Ordin nr.317 din 26.06.2020 privind aprobarea Regulamentului cu privire la sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura"

SERVICIUL FISCAL DE STAT
PE LÎNGĂ MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

privind aprobarea Regulamentului cu privire la sistemul informaţional

automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura"

nr. 317  din  26.06.2020

 (în vigoare 01.07.2020) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr.159 art. 580 din 30.06.2020

* * *

În temeiul art.132³ alin.(10), art.133 alin.(1) pct.17) şi alin.(2) pct.4) şi pct.8) din Codul fiscal nr.1163-XIII din 24 aprilie 1997 (republicat în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, ediţie specială), cu modificările şi completările ulterioare, şi Ordinului Ministerului Finanţelor nr.118 din 28 august 2017 "Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special "Factura fiscală" şi al Instrucţiunii privind completarea acestuia",

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul cu privire la sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura", conform anexei.

2. Se abrogă Ordinul Inspectoratului Fiscal Principal de Stat nr.562 din 04.04.2014 cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura".

3. Prevederile prezentului ordin se aduc la cunoştinţă prin publicarea acestora în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Începînd cu 1 iulie 2020, SIA "e-Factura" se lansează în exploatare industrială.

Anexă

la Ordinul Servciului Fiscal de Stat

nr.317 din 26 iunie 2020

REGULAMENT

cu privire la Sistemul informaţional automatizat de creare şi

circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura"

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte modul de creare, expediere şi recepţionare a facturilor fiscale, generate în Sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale "e-Factura" (în continuare SIA "e-Factura"), între participanţii la tranzacţiile economice documentate prin acestea.

Regulamentul este elaborat în conformitate cu prevederile Titlului III al Codului fiscal, Instrucţiunea privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr.294/1998, Instrucţiunea privind completarea formularului tipizat de document primar cu regim special "Factura fiscală", aprobată prin Ordinul Ministerului Finanţelor nr.118/2017 (în vigoare din 28.10.2017) şi a Legii nr.124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere.

[Pct.1 modificat prin Ordinul SFS nr.185 din 06.06.2023, în vigoare 09.06.2023]

2. Noţiunile şi abrevierile utilizate în prezentul Regulament au următoarea semnificaţie:

Administrator – conducătorul autorităţii publice, persoanei juridice, precum şi persoana fizică ce desfăşoară activitate de întreprinzător profesională şi independentă înregistraţi în conformitate cu legislaţia în vigoare de către instituţiile de profil, informaţia cărora se reflectă în Registrul fiscal de stat din cadrul SISFS.

Ciclul lung – ciclul de viaţă al facturii fiscale electronice în care aceasta obţine statutul "finisată" după semnarea acesteia cu semnătură electronică de către Cumpărător.

Ciclul scurt – ciclul de viaţă al facturii fiscale electronice în care aceasta obţine statutul "finisată" după semnarea acesteia cu cea de a doua semnătură a Furnizorului.

Cumpărător/beneficiar – are înţelesul noţiunii definite în Ordinul Ministerului Finanţelor nr.118/2017 cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special "Factura fiscală" şi a Instrucţiunii privind completarea acestuia.

Factura fiscală cu statut de finisată - factura fiscală electronică care parcurge toate etapele ciclului de viaţă a facturii fiscale, statut final fiind "Finisat", în funcţie de ciclul ales de persoana responsabilă din cadrul entităţii care perfectează factura fiscală în SIA "e-Factura" şi reprezintă document primar de strictă evidenţă ce certifică faptul economic documentat prin ea.

Factură fiscală electronică generată în SIA "e-Factura"– document de strictă evidenţă în formă electronică, creat, prelucrat şi perfectat de către contribuabil în condiţiile prezentului Regulament şi ale altor acte normative, semnată electronic de persoana responsabilă din cadrul a cel puţin a unei entităţi participante la tranzacţiile economice documentate cu "e-Factura".

Furnizor – entitate care efectuează livrarea mărfurilor (serviciilor), transmiterea/transportarea de active, refacturarea cheltuielilor compensate.

Cumpărător/beneficiar – persoană fizică sau juridică căreia i se livrează mărfuri, i se transmit/transportă active, i se prestează servicii sau i se refacturează cheltuielile compensate.

Operator – Instituţia Publică "Centrul de Tehnologii Informaţionale în Finanţe", desemnată în calitate de administrator tehnico-tehnologic al sistemului informaţional al Serviciului Fiscal de Stat prin Hotărârea Guvernului nr.344/2009 privind aprobarea modificărilor ce se operează în unele hotărâri ale Guvernului şi Hotărârea Guvernului nr.125/2018 "Cu privire la Instituţia publică "Centrul de Tehnologii Informaţionale în Finanţe".

Persoană împuternicită – utilizator al serviciilor fiscale electronice înregistrat în calitate de persoană care exercită atribuţiile administratorului/conducătorului contribuabilului de gestionare a accesului la serviciile fiscale electronice pentru persoanele responsabile.

Persoană responsabilă – utilizator al serviciilor fiscale electronice înregistrat în calitate de persoană căreia i-a fost delegat dreptul de creare şi/sau semnare şi/sau transmitere a documentelor fiscale electronice de către persoană împuternicită din cadrul entităţii.

Semnătură – semnătură electronică calificată, emisă în condiţiile legislaţiei în vigoare de către prestatorii de servicii de certificare a cheilor publice acreditaţi în domeniu.

SIA "e-Factura"– este Sistemul informaţional automatizat al Serviciului Fiscal de Stat prin intermediul căruia sunt create, expediate şi recepţionate facturile fiscale generate în acest sistem utilizate la documentarea tranzacţiilor.

[Pct.2 modificat prin Ordinul SFS nr.185 din 06.06.2023, în vigoare 09.06.2023]

3. Abrevieri:

SFS – Serviciul Fiscal de Stat.

SIA – Sistem Informaţional Automatizat.

SISFS – Sistemul informaţional al Serviciului Fiscal de Stat.

XML – Sistem extensibil de marcare utilizat pentru crearea paginilor web ce pot fi afişate într-un browser (sau navigator).

API – Un set de definiţii de subprograme, protocoale si unelte pentru programarea de aplicaţii şi software.

4. Contribuabilul va obţine acces la SIA "e-Factura", în mod automatizat, în conformitate cu Regulamentul privind modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice prin intermediul SIA "Cabinetul personal al contribuabilului". Autentificarea în cadrul sistemului se efectuează prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare şi control (MPass), unde semnează documentele, utilizând semnătura electronică ce o posedă.

5. Odată cu exprimarea acordului de utilizare a SIA "e-Factura", contribuabilii se obligă să respecte următoarele condiţii:

- utilizarea doar a unei singure forme a documentului pentru unul şi acelaşi fapt economic, fie cea generată în Sistemul "e-Factura", fie cea cu utilizarea formularului facturii fiscale imprimate tipografic procurată de la organul fiscal sau imprimată de sine stătător cu utilizarea seriei şi diapazonului în modul stabilit de legislaţie ;

- completarea facturilor fiscale electronice în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor nr.118 din 28.08.2017 "Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special "Factura fiscală" şi a Instrucţiunii privind completarea acestuia".

- semnarea de către contribuabilii, utilizatori ai sistemului "e-Factura", a facturilor fiscale electronice cu aplicarea semnăturii electronice calificate conform legislaţiei privind identificarea electronică şi serviciile de încredere, precum şi normelor tehnice din domeniu.

[Pct.5 modificat prin Ordinul SFS nr.185 din 06.06.2023, în vigoare 09.06.2023]

6. Prevederile punctului 3 din Hotărîrea Guvernului nr.294/1998 specifică categoriile de subiecţi, pentru care este stabilită obligaţia de emitere exclusiv a facturilor fiscale electronice cu utilizarea SIA "e-Factura".

Modul de determinare şi aprobare a listei agenţilor economici obligaţi de a utiliza factura fiscală electronica în conformitate cu prevederile art.117 alin.(1¹) din Codul Fiscal, este aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat nr.645/2018 "Cu privire la aprobarea Instrucţiunii privind modul de determinare şi aprobare a listei agenţilor economici obligaţi de a utiliza factura fiscală electronica (e-Factura). Lista aprobată se publică pe pagina web oficială www.sfs.md, la compartimentul "Persoane juridice", categoria "Utilizatori SIA "e-Factura".

[Pct.6 modificat prin Ordinul SFS nr.185 din 06.06.2023, în vigoare 09.06.2023]

6¹. Agentul economic, înregistrat în calitate de plătitor al TVA, la efectuarea livrărilor de mărfuri/servicii, cu excepţia livrărilor de energie electrică, de energie termică, de gaz natural, serviciilor de comunicaţii electronice şi serviciilor comunale, este obligat să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) factura fiscală electronică (e-Factura) în cazul livrărilor:

- efectuate către agentul economic care se află pe teritoriul Republicii Moldova şi care nu are relaţii fiscale cu sistemul ei bugetar;

- destinate realizării proiectelor prevăzute la art.104 lit.c¹) din Codul fiscal.

[Pct.6¹ introdus prin Ordinul SFS nr.587 din 04.12.2024, în vigoare 01.01.2025]

7. Contribuabilii pot utiliza SIA "e-Factura", manifestându-se în următoarele roluri "Furnizor", "Cumpărător" şi "Transportator".

8. În calitate de "Furnizor", "Cumpărător" şi "Transportator", persoanele responsabile ale contribuabilului vor deţine rolul de director sau contabil în cadrul sistemului, cu posibilitatea stabilirii din setările sistemului a funcţiei din cadrul entităţii pentru fiecare utilizator, care se va reflecta în compartimentele facturii fiscale, urmare a aplicării semnăturii electronice.

9. Facturile fiscale, perfectate în cadrul SIA "e-Factura", semnate prin aplicarea semnăturii electronice, prevăzute de legislaţia în vigoare, produc aceleaşi efecte juridice ca şi documentele analogice pe suport de hârtie, semnate olograf.

10. Semnarea electronică a facturilor fiscale de către "Furnizor" poate fi efectuată de către două persoane responsabile sau de către o persoană responsabilă, împuternicite conform reglementărilor interne ale contribuabilului, cu aplicarea a două semnături electronice sau a unei semnături electronice, numărul acestora posibil a fi setate în profilul utilizatorului de către persoana cu rol de director.

11. Contribuabilii înregistraţi în sistem pot opta pentru funcţia de a primi în calitate de "Cumpărător" facturile fiscale doar prin ciclul lung sau doar prin ciclul scurt, de la "Furnizor". Urmare a setării opţiunilor respective, "Furnizorul" va dispune de posibilitatea remiterii către "Cumpărător" a facturilor fiscale fie doar prin "ciclul lung", fie doar prin "ciclul scurt".

[Pct.11 în redacţia Ordinului SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

12. SIA "e-Factura" asigură posibilitatea gestionării accesului la facturile fiscale, corespunzător atribuţiilor utilizatorului (aparatul central/filiale/departamente etc.). Împuternicirea şi/sau limitarea de editare şi/sau semnare şi/sau anulare a facturilor fiscale de către persoanele responsabile în cadrul SIA "e-Factura" vor fi gestionate de către utilizatorul cu rol de director.

[Pct.12 în redacţia Ordinului SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

13. Funcţiile de operator tehnico-tehnologic al SIA "e-Factura" îi revin Instituţiei publice "Centrul de Tehnologii Informaţionale în Finanţe", în baza relaţiilor contractuale cu Serviciul Fiscal de Stat.

II COMPLETAREA ŞI EXPEDIEREA FACTURII FISCALE DE CĂTRE FURNIZOR,

EXPEDIEREA ÎN CADRUL DEPLASĂRII INTERNE

14. La generarea facturii fiscale în cadrul SIA "e-Factura" pot fi parcurse următoarele scenarii:

a) factura fiscală se generează în cadrul livrării de mărfuri/servicii şi ambii participanţi ai tranzacţiei sunt utilizatori ai SIA "e-Factura" – poate fi utilizat atît "ciclul lung" de viaţă a facturii fiscale, cît şi "ciclul scurt" de viaţă al facturii fiscale;

b) factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă "Cumpărătorul" nu şi-a manifestat acceptul de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu "Furnizorul" respectiv – urmează a fi utilizat "ciclul scurt";

c) factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă "Cumpărătorul" a optat pentru opţiunea de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu "Furnizorul" doar prin "ciclul lung" de viaţă al facturii fiscale respectiv – urmează a fi utilizat "ciclul lung";

d) factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă "Cumpărătorul" nu este înregistrat în SIA "e-Factura" – urmează a fi utilizat "ciclul scurt".

Selectarea ciclului de viaţă a facturii fiscale poate fi efectuată pînă la accesarea opţiunii "Semnează" sau după aplicarea semnăturii/lor electronice.

[Pct.14 în redacţia Ordinului SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

14¹. "Furnizorul" şi "Cumpărătorul" pot modifica ciclul de viaţă al facturii fiscale, conform următoarelor scenarii:

a) Pentru factura fiscală emisă prin "ciclul lung", din compartimentul Furnizorului "Expediate la Cumpărător" şi compartimentul Cumpărătorului "Pentru acceptare", atât Furnizorul cât şi Cumpărătorul pot opta pentru opţiunea de modificare a ciclului facturii fiscale din "ciclul lung" în "ciclul scurt". După coordonarea facturii fiscale de către "Cumpărător", cu trecerea acesteia în compartimentul Furnizorului "La semnarea cumpărătorului" şi în compartimentul Cumpărătorului "Pentru semnare", modificarea ciclului de către Furnizor va fi posibil doar după oferirea acceptului de către Cumpărător.

b) Pentru factura fiscală emisă prin "ciclul scurt", din compartimentul "Finisate", atât Furnizorul cât şi Cumpărătorul pot opta pentru opţiunea de modificare a ciclului facturii fiscale din "ciclul scurt" în "ciclul lung", doar după oferirea acceptului celeilalte părţi a tranzacţiei. La modificarea ciclului facturii fiscale din "ciclul scurt" în "ciclul lung", aceasta trece în statutul "Pentru acceptare" la Cumpărător, iar factura fiscală îşi pierde statutul de factură fiscală "Finisată", până la semnarea electronică a acesteia şi de către Cumpărător.

În urma modificării ciclului de viaţă a facturii fiscale părţile tranzacţiei vor primi o notificare prin intermediul "Cabinetului personal al contribuabilului " privind ajustarea efectuată, începând cu 01.03.2021."

[Pct.14¹ introdus prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

15. În cazul utilizării "Ciclului lung" de viaţă a facturii fiscale completarea, semnarea, transmiterea şi recepţionarea, facturilor fiscale electronice se efectuează prin intermediul SIA "e-Factura". Originalul facturii fiscale emise prin ciclul lung se consideră a fi documentul electronic, iar exemplarele imprimate pe suport de hârtie a facturii fiscale respective se consideră a fi copii.

16. La utilizarea "Ciclului scurt" de viaţă a facturii fiscale, în cazul în care în SIA "e-Factura" este înregistrat doar "Furnizorul", precum şi în cazul în care alţi participanţi sunt înregistraţi în sistem însă nu şi-au manifestat acceptul de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu "Furnizorul" respectiv, factura fiscală se va crea şi semna în formă electronică de către "Furnizor", după care acesta o va tipări pe suport de hârtie, o va semna cu semnătură olografă şi o va transmite celorlalte părţi (Transportator, Cumpărător) spre acceptare şi semnare olografă. În cazul livrării serviciilor semnătura olografă pe exemplarul furnizorului nu este obligatorie. Originalul facturii fiscale emise prin "ciclul scurt" se consideră a fi documentul imprimat pe suport de hârtie, care va conţine semnătura olografă a "Furnizorului", care a semnat electronic pentru obţinerea seriei şi numărului facturii fiscale.

17. Factura fiscală electronică, generată, semnată electronic şi transmisă prin "Ciclul lung" de către Furnizor prin intermediul SIA "e-Factura", imprimată ulterior pentru transportarea mărfurilor până la destinaţie cu transportul propriu al Furnizorului, nu este obligatoriu a fi semnată olograf şi aplicată ştampila Furnizorului pe suportul de hârtie a documentului.

18. Potrivit prevederilor pct.13 din Ordinul Ministerului Finanţelor nr.118 din 28.08.2017, la livrarea serviciilor, semnătura şi aplicarea ştampilei beneficiarului pe exemplarul facturii fiscale a furnizorului, în baza cărora sunt înregistrate veniturile, nu este obligatorie.

Pe exemplarul facturii fiscale a beneficiarului, la livrarea serviciilor, în baza căruia sunt înregistrate cheltuielile şi costurile, semnătura persoanei responsabile şi, după caz, aplicarea ştampilei acestuia este obligatorie.

Prin urmare, în cadrul documentării serviciilor contribuabilul urmează să opteze pentru "Ciclul scurt", iar ulterior semnării imprimă factura fiscală pe suport de hârtie.

19. La indicarea de către "Furnizor" a codului fiscal al "Cumpărătorului" se va afişa următoarea informaţie:

a) dacă "Cumpărătorul" este înregistrat în sistemul informaţional al Serviciului Fiscal de Stat;

b) dacă "Cumpărătorul" este înregistrat în calitate de utilizator al SIA "e-Factura";

c) dacă "Cumpărătorul" acceptă primirea facturii fiscale în formă electronică în raport cu "Furnizorul" respectiv;

d) dacă "Cumpărătorul este sau nu radiat/lichidat din registrele informaţionale de stat, pentru care sistemul nu va permite crearea/emiterea facturii fiscale".

e) dacă "Cumpărătorul" este din sectorul bugetar, pentru care este obligatoriu respectarea modului de emitere a facturii fiscale conform art.117, alin.(1²) din Codul Fiscal de către Furnizor în cazul achiziţiilor publice.

[Pct.19 completat prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

20. Utilizatorul SIA "e-Factura" poate salva documentul completat, în care eventual doreşte să continue lucrul de definitivare a acestuia.

21. La întocmirea facturii fiscale în conformitate cu prevederile art.117¹alin.(13) din Codul fiscal, pentru mărfurile livrate în baza avizelor de însoţire a mărfii se indică seria şi numărul avizelor de însoţire a mărfii, şi în caz de necesitate în rândul 4 "Documente anexate" poate fi anexată versiunea PDF al acestor documente. La necesitate, documentele anexate la factură fiscală pot fi preventiv semnate electronic prin intermediul serviciului guvernamental de semnătură electronică MSign. Denumirea şi numărul documentelor ataşate la factura fiscală vor fi reflectate în compartimentul "Documente anexate", pentru a fi vizualizate atât în versiunea electronică cât şi fizică, pe suport de hârtie.

[Pct.21 completat prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

22. În cadrul documentării tranzacţiilor efectuate în cadrul achiziţiilor publice, în temeiul art.117 alin.(1²) din Codul fiscal, numărul unic de înregistrare şi data înregistrării contractului de achiziţie aplicate pe ştanţă de către trezoreria teritorială deserventă, se înscriu în factura fiscală prin SIA "e-Factura", date care se validează cu Sistemul Informaţional Trezorerial.

Contractele de achiziţie, încheiate de către executorii de buget, inclusiv contractele încheiate cu persoane fizice, în mod obligatoriu, se înregistrează în trezoreriile teritoriale ale Ministerului Finanţelor în Registrul contractelor de achiziţie cu atribuirea numărului unic de înregistrare. Conform Ordinului Ministerului Finanţelor cu privire la aprobarea modificărilor şi completărilor în Normele metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public naţional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanţelor, elementele principale ale contractelor de achiziţii publice se verifică şi se includ în Sistemul Informaţional al Ministerului Finanţelor, şi pe ambele exemplare ale contractelor de achiziţie se înscrie numărul unic de înregistrare, data înregistrării, se aplică ştanţa şi semnătura executorului din trezoreria teritorială deserventă.

În cazul tranzacţiilor efectuate în cadrul achiziţiilor publice reglementate prin Legea nr.131/2015 privind achiziţiile publice şi Regulamentul achiziţiilor publice de valoare mică, aprobat de Guvern prin Hotărârea "Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la achiziţiile publice de valoare mică" nr.665/2016, se va indica manual numărul şi data contractului achiziţiilor publice sau numărul şi data contului spre plată.

[Pct.23 abrogat prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

24. În urma verificării datelor facturii fiscale şi la constatarea lipsei erorilor, aceasta urmează a fi semnată prin aplicarea semnăturii electronice. Cantitatea semnăturilor necesar a fi aplicate pe factura fiscală, la poziţiile "Permis eliberarea" şi "Predat mărfurile/activele (serviciile)", se stabileşte individual de către contribuabil, conform ordinelor interne ale entităţii de desemnare şi împuternicire, cu selectarea opţiunii respective în cadrul SIA "e-Factura". În cazul în care factura fiscală este necesar a fi semnată de către o persoană responsabilă, se va aplica o singură semnătură electronică în cadrul SIA "e-Factura", iar în cazul în care pentru permisiunea de eliberare şi predare a mărfurilor urmează să se aplice semnăturile electronice a două persoane responsabile, factura fiscală va fi semnată corespunzător cu aplicarea a două semnături electronice din partea Furnizorului. În cazul semnării facturii fiscale de către două persoane responsabile, după semnare de către prima persoană factura fiscală va trece în "aplicată prima semnătură", iar după semnarea de către a doua persoană factura fiscală va trece în "aplicată a doua semnătură". Dacă factura fiscală urmează a fi semnată de către aceeaşi persoană cu prima şi a doua semnătură, după aplicarea unei singure semnături factura fiscală va trece direct în statutul "Aplicată a doua semnătură".

25. Seria şi numărul facturii fiscale se generează de sistem în mod automat în procesul aplicării semnăturii electronice de către "Furnizor" în cadrul SIA "e-Factura", atât pentru facturile fiscale semnate în cadrul SIA "e-Factura", cât şi prin API. În cazul aplicării a două semnături electronice de către "Furnizor", seria şi numărul facturii fiscale se atribuie în momentul aplicării primei semnături electronice.

25¹. Algoritmul de atribuire a seriei şi numărului facturii fiscale este alcătuit conform următorului principiu: Seria "Exx" Numărul "xxxxxxxxx". Seria facturii fiscale este compusă din trei litere, unde prima literă este "E" şi rămâne nemodificată, a doua literă este "A" şi se modifică în ordine alfabetică la consumarea ultimului număr din Numărul facturii fiscale, a treia literă este "A" şi se modifică în ordine alfabetică la consumarea ultimului număr din Numărul facturii fiscale. Astfel, prima serie a facturii fiscale va fi EAA, iar ultima EZZ.

Numărul facturii fiscale este compus din nouă cifre, unde şirul numeric se iniţiază de la numărul 000000001 cu finalizarea la numărul 999999999. Astfel, primul număr al facturii fiscale va fi EAA000000001, iar ultimul EZZ999999999.

[Pct.25¹ introdus prin Ordinul SFS nr.185 din 06.06.2023, în vigoare 09.06.2023]

26. Data livrării facturii fiscale poate fi stabilită de către contribuabil atât în trecut, cât şi în viitor, ţinându-se cont de data efectivă a livrării mărfurilor/serviciilor.

27. Data eliberării va putea fi indicată doar cu valoarea zilei curente sau mai mare cu cel mult 10 (zece) zile calendaristice, la crearea facturii fiscale în SIA "e-Factura".

28. La semnarea electronică a facturii fiscale, cu una sau două semnături electronice, data eliberării facturii fiscale va fi mai mare sau egală cu data curentă, inclusiv şi la facturile fiscale încărcate în format XML sau prin API.

29. Dacă în cazul aplicării celei de-a doua semnătură electronică data eliberării este anterioară datei semnării, factura fiscală va fi supusă doar procedurii de anulare.

30. Data eliberării şi/sau data livrării pot fi modificate centralizat pentru mai multe facturi fiscale noi create.

31. Contribuabilii pot importa în SIA "e-Factura" şi/sau exporta din sistem unul sau mai multe documente simultan, în fişiere de tip XML, XLS, API. Schemele de importare pentru fiecare document şi/sau integrare prin API sunt expuse în compartimentul "Ajutor" al SIA "e-Factura".

32. Facturile fiscale vor fi încărcare în format XML sau prin API fără aplicarea formulelor de calcul implementate în cadrul sistemului. Contribuabilul poartă responsabilitatea deplină privind datele indicate în factura fiscală.

33. În urma aplicării semnăturii (semnăturilor) electronice factura fiscală urmează a fi expediată în adresa cumpărătorului şi transportatorului prin accesarea butonului "Expediază".

34. SIA "e-Factura" permite perfectarea facturii fiscale în cazul transportării activelor în cadrul entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial. În acest caz entitatea ce perfectează factura fiscală pentru transportarea activelor în cadrul entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial va activa boxa 7 "Redirijări" şi va indica motivul creării facturii fiscale "Non-Livrare", prevăzute la punctul 3 subpunctele 3) 4) şi 5) din Instrucţiunii privind completarea a facturii fiscale, aprobate prin Ordinului Ministerului Finanţelor nr.118/2017 "Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special "Factura fiscală".

35. Pentru operaţiunea de transportare a activelor în cadrul entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial, persoană responsabilă din cadrul subdiviziunii, care iniţiază transferul activelor, în rândul 1 "Furnizor" a facturii fiscale, va indica denumirea entităţii care transportă activele specificate în coloana 10.1, adresa juridică şi adresa subdiviziunii de la care are loc transferul activelor, codul fiscal şi numărul de înregistrare ca plătitor de TVA, dacă acesta deţine statut de plătitor de TVA.

În rândul 2 "Cumpărător/beneficiar", după caz, se va indica denumirea şi adresa subdiviziunii entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial.

Rândurile 3,4,5,6,8,9 a facturii fiscale se completează, după caz, similar facturilor fiscale pentru livrarea mărfurilor.

35¹. Contribuabilii dispun de posibilitatea creării filialelor/departamentelor în cazul sistemului "e-Factura", în compartimentul "Setări", cu stabilirea utilizatorilor din cadrul acestora şi gestionarea drepturilor accesare, vizualizare, editare, semnare şi anulare a facturilor fiscale. Urmare a creării filialelor de către contribuabili, la completarea facturii fiscale de către Furnizor, în compartimentul 5 "Punct de încărcare", la necesitate, va selecta din listă una din filialele/departamentele Furnizorului, iar în compartimentul 6 "Punct de descărcare", la necesitate, va selecta una din filialele/departamentele Cumpărătorului. Facturile fiscale care vor conţine filiala/departamentul vor fi vizualizate de către utilizatorii din aparatul central şi filială/departament, iar facturile fiscale în care nu s-a selectat filiala/departamentul vor fi vizualizate doar de către utilizatorii din cadrul aparatului central al contribuabilului.

Cumpărătorul va dispune de posibilitatea redirecţionării facturii fiscale din aparatul central către o filială/departament sau de la o filială/departament la o altă filială/departament, fără efectuarea ajustărilor în factura fiscală semnată.

[Pct.35¹ introdus prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

III RECEPŢIONAREA, ACCEPTAREA SAU RESPINGEREA

FACTURILOR FISCALE DE CĂTRE CUMPĂRĂTOR

36. Facturile fiscale primite de către "Cumpărător" prin "Ciclul lung" vor apărea în compartimentul "Pentru acceptare" dar cele expediate prin "Ciclul scurt" se vor reflecta direct în compartimentul "Finisate". SIA "e-Factura" va genera în SIA "Cabinetul personal al contribuabilului" pentru Cumpărător şi va remite la adresa de e-mail a acestuia notificare despre recepţionare a unei facturi fiscale electronice, cu indicarea datelor entităţii şi a facturii fiscale (datele furnizorului, seria, numărul, data, suma etc.). Totodată, contribuabilul va seta individual în cadrul SIA "e-Factura", conform preferinţelor, necesitatea remiterii acestor mesaje de către sistem la adresa de e-mail.

36². În cazul aplicării menţiunii "Taxare inversă", de către un plătitor de TVA, coloana 10.6 "Cota TVA, %" şi coloana 10.7 "Suma totală a TVA, lei" nu se completează, indicându-se semnul "–", iar în coloana 10.8 se înscrie valoarea totală a operaţiunii.

[Pct.36² introdus prin Ordinul SFS nr.121 din 04.03.2026, în vigoare 01.01.2026]

37. La recepţionarea de către "Cumpărător" a facturii fiscale electronice expediate de către "Furnizor" prin SIA "e-Factura", acesta o poate respinge, poate expune acceptul prealabil sau să o accepte prin aplicarea semnăturii electronice.

[Pct.37 modificat prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

38. Respingerea facturii fiscale expediate în mod electronic se asigură prin accesarea opţiunii corespunzătoare cu indicarea motivului. Furnizorul vizualizează astfel de facturi fiscale în lista elementului "Respinse". Facturile fiscale respinse la rândul lor necesită să fie supuse procesului de anulare, deoarece factura fiscală respinsă presupune anularea ei fizică.

39. Expunerea acceptului prealabil este opţională şi se asigură prin accesarea butonului "Coordonat". Acceptarea prealabilă nu semnifică acceptare definitivă, precum şi nu semnifică faptul finalizării tranzacţiei.

40. Acceptarea definitivă prin aplicarea semnăturii electronice de către "Cumpărător" certifică faptul efectuării tranzacţiei şi acceptării obiectului livrării.

41. Pentru facturile fiscale generate în SIA "e-Factura", prin "Ciclul lung" ce presupune transmiterea în mod electronic a acestora pentru aplicarea semnăturii electronice de către "Cumpărător".

În cazul facturilor fiscale electronice pentru prestări de servicii sau a celor transmise prin "Ciclul scurt" pentru care nu este obligatorie aplicarea semnăturii electronice a Cumpărătorului, data primirii acestora de către Cumpărător o constituie data recepţionării acestora în compartimentul "Finisate" al Cumpărătorului.

[Pct.41 modificat prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

42. Factura fiscală respinsă se va reflecta la "Furnizor" în compartimentul "Respinse" şi SIA "e-Factura" va genera în SIA "Cabinetul personal al contribuabilului" şi va remite la adresa de e-mail a furnizorului un mesaj despre acest fapt, cu indicarea datelor entităţii şi a facturii fiscale (datele furnizorului, seria, numărul, data, suma etc.).

IV ANULAREA FACTURII FISCALE SAU REDESCHIDEREA FACTURILOR FISCALE

43. Iniţierea procedurii de anulare a facturilor fiscale poate fi efectuată doar de către contribuabilul "Furnizor" care a emis (creat) facturile fiscale.

44. SIA "e-Factura" asigură posibilitatea anulării facturii fiscale generate, cu indicarea motivului anulării, atât în cazul ciclului scurt de viaţă, cât şi în cazul ciclului de viaţă lung şi se realizează cu acceptul ambelor părţi implicate în tranzacţie.

45. Factura fiscală expediată prin "ciclul lung", care a fost semnată electronic de către "Cumpătător" şi a primit statutul de "Finisată", poate fi anulată de către Furnizor doar după acceptul cumpărătorului semnat electronic în cadrul sistemului. Confirmarea cumpărătorului de acceptare a anulării facturii fiscale se asigură prin semnarea de către acesta a formularului confirmării conform anexei nr.1 la prezentul Regulament. Confirmarea va fi ataşată automat de către sistem la factura fiscală electronic anulată, cu posibilitatea vizualizării acesteia de către "Furnizor" şi "Cumpărător" din statutul "Anulate" a sistemului, iar pe factura fiscală anulată se va plasa automat inscripţia pe diagonală a cuvântului "Anulat".

În cazul în care "Furnizorul" iniţiază procedura de anulare a facturi fiscale, automat se va genera notificarea în cadrul SIA "Cabinetul personal al contribuabilului" şi se va remite la adresa de e-mail a cumpărătorului un mesaj despre acest fapt, începând cu 01.03.2021.

[Pct.45 modificat prin Ordinul SFS nr.449 din 21.08.2021, în vigoare 21.08.2021]

[Pct.45 în redacţia Ordinului SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

46. Factura fiscală expediată prin "ciclul scurt" şi a primit statutul de "Finisată", poate fi anulată de către Furnizor doar după obţinerea confirmării conform formularului din anexa nr.1 la prezentul Regulament, semnată de Cumpărător, în cazul în care factura fiscală a fost primită de către acesta. Confirmarea cumpărătorului de acceptare a anulării facturii fiscale va fi ataşată, în mod obligatoriu de către Furnizor, la factura fiscală anulată, cu posibilitatea vizualizării acesteia de către "Furnizor" şi "Cumpărător" din statutul "Anulate" a sistemului, iar pe factura fiscală anulată se va plasa automat inscripţia pe diagonală a cuvântului "Anulat".

Mesajul informativ privind acţiunea de anulare a facturii fiscale se generează în cadrul SIA "Cabinetul personal al contribuabilului" a cumpărătorului şi se remite la adresa de e-mail a acestuia, dacă "Cumpărătorul" deţine acces la serviciile fiscale electronice, începând cu 01.03.2021.

[Pct.46 completat prin Ordinul SFS nr.559 din 29.10.2021, în vigoare 05.11.2021]

[Pct.46 modificat prin Ordinul SFS nr.449 din 21.08.2021, în vigoare 21.08.2021]

[Pct.46 în redacţia Ordinului SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

47. În cazul în care "Furnizorul" iniţiază anularea facturii fiscale expediate prin "Ciclul scurt", anularea facturii fiscale este posibilă doar în urma retragerii exemplarului beneficiarului cu reflectarea menţiunii "Anulată" şi certificarea anulării prin aplicarea semnăturii olografe şi, după caz, a ştampilei beneficiarului.

48. În cazul imposibilităţii retragerii facturii fiscale în modul stabilit la la punctul anterior, se admite încheierea acordului bilateral între contragenţi, cu privire la acceptarea anulării documentului în cauză, cu indicarea motivului anulării.

49. Corectarea facturii fiscale presupune anularea facturii fiscale întocmite şi semnate cu date eronate sau necesare a fi ajustate, crearea unei noi facturi fiscale conform procedurii reglementate, unde data livrării mărfurilor/serviciilor va corespunde cu data livrării conform facturii fiscale anulate, iar data eliberării facturii fiscale va fi indicată data perfectării nemijlocit a facturii fiscale, cu întocmirea unei note contabile, care se ataşează în compartimentul "Documente anexate".

50. Redeschiderea facturii fiscale presupune accesarea compartimentului "Anulate", selectarea facturii fiscale care se solicită a fi redeschisă şi transferarea datelor din factura anulată într-un formular nou care se transferă automat în compartimentul "Facturi Noi". Factura fiscală redeschisă va conţine toate datele din factura fiscală anulată cu excepţia seriei numărului facturii fiscale şi datei de eliberare şi datei de livrare. Factura fiscală redeschisă în urma semnării cu semnăturile electronice va primi o serie şi un număr nou şi respectiv data eliberării facturii fiscale, generate în SIA "e-Factura" se va atribui la data aplicării celei de a doua semnături a "Furnizorului" ulterior redeschiderii.

50¹. SIA "e-Factura" oferă posibilitatea de creare a facturii fiscale în baza celei existente. Opţiunea în cauză poate fi efectuată din orice compartiment al SIA "e-Factura" şi presupune selectarea facturii fiscale în baza căreia urmează a fi creată factura fiscală nouă şi accesarea opţiunii "Creează factura fiscală în baza facturii curente". Factura fiscală creată va conţine toate datele din factura fiscală iniţială, cu excepţia seriei, numărului facturii fiscale, datei de eliberare şi datei de livrare. Datele din factura fiscală nou creată pot fi ajustate la necesitate, cu excepţia datelor aferente furnizorului şi conform formulelor de calcul a sumelor stabilite în factura fiscală iniţială.

[Pct.50¹ introdus prin Ordinul SFS nr.586 din 26.11.2020, în vigoare 01.01.2021]

V. DISPOZIŢII SPECIALE

51. Facturile fiscale generate în SIA "e-Factura" se înregistrează în Registrele de procurări şi de vânzări şi în Anexele la Declaraţia privind TVA în modul stabilit de legislaţia în vigoare.

52. Lista facturilor fiscale emise şi recepţionate pot fi descărcate prin opţiunea "Registrul facturilor fiscale", disponibilă "Furnizorului", "Cumpărătorului" şi "Transportatorului".

53. Sistemul va asigura interconexiunea cu alte produse şi servicii electronice oferite, astfel încât factura fiscală generată în SIA "e-Factura" cu seria şi număr respectiv să fie atribuită "Furnizorului" care le-a generat în sistem.

54. Utilizatorii sistemului au posibilitatea imprimării pe suport de hârtie a facturilor fiscale generate în SIA "e-Factura", cu vizualizarea însemnelor de protecţie prevăzute de sistem (seria şi număr, bar-code, QR-code) şi menţiunea "Aplicată semnătura electronică de către Furnizor" şi "Aplicată semnătura electronică de către Cumpărător" corespunzător cazului concret , precum şi numele prenumele, funcţia persoanelor care au aplicat semnătura electronică.

55. Aspectele practice ce ţin de accesarea şi utilizarea SIA "e-Factura", procedurile de semnare şi remitere, imprimare a acestora, schimbul de date între sistemul menţionat şi sistemele de contabilitate ale contribuabililor sunt expuse în compartimentul "Ajutor", accesibil în cadrul sistemului.

56. Indiferent de modalitatea de documentare a tranzacţiilor, data apariţiei obligaţiei fiscale privind TVA se stabileşte conform prevederilor Codului fiscal.

[Anexa nr.1 introdusă prin Ordinul SFS nr.449 din 21.08.2021, în vigoare 21.08.2021]