Инструкция от 15.10.94 о порядке хранения и учета ценных бумаг на предприятиях

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ

И Н С Т Р У К Ц И Я

о порядке хранения и учета ценных бумаг на предприятиях

от  15.10.1994

 (в силу 10.11.1994) 

Мониторул Офичиал ал Р.Молдова N 2 ст.4 от 10.11.1994

* * *

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция "О порядке хранения и учета ценных бумаг на предприятиях" разработана на основании Постановления Правительства Республики Молдова от 13.05.94 г. N 287.

Инструкция определяет порядок получения, хранения, выдачи, перемещения (передачи) и учета ценных бумаг, выпущенных на бумажных носителях государственными и арендными предприятиями, реорганизованными в акционерные общества.

1.2. В соответствии с Законом Республики Молдова "Об обращении ценных бумаг и фондовых биржах" от 18 мая 1993 г. ценные бумаги могут существовать в виде самостоятельных документов или в виде записей на счетах, включая акции, облигации, боны народного достояния.

1.3. Основные понятия, применяемые в инструкции:

(1) Акционерное общество - предприятие, имеющее уставный капитал, полностью разделенный на акции, и осуществляющее предпринимательскую деятельность.

(2) Ценная бумага - денежный документ, удостоверяющий имущественное право или отношения по займу и предусматривающий, как правило, выплату доходов в виде дивидендов или процентов, а также возможность передачи денежных и иных прав, вытекающих из этого документа, другим лицам.

(3) Акция - ценная бумага, выпущенная акционерным обществом и удостоверяющая принадлежность акционеру части уставного капитала акционерного общества с вытекающими из указанного владения правами участия в управлении обществом, распределении прибылей в период деятельности общества и имущества при его ликвидации.

(4) Облигация - ценная бумага, предоставляющая ее владельцу право на возмещение в оговоренный срок номинальной стоимости облигации и на получение определенного вознаграждения.

(5) Бон народного достояния - специальная именная государственная ценная бумага, выдаваемая гражданам Республики Молдова, дающая право на приобретение доли государственного имущества и ее использование в соответствии с действующим законодательством.

(6) Эмиссия - увеличение размера уставного капитала путем выпуска новых акций и передачи их первым владельцам либо изменения номинальной стоимости ранее выпущенных акций.

(7) Эмитент - субъект, который от своего имени выпускает ценные бумаги и обязуется выполнять обязательства, вытекающие из условий их выпуска.

(8) Инвестор - физическое или юридическое лицо, владеющее ценными бумагами.

(9) Депозитарий - банк или иное юридическое лицо, осуществляющее операции с ценными бумагами предприятия и другие функции согласно депозитарному договору.

(10) Реестр акционеров - существующая в единой системе записей совокупность данных об акционерном обществе; о размере уставного капитала; количестве, номинальной стоимости и видах акций; о каждом акционере; о выплате дивидендов и другие данные.

(11) Держатель реестра акционеров (регистратор) - должностное лицо, уполномоченное осуществлять учет и хранение ценных бумаг.

(12) Выписка из реестра акционера - документ, выдаваемый держателем реестра акционеров и подтверждающий записи, содержащиеся в реестре, не являющийся ценной бумагой, передачи которого от одного лица другому не означает совершение сделки и не влечет переход прав на ценные бумаги.

1.4. Акционерное общество вправе выпускать ценные бумаги только после их регистрации в Государственной Комиссии по рынку ценных бумаг. Государственная регистрация ценных бумаг производится после государственной регистрации общества.

1.5. Регистрационный номер является необходимым реквизитом ценных бумаг, выпускаемых обществом.

II. Приемка и хранение ценных бумаг

2.1. При получении ценных бумаг материально-ответственное лицо обязано:

- проверить соответствие образцам заказанных ценных бумаг (например: акции, облигации);

- проверить соответствие полученных ценных бумаг по количеству, видам, типам, сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах организации, которая изготовила ценные бумаги (произвела их отпуск);

- своевременно оприходовать полученные ценные бумаги.

2.2. Оприходование ценных бумаг производится на основании сопроводительных документов организации, которая изготовила (произвела отпуск), приходной накладной или акта о приемке ценных бумаг (по форме согласно приложению N 1 к настоящей инструкции).

2.3. Для проверки поступающих ценных бумаг создается постоянно действующая комиссия с участием представителя бухгалтерии. Члены комиссии обязаны при приемке ценных бумаг удостовериться в целостности наружной упаковки и обвязки посылки, в сохранности оттисков печати. Посылки должны быть проверены, ценные бумаги пересчитаны. Номера и серии ценных бумаг должны быть сверены с накладной, находящейся в посылке.

2.4. Если при вскрытии посылок и проверке ценных бумаг обнаружены дефектные ценные бумаги, недостача или излишки, то составляется акт о приемке ценных бумаг в трех экземплярах, один из которых направляется предприятию-поставщику для устранения фактов, отраженных в акте.

2.5. Правильность проведенной проверки о наличии ценных бумаг и принятия ценных бумаг подтверждается на накладной подписями должностных лиц. Если был составлен акт, то на накладной указывается, что бумаги приняты по акту. Надпись скрепляется печатью.

2.6. Ценные бумаги могут храниться у эмитента, его регистратора или депозитария в соответствии с депозитарным договором.

2.7. Депозитарий или соответствующее подразделение, на которое возложены обязанности по хранению и учету ценных бумаг, несут ответственность за обеспечение сохранности ценных бумаг в соответствии с действующим законодательством и настоящей инструкцией.

2.8. Ценные бумаги и документы по учету их движения должны храниться в сейфах, установленных в специально оборудованных помещениях. Специально оборудованные помещения должны быть изолированы и оснащены охранно-пожарной сигнализацией. Доступ в места хранения ценных бумаг лицам, не имеющим отношения к его работе, воспрещается. Во время совершения операций с ценными бумагами, двери помещения должны быть заперты с внутренней стороны.

Хранение в сейфах ценных бумаг и других ценностей, не принадлежащих предприятию, воспрещается.

2.9. Ключи от помещения и сейфов распределяются между должностными лицами, уполномоченными осуществлять хранение и учет ценных бумаг.

2.10. На время отпуска, болезни, в других случаях продолжительного отсутствия должностных лиц, или увольнения, ключи и печати передаются другим лицам, их заменяющим, с проведением сплошной инвентаризации по приему-передаче ценных бумаг. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Передача ключей и печатей замещающим лицам и обратное их получение отражаются в акте.

2.11. Ко всем замкам должны быть дубликаты ключей, которые с описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью, опечатываются печатями должностных лиц и сдаются на хранение в ближайший банк.

2.12. Ценные бумаги, предназначенные для хранения, должны быть подсчитаны и рассортированы по видам и упакованы отдельно.

Каждые 100 листов одного и того же вида и достоинства обандероливаются бумажной лентой с обозначением на бандероли типографической нумерации бланков ценных бумаг (с номера по номер), суммы и даты упаковки, заверяются подписью должностного лица и опечатываются.

На неполных бандеролях, помимо приведенных выше данных, указывается количество листов.

2.13. Аналогично хранятся аннулированные ценные бумаги. Помимо вышеприведенных данных на бандеролях указывается сумма денежных средств, выплаченная по ним.

2.14. Ценные бумаги, принятые на хранение от акционеров, хранятся в отдельных пакетах в восходящем порядке номеров.

На пакетах указывается порядковый номер, фамилия, имя, отчество владельца ценных бумаг, количество и стоимость ценных бумаг.

2.15. Должностные лица, несут материальную ответственность за обеспечение сохранности ценных бумаг.

2.16. В случае утраты книги регистрации и данных лицевых счетов на электронных носителях или на бумажных носителях, должностное лицо обязано:

- сообщить в Государственную Комиссию по рынку ценных бумаг об утрате документов в письменной форме в однодневный срок с момента утраты;

- опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления документов в целях восстановления утраченных данных и по необходимости перерегистрации сделок, с указанием даты и сроков;

- восстановить утраченные данные без приостановления внесения записей в реестр акционеров в десятидневный срок с момента утраты.

III. Учет ценных бумаг

3.1. Для учета ценных бумаг на предприятиях ведется реестр акционеров. Ведение реестра акционеров может осуществляться как на бумажных носителях, так и в виде электронной записи.

3.2. Система ведения реестра акционеров включает в себя:

- ведение книги регистрации (согласно приложению N 2);

- ведение лицевых счетов акционеров (согласно приложению N 3);

- ведение журнала выдачи и аннулирования сертификатов акций в случае выпуска акций в материализованной форме (согласно приложению N 4);

- учет и хранение документов, являющихся основанием для записей в реестр акционеров, включая информацию на электронных носителях;

- хронологический учет заявлений (заявок) от акционеров;

- предоставление информации эмитентам и акционерам.

3.3. Книга регистрации ведется по каждому виду ценных бумаг отдельно, с указанием количества и номинальной стоимости выпускаемых ценных бумаг, их государственного регистрационного номера, порядка и сроков выплаты дивидендов и процентов, данных о каждом учредителе общества и количестве и видов ценных бумаг, ему принадлежащих.

3.4. В книгу регистрации в хронологическом порядке в течение 5 дней должны вноситься записи о каждой дополнительной эмиссии ценных бумаг и каждой передаче ценных бумаг, а также о любом изменении количества ценных бумаг, записанных на имя акционера. Запись должна содержать информацию:

- о номере записи;

- о дате внесения записи;

- о типе операции с ценными бумагами;

- об имени акционера, его лицевом счете.

Должностное лицо, которое ведет реестр акционеров, обязано сохранять информацию об акционере, содержащуюся в книге регистраций, не менее 3 лет с момента, когда это лицо перестало им быть.

3.5. Книга регистрации акций должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью общества. Количество листов в книге заверяются подписями главного бухгалтера и начальника отдела ценных бумаг.

3.6. Лицевой счет открывается на имя каждого акционера одновременно с записью в книге регистрации.

Лицевой счет должен содержать данные:

- о номере лицевого счета;

- об акционере:

а) для физических лиц - фамилия, имя, отчество; данные документа, удостоверяющего личность; адрес; данные об уполномоченном представителе, в случаях его назначения;

b) для юридических лиц - полное официальное наименование юридического лица; данные уполномоченного представителя, в случае его назначения; наименование органа осуществившего регистрацию; дату и номер регистрации; юридический адрес;

- данные, позволяющие направлять необходимую информацию и перечислять дивиденды;

- о размере начисленных дивидендов, удержанных налогов и выплаченных сумм дивидендов за минусом налогов;

- о количестве и виде акций, записанных на имя акционера, их изменении с указанием номера соответствующей записи в книге регистрации;

- о сертификате акций (в случае его выдачи).

3.7. При дополнительной эмиссии акций открывается лицевой счет, на котором отражаются все неприобретенные в собственность акции.

До момента продажи в собственность указанные акции не обладают правом голоса и дивиденды по этим акциям не начисляются.

3.8. Журнал выдачи и погашения сертификатов акций ведется отдельно по каждому виду акций, в отношении которых осуществляется выдача сертификатов акций, и должен содержать следующие данные о каждом сертификате:

- номер сертификата;

- число акций, удостоверяемых сертификатом;

- имя акционера, на которое был выдан сертификат акций;

- дата выдачи сертификата и дата его погашения.

3.9. Система ведения реестра акционеров должна обеспечивать регистрацию, учет и хранение поступивших документов, являющихся основанием для записей в реестр.

На каждом полученном документе должна быть сделана отметка о дате и времени его получения.

3.10. Выписка из реестра акционеров должна содержать следующие данные (согласно приложению N 5):

- название и номер документа;

- фамилия, имя, отчество акционера;

- дату, на которую выписка из реестра акционеров подтверждает записи об акциях, записанных на имя акционера;

- полное официальное наименование акционерного общества;

- наименование органа, осуществившего регистрацию;

- номер и дату регистрации;

- юридический адрес общества;

- о количестве и виде акций, номинальной стоимости, ставки дивидендов для привилегированных акций.

3.11. Должностное лицо обязано:

- обеспечить свободный доступ акционерам в течение рабочего дня к данным реестра акционеров;

- представлять эмитенту списки акционеров;

- раз в месяц производить сверку количества акций по видам, выпущенных в обращение, и акций, выкупленных акционерами.

Должностное лицо, осуществляющее учет и хранение ценных бумаг, не вправе осуществлять сделки с акциями, находящимися на хранении.

3.12. Учет ценных бумаг на предприятиях и в организациях должен обеспечить:

- правильное и своевременное документальное оформление операций по приему, отпуску и перемещению ценных бумаг;

- получение полных и достоверных данных о движении и остатках ценных бумаг как в натуральном, так и в денежном выражении;

- контроль за сохранностью ценных бумаг в местах хранения, на всех этапах их движения;

- составление правильных и достоверных отчетов о движении и остатках ценных бумаг в местах хранения.

3.13. Бухгалтерский учет в акционерных обществах осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами.