Hotărîre nr.94 din 25.04.2002 privind Recomandările referitor la elaborarea de către băncile din Republica Moldova a programelor privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului

BANCA NAŢIONALĂ A MOLDOVEI

H O T Ă R Î R E

privind Recomandările referitor la elaborarea de către băncile din

Republica Moldova a programelor privind prevenirea şi

combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului

nr. 94  din  25.04.2002

 (în vigoare 02.05.2002) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr.59-61 art.143 din 02.05.2002

* * *

Abrogat: 14.12.2011

Hotărîrea BNM nr.262 din 17.11.2011

Notă: În denumire şi în continuare după text, după cuvintele “spălarea banilor” la cazul respectiv, se introduc cuvintele “şi finanţarea terorismului” conform Hot. BNM nr.243 din 14.09.2006, în vigoare 22.09.2006

Întru executarea articolului 11 şi 44 din Legea cu privire la Banca Naţională a Moldovei şi articolelor 1, 17, 23, 25, 29, 33, 34 şi 40 din Legea instituţiilor financiare, precum şi în scopul elaborării de către băncile comerciale a programelor adecvate privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului,

S-A HOTĂRÎT:

1. Se aprobă Recomandările referitor la elaborarea de către băncile din Republica Moldova a programelor privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (se anexează).

2. Instituţiile financiare, în termen de pînă la 15 iulie 2002, vor perfecta programele proprii, privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, ţinînd cont de prevederile prezentelor Recomandări şi le vor prezenta la Banca Naţională.

3. Controlul asupra executării prezentei hotărîri îl exercită Departamentul Reglementare şi Supraveghere Bancară.

4. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

RECOMANDĂRI

REFERITOR LA ELABORAREA DE CĂTRE BĂNCILE DIN

REPUBLICA MOLDOVA A PROGRAMELOR PRIVIND PREVENIREA

ŞI COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR ŞI FINANŢĂRII TERORISMULUI

1. Dispoziţii generale

1.1. Recomandările cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului de către băncile din Republica Moldova (în continuare Recomandări) sînt elaborate în conformitate cu împuternicirile Băncii Naţionale a Moldovei, prevăzute la articolele 11 şi 44 din Legea cu privire la Banca Naţională, articolele 1, 17, 25, 29, 33, 34, 40 din Legea instituţiilor financiare precum şi întru executarea prevederilor articolului 23 din Legea instituţiilor financiare şi a prevederilor Legii cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

1.2. Prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului este o contribuţie majoră pentru economia naţională şi conduce la sporirea încrederii în sistemul bancar.

1.3. Obiectivul prezentelor Recomandări este de a îndruma băncile licenţiate referitor la elaborarea programelor proprii privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, în vederea abilitării instituţiilor financiare de a atrage şi păstra mijloace legitime de la clienţi legitimi, avînd ca scop evitarea riscurilor aferente spălării banilor şi finanţării terorismului şi anume riscurilor de imagine, operaţionale, legale, de concentrare şi riscul tehnologiilor informaţionale.

[Pct.1.3 modificat prin Hot. BNM nr.171 din 11.09.2008, în vigoare 03.10.2008]

1.4. Prezentele Recomandări sînt o continuare a Recomandărilor cu privire la sistemele de control intern care dezvăluie subiectele fundamentale în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

2. Responsabilitatea

2.1. Consiliul instituţiei financiare este responsabil pentru elaborarea şi asigurarea aplicării unui program intern adecvat privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, de care depinde prevenirea şi depistarea la timp a operaţiunilor suspecte în cadrul instituţiei financiare. Dispunerea de un astfel de program constituie mijlocul cel mai eficient prin care o instituţie financiară poate să se protejeze contra implicării în tranzacţii ce pot facilita activităţi ilicite, precum şi să asigure respectarea normelor aplicabile de raportare a activităţilor suspicioase.

2.2. Consiliul şi comitetul executiv al instituţiei financiare sînt responsabili, în limitele competenţelor sale, de conformarea activităţii instituţiei financiare prevederilor legislaţiei în vigoare în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

3. Riscurile aferente spălării banilor şi finanţării terorismului

La elaborarea programelor contra spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţiile financiare trebuie să ia în consideraţie riscurile aferente spălării banilor şi finanţării terorismului în scopul minimizării acestora.

3.1. Riscul imaginii

Riscul imaginii e definit ca posibilitatea apariţiei publicităţii adverse privind practicile de afaceri ale instituţiei financiare ce poate cauza o pierdere a încrederii în integritatea instituţiei. Acest risc poate impune un pericol major instituţiilor financiare, avînd în vedere faptul că natura afacerii lor necesită menţinerea încrederii deponenţilor, creditorilor şi a pieţei.

3.2. Riscul operaţional

Riscul operaţional poate fi definit ca riscul pierderilor directe sau indirecte, care rezultă din procese interne inadecvate sau eşuate, persoane sau evenimente externe.

3.3. Riscul legal

Riscul legal este posibilitatea ca acţiunile de judecată, hotărîrile adverse sau contractele care sînt, de fapt, irealizabile pot afecta negativ operaţiunile sau situaţia instituţiei. Instituţiile financiare nu vor fi capabile să se protejeze efectiv contra unor astfel de riscuri, dacă nu vor efectua o monitorizare corectă la identificarea clienţilor şi înţelegerea afacerilor acestora.

3.4 Riscul de concentrare

Riscul de concentrare se referă la:

• partea activă a bilanţului - inexistenţa unui sistem informaţional privind identificarea concentraţiilor de credit şi stabilirea limitei prudenţiale pentru a restricţiona expunerile instituţiilor la debitori individuali sau grupuri de debitori;

• partea pasivelor - retragerea timpurie a fondurilor de către deponenţii majori cu consecinţe potenţial nesatisfăcătoare pentru lichiditatea instituţiei din motivul analizei inadecvate a concentrării depozitelor, caracteristicii deponenţilor, precum şi nemenţinerea relaţiilor strînse de către managerii pasivelor cu deponenţii mari.

3.5. Riscul tehnologiilor informaţionale

Riscul tehnologiilor informaţionale este determinat prin apariţia tehnologiilor informaţionale noi şi celor în curs de dezvoltare, în special atunci cînd acestea ar putea crea condiţii favorabile pentru spălarea banilor şi finanţarea terorismului.

4. Prevederi de bază ale programului de prevenire şi combatere

a spălării banilor şi finanţării terorismului

4.1 Programul de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului reprezintă politici şi proceduri, inclusiv reguli cu privire la "cunoaşte-ţi clientul", care promovează normele de etică şi profesionalism în sectorul financiar şi previn utilizarea instituţiilor financiare, în mod intenţionat sau nu, de către elementele criminale. Politicile şi procedurile trebuie să asigure efectuarea operaţiunilor financiare într-un mod sigur şi prudent.

4.2 La elaborarea acestui program se iau în consideraţie mărimea, complexitatea, natura şi volumul activităţilor instituţiei financiare, lista clienţilor, nivelul de risc asociat cu diferiţi clienţi şi operaţiunile desfăşurate de aceştia.

4.3 Banca Naţională consideră că descrierea în detalii a modalităţii în care o anumită instituţie ar trebui să implementeze propriul program privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului nu este necesară. Cu toate acestea, Banca Naţională insistă asupra aplicării unor programe privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului oportune şi, reieşind din aceste considerente, a descris în prezentele Recomandări principii fundamentale, care trebuie respectate în procesul elaborării propriilor programe privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, structura cărora poate fi stabilită conform modelului din anexa nr.1 a prezentelor Recomandări.

4.4 La elaborarea propriilor programe privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţiile financiare trebuie să ia în consideraţie prezentele Recomandări şi să le adapteze la activitatea lor financiară şi la riscul implicat, totodată ţinînd cont de prevederile Legii cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, practica general acceptată în acest domeniu, inclusiv documentele Comitetului Basel şi Grupului Operativ de Investigaţii Financiare (FATF).

[Pct.4.4 modificat prin Hot.BNM nr.243 din 14.09.2006, în vigoare 22.09.2006]

5. Structura programului de prevenire şi combatere a

spălării banilor şi finanţării terorismului

Fiecare instituţie financiară urmează să elaboreze şi să implementeze programe adecvate privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, care trebuie să prevadă, dar să nu se limiteze la următoarele:

5.1. Obligaţiunile managementului superior, care trebuie să includă:

• cunoaşterea circumstanţelor clienţilor cu grad de risc sporit;

• cunoaşterea surselor de informaţie a părţilor terţe;

• aprobarea tranzacţiilor semnificative ale clienţilor cu grad de risc sporit;

• determinarea sectoarelor financiare care pot fi supuse riscului spălării banilor şi finanţării terorismului cu delimitarea exactă a atribuţiilor fiecărei subdiviziuni îndreptate spre prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Sectoarele vulnerabile spălării banilor şi finanţării terorismului pot fi sectoarele care au tangenţă cu următoarele: acceptarea depozitelor; vînzarea cecurilor de călătorie; cecuri; ordine de plată; transferuri prin virament; credite; operaţiuni bancare corespondente internaţionale; conturi speciale; operaţiuni bancare private; carduri de credite; operaţiuni bancare internet; finanţarea comerţului; operaţiuni de brokeraj; operaţiuni de trust etc.;

• asigurarea înlăturării neconformărilor identificate în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

5.2. Definirea procesului de spălare a banilor şi finanţare a terorismului în dependenţă de particularităţile caracteristice instituţiei financiare. Principalele elemente ale procesului de spălare a banilor şi finanţare a terorismului sînt:

• plasarea - mişcarea iniţială a mijloacelor băneşti sau a altor venituri provenite din activitatea infracţională cu scopul schimbării formei iniţiale sau a locului acestora pentru a le face inaccesibile organelor de drept;

• investirea - separarea de la sursa de provenienţă a veniturilor obţinute din activitatea criminală prin intermediul diferitelor tranzacţii financiare;

• integrarea - utilizarea unei tranzacţii legitime pentru a ascunde veniturile ilicite, făcînd posibilă întoarcerea la infractor a fondurilor spălate.

5.3. Politici şi proceduri privind identificarea clientului (regulile "cunoaşte-ţi clientul").

5.4. Stabilirea sistemului de asigurare a conformării programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

5.5. Procedura de raportare privind operaţiunile suspecte.

6. Regulile "cunoaşte-ţi clientul"

Regulile "cunoaşte-ţi clientul" trebuie să includă cel puţin:

6.1. Politicile de acceptare a clientului

Instituţiile financiare trebuie să elaboreze politici şi proceduri clare de acceptare a clientului, inclusiv o descriere a tipurilor de clienţi care par să impună un risc mai mare instituţiei. La elaborarea acestor politici situaţia clienţilor cu un risc mai mare trebuie examinată sub un şir de aspecte cum ar fi experienţa clienţilor, ţara de origine, poziţia socială, conturile legate, activităţile de afacere sau alţi indicatori de risc. Procedurile de acceptare a clienţilor trebuie să includă mai multe etape în dependenţă de nivelul de risc al clienţilor, concomitent punînd accentul pe clienţii cu un venit înalt a căror sursă este neclară. Deciziile de începere a relaţiilor de afaceri cu clienţii cu un grad de risc sporit trebuie să fie exclusiv luate la nivelul conducerii. Este important ca procesul de acceptare a clienţilor să nu afecteze accesul publicului general la serviciile financiare.

6.2. Politici de identificare a clientului

Instituţiile financiare vor dispune de o politică şi o procedură sistematică de identificare a clienţilor şi a beneficiarului efectiv, de instrumente adecvate de verificare a informaţiei despre clienţi şi despre tranzacţiile acestora şi nu vor stabili o relaţie de afacere pînă cînd identitatea clientului nu este verificată, precum şi la efectuarea unor tranzacţii ocazionale¹ şi la efectuarea unor tranzacţii electronice², care depăşesc limitele stabilite la art.5 (1) lit.b) din Legea cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, indiferent de faptul că tranzacţia se efectuează printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni.

________________

¹ Tranzacţie ocazională - tranzacţie efectuată în lipsa unei relaţii de afaceri cu instituţia financiară cu prilejul unui/unor eveniment/evenimente.

² Tranzacţie electronică - orice tranzacţie efectuată în numele unei persoane iniţiatoare (atît fizică cît şi juridică) prin intermediul unei instituţii financiare utilizînd mijloace electronice, cu scopul de a face disponibilă o anumită sumă de bani către o persoană beneficiară, la o altă instituţie financiară. Iniţiatorul şi beneficiarul pot fi aceeaşi persoană.

6.2.1. Instituţiile financiare vor obţine informaţia necesară pentru identificarea adecvată a fiecărui client - persoană fizică. În acest scop se va obţine cel puţin: numele, prenumele, patronimicul, după caz; adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă; data şi locul naşterii; cetăţenia; ocupaţia, poziţia publică deţinută şi/sau numele celui care îl angajează; numărul de identificare sau alţi indici unici conţinuţi într-un act de identitate neexpirat (paşaport, buletin de identitate, permisul de şedere eliberat de autorităţile împuternicite ale Republicii Moldova, alte acte de identitate); tipul contului, scopul şi natura relaţiei cu instituţia financiară; semnătura; numărul de telefon, fax şi adresa e-mail (în cazul în care există).

Instituţiile financiare vor verifica această informaţie cel puţin prin una din următoarele modalităţi: confirmarea datei de naştere, de exemplu, din certificatul de naştere, paşaport, buletin de identitate, permisul de şedere eliberat de autorităţile împuternicite ale Republicii Moldova etc.; confirmarea adresei de reşedinţă în cazul în care nu corespunde cu domiciliul (de exemplu, prin solicitarea facturilor privind serviciile comunale, actelor privind calcularea, plata impozitelor, informaţia de la autorităţi publice sau de la alte persoane abilitate etc.); contactarea clientului prin telefon, fax sau e-mail (în cazul în care există) pentru a confirma informaţia prezentată după deschiderea contului (nr. de telefon sau adresa e-mail deconectate sau incorecte vor servi ca motiv pentru o analiză ulterioară); confirmarea validităţii documentelor de identitate cu certificatele persoanelor autorizate, cu registrele de stat şi private, în cazul în care apar suspiciuni.

O atenţie deosebită necesită a fi acordată acelor clienţi - persoane fizice a căror activitate presupune un risc sporit şi vor fi efectuate analize suplimentare în baza a cel puţin următoarei informaţii:

▪ Referinţa unei bănci precedente şi contactul cu banca privind clientul;

▪ Sursa de venit;

▪ Verificarea angajării, poziţiei publice deţinute (după caz).

6.2.2. Instituţiile financiare vor obţine informaţia necesară pentru identificarea adecvată a fiecărui client - persoană juridică. În acest scop se va obţine cel puţin: denumirea clientului; sediul şi/sau adresa unde sînt desfăşurate operaţiunile de afaceri ale persoanei juridice; telefonul de contact şi numărul de fax; numărul de identificare de stat (codul fiscal); documentele de constituire cu modificările şi completările ulterioare; extrasul din Registrul de stat emis de către organul competent de a înregistra persoanele juridice şi de a ţine evidenţa acestora; informaţia privind persoanele care sînt autorizate de către conducătorul persoanei juridice să opereze cu contul; natura şi scopul afacerii şi legitimitatea ei.

Instituţiile financiare vor verifica această informaţie cel puţin prin una din următoarele modalităţi: revizuirea ultimelor rapoarte financiare (cu excepţia cazului deschiderii contului persoanei juridice nou fondate) şi a conturilor (supuse auditului extern, dacă există astfel de audit); efectuarea unei analize pentru a vedea dacă clientul nu a fost sau nu este în proces de insolvabilitate sau lichidare; utilizarea informaţiei independente în procesul de verificare, aşa ca prin accesul public (registrele de stat) sau baze de date private; obţinerea referinţei unei bănci precedente a clientului; contactarea clientului prin telefon, prin intermediul serviciilor poştale sau e-mail, verificarea cu informaţia prezentată pe pagina web a clientului, dacă există.

În cazul în care o persoană este împuternicită în numele clientului să deschidă cont sau să efectueze tranzacţii, instituţia financiară va verifica împuternicirile acesteia, precum şi va identifica şi va verifica persoana în cauză utilizînd aceleaşi proceduri de identificare şi verificare conform p.6.2.1 şi prezentului punct.

La aplicarea prezentelor recomandări este necesar de a lua în consideraţie specificul deschiderii conturilor provizorii (pentru formarea iniţială a capitalului social), precum a celor pentru misiunile statelor străine şi organizaţiilor internaţionale acreditate pe lîngă Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene.

O atenţie deosebită necesită a fi acordată acelor clienţi - persoane juridice a căror activitate presupune un risc sporit şi vor fi efectuate analize suplimentare în baza a cel puţin următoarei informaţii:

▪ Referinţa unei bănci precedente şi contactul cu banca privind clientul;

▪ Sursa de venit.

6.2.3. Instituţiile financiare vor identifica beneficiarul efectiv al clientului său şi vor întreprinde măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea beneficiarului efectiv, utilizînd informaţia relevantă sau datele obţinute din surse sigure, astfel încît să cunoască cine este beneficiarul efectiv. O atenţie deosebită vor acorda în cazul clienţilor nerezidenţi, precum şi clienţilor sau beneficiarilor efectivi care primesc fonduri din străinătate, concomitent ţinînd cont de prevederile art.6 (6) şi 14 din Legea cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Pentru identificarea şi verificarea beneficiarului efectiv se vor utiliza aceleaşi proceduri de identificare şi verificare ca pentru persoane fizice, menţionate la punctul 6.2.1.

La identificarea beneficiarilor efectivi ai clienţilor, instituţiile financiare vor întreprinde următoarele măsuri:

- În cazul persoanelor fizice: dacă contul este deschis pe numele unei anumite persoane, instituţiile financiare vor determina dacă persoana respectivă activează în numele său (declaraţia persoanei privind beneficiarul efectiv). În cazul apariţiei îndoielilor, instituţia financiară determină în ce calitate şi în numele cui acţionează deţinătorul contului.

- În cazul persoanelor juridice: instituţiile financiare vor înţelege caracterul proprietăţii şi mecanismul de control asupra persoanei juridice şi va utiliza măsuri rezonabile la verificarea identităţii beneficiarilor efectivi. Întru corespunderea acestor cerinţe este necesară constatarea persoanelor fizice care deţin poziţii de control, a persoanelor fizice care elaborează politica persoanei juridice şi a persoanelor fizice care controlează această persoană (în baza documentelor de constituire, extrasului din Registrul de stat ş.a.)

În cazul în care clientul sau proprietarul pachetului de control este instituţie /întreprindere de stat nu este necesar de a identifica şi de a verifica identitatea acţionarilor acesteia.

6.2.4. La efectuarea tranzacţiilor ocazionale în valoare de pînă la 50 de mii de lei, precum şi la efectuarea tranzacţiilor electronice ocazionale în valoare de pînă la 15 mii de lei, va fi suficientă solicitarea şi înregistrarea informaţiei cu privire la nume /denumire şi domiciliul /reşedinţa /sediul, cu excepţia operaţiunilor de schimb valutar în numerar cu persoane fizice.

În cazul tranzacţiilor de schimb valutar în numerar cu persoane fizice, băncile vor elabora şi implementa sisteme de control intern capabile să determine cazurile cînd tranzacţia se efectuează de către persoana fizică prin mai multe operaţiuni (de exemplu, persoana fizică solicită prin una sau mai multe subdiviziuni teritoriale (inclusiv prin unul sau mai multe ghişee) ale băncii efectuarea tranzacţiei de schimb valutar prin mai multe operaţiuni, suma totală a cărora este egală sau depăşeşte echivalentul a 50000 lei moldoveneşti etc.).

6.2.5. Instituţiile financiare vor aplica măsuri de identificare a persoanelor fizice, juridice şi a beneficiarului efectiv în cazul în care există suspiciuni de spălare de bani sau de finanţare a terorismului, indiferent de orice excepţii, scutiri sau limite stabilite, precum şi în cazurile cînd sînt îndoieli cu privire la veridicitatea şi precizia datelor de identificare obţinute.

6.2.6. La identificarea clienţilor, instituţiile financiare vor atrage atenţie sporită la următoarele situaţii de identificare:

• Conturile de “trust nominalizate” şi “fiduciare” (de încredere)

Conturile de “trust nominalizate” şi “fiduciare” care reprezintă o modalitate pentru a proteja confidenţialitatea clienţilor legitimi pot fi utilizate pentru a evita procedurile de identificare a clienţilor. Prin urmare, este important ca băncile să înţeleagă adevărata relaţie: clientul preia numele altei persoane, acţionînd ca “faţă”, sau acţionînd în numele şi în interesul acestei persoane. În acest caz este necesară identificarea persoanei pe numele căreia urmează a fi deschis contul, a beneficiarului efectiv în numele căruia acţionează persoana, precum şi determinarea detaliilor privind natura aranjamentelor de “trust” sau a altor aranjamente. Identificarea va include, de asemenea, fondatorii “trustului”, inclusiv orice alte persoane care au active depuse în “trust”, orice beneficiar al “trustului”, precum şi persoanele cu drept de semnătură.

• Instrumente corporative

Instituţiile financiare vor fi prudente în prevenirea utilizării de către persoanele fizice a persoanelor juridice ca metodă de operare cu conturi anonime. Respectiv, instituţiile financiare vor acorda o atenţie deosebită iniţierii tranzacţiilor de afaceri cu persoana juridică care are emise acţiuni la purtător. Instituţiile financiare urmează să înţeleagă structura societăţii comerciale, să determine sursa fondurilor şi să identifice beneficiarul efectiv. În acest scop, instituţiile financiare vor dispune de proceduri satisfăcătoare pentru a monitoriza identitatea beneficiarilor efectivi ai unor astfel de persoane juridice.

• Conturile clienţilor deschise de către intermediari profesionişti

Contul deschis de către un intermediar profesionist poate fi în numele unui singur client sau în numele mai multor clienţi. Astfel de conturi sînt dirijate de către intermediari profesionişti în numele societăţilor comerciale aşa ca, fondurile de pensii, fondurile de mijloace băneşti, companiile de administrare fiduciară etc. Conturile dirijate de către notari, avocaţi sau brokeri bursieri reprezintă fondurile deţinute sub formă de depozite sau depozite condiţionale pentru un număr de clienţi. Fondurile deţinute de către un intermediar pot fi separate sau pot fi comasate. În cazul în care fondurile sînt separate, fiecărui beneficiar i se poate atribui un “sub-cont”. Instituţiile financiare vor solicita şi vor obţine informaţiile şi documentele corespunzătoare cu privire la identitatea intermediarului şi a persoanelor beneficiare în contul cărora acesta acţionează, precum şi detalii privind natura împuternicirii lui. Instituţiile financiare vor accepta deschiderea a astfel de conturi numai cu condiţia că sînt capabile să identifice atît intermediarii cît şi beneficiarii efectivi ai mijloacelor băneşti. În cazul în care intermediarul nu are dreptul să acorde instituţiilor financiare informaţia necesară privind beneficiarii, acestea nu vor permite deschiderea contului.

• Persoanele expuse politic

Instituţiile financiare vor dispune de proceduri corespunzătoare pentru acumularea informaţiei suficiente din partea unui client şi vor verifica informaţia disponibilă public, pentru a determina dacă clientul este sau nu persoană expusă politic, precum vor actualiza periodic informaţia obţinută la deschiderea contului, avînd în vedere că clientul poate deveni ulterior persoană expusă politic. Este necesară asigurarea obţinerii aprobării organului executiv pentru stabilirea sau, în cazul cînd a devenit ulterior, continuarea unor relaţii de afaceri cu persoane expuse politic, stabilirea sursei bunurilor şi mijloacelor băneşti ale acestora şi efectuarea unei monitorizări sporite şi permanente a relaţiei de afaceri.

• Clienţii la distanţă (ne-faţă-în-faţă)

În cazul în care persoana fizică sau juridică nu se prezintă personal la identificare, precum şi în momentul efectuării tranzacţiilor (relaţii prin corespondenţă sau prin telefon, e-mail, Internet), instituţiile financiare vor aplica clienţilor în cauză procedurile de identificare şi standardele de monitorizare egal efective celor aplicabile clienţilor disponibili să se prezinte personal la instituţia financiară (de ex., prin utilizarea semnăturii digitale, metode biometrice, chei de sesiune etc.).

În cazul unor astfel de relaţii, instituţiile financiare vor verifica adresa şi numărul de telefon. Cu ocazia primei vizite a clientului la sediul instituţiei financiare, aceasta va solicita documentele corespunzătoare pentru identificarea clientului.

În vederea realizării unei cît mai bune cunoaşteri a acestei categorii de clientelă, se vor realiza următoarele măsuri:

a) certificarea documentaţiei transmise instituţiei financiare, inclusiv a specimenului de semnătură;

b) solicitarea documentelor suplimentare pentru a completa dosarul conform procedurilor de identificare a clienţilor;

c) aplicarea măsurilor de protecţie care să asigure autenticitatea documentaţiei transmise instituţiei financiare, în cazul documentelor în formă electronică;

d) acceptarea clientului utilizînd procedurile care prevăd solicitarea informaţiei de la o bancă unde are deschis cont;

e) solicitarea ca prima plată să fie derulată în numele clientului printr-un cont de la o altă instituţie financiară care dispune de sisteme de identificare şi verificare şi care este supusă unei supravegheri efective;

f) stabilirea şi menţinerea unei modalităţi de contact cu clientul, independentă de modalitatea prin care sînt realizate tranzacţiile cu clienţii la distanţă (ne-faţă-în-faţă).

• Relaţiile bancare transfrontaliere

Instituţiile financiare vor acumula informaţii suficiente despre instituţia corespondentă cu scopul de a înţelege pe deplin care este sfera de activitate a acesteia, managementul băncii corespondente, activităţile cele mai importante, unde sînt localizate şi măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului; vor determina scopul contului; vor determina identitatea oricăror părţi terţe care vor utiliza serviciile operaţiunilor bancare corespondente (numele, numărul de cont al persoanei (sau un număr unic de referinţă dacă nu există număr de cont), adresa (adresa poate fi substituită cu numărul de identificare sau numărul de identificare de stat (cod fiscal)); vor determina din sursele disponibile public reputaţia instituţiei şi calitatea supravegherii, inclusiv dacă aceasta a constituit subiectul spălării banilor sau investigării de finanţare a terorismului; vor evalua sistemul de control intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului al instituţiei corespondente; vor obţine aprobarea organului executiv înaintea stabilirii relaţiei de corespondenţă; vor stabili documentar responsabilităţile fiecărei instituţii în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi faptul că instituţia corespondentă a verificat identitatea clienţilor săi, dispune de reguli eficiente de acceptare a clienţilor şi de politici “cunoaşte-ţi clientul”; vor încheia înţelegeri prin care instituţiei financiare să i se permită să verifice procedurile urmate pentru cunoaşterea clientelei şi care să stabilească obligativitatea transmiterii, la solicitare a informaţiilor şi a altor documente de identificare obţinute.

• Primirea şi remiterea mijloacelor băneşti

Faţă de persoanele fizice sau juridice care primesc sau remit mijloace băneşti din/în ţările ce nu dispun de norme contra spălării banilor şi finanţării terorismului ori dispun de norme inadecvate în acest sens, ori reprezintă un risc sporit din cauza nivelului înalt de infracţionalitate şi de corupţie şi/sau sînt implicate în activităţi teroriste vor fi aplicate procedurile de identificare şi verificare a persoanelor fizice şi juridice şi a beneficiarului efectiv al acestora, indicate la punctele 6.2.1.-6.2.3., inclusiv vor fi făcute analize în baza informaţiei solicitate suplimentar.

[Pct.6.2 în redacţia Hot. BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

[Pct.6.2 modificat prin Hot.BNM nr.243 din 14.09.2006, în vigoare 22.09.2006]

6.3. Proceduri privind monitorizarea continuă a conturilor şi a tranzacţiilor care includ:

• determinarea operaţiunilor ordinare (specifice) ale clientului;

• monitorizarea operaţiunilor clientului în scopul determinării corespunderii operaţiunilor ordinare (specifice) pentru acel client sau pentru clienţii din cadrul categoriilor similare. Monitorizarea continuă este un aspect esenţial al procedurilor “cunoaşte-ţi clientul”. Instituţiile financiare pot controla eficient şi pot minimiza riscul lor numai dacă înţeleg corect activitatea cu conturile bancare ale clienţilor lor, determinînd operaţiunile ordinare (specifice) ale clientului. Fără cunoaşterea acestor activităţi, Instituţiile financiare pot comite erori în raportarea tranzacţiilor suspecte către autorităţile de resort. Pentru toate conturile, instituţiile financiare vor dispune de sisteme pentru detectarea activităţilor sau persoanelor suspecte. Acest lucru poate fi efectuat prin stabilirea limitelor pentru o grupă particulară sau categorie de conturi. O atenţie deosebită se va acorda tranzacţiilor care depăşesc aceste limite şi tranzacţiilor care presupun că clientul efectuează activităţi neobişnuite sau suspecte. Acestea pot include tranzacţii care nu par să aibă un sens economic sau comercial, sau care implică sume mari de bani care nu sînt specifice tranzacţiilor obişnuite sau aşteptate ale clientului. Pentru categoria clienţilor cu un risc potenţial sporit este necesar să se monitorizeze toate tranzacţiile derulate prin conturile acestora. Fiecare instituţie financiară va stabili persoanele care se încadrează în această categorie, luînd în considerare tipul clientului (persoana fizică sau juridică), istoria acestuia, ţara de origine, poziţia publică sau poziţia importantă deţinută, conturile asociate ale acestuia, specificul activităţii desfăşurate de către client, sursa fondurilor după caz, alţi indicatori de risc. Pentru clienţii cu un risc potenţial sporit, instituţiile financiare vor dispune de sisteme de control intern care vor evidenţia în timp oportun lipsa sau insuficienţa documentaţiei corespunzătoare la deschiderea contului, tranzacţiile neobişnuite derulate prin contul clientului; vor acorda o atenţie sporită informaţiilor provenite de la terţe părţi în legătură cu aceste persoane; vor pune la curent organul executiv cu situaţia monitorizării conturilor clienţilor cu risc sporit. Tranzacţiile de mare valoare a acestor clienţi se vor aproba la nivelul organului executiv;

• dispunerea de sisteme informaţionale manageriale adecvate pentru a prezenta managerului şi persoanelor responsabile informaţia necesară pentru identificarea, analiza şi monitorizarea eficientă a conturilor clienţilor cu grad de risc sporit. Sistemele informaţionale respective vor oferi posibilitatea de a monitoriza şi a analiza centralizat informaţia din cadrul tuturor sistemelor ce conţin date despre tranzacţiile efectuate şi informaţia aferentă lor;

• identificarea de către instituţia financiară a operaţiunilor suspecte, inclusiv a celor potenţiale, precum şi a surselor mijloacelor folosite de client în aceste operaţiuni.

Prevederile prezentului punct se aplică şi pentru tranzacţiile ocazionale, după caz.

Instituţiile financiare sînt obligate să se abţină de la deschiderea conturilor, de la stabilirea unor relaţii de afaceri, să înceteze ori să refuze îndeplinirea tranzacţiilor în cazul în care nu au fost prezentate actele stabilite pentru identificarea persoanei fizice sau juridice ori datele şi informaţiile obţinute sînt neautentice sau neveridice.

Instituţiile financiare nu vor menţine conturi anonime³ sau conturi pe nume fictiv⁴, nu vor stabili ori nu vor continua o relaţie de afaceri cu o bancă fictivă sau cu o bancă despre care se ştie că permite unei bănci fictive să utilizeze conturile sale.

________________

³ Cont anonim - cont deschis pe numele unei persoane care nu este identificată şi căreia i se atribuie un cod numeric.

⁴ Cont pe nume fictiv - cont deschis pe numele unei persoane care nu este identificată şi căreia i se atribuie un nume inventat.

[Pct.6.3 în redacţia Hot. BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

[Pct.6.3 modificat prin Hot.BNM nr.134 din 19.06.03, în vigoare 27.06.03]

6.4. Proceduri privind deţinerea şi păstrarea informaţiei, care vor include cel puţin următoarele:

• menţinerea unui registru al clienţilor şi al beneficiarului efectiv identificaţi pentru o perioadă de cel puţin şapte ani din data închiderii conturilor (care va include cel puţin: denumirea clientului; codul fiscal; numărul contului; data deschiderii; data închiderii), iar în cazul tranzacţiilor ocazionale fără utilizarea contului, cel puţin şapte ani după finalizarea tranzacţiei;

• păstrarea tuturor documentelor primare⁵, a corespondenţei de afaceri timp de cel puţin şapte ani după terminarea relaţiilor de afaceri sau închiderea contului bancar;

________________

⁵ Documente primare - conform noţiunii date în art.19 din Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007.

• păstrarea dosarelor privind identificarea şi verificarea clienţilor, a beneficiarului efectiv, precum şi privind monitorizarea operaţiunilor clienţilor cel puţin şapte ani după ce au fost închise conturile acestora;

• evidenţa tuturor tranzacţiilor cel puţin şapte ani după finalizarea acestora;

• stabilirea datelor ce urmează a fi păstrate în dosarul privind identitatea clientului şi cu privire la tranzacţiile efectuate;

• arhivarea informaţiei aferentă tranzacţiilor şi corespondenţei de afaceri din cadrul tuturor sistemelor TI şi păstrarea arhivelor în condiţii de siguranţă şi disponibilitate operativă pentru o perioadă de cel puţin şapte ani.

Instituţiile financiare vor asigura ca documentele şi informaţia cu privire la identificarea şi verificarea clienţilor, a beneficiarului efectiv, precum şi privind monitorizarea operaţiunilor clienţilor să fie accesibile şi disponibile în timp rezonabil, în caz de solicitare, autorităţilor abilitate.

[Pct.6.4 în redacţia Hot. BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

7. Sistemul de asigurare a conformării programului de prevenire

şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului

În scopul asigurării respectării de către instituţia financiară a programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, aceasta va dispune de:

7.1. Prevederi speciale ce ţin de sistemul de control intern pentru a asigura conformarea continuă în vederea minimizării riscurilor aferente spălării banilor şi finanţării terorismului. Acestea, adiţional celor prevăzute în Recomandările cu privire la sistemele de control intern în băncile din Republica Moldova, trebuie să includă, dar să nu fie limitate la următoarele:

• procedurile de detectare a operaţiunilor limitate şi suspecte;

• monitorizarea clienţilor care efectuează un volum mare de operaţiuni în numerar nespecifice activităţii clientului. În acest scop banca efectuează investigaţii privind apartenenţa clienţilor la grupul supus monitorizării;

• monitorizarea activităţilor legate de conturile bancare;

• proceduri interne privind raportarea tranzacţiilor suspecte;

• proceduri privind identificarea şi analiza riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului implicate de utilizarea sau aplicarea tehnologiilor informaţionale în cadrul produselor şi serviciilor bancare oferite de instituţia financiară. Toate implementările de noi tehnologii în cadrul produselor şi serviciilor bancare e necesar să fie însoţite de o analiză a riscurilor privind spălarea banilor şi finanţarea terorismului. Sistemul de control intern aferent proceselor de activitate respective e necesar să conţină măsuri adecvate în scopul tratării riscurilor identificate.

7.2. Un serviciu de audit pentru verificarea conformării programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, prestat de către personalul instituţiei financiare sau de o persoană independentă, ale cărui funcţii includ cel puţin următoarele:

• evaluarea independentă a politicilor interne şi a procedurilor băncii, inclusiv respectarea cerinţelor legislaţiei în vigoare;

• monitorizarea activităţii personalului prin testarea conformării;

• testarea tranzacţiilor în caz de necesitate;

• atenţionarea managementului superior privind rezultatele verificării.

7.3. Desemnarea unei persoane cu atribuţii de luare a deciziilor, atribuindu-i responsabilitatea de asigurare că politica şi procedurile instituţiei financiare, sînt în conformitate cu cerinţele şi reglementările contra spălării banilor şi finanţării terorismului, acordînd atenţia cuvenită prezentelor Recomandări.

Persoana de răspundere contribuie la implementarea prevederilor programului intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului cu scopul contracarării spălării banilor şi finanţării terorismului, proveniţi din acţiuni ilegale (criminale). În acest scop persoana este abilitată cel puţin cu următoarele atribuţii:

• acordă consultaţii colaboratorilor instituţiei financiare privitor la întrebările, apărute în timpul realizării programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv la identificarea şi examinarea clienţilor instituţiei financiare şi evaluării riscului de spălare a banilor şi finanţare a terorismului proveniţi din acţiuni ilegale (criminale);

• ia decizii în baza informaţiei primite;

• organizează instruirea colaboratorilor instituţiei financiare în problemele contracarării spălării banilor şi finanţării terorismului proveniţi din acţiuni ilegale (criminale);

• întreprinde măsuri privind prezentarea organului abilitat pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului a informaţiei în conformitate cu legislaţia în domeniu;

• cel puţin o dată pe an prezintă, în scris, consiliului instituţiei financiare un raport privind rezultatele implementării programului intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului;

• colaborează cu serviciul de audit în vederea îndeplinirii scopului acestuia privind verificarea conformării activităţii instituţiei legislaţiei în vigoare în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

• îndeplineşte alte funcţii în corespundere cu prezentele Recomandări şi documentele interne ale instituţiei financiare.

7.4. Soluţii TI eficiente în scopul susţinerii programului intern de combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului. Cerinţele funcţionale aferente soluţiilor TI vor avea la bază procedurile stabilite în cadrul programului intern.

7.5. Proceduri adecvate de selectare ce conţin exigenţele corespunzătoare la angajarea personalului.

7.6. Un program de instruire continuu a personalului privind conţinutul şi conformarea prevederilor programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului. Programul de instruire trebuie să cuprindă toate aspectele procesului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, personalul instituţiilor financiare fiind adecvat instruit. Orarul şi conţinutul instruirii trebuie să fie adaptat la necesităţile individuale ale băncii. Instruirea personalului trebuie să fie în dependenţă de nivelul implicării acestuia în procesul de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului. Cerinţele de instruire trebuie să includă cel puţin:

• instruirea personalului nou referitor la importanţa programului intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului şi cerinţele de bază în cadrul instituţiei financiare;

• instruirea personalului de prima - linie referitor la verificarea identităţii clienţilor noi, monitorizarea conturilor clienţilor deja existenţi în bază continuă şi detectarea indicilor de activitate suspectă;

• instruiri regulate de actualizare a responsabilităţii personalului, inclusiv informarea privind noile dezvoltări de domeniu.

7.7. Acte normative ce prevăd tragerea la răspundere a angajaţilor care în mod intenţionat nu raportează (nu raportează de bună voie) despre tranzacţiile suspicioase persoanei responsabile, serviciului securităţii sau direct autorităţilor de resort şi/sau contribuie personal la derularea operaţiunilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

[Pct.7 modificat prin Hot.BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

[Pct.7 modificat prin Hot.BNM nr.134 din 19.06.03, în vigoare 27.06.03]

8. Raportarea operaţiunilor suspecte

Instituţiile financiare trebuie să dispună de proceduri clare,  reieşind din prevederile Legii cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, aduse la cunoştinţa întregului personal, care prevăd raportarea de către personal asupra tuturor tranzacţiilor suspecte, determinate în conformitate cu Ghidul activităţilor sau tranzacţiilor suspecte aprobat de Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei unei persoane speciale din managementul superior, responsabile pentru acumularea informaţiei şi luarea măsurilor contra spălării banilor şi finanţării terorismului. De asemenea, trebuie să fie stabilit un anumit lanţ de comunicare, atît către conducere, cît şi către serviciul de securitate intern pentru raportarea asupra problemelor ce ţin de spălarea banilor şi finanţarea terorismului.

În cazul depistării operaţiunilor suspecte, acestea se înregistrează de către instituţie prin completarea formularelor speciale şi/sau prezentarea datelor, conform legislaţiei în vigoare, cu raportarea ulterioară către organele de resort. Informaţia se prezintă organelor de resort în mod discret.

În afară de raportarea către Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei, instituţiile financiare trebuie să raporteze autorităţilor de supraveghere asupra activităţilor suspicioase sau asupra cazurilor de fraudă, care afectează esenţial siguranţa, stabilitatea sau reputaţia instituţiei financiare.

[Pct.8 modificat prin Hot.BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

[Pct.8 modificat prin Hot.BNM nr.134 din 19.06.03, în vigoare 27.06.03]

9. Dispoziţii finale

9.1. Prezentele Recomandări intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

[Pct.9.2 exclus prin Hot.BNM nr.281 din 07.11.2007, în vigoare 25.01.2008]

Modelul structurii programului intern privind prevenirea

şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului

Obiective

Autoritate

Responsabilităţi şi obligaţiuni:

Consiliul băncii

Executivul băncii

Persoana responsabilă

Angajaţii

Reguli "cunoaşte-ţi clientul":

Acceptarea clientului

Identificarea clientului

Monitorizarea tranzacţiilor

Menţinerea şi păstrarea informaţiei

Controalele

Responsabilităţile auditului

Cerinţe privind selectarea angajaţilor

Instruire

Cerinţe de raportare:

Termenul de prezentare

Corespondenţa cu organul de resort