Hotărâre nr. 956 din 28.12.2022

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Conceptului Sistemului

informaţional "Acte de stare civilă"

nr. 956  din  28.12.2022

 (în vigoare 02.03.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 28-30 art. 61 din 02.02.2023

* * *

Abrogat: 14.05.2026

Hotărârea Guvernului nr.236 din 06.05.2026

În temeiul Legii nr.100/2001 privind actele de stare civilă (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2001, nr.97-99, art.765), cu modificările ulterioare, art.16 şi art.22 lit.d) din Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr.6-12, art.44), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Conceptul Sistemului informaţional "Acte de stare civilă" (se anexează).

2. Se desemnează Instituţia Publică Agenţia Servicii Publice în calitate de posesor şi deţinător al Sistemului informaţional "Acte de stare civilă".

3. Instituţia Publică Agenţia Servicii Publice, în colaborare cu Instituţia Publică Agenţia de Guvernare Electronică, în termen de 12 luni:

1) va asigura crearea Sistemului informaţional "Acte de stare civilă", luând în considerare rezultatele exerciţiului de reinginerie a serviciilor publice de stare civilă realizat în cadrul implementării proiectului "Modernizarea serviciilor publice guvernamentale";

2) va elabora şi va promova, prin intermediul Cancelariei de Stat, proiectul de hotărâre a Guvernului pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Sistemului informaţional "Acte de stare civilă", precum şi a modificărilor în actele normative conexe în legătură cu instituirea sistemului informaţional respectiv.

4. Instituţia Publică Agenţia Servicii Publice va asigura funcţionarea şi dezvoltarea continuă a Sistemului informaţional "Acte de stare civilă".

5. Dezvoltarea Sistemului informaţional "Acte de stare civilă", precum şi menţinerea funcţională pe o perioadă de un an de zile de la data dării în exploatare a sistemului se vor realiza din contul mijloacelor proiectului "Modernizarea serviciilor guvernamentale". Finanţarea ulterioară a Sistemului informaţional "Acte de stare civilă" se va efectua din veniturile Agenţiei Servicii Publice, obţinute din prestarea serviciilor publice, conform pct.30 din Statutul Instituţiei Publice Agenţia Servicii Publice, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.314/2017.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.956/2022

CONCEPTUL

Sistemului informaţional

"Acte de stare civilă"

INTRODUCERE

Agenţia Servicii Publice este o instituţie publică ce are în competenţă înregistrarea de stat şi actualizarea continuă a actelor de stare civilă în conformitate cu actele normative în acest domeniu. Acest proces include înregistrarea în regim automatizat a actelor de stare civilă de către subdiviziunile teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice sau alte autorităţi publice abilitate, conform legislaţiei, să înregistreze acte de stare civilă în Registrul de stat al populaţiei – primăriile sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotare.

Sistemul informaţional "Acte de stare civilă" (în continuare – SI ASC), în calitate de contur automatizat al Registrului de stat al populaţiei, este preconizat pentru a realiza mecanismele de înregistrare a actelor de stare civilă ale persoanelor fizice şi va înlocui aplicaţiile client SIA "Subdiviziunea teritorială stare civilă" (OSC Manager) şi SIA "Arhiva actelor de stare civilă" (ARHIV) utilizate în prezent.

SI ASC va optimiza fluxurile de lucru ale angajaţilor de stare civilă şi ale angajaţilor instituţiilor împuternicite cu funcţii de înregistrare a evenimentelor şi actelor de stare civilă (misiuni diplomatice şi oficii consulare, administraţii publice locale).

Înregistrarea eficientă şi rapidă a actelor de stare civilă, cu costuri reduse pentru autorităţile abilitate să le înregistreze şi pentru cetăţeni poate fi atinsă prin automatizarea fluxurilor de lucru în cadrul unui sistem informaţional dedicat. Trecerea la schimbul electronic de informaţie, accesul la datele de stare civilă în regim online, automatizarea fluxurilor, aplicarea filtrelor şi a controlului logic cu scopul de a evita erorile mecanice vor permite excluderea dublării introducerii informaţiei primare, eliminarea erorilor, micşorarea sarcinii angajaţilor, eficientizarea serviciilor pentru cetăţeni şi creşterea considerabilă a calităţii datelor.

SI ASC va consuma din surse externe datele necesare în procesul de înregistrare a evenimentelor şi actelor de stare civilă, pentru a îmbunătăţi calitatea datelor şi pentru a reduce numărul de documente obligatorii solicitate de la cetăţeni, va contribui la producerea statisticilor oficiale şi la reducerea sarcinii informaţionale asupra respondenţilor.

Crearea unui sistem informaţional dedicat înregistrării actelor şi evenimentelor de stare civilă constituie o necesitate pentru asigurarea implementării modelului nou de prestare a serviciilor publice de stare civilă supuse reingineriei, elaborat în urma reingineriei serviciului respectiv, realizată în cadrul activităţilor proiectului "Modernizarea serviciilor guvernamentale", implementat în conformitate cu Acordul de finanţare dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare şi Acordul de împrumut dintre Republica Moldova şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare, ratificate prin Legea nr.25/2018, şi în executarea acţiunii 3.3 din Planul de acţiuni privind reforma de modernizare a serviciilor publice pentru anii 2017-2021, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.966/2016. De asemenea, dezvoltarea unui sistem informaţional nou a cărui sarcină de bază ar consta în înregistrarea actelor de stare civilă şi, implicit, documentarea acestuia, prin aprobarea, iniţial, a conceptului acestuia, se întemeiază şi pe dispoziţiile pct.10 din Hotărârea Guvernului nr.354/2020 cu privire la unele măsuri de implementare a proiectului "Modernizarea serviciilor guvernamentale".

Prezentul Concept conţine descrierea principalelor aspecte organizaţionale, metodologice şi tehnologice, în conformitate cu care este conceput SI ASC.

Soluţia aleasă pentru dezvoltarea acestui sistem informaţional ar trebui să fie una optimă, care să corespundă standardelor în domeniu şi nivelului actual de e-Transformare a guvernării – implementarea în baza unei platforme informatice de gestionare a fluxurilor, asigurându-se accesul cetăţenilor la resursele SI ASC, prin intermediul unor mijloace electronice (http://servicii.gov.md).

Implementarea SI ASC se va efectua în baza unei platforme informatice de gestionare a fluxurilor, asigurându-se accesul tuturor registratorilor prin intermediul tehnologiilor web, şi va contribui la crearea unui mediu favorabil pentru tranziţia la societatea informaţională. Valorificarea potenţialului tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi implementarea conceptelor moderne de prelucrare a informaţiei vor îmbunătăţi calitativ procesul de luare a deciziilor, vor face posibilă transparentizarea şi eficientizarea activităţii autorităţilor abilitate să înregistreze evenimente şi acte de stare civilă în fluxul lor de procesare.

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. În sensul prezentului Concept, actele de stare civilă sunt generate de evenimente la apariţia, modificarea sau încetarea drepturilor şi obligaţiilor persoanelor fizice, precum şi caracterizează statutul lor juridic.

2. SI ASC este constituit dintr-un ansamblu de resurse şi tehnologii informaţionale, mijloace tehnice de program şi metodologii aflate în interconexiune, destinate înregistrării evenimentelor şi actelor de stare civilă de către autorităţile abilitate să înregistreze evenimente şi acte de stare civilă – Agenţia Servicii Publice în calitate de organ de stare civilă, autorităţile administraţiei publice de nivelul întâi, misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotare.

3. Scopul dezvoltării SI ASC este automatizarea proceselor de înregistrare de stat a actelor de stare civilă şi prestare a serviciilor de stare civilă asociate, crearea unui mediu informaţional accesibil, modern şi securizat pentru a asigura comunicarea şi colaborarea între toate autorităţile abilitate să înregistreze acte de stare civilă, îmbunătăţirea accesului la aceste servicii şi a calităţii lor, reducerea timpului de prestare a serviciilor de stare civilă şi a costurilor atât pentru beneficiarii serviciilor, cât şi pentru autorităţile abilitate să înregistreze acte de stare civilă, precum şi eficientizarea activităţii angajaţilor implicaţi în acest proces.

4. SI ASC constituie un sistem informaţional care se caracterizează prin existenţa unui punct unic de acces la resursele, aplicaţiile şi serviciile informaţionale din cadrul Agenţiei Servicii Publice. Acesta va servi drept instrument de susţinere a tuturor activităţilor autorităţilor abilitate să înregistreze acte de stare civilă, prin oferirea mijloacelor tehnice de schimb informaţional, colaborare şi transparentizare a activităţilor desfăşurate.

5. Prin crearea SI ASC vor fi atinse următoarele obiective principale:

1) formarea şi actualizarea în timp real a Registrului de stat al populaţiei cu date de stare civilă conform principiilor şi proceselor de business descrise în rapoartele noilor modele de prestare a serviciilor publice (TO-BE (ro A FI)- "Înregistrarea naşterii", "Înregistrarea căsătoriei", "Înregistrarea divorţului" "Înregistrarea decesului", "Eliberarea documentelor de stare civilă");

2) digitalizarea fluxurilor de lucru de înregistrare primară a naşterii, a căsătoriei şi a decesului, ca evenimente de stare civilă;

3) digitalizarea fluxurilor de lucru de înregistrare a divorţului, inclusiv înregistrarea automatizată a divorţului în baza datelor din hotărârea definitivă de divorţ furnizată organului de stare civilă de instanţa judecătorească emitentă, prin mijloace electronice, în conformitate cu actele normative în domeniul schimbului de date şi interoperabilităţii;

4) digitalizarea fluxurilor de lucru pentru facilitarea accesului la date de stare civilă utilizând mijloace electronice;

5) automatizarea sarcinilor repetitive şi consumatoare de timp legate de înregistrarea evenimentelor şi actelor de stare civilă şi raportarea.

6. Principiile fundamentale pe baza cărora este proiectat şi implementat SI ASC:

1) principiul exclusivităţii – SI ASC este sursa unică a datelor de stare civilă care identifică o persoană;

2) principiul întâietăţii – SI ASC este sursa primară de identificare a evenimentelor de stare civilă a persoanei;

3) principiul legalităţii – crearea şi exploatarea SI ASC în conformitate cu legislaţia;

4) principiul integrităţii – păstrarea conţinutului datelor şi interpretarea lor univocă în condiţiile unor acţiuni accidentale. Integritatea datelor se consideră a fi păstrată dacă datele nu au fost denaturate sau distruse;

5) principiul veridicităţii – evidenţa evenimentelor de stare civilă în baza unor date autentice;

6) principiul autenticităţii – datele stocate şi prezentate de către sistem sunt autentice. Autenticitatea documentelor electronice asigură, de asemenea, nonrepudierea datelor;

7) principiul plenitudinii – asigurarea volumului complet al informaţiei gestionate de SI ASC, în conformitate cu actele normative;

8) principiul identificării – pachetelor informaţionale li se atribuie un cod de clasificare la nivel de ţară, prin care este posibilă identificarea univocă şi diferenţierea acestora;

9) principiul confidenţialităţii informaţiei – restricţionarea accesului persoanelor neautorizate la informaţia cu accesibilitate limitată;

10) principiul securităţii informaţionale – asigurarea nivelului integrităţii, exclusivităţii, accesibilităţii şi eficienţei protecţiei datelor împotriva pierderii, alterării, denaturării, deteriorării, modificării, accesului şi utilizării neautorizate. Securitatea SI ASC presupune rezistenţa la atacuri, protecţia integrităţii informaţiei şi pregătirea pentru lucru atât la nivel de sistem, cât şi la nivel de date prezentate în această informaţie;

11) principiul compatibilităţii – SI ASC trebuie să fie compatibil cu sistemele informaţionale partajate şi cu alte sisteme informaţionale de stat relevante;

12) principiul dezvoltării – SI ASC poate fi dezvoltat prin prisma apariţiei unor obiecte noi;

13) principiul modularităţii şi scalabilităţii – posibilitatea de a dezvolta SI ASC fără modificarea componentelor create anterior;

14) principiul neexcesivităţii şi pertinenţei prelucrării datelor cu caracter personal – necesitatea limitării volumului datelor cu caracter personal prelucrate, în aşa fel încât să fie prelucrate doar informaţiile relevante şi necesare în contextul realizării sarcinilor SI ASC.

7. Principiile fundamentale ale creării SI ASC stabilesc următoarele reguli specifice de funcţionare a acestuia:

1) sistemul va colecta şi va furniza în regim real de timp doar informaţii cu privire la starea civilă. Nu se vor mai colecta datele care nu ţin de competenţa Agenţiei Servicii Publice şi altor autorităţi abilitate să înregistreze evenimente şi acte de stare civilă (ocupaţia, studii etc.);

2) sistemul nu va stoca date care se regăsesc în alte registre primare, ci doar referinţe la identificatorul obiectelor din aceste registre (adrese, date personale, documente de identitate etc.);

3) se va elimina necesitatea solicitării de la cetăţeni a documentelor de stare civilă eliberate anterior în contextul prestării serviciilor publice;

4) se va elimina necesitatea solicitării de la cetăţeni a documentelor eliberate de orice altă autoritate publică, care pot fi accesate electronic, prin schimbul de date, prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), între SI ASC şi alte resursele informaţionale de stat;

5) toate sursele de date cu privire la starea civilă vor fi integrate în cadrul SI ASC, iar angajaţii subdiviziunilor teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice, precum şi angajaţii altor autorităţi publice abilitate cu atribuţii de înregistrare a actelor de stare civilă vor lucra în cadrul unui singur sistem informaţional – SI ASC;

6) se va reduce la minimum sau chiar se va elimina utilizarea registrelor tipizate de evidenţă pe suport de hârtie;

7) procesul de depunere a solicitărilor pentru serviciile de înregistrare a actelor de stare civilă (engl. front-office digitization) va fi digitalizat, pentru a minimaliza necesitatea cetăţenilor de a se prezenta la ghişeele subdiviziunilor teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice, precum şi ale altor autorităţi publice abilitate cu atribuţii de înregistrare a evenimentelor şi actelor de stare civilă. Astfel, solicitările vor putea fi depuse prin intermediul Portalului guvernamental unic al serviciilor publice (http://servicii.gov.md);

8) registratorii datelor în SI ASC vor accesa acest sistem informaţional prin intermediul unei interfeţe web puse la dispoziţie;

9) pentru accesarea sistemului toţi utilizatorii se vor autentifica prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass), înainte de a putea efectua orice operaţiune;

10) toate acţiunile fiecărui utilizator în SI ASC şi interacţiunile cu alte sisteme informaţionale vor fi jurnalizate şi auditate prin intermediul serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog);

11) toate deciziile importante în sistem vor fi semnate electronic, prin intermediul serviciului electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign);

12) utilizatorii SI ASC şi solicitanţii vor fi notificaţi despre detaliile aferente prestării serviciilor publice de stare civilă prin intermediul serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify);

13) toate plăţile aferente prestării serviciilor publice de stare civilă vor fi efectuate prin intermediul serviciului guvernamental de plăţi electronice (MPay);

14) documentele de stare civilă vor fi disponibile în format electronic, iar necesitatea ridicării copiilor pe hârtie va fi eliminată. La solicitarea expresă a cetăţeanului, certificatele prime şi extrasele de pe actele de stare civilă vor fi eliberate şi pe suport de hârtie. Certificatele pe suport de hârtie vor putea fi expediate titularilor prin intermediul serviciului guvernamental de livrare (MDelivery).

Capitolul II

SPAŢIUL JURIDICO-NORMATIV AL FUNCŢIONĂRII SI ASC

8. Crearea SI ASC este dictată de dispoziţiile Legii nr.100/2001 privind actele de stare civilă.

9. La crearea SI ASC se iau în considerare următoarele acte normative:

1) Convenţia Comisiei Internaţionale de Stare Civilă nr.16 referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976;

2) Tratatul dintre Republica Socialistă Cehoslovacă şi Uniunea Republicilor Socialiste Sovietice privind asistenţa judiciară şi raporturile juridice în materie civilă, penală şi dreptul familiei, semnat la Moscova la 12 august 1982 (în vigoare în relaţiile dintre Republica Moldova şi Slovacia din 26 mai 2006 în baza Înţelegerii, întocmite prin schimb de note, privind confirmarea aplicării prin succesiune între Republica Moldova şi Republica Slovacă a tratatelor încheiate între fosta Uniune a Republicilor Sovietice Socialiste şi fosta Republică Socialistă Cehoslovacia);

3) Convenţia de la Minsk din 22 ianuarie 1993 cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală;

4) Tratatul dintre Republica Moldova şi Republica Lituania cu privire la asistenţa juridică în materie civilă, familială şi penală, încheiat la Chişinău la 9 februarie 1993 (în vigoare din 18 februarie 1995);

5) Tratatul dintre Republica Moldova şi Republica Letonă cu privire la asistenţa juridică şi la raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, semnat la Riga la 14 aprilie 1993 (în vigoare din 18 iunie 1996);

6) Tratatul dintre Republica Moldova şi Federaţia Rusă cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, semnat la Chişinău la 2 septembrie 1993 (în vigoare din 26 ianuarie 1995);

7) Tratatul dintre Republica Moldova şi Ucraina privitor la asistentă juridică şi relaţii juridice în materie civilă şi penală, semnat la Kiev la 13 decembrie 1993 (în vigoare din 24 aprilie 1995);

8) Tratatul dintre Republica Moldova şi România privind asistenţa juridică în materie civilă şi penală, semnat la Chişinău la 6 iulie 1997 (în vigoare din 20 martie 1998);

9) Tratatul dintre Uniunea Republicilor Sovietice Socialiste şi Republica Populară Ungară privind asistenţa reciprocă în materie civilă, familială şi penală, încheiat la Moscova la 15 iulie 1958 (în vigoare în relaţiile dintre Republica Moldova şi Ungaria din 19 octombrie 2007 în baza Protocolului dintre Guvernul Republicii Moldova şi Guvernul Republicii Ungare privind succesiunea de către Republica Moldova a tratatelor bilaterale încheiate între Uniunea Republicilor Sovietice Socialiste şi Republica Ungară, semnat la Budapesta la 17 noiembrie 2005 şi în vigoare în relaţiile dintre Republica Moldova şi Cehia din 26 august 2005 în baza Înţelegerii, întocmite prin schimb de note, privind confirmarea aplicării prin succesiune între Republica Moldova şi Republica Cehă a tratatelor între fosta Uniune a Republicilor Sovietice Socialiste şi fosta Republică Socialistă Cehoslovacia);

10) Tratatul dintre Republica Moldova şi Republica Azerbaidjan cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, încheiat la Bacu la 26 octombrie 2004 (în vigoare din 12 februarie 2005);

11) Codul familiei nr.1316/2000;

12) Codul civil al Republicii Moldova nr.1107/2002;

13) Codul de procedură civilă al Republicii Moldova nr.225/2003;

14) Codul de procedură penală al Republicii Moldova nr.122/2003;

15) Codul administrativ al Republicii Moldova nr.116/2018;

16) Legea nr.880/1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova;

17) Legea taxei de stat nr.1216/1992;

18) Legea nr.338/1994 privind drepturile copilului;

19) Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat;

20) Legea nr.436/2006 privind administraţia publică locală;

21) Legea nr.71/2007 cu privire la registre;

22) Legea nr.242/2010 cu privire la taxele consulare;

23) Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;

24) Legea nr.142/2018 cu privire la schimbul de date şi interoperabilitate;

25) Hotărârea Guvernului nr.272/2002 despre măsurile privind crearea sistemului informaţional automatizat "Registrul de stat al unităţilor de drept";

26) Hotărârea Guvernului nr.333/2002 pentru aprobarea Concepţiei sistemului informaţional automatizat "Registrul de stat al populaţiei" şi Regulamentului cu privire la Registrul de stat al populaţiei;

27) Hotărârea Guvernului nr.562/2006 cu privire la crearea sistemelor şi resurselor informaţionale automatizate de stat;

28) Hotărârea Guvernului nr.760/2010 cu privire la Instituţia publică "Agenţia de Guvernare Electronică";

29) Hotărârea Guvernului nr.1123/2010 privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal;

30) Hotărârea Guvernului nr.1090/2013 privind serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

31) Hotărârea Guvernului nr.128/2014 privind platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud);

32) Hotărârea Guvernului nr.405/2014 privind serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign);

33) Hotărârea Guvernului nr.708/2014 privind serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog);

34) Hotărârea Guvernului nr.201/2017 privind aprobarea Cerinţelor minime obligatorii de securitate cibernetică;

35) Hotărârea Guvernului nr.314/2017 privind constituirea Agenţiei Servicii Publice;

36) Hotărârea Guvernului nr.966/2020 cu privire la serviciile prestate de către Agenţia Servicii Publice;

37) Hotărârea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor informaţionale de stat;

38) Hotărârea Guvernului nr.211/2019 privind platforma de interoperabilitate (MConnect);

39) Hotărârea Guvernului nr.286/2019 pentru aprobarea Instrucţiunilor cu privire la certificarea faptelor de stare civilă produse şi consemnate în localităţile din stânga Nistrului şi municipiul Bender;

40) Hotărârea Guvernului nr.375/2020 pentru aprobarea Conceptului Sistemului informaţional automatizat "Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice" (MPower) şi a Regulamentului privind modul de ţinere a Registrului împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice;

41) Hotărârea Guvernului nr.376/2020 pentru aprobarea Conceptului serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify) şi a Regulamentului privind modul de funcţionare şi utilizare a serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify);

42) Hotărârea Guvernului nr.712/2020 cu privire la serviciul guvernamental de plăţi electronice (MPay);

43) Hotărârea Guvernului nr.152/2021 cu privire la aprobarea Conceptului serviciului guvernamental de livrare (MDelivery);

44) Reglementarea tehnică "Procesele ciclului de viaţă al software-ului" RT 38370656-002:2006, aprobată prin Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.78/2006;

45) Standardul Republicii Moldova SM ISO/CEI 12207:2009 "Ingineria sistemelor şi software-ului. Procesele ciclului de viaţă al software-ului";

46) Standardul Republicii Moldova SMV ISO CEI 15288:2009 "Ingineria sistemelor şi software-ului. Procesele ciclului de viaţă al sistemului".

Capitolul III

SPAŢIUL FUNCŢIONAL AL SI ASC

10. Funcţiile de bază ale SI ASC sunt:

1) formarea resursei de date de stare civilă. Funcţiile de bază ale SI ASC sunt înregistrarea, actualizarea datelor şi radierea din evidenţă a obiectelor informaţionale (schimbarea statutului obiectului, de exemplu arhivare);

2) organizarea accesului la date. Datele conţinute în SI ASC sunt puse la dispoziţia utilizatorilor pentru organizarea procesului de schimb informaţional. Fiecare utilizator de date al SI ASC va accesa şi va utiliza aceste date numai în scopuri legale în conformitate cu drepturile de utilizator atribuite. SI ASC va asigura accesul automatizat la sistem pentru utilizatori, în urma autentificării prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

3) înregistrarea automatizată a actelor de stare civilă (cu privire la naştere, căsătorie, divorţ, deces, schimbarea numelui, prenumelui etc.);

4) interoperabilitatea. Schimbul de date cu alte sisteme informaţionale este asigurat prin platforma de interoperabilitate (MConnect);

5) jurnalizarea evenimentelor. SI ASC conţine un mecanism propriu de jurnalizare a tuturor evenimentelor de business aferente utilizării sale. Orice acţiune a utilizatorilor se documentează, arătând momentul şi utilizatorul care a efectuat acţiunea. Pentru fiecare acţiune a utilizatorului se salvează în evenimentul jurnalizat datele care au fost modificate. SI ASC jurnalizează în paralel, prin intermediul serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog), evenimentele de business critice. Toate acţiunile care sunt jurnalizate în paralel prin intermediul serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) pot fi configurate în opţiunile de administrare;

6) asigurarea calităţii informaţiei. Se realizează prin crearea şi menţinerea componentelor de calitate ale sistemului, bazate pe principiul abordării de proces;

7) securitatea şi confidenţialitatea. SI ASC trebuie să respecte următoarele cerinţe în materie de securitate şi confidenţialitate:

a) protejarea datelor prin mecanisme adecvate de securitate;

b) integritatea informaţiilor şi autenticitatea utilizatorilor, asigurate prin mecanisme de autentificare care prevăd utilizarea certificatelor calificate ale cheilor publice, eliberate în condiţiile actelor normative în domeniul semnăturii electronice şi documentului electronic;

c) aplicarea politicii corespunzătoare de securitate la nivelul serviciilor web.

11. Contururile funcţionale specifice ale SI ASC sunt:

1) conturul funcţional care asigură evidenţa evenimentelor de naştere şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

2) conturul funcţional care asigură evidenţa evenimentelor de căsătorie şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

3) conturul funcţional care asigură evidenţa evenimentelor de divorţ şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

4) conturul funcţional care asigură evidenţa evenimentelor de deces şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

5) conturul funcţional care asigură înregistrarea faptului adopţiei şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

6) conturul funcţional care asigură înregistrarea stabilirii/recunoaşterii paternităţii şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

7) conturul funcţional care asigură schimbarea numelui şi/sau a prenumelui şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

8) conturul funcţional care asigură transcrierea actului de stare civilă şi toate celelalte funcţii conexe în conformitate cu cerinţele legale;

9) conturul funcţional care asigură evidenţa documentelor:

a) documentelor de intrare în sistem;

b) documentelor de ieşire din sistem;

c) documentelor tehnologice ale sistemului;

10) conturul funcţional de administrare şi monitorizare, care asigură următoarele funcţii specifice:

a) administrarea utilizatorilor, a rolurilor şi a accesului la sistem;

b) asigurarea integrităţii logice a sistemului;

c) administrarea bazelor de date ale sistemului;

d) gestionarea copiilor de rezervă;

e) jurnalizarea evenimentelor de sistem;

f) monitorizarea performanţei sistemului;

g) suport tehnic şi mentenanţă.

12. SI ASC va constitui un sistem informaţional care va automatiza toate operaţiunile legate de înregistrarea evenimentelor şi actelor de stare civilă şi prestarea serviciilor asociate.

13. Funcţiile specifice ale SI ASC pot fi dezvoltate prin atribuirea de noi sarcini.

Capitolul IV

STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ A SI ASC

14. Proprietarul SI ASC este statul.

15. Posesorul şi deţinătorul SI ASC este Instituţia Publică Agenţia Servicii Publice (în continuare – posesor).

16. Administratorul tehnic al SI ASC este Instituţia Publică Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică, care îşi exercită atribuţiile în conformitate cu actele normative în domeniul administrării tehnice şi menţinerii sistemelor informaţionale de stat.

17. Registratorii datelor în SI ASC sunt:

1) Agenţia Servicii Publice, prin intermediul angajaţilor care activează în cadrul structurilor teritoriale ale instituţiei şi asigură înregistrarea de stat a actelor de stare civilă, în conformitate cu actele normative;

2) primăriile unităţilor administrativ-teritoriale de nivelul întâi, prin intermediul secretarilor consiliilor locale sau al altor angajaţi abilitaţi cu exercitarea atribuţiilor de înregistrare de stat a evenimentelor şi actelor de stare civilă;

3) misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotare, prin intermediul personalului diplomatic abilitat cu exercitarea atribuţiilor de înregistrare de stat a evenimentelor şi actelor de stare civilă.

18. Furnizorii datelor SI ASC sunt persoanele fizice sau persoanele juridice de drept public care prezintă date supuse înregistrării în modul stabilit de lege.

19. Destinatari ai datelor din SI ASC sunt persoanele fizice, autorităţile/instituţiile publice şi persoanele juridice de drept privat mandatate cu dreptul de a primi datele respective, conform legislaţiei privind accesul la informaţie şi celei din domeniul schimbului de date şi interoperabilităţii.

Capitolul V

DOCUMENTELE SI ASC

20. În cadrul SI ASC se folosesc următoarele categorii de documente:

1) documente de intrare, ce reprezintă baza pentru introducerea datelor în sistem;

2) documente de ieşire, obţinute ca rezultat al funcţionării sistemului;

3) documente tehnologice, care conţin informaţia ce descrie procesele tehnologice.

21. Documentele de bază de intrare ale SI ASC sunt:

1) cererea solicitantului de înregistrare a actului de stare civilă (cu privire la naştere, căsătorie, divorţ, deces, schimbarea numelui, prenumelui etc.);

2) certificatul medical constatator al naşterii;

3) certificatul medical constatator al decesului;

4) decizia autorităţii tutelare teritoriale;

5) cererea de reconstituire;

6) acordul părinţilor pentru modificarea numelui şi/sau a prenumelui copilului;

7) cererea de transcriere a actelor de stare civilă;

8) certificatul medical constatator eliberat de autorităţile străine;

9) certificatele (documentele) de capacitate matrimonială (pentru înregistrarea căsătoriei în Republica Moldova);

10) declaraţia de căsătorie;

11) declaraţia comună a soţilor privind desfacerea căsătoriei;

12) declaraţia de divorţ;

13) declaraţia privind stabilirea paternităţii cu acordul comun al părinţilor (până şi după naşterea copilului);

14) declaraţia cu privire la atribuirea numelui de familie şi/sau a prenumelui copilului;

15) declaraţia privind înregistrarea naşterii peste termenul legal de 3 luni;

16) declaraţia scrisă a persoanei care a găsit copilul/procesul-verbal (în cazul înregistrării copilului găsit);

17) documentele eliberate de autorităţile străine necesare căsătoriei;

18) hotărârea instanţei judecătoreşti;

19) hotărârea instanţei judecătoreşti pronunţată în străinătate şi încheierea de recunoaştere a acesteia;

20) procesul-verbal întocmit în cazul găsirii sau părăsirii unui copil ori a găsirii cadavrului neidentificat;

21) procura sau împuternicirea de reprezentare din Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice (MPower).

22. Documentele de bază de ieşire ale SI ASC sunt documentele de stare civilă stabilite conform cadrului normativ aplicabil (certificate, extrase de stare civilă etc.).

23. Documentele tehnologice ale SI ASC sunt:

1) versiunile documentelor şi istoricul modificărilor;

2) documentele ce conţin informaţii privind importul de date din sisteme terţe;

3) formularele de cereri;

4) documentele tehnologice privind parametrii de sistem;

5) documentele ce conţin înregistrări de audit privind acţiunile utilizatorilor în cadrul SI ASC;

6) rapoartele şi statisticile agregate privind utilizarea sistemului.

Capitolul VI

SPAŢIUL INFORMAŢIONAL AL SI ASC

Secţiunea 1

Obiectele informaţionale gestionate

24. Totalitatea obiectelor informaţionale de bază care reprezintă resursa informaţională formată de SI ASC se determină în funcţie de destinaţia acestora şi include:

1) persoana fizică (obiect format în Registrul de stat al populaţiei);

2) evenimentul de stare civilă;

3) documentul.

25. Identificatorul obiectului informaţional "Persoană fizică" este numărul de identificare de stat al persoanei fizice (IDNP), preluat din Registrul de stat al populaţiei.

26. Identificatorul obiectului informaţional "Eveniment de stare civilă" este un număr de identificare generat şi atribuit de SI ASC unui eveniment de stare civilă pe parcursul întregului flux de procesare şi stocare a datelor în SI ASC.

27. Identificatorul obiectului informaţional "Document" este un număr de identificare generat şi atribuit de SI ASC unui document de stare civilă pe parcursul întregului flux de procesare şi stocare a datelor în SI ASC.

28. Toate legăturile în cadrul SI ASC se vor baza pe numerele de identificare de stat IDNP/IDNO iniţial generate în Registrul de stat al populaţiei şi în Registrul de stat al unităţilor de drept, în conformitate cu regulile aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.333/2002 şi prin Hotărârea Guvernului nr.272/2002. Pentru acestea nemijlocit în SI ASC se menţin numai numerele de identificare de stat (IDNP/IDNO) şi nu se admite modificarea identificatorului.

29. Scenariile de bază reprezintă un şir de evenimente ce se petrec cu obiectul informaţional şi de care se ţine cont în sistem (evidenţa iniţială, actualizarea şi radierea obiectelor informaţionale).

Grupul de scenarii, relaţionate cu introducerea şi actualizarea informaţiei, interacţionează cu obiectele informaţionale ale sistemului în modul următor:

1) pentru obiectul informaţional "Persoana fizică":

a) evidenţa iniţială, cu atribuirea iniţială a numărului de identificare de stat pentru persoana fizică (IDNP):

- la naştere;

- la prima solicitare a înregistrării actelor de stare civilă;

b) actualizarea datelor:

- la înregistrarea naşterii;

- la înregistrarea stabilirii şi ruperii relaţiilor de rudenie/filiaţie;

- la înregistrarea decesului;

- la înregistrarea schimbării numelui şi/sau a prenumelui;

- la schimbul interinstituţional de informaţii;

c) radierea din evidenţă: în cazul decesului sau în temeiul deciziei instanţei de judecată referitor la decesul persoanei respective;

2) pentru obiectul informaţional "Eveniment de stare civilă":

a) evidenţa iniţială: la înregistrarea primară a evenimentului în sistem;

b) actualizarea datelor: la luarea deciziei de către persoana responsabilă;

c) radierea din evidenţă: la anularea evenimentului;

3) pentru obiectul informaţional "Document":

a) evidenţa iniţială: la înregistrarea primară a documentului în sistem;

b) actualizarea datelor:

- la modificarea statutului documentului;

- la modificarea termenului de valabilitate;

- la luarea deciziei de către persoana responsabilă;

c) radierea din evidenţă: la expirarea termenului de valabilitate.

30. Obiectele informaţionale reprezintă un ansamblu de atribute ce le caracterizează:

1) datele despre obiectul informaţional "Persoana fizică": vor corespunde structurii setului de atribute din Registrul de stat al populaţiei, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.333/2002;

2) datele despre obiectul informaţional "Eveniment de stare civilă":

a) tip eveniment;

b) ID eveniment;

c) motivul (temeiul legal), data şi ora înregistrării evenimentului;

d) motivul (temeiul legal), data şi ora rectificării evenimentului;

e) motivul (temeiul legal), data şi ora radierii evenimentului;

f) IDNO-ul autorităţii care a înregistra/rectificat/radiat evenimentul;

g) IDNP-ul persoanei fizice/posesorului evenimentului;

h) IDNP-ul solicitantului serviciului de stare civilă;

i) IDNP-ul operatorului serviciului de stare civilă care a procesat datele;

3) datele despre obiectul informaţional "Document": în funcţie de tipul documentului, SI ASC înregistrează următoarele atribute:

a) tip document (acte stare civilă, intrare/ieşire/tehnologic etc.);

b) ID document;

c) ID eveniment;

d) statutul documentului;

e) denumirea documentului;

f) termenul de valabilitate a documentului;

g) motivul (temeiul legal), data şi ora emiterii documentului;

h) motivul (temeiul legal), data şi ora rectificării documentului;

i) motivul (temeiul legal), data şi ora radierii documentului;

j) IDNP-ul solicitantului serviciului de stare civilă;

k) IDNO-ul autorităţii care a eliberat/rectificat/radiat documentul;

l) IDNP-ul operatorului serviciului de stare civilă care a procesat datele.

31. În SI ASC, suplimentar informaţiilor expuse mai sus, pot fi înscrise şi alte informaţii aferente înregistrării evenimentelor de stare civilă, conform actelor normative aplicabile.

32. Obiectele informaţionale preluate de SI ASC din alte sisteme informaţionale vor fi identificate în conformitate cu regulile sistemului informaţional în care au fost introduse/create.

33. Informaţiile din SI ASC se furnizează de către deţinător în conformitate cu actele normative în domeniul schimbului de date şi interoperabilităţii.

Secţiunea a 2-a

Interacţiunea SI ASC cu alte sisteme informaţionale

relevante şi cu sistemele informaţionale partajate

34. Pentru asigurarea funcţionării corecte a SI ASC aferente procedurii de înregistrare de stat a unităţilor de drept, SI ASC interacţionează, prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), cu următoarele sisteme informaţionale de stat:

1) Sistemul informaţional automatizat "Registrul de stat al populaţiei" – pentru schimbul automatizat de date privind persoanele fizice luate în evidenţă, înregistrarea persoanelor neidentificate în Registrul de stat al populaţiei cu atribuirea codului IDNP în procesul înregistrării primare a evenimentului de stare civilă, înregistrarea/actualizarea/radierea evenimentelor de stare civilă în Registrul de stat al populaţiei;

2) Sistemul informaţional în domeniul protecţiei copilului – pentru schimbul automatizat de date privind copiii (aflaţi în situaţie de risc, separaţi de părinţi, adoptaţi, răpiţi, repatriaţi) şi familia lor sau reprezentanţii/responsabilii legali, inclusiv deciziile organelor de tutelă/curatelă;

3) Sistemul informaţional "Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor" – pentru schimbul automatizat de date privind hotărârile instanţelor de judecată care constituie temei de înregistrare, modificare şi anulare a actelor de stare civilă;

4) Sistemul informaţional automatizat "Asistenţa Medicală Primară" şi Sistemul informaţional automatizat "Asistenţa Medicală Spitalicească" – pentru schimbul automatizat de date privind înregistrarea electronică a constatării medicale a naşterii şi a decesului;

5) alte sisteme informaţionale stabilite de cadrul normativ aplicabil.

Dacă pentru înregistrarea evenimentului sau a actului de stare civilă legea prevede deţinerea unui document ale cărui date sunt disponibile în resursele informaţionale ale altor instituţii de stat, ele pot fi consumate sau furnizate prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect).

35. SI ASC va interacţiona cu sistemele informaţionale partajate şi cu sistemele informaţionale din posesia altor autorităţi publice, cum ar fi, spre exemplu:

1) platforma de interoperabilitate (MConnect) – pentru schimbul de date între SI ASC şi alte sisteme informaţionale de stat;

2) serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) – pentru autentificarea şi controlul accesului în cadrul sistemului pe bază de roluri;

3) serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign) – pentru semnarea electronică a înregistrărilor;

4) Sistemul informaţional automatizat "Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice" (MPower) – pentru validarea împuternicirilor de reprezentare în procedura de înregistrare de stat a evenimentelor de stare civilă;

5) serviciul electronic guvernamental de notificare (MNotify) – pentru notificarea utilizatorilor SI ASC şi a beneficiarilor serviciilor de stare civilă;

6) serviciul guvernamental de plăţi electronice (MPay) – pentru achitarea şi, respectiv, încasarea plăţilor de la persoanele fizice în procesul prestării serviciilor de înregistrare de stat a evenimentelor de stare civilă;

7) serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) – pentru asigurarea evidenţei operaţiunilor (evenimentelor) de creare/modificare/anulare a evenimentelor de stare civilă;

8) serviciul guvernamental de livrare (MDelivery) – pentru oferirea beneficiarilor serviciilor de stare civilă, la solicitare, a posibilităţii de recepţionare a documentelor de stare civilă, a extraselor de pe înregistrările de stare civilă solicitate de beneficiari a fi eliberate pe suport de hârtie;

9) sistemul informaţional "Statistica Populaţiei şi Migraţiei" sau alte registre statistice.

Capitolul VII

SPAŢIUL TEHNOLOGIC AL SI ASC

36. SI ASC va asigura un sistem unitar de acces la informaţiile de stare civilă atât autorităţilor care participă la emiterea actelor de stare civilă, cât şi celor care validează/notifică producerea unui eveniment care are impact asupra activităţilor de emitere a acestor acte.

37. SI ASC va utiliza standarde deschise şi va fi compatibil cu sisteme care, la fel, utilizează standarde nonproprietare, precum şi cu standardele deja existente.

38. Arhitectura complexului software-hardware, lista produselor software şi a mijloacelor tehnice utilizate la crearea infrastructurii informaţionale se determină de către posesor la etapele ulterioare de dezvoltare a sistemului, ţinând cont de:

1) implementarea unei soluţii bazate pe arhitectura orientată spre servicii (Service Oriented Arhitecture), care oferă posibilitatea reutilizării unor funcţii ale sistemului cu noi funcţionalităţi fără a afecta funcţionarea sistemului, dezvoltarea lui, crearea de servicii noi şi actualizarea serviciilor existente fără modificarea codului-sursă;

2) implementarea funcţionalităţilor de arhivare (backup) şi restabilire a datelor în caz de incidente.

39. Sistemul de comunicaţii se va baza pe infrastructura şi echipamentul reţelelor guvernamentale, care includ posibilitatea conectării la internet. Infrastructura existentă va fi planificată în mod corespunzător, pentru a asigura nivelele adecvate de performanţă şi capacitate.

40. SI ASC va fi găzduit pe platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud).

41. Interfaţa de utilizare a SI ASC se va adapta automat la diverse rezoluţii de afişare şi va fi disponibilă, iniţial, în cel puţin trei limbi: română (ISO 639-1: "RO"), rusă (ISO 639-1: "RU") şi engleză (ISO 639-1: "EN"). Adăugarea de noi limbi urmează să fie posibilă la nivel de configuraţie, fără a fi necesară modificarea codului de program al sistemului informaţional.

42. SI ASC va sprijini şi date ale utilizatorilor în mai multe limbi, de exemplu, capacitatea de a include valori ale câmpului în alfabet latin şi chirilic. În baza configuraţiei de afaceri, unele câmpuri de date pot conţine simultan mai multe valori de limbă.

43. Interfaţa de utilizare a SI ASC va fi implementată folosind tehnologii care vor asigura funcţionarea serviciului pe dispozitivele mobile.

44. Având în vedere importanţa şi rolul SI ASC în formarea şi completarea Registrului de stat al populaţiei cu date privind starea civilă, sunt necesare o disponibilitate înaltă şi accesul neîntrerupt la sistem. Se va asigura funcţionarea nonstop a SI ASC, precum şi a tuturor operaţiunilor tehnice şi comerciale de rutină, fără a fi necesar să se întrerupă accesul registratorilor, utilizatorilor şi/sau activităţile din cadrul sistemului. Din acest motiv, întreaga soluţie va fi construită în regim de înaltă disponibilitate (24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână).

Capitolul VIII

ASIGURAREA SECURITĂŢII INFORMAŢIONALE

45. Securitatea informaţională presupune protecţia SI ASC, la toate etapele proceselor de creare, procesare, stocare şi transmitere a datelor, de acţiuni accidentale sau intenţionate cu caracter artificial sau natural, care au ca rezultat cauzarea prejudiciului posesorului şi utilizatorilor resurselor informaţionale şi infrastructurii informaţionale.

46. Asigurarea securităţii informaţiei va fi realizată în conformitate cu Cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.201/2017. Pentru gestiunea riscurilor de securitate va fi implementată o politică generală de securitate. Personalul implicat în utilizarea şi administrarea SI ASC va fi instruit în ceea ce priveşte riscurile de securitate la care poate fi expus. Politica de securitate va include prevederi referitoare la organizarea auditurilor periodice de securitate pentru a verifica politica şi conformitatea cu regulile de securitate, precum şi pentru a stabili domeniile care necesită îmbunătăţiri.

47. Pericolele securităţii informaţionale sunt:

1) colectarea şi utilizarea ilegală a datelor;

2) încălcarea tehnologiei de prelucrare a datelor;

3) implementarea în produsele software şi hardware a componentelor care îndeplinesc funcţii neprevăzute în documentaţia aferentă acestor produse;

4) elaborarea şi răspândirea programelor ce afectează funcţionarea normală a sistemelor informaţionale şi a comunicaţiilor electronice, precum şi a sistemelor securităţii informaţionale;

5) nimicirea, deteriorarea, suprimarea radioelectronică sau distrugerea mijloacelor şi sistemelor de prelucrare a datelor şi comunicaţiilor electronice;

6) influenţarea sistemelor cu parolă-cheie de protecţie a sistemelor automatizate de prelucrare şi transmitere a datelor;

7) compromiterea cheilor şi mijloacelor de protecţie criptografică a informaţiei;

8) scurgerea informaţiei prin canale tehnice;

9) implementarea dispozitivelor electronice pentru interceptarea informaţiei în mijloacele tehnice de prelucrare, păstrare şi transmitere a datelor utilizând sistemele de comunicaţii, precum şi în încăperile de serviciu ale autorităţilor administraţiei publice;

10) nimicirea, deteriorarea, distrugerea sau sustragerea suporturilor de informaţie mecanice sau de alt tip;

11) interceptarea datelor în reţelele de transmitere a datelor şi în liniile de comunicaţii, decodificarea acestei informaţii şi impunerea unei informaţii false;

12) utilizarea tehnologiilor informaţionale naţionale şi internaţionale necertificate, a mijloacelor de protecţie a informaţiei şi a mijloacelor de informatizare la crearea şi dezvoltarea infrastructurii informaţionale de comunicaţii electronice;

13) accesul nesancţionat la resursele informaţionale din băncile şi bazele de date;

14) încălcarea restricţiilor legale privind răspândirea informaţiei;

15) încălcarea prevederilor Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.

48. SI ASC asigură următoarele obiective de securitate:

1) autentificarea – garantează că zonele restricţionate ale SI ASC vor fi accesibile doar utilizatorilor cu o identitate verificată prin serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

2) autorizarea – garantează că utilizatorii autentificaţi prin serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) pot accesa serviciile şi datele care corespund drepturilor lor de acces;

3) confidenţialitatea – garantează că datele înregistrate în SI ASC nu pot fi accesate de o parte terţă neautorizată;

4) integritatea – garantează că datele înregistrate în SI ASC nu au fost modificate sau alterate de o parte terţă neautorizată;

5) nonrepudierea – garantează că datele înregistrate în SI ASC nu pot fi negate mai târziu.

49. Pentru atingerea obiectivelor de securitate, SI ASC dispune de mai multe mecanisme de securitate:

1) semnătura electronică – mecanism ce asigură integritatea şi nonrepudierea datelor înregistrate în SI ASC;

2) firewall – filtrul firewall face parte din arhitectura tehnică a platformei tehnologice guvernamentale comune (MCloud) pentru a asigura un mecanism de apărare împotriva utilizatorilor externi neautorizaţi;

3) antivirus/antispam – soluţiile hardware şi/sau software asigură protecţia antivirus şi antispam pentru toate serverele. Fişierele se scanează la încărcare în sistem. În cazul detectării unui fişier infectat, procedura de încărcare este oprită şi fişierul – respins;

4) sistem de detectare a intruziunilor – sistem de detectare a accesului neautorizat la nivelul componentelor de sistem ale SI ASC;

5) comunicare sigură (transferuri de date) între serverele web şi utilizatori – schimbul de informaţii confidenţiale este securizat;

6) backup sistematic al datelor păstrate – permite recuperarea rapidă şi fiabilă a datelor în caz de incident care a dus la pierderea sau deteriorarea datelor;

7) instrument de înregistrare a evenimentelor de audit – toate activităţile desfăşurate de către utilizatori, indiferent dacă au succes sau nu (cum ar fi conectările încercate, dar nereuşite), sunt monitorizate şi înregistrate în jurnalele SI ASC cu acces limitat pentru utilizatorii neautorizaţi.

50. În cadrul SI ASC se asigură generarea şi păstrarea înregistrărilor de audit al securităţii pentru operaţiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal, în condiţiile actelor normative în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal. Înregistrările de audit al operaţiunilor şi rezultatele acestora pot fi accesate de Centrul Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal şi puse la dispoziţia acestuia în scopul investigării potenţialelor încălcări ale regimului de prelucrare/protecţie a datelor cu caracter personal. SI ASC va utiliza funcţionalitatea de autentificare doar prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass).

51. Utilizatorii SI ASC vor fi autorizaţi să acceseze doar blocurile funcţionale şi datele pentru care au permisiunile necesare, conform rolurilor fiecăruia. Utilizatorii şi rolurile acestora vor fi gestionate prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass). Sistemul va prelua rolurile utilizatorilor din serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass).

52. O necesitate importantă legată de securitate este necesitatea păstrării înregistrărilor de audit pentru analiza integrităţii sistemului şi pentru monitorizarea activităţii utilizatorilor. SI ASC se va baza pe un mecanism de înregistrări de audit dublu (intern şi cu utilizarea serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog)), ce urmează practicile internaţionale.

ÎNCHEIERE

53. Prezentul Concept conţine descrierea principalelor aspecte organizaţionale, metodologice şi tehnologice în conformitate cu care este concepută şi va fi implementată soluţia tehnică necesară pentru asigurarea evidenţei evenimentelor de stare civilă înregistrate în Republica Moldova.

54. Implementarea SI ASC va permite modernizarea serviciilor publice de stare civilă, centrate pe interesele solicitanţilor şi beneficiarilor acestor servicii, prin optimizarea şi eficientizarea activităţii autorităţilor abilitate să efectueze înregistrări de stare civilă.

55. Beneficiile implementării SI ASC se regăsesc, în primul rând, în sporirea calităţii serviciilor de înregistrare de stat a evenimentelor şi actelor de stare civilă prestate cetăţenilor şi de eficientizare a colaborării dintre instituţiile implicate în procesul de eliberare a documentelor de stare civilă.

56. Beneficiile instituirii şi funcţionării SI ASC pentru cetăţean:

1) creşterea gradului de transparenţă a prelucrării datelor de stare civilă, oferind cetăţeanului atât posibilitatea de a vizualiza datele de stare civilă care se referă la el personal, cât şi un instrument de monitorizare permanentă a stadiului soluţionării cererii de înregistrare a evenimentului de stare civilă;

2) reducerea procentului de eroare în procesul de prelucrare a informaţiilor de stare civilă, prin asistarea şi prelucrarea automatizată a acestora, respectiv prin compararea datelor prezentate cu cele existente în Registrul de stat al populaţiei;

3) reducerea timpului necesar pentru emiterea unui document de stare civilă pe suport de hârtie, prin prelucrarea cu mijloace TI a datelor aferente, tipărirea automată a certificatelor, la solicitarea beneficiarilor, şi reducerea/eliminarea activităţilor executate manual de către utilizatori;

4) excluderea necesităţii prezentării documentelor de stare civilă autorităţilor publice;

5) asigurarea confidenţialităţii, integrităţii şi disponibilităţii datelor personale ale cetăţeanului în timpul prelucrării informaţiilor de stare civilă, prin utilizarea unor tehnologii avansate de securitate şi protecţie. Utilizarea de către angajaţii subdiviziunilor teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice şi ai altor autorităţi abilitate să înregistreze acte de stare civilă a unei interfeţe web care va realiza un echilibru între activităţile specifice de protecţie a datelor şi cele necesare pentru accesibilitate şi utilizare facilă a acestora;

6) accesul securizat al cetăţeanului la cele mai recente informaţii publice cu privire la regulamentele de prestare a serviciilor publice de înregistrare de stat a actelor de stare civilă, caracterul gratuit sau oneros al serviciilor, tarifele pentru serviciile prestate contra plată şi înlesnirile aplicabile, deciziile emise, imprimarea şi descărcarea de formulare electronice, trimiterea solicitărilor de informaţii pe bază de şabloane electronice;

7) prestarea serviciilor publice în mod electronic, prin asigurarea suportului tehnic necesar, respectiv prin interconectarea la SI ASC a tuturor autorităţilor şi instituţiilor publice, conform competenţelor;

8) documentele pe care cetăţeanul este obligat să le prezinte la desfăşurarea evenimentului de stare civilă, conform legislaţiei, vor fi necesare doar la prima înregistrare în sistem (vor fi scanate cele emise în străinătate), ulterior acestea nu vor mai fi aduse de cetăţean, ele fiind descărcate/consultate direct din arhiva electronică. Arhiva electronică astfel creată va putea fi folosită în interesul cetăţeanului şi în desfăşurarea altor activităţi de emitere a documentelor.

57. Beneficiile instituirii şi funcţionării SI ASC pentru sectorul public:

1) asigurarea schimbului de date cu privire la extrasele de stare civilă, în format electronic, semnate electronic, între unităţile/structurile administraţiei publice locale şi centrale, conform legislaţiei, sau, în funcţie de necesităţi, a schimbului doar al unor anumite date din baza de date;

2) asigurarea fluxului de date de stare civilă între autorităţi şi cetăţean, pentru date înregistrate deja în SI ASC. Se va asigura accesul la acest sistem atât al subdiviziunilor teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice, cât şi al altor autorităţi abilitate să înregistreze acte de stare civilă. Solicitările cetăţenilor vor ajunge rapid şi sigur la autoritatea competentă să le soluţioneze;

3) reducerea timpului mediu de procesare pentru actualizarea informaţiilor de stare civilă în SI ASC;

4) creşterea acurateţei şi a disponibilităţii datelor de stare civilă înregistrate în sistem;

5) reducerea cheltuielilor de stocare a informaţiilor de stare civilă pentru administraţiile publice care au atribuţii în domeniul de stare civilă;

6) asigurarea accesului la informaţiile din SI ASC din toate subdiviziunile teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice;

7) eliminarea redundanţei datelor din diverse sisteme informaţionale şi posibilitatea integrării cu alte sisteme informaţionale beneficiare ale informaţiilor de stare civilă, care sunt funcţionale sau vor fi dezvoltate la nivel naţional şi local;

8) asigurarea unui mediu operaţional partajat, precum şi a unei securităţi înalte a datelor electronice, a informaţiilor şi a schimburilor de documente în cadrul şi între autorităţile publice.

58. Beneficiile generale ale instituirii şi funcţionării sistemului SI ASC:

1) reducerea birocraţiei prin eliminarea treptată a evidenţelor manuale, respectiv simplificarea fluxului de activităţi pe linie de stare civilă (eliminarea exemplarului nr.2 al actului de stare civilă, reducerea numărului de documente prezentate de cetăţean pe suport de hârtie, eliminarea corespondenţei pe suport de hârtie între autorităţile şi instituţiile publice care procesează informaţii de stare civilă etc.);

2) informaţii online/în timp real pentru cetăţeni şi utilizatorii sistemului;

3) standardizarea datelor şi acurateţea informaţiilor gestionate de sistem;

4) asigurarea unui mediu electronic standardizat pentru centralizarea informaţiei cu privire la documentele de stare civilă;

5) colectarea informaţiilor la nivel naţional în timp real şi transpunerea/accesarea lor facilă de către toţi utilizatorii implicaţi în procesul de emitere, aprobare şi gestiune a acestor documente;

6) asigurarea transparenţei activităţilor desfăşurate de subdiviziunile teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice şi de alte autorităţi abilitate să înregistreze acte de stare civilă;

7) simplificarea procesului de culegere, introducere, modificare, actualizare şi eliberare a informaţiilor;

8) asigurarea unui mediu electronic de tip "one stop shop" pentru serviciile oferite de către subdiviziunile teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice şi alte autorităţi abilitate să înregistreze acte de stare civilă, precum şi instituţiile partenere (instituţiile medico-sanitare, organele de tutelă locale, notarii etc.) în legătură cu documentele de stare civilă ale cetăţenilor;

9) oferirea pentru cetăţeni, utilizatorii sistemului şi autorităţile şi instituţiile publice a unui mediu electronic de încredere, ca alternativă la procesul actual consumator de timp şi resurse;

10) reducerea timpului la înregistrarea, completarea şi depunerea documentelor necesare pentru emiterea sau eliberarea unui document de stare civilă;

11) asigurarea unui mediu electronic standardizat pentru centralizarea documentelor/informaţiei aferente fiecărui tip de document gestionat de SI ASC;

12) centralizarea în format electronic a informaţiilor cu privire la documentele de stare civilă deţinute de subdiviziunile teritoriale ale Agenţiei Servicii Publice şi de alte autorităţi abilitate să înregistreze acte de stare civilă;

13) evitarea aglomerării birourilor pentru prestarea serviciilor de stare civilă, prin oferirea unui instrument modern de completare/transmitere/validare a informaţiilor necesare;

14) posibilitatea interconectării/interoperabilităţii cu sistemele informaţionale de stat din posesia altor autorităţi şi instituţii publice pentru schimbul bidirecţional de date.