Постановление N 53 от 05.03.2009 об утверждении Регламента об учреждениях по валютному обмену

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО:

№ 666 от 16.03.2009 г.

министр юстиции

_____________ Виталие ПЫРЛОГ

Приложение № 28

к Регламенту об учреждениях

по валютному обмену

РЕКОМЕНДАЦИИ

по разработке обменными валютными кассами и гостиницами

программ по предупреждению и борьбе с отмыванием денег

 и финансированием терроризма

Глава I

Общие положения

1. Субъектами настоящих рекомендаций в контексте деятельности по наличному валютному обмену с физическими лицами являются имеющие лицензию Национального банка Молдовы обменные валютные кассы и гостиницы.

2. Обменные валютные бюро лицензированных банков, являясь составными частями банков, подпадают под действие Регламента о деятельности банков в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, утвержденного Постановлением Административного совета Национального банка Молдовы № 172 от 4 августа 2011 г.

3. В целях защиты от вовлечения в операции, связанные с отмыванием денег и финансированием терроризма, поддержания этических и профессиональных норм в соответствующем секторе, предотвращения преднамеренного или непреднамеренного использования обменных валютных касс и обменных валютных пунктов гостиниц организованными преступными группами или преступными сообществами в процессе отмывания денег и финансирования терроризма, каждая обменная валютная касса, гостиница должна разработать и выполнять собственную программу по предупреждению и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма (далее – Программа ПБОДФТ).

4. При разработке Программы ПБОДФТ обменная валютная касса, гостиница должна руководствоваться положениями Закона о предупреждении и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма № 190-XVI от 26 июля 2007 г. (далее – Закон № 190-XVI от 26.07.2007 г.), настоящих рекомендаций, других нормативных актов в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и адаптировать ее к специфике своей деятельности.

5. Целью настоящих рекомендаций является ориентирование обменных валютных касс и гостиниц в отношении разработки собственных Программ ПБОДФТ. Настоящие рекомендации устанавливают общие принципы, которыми обменная валютная касса, гостиница должны руководствоваться в процессе детальной разработки собственной Программы ПБОДФТ, принимая во внимание специфику своей деятельности.

6. Управляющий обменной валютной кассы, управляющий гостиницы, ответственный за деятельность обменного валютного пункта гостиницы, является ответственным за разработку, актуализацию и обеспечение применения адекватной внутренней Программы ПБОДФТ.

Глава II

Общие положения о Программе ПБОДФТ

7. Программа ПБОДФТ, разработанная обменной валютной кассой, гостиницей, должна предусматривать, но не ограничиваться следующим:

a) обязанности руководства;

b) политики и процедуры по идентификации клиента и проверки его личности (правила “знай своего клиента”);

c) процедуры по ведению учета и хранению информации;

d) процедуры обеспечения соответствия деятельности требованиям законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ;

e) процедуры информирования в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма;

f) порядок сотрудничества со Службой по предупреждению и борьбе с отмыванием денег (далее – СПБОД) и с другими уполномоченными органами.

Глава III

Обязанности руководства

8. Руководство обменной валютной кассы, гостиницы является ответственным как минимум за:

a) назначение лица, ответственного за обеспечение соответствия внутренних политик и процедур требованиям законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, за обеспечение постоянного выполнения Программы ПБОДФТ (далее – ответственное лицо);

b) мониторинг процесса выполнения положений законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и внутренней Программы ПБОДФТ;

c) обеспечение применения необходимых мер в целях ликвидации недостатков /нарушений, выявленных в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма.

Глава IV

Правила “знай своего клиента”

9. Обменная валютная касса, гостиница должны разработать политики и процедуры идентификации и проверки личности клиента, включающие как минимум:

a) случаи, когда физическое лицо должно быть идентифицировано и личность которого должна быть проверена;

b) процедуру идентификации и проверки личности физических лиц;

c) процедуру регистрации информации о физических лицах, в том числе о выгодоприобретающих собственниках.

10. Программа ПБОДФТ должна предусматривать случаи (как минимум те, которые упомянуты в пункте 47 Регламента о деятельности учреждений по валютному обмену, утвержденного Постановлением Исполнительного комитета Национального банка Молдовы № 335 от 1 декабря 2016 г.) и процедуры идентификации и проверки личности физических лиц, которые непосредственно осуществляют операции, а также физических лиц, от имени которых осуществляются операции (выгодоприобретающие собственники).

11. Обменные валютные кассы, гостиницы должны разработать и выполнять внутренние процедуры, способные определять случаи, когда сделка осуществляется физическим лицом посредством нескольких операций (например, физическое лицо просит осуществить через одно или несколько окошек (один или несколько филиалов) сделку по валютному обмену посредством нескольких операций, общая сумма которых равняется или превышает эквивалент 50000 молдавских леев и т.д.).

12. В случае, если согласно законодательству физические лица должны быть идентифицированы, то операции не могут быть осуществлены, если личность физических лиц не проверена.

13. Для адекватной идентификации физического лица, в том числе выгодоприобретающего собственника, должна быть получена вся необходимая информация. Для этого должны быть выяснены как минимум: фамилия и имя физического лица; дата и место рождения; место жительства /место нахождения; идентификационный номер; тип удостоверяющего личность документа; гражданство и, в зависимости от случая, занимаемая государственная должность.

14. В целях проверки личности физического лица, которое непосредственно осуществляет операцию, кассир обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы должен потребовать от физического лица представление удостоверяющего личность документа. Документы, удостоверяющие личность, должны быть представлены в оригинале и должны быть действительны на дату представления.

В целях обеспечения соблюдения законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, в зависимости от суммы операции и/или присущего риска могут быть потребованы и другие документы /использованы другие реальные и независимые источники для проверки информации, представленной физическим лицом, в случае если удостоверяющий личность документ не содержит соответствующую информацию.

15. Идентификация и проверка личности физического лица, которое непосредственно осуществляет операцию, включает как минимум:

a) получение и проверку информации о личности физического лица;

b) проверку соответствия фотографии из удостоверяющего личность документа с личностью физического лица, которое предъявило этот документ.

15¹. В случае, если в рамках операции физическое лицо должно быть идентифицировано и оно является политически уязвимым лицом, обменная валютная касса, гостиница обеспечивает принятие и применение адекватных мер для установления источника вовлеченных в операцию денежных средств, а также требует информацию о членах семьи и о лицах, связанных с политически уязвимыми лицами, в той же мере, в которой обменная валютная касса, гостиница идентифицирует своего клиента согласно положениям Регламента о деятельности учреждений по валютному обмену, утвержденного Постановлением Исполнительного комитета Национального банка Молдовы № 335 от 1 декабря 2016 г. (далее – Регламент о деятельности учреждений по валютному обмену от 1 декабря 2016 г.). Кассир обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы должен регистрировать полученные сведения для предоставления компетентным органам.

16. В случае, если операция осуществляется от имени другого физического лица (выгодоприобретающего собственника), также должен быть идентифицирован выгодоприобретающий собственник и предприняты разумные меры для проверки его личности. С этой целью дополнительно к документам, удостоверяющим личность уполномоченного лица, кассир обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы должен потребовать у физического лица, которое непосредственно осуществляет операцию, и имеющую силу доверенность, удостоверенную в установленном законодательством порядке.

В целях обеспечения соблюдения законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, в зависимости от суммы операции и/или присущего риска могут быть потребованы и другие документы /использованы другие реальные и независимые источники для проверки информации, представленной физическим лицом, в случае если доверенность не содержит соответствующую информацию.

17. Идентификация и проверка личности выгодоприобретающего собственника включает как минимум:

a) получение и проверку информации о выгодоприобретающем собственнике, которая содержится в доверенности;

b) проверку наличия в доверенности информации о номере, дате и месте выдачи доверенности, а также о фамилии и имени уполномоченного лица, удостоверившего эту доверенность.

18. Кассир обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы должен обращать внимание на сложные и необычные операции, получать информацию о цели таких операций, регистрировать полученные сведения для предоставления компетентным органам.

19. Информация об идентифицированных физических лицах должна регистрироваться в документах, которые заполняются кассиром обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы, как минимум в справках валютного обмена, Реестре идентифицированных физических лиц. Минимальный объем информации, который должен быть зарегистрирован в упомянутых документах, предусмотрен Регламентом о деятельности учреждений по валютному обмену от 1 декабря 2016 г..

20. Внутренняя Программа ПБОДФТ должна содержать положения об обязанности кассира обменной валютной кассы (ее филиала), обменного валютного пункта гостиницы не совершать операцию в случае, если физическое лицо должно быть идентифицировано, но нет возможности соблюдения требований по идентификации и проверке личности физического лица, в т.ч. выгодоприобретающего собственника, а также, в зависимости от случая, нет возможности получения информации о сложных и необычных операциях. О таких обстоятельствах должна быть информирована СПБОД в соответствии со статьей 8 Закона № 190-XVI от 26.07.2007 г.

[Пкт.20 изменен Пост.НБМ N 143 от 21.06.2012, в силу 10.08.2012]

20¹. Внутренняя программа ПБОДФТ должна содержать положения об осуществлении непрерывного мониторинга операций, произведенных клиентами, в целях установления сложных и необычных операций, сомнительных сделок.

Глава V

Процедуры по ведению учета и хранению информации

21. Программа ПБОДФТ должна содержать правила и процедуры относительно регистрации и хранения информации об идентификации физических лиц, в том числе выгодоприобретающих собственников, и об осуществленных операциях.

22. Правила и процедуры по учету и хранению информации об операциях и идентифицированных клиентах должны содержать как минимум следующее:

a) объект учета;

b) содержание учета (учетных записей);

c) время осуществления учетных записей;

d) сроки хранения информации и документов.

23. В качестве объекта учета, в контексте законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, являются все операции, осуществленные обменной валютной кассой (в том числе ее филиалами), обменным валютным пунктом гостиницы, а также идентифицированные физические лица.

24. При описании в Программе ПБОДФТ содержания учетных записей указываются:

a) все детали, относящиеся к осуществленным операциям;

b) типы удостоверяющих личность документов /доверенность и другие документы, представляемые физическими лицами, и релевантные данные из них о физических лицах.

25. При перечислении информации, упомянутой в пункте 24 настоящих рекомендаций, указывается как минимум вся информация, относящаяся к операциям и идентифицированным лицам, которая в соответствии с Регламентом о деятельности учреждений по валютному обмену от 1 декабря 2016 г. является обязательной для заполнения справки валютного обмена, а также принимаются во внимание положения раздела IV настоящих рекомендаций.

26. Записи об операции и идентифицированных физических лицах должны осуществляться во время осуществления операции, не позднее момента выдачи физическому лицу денежных средств.

27. Положения Программы ПБОДФТ должны предусматривать документы, которые будут храниться обменной валютной кассой (включая ее филиалы) /гостиницей на основании Закона № 190-XVI от 26.07.2007 г., устанавливать срок хранения упомянутых документов, который не может быть менее 5 лет после завершения операций, а также предусматривать что, по требованию СПБОД, Национального банка Молдовы срок хранения продлевается на запрашиваемый период.

28. Документы, которые должны храниться, включают как минимум документы по учету операций и идентифицированных физических лиц. При указании этих документов, подлежащих хранению, перечисляются как минимум документы, предусмотренные Регламентом о деятельности учреждений по валютному обмену от 1 декабря 2016 г., и документы, в которых зарегистрирована информация /сведения, предусмотренные пунктами 15¹ и 18 настоящих рекомендаций.

[Пкт.28 изменен Пост.НБМ N 143 от 21.06.2012, в силу 10.08.2012]

29. Обменная валютная касса, гостиница должна обеспечить, чтобы документы и информация об операциях и идентифицированных физических лицах были доступны и в течение разумного времени предоставлены в распоряжение, в случае требования, СПБОД и других уполномоченных органов.

29¹. В целях выполнения обязанностей в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма обменная валютная касса, гостиница должны обеспечить доступ своих кассиров, ответственного лица и другого релевантного персонала к данным об идентификации клиентов, документам об осуществленных операциях и к другой релевантной информации.

Глава VI

Процедуры обеспечения соответствия деятельности требованиям

законодательства в области предупреждения и борьбы с

отмыванием денег и финансированием терроризма

и Программы ПБОДФТ

30. Обменная валютная касса обязана иметь специальные положения относительно установления и выполнения процедур внутреннего контроля за соблюдением и выполнением работниками обменной валютной кассы (ее филиалов) законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ.

31. Гостиница обязана иметь специальные положения относительно установления и выполнения процедур внутреннего контроля за соблюдением и выполнением работниками обменного валютного пункта и лицами, ответственными за организацию и осуществление деятельности обменного валютного пункта, (далее – работники обменного валютного пункта гостиницы) законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ.

32. Главными элементами процедур внутреннего контроля за соблюдением и выполнением законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ являются:

a) назначение лица, ответственного за обеспечение соответствия внутренних политик и процедур требованиям законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, за обеспечение постоянного выполнения Программы ПБОДФТ;

b) программа непрерывного обучения персонала в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма;

c) адекватные процедуры строгого отбора кадров и требования при приеме на работу персонала для обеспечения его профессионализма;

d) программа осуществления независимого аудита относительно соответствия деятельности обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов) /гостиницы требованиям законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ;

e) меры, которые будут применяться к персоналу, который не соблюдает требования законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ.

33. В качестве лица, ответственного за соблюдение соответствия внутренних политик и процедур положениям законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма, за соблюдение постоянного выполнения Программы ПБОДФТ, назначается работник с управленческими функциями.

34. Ответственное лицо должно иметь как минимум следующие полномочия:

a) организация обучения работников обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов) /обменного валютного пункта гостиницы в рамках программы обучения в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма;

b) предоставление консультаций работникам обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов) /обменного валютного пункта гостиницы по вопросам, возникшим во время выполнения Программы ПБОДФТ;

c) принятие решения о передаче специальных формуляров в адрес СПБОД и другим уполномоченным органам;

d) организация представления информации в адрес СПБОД и другим уполномоченным органам в соответствии с законодательством в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма;

e) сотрудничество с СПБОД и другими уполномоченными органами;

f) осуществление контроля за соблюдением работниками обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов) /обменного валютного пункта гостиницы положений законодательства и внутренней программы по предупреждению и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма;

g) тестирование работников с точки зрения знания требований законодательства и внутренней программы по предупреждению и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма;

h) выполнение других функций в соответствии с настоящими рекомендациями и внутренними документами обменной валютной кассы /гостиницы.

34¹. Ответственное лицо должно быть назначено не позднее начала осуществления деятельности по наличному валютному обмену с физическими лицами.

35. В течение 3 рабочих дней после назначения ответственного лица его фамилия и имя, характер и пределы его ответственности должны быть сообщены СПБОД и Национальному банку Молдовы. В случае смены ответственного лица, характера и пределов его ответственности, соответствующая информация должна быть сообщена СПБОД и Национальному банку Молдовы в течение трех рабочих дней после возникновения изменений.

36. Программа непрерывного обучения персонала в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма должна включать все аспекты, касающиеся процесса предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма. Периодичность и конкретное содержание занятий должны быть адаптированы к потребностям обменной валютной кассы /гостиницы. Занятия должны проводиться одновременно с изменением законодательства или программы по предупреждению и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма, но не реже одного раза в год.

Ответственное лицо должно вести учет проведенных занятий, осуществляя записи о дате и характере занятия, фамилиях и именах работников, которые прошли обучение.

37. Обменная валютная касса, гостиница должна обеспечить, чтобы ее работники, вовлеченные в организацию и осуществление обменных валютных операций, в том числе вновь принятый персонал, знали:

a) законодательство в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программу ПБОДФТ;

b) свои обязанности в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма;

c) фамилию, имя и обязанности ответственного лица.

38. При установлении процедур отбора кадров и требований при приеме на работу персонала принимаются во внимание его образование, опыт работы в экономической области, отсутствие судимости, знание законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма.

Требование о соблюдении законодательства и внутренней программы по предупреждению и борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма должно быть включено в функциональные обязанности каждого работника, вовлеченного в организацию и осуществление обменных валютных операций.

39. Программа по осуществлению аудита касательно соответствия деятельности обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов) /гостиницы требованиям действующего законодательства в области предупреждения и борьбы с отмыванием денег и финансированием терроризма и Программы ПБОДФТ (далее – аудит) должна предусматривать, как минимум, кто осуществляет соответствующий аудит, периодичность (минимум один раз в год) осуществления аудита, задачи аудита.

40. Аудит может быть осуществлен как персоналом обменной валютной кассы /гостиницы, ответственным за внутренний аудит, так и независимым (внешним) аудитором.

Глава VII

Процедуры информирования в области предупреждения и борьбы

с отмыванием денег и финансированием терроризма

41. Обменная валютная касса, гостиница должна иметь процедуры информирования уполномоченных органов о сомнительных операциях по отмыванию денег и/или финансированию терроризма и о других операциях /обстоятельствах, информирование о которых должно быть осуществлено в соответствии с Законом № 190-XVI от 26.07.2007 г. Эти процедуры должны содержать как минимум следующие аспекты:

a) составление специальных формуляров (случаи, порядок заполнения и передачи и т.д.);

b) сроки информирования СПБОД в соответствии с требованиями Закона № 190-XVI от 26.07.2007 г.;

c) конфиденциальность информирования. Обменная валютная касса (в том числе ее филиалы), гостиница и их работники не должны сообщать физическим лицам, осуществляющим операции, либо третьим лицам о факте передачи информации в адрес СПБОД;

d) хранение специальных формуляров и другой переписки с уполномоченными органами.

42. При установлении операций /обстоятельств, которые должны сообщаться в соответствии с Законом № 190-XVI от 26.07.2007 г., кассир, осуществивший операцию, заполняет специальный формуляр. При определении сомнительного характера операции работники обменной валютной кассы (в том числе ее филиалов), обменного валютного пункта гостиницы должны руководствоваться гидом по сомнительным операциям или деятельности и критериями, установленными согласно собственной Программе ПБОДФТ.

43. Заполненные специальные формуляры представляются ответственному лицу обменной валютной кассы /гостиницы. Факт представления специальных формуляров ответственному лицу отражается в специальном регистре.

Ответственное лицо принимает решение о передаче специальных формуляров СПБОД. Передача ответственным лицом специальных формуляров в адрес СПБОД отражается в специальном регистре.

44. Процедуры должны предусматривать порядок передачи в адрес СПБОД специальных формуляров, принимая во внимание требования СПБОД.

45. Обменная валютная касса, гостиница должны хранить копии специальных формуляров и другой переписки с уполномоченными органами. Для этого заводятся отдельные досье, содержащие копии специальных формуляров, другой переписки и всю относящуюся к ним информацию.

Если иное не предусмотрено законодательством, срок хранения специальных формуляров не должен быть менее срока, установленного для хранения документов, на основании которых эти специальные формуляры были заполнены.

Глава VIII

Порядок сотрудничества с СПБОД и другими уполномоченными органами

46. Обменная валютная касса, гостиница должна полно и оперативно отвечать на запросы СПБОД и других уполномоченных органов относительно осуществленных операций и идентифицированных физических лиц.