Ordin nr.52 din 05.02.2008 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de efectuare a controlului activităţii notariale

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul

de efectuare a controlului activităţii notariale

nr. 52  din  05.02.2008

 (în vigoare 07.03.2008) 

Monitorul Oficial nr.47-48 art.111 din 07.03.2008

* * *

Abrogat: 29.09.2017

Ordinul Ministerului Justiţiei nr.756 din 18.09.2017

Întru executarea prevederilor alin.(3) art.28 al Legii nr.1453-XV din 8 noiembrie 2002 cu privire la notariat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.154, art.1209) privind efectuarea controlului activităţii notariale desfăşurate de notari,

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind modul de efectuare a controlului activităţii notariale (conform anexei).

2. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

3. Controlul privind executarea prezentului ordin se pune în seama viceministrului justiţiei dnei Elena Mocanu.

REGULAMENTUL

privind modul de efectuare a controlului activităţii notariale

1. Prezentul Regulament stabileşte modul de organizare şi efectuare a controlului activităţii desfăşurate de către notari.

2. Ministerul Justiţiei exercită controlul activităţii notariale prin intermediul Comisiei de control. Crearea Comisiei, componenţa nominală, preşedintele şi secretarul acesteia este dispusă (se stabileşte) prin ordin al ministrului justiţiei.

3. Controlul se referă, în principal, la respectarea legii în activitatea profesională a notarilor, ţinerea corectă a registrelor şi lucrărilor de secretariat, utilizarea în activitate a registrelor prevăzute de lege, conservarea arhivei, respectarea orelor de program.

4. Controlul poate fi planificat sau suplimentar.

5. Controlul planificat este efectuat nu mai rar decît o dată la 2 ani. Activitatea notarului nou-numit este verificată la expirarea primului an de activitate.

6. Controlul planificat al activităţii notariale se efectuează în baza graficului aprobat prin ordinul ministrului justiţiei.

Graficul include lista notarilor activitatea cărora urmează a fi verificată, perioada de activitate supusă controlului, precum şi perioada efectuării controlului.

Graficul aprobat se aduce la cunoştinţa notarilor a căror activitate va fi supusă controlului.

7. În cazul cînd au devenit cunoscute date pertinente, care trebuie în mod imperativ supuse verificării, notarul va fi supus unui control suplimentar. Despre efectuarea controlului notarul va fi informat cu 5 zile înainte.

8. Comisia de control se constituie din colaboratori ai Ministerului Justiţiei, iar după caz, la efectuarea controlului pot fi implicaţi şi alţi specialişti.

9. Preşedintele Comisiei de control este responsabil de organizarea activităţii Comisei, repartizează atribuţiile membrilor acesteia, asigură administrarea curentă a activităţii Comisiei.

10. Membrii Comisiei de control sînt în drept să ia cunoştinţă de materialele necesare efectuării controlului, să participe la examinarea acestora, să solicite notarului explicaţii cu privire la actele verificate, să participe la întocmirea actului de control.

11. Membrii Comisiei sînt obligaţi să păstreze secretul cu privire la actele şi faptele care au devenit cunoscute în procesul efectuării controlului, să fie obiectivi şi imparţiali.

12. Notarul va asigura Comisia cu spaţiul necesar efectuării controlului, astfel încît activitatea notarului şi a personalului angajat să nu fie blocată, va prezenta Comisiei registrele şi actele notariale, precum şi documentele, în temeiul cărora acestea au fost întocmite.

13. Controlul activităţii notariale se desfăşoară în biroul notarial în prezenţa notarului supus controlului. Lipsa nemotivată a notarului în perioada controlului de la biroul notarial se califică drept eschivare de la control.

14. În procesul efectuării controlului Comisia, în principal, verifică:

a) respectarea cerinţei de amplasare a biroului notarial în circumscripţia teritoriului de activitate stabilit în ordinul ministrului justiţiei;

b) respectarea obligaţiei de asigurare de răspundere civilă;

c) respectarea programului de muncă aprobat;

d) respectarea competenţei speciale la îndeplinirea actelor notariale;

e) asigurarea condiţiilor de respectare a secretului profesional la îndeplinirea actelor notariale;

f) condiţiile de conservare a arhivei;

g) condiţiile de păstrare a sigiliilor notariale;

h) ţinerea şi completarea registrelor notariale;

i) corectitudinea îndeplinirii lucrărilor de secretariat;

j) respectarea prevederilor legale privind incompatibilitatea;

k) utilizarea registrelor electronice prevăzute de lege;

l) respectarea prevederilor legale de verificare a circumstanţelor care afectează valabilitatea actelor juridice;

m) respectarea prevederilor legale privind solicitarea sau verificarea manifestării de voinţă a terţilor în cazul în care aceasta este obligatorie la autentificarea actelor juridice;

n) prezenţa documentelor obligatorii la autentificarea actului juridic (actul ce atestă dreptul de proprietate înregistrat conform legii, dacă dreptul asupra bunului este supus înregistrării; dacă bunul este supus înregistrării – extrasul din registru eliberat de către autoritatea competentă; certificatul eliberat de organul fiscal teritorial privind existenţa sau lipsa restanţelor la impozitul pe bunul imobil; alte documente, în dependenţă de tipul actului juridic autentificat);

o) respectarea prevederilor legale la legalizarea semnăturii pe acte;

p) respectarea procedurii de deschidere a dosarului succesoral;

q) respectarea termenelor de acceptare sau renunţare la succesiune, verificarea calităţii moştenitorilor, legatarilor, executorilor testamentari etc. (termenul de acceptare a succesiunii, prezenţa actelor ce atestă intrarea în posesia patrimoniului succesoral; prezenţa testamentului; prezenţa actelor ce atestă legătura de rudenie cu persoana care a lăsat moştenirea etc.);

r) respectarea cerinţei de notificare a moştenitorilor al căror domiciliu este cunoscut notarului;

s) respectarea dreptului soţului supravieţuitor;

t) respectarea dreptului la rezerva succesorală;

u) calitatea întocmirii certificatelor de moştenitor;

v) respectarea cerinţelor legale la îndeplinirea altor acţiuni notariale.

15. După finalizarea controlului, Comisia, în comun cu notarul a cărui activitate este supusă controlului, analizează rezultatele acestuia. La solicitarea membrilor Comisiei, notarul va da explicaţii verbale cu privire la încălcările stabilite, iar în caz de necesitate, în formă scrisă.

16. În baza rezultatelor controlului, în termen de 10 zile lucrătoare, Comisia va redacta actul de control. Actul de control se redactează de către un membru sau preşedintele Comisiei de control care poartă răspundere pentru plenitudinea şi veridicitatea informaţiei expuse în actul de control. Actul de control se întocmeşte în baza constatărilor scrise ale membrilor Comisiei care reflectă aspectele verificate de aceştia şi abaterile constatate.

17. Actul de control are o structură tripartită:

1) Partea introductivă cuprinde:

- denumirea completă a organului care efectuează controlul;

- numele, prenumele şi funcţia membrilor Comisiei de control;

- numărul şi data emiterii ordinului pentru efectuarea controlului;

- numele, prenumele notarului activitatea căruia a fost verificată, numărul şi data licenţei cu dreptul de activitate, teritoriul în care este desfăşurată activitatea şi sediul biroului notarial;

- tipul controlului;

- perioada de activitate supusă controlului;

- data începerii şi data finalizării controlului.

2) Partea de constatare cuprinde stipulări privind abaterile constatate în urma efectuării controlului, cu invocarea normelor legale pertinente care au fost încălcate.

3) Concluziile comisiei de control – cuprinde partea conclusivă care apreciază activitatea desfăşurată de notar, bazîndu-se pe partea constatatoare a actului de control.

18. Actul de control se numerotează şi se semnează de către membrii Comisiei de control pe fiecare filă.

19. Un exemplar al actului de control se remite pentru informare notarului a cărui activitate a fost verificată.

În termen de 5 zile lucrătoare, notarul este în drept să formuleze în scris obiecţiile sale, cu anexarea probelor justificative.

Obiecţiile şi materialele prezentate se examinează de către Comisia de control, care poate formula concluzii suplimentare la actul de control.

20. Actul de control, cu toate materialele aferente controlului, se prezintă ministrului justiţiei în termen de 20 de zile de la data finalizării controlului.

 În funcţie de rezultatele controlului, precum şi a propunerilor Comisiei, ministrul justiţiei decide asupra procedurii la care urmează a fi supuse materialele controlului.

21. Întru asigurarea practicii notariale unice, Ministerul Justiţiei va analiza periodic rezultatele controalelor, dar nu mai rar de o dată în semestru şi, după caz, va întocmi recomandări metodologice privind aplicarea uniformă a legislaţiei de către notari.