Instrucţiune din 15.10.94 cu privire la modul de păstrare şi evidenţă a hîrtiilor de valoare la întreprinderi

MINISTERUL FINANŢELOR

I N S T R U C Ţ I U N I

cu privire la modul de păstrare şi evidenţă a hîrtiilor de valoare la întreprinderi

din  15.10.1994

 (în vigoare 10.11.1994) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr.2 art.4 din 10.11.1994

* * *

I. Dispoziţii generale

1.1. Instrucţiunile de faţă "Cu privire la modul de păstrare şi evidenţă a hîrtiilor de valoare la întreprinderi" sînt elaborate în baza Hotărîrii Guvernului Republicii Moldova nr.287 din 13.05.94.

Instrucţiunile stabilesc modul de primire, păstrare, eliberare transferare (transmitere) şi evidenţă a hîrtiilor de valoare, emise pe purtători de hîrtie de către întreprinderile de stat şi de arendă, reorganizate în societăţi pe acţiuni.

1.2. În corespundere cu Legea Republicii Moldova "Privind circulaţia hîrtiilor de valoare şi bursele de valori" din 18 mai 1993, hîrtiile de valoare pot exista în formă de documente aparte sau în titluri notate pe conturi,inclusiv acţiunile, obligaţiile,bonurile patrimoniale.

1.3. Noţiunile de bază,aplicate în instrucţiuni:

(1) Societatea pe acţiuni - întreprindere, ce are capitalul statutar în întregime împărţit în acţiuni şi care efectuează activitatea de antreprenoriat.

(2) Hîrtie de valoare - document bănesc, care atestă dreptul patrimonial sau raporturile de împrumut şi care prevede, de regulă, plata beneficiului în formă de dividende sau procente, precum şi posibilitatea transmiterii către alte persoane a drepturilor financiare şi de altă natură, care decurg din acest document.

(3) Acţiunea - este o hîrtie de valoare, emisă de societatea pe acţiuni, care atestă apartenenţa către acţionar a unei părţi a capitalului statutar al societăţii pe acţiuni cu dreptul ce decurge din această apartenenţă, de a participa la conducerea societăţii, la distribuirea profiturilor în timpul activităţii societăţii şi averii în cazul lichidării ei.

(4) Obligaţia - este o hîrtie de valoare, care dă posesorului său dreptul de a compensa, în termenul convenit, valoarea nominală a obligaţiei şi de a primi o anumită recompensă.

(5) Bonul patrimonial - este hîrtie de valoare specială nominală de stat, care se eliberează cetăţenilor Republicii Moldova şi care le acordă dreptul de a procura o parte din bonurile de stat şi de a le folosi în conformitate cu legislaţia în vigoare.

(6) Emisia - majorarea mărimii capitalului statutar, pe calea emiterii noilor acţiuni şi transmiterii lor primilor proprietari, sau schimbarea valorii nominale a acţiunilor emise anterior.

(7) Emitentul - este subiectul, care emite din nume propriu hîrtii de valoare şi se angajează să îndeplinească obligaţiile reieşind din condiţiile emiterii hîrtiilor de valoare.

(8) Investitorul - este persoană fizică sau juridică ce deţine hîrtiile de valoare.

(9) Depozitar - banca sau altă persoană juridică, care efectuează operaţii cu hîrtiile de valoare ale întreprinderii şi alte funcţii, conform contractului de depozitare.

(10) Registrul acţionarilor - cumul de date, existent în sistemul unic de înscrieri despre societatea pe acţiuni: despre mărimea capitalului statutar; numărul,valoarea nominală şi genurile acţiunilor;despre fiecare acţionar; privind plata dividendelor şi alte date.

(11) Deţinătorul registrului acţionarilor (registrator) - persoană oficială, împuternicită să efectueze evidenţa şi păstrarea hîrtiilor de valoare.

(12) Extrasul din registrul acţionarului - document eliberat de către deţinătorul registrului acţionarilor, care confirmă înscrierile ce se conţin în registru, nu este hîrtie de valoare şi transmiterea căreia de la o persoană la alta nu înseamnă încheiere a tranzacţiei şi nu atrage trecerea drepturilor asupra hîrtiilor de valoare.

1.4. Societatea pe acţiuni e autorizată să emită hîrtiile de valoare numai după înregistrarea lor la Comisia de Stat pentru piaţa hîrtiilor de valoare. Înregistrarea de stat a hîrtiilor de valoare se efectuează după înregistrarea de stat a societăţii.

1.5. Numărul de înregistrare constituie atribuţia necesară a hîrtiilor de valoare, emise de către societate.

II. Primirea şi păstrarea hîrtiilor de valoare

2.1. La primirea hîrtiilor de valoare persoana gestionară e obligată:

- să controleze corespunderea cu modelele hîrtiilor de valoare (de exemplu: acţiuni, obligaţii) comandate;

- să controleze corespunderea hîrtiilor de valoare, primite în numerar, pe genuri, tipuri, serii şi numere, indicate în documentele anexate de organizaţia, ce a confecţionat hîrtiile de valoare (a efectuat livrarea);

- să înregistreze la timp hîrtiile de valoare primite.

2.2. Înregistrarea hîrtiilor de valoare se efectuează pe baza documentelor anexate de organizaţia, ce a confecţionat (a efectuat livrarea), dispoziţiei de primire sau a actului de primire a hîrtiilor de valoare (conform anexei nr.1 la Instrucţiunile de faţă).

2.3. Pentru verificarea hîrtiilor de valoare încasate se creează comisia permanentă cu participarea reprezentantului contabilităţii. Membrii comisiei sînt obligaţi la primirea hîrtiilor de valoare să se convingă de integritatea exteriorului ambalajului împachetării şi de integritatea ştampilei. Coletele trebuie să fie controlate, hîrtiile de valoare numărate. Numerele şi seriile hîrtiilor de valoare trebuie să se compare cu factura ce se află în colet.

2.4. În cazul cînd la deschiderea şi controlul coletului sînt depistate hîrtii de valoare cu defecte, lipsă sau hîrtii de valoare în plus, se întocmeşte actul de primire a hîrtiilor de valoare în trei exemplare, unul dintre care se transmite întreprinderii-furnizoare, pentru înlăturarea faptelor, reflectate în act.

2.5. Corectitudinea controlului efectuat asupra existenţei hîrtiilor de valoare şi primirea lor se autentifică pe factură prin semnătura persoanei oficiale. Dacă a fost întocmit actul, pe factură se indică că hîrtiile au fost recepţionate conform actului. Menţiunea se autorizează cu ştampilă.

2.6. Hîrtiile de valoare se pot păstra la emitent, la registratorul său sau la depozitar, în corespundere cu contractul de depozitare.

2.7. Depozitarul sau subdiviziunea respectivă, în sarcina căreia sînt puse obligaţiile pentru păstrarea şi evidenţa hîrtiilor de valoare poartă răspundere pentru asigurarea integrităţii hîrtiilor de valoare în conformitate cu legislaţia în vigoare şi Instrucţiunile de faţă.

2.8. Hîrtiile de valoare şi documentele, privind evidenţa circulaţiei lor, trebuie să se păstreze în safeuri instalate în încăperi special amenajate. Încăperile special amenajate trebuie să fie izolate şi echipate cu semnalizare de pază şi antiincendiară. Accesul persoanelor în locurile de păstrare a hîrtiilor de valoare, care nu au atribuţie la lucrul lor, este interzis. În timpul efectuării operaţiunilor cu hîrtiile de valoare uşile încăperii trebuie să fie încuiate din interior.

Păstrarea în safeuri a hîrtiilor de valoare şi a altor valori, ce nu aparţin întreprinderii, e interzisă.

2.9. Cheile de la încăperi şi safeuri se repartizează între persoanele oficiale, împuternicite să efectueze păstrarea şi evidenţa hîrtiilor de valoare. După rezultatele inventarierii se întocmeşte actul respectiv.

Transmiterea cheilor şi ştampilelor către persoana care înlocuieşte şi invers se înregistrează în act.

2.11. Pentru toate cheile trebuie să existe duplicate, care se pun cu inventarul în pachet, se coase cu material, se sigilează de persoanele oficiale şi se transmit pentru păstrare în banca cea mai apropiată.

2.12. Hîrtiile de valoare, destinate pentru păstrare, trebuie să fie numărate, clasificate după genuri şi împachetate separat.

Fiecare 100 bucăţi de unul şi acelaşi gen şi valoare se împachetează cu panglică de hîrtie cu indicarea pe banderolă a numeraţiei tipografice a hîrtiilor de valoare (de la număr pînă la număr), sumei şi datei împachetării, se legalizează prin semnătura persoanei oficiale şi se sigilează.

Pe banderolele incomplete, în afară de datele menţionate mai sus, se indică numărul foilor.

2.13. Analogic se păstrează şi hîrtiile de valoare anulate. Paralel cu datele menţionate mai sus pe banderole se indică suma mijloacelor băneşti plătită pe ele.

2.14. Hîrtiile de valoare, primite pentru păstrare de la acţionari, se păstrează în colete aparte în ordinea crescîndă a numerelor.

Pe colet se indică numărul de ordine, numele, prenumele, patronimicul posesorului hîrtiilor de valoare, numărul şi valoarea hîrtiilor de valoare.

2.15. Persoanele oficiale poartă răspundere materială pentru asigurarea integrităţii hîrtiilor de valoare.

2.16. În caz de pierdere a registrului şi datelor conturilor personale de pe purtătorii electronici sau de pe purtătorii de hîrtie, persoana oficială e obligată:

- să anunţe în scris Comisia de Stat pentru piaţa hîrtiilor de valoare despre pierderea documentelor în timp de o zi din momentul înregistrării pierderii;

- să publice un anunţ în mass-media despre necesitatea prezentării documentelor pentru a restabili datele pierdute şi despre necesitatea reînregistrării tranzacţiilor, cu indicarea datelor şi termenelor;

- să restabilească datele pierdute fără sistarea înscrierilor în registrul acţionarilor în termen de zece zile din momentul înregistrării pierderii.

III. Evidenţa hîrtiilor de valoare

3.1. Pentru evidenţa hîrtiilor de valoare la întreprinderi se ţine registrul acţionarilor. Ţinerea registrului acţionarilor poate fi efectuată atît de purtătorii pe hîrtie, cît şi sub formă de înscriere electronică.

3.2. Sistemul de ţinere a registrului include în sine:

- ţinerea condicii de înregistrare (conform anexei nr.2);

- ţinerea conturilor personale ale acţionarilor (conform anexei nr.3);

- ţinerea registrului eliberării şi anulării certificatelor acţiunilor în caz de emitere a acţiunilor în formă materială (conform anexei nr.4);

- evidenţa şi păstrarea documentelor, care constituie baza pentru înscrierea în registrul acţionarilor, inclusiv informaţia pe purtătorii electronici;

- evidenţa cronologică a cererilor (ofertelor) de la acţionari;

- prezentarea informaţiei emitenţilor şi acţionarilor.

3.3. Condica de înregistrare se ţine pentru fiecare gen de hîrtii de valoare emise, cu indicarea numărului înregistrării de stat al lor, modului şi termenelor de achitare a dividendelor şi procentelor, datelor despre fiecare fondator al societăţii, numărului şi genurilor hîrtiilor de valoare care îi aparţin.

3.4. În condica de înregistrare în ordine cronologică pe parcursul a 5 zile trebuie să se introducă însemnări despre fiecare emisie suplimentară a hîrtiilor de valoare şi fiecare transmitere a hîrtiilor de valoare, precum şi despre fiecare schimbare a numărului hîrtiilor de valoare, înscrise pe numele acţionarului. Însemnarea trebuie să conţină informaţia:

- despre numărul însemnării;

- despre data introducerii însemnării;

- despre timpul operaţiei cu hîrtiile de valoare;

- despre numele acţionarului, contul personal.

Persoana oficială, care ţine registrul acţionarilor, e obligată să păstreze informaţia despre acţionar, ce este cuprinsă în condica de înregistrare, nu mai puţin de 3 ani din momentul cînd această persoană a încetat să fie acţionar.

3.5. Condica de înregistrare a acţiunilor trebuie să fie numerotată, şnuruită şi legalizată prin ştampila societăţii.

Numărul paginilor în condică se legalizează prin semnăturile contabilului-şef şi şefului secţiei hîrtiilor de valoare.

3.6. Contul personal se deschide pe numele fiecărui acţionar concomitent cu însemnarea în condica de înregistrare.

Contul personal trebuie să conţină următoarele date:

- despre numărul contului personal;

- despre acţionar;

a) pentru persoanele fizice: - numele, prenumele, patronimicul, datele documentului care confirmă persoana; adresa; datele despre reprezentantul împuternicit, în cazul desemnării lui.

b) pentru persoanele juridice: - denumirea oficială a persoanei juridice; datele reprezentantului împuternicit în cazul desemnării lui; denumirea organului, care a efectuat înregistrarea; data şi numărul înregistrării; adresa juridică;

- datele, care permit a trimite informaţia necesară şi a transfera dividendele;

- despre mărimea dividendelor calculate, impozitelor reţinute, sumelor dividendelor achitate, minus impozitele;

- despre numărul şi genul acţiunilor, înscrise pe numele acţionarului, schimbarea lor cu indicarea numărului însemnării respective în condica de înregistrare;

- despre certificatul acţiunilor (în cazul eliberării lui).

3.7. În cazul emisiei suplimentare a acţiunilor se deschide un cont, în care se reflectă toate acţiunile neprocurate în proprietate.

Pînă la momentul vînzării în proprietate, acţiunile menţionate nu posedă dreptul de vot şi dividendele pe aceste acţiuni nu se calculează.

3.8. Registrul eliberării şi stingerii certificatelor acţiunilor se ţine separat pentru fiecare gen de acţiuni faţă de care se efectuează eliberarea certificatelor acţiunilor şi trebuie să conţină următoarele date despre fiecare certificat:

- numărul certificatului;

- numărul acţiunilor, confirmate prin certificat;

- numele acţionarului, căruia i-a fost eliberat certificatul acţiunilor;

- data eliberării certificatului şi data anulării lui.

3.9. Sistemul de ţinere a registrului acţionarilor trebuie să asigure înregistrarea, evidenţa şi păstrarea documentelor primite,care constituie temeiul pentru înscriere în registru.

Pe fiecare document primit trebuie să fie făcută menţiunea despre data şi timpul primirii lui.

3.10. Extrasul din registrul acţionarilor trebuie să conţină următoarele date (conform anexei nr.5):

- denumirea şi numărului documentului;

- numele, prenumele, patronimicul acţionarului;

- data, la care extrasul din registrul acţionarilor confirmă însemnările despre acţiunile, înscrise pe numele acţionarului;

- denumirea oficială completă a societăţii pe acţiuni;

- denumirea organului care efectuează înregistrarea;

- numărul şi data înregistrării;

- adresa juridică a societăţii;

- despre numărul şi genul de acţiuni, valoarea nominală, cotele dividendelor pentru acţiunile privilegiate.

3.11. Persoana oficială e obligată:

- să asigure emitentului şi acţionarilor pe parcursul zilei de lucru accesul la datele registrului acţionarilor;

- să prezinte emitentului listele acţionarilor;

- o dată pe lună să efectueze verificarea numărului acţiunilor pe genuri, emise în circulaţie, şi a acţiunilor răscumpărate de acţionari.

Persoana oficială, care duce evidenţa şi păstrarea hîrtiilor de valoare, nu are dreptul să efectueze tranzacţii cu acţiunile, care se află la păstrare.

3.12. Evidenţa hîrtiilor de valoare la întreprinderi şi organizaţii trebuie să asigure:

- întocmirea documentară corectă şi la timp a hîrtiilor de valoare;

- primirea datelor complete şi autentice despre circulaţia şi stocurile hîrtiilor de valoare atît în calitate naturală, cît şi bănească;

- controlul asupra integrităţii hîrtiilor de valoare în locurile păstrării la toate etapele lor de circulaţie;

- întocmirea dărilor de seamă corecte şi autentice despre circulaţia şi stocurile hîrtiilor de valoare în locurile de păstrare.

3.13. Evidenţa contabilă în societate pe acţiuni se efectuează în corespundere cu actele normative în vigoare.