serviciile respective la preţul de 1100 lei ora/persoană; în evidenţa contabilă nu au fost decontate 10,1 mii lei pentru rechizitele de birou, suvenirele, broşurile şi pliantele destinate conferinţei menţionate.

____________________

¹¹ Hotărîrea Guvernului nr.550 din 13.06.1997 “Privind cheltuirea mijloacelor pentru primirea şi deservirea delegaţiilor oficiale străine şi a anumitor persoane”; Hotărîrea Guvernului nr.1151 din 02.09.2002 “Despre aprobarea Regulamentului cu privire la normativele de cheltuieli pentru desfăşurarea conferinţelor, simpozioanelor, festivalurilor etc. de către instituţiile publice finanţate de la bugetul public naţional”.

¹² Preţurile oferite de Asociaţia traducătorilor profesionişti.

3.2.2. Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe la situaţia din 1 ianuarie 2014

Neregulile atestate de echipa de audit ca rezultat al reconcilierii conturilor şi verificării exactităţii înregistrărilor în registrele contabile au afectat semnificativ veridicitatea informaţiilor prezentate în Raport (a se vedea Tabelul nr.1).

• Mijloacele fixe (conturile 010-019)

Procedurile de audit aplicate constată că soldurile iniţiale ale mijloacelor fixe raportate la 01.01.2013, precum şi cele finale din 31.12.2013 nu reflectă veridic/real situaţia mijloacelor fixe. Prin urmare,

♦ la 01.01.2013 valoarea mijloacelor fixe a fost neregulamentar majorată la componenta de bază cu 460,7 mii lei şi diminuată la alte componente cu 503,6 mii lei. Aceste inconvenienţe au fost cauzate de neînregistrarea în perioadele anterioare a fondurilor de bibliotecă (c.018) în valoare de 42,9 mii lei, precum şi de raportarea eronată la componenta de bază a mijloacelor de transport primite cu titlu gratuit în sumă de 494,9 mii lei şi a tehnicii de calcul în valoare de 8,7 mii lei;

♦ nu a fost reflectat la contul “Alte mijloace fixe” (c.019) costul site-lui www.ombudsman.md în valoare de 50,6 mii lei;

♦ tehnica de calcul donată de PNUD în sumă de 147,8 mii lei, atestată de comisia de inventariere drept surplus, ulterior a fost eronat raportată la componenta de bază fără a ţine cont de sursa de finanţare;

♦ modificarea nefondată în programul contabil a valorii mijlocului fix a generat majorarea la 31.12.2013 a soldului contului “Maşini şi utilaje” (c.013) cu 11,0 mii lei;

♦ soldul activelor fixe raportat la finele anului a fost nejustificat majorat la componenta de bază cu 568,9 mii lei şi diminuat la alte componente cu 651,4 mii lei.

Se ia act că, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit, tehnica de calcul donată de PNUD în valoare de 147, 8mii lei a fost trecută la componenta mijloace speciale, mijloacele de transport primite cu titlu gratuit în valoare de 494,9 mii lei au fost înregistrate la componenta mijloace speciale, operaţiunea contabilă privind înregistrarea cheltuielilor în sumă de 50,6 mii lei a fost stornată şi reflectată la alte mijloace fixe. De asemenea, a fost corectată operaţiunea de reflectare în evidenţă a valorii activului fix, cît şi a uzurii acestuia în valoare de 11,0 mii lei.

• Uzura mijloacelor fixe (contul 02)

Ca rezultat al recalculelor efectuate de echipa de audit, au fost constatate abateri şi iregularităţi la calcularea, decontarea şi raportarea soldurilor uzurii mijloacelor fixe, care au influenţat veridicitatea informaţiilor raportate la începutul şi finele anului. Astfel,

• la 01.01.2013 valoarea uzurii reflectată în raportul financiar nu este veridică, aceasta fiind majorată eronat cu 7,4 mii lei;

♦ urmare a verificării corectitudinii de calculare a uzurii, auditul a constatat 2 cazuri de majorare neîntemeiată a valorii uzurii cu 40,5 mii lei;

♦ testarea decontării valorii uzurii la casarea mijloacelor fixe a constatat erori în sumă de 11,0 mii lei, generate de ajustările eronate în programul contabil;

♦ reconcilierile efectuate au confirmat că soldul final al uzurii mijloacelor fixe prezentat la finele anului în Cartea mare, în bilanţul contabil şi în Formularul nr.5 nu corespunde situaţiilor analitice reflectate în Borderoul activelor fixe pe anul 2013 cu 10,2 mii lei. Totodată, luînd în calcul devierile constatate de audit la verificarea soldului iniţial, calculului şi decontării uzurii, soldul final a fost incorect majorat cu 37,0mii lei.

Se ia act că, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit a fost corectată valoarea uzurii cu 40,5 mii lei.

3.2.3. Contabilizarea şi raportarea obiectelor de mică valoare şi scurtă durată

Conform evidenţei contabile, la finele anului 2013 au fost înregistrate obiecte de mică valoare şi scurtă durată (în continuare – OMVSD) în sumă de 724,4 mii lei, sau cu 110,0 mii lei mai mult faţă de începutul anului.

În urma reconcilierii conturilor, au fost atestate următoarele nereguli şi abateri care au afectat veridicitatea bilanţului contabil:

♦ la 01.01.2013 valoarea soldului iniţial al OMVSD (c.071) nu a fost reflectată veridic, fiind diminuată cu 52,5 mii lei. Abaterile constatate au fost cauzate de necontabilizarea unui activ în valoare de 3,0 mii lei la momentul trecerii mijloacelor fixe la categoria OMVSD, precum şi de reflectarea eronată a acestora la contul de materiale (063) în sumă de 49,5 mii lei;

♦ tehnica de calcul donată de PNUD stabilită ca surplus la inventariere în sumă de 92,8 mii lei a fost eronat raportată la componenta de bază, fără a lua în considerare sursa de finanţare;

♦ în lipsa actelor de casare, au fost decontate obiecte în sumă de 6,4 mii lei, concomitent 4 OMVSD în sumă de 10,0 mii lei au fost casate fără efectuarea înregistrărilor respective în evidenţa contabilă;

♦ au fost casate neregulamentar de la componenta de bază 3 obiecte în valoare de 10,0 mii lei, primite cu titlu gratuit de la PNUD;

♦ soldul final al OMVSD (c.071) raportat la finele anului, luînd în considerare devierile menţionate anterior, nu este veridic, fiind nefondat majorat cu 28,5 mii lei la componenta de bază şi diminuat cu 97,4 mii lei la alte componente.

Se ia act că în evidenţa contabilă au fost înregistrate operaţiunile economice privind casarea a 3 OMVSD în sumă de 9,4 mii lei. Totodată, reflectarea tehnicii de calcul donată de PNUD la componenta de bază a fost corectată, bunurile în valoare de 81,5 mii lei fiind trecute la componenta mijloace speciale.

3.2.4. Decontări cu diferiţi debitori şi creditori

Echipa de audit a constatat că Centrul dispune de acte de verificare a decontărilor cu 60% din agenţii economici. Totodată, au fost atestate unele devieri între datele evidenţei contabile şi cele din actele de verificare semnate de ambele părţi, fiind stabilite necorespunderi atît la creanţe în cuantum de 41% (1,1 mii lei), cît şi la datorii – de 9% (1,2 mii lei), ceea ce afectează veridicitatea şi exactitatea decontărilor raportate la situaţia din 01.01.2013. Inconvenienţe au fost constatate şi la finele anului de raportare, valoare creanţelor fiind diminuată cu 2,4 mii lei.

3.2.5. Bilanţul contabil

După cum se vede din tabel, denaturările elucidate în capitolele anterioare influenţează semnificativ veridicitatea reflectării soldurilor în bilanţul contabil la începutul şi sfîrşitul anului 2013. Denaturările identificate sînt generate, în mare parte, de înregistrarea eronată a activelor la conturile contabile, precum şi de clasificarea necorespunzătoare a acestora în funcţie de sursa de provenienţă a lor, situaţia fiind prezentată detaliat pe elemente contabile în tabelul ce urmează.

Reieşind din datele tabelului, conchidem că valoarea denaturărilor estimate agregat constituie, pe partea de activ la începutul anului, 1060,8 mii lei şi la sfîrşitul anului – 1262,9 mii lei, iar pe partea de pasiv la începutul anului – 1025,38 mii lei şi la sfîrşitul anului – 1384,4 mii lei.

OPINIE DE AUDIT

Opinie cu rezerve privind raportul financiar

În opinia echipei de audit, cu excepţia aspectelor problematice prezentate în Raport, situaţiile financiare ale Centrului, la situaţia din 31.12.2013, sînt elaborate şi raportate sub toate aspectele semnificative în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil.

3.3. Alte constatări relevante cu reflecţie asupra bunei guvernări a instituţiei

3.3.1. Implementarea sistemului de management financiar şi control

Deşi, conform Declaraţiei privind buna guvernare, emisă de directorul Centrului pentru anul 2013, s-a afirmat că la nivelul instituţiei sistemul de management financiar şi control (în continuare – MFC) este organizat şi funcţionabil, auditul a constatat că acesta este doar la etapa de pregătire.

Potrivit cadrului legal¹³, conducerea Centrului este responsabilă de implementarea sistemului de management financiar şi control, evaluarea funcţionalităţii lui, precum şi de aprecierea gradului de conformitate a acestuia cadrului normativ în domeniu. Prin Declaraţia privind buna guvernare conducerea Centrului a confirmat că MFC este organizat şi funcţionabil¹⁴, are la bază evaluarea riscurilor, astfel încît furnizează o asigurare rezonabilă precum că fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale au fost utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, eficienţă, eficacitate, legalitate, etică şi integritate.

____________________

¹³ Legea nr.229 din 23.09.2010; Ordinul nr.49 din 26.04.2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar şi control şi emiterea declaraţiei privind buna guvernare.

¹⁴ A se vedea Anexa nr.3. Declaraţia privind buna guvernare din 25.02.2013.

Auditul a constatat că Centrul este doar la etapa de pregătire¹⁵ a MFC, urmînd a fi realizate acţiuni în vederea: descrierii proceselor de bază; identificării riscurilor; implementării activităţilor de control ca răspuns la riscurile identificate, în special a controalelor de prevenire; asigurării informării şi comunicării la toate nivelurile instituţionale şi monitorizării acestui sistem în întregime, pentru ajustarea şi actualizarea lui în funcţie de necesităţile emergente.

____________________

¹⁵ Procesul de organizare a MFC implică două faze: 1) etapa de pregătire şi 2) etapa de implementare.

3.3.2. Structura administrativă a Centrului

Centrul are o structură difuză, cu subordonări duble, delegare neclară a responsabilităţilor, care rezultă din prevederile contradictorii ale cadrului legal instituţional. De asemenea, au fost constatate ambiguităţi la instituirea unităţilor structurale, respectarea proporţiilor la instituirea posturilor, precum şi la completarea şi avizarea statului de personal.

Structura funcţională a Centrului, aprobată prin Hotărîrea Parlamentului nr.57-XVI din 20.03.2008, constă din 4 avocaţi parlamentari, egali în drepturi, Aparatul avocaţilor parlamentari, 5 servicii, cancelaria, reprezentanţele teritoriale Bălţi, Cahul, Comrat şi Varniţa, limita de personal fiind de 55 de angajaţi.

În urma verificărilor efectuate, echipa de audit a constatat inconsecvenţa dintre Hotărîrea Parlamentului nr.57-XVI din 20.03.2008, în care este definită unitatea structurală “Aparatul avocatului parlamentar”, şi Hotărîrea Guvernului nr.1001 din 26.12.2011, care nu prevede o astfel de subdiviziune¹⁶. Potrivit schemei de încadrare, Aparatul avocatului parlamentar se compune din 8 unităţi de personal: 4 consultanţi principali ai avocatului poporului, contabilul-şef, un consultant principal – responsabil de resurse umane, un consultant superior şi secretarul conducătorului. De specificat că unitatea respectivă activează în lipsa şefului de subdiviziune, situaţie similară atestată şi în cazul subdiviziunii “Serviciul de monitorizare şi investigaţii”. Ca urmare, subdiviziunile menţionate nu au elaborate Regulamente interne, ceea ce nu permite evaluarea obiectivă a activităţilor realizate de angajaţii acestora şi nu oferă premise obiective pentru evaluarea calitativă a performanţelor individuale şi colective.

____________________

¹⁶ Anexa nr.2 la Hotărîrea Guvernului nr.1001 din 26.12.2011 “Privind punerea în aplicare a unor acte legislative”.

Personalul Centrului are statut de funcţionar public, activitatea acestuia fiind reglementată de Legea nr.158-XVI din 04.07.2008¹⁷ şi alte acte legislativ-normative relevante, însă unele prevederi nu au fost aplicate, şi anume:

____________________

¹⁷ Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public.

♦ Centrul nu a remis statul de personal spre avizare Cancelariei de Stat (Direcţiei politica de cadre) deoarece această obligativitate a fost prevăzută pentru entitate prin Legea nr.268 din 29.11.2012¹⁸ (intrată în vigoare din 08.02.2013). Pe parcursul anului 2013 nu au fost întreprinse măsuri în vederea conformării la prevederile legale, entitatea explicînd acest lucru prin faptul că se afla în proces de elaborare a noii Legi cu privire la Avocatul Poporului (Ombudsmanul), care presupunea crearea unei noi structuri a Centrului;

____________________

¹⁸ Legea nr.268 din 29.11.2012 pentru modificarea şi completarea Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public.

♦ la crearea subdiviziunilor structurale, nu au fost respectate proporţiile stabilite în pct.8 din Anexa nr.2 la Hotărîrea Guvernului nr.1001 din 26.12.2011;

♦ angajaţii din cadrul Serviciului de recepţionare a petiţiilor, neîndeplinind sarcini de elaborare sau coordonare a elaborării politicilor, deţin funcţii publice de consultant/consultant superior.

3.3.3. Conformitatea procesului de evaluare a performanţei colective

Urmare a examinării procedurii de evaluare a performanţei colective, s-a constatat că procedura respectivă se desfăşoară de 2 ori pe an, rezultatele fiind expuse în rapoartele semestriale de activitate – procesele-verbale ale Comisiei de evaluare şi ordinele conducătorului cu privire la stabilirea sporului pentru performanţa colectivă.

În procedura de evaluare a unor angajaţi au fost atestate inconvenienţe generate de unele neconcordanţe între diferite prevederi ale cadrului legislativ-normativ ce reglementează procesul în cauză, şi anume:

♦ pct.6 din Anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 prevede că “Evaluarea nu va fi efectuată dacă funcţionarul public şi-a exercitat efectiv atribuţiile de serviciu în perioada evaluată mai puţin de patru luni în funcţia publică respectivă”, iar pct.65 din Hotărîrea Guvernului nr.94 din 01.02.2013 prevede că “Şeful subdiviziunii stabileşte sporul pentru performanţa colectivă pentru fiecare funcţionar public, în limitele sumei acordate pentru subdiviziune şi redusă cu mărimea sporului acordat şefului acesteia, în funcţie de aportul fiecăruia la realizarea obiectivelor subdiviziunii, determinat prin procedura de monitorizare şi evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarului public”;

♦ art.8 alin.(5) din Legea nr.48 din 22.03.2012 privind sistemul de salarizare a funcţionarilor publici prevede că sporul pentru performanţa colectivă poate fi stabilit atît de conducătorul subdiviziunii, cît şi de conducătorul autorităţii publice, iar în pct.65 din Regulamentul cu privire la evaluarea performanţei colective, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.94 din 01.02.2013, este specificat că sporul pentru performanţa colectivă poate fi distribuit fiecărui funcţionar public doar de către şeful subdiviziunii. Astfel, în Regulamentul menţionat nu este prevăzută situaţia distribuirii sporului pentru performanţa colectivă la nivelul subdiviziunii în lipsa şefului acesteia.

3.3.4. Gestionarea activelor primite de la Aparatul Parlamentului

De la crearea Centrului pentru Drepturile Omului şi pînă în prezent, instituţia nu dispune de sediu propriu, activitatea fiind desfăşurată într-un edificiu luat în comodat de la Aparatul Parlamentului RM. Clădirea este avariată, avînd un grad de rezistenţă seismică aproape nul, nu corespunde normativelor în construcţie şi standardelor tehnice, fapt confirmat prin Actul de expertiză tehnică nr.NDA-67 din 26.03.1998 eliberat de Serviciul de Stat pentru verificarea şi expertizarea construcţiilor. În prezent, contractul de locaţiune între Aparatul Parlamentului şi Centru nu a fost prelungit din motive expuse anterior¹⁹.

____________________

¹⁹ Scrisoarea Secretariatului Parlamentului şi Raportul de expertiză tehnică a clădirii.

Astfel, angajaţii Centrului îşi desfăşoară activitatea în condiţii de risc, nefiindu-le asigurat nivelul de protecţie şi de siguranţă necesar.

Pentru procurarea sediului, în luna noiembrie, prin Legea nr.277 din 15.11.2013²⁰, au fost alocate mijloace financiare în sumă de 9768,9 mii lei. Menţionăm că Centrul a efectuat regulamentar procedura de licitaţie publică, însă ofertele parvenite nu corespundeau criteriilor înaintate în documentele de licitaţie. Ţinînd cont de faptul că mijloacele financiare au fost alocate la sfîrşitul anului, organizarea şi desfăşurarea unei noi proceduri de achiziţie publică a fost irealizabilă.

____________________

²⁰ Legea nr.277 din 15.11.2013 pentru modificarea Legii bugetului de stat pe anul 2013 nr.249 din 2 noiembrie 2012.

Ulterior, la începutul anului 2014, Centrul a solicitat mijloace financiare pentru procurarea sediului înaintînd adresări instituţiilor competente ale statului, care nu au avut finalitate deoarece, conform răspunsurilor primite, mijloacele financiare pentru implementarea Strategiei de reformă a sectorului justiţiei în anul 2014 au fost deja repartizate pe beneficiari şi nu pot fi realocate.

De asemenea, în luna mai 2008, prin Hotărîrea Parlamentului, Centrul a primit cu titlu gratuit 2 automobile amortizate complet (Gaz 2410, anul de fabricaţie 1991 şi Gaz 3102, anul de fabricaţie 1993). Acestea nu au fost utilizate de instituţie din cauza stării deplorabile şi a consumului exagerat şi iraţional de combustibil, ceea ce afectează considerabil bugetul limitat al instituţiei.

3.3.5. Organizarea procesului de achiziţie în cadrul Centrului

Testările echipei de audit au identificat ineficienţa activităţilor de control intern atît la planificarea, cît şi la organizarea procesului de achiziţie publică, cauzată, în mare parte, de executarea formală a atribuţiilor de către membrii grupului de lucru.

Desfăşurarea procedurilor de achiziţie publică în cadrul Centrului se realizează de către Grupul de lucru pentru achiziţii. Acesta se ghidează în activitatea sa atît de cadrul legislativ-normativ, cît şi de Regulamentul intern. Auditul relevă necesitatea modificării şi ajustării Regulamentului menţionat la cerinţele Legii privind controlul financiar public intern. Astfel, documentul vizat urmează a fi completat cu reglementarea activităţilor de control intern în procesul de achiziţii publice, şi anume: divizarea sarcinilor în cadrul Grupului de lucru, stabilirea persoanelor responsabile de planificarea necesarului de bunuri şi servicii, precum şi de elaborarea Planului anual de achiziţii etc. Acestea din urmă, precum şi unele mici abateri de la procedura prestabilită au condiţionat prezenţa următoarelor nereguli:

♦ nu au fost examinate şi concretizate necesităţile instituţiei de bunuri, lucrări şi servicii, în limita mijloacelor financiare repartizate pentru aceste scopuri;

♦ nu au fost planificate corespunzător achiziţiile publice, inclusiv nu a fost întocmit Planul anual şi cel trimestrial al achiziţiilor publice;

♦ în contradicţie cu prevederile art.14 alin.(3) din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice şi pct.9 din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1380 din 10.12.2007²¹, membrii grupului nu au semnat declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate, dar au participat la procedura de evaluare a ofertelor şi au semnat procesele-verbale de evaluare, ceea ce poate favoriza concurenţa neloială în cadrul acestor proceduri şi apariţia riscului de fraudă;

____________________

²¹ Regulamentul cu privire la activitatea grupului de lucru pentru achiziţii, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1380 din 10.12.2007.

♦ cu toate că dosarele de achiziţie în cadrul Centrului au fost cusute, contrar prevederilor pct.6 din Hotărîrea Guvernului nr.9 din 17.01.2008 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţii publice”, nu a fost asigurată ştampilarea şi numerotarea dosarelor în aşa mod încît să asigure integritatea acestora şi să excludă posibilitatea sustragerii sau înlocuirii înscrisurilor pe care acestea le conţin.

În contextul constatărilor din prezentul Raport de audit, se menţionează că în luna aprilie 2014 a fost aprobată Legea nr.52 din 03.04.2014 cu privire la Avocatul Poporului (Ombudsmanul). În opinia conducerii Centrului, noua lege nu va contribui la soluţionarea problemelor descrise în prezentul Raport, persistînd riscul perpetuării acestora.

Recomandări Centrului pentru Drepturile Omului:

1. Să aprobe şi să înainteze Ministerului de Finanţe spre coordonare Politica de contabilitate, în conformitate cu cadrul legislativ în vigoare;

2. Să desfăşoare procedura de inventariere anuală a patrimoniului instituţiei cu respectarea obligatorie a cerinţelor prevăzute de cadrul normativ de reglementare;

3. Să efectueze corectarea registrelor contabile şi a raportului financiar pe anul 2013;

4. Să implementeze în cadrul instituţiei sistemul de management financiar şi control, utilizînd procedurile descrise detaliat în Manualul de management financiar şi control, cu desemnarea persoanelor responsabile de componenta respectivă;

5. La elaborarea noii structuri, să fie clar divizate obiectivele şi responsabilităţile subdiviziunilor structurale din componenţa entităţii;

6. Să revizuiască componenţa Grupului de lucru pentru achiziţii publice, prin divizarea clară a responsabilităţilor membrilor acestuia;

7. Să instituie proceduri de control în domeniul achiziţiilor publice, care să asigure planificarea şi raportarea achiziţiilor publice conform cadrului regulator.

ANEXE

Anexa nr.1

PROCEDURILE SUPUSE VERIFICĂRII ŞI CRITERIILE APLICATE

Instituţia responsabilă: Centrul pentru Drepturile Omului

Procesul auditat: Raportul privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază, la 1 ianuarie 2013 şi la 1 ianuarie 2014 (Formularul nr.2)

Procesul auditat: Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe la 1 ianuarie 2014 (Formularul nr.5)

Procesul auditat: Bilanţul executării bugetului autorităţilor/instituţiilor publice, la 1 ianuarie 2014 (Formularul nr.1)

Procesul auditat: Achiziţiile publice

Anexa nr.2

CADRUL DE REGLEMENTARE

Nu sînt elaborate regulamente interne pentru Aparatul avocatului parlamentar şi pentru Serviciul de monitorizare şi investigaţii.

Structura organizaţională a Centrului se rezumă la 4 avocaţii parlamentari, Aparatul avocaţilor parlamentari, 5 servicii, Cancelaria, reprezentanţele teritoriale Bălţi, Cahul, Comrat şi Varniţa, avînd o limită de personal de 55 de angajaţi. La situaţia din 31.12.2013, erau real încadraţi 44 de angajaţi, dintre care: 4 cu funcţie de demnitate publică (avocaţii parlamentari), 7 – cu funcţie de conducere, 25 – cu funcţie de execuţie şi 8 – personal auxiliar-administrativ.

Anexa nr.3