Hotarîre nr.12 din 31.03.2015 cu privire la Raportul auditului situaţiilor financiare la Şcoala profesională nr.8 din mun. Chişinău pe exerciţiul bugetar 2014

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire la Raportul auditului situaţiilor financiare

la Şcoala profesională nr.8 din mun. Chişinău

pe  exerciţiu l bugetar  2014

nr. 12  din  31.03.2015

 (în vigoare 17.04.2015) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 94-97 art. 12 din 17.04.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa dnei Loretta Handrabura, viceministru al educaţiei, dlui Sergiu Căinăreanu, şef adjunct al Direcţiei generale economie, patrimoniu şi finanţe a Ministerului Educaţiei, dnei Svetlana Borţoi, şef al Direcţiei finanţele în învăţămînt, cultură şi ştiinţă a Ministerului Finanţelor, dnei Nadejda Slova, şef al Direcţiei rapoarte din cadrul Trezoreriei de Stat a Ministerului Finanţelor, dlui Ilie Pădureţ, directorul Şcolii profesionale nr.8, mun. Chişinău, dnei Svetlana Cernatinschi, contabil-şef al Şcolii Profesionale nr.8, mun. Chişinău, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului situaţiilor financiare la Şcoala profesională nr.8 din mun. Chişinău pe exerciţiul bugetar 2014.

_______________________

¹ M.O., nr.237-240/864 din 31.12.2008.

Misiunea de audit a fost realizată în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008 şi în conformitate cu Programele activităţii de audit ale Curţii de Conturi pe anii 2014 şi, respectiv, 2015², avînd drept scop atestarea corectitudinii întocmirii şi prezentării, în toate aspectele semnificative, a situaţiilor financiare raportate de entitate la 01.01.2015, cu expunerea opiniei asupra Raportului financiar.

_______________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.57 din 08.12.2014 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2015”.

Misiunea de audit a fost iniţiată şi realizată în conformitate cu standardele şi regulile de profil aplicabile la scară naţională şi internaţională³.

_______________________

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-5999) drept standarde proprii de audit”; Manualul de audit al regularităţii al Curţii de Conturi.

În vederea susţinerii constatărilor, concluziilor şi recomandărilor, probele de audit au fost obţinute prin desfăşurarea procedurilor de fond, cu folosirea diferitor tehnici şi metode, inclusiv: examinarea documentelor contabile, intervievarea persoanelor responsabile, urmărirea tranzacţiilor în programul informaţional, reconcilierea conturilor contabile, efectuarea calculelor independente, verificarea exactităţii înregistrărilor în registrele contabile.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

probele de audit obţinute au identificat unele carenţe şi nereguli nesemnificative în aspectul obiectivelor aferente misiunii de audit. Aceste iregularităţi au fost remediate de către entitate pe parcursul misiunii, cu suportul auditorilor, ceea ce a servit drept bază pentru exprimarea opiniei fără rezerve vizavi de Raportul financiar al instituţiei la situaţia din 01.01.2015.

În acelaşi timp, se remarcă că managementul cheltuielilor bugetare nu corespunde normelor legale, din cauza admiterii unor abateri de la cadrul regulator, care afectează eficienţa utilizării mijloacelor publice, acestea, la rîndul lor, fiind determinate de neimplementarea Legii nr.229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern. Aceste neconformităţi au condiţionat cheltuieli neregulamentare la capitolul remunerarea muncii, a căror valoare se cifrează la 1083,6 mii lei, precum şi cheltuieli aferente exprimate prin contribuţiile de asigurări sociale de stat obligatorii (249,23 mii lei) şi, respectiv, primele de asigurări medicale de stat (43,34 mii lei).

De asemenea, în cadrul instituţiei au fost identificate un şir de slăbiciuni instituţionale, mai cu seamă cu referire la:

• neasigurarea creării unui sistem eficient de management financiar şi control, conform rigorilor regulamentare, nefiind elaborate şi implementate unele proceduri aferente controlului intern, menite să responsabilizeze personalul implicat în procesul de fundamentare şi executare a cheltuielilor bugetare;

• nepreocuparea corespunzătoare a conducerii entităţii privind ţinerea evidenţei cantitativ-valorice şi cadastrarea fondului imobiliar;

• nerespectarea cadrului legal/regulator în domeniul achiziţiilor publice;

• utilizarea neadecvată a sistemelor informaţionale;

• neconformitatea cheltuielilor privind bursele, indemnizaţiile şi alimentaţia elevilor.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului situaţiilor financiare la Şcoala profesională nr.8 din mun. Chişinău pe exerciţiul bugetar 2014, anexat la prezenta hotărîre.

2. Prezenta hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Şcolii profesionale nr.8, mun. Chişinău şi se cere întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor expuse în Raportul de audit;

2.2. Ministerului Educaţiei şi Ministerului Finanţelor, pentru documentare şi luare de atitudine în procesul bugetar per ansamblu.

3. Se ia act că, pe parcursul misiunii de audit, managementul Şcolii profesionale nr.8, mun. Chişinău, a asigurat contabilizarea corectă a datoriilor, cheltuielilor şi bunurilor materiale în sumă totală de 223,54 mii lei; a remediat deficienţa în sumă de 450,8 mii lei admisă la raportarea achiziţiilor publice de valoare mică la Agenţia Achiziţii Publice; prin recalculările de rigoare a restabilit cheltuielile neconforme privind retribuirea muncii personalului de conducere al şcolii, în sumă de 7,55 mii lei; a asigurat recalcularea şi achitarea elevilor a indemnizaţiilor, ajutorului material şi cheltuielilor pentru transport, în sumă totală de 55,85 mii lei; a luat măsuri în vederea elaborării şi aprobării, conform cadrului legal-normativ în vigoare, a Regulamentului de ordine internă al entităţii, Regulamentului cu privire la condiţiile şi modul de acordare a burselor elevilor şi altor forme de ajutoare sociale şi Regulamentului privind organizarea şi desfăşurarea stagiului practic al elevilor; a întreprins măsuri de înlăturare a deficienţelor privind raporturile de muncă.

4. Despre măsurile întreprinse pentru executarea subpunctului 2.1 din prezenta hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni de la publicarea în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

5. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.12 din 31 martie 2015

RAPORTUL

auditului situaţiilor financiare la Şcoala profesională

nr.8 din mun. Chişinău pe exerciţiul bugetar 2014

LISTA ABREVIERILOR

Destinatarii Raportului:

Şcoala profesională nr.8 din mun. Chişinău

Ministerul Educaţiei

INTRODUCERE

Prezentul audit a fost iniţiat¹ în scopul exprimării opiniei cu privire la faptul dacă situaţiile financiare sînt întocmite, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil pentru anul de gestiune 2014.

_____________________________

¹ În conformitate cu art.28, art.30 şi art.31 alin.(1) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 şi cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014, aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013, cu modificările şi completările ulterioare; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.57 din 08.12.2014 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2015”.

Responsabilitatea managementului Şcolii profesionale nr.8 din mun. Chişinău, în calitate de executor de buget, a constat în: asigurarea ţinerii evidenţei contabile veridice privind situaţiile financiare, precum şi perfectarea/prezentarea rapoartelor financiare conform cadrului legal-normativ în materie de raportări, respectiv, fără denaturări semnificative; respectarea cadrului legal şi regulator în gestiunea economico-financiară; utilizarea conformă a alocaţiilor bugetare şi mijloacelor speciale; elaborarea şi implementarea unui sistem de management financiar şi control intern adecvat; prevenirea şi elucidarea fraudei şi erorilor.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în evaluarea operaţiunilor şi tranzacţiilor financiare prin aplicarea unor proceduri relevante în scopul obţinerii probelor de audit suficiente şi adecvate pentru exprimarea opiniei de audit asupra situaţiilor financiare şi patrimoniale ale entităţii în exerciţiul bugetar; comunicarea cu factorii de decizie ai entităţii privind rezultatele obţinute pentru încurajarea remedierii prin corectările de rigoare a situaţiilor financiare pînă la finele anului de gestiune, precum şi conformării rapoartelor respective acurateţei şi autenticităţii.

Abordarea auditului

Misiunea de audit a fost planificată şi realizată în conformitate cu Standardele de audit aplicate de Curtea de Conturi² (ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 1250 şi ISSAI 1320), Manualul de audit al regularităţii al Curţii de Conturi, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului financiar, precum şi cu suportul experţilor ONAS din cadrul proiectului “Cooperarea pentru dezvoltarea instituţională dintre CCRM şi Oficiul Naţional de Audit al Suediei (ONAS)”.

_____________________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-5999) drept standarde proprii de audit”.

Obiectivele generale ale auditului au constat în:

1) obţinerea unei asigurări rezonabile privind întocmirea exigentă a situaţiilor financiare;

2) raportarea cu privire la situaţiile financiare şi comunicarea constatărilor auditului.

Obiectivele specifice determinate pentru asigurarea obiectivelor generale au constat în:

• evaluarea managementului financiar şi controlului intern;

• verificarea conformităţii procedurilor de achiziţie a bunurilor (lucrărilor şi serviciilor);

• verificarea şi analiza cheltuielilor efectuate privind bursele, indemnizaţiile, alimentaţia elevilor, energia termică şi reparaţiile curente ale clădirilor şi încăperilor;

• verificarea corectitudinii efectuării plăţilor salariale şi contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii;

• verificarea corectitudinii, veridicităţii şi plenitudinii veniturilor;

• verificarea plenitudinii situaţiilor patrimoniale.

Dat fiind faptul că organigrama structural-organizaţională a ŞP nr.8 nu prevede unitatea de audit intern, astfel nefiind întrunite precondiţiile aferente standardului de audit ISSAI 1610³ şi bunelor practici, echipa de audit nu a dispus de oportunitatea de rigoare pentru a se expune în sensul funcţionalităţii serviciului în cauză.

_____________________________

³ ISSAI 1610 “Utilizarea muncii auditului intern”.

Pentru obţinerea probelor de audit suficiente, relevante şi credibile, în vederea asigurării rezonabile asupra veridicităţii raportării financiare, reieşind din situaţia existentă privind implementarea în cadrul instituţiei a sistemului de management financiar şi control intern, care la moment nu furnizează o asigurare cu privire la acurateţea situaţiilor financiare şi regularitatea tranzacţiilor, precum şi reieşind din dimensiunea entităţii, abordarea auditului a constat în testarea de fond, ţinîndu-se cont de nivelul materialităţii şi riscurile identificate.

Probele de audit au fost acumulate în baza examinării documentelor contabile, intervievării persoanelor responsabile şi urmăririi tranzacţiilor în programul informaţional. În cadrul realizării misiunii de audit au fost analizate operaţiunile financiare şi înscrierile contabile care au stat la baza întocmirii rapoartelor privind activitatea entităţii. Totodată, au fost verificate: legalitatea modului de desfăşurare a achiziţiilor publice şi executării contractelor încheiate; corectitudinea cheltuielilor privind alimentaţia elevilor; corectitudinea calculării şi achitării salariilor; corectitudinea calculării şi încasării veniturilor; administrarea patrimoniului public; tranzacţiile şi procedurile care au creat datorii şi creanţe; achitarea burselor şi indemnizaţiilor; conformitatea cu prevederile legale în vigoare, sistemul de evidenţă contabilă, de management financiar şi control intern, inclusiv contabilitatea şi sistemele informatice aferente. De asemenea, echipa de audit a utilizat diferite surse TI (SIA “Cadastru”, SIA “Cadastru Fiscal”, www.geoportal.md; www.fisc.md etc.) şi a aplicat următoarele tehnici şi metode de audit: reconcilierea conturilor contabile; efectuarea calculelor independente; verificarea exactităţii înregistrărilor în registrele contabile; examinări şi observări asupra diferitor procese operaţionale din cadrul entităţii etc.

Informaţiile privind tranzacţiile supuse auditării şi mărimea eşantionului supus testării sînt redate în Anexa nr.1 la prezentul Raport.

Criteriile de audit au constituit clauzele aferente reglementărilor în materie de planificare, aprobare, monitorizare şi control, raportării asupra utilizării mijloacelor publice şi administrării patrimoniului public, inclusiv legislaţia muncii, cadrul normativ ce reglementează domeniul achiziţiilor publice, patrimoniul public, evidenţa contabilă, managementul financiar şi controlul intern etc.

PREZENTAREA GENERALĂ A ENTITĂŢII

Şcoala profesională nr.8 este o instituţie de învăţămînt secundar profesional din cadrul sistemului de învăţămînt din Republica Moldova, aflată în subordinea Ministerului Educaţiei, fiind fondată în conformitate cu prevederile HG nr.1371 din 17.11.2003⁴ şi înregistrată în modul stabilit la Camera Înregistrării de Stat.

_____________________________

⁴ HG nr.1371 din 17.11.2003 “Cu privire la reorganizarea şcolilor profesionale polivalente în şcoli profesionale”.

În calitate de executor secundar de buget, ŞP nr.8 are domeniul de activitate reglementat de Statutul acesteia (conform Legii învăţămîntului nr.547-XIII din 21.07.1995), aprobat de ministerul de profil (15.02.2007), activează ca instituţie de stat nonprofit şi este responsabilă de planificarea, administrarea, utilizarea şi raportarea resurselor alocate de la buget şi a mijloacelor speciale, precum şi de gestionarea bunurilor statului în corespundere cu cadrul legislativ-normativ în vigoare⁵.

_____________________________

⁵ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea nr.113-XVI din 27.04.2007); Regulamentul privind statutul, drepturile şi obligaţiunile executorilor de buget, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007; Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

În 2014, funcţionarea ŞP nr.8 a fost asigurată de un efectiv-limită de 110 unităţi, inclusiv: personal de conducere – 6 unităţi; personal de profil – 40 unităţi; personal pedagogic – 36 unităţi; personal auxiliar şi de deservire – 28 unităţi. Organigrama instituţiei este descrisă în Anexa nr.2 la prezentul Raport.

Bugetul instituţiei pentru anul 2014 a constituit suma totală de 9237,4 mii lei, principalele surse de finanţare fiind mijloacele financiare de la bugetul de stat pe componenta de bază, în sumă totală de 8732,9 mii lei (94,5 %), şi veniturile aferente mijloacelor speciale, în sumă totală de 504,5 mii lei (5,5 %).

Patrimoniul administrat de ŞP nr.8 reprezintă proprietatea statului în proporţie de 100% şi include (la situaţia din 31.12.2014) mijloace fixe în valoare totală de 2875,9 mii lei, obiecte de mică valoare şi scurtă durată – 1144,6 mii lei, materiale – 105,3 mii lei, creanţe – 17,9 mii lei, mijloace financiare – 52,0 mii lei, şi cheltuieli bugetare pentru întreţinerea instituţiei – 405,0 mii lei.

CONSTATĂRILE AUDITULUI

Verificările efectuate de audit au identificat unele carenţe şi nereguli nesemnificative în aspectul obiectivelor specifice prestabilite de misiunea de audit, care, cu suportul auditorilor, au fost remediate pe parcursul misiunii respective de către entitate⁶, fiind întreprinse următoarele măsuri:

• elaborarea unor proceduri ale controlului intern, necesare pentru ghidarea proceselor semnificative aferente veniturilor, cheltuielilor şi activelor;

• efectuarea inventarierii generale a tuturor elementelor de activ şi pasiv ale instituţiei şi raportarea soldurilor corespunzătoare;

• specificarea funcţiilor, stabilirea atribuţiilor fiecărui membru al grupului de lucru privind achiziţiile publice şi raportarea achiziţiilor publice de valoare mică în corespundere cu prevederile legale;

• calcularea şi achitarea unor ajutoare sociale elevilor şcolii, precum şi a unor indemnizaţii elevilor orfani şi celor aflaţi sub tutelă/curatelă;

• asigurarea evidenţei analitice a decontărilor cu personalul privind deponenţii;

• aplicarea conformă a legislaţiei privind stabilirea salariilor lunare ale cadrelor didactice cu funcţii de conducere;

• efectuarea decontărilor în numerar cu utilizarea maşinilor de casă şi de control cu memorie fiscală, ceea ce permite înregistrarea integrală/conformă a veniturilor;

• înregistrarea corespunzătoare a veniturilor (din chiria încăperilor; activitatea de producţie; cursurile pentru şomeri; studiile pe bază de contract);

• raportarea corespunzătoare a creanţelor şi datoriilor formate din serviciile de instruire profesională pe bază de contract;

• raportarea corespunzătoare a mijloacelor fixe şi OMVSD, calcularea şi înregistrarea în evidenţa contabilă a uzurii acestora în corespundere cu prevederile legale.

_____________________________

⁶ Anexa nr.4 la prezentul Raport “Măsurile întreprinse pe parcursul auditului de ŞP nr.8 din mun. Chişinău pe marginea Raportului de audit”.

Astfel, în baza activităţilor de audit efectuate şi în urma remedierii deficienţelor de către entitate, echipa de audit a obţinut asigurările necesare pentru a exprima opinia fără rezerve privind raportul financiar.

ALTE OBSERVAŢII ALE AUDITULUI CE ŢIN DE CONFORMITATE, CARE NU AU

INFLUENŢAT OPINIA DE AUDIT PRIVIND RAPORTUL FINANCIAR

1. Situaţii ce ţin de reglementarea raporturilor de muncă şi a altor raporturi legate de acestea.

ŞP nr.8 nu a întreprins măsurile de rigoare şi nu a asigurat pe deplin implementarea sistemului de management financiar şi control, avînd stabilite doar unele controale interne privind buna guvernanţă şi utilizarea adecvată a mijloacelor financiare. Această situaţie a creat unele deficienţe în organizarea procesului de muncă şi salarizarea personalului. Astfel,

• remunerarea angajaţilor din cadrul ŞP nr.8 în lipsa indicatorilor măsurabili de performanţă generează subiectivism în acest domeniu, condiţionează evaluarea neadecvată a activităţii angajaţilor, calcularea şi achitarea nefundamentată a diferitor premii, sporuri şi adaosuri, precum şi limitează posibilitatea de revizuire şi verificare a volumului de lucru executat de fiecare angajat în parte, implicit, creează situaţii în care angajaţii şcolii pot beneficia de aceste suplimente la salariu în condiţiile neîndeplinirii obiectivelor stabilite;

• înregistrarea incorectă a timpului de muncă pentru unii angajaţi care îndeplinesc concomitent mai multe funcţii (16 ore pe zi, programul de lucru al entităţii fiind de 8 ore pe zi) condiţionează imposibilitatea evaluării volumului real al muncii în cazul cumulului de funcţii şi denotă remunerarea acestora pentru munca nerealizată.

2. Situaţii ce ţin de utilizarea sistemelor informaţionale.

Probele de audit acumulate denotă că în Sistemul informaţional “1C-contabilitate” nu sînt introduse datele din documentele primare privind toate procesele şi operaţiunile financiare (de exemplu: domeniile ce ţin de salarizare, burse, indemnizaţii, decontările cu debitorii şi creditorii; cheltuielile şi veniturile se ţin manual în afara sistemului TI), ceea ce nu permite programului să generalizeze situaţiile financiare.

Se relevă că sistemul informaţional “Finansist”, utilizat la elaborarea rapoartelor privind executarea planului de finanţare şi mijloacelor speciale (formularul nr.2) pentru prezentare ME, îndeplineşte doar repartizarea cheltuielilor de casă şi a celor efective, nu şi a celor aprobate şi precizate, ceea ce nu permite monitorizarea operativă a diferenţelor în raport cu planificarea, analiza şi verificarea conformităţii acestora.

3. ŞP nr.8 nu a respectat prevederile cadrului legal-normativ privind achiziţiile publice de bunuri, lucrări şi servicii.

Lipsa unor proceduri ale controlului intern au condiţionat: planificarea neconformă a necesităţilor de bunuri, lucrări şi servicii; activitatea neadecvată a grupului de lucru pentru achiziţii; neasigurarea plenitudinii şi integrităţii dosarelor de achiziţii. Prin urmare,

• nu au fost întocmite şi aprobate planul anual şi planurile trimestriale de efectuare a achiziţiilor publice;

• nu au fost examinate şi concretizate necesităţile entităţii privind bunurile, lucrările şi serviciile, precum şi coordonarea acestor necesităţi cu limitele alocaţiilor financiare aprobate;

• nu au fost respectate termenele de examinare şi înregistrare a contractelor încheiate;

• la perfectarea facturilor eliberate de unii agenţi economici, nu au fost respectate clauzele contractuale privind volumele serviciilor prestate, indicii naturali, preţul pe unitate şi termenul de prestare a acestora;

• a fost admisă achiziţionarea unor bunuri neprevăzute în contractele încheiate, totodată aceste situaţii nefiind discutate în grupul de lucru al entităţii, cu luarea deciziilor de rigoare;

• nu au fost respectate prevederile regulamentare⁷ privind întocmirea şi păstrarea dosarelor de achiziţii publice.

_____________________________

⁷ Regulamentul cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice, aprobat prin HG nr.9 din 17.01.2008.

4. ŞP nr.8 nu a asigurat conformitatea cheltuielilor efectuate privind bursele, indemnizaţiile şi alimentaţia elevilor.

Managementul financiar şi controlul intern existent în cadrul entităţii a admis unele nereguli la planificarea, calcularea şi executarea acestor cheltuieli. În acest sens, se exemplifică următoarele:

• cadrul metodologic neadecvat în materie de formulare şi evaluare a proiecţiilor bugetare, neasigurarea transparenţei exerciţiului bugetar şi aplicarea incorectă a prevederilor legale la acest tip de cheltuieli au determinat formarea unor economii, generînd o tratare subiectivă în procesul de realocare a acestor surse în alte scopuri (reparaţii capitale, servicii comunale etc.);

• probele de audit acumulate denotă deficienţe în ceea ce priveşte respectarea modului de calculare şi achitare a burselor, precum şi retragerea neregulamentară a burselor elevilor pentru nefrecventarea orelor de studii, în lipsa unor asemenea prevederi în cadrul legal-normativ în vigoare;

• din cauza aplicării incorecte a legislaţiei în vigoare de către factorii de decizie ai entităţii şi ca urmare a nerespectării prescripţiilor pct.3 din Anexa la HG nr.870 din 28.07.2004⁸, nu a fost calculat şi achitat ajutorul material la sfîrşitul anului de studii (20,0 mii lei pentru 20 de elevi);

• contrar prescripţiilor pct.4 din HG nr.266 din 14.03.2006⁹, nu a fost asigurată alimentaţia gratuită a elevilor orfani şi a celor aflaţi sub tutelă/curatelă în perioada vacanţelor de iarnă şi vară, practicii de producţie, în zilele de odihnă şi sărbătoare (42,7 mii lei);

• în anul 2014, nu a fost asigurată documentarea corespunzătoare a porţiilor de hrană (18,95 mii lei) repartizate suplimentar elevilor (din familii vulnerabile care locuiesc în cămin);

• nerespectarea normei financiare de asigurare cu prînz a elevilor a condiţionat efectuarea unor cheltuieli suplimentare la acest compartiment.

_____________________________

⁸ Normele provizorii de cheltuieli în bani pentru elevii (studenţii) orfani şi cei aflaţi sub tutelă/curatelă din şcolile profesionale şi de meserii, instituţiile de învăţămînt mediu de specialitate şi superior, şcolile de tip internat şi casele de copii, aprobate prin HG nr.870 din 28.07.2004.

⁹ HG nr.266 din 14.03.2006 “Cu privire la alimentarea gratuită a elevilor din sistemul de învăţămînt secundar profesional”.

5. Planificarea, calcularea şi achitarea plăţilor salariale şi a contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii denotă iregularităţi şi nerespectarea cadrului legislativ-normativ în vigoare.

Ca urmare a aplicării incorecte şi neuniforme, în unele cazuri, a legislaţiei în vigoare, precum şi a lipsei unor regulamente de rigoare, au fost admise unele iregularităţi la stabilirea statelor de personal, la calcularea sporului, suplimentelor la salariu, indemnizaţiei la concediul anual de odihnă; contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii, precum şi primelor de asigurări medicale de stat aferente plăţilor salariale. Astfel,

• statele de personal, pentru anul 2014, au fost elaborate de către ŞP nr.8, mun. Chişinău avînd ca bază normativele de personal stabilite conform cadrului normativ în vigoare¹⁰, cu aprobarea respectivă de către ME. Totodată, la elaborarea proiectului de state, entitatea nu s-a condus de metodologiile existente şi nu a anexat note explicative sau justificative. Probele de audit denotă nerespectarea cadrului legal-normativ, numărul unităţilor de personal fiind majorat esenţial, ceea ce a condiţionat planificarea supradimensionată cu 609,73 mii lei¹¹ a mijloacelor bugetare pentru retribuirea muncii;

• urmare a verificărilor efectuate, s-au constatat nereguli ce ţin de calcularea şi achitarea sporului pentru gradul didactic al personalului de conducere. Astfel, contrar prevederilor legale¹², pentru 5 unităţi ale personalului de conducere a fost calculat sporul pentru gradul didactic atît la salariul de conducere, cît şi la salariul didactic, fiind admise cheltuieli neregulamentare (54,49 mii lei);

• potrivit cadrului normativ în vigoare¹³, volumul de muncă la tarificarea cadrelor didactice nu trebuie să depăşească 1,25 salarii de funcţie, iar aprobarea volumului suplimentar de ore se efectuează de către ME prin emiterea unui ordin în care se indică obiectul, numărul suplimentar de ore şi perioada pentru care este valabil ordinul. Contrar acestor prevederi, volumul suplimentar de 1314 ore, stabilit pentru anul 2014 în lipsa ordinului ME, a condiţionat efectuarea unor cheltuieli neregulamentare (45,25 mii lei);

• îndeplinirea unor obligaţii care nu corespund funcţiei deţinute şi remunerarea acesteia în lipsa unei asemenea funcţii în lista de state, a condiţionat efectuarea unor cheltuieli nejustificate (20,0 mii lei);

• urmare a verificării asupra corectitudinii de stabilire angajaţilor cu funcţie de conducere a sporului pentru înaltă eficienţă în muncă, intensitatea muncii, precum şi pentru executarea unor lucrări de importanţă deosebită sau de urgenţă, s-a constatat că prin ordinul directorului entităţii au fost calculate sporuri la salariu fără a fi indicat tipul lucrărilor pentru care au fost acordate. Mai mult decît atît, conducerea entităţii nu a documentat şi nu a prezentat probe suficiente care ar confirma obligaţiunile suplimentare şi/sau executarea unor lucrări de importanţă deosebită (sau de urgenţă), ca urmare fiind admise cheltuieli neregulamentare (51,21 mii lei);

• se relevă că lunar (pe parcursul anului 2014), în baza ordinelor directorului entităţii, unor angajaţi le-au fost acordate suplimente la salariu pentru extinderea zonelor de deservire sau sporirea volumului lucrărilor executate, în lipsa unor criterii şi calcule precise pentru determinarea gradului de depăşire a zonelor de deservire sau sporirea volumului de lucrări executate pentru fiecare angajat în parte, precum şi în lipsa unui regulament intern cu privire la organizarea muncii, salarizării şi stimulării angajaţilor, fără a fi anexate lunar notele de serviciu ale contabilului-şef privind economia formată pe entitate. Ca urmare, misiunea de audit denotă că cuantumul suplimentelor de stimulare acordate la salariul de funcţie pentru extinderea zonelor de deservire sau sporirea lucrărilor executate a fost stabilit cu nerespectarea normelor legale¹⁴, impactul fiind suportarea unor cheltuieli neregulamentare (189,65 mii lei);

• directorul ŞP nr.8 a dispus acordarea premiilor angajaţilor călăuzindu-se de Codul muncii (art.160), cu ignorarea prevederilor actelor normative în vigoare privind sistemul de salarizare în sectorul bugetar¹⁵, conform cărora indicii de premiere, precum şi mărimea premiilor angajaţilor se stabilesc de conducător, cu consultarea comitetelor sindicale în baza unui regulament coordonat cu ME. Prin urmare, stimularea s-a efectuat în lipsa regulamentului cu privire la organizarea muncii, salarizării şi stimulării angajaţilor, aprobat corespunzător, astfel fiind admise cheltuieli neregulamentare (90,5 mii lei);

• contrar prevederilor cadrului legal¹⁶, pentru 4 unităţi ale personalului de conducere a fost calculat premiul anual cu 30% mai mult faţă de salariul lunar, nefiind menţionat în ordin pentru ce realizări deosebite a fost majorat premiul şi nefiind emisă nota contabilă privind economiile formate în urma reducerii sau anulării premiului anual altor salariaţi, fiind efectuate cheltuieli neregulamentare în sumă totală de 3,8 mii lei;

• urmare a nerespectării prevederilor legale privind durata concediului de odihnă anual şi modul de calculare a indemnizaţiei pentru concediul anual de odihnă¹⁷, precum şi prevederilor legale privind salarizarea angajaţilor instituţiei (acordarea suplimentelor, gradelor didactice, indemnizaţiei de conducere etc.), a fost majorată indemnizaţia nominalizată (cu 18,97 mii lei);

• ca urmare a iregularităţilor sus-menţionate privind remunerarea muncii, entitatea a suportat de asemenea cheltuieli neregulamentare aferente fondului de salarizare, exprimate prin achitarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii (249,23 mii lei) şi, respectiv, primelor de asigurări medicale de stat (43,34 mii lei).

_____________________________

¹⁰ Anexa nr.9 la Ordinul ministrului educaţiei şi ştiinţei şi ministrului finanţelor nr.542/108 din 21.08.1999 “Cu privire la statele titulare provizorii ale instituţiilor de învăţămînt preuniversitar”; Regulamentul privind modul de organizare a normării muncii în ramurile economiei naţionale, aprobat prin HG nr.98 din 04.02.2013 (în continuare – Regulamentul aprobat prin HG nr.98 din 04.02.2013); Anexa nr.5 la Regulamentul-tip cu privire la funcţionarea cantinelor pentru elevi din instituţiile de învăţămînt secundar profesional, aprobat prin HG nr.956 din 23.08.2004; Informaţia Ministerului Educaţiei şi Ştiinţei nr.05/1-8-184 din 03.05.2000.

¹¹ Informaţiile privind numărul unităţilor de personal incluse în state neregulamentar şi mijloacele financiare pentru retribuirea muncii acestora sînt redate în Anexa nr.3 la prezentul Raport.

¹² Pct.6 din Anexa nr.1 la Condiţiile de salarizare pentru cadrele didactice şi alte categorii de personal din instituţiile şi organizaţiile de învăţămînt preuniversitar, stabilite prin HG nr.381 din 13.04.2006 (în continuare – HG nr.381 din 13.04.2006).

¹³ Pct.5 din Anexa nr.1 la HG nr.381 din 13.04.2006.

¹⁴ Art.30 alin.(2) din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005 “Cu privire la sistemul de salarizare în sectorul bugetar” (în continuare – Legea nr.355-XVI din 23.12.2005); pct.9 din tabelul nr.6 din Anexa nr.1 la HG nr.381 din 13.04.2006.

¹⁵ Art.32 alin.(1), (2), (3) şi (4) din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005; pct.13 din HG nr.381 din 13.04.2006.

¹⁶ Pct.1 lit.a) şi pct.15 din Regulamentul privind modul de calculare şi plată a premiului anual personalului din unităţile bugetare, aprobat prin HG nr.180 din 11.03.2013 (în continuare – HG nr.180 din 11.03.2013).

¹⁷ Pct.5, pct.12 din Modul de calculare a salariului mediu, aprobat prin HG nr.426 din 26.04.2004; art.113 alin.(1) din Codul muncii al Republicii Moldova nr.154-XV din 28.03.2003; Cap.IV pct.9 din Convenţia colectivă (nivel ramural) pe anii 2011-2015, aprobată de ME şi Consiliul general al Sindicatului educaţiei şi ştiinţei din 14.12.2010.

6. ŞP nr.8 nu a respectat cadrul legal-normativ referitor la administrarea patrimoniului public.

Misiunea de audit denotă neasigurarea din partea responsabililor a realizării obligaţiilor lor funcţionale, neinventarierea în modul stabilit a bunurilor imobile, precum şi neefectuarea verificărilor reciproce cu organele cadastrale. Astfel, au fost admise neconformităţi şi iregularităţi, ceea ce condiţionează un risc major de integritate a patrimoniului administrat:

• neînregistrarea¹⁸ în Registrul bunurilor imobile a drepturilor asupra bunurilor imobile (clădiri şi construcţii speciale) în valoare de 2072,9 mii lei;

_____________________________

¹⁸ Legea cadastrului bunurilor imobile nr.1543-XIII din 25.02.1998.

• prezentarea APP a unor date eronate privind suprafaţa la sol a 4 bunuri imobile aflate în gestiunea economică a ŞP nr.8 (datele privind imobilele în cauză din dosarul cadastral, întocmit de OCT, nu corespund cu datele din Lista bunurilor imobile proprietate publică a statului, aprobată prin HG nr.351 din 23.03.2005, diferenţa constituind 467,4 m² );

• neexcluderea din evidenţa contabilă a unui bun imobil (cu suprafaţa de 18,9 m² în valoare de 31,7 mii lei), care de fapt aparţine unui agent economic;

• neevaluarea a două bunuri imobile;

• neraportarea APP a 2 imobile (în sumă de 72,2 mii lei), precum şi comunicarea incorectă a suprafeţei terenului aferent construcţiilor gestionate (majorată cu 1505,0 m²);

• neîntreprinderea măsurilor de rigoare privind casarea şi/sau realizarea/donarea unor bunuri neutilizate.

Recomandări conducerii ŞP nr.8 din mun. Chişinău:

1. Să implementeze neîntîrziat proceduri adecvate de control intern pentru toate domeniile de activitate, care să asigure, inclusiv, ţinerea evidenţei contabile în strictă conformitate cu cadrul legislativ-normativ în vigoare.

2. Să utilizeze Programul de evidenţă contabilă 1-C, versiunea 8.2 la toate sectoarele de evidenţă contabilă, cu adaptarea la cadrul legal-normativ în vigoare.

3. Să identifice/să stabilească priorităţile alocative în funcţie de resursele financiare disponibile/bugetate.

4. Să stabilească şi să aprobe statele de personal ale entităţii, cu fundamentarea acestora în corespundere cu actele normative în vigoare şi cu volumul efectiv de lucru.

5. Să asigure utilizarea conformă a mijloacelor bugetare pentru retribuirea muncii, eradicînd astfel practicile utilizării neregulamentare.

6. Să elaboreze şi să aprobe un regulament unic care ar prevedea exhaustiv criteriile de acordare şi mărimea sporurilor, suplimentelor, premiilor şi altor stimulări salariale.

7. Să întreprindă măsuri privind înregistrarea bunurilor imobile proprietate publică la oficiul cadastral, evaluarea cadastrală şi ajustarea costului bunurilor reflectate în evidenţa contabilă a entităţii.

Prezentul Raport a fost realizat de echipa de audit în următoarea componenţă: Vasile Moşoi, controlor de stat principal, şef de echipă şi Nadejda Ioniţă, controlor de stat.

Anexa nr.1

Domeniile supuse auditului

Bilanţul executării bugetului autorităţilor/instituţiilor

publice, la 1 ianuarie 2015 (Formularul nr.1)

Raportul privind executarea bugetului instituţiei publice din contul

cheltuielilor pe componenta de bază, la 1 ianuarie 2015 (Formularul nr.2)

Raportul privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale,

la 1 ianuarie 2015 (Formularul nr.4)

Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe, la 1 ianuarie 2015

(Formularul nr.5)

Evidenţa analitică a OMVSD şi a uzurii acestora în anul 2014

Procesul auditat: Achiziţiile publice

Procesul auditat: Retribuirea muncii şi indemnizaţiile

pentru copiii orfani şi aflaţi sub tutelă/curatelă

Anexa nr.2

Organigrama Şcolii profesionale nr.8 din mun. Chişinău

Anexa nr.3

Analiza informaţiei cu privire la numărul unităţilor de personal

incluse în statele ŞPnr.8, mun. Chişinău pentru anul 2014

Anexa nr.4

Măsurile întreprinse pe parcursul auditului de

ŞP nr.8 din mun. Chişinău pe marginea

Raportului de audit

1. Au fost elaborate în corespundere cu cadrul legislativ-normativ în vigoare:

- Regulamentul de ordine internă al entităţii;

- Regulamentul cu privire la condiţiile şi modul de acordare a burselor elevilor şi altor forme de ajutoare sociale;

- Regulamentul privind organizarea şi desfăşurarea stagiului practic al elevilor;

- Contractele individuale de muncă cu angajaţii instituţiei şi registrul de înregistrare al acestora (75 contracte);

- Contractele de răspundere materială cu angajaţii responsabili de bunurile materiale aflate în gestiunea lor şi registrul de înregistrare al acestora (66 contracte).

2. Prin ordinul directorului entităţii a fost instituită comisia pentru stabilirea vechimii muncii angajaţilor instituţiei şi a sporului aferent acesteia.

3. S-a stabilit şi consemnat printr-un proces-verbal vechimea muncii şi sporul pentru vechimea muncii tuturor angajaţilor entităţii.

4. Au fost înscrise corespunzător în carnetele de muncă ale angajaţilor (80 carnete) datele privind conferirea noilor categorii şi grade de calificare (gradul didactic şi gradul managerial), precum şi a studiilor deţinute.

5. Prin ordinul directorului entităţii au fost numiţi responsabilii de înregistrarea regulamentară în tabelele de pontaj a timpului de lucru al angajaţilor instituţiei.

6. Din octombrie 2014 sînt emise regulamentar ordine cu privire la sporurile, suplimentele şi premiile acordate.

7. Au fost recalculate şi reţinute din salariu indemnizaţiile de conducere, pentru gradele didactice şi vechimea muncii personalului de conducere, în valoare de 7,55 mii lei.

8. Au fost calculate şi achitate 50% din costul biletelor de călătorie (două călătorii pe an în ţară tur-retur) pentru 398 de elevi cu domiciliul permanent în afara localităţii de reşedinţă a instituţiei de învăţămînt (Chişinău) şi suburbiile acestei localităţi, în sumă totală de 27,10 mii lei.

9. Au fost calculate şi achitate elevilor orfani:

- indemnizaţia pentru materiale didactice, inventar gospodăresc, obiecte de igienă personală şi medicamente, în sumă totală de 16,75 mii lei;

- ajutorul material pentru îmbrăcăminte, încălţăminte şi inventar moale la începutul anului de studii, în sumă de 12,00 mii lei.

10. Au fost înregistrate în evidenţă la contul 177 “Decontări cu deponenţii” sumele privind bursele care nu au fost ridicate de elevi în termenul stabilit, total 11,88 mii lei.

11. Au fost înlăturate deficienţele ce ţin de raportarea cheltuielilor la art.111/7, în sumă de 7,9 mii lei.

12. Prin ordinul directorului entităţii au fost specificate funcţiile şi stabilite expres atribuţiile fiecărui membru al grupului de lucru pentru achiziţii publice.

13. A fost efectuată inventarierea generală a tuturor elementelor de activ şi pasiv ale instituţiei pentru anul 2014, în liste fiind incluse OMVSD (0,80 mii lei) şi descifrat regulamentar fondul de bibliotecă în sumă totală de 145,5 mii lei.

14. Darea de seamă privind realizarea achiziţiilor publice de valoare mică pentru semestrul II al anului 2014 a fost întocmită şi prezentată AAP în corespundere cu prevederile legale, fiind excluse achiziţiile în sumă totală de 450,80 mii lei care ţin de alte proceduri de achiziţii publice.

15. A fost procurată şi se utilizează maşina de casă şi control cu memorie fiscală.

16. A fost corectată cu 28,7 mii lei valoarea uzurii mijloacelor fixe.

17. Au fost întocmite devize de cheltuieli pentru formarea profesională a şomerilor la profesiile: “Manager”, “Croitor-cusător”, “Cusător”.

18. A fost restabilită în evidenţa contabilă datoria creditoare în sumă de 1,16 mii lei şi datoria debitoare în sumă de 1,80 mii lei.

19. Au fost înlăturate deficienţele privind raportarea datoriilor debitoare şi creditoare formate din achitarea studiilor pe bază de contract, în sumă totală de 15,20 mii lei.

20. Au fost raportate corespunzător OMVSD şi fondul acestora cu 10,60 mii lei.