Постановление N 18 от 29.04.2008 по Отчету об аудите соответствия в Министерстве юстиции и в некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг.

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

по Отчету об аудите соответствия в Министерстве юстиции и

в некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг.

N 18  от  29.04.2008

 (в силу 24.06.2008) 

Мониторул Офичиал N 110-111 ст.15 от 24.06.2008

* * *

Счетная палата в присутствии заместителя министра юстиции г-жи Е.Мокану, начальника финансово-хозяйственного и административного управления Министерства юстиции г-жи В.Александряну, директора Центра правовой информации г-на К.Цушкэ, заместителя министра финансов г-жи Н.Лупан, руководствуясь ст.27 (4) Закона о Счетной палате № 312-XIII от 08.12.1994 г.¹ (с последующими изменениями и дополнениями), рассмотрела Заключение об аудите соответствия в Министерстве юстиции и в некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг.

________________

¹ Переопубликован в специальном издании ОМ от 9.12.2005.

Аудит соответствия был проведен согласно Стандартам аудита Счетной палаты (с учетом требований международных и национальных стандартов аудита) и Программой контрольной/ аудиторской деятельности Счетной палаты на 2008 г. Задача аудита состояла в оценке достоверности финансовой отчетности и сопроводительных документов, подтверждения правдивости отчетов и соответствия действующему законодательству порядка администрирования и управления публичными средствами.

Рассмотрев результаты аудита, заслушав представленный отчет и объяснения ответственных лиц, присутствующих на заседании, Счетная палата

УСТАНОВИЛА:

Необходимые материалы по аудиту были получены вследствие обобщения информации по результатам тестирования внутреннего контроля и применения различных основополагающих техник и процедур. Оценка системы внутреннего контроля была проведена путем рассмотрения конкретизированных компонентов в соответствии со Стандартами аудита Счетной палаты. Порог существенности, примененный в рамках аудита финансового состояния, составлял 2% – по расходам, 2% – по доходам и 4% – по общему объему публичного имущества, управляемого соответствующим субъектом, который установлен Стандартами аудита Счетной палаты.

Было проведено выборочное тестирование данных обобщенных бухгалтерских балансов, отчетов о выполнении бюджетов проверенных учреждений (центральный аппарат Министерства юстиции, Юридическое управление автономно-территориального образования со специальным статусом Гагаузия, государственные нотариальные бюро, финансирование правового обеспечения адвокатов по назначению, Центр правовой информации).

Исходя из указанного порога существенности, а также признанных в качестве зон с высокой степенью возможности появления рисков были проверены: расходы по оплате труда работников центрального аппарата и государственных нотариусов; осуществленные расходы на приобретение материальных ценностей, в частности имущества, приобретенного и находящегося на хранении; правильность исчисления износа основных средств; ситуации относительно расчетов с дебиторами и кредиторами; правильность реализации доходов и исполнения расходов за счет специальных средств, в том числе доходов, полученных от проставления апостиля на официальные документы, и расходов, осуществленных за счет данных доходов; операции, касающиеся передачи материального имущества с баланса центрального аппарата министерства на баланс подведомственных учреждений.

Учитывая тот факт, что данный аудит является первым, проведенным Счетной палатой в Министерстве юстиции, Счетная палата не берет на себя ответственность за возможное влияние остатков на счетах на начало 2006 года.

Проведенный аудит выявил наличие некоторых отклонений и нарушений при управлении финансовыми средствами и публичным имуществом, которые были изложены в Заключении, приложенном к настоящему постановлению. Они были обусловлены: неспособностью министерства использовать в полном объеме и по целевому назначению значительного объема доходов, полученных от проставления апостиля на официальные документы на протяжении 2007 бюджетного года; отсутствием строгого разграничения расходов учреждений, финансируемых Министерством юстиции; нечетким обозначением сферы ответственности в процессе использования публичных денежных средств; высоким уровнем текучести кадров; низким уровнем квалификации и неопытностью членов групп по государственным закупкам; отсутствием компьютеризированного учета предоставленных услуг и не в последнюю очередь несоблюдением некоторыми ответственными лицами законодательных и нормативных актов в части законности расходов и управления публичным имуществом.

Несмотря на то, что финансово-хозяйственные операции, осуществленные и отраженные в бухгалтерском учете центрального аппарата достоверны и финансовые положения по данным операциям также являются достоверными и подлинными, следует отметить, что в результате непроведения оценки и неотражения в бухгалтерском учете Министерства юстиции 28 единиц объектов недвижимости судов; осуществления расходов за счет ассигнований центрального аппарата для других структур, числящихся в отчете как расходы центрального аппарата и наоборот, были искажены данные консолидированного финансового отчета. Приняв во внимание вышеизложенные замечания, контролеры выразили условное мнение, ограничив сферу применения аудита финансового состояния, предоставленного Министерством юстиции к концу 2006 и 2007 бюджетных годов.

Исходя из вышеизложенного, на основании ст.27, 28 и 29 Закона о Счетной палате № 312-XIII от 08.12.1994 г., Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Заключение об аудите соответствия в Министерстве юстиции и некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг. согласно приложению, являющемуся составной частью настоящего постановления.

2. Потребовать от руководства Министерства юстиции (г-н В.Пырлог) принять конкретные и эффективные меры по устранению установленных нарушений и недостатков с применением дисциплинарных санкций в соответствии с действующим законодательством в отношении ответственных лиц, допустивших нарушения при использовании средств и управлении государственным имуществом.

3. Рекомендовать руководству Министерства юстиции:

3.1) принять меры по исполнению рекомендаций, указанных в п.3.10. Заключения об аудите соответствия;

3.2) установить и поддерживать в Министерстве систему финансового менеджмента и контроля, способных обеспечить выполнение поставленных задач в условиях экономного и эффективного управления публичными финансовыми средствами и в частности доходов/поступлений, расходов, активов и пассивов;

3.3) развивать ответственность менеджеров в рамках подведомственных субъектов таким образом, чтобы руководители любого уровня стремились к эффективному использованию управляемыми средствами для реализации мероприятий, необходимых для достижения поставленных задач и получения результатов с наилучшим соотношением цены и качества;

3.4) обеспечить представление руководителями субъектов отчетов об их деятельности, об адекватности финансового менеджмента, системах контроля и управления рисков;

3.5) предложить Правительству внести изменения в Реестр учета апостиля, утвержденного Постановлением Правительства № 163 от 15.02.2007 г. „Об оптимизации структуры Министерства юстиции и утверждении Положения о порядке проставления апостиля”², в целях совершенствования порядка проставления апостиля на официальные документы, в данном случае в части названия поданных документов; даты подачи документов; даты выдачи апостилированных документов для избежания случаев взимания платы в одинарном размере за предоставление срочных услуг и наоборот.

________________

² ОМ, 2007, № 25-28, ст.177.

4. Принять к сведению, что во время проведения аудита:

4.1) Министерством юстиции были приняты меры по устранению нарушений, установленных аудиторской группой, заключив договор с фирмой „Ultracom-Electronic” ООО, поставившей дополнительно программу „Антивирус” на общую сумму 1273,3 тыс.леев;

4.2) бухгалтерия Министерства юстиции:

4.2.1) правильно отразила в бухгалтерском учете сумму капитальных вложений в размере 315,7 тыс.леев, выделенную суду Басарабяска;

4.2.2) увеличила балансовую стоимость здания суда Кахул на объем работ по капитальному ремонту в сумме 130,1 тыс.леев;

4.2.3) провела расчеты и отразила в учете износ 48 кондиционеров на сумму 56,9 тыс.леев.

5. Проинформировать Министерство финансов о результатах аудита соответствия в Министерстве юстиции и некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг. для мониторинга целевого использования ими публичных средств.

6. Проинформировать Правительство о результатах аудита соответствия в Министерстве юстиции и некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг. для принятия мер и рекомендовать:

6.1) рассмотреть целесообразность взыскания по доходной части государственного бюджета средств, полученных от проставления апостиля на официальные документы и их распределения ежегодными Законами о государственном бюджете, в соответствии с реальными потребностями и аргументами исполнителей бюджета;

6.2) исключить из приложения № 3 „Список объектов незавершенного строительства, подлежащих приватизации” к Постановлению Правительства № 945 от 20.08.2007 г. „О мерах по выполнению Закона № 121-XVI от 4 мая 2007 г. об управлении публичной собственностью и ее разгосударствлении”³ (с последующими изменениями и дополнениями) наименование 45 „Дом юстиции”, учитывая необходимость данного объекта и освоенные в период 2006-2007 гг. для его строительства капитальные вложения в размере 1296,3 тыс.леев.

________________

³ ОМ, 2007, № 131-135, ст.981.

7. Настоящее постановление довести до сведения Президента Республики Молдова и Парламента.

8. О мерах, предпринятых по пп.2; 3; 6 настоящего постановления, проинформировать Счетную палату в течение 6 месяцев.

9. Настоящее постановление опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова в соответствии со ст.6 (3) Закона о Счетной палате.

Утверждено

Постановлением Счетной палаты

№ 18 от 29 апреля 2008 года

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

об аудите соответствия в Министерстве юстиции и некоторых

отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг.

1. Введение

Аудит соответствия в Министерстве юстиции и некоторых отраслевых учреждениях за период 2006-2007 гг. проводился с 21.01.2008 г. по 21.03.2008 г. в соответствии с Программой контрольной/ аудиторской деятельности Счетной палаты на 2008 год.

Задача аудита состояла в получении подтверждений в том, что финансовые отчеты, составленные Министерством юстиции и некоторыми отраслевыми учреждениями за период, подвергнутый аудиту, представляют достоверную, подлинную и полную картину по всем основным аспектам, а финансовые операции законны и не содержат ошибок или нарушений.

Согласно действующему порядку по проведению аудита субъекты, подвергнутые аудиту, обеспечивают отсутствие фактов мошенничества и ошибок. Ответственность за подвергнутые аудиту финансовые отчеты несет Министерство юстиции и подведомственные учреждения, а также ответственные лица, которые в этом периоде имели право подписи банковских и финансовых документов.

Ответственность членов аудиторской группы Счетной палаты заключалась в рассмотрении годового отчета в соответствии с утвержденными стандартами аудита, с целью оценки его достоверности и сопроводительных документов, правдивости отчетности и если порядок, в котором администрировались и управлялись публичные средства, соответствует правовым рамкам. Вместе с тем данные лица не являются и не могут считаться ответственными за предупреждение мошенничества, ошибок и нарушений законоположений.

2. Общее представление

Министерство юстиции (далее - министерство) является центральным отраслевым органом публичного управления, который осуществляет руководство, координацию и контроль в сфере его компетенции, обеспечивает реализацию государственной политики в области юстиции. Деятельность Министерства регламентируется Положением, утвержденным Постановлением Правительства № 129 от 15.02.2000 г. „О Министерстве юстиции Республики Молдова”¹ (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Постановление Правительства № 129).

________________

¹ ОМ, 2000, № 19-20, ст.210.

В соответствии с п.8, подп.22 и 32 вышеуказанного Положения министерство обеспечивает финансирование юридической помощи, оказываемой назначенными бюро адвокатами, финансирует в установленном порядке центральный аппарат, управление юстиции автономного территориального образования с особым статусом Гагаузия и государственные нотариальные бюро.

Аудиторские мероприятия имели место в данных 4 структурах и в Центре правового информирования, подведомственного министерству.

Министерство составляет обобщающий баланс об исполнении бюджета за счет доходов/расходов из основного компонента и обобщающий баланс за счет фондов специальных и других средств, а также отчеты об исполнении бюджета за счет основных расходов и отчеты о взыскании и использовании специальных средств по каждой из четырех вышеуказанных структур в отдельности.

В рамках аудита были рассмотрены соответствующие балансы и отчеты за период 2006-2007 гг., данные которых были сопоставлены с данными бухгалтерских регистров, главных книг, а также проверены первичные документы по сделкам, отобранным выборочным методом.

Аудит был проведен в соответствии со Стандартами аудита Счетной палаты, утвержденными Постановлениями Счетной палаты № 70 от 16.10.2006 г.; № 79 от 16.11.2006 г.; № 2 от 11.01.2007 г.², учитывая и требования международных и национальных стандартов аудита.

________________

² МО, 2007, № 178-179, ст.56, ст.57, ст.58.

Необходимые материалы по аудиту были получены вследствие обобщения информации по результатам тестирования внутреннего контроля и применения различных основополагающих техник и процедур. Оценка системы внутреннего контроля была проведена путем рассмотрения конкретизированных компонентов в соответствии со Стандартами аудита Счетной палаты. Порог существенности, примененный в рамках аудита финансового состояния, составлял 2% – по расходам, 2% – по доходам и 4% – по общему объему публичного имущества, управляемого соответствующим субъектом, который установлен Стандартами аудита Счетной палаты.

Исходя из указанного порога существенности, а также признанных в качестве зон с высокой степенью возможности появления рисков были проверены:

• расходы по оплате труда работников центрального аппарата и государственных нотариусов;

• осуществленные расходы на приобретение материальных ценностей, в частности имущества, приобретенного и находящегося на хранении;

• правильность исчисления износа основных средств;

• ситуации по расчетам с дебиторами и кредиторами.

Была выявлена и другая зона риска, связанная с правильностью реализации доходов и исполнения расходов за счет специальных средств, в том числе доходов, полученных от проставления апостиля на официальные документы³, и расходов, осуществленных за счет данных доходов.

________________

³ Апостиль проставляется на официальные документы, составленные на территории Республики Молдова и предназначенные для использования на территории другой страны.

В период осуществления аудита в результате проведения тестов и анализов полученных доказательств, операции, связанные с передачей материальных ценностей с баланса центрального аппарата Министерства на баланс подведомственных учреждений, были определены как операции с высоким риском несоблюдения законодательства и по этой причине такие операции также были подвергнуты проверке.

3. Констатации, заключения и рекомендации

3.1. Общее представление об исполнении бюджетов

Центральный аппарат министерства в соответствии с действующими положениями, за отчетный период управлял средствами, выделенными на содержание 4 вышеуказанных структур, для чего в 2006 году из государственного бюджета было выделено средств на общую сумму 13,8 млн.леев и в 2007 году – 29,5 млн.леев.

Исполнение расходов по компонентам государственного бюджета за период 2006-2007 гг. представлено следующим образом:*

* Источник: отчеты о выполнении бюджета за счет основных расходов и о взыскании и использовании специальных средств за 2006-2007 гг.

Данные диаграммы свидетельствуют, что в 2006 году за счет основного компонента государственного бюджета было исполнено расходов на сумму 11,36 млн.леев, а в 2007 году – на 14,1 млн.леев, что на 24,2% больше по сравнению с 2006 годом. Вместе с тем расходы, исполненные за счет специальных средств, увеличились соответственно с 2,46 млн.леев до 15,4 млн.леев, или в 6,3 раза. Рост расходов за счет специальных средств был обусловлен резким увеличением доходов в результате назначения министерства Законом о присоединении к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов № 42-XIV от 02.03.2006 г.⁴, в качестве органа, ответственного за проставление апостиля на официальные документы. Согласно п.3 Постановления Правительства № 163 от 15.02.2007 г. „Об оптимизации структуры Министерства юстиции и утверждении Положения о порядке проставления апостиля”⁵ (далее – Постановление Правительства № 163) апостиль применяется и признается начиная с 16.03.2007 г. По Постановлению Правительства № 241 от 06.03.2006 г. “Об утверждении Перечня выполняемых работ и оказываемых услуг за плату Министерством юстиции и подведомственными ему учреждениями и тарифов на них, а также положений о порядке и направлениях использования специальных средств”⁶ (с последующими изменениями; далее – Постановление Правительства № 241) были утверждены тарифы за услуги по проставлению апостиля. Доходы, полученные от проставления апостиля, являются специальными средствами и остаются в распоряжении министерства. За 9 месяцев 2007 года доходы, полученные от проставления апостиля, составили 24,6 млн.леев, осуществлено расходов на сумму 15,4 млн.леев и по состоянию на 01.01.2008 г. неиспользованный остаток составил 9,7 млн.леев.

________________

⁴ ОМ, 2006, № 47-50, ст.206.

⁵ ОМ, 2007, № 25-28, ст.177.

⁶ ОМ, 2006, № 43-46, ст.284.

Динамика средств, выделенных из государственного бюджета соответствующим учреждениям в период 2006-2007 гг., представлена следующим образом:*

Данные вышеприведенной таблицы свидетельствуют, что центральный аппарат министерства в 2007 году исполнил расходы за счет специальных средств на уровне в 59,6% или на 10,4 млн.леев меньше по сравнению с уточненными требованиями. Низкий уровень исполнения расходов по компоненту „Специальные средства” обусловлен в первую очередь фактом получения значительных доходов от проставления апостиля на официальных документах, превысившим в 12,2 раза первоначально запланированную министерством сумму, утвержденную в соответствующем порядке. Во-вторых, министерство не имело возможности использовать аккумулированные средства полностью и по целевому назначению, предусмотренному в плане финансирования расходов, уточненных в августе 2007 года, путем увеличения с 2,0 млн.леев до 25,9 млн.леев.

Следует отметить, что за счет специальных средств, уточненных для центрального аппарата Министерства юстиции Законом о государственном бюджете на 2007 год № 348-XVI от 23.11.2006 г.⁷ (с последующими изменениями и дополнениями) в сумме 25,9 млн.леев, только 30% были использованы в этих целях. Остальные полученные средства были использованы министерством для приобретения технического оборудования, продуктов питания и других ценностей для некоторых учреждений, располагающих скромными бюджетами, отдельно предусмотренными Законом о государственном бюджете, а также и для других трех подведомственных Министерству учреждений, а именно:

________________

⁷ ОМ, 2006, № 1 89-192, ст.893.

- для закупки продуктов питания на сумму 3698,1 тыс.леев и вычислительной техники на сумму 141,5 тыс.леев – для Департамента пенитенциарных учреждений;

- для закупки вычислительной техники на сумму 2091,4 тыс.леев, 4329,0 тыс.леев и соответственно 524,2 тыс.леев – для судов, Исполнительного департамента и трем учреждениям, подведомственным министерству. Всего для указанных учреждений было приобретено и передано материальных ценностей на сумму 10784,2 тыс.леев, или 70% от кассовых расходов, исполненных по центральному аппарату и отраженных в Отчете о взыскании и использовании специальных средств за 2007 год как кассовые расходы центрального аппарата. Согласно данным этого отчета фактические расходы составили 7086,1 тыс.леев, что на 3698,1 тыс.леев меньше по сравнению с реально осуществленными расходами. Разницу составляет стоимость централизованных закупок продуктов питания в пользу Департамента пенитенциарных учреждений, которая не была отнесена на фактические расходы. Следует отметить факт допущения некоторых неточностей в данном отчете, выраженном в необоснованном занижении фактических доходов от оказания платных услуг на сумму 3698,1 тыс.леев.

Все вышеприведенное свидетельствует о том, что расходы, указанные в отчете, не отражают реальной ситуации о кассовых и фактических расходах, понесенных за счет специальных средств для содержания центрального аппарата, поскольку большинство расходов было осуществлено для содержания соответствующих учреждений.

В контексте вышеизложенного следует отметить, что аудит, проведенный в территориальных судах, установил, что не во всех случаях данные учреждения нуждались в переданной технике. Следует привести пример с ситуацией в суде Яловень, который, имея копировальный аппарат стоимостью 17,8 тыс.леев, приобретенный в конце 2006 года за счет средств выделенных из государственного бюджета, в 2007 году получил еще один аппарат от министерства стоимостью 25,4 тыс.леев, приобретенный централизованно за счет специальных средств, который до момента контроля не эксплуатировался.

Проведенный аудит установил наличие в 2006 году противоречивых ситуаций. Так, из 26 компьютеров стоимостью 248,6 тыс.леев, закупленных министерством за счет бюджетных ассигнований, предназначенных для содержания государственных нотариальных бюро, только 6 компьютеров в сумме 57,4 тыс.леев были переданы последним, а остальные 20 компьютеров стоимостью 191,2 тыс.леев остались в распоряжении центрального аппарата Министерства. Эти факты обусловили необоснованное увеличение на 191,2 тыс.леев суммы фактических расходов на содержание государственных нотариальных бюро, что было отражено в Отчете о выполнении бюджета на 2006 год, с одновременным сокращением на эту же сумму фактических расходов центрального аппарата министерства.

Доказательства, полученные при аудите управления по проставлению апостиля, свидетельствуют, что в 2007 году данной услугой воспользовались 42 тысячи граждан. Несмотря на то, что за счет средств, полученных от проставления апостиля, была приобретена вычислительная техника, управление не имеет компьютерной программы для ведения учета компонентов оказанных услуг.

Анализ данных об учете расходов, осуществленных по основному компоненту бюджета свидетельствует, что центральный аппарат допустил в 2006 году превышение фактических расходов в сравнении с запланированными в смете расходов ассигнованиями на 49,1 тыс.леев, что было обусловлено превышением расходов по оплате труда и по другим расходам, проистекающим из этой статьи.

3.2. Констатации по персоналу и расходам по оплате труда

В результате анализа документальных доказательств, касающихся персонала и оплаты труда, было установлено, что штатная численность персонала центрального аппарата была установлена Постановлением Правительства № 129 в количестве 99 человек в 2006 году и 106 человек – в 2007 году. Средняя фактическая численность персонала составила 82,5 и соответственно 86 единиц, вакантными оставались 16,5 функции в 2006 году и 20 – в 2007 году, длительный период времени не были заполнены и 9 руководящих должностей. В результате наличия вакантных должностей экономия по фонду оплаты труда составила 511,7 тыс.леев и соответственно 539,8 тыс.леев.

За отчетный период текучесть кадров была достаточно высокой, одной из причин которой являлись низкие заработные платы вновь принятых работников, в том числе молодых специалистов. Так, на момент проверки категории оплаты труда 43 работников были ниже предусмотренных в штатном расписании. За отчетный период 72,3% персонала (за исключением руководящих должностей) были установлены заниженные категории оплаты труда, в результате чего было сэкономлено по фонду оплаты труда 208,1 тыс.леев – в 2006 году и 277,4 тыс.леев – в 2007 году, распределенных в течение года работникам в виде премий.

Исходя их доказательств аудита, полученных вследствие дискуссий, интервью, при отсутствии критериев распределения премий, аудиторская группа отмечает риск несоответствующего распределения премий за счет сэкономленных средств от оплаты труда.

Проверки отчетов об исполнении бюджета за счет основных расходов выявили, что средства, выделенные из государственного бюджета для содержания центрального аппарата, в большинстве случаев использовались для оплаты труда и для других расходов, связанных с оплатой труда (взносы в бюджеты государственного социального страхования и обязательного медицинского страхования). Их удельный вес в общих расходах составил: в 2006 году – 86,1% и в 2007 году – 88,1%, т.е. с ростом на 2 процентных пункта.

В 2006 году фактические расходы по оплате труда превысили уточненные на 48,6 тыс.леев, несмотря на то, что за счет экономии средств по оплате труда по различным поводам были выплачены премии на общую сумму 825,1 тыс.леев, что составляет 30,6% от осуществленных расходов по оплате труда, с учетом надбавок и доплат. В 2007 году за счет сэкономленных средств были выплачены премии в сумме 887,9 тыс.леев. Подобная ситуация по выплате премий за счет сэкономленных средств по оплате труда не наблюдается в других структурах, финансируемых посредством министерства. Приводится пример ситуации в юридическом управлении Автономного территориального образования с особым статусом Гагаузия, которое в 2006 году осуществило расходы по оплате труда на 50,6 тыс.леев меньше уточненного (уточнено – 210,7 тыс.леев; фактические расходы – 160,1 тыс.леев), а данная экономия средств не была оплачена в виде премий. Неисполнение уточненных расходов по оплате труда вышеуказанным управлением обусловило невыполнение расходов по смете расходов в целом, уровень выполнения которых в 2006 году составил 78,0%.

В структурах, финансируемых министерством, удельный вес премий, выплаченных за счет экономии в произведенных расходах по оплате труда, составил от 3,3% до 15,4%, тогда как в центральном аппарате – до 30,6%.

Проверка заработной платы государственных нотариусов установила, что на оплату труда данных лиц в 2006-2007 гг. из государственного бюджета были выделены средства в сумме 2058,7 тыс.леев и соответственно 2780,2 тыс.леев, удельный вес которых в общих расходах составлял 48,7% и соответственно 50,8%. В 2006 году было отмечено превышение фактических расходов над уточненными на 20,9 тыс.леев, обусловленное увеличением заработной платы, без уточнения соответствующих ассигнований.

3.3. Констатации по закупкам товаров и услуг

Доказательства, собранные в процессе аудита данной области деятельности свидетельствуют, что министерство не во всех случаях следовало законоположениям при закупках товаров, а в некоторых случаях не проверило качество закупленных товаров. В нарушение ст.4 Закона о закупке товаров, работ и услуг для государственных нужд № 1166-XIII от 30.04.1997 г.⁸ (с последующими изменениями и дополнениями), центральный аппарат в 2006 году приобрел материальные ценности на сумму 185,3 тыс.леев без проведения процедуры закупки и заключения договоров в установленном порядке.

________________

⁸ ОМ, 1997, № 67-68, ст. 551. Утратил силу Законом № 96-XVI от 13.04.2007.

Проверка договора № 17 от 28.08.2007 г., заключенного между министерством и фирмой „Ultracom-Electronic” ООО (ф/к 10036000132718), установила, что фирма обязалась поставить министерству 654 компьютера на сумму 6708,7 тыс.леев с техническими параметрами, указанными в приложении к договору.

В рамках настоящего аудита было проверено соответствие технических параметров 117 компьютеров из указанной партии и отмечено, что как в налоговых накладных на поставку компьютеров, так и в актах приемки передачи их технические параметры не были указаны. В результате проверок было установлено, что фирма поставила компьютеры, технические параметры которых ниже тех, что указаны в договоре.

В период проведения аудита министерство совместно с представителями фирмы „Ultracom-Electronic” ООО провело оценку технических параметров поставленных товаров, сравнив их с параметрами, указанными в договоре. В результате факт несоответствия технических параметров, установленный контролерами, был подтвержден и одновременно предприняты меры по улучшению сложившейся ситуации. 18.03.2008 г. было заключено соглашение, в котором фирма уменьшила стоимость поставленных компьютеров на 1273,3 тыс.леев. Учитывая потребность министерства в лицензии на право пользования программой „Антивирус”, которую министерство должно было приобрести в 2008 году, с согласия сторон была поставлена программа „Antivirus-Trend-Micro-8.0” для 1000 пользователей стоимостью 1273,3 тыс.леев.

3.4. Констатации по управлению имуществом и его учету

Исходя из анализа полученных доказательств, касающихся вопросов управления и учета имущества, отмечено наличие некоторых нарушений и ошибок, а именно:

• заключение договоров безвозмездного пользования в части передачи в управление судам недвижимости без соблюдения в точности законодательства в этой области;

• неотражение в бухгалтерском учете министерства всех объектов недвижимого имущества судов;

• необоснованное увеличение первоначальной стоимости специальных сооружений судов;

• непередача министерством судебным инстанциям всех материальных ценностей, приобретенных за счет ассигнований, предназначенных для их содержания;

• необоснованное увеличение объемов работ по капитальному ремонту, выполненных судами, в результате чего была необоснованно завышена балансовая стоимость зданий;

• неисчисление износа по некоторым основным средствам;

• наличие на хранении и неиспользование длительный период времени материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, предназначенных для государственных нотариальных бюро.

В результате аудита отмечено, что согласно Постановлению Правительства № 328 от 23.03.2005 г. „О передаче движимого имущества”⁹ с баланса центрального аппарата на баланс судебных инстанций было передано движимое имущество, находящееся в его пользовании. Недвижимое имущество осталось на балансе министерства и впоследствии было передано судебным инстанциям на основании договоров безвозмездного пользования, заключенных на неопределенный срок. При заключении договоров не была учтена ст.206 (2) Гражданского кодекса в части неуказания наименования недвижимости, его площади и площади прилегающего земельного участка, их балансовой стоимости, а также в отсутствие актов о приемке-передаче соответствующих помещений.

________________

⁹ ОМ, 2005, № 51-54, ст.377.

Исходя из вышеизложенного, в соответствии со ст.8 Закона о бухгалтерском учете № 426-XIII от 04.04.1995 г.¹⁰ (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Закон № 426-XIII) министерству следовало отразить в бухгалтерском учете всю недвижимость судебных инстанций и ее движение. На деле в отдельных случаях в договора не были включены некоторые подсобные помещения и прилегающие земельные участки. Аудит данного аспекта установил, что в бухгалтерском учете не было отражено 28 единиц недвижимости (гаражи, котельные, внешние пристройки), находящихся в управлении 19 судебных инстанций.

________________

¹⁰ Переопубликован в ОМ, 2003, № 87-90, ст.398. Утратил силу 01.01.2008 Законом № 113-XVI от 27.04.2007.

В условиях, когда недвижимость числится на балансе министерства, а судебные инстанции несут расходы по его капитальному ремонту и капитальным вложениям, контролерами был идентифицирован риск, что некоторые из указанных расходов не будут отнесены в бухгалтерском учете на увеличение балансовой стоимости данных объектов недвижимости. В этом контексте следует отметить, что, несмотря на то, что судебные инстанции Леова, Кантемир, Сынджерей, Теленешть и Фэлешть не имеют специальных сооружений, министерство в 2006 году необоснованно отнесло расходы, произведенные для капитального ремонта в сумме 608,6 тыс.леев, на стоимость специальных сооружений, вместо отражения этой суммы на увеличение первоначальной стоимости зданий. Также в декабре 2006 года министерство на 185,6 тыс.леев увеличило первоначальную стоимость зданий судов, как следствие ошибочного отражения в бухгалтерском учете расходов по капитальному ремонту.

Выявлен случай необоснованного отражения на увеличение первоначальной стоимости нынешнего административного здания суда Басарабяска расходов, осуществленных за счет капитальных вложений для строительства нового объекта “Дом юстиции” г. Басарабяска в сумме 315,7 тыс.леев, что обусловило искажение в обобщающем балансе по состоянию на 1.01.2007 г. соответствующих расходов и стоимости основных средств. Следует отметить, что в период 2006-2007 гг. по объекту “Дом юстиции” г. Басарабяска были освоены капитальные вложения на сумму 1296,3 тыс.леев, а объект строительства не был отражен ни в бухгалтерском учете Министерства, ни в бухгалтерском учете судебной инстанции. Одновременно данный объект был включен в Приложение № 3 „Список объектов незавершенного строительства, подлежащих приватизации” к Постановлению Правительства № 945 от 20.08.2007 г. „О мерах по выполнению Закона № 121-XVI от 04.05.2005 г. об управлении публичной собственностью и ее разгосударствлении”¹¹ (с последующими изменениями и дополнениями) со сметной стоимостью 0,67 тыс.леев.

________________

¹¹ ОМ, 2007, № 131-135, ст.981.

Не была увеличена стоимость административного здания суда Кахул на сумму расходов по его капитальному ремонту в размере 130,1 тыс.леев.

В результате выборочной проверки остатков материальных ценностей, находящихся на складе аппарата министерства, было установлено, что несмотря на то, что по состоянию на 01.01.2005 г. все движимое имущество было передано судебным инстанциям, на момент проверки на складе хранились материальные ценности, приобретенные в предыдущий период за счет средств, выделенных на содержание судов в сумме 46,0 тыс.леев (в том числе ткань на сумму 13,0 тыс.леев, копировальный аппарат – 9,9 тыс.леев), которые не были переданы им.

Как за проверенный, так и за предыдущие периоды за счет бюджетных средств, выделенных на содержание государственных нотариальных бюро, были осуществлены расходы для приобретения некоторых материальных ценностей, в которых государственные нотариусы не нуждаются и которые длительный период времени хранятся на складе, что явилось причиной неэффективного использования бюджетных средств за соответствующие бюджетные годы. Проверки, проведенные в рамках аудита в складском помещении, предназначенном для нотариальных бюро, свидетельствуют, что на 01.02.2008 г. на складе хранились различные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на сумму 713,1 тыс.леев, в том числе приобретенные: до 01.01.2006 г. – в сумме 164,5 тыс.леев и в 2006 году – 59,7 тыс.леев, остальные ценности были приобретены в 2007-2008 гг.

Игнорируя пп.14 и 15 Положения о порядке передачи государственных предприятий, организаций, учреждений, их подразделений, зданий, сооружений, основных средств и других активов, утвержденного Постановлением Правительства № 688 от 9.10.1995 г.¹² (с последующими изменениями и дополнениями) Министерство, не проинформировав Правительство и без разрешения Министерства финансов, передало материальные ценности в сумме 361,3 тыс.леев с баланса центрального аппарата на баланс подведомственных учреждений.

________________

¹² ОМ, 1996, № 10, ст.45.

В результате проверки, проведенной на местах, и оценки полученных аудиторских доказательств было установлено, что центр правовой информации пользуется материальными ценностями, отраженными в бухгалтерском учете центрального аппарата, в сумме 545,4 тыс.леев, в том числе основными средствами на 518,4 тыс.леев. Таким образом, несмотря на то, что центр в результате пользования данными ценностями получает доходы по специальным средствам, износ основных средств регистрируется в балансе центрального аппарата.

В нарушение п.56 Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом министра финансов № 85 от 09.10.1996 г.¹³ (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Инструкция, утвержденная Приказом министра финансов № 85), министерство в 2007 году не начислило износ по 48 кондиционерам в размере 56,9 тыс.леев, что обусловило неверное его указание в балансе о выполнении бюджета министерства за счет специальных средств по состоянию на 01.01.2008 г. на указанную сумму.

________________

¹³ Не опубликована.

В балансе о выполнении бюджета министерства за счет специальных средств по состоянию на 01.01.2008 г. числилась дебиторская задолженность с просроченным сроком исковой давности (образованная в 2003-2004 гг.) на общую сумму 66,6 тыс.леев, которая не была списана на уменьшение финансирования согласно п.137 Инструкции, утвержденной Приказом министра финансов № 85.

3.5. Обобщение опросов по самооценке внутреннего контроля

Министерство, как и другие публичные органы, находится в процессе внедрения Концепции государственного внутреннего финансового контроля, утвержденной Постановлением Правительства № 1143 от 04.10.2006 г.¹⁴ (с последующими изменениями) и Стратегии развития государственного внутреннего финансового контроля, утвержденной Постановлением Правительства № 74 от 29.01.2008 г.¹⁵. Согласно им ответственность за внутренний контроль (человеческих ресурсов, финансового управления, информационных технологий, государственных закупок) возложена на руководителя соответствующей единицы.

________________

¹⁴ ОМ, 2006, № 174-177, ст.1343.

¹⁵ ОМ, 2008, № 28-29, ст.147.

Оценка системы внутреннего контроля в министерстве была проведена путем оценки компонентов, установленных в Стандартах аудита Счетной палаты.

Результаты, полученные от обобщения опросов по самооценке внутреннего контроля, подтверждают, что система внутреннего контроля на проверенных субъектах функционирует, однако некоторые сегменты подлежат консолидации. Руководство министерства проявляет позитивное отношение к внутреннему контролю, считая его процессом, способствующим повышению самооценки, предназначенным помочь министерству в реализации поставленных задач. Отдельный анализ по компонентам остановился на следующих аспектах:

a) Среда контроля. Руководство признает, что менеджеры не соблюдают все правила и процедуры внутреннего контроля. В подвергнутый аудиту период не был разработан Кодекс поведения и внутреннее положение о деятельности управления проставления апостиля. Длительный период времени ряд руководящих должностей никем не был занят (начальники внутренних подразделений). Была отмечена повышенная текучесть персонала. Как правило, увольняются молодые специалисты, одной из причин этого является низкий уровень заработной платы.

b) Оценка рисков. В период, подвергнутый аудиту, министерство составило политику институционального развития на среднесрочный период. Согласно Приказу министра юстиции № 14 от 21.01.2008 г. была создана рабочая группа для разработки плана развития министерства на среднесрочный период. Несмотря на то, что Министерство предприняло некоторые меры по выявлению рисков по операционным аспектам, не указан предельно допустимый уровень риска и не ведется журнал учета рисков.

c) Контрольные мероприятия. Несмотря на то, что министерство применяет контрольные мероприятия для важнейших областей, таких как закупки, собственность, фонд оплаты труда, человеческие ресурсы, их нельзя назвать эффективными в полном объеме. Не существует положения о внутреннем контроле.

d) Информирование и коммуникации. Руководство министерства определяет эффективность установленных процедур информирования и коммуникации и демонстрирует позитивное отношение к внутреннему и внешнему аудиту, однако еще не разработана эффективная как внутренняя, так и внешняя система коммуникации.

e) Мониторинг исправления слабых сторон. Министерством предпринимаются некоторые меры по мониторингу и исправлению слабых сторон посредством коллегии министерства, однако из-за отсутствия персонала эффективность внутреннего контроля не проверяется требуемое количество раз, а сам мониторинг не документируется в виде письменных отчетов. В министерстве нет единицы внутреннего аудита.

3.6. Констатации по некоторым нарушениям, выявленным в центре правового информирования

Согласно п.1 Постановления Правительства № 163, центр правового информирования был реорганизован путем слияния с центром учета залогов, нотариальных актов и задолженностей.

Уровень выполнения расходов в центре в 2007 году по компоненту „Основные средства” составил лишь 41,6%, с выполнением кассовых расходов на сумму 183,2 тыс.леев, при уточненном плане в 440,0 тыс.леев, или на 256,8 тыс.леев меньше, в том числе по оплате труда – на 87,7 тыс.леев меньше, по оплате товаров и услуг – на 133,7 тыс.леев меньше. По другим статьям сметы расходов также не было обеспечено выполнение уточненного плана расходов. Были зарегистрированы фактические расходы в сумме 175,3 тыс.леев. Остаток неиспользуемых средств по состоянию на 01.01.2008 г. составил 477,7 тыс.леев и соответствует уровню годовых доходов. Невыполнение уточненного плана расходов было обусловлено запоздалым изменением сметы расходов (декабрь 2007 года), что помешало закупке необходимых товаров до конца года. Также на протяжении года Министерством финансов не было утверждено штатное расписание центра и как результат работники, оплата труда которых должна была производиться за счет специальных средств, не были приняты на работу.

В период, подвергнутый аудиту, центр правового информирования не осуществил расходы по оплате коммунальных услуг на сумму 15,0 тыс.леев, которые были необоснованно понесены центральным аппаратом министерства.

В соответствии с п.8 Положения о Реестре залогов движимого имущества, утвержденного Постановлением Правительства № 849 от 27.06.2002 г.¹⁶ (с последующими изменениями) для месячного абонемента по активному доступу, регистрации, учету и ведению Реестра залогов вносится такса в размере 140 леев для каждого пользователя. На этом основании до вступления в силу Постановления Правительства № 241 центр учета залогов, нотариальных актов и задолженностей ежемесячно вел учет средств, поступавших от всех нотариальных бюро, но некоторые частные нотариусы отказывались вносить соответствующую плату, что способствовало формированию дебиторской задолженности в части доходов по специальным средствам. Одновременно с вступлением в силу Постановления Правительства № 241 согласно п.12 Приложения № 3 центр учета залогов, нотариальных актов и задолженностей должен был заключить договора со всеми пользователями, подключенными к Реестру залогов. Аудиторская группа установила, что до 01.03.2008 г. из 227 подключенных частных нотариусов договора на оказание данных услуг были подписаны только с 138 нотариусами. С остальными 89 нотариусами договора не были подписаны и соответствующие суммы ими не были оплачены. В результате по состоянию на 01.01.2008 г. была образована дебиторская задолженность по доходной части за счет специальных средств на сумму 132,9 тыс.леев.

________________

¹⁶ ОМ, 2002, № 95, ст.946.

3.7. Констатации по проставлению апостиля на официальные документы управлением апостиля Министерства юстиции

Аудиторская группа установила, что заявители услуг составляют заявление на бланке, разработанном и предоставленным управлением апостиля, в котором должны быть указаны официальные документы, подлежащие апостилированию. К данному заявлению должна быть приложена квитанция об оплате согласно установленным тарифам за документы, подлежащие апостилированию. Оценка выборки из 13 реестров 700 заявлений о проставлении апостиля на официальные документы заявителей выявила, что только в 67 (9,6%) заявлениях указаны все документы, поданные на проставление апостиля, и оплаченная сумма соответствует количеству указанных документов. В других 633 случаях количество указанных документов не соответствует количеству документов, за которые была оплачена процедура проставления апостиля.

Документы, представленные для проставления апостиля, выдаются заявителям с проставленным апостилем спустя 10 рабочих дней, а в срочных случаях – в течение 3 рабочих дней (за срочность цена удваивается). Аудитом было установлено, что управление апостиля не регистрировало документы, поданные для проставления апостиля, проапостилированные документы, а также дату выдачи апостилированных документов, указывая в реестрах только дату проставления апостиля. В результате оценки отобранных реестров было установлено, что документы, поданные для проставления на них апостиля в срочном порядке, как правило, были апостилированы в день подачи, а поданные в обычном порядке – были готовы на третий или четвертый день.

Аудиторская группа, базируясь на результатах выборки, не исключает факта существования риска официального получения обыкновенной платы и в тех случаях, когда услуги оказаны в срочном порядке, и наоборот, учитывая тот факт, что в реестре не зарегистрирована дата выдачи апостилированных документов.

В нарушение п.21 Положения о порядке проставления апостиля, утвержденного Постановлением Правительства № 163 и Приложения № 2 к Положению в Реестре учета проставления апостиля по 48 документам, поданным 14 лицами, не была указана фамилия лица, подписавшего официальный акт, и качество, в котором оно выступало, а также наименование инстанции, подписавший акт, выявив тем самым риск необоснованного получения сумм за проставление апостиля.

В результате аудита было отмечено, что управление апостиля ведет учет проставленного апостиля одновременно в нескольких учетных реестрах, что не позволяет установить количество проставленных в определенное время апостилей. Кроме того в некоторых случаях апостиль с одним и тем же номером проставляется на нескольких поданных документах. В 11 из 13 отобранных реестров было установлено 1211 случаев проставления апостиля с одним и тем же номером на документы, поданные разными лицами. В Реестре учета проставленного апостиля за 26 и 27 июля 2007 года по нечетным номерам между 101875 и 102487 (около 300 апостилей) во многих случаях необоснованно отсутствует информация об оплаченной сумме и подписи лиц, запросивших проставление апостиля, а в некоторых сумма указана ошибочно. Все вышеизложенное свидетельствует о невозможности проверки путем сверки соответствия взысканных сумм с суммами, указанными в реестре.

3.8. Результаты опросов

В целях реализации аудита среди прочих методов рассмотрения было осуществлено анкетирование всех работников управления апостиля (6 человек) и заказчиков услуг по проставлению апостиля (6 человек).

Полученные от работников управления ответы свидетельствуют, что число работников управления недостаточно для предоставления услуг по проставлению апостиля, для чего необходимо еще 2-3 человека. За период, подвергнутый аудиту, в целях предоставления данных услуг были задействованы работники из других подразделений министерства. Все опрошенные лица подтвердили существование положения о деятельности управления, которое фактически еще не разработано. В 4 случаях опрошенные лица ответили, что не проводили оценку оказанных услуг, в то же время они считают, что качество данных услуг не на высоком уровне по причине недостаточного количества работников, нехватки рабочего помещения и отсутствия компьютерных программ для учета компонентов услуг по проставлению апостиля. Все респонденты считают, что есть возможность улучшения качества услуг по проставлению апостиля. Работники управления указали, что распределенные им компьютеры не оснащены программой, соответствующей специфике их деятельности. Ни один работник не ответил правильно, сколько заявлений поступило от граждан для проставления апостиля, и каков удельный вес услуг, предоставленных по их обращениям. В рамках аудита было установлено, что управление апостиля не регистрирует документы, полученные от граждан на проставление апостиля, а также дату выдачи апостилированных документов. Аудиторская группа допускает возможность возникновения риска несоблюдения сроков при рассмотрении и выдаче апостилированных документов. Управление апостиля не располагает специальным журналом регистрации рекламаций.

Ответы, полученные от заявителей на проставление апостиля, свидетельствуют, что 50% опрошенных лиц не проинформированы в полном объеме об оказываемых услугах; 83,3% считают, что тарифы на услуги и сроки оказания услуг достаточно высоки, а условия, в которых данные услуги оказываются, неблагоприятны; 33,3% заявителей отметили, что услуги не были оказаны в установленные сроки; 83,3% оценили качество оказанных услуг как среднее; все респонденты дали отрицательный ответ на вопрос о неофициальных платах или подарках.

3.9. Мнение

Несмотря на то, что исполненные и отраженные в бухгалтерском учете центрального аппарата финансово-хозяйственные операции правильны и финансовое положение о данных операциях представляет реальную и достоверную картину, следует отметить, что консолидированный финансовый отчет министерства был составлен с некоторыми неточностями, которые выражаются в следующем:

• отсутствие оценки и неоприходование в бухгалтерском учете Министерства юстиции 28 единиц объектов недвижимости (гаражи, котельные, другие постройки) судебных инстанций (без проведения оценки ценностей невозможно определить степень существенности данных ошибок);

• осуществление расходов в сумме 10,8 млн.леев за счет ассигнований центрального аппарата для других структур, отраженных в отчете как расходы центрального аппарата Министерства;

• осуществление расходов в сумме 191,2 тыс.леев за счет ассигнований, предусмотренных для содержания государственных нотариальных бюро, на содержание центрального аппарата Министерства (приобретение материальных ценностей).

Таким образом, учитывая высказанные замечания, выражаем условное мнение, через ограничение сферы применения аудита по финансовому положению, представленному Министерством юстиции к концу 2006 и 2007 бюджетных годов.

3.10. Заключения и рекомендации

Указанные в данном заключении факты свидетельствуют, что финансовый менеджмент в Министерстве юстиции подлежит улучшению, учитывая тот факт, что в результате аудита были выявлены некоторые нарушения и проблемы при управлении финансовыми средствами и публичным имуществом, которые отмечены в данном заключении.

Руководству министерства рекомендуется:

3.10.1. Провести оценку и отразить в бухгалтерском учете всю недвижимость судов, зарегистрированную в территориальных кадастровых офисах.

3.10.2. Обеспечить отражение в бухгалтерском учете операций за отчетный период, в котором они были произведены. Предпринять необходимые меры по соответствующему отражению дебиторской задолженности с просроченным сроком исковой давности.

3.10.3. Для эффективного использования бюджетных средств обеспечить правильное определение потребности в приобретении материальных ценностей для исключения в будущем образования их больших запасов.

3.10.4. Обеспечить передачу ценностей с баланса на баланс в соответствии с Постановлением Правительства № 688 от 9.10.1995 г.

3.10.5. Осуществлять закупку товаров, работ и услуг в соответствии с действующим законодательством и обеспечить контроль за соответствующим выполнением договорных условий.

3.10.6. Принять меры по ведению Реестра учета проставленных апостилей и апостилированных документов в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства № 163 от 15 февраля 2007 года.

3.10.7. Установить порядок расчета и оплаты стоимости коммунальных услуг центром правового информирования.

3.10.8. Принять меры по взысканию задолженностей с частных нотариусов и заключению с ними договоров, предусмотренных в п.12 Приложения № 3 к Постановлению Правительства № 241.

3.10.9. Обеспечить ведение бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухгалтерском учете № 426-XIII.

3.10.10. Принять меры по эффективному использованию специальных средств в отчетные периоды.

3.10.11. Рассмотреть целесообразность включения в отчеты государственных нотариусов средств, полученных от оказания нотариальных услуг.

3.10.12. Рассмотреть возможность создания единицы внутреннего аудита.

3.10.13. Рассмотреть возможность расширения помещения, предназначенного для обслуживания получателей услуг по проставлению апостиля.