Ordin nr.756 din 18.09.2017 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modalitatea de constituire a Comisiei de control şi procedura de control profesional administrativ al activităţii notarului

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind modalitatea de

 constituire a Comisiei de control şi procedura de control

profesional administrativ al activităţii notarului

nr. 756  din  18.09.2017

 (în vigoare 29.09.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 352-355 art. 1804 din 29.09.2017

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

al Republicii Moldova

nr.1257 din 18 septembrie 2017

Ministru _______ Vladimir CEBOTARI

În temeiul art.62 alin.(5) din Legea nr.69 din 14 aprilie 2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr.277-287, art.588),

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind modalitatea de constituire a Comisiei de control şi procedura de control profesional administrativ al activităţii notarului, se anexează.

2. Se abrogă Ordinul ministrului justiţiei nr.52 din 5 februarie 2008 cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de efectuare a controlului activităţii notariale, înregistrat la Ministerul Justiţiei cu nr.552 din 7 februarie 2008 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.47-48, art.111).

3. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Ordinul ministrului justiţiei

nr.756 din 18 septembrie 2017

REGULAMENT

privind modalitatea de constituire a Comisiei de control

şi procedura de control profesional administrativ al activităţii notarului

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament reglementează modalitatea de constituire şi competenţa Comisiei de control, tipurile şi procedura de control profesional administrativ al activităţii notarului (în continuare – control), rezultatele controlului şi actul de control, contestarea acestuia.

2. Efectuarea controlului se bazează pe următoarele principii:

1) legalitatea;

2) obiectivitatea şi imparţialitatea;

3) transparenţa procedurii de control;

4) imixtiunea minimă în activitatea profesională a notarului.

II. MODALITATEA DE CONSTITUIRE ŞI

COMPETENŢA COMISIEI DE CONTROL

3. Comisia de control se constituie ad-hoc din cel puţin trei membri, desemnaţi prin ordinul ministrului justiţiei. Componenţa fiecărei Comisii de control se stabileşte pentru fiecare caz de control în parte, cu indicarea coordonatorului acesteia.

4. În calitate de membru al Comisiei de control poate fi numită persoana care întruneşte următoarele condiţii:

1) nu a fost sancţionată disciplinar în ultimii 2 ani de activitate;

2) are vechime în activitatea juridică şi/sau contabilă de cel puţin 3 ani, în cazul angajaţilor Ministerului Justiţiei;

3) are vechime în activitatea notarială de cel puţin 5 ani, în cazul notarilor.

5. În funcţie de numărul notarilor a căror activitate urmează a fi verificată, localităţile în care se va desfăşura controlul, precum şi perioada efectuării controlului, pot fi constituite mai multe Comisii de control.

6. Comisia îşi desfăşoară activitatea în prezenţa a cel puţin 2/3 din numărul total de membri.

7. Comisia de control are următoarele atribuţii:

1) să efectueze controlul în conformitate cu legislaţia;

2) să constate prezenţa sau lipsa încălcărilor notarului, în procesul exercitării obligaţiilor profesionale;

3) să emită actul de control.

8. Membrul Comisiei de control este în drept:

1) să ia cunoştinţă de materialele necesare efectuării controlului;

2) să verifice actele prezentate, precum şi să primească sau să facă copii de pe acestea;

3) să solicite notarului explicaţii cu privire la actele verificate;

4) să solicite notarului, autorităţilor publice, persoanei care a sesizat existenţa unor încălcări în activitatea profesională a notarului, acte sau informaţii, în scopul efectuării controlului sau întocmirii actului de control.

9. Membrul Comisiei este obligat:

1) să fie obiectiv şi imparţial pe parcursul desfăşurării controlului;

2) să exercite activitatea cu bună-credinţă, independent şi conform prevederilor legislaţiei;

3) să se abţină de la efectuarea controlului în cazul existenţei unui conflict de interese;

4) să păstreze secretul cu privire la actele şi faptele care au devenit cunoscute în procesul efectuării controlului;

5) să întocmească actul de controlul în mod veridic.

III. TIPURILE DE CONTROL

10. Controlul poate fi:

1) periodic;

2) inopinat.

11. Controlul periodic are în vedere aspectele prevăzute la art.62 alin.(1) din Legea nr.69 din 14 aprilie 2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor.

12. În limitele aspectelor reglementate la pct.11, controlul periodic se efectuează, inclusiv, privind:

1) practicarea unor activităţi incompatibile cu activitatea de notar;

2) încălcarea obligaţiilor privind evitarea conflictului de interese în activitatea de notar;

3) refuzul nejustificat de a îndeplini acte notariale;

4) păstrarea corectă a documentaţiei întocmite sau deţinute de notar, a registrelor şi modul de ţinere a lucrărilor de secretariat;

5) utilizarea în activitate a registrelor prevăzute de legislaţie, păstrarea arhivei;

6) respectarea orelor de program.

13. Controlul inopinat se efectuează doar în baza sesizărilor, plîngerilor sau petiţiilor privind existenţa unor încălcări în activitatea profesională a notarului. În caz de depistare în procesul de control a altor încălcări, Comisia de control poate extinde obiectul controlului, în baza încuviinţării ministrului justiţiei.

IV. PROCEDURA DE CONTROL

14. Ministerul Justiţiei întocmeşte anual şi aduce la cunoştinţa Camerei Notariale planul controalelor periodice pentru anul următor, care nu poate fi modificat decît din motive întemeiate. Comisia de control nu este în drept să efectueze controale periodice, în cazul în care acestea nu au fost incluse în plan.

15. În planul controalelor periodice se indică notarul a cărui activitate este supusă controlului, perioada în care se va efectua controlul, perioada supusă controlului şi alte date cu privire la control.

16. Controlul, atît cel periodic, cît şi cel inopinat, se efectuează în temeiul ordinului ministrului justiţiei care conţine următoarele date:

1) componenţa Comisiei de control;

2) tipul controlului;

3) numele, prenumele notarului a cărui activitate este supusă controlului;

4) perioada în care se va efectua controlul;

5) perioada supusă controlului;

6) obiectul controlului.

17. Ordinul ministrului justiţiei privind efectuarea controlului se comunică notarului a cărui activitate este supusă controlului, prin adresa electronică sau orice altă modalitate de comunicare care permite confirmarea recepţionării, cu cel puţin 5 zile înainte de data efectuării controlului.

18. Controlul se efectuează la biroul notarului, în prezenţa acestuia - prin cercetarea actelor şi altor surse de informaţii deţinute/prezentate de notar, de autorităţi publice, de persoana care a sesizat existenţa unor încălcări în activitatea profesională a notarului.

19. Controlul poate fi efectuat în alt loc decît biroul notarului, în baza actelor necesare pentru efectuarea controlului.

20. În cazul efectuării controlului la biroul notarului, notarul asigură Comisia de control cu spaţiu de lucru, astfel încît activitatea sa şi a personalului angajat să nu fie blocată, şi în toate cazurile, prezintă la solicitarea membrilor Comisiei de control registrele şi actele întocmite, precum şi actele care au stat la baza întocmirii acestora.

21. Eschivarea notarului de a se prezenta la birou în perioada controlului, refuzul nejustificat de a prezenta actele şi de a oferi acces la informaţiile solicitate se califică drept limitare a Comisiei de control în exercitarea atribuţiilor. În acest caz, Comisia de control sesizează ministrul justiţiei şi Camera Notarială. Ministrul justiţiei remite materialele privind abaterea disciplinară către Colegiul disciplinar al notarilor.

22. În cazul în care acţiunile notarului sînt pasibile de răspundere contravenţională sau penală, ministrul justiţiei remite materialele controlului autorităţilor competente.

23. Controlul nu poate fi efectuat în perioada absenţei notarului de la birou sau suspendării activităţii acestuia conform prevederilor legale.

V. REZULTATELE CONTROLULUI ŞI ACTUL DE CONTROL

24. În termen de 15 zile lucrătoare de la data efectuării controlului, Comisia de control emite actul de control. Coordonatorul Comisiei de control este responsabil de întocmirea actului de control.

25. Actul de control se întocmeşte în baza rezultatelor controlului şi constatărilor membrilor Comisiei. Membrul Comisiei care nu este de acord cu conţinutul actului de control este în drept să expună constatările şi concluziile sale într-o opinie separată, care se anexează la actul de control.

26. Actul de control are următoarea structură:

1) partea introductivă, care cuprinde:

a) numele, prenumele şi funcţia membrilor Comisiei de control;

b) numărul şi data emiterii ordinului ministrului justiţiei privind efectuarea controlului;

c) numele, prenumele, numărul şi data eliberării licenţei notarului a cărui activitate este supusă controlului;

d) obiectul controlului;

e) locul efectuării controlului;

f) tipul controlului;

g) motivul iniţierii controlului, în cazul controlului inopinat;

i) momentul începerii şi finalizării controlului.

2) partea constatatoare, care cuprinde circumstanţele de fapt şi de drept identificate de Comisia de control pe parcursul desfăşurării controlului, abaterile constatate în urma efectuării controlului, cu invocarea normelor legale, care au fost încălcate.

3) partea dispozitivă cuprinde concluziile şi recomandările Comisiei de control.

4) anexe, după caz.

27. Actul de control se întocmeşte în două exemplare originale, se numerotează şi se semnează pe fiecare filă de către membrii Comisiei de control.

28. Un exemplar al actului de control se păstrează de către subdiviziunea specializată din cadrul Ministerului Justiţiei şi un exemplar al acestuia se remite în termen de 3 zile lucrătoare de la emitere, prin orice mijloc de comunicare ce asigură confirmarea recepţionării, notarului a cărui activitate a fost supusă controlului.

29. O copie a actului de control se remite Camerei Notariale în termen de 3 de zile lucrătoare de la emiterea acestuia.

30. Camera Notarială întocmeşte statistica anuală a rezultatelor controalelor şi o publică pe pagina web oficială a sa.

VI. CONTESTAREA ACTULUI DE CONTROL

31. În termen de 10 zile lucrătoare din momentul comunicării actului de control, notarul este în drept să formuleze în scris obiecţiile sale şi să le remită Comisiei de control, cu anexarea probelor justificative.

32. Comisia de control examinează obiecţiile prezentate în termen de 10 zile lucrătoare din momentul recepţionării acestora, în absenţa notarului, cu excepţia cazului cînd acesta solicită participarea.

33. Decizia Comisiei de control privind examinarea obiecţiilor notarului este definitivă şi nu poate fi contestată.

34. Decizia Comisiei de control se anexează la actul de control şi se ia în consideraţie la întocmirea statisticii anuale a rezultatelor controalelor.