Постановление N 45 от 25.08.2022 по Отчету аудита эффективности: "Способствуют ли информационные системы, внедренные в государственном секторе, эффективному и безопасному управлению документами?"

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

по Отчету аудита эффективности: "Способствуют ли информационные

системы, внедренные в государственном секторе, эффективному

и безопасному управлению документами?"

№ 45  от  25.08.2022

 (в силу 16.09.2022) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 284-290 ст. 40 от 16.09.2022

* * *

Счетная палата, с участием генерального директора Национального агентства по разрешению споров г-на Сергея Мержана; заместителя директора публичного учреждения "Агентство электронного управления" г-на Андрея Присакар; директора публичного учреждения "Агентство публичных услуг" г-на Мирчи Ешану; директора Агентства юридических информационных ресурсов г-на Дину Ватамана; генерального директора Агентства по лекарственным средствам и медицинским изделиям г-на Драгоша Гуцу; исполняющего обязанности заместителя директора Государственной налоговой службы г-на Петру Гричука; заместителя директора Национального архивного агентства г-на Александру Чербу; заместителя начальника управления менеджмента документов и петиций Государственной канцелярии г-жи Юлии Ходорожа; заместителя начальника управления по разработке нормативных актов Министерства юстиции г-на Виктора Страту; начальника управления политики в области информационных технологий и цифровой экономики Министерства экономики г-на Андрея Кушкэ; начальника отдела управления документами Министерства внутренних дел г-жи Дорины Козарь; начальника управления статистики, отчетности и электронных закупок Агентства по государственным закупкам г-жи Натальи Постолаке; начальника Службы внутреннего аудита публичного учреждения "Центр информационных технологий в финансах" г-жи Инессы Дани; начальника управления государственных закупок Министерства финансов г-на Серджиу Кэйнэряну; начальника юридического отдела публичного учреждения "Служба информационных технологий и кибербезопасности" г-жи Инны Черба; начальника департамента по внедрению политики Агентства окружающей среды г-жи Раисы Леон, а также других ответственных лиц соответствующих учреждений, в рамках видеозаседания, руководствуясь ст.3 (1) и ст.5 (1) а) Закона об организации и функционировании Счетной палаты Республики Молдова¹, рассмотрела Отчет аудита эффективности "Способствуют ли информационные системы, внедренные в государственном секторе, эффективному и безопасному управлению документами?".

_____________________________

¹ Закон об организации и функционировании Счетной палаты Республики Молдова № 260 от 7.12.2017 (далее – Закон № 260 от 7.12.2017).

Миссия внешнего публичного аудита была проведена в соответствии с Законом № 260 от 7.12.2017 и в соответствии с Программой аудиторской деятельности на 2022 год² с целью сбора достоверной и исчерпывающей информации для подтверждения аудиторских констатаций и выводов о том, что ответственные государственные учреждения и органы создали и выполнили необходимые условия для эффективного и безопасного управления документами, путем внедрения и использования Информационных систем, с выявлением рисков и уязвимостей в этом отношении, и определением возможностей для улучшения. Аудиторские мероприятия проводились в соответствии с Международными стандартами Высших органов аудита, применяемыми Счетной палатой³.

_____________________________

² Постановление Счетной палаты № 75 от 28.12.2021 "Об утверждении Программы аудиторской деятельности на 2022 год" (с последующими изменениями).

³ Постановление Счетной палаты № 2 от 24.01.2020 "О Системе профессиональных деклараций INTOSAI", в частности: ISSAI 100 "Основополагающие принципы аудита публичного сектора"; ISSAI 300 "Основополагающие принципы аудита эффективности"; GUID 5100 "Руководство по аудиту информационных систем".

Рассмотрев Отчет аудита, Счетная палата

УСТАНОВИЛА:

ускорение научно-технического прогресса приводит к увеличению документооборота, соответственно, оцифровка процессов в публичном секторе позволяет, с одной стороны, повышать эффективность и оптимизировать деятельность, оперативно управлять документами, в том числе для автоматизированной обработки документов на бумажном носителе и осуществления автоматизированного контроля за их выполнением. Таким образом, в целях повышения эффективности деятельности, ресурсов (человеческих, временных, финансовых), внедрение информационной системы по управлению документами является одним из важнейших механизмов электронного управления. В соответствии с Концепцией интегрированной системы обращения электронных документов, утвержденной Постановлением Правительства № 844 от 26.07.2007, эффективность выполнения государством своих функций определяется тремя компонентами: эффективность внутренней работы каждого отдельного учреждения; эффективность взаимодействия публичных органов; эффективность взаимодействия с гражданами и предприятиями.

Обобщив результаты аудита, отмечается, что, хотя были предприняты определенные действия по внедрению Интегрированной ИС для электронного управления документами, они не привели к ожидаемым результатам. Кроме того, было установлено, что не были в полной мере обеспечены достаточные правовые условия в этом отношении, поскольку аудит выявил многочисленные недостатки в нормативной базе, связанной с областью ИТК, а также с делопроизводством и архивными работами.

Кроме того, аудит отмечает, что в отсутствие единой ИС, а также в целях повышения эффективности своей деятельности, за аудируемый период публичные органы внедрили различные ИС и услуги, приобретенные у разных экономических агентов, а также у публичного учреждения "Служба информационных технологий и кибербезопасности". Аудиторские проверки выявили многочисленные несоответствия и недостатки, связанные с порядком внедрения и использования соответствующих ИС, а также с их управлением, в том числе в аспекте минимальных обязательных требований кибербезопасности, утвержденных Правительством. Необходимо отметить, что недостатки, выявленные аудитом и раскрытые в Отчете, обусловлены совокупностью системных факторов, таких как: нестабильность/отсутствие лидерства на уровне учреждений; недостаточный и неэффективный мониторинг и контроль со стороны органов, ответственных за внедрение ИС по управлению документами; недостаточность и, по обстоятельствам, неэффективность условий для освоения ИС; несовершенство нормативно-законодательной базы в данной области; недостаточное управление рисками, связанными с внедрением и использованием ИС; отсутствие внутреннего потенциала для оказания поддержки пользователям в освоении и управлении ИС и т. д.

В этом контексте отмечается, что обеспечение эффективного взаимодействия между ответственными органами, с принятием необходимых мер по внедрению представленных аудитом рекомендаций, с целью устранения недостатков, выявленных в ходе аудита, должно способствовать более эффективному менеджменту электронных документов, оптимизации ресурсов, а также обеспечению адекватных условий для развития и укрепления ИС. Одновременно аспекты, изложенные в Отчете аудита, призваны мотивировать Правительство, а также другие ответственные органы, своевременно вмешаться путем соответствующих проверок в отношении порядка управления документами в публичном секторе, а также использования ИС, для достижения поставленных целей в процессе реформирования управления.

Исходя из вышеизложенного, на основании ст.14 (2), ст.15 d) и ст.37 (2) Закона № 260 от 7.12.2017 Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Отчет аудита эффективности "Способствуют ли информационные системы, внедренные в государственном секторе, эффективному и безопасному управлению документами?", приложенный к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление и Отчет аудита направить:

2.1. Парламенту Республики Молдова для информирования и рассмотрения, в случае необходимости, в рамках парламентской комиссии по контролю за публичными финансами;

2.2. Президенту Республики Молдова для информирования;

2.3. Правительству Республики Молдова для информирования и принятия мер по мониторингу обеспечения внедрения аудиторских рекомендаций;

2.4. Генеральной прокуратуре, Национальному агентству по разрешению споров; Государственной канцелярии; Национальному агентству по лекарственным средствам и медицинским изделиям; Министерству финансов; Министерству экономики; Министерству иностранных дел и европейской интеграции; Министерству внутренних дел; Министерству юстиции; Национальной кассе социального страхования; публичным учреждениям: "Служба информационных технологий и кибербезопасности", "Агентство электронного управления", "Агентство публичных услуг"; Агентству окружающей среды; Национальному архивному агентству; Агентству водного транспорта; Государственной налоговой службе; Таможенной службе; Службе информационных технологий Министерства внутренних дел; Бюро миграции и убежища; публичному учреждению "Центр информационных технологий в финансах"; Генеральному инспекторату полиции; Генеральному инспекторату карабинеров; Генеральному инспекторату пограничной полиции; Агентству земельных отношений и кадастра, Национальному агентству по регулированию в области электронных коммуникаций и информационных технологий; Национальному агентству автомобильного транспорта; Социальной инспекции; Национальному бюро регионального и местного развития для внедрения рекомендаций, изложенных в Отчете аудита, с разработкой Плана действий в этом отношении, и обеспечения принятия необходимых мер по устранению недостатков, выявленных аудитом.

3. В результате повторного изложения путем переформулирования в Отчете аудита, приложенном к настоящему Постановлению, исключить из режима мониторинга рекомендации:

3.1. №: 11, 15, 20, 21 и 30 из Отчета аудита эффективности/ИТ "Какие достижения и препятствия/риски зарегистрированы в рамках внедрения Проекта "e-Преобразование управления"?", утвержденного Постановлением Счетной палаты № 60 от 21 ноября 2017 года;

3.2. №: 2, 4 и 5 из Отчета миссии follow-up по оценке уровня выполнения требований и внедрения рекомендаций, направленных Постановлением № 62 от 2 августа 2018 года по Отчету аудита эффективности учета государственных информационных ресурсов и систем, утвержденного Постановлением Счетной палаты № 81 от 24 декабря 2020 года;

3.3. №: 1, 4, 5, 6, 7, 10, 11 и 13 из Отчета аудита эффективности "Как деятельность, осуществляемая для создания/разработки, внедрения и управления информационными системами в публичном секторе, способствует эффективному использованию ресурсов, выделяемых для этой цели?", утвержденного Постановлением Счетной палаты № 82 от 28 декабря 2020 года.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня опубликования в Официальном мониторе Республики Молдова и может быть обжаловано путем предварительного уведомления в адрес его эмитента в течение 30 дней с даты опубликования. В административном порядке Постановление может быть обжаловано в суде Кишинэу, офис Рышкань (MD-2068, мун. Кишинэу, ул. Киев, 3) в 30-дневный срок со дня сообщения ответа на предварительное уведомление или с даты истечения срока, предусмотренного для его разрешения.

5. О принятых мерах по выполнению подпункта 2.4 настоящего постановления информировать Счетную палату каждое полугодие, в течение 12 месяцев со дня вступления в силу Постановления.

6. Постановление и Отчет аудита эффективности: "Способствуют ли информационные системы, внедренные в государственном секторе, эффективному и безопасному управлению документами?" опубликовать на официальном сайте Счетной палаты (https://www.ccrm.md/ro/decisions).