Ordin nr.847 din 16.10.2017 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de

păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale

nr. 847  din  16.10.2017

 (în vigoare 10.11.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 390-395 art. 1984 din 10.11.2017

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

nr.1264 din 18 octombrie 2017

Ministru _________ Vladimir Cebotari

În temeiul art.36 alin.(7) din Legea nr.69 din 14 aprilie 2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr.277-287, art.588),

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale, conform anexei.

2. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Ordinul ministrului justiţiei

nr.847 din 16 octombrie 2017

 

REGULAMENT

privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare în arhivă a actelor notariale conform Legii nr.69 din 14 aprilie 2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor, Regulamentului Fondului arhivistic de stat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.352 din 27 mai 1992, Hotărîrii Guvernului nr.618 din 5 octombrie 1993 pentru aprobarea regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, Ordinului nr.57 din 27 iulie 2016 al Serviciului de Stat Arhivă cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului şi Instrucţiunii cu privire la ordonarea documentelor în organizaţiile, instituţiile şi întreprinderile Republicii Moldova aprobată la 18 ianuarie 2010 de către Directorul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova şi prezentului Regulament.

2. Actele notariale îndeplinite de notar în procesul activităţii notariale care, potrivit legislaţiei se supun păstrării, actele în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite şi registrele actelor notariale formează arhiva activităţii notariale şi constituie proprietate a statului, fiind parte integrantă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, în conformitate cu Legea nr.880-XII din 22 ianuarie 1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.

3. Arhiva activităţii notariale se păstrează în sediul notarului sau în încăperi special amenajate pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.

4. Persoanele care desfăşoară activitatea notarială trebuie să prevină accesul nesancţionat al terţilor la informaţia din arhiva activităţii notariale, inclusiv la cea în variantă digitală (electronică), precum şi să asigure integritatea actelor notariale, a registrelor şi a altor documente care se păstrează în arhivă.

5. Notarul poate ţine arhiva activităţii notariale şi în format digital (electronic), cu condiţia păstrării şi pe suport de hîrtie.

6. Actele şi registrele notariale cu termen permanent de păstrare se predau în arhivele de stat după expirarea a 75 de ani.

7. Ministerul Justiţiei ţine evidenţa actelor de predare-preluare a actelor notariale, predate pentru păstrare provizorie.

II. PĂSTRAREA ACTELOR NOTARIALE

8. Actele notariale îndeplinite de notar în procesul activităţii notariale, actele în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite şi registrele actelor notariale se păstrează de notari în încăperi pentru arhivă, special amenajate, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia acestora faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare (praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă).

9. Pentru protejarea împotriva deteriorării, actele notariale se cos în coperte de carton, iar cele cu termen permanent se introduc în cutii de carton.

10. În încăperile pentru arhivă se asigură curăţenia şi ordinea interioară, pentru a evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice de rozătoare, insecte, mucegai. În cazul semnalării pericolului de deteriorare a documentelor se întreprind măsuri de înlăturare a acestuia.

11. Înlăturarea agenţilor dăunători se efectuează prin desprăfuire, curăţare mecanică, dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea documentelor se face cu perii moi, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea încăperilor pentru arhivă se fac ori de cîte ori este nevoie, dar nu mai puţin de o dată pe an.

12. Încăperile pentru arhivă se dotează cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.

III. PREGĂTIREA ACTELOR NOTARIALE

13. Actele notariale, documentele, în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite şi registrele notariale definitivate se ordonează, se perfectează şi se depun de către notar în arhiva proprie.

14. Actele şi registrele notariale se ordonează la finele anului de gestiune în conformitate cu Nomenclatorul-tip al dosarelor notariale (în continuare – Nomenclatorul-tip), coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă (anexa nr.1 la prezentul Regulament).

15. În baza Nomenclatorului-tip, fiecare notar elaborează Nomenclatorul concret al dosarelor (în continuare – Nomenclator concret), pe care îl coordonează cu instituţia arhivistică de stat respectivă (anexa nr.2 la prezentul Regulament).

16. La întocmirea Nomenclatorului concret, din Nomenclatorul-tip se includ doar dosarele care se constituie în activitatea profesională a notarului respectiv.

17. Nomenclatorul concret poate cuprinde şi alte compartimente, în cazul în care actele îndeplinite de notar nu sînt prevăzute în Nomenclatorul-tip. Dacă pe parcursul anului apare necesitatea de noi compartimente sau dosare, atunci Nomenclatorul concret, precum şi compartimentele pe care acesta le cuprinde se completează cu denumirile acestora. În acest scop, în fiecare compartiment al Nomenclatorului concret se lasă o rezervă de numere (rînduri). Termenele de păstrare a actelor şi registrelor notariale indicate în Nomenclatorul-tip nu pot fi modificate.

18. Nomenclatorul concret se întocmeşte în două exemplare care, după coordonare cu instituţia arhivistică de stat respectivă, se aprobă de către notar. Un exemplar al Nomenclatorului concret se păstrează la notar şi unul la instituţia arhivistică de stat respectivă.

19. Nomenclatorul concret aprobat se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie al fiecărui an.

20. Nomenclatorul concret este valabil pe parcursul a mai multor ani şi este supus reaprobării numai în cazul în care intervin schimbări în componenţa documentelor. Dacă asemenea modificări nu au intervenit, Nomenclatorul concret, la sfîrşitul fiecărui an, după concretizare şi redactilografiere, se reaprobă de către notar.

21. La sfîrşitul anului de gestiune, Nomenclatorul concret se încheie cu o înscriere de totalizare privind numărul separat al dosarelor cu termen permanent de păstrare, cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 75 ani), cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) şi dosarele transmisibile. Exemplarul Nomenclatorului concret aprobat şi coordonat cu instituţia arhivistică de stat respectivă este un document cu termen permanent de păstrare.

22. Registrele notariale, actele notariale şi documentele în baza cărora au fost îndeplinite acestea, se perfectează în dosare, conform Nomenclatorului concret aprobat. Perfectarea dosarelor include următoarele lucrări complexe: completarea datelor pe prima copertă a dosarelor, îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.

23. La îndosariere trebuie respectate următoarele cerinţe de bază:

1) conţinutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie să corespundă titlului dosarului, conform Nomenclatorului-tip;

2) documentele cu termen permanent, lung şi temporar de păstrare se depun în dosare separate;

3) în dosare se includ documentele acumulate pe parcursul a cel mult 3 ani calendaristici, cu excepţia dosarelor transmisibile;

4) gruparea documentelor în dosare se efectuează în ordine cronologică, alfabetică sau în ordinea înregistrării documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate;

5) fiecare dosar include obligatoriu inventarul intern cu indicarea numelui şi prenumelui persoanei fizice sau juridice din actele notariale.

24. În procesul de sistematizare a documentelor în dosare se verifică corectitudinea întocmirii actelor, aplicarea semnăturilor şi sigiliului, data întocmirii actului notarial. Nu se includ în dosare documentele, care nu au tangenţă cu actele notariale îndeplinite, maculatoarele şi proiectele (variantele de lucru) ale documentelor.

25. În dosar se stochează un exemplar al originalului actului notarial întocmit, depus spre păstrare în arhiva notarului, iar dacă Nomenclatorul-tip prevede şi documentele în baza cărora acesta a fost îndeplinit.

26. Fiecare dosar trebuie să conţină nu mai mult de 250 file (o grosime de 30-40 mm). În cazul în care volumul documentelor este mai mare, dosarul se divizează în volume separate, cărora li se atribuie numere în ordinea cronologică.

27. Pe parcursul anului se efectuează gruparea în dosarele succesorale ale tuturor documentelor în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor (declaraţii, certificate, cereri, alte acte legate de deschiderea procedurii succesorale şi eliberarea certificatului de moştenitor). În dosarele succesorale se cos toate documentele care se referă la procedura succesorală. Dacă procedura succesorală nu este finalizată în anul curent, dosarul succesoral se transmite în anul următor cu acelaşi număr şi nu se reînregistrează.

28. La finele anului, dosarele succesorale se perfectează. La sistematizarea dosarelor succesorale perfectate, pe coperta dosarelor se aplică indicele conform Nomenclatorului-tip.

29. Din dosarele succesorale (atît cele definitivate, cît şi cele aflate în lucru) se extrag certificatele de moştenitor, eliberate asupra bunurilor imobile şi mobile, care se grupează în dosare separate după numele de familie al decedatului, în ordine alfabetică sau cronologică, şi se păstrează conform termenelor stabilite în Nomenclatorul-tip. În dosarele succesorale nefinalizate se păstrează o copie a certificatelor de moştenitor extrase.

Documentele, în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor asupra bunurilor imobile şi mobile (actele ce stabilesc dreptul de proprietate asupra bunurilor imobile, declaraţii, cereri, certificate şi alte acte necesare pentru eliberarea certificatului de moştenitor) din dosarele succesorale , se grupează în dosare separate după numele de familie al decedatului în ordine alfabetică sau cronologică şi se păstrează conform termenelor stabilite în Nomenclatorul-tip. La sfîrşitul dosarului, pe o filă anexată, se face următoarea inscripţie: "În prezentul dosar sînt numerotate şi cusute __ file". Se indică prenumele, numele, semnătura notarului, data luna şi anul. Numărul filelor se indică cu cifre arabe iar, în paranteze cu litere.

30. La finele fiecărui an calendaristic, notarii întocmesc inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare.

31. Inventarele se întocmesc separat pentru:

1) dosare cu termen permanent de păstrare (anexa nr.3 la prezentul Regulament);

2) dosare cu termen lung de păstrare (anexa nr.4 la prezentul Regulament).

Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu se întocmesc inventare şi acestea nu se supun perfectării. La expirarea termenului de păstrare acestea se nimicesc cu întocmirea procesului-verbal de nimicire a dosarelor şi documentelor.

32. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se cos în coperte de carton. Filele din dosar se numerotează cu creion cu grif de culoare neagră. Fiecare volum al dosarului se numerotează separat. Numărul filei se aplică în colţul din dreapta sus. În cazul în care pe file a fost deja aplicată numerotarea, care nu coincide cu cea nouă, numerotarea precedentă se taie cu o linie, iar numărul nou se aplică alături.

33. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare se scriu clar, lizibil, cu litere de tipar, cu cerneală neagră rezistentă la lumină.

34. Pe coperta fiecărui dosar se indică, conform anexei nr.5 la prezentul Regulament:

1) prenumele şi numele notarului;

2) sediul biroului;

3) indicele dosarului, conform Nomenclatorului-tip;

4) titlul dosarului;

5) data începerii şi încheierii dosarului;

6) numărul de file;

7) termenul de păstrare.

35. Inventarele cu termen permanent de păstrare se aprobă de către Comisia Centrală de Expertiză şi Control (CCEC) a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova şi Comisia de Expertiză şi Control a Direcţiei municipale de arhivă Chişinău, iar cele cu termen lung de păstrare se coordonează de către instituţiile arhivistice de stat respective, în cel mult 3 ani după definitivarea dosarelor.

Inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare, procesul-verbal de nimicire al dosarelor, termenul de păstrare al cărora a expirat, după verificare, semnare şi certificare se prezintă pentru aprobare şi coordonare instituţiilor arhivistice de stat respective. Inventarele sunt însoţite de istoricul fondului şi foaia de titlu.

36. La întocmirea inventarelor dosarelor se respectă următoarele cerinţe:

1) în inventar se includ numai dosarele ordonate şi definitivate în lucrările de secretariat;

2) titlurile dosarelor se indică în inventar, în ordinea includerii lor, conform Nomenclatorului-tip;

3) fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr separat. Dacă dosarul este compus din mai multe volume, fiecare volum se numerotează separat;

4) dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se înscrie deplin doar titlul primului volum, pe celelalte se indică cuvîntul "idem" şi numărul volumului respectiv. Celelalte date se completează deplin;

5) dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;

6) rubrica "Menţiuni" din inventar se completează cu date despre starea fizică a dosarului, documente, date referitoare la preluarea sau predarea acestora la păstrare etc.

37. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform modelului stabilit.

Inventarul nr.1 include toate documentele cu termen permanent de păstrare, incluse în Nomenclatorul concret. Inventarul nr.1 se întocmeşte în 4 exemplare: 1 după aprobare rămîne la serviciul de stat de arhivă, 1 se restituie notarului, iar celelalte 2 se transmit instituţiei arhivistice de stat respective.

În inventarul nr.2 se includ toate documentele cu termen lung de păstrare (15-75 ani). Inventarul nr.2 se întocmeşte în 3 exemplare: 1 rămîne la notar, iar 2 se transmit instituţiei arhivistice de stat respective.

38. Documentele incluse în inventarul nr.2, precum şi dosarele cu termen de păstrare de pînă la 10 ani, după expirarea termenelor lor de păstrare, se includ în procesul-verbal de nimicire a dosarelor şi documentelor (anexa nr.6 la prezentul Regulament) şi se nimicesc după coordonarea acestora cu instituţiile arhivistice de stat respective.

39. Documentele şi dosarele cu termen expirat se nimicesc prin mărunţire, astfel încît să se excludă citirea textului, apoi se transmit întreprinderilor de prelucrare a maculaturii în baza facturii de predare-primire sau se supun nimicirii prin ardere. Nimicirea documentelor se confirmă prin actul de nimicire în care se indică data nimicirii, prenumele şi numele notarului, prenumele, numele şi funcţia martorilor, în prezenţa cărora a avut loc nimicirea; metoda nimicirii; menţiunea privind nimicirea actelor conform procesului-verbal de nimicire. În calitate de martori pot fi atraşi angajaţi ai biroului notarului sau alte persoane, la decizia notarului.

40. Procesul-verbal de nimicire a dosarelor se întocmeşte în două exemplare. Unul se păstrează permanent la notar, iar celălalt se transmite instituţiei arhivistice de stat respective.

IV. EVIDENŢA ACTELOR NOTARIALE

41. Notarul este obligat să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din arhivă. Pentru gestionarea arhivei activităţii notariale se duce evidenţa dosarelor, documentelor şi a inventarelor depuse şi ieşite din arhivă în registrul de evidenţă curentă (anexa nr.7 la prezentul Regulament).

42. Documentele din arhivă pot fi scoase de la evidenţa arhivei în baza unuia din următoarele acte:

1) proces-verbal de nimicire;

2) proces-verbal de predare-preluare;

3) proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a pierderii acestora, aprobat de instituţiile arhivistice de stat respective.

V. PREDAREA ACTELOR NOTARIALE

43. După comunicarea ordinului de suspendare sau încetare a activităţii sale, notarul este obligat, în termen de o lună, să predea arhiva actelor notariale în conformitate cu legislaţia, cu excepţia actelor contabile şi rapoartelor financiare.

44. Arhiva activităţii notariale ce urmează a fi predată se ordonează de către notarul care predă dosarele în condiţiile prezentului Regulament.

45. În cazul în care notarul căruia i-a fost suspendată sau încetată activitatea este în imposibilitate să predea personal arhiva activităţii notariale din motive obiective, predarea se asigură în termenul stabilit la pct.43, de către comisia creată de Camera Notarială, în componenţa căreia se includ şi persoane desemnate de Ministerul Justiţiei.

46. La predarea/preluarea arhivei activităţii notariale se verifică fiecare dosar în parte: corespunderea cu inventarul, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor. Predarea/preluarea arhivei activităţii notariale se consemnează în actul de predare-preluare, semnat de notarul care predă, după caz, comisia şi persoana care preia arhiva spre păstrare. Un exemplar al actului se expediază Ministerului Justiţiei.

47. La reînvestirea notarului cu împuterniciri de exercitare a activităţii notariale, arhiva activităţii notariale predată spre păstrare provizorie, se restituie integral notarului respectiv în termen de 10 zile. Predarea arhivei se consemnează printr-un act de predare-preluare semnat de persoana care predă şi notarul care preia arhiva. Un exemplar al actului se expediază Ministerului Justiţiei.

[Anexele nr.1 în redacţia Ordinului Ministerului Justiţiei nr.217 din 16.07.2025, în vigoare 21.07.2025]