Hotărâre nr. 896 din 23.12.2024

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

privind aprobarea Regulamentului de stabilire a modalităţilor

practice pentru emiterea certificatelor de siguranţă

pentru întreprinderile feroviare

nr. 896  din  23.12.2024

 (în vigoare 28.02.2025) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr.18-21 art. 27 din 28.01.2025

* * *

UE

În temeiul art.6 lit.h) din Legea nr.136/2017 cu privire la Guvern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.252, art.412), cu modificările ulterioare, şi al art.91 alin.(1) şi (10) din Codul transportului feroviar al Republicii Moldova nr.19/2022 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.45-52, art.57), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

Prezenta hotărâre transpune parţial art.1, art.2 (1), (2) (b), (3), (4), art.3 (1)-(4), (6)-(10), (12), art.4 (1), (2) şi (3), (5), (6), art.6, art.7, art.8 teza I; art.9, art.10, art.12,13 şi 14 şi Anexele I, II şi III din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2018/763 al Comisiei din 9 aprilie 2018 de stabilire a modalităţilor practice pentru emiterea certificatelor unice de siguranţă pentru întreprinderile feroviare în temeiul Directivei (UE) 2016/798 a Parlamentului European şi a Consiliului şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr.653/2007 al Comisiei (text cu relevanţă pentru SEE), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 129 din 25 mai 2018 (CELEX: 32018R0763), aşa cum a fost modificat ultima oară prin Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2020/777 al Comisiei din 12 iunie 2020.

1. Se aprobă Regulamentul de stabilire a modalităţilor practice pentru emiterea certificatelor de siguranţă pentru întreprinderile feroviare (se anexează).

2. Controlul asupra executării prezentei hotărâri se pune în sarcina Ministerului Infrastructurii şi Dezvoltării Regionale.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.896/2024

REGULAMENT

de stabilire a modalităţilor practice pentru emiterea certificatelor

de siguranţă pentru întreprinderile feroviare

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul de stabilire a modalităţilor practice pentru emiterea certificatelor de siguranţă pentru întreprinderile feroviare (în continuare – Regulament) reglementează procedura şi condiţiile de eliberare a certificatelor de siguranţă, precum şi de prelungire a termenului de valabilitate sau de reînnoire prin intermediul ghişeului unic.

2. Prezentul Regulament, de asemenea, stabileşte modalităţile practice care urmează să fie aplicate de organismul de certificare a siguranţei în procesul de evaluare a cererilor de eliberare a certificatelor de siguranţă sau a cererilor de prelungire a termenului de valabilitate sau de reînnoire a acestor certificate.

3. În sensul prezentului Regulament se aplică următoarele definiţii:

organism de certificare a siguranţei – reprezintă Agenţia Feroviară ca autoritate naţională de siguranţă responsabilă de emiterea certificatelor de siguranţă pentru întreprinderile feroviare;

data primirii cererii – prima zi lucrătoare după ziua confirmării recepţionării de către ghişeul unic a cererii privind eliberarea, prelungirea termenului de valabilitate sau reînnoirea certificatului de siguranţă, în cazul în care rolul de organism de certificare a siguranţei îi revine unei autorităţi naţionale de siguranţă;

implicare prealabilă – etapă procedurală premergătoare transmiterii unei cereri, în timpul căreia solicitantul poate cere informaţii suplimentare privind etapele următoare ale procesului de evaluare a siguranţei de la organismul de certificare a siguranţei;

problemă reziduală – problemă minoră, identificată în timpul evaluării unei cereri pentru un certificat de siguranţă, care nu împiedică eliberarea sa şi poate să fie amânată pentru monitorizare ulterioară;

control – presupune procedura de control efectuată în conformitate cu prevederile Legii nr.160/2011 privind reglementarea prin autorizare a activităţii de întreprinzător şi ale Legii nr.131/2012 privind controlul de stat.

II. RESPONSABILITĂŢILE AUTORITĂŢII

NAŢIONALE DE SIGURANŢĂ

4. În afară de emiterea certificatelor de siguranţă, organismul de certificare a siguranţei are următoarele atribuţii în conformitate cu prevederile Codului transportului feroviar al Republicii Moldova nr.19/2022 şi ale Hotărârii Guvernului nr.759/2022 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Feroviare:

4.1. planificarea, punerea în aplicare şi monitorizarea activităţilor de evaluare pe care le derulează;

4.2. stabilirea unor mecanisme de coordonare între părţile relevante.

5. Organismul de certificare a siguranţei acceptă implicarea prealabilă la cererea solicitantului şi oferă orice clarificări cerute de acesta în contextul implicării prealabile.

6. În scopul eliberării certificatelor de siguranţă, organismul de certificare a siguranţei compilează următoarele informaţii:

6.1. toate informaţiile relevante privind diferitele etape ale procesului de evaluare, inclusiv motivarea deciziilor luate în timpul procesului de evaluare şi identificarea eventualelor limitări sau condiţii de utilizare care urmează să fie incluse în certificatul de siguranţă;

6.2. rezultatul procesului de evaluare, inclusiv o sinteză a concluziilor şi, după caz, un raport privind eliberarea certificatului de siguranţă.

7. Autoritatea naţională de siguranţă transmite Agenţiei Uniunii Europene pentru Căile Ferate toate informaţiile relevante care pot avea un impact asupra procesului de evaluare a siguranţei.

8. Autoritatea naţională de siguranţă publică actualizează, în mod gratuit, un ghid al solicitantului care descrie şi, după caz, explică normele naţionale aplicabile şi normele procedural naţionale aplicabile.

9. Autoritatea naţională de siguranţă pune în aplicare proceduri sau măsuri interne pentru managementul procesului de evaluare a siguranţei.

10. Fiecărui certificat de siguranţă i se atribuie un număr de identificare. Autoritatea naţională de siguranţă stabileşte structura şi conţinutul acestui număr şi le pune la dispoziţie pe site-ul web oficial.

11. În scopul evaluării cererilor, organismul de certificare a siguranţei acceptă autorizaţiile, recunoaşterile sau certificatele produselor sau serviciilor oferite de întreprinderile feroviare sau de contractanţii, partenerii sau furnizorii acestora, acordate în conformitate cu legislaţia relevantă a Uniunii Europene.

III. RESPONSABILITĂŢILE SOLICITANŢILOR

12. Fără a aduce atingere termenului permis pentru evaluare stabilit la capitolul IV, solicitantul transmite cererea de eliberare a certificatului de siguranţă sau cererea de reînnoire ori de prelungire a termenului de valabilitate a unui astfel de certificat prin intermediul ghişeului unic, înainte de următoarele date, după caz:

12.1. data planificată pentru începerea oricărei operaţiuni noi de transport feroviar;

12.2. data planificată pentru începerea unei operaţiuni de transport feroviar în condiţii diferite de cele prevăzute în certificatul de siguranţă actual, ca urmare a unei modificări substanţiale a tipului, a amplorii sau a zonei operaţiunii;

12.3. data de expirare a certificatului de siguranţă actual.

13. La transmiterea unei cereri de eliberare a unui nou certificat de siguranţă, solicitantul furnizează toate informaţiile enumerate în anexa nr.1.

14. La transmiterea unei cereri de reînnoire sau de prelungire a termenului de valabilitate a certificatului de siguranţă, solicitantul furnizează informaţiile enumerate în anexa nr.1 şi descrie modificările făcute de la momentul eliberării certificatului actual.

15. În cazul în care, în timpul activităţilor de supraveghere derulate după ultima evaluare, sunt identificate neconformităţi majore care ar putea afecta caracteristicile de siguranţă sau ar putea crea riscuri grave de siguranţă sau orice alte aspecte problematice, organismul de certificare a siguranţei decide dacă trebuie să fie reevaluat întregul dosar de cerere.

16. La solicitarea implicării prealabile, solicitantul prezintă informaţiile enumerate la punctele 1-6 din anexa nr.1, prin intermediul ghişeului unic.

17. În cazul în care dosarul transmis conţine copii ale unor documente eliberate de alte entităţi decât organismul de certificare a siguranţei, solicitantul păstrează originalele timp de cel puţin cinci ani de la expirarea perioadei de valabilitate a certificatului de siguranţă. În cazul prelungirii termenului de valabilitate sau al reînnoirii, solicitantul păstrează originalele tuturor documentelor depuse în cadrul cererii respective şi eliberate de alte entităţi decât organismul de certificare a siguranţei timp de cel puţin cinci ani de la expirarea perioadei de valabilitate a certificatului prelungit sau reînnoit. Solicitantul prezintă aceste documente originale la solicitarea autorităţii naţionale de siguranţă.

17.1. Titularul certificatului de siguranţă informează organismul de certificare a siguranţei cu privire la orice schimbare semnificativă a condiţiilor din partea relevantă a certificatului de siguranţă, care se referă la elementele sistemului de management al siguranţei. O schimbare semnificativă este situaţia care modifică în mod semnificativ condiţiile în baza cărora a fost emis certificatul de siguranţă.

IV. ETAPELE PROCEDURALE ŞI TERMENELE DE

EMITERE A CERTIFICATULUI DE SIGURANŢĂ

18. Organismul de certificare a siguranţei aplică procedurile prevăzute în anexa nr.2 privind procesul de evaluare a siguranţei.

19. Organismul de certificare a siguranţei evaluează dacă cererea conţine documentele justificative necesare, enumerate în anexa nr.1. Organismul de certificare a siguranţei informează solicitantul, fără întârzieri nejustificate, dacă cererea este completă şi, în termen de 10 zile lucrătoare, eliberează certificatul de siguranţă.

20. În cazul în care solicitantul este informat că dosarul nu este complet, organismul de certificare a siguranţei solicită prompt informaţiile necesare suplimentare, incluzând justificări şi detalii privind termenul de primire a răspunsului solicitantului.

21. Termenul pentru furnizarea informaţiilor suplimentare este restrâns, nu poate depăşi perioada prevăzută în pct.22, proporţional cu dificultatea furnizării informaţiilor solicitate şi convenit împreună cu solicitantul imediat ce acesta este informat că dosarul său nu este complet. Depistarea de către organismul de certificare a siguranţei a lipsei informaţiilor şi documentelor necesare serveşte drept temei pentru suspendarea termenului de eliberare a certificatului de siguranţă indicat la pct.19.

22. Suspendarea nu poate fi aplicată pentru o perioadă mai mare de 30 de zile calendaristice de la data notificării.

23. Organismul de certificare a siguranţei refuză eliberarea certificatului de siguranţă în cazul în care solicitantul nu întruneşte condiţiile expres specificate sau, după caz, nu demonstrează întrunirea acestor condiţii în decursul suspendării termenului de examinare a cererii şi nu furnizează informaţiile solicitate în termenul convenit.

23.1. Organismul de certificare a siguranţei trebuie să retragă certificatul de siguranţă în cazul în care constată că deţinătorul acestuia nu l-a utilizat conform destinaţiei sau nu îndeplineşte condiţiile de certificare.

23.2. Retragerea certificatului de siguranţă se efectuează în conformitate cu prevederile art.98 din Codul transportului feroviar al Republicii Moldova nr.19/2022 şi ale Legii nr.160/2011 privind reglementarea prin autorizare a activităţii de întreprinzător.

24. Certificatul de siguranţă trebuie să conţină informaţiile enumerate în anexa nr.3.

V. PROCESUL DE COMUNICARE

25. Organismul de certificare a siguranţei şi solicitantul comunică prin intermediul ghişeului unic cu privire la orice problemă menţionată la pct.34 şi 35.

26. Stadiul tuturor etapelor din procesul de evaluare a siguranţei, rezultatul evaluării şi decizia privind cererea se comunică solicitantului prin intermediul ghişeului unic.

27. Fără a aduce atingere pct.25, ghidurile solicitantului elaborate de autoritatea naţională de siguranţă sugerează modalităţi de comunicare între acestea şi solicitant.

28. Ghişeul unic confirmă primirea cererii pentru eliberarea certificatului de siguranţă.

VI. PERIOADA DE VALABILITATE A CERTIFICATELOR

DE SIGURANŢĂ ŞI GESTIONAREA INFORMAŢIILOR

29. Certificatele de siguranţă sunt valabile pentru o perioadă de cinci ani.

30. Organismul de certificare a siguranţei înregistrează în ghişeul unic toate informaţiile relevante şi rezultatul evaluării menţionate la subpct.6.2.

31. În cazul în care organismul de certificare a siguranţei utilizează un sistem de gestionare a informaţiilor pentru prelucrarea cererilor care le sunt adresate, acesta transferă toate informaţiile relevante către ghişeul unic.

VII. ORGANIZAREA DE VIZITE ŞI CONTROALE LA SEDIILE

ÎNTREPRINDERILOR FEROVIARE ŞI DE AUDITURI

32. Organizarea de vizite la sediile întreprinderilor feroviare, necesare în vederea emiterii şi eliberării certificatului de siguranţă, se efectuează în conformitate cu prevederile art.11¹ din Legea nr.160/2011 privind reglementarea prin autorizare a activităţii de întreprinzător.

32.1. Controalele şi procedurile de control necesare pentru verificarea respectării cerinţelor şi condiţiilor de certificare se planifică şi se efectuează conform prevederilor Legii nr.131/2012 privind controlul de stat şi ale Legii nr.160/2011 privind reglementarea prin autorizare a activităţii de întreprinzător.

32.2. În cazul efectuării vizitelor, controalelor şi auditurilor la sediile solicitanţilor, organismul responsabil de efectuarea vizitei, a inspecţiei sau a auditului întocmeşte un raport în care precizează problemele identificate în timpul procesului de evaluare şi menţionează dacă acestea au fost închise pe baza elementelor de probă furnizate în timpul vizitei, în urma inspecţiei sau auditului şi, dacă da, în ce mod. Acest raport poate include şi problemele suplimentare menţionate la pct.34 şi 35, care trebuie să fie rezolvate de către solicitant într-un termen convenit.

33. În cazul organizării de vizite, controale sau audituri la sediile solicitantului, acesta are obligaţia de a furniza detalii despre persoana desemnată să îl reprezinte, precum şi despre regulile şi procedurile de siguranţă aplicabile la sediu, care trebuie respectate de organismul responsabil pentru efectuarea vizitei, a controlului sau a auditului. Termenele pentru vizite, controale şi audituri, inclusiv termenele de furnizare a informaţiilor menţionate mai sus, sunt reglementate de prevederile Legii nr.131/2012 privind controlul de stat.

VIII. CLASIFICAREA PROBLEMELOR ÎN CURSUL EVALUĂRII

34. Organismul de certificare a siguranţei clasifică problemele identificate în cursul evaluării dosarului de cerere după cum urmează:

34.1. "tip 1": probleme care necesită un răspuns din partea solicitantului pentru înţelegerea dosarului de cerere;

34.2. "tip 2": probleme care pot duce la o modificare a dosarului de cerere sau la o acţiune minoră din partea solicitantului; acţiunea care urmează a fi întreprinsă rămâne la latitudinea solicitantului şi nu împiedică eliberarea certificatului de siguranţă;

34.3. "tip 3": probleme care necesită întreprinderea unor acţiuni specifice de către solicitant, a căror realizare poate fi amânată până după acordarea certificatului de siguranţă; acţiunea pentru rezolvarea problemei este propusă de către solicitant şi convenită împreună cu partea care a identificat problema;

34.4. "tip 4": probleme care necesită o modificare a dosarului de cerere sau întreprinderea unei acţiuni specifice de către solicitant; certificatul de siguranţă se acordă doar cu condiţia rezolvării problemei sau a includerii în certificat a unor restricţii sau condiţii de utilizare care să elimine problema; orice acţiune pentru rezolvarea problemei este propusă de către solicitant şi convenită împreună cu partea care a identificat problema.

35. În urma răspunsului sau a acţiunii întreprinse de către solicitant, în funcţie de problemă, organismul de certificare a siguranţei reevaluează problemele identificate, le reclasifică, după caz, şi atribuie fiecărei probleme identificate una dintre următoarele stări:

35.1. "problemă în aşteptare", dacă elementele de probă furnizate de solicitant nu sunt satisfăcătoare şi mai sunt necesare informaţii suplimentare;

35.2. "problemă reziduală care trebuie supravegheată", se referă la supravegherea în cazul în care există în continuare o problemă reziduală;

35.3. "problemă închisă", dacă solicitantul a furnizat un răspuns adecvat şi nu mai rămân alte motive de îngrijorare.

IX. COMPETENŢA PERSONALULUI IMPLICAT

ÎN EVALUAREA SIGURANŢEI

36. Organismul de certificare a siguranţei se asigură că personalul implicat în evaluări are următoarele competenţe:

36.1. cunoaşterea cadrului de reglementare relevant, astfel cum se aplică evaluării;

36.2. cunoştinţe privind modul de operare a sistemului feroviar;

36.3. un nivel adecvat de analiză critică;

36.4. experienţă în evaluarea siguranţei sau într-un sistem de gestionare similar în sectorul feroviar sau un sistem de management al siguranţei într-un sector cu probleme operaţionale şi tehnice echivalente;

36.5. competenţe de rezolvare a problemelor, comunicare şi muncă în echipă;

36.6. orice altă competenţă prevăzută de o anumită evaluare.

37. Controlul în cadrul procedurii de eliberare a certificatelor de siguranţă se efectuează de minimum doi inspectori selectaţi aleatoriu prin intermediul Sistemului informaţional "Registrul de stat al controalelor", luându-se în considerare specializarea acestora conform domeniului de control aferent.

38. Organismul de certificare a siguranţei asigură implementarea unui sistem de evaluare şi de clasificare a funcţiilor/posturilor, care include:

38.1. dezvoltarea unor niveluri de competenţă/abilitate pentru fiecare funcţie/post;

38.2. recrutarea personalului în conformitate cu nivelurile de competenţă/abilitate stabilite în fişa postului;

38.3. menţinerea, dezvoltarea şi evaluarea competenţei personalului, în baza nivelurilor de competenţă/abilitate corespunzătoare.

X. VERIFICAREA PREALABILĂ A LEGALITĂŢII REFUZULUI

DE EMITERE A CERTIFICATULUI DE SIGURANŢĂ

39. În cazul în care organismul de certificare a siguranţei emite o decizie negativă, care poate consta în refuzarea eliberării certificatului de siguranţă sau în identificarea unor restricţii sau condiţii de utilizare diferite de cele solicitate în cerere, solicitantul poate cere verificarea şi revizuirea deciziei.

40. Cererea se transmite de către solicitant prin intermediul ghişeului unic şi include o listă a aspectelor care, din punctul de vedere al solicitantului, nu au fost analizate în mod corespunzător în timpul procesului de evaluare a siguranţei.

41. Eventualele informaţii suplimentare furnizate după adoptarea deciziei privind eliberarea sau refuzarea unui certificat de siguranţă nu sunt admisibile ca elemente de probă.

42. Organismul de certificare a siguranţei asigură imparţialitatea procesului de verificare şi revizuire.

43. Procesul de verificare şi revizuire se axează pe aspectele care justifică divergenţa dintre decizia organismului de certificare a siguranţei şi cererea solicitantului.

44. Organismul de certificare a siguranţei comunică decizia de confirmare sau de adaptare a deciziei iniţiale tuturor părţilor implicate în evaluare, inclusiv solicitantului, prin intermediul ghişeului unic.

45. Contestarea acţiunilor, a inacţiunilor sau a actelor administrative emise în cadrul procedurii de control se face în conformitate cu prevederile Legii nr.131/2012 privind controlul de stat.

46. Decizia de refuz al emiterii sau reperfectării certificatului de siguranţă poate fi contestată conform procedurilor stabilite de Codul administrativ al Republicii Moldova nr.116/2018.

Anexa nr.1

la Regulamentul de stabilire a modalităţilor

practice pentru emiterea certificatelor de

siguranţă pentru întreprinderile feroviare

Conţinutul cererii de eliberare a unui certificat de siguranţă

Toate informaţiile sunt obligatorii, inclusiv documentele anexate cererii, cu excepţia celor indicate prin "O" (opţional). În cazul în care întreprinderea feroviară trebuie să stabilească un plan de măsuri corective, menţionat la pct.9, informaţiile referitoare la acest plan sunt obligatorii.

1. Tip de cerere:

1.1. certificat nou;

1.2. prelungire a termenului de valabilitate;

1.3.reînnoire;

1.4. numărul de identificare al certificatului anterior (doar în cazul cererii de prelungire a termenului de valabilitate sau de reînnoire).

2. Tipul operaţiunii solicitate (selectaţi una sau mai multe operaţiuni):

2.1. transport de călători, inclusiv servicii de mare viteză;

2.2. transport de călători, cu excepţia serviciilor de mare viteză;

2.3. transport de mărfuri, inclusiv servicii de transport de mărfuri periculoase;

2.4. transport de mărfuri, cu excepţia serviciilor de transport de mărfuri periculoase;

2.5. doar manevre;

2.6. altele.

3. Operaţiuni de transport feroviar:

3.1. data preconizată pentru începerea serviciilor/operaţiunilor (O).

4. Organism de certificare a siguranţei:

4.1. autoritatea naţională de siguranţă responsabilă de eliberarea certificatului de siguranţă.

5. Informaţii privind solicitantul:

5.1. denumire juridică;

5.2. acronim (O);

5.3. adresă poştală completă;

5.4. telefon;

5.5. fax (O);

5.6. adresă de e-mail;

5.7. site web (O);

5.8. număr naţional de înregistrare;

5.9. număr de TVA (O);

5.10. alte informaţii relevante (O).

6. Informaţii privind persoana de contact:

6.1. prenume;

6.2. nume;

6.3. titlu sau funcţie;

6.4. adresă poştală completă;

6.5. telefon;

6.6. fax (O);

6.7. adresă de e-mail;

6.8. limbă sau limbi vorbite.

7. Documente anexate cererii şi transmise pentru partea de evaluare referitoare la sistemul de management al siguranţei:

7.1. descrierea sistemului de management al siguranţei şi alte documente care demonstrează îndeplinirea cerinţelor specifice, necesare pentru întreţinerea şi exploatarea în siguranţă a infrastructurii feroviare;

7.2. informaţii privind indicarea locului din documentaţia sistemului de management al siguranţei în care se demonstrează îndeplinirea cerinţelor relevante ale specificaţiei tehnice de interoperabilitate aplicabile privind subsistemul de exploatare şi gestionare a traficului.

8. Documente transmise pentru partea naţională a evaluării:

8.1. descrierea sau demonstrarea modului în care mecanismele de management al siguranţei abordează normele naţionale relevante;

8.2. informaţii privind corelarea dintre sistemul de management al siguranţei (a se vedea subpct. 7.1) şi cerinţele stabilite în normele naţionale relevante (a se vedea subpct. 8.1).

9. Plan/planuri de măsuri corective:

9.1. stadiul actual al planului/planurilor de măsuri stabilit/stabilite de întreprinderea feroviară pentru soluţionarea oricărei neconformităţi majore şi înlăturarea oricărui alt motiv de îngrijorare identificat în cursul activităţilor de supraveghere derulate după încheierea evaluării anterioare;

9.2. stadiul actual al planului/planurilor de măsuri stabilit/stabilite de întreprinderea feroviară pentru înlăturarea motivelor de îngrijorare rămase nesoluţionate de la evaluarea anterioară.

Anexa nr.2

la Regulamentul de stabilire a modalităţilor

practice pentru emiterea certificatelor de

siguranţă pentru întreprinderile feroviare

Procesul de evaluare a siguranţei

1. Consideraţii generale

1.1. Organismul de certificare a siguranţei elaborează un proces structurat şi verificabil pentru întreaga activitate care ţine cont de elementele prevăzute în prezenta anexă. Procesul de evaluare a siguranţei este un proces iterativ, astfel cum se arată în diagrama de mai jos (a se vedea figura 1), adică organismul de certificare a siguranţei are dreptul de a depune cereri rezonabile de informaţii suplimentare sau de retransmitere în conformitate cu prezentul Regulament.

2. Primirea cererii

2.1. După primirea cererii de eliberare a certificatului de siguranţă, organismul de certificare a siguranţei confirmă în mod oficial şi fără întârziere primirea cererii.

2.2. Organismul de certificare a siguranţei alocă resurse competente pentru a efectua procesul de evaluare.

3. Verificarea iniţială

3.1. La primirea cererii, organismul de certificare a siguranţei efectuează cu promptitudine o primă verificare pentru a se asigura că:

3.1.1. solicitantul a furnizat informaţiile de bază care sunt fie impuse de legislaţie, fie necesare pentru a se da curs cererii în mod eficient;

3.1.2. dosarul de cerere conţine elemente de probă suficiente, este structurat pe plan intern şi conţine trimiteri astfel încât să poată fi evaluat în mod corespunzător în raport cu cerinţele sistemului de management al siguranţei şi cu normele naţionale notificate relevante. Organismul de certificare a siguranţei efectuează o primă examinare a conţinutului efectiv al elementelor de probă prezentate în cerere pentru a emite o primă apreciere cu privire la calitatea şi la caracterul suficient şi adecvat al sistemului de management al siguranţei;

3.1.3. după caz, se include stadiul actual al planului/planurilor de măsuri stabilit/stabilite de întreprinderea feroviară pentru soluţionarea oricărei situaţii de neconformitate majoră şi pentru înlăturarea oricărui alt motiv de îngrijorare identificat în cursul activităţilor de supraveghere derulate după evaluarea anterioară;

3.1.4. după caz, se include stadiul actual al planului/planurilor de măsuri stabilit/stabilite de întreprinderea feroviară pentru înlăturarea motivelor de îngrijorare rămase nesoluţionate de la evaluarea anterioară.

3.2. Organismul de certificare a siguranţei verifică, de asemenea, dacă elementele de probă care permit identificarea tipului şi amplorii operaţiilor şi zonei de operare preconizate sunt specificate în mod clar.

3.3. În urma verificărilor menţionate la subpct. 3.1.1 şi 3.1.2, organismul de certificare a siguranţei decide dacă există domenii în care, pentru părţile lor respective, este necesară furnizarea informaţiilor suplimentare. În cazul în care sunt necesare informaţii suplimentare, organismul de certificare poate solicita prompt informaţiile respective, în măsura în care le consideră necesare în mod rezonabil pentru a veni în sprijinul evaluării lor.

3.4. Organismul de certificare a siguranţei examinează un eşantion suficient din cereri, pentru a se asigura că informaţiile conţinute sunt uşor de înţeles. Dacă nu sunt uşor de înţeles, organismul de certificare a siguranţei decide dacă dosarul de cerere trebuie returnat, cu o solicitare de a trimite o versiune îmbunătăţită.

4. Evaluarea detaliată

4.1. După finalizarea etapei iniţiale de selecţie, organismul de certificare a siguranţei procedează la evaluarea detaliată a dosarului de cerere (a se vedea figura 2), utilizând cerinţele sistemului de management al siguranţei şi normele naţionale notificate aplicabile.

4.2. La efectuarea evaluării detaliate, organismul de certificare a siguranţei îşi exercită raţionamentul profesional, este imparţial şi proporţional şi oferă motive justificate pentru concluziile la care au ajuns.

4.3. Evaluarea stabileşte dacă cerinţele sistemului de management al siguranţei şi normele naţionale notificate relevante sunt îndeplinite sau dacă trebuie să se solicite informaţii suplimentare. În timpul evaluării, organismul de certificare a siguranţei trebuie, de asemenea, să obţină elemente de probă conform cărora cerinţele sistemului de management al siguranţei şi normele naţionale notificate aplicabile au fost îndeplinite, pe baza analizei rezultatelor sistemului de management al siguranţei, folosind metodele de eşantionare, dacă este cazul, pentru a se asigura că solicitantul a înţeles şi poate îndeplini cerinţele în funcţie de tipul şi amploarea operaţiunilor feroviare şi de zona de operare preconizate, cu scopul de a asigura exploatarea sigură a căii ferate.

4.4. Orice problemă de "tip 4" trebuie să fie soluţionată într-un mod satisfăcător pentru organismul de certificare a siguranţei şi trebuie să conducă la actualizarea dosarului de cerere, dacă este cazul, înainte de eliberarea certificatului de siguranţă.

4.5. Problemele reziduale pot fi amânate în vederea supravegherii sau se poate ajunge la un acord cu solicitantul cu privire la anumite acţiuni, pe baza propunerii de actualizare a dosarului de cerere, sau ambele. Într-un astfel de caz, soluţionarea oficială a problemei are loc după eliberarea certificatului de siguranţă.

4.6. Organismul de certificare a siguranţei trebuie să fie transparent cu privire la modul în care evaluează gravitatea fiecărei probleme identificate menţionate la pct.34.

4.7. Atunci când identifică o problemă menţionată la pct.34, organismul de certificare a siguranţei trebuie să fie specific şi să îl ajute pe solicitant să înţeleagă nivelul de detaliu care trebuie să caracterizeze răspunsul care i-a fost solicitat. În acest scop, organismul de certificare a siguranţei întreprinde următorii paşi:

4.7.1. prezintă cu exactitate cerinţele relevante ale sistemului de management al siguranţei şi normele naţionale notificate şi îl ajută pe solicitant să înţeleagă problemele identificate;

4.7.2. identifică părţile relevante ale regulamentelor şi ale normelor conexe;

4.7.3. precizează motivul pentru care anumite cerinţe ale sistemului de management al siguranţei sau o normă naţională notificată, inclusiv orice măsuri legislative conexe, nu sunt îndeplinite;

4.7.4. convine cu solicitantul cu privire la noi angajamente, documente şi orice alte informaţii justificative care trebuie furnizate în conformitate cu nivelul de detaliu al cerinţei sistemului de management al siguranţei sau al normei naţionale notificate;

4.7.5. precizează şi convine cu solicitantul asupra unui interval de timp pentru conformare, în mod rezonabil şi proporţional cu nivelul de dificultate al furnizării informaţiilor solicitate.

4.8. În cazul în care solicitantul întârzie în mod semnificativ furnizarea informaţiilor solicitate, organismul de certificare a siguranţei poate decide să prelungească termenul de răspuns al solicitantului sau să respingă cererea după notificarea solicitantului.

4.9. Termenul pentru luarea deciziei privind emiterea certificatului de siguranţă poate fi prelungit, până când informaţiile solicitate sunt furnizate, doar pe baza unei decizii adoptate de organismul de certificare a siguranţei şi cu acordul solicitantului, în unul dintre următoarele cazuri:

4.9.1. probleme de tip 1 menţionate la pct.34 care, considerate individual sau în ansamblu, ar împiedica evaluarea sau continuarea unor părţi ale evaluării;

4.9.2. probleme de tip 4 sau probleme multiple de tip 3 menţionate la pct.34 care, luate în ansamblu, pot ridica această categorie la o problemă de tipul 4, care împiedică eliberarea certificatului de siguranţă.

4.10. Pentru a fi considerate satisfăcătoare, răspunsurile în scris ale solicitantului trebuie să fie suficiente pentru a atenua preocupările exprimate şi pentru a demonstra că măsurile propuse vor îndeplini criteriile relevante sau normele naţionale notificate.

4.11. În cazul în care un răspuns este considerat nesatisfăcător, trebuie să se explice clar motivul deciziei, identificând informaţiile suplimentare sau elementele de probă solicitate solicitantului pentru ca răspunsul să fie satisfăcător.

4.12. În cazul în care se constată că cererea ar putea fi respinsă sau că ar fi nevoie de o perioadă mai lungă decât termenul permis pentru evaluare pentru a ajunge la o decizie, organismul de certificare a siguranţei poate lua în considerare eventuale măsuri de urgenţă.

4.13. Atunci când se concluzionează fie că cererea îndeplineşte toate cerinţele, fie că este improbabil să fie realizate progrese suplimentare pentru a oferi răspunsuri satisfăcătoare la problemele restante, organismul de certificare a siguranţei finalizează evaluarea prin intermediul următoarelor măsuri:

4.13.1. precizează dacă toate criteriile au fost îndeplinite sau dacă există încă aspecte nerezolvate;

4.13.2. identifică orice alte probleme reziduale;

4.13.3. identifică orice limitări sau condiţii de utilizare care urmează să fie incluse în certificatul de siguranţă;

4.13.4. elaborează rapoarte privind monitorizarea neconformităţilor majore identificate în timpul activităţilor de supraveghere;

4.13.5. se asigură că procesul de evaluare a siguranţei a fost aplicat corect;

4.13.6. compilează rezultatele evaluării, inclusiv o sinteză a concluziilor şi, după caz, un raport privind eliberarea certificatului de siguranţă.

4.14. Organismul de certificare a siguranţei înregistrează şi justifică în scris toate constatările şi hotărârile judecătoreşti, pentru a facilita atât procesul de asigurare, cât şi procesul de luare a deciziilor, precum şi pentru a oferi asistenţă în cazul utilizării unei căi de atac împotriva deciziei privind eliberarea sau refuzul eliberării certificatului de siguranţă.

5. Luarea deciziilor

5.1. Pe baza concluziilor evaluării finalizate, se ia o decizie cu privire la eliberarea unui certificat de siguranţă sau la respingerea cererii. În cazul în care trebuie eliberat un certificat de siguranţă, pot fi identificate unele probleme. Nu se eliberează un certificat de siguranţă în cazul în care a fost identificată o problemă de tip 4 menţionată la pct.34, iar aceasta nu a fost soluţionată în timpul evaluării.

5.2. Organismul de certificare a siguranţei poate decide să limiteze sfera de aplicare a certificatului de siguranţă, prin identificarea unor restricţii sau condiţii de operaţiuni, dacă se concluzionează că astfel de restricţii sau condiţii de utilizare vizează o problemă de tip 4 care ar împiedica emiterea certificatului de siguranţă. Certificatul de siguranţă este reînnoit la cererea solicitantului, după ce au fost luate în considerare toate problemele reziduale din dosarul său de cerere.

5.3. Solicitantul este informat cu privire la decizia organismului de certificare a siguranţei, inclusiv cu privire la rezultatul evaluării, şi acestuia îi este eliberat un certificat de siguranţă, după caz.

5.4. În cazul în care emiterea certificatului de siguranţă este respinsă sau dacă certificatul de siguranţă conţine restricţii sau condiţii de utilizare, altele decât cele prevăzute în cerere, organismul de certificare a siguranţei informează solicitantul, indicând motivele care au stat la baza deciziei şi oferind detalii în legătură cu procedura de solicitare a unei reexaminări a deciziei sau de introducere a unui recurs împotriva deciziei.

6. Evaluarea finală

6.1. Organismul de certificare a siguranţei trebuie să finalizeze închiderea administrativă, asigurându-se că toate documentele şi înregistrările sunt revizuite, organizate şi arhivate. În vederea îmbunătăţirii continue a procesului, organismul de certificare a siguranţei trebuie să identifice informaţiile istorice şi lecţiile învăţate pentru viitoarele evaluări.

7. Dispoziţii specifice pentru prelungirea termenului de valabilitate a unui certificat de siguranţă

7.1. Un certificat de siguranţă poate fi prelungit la cererea solicitantului, înainte de expirarea valabilităţii sale, pentru a se asigura continuitatea certificării.

7.2. În cazul unei cereri de prelungire a termenului de valabilitate, organismul de certificare a siguranţei verifică detaliile privind modificările referitoare la elementele de probă prezentate în cererea anterioară şi iau în considerare rezultatele activităţilor de supraveghere anterioare, pentru a acorda prioritate sau pentru a viza cerinţele sistemului de management de siguranţă relevante şi normele naţionale notificate în baza cărora este evaluată cererea de prelungire a termenului de valabilitate.

7.3. Organismul de certificare a siguranţei adoptă o abordare proporţională a reevaluării, pe baza nivelului modificărilor propuse.

8. Dispoziţii specifice pentru reînnoirea unui certificat de siguranţă

8.1. Un certificat de siguranţă se reînnoieşte de fiecare dată când se propune o modificare substanţială a tipului sau a amplorii operaţiunii.

8.2. În cazul în care intenţionează să efectueze orice modificare menţionată la subpct. 8.1, întreprinderea feroviară care deţine un certificat de siguranţă informează fără întârziere organismul de certificare a siguranţei.

8.3. În urma notificării de către întreprinderea feroviară, astfel cum se menţionează la subpct. 8.2, organismul de certificare a siguranţei:

8.3.1. verifică dacă modificarea referitoare la eventuala cerere este descrisă cu claritate şi dacă potenţialele riscuri în materie de siguranţă sunt evaluate;

8.3.2. discută cu reprezentanţii întreprinderii feroviare despre necesitatea de a reînnoi certificatul de siguranţă.

8.4. Organismul de certificare a siguranţei poate solicita mai multe informaţii de la solicitant. În cazul în care organismul de certificare a siguranţei este de acord că modificarea propusă nu este substanţială, acesta informează în scris solicitantul că nu este necesară o reînnoire, păstrând o evidenţă a deciziei pentru dosarul înregistrat.

8.5. În cazul unei cereri de reînnoire, organismul de certificare a siguranţei întreprinde următorii paşi:

8.5.1. verifică detaliile modificărilor aduse elementelor de probă prezentate în cererea anterioară pentru care a fost emis certificatul actual;

8.5.2. ia în considerare rezultatele activităţilor de supraveghere anterioare, în special aspectele legate de capacitatea solicitantului de a pune în aplicare şi de a monitoriza în mod eficient procesul de gestionare a modificărilor;

8.5.3. acordă prioritate sau vizează cerinţele sistemului de management al siguranţei relevante şi normele naţionale notificate în baza cărora este evaluată cererea de reperfectare.

8.6. Organismul de certificare a siguranţei adoptă o abordare proporţională a reevaluării, pe baza nivelului modificărilor propuse.

8.7. O cerere transmisă organismului de certificare a siguranţei pentru a reînnoi un certificat de siguranţă nu trebuie să ducă la prelungirea perioadei de valabilitate a acestuia.

8.8. Organismul de certificare a siguranţei decide, la cererea solicitantului, dacă certificatul de siguranţă trebuie reînnoit atunci când condiţiile în care a fost eliberat trebuie să fie schimbate fără niciun impact asupra tipului, amplorii sau zonei operaţiunii.

Procesul de evaluare a siguranţei

Figura 1. Procesul de evaluare a siguranţei

Procesul de evaluare detaliată

Figura 2. Procesul de evaluare detaliată

Anexa nr.3

la Regulamentul de stabilire a modalităţilor

practice pentru emiterea certificatelor de

siguranţă pentru întreprinderile feroviare

Conţinutul certificatului de siguranţă

Certificatul de siguranţă care confirmă acceptarea sistemului de management al siguranţei al întreprinderii feroviare, inclusiv dispoziţiile adoptate de întreprinderea feroviară pentru a îndeplini cerinţele specifice necesare pentru funcţionarea în siguranţă pe reţeaua relevantă în conformitate cu legislaţia naţională aplicabilă trebuie să conţină următoarele informaţii:

1. Numărul de identificare din certificatul de siguranţă

2. Identificarea întreprinderii feroviare:

2.1. denumire juridică;

2.2. număr naţional de înregistrare;

2.3. numărul TVA.

3. Identificarea organismului de certificare a siguranţei:

3.1. organizaţia.

4. Informaţii privind certificatul:

4.1. certificat nou;

4.2. prelungire a termenului de valabilitate;

4.3. reînnoire;

4.4. număr de identificare al certificatului anterior (doar în cazul cererii de prelungire a termenului de valabilitate sau de reînnoire);

4.5. datele de început şi de sfârşit de validitate;

4.6. tipul operaţiunii:

4.6.1. transport de călători, inclusiv servicii de mare viteză;

4.6.2. transport de călători, cu excepţia serviciilor de mare viteză;

4.6.3. transport de mărfuri, inclusiv servicii de transport de mărfuri periculoase;

4.6.4. transport de mărfuri, cu excepţia serviciilor de transport de mărfuri periculoase;

4.6.5. doar manevre;

4.6.6. alte operaţiuni.

5. Legislaţia naţională aplicabilă

6. Restricţii şi condiţii de utilizare

7. Informaţii suplimentare

8. Data eliberării şi semnătura certificată/ştampila autorităţii