Ordin nr.161 din 17.12.2020 privind aprobarea Normelor de audit intern în sectorul public

MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

privind aprobarea Normelor de audit intern în sectorul public

nr. 161  din  17.12.2020

 (în vigoare 22.02.2021) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr.13-20 art. 40 din 22.01.2021

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei al RM

nr.de înregistrare 1622

din 14 ianuarie 2021

ministru_____Fadei NAGACEVSCHI

În temeiul prevederilor art.29 lit.b) din Legea privind controlul financiar public intern nr.229/2010 (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2019, nr.86–92, art.140),

ORDON:

1. Se aprobă Normele de audit intern în sectorul public (se anexează);

2. Se abrogă Ordinul ministrului finanţelor nr.105/2013 cu privire la aprobarea Normelor metodologice de audit intern în sectorul public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2013, nr.206-211, art.1430), cu excepţia instrucţiunilor suplimentare la fiecare normă.

Aprobate

prin Ordinul ministrului finanţelor

nr.161 din 17 decembrie 2020

NORMELE DE AUDIT INTERN ÎN SECTORUL PUBLIC

Secţiunea 1

Dispoziţii generale

1. Normele de audit intern în sectorul public (în continuare, Norme) au ca scop stabilirea cadrului general de organizare şi desfăşurare a activităţii de audit intern în entităţile publice, precum şi îndrumarea necesară pentru aplicarea în practică a prevederilor Codului etic, Cartei de audit intern şi Standardelor naţionale de audit intern (în continuare, SNAI).

2. Prevederile Normelor se aplică entităţilor publice, care asigură activitatea de audit intern prin una din următoarele forme:

1) subdiviziune de audit intern instituită în structura organizaţională proprie;

2) audit intern prin asociere;

3) audit intern pe bază de contract.

3. În sensul prezentelor Norme noţiunea de subdiviziune de audit intern se referă la toate formele de organizare a auditului intern, menţionate la pct.2, şi noţiunea de auditor intern se referă la personalul care desfăşoară activitate de audit intern.

4. Normele sunt structurate astfel, încît să asigure reglementarea necesară pentru organizarea, gestionarea şi desfăşurarea activităţii de audit intern, inclusiv efectuarea misiunii de audit.

5. Subdiviziunea de audit intern elaborează, la necesitate, proceduri de audit intern specifice entităţii publice, în conformitate cu prezentele norme.

6. În activitatea de audit intern, se aplică şi se consideră următoarele acte normative:

1) Legea nr.229/2010 privind controlul financiar public intern;

2) Hotărîrea Guvernului nr.557/2019 cu privire la aprobarea Codului etic al auditorului intern şi a Cartei de audit intern;

3) Hotărîrea Guvernului nr.556/2019 pentru aprobarea Regulamentului privind dobîndirea, confirmarea şi dezvoltarea calificării profesionale în domeniul auditului intern în sectorul public;

4) Hotărîrea Guvernului nr.617/2019 pentru aprobarea Regulamentului privind evaluarea calităţii activităţii de audit intern în sectorul public;

5) Ordinul ministrului finanţelor nr.153/2018 cu privire la aprobarea Standardelor Naţionale de Audit Intern;

6) Ordinul ministrului finanţelor nr.176/2019 cu privire la aprobarea Regulamentului privind raportarea activităţii de audit intern în sectorul public;

7) Ordinul ministrului finanţelor nr.189/2015 cu privire la aprobarea Standardelor naţionale de control intern în sectorul public;

8) Ordinul ministrului finanţelor nr.4/2019 cu privire la aprobarea Regulamentului privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială.

7. În scopul facilitării desfăşurării activităţii de audit intern în sectorul public, Ministerul Finanţelor elaborează îndrumări metodologice specifice suplimentare.

Secţiunea a 2-a

Scopul, autoritatea şi responsabilităţile auditului intern

8. Auditul intern este o activitate independentă şi obiectivă de asigurare şi consiliere, destinată să adauge valoare şi să îmbunătăţească activitatea unei entităţi publice. Auditul intern ajută entitatea publică în îndeplinirea obiectivelor sale printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluînd şi îmbunătăţind eficacitatea proceselor de management al riscului, control şi guvernanţă.

9. Principiile fundamentale pentru practica profesională a auditului intern sunt următoarele:

1) demonstrează integritate;

2) demonstrează competenţă şi conştiinciozitate profesională;

3) este obiectivă şi nu este supusă unor influenţe nepotrivite (independentă);

4) este aliniată strategiilor, obiectivelor şi riscurilor entităţii publice;

5) este poziţionată corespunzător în cadrul entităţii publice şi dispune de resurse adecvate;

6) demonstrează calitate şi îmbunătăţire continuă;

7) comunică eficient;

8) furnizează asigurare bazată pe risc;

9) are cunoaştere detaliată, este proactivă şi orientată către viitor;

10) promovează îmbunătăţirea organizaţională.

10. Auditul intern asigură cel mai înalt nivel de independenţă organizaţională şi obiectivitate individuală la colectarea, evaluarea şi comunicarea informaţiei despre procesul sau sistemul auditat, inclusiv la formularea constatărilor şi recomandărilor de audit, precum şi raportării acestora.

11. Independenţa organizaţională presupune faptul că conducătorul subdiviziunii de audit intern se subordonează şi raportează direct managerului entităţii publice. Independenţa se confirmă cel puţin anual managerului entităţii publice de către conducătorul subdiviziunii de audit intern.

12. Principiul obiectivităţii individuale presupune respectarea următoarele reguli de conduită de către auditorii interni:

1) să nu participe la activităţi sau relaţii care afectează sau se presupune că pot afecta activitatea imparţială;

2) să nu accepte acţiuni sau comportament care le afectează sau se presupune că le pot afecta raţionamentul profesional;

3) să îşi menţină independenţa faţă de orice influenţă politică şi să se abţină de la exprimarea sau manifestarea convingerilor politice în exercitarea atribuţiilor;

4) să comunice toate aspectele semnificative pe care le cunosc şi care ar putea distorsiona concluziile privind rezultatele auditului sau ar putea afecta activitatea unităţii auditate;

5) să nu accepte avantaje de natură materială sau personală care ar putea să afecteze obiectivitatea evaluărilor efectuate.

13. Dacă independenţa sau obiectivitatea sunt prejudiciate în fapt sau în aparenţă, detaliile acestei prejudicieri se aduc la cunoştinţa conducătorului subdiviziunii de audit intern sau, după caz, managerului entităţii publice.

14. Auditorul intern îşi dezvoltă continuu competenţa profesională, obţinînd formare profesională corespunzătoare, experienţă şi certificări.

15. Conducătorul subdiviziunii de audit intern asigură competenţa colectivă pentru realizarea planului anual al activităţii de audit intern, reieşind din resursele disponibile.

16. Subdiviziunea de audit intern este responsabilă pentru:

1) elaborarea planului strategic şi planului anual al activităţii de audit intern, bazate pe evaluarea riscurilor;

2) desfăşurarea misiunilor de audit, conform planului aprobat (inclusiv misiunilor ad-hoc), cu emiterea recomandărilor de audit;

3) urmărirea implementării recomandărilor de audit;

4) informarea, raportarea şi comunicarea cu părţile interesate.

17. În cadrul activităţii de audit intern se desfăşoară următoarele tipuri de misiuni de audit:

1) misiuni de asigurare, care implică o analiză obiectivă a probelor colectate de către auditorul intern pentru a formula opinii şi concluzii cu privire la un sistem, la un proces sau la o activitate din cadrul entităţii publice;

2) misiuni de consiliere, care au un caracter de consultare şi se desfăşoară la solicitarea beneficiarului misiunii, cu acordul managerului entităţii publice.

18. Suplimentar misiunilor de consiliere, subdiviziunea de audit intern furnizează şi alte activităţi de consiliere, al căror caracter şi arie de acoperire sunt convenite cu beneficiarul (promovarea, conştientizarea şi instruirea în domeniul controlului intern managerial, asistenţa metodologică şi consultativă, participarea în cadrul diferitor comitete / comisii / grupuri de lucru, facilitare a autoevaluării, suport în evaluarea riscurilor).

19. Atît pentru misiunile de asigurare, cît şi pentru misiunile de consiliere auditorul intern nu îşi asumă nici o responsabilitate managerială sau decizională.

20. Auditul intern evaluează şi oferă recomandări pentru îmbunătăţirea:

1) procesului de guvernare a entităţii publice;

2) procesului de management al riscurilor, inclusiv riscurilor de fraudă şi corupţie;

3) activităţilor de control.

21. În cadrul activităţii de audit intern se desfăşoară următoarele tipuri de audit:

1) auditul de sistem, care examinează controlul intern managerial din cadrul unui sistem, proces sau activitate, pentru a evalua eficienţa şi eficacitatea funcţionării acestuia;

2) auditul de conformitate, care verifică respectarea cadrului normativ, a politicilor şi a procedurilor aplicate şi, după caz, necesitatea îmbunătăţirii activităţilor de control;

3) auditul financiar, care evaluează funcţionarea adecvată şi eficientă a activităţilor de control aferente sistemelor financiare;

4) auditul performanţei, care examinează utilizarea resurselor în cadrul unui program, funcţii, operaţiuni sau sistem pentru a determina dacă resursele sunt utilizate în cel mai economic, eficient şi eficace mod pentru îndeplinirea obiectivelor;

5) auditul tehnologiilor informaţionale, care examinează eficacitatea controlului intern managerial aferent sistemelor informaţionale.

22. La toate etapele activităţii de audit intern conducătorul subdiviziunii de audit intern comunică şi interacţionează direct cu managerul entităţii publice.

23. Conducătorul subdiviziunii de audit intern raportează şi menţine un contact periodic cu subdiviziunea responsabilă de politicile de control financiar public intern din cadrul Ministerului Finanţelor.

24. Pentru a asigura acoperirea adecvată a activităţii de audit intern şi minimizarea suprapunerilor, conducătorul subdiviziunii de audit intern face schimb de informaţii, planuri, rapoarte şi colaborează cu Curtea de Conturi, Inspecţia financiară sau alte entităţi de control public, precum şi cu alte subdiviziuni structurale interne de control sau verificare.

25. Subdiviziunea de audit intern transmite Curţii de Conturi copia:

1) planului anual al activităţii de audit intern;

2) raportului anual al activităţii de audit intern.

26. În cazul obţinerii asistenţei şi consilierii specializate din partea unor persoane din cadrul sau din afara entităţii publice, conducătorul subdiviziunii de audit intern coordonează cu acestea:

1) obiectivele şi aria de aplicabilitate a misiunii de audit;

2) accesul la documente, persoane şi bunuri;

3) apartenenţa şi păstrarea documentelor de lucru;

4) confidenţialitatea informaţiilor obţinute.

Secţiunea a 3-a

Planificarea strategică şi anuală a activităţii de audit intern

27. Planificarea activităţii de audit intern se efectuează în trei nivele principale:

1) planificarea strategică;

2) planificarea anuală;

3) planificarea misiunii de audit.

28. Conducătorul subdiviziunii de audit intern elaborează planul strategic şi planul anual al activităţii de audit intern în strînsă aliniere şi corespundere cu obiectivele strategice şi operaţionale ale entităţii publice, reieşind din resursele disponibile.

29. Planificarea activităţii constă din următoarele etape:

1) stabilirea universului de audit;

2) evaluarea riscurilor aferente obiectelor auditabile;

3) prioritizarea obiectelor auditabile în funcţie de valoarea riscurilor;

4) estimarea timpului necesar pentru evaluarea fiecărui obiect auditabil;

5) distribuirea / alocarea resurselor de audit;

6) elaborarea planului strategic;

7) elaborarea planului anual;

8) comunicarea şi aprobarea planului strategic şi planului anual.

30. Subdiviziunea de audit intern stabileşte şi menţine un univers de audit, care reprezintă totalitatea unităţilor, sistemelor, proceselor, activităţilor şi programelor auditabile. Pentru o colectare eficientă a informaţiilor, se utilizează metoda "de sus în jos", în care universul de audit este divizat în dependenţă de structura organizaţională a entităţii publice, pe programe, funcţii, subdiviziuni, sisteme, procese şi activităţi.

31. Pentru stabilirea universului de audit, se examinează planurile strategice, obiectivele, structura organizaţională şi alte documente cheie ale entităţii publice.

32. Utilizarea eficientă a resurselor limitate de audit se asigură prin incorporarea evaluării riscurilor în selectarea obiectelor / misiunilor de audit şi elaborarea ca rezultat al unui plan de audit multianual.

33. Riscurile se identifică prin una sau mai multe din următoarele metode:

1) analiza mediului extern;

2) analiza proceselor şi activităţilor;

3) analiza activităţilor de control şi punctelor de luare a deciziilor;

4) rezultatele misiunilor de audit extern, nereguli detectate, deficienţe de control raportate;

5) interviuri şi şedinţe de lucru cu manageri şi personal;

6) sondaje, statistici, autoevaluări, rapoarte de expertize;

7) rezultatele evaluării riscurilor în misiunile precedente de audit.

34. Fiecare risc identificat se evaluează prin prisma impactului şi probabilităţii. Auditorul intern face diferenţă dintre riscurile inerente şi riscurile reziduale.

35. La evaluarea riscurilor, se examinează şi posibilitatea de apariţie a fraudei şi modul în care entitatea publică gestionează riscurile de fraudă. Atenţie deosebită se acordă riscurilor aferente tehnologiilor informaţionale.

36. Avînd în vedere că ulterior identificării şi evaluării riscurilor poate exista un număr mare de obiecte auditabile, se utilizează un set de factori de risc generali (materialitatea, volumul tranzacţiilor / operaţiunilor, sensibilitatea, complexitatea, mediul de control, potenţialul de fraudă, automatizarea) cu scopul de a stabili scorul (ponderat al) riscului pentru fiecare obiect auditabil al universului de audit.

37. În abordarea bazată pe riscuri, factorii de risc se utilizează în calitate de caracteristici observabile şi măsurabile ale riscurilor, combinînd analiza simultană a riscurilor, impactului şi activităţilor de control pentru a facilita evaluarea riscului.

38. Monitorizarea continuă a principalilor factori de risc contribuie la luarea deciziei privind modificarea universului de audit, planului strategic şi planului anual al activităţii de audit intern.

39. În abordarea ciclică, auditorii interni stabilesc să auditeze întregul univers de audit într-o anumită perioadă de timp sau ciclu (de obicei 3-5 ani).

40. Ambele abordări sunt complementare şi utilizate împreună pentru acoperirea exhaustivă a domeniilor supuse riscurilor.

41. Indiferent de abordarea utilizată, evaluarea riscurilor se efectuează continuu, dar cel puţin anual.

42. Auditorul intern nu îşi asumă responsabilitatea definirii toleranţei la risc, decizii privind reacţia la risc sau implementarea reacţiei la risc.

43. După stabilirea universului de audit, evaluarea riscurilor şi prioritizarea obiectelor auditabile, urmează alocarea corespunzătoare a resurselor de personal / buget pentru realizarea misiunilor de audit. Aceasta se efectuează prin calcularea volumului de muncă necesar şi a numărului necesar de auditori interni pentru realizarea volumului respectiv de muncă.

44. Conducătorul subdiviziunii de audit intern ia în considerare competenţele disponibile şi necesitatea utilizării unor resurse externe specializate.

45. Planul strategic este un document de planificare care stabileşte evaluarea riscurilor, metodologia şi procedurile de audit, criteriile generale de evaluare, resursele şi calendarul activităţilor. Planul strategic este elaborat sau actualizat pînă la sfîrşitul fiecărui an, acoperind următoarea perioadă de 3 ani, astfel acesta devenind un plan continuu (conform metodei n, n+1, n+2).

46. Planul strategic cuprinde cel puţin:

1) introducere, misiune, scop;

2) imagine de ansamblu, guvernanţă, riscuri, control;

3) univers de audit;

4) identificare şi evaluare a riscurilor, factori de risc;

5) plan de audit flexibil pe 3 ani (domeniu auditat / titlul, scop al auditului, arie de aplicabilitate, tip de audit, an);

6) capacităţi de audit intern;

7) raportare, aprobare, actualizare.

47. În baza planului strategic, conducătorul subdiviziunii de audit intern elaborează planul anual al activităţii de audit intern.

48. Planul anual este elaborat pentru anul următor, pînă la sfîrşitul anului curent, avînd în vedere resursele disponibile în acest an.

49. Planul anual conţine titlurile tuturor misiunilor de audit, descriind clar şi succint aria de aplicabilitate şi obiectivele de audit, urmărirea implementării recomandărilor de audit, resurse pentru misiuni ad-hoc, activităţi de gestionare, precum şi de dezvoltare profesională.

50. Misiunile de audit prevăzute de cadrul normativ se includ în planul anual, precum şi solicitările managerilor operaţionali acceptate de către managerul entităţii publice (misiuni ad-hoc), pentru care iniţial se rezervă resurse.

51. Planul anual al activităţii de audit intern cuprinde următoarele elemente:

1) introducere, referinţă la planul strategic, evaluare a riscurilor;

2) arie generală de aplicabilitate, abordare şi metodologie de audit;

3) plan de audit (domeniu auditat / titlul, scop, arie de aplicabilitate, tip de audit, date început şi sfîrşit);

4) număr de auditori interni, capacităţi, analiză a volumului de muncă, competenţe, instruire, referinţe la buget;

5) activităţi de management a auditului intern;

6) raportare, aprobare, actualizare, responsabilităţi, termene.

52. Pornind de la modificările considerate semnificative, conducătorul subdiviziunii de audit intern actualizează planul strategic şi planul anual al activităţii de audit intern.

53. Planul strategic se actualizează cel puţin anual sau ulterior oricărei modificări semnificative.

54. Planul strategic şi planul anual al activităţii de audit intern (inclusiv versiunea modificată a acestora) sunt prezentate spre aprobare managerului entităţii publice. Ulterior aprobării, acestea sunt transmise subdiviziunii responsabile de politicile de control financiar public intern din cadrul Ministerului Finanţelor.

Secţiunea a 4-a

Misiunea de audit

55. Misiunea de audit este iniţiată în baza planului anual aprobat al activităţii de audit intern, iar în cazul unei misiuni ad-hoc, în baza unei solicitări acceptate de managerul entităţii publice.

56. Misiunea de audit se desfăşoară conform următoarelor patru etape:

1) planificarea;

2) lucrul în teren;

3) raportarea rezultatelor;

4) urmărirea implementării recomandărilor de audit.

57. La etapa planificării misiunii de audit, se desfăşoară următoarele activităţi:

1) definirea titlului misiunii de audit şi domeniului auditat;

2) evaluarea preliminară a riscurilor;

3) stabilirea necesarului de resurse;

4) elaborarea ordinului privind efectuarea misiunii;

5) înţelegerea domeniului auditat şi documentarea sistemului existent;

6) stabilirea obiectivelor specifice de audit, ariei de aplicabilitate şi criteriilor de evaluare;

7) finalizarea planului misiunii;

8) desfăşurarea şedinţei de deschidere a misiunii de audit;

9) stabilirea metodologiei de audit, responsabilităţilor şi calendarului activităţilor;

10) finalizarea programului de lucru.

58. Şeful echipei de audit întocmeşte ordinul privind efectuarea misiunii şi îl prezintă spre aprobare managerului entităţii publice.

59. Ordinul privind efectuarea misiunii conţine cel puţin următoarele elemente:

1) titlul misiunii de audit;

2) aria de aplicabilitate;

3) perioada desfăşurării misiunii de audit intern;

4) locul desfăşurării misiunii de audit (unitatea auditată);

5) componenţa echipei de audit;

6) relaţiile de raportare;

7) data prezentării proiectului raportului de audit şi raportului final de audit.

60. Şeful echipei de audit întocmeşte planul misiunii, care conţine următoarele elemente:

1) titlul misiunii de audit;

2) obiectivele de audit;

3) aria de aplicabilitate;

4) documentarea sistemului şi controalelor existente;

5) evaluarea riscurilor;

6) abordarea şi metodologia de audit;

7) resursele de audit;

8) termenul de prezentare a proiectului raportului de audit şi raportului final de audit;

9) utilizatorii raportului final de audit.

61. Auditorii interni examinează unitatea auditată, nelimitîndu-se la practicile de management, procesele, politicile, procedurile interne, mediul extern. Auditorii interni studiază cadrul normativ, rapoartele anterioare de audit, planurile strategice şi operaţionale, rapoartele de activitate, registrele riscurilor, structura organizatorică, descrierile proceselor, fişele posturilor, fără a se limita la acestea.

62. În cadrul misiunii de audit, auditorii interni efectuează o evaluare detaliată a riscurilor, pentru a preciza obiectivele de audit şi aria de aplicabilitate stabilite iniţial. Suplimentar, se evaluează capacitatea sistemului de control intern managerial de a diminua probabilitatea / impactul fiecărui risc.

63. Pornind de la obiectivele de audit stabilite în planul anual al activităţii de audit intern, auditorii interni stabilesc obiective de audit detaliate şi specifice, în linie cu riscurile aferente unităţii auditate şi implicit considerînd obiectivele acesteia.

64. În baza obiectivelor de audit, auditorii interni definesc aria specifică de aplicabilitate (subdiviziuni, locaţii, patrimoniu, sisteme, înregistrări, populaţie pentru testare, mărimea eşantionului, personal), procedurile de audit, date limită.

65. Pentru a evalua activităţile de control, auditorii interni definesc şi utilizează criterii corespunzătoare de evaluare, în baza unor standarde, modele, reglementări, bune practici.

66. Pentru fiecare misiune de audit, conducătorul subdiviziunii de audit intern repartizează auditorii interni (şi alte resurse) ţinînd cont de volumul necesar de muncă, experienţă şi competenţe, complexitatea misiunii de audit.

67. În cazul în care subdiviziunea de audit intern nu dispune de competenţe / capacităţi suficiente, conducătorul subdiviziunii de audit intern consideră utilizarea asistenţei şi consilierii specializate din cadrul sau din afara entităţii publice.

68. Înaintea demarării unei misiuni de audit, auditorul intern completează Declaraţia de interese, care oferă informaţii despre funcţiile sau interesele deţinute de către auditorul intern. Declaraţia de interese se anexează la dosarul curent al misiunii de audit.

69. Pînă la etapa lucrului în teren, se desfăşoară şedinţa de deschidere a misiunii de audit cu reprezentanţii unităţii auditate, pe parcursul căreia se convin următoarele:

1) contextul general al misiunii de audit;

2) obiectivele de audit;

3) aria de aplicabilitate;

4) abordarea şi metodologia de audit, inclusiv tipurile de probe;

5) calendarul activităţilor;

6) relaţiile de raportare;

7) persoanele responsabile şi de contact.

70. Şedinţa de deschidere a misiunii de audit se documentează printr-un proces-verbal, semnat ulterior de către toate părţile.

71. Ulterior şedinţei de deschidere a misiunii de audit, şeful echipei de audit întocmeşte programul de lucru, care conţine următoarele elemente:

1) titlul misiunii de audit, perioada şi etapele de bază;

2) politici, standarde şi ghiduri (domenii) pentru examinare;

3) cerinţe de conformitate (criterii de reglementare);

4) lista iniţială a persoanelor de intervievat;

5) metode şi tehnici de evaluare;

6) instrumente şi metodologie de testare;

7) criterii de evaluare;

8) termene limită pentru fiecare activitate, numărul zilelor alocate.

72. Planul misiunii şi programul de lucru sunt aprobate de către conducătorul subdiviziunii de audit intern pînă la iniţierea lucrului în teren. Dacă sunt necesare modificări, programul de lucru este actualizat şi aprobat repetat.

73. Etapa lucrului în teren constă în colectarea şi analiza probelor de audit. Probele de audit trebuie să fie suficiente, relevante şi sigure.

74. La etapa lucrului în teren, se desfăşoară următoarele activităţi:

1) identificarea şi colectarea informaţiilor;

2) analiza şi evaluarea informaţiilor;

3) elaborarea constatărilor şi recomandărilor preliminare de audit.

75. Auditorul intern examinează orice date, informaţii şi documente cu privire la obiectivele de audit şi aria de aplicabilitate a misiunii de audit, inclusiv în format electronic, in original sau în copie.

76. Auditorul intern alege şi utilizează o combinaţie de metode şi tehnici potrivite pentru identificarea şi colectarea informaţiilor, printre care:

1) interviul – utilizat cu scopul de a obţinere informaţii de la persoane care cunosc bine activităţile unităţii auditate;

2) chestionarul de control intern – utilizat şi în cazul cînd există mai mulţi destinatari sau aceştia se află în locaţii diferite, pentru a identifica punctele forte / slabe şi a căpăta o descriere a procesului auditat şi activităţilor de control;

3) observarea – efectuată prin observarea la faţa locului a unui proces sau activităţi efectuate, cu scopul obţinerii informaţiilor efective;

4) inspectare – executată prin contrapunerea sau verificarea datelor sau activelor;

5) confirmarea externă – utilizată pentru obţinerea unor dovezi suplimentare sigure;

6) recalcularea – efectuată prin verificarea exactităţii matematice a documentelor, înregistrărilor, calculelor;

7) documentarea procesului – executată prin descrierea şi analiza etapelor, acţiunilor, activităţilor de control şi fluxului documentelor dintr-un proces;

8) procedurile analitice – constă în analiza şi evaluarea unor volume mari de date;

9) tehnici asistate de calculator – utilizate la auditarea volumelor mari de date provenite din surse electronice (inclusiv "big data"), prin metode statistice sau de "machine learning";

10) testele – reprezintă un instrument important pentru testarea obiectivelor de control ca parte a activităţilor de control;

11) eşantionarea – reprezintă aplicarea raţionamentului profesional pentru a testa un număr mai mic de elemente decît întreaga populaţie cu obţinerea probelor suficiente pentru concluzii.

77. În timpul procesului de testare, auditorul intern efectuează două tipuri de teste:

1) teste de conformitate;

2) teste substanţiale.

78. Testele de conformitate sunt teste de audit efectuate pentru a examina existenţa sau modalitatea de instituire a unor activităţi de control planificate.

79. Testele substanţiale sunt proceduri analitice menite să testeze funcţionarea şi eficacitatea activităţilor de control.

80. Auditorul intern nu este responsabil pentru prevenirea fraudei. Totuşi, auditorul intern utilizează proceduri specifice de audit care să ofere o asigurare rezonabilă de detectare a cazurilor (posibile) de fraudă şi / sau corupţie.

81. Auditorul intern informează în scris managerul entităţii publice, sau după caz, organele de drept competente privind descoperirea unor indicii de potenţiale fraude şi corupţie.

82. Pentru a susţine constatările, recomandările şi concluziile de audit, auditorul intern documentează probele de audit, la fiecare etapă a lucrului în teren.

83. Auditorul intern clasifică probele de audit în:

1) probe documentare;

2) probe din depoziţii / mărturii;

3) probe analitice;

4) probe fizice.

84. Auditorul intern efectuează o evaluare cantitativă şi evaluare calitativă a probelor de audit.

85. Auditorul intern confruntă probele de audit cu criteriile de evaluare prestabilite la etapa de planificare a misiunii de audit, ceea ce conduce la elaborarea constatărilor şi recomandărilor preliminare de audit.

86. Lucrul în teren se finalizează cu informarea unităţii auditate despre constatările şi recomandările preliminare de audit.

87. Etapele elaborării raportului de audit sunt următoarele:

1) formularea constatărilor şi recomandărilor de audit;

2) elaborarea proiectului raportului de audit şi revizuirea de către conducătorul subdiviziunii de audit intern;

3) desfăşurarea şedinţei de închidere a misiunii de audit;

4) finalizarea raportului de audit, cu includerea reacţiei unităţii auditate;

5) comunicarea rezultatelor către managerul entităţii publice şi altor părţi interesate;

6) întocmirea de către unitatea auditată a planului de acţiuni privind implementarea recomandărilor de audit.

88. Constatările de audit trebuie să fie obiective, specifice şi cuprind situaţia, criteriul, efectul şi cauza.

89. Recomandările de audit sunt elaborate astfel, indicînd acţiunea ce reduce decalajul dintre situaţia identificată şi situaţia dorită. Recomandările de audit soluţionează situaţiile şi cauzele indicate în constatările de audit.

90. Auditorul intern clasifică recomandările de audit în recomandări cu prioritate înaltă, medie şi scăzută.

91. Constatările şi recomandările de audit preliminare sunt incluse în proiectul raportului de audit. Proiectul raportului de audit este întocmit de către şeful echipei de audit.

92. Şeful echipei de audit examinează şi supervizează continuu documentele de lucru pe parcursul misiunii de audit, la fiecare etapă a realizării programului de lucru. Conducătorul subdiviziunii de audit intern examinează proiectul raportului de audit şi dosarul curent al misiunii de audit.

93. Proiectul raportului de audit se prezintă în cadrul şedinţei de închidere a misiunii de audit, pentru a:

1) discuta constatările (şi opinia) de audit;

2) examina aplicarea în practică a recomandărilor de audit;

3) conveni, după caz, asupra unui termen pentru primirea comentariilor la constatările şi recomandările de audit.

94. La şedinţa de închidere a misiunii participă echipa de audit şi reprezentanţii unităţii auditate. Şedinţa de închidere a misiunii se documentează într-un proces-verbal semnat de participanţi.

95. Unitatea auditată prezintă subdiviziunii de audit intern comentarii în formă scrisă, la constatările şi recomandările de audit, în termenele stabilite.

96. Acceptarea sau neacceptarea comentariilor unităţii auditate se reflectă sau se argumentează în raportul de audit. Raportul de audit este finalizat de către şeful echipei de audit în baza proiectului raportului de audit, considerînd îndrumările conducătorului subdiviziunii de audit intern.

97. Raportul de audit dispune de următoarele caracteristici:

1) exactitate;

2) claritate;

3) obiectivitate;

4) concizie;

5) corectitudine;

6) oportunitate;

7) remediere.

98. Raportul de audit include următoarele elemente:

1) sumar executiv;

2) introducere;

3) context administrativ;

4) constatările de audit;

5) recomandările de audit;

6) concluzie şi opinie generală;

7) anexe.

99. Pînă la prezentarea raportului de audit final managerului entităţii publice, conducătorul subdiviziunii de audit intern finalizează revizuirea raportului de audit.

100. Menţiunea "Realizat în conformitate cu Standardele naţionale de audit intern" se include în raportul de audit doar dacă rezultatele Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern susţin această afirmaţie. Dacă există neconformitate cu Codul etic / Standardele naţionale de audit intern, în raportul de audit intern se menţionează cauza şi impactul neconformităţii asupra rezultatelor misiunii de audit.

101. Conducătorul subdiviziunii de audit intern remite raportul final de audit către managerul entităţii publice pentru a:

1) lua act de constatările de audit;

2) decide de a implementa sau nu recomandările de audit;

3) aproba raportul final de audit.

102. În cazul în care managerul entităţii publice acceptă riscul de a nu întreprinde nimic privind unele constatări şi recomandări de audit, conducătorul subdiviziunii de audit intern evaluează riscul respectiv, comunică în scris şi discută cu managerul entităţii publice acest aspect.

103. Ulterior aprobării raportului de audit, conducătorul subdiviziunii de audit intern transmite în copie raportul de audit către unitatea auditată şi, după caz, altor părţi interesate (alte subdiviziuni structurale, adjuncţi ai managerului entităţii publice, altor entităţi).

104. Raportul de audit este însoţit de o scrisoare sau alt document intern, în care se menţionează termenul-limită pentru elaborarea planului de acţiuni privind implementarea recomandărilor de audit.

105. Unitatea auditată întocmeşte proiectul planului de acţiuni pentru implementarea recomandărilor de audit, cu includerea acţiunilor pentru implementarea recomandărilor de audit, în funcţie de decizia managerului entităţii publice, precum şi termenelor de implementare şi persoanelor / subdiviziunilor responsabile.

106. Unitatea auditată transmite proiectul planului de acţiuni către conducătorul subdiviziunii de audit intern pentru examinare şi coordonare. Ulterior, unitatea auditată transmite proiectul planului de acţiuni către managerul entităţii publice spre aprobare.

107. Dacă în raportul de audit transmis a fost identificată o eroare sau omisiune semnificativă, aceasta este corectată şi comunicată tuturor părţilor interesate care au primit originalul raportului de audit.

108. Conducătorul subdiviziunii de audit intern instituie un sistem eficient de urmărire a implementării recomandărilor de audit, în funcţie de prioritatea lor pentru implementare (înaltă, medie şi scăzută) şi în baza planurilor de acţiuni pentru implementarea recomandărilor de audit, aprobate de managerul entităţii publice.

109. Urmărirea implementării recomandărilor de audit se efectuează sistematic prin una sau mai multe din următoarele modalităţi, în dependenţă de prioritatea recomandărilor de audit:

1) activitate separată destinată urmăririi implementării recomandărilor de audit cu prioritate înaltă şi emiterii raportului anual de activitate;

2) ca parte/obiectiv a unei alte misiuni de audit, rezultatele fiind incluse în raportul final de audit;

3) audit ulterior, cu elaborarea unui raport de audit separat.

110. Activitatea separată de urmărire a implementării recomandărilor de audit presupune utilizarea unui formular privind implementarea recomandărilor de audit, în care unitatea auditată include răspunsurile sale privind acţiunile întreprinse, inclusiv gradul de implementare. Pentru justificare, unitatea auditată anexează documentele relevante.

111. Planificarea şi efectuarea unui audit ulterior cuprinde:

1) examinarea planului de acţiuni privind implementarea recomandărilor de audit;

2) identificarea probelor de audit necesare pentru a asigura că rezultatele dorite au fost obţinute;

3) stabilirea interviurilor şi testelor necesare.

112. Conducătorul subdiviziunii de audit intern convine cu managerul entităţii publice modalitatea de urmărire şi raportare a implementării recomandărilor de audit. Acest mecanism include raportare trimestrială şi anuală a situaţiei privind implementarea recomandărilor de audit.

113. În rezultatul procesului de urmărire a implementării recomandărilor de audit, conducătorul subdiviziunii de audit intern stabileşte măsura în care planul strategic şi planul anual al activităţii de audit intern vor fi revizuite pentru a reflecta schimbările expunerii generale a entităţii publice la riscuri.

Secţiunea a 5-a

Documentarea activităţii şi arhivarea

114. Auditorul intern documentează, electronic sau pe hîrtie, activităţile realizate pentru a susţine rezultatele misiunii de audit. Calitatea documentelor de lucru demonstrează competenţa, conştiinciozitatea profesională şi conformitatea cu Standardele naţionale de audit intern.

115. Misiunea de audit este documentată corespunzător la fiecare etapă pentru a susţine constatările, concluziile şi recomandările de audit, precum şi informaţiile privind urmărirea implementării recomandărilor de audit.

116. Toate documentele de lucru sunt semnate şi datate de auditorul intern. Documentele de lucru revizuite şi supervizate de către şeful echipei de audit sau conducătorul subdiviziunii de audit intern sunt semnate şi datate.

117. Documentele de lucru sunt păstrate în dosare de audit, organizate în mod standard, pentru a facilita procesul de documentare şi examinare de către auditorul intern, şeful echipei de audit şi conducătorul subdiviziunii de audit intern.

118. Documentele de lucru sunt organizate în două tipuri de dosare de audit:

1) dosarul permanent;

2) dosarul curent al misiunii de audit.

119. Dosarul permanent conţine informaţii care nu se schimbă frecvent şi care sunt esenţiale şi relevante pentru înţelegerea entităţii publice şi unităţilor auditate. Dosarul permanent oferă informaţii iniţiale pentru auditorii interni, se examinează la începutul unei noi misiuni de audit şi se actualizează în cazul modificărilor majore.

120. Dosarul curent al misiunii de audit conţine toate informaţiile şi documentele de lucru colectate şi elaborate în timpul misiunii de audit. Misiunea de consiliere se documentează similar misiunii de asigurare.

121. Conducătorul subdiviziunii de audit intern stabileşte reguli de primire, păstrare, acces şi transmitere a documentelor de lucru şi dosarelor de audit, în corespundere cu procedurile interne de organizare şi administrare a entităţii publice, precum şi cu normele de drept.

122. Conducătorul subdiviziunii de audit intern asigură confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal care au fost accesate, în conformitate cu cadrul normativ.

123. Conducătorul subdiviziunii de audit intern instituie activităţi de control al accesului la dosarele de audit şi obţine aprobarea managerului entităţii publice şi/sau a subdiviziunii juridice pentru a elibera documente de lucru către alte părţi interesate sau externe.

Secţiunea a 6-a

Raportarea activităţii de audit intern

124. Conducătorul subdiviziunii de audit intern raportează managerului entităţii publice, cel puţin anual, cu privire la activitatea de audit intern desfăşurată. Forma şi conţinutul raportului este stabilită de comun cu managerul entităţii publice.

125. Raportul privind activitatea de audit intern se prezintă managerului entităţii publice anual pînă la data de 20 februarie a anului următor şi include următoarele elemente:

1) misiunile de audit efectuate, gradul de realizare a planului anual şi a indicatorilor de performanţă;

2) concluziile de bază privind funcţionarea sistemului de control intern managerial, precum şi principalele recomandări de audit oferite;

3) statutul implementării recomandărilor de audit;

4) iregularităţi şi suspiciuni de fraudă constatate;

5) riscuri acceptate de management, care pot avea impact asupra entităţii publice;

6) rezultatele evaluărilor interne şi externe a calităţii activităţii de audit intern, după caz;

7) capacităţi şi resurse de audit, recomandări de dezvoltare a auditului intern.

126. Raportul privind activitatea de audit intern se transmite Curţii de Conturi, pînă la data 1 martie.

127. Suplimentar, conducătorul subdiviziunii de audit intern raportează anual Ministerului Finanţelor, pînă la data de 1 martie. Forma şi conţinutul acestui raport sunt stabilite de Ministerul Finanţelor.

Secţiunea a 7-a

Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern

128. Conducătorul subdiviziunii de audit intern menţine un Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern pentru toate aspectele activităţii, care permite evaluarea conformităţii, eficienţei şi eficacităţii acesteia, precum şi identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire.

129. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern se elaborează de către conducătorul subdiviziunii de audit intern şi se aprobă de către managerul entităţii publice.

130. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern cuprinde:

1) evaluări interne;

2) evaluări externe.

131. Evaluările interne cuprind:

1) monitorizare continuă;

2) autoevaluări periodice.

132. Evaluările externe se efectuează de către Ministerul Finanţelor prin una din următoarele modalităţi:

1) evaluare externă completă;

2) validare independentă externă a rezultatelor autoevaluării.

133. Evaluările interne şi evaluările externe sunt realizate conform prevederilor Hotărîrii Guvernului nr.617/2019 pentru aprobarea Regulamentului privind evaluarea calităţii activităţii de audit intern în sectorul public.

134. Rezultatele Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern se comunică managerului entităţii publice, cel puţin anual, separat sau ca parte a raportării activităţii de audit intern.

135. Conducătorul subdiviziunii de audit intern afirmă că "Activitatea de audit intern este conformă cu Standardele naţionale de audit intern" doar dacă rezultatele Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii confirmă această declaraţie.

136. Neconformitatea cu Standardele naţionale de audit intern şi Codul etic, care au impact asupra organizării sau funcţionării auditului intern sunt comunicate managerului entităţii publice.