Hotărâre nr.1221 din 12.09.2023 pentru aprobarea Instrucţiunii privind particularităţile evidenţei contabile în organele electorale, a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobarea formularelor documentelor primare şi managementul angajamentelor

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

H O T Ă R Â R E

pentru aprobarea Instrucţiunii privind particularităţile evidenţei

contabile în organele electorale, a cheltuielilor pentru organizarea

şi desfăşurarea alegerilor, aprobarea formularelor documentelor

primare şi managementul angajamentelor

nr. 1221  din  12.09.2023

 (în vigoare 04.10.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 373-375 art. 939 din 04.10.2023

* * *

În temeiul art.25 lit.c), 32 şi 48 alin.(2) din Codul electoral nr.325/2022 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.426-427, art.770), Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Instrucţiunea privind particularităţile evidenţei contabile în organele electorale, a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobarea formularelor documentelor primare şi managementul angajamentelor (se anexează).

2. Se abrogă hotărârea Comisiei Electorale Centrale nr.4191/2020 "Pentru aprobarea Instrucţiunii privind particularităţile evidenţei contabile a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2020, nr.235-239, art.857).

3. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobată

prin hotărârea Comisiei Electorale Centrale

nr.1221 din 12 septembrie 2023

INSTRUCŢIUNE

privind particularităţile evidenţei contabile în organele electorale,

a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor,

aprobarea formularelor documentelor primare

şi managementul angajamentelor

Capitolul I.

DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezenta instrucţiune stabileşte modul de utilizare a mijloacelor financiare distribuite către consiliile electorale de circumscripţie, regulile evidenţei contabile în organele electorale, forma şi conţinutul formularelor documentelor primare, managementul angajamentelor, modul de raportare a executării devizului de cheltuieli în perioada electorală, precum şi regulile de arhivare a documentelor financiar-contabile.

2. Prevederile prezentei instrucţiuni se aplică de către preşedinţii consiliilor electorale de circumscripţie care sunt responsabili de gestionarea mijloacelor financiare alocate consiliului şi de către contabilii consiliilor electorale de circumscripţie care asigură organizarea corectă a evidenţei contabile în conformitate cu normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216/2015 şi cu prevederile prezentei instrucţiuni.

3. În temeiul art.27 lit.j) din Codul electoral nr.325/2022, Comisia Electorală Centrală (în continuare – Comisie) distribuie mijloacele financiare prevăzute pentru desfăşurarea alegerilor şi coordonează procesul de asigurare tehnico-materială a alegerilor.

4. Potrivit art.47 alin.(5) din Codul electoral nr.325/2022, Comisia stabileşte modul de finanţare a consiliilor electorale. Mijloacele financiare se distribuie pentru fiecare consiliu electoral în parte în baza devizelor de cheltuieli efective aprobate după:

1) constituirea consiliilor electorale de către Comisie şi confirmarea componenţei lor nominale;

2) aprobarea statului de personal la propunea consiliului electoral de circumscripţie;

3) stabilirea prin hotărâre a Comisiei a numărului de membri ai organelor electorale şi de funcţionari ai aparatelor de lucru ale acestora care pot fi degrevaţi sau, după caz, convocaţi, precum şi a termenului acestor degrevări/convocări;

4) degrevarea sau, după caz, convocarea membrilor consiliilor electorale, precum şi numirea personalului din cadrul aparatelor acestora.

5. Pentru activitatea birourilor electorale, distribuirea mijloacelor financiare se efectuează de către consiliul electoral, în baza devizelor de cheltuieli efective aprobate pentru fiecare birou electoral după:

1) constituirea birourilor electorale de către consiliul electoral;

2) degrevarea sau, după caz, convocarea membrilor birourilor electorale;

3) aprobarea statului de personal al biroului şi numirea acestuia.

6. În conformitate cu prevederile art.45 alin.(9) din Codul electoral nr.325/2022 şi ale pct.59 din Regulamentul de activitate al consiliului electoral de circumscripţie în perioada electorală, aprobat prin hotărârea Comisiei Electorale Centrale nr.1100/2023, statul de personal al aparatului consiliului electoral include unităţi de contabil (inclusiv câte un contabil-şef), specialişti (consultanţi, operatori) şi personal tehnic, care este numit în funcţie prin hotărâre a consiliului respectiv. Contabilul-şef numit în componenţa aparatului consiliului trebuie să aibă, în mod obligatoriu, studii economice şi vechime în muncă de cel puţin doi ani în sistemul bugetar. Totodată, şoferul (categoria personal tehnic), numit prin hotărâre a consiliului/ biroului, obligatoriu trebuie să aibă în proprietate sau să deţină în posesie un autovehicul pe care îl va folosi în exercitarea atribuţiilor sale.

7. În cazul alegerilor parlamentare, prezidenţiale, locale generale şi al referendumului republican, consiliul electoral de circumscripţie utilizează codurile fiscale existente înregistrate la Serviciul Fiscal de Stat şi în Sistemul Informaţional de Management Financiar (SIMF), care este creat ca organ electoral ierarhic inferior (Org2). În cazul alegerilor locale noi şi al referendumului local sau, după caz, pentru organizarea activităţii consiliului electoral de circumscripţie, acesta obţine codul fiscal de la Serviciul Fiscal de Stat şi transmite Comisiei în decurs de 24 de ore copia autentificată de pe certificatul de atribuire a codului fiscal, după care Direcţia financiar-economică din cadrul Aparatului Comisiei transmite Ministerului Finanţelor cererea de creare a organului electoral ierarhic inferior (Org2) în Sistemul Informaţional de Management Financiar.

8. Pentru deservirea prin sistemul trezorerial al Ministerului Finanţelor, consiliul electoral de circumscripţie/contabilul-şef are obligaţia să prezinte trezoreriei regionale a Ministerului Finanţelor cererea de deservire cu următoarele documente anexate: hotărârea cu privire la constituirea consiliului electoral de circumscripţie, dispoziţia preşedintelui Comisiei de numire în funcţie a preşedintelui consiliului electoral, hotărârea de confirmare a componenţei nominale a consiliului electoral, procesul-verbal al şedinţei privind alegerea secretarului consiliului electoral, iar în cazul alegerilor locale noi, procesul-verbal al şedinţei privind alegerea preşedintelui şi secretarului organului electoral, hotărârea/ordinul de numire în funcţie a contabilului-şef, copia autentificată de pe buletinele de identitate ale preşedintelui şi contabilului-şef, fişa cu specimenele semnăturilor şi amprenta ştampilei autentificată de către Comisie şi certificatul de atribuire a codului fiscal în copie.

9. Pentru deservirea la distanţă, prezentarea documentelor de plată, generarea extraselor de cont, a registrelor privind contractele înregistrate şi vizualizarea codurilor IBAN etc., consiliul electoral de circumscripţie, conform Ordinului ministrului finanţelor nr.122 din 12 august 2015, cu modificările ulterioare, încheie cu trezoreriile regionale contracte privind utilizarea serviciului electronic de prezentare a documentelor de plată electronice spre executare prin intermediul modulului "Instituţia – Trezoreria". Totodată, obligatoriu, după încheierea perioadei electorale şi finanţării de către trezorerie a tuturor plăţilor, contabilul-şef prezintă cererea pentru revocarea accesului la serviciul electronic E-Docplat.

Consiliul electoral de circumscripţie este obligat să prezinte documentele de plată spre executare prin intermediul serviciului electronic E-Docplat.

10. Direcţia financiar-economică din cadrul Comisiei Electorale Centrale, conform devizelor de cheltuieli efective pentru fiecare organ electoral, distribuie alocaţiile pe articole conform clasificaţiei economice (până la nivel de element – K6) în sistemul informaţional al Ministerului Finanţelor "Alocaţii bugetare". După distribuirea alocaţiilor, contabilul-şef generează codurile IBAN prin intermediul serviciului electronic E-Docplat.

Capitolul II.

ORGANIZAREA EVIDENŢEI CONTABILE

Secţiunea 1.

Particularităţi generale privind organizarea evidenţei contabile

11. Evidenţa analitică şi sintetică a executării devizului de cheltuieli se efectuează în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanţelor nr.208/2015 privind Clasificaţia bugetară şi ale Ordinului ministrului finanţelor nr.216/2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, cu modificările şi completările ulterioare.

12. Contabilul-şef şi contabilii din cadrul consiliului electoral de circumscripţie au următoarele atribuţii:

1) asigură organizarea corectă a evidenţei contabile în conformitate cu Ordinul ministrului finanţelor nr.216/2015 şi aplicarea corectă a clasificaţiei economice aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.208/2015;

2) efectuează controlul asupra întocmirii corecte şi la timp a documentelor şi asupra legalităţii operaţiilor efectuate;

3) controlează utilizarea corectă şi după destinaţie a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli;

4) calculează conform legislaţiei şi achită la timp indemnizaţia funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul organelor electorale;

5) efectuează la timp decontările cu furnizorii conform contractelor încheiate;

6) păstrează toate documentele contabile până la predarea lor în arhiva Comisiei;

7) întocmesc şi prezintă în termenele stabilite dările de seamă.

13. Documentele bancare şi de casă (ordinele de plată, dispoziţiile de încasare şi de plată etc.) sunt semnate de către preşedintele şi contabilul-şef ai consiliului electoral de circumscripţie.

14. Documentele pentru achiziţionarea valorilor materiale (contractele, facturile fiscale, actele de primire-predare) sunt semnate de preşedintele şi contabilul-şef ai consiliului electoral de circumscripţie, iar documentele privind distribuirea acestor valori materiale (combustibil, rechizite de birou şi alte materiale, ce includ apă, ceai, cafea) sunt contrasemnate de preşedintele biroului electoral al secţiei de votare atunci când le primeşte.

15. În documentele primare (atât în text, cât şi în datele cifrice) nu se admit ştergeri, corectări nestipulate sau înscrieri în creion. Greşelile din documentele primare se corectează cu cerneală sau cu pixul anulându-se textul sau suma greşită şi scriind deasupra textul sau suma corectă. Peste textul scris greşit se trage o linie subţire în aşa fel, ca să se poată citi înscrisul precedent. Corectările din documente trebuie să fie certificate prin menţiunea "Corectat" şi confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentul, indicându-se data când a fost corectat.

16. În documentele bancare şi de casă nu se admit corectări.

17. Documentele primare verificate sunt luate la evidenţă şi sistematizate după data efectuării operaţiunii (în ordine cronologică) şi se perfectează prin note de contabilitate, prevăzute în Ordinul ministrului finanţelor nr.216/2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar.

18. Corespondenţa subconturilor se înregistrează în nota de contabilitate în funcţie de caracterul operaţiilor privind debitul unui subcont şi creditul altui subcont.

19. Notele de contabilitate se generează pentru întreaga perioadă de activitate a consiliului electoral (perioada de gestiune), se semnează de contabilul-şef şi se înregistrează în Cartea mare f.nr.CM-18. Înscrierea în ea se face pe măsură ce se întocmesc notele de contabilitate.

20. Registrele contabile obligatorii sunt Cartea Mare, balanţa de verificare şi alte registre centralizatoare, care servesc drept bază pentru întocmirea rapoartelor financiare.

21. După finalizarea perioadei de activitate a consiliului electoral, toate notele de contabilitate, împreună cu documentele ce se referă la ele, trebuie să fie aranjate în ordine cronologică şi broşate. Arhivarea se face conform regulilor stabilite în Capitolul IV.

22. Integritatea documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor financiare şi bilanţurilor contabile, perfectarea şi predarea lor în arhivă sunt asigurate de către contabilul-şef.

Secţiunea 2.

Particularităţile organizării evidenţei contabile a executării mijloacelor

financiare alocate consiliilor şi birourilor electorale din ţară

23. Consiliile electorale de circumscripţie asigură evidenţa contabilă a executării mijloacelor financiare alocate pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, atât pentru consiliile electorale, cât şi pentru birourile electorale ale secţiilor de votare din ţară, prin următoarele note de contabilitate:

1) nota de contabilitate 1 – borderou cumulativ privind operaţiunile de casă f.nr.NC-1;

Subcontul 434100 "Casa în monedă naţională" este destinat generalizării informaţiei privind intrările şi ieşirile mijloacelor băneşti în valută naţională în casieria consiliului electoral de circumscripţie.

Subcontului 434100 este cont de activ, în debitul acestui cont se reflectă încasarea mijloacelor băneşti în casierie, iar în credit – cheltuielile mijloacelor băneşti din casierie în baza documentelor justificative.

Soldul acestui cont este debitor şi reprezintă soldul mijloacelor băneşti în casieria instituţiei la finele perioadei de gestiune.

Banii în numerar, primiţi în baza ordinelor de eliberare a numerarului din instituţiile bancare la prezentarea delegaţiilor de retragere a numerarului, sunt luaţi la evidenţă în baza dispoziţiei de încasare şi înregistraţi în Registrul de casă. Numerarul se eliberează din casă în baza dispoziţiei de plată, cu efectuarea obligatorie a înscrisului respectiv în registrul de casă.

Consiliul electoral de circumscripţie foloseşte, în activitatea sa, mijloace băneşti în numerar doar pentru plata cheltuielilor care nu pot fi efectuate prin virament sau pentru plata cheltuielilor de deplasare şi, după caz, conform solicitărilor în scris, pentru plata indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul organelor electorale.

Zilnic, la sfârşitul programului de lucru, persoana responsabilă face totalurile operaţiilor efectuate pe parcursul zilei şi notează soldul banilor în casă. Păstrarea numerarului în casierie se permite numai pe un termen de 3 zile lucrătoare, inclusiv ziua de primire a mijloacelor băneşti.

La borderoul cumulativ privind operaţiile de casă (nota de contabilitate 1) se anexează registrul de casă împreună cu dispoziţiile de încasare sau/şi de plată corespunzătoare.

2) nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile curente f.nr.NC-2;

Subcontul 431100 "Conturi curente în sistemul trezorerial în monedă naţională" este cont de activ, în care se ţine evidenţa, existenţa şi mişcarea mijloacelor băneşti în monedă naţională, gestionate prin conturile trezoreriale.

În debitul acestui cont se reflectă încasarea mijloacelor băneşti, iar în credit – utilizarea acestora.

La acest borderou se anexează extrasele din cont, ordinele de plată cu data executării din sistemul electronic E-Docplat şi documentele justificative în baza cărora s-a efectuat plata/transferul.

3) nota de contabilitate 5 – centralizarea statelor de retribuţii a muncii şi burse f.nr.NC-5 şi nota de contabilitate 5a – borderou centralizator privind reţinerile din salariu f.nr.NC-5a;

În subcontul 281600 "Alte cheltuieli în bază de contracte cu persoane fizice" se reflectă cheltuielile aferente achitării indemnizaţiilor stabilite conform Codului electoral nr.325/2022.

În subcontul 519410 "Datorii faţă de personal pentru remunerarea muncii" se ţine evidenţa decontărilor cu funcţionarii electorali din consiliile şi birourile electorale şi personalul tehnic din cadrul acestora. În creditul acestui subcont se reflectă calculul indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi a personalului tehnic, iar în debit – achitarea acestei indemnizaţii.

Pentru activitatea în perioada electorală, persoanelor degrevate din instituţiile bugetare, persoanelor degrevate din alte unităţi decât cele bugetare şi celor convocate li se va plăti, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o indemnizaţie, calculată în baza salariului mediu pe economie pentru anul precedent.

Membrilor organelor electorale nedegrevaţi şi celor neconvocaţi, precum şi funcţionarilor aparatelor birourilor electorale, pentru activitatea în perioada electorală, inclusiv în ziua alegerilor, li se stabileşte, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o indemnizaţie în mărime de 20% din salariul mediu pe economie pentru anul precedent.

În cazul organizării concomitente a două scrutine, precum şi în cazurile când alegerile în unele circumscripţii electorale sau secţii de votare pot fi desfăşurate, din motive obiective (pandemii, situaţii excepţionale, asigurarea dreptului la vot în condiţii neordinare, numărul mare de alegători înregistraţi la secţiile de vot de peste hotare etc.), pe parcursul a două zile (sâmbătă şi duminică), funcţionarii electorali şi personalul aparatului consiliilor şi birourilor electorale beneficiază de o majorare de 10% a indemnizaţiei stabilite în condiţiile art.45 alin.(5), (8)-(10) din Codul electoral nr.325/2022.

În cazul când în localităţile în care pentru desfăşurarea alegerilor locale se formează o singură secţie de votare, iar consiliul electoral de circumscripţie îndeplineşte şi atribuţiile biroului electoral al secţiei de votare, membrii consiliului beneficiază de o majorare de 5% a indemnizaţiei stabilite, în condiţiile art.158 din Codul electoral nr.325/2022.

Cuantumul majorării indemnizaţiei stabilite se va aproba, în conformitate cu prevederile Codului electoral nr.325/2022, prin hotărâre a Comisiei.

Funcţionarilor aparatului consiliului electoral de circumscripţie şi membrilor organelor electorale degrevaţi din instituţiile bugetare li se menţine salariul la locul de muncă permanent.

Calcularea şi achitarea indemnizaţiei se efectuează în baza hotărârilor de constituire a organelor electorale respective şi de confirmare a componenţei nominale a acestora, a hotărârilor privind degrevarea/convocarea unor membri adoptate de Comisia Electorală Centrală şi, respectiv, de consiliile electorale, a hotărârilor de numire în funcţie a funcţionarilor din cadrul aparatelor de lucru şi a personalului tehnic din cadrul consiliilor/birourilor electorale şi în conformitate cu prevederile Regulamentului de activitate al consiliului electoral de circumscripţie în perioada electorală.

Din suma indemnizaţiei calculate pentru persoanele degrevate din instituţiile bugetare sau din alte unităţi decât cele bugetare şi pentru cele convocate, inclusiv pentru funcţionarii aparatului consiliului electoral de circumscripţie, se reţin:

1) primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală;

2) impozitul pe venit.

Totodată, la suma indemnizaţiei calculate pentru persoanele degrevate şi cele convocate, inclusiv pentru funcţionarii aparatului consiliului electoral de circumscripţie, se calculează contribuţiile de asigurări sociale de stat obligatorii.

Din suma indemnizaţiei calculate pentru membrii organelor electorale nedegrevaţi şi neconvocaţi, precum şi pentru funcţionarii aparatelor birourilor electorale şi personalul tehnic din cadrul acestora, pentru activitatea în perioada electorală, inclusiv în ziua alegerilor, nu se reţin contribuţiile obligatorii de asigurări sociale, primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală şi impozitul pe venit.

Indemnizaţia se calculează în primele zile după încheierea alegerilor, în statele de retribuţii f.nr.22, unde se înscriu numele, prenumele persoanelor şi suma indemnizaţiei calculate pentru fiecare persoană.

Statele de retribuiţii sunt semnate de contabilii care au întocmit şi au controlat aceste liste.

La nota de contabilitate 5 – centralizarea statelor de retribuţii a muncii şi burse f.nr.NC-5 se anexează statele de retribuţii f.nr.22 şi toate documentele în baza cărora a fost efectuată calcularea indemnizaţiilor (tabelele de calculare a indemnizaţiilor, hotărârile de constituire a consiliilor electorale de circumscripţie şi de confirmare a componenţei nominale şi a birourilor electorale ale secţiilor de votare, hotărârile privind degrevarea sau/şi convocarea unor membri ai organelor electorale şi hotărârile de numire a aparatelor acestora etc.) şi obligatoriu listele de prezenţă conform anexei nr.1 la prezenta instrucţiune.

Reţinerile din indemnizaţii, precum şi îndreptarea spre achitare a indemnizaţiei se efectuează în statul de retribuţii f.nr.23, care se anexează obligatoriu la nota de contabilitate 5a – borderou centralizator privind reţinerile din salariu f.nr.NC-5a, însoţită de listele care au fost transmise către Î.S. "Poşta Moldovei" pentru distribuirea indemnizaţiilor respective.

Plata indemnizaţiilor se efectuează obligatoriu prin virament, prin intermediul Î.S. "Poşta Moldovei", cu excepţia indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi a personalului tehnic care vor solicita achitarea acesteia în numerar.

După încheierea acordului de colaborare între Comisie şi Î.S. "Poşta Moldovei", consiliile electorale de circumscripţie încheie contracte privind achiziţionarea serviciilor de achitare a mijloacelor băneşti (indemnizaţiei) cu Î.S. "Poşta Moldovei".

4) nota de contabilitate 6 – borderou cumulativ privind decontările cu furnizorii f.nr.NC-6;

În subcontul 519210 "Datorii faţă de furnizori din sistemul bugetar" şi subcontul 519220 "Datorii faţă de furnizori din afara sistemului bugetar" se reflectă operaţiunile privind datoriile faţă de furnizori din sistemul bugetar – instituţii bugetare şi din afara sistemului bugetar – agenţi economici.

Sunt conturi de pasiv, în creditul acestor conturi se reflectă datoriile aferente facturilor primite de la furnizori şi antreprenori, iar în debit – achitarea datoriilor. Soldul acestor conturi este creditor şi reprezintă suma datoriilor instituţiei faţă de furnizori la finele perioadei de gestiune.

La acest borderou se anexează facturile în baza cărora au fost efectuate transferuri.

Totodată, dacă achiziţionarea serviciilor de telefonie pentru perioada electorală se efectuează prin cartele de reîncărcare unică, acestea se repartizează funcţionarilor electorali prin intermediul organelor electorale (consiliul electoral de nivelul al doilea nemijlocit, consiliul electoral de nivelul întâi şi/sau biroul electoral) în baza listei de repartizare a cartelelor de reîncărcare unică, al cărei model este dat în anexa nr.2. Respectiv, listele de repartizare a cartelelor de reîncărcare unică se anexează obligatoriu la factura de achiziţie a acestor servicii de telefonie.

5) nota de contabilitate 7 – borderou cumulativ privind creanţele cu clienţii f.nr.NC-7;

Subcontul 419210 "Creanţe ale clienţilor din cadrul sistemului bugetar" şi subcontul 419220 "Creanţe ale clienţilor din afara sistemului bugetar" sunt destinate generalizării informaţiei privind existenţa, formarea şi achitarea creanţelor aferente decontărilor cu clienţii consiliului electoral pentru bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate. În debitul acestor conturi se reflectă formarea creanţelor, iar în credit – achitarea acestora.

Soldul acestor conturi este debitor şi reprezintă suma creanţelor la finele perioadei de gestiune.

6) nota de contabilitate 8 – borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans f.nr.NC-8;

Subcontul 519510 "Datorii aferente decontărilor cu titularii de avans" este destinat generalizării informaţiei privind decontările cu funcţionarii electorali privind alte operaţiuni decât cele aferente indemnizaţiilor, cum ar fi cheltuielile pentru deplasări.

În creditul acestui subcont se reflectă datoriile faţă de funcţionarii electorali (faţă de titularii de avans), iar în debit – achitarea lor.

Soldul acestui subcont este creditor şi reprezintă suma datoriilor consiliului faţă de funcţionarii electorali la finele perioadei de gestiune.

La nota de contabilitate 8 – borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans se anexează deconturile de avans aprobate de preşedintele consiliului electoral împreună cu documentele justificative.

7) nota de contabilitate 9 – borderou cumulativ privind creanţele cu titularii de avans f.nr.NC-9;

În subcontul 419510 "Creanţe aferente decontărilor cu titularii de avans" se ţine evidenţa avansurilor eliberate titularilor de avans pentru achitarea serviciilor care nu pot fi efectuate prin virament, cum ar fi cheltuielile pentru transport aferente deplasărilor în interiorul ţării.

Este un cont de activ, în debitul acestui cont se reflectă înregistrarea creanţelor aferente decontărilor cu titularii de avans, iar în credit – achitarea creanţelor. Soldul acestui cont este debitor şi reprezintă datoriile personalului faţă de consiliul electoral de circumscripţie.

8) nota de contabilitate 13 – borderou cumulativ privind consumul de materiale f.nr.NC-13;

În subconturile 221110 "Cheltuieli privind utilizarea combustibilului, carburanţilor şi lubrifianţilor", 221160 "Cheltuieli privind utilizarea materialelor de uz gospodăresc şi rechizitelor de birou", 221190 "Cheltuieli privind utilizarea altor materiale" se generează informaţia privind cheltuielile aferente consumului de materiale.

În debitul acestor subconturi se reflectă cheltuielile privind utilizarea combustibilului, a rechizitelor de birou şi cheltuielile privind utilizarea altor materiale necesare activităţii organelor electorale.

Repartizarea combustibilului către consiliile electorale de nivelul întâi şi/sau birourile electorale din subordinea consiliului electoral de circumscripţie va fi efectuată prin eliberarea cardului corporativ valoric (card de combustibil) pentru alimentarea autovehiculelor ce deservesc organele electorale inferioare (CECE I şi/sau BESV) în baza unui borderou privind eliberarea cardurilor de combustibil, conform anexei nr.3, totodată utilizarea cardului corporativ valoric pentru alimentarea autovehiculelor ce deservesc consiliul electoral de circumscripţie se va reflecta în borderoul privind eliberarea cardurilor de combustibil consiliului, conform anexei nr.4.

Pentru casarea combustibilului nu este obligatorie utilizarea foii de parcurs (conform instrucţiunii Departamentului Analize Statistice şi Sociologie al Republicii Moldova, la exploatarea autoturismelor particulare de către proprietari în scopuri de serviciu utilizarea foii de parcurs nu este obligatorie), în acest caz se întocmeşte un act de utilizare a combustibilului, la care se anexează copia paşaportului tehnic pentru fiecare autovehicul alimentat şi bonurile de casă eliberate de staţiile de alimentare, conform anexei nr.5.

Casarea combustibilului se efectuează în baza borderoului cumulativ privind casarea combustibilului utilizat, conform anexei nr.6, care se completează în baza actelor de utilizare a combustibilului.

Rechizitele de birou şi alte materiale necesare pentru asigurarea unei pauze de cafea (apă, ceai, cafea etc.), pentru perioada electorală se repartizează către organele electorale inferioare (CECE I şi/sau BESV) în baza actului de predare-primire a materialelor, al cărui model este dat în anexa nr.7, care obligatoriu trebuie să conţină aprobarea preşedintelui consiliului electoral, detalierea bunurilor şi cantitatea repartizată, semnăturile persoanelor care primesc bunurile, de asemenea semnătura persoanei care a eliberat aceste bunuri. La sfârşitul perioadei de activitate a consiliului electoral de circumscripţie, bunurile materiale (rechizitele de birou şi alte materiale, ce includ apă, ceai, cafea etc.) se casează întocmindu-se actul de casare a bunurilor materiale, conform anexei nr.8, la care se anexează toate actele de predare-primire a materialelor achiziţionate de consiliu şi repartizate către CECE / BESV.

La nota de contabilitate 13 – borderou cumulativ privind consumul de materiale se anexează borderoul cumulativ privind casarea combustibilului utilizat împreună cu toate actele de utilizare a combustibilului şi actele de casare a bunurilor materiale însoţite de toate actele de predare-primire a materialelor.

Secţiunea 3.

Particularităţile organizării evidenţei contabile a executării

 mijloacelor financiare distribuite consiliului electoral

distinct şi birourilor electorale din străinătate

24. Consiliul electoral distinct, cu sediul în municipiul Chişinău, creat pentru a asigura organizarea proceselor electorale pentru secţiile de votare din străinătate ţine evidenţa contabilă a executării mijloacelor financiare alocate pentru activitatea nemijlocită a consiliului şi pentru achitarea indemnizaţiilor tuturor funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate.

25. Evidenţa contabilă a cheltuielilor efectuate nemijlocit pentru activitatea consiliului electoral distinct pentru secţiile de votare din străinătate, în perioada electorală, se va organiza conform particularităţilor organizării evidenţei contabile a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor destinate consiliilor şi birourilor electorale din ţară de la Secţiunea 2.

26. Achitarea indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate se efectuează în numerar, în valută străină.

Unitatea monetară în care se vor plăti indemnizaţiile funcţionarilor electorali şi personalului tehnic se stabileşte de către Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene sau, prin similitudine, va fi stabilită conform codului valutei din Anexa nr.2 la Hotărârea Guvernului nr.959/2018 cu privire la aprobarea Nomenclatorului funcţiilor şi coeficienţilor de ierarhizare pentru stabilirea indemnizaţiilor de funcţie pentru personalul instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare, a bazei de calcul pentru stabilirea indemnizaţiilor de funcţie, precum şi a structurilor şi efectivelor de personal ale acestora.

Pentru a efectua operaţiuni în valută străină, iniţial, consiliul electoral va deschide coduri IBAN pentru fiecare valută străină, întocmind şi prezentând la trezoreria regională deserventă Cererea de deschidere a codului IBAN (Forma FD – 041).

Ulterior, consiliul electoral, pentru efectuarea operaţiunilor în valută străină, va procura valută străină, prin intermediul trezoreriei regionale, de la băncile comerciale deservente în baza Cererii de schimb valutar (Forma FD-030), conform cursului de schimb valutar stabilit de Banca Naţională la data efectuării operaţiunilor. Cererea de schimb valutar (Forma FD-030) se întocmeşte în patru exemplare, dintre care două se semnează de către consiliul electoral cu aplicarea ştampilei entităţii, iar celelalte două se semnează de către persoanele autorizate din cadrul Direcţiei generale Trezoreria de Stat sau al trezoreriilor regionale ale Ministerului Finanţelor cu aplicarea ştampilei.

Pentru ridicarea numerarului în valută străină, consiliul electoral completează Delegaţia privind retragerea numerarului în valută străină (Forma FD-027), care se autorizează prin semnătura persoanelor responsabile şi se prezintă la trezoreria regională, pe suport de hârtie în patru exemplare. Două exemplare se semnează de către persoanele autorizate din cadrul consiliului electoral cu aplicarea ştampilei entităţii, iar celelalte două exemplare se semnează de către persoanele autorizate din cadrul trezoreriilor regionale ale Ministerului Finanţelor cu aplicarea ştampilei şi se prezintă la banca deserventă.

După efectuarea operaţiunii de ridicare a numerarului, consiliul electoral primeşte unul dintre exemplarele delegaţiei semnate anterior de către consiliu, cu menţiunea trezoreriei regionale despre executarea acesteia şi extrasul de cont curent (în valută străină).

Transmiterea surselor financiare pentru achitarea în numerar, în valută străină, a indemnizaţiilor funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din birourile electorale ale secţiilor de votare din străinătate se va efectua prin predarea în gestiune, de către persoanele responsabile din cadrul consiliului electoral distinct pentru secţiile de votare din străinătate, persoanelor desemnate de Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene.

Persoanele desemnate de către Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, prin intermediul cărora se va efectua achitarea indemnizaţiilor funcţionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate, vor primi în gestiune mijloace băneşti în suma necesară pentru plata indemnizaţiei conform numărului de funcţionari, inclusiv, după caz, personal tehnic, în conformitate cu hotărârile de constituire a birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate şi a hotărârilor de numire a funcţionarilor, inclusiv a personalului tehnic din aparatele de lucru ale birourilor electorale.

Persoanele responsabile vor elibera mijloacele băneşti primite funcţionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate contra semnătură, în baza listelor de plată, conform anexei nr.9, completând-o în timp real conform listei de prezenţă din ziua respectivă – ziua votării.

Numerarul în valută străină neeliberat funcţionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate se restituie persoanelor responsabile din cadrul consiliului electoral, întocmindu-se în acest sens o dispoziţie de încasare. Totodată, se perfectează decontul de avans la care se anexează obligatoriu lista de plată contrasemnată de funcţionarii electorali din cadrul biroului electoral, în baza căreia a fost eliberată indemnizaţia, şi se prezintă inclusiv listele de prezenţă din birourile respective.

Numerarul în valută străină neeliberat funcţionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate se depune în conturi corespunzătoare.

Ulterior, consiliul electoral efectuează vânzarea valutei străine în baza Cererii de schimb valutar (Forma FD-030) care se întocmeşte în patru exemplare, dintre care două se semnează de către consiliul electoral cu aplicarea ştampilei entităţii, iar celelalte două se semnează de către persoanele autorizate din cadrul Direcţiei generale Trezoreria de Stat sau al trezoreriilor regionale ale Ministerului Finanţelor, cu aplicarea ştampilei.

În cazul când, după finalizarea tuturor plăţilor şi a executării de către trezoreria regională a ordinelor de plată înaintate de către consiliu, în conturile curente se reflectă sold de mijloace băneşti, se întocmesc şi prezintă note de transfer în bugetul de stat.

Documentele primare se verifică şi se sistematizează după data efectuării operaţiunii (în ordine cronologică), ulterior se perfectează prin note de contabilitate – borderouri cumulative:

1) nota de contabilitate 1 – borderou cumulativ privind operaţiunile de casă f.nr.NC-1;

Consiliul electoral distinct pentru secţiile de votare din străinătate, responsabil de achitarea indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate, utilizează mijloace băneşti în numerar, în valută străină, pentru achitarea acestor indemnizaţii.

Pentru reflectarea distinctă a mişcării numerarului în valută străină la instituţie, registrul de casă şi documentele primare se ţin separat pe fiecare tip de valută.

În subcontul 434200 "Casa în valută străină" se reflectă existenţa şi mişcarea mijloacelor băneşti în valută străină în casieria consiliului electoral de circumscripţie.

Subcontul 434200 este un cont de activ, în debitul acestui cont se reflectă încasarea mijloacelor băneşti în valută străină, iar în credit – cheltuielile mijloacelor băneşti în valută străină în baza documentelor justificative.

Soldul acestui cont este debitor şi reprezintă soldul mijloacelor băneşti în valută străină la finele perioadei de gestiune.

Banii în numerar, în valută străină, primiţi în baza ordinelor de eliberare a numerarului din instituţiile bancare la prezentarea Delegaţiei privind retragerea numerarului în valută străină, sunt luaţi la evidenţă în baza dispoziţiei de încasare şi înregistraţi în Registrul de casă. Eliberarea din casă a numerarului se efectuează în baza dispoziţiei de plată, fiind completat obligatoriu registrul de casă.

Având în vedere că birourile electorale ale secţiilor de votare din străinătate se află la distanţă, plata indemnizaţiei se efectuează prin intermediul titularilor de avans, al persoanelor desemnate de către Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, care vor efectua achitarea indemnizaţiilor funcţionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate. În aceste cazuri, suma necesară pentru plata indemnizaţiei se eliberează titularului de avans din casă conform "Dispoziţiei de plată" şi este reflectată la subcontul 419510 "Creanţe aferente decontărilor cu titularii de avans".

Ulterior, titularii de avans eliberează mijloacele băneşti primite, conform listei de plată, al cărei model este dat în anexa nr.9, funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate.

La borderoul cumulativ privind operaţiile de casă în valută străină (nota de contabilitate 1) se anexează registrul de casă împreună cu dispoziţiile de încasare sau/şi de plată corespunzătoare.

2) nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile curente f.nr.NC-2;

Evidenţa analitică a mijloacelor băneşti pe conturi curente în sistemul trezorerial în valută străină se ţine pe tipuri de valută, recalculată în valută naţională.

Evidenţa operaţiilor de circulaţie a mijloacelor în conturile curente în sistemul trezorerial în valută străină în autorităţile/instituţiile bugetare se ţine în borderoul cumulativ al circulaţiei mijloacelor în conturile curente bugetare f.nr.NC-2 (nota de contabilitate 2).

În subcontul 431200 "Conturi curente în sistemul trezorerial în valută străină" se ţine evidenţa existenţei şi mişcării mijloacelor băneşti ale consiliului electoral în valută străină, gestionate prin conturile trezoreriale.

În debitul acestui cont se reflectă încasarea mijloacelor băneşti în valută străină (cumpărarea valutei străine), iar în credit – utilizarea acestora (ridicarea numerarului în vederea achitării indemnizaţiilor funcţionarilor electorali din birourile electorale ale secţiilor de votare din străinătate).

La acest borderou se anexează extrasele din cont şi documentele justificative.

3) nota de contabilitate 5 – centralizarea statelor de retribuţii a muncii şi burse f.nr.NC-5 şi nota de contabilitate 5a – borderou centralizator privind reţinerile din salariu f.nr.NC-5a;

Metoda de calcul a indemnizaţiei funcţionarilor electorali este reglementată de pct.23 sbp. 3).

Achitarea indemnizaţiilor funcţionarilor electorali din cadrul consiliului electoral se efectuează în lei MD, prin virament prin intermediul Î.S. "Poşta Moldovei", cu excepţia indemnizaţiei funcţionarilor electorali care vor solicita achitarea acesteia în numerar.

Funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate plata indemnizaţiilor se efectuează în numerar în valută străină, prin intermediul persoanelor gestionare desemnate de către Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene.

Convertirea indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi personalului tehnic se va efectua cu aplicarea cursului de schimb valutar stabilit de Banca Naţională la ziua în care se va înainta cererea de schimb valutar şi delegaţia de retragere a numerarului în valută pentru achitarea indemnizaţiei.

Diferenţa de curs valutar care va apărea în legătură cu aplicarea cursului în momentul ridicării numerarului în valută şi în momentul vânzării valutei se va atribui de către consiliul electoral la cheltuielile efective din devizul de cheltuieli de la articolul "Alte cheltuieli în bază de contracte cu persoane fizice".

4) nota de contabilitate 8 - borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans f.nr.NC-8;

Subcontul 519510 "Datorii aferente decontărilor cu titularii de avans" este destinat generalizării informaţiei privind decontările cu titularii de avans pe sumele eliberate lor pentru plata indemnizaţiilor funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate.

La nota de contabilitate 8 - borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans se anexează deconturile de avans aprobate de preşedintele consiliului electoral împreună cu listele de plată conform cărora au fost eliberate mijloacele băneşti primite în gestiune.

5) nota de contabilitate 9 - borderou cumulativ privind creanţele cu titularii de avans f.nr.NC-9;

În subcontul 419510 "Creanţe aferente decontărilor cu titularii de avans" se ţine evidenţa avansurilor eliberate titularilor de avans, persoanelor desemnate de către Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, pentru achitarea indemnizaţiilor funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate.

Este un cont de activ, în debitul acestui cont se reflectă înregistrarea sumelor eliberate titularilor de avans, iar în credit – stingerea creanţei prin prezentarea decontului de avans cu anexarea obligatorie a listelor de plată conform cărora au fost eliberate mijloacele băneşti primite în gestiune şi returnarea sumelor neeliberate funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul birourilor electorale ale secţiilor de votare din străinătate.

Soldul acestui cont este debitor şi reprezintă sumele pe care titularii de avans urmează să le returneze sau, după caz, să prezinte listele de plată.

Secţiunea 4.

Managementul angajamentelor

27. Consiliul electoral de circumscripţie încheie contracte de bunuri şi servicii în conformitate cu prevederile Legii nr.131/2015 privind achiziţiile publice şi ale Regulamentului cu privire la achiziţiile publice de valoare mică, în limita devizelor de cheltuieli, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.870/2022.

Contractele încheiate de către consiliile electorale se înregistrează obligatoriu la trezoreriile regionale ale Ministerului Finanţelor, în conformitate cu prevederile cadrului normativ în vigoare.

Consiliile electorale sunt obligate să înregistreze contractele de mică valoare la trezoreriile regionale deservente ale Ministerului Finanţelor în termen de până la 15 zile de la data semnării acestora.

În cazul efectuării achiziţiilor publice de valoare mică, consiliile electorale de circumscripţie asigură atât utilizarea eficientă a resurselor financiare, cât şi transparenţa, obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de achiziţie şi încrederea publică faţă de acesta.

28. Consiliile electorale de circumscripţie sunt responsabile cu desfăşurarea procedurilor de achiziţii publice, încheierea, înregistrarea la trezorerie şi executarea contractelor de achiziţii publice şi poartă răspundere pentru încălcarea prevederilor legale ce reglementează această activitate, în conformitate cu prevederile Codului contravenţional.

Contractele de achiziţii publice încheiate de către consiliile electorale, dar neînregistrate la trezoreria regională deserventă în modul stabilit de cadrul normativ în vigoare, nu au putere juridică.

Nu se admit corectări/modificări în contractele întocmite şi prezentate, altele decât corectările efectuate prin amendamentele la contracte.

Pentru înregistrarea contractelor încheiate cu persoane fizice, consiliul electoral prezintă obligatoriu la trezoreria regională deserventă copia buletinului de identitate al persoanei fizice. Pe versoul copiei persoana fizică înscrie datele bancare, data şi semnează, declarând pe propria răspundere veridicitatea datelor înscrise.

Pe ambele exemplare ale contractelor de achiziţie publică se înscriu numărul unic de înregistrare, data înregistrării, se aplică ştampila şi semnătura executorului din trezoreria regională deserventă.

Odată cu prezentarea raportului financiar, consiliile electorale prezintă Darea de seamă privind efectuarea achiziţiilor publice de valoare mică, conform anexei nr.10.

Capitolul III.

RAPORTAREA PRIVIND EXECUTAREA DEVIZULUI

DE CHELTUIELI PENTRU PERIOADA ELECTORALĂ

29. După încheierea perioadei electorale, dar nu mai târziu de 45 de zile de la confirmarea rezultatelor alegerilor, consiliile electorale de circumscripţie prezintă Comisiei raportul financiar asupra gestionării mijloacelor financiare alocate.

30. Raportul financiar se semnează de către preşedintele consiliului electoral de circumscripţie de nivelul al doilea sau, după caz, de nivelul întâi şi de contabilul-şef al consiliului electoral respectiv.

31. Consiliile electorale de circumscripţie prezintă următoarele dări de seamă:

1) Direcţiei generale de administrare fiscală a Serviciului Fiscal de Stat din teritoriu:

a) Darea de seamă privind reţinerea impozitului pe venit, a primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală şi a contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii calculate, forma IPC 21;

b) Nota de informare privind salariul şi alte plăţi efectuate de către angajator în folosul angajaţilor, precum şi plăţile achitate rezidenţilor din alte surse de venit decât salariul şi impozitul pe venit reţinut din aceste plăţi, forma IALS 21;

2) Comisiei Electorale Centrale:

a) în termenele stabilite, rapoartele financiare conform Capitolului IV "Raportarea financiară" din Ordinul ministrului finanţelor nr.216/2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, cu modificările şi completările ulterioare;

b) toate dările de seamă prezentate Direcţiei generale de administrare fiscală a Serviciului Fiscal de Stat din teritoriu, inclusiv recipisele de la declaraţiile prezentate electronic.

Capitolul IV.

REGULI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

ÎN CADRUL ORGANELOR ELECTORALE INFERIOARE

32. Regulile de arhivare au drept scop furnizarea unei proceduri de evidenţă, îndosariere, păstrare, conservare şi depozitare a documentelor financiar-contabile din cadrul organelor electorale inferioare până la momentul predării acestora Comisiei.

33. Regulile de arhivare se aplică de către consiliile electorale de circumscripţie pentru a asigura desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice la nivel central conform Nomenclatorului dosarelor Comisiei.

34. Pentru evidenţa, inventarierea şi arhivarea documentelor create, consiliile electorale de circumscripţie grupează documentele în mape potrivit Nomenclatorului din anexa nr.11 şi le predau Comisiei în baza actului de predare-primire a dosarelor.

35. În cadrul procedurii de arhivare a documentelor financiar-contabile se păstrează confidenţialitatea şi securitatea acestora. Documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate. Gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea (documentele justificative se anexează la Nota contabilă respectivă).

36. Documentele se îndosariază în modul următor:

1) fiecare dosar are foaie de titlu, pe coperta dosarului se înscriu: denumirea consiliului electoral de circumscripţie, tipul alegerilor, numărul dosarului din inventar şi anul;

2) documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic şi sistematic;

3) până a fi legate în dosar, de pe documente se îndepărtează clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele;

4) documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor;

5) dosarele vor avea cel mult 250-300 de file, în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;

6) filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu pix negru, în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;

7) la sfârşitul dosarului şi pe fila "Inventarul" (conţinutul dosarului), contabilul face următoarea menţiune: "Prezentul dosar conţine ___ file", îşi pune semnătura şi înscrie data.

Capitolul V.

OBLIGAŢIILE ŞI DREPTURILE CONTABILULUI-ŞEF CARE

ŢINE EVIDENŢA CONTABILĂ ÎN PERIOADA ELECTORALĂ

37. Contabilul-şef este responsabil de evidenţa contabilă în perioada electorală şi are următoarele obligaţii:

1) să reflecte deplin şi neîntârziat în evidenţa contabilă mijloacele financiare transferate şi cheltuielile efectuate conform devizului aprobat de către Comisie;

2) să întocmească la timp documentele primare ce atestă achitarea indemnizaţiei funcţionarilor electorali şi personalului tehnic din cadrul consiliilor şi birourilor electorale conform legislaţiei în vigoare;

3) să întocmească documentele primare privind procurarea şi casarea bunurilor materiale ş.a.;

4) să întocmească la timp toate notele contabile şi dările de seamă pentru a fi prezentate Comisiei;

5) să prezinte Comisiei (iar în caz de necesitate şi Curţii de Conturi) explicaţii privind încălcarea prezentei instrucţiuni şi a legislaţiei în vigoare;

6) să respecte documentele financiare primare conform modelelor elaborate de Direcţia financiar-economică din cadrul Aparatului Comisiei, în conformitate cu art.19 din Legea contabilităţii nr.113/2007.

38. În perioada electorală, contabilul-şef are următoarele drepturi:

1) să participe la repartizarea bunurilor materiale procurate, să verifice, sumar şi numerar, bunurile procurate, inclusiv folosirea lor conform destinaţiei;

2) să verifice documentele ce justifică cheltuielile financiare.

Capitolul VI.

RĂSPUNDEREA ÎN PERIOADA ELECTORALĂ

39. Preşedinţii consiliilor electorale de circumscripţie poartă răspundere conform art.48 din Codul electoral nr.325/2022, art.13 alin.(1) lit.d) şi art.44 din Legea contabilităţii nr.113/2007, precum şi pct.1.4.1.3 din Ordinul ministrului finanţelor nr.216/2015 "Cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar".

40. Contabilul-şef angajat în perioada electorală poartă răspundere pentru:

1) încălcarea termenelor de prezentare a dărilor de seamă către Comisie, Direcţia generală de administrare fiscală a Serviciului Fiscal de Stat;

2) existenţa divergenţelor între dările de seamă şi documentele primare sau falsificarea lor;

3) încălcarea legislaţiei în vigoare cu privire la cheltuielile financiare efectuate şi reflectate în rapoartele financiare şi declaraţiile prezentate organelor respective etc.

41. Pentru încălcările comise, preşedintele consiliului electoral de circumscripţie şi contabilul-şef poartă răspundere în conformitate cu legislaţia.

Anexele nr.1-11

la Instrucţiunea privind particularităţile evidenţei

contabile în organele electorale, a cheltuielilor

pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor,

aprobarea formularelor documentelor primare

şi managementul angajamentelor,

aprobată prin hotărârea CEC nr.1221/2023