Постановление N 59 от 07.11.2008 по отчету о финансовой ревизии, проведенной в Постоянном Представительстве Республики Молдова при Офисе ООН в Женеве, в Посольствах Республики Молдова в Республике Беларусь, Греческой Республике, Литовской Республике, Украине, Румынии, Венгерской Республике и Республике Болгария за период 2005-2008 (I полугодие) гг.

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

по отчету о финансовой ревизии, проведенной в Постоянном

Представительстве Республики Молдова при Офисе ООН в

Женеве, в Посольствах Республики Молдова в Республике

Беларусь, Греческой Республике, Литовской Республике,

Украине, Румынии, Венгерской Республике и Республике

Болгария за период 2005-2008 (I полугодие) гг.

N 59  от  07.11.2008

 (в силу 13.01.2009) 

Мониторул Офичиал N 1-2 ст.1 от 13.01.2009

* * *

Счетная палата в присутствии заместителя министра иностранных дел и европейской интеграции г-на В.Осталепа, начальника управления бюджетом и финансами Министерства иностранных дел и европейской интеграции г-на А.Горчакова и заместителя министра финансов г-жи Н.Лупан, руководствуясь ст.27 (4) Закона о Счетной палате № 312-XIII от 08.12.1994 г.¹ (с последующими изменениями и дополнениями), рассмотрела отчет о финансовых ревизиях, проведенных в Постоянном Представительстве Республики Молдова при Офисе ООН в Женеве, в Посольствах Республики Молдова в Республике Беларусь, Греческой Республике, Литовской Республике, Украине, Румынии, Венгерской Республике и Республике Болгария за период 2005-2008 (I полугодие) гг. в соответствии с Программой контрольной /аудиторской деятельности Счетной палаты на 2008 год.

________________

¹ Переопубликован в специальном издании ОМ от 9.12.2005.

Правовой основой, регулирующей деятельность учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом, является Закон о дипломатической службе № 761-XV от 27.12.2001 г.² (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Закон № 761-XV), Закон о статусе дипломатических представительств Республики Молдова в других государствах № 1133-XII от 4.08.1992 г.³ (с последующими изменениями и дополнениями), Положение об административно-хозяйственной деятельности учреждений дипломатической службы Республики Молдова за рубежом”, утвержденное Постановлением Правительства № 987 от 11.08.2003 г.⁴ (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Положение, утвержденное Постановлением Правительства № 987), и др.

________________

² ОМ, 2002, № 20, ст.80.

³ Не опубликован.

⁴ ОМ, 2003, № 182-185, ст.1031.

В соответствии с вышеуказанными правовыми рамками дипломатические представительства, в том числе постоянные представительства при международных организациях Республики Молдова за рубежом – структурные подразделения Министерства иностранных дел и европейской интеграции (далее – МИДЕИ), которое является центральным отраслевым органом. Дипломатические учреждения уполномочены проводить внешнюю политику республики, в том числе осуществлять внешнеэкономические отношения и связи с государствами мира и международными организациями как внутри страны, так и за рубежом.

Финансирование расходов дипломатической службы осуществляется через МИДЕИ за счет средств государственного бюджета, в том числе за счет доходов, поступивших от оказания консульских услуг в иностранной валюте, конвертируемой в национальную валюту.

Задача ревизий состояла в проверке правильности использования указанными субъектами публичных финансовых средств, соблюдения законоположений и правильности финансовых операций путем сбора доказательств в результате анализа финансовой отчетности об исполнении бюджетов; выборочной проверки первичных документов и бухгалтерских журналов; изучении объяснений ответственных лиц и др.

Рассмотрев результаты проверки, заслушав представленный отчет и объяснения должностных лиц, присутствующих на заседании, Счетная палата

УСТАНОВИЛА:

РЕЗЮМЕ

Для обеспечения проведения основной деятельности 8 учреждений дипломатической службы Республики Молдова были использованы финансовые средства из 4 источников, наибольший удельный вес которых принадлежит ассигнованиям из основного компонента государственного бюджета (77,2 млн.леев, или 62,2%), следуемые консульскими сборами (33,0 млн.леев, или 26,6%), специальными средствами, полученными от оказания консульских сборов (2,1 млн.леев, или 1,7%) и трансферты от других дипломатических представительств (11,7 млн.леев, или 9,5%).

Дипломатические представительства соблюдали установленные общие лимиты расходов, превышения были допущены только по отдельным статьям расходов.

При осуществлении расходов учреждения дипломатической службы допустили некоторые нарушения правильности начисления налогов и их отражения, начисление пособий, неавторизированное использование НДС, осуществление командировочных расходов и др.

Стоимость консульских сборов имело тенденцию к сокращению от 11770,4 тыс.леев – в 2005 году до 6462,8 тыс.леев – в 2007 году, как результат соответствия национальных законоположений международным требованиям.

1. Использование финансовых средств

За проверяемый период учреждения дипломатической службы использовали финансовые средства, в основном не превышая лимит предусмотренных ассигнований.

Основным источником содержания большей части учреждений, подлежащих ревизии, являлись ассигнования из основного компонента государственного бюджета.

Для обеспечения деятельности дипломатических представительств в период 2005-2008 (I полугодие) гг., по данным финансовой отчетности, уточнены публичные финансовые средства на общую сумму 134,1 млн.леев, состоящие из средств государственного бюджета, средств со специальным назначением (консульские сборы) и специальных средств. Общие исполненные кассовые расходы составили 120,5 млн.леев, а фактические – 119,8 млн.леев, или 89,9% и, соответственно, 89,3% по сравнению с запланированными.

Экономия фактических расходов по сравнению с уточненным планом за проверяемый период была получена благодаря существованию вакантных мест и благоприятной разнице обмена национальной валюты по отношению к евро и долл. США.

Данные таблицы свидетельствуют о том, что финансовые источники дипломатических представительств отличаются от случая к случаю (от одного представительства к другому). Так, некоторые дипломатические представительства, профинансированы в основном из основного компонента государственного бюджета (в Литовской Республике – 99,8%, Представительстве в Женеве – 83,2%, Венгерской Республике – 76,7%), другие обеспечивают свою деятельность в большей степени за счет получения доходов от консульских сборов и специальных средств, полученных в результате предоставления консульских услуг (в Греческой Республике – 67,0% и 5,8%, Румынии – 43,3% и 0,8%). В то же время учреждения дипломатической службы получили ассигнования за счет других дипломатических представительств в сумме 11,7 млн.леев, что составляет 9,5% от общей суммы использованных средств, в том числе в: Украине – 3,2 млн.леев, Румынии – 1,9 млн.леев, Представительстве в Женеве – 1,9 млн.леев, Греческой Республике – 1,7 млн.леев, Республике Болгария – 1,5 млн.леев, Венгерской Республике – 0,8 млн.леев и Республике Беларусь – 0,6 млн.леев.

За отчетный период фактические расходы, за некоторым исключением, исполнены дипломатическими представительствами в пределах уточненных расходов. Так, в 2005 году Посольство Республики Молдова в Республике Беларусь допустило превышение фактических расходов над запланированными в смете о взыскании и использовании средств специального назначения по статье “приобретение основных средств”, на 237,4 тыс.леев (фактические расходы – 697,5 тыс.леев, уточненный план – 460,1 тыс.леев), в результате закупки автомобиля в начале декабря. В то же время общая стоимость расходов, осуществленных за счет всех источников финансирования, не превысила общего лимита расходов, уточненных для данного представительства. Следует отметить, что в период осуществления сделки, учреждение не имело бухгалтера (с октября 2005 года), который был назначен в конце декабря (26.12.2005 г.).

2. Консульские сборы

Доходы от предоставления консульских услуг за проверяемый период сокращались, что было обусловлено принятием некоторых законоположений, хотя консульские услуги запрошены и в дальнейшем некоторыми странами.

Учреждения дипломатической службы за предоставление консульских услуг физическим или юридическим лицам взыскивают консульские сборы, являющиеся выплатой в государственный бюджет, и используют их в установленном порядке как источник бюджетного финансирования для погашения собственных расходов, в пределах утвержденных ассигнований.

Доходы от выдачи виз и легализации документов на протяжении 2007-2008 (I полугодие) гг., оказанные дипломатическими представительствами, сокращались как следствие вступления в силу Закона об отмене визового режима для граждан государств-членов Европейского Союза, Соединенных Штатов Америки, Канады, Швейцарской Конфедерации, Королевства Норвегия, Республики Исландия и Японии № 151-XVI от 08.06.2006 г.⁵ (с 01.01.2007 г.) и Закона о присоединении к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов № 42-XVI от 02.03.2006 г.⁶.

________________

⁵ ОМ, 2006, № 102-105, ст.482.

⁶ ОМ, 2006, № 47-50, ст.206.

Исходя из данных таблицы № 2, установлено, что число консульских услуг, предоставленных дипломатическими представительствами за отчетный период, сократилось с 20872 – в 2005 году, до 13360 – в 2007 году. Вместе с тем в 2008 году (I полугодие), эти данные отличаются от страны к стране (от 2454 до 30), в результате и поступающие суммы варьируют от 9768,1 тыс.леев до 12,9 тыс.леев. Вопреки вышеизложенному в большинстве дипломатических представительствах работает по одному лицу, ответственному за предоставление консульских услуг, из чего следует, что при утверждении структуры и штатного расписания для представительств различных стран не учитывается степень запрашиваемости консульских услуг.

В результате выборочной проверки в Посольствах Республики Молдова в Республике Беларусь и в Украине поступлений консульских сборов, предоставления льгот или освобождений от их оплаты, за проверяемый период установлены случаи неприложения всех оправдательных документов (для предоставления права на освобождение, оригиналы аннулированных виз и др.), или что данные журналов о консульской деятельности не соответствуют консульским отчетам и данным бухгалтерского учета.

Взыскание консульских сборов и специальных средств от их предоставления некоторыми дипломатическими представительствами произведено без соблюдения законоположений. Так, в 2005 и 2006 гг. (2 месяца) Посольство Республики Молдова в Украине взыскало 27,1 тыс.леев и, соответственно, 6,2 тыс.леев за услуги, имеющие отношение к консульским, в отсутствие приказа посла о ценах и размере платы за покрытие сопутствующих расходов, а в приказе, утвержденном 23 февраля 2006 года, не конкретизированы консульские услуги, за которые взимается соответствующая плата, и цены не подтверждены соответствующими расчетами. Тем самым не были соблюдены требования ст.5 Ордонанса Правительства Республики Молдова № 1 от 26.09.2000 г. „Об установлении размера консульских сборов”⁷ (с последующими изменениями и дополнениями; далее – Ордонанс № 1 от 26.09.2000 г.). Выборочная проверка предоставления консульских услуг установила, что в 2008 году (I полугодие) в 16 случаях не были возмещены расходы в сумме 320 долл.США, тем самым уменьшив доходы представительства по специальным средствам.

________________

⁷ ОМ, 2000, № 121-123, ст.1076.

Некоторые учреждения дипломатической службы не воспользовались в полной мере в странах пребывания освобождением от всех налогов, сборов и пошлин (личных или имущественных, государственных, районных и муниципальных), согласно ст.34 Венской конвенции о дипломатических сношениях от 18.04.1961 г. К примеру, в фактурах на оплату потребленной электроэнергии зданием Посольства Республики Молдова в Греческой Республике включены местные налоги и сборы, составившие в период 2005-2008 (6 месяцев) гг. 152,5 тыс.леев, или около 40% от стоимости направленных фактур, и данные суммы не были возмещены. В некоторых странах аккредитации дипломатических представительств существуют ограничения по возмещению подоходного налога, что препятствует их возмещению.

3. Осуществление расходов

В результате проверки правильности осуществления расходов, указанными дипломатическими представительствами за проверяемый период, установлены некоторые нарушения законоположений за период 2005-2007 (I полугодие) гг., которые впоследствии были приведены в соответствие с требованиями закона и больше не допускались, а именно:

• 7 дипломатических представительств не начислили и не удержали подоходный налог от сумм, выплаченных для оплаты труда нештатным работникам, нанятым из числа граждан Республики Молдова, в соответствии с требованиями законодательства (Представительство в Женеве, Посольства Республики Молдова в Греческой Республике, в Республике Беларусь, в Литовской Республике, в Украине, в Румынии, в Венгерской Республике). В сентябре 2007 года эти нарушения были устранены.

• Без разрешения были использованы средства, полученные от возмещения НДС в периоды, последующие за бюджетным периодом, в котором были оплачены товары и услуги, а также и средства, полученные в виде залога, оплаченные при найме квартир в предыдущие периоды управления, в том числе: в Представительстве в Женеве – в сумме 5,6 тыс.леев (2006 год), в Посольстве Республики Молдова в Республике Беларусь – 32,5 тыс.леев (2007 год), в Посольстве Республики Молдова в Украине – 3,4 тыс. долл.США (2005-2006 гг.), Посольстве Республики Молдова в Румынии – 25,7 тыс.леев (2005 год), Посольстве Республики Молдова в Республике Болгария – 9,7 тыс.леев (2005 год), не соблюдая требований ст.33 (32) ч.(4) и ст.37 (36) ч.(1) Закона о бюджетной системе и бюджетном процессе”⁸ (с последующими изменениями и дополнениями).

________________

⁸ Переопубликован в специальном издании ОМ в 2005 году.

• Посольство Республики Молдова в Украине при осуществлении расходов допустило некоторые нарушения, а именно:

- в период сентября 2005 г. – марта 2006 г. для приобретения протокольной одежды работникам были возмещены расходы, в том числе НДС (908,1 долл.США), не учитывая, что НДС был им возмещен и украинской стороной;

- при приобретении в 2007 году автомобиля у одного экономического агента Республики Молдова не были соблюдены сроки, установленные законоположениями (от даты перечисления бюджетных средств до даты получения имущества).

• В Посольстве Республики Молдова в Республике Беларусь пособие было начислено и выплачено на 2 дня раньше даты назначения в должность (в сентябре 2007 года на 116,9 долл.США больше).

• Посольство Республики Молдова в Республике Болгария осуществило расходы по приобретению протокольной одежды в декабре 2005 года для членов дипломатического персонала, впоследствии списанной без соответствующего отражения в бухгалтерском учете.

• В 2005 году Представительство в Женеве и Посольство Республики Молдова в Республике Беларусь не затребовали и им не был возмещен НДС, а Посольство Республики Молдова в Украине не потребовало возмещения НДС от оплаты наличными товаров и услуг за весь контролируемый период, что привело к увеличению стоимости понесенных расходов на содержание этих дипломатических представительств.

• В некоторых случаях дипломатические представительства допустили необоснованную оплату транспортных расходов, суточных и расходов на проживание, не соблюдая тем самым требования законоположений.

Несмотря на то, что требования (п.50) Консульского устава, утвержденного Постановлением Правительства № 368 от 28.03.2002 г.⁹, предусматривают предоставление соответствующей помощи и защиты граждан Республики Молдова в различных срочных случаях, эти учреждения не располагают финансовыми ассигнованиями для чрезвычайных ситуаций. В таких случаях не установлен порядок предоставления, оправдания и отражения осуществленных расходов. Таким образом, Посольство Республики Молдова в Республике Беларусь предоставило гражданам Республики Молдова материальную помощь на питание и приобретение билетов для отбытия из страны, отраженные как “прочие расходы”.

________________

⁹ ОМ, 2002, № 50-52, ст.484.

4. Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет в учреждениях дипломатической службы ведется бухгалтерским отделом в соответствии с требованиями законоположений. В то же время в некоторых представительствах выявлены случаи, которые могут повлиять на полноту и правильность отражения финансовых операций.

Посольство Республики Молдова в Республике Болгария в целях приобретения транспортных единиц 19.12.2005 г. перечислило финансовые средства в сумме 262,0 тыс.леев, зарегистрированные и на фактических расходах, тогда как поставка и документальное подтверждение были произведены в апреле 2006 года, что привело к ошибочному отражению фактических расходов в этой же сумме и повлияло на достоверность данных финансовой отчетности, тем самым не были соблюдены требования ст.15 Закона о бухгалтерском учете № 426-XIII от 04.04.1995 г.¹⁰ (далее – Закон № 426-XIII).

________________

¹⁰ Переопубликован в ОМ, 2003, № 87-90, ст.321, в последствии упразднен Законом о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007.

Указанное посольство не составило за 2005-2007 (I полугодие) гг. бухгалтерские регистры, что позволило бы идентификацию и контроль в любой момент проведенных экономических операций в соответствии с требованиями ст.28 Закона № 426-XIII.

Посольства Республики Молдова в Румынии и в Республике Болгария за период 2005 – 2007 гг. (сентябрь) для операций по оприходованию материальных ценностей не отделили НДС. Вместе с тем бухгалтерия последнего не вела аналитический учет оборота имущества в соответствии с требованиями п.34 Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов № 85 от 09.10.1996 г., что способствовало бы правильной регистрации и соответствующему отражению ценностей.

Посольство Республики Молдова в Греческой Республике, не обеспечив возмещение залога в результате изменения места проживания одного работника, допустило формирование дебиторской задолженности по состоянию на 05.12.2007 г. в сумме 1400 евро, или 23,3 тыс.леев, что увеличило риск невозмещения финансовых средств.

Для планирования, исполнения и регистрации операций по возмещению НДС дипломатические представительства располагают методологическими рекомендациями. Вместе с тем для дебиторской задолженности, образованной в конце отчетного периода, касательно возмещения НДС, залогов, в последующие периоды не установлен порядок отражения данных операций в смете расходов, что привело к неоднозначному их отражению. Также не установлен порядок отражения в бухгалтерских документах и в смете расходов операций, возникающих как результат разницы валютного курса. В то же время операции с остатком финансовых средств, образованным от возмещения налогов и сборов в конце года, для представительств неоднозначны, поскольку одни перечисляют данные остатки в государственный бюджет, а другие используют их в последующий период.

Некоторые учреждения дипломатической службы не соблюдали в полной мере порядок ведения бухгалтерского учета, что обусловило ошибочное отражение некоторых данных в представленных финансовых отчетах, не обеспечив тем самым их достоверность. Посольство Республики Молдова в Республике Беларусь не составило на 2005 год “главную книгу”, а учет кассовых операций не ведется в кассовом журнале. Посольства Республики Молдова в Республике Беларусь, в Украине и в Венгерской Республике продолжают отражать на расходы горючее на основании нетипизированных путевых листов. Некоторые представительства ведут бухгалтерский учет только в иностранной валюте, хотя учет следует вести и в национальной валюте.

В Представительстве в Женеве документы по инвентаризации ценностей в период 2005-2006 гг. были составлены с отклонением от требований п.51 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 987, не обеспечив прием-передачу ценностей при отбытии сотрудников представительства, а также не была проведена инвентаризация наличности в кассе учреждения в соответствии с требованиями п.37 Правил ведения кассовых операций в народном хозяйстве Республики Молдова, утвержденных Постановлением Правительства № 764 от 25.11.1992 г.¹¹ (с последующими изменениями и дополнениями).

________________

¹¹ Монитор, 1992, № 11, ст.351.

В большинстве проверенных учреждений при истечении срока пребывания служащих в дипломатических представительствах не обеспечен основной принцип последовательности деятельности. Так, при отзыве бухгалтера одновременно не назначается другой, что позволило бы провести прием-передачу в соответствующем порядке бухгалтерских документов, финансовых средств и материальных ценностей, а также обеспечивало бы их сохранность и последовательность бухгалтерского учета.

Предыдущие проверки

За отчетный период деятельность указанных дипломатических представительств не подвергалась контролю и ревизии со стороны уполномоченных органов, за исключением Представительства в Женеве, в котором Центр по борьбе с экономическими преступлениями и коррупцией провел “тематическую финансово-хозяйственную ревизию”. По ее результатам установлены некоторые нарушения в части “неудержания от источника выплаты и неперечисление в государственный бюджет подоходного налога (13,8 тыс.леев)” от оплаты труда двух человек, которые занимались уборкой здания, “понесение расходов (250,4 тыс.леев) по найму квартиры, несмотря на то, что необходимость в найме отпала” и др.

Предыдущими постановлениями Счетная палата обращалась с требованием по внедрению адекватной информационной системы по ведению бухгалтерского учета в дипломатических представительствах, направленной на обеспечение правильности ведения бухгалтерского учета, исходя из существующих в данной области особенностей, но до настоящего времени данное требование не было выполнено.

Подытожив вышеизложенное, следует отметить, что в результате предыдущих проверок Счетной палатой в других 19 дипломатических представительствах установлены нарушения соблюдения законоположений, отраженные в постановлениях Счетной палаты № 84 от 19.12.2006 г.; № 18 от 05.04.2007 г.; № 84 от 19.12.2007 г.; № 45 от 15.07.2008 г. Требования и рекомендации к должностным лицам способствовали улучшению финансового менеджмента. Так, некоторые нарушения были допущены до II полугодия 2007 года и впоследствии устранены. В то же время существуют некоторые проблемы, подлежащие решению, а именно:

- при установлении лимитов для ассигнований, необходимых для деятельности дипломатических представительств, не учитываются возможные чрезвычайные ситуации, требующие фонды финансовых средств;

- при утверждении структуры учреждений дипломатической службы было бы целесообразным учитывать реальные отношения консульских мероприятий между странами;

- некоторые учреждения дипломатической службы не всегда получают от стран пребывания возмещение налогов и сборов;

- при отзыве должностных лиц не обеспечивается индивидуальная материальная ответственность, связанная с управлением финансовых и материальных средств, что влияет на полноту бухгалтерского учета и отражение ценностей, находящихся в управлении.

 Исходя из вышеизложенного, на основании ст.27 и 29 Закона о Счетной палате № 312-XIII от 08.12.1994 г. Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Потребовать от руководства Министерства иностранных дел и европейской интеграции (г-н А.Стратан), Постоянного Представительства Республики Молдова при Офисе ООН в Женеве (г-жа Т.Лапикус), Посольства Республики Молдова в Республике Беларусь (г-н И.Филимон), Посольства Республики Молдова в Греческой Республике (г-н И.Урсу), Посольства Республики Молдова в Литовской Республике (г-н И.Чорный), Посольства Республики Молдова в Украине (г-н Е.Карас), Посольства Республики Молдова в Румынии (г-жа Л.Гуцу), Посольства Республики Молдова в Венгерской Республике (г-н В.Бобуцак), Посольства Республики Молдова в Республике Болгария (г-н В.Мадан) принять соответствующие меры, направленные на обеспечение устранения нарушений, выявленных в рамках проведенной финансовой ревизии, а также на осуществление расходов в строгом соответствии с установленными требованиями.

2. Рекомендовать Министерству иностранных дел и европейской интеграции:

2.1) при определении окончательной структуры учреждений дипломатической службы в соответствии с установленными нормами, принять во внимание повышение их эффективности, учитывая специфику консульской деятельности представительств стран пребывания;

2.2) исходя из налоговой политики стран пребывания, вносить предложения, соответствующие международным правилам в части обеспечения взаимного возмещения налогов и сборов;

2.3) совместно с Министерством финансов:

2.3.1) рассмотреть методологию операций по возмещению налогов и сборов с введением дополнительных требований касательно взимания и регистрации граждан, обеспечив эффективное взаимодействие для всех дипломатических представительств;

2.3.2) в целях улучшения бухгалтерского менеджмента обеспечить исполнение требований, изложенных в постановлении Счетной палаты относительно предыдущих проверок по внедрению информационной системы ведения бухгалтерского учета в дипломатических представительствах;

2.3.3) при установлении ассигнований, необходимых для учреждений дипломатической службы, рассмотреть возможные чрезвычайные ситуации, требующие фонды финансовых средств, определяя порядок их оправдания и учета.

3. Принять к сведению, что материалы проверки, проведенной Центром по борьбе с экономическими преступлениями и коррупцией, рассматриваются правоохранительными органами.

4. Проинформировать Правительство Республики Молдова, Парламентскую комиссию по внешней политике и европейской интеграции и Министерство финансов о результатах финансовых ревизий, проведенных в дипломатических представительствах, указанных в настоящем постановлении.

5. Об исполнении пп.1-2 настоящего постановления проинформировать Счетную палату в течение 6 месяцев.

6. Настоящее постановление опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова в соответствии со ст.6 (3) Закона о Счетной палате.