Приказ N 847 от 16.10.2017 об утверждении Положения о порядке хранения, подготовки, учета и передачи нотариальных актов

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ

П Р И К А З

об утверждении Положения о порядке хранения,

подготовки, учета и передачи нотариальных актов

№ 847  от  16.10.2017

 (в силу 10.11.2017) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 390-395 ст. 1984 от 10.11.2017

* * *

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО:

министр юстиции

__________ Владимир ЧЕБОТАРЬ

№ 1264 от 18 октября 2017 г.

На основании части (7) статьи 36 Закона № 69 от 14 апреля 2016 года об организации нотариальной деятельности (Официальный монитор Республики Молдова, 2016 г., № 277-287, ст.588)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о порядке хранения, подготовки, учета и передачи нотариальных актов согласно приложению.

2. Настоящий приказ опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова.

Приложение

к Приказу министра юстиции

№ 847 от 16 октября 2017 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке хранения, подготовки,

учета и передачи нотариальных актов

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение устанавливает порядок хранения, подготовки, учета и передачи в архив нотариальных актов согласно Закону № 69 от 14 апреля 2016 года об организации нотариальной деятельности, Положению о государственном архивном фонде, утвержденному Постановлением Правительства № 352 от 27 мая 1992 года, Постановлению Правительства № 618 от 5 октября 1993 года об утверждении Правил по разработке организационных и распорядительных документов и Типовой инструкции по ведению делопроизводства в органах центрального отраслевого публичного управления и местного самоуправления Республики Молдова, Приказу № 57 от 27 июля 2016 года Государственной архивной службы об утверждении Перечня типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова и Указаний по применению Перечня и Инструкции по упорядочению документов для организаций, учреждений и предприятий Республики Молдова, утвержденной 18 января 2010 года директором Государственной архивной службы Республики Молдова и настоящему Положению.

2. Нотариальные акты, совершенные нотариусом в процессе нотариальной деятельности, которые в соответствии с законодательством подлежат хранению, акты, на основании которых они были совершены, и реестры нотариальных актов образуют архив нотариальной деятельности и составляют собственность государства, являясь неотъемлемой частью Архивного фонда Республики Молдова, в соответствии с Законом № 880-XII от 22 января 1992 года об Архивном фонде Республики Молдова.

3. Нотариальный архив хранится в нотариальном бюро или в специально обустроенных для архива помещениях, оборудованных соответствующими средствами хранения с целью предупреждения деградации, уничтожения или хищения документов.

4. Лица, осуществляющие нотариальную деятельность, должны предупреждать несанкционированный доступ третьих лиц к информации нотариального архива, в том числе к информации в цифровом (электронном) формате, а также обеспечивать целостность нотариальных актов, реестров и других документов, хранящихся в архиве.

5. Нотариус может вести нотариальный архив в цифровом (электронном) формате, при условии его хранения и на бумажном носителе.

6. Нотариальные акты и реестры постоянного хранения передаются в государственные архивы по истечении 75 лет.

7. Министерство юстиции ведет учет актов приемки-передачи нотариальных актов, переданных на временное хранение.

II. ХРАНЕНИЕ НОТАРИАЛЬНЫХ АКТОВ

8. Нотариальные акты, совершенные нотариусом в процессе нотариальной деятельности, акты, на основании которых они были совершены, и реестры нотариальных актов хранятся нотариусами в специально обустроенных для архива помещениях, обеспечивая необходимые условия для соответствующего хранения документов и для их защиты от действия разрушительных факторов (пыли, солнечного света, механического износа, колебаний температуры и влажности, чрезмерных температур, источников инфекции или содержания биологических факторов, опасность возгорания, наводнений или просачивания воды).

9. Для защиты от повреждения нотариальные акты сшиваются в картонные обложки, а акты постоянного срока хранения помещаются в картонные коробки.

10. В архивных помещениях обеспечивается чистота и внутренний порядок для избежания их загрязнения либо разведения биологических очагов грызунов, насекомых, плесени. В случае появления опасности повреждения документов принимаются меры по ее устранению.

11. Устранение вредоносных факторов осуществляется путем удаления пыли, механической чистки, дезинсекции и дератизации. Удаление пыли с документов осуществляется мягкими щетками, а поглощение образовавшейся пыли – электрическими пылесосами. Дезинфекция, дезинсекция и дератизация архивных помещений осуществляются по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

12. Архивные помещения оснащаются сигнальными и противопожарными устройствами и, по необходимости, также автоматическими установками пожаротушения.

III. ПОДГОТОВКА НОТАРИАЛЬНЫХ АКТОВ

13. Нотариальные акты, документы, на основании которых они были составлены, и завершенные нотариальные реестры обрабатываются, оформляются и передаются на хранение нотариусом в собственный архив.

14. Нотариальные акты и реестры обрабатываются в конце отчетного года в соответствии с Типовой номенклатурой нотариальных дел (в дальнейшем – Типовая номенклатура), согласованной с Государственной архивной службой (приложение № 1 к настоящему Положению).

15. На основании Типовой номенклатуры каждый нотариус разрабатывает Конкретную номенклатуру дел (в дальнейшем – Конкретная номенклатура), которая должна быть согласована с соответствующим государственным архивным учреждением (приложение № 2 к настоящему Положению).

16. При составлении Конкретной номенклатуры из Типовой номенклатуры включаются только дела, которые были сформированы в процессе профессиональной деятельности данного нотариуса.

17. Конкретная номенклатура может включать и другие разделы в случае, если нотариальные акты, составленные нотариусом, не предусмотрены в Типовой номенклатуре. Если в течение года возникает необходимость образования новых разделов или дел, Конкретная номенклатура, равно как и содержащиеся в ней разделы, дополняется их названиями. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются свободные номера (строки). Сроки хранения нотариальных актов и реестров, указанные в Типовой номенклатуре, не подлежат изменению.

18. Конкретная номенклатура составляется в 2 экземплярах и после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением утверждается нотариусом. Один экземпляр Конкретной номенклатуры хранится у нотариуса и один в соответствующем государственном архивном учреждении.

19. Утвержденная Конкретная номенклатура вводится в действие с 1 января каждого года.

20. Конкретная номенклатура действительна в течение нескольких лет и подлежит повторному утверждению лишь при возникновении изменений в составе документов. Если таких изменений не произошло, Конкретная номенклатура в конце каждого года после уточнения и перепечатки переутверждается нотариусом.

21. В конце отчетного года Конкретная номенклатура завершается итоговой записью отдельного количества дел с постоянным сроком хранения, длительным сроком хранения (от 15 до 75 лет), ограниченным сроком хранения (до 10 лет включительно) и переходящих дел. Экземпляр Конкретной номенклатуры, утвержденный и согласованный с соответствующим государственным архивным учреждением, является документом с постоянным сроком хранения.

22. Нотариальные реестры, нотариальные акты и документы, на основании которых они были составлены, систематизируются в дела согласно утвержденной Конкретной номенклатуре. Составление дел включает следующие комплексные работы: заполнение данных на первой обложке дел, включение документов в дела, нумерование листов и засвидетельствование дел.

23. При включении документов в дела должны соблюдаться следующие основные требования:

1) содержание документов, из которых состоит дело, должно соответствовать наименованию дела согласно Типовой номенклатуре;

2) документы с постоянным, длительным и ограниченным сроками хранения распределяются в отдельные дела;

3) в дела включаются документы, накопившиеся не более чем за три календарных года, за исключением переходящих дел;

4) группирование документов по делам осуществляется в хронологическом, алфавитном порядке или в порядке регистрации документов. Эти принципы могут варьировать или сочетаться;

5) каждое дело обязательно включает внутреннюю опись с указанием фамилии и имени физического или юридического лица из нотариальных актов.

24. В процессе систематизации документов в делах проверяется правильность составления актов, наличие подписи и печати, дата составления нотариального акта. В дела не включаются документы, не имеющие отношения к составленным нотариальным актам, черновики и проекты (рабочие варианты) документов.

25. В дело закладывается экземпляр нотариального акта, составленного в оригинале и сданного на хранение в архив нотариусом, а также документы, на основании которых он был составлен, если это предусмотрено Типовой номенклатурой.

26. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина 30-40 мм). В случае если объем документов больше, дело разделяется на отдельные тома, которым присваиваются номера в хронологическом порядке.

27. В течение года осуществляется группирование в наследственные дела всех документов, на основании которых выданы свидетельства о праве на наследство (декларации, свидетельства, заявления, другие документы, связанные с открытием наследственной процедуры и выдачей свидетельства о праве на наследство). В наследственные дела подшиваются все документы, имеющие отношение к наследственной процедуре. Если наследственная процедура не завершена в текущем году, наследственное дело переходит на следующий год под тем же номером и повторно не регистрируется.

28. В конце года оформляются завершенные в делопроизводстве наследственные дела. При систематизации завершенных наследственных дел на обложке дел проставляется индекс дела в соответствии с Типовой номенклатурой.

29. Из наследственных дел (как завершенных, так и находящихся в производстве) изымаются свидетельства о праве на наследство недвижимого и движимого имущества, которые группируются в отдельные дела по фамилии умершего в алфавитном или хронологическом порядке и хранятся в соответствии со сроками, установленными в Типовой номенклатуре. В незавершенных наследственных делах может храниться копия изъятого свидетельства о праве на наследство.

Документы, на основании которых были выданы свидетельства о праве на наследство недвижимого и движимого имущества (документы, устанавливающие право собственности на недвижимое имущество, декларации, заявления, свидетельства и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство) из наследственных дел, группируются в отдельном деле по фамилии умершего в алфавитном или хронологическом порядке и хранятся в соответствии со сроками, установленными в Типовой номенклатуре. В конце дела на приложенном листе делается следующая запись: "В настоящем деле пронумерованы и подшиты _________ листов". Указываются фамилия, имя и проставляется подпись нотариуса, число, месяц и год. Число листов указывается в цифрах и в скобках прописью.

30. В конце каждого календарного года нотариусы составляют опись дел постоянного и длительного хранения.

31. Описи составляются отдельно по:

1) делам с постоянным сроком хранения (приложение № 3 к настоящему Положению);

2) делам длительного хранения (приложение № 4 к настоящему Положению).

По делам с ограниченным сроком хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются и они не оформляются в папки. По истечении срока хранения данных дел составляется протокол об уничтожении дел и документов.

32. Дела с постоянным и длительным сроком хранения подшиваются в твердую обложку. Страницы дела нумеруются карандашом с черным стержнем. Каждый том дела нумеруется отдельно. Номер страницы указывается в правом верхнем углу. В случае, если на страницах уже имеется нумерация, не совпадающая с новой, предыдущая нумерация зачеркивается одной линией, а новая цифра проставляется рядом.

33. Надписи на обложке дел с постоянным и длительным сроком хранения должны наноситься четко, разборчиво, печатными буквами, черной светоустойчивой пастой.

34. На обложке каждого дела указываются согласно приложению № 5 к настоящему Положению следующие данные:

1) фамилия и имя нотариуса;

2) местонахождение бюро;

3) указатель дела в соответствии с Типовой номенклатурой;

4) наименование дела;

5) дата начала и завершения дела;

6) количество листов;

7) срок хранения.

35. Описи дел с постоянным сроком хранения утверждаются Центральной комиссией экспертизы и контроля (ЦКЭК) Государственной архивной службы Республики Молдова и Комиссией экспертизы и контроля муниципального архивного управления Кишинэу, а описи с длительным сроком хранения согласовываются с соответствующими государственными архивными учреждениями не позднее чем через три года после завершения дел в текущем делопроизводстве.

Описи дел с постоянным и длительным сроком хранения, протокол об уничтожении дел с истекшим сроком хранения после проверки, подписания и заверения представляются для утверждения и согласования соответствующим государственным архивным учреждениям. Описи сопровождаются исторической справкой и титульным листом.

36. При составлении описи дел должны выполняться следующие требования:

1) в опись включаются упорядоченные и завершенные в делопроизводстве дела;

2) наименования дел вносятся в опись в порядке их размещения в Типовой номенклатуре;

3) каждое дело включается в опись под отдельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно;

4) если опись содержит несколько томов одного дела, полностью описывается лишь название первого тома, остальным присваивается обозначение "idem" и номер соответствующего тома. Остальные данные заполняются полностью;

5) переходящие дела включаются в опись в год их завершения;

6) графа "Примечания" описи используется для указания физического состояния дела, документов, данных относительно их получения или передачи на хранение и т.п.

37. Годовые разделы описей заполняются в соответствии с установленным образцом.

Опись № 1 включает все документы с постоянным сроком хранения, включенные в Конкретную номенклатуру. Опись № 1 составляется в четырех экземплярах, один из которых после утверждения остается в государственной архивной службе, один передается нотариусу, а остальные два передаются соответствующему государственному архивному учреждению.

В опись № 2 включаются все документы длительного хранения (15-75 лет). Опись № 2 составляется в трех экземплярах: один остается у нотариуса, а два передаются соответствующему государственному архивному учреждению.

38. Документы, включенные в опись № 2, а также и дела со сроком хранения до 10 лет после истечения срока их хранения включаются в протокол об уничтожении дел и документов (приложение № 6 к настоящему Положению) и уничтожаются после согласования с соответствующими государственными архивными учреждениями.

39. Документы и дела, срок хранения которых истек, уничтожаются путем измельчения таким образом, чтобы исключить возможность прочтения текста, затем передаются предприятиям, перерабатывающим макулатуру, на основании приемо-сдаточной фактуры или подлежат уничтожению путем сожжения. Уничтожение документов подтверждается актом уничтожения, в котором указываются дата уничтожения, имя и фамилия нотариуса, имя, фамилия и должность свидетелей, в присутствии которых проводилось уничтожение, метод уничтожения, отметка об уничтожении документов согласно протоколу уничтожения. В качестве свидетелей могут быть привлечены работники нотариального бюро или другие лица по решению нотариуса.

40. Протокол об уничтожении дел составляется в двух экземплярах. Один экземпляр постоянно хранится у нотариуса, а второй передается соответствующему государственному архивному учреждению.

IV. УЧЕТ НОТАРИАЛЬНЫХ АКТОВ

41. Нотариус обязан вести учет всех входящих и исходящих архивных дел. Для управления архивом нотариальной деятельности в Реестре текущего учета ведется учет дел, документов и описей, входящих и исходящих из архива (приложение № 7 к настоящему Положению).

42. Документы могут быть изъяты из архивного учета на основании одного из следующих актов:

1) акта об уничтожении;

2) акта о приеме-передаче;

3) акта, констатирующего тотальное повреждение документов или их потерю, утвержденного соответствующим государственным архивным учреждением.

V. ПЕРЕДАЧА НОТАРИАЛЬНЫХ АКТОВ

43. После ознакомления с приказом о приостановлении или прекращении деятельности нотариус обязан в течение месяца передать архив нотариальной деятельности в соответствии с законодательством, за исключением бухгалтерских документов и финансовых отчетов.

44. Архив нотариальной деятельности, подлежащий передаче, оформляется в соответствии с настоящим Положением нотариусом, который передает дела на хранение.

45. Если нотариус, деятельность которого была приостановлена или прекращена, по объективным причинам не имеет возможности лично передать архив на хранение, передача обеспечивается в срок, предусмотренный пунктом 43, комиссией, созданной Нотариальной палатой, в состав которой входят также лица, назначенные Министерством юстиции.

46. При приеме/передаче архива нотариальной деятельности каждое дело проверяется с точки зрения соответствия описи, нумерации листов и заверки дел. О приеме/передаче архива отмечается в акте приема-передачи, подписанном нотариусом, передающим архив, по случаю – комиссией и лицом, принимающим архив на хранение. Один экземпляр акта передается Министерству юстиции.

47. После возобновления приостановленной нотариальной деятельности архив нотариальной деятельности, переданный на временное хранение, возвращается целиком данному нотариусу в течение 10 дней. Передача архива отмечается в акте приема-передачи, подписанном лицом, которое передает, и принимающим архив нотариусом. Один экземпляр акта приема-передачи передается Министерству юстиции.

[Приложение N 1 в редакции Приказа Министерства юстиции N 217 от 16.07.2025, в силу 21.07.2025]