Ordin nr.4 din 09.01.2019 cu privire la aprobarea Regulamentului privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială
MINISTERUL FINANŢELOR
O R D I N
cu privire la aprobarea Regulamentului privind autoevaluarea, raportarea
sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei
de răspundere managerială
nr. 4 din 09.01.2019
(în vigoare 18.01.2019)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 13-21 art.110 din 18.01.2019
* * *
ÎNREGISTRAT:
Ministerul Justiţiei
al Republicii Moldova
nr.1404 din 11 ianuarie 2019
Ministru ________ Victoria IFTODI
În vederea realizării prevederilor art.16 alin.(2) şi a art.29lit. b) din Legea privind controlul financiar public intern nr.229/2010 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2010, nr.231-234, art.730),
ORDON:
1. Se aprobă Regulamentul privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială (se anexează).
2. Se abrogă Ordinul ministrului finanţelor nr.49/2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar şi control şi emiterea declaraţiei privind buna guvernare (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.135-141, art.803), înregistrat la Ministerul Justiţiei cu nr.880 din 19.06.2012.
3. Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
| MINISTRUL FINANŢELOR | Ion CHICU |
| Nr.4. Chişinău, 9 ianuarie 2019. | |
Aprobat
prin Ordinul ministrului finanţelor nr.4/2019
REGULAMENT
privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial
şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
1. Regulamentul privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială (în continuare - Regulament) stabileşte modul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial (în continuare - CIM) din cadrul entităţii publice, modul de raportare privind organizarea şi funcţionarea sistemului CIM, precum şi modul de întocmire a Declaraţiei de răspundere managerială.
2. Obiectivul prezentului Regulament constă în reglementarea procedurală pentru obţinerea asigurării privind conformitatea sistemelor CIM, în creşterea gradului de răspundere a managerilor din cadrul sectorului public, în raportarea privind organizarea şi funcţionalitatea sistemului CIM către Ministerul Finanţelor, precum şi în raportarea ulterioară către Guvernul Republicii Moldova.
3. Prevederile prezentului Regulament se aplică autorităţilor administraţiei publice centrale şi locale, instituţiilor publice, autorităţilor/instituţiilor autonome care gestionează mijloace ale bugetului public naţional (în continuare - entităţi publice).
Secţiunea a 2-a
Autoevaluarea sistemului
de control intern managerial al entităţii publice
4. Entitatea publică efectuează autoevaluarea în scopul determinării funcţionalităţii sistemului CIM, aprecierii gradului de conformitate a acestuia cu cadrul normativ în domeniu, elaborării Raportului anual privind controlul intern managerial (în continuare - Raport), precum şi emiterii Declaraţiei de răspundere managerială.
5. Managerul entităţii publice desemnează persoana sau subdiviziunea organizaţională responsabilă de coordonarea activităţilor de organizare, menţinere şi dezvoltare a sistemului CIM în cadrul entităţii publice (în continuare – coordonator).
6. Coordonatorul este responsabil de organizarea şi desfăşurarea procesului de autoevaluare şi raportare a sistemului CIM în cadrul entităţii publice.
7. Coordonatorul oferă suport la organizarea procesului de autoevaluare din cadrul entităţilor publice subordonate.
8. Subdiviziunea de audit intern din cadrul entităţii publice poate fi antrenată cu rol de consiliere pe aspecte ce ţin de procesul de evaluare a CIM.
9. Entitatea publică care nu are în subordine alte entităţi înregistrează rezultatele autoevaluării sistemului CIM în Raportul anual privind controlul intern managerial, conform modelului expus în anexa nr.1 la prezentul Regulament.
10. Entitatea publică ierarhic superioară care are în subordine alte entităţi publice înregistrează rezultatele autoevaluării sistemului CIM în Raportul anual consolidat privind controlul intern managerial (în continuare – Raport consolidat), conform modelului expus în anexa nr.2 la prezentul Regulament.
11. Raportul cuprinde şapte compartimente:
1) informaţii generale - pentru obţinerea unor date cu caracter general privind CIM;
2) mediul de control - care are ca scop de a evalua integritatea personală şi profesională, etica conducerii şi angajaţilor, stilul de conducere, structura organizaţională, delegarea împuternicirilor, politicile şi practicile privind resursele umane, precum şi competenţa angajaţilor;
3) managementul performanţelor şi al riscurilor - întru a evalua dacă entitatea publică şi-a stabilit în mod corect misiunea, obiectivele strategice şi operaţionale; dacă planurile de acţiuni includ acţiuni şi indicatori de performanţă măsurabili pentru activitatea entităţii publice şi a subdiviziunilor organizaţionale; dacă entitatea publică stabileşte strategia de management al riscurilor, în baza căreia identifică, înregistrează, evaluează, controlează, monitorizează şi raportează sistematic riscurile, inclusiv riscurile de corupţie, ce pot afecta îndeplinirea obiectivelor; dacă riscurile identificate sunt asociate obiectivelor;
4) activităţile de control - pentru a evalua politicile şi procedurile ce ajută la asigurarea executării directivelor conducerii şi atingerii obiectivelor într-o manieră economă, eficace şi eficientă;
5) informaţia şi comunicarea – întru a evalua sistemele de informare şi comunicare internă şi externă, precum şi cantitatea, calitatea, periodicitatea şi sursele informaţiei;
6) monitorizarea – pentru a evalua instrumentele proprii de supraveghere a sistemului CIM;
7) patrimoniu, finanţe şi tehnologii informaţionale - care are ca scop de a evalua propriile activităţi de control pentru principalele procese patrimoniale, economico-financiare şi tehnologii informaţionale.
12. În cazul în care entitatea publică dispune de subdiviziune de audit intern, fiecare dintre cele cinci compartimente CIM (mediul de control, managementul performanţelor şi al riscurilor, activităţi de control, informaţia şi comunicarea, precum şi monitorizarea) şi compartimentul VII va include “opinia auditului intern”.
[Pct.12 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
121. Opinia auditului intern conţine informaţii precise, clare, obiective şi concise aferente situaţiei constatate în rezultatul desfăşurării activităţii de audit intern pe parcursul perioadei de raportare în cadrul entităţii publice şi, după caz, în cadrul entităţilor subordonate.
[Pct.121 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
122. Opinia auditului intern se consolidează de către subdiviziunea de audit intern din cadrul entităţii ierarhic superioare în baza opiniilor subdiviziunilor de audit intern din cadrul entităţilor subordonate.
[Pct.122 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
13. Suplimentar la Raport, Ministerul Finanţelor este în drept să solicite răspunsuri la alte întrebări, comunicîndu-le entităţilor publice anual, pînă la data de 31 decembrie, prin publicarea acestora pe pagina web a Ministerului Finanţelor.
14. Raportul (conform modelului expus în anexa nr.1 la prezentul Regulament) se elaborează anual, pînă la data de 10 februarie, de către coordonator, în comun cu managerii operaţionali din cadrul entităţii publice. Coordonatorul identifică, în comun cu managerul entităţii publice, modalitatea optimă de implicare a managerilor operaţionali la elaborarea Raportului.
[Pct.14 completat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
15. Raportul reflectă situaţia din data de 31 decembrie a anului precedent. Coloana “Detalii” din Raport se completează, după caz, cu informaţii relevante, argumentînd răspunsul negativ la fiecare întrebare.
[Pct.15 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
16. Coordonatorul, după caz, acordă asistenţa necesară entităţilor publice subordonate la completarea Raportului.
17. Raportul se întocmeşte în limba română, în format electronic, şi se imprimă pe suport de hîrtie în două exemplare.
[Pct.17 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
18. Raportul este semnat de către coordonator şi aprobat de către managerul entităţii publice.
19. Entitatea publică subordonată transmite anual entităţii publice ierarhic superioare, pînă la data de 15 februarie, în format electronic şi pe suport de hîrtie, Raportul (conform modelului expus în anexa nr.1 la prezentul Regulament) sau, după caz, Raportul consolidat (conform modelului expus în anexa nr.2 la prezentul Regulament) semnat de către coordonator şi aprobat de către managerul entităţii publice. Termenul de prezentare nu se modifică în cazul entităţilor publice subordonate care, la rîndul lor, au în subordine alte entităţi publice.
[Pct.19 completat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
Secţiunea a 3-a
Consolidarea şi raportarea rezultatelor autoevaluării
controlului intern managerial
20. Coordonatorul din cadrul entităţii publice ierarhic superioare verifică plenitudinea şi relevanţa informaţiilor incluse în Rapoartele recepţionate de la entităţile publice subordonate şi consolidează rezultatele autoevaluării sistemului CIM.
21. În vederea confirmării informaţiilor din Rapoarte, coordonatorul poate solicita informaţii suplimentare de la entităţile publice subordonate.
22. Coordonatorul din cadrul entităţii publice ierarhic superioare include informaţiile recepţionate din Rapoartele entităţilor publice subordonate în Raportul consolidat.
23. Sintetizarea informaţiilor în Raportul consolidat se efectuează prin generalizarea informaţiilor recepţionate de la entităţile publice subordonate, cu indicarea expresă a aspectelor de neconformitate.
231. Coloana ”Detalii” se consolidează prin generalizarea/comasarea aspectelor negative sau a răspunsurilor la întrebările de precizare a acestora.
[Pct.231 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
24. Informaţiile generale din Compartimentul I al Raportului consolidat nu se generalizează.
25. Raportul consolidat (conform modelului expus în anexa nr.2 la prezentul Regulament) se întocmeşte, pînă la data de 1 martie, în două exemplare, se semnează de către coordonator şi se aprobă de către managerul entităţii publice ierarhic superioare. În cazul autorităţilor/instituţiilor autonome care gestionează mijloace ale bugetului public naţional, Raportul consolidat (conform modelului expus în anexa nr.2 la prezentul Regulament) se întocmeşte, pînă la data de 1 martie, într-un singur exemplar şi se păstrează în entitatea publică emitentă.
[Pct.25 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
26. Ministerele, Cancelaria de Stat, autorităţile administrative centrale, instituţiile publice în subordinea Guvernului, precum şi autorităţile administraţiei publice locale de nivelul al doilea transmit Ministerului Finanţelor anual, pînă la data de 10 martie, Raportul sau Raportul consolidat pe suport de hîrtie şi în format electronic, la adresa de e-mail: raport.cim@mf.gov.md, cu excepţia autorităţilor/instituţiilor autonome, responsabile faţă de Parlament.
[Pct.26 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
27. În vederea confirmării informaţiei din Rapoartele recepţionate, Ministerul Finanţelor poate solicita informaţii suplimentare.
28. Documentele aferente procesului de autoevaluare şi raportare a CIM se păstrează într-un dosar separat în cadrul entităţii publice.
29. Ministerul Finanţelor analizează, generalizează şi include informaţiile cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemelor CIM în Raportul anual consolidat privind controlul financiar public intern, care se prezintă anual Guvernului, pînă la data de 1 iunie.
Secţiunea a 4-a
Declaraţia de răspundere managerială
30. Managerul entităţii publice, în rezultatul autoevaluării, apreciază organizarea şi funcţionarea sistemului CIM din cadrul entităţii publice şi emite anual, pînă la data de 1 martie, o Declaraţie de răspundere managerială, pentru anul precedent, conform modelului expus în anexa nr.3 la prezentul Regulament.
[Pct.30 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
31. Un SNCI/compartiment se consideră implementat/respectat dacă răspunsul la fiecare întrebare aferentă este ”Da”. Dacă cel puţin la o întrebare aferentă răspunsul este ”Parţial” sau ”Nu”, SNCI/compartimentul se consideră parţial implementat/respectat. SNCI/compartimentul se consideră neimplementat/nerespectat, dacă răspunsul la fiecare întrebare aferentă este ”Nu”.
[Pct.31 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
32. Aprecierea gradului de conformitate în Declaraţia de răspundere managerială se efectuează în raport cu numărul SNCI/compartimentelor implementate integral, după cum urmează:
a) sistemul CIM este conform dacă sunt implementate integral toate cele 20 SNCI/compartimente;
b) sistemul CIM este parţial conform dacă sunt implementate integral între 9 şi 19 SNCI/compartimente;
c) sistemul CIM este neconform dacă sunt implementate integral între 1 şi 8 SNCI/compartimente.
33. Declaraţia de răspundere managerială se plasează pe pagina web oficială a entităţii publice anual, pînă la data de 1 martie.
34. Prin derogare de la prevederile pct.30, managerii entităţilor publice subordonate elaborează şi prezintă, anual, pînă la data de 15 februarie, o copie a Declaraţiei de răspundere managerială coordonatorului din cadrul entităţii publice ierarhic superioare.
[Pct.34 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
35. Ministerele, Cancelaria de Stat, autorităţile administrative centrale, instituţiile publice în subordinea Guvernului, precum şi autorităţile administraţiei publice locale de nivelul al doilea transmit anual, pînă la data de 10 martie, o copie a Declaraţiei de răspundere managerială în format electronic la adresa de e-mail: declaratie.cim@mf.gov.md, cu excepţia autorităţilor/instituţiilor autonome, responsabile faţă de Parlament.
[Pct.35 modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
|
Anexa nr.1 la Regulamentul privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială APROBAT __________________________________ (numele, prenumele managerului entităţii publice) “____” __________ 20___ RAPORTUL ANUAL PRIVIND CONTROLUL INTERN MANAGERIAL (în entitatea publică care nu are în subordine alte entităţi) |
||
| I. INFORMAŢII GENERALE | ||
| N/o | ||
| 1. | Denumirea entităţii publice | |
| 2. | Bugetul total (mii lei): | |
| a) aprobat; | ||
| b) precizat; | ||
| c) executat; | ||
|
[Poziţia 3 abrogată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020] |
||
| 4. | Numărul angajaţilor: | |
| a) conform statului de personal, la data de 31 decembrie; | ||
| b) posturi vacante, la data de 31 decembrie; | ||
| c) persoane angajate pe parcursul anului; | ||
| d) demisionaţi / concediaţi pe parcursul anului. | ||
| 5. | Realizarea planului anual de acţiuni: | |
| a) numărul acţiunilor planificate; | ||
| b) numărul acţiunilor realizate; | ||
| c) numărul acţiunilor nerealizate. | ||
| 6. | Realizarea planului anual de achiziţii publice: | |
| a) valoarea achiziţiilor planificate (mii lei); | ||
| b) valoarea achiziţiilor realizate (mii lei); | ||
| c) valoarea achiziţiilor nerealizate (mii lei). | ||
| 7. | Numărul proceselor de bază: | |
| a) identificate, la data de 31 decembrie; | ||
| b) descrise, la data de 31 decembrie. | ||
| 8. | Instruirile (cursurile de perfecţionare / seminarele / specializările) specifice în domeniul CIM: | |
| a) interne (om-ore); | ||
| b) externe (om-ore); | ||
| c) tematica; | ||
| d) organizatorul instruirii; | ||
| e) necesităţile de instruire (tematica). | ||
| 9. | Coordonator (nume, prenume, funcţie, telefon, email) | |
| N/o | Întrebări/criterii | Răspuns | Detalii | |||
| Da | Par- ţial |
Nu | ||||
|
II. MEDIUL DE CONTROL |
||||||
|
SNCI 1. Etica şi integritatea |
||||||
| 1. | Standardele de comportament etic sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice. Există confirmări prin semnătură că au fost aduse la cunoştinţa angajaţilor? | |||||
| 2. | Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă standardele de comportament etic? | |||||
| Dacă există cazuri de nerespectare a acestora, indicaţi măsurile întreprinse. | ||||||
| 3. | Reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice. Există confirmări prin semnătură că au fost aduse la cunoştinţa angajaţilor? | |||||
| 4. | Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei? | |||||
| Dacă există cazuri de nerespectare a acestora, indicaţi măsurile întreprinse. | ||||||
|
SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini |
||||||
| 5. | Regulamentul de organizare şi funcţionare al entităţii publice este disponibil pentru a fi accesat de către toţi angajaţii? | |||||
| 6. | Numărul subdiviziunilor structurale care dispun de un regulament propriu de organizare şi funcţionare | |||||
| 7. | Sarcinile, rolurile şi responsabilităţile fiecărui angajat din entitate sunt formalizate şi comunicate în formă scrisă? Există confirmări prin semnătură că acestea au fost aduse la cunoştinţa fiecărui angajat? | |||||
|
[Întrebarea 8 abrogată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020] |
||||||
|
SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă |
||||||
| 9. | Sunt analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor /atribuţiilor asociate fiecărui post? | |||||
| 10. | Entitatea publică aplică un program de instruire iniţială pentru noii angajaţi? | |||||
| 11. | Programul anual de instruire profesională continuă este elaborat în rezultatul evaluării necesităţilor de instruire a angajaţilor? | |||||
| 12. | Angajaţii beneficiază de instruire relevantă responsabilităţilor care le-au fost desemnate? | |||||
| 13. | Bugetul entităţii publice include resursele necesare pentru implementarea programului de pregătire profesională continuă? | |||||
| Dacă da, indicaţi: | ||||||
| a) cuantumul mijloacelor aprobate pentru pregătire profesională continuă (mii lei) | ||||||
| b) cuantumul mijloacelor executate pentru pregătire profesională continuă (mii lei) | ||||||
| 14. | Este performanţa individuală evaluată periodic în raport cu obiectivele individuale stabilite? | |||||
|
SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al conducerii |
||||||
| 15. | Managerii de nivel superior promovează şi contribuie la dezvoltarea sistemului de control intern managerial? | |||||
| 16. | Responsabilităţile de control intern managerial ale managerilor operaţionali sunt clar definite în fişele postului? | |||||
|
SNCI 5. Structura organizaţională |
||||||
| 17. | Structura organizaţională asigură o atribuire clară a autorităţii şi responsabilităţii la toate nivelurile organizaţionale? | |||||
| 18. | Entitatea publică a definit clar competenţele, drepturile, responsabilităţile, sarcinile, obiectivele şi liniile de raportare ale fiecărei subdiviziuni structurale în corespundere cu structura sa organizaţională? | |||||
| 19. | Structura organizaţională asigură segregarea funcţiilor? | |||||
|
SNCI 6. Împuterniciri delegate |
||||||
| 20. | Sunt stabilite şi comunicate în formă scrisă limitele competenţelor care se deleagă? | |||||
| 21. | Managerii de toate nivelurile din cadrul entităţii publice asigură delegarea împuternicirilor doar angajaţilor care dispun de competenţa necesară? | |||||
| 22. | Este efectuată o evaluare (internă/externă) a modului de delegare a împuternicirilor? | |||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
III. MANAGEMENTUL PERFORMANŢELOR ŞI AL RISCURILOR |
||||||
|
SNCI 7. Stabilirea obiectivelor |
||||||
| 23. | Entitatea publică şi-a stabilit obiective strategice în conformitate cu misiunea entităţii? | |||||
| 24. | Obiectivele operaţionale ale entităţii sunt coerente cu obiectivele strategice ale acesteia şi documentele relevante de politici? | |||||
| 25. | Entitatea publică şi-a stabilit obiective operaţionale specifice, măsurabile, abordabile, relevante şi definite în timp? | |||||
| 26. | Entitatea publică a stabilit obiective individuale pentru fiecare angajat? | |||||
| Dacă Da, sunt acestea corelate cu obiectivele operaţionale? | ||||||
|
SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele |
||||||
| 27. | Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni strategice? | |||||
| 28. | Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni anuale? | |||||
| 29. | Fiecare subdiviziune structurală dispune de un plan de acţiuni? | |||||
| 30. | Planurile de acţiuni includ: | |||||
| a) obiective? | ||||||
| b) indicatori de performanţă măsurabili? | ||||||
| c) riscuri asociate obiectivelor? | ||||||
| 31. | Planurile de acţiuni ale entităţii publice sunt accesibile părţilor interesate (interne / externe)? | |||||
| 32. | Resursele alocate sunt repartizate astfel, încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice fiecărei subdiviziuni structurale? | |||||
| 33. | În cazul modificării obiectivelor, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele alocate? | |||||
| 34. | Realizarea planurilor de acţiuni se evaluează, monitorizează şi raportează: | |||||
| a) trimestrial | ||||||
| b) semestrial | ||||||
| c) anual | ||||||
|
SNCI 9. Managementul riscurilor |
||||||
| 35. | Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri asociate obiectivelor? | |||||
| 36. | Sunt stabilite activităţi de control pentru riscurile evaluate? | |||||
| 37. | Entitatea publică consideră riscurile de fraudă şi corupţie în procesul de management al riscurilor? | |||||
| 38. | Entitatea publică consideră riscurile aferente tehnologiilor informaţionale în procesul de management al riscurilor? | |||||
| 39. | Entitatea publică ţine un registru consolidat al riscurilor? | |||||
| 40. | Fiecare subdiviziune structurală ţine un registru al riscurilor? | |||||
| 41. | Este asigurată actualizarea registrului riscurilor la nivel de entitate publică? | |||||
| Dacă Da, care este frecvenţa actualizării acestuia? | ||||||
| 42. | Există la nivelul entităţii publice o strategie / procedură proprie privind managementul riscurilor? | |||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL |
||||||
|
SNCI 10. Tipurile activităţilor de control |
||||||
| 43. | Entitatea publică dispune de politici şi proceduri proprii pentru fiecare dintre următoarele procese/domenii: | |||||
| a) evidenţă contabilă; | ||||||
| b) achiziţii publice; | ||||||
| c) administrare patrimoniu; | ||||||
| d) tehnologii informaţionale; | ||||||
| e) protecţia datelor cu caracter personal; | ||||||
| f) procesele de bază/operaţionale specifice activităţii entităţii. | ||||||
| 44. | Entitatea publică dispune de activităţi de control al accesului (fizic sau electronic) la resurse, valori materiale, mijloace financiare, programe, baze de date, etc.? | |||||
| 45. | Entitatea publică dispune de mecanisme de raportare a excepţiilor /erorilor către superiori? | |||||
|
SNCI 11. Documentarea proceselor |
||||||
| 46. | Entitatea publică a identificat şi dispune de o listă a tuturor proceselor de bază? | |||||
| 47. | Fiecare subdiviziune structurală şi-a descris narativ şi /sau grafic procesele de bază? | |||||
| 48. | Entitatea publică a revizuit descrierile proceselor sale de bază? Dacă Da, care au fost motivele: | |||||
| a) reorganizarea entităţii publice; | ||||||
| b) schimbarea managementului; | ||||||
| c) altele (indicaţi motivul). | ||||||
|
SNCI 12. Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor |
||||||
| 49. | Funcţiile de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a tranzacţiilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? | |||||
| 50. | Persoanele care ocupă posturi sensibile sunt periodic evaluate sau verificate?* | |||||
| 51. | Entitatea publică a stabilit măsuri de gestionare a funcţiilor sensibile în vederea diminuării/evitării riscurilor asociate acestor funcţii? | |||||
| Dacă Da, enumeraţi-le. | ||||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
V. INFORMAŢIA ŞI COMUNICAREA |
||||||
| SNCI 13. Informaţia | ||||||
| 52. | Entitatea publică a stabilit cantitatea, calitatea şi periodicitatea, precum şi sursele şi destinatarii informaţiilor? | |||||
| 53. | Entitatea publică produce şi transmite informaţii corecte, clare, utile şi complete? | |||||
| 54. | Colectarea, prelucrarea, centralizarea, transmiterea şi stocarea informaţiilor se realizează în sistem informaţional pentru domeniile: | |||||
| a) economico-financiar; | ||||||
| b) operaţionale. | ||||||
| 55. | Cadrul normativ în vigoare şi reglementările interne cu privire la primirea, expedierea, înregistrarea, repartizarea şi arhivarea corespondenţei sunt cunoscute şi aplicate în practică de către toţi angajaţii? | |||||
|
SNCI 14. Comunicarea |
||||||
| 56. | Structura organizaţională asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor? | |||||
| 57. | În entitatea publică există sisteme eficiente şi eficace de comunicare internă şi externă, ce asigură o circulaţie rapidă, completă şi în termen a informaţiilor? | |||||
| 58. | Entitatea publică dispune de un sistem informaţional pentru circulaţia documentelor / corespondenţei? | |||||
| 59. | Managerii entităţii publice comunică angajaţilor sarcinile şi responsabilităţile aferente sistemului de control intern managerial? | |||||
| 60. | Există mijloace de comunicare şi proceduri stabilite pentru raportarea neregulilor, suspiciunilor de fraudă sau actelor de corupţie suspectate? | |||||
| Daca Da, enumeraţi-le. | ||||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
VI. MONITORIZAREA |
||||||
|
SNCI 15. Monitorizarea continuă |
||||||
| 61. | Entitatea publică întreprinde acţiuni de dezvoltare a CIM? | |||||
| Daca Da, enumeraţi. | ||||||
| 62. | Entitatea publică a desemnat o persoană sau subdiviziune responsabilă de coordonarea activităţilor de dezvoltare a CIM? | |||||
| 63. | Reclamaţiile din partea cetăţenilor sunt utilizate ca mijloace pentru a identifica şi corecta deficienţele de control intern managerial? | |||||
| 64. | Au fost supuse, în ultimii trei ani, auditului intern / auditului extern / controlului financiar extern procesele din următoarele domenii: | |||||
| a) financiar - contabil; | ||||||
| b) achiziţii publice; | ||||||
| c) administrare a activelor; | ||||||
| d) tehnologii informaţionale. | ||||||
| 641 | Entitatea publică a asigurat auditarea internă a sistemelor, proceselor şi activităţilor? | |||||
| Prin care din următoarele forme a fost asigurată auditarea acestora (indicaţi numărul misiunilor de audit intern): | ||||||
| - prin subdiviziune organizaţională proprie; | ||||||
| - prin asociere; | ||||||
| - pe bază de contract. | ||||||
| 65. | Recomandările auditorilor externi/auditorilor interni, precum şi prescripţiile inspectărilor financiare sunt implementate/soluţionate corespunzător? | |||||
| 66. | Indicaţi numărul recomandărilor: | |||||
| a) auditorilor externi:
- oferite; - implementate; |
||||||
| b) auditorilor interni:
- oferite; - implementate. |
||||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
VII. PATRIMONIU, FINANŢE ŞI TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE |
||||||
|
Planificarea şi executarea bugetului |
||||||
| 67. | Cerinţele aferente procesului bugetar sunt respectate? | |||||
| 68. | Au fost luate toate măsurile necesare pentru colectarea veniturilor? | |||||
| 69. | Mijloacele financiare au fost cheltuite în limita alocaţiilor şi conform destinaţiei aprobate? | |||||
| 70. | Planurile de activitate a entităţii publice includ costurile financiare ale acţiunilor propuse? | |||||
| 71. | Entitatea publică evaluează, monitorizează şi raportează performanţa financiară (în baza indicatorilor bugetului anual)? | |||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
Evidenţa contabilă şi patrimoniu |
||||||
| 72. | Entitatea publică a aprobat politicile contabile? | |||||
| 73. | Toate tranzacţiile sunt înregistrate în evidenţa contabilă pe măsura efectuării acestora? | |||||
| 74. | Există activităţi de control, care să asigure că doar plăţile legale sunt acceptate? | |||||
| 75. | Datele financiar-contabile, cuprinse în registrele contabile, sunt verificate şi reconciliate periodic? | |||||
| Dacă Da, indicaţi periodicitatea. | ||||||
| 76. | Se efectuează inventarierea anuală a conturilor de activ şi pasiv cu înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor? | |||||
| 77. | Rapoartele financiare au fost elaborate şi prezentate în termen? | |||||
| 78. | Rapoartele financiare conţin informaţii complete despre venituri, cheltuieli, active financiare, imobilizări corporale, datorii, garanţii, obligaţiuni pe termen lung? | |||||
| 79. | Evidenţa mijloacelor fixe este asigurată prin ţinerea fişelor de evidenţă a acestora? | |||||
| Dacă Da, sunt respectate instrucţiunile de completare a acestora? | ||||||
| 80. | Este estimată corect valoarea fiecărui mijloc fix? | |||||
| 81. | Transmiterea / casarea / vînzarea / darea în locaţiune a mijloacelor fixe este documentată şi efectuată cu acordul organului ierarhic superior? | |||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
Achiziţii publice şi executarea contractelor |
||||||
| 82. | Entitatea publică dispune de un plan anual de achiziţii publice, aprobat de managerul entităţii publice? | |||||
| 83. | Înainte de încheierea contractului, entitatea publică evaluează capacitatea furnizorului de a-şi îndeplini angajamentul, inclusiv prin oferirea unei garanţii de bună execuţie de către furnizor? | |||||
| 84. | Entitatea publică respectă reglementările pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice, inclusiv procesul de evaluare a ofertelor din punct de vedere tehnic al achiziţiei? | |||||
| 85. | În procesul de achiziţii, au fost respectate termenele limită pentru fiecare etapă? | |||||
| 86. | Entitatea publică păstrează documentaţia aferentă fiecărei achiziţii, inclusiv deciziile cu privire la rezultatele selectării ofertei/ofertelor cîştigătoare? | |||||
| 87. | Contractul încheiat corespunde prevederilor ofertei cîştigătoare? | |||||
| 88. | Entitatea publică a solicitat garanţia de bună execuţie pentru contractele a căror valoare este mai mare decât cuantumurile stabilite de legislaţie? | |||||
| 89. | Contractele sunt executate în termen şi în limita valorii acestora ? | |||||
| 90. | În momentul recepţionării bunurilor / serviciilor / lucrărilor, înainte de acceptarea facturii / procesului-verbal de recepţie, se verifică fizic respectarea condiţiilor contractuale cu privire la descriere, cantitate, standard, preţ? | |||||
| 91. | Sunt verificate datele cu privire la preţ, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plată din facturile / procesele-verbale de recepţie ale furnizorilor cu datele din contractul de achiziţie? | |||||
| 92. | Soldul creanţelor şi datoriilor cu termenul de prescripţie expirat este nul? | |||||
| Dacă Nu, indicaţi cuantumul creanţelor şi datoriilor cu termenul de prescripţie expirat (mii lei), precum şi măsurile întreprinse. | ||||||
| 93. | Sunt instituite proceduri de monitorizare a creanţelor şi datoriilor? | |||||
| Dacă Da, enumeraţi-le. | ||||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
Salarizarea |
||||||
| 94. | Există o divizare între funcţiile de înregistrare a timpului de muncă şi funcţiile de calcul a salariului? | |||||
| 95. | Salariile de bază sunt aprobate de către managerul entităţii publice şi/sau stabilite prin contract de muncă? | |||||
| 96. | Sporurile, premiile şi alte drepturi salariale sunt aprobate de către managerul entităţii publice? | |||||
| 97. | Soldul datoriilor privind retribuirea muncii este nul (cu excepţia datoriilor pentru luna decembrie)? | |||||
| Dacă Nu, descrieţi cauza şi indicaţi: | ||||||
| a) cuantumul acestora (mii lei) | ||||||
| b) perioada formării | ||||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
Tehnologii informaţionale |
||||||
| 98. | În cadrul entităţii publice există o divizare a sarcinilor între programatori şi utilizatori de programe/aplicaţii? | |||||
| 99. | Personalului, responsabil de tehnologii informaţionale, îi este interzis să iniţieze tranzacţii şi să efectueze schimbări în fişierele de referinţă? | |||||
| 100. | Sunt cerute parole unice şi confidenţiale pentru accesarea sistemelor de tehnologii informaţionale, programelor/aplicaţiilor? | |||||
| 101. | Sunt parolele schimbate la intervale regulate de timp, precum şi sunt anulate pentru angajaţii care nu mai activează în cadrul entităţii publice? | |||||
| 102. | Angajaţii au acces numai la acele programe/aplicaţii, care sunt necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor? | |||||
| 103. | Se efectuează periodic copii de rezervă ale fişierelor de date în locaţii, diferite de cele originale? | |||||
| 104. | Sunt evaluate periodic activităţile de control din cadrul programelor / aplicaţiilor? Dacă Da, indicaţi periodicitatea. | |||||
| Opinia auditului intern | ||||||
|
Notă: * Un post este considerat ca fiind sensibil dacă, de regulă, prezintă riscuri semnificative de delapidare / fraudă / corupţie. De asemenea, se consideră a fi posturi sensibile posturile care au atribuţii de control, efectuează activitatea în relaţie directă cu beneficiarul (cetăţeni sau agenţi economici). ** Procesul reprezintă un şir de activităţi inter-relaţionate şi logic structurate, organizate într-o ordine specifică, în aria de funcţii şi competenţe ale entităţii publice. Procesul începe şi se termină în entitatea publică şi serveşte la atingerea obiectivelor predefinite ale acesteia. Procesul include elemente de intrare (financiare, umane, de timp), activităţi şi elemente de ieşire (produse şi servicii). Nume, prenume/ Funcţia/ Semnătura |
||||||
[Anexa nr.1 modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
|
Anexa nr.2 la Regulamentul privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială APROBAT __________________________________ (numele, prenumele managerului entităţii publice) “____” __________ 20__ RAPORTUL ANUAL CONSOLIDAT PRIVIND CONTROLUL INTERN MANAGERIAL (per entitatea publică ierarhic superioară şi entităţile publice din subordine) |
||
| I. INFORMAŢII GENERALE ALE ENTITĂŢII PUBLICE IERARHIC SUPERIOARE | ||
| N/o | ||
| 1. | Denumirea entităţii publice | |
| 2. | Bugetul total (mii lei): | |
| a) aprobat; | ||
| b) precizat; | ||
| c) executat. | ||
|
[Poziţia 3 abrogată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020] |
||
| 4. | Numărul entităţilor publice subordonate | |
| 5. | Numărul angajaţilor: | |
| a) conform statului de personal, la data de 31 decembrie; | ||
| b) posturi vacante, la data de 31 decembrie; | ||
| c) persoane angajate pe parcursul anului; | ||
| d) demisionaţi / concediaţi pe parcursul anului. | ||
| 6. | Realizarea planului anual de acţiuni: | |
| a) numărul acţiunilor planificate; | ||
| b) numărul acţiunilor realizate; | ||
| c) numărul acţiunilor nerealizate. | ||
| 7. | Realizarea planului anual de achiziţii publice: | |
| a) valoarea achiziţiilor planificate (mii lei); | ||
| b) valoarea achiziţiilor realizate (mii lei); | ||
| c) valoarea achiziţiilor nerealizate (mii lei). | ||
| 8. | Numărul proceselor de bază: | |
| a) identificate, la data de 31 decembrie; | ||
| b) descrise, la data de 31 decembrie. | ||
| 9. | Instruirile (cursurile de perfecţionare / seminarele / specializările) specifice în domeniul CIM: | |
| a) interne (om-ore); | ||
| b) externe (om-ore); | ||
| c) tematica; | ||
| d) organizatorul instruirii; | ||
| e) necesităţile de instruire (tematica). | ||
| 10. | Coordonator (nume, prenume, funcţie, telefon, email) | |
| N/o | Întrebări / criterii | Răspuns per entitate publică ierarhic superioară |
Detalii per entitate publică ierarhic superioară |
Răspuns per entităţi subordonate |
Detalii per entităţi subordonate |
||||
| Da | Par- ţial |
Nu | Da | Par- ţial |
Nu | ||||
|
II. MEDIUL DE CONTROL |
|||||||||
|
SNCI 1. Etica şi integritatea |
|||||||||
| 1. | Standardele de comportament etic sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice. Există confirmări prin semnătură că au fost aduse la cunoştinţa angajaţilor? | ||||||||
| 2. | Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă standardele de comportament etic? | ||||||||
| Dacă există cazuri de nerespectare a acestora, indicaţi măsurile întreprinse. | |||||||||
| 3. | Reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice. Există confirmări prin semnătură că au fost aduse la cunoştinţa angajaţilor? | ||||||||
| 4. | Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei? | ||||||||
| Dacă există cazuri de nerespectare a acestora, indicaţi măsurile întreprinse. | |||||||||
|
SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini |
|||||||||
| 5. | Regulamentul de organizare şi funcţionare al entităţii publice este disponibil pentru a fi accesat de către toţi angajaţii? | ||||||||
| 6. | Numărul subdiviziunilor structurale care dispun de un regulament propriu de organizare şi funcţionare | ||||||||
| 7. | Sarcinile, rolurile şi responsabilităţile fiecărui angajat din entitate sunt formalizate şi comunicate în formă scrisă? Există confirmări prin semnătură că acestea au fost aduse la cunoştinţa fiecărui angajat? | ||||||||
|
[Întrebarea 8 abrogată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020] |
|||||||||
|
SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă |
|||||||||
| 9. | Sunt analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? | ||||||||
| 10. | Entitatea publică aplică un program de instruire iniţială pentru noii angajaţi? | ||||||||
| 11. | Programul anual de instruire profesională continuă este elaborat în rezultatul evaluării necesităţilor de instruire a angajaţilor? | ||||||||
| 12. | Angajaţii beneficiază de instruire relevantă responsabilităţilor care le-au fost desemnate? | ||||||||
| 13. | Bugetul entităţii publice include resursele necesare pentru implementarea programului de pregătire profesională continuă? | ||||||||
| Dacă da, indicaţi: | |||||||||
| a) cuantumul mijloacelor aprobate pentru pregătire profesională continuă (mii lei); | |||||||||
| b) cuantumul mijloacelor executate pentru pregătire profesională continuă (mii lei). | |||||||||
| 14. | Este performanţa individuală evaluată periodic în raport cu obiectivele individuale stabilite? | ||||||||
|
SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al conducerii |
|||||||||
| 15. | Managerii de nivel superior promovează şi contribuie la dezvoltarea sistemului de control intern managerial? | ||||||||
| 16. | Responsabilităţile de control intern managerial ale managerilor operaţionali sunt clar definite în fişele postului? | ||||||||
|
SNCI 5. Structura organizaţională |
|||||||||
| 17. | Structura organizaţională asigură o atribuire clară a autorităţii şi responsabilităţii la toate nivelurile organizaţionale? | ||||||||
| 18. | Entitatea publică a definit clar competenţele, drepturile, responsabilităţile, sarcinile, obiectivele şi liniile de raportare ale fiecărei subdiviziuni structurale în corespundere cu structura sa organizaţională? | ||||||||
| 19. | Structura organizaţională asigură segregarea funcţiilor? | ||||||||
|
SNCI 6. Împuterniciri delegate |
|||||||||
| 20. | Sunt stabilite şi comunicate în formă scrisă limitele competenţelor care se deleagă? | ||||||||
| 21. | Managerii de toate nivelurile din cadrul entităţii publice asigură delegarea împuternicirilor doar angajaţilor care dispun de competenţa necesară? | ||||||||
| 22. | Este efectuată o evaluare (internă/externă) a modului de delegare a împuternicirilor? | ||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
III. MANAGEMENTUL PERFORMANŢELOR ŞI AL RISCURILOR |
|||||||||
|
SNCI 7. Stabilirea obiectivelor |
|||||||||
| 23. | Entitatea publică şi-a stabilit obiective strategice în conformitate cu misiunea entităţii? | ||||||||
| 24. | Obiectivele operaţionale ale entităţii sunt coerente cu obiectivele strategice ale acesteia şi documentele relevante de politici? | ||||||||
| 25. | Entitatea publică şi-a stabilit obiective operaţionale specifice, măsurabile, abordabile, relevante şi definite în timp? | ||||||||
| 26. | Entitatea publică a stabilit obiective individuale pentru fiecare angajat? | ||||||||
| Dacă Da, sunt acestea corelate cu obiectivele operaţionale? | |||||||||
|
SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele |
|||||||||
| 27. | Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni strategice? | ||||||||
| 28. | Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni anuale? | ||||||||
| 29. | Fiecare subdiviziune structurală dispune de un plan de acţiuni? | ||||||||
| 30. | Planurile de acţiuni includ: | ||||||||
| a) obiective? | |||||||||
| b) indicatori de performanţă măsurabili? | |||||||||
| c) riscuri asociate obiectivelor? | |||||||||
| 31. | Planurile de acţiuni ale entităţii publice sunt accesibile părţilor interesate (interne / externe)? | ||||||||
| 32. | Resursele alocate sunt repartizate astfel, încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice fiecărei subdiviziuni structurale? | ||||||||
| 33. | În cazul modificării obiectivelor, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele alocate? | ||||||||
| 34. | Realizarea planurilor de acţiuni se evaluează, monitorizează şi raportează: | ||||||||
| a) trimestrial; | |||||||||
| b) semestrial; | |||||||||
| c) anual. | |||||||||
|
SNCI 9. Managementul riscurilor |
|||||||||
| 35. | Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri asociate obiectivelor? | ||||||||
| 36. | Sunt stabilite activităţi de control pentru riscurile evaluate? | ||||||||
| 37. | Entitatea publică consideră riscurile de fraudă şi corupţie în procesul de management al riscurilor? | ||||||||
| 38. | Entitatea publică consideră riscurile aferente tehnologiilor informaţionale în procesul de management al riscurilor? | ||||||||
| 39. | Entitatea publică ţine un registru consolidat al riscurilor? | ||||||||
| 40. | Fiecare subdiviziune structurală ţine un registru al riscurilor? | ||||||||
| 41. | Este asigurată actualizarea registrului riscurilor la nivel de entitate publică? | ||||||||
| Dacă Da, care este frecvenţa actualizării acestuia? | |||||||||
| 42. | Există la nivelul entităţii publice o strategie / procedură proprie privind managementul riscurilor? | ||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL |
|||||||||
|
SNCI 10. Tipurile activităţilor de control |
|||||||||
| 43. | Entitatea publică dispune de politici şi proceduri proprii pentru fiecare dintre următoarele procese/domenii: | ||||||||
| a) evidenţă contabilă; | |||||||||
| b) achiziţii publice; | |||||||||
| c) administrare patrimoniu; | |||||||||
| d) tehnologii informaţionale; | |||||||||
| e) protecţia datelor cu caracter personal; | |||||||||
| f) procesele de bază/operaţionale specifice activităţii entităţii. | |||||||||
| 44. | Entitatea publică dispune de activităţi de control al accesului (fizic sau electronic) la resurse, valori materiale, mijloace financiare, programe, baze de date, etc.? | ||||||||
| 45. | Entitatea publică dispune de mecanisme de raportare a excepţiilor / erorilor către superiori? | ||||||||
|
SNCI 11. Documentarea proceselor |
|||||||||
| 46. | Entitatea publică a identificat şi dispune de o listă a tuturor proceselor de bază? | ||||||||
| 47. | Fiecare subdiviziune structurală şi-a descris narativ şi / sau grafic procesele de bază? | ||||||||
| 48. | Entitatea publică a revizuit descrierile proceselor sale de bază? Dacă Da, care au fost motivele: | ||||||||
| a) reorganizarea entităţii publice; | |||||||||
| b) schimbarea managementului; | |||||||||
| c) altele (indicaţi motivul). | |||||||||
|
SNCI 12. Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor |
|||||||||
| 49. | Funcţiile de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a tranzacţiilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? | ||||||||
| 50. | Persoanele care ocupă posturi sensibile sunt periodic evaluate sau verificate?* | ||||||||
| 51. | Entitatea publică a stabilit măsuri de gestionare a funcţiilor sensibile în vederea diminuării/evitării riscurilor asociate acestor funcţii? | ||||||||
| Dacă Da, enumeraţi-le. | |||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
V. INFORMAŢIA ŞI COMUNICAREA |
|||||||||
|
SNCI 13. Informaţia |
|||||||||
| 52. | Entitatea publică a stabilit cantitatea, calitatea şi periodicitatea, precum şi sursele şi destinatarii informaţiilor? | ||||||||
| 53. | Entitatea publică produce şi transmite informaţii corecte, clare, utile şi complete? | ||||||||
| 54. | Colectarea, prelucrarea, centralizarea, transmiterea şi stocarea informaţiilor se realizează în sistem informaţional pentru domeniile: | ||||||||
| a) economico-financiar; | |||||||||
| b) operaţionale. | |||||||||
| 55. | Cadrul normativ în vigoare şi reglementările interne cu privire la primirea, expedierea, înregistrarea, repartizarea şi arhivarea corespondenţei sunt cunoscute şi aplicate în practică de către toţi angajaţii? | ||||||||
|
SNCI 14. Comunicarea |
|||||||||
| 56. | Structura organizaţională asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor? | ||||||||
| 57. | În entitatea publică există sisteme eficiente şi eficace de comunicare internă şi externă, ce asigură o circulaţie rapidă, completă şi în termen a informaţiilor? | ||||||||
| 58. | Entitatea publică dispune de un sistem informaţional pentru circulaţia documentelor / corespondenţei? | ||||||||
| 59. | Managerii entităţii publice comunică angajaţilor sarcinile şi responsabilităţile aferente sistemului de control intern managerial? | ||||||||
| 60. | Există mijloace de comunicare şi proceduri stabilite pentru raportarea neregulilor, suspiciunilor de fraudă sau actelor de corupţie suspectate? | ||||||||
| Daca Da, enumeraţi-le. | |||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
VI. MONITORIZAREA |
|||||||||
|
SNCI 15. Monitorizarea continuă |
|||||||||
| 61. | Entitatea publică întreprinde acţiuni de dezvoltare a CIM? | ||||||||
| Daca Da, enumeraţi. | |||||||||
| 62. | Entitatea publică a desemnat o persoană sau subdiviziune responsabilă de coordonarea activităţilor de dezvoltare a CIM? | ||||||||
| 63. | Reclamaţiile din partea cetăţenilor sunt utilizate ca mijloace pentru a identifica şi corecta deficienţele de control intern managerial? | ||||||||
| 64. | Au fost supuse, în ultimii trei ani, auditului intern / auditului extern / controlului financiar extern procesele din următoarele domenii: | ||||||||
| a) financiar - contabil; | |||||||||
| b) achiziţii publice; | |||||||||
| c) administrare a activelor; | |||||||||
| d) tehnologii informaţionale. | |||||||||
| 641. | Entitatea publică a asigurat auditarea internă a sistemelor, proceselor şi activităţilor? | ||||||||
| Prin care din următoarele forme a fost asigurată auditarea acestora (indicaţi numărul misiunilor de audit intern): | |||||||||
| - prin subdiviziune organizaţională proprie; | |||||||||
| - prin asociere; | |||||||||
| - pe bază de contract. | |||||||||
| 65. | Recomandările auditorilor externi/auditorilor interni, precum şi prescripţiile inspectărilor financiare sunt implementate/soluţionate corespunzător? | ||||||||
| 66. | Indicaţi numărul recomandărilor: | ||||||||
| a) auditorilor externi: - oferite; - implementate; | |||||||||
| b) auditorilor interni: - oferite; - implementate. | |||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
VII. PATRIMONIU, FINANŢE ŞI TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE |
|||||||||
|
Planificarea şi executarea bugetului |
|||||||||
| 67. | Cerinţele aferente procesului bugetar sunt respectate? | ||||||||
| 68. | Au fost luate toate măsurile necesare pentru colectarea veniturilor? | ||||||||
| 69. | Mijloacele financiare au fost cheltuite în limita alocaţiilor şi conform destinaţiei aprobate? | ||||||||
| 70. | Planurile de activitate a entităţii publice includ costurile financiare ale acţiunilor propuse? | ||||||||
| 71. | Entitatea publică evaluează, monitorizează şi raportează performanţa financiară (în baza indicatorilor bugetului anual)? | ||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
Evidenţa contabilă şi patrimoniu |
|||||||||
| 72. | Entitatea publică a aprobat politicile contabile? | ||||||||
| 73. | Toate tranzacţiile sunt înregistrate în evidenţa contabilă pe măsura efectuării acestora? | ||||||||
| 74. | Există activităţi de control, care să asigure că doar plăţile legale sunt acceptate? | ||||||||
| 75. | Datele financiar-contabile, cuprinse în registrele contabile, sunt verificate şi reconciliate periodic? | ||||||||
| Dacă Da, indicaţi periodicitatea. | |||||||||
| 76. | Se efectuează inventarierea anuală a conturilor de activ şi pasiv cu înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor? | ||||||||
| 77. | Rapoartele financiare au fost elaborate şi prezentate în termen? | ||||||||
| 78. | Rapoartele financiare conţin informaţii complete despre venituri, cheltuieli, active financiare, imobilizări corporale, datorii, garanţii, obligaţiuni pe termen lung? | ||||||||
| 79. | Evidenţa mijloacelor fixe este asigurată prin ţinerea fişelor de evidenţă a acestora? | ||||||||
| Dacă Da, sunt respectate instrucţiunile de completare a acestora? | |||||||||
| 80. | Este estimată corect valoarea fiecărui mijloc fix? | ||||||||
| 81. | Transmiterea / casarea / vînzarea / darea în locaţiune a mijloacelor fixe este documentată şi efectuată cu acordul organului ierarhic superior? | ||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
Achiziţii publice şi executare a contractelor |
|||||||||
| 82. | Entitatea publică dispune de un plan anual de achiziţii publice, aprobat de managerul entităţii publice? | ||||||||
| 83. | Înainte de încheierea contractului, entitatea publică evaluează capacitatea furnizorului de a-şi îndeplini angajamentul, inclusiv prin oferirea unei garanţii de bună execuţie de către furnizor? | ||||||||
| 84. | Entitatea publică respectă reglementările pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice, inclusiv procesul de evaluare a ofertelor din punct de vedere tehnic al achiziţiei? | ||||||||
| 85. | În procesul de achiziţii, au fost respectate termenele limită pentru fiecare etapă? | ||||||||
| 86. | Entitatea publică păstrează documentaţia aferentă fiecărei achiziţii, inclusiv deciziile cu privire la rezultatele selectării ofertei/ofertelor cîştigătoare? | ||||||||
| 87. | Contractul încheiat corespunde prevederilor ofertei cîştigătoare? | ||||||||
| 88. | Entitatea publică a solicitat garanţia de bună execuţie pentru contractele a căror valoare este mai mare decât cuantumurile stabilite de legislaţie? | ||||||||
| 89. | Contractele sunt executate în termen şi în limita valorii acestora ? | ||||||||
| 90. | În momentul recepţionării bunurilor / serviciilor / lucrărilor, înainte de acceptarea facturii / procesului-verbal de recepţie, se verifică fizic respectarea condiţiilor contractuale cu privire la descriere, cantitate, standard, preţ? | ||||||||
| 91. | Sunt verificate datele cu privire la preţ, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plată din facturile / procesele-verbale de recepţie ale furnizorilor cu datele din contractul de achiziţie? | ||||||||
| 92. | Soldul creanţelor şi datoriilor cu termenul de prescripţie expirat este nul? | ||||||||
| Dacă Nu, indicaţi cuantumul creanţelor şi datoriilor cu termenul de prescripţie expirat (mii lei), precum şi măsurile întreprinse. | |||||||||
| 93. | Sunt instituite proceduri de monitorizare a creanţelor şi datoriilor? | ||||||||
| Dacă Da, enumeraţi-le. | |||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
Salarizarea |
|||||||||
| 94. | Există o divizare între funcţiile de înregistrare a timpului de muncă şi funcţiile de calcul a salariului? | ||||||||
| 95. | Salariile de bază sunt aprobate de către managerul entităţii publice şi/sau stabilite prin contract de muncă? | ||||||||
| 96. | Sporurile, premiile şi alte drepturi salariale sunt aprobate de către managerul entităţii publice? | ||||||||
| 97. | Soldul datoriilor privind retribuirea muncii este nul (cu excepţia datoriilor pentru luna decembrie)? | ||||||||
| Dacă Nu, descrieţi cauza şi indicaţi: | |||||||||
| a) cuantumul acestora (mii lei) | |||||||||
| b) perioada formării | |||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
Tehnologii informaţionale |
|||||||||
| 98. | În cadrul entităţii publice există o divizare a sarcinilor între programatori şi utilizatori de programe/aplicaţii? | ||||||||
| 99. | Personalului, responsabil de tehnologii informaţionale, îi este interzis să iniţieze tranzacţii şi să efectueze schimbări în fişierele de referinţă? | ||||||||
| 100. | Sunt cerute parole unice şi confidenţiale pentru accesarea sistemelor de tehnologii informaţionale, programelor/aplicaţiilor? | ||||||||
| 101. | Sunt parolele schimbate la intervale regulate de timp, precum şi sunt anulate pentru angajaţii care nu mai activează în cadrul entităţii publice? | ||||||||
| 102. | Angajaţii au acces numai la acele programe/aplicaţii, care sunt necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor? | ||||||||
| 103. | Se efectuează periodic copii de rezervă ale fişierelor de date în locaţii, diferite de cele originale? | ||||||||
| 104. | Sunt evaluate periodic activităţile de control din cadrul programelor / aplicaţiilor? Dacă Da, indicaţi periodicitatea. | ||||||||
| Opinia auditului intern | |||||||||
|
Notă: * Un post este considerat ca fiind sensibil dacă, de regulă, prezintă riscuri semnificative de delapidare / fraudă / corupţie. De asemenea, se consideră a fi posturi sensibile posturile care au atribuţii de control, efectuează activitatea în relaţie directă cu beneficiarul (cetăţeni sau agenţi economici) ** Procesul reprezintă un şir de activităţi inter-relaţionate şi logic structurate, organizate într-o ordine specifică, în aria de funcţii şi competenţe ale entităţii publice. Procesul începe şi se termină în entitatea publică şi serveşte la atingerea obiectivelor predefinite ale acesteia. Procesul include elemente de intrare (financiare, umane, de timp), activităţi şi elemente de ieşire (produse şi servicii). Nume, prenume / Funcţia / Semnătura |
|||||||||
[Anexa nr.2 modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.1 din 02.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
|
Anexa nr.3 la Regulamentul privind autoevaluarea, raportarea sistemului de control intern managerial şi emiterea Declaraţiei de răspundere managerială DECLARAŢIA DE RĂSPUNDERE MANAGERIALĂ În temeiul prevederilor art.16 alin.(1) din Legea nr.229/2010 privind controlul financiar public intern, subsemnatul,_______________________________________________________________ , în calitate de (numele, prenumele) ____________________________________________________________________________________ , (denumirea funcţiei) declar că ________________________________________________________ , dispune de un sistem de (denumirea entităţii publice/ domeniile de competenţă) control intern managerial a cărui organizare şi funcţionare _______________________________________ (permite integral/ permite parţial/ nu permite) furnizarea unei asigurări rezonabile precum că fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale au fost utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, eficienţă, eficacitate, legalitate, etică şi integritate. Sistemul de control intern managerial şi măsurile privind sporirea eficacităţii acestuia _____________ (au/ nu au) la bază managementul riscurilor. Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie ____________, sistemul de (anul) control intern managerial al _________________________________________________________ este (denumirea entităţii publice) ___________________________________ cu Standardele naţionale de control intern în sectorul public. (conform/ parţial conform/ neconform) Această Declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă şi completă a sistemului de control intern managerial al entităţii, emisă prin asumarea răspunderii manageriale. Declaraţia are drept temei informaţii şi constatări consemnate în documentele aferente autoevaluării sistemului de control intern managerial al entităţii publice, precum şi în rapoartele de audit intern şi extern. **Din analiza rapoartelor prezentate de către entităţile publice subordonate, rezultă că sistemul CIM în: ___(nr.) entităţi publice este conform, ___(nr.)entităţi publice este parţial conform, ___(nr.) entităţi publice este neconform. |
|
|
Data __________________________ |
Semnătura ______________________ |
|
Notă: **Se completează în cazul în care entitatea publică are în subordine alte entităţi publice. |
|