Ordin nr.462-O din 29.11.2023 cu privire la aprobarea Normelor tehnice privind autorizarea utilizării procedurilor simplificate în cadrul regimului de tranzit

Anexa nr.1

la Normele Tehnice privind autorizarea

utilizării procedurilor simplificate în

cadrul regimului de tranzit

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

Denumirea operatorului economic ____________________________________________

Codul fiscal _______________________________________________________________

Sediul ____________________________________________________________________

Telefon, adresa de email ____________________________________________________

1. Solicitantul utilizează un sistem contabil care este compatibil cu principiile de contabilitate general admise şi care permite realizarea controalelor vamale bazate pe audit şi menţine un istoric al datelor care oferă o posibilitatea de audit din momentul în care datele sunt înscrise în dosar.

1.1. Societatea dumneavoastră menţine un sistem contabil compatibil cu principiile de contabilitate general acceptate în Republica Moldova?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm furnizaţi informaţii privind platforma hardware disponibilă şi sistemul de operare aferent, precum şi sistemele utilizate (soluţie ERP complet integrată, combinaţie de aplicaţii software contabile şi logistice, soluţie software pentru întreprinderi axată pe întreprinderile mici şi mijlocii, soluţie software dezvoltată de sau pentru societatea dumneavoastră).

1.2. Sistemul dumneavoastră de contabilitate facilitează o pistă de audit completă pentru activităţile dumneavoastră vamale sau pentru fluxul de mărfuri sau intrările în contabilitate relevante din punctul de vedere al taxelor?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm să descrieţi caracteristicile principale ale acestei piste de audit.

2. Evidenţele ţinute de solicitant în scopuri vamale sunt integrate în sistemul contabil al solicitantului sau permit verificări încrucişate ale informaţiilor cu sistemul contabil.

Ce sistem informatic (hardware/software) utilizaţi pentru activitatea dumneavoastră în general şi pentru aspectele de ordin vamal în special? Sunt aceste două sisteme integrate? Furnizaţi informaţii cu privire la următoarele:

- separarea funcţiilor între dezvoltare, testare şi operaţii;

- separarea funcţiilor între utilizatori;

- controlul accesului (ce controale/de către cine);

- legătura dintre sistemul intern şi sistemul de declarare.

3. Solicitantul dispune de un sistem logistic care identifică mărfurile ca mărfuri autohtone sau străine şi indică, acolo unde este cazul, localizarea acestora.

3.1. Sistemele dumneavoastră logistice sunt capabile să distingă între mărfurile autohtone şi străine şi să indice locaţia acestora?

DA

NU

Dacă da, furnizaţi detalii.

Dacă nu vă ocupaţi cu mărfuri străine, vă rugăm să indicaţi "nu se aplică".

3.2. De către cine sunt desfăşurate activităţile dvs. informatice?

3.3. Au fost externalizate activităţile informatice?

DA

NU

În cazul în care răspunsul este da, oferiţi detalii (denumirea, adresa, codul fiscal) cu privire la compania sau companiile către care au fost externalizate şi modalitatea de gestionare a controalelor de acces pentru activităţile externalizate.

4. Solicitantul dispune de o organizare administrativă care corespunde tipului şi dimensiunii întreprinderii şi care este adaptată la gestionarea fluxului de mărfuri şi dispune de sisteme de control intern care permit prevenirea, detectarea şi corectarea greşelilor, precum şi prevenirea şi detectarea tranzacţiilor ilegale sau neregulamentare.

4.1. Procesele dumneavoastră de control intern au făcut obiectul unui audit intern/extern?

DA

NU

Acesta a inclus şi un audit al formalităţilor vamale pe care le îndepliniţi?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm să prezentaţi o copie a celui mai recent raport de audit.

4.2. Descrieţi succint procedurile dumneavoastră pentru verificarea fişierelor informatice (date principale sau dosare permanente).

Din perspectiva dumneavoastră cum acoperă aceste proceduri următoarele riscuri:

- înregistrarea incorectă şi/sau incompletă a tranzacţiilor în sistemul contabil;

- utilizarea de date permanente, incorecte sau de date neactualizate, precum numărul de articole şi codurile tarifare;

- controlul inadecvat al proceselor de afaceri ale societăţii.

4.3. Dispuneţi de proceduri documentate pentru verificarea exactităţii declaraţiilor vamale inclusiv a celor depuse în numele dumneavoastră, de exemplu de un broker vamal sau de un expeditor de mărfuri?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm să descrieţi succint procedurile.

Dacă nu, este exactitatea declaraţiei vamale verificată?

DA

NU

Dacă da, în ce mod?

4.4. Dispuneţi de procese interne în ceea ce priveşte sistemul de control intern în cadrul departamentelor: contabilitate, achiziţii, vânzări, pe domeniul vamal, de producţie, de gestionare a materialelor şi a mărfurilor, de logistică?

DA

NU

În cazul în care răspunsul este da, prezentaţi o descriere succintă a acestora şi a modului în care sunt actualizate (de exemplu, acţiuni precum instrucţiunile la locul de muncă, formarea profesională a angajaţilor, instrucţiuni pentru verificarea defectelor şi mecanismele de corectare).

5. După caz, solicitantul dispune de proceduri satisfăcătoare de gestionare a licenţelor şi a autorizaţiilor acordate în conformitate cu măsurile de politică comercială.

5.1. Societatea dumneavoastră are elaborate proceduri de gestionare a licenţelor şi autorizaţiilor acordate în conformitate cu măsurile de politică comercială?

5.2. Efectuaţi schimburi comerciale cu mărfuri care fac obiectul unor licenţe/autorizaţii de import şi de export?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm să descrieţi succint procedurile pe care le utilizaţi pentru administrarea licenţelor de import sau export ale acestor mărfuri.

6. Solicitantul dispune de proceduri satisfăcătoare de arhivare a documentelor şi a informaţiilor, precum şi de protecţie împotriva pierderii datelor.

6.1. Descrieţi pe scurt procedurile dumneavoastră pentru realizarea de copii de siguranţă, recuperare a datelor, soluţii de rezervă şi opţiuni de arhivare, precum şi recuperarea registrelor dumneavoastră comerciale.

Indicaţi tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele şi dacă datele sunt comprimate şi în ce moment.

6.2. Dacă se face apel la un terţ, vă rugăm să indicaţi ce acorduri există, care sunt frecvenţa şi locul de stocare a copiilor de siguranţă şi a informaţiilor arhivate.

6.3. Pentru cât timp sunt salvate datele în sistemul de producţie şi pentru cât timp sunt arhivate aceste date?

6.4. Societatea dumneavoastră are un plan de urgenţă (intervenţie) şi de continuare a activităţii în cazuri de indisponibilitate a sistemului?

DA

NU

7. Solicitantul se asigură că angajaţii vizaţi au primit instrucţiuni să informeze Serviciul Vamal ori de câte ori sunt descoperite dificultăţi în îndeplinirea cerinţelor şi instituie proceduri pentru informarea Serviciului Vamal cu privire la astfel de dificultăţi.

7.1. Societatea dumneavoastră dispune de instrucţiuni sau orientări privind notificarea neregulilor către autorităţile competente (de exemplu: suspiciuni de furt, hoţie sau contrabandă în legătură cu mărfurile care fac obiectul practicilor vamale).

DA

NU

7.2. Sunt aceste instrucţiuni documentate (de exemplu: instrucţiuni de lucru, manuale, alte documente orientative)?

DA

NU

Dacă da, furnizaţi o copie a acestor documente.

7.3. În ultimul an aţi detectat nereguli (sau presupuse nereguli) şi le-aţi notificat autorităţilor competente?

DA

NU

8. Solicitantul dispune de măsuri adecvate de securitate în scopul protejării sistemului informatic al solicitantului împotriva intruziunilor neautorizate şi în scopul securizării documentelor acestuia.

8.1. a) Descrieţi succint acţiunile pe care le-aţi întreprins pentru a vă proteja sistemul informatic de intruziuni neautorizate (firewall, antivirus, protejarea parolei etc.)

b) S-a desfăşurat o testare în privinţa intruziunilor neautorizate? Care au fost rezultatele? Au fost luate măsuri de remediere?

c) Au existat cazuri de acces neautorizat la documente în ultimul an şi, dacă da, ce măsuri au fost luate pentru a preveni reapariţia unor astfel de situaţii în viitor?

8.2. a) Descrieţi pe scurt modul în care sunt acordate drepturile de acces pentru sistemele informatice.

b) Cine este responsabil pentru funcţionarea şi protejarea sistemului informatic?

c) Aveţi ghiduri sau instrucţiuni interne de securitate IT pentru personalul dumneavoastră?

d) Cum monitorizaţi respectarea măsurilor de securitate IT în interiorul societăţii dumneavoastră?

8.3. Răspundeţi pe scurt la următoarele întrebări:

a) Ce categorii de angajaţi au acces la date detaliate privind fluxul de materiale şi de mărfuri?

b) Ce categorii de angajaţi sunt autorizaţi să modifice aceste date?

Sunt modificările documentate în mod complet?

8.4. Unde este amplasat serverul dumneavoastră principal?

8.5. Furnizaţi detalii privind modul în care este securizat serverul dumneavoastră principal. Descrieţi succint ce cerinţe privind securitatea şi siguranţa impuneţi partenerilor dvs. comerciali şi altor persoane de contact pentru a evita utilizarea abuzivă a informaţiilor (de exemplu, periclitarea lanţului de aprovizionare prin transferul neautorizat al detaliilor de expediere)?

9. Dacă este cazul, solicitantul dispune de proceduri satisfăcătoare pentru gestionarea licenţelor de import şi de export legate de prohibiţii şi restricţii, inclusiv de măsuri care vizează diferenţierea mărfurilor care fac obiectul unor prohibiţii sau restricţii de alte mărfuri, precum şi de măsuri vizând asigurarea respectării prohibiţiilor şi restricţiilor respective.

9.1. Efectuaţi schimburi comerciale cu mărfuri care fac obiectul unor licenţe de import şi de export legate de prohibiţii şi restricţii?

DA

NU

Dacă da, vă rugăm să descrieţi succint procedurile pe care le utilizaţi pentru administrarea acestor licenţe.

9.2. Comercializaţi mărfuri care cad sub incidenţa Legii nr.1163/ 2000 cu privire la controlul exportului, reexportulu, importului şi tranzitului de mărfuri strategice?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, specificaţi tipurile de mărfuri, dacă aveţi instituite proceduri pentru gestionarea autorizaţiilor/certificatelor şi modul în care sunt actualizate acestea.

10. Solicitantul permite accesul fizic al Serviciului Vamal la sistemele contabile şi, dacă este cazul la evidenţele sale comerciale şi de transport.

DA

NU

11. Solicitantul permite accesul electronic al Serviciului Vamal la sistemele sale contabile şi, dacă este cazul, la evidenţele sale comerciale şi de transport dacă sistemele sau evidenţele respective sunt ţinute în format electronic.

DA

NU

12. Fluxul mărfurilor

12.1. Descrieţi succint procedura de înregistrare pentru fluxul mărfurilor, începând de la primirea, stocarea, până la producţie şi expediere. Cine ţine evidenţa mărfurilor şi unde sunt păstrate acestea?

12.2. Descrieţi succint procedurile instituite pentru verificarea nivelului stocurilor, inclusiv frecvenţa acestor verificări şi modul în care sunt soluţionate discrepanţele (de exemplu, verificarea stocurilor şi inventarul)?

13. Standarde practice de competenţă

13. 1. Aveţi dvs. sau persoana responsabilă de domeniul vamal experienţă practică de cel puţin trei ani în domeniul vamal?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii prin care să dovediţi experienţa.

13.2. Deţineţi dvs. sau persoana responsabilă de domeniul vamal un standard de calitate în domeniul vamal, adoptat de organismul naţional de standardizare?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, furnizaţi informaţii privind standardul deţinut.

14. Calificări profesionale

Aţi absolvit sau persoana responsabilă de domeniul vamal un curs de formare pe tema legislaţiei vamale corespunzător implicării dvs. în activităţile din domeniul vamal?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii cu privire la cursul de formare absolvit.

15. Antecedente în ceea ce priveşte respectarea legislaţiei vamale

15.1. În compania dvs. au fost depistate încălcări ale legislaţiei vamale şi fiscale sau de către autorităţile vamale şi/sau fiscale în ultimii trei ani? În cazul unei companii noi, indicaţi "nu se aplică".

Dacă răspunsul este da, descrieţi succint aceste încălcări.

a) Cum aţi notificat încălcările către autorităţile relevante?

b) Ce măsuri de asigurare a calităţii au fost introduse pentru a evita astfel de încălcări pe viitor?

c) Păstraţi registre privind măsurile de asigurare a calităţii?

15.2. A fost condamnată societatea dvs. pentru infracţiuni economice legate de activitatea dvs.?

DA

NU

Dacă da, descrieţi infracţiunea şi data cînd a fost săvîrşită. De asemenea, faceţi trimiteri la hotărîrea instanţei definitivă şi irevocabilă.

15.3. Intenţionaţi să depuneţi o cerere sau aţi depus deja o cerere pentru orice altă autorizaţie vamală?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii.

15.4. Au fost cererile pentru autorizare/certificate refuzate, iar autorizaţiile existente suspendate sau retrase ca urma a încălcărilor legislaţiei vamale în ultimii trei ani?

DA

NU

Dacă răspunsul este da, de câte ori şi care au fost motivele?

Anexa nr.2

la Normele Tehnice privind autorizarea

utilizării procedurilor simplificate în

cadrul regimului de tranzit

DECLARAŢIE-ANGAJAMENT

Solicitantul _____________________________________________________________________

(denumirea completă, codul fiscal)

Reprezentant prin _______________________________________________________________

                                                 (numele, prenumele, funcţia, telefonul, e-mailul persoanei desemnate)

Pentru a beneficia de utilizarea sigiliilor speciale conform Normelor tehnice, accept deplină responsabilitate şi mă angajez:

a) să înregistrez toate sigiliile într-un registru de evidenţă a sigiliilor vamale;

b) să duc evidenţa utilizării sigiliilor speciale şi la necesitate să o prezinte Serviciului Vamal;

c) să asigur respectarea condiţiilor regimului vamal de tranzit;

d) să informez Serviciul Vamal despre orice neregulă survenită pe parcursul transportării mărfurilor aflate în regim vamal de tranzit;

e) să păstrez şi să pun la dispoziţia organului vamal toate documentele vizând mărfurile transportate, precum şi evidenţa operaţiunilor;

f) să permit Serviciului Vamal accesul necondiţionat, în orice moment, la mărfurile ce fac obiectul regimului de tranzit.

_______________

          data

_______________            _______________

    Nume, prenume                                Semnătura

Anexa nr.3

la Normele Tehnice privind autorizarea

utilizării procedurilor simplificate în

cadrul regimului de tranzit

Registrul de evidenţă a sigiliilor speciale

(Se menţionează numele complet al operatorului economic care prezintă cererea)

(Se indică codul autorizaţiei solicitate.)

(Se indică datele de contact, adresa, cod postal)

(se indică daca este prima cererea de autorizare. Pentru o cerere de modificare sau, dacă este cazul, de reînnoire a autorizaţiei, a se indica, de asemenea, numărul corespunzător al autorizaţiei.)

(se completează cu nr.de identificare înregistrat de Serviciul Vamal.)

(Se menţionează teritoriul unde autorizaţia produce efecte.)

(În cazul în care solicitantul este reprezentat, se completează cu date de contact ale reprezentantului, număr EORI.)

(Se indică numele complet, datele de identificare ale persoanei responsabile pentru păstrarea legăturii cu Serviciul Vamal în ceea ce priveşte cererea.)

(Se indică numele complet, datele de identificare, numărul de fax ale persoanei responsabile, care să poată fi utilizate pentru contacte şi comunicări ulterioare privind probleme vamale.)

(Se introduce numele şi detaliile complete ale persoanei (persoanelor) în cauză în conformitate cu stabilirea/forma juridică a societăţii solicitante, şi anume: directorul/managerul societăţii, conducerea şi membrii consiliului de administraţie. Detaliile trebuie să includă: numele şi adresa complete, data naşterii şi numărul naţional de identificare.)

(se completează în cazul cererii pentru autorizarea de sigilii speciale. Contabilitatea principală în scopuri vamale este contabilitatea care trebuie luată în considerare de autorităţile vamale în calitate de contabilitate principală în scopuri vamale care permite autorităţilor vamale să supravegheze şi să monitorizeze toate activităţile care fac obiectul autorizaţiei sau al deciziei în cauză. )

(Se completează în cazul cererii pentru autorizarea sigiliilor speciale. Se indică tipul de contabilitate principală, oferind detalii despre sistemul care se preconizează a fi utilizat, inclusiv programul informatic aferent.)

(Se introduce adresa completă a locaţiei (locaţiilor), în care sunt păstrate sau se intenţionează a fi păstrate evidenţele solicitantului)

(Se indică locul unde mărfurile se plasează sub regim de tranzit sau vor fi primite în cadrul regimului de tranzit.)

(Se completează, după caz)

(Se completează pentru expeditorul agreat.)

(Se completează pentru expeditorul agreat, dacă este cazul.)

(Se completează pentru expeditorul agreat.)

(Se completează pentru destinatarul agreat/destinatar agreat în sensul TIR.)

NOTĂ: Solicitantul poate cere ca valabilitatea autorizaţiei să înceapă într-o anumită zi. În stabilirea acestei date se iau totuşi în considerare termenele precizate la art.18 şi art.22 din Codul Vamal

(Se indică tipul de evidenţe, oferind detalii despre sistemul care se preconizează a fi utilizat, inclusiv programul informatic aferent.)

(Se introduce orice menţiune specială, dacă se consideră util.)

(Se indică tipul/numărul de identificare şi/sau data emiterii.)

DA  NU

Numele şi prenumele persoanei care reprezintă legal operatorul economic:

Funcţia:

Semnătura:

MINISTERUL FINANŢELOR

AL REPUBLICII MOLDOVA

SERVICIUL VAMAL

MINISTRY OF FINANCE

OF THE REPUBLIC OF MOLDOVA

CUSTOMS SERVICE

AUTORIZAŢIE

de expeditor agreat

nr.MD ACRMD ........... din ................

În baza prevederilor art.298 alin.(1) lit.a) din Codul vamal,

Operatorul Economic ................................................................................................

C/F ....................................................... EORI..........................................................

cu sediul în ..............................................................................................................

este autorizat în calitate de:

expeditor agreat în cadrul regimului de tranzit, beneficiind în acest sens de formalităţi vamale simplificate la postul vamal de plecare, pentru mărfurile pe care le plasează sub regimul de tranzit.

1. Prezenta autorizaţie este valabilă pentru postul vamal

...............................................................................................................................

2. Locul autorizat pentru efectuarea formalităţilor simplificate de tranzit este situat la adresa:

...............................................................................................................................

3. Modalitatea în care operatorul economic informează postul vamal în legătură cu plecarea mijlocului de transport

................................................................................................................................

4. Termenul prevăzut pentru intervenţia postul vamal ....................................................

5. Categoriile de mărfuri excluse de la procedura simplificată

................................................................................................................................

6. Măsurile de identificare:

    sigilii speciale conform modelului stabilit de Serviciul Vamal.

7. Data de începere(solicitată) a autorizaţiei .........................

8. Observaţii generale............................................................

Modificările aduse autorizaţiei se menţionează în formularul prevăzut în anexa la prezenta autorizaţie.

...........................................................................................................................

                            (funcţia, numele, semnătura directorului SV şi ştampila SV)

ANEXĂ

la Autorizaţia de expeditor agreat

Nr. ........

MODIFICARE

şi ştampila Serviciul Vamal

Anexa

la Autorizaţia de destinatar agreat

Nr.

MODIFICARE

Anexa

la Autorizaţia de destinatar agreat

în sensul TIR nr.___din_______

MODIFICARE

Vamal şi ştampila Serviciul Vamal

Anexa nr.1

la Autorizaţia pentru

utilizarea sigiliilor speciale

Nr. ____data_________

Amprenta şi caracteristicile sigiliilor speciale sunt următoarele:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Anexa nr.2

la Autorizaţia pentru

utilizarea sigiliilor speciale

Nr. ____data_________

MODIFICARE

ANEXĂ nr.7

la Autorizaţia de utilizator a unei declaraţii vamale cu un set redus

de date pentru a plasa mărfurile în cadrul regimului de tranzit,

Nr. ________

MODIFICARE

ANEXĂ nr.8

la Autorizaţia de utilizare a unui document

electronic de transport ca declaraţie vamală

Nr.________

MODIFICARE