Ordine
Ordin nr.217 din 16.07.2025 pentru modificarea anexei nr.1 la Regulamentul privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale, aprobat prin Ordinul ministrului justiţiei nr.847/2017
MINISTERUL JUSTIŢIEI
O R D I N
pentru modificarea anexei nr.1 la Regulamentul privind modul de
păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale,
aprobat prin Ordinul ministrului justiţiei nr.847/2017
nr. 217 din 16.07.2025
(în vigoare 21.07.2025)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 381-384 art. 579 din 21.07.2025
* * *
În temeiul art.36 alin.(7) din Legea nr.69/2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr.277-287, art.588),
ORDON:
1. Anexa nr.1 la Regulamentul privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale, aprobat prin Ordinul ministrului justiţiei nr.847/2017 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.390-395, art.1984), va avea următorul cuprins:
|
“Anexa nr.1 la Regulamentul privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale Nomenclatorul-tip al dosarelor notariale |
||||
| Indicele dosarului |
Titlul dosarului şi direcţiile de activitate | Numărul dosarelor (volumelor) | Termenele de păstrare a dosarelor | Menţiuni |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Registre şi acte notariale | ||||
| 01-1 | Registrul actelor notariale cu indicele 1 | permanent |
||
| 01-2 | Registrul actelor şi acţiunilor notariale cu indicele 2 | permanent | ||
| 01-3 | Registrul procedurilor succesorale | permanent | ||
| 01-4 | Registrul de desfacere a căsătoriei prin acordul soţilor | 18 ani | ||
| 01-5 | Opisul alfabetic al actelor notariale | permanent |
||
| 01-6 | Registrul de depozite şi/sau a instrumentelor financiare | 15 ani | ||
| 01-7 | Acte juridice de dispoziţie (constituire, transmitere, modificare, renunţare, stingere), de schimbare a regimului juridic, de stabilire a modului de folosinţă, de executare, având ca obiect bunuri imobile | permanent | ||
| 01-8 | Acte în temeiul cărora au fost îndeplinite actele menţionate la indicele nr.01-7 | 10 ani | ||
| 01-9 | Certificate de moştenitor, certificate de succesiune vacantă, contracte de înstrăinare a cotei succesorale | permanent | ||
| 01-10 | Acte în temeiul cărora au fost îndeplinite actele menţionate la indicele nr.01-9 | 10 ani | ||
| 01-11 | Testamente, testamentele olografe transmise notarului la păstrare, cererea testatorului, certificat privind primirea la păstrare a testamentului olograf, declaraţii de revocare a testamentelor | 75 ani | ||
| 01-12 | Acte juridice de înstrăinare cu condiţia întreţinerii pe viaţă, renta viageră, care au ca obiect bunuri mobile, acte juridice de constituire, transmitere, modificare, stingere a drepturilor reale limitate, care au ca obiect bunuri imobile | 75 ani | ||
| 01-13 | Acte în temeiul cărora au fost îndeplinite actele menţionate la indicele nr.01-12 | 10 ani | ||
| 01-14 | Acte juridice de dispoziţie (constituire, transmitere, modificare, renunţare, stingere), de schimbare a regimului juridic, de constituire, modificare, stingere a drepturilor reale limitate, de stabilire a modului de folosinţă, de executare, având ca obiect bunuri mobile, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 10 ani | ||
| 01-15 | Alte acte juridice cu caracter patrimonial: arenda, locaţiunea, comodat, împrumut, arvună, mandat, fidejusiune, antecontract, contract de fiducie, declaraţia de fiducie, tranzacţia rezultată din mediere, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 10 ani | ||
| 01-16 | Procesul-verbal de deschidere a plicului cu testamentul olograf, procesul-verbal de vizare spre neschimbare a testamentului olograf, actele în baza cărora au fost îndeplinite | 10 ani | ||
| 01-17 | Contract de ipotecă, acordul privind transmiterea benevolă în posesiune a bunului ipotecat, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 35 ani | ||
| 01-18 | Avizul şi confirmarea de înregistrare, modificare, executare sau radiere a gajului, leasingului financiar şi altor drepturi de garanţie asupra bunurilor mobile, contractul de gaj autentic, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 10 ani | ||
| 01-19 | Actele de constituire, modificare, reorganizare a persoanelor juridice, actele de înstrăinare a părţilor sociale | permanent | ||
| 01-20 | Acte în temeiul cărora au fost îndeplinite actele menţionate la indicele nr.01-19 | 10 ani | ||
| 01-21 | Primirea în depozit a mijloacelor financiare şi/sau a instrumentelor financiare pentru a fi transmise destinatarului, acte de protest al cecurilor în caz de neplată, acte de protest al cambiilor, primirea documentelor la păstrare, procesul-verbal şi alte acte întocmite pentru asigurarea probelor, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 15 ani | ||
| 01-22 | Procuri, declaraţii de revocare a procurilor | 3 ani | din data expirării termenului | |
| 01-23 | Certificate eliberate în procedura de constatare a faptelor, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 3 ani | ||
| 01-24 | Actele în procedura de licitaţie, nefinalizată cu autentificarea contractului de vânzare-cumpărare | 3 ani | ||
| 01-25 | Actele în procedura de divorţ | 18 ani | ||
| 01-26 | Încheieri, cereri de eliberare a duplicatelor, alte cereri/declaraţii, actele în temeiul cărora au fost îndeplinite | 3 ani | ||
| 01-27 | Acordul parental cu privire la stabilirea pensiei de întreţinere a copiilor minori, stabilirea domiciliului copiilor minori, exercitarea drepturilor părinteşti | 20 ani | ||
| 01-28 | Registrul de consultaţii notariale | 6 ani | ||
| 01-29 | Ordonanţe, procese-verbale de ridicare a documentelor activităţii notarului, încheieri, ordonanţe de numire şi efectuare a expertizei | 6 ani | În cazul ridicării documentelor după restituirea acestora | |
| 02. Documente rezultate din activitatea organizatorică | ||||
| 02-1 | Specimenul semnăturii notarului şi a amprentei ştampilei, adeverinţa/după caz copia adeverinţei cu privire la fabricarea/distrugerea ştampilei | permanent | ||
| 02-2 | Certificatul privind corespunderea biroului notarului cerinţelor legale | 10 ani | ||
| 02-3 | Rapoarte privind activitatea profesională anuală a notarului | 5 ani | ||
| 02-4 | Cererea de înregistrare a traducătorului/interpretului autorizat cu specimenul semnăturii şi amprenta ştampilei, actele aferente acesteia | 10 ani | ||
| 02-5 | Corespondenţa cu administraţia publică locală sau centrală, externă ş.a. | 3 ani | ||
| 02-6 | Registrul de corespondenţă | 3 ani | ||
| 02-7 | Registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor documentelor activităţii notarului | 75 ani | ||
| 02-8 | Nomenclatorul concret al dosarelor coordonat | Permanent | ||
| 02-9 | Procesele-verbale de transmitere-primire a documentelor activităţii notariale/ arhivei activităţii notariale | Permanent | Nu se includ în inventar, se transmit persoanei care preia arhiva | |
| 02-10 | Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare | Permanent | Nu se includ în inventar | |
| 02-11 | Inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare | Permanent | Nu se includ în inventar | |
| 02-12 | Procese-verbale de distrugere a dosarelor, termenele de păstrare ale cărora au expirat; Procese-verbale de selecţionare a dosarelor şi documentelor pentru distrugere |
Permanent | Nu se includ în inventar | |
| 03. Resurse umane | ||||
| 03-1 | Registrul de evidenţă a ordinelor notarului privind personalul | 75 ani | ||
| 03-2 | Dosare personale ale angajaţilor | 75 ani | ||
| 04. Finanţe şi control | ||||
| 04-1 | Rapoarte cu privire la retribuirea muncii (formularul IRV,REV, IAL, IPC18, CAS 18-AN etc.), contul analitic de evidenţă a veniturilor sub formă de salariu şi alte plăţi efectuate de către notar în folosul angajatului | 75 ani | ||
| 04-2 | Calculul impozitului pe venit al notarului pentru perioada fiscală cu anexe | 7 ani | ||
| 04-3 | Documentele de evidenţă financiară şi contabilă, acte de control întocmite în urma controlului financiar-fiscal | 6 ani | În cazul apariţiei litigiilor, divergenţelor, intentării proceselor judiciare se păstrează până la pronunţarea hotărârii definitive şi irevocabile | |
| 04-4 | Acte de control întocmite în urma controlului profesional | Permanent” | ||
2. Documentele notariale întocmite începând cu 1 ianuarie 2019 vor fi ordonate potrivit Nomenclatorului-tip al dosarelor notariale aprobat prin prezentul ordin, cu excepţia documentelor notariale, ordonate, coordonate şi aprobate de instituţia arhivistică de stat respectivă până la intrarea în vigoare a prezentului ordin.
3. Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
| MINISTRU | Veronica MIHAILOV – MORARU |
| Nr.217. Chişinău, 16 iulie 2025. | |