Hotărâre nr.45 din 25.08.2022 cu privire la Raportul auditului performanţei: "Sistemele informaţionale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient şi sigur al documentelor?"

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Â R E

cu privire la Raportul auditului performanţei: "Sistemele

informaţionale implementate în sectorul public contribuie

la un management eficient şi sigur al documentelor?"

nr. 45  din  25.08.2022

 (în vigoare 16.09.2022) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 284-290 art. 40 din 16.09.2022

* * *

Curtea de Conturi, cu participarea directorului general al Agenţiei Naţionale pentru Soluţionarea Contestaţiilor, dl Serghei Merjan; directorului adjunct al Instituţiei Publice "Agenţia de Guvernare Electronică", dl Andrei Prisacar; directorului Instituţiei Publice "Agenţia Servicii Publice", dl Mircea Eşanu; directorului Agenţiei Resurse Informaţionale Juridice, dl Dinu Vataman; directorului general al Agenţiei Medicamentului şi Dispozitivelor Medicale, dl Dragoş Guţu; directorului adjunct interimar al Serviciului Fiscal de Stat, dl Petru Griciuc; directorului adjunct al Agenţiei Naţionale a Arhivelor, dl Alexandru Cerbu; şefei adjuncte a Direcţiei managementul documentelor şi petiţii din cadrul Cancelariei de Stat, dna Iulia Hodoroja; şefului adjunct al Direcţiei elaborare acte normative a Ministerului Justiţiei, dl Victor Stratu; şefului Direcţiei politici în domeniul tehnologiei informaţiei şi economiei digitale a Ministerului Economiei, dl Andrei Cuşcă; şefei Secţiei managementul documentelor din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, dna Dorina Cozari; şefei Direcţiei statistică, raportări şi achiziţii electronice din cadrul Agenţiei Achiziţii Publice, dna Natalia Postolache; şefei Serviciului audit intern din cadrul Instituţiei Publice "Centrul de Tehnologii Informaţionale în Finanţe", dna Inesa Dani; şefului Direcţiei achiziţii publice din cadrul Ministerului Finanţelor, dl Sergiu Căinăreanu; şefei Secţiei juridice din cadrul Instituţiei Publice "Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică", dna Ina Cerba; şefei Direcţiei implementare politici de mediu din cadrul Agenţiei de Mediu, dna Raisa Leon, precum şi a altor persoane responsabile de la instituţiile vizate, în cadrul şedinţei video, călăuzindu-se de art.3 alin.(1) şi art.5 alin.(1) lit.a) din Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova¹, a examinat Raportul auditului performanţei "Sistemele informaţionale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient şi sigur al documentelor?".

_________________________

¹ Legea nr.260 din 07.12.2017 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova (în continuare – Legea nr.260 din 07.12.2017).

Misiunea de audit public extern a fost realizată în temeiul Legii nr.260 din 07.12.2017 şi în conformitate cu Programul activităţii de audit pe anul 2022², având drept scop colectarea informaţiilor pertinente şi exhaustive pentru susţinerea constatărilor şi concluziilor de audit referitor la faptul că instituţiile şi autorităţile publice responsabile au creat şi au realizat condiţiile necesare pentru managementul eficient şi sigur al documentelor, prin implementarea şi utilizarea Sistemelor informaţionale cu identificarea riscurilor şi vulnerabilităţilor în acest sens şi determinarea oportunităţilor de îmbunătăţire. Activităţile de audit au fost desfăşurate în conformitate cu Standardele Internaţionale ale Instituţiilor Supreme de Audit aplicate de Curtea de Conturi³.

________________________

² Hotărârea Curţii de Conturi nr.75 din 28.12.2021 "Cu privire la aprobarea Programului activităţii de audit pe anul 2022" (cu modificările ulterioare).

³ Hotărârea Curţii de Conturi nr.2 din 24.01.2020 "Cu privire la Cadrul Declaraţiilor Profesionale ale INTOSAI", îndeosebi: ISSAI 100 "Principii fundamentale pentru auditul sectorului public"; ISSAI 300 "Principii fundamentale ale auditului performanţei"; GUID 5100 "Ghid privind auditul sistemelor informaţionale".

Examinând Raportul de audit, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

accelerarea progresului tehnico-ştiinţific contribuie la sporirea fluxului documentelor, respectiv digitalizarea proceselor din cadrul sectorului public permite, pe de o parte, eficientizarea şi optimizarea activităţilor, gestionarea eficace a documentelor, inclusiv pentru prelucrarea automatizată a documentelor pe suport de hârtie şi desfăşurarea controlului automatizat asupra executării lor. Astfel, în scopul eficientizării activităţilor, a resurselor (umane, de timp, financiare), implementarea unui sistem informaţional pentru managementul documentelor reprezintă unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernării electronice. Potrivit Concepţiei Sistemului integrat de circulaţie a documentelor electronice, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr.844 din 26.07.2007, eficienţa îndeplinirii de către stat a funcţiilor sale este determinată de trei componente: eficienţa lucrului intern al fiecărei instituţii în parte; eficienţa interacţiunii autorităţilor publice; eficienţa interacţiunii cu cetăţenii şi întreprinderile.

Generalizând rezultatele auditului, se atestă că, deşi au fost întreprinse anumite acţiuni în vederea implementării unui SI integrat pentru managementul electronic al documentelor, acestea nu s-au soldat cu rezultatele aşteptate. Totodată, se constată că nu au fost asigurate în deplină măsură condiţiile juridice suficiente în acest sens, auditul evidenţiind mai multe carenţe în cadrul normativ aferent domeniului TIC, precum şi celui privind lucrările de secretariat şi arhivă.

De asemenea, auditul denotă că în lipsa unui SI comun, precum şi în vederea eficientizării activităţilor, autorităţile publice au implementat, în perioada supusă auditării, diferite SI şi servicii achiziţionate de la diverşi agenţi economici, precum şi de la Instituţia Publică "Serviciul Tehnologii Informaţionale şi Securitate Cibernetică". Verificările auditului relevă mai multe carenţe şi neajunsuri aferente modului de implementare şi utilizare a SI respective, precum şi de gestionare a acestora, inclusiv prin prisma cerinţelor obligatorii minime de securitate cibernetică, aprobate de Guvern. De menţionat că deficienţele constatate şi elucidate de către audit în Raport sunt determinate de un cumul de factori sistemici, inclusiv: instabilitatea/lipsa leadership-ului la nivelul instituţiilor; monitorizarea şi controlul insuficiente şi ineficiente din partea autorităţilor responsabile de implementarea SI pentru managementul documentelor; insuficienţa şi, după caz, ineficienţa condiţiilor pentru valorificarea SI; imperfecţiunea cadrului normativ şi a celui regulator în domeniu; managementul insuficient al riscurilor aferente implementării şi utilizării SI; lipsa capacităţilor interne de a acorda suport utilizatorilor pentru asimilarea şi gestionarea SI etc.

În acest context, se denotă că asigurarea unei conlucrări eficiente între autorităţile responsabile, cu întreprinderea măsurilor necesare pentru implementarea recomandărilor înaintate de audit, în vederea înlăturării neajunsurilor constatate în cadrul auditului, vor contribui la un management mai eficient al documentelor electronice, la eficientizarea resurselor, precum şi la asigurarea condiţiilor necesare pentru dezvoltarea şi consolidarea SI. Totodată, aspectele consemnate în Raportul de audit urmează să motiveze Guvernul, precum şi alte autorităţi responsabile pentru intervenirea în timp oportun, prin examinări adecvate, asupra modului de gestionare a documentelor în sectorul public, precum şi de valorificare a SI, în scopul atingerii obiectivelor stabilite în procesul de reformare a guvernării.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.14 alin.(2), art.15 lit.d) şi art.37 alin.(2) din Legea nr.260 din 07.12.2017, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului performanţei: "Sistemele informaţionale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient şi sigur al documentelor?", anexat la prezenta Hotărâre.

2. Prezenta Hotărâre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare şi examinare, după caz, în cadrul Comisiei parlamentare de control al finanţelor publice;

2.2. Preşedintelui Republicii Moldova, pentru informare;

2.3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare şi luare de atitudine în vederea monitorizării asigurării implementării recomandărilor de audit;

2.4. Procuraturii Generale, Agenţiei Naţionale pentru Soluţionarea Contestaţiilor; Cancelariei de Stat; Agenţiei Naţionale a Medicamentului şi Dispozitivelor Medicale; Ministerului Finanţelor; Ministerului Economiei; Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene; Ministerului Afacerilor Interne; Ministerului Justiţiei; Casei Naţionale de Asigurări Sociale; Instituţiilor Publice: "Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică", "Agenţia de Guvernare Electronică", "Agenţia Servicii Publice"; Agenţiei de Mediu; Agenţiei Naţionale a Arhivelor; Agenţiei Navale; Serviciului Fiscal de Stat; Serviciului Vamal; Serviciului tehnologii informaţionale al Ministerului Afacerilor Interne; Biroului Migraţie şi Azil; Instituţiei Publice "Centrul Tehnologii Informaţionale în Finanţe"; Inspectoratului General al Poliţiei; Inspectoratului General de Carabinieri; Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră; Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru, Agenţiei Naţionale pentru Reglementare în Comunicaţii Electronice şi Tehnologia Informaţiei; Agenţiei Naţionale Transport Auto; Inspecţiei Sociale; Oficiului Naţional de Dezvoltare Regională şi Locală, pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit, cu elaborarea unui Plan de acţiuni în acest sens şi asigurarea executării măsurilor necesare în scopul eliminării neajunsurilor constatate de audit.

3. Ca urmare a reiterării prin reformulare în Raportul de audit anexat la prezenta Hotărâre, se exclud din regim de monitorizare recomandările:

3.1. cu numerele: 11, 15, 20, 21 şi 30 din Raportul de audit al performanţei/TI "Care sunt progresele şi impedimentele/riscurile înregistrate în cadrul implementării Proiectului "e-Transformare a Guvernării"?", aprobat prin Hotărârea Curţii Conturi nr.60 din 21 noiembrie 2017;

3.2. cu numerele: 2, 4 şi 5 din Raportul misiunii de follow-up privind evaluarea nivelului de executare a cerinţelor şi de implementare a recomandărilor înaintate prin Hotărârea Curţii de Conturi nr.62 din 2 august 2018 "Cu privire la Raportul auditului performanţei privind evidenţa resurselor şi sistemelor informaţionale de stat", aprobat prin Hotărârea Curţii de Conturi nr.81 din 24 decembrie 2020;

3.3. cu numerele: 1, 4, 5, 6, 7, 10, 11 şi 13 din Raportul performanţei: "În ce mod activităţile realizate pentru crearea/elaborarea, implementarea şi gestionarea sistemelor informaţionale în sectorul public contribuie la utilizarea eficientă a resurselor alocate în acest scop?", aprobat prin Hotărârea Curţii de Conturi nr.82 din 28 decembrie 2020.

4. Prezenta Hotărâre intră în vigoare de la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi poate fi contestată cu o cerere prealabilă la autoritatea emitentă în termen de 30 zile de la data publicării. În ordine de contencios administrativ, Hotărârea poate fi contestată la Judecătoria Chişinău, sediul Râşcani (MD-2068, mun. Chişinău, str. Kiev nr.3), în termen de 30 de zile din data comunicării răspunsului cu privire la cererea prealabilă sau din data expirării termenului prevăzut de lege pentru soluţionarea acesteia.

5. Curtea de Conturi va fi informată semestrial, în termen de 12 luni din data intrării în vigoare a prezentei Hotărâri, despre acţiunile întreprinse pentru executarea subpunctului 2.4. din prezenta Hotărâre.

6. Hotărârea şi Raportul auditului performanţei: "Sistemele informaţionale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient şi sigur al documentelor?" se plasează pe site-ul oficial al Curţii de Conturi (https://www.ccrm.md/ro/decisions).