Ordin nr.483-O din 13.11.2014 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate

SERVICIUL VAMAL

O R D I N

cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de

verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO şi a

Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate

nr. 483-O  din  13.11.2014

 (în vigoare 01.01.2015) 

Monitorul Oficial nr. 386-396 art.1913 din 26.12.2014

* * *

Abrogat: 22.04.2019

Ordinul Serviciul Vamal nr.41-O din 25.01.2019

Întru executarea art.9 alin.(3), art.12 alin.(1) şi art.195³ alin. (2) din Codul vamal al Republicii Moldova nr.1149-XIV din 20 iulie 2000 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, ediţie specială din 1 ianuarie 2007), pct.6, pct.11 şi pct.43 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a certificatului de agent economic autorizat şi pct.9, pct.14 şi pct.33 din Regulamentul cu privire la condiţiile speciale de utilizare a procedurilor simplificate în cazul anumitor regimuri vamale, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.647 din 7 august 2014 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2014, nr.238-246, art.695) privind punerea în aplicare a prevederilor Secţiunii 27¹ şi Secţiunii 28¹ din Codul vamal al Republicii Moldova, precum şi în temeiul pct.8 din Regulamentul Serviciului Vamal, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.4 din 2 ianuarie 2007 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.3-5, art.15),

ORDON:

1. A aproba Normele metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate, conform anexei nr.1.

2. A aproba Chestionarul de autoevaluare, conform anexei nr.2.

3. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina Departamentului venituri şi control vamal (Direcţia organizarea controlului vamal).

4. Prezentul ordin intră în vigoare la expirarea a 5 zile de la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexa nr.1

la Ordinul Serviciului Vamal

nr.483 din 13.11.2014

cu privire la aprobarea Normelor metodologice

 privind modul de verificare a solicitanţilor şi

titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei

pentru utilizarea procedurilor simplificate

de vămuire

NORMELE METODOLOGICE

privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO

şi a Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentele Norme metodologice stabilesc procedura de control la etapa certificării statutului de Agent economic autorizat (în continuare - AEO) şi autorizării procedurilor simplificate, precum şi procedura de monitorizare a conformării cu condiţiile de certificare şi autorizare, de revizuire a statutului AEO şi a titularului Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate.

2. În textul prezentelor Norme metodologice următoarele noţiuni semnifică:

a) control - reprezintă ansamblul operaţiunilor de verificare a solicitantului Certificatului AEO sau a solicitantului autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate, efectuate prin aplicarea formelor de control vamal prevăzute de Codul vamal al Republicii Moldova, care are drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că agentul economic în cauză respectă condiţiile şi criteriile de certificare sau autorizare stabilite în Secţiunile 27¹ si 28¹ din Codul vamal al Republicii Moldova şi în Hotărîrea Guvernului nr.647 din 7 august 2014 privind punerea în aplicare a prevederilor Secţiunii 27¹ şi Secţiunii 28¹ din Codul vamal al Republicii Moldova;

b)monitorizarea conformării – constă în operaţiuni de verificare periodică care au drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că titularul certificatului AEO sau a autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate se conformează condiţiilor şi criteriilor stabilite de art.195³ din Codul vamal al Republicii Moldova;

c)revizuirea statutului – constă în operaţiuni de verificare a titularilor Certificatului AEO sau a autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate, care se aplică în cazul modificării condiţiilor legale de certificare sau autorizare.

3. Controlul, monitorizarea conformării şi revizuirea statutului sunt exercitate de către o echipă de control care este formată cel puţin din două persoane cu desemnarea şefului echipei. Din componenţa echipei fac parte reprezentantul secţiei proceduri simplificate din cadrul aparatului central al Serviciului Vamal, care are competenţa de control pe întreg teritoriu vamal, şi reprezentanţii birourilor vamale din subdiviziunile de control ulterior şi destinaţii vamale sau alte subdiviziuni specializate, în funcţie de tipul de activitate al agentului economic. Componenţa echipei de control este propusă de şeful Direcţiei organizarea controlului a Serviciului Vamal şi aprobată prin ordin de către directorul general al Serviciului Vamal, conform anexei nr.1 la prezentele norme. Ordinul se aduce la cunoştinţa agentului economic nu mai tîrziu de ziua iniţierii controlului la faţa locului.

4. La efectuarea controlului, monitorizării conformării şi revizuirii statutului, echipa de control şi agenţii economici vizaţi pot consulta Orientările (Ghiduri) tematice publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană (http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/aeo/index_en.htm), care poartă caracter facultativ.

II. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR DE CONTROL

5. Controlul are drept obiectiv evaluarea riscurilor prezentate de un solicitant al statutului de AEO, precum şi evaluarea capacităţii solicitantului de a gestiona aceste riscuri. În cazul în care, în opinia echipei de control, solicitantul gestionează riscurile în mod eficient, acesta poate fi considerat ca fiind în măsură să obţină statutul de AEO.

6. Perioada de desfăşurare a controlului nu trebuie să depăşească termenul de examinare a cererii de certificare a statutului AEO sau de autorizare a procedurii simplificate, stabilite în pct.13 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a certificatului de agent economic autorizat şi pct.15 din Regulamentul cu privire la condiţiile speciale de utilizare a procedurilor simplificate în cazul anumitor regimuri vamale, aprobate prin Hotărîrea Guvernului privind punerea în aplicare a prevederilor Secţiunii 27¹ şi Secţiunii 28¹ din Codul vamal al Republicii Moldova.

7. Acţiunile de control se desfăşoară în orele de lucru ale agentului economic verificat.

8. Controlul poate fi efectuat atît la sediul, cît şi în încăperile (spaţii de producţie, depozite etc.) agentului economic sau ale altor persoane legate direct sau indirect de respectarea condiţiilor de certificare sau autorizare.

9. Echipa de control în cadrul realizării activităţilor de control se va ghida de următorul proces de documentare a riscurilor:

Etapa 1 – Înţelegerea activităţii economice a solicitantului

1) Prin combinarea mai multor tehnici, inclusiv vizitarea spaţiilor comerciale ale solicitantului, echipa de control va obţine o înţelegere deplină a tuturor aspectelor legate de activitatea economică a solicitantului. Echipa de control la această etapă va întreprinde, după caz, următoarele acţiuni:

a) examinarea activităţii comerciale externe a solicitantului;

b) evaluarea documentelor prezentate de către solicitant, inclusiv cererea şi chestionarul de autoevaluare completate;

c) căutarea de informaţii accesibile publicului larg cum ar fi: pagini web, referinţe online şi articole, dările de seamă publice ale companiei etc.;

d) obţinerea informaţiei de la alte autorităţi publice competente, cum ar fi rapoartele controalelor anteriore, informaţii ce ţin de istoricul plăţilor TVA, impozitului pe venit etc.

2) Echipa de control va înregistra informaţia acumulată la această etapă şi va formula o opinie preliminară privind corespunderea cerinţelor statutului solicitat.

Etapa 2 – Clarificarea obiectivelor şi identificarea riscurilor

1) La această etapă se realizează evaluarea posibilelor domenii de interes pentru vizita la faţa locului în cadrul controlului. La selectarea domeniilor se va ţine cont de rolul solicitantului în cadrul lanţului de aprovizionare, dacă solicitantul a cerut statutul de AEOC, AEOS sau AEOF.

2) Ulterior se examinează legislaţia care reglementează activitatea agentului economic solicitant, precum şi impactul acesteia asupra activităţii de evaluare a riscurilor.

3) Reieşind din obiectivele stabilite, echipa de control trebuie să identifice potenţialele riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de certificare sau autorizare pe care le-ar putea prezenta compania. Această activitate va fi realizată atât înainte de efectuarea vizitei, reieşind din informaţiile acumulate anterior, cât şi în timpul vizitării agentului economic supus controlului. Pentru a facilita acest proces, echipa de control poate întocmi o listă a pericolelor, riscurilor şi soluţiilor posibile. Lista riscurilor posibile aferente activităţii economice a solicitantului poate, apoi, servi drept referinţă pentru activităţile de la etapa următoare. Pe baza analizei riscurilor, echipa de control va pregăti un plan al controlului, în conformitate cu prevederile anexei nr.2 la prezentele Norme.

4) Planul de control este aprobat de către şeful echipei de control şi, la necesitate, poate fi modificat şi completat.

Etapa 3 – Evaluarea riscurilor

1) Această etapă, în mare parte, se va desfăşura în cadrul vizitei la faţa locului.

2) Odată cu iniţierea controlului la faţa locului, membrii echipei trebuie să prezinte reprezentantului agentului economic supus controlului legitimaţia de serviciu, ordinul privind desfăşurarea controlului precum şi planul controlului.

3) Evaluarea riscului va cuprinde următoarele acţiuni:

a) intervievarea angajaţilor relevanţi, observare şi analiză;

b) confirmarea informaţiei generale privind activitatea economică externă a companiei, obţinute la etapa 1;

c) explicarea obligaţiei solicitantului de a gestiona conformarea condiţiilor şi de a respecta prevederile legale;

d) explicarea procedurii de control şi a celei de evaluare;

e) inspectarea spaţiilor solicitantului pentru a observa procesele operaţionale în practică; în cazul în care agentul economic îşi desfăşoară activitatea în mai multe locuri în Republica Moldova, echipa de control va vizita fiecare spaţiu comercial (în funcţie de varietatea activităţilor care au loc în acele spaţii);

f) înţelegerea şi înregistrarea proceselor interne ale solicitantului relevante domeniilor de risc, identificate la etapele precedente. Procesele pot fi înregistrate în formă narativă sau prin utilizarea unor astfel de instrumente, cum ar fi cartografierea lor;

g) identificarea şi înregistrarea riscurilor pe care le prezintă procesele şi practicile interne ale agentului economic;

h) identificarea şi evaluarea sistemului de controale interne utilizate de agentul economic care au impact asupra riscurilor identificate;

i) evaluarea riscurilor, atât din punctul de vedere al impactului, cât şi al probabilităţii, prin prisma controalelor interne identificate;

j) în vederea clarificării aspectelor activităţii agentului economic, relevante pentru cerinţele de certificare sau autorizare, membrii echipei de control pot solicita informaţii de la orice entitate care este legată, direct sau indirect, cu domeniul supus controlului. Membrii echipei de control vor analiza răspunsurile primite, iar concluziile analizei vor fi luate în considerare la elaborarea actului de control. În cazul în care persoanele menţionate refuză să răspundă la unele întrebări, membrii echipei de control pot solicita răspunsul la aceste întrebări printr-o adresare scrisă, în conformitate cu anexa nr.3 la prezentele Norme, stabilind un termen de 5 zile de prezentare a răspunsului. În cazul în care nu primesc răspuns în termenul stabilit, acest fapt se consemnează în actul de control cu anexarea copiei de pe adresarea scrisă.

Etapa 4 – Acţiuni de răspuns la risc

1) Drept urmare a folosirii tuturor informaţiilor acumulate, în special evaluarea riscurilor la etapa 3, echipa de control va identifica (dacă este cazul) care riscuri semnificative rămân negestionate de către solicitant.

2) Echipa poate conlucra cu solicitantul pentru a ajuta la dezvoltarea controalelor interne sau propune modificări la modul de realizare a proceselor interne pentru a gestiona acele riscuri rămase.

10. În cazul în care în procesul de control se identifică eventuale riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de certificare sau autorizare, solicitantul se preavizează prin întocmirea unui proces-verbal de examinare preliminară a rezultatelor controlului, conform modelului stipulat în anexa nr.4 la prezentele norme. Prin intermediul procesului-verbal de examinare preliminară, agentului economic i se oferă recomandările privind măsurile necesare de conformare la cerinţele legale.

11. La finalizarea acţiunilor de control, membrii echipei de control întocmesc un Act de control, conform modelului prevăzut în anexa nr.5 la prezentele norme în care se consemnează concluziile controlului. Actul de control este semnat de către membrii echipei de control şi reprezentantul legal al agentului economic verificat. Actul se întocmeşte în 2 exemplare originale, dintre care unul se transmite agentului economic verificat. Cel de al doilea exemplar al actului de control rămâne la echipa de control şi se anexează la documentele care fundamentează concluziile.

III. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR DE MONITORIZARE A CONFORMĂRII

12. Monitorizarea conformării titularului Certificatului AEO sau al Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate se realizează conform unui plan anual de monitorizare, aprobat de directorul general al Serviciului Vamal.

13. Planul de monitorizare se elaborează în baza evaluării riscurilor, luînd în considerare următoarele:

a) rezultatele controlului anterior, implicit profilul de risc al agentului economic şi implementarea recomandărilor oferite la etapele de control şi monitorizare precedente;

b) schimbările în activitatea agentului economic semnalate de acesta sau identificate de organul vamal;

c) verificarea, prin sondaj, a declaraţiilor vamale ale titularului Certificatului AEO sau al Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate şi a rezultatelor controalelor vamale aplicate;

d) analiza informaţiilor din bazele de date disponibile Serviciului Vamal;

e) rezultatele controalelor ulterioare, altele decât cele de monitorizare sau reevaluare;

f) orice alte activităţi de control vamal, planificate şi efectuate de către subdiviziunile Serviciului Vamal.

14. Monitorizarea conformării se efectuează conform procedurii stabilite de prezentele norme metodologice pentru control, aplicate în modul corespunzător.

15. În cazul în care în procesul de monitorizare a conformării se constată că agentul economic nu tratează în mod adecvat riscurile identificate, acesta este informat, prin întocmirea unui proces-verbal, de examinare preliminară a rezultatelor monitorizării, completat conform modelului din anexa nr.4 la prezentele Norme. Prin intermediul procesului-verbal agentului economic i se aduc la cunoştinţă acţiunile de îmbunătăţire şi măsurile necesare de întreprins, implementarea cărora se evaluează de către echipa de control.

16. În cazul în care în procesul monitorizării conformării se constată temeiuri de suspendare sau retragere a Certificatului sau Autorizaţiei, aceasta se consemnează în Actul de monitorizare întocmit conform anexei nr.5 la prezentele norme, care se prezintă Directorului general al Serviciului Vamal.

IV. REVIZUIREA STATUTULUI

17. Revizuirea statutului titularului Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru procedurile simplificate se iniţiază în temeiul alin.(4) art.195³ din Codul vamal al Republicii Moldova în cazul modificării condiţiilor de certificare sau autorizare.

18. Revizuirea statutului se efectuează conform procedurii stabilite de prezentele Norme metodologice pentru control, aplicate în modul corespunzător.

V. DISPOZIŢII FINALE

19. Procedura de control, monitorizare a conformării şi de revizuire a statutului se documentează cu întocmirea unui dosar în care vor fi cusute, sigilate şi numerotate toate materialele colectate pe parcursul verificărilor.

20. Dosarul respectiv va fi arhivat de organul emitent pe un termen de 5 ani.

Anexa nr.1

la Normele metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru

 procedurile simplificate de vămuire

Anexa nr.2

la Normele metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru

 procedurile simplificate de vămuire

PLAN DE CONTROL

MONITORIZARE A CONFORMĂRII /REVIZUIRE A STATUTULUI

Nr. _____ din _________________

Anexa nr.3

la Normele metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru

 procedurile simplificate de vămuire

LISTA

Informaţiilor/Actelor/documentelor care urmează a se prezenta organului vamal

Nr. _____ din _____________

Anexa nr.4

la Normele metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru

 procedurile simplificate de vămuire

PROCES-VERBAL

DE EXAMINARE PRELIMINARĂ A REZULTATELOR CONTROLULUI/

MONITORIZĂRII CONFORMĂRII /REVIZUIRE A STATUTULUI

 Nr. ________ din ______________

Anexa nr.5

la Normele metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru

 procedurile simplificate de vămuire

ACT DE CONTROL

MONITORIZAREA CONFORMĂRII /REVIZUIRE A STATUTULUI

Nr. ____ din _______________

Anexa nr.2

la Ordinul Serviciului Vamal

nr.483 din 13.11.2014

cu privire la aprobarea Normelor metodologice

 privind modul de verificare a solicitanţilor şi

titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei

pentru utilizarea procedurilor simplificate

de vămuire

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

INSTRUCŢIUNI DE COMPLETARE

A CHESTIONARULUI

Scopul chestionarului este de a furniza organelor vamale informaţii suplimentare faţă de cele cuprinse în cererea de acordare a statutului AEO sau proceduri simplificate de vămuire.

Scopul acestor instrucţiuni este de a vă ajuta să înţelegeţi cerinţele pentru acordarea statutului de AEO şi de a furniza organelor vamale informaţii despre agentul economic şi afacerea acestuia, suplimentare celor prevăzute în cererea dumneavoastră. Aceste instrucţiuni vă oferă şi îndrumare cu privire la modul de a răspunde la întrebările din chestionar, precum şi informaţii referitoare la cerinţele necesare a fi îndeplinite şi demonstrate organelor vamale în scopul de a obţine statutul AEO.

Răspunsurile la întrebări trebuie să fie complete şi exacte la toate întrebările relevante pentru tipul de statut solicitat.

Completarea chestionarului nu presupune anexarea de documente suplimentare; orice altă informaţie, în special "procedurile documentate" la care se face referire în mod repetat pe parcursul chestionarului, precum şi persoanele responsabile, potrivit subiectului abordat, trebuie să fie disponibile pe durata examinării premergătoare luării deciziei de autorizare sau refuzului acesteia, pentru a permite organului vamal verificarea elementelor necesare. De aceea se recomandă ca cererea să nu fie transmisă până când nu sunt îndeplinite toate procedurile menţionate şi se poate răspunde "da" la aceste întrebări.

Completarea chestionarului presupune analiza prealabilă a instrucţiunilor de completare a întrebărilor de la Secţiunea 4 – "SOLVABILITATEA FINANCIARĂ". În cazul deţinerii unei acreditări standard recunoscute internaţional (de ex. ISO), fapt ce trebuie menţionat în răspunsul la punctul nr.6 din chestionar, acest lucru va fi luat în considerare la evaluarea cererii, acolo unde cerinţele statutului sunt identice sau comparabile.

Dacă acreditarea menţionată la alineatul precedent este relevantă pentru statutul AEO, dar e recunoscută numai în Republica Moldova, acest lucru trebuie menţionat la punctul nr.6 din chestionar, iar dovezile privind deţinerea acesteia trebuie furnizate în timpul investigaţiei.

Condiţiile şi criteriile pentru acordarea statutului, corespunzătoare fiecărei categorii de autorizaţie (certificat), se aplică uniform tuturor agenţilor economici, indiferent de dimensiunea lor, ţinând însă cont de faptul că standardul de conformare poate varia, fiind proporţional cu dimensiunea şi complexitatea activităţii, cu tipul de mărfuri cu care operează sau cu alte elemente.

SECŢIUNEA 1 - INFORMAŢII DESPRE AGENTULUL ECONOMIC

SUBSECŢIUNEA 1.01: CARACTERISTICI ORGANIZATORICE

1. Se înscriu numele şi adresele persoanelor în cauză, prin includerea exclusivă a asociaţilor care sunt implicaţi în activităţile sau procesele decizionale curente ale firmei.

Reprezentantul sau reprezentanţii legali sunt, în sensul prezentului punct, persoanele responsabile cu reprezentarea agentului economic în situaţiile care implică legislaţia vamală, cum sunt, spre exemplu, avocaţii sau juriştii angajaţi direct de agent sau numiţi să-l reprezinte pe acesta în problemele vamale legate de operaţiunile derulate.

2. Se efectuează o descriere scurtă, spre exemplu: producător şi distribuitor de accesorii auto, casă de expediţii, agent economic de comenzi prin poştă, exportator de produse farmaceutice.

3. Se înscriu informaţii privind locaţii şi adresa acestora, precum şi activitatea desfăşurată de fiecare dintre acestea; când numărul locaţiilor este mare, se indică numărul total al acestora şi se înscriu informaţii referitoare numai la primele 5 din punctul de vedere al importanţei.

4. Informaţiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop stabilirea faptului dacă agentul economic acţionează în nume propriu sau în numele altui agent.

Exemplu:

a)deţinătorul unui depozit care depozitează numai propriile mărfuri sau un importator care importă mărfuri numai în nume propriu este agent economic care acţionează în nume propriu:

b)deţinătorul unui depozit care depozitează propriile mărfuri şi ale altor firme sau un importator care importă mărfuri în nume propriu şi pentru alte 4 firme este agent economic care acţionează în nume propriu şi în numele altei persoane;

c)deţinătorul unui depozit care depozitează numai mărfurile altor firme sau un comisionar în vamă ori un reprezentant vamal care acţionează ca reprezentant direct este agent economic care acţionează în numele altor firme.

5. Informaţiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop obţinerea de informaţii preliminare privind efectuarea sau neefectuarea de schimburi comerciale cu mărfuri cu alţi agenţi asociaţi; informaţiile nu se referă la schimburi comerciale cu servicii.

6. Se înscriu detalii despre acreditările de standard deţinute, care sunt:

a) relevante pentru chestionar;

b) recunoscute independent;

c) recunoscute numai în Republica Moldova.

SUBSECŢIUNEA 1.02 - ORGANIZAREA INTERNĂ

7. Documentele menţionate pot consta în organigrama generală a întregii firme, care trebuie să includă: diferitele domenii sau departamente ale firmei, funcţiile şi responsabilităţile lor, structura ierarhică.

8. Se înscrie numărul aproximativ, cunoscut la momentul depunerii cererii.

9. Se înscriu, spre exemplu, numele directorilor, şefilor de serviciu, contabilului-şef, şefului serviciului financiar, şefului serviciului care se ocupă cu vămuirea.

10. Procedurile la care se referă acest punct, trebuie să scoată în evidenţă măsurile ce se aplică în situaţiile în care angajaţii cheie lipsesc pe termen scurt sau lung, cum sunt, spre exemplu, şeful serviciului care se ocupă cu operaţiuni de vămuire şi funcţionarul care se ocupă de import, precum şi cum şi de către cine sunt îndeplinite responsabilităţile lor curente.

SUBSECŢIUNEA 1.03 - CIFRA DE AFACERI

13. În cazul agenţilor nou-înfiinţaţi care nu au o activitate de schimburi comerciale suficient de îndelungată , se înscrie menţiunea "nu este cazul".

14. A se vedea instrucţiunile de la punctul nr.13.

15. Se înscriu informaţii referitoare la locaţiile deţinute de agentul economic care solicită acordarea statutului AEO sau care aparţin unei persoane terţe, cum este, spre exemplu, un depozit; se indică o cifră aproximativă în metri pătraţi sau metri cubi ai capacităţii totale de depozitare din toate locaţiile.

Procentul mediu utilizat trebuie să reflecte variaţiile sezoniere.

Dacă numărul locaţiilor în cauză este mai mic de 5, informaţiile menţionate mai sus se indică distinct pentru fiecare locaţie.

17. Se menţionează numărul declaraţiilor vamale şi valoarea mărfurilor aferente acestora pentru fiecare dintre regimurile vamale: import, tranzit, antrepozit vamal, perfecţionare activă, transformare sub control vamal, admitere temporară, perfecţionare pasivă şi export.

18. Se menţionează suma totală a taxelor plătite pentru operaţiunile vamale menţionate la punctul 17.

19. A se vedea instrucţiunile de la punctele 17 şi 18.

SUBSECŢIUNEA 1.04 - INFORMAŢII VAMALE

20. Se înscriu detalii despre un număr de maximum 5 ţări terţe cu care agentul economic derulează operaţiuni comerciale, cum sunt: SUA, China, Taiwan, Canada şi Egipt.

21. Se înscriu următoarele elemente:

a) numele şi funcţia angajatului responsabil de clasificarea mărfurilor sau, în cazul în care această activitate este îndeplinită de o persoană terţă, denumirea sau numele acesteia;

b) în cazul în care activitatea de clasificare a mărfurilor este îndeplinită de o persoană terţă, procedurile utilizate de agentul economic pentru a se asigura că activitatea a fost îndeplinită corect şi în conformitate cu instrucţiunile transmise.

c) dacă sunt organizate evidenţe distincte pe fiecare produs, aşa încât fiecare articol să fie legat de un cod de marfă, cu menţionarea ratei corespunzătoare a taxei vamale şi a TVA;

d) informaţii privind procedurile utilizate pentru clasificarea mărfurilor sau produselor noi, incluzând informaţiile utilizate pentru clasificarea mărfurilor, spre exemplu, tariful vamal sau informaţiile furnizate de structura organizatorică responsabilă cu emiterea informaţiilor în privinţa clasificării mărfurilor din cadrul Serviciului Vamal;

e) detalii despre Deciziile tarifare prealabile privind clasificarea mărfurilor deţinute;

f) informaţii privind procedurile, persoanele responsabile şi frecvenţa cu care agentul economic revizuieşte clasificările şi actualizează dosarul produsului, precum şi alte informaţii privind alte evidenţe conexe, inclusiv procedurile de notificare a modificărilor către alte persoane cu atribuţii în acest domeniu, cum este brokerul vamal ori personalul de la biroul de achiziţii.

Informaţii complete şi detaliate privind acest aspect sunt puse la dispoziţia organului vamal cu ocazia examinării efectuate în vederea verificării cererii; acestea includ:

a) detalii, liste sau dosare ale produselor, codurile de marfă şi taxele vamale aferente acestora;

b) resursele şi informaţiile deţinute, cum este tariful vamal actualizat sau informaţiile tehnice utilizate în mod curent pentru clasificarea mărfurilor.

22. Preferinţele tarifare permit acordarea unei rate a taxei vamale redusă sau zero la importurile din ţările pentru care acestea sunt acordate. Preferinţele tarifare la export permit clienţilor aflaţi în anumite ţări să beneficieze în mod similar de aceste facilităţi.

23. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care agentul economic se asigură:

a) că ţara de export are dreptul să acorde o preferinţă şi că mărfurile beneficiază de o rată preferenţială a taxei vamale;

b) că sunt îndeplinite cerinţele privind transportul direct sau lipsa manipulării mărfurilor;

c) că dispune de un certificat valabil şi original sau o declaraţie pe factură disponibilă în momentul când se solicită preferinţa;

d) că certificatul sau declaraţia pe factură este corespunzător lotului de mărfuri şi sunt respectate regulile de origine;

e) că nu există posibilitatea de a dubla utilizarea certificatului sau declaraţiei pe factură;

f) că tratamentul preferenţial este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului sau declaraţiei pe factură;

g) că certificatul sau declaraţia pe factură este păstrat pentru procesul de audit, în deplină siguranţă.

24. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care agentul economic se asigură:

a) că mărfurile se califică pentru acordarea preferinţei la export, ca urmare, spre exemplu, a respectării regulilor de origine;

b) că toate documentele, calculele, costurile şi descrierile proceselor ce concură la dovedirea originii preferenţiale, precum şi certificatul de origine sau declaraţia pe factură, sunt păstrate pentru procesul de audit, în deplină siguranţă;

c) că documentele corespunzătoare, cum este certificatul de origine sau declaraţia pe factură, sunt semnate şi emise la timp;

d) că declaraţiile pe factură nu sunt emise pentru transporturile de mărfuri de valoare medie şi mare, decât dacă organul vamal a aprobat acest lucru;

e) că certificatele de origine nefolosite sunt depozitate în deplină siguranţă;

f) că certificatele de origine sunt prezentate la solicitarea organului vamal cu ocazia exportului.

26. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care agentul economic:

a) se asigură că mărfurile proprii nu fac obiectul unei măsuri de restricţie sau prohibiţie;

b) controlează mărfurile cu dublă utilizare;

c) stabileşte care este procedura de obţinere şi cine emite o licenţă sau un permis necesar;

d) se asigură că obţine licenţa corespunzătoare de la organul emitent la momentul necesar;

e) se asigură că licenţa necesară acoperă lotul de mărfuri în cauză, e valabilă, şi nu e expirată.

f) prezintă, pune la dispoziţie, şi predă, în conformitate cu cerinţele organului vamal şi ale altor autorităţi abilitate, informaţiile solicitate;

g) efectuează înscrierea în evidenţe şi păstrarea copiilor după documente, dacă acestea sunt necesare pentru desfăşurarea auditului.

28. Se înscrie, după caz:

a) denumirea ţărilor şi/sau;

b) denumirea/numele şi prenumele şi adresele agentului economic pentru ale căror mărfuri trebuie plătite taxe anti-dumping şi compensatorii.

29. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să descrie:

a) metoda sau metodele utilizate pentru stabilirea valorii în vamă;

b) cum se completează declaraţiile de valoare în vamă şi cum se anexează la cerere;

c) cum se determină valoarea în vamă şi drepturile de import/export;

d) cum sunt justificate costurile de transport şi asigurare;

e) dacă au fost utilizate decizii emise de organul vamal, privind valoarea în vamă;

f) dacă există o legătură între cumpărător şi vânzător în termenii legislaţiei vamale şi influenţa pe care ar putea să o aibă această legătură asupra preţului mărfurilor importate;

g) dacă sunt restricţii privind transferul mărfurilor de către cumpărător;

h) dacă vânzarea sau preţul fac obiectul unor condiţii sau consideraţii pentru care nu se poate stabili o valoare corespunzătoare mărfurilor evaluate;

i) dacă există drepturi de autor şi drepturi de licenţă referitoare la mărfurile importate, plătibile direct sau indirect de cumpărător, ca o condiţie a vânzării;

j) dacă au fost făcute înţelegeri potrivit cărora o parte a profiturilor provenite din orice revânzare, transfer sau utilizare ulterioare sunt plătite direct sau indirect vânzătorului;

k) dacă există costuri suportate de cumpărător, ce nu sunt incluse în preţ, privind comisioanele sau cheltuieli de brokeraj, cu excepţia comisioanelor de cumpărare, sau cheltuieli privind containerele ori ambalajul;

l) dacă sunt mărfuri şi/sau servicii furnizate de cumpărător gratuit sau la costuri reduse, pentru a fi utilizate în vederea producţiei şi vânzării la export a mărfurilor importate;

m) dacă există alte costuri decât cele asociate cu livrarea mărfurilor importate, incluse în preţul de plătit;

n) cum este înştiinţată persoana care întocmeşte declaraţia cu privire la alte costuri posibile, care nu sunt legate direct de un transport de marfă.

SECŢIUNEA 2 – CONTROLUL PRIVIND RESPECTAREA LEGISLAŢIEI

SUBSECŢIUNEA 2.01 – EVIDENŢA/CAZIERUL

Evidenţa/cazierul agentului economic trebuie să reflecte înregistrările din ultimii 2 ani anteriori întocmirii cererii de autorizare.

Este obligatoriu ca în perioada menţionată să nu fi fost înregistrată nici o încălcare gravă sau repetată a reglementărilor vamale; cazierul este acceptat dacă aceste încălcări au o importanţă redusă în raport cu numărul sau amploarea operaţiunilor vamale, precum şi nu creează suspiciuni cu privire la buna-credinţă a solicitantului.

Elementele luate în considerare sunt:

a) neregulile sau greşelile considerate ca întreg, pe bază cumulativă;

b) frecvenţa acestora, pentru a stabili dacă există o problemă sistematică;

c) dacă agentul economic a notificat organul vamal, din proprie iniţiativă, informaţii privind greşelile sau neregulile descoperite;

d) dacă agentul economic a luat măsuri de remediere pentru a preveni sau minimiza eventuale greşeli viitoare.

Dacă persoanele care exercită control asupra managementului firmei sunt stabilite sau rezidente într-o ţară terţă, nivelul de respectare a legii de către acestea, se apreciază pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile.

În cazul în care agentul economic a fost înfiinţat de mai puţin de 2 ani, nivelul de respectare a legii se apreciază pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile, inclusiv implicarea persoanelor în cauză în activităţile desfăşurate anterior.

30. Se menţionează autorizaţiile emise, suspendate sau cererile de autorizare refuzate de către organul vamal.

Exemplu:

Mai 2011 – Cererea de antrepozitare vamală a fost refuzată, din cauza lipsei necesităţii economice.

Iunie 2012 – Autorizaţia pentru utilizarea procedurilor simplificate de vămuire a fost retrasă din cauză că în mod repetat nu au fost depuse declaraţii suplimentare.

Refuzarea oricărei cereri sau suspendarea, retragerea oricărei autorizaţii vamale nu conduce în mod automat la respingerea solicitării de acordare a statutului AEO.

31. Neregulile la care se face referire constau în neregulile sau greşelile cu implicaţii asupra mijloacelor băneşti datorate, sau asupra regularizărilor de diferenţe, cum sunt spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizaţii.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) numele persoanei de contact din cadrul unităţii responsabile să comunice neregulile sau greşelile, inclusiv suspiciunile de activitate infracţională organului vamal sau altor instituţii guvernamentale;

b) cerinţele de efectuare a controalelor în special cele referitoare la faptul că evidenţele au fost înregistrate şi păstrate în mod exact, complet şi la timp, cum sunt, spre exemplu, declaraţii către organul vamal şi alte instituţii guvernamentale, respectarea condiţiilor de aprobare şi autorizare, inclusiv frecvenţa acestor controale;

c) utilizarea resurselor interne de audit pentru testarea procedurilor proprii;

d) modalitatea de înştiinţare a personalului despre cerinţe sau modificarea acestora;

e) frecvenţa modificărilor viitoare;

f) controalele de management necesare pentru a se asigura respectarea procedurilor.

32. Informaţiile ce trebuie furnizate la acest punct se referă la neregulile şi greşelile cu implicaţii asupra sumelor de bani datorate, sau asupra regularizărilor de diferenţe, cum sunt, spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizaţii.

Exemplu:

- martie – sept. 2011: utilizarea incorectă a codului monedei de facturare la importurile din China, având ca rezultat declararea unei taxe vamale şi TVA mai mari de 5500 lei.

Dacă numărul greşelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscrie numărul total al acestora şi un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârşirea acestora.

33. În cazul în care se bifează "Da", se menţionează măsurile de remediere întreprinse.

SUBSECŢIUNEA 2.02 – INFORMAŢII PRIVIND ANALIZA DE RISC

34. Informaţiile cuprinse la acest punct diferă de cele de la punctul 32; se include o enumerare a tuturor greşelilor sau neregulilor săvârşite de agentul economic, care au fost identificate de organul vamal sau de alte instituţii guvernamentale, suplimentare faţă de cele pe care agentul economic le-a descoperit, legate de declaraţiile de import, reexport, export şi tranzit depuse pe parcursul ultimilor 2 ani.

Greşelile sau neregulile menţionate sunt cele care ar fi putut avea ca rezultat supraevaluarea sau subevaluarea sumelor datorate ori necesitatea regularizării plăţii diferenţelor în plus sau în minus, cum este, spre exemplu, cazul în care nu s-a obţinut şi nu s-a declarat o anumită licenţă.

Dacă numărul greşelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscrie numărul total al acestora şi un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârşirea acestora.

35. A se vedea explicaţiile de la punctul 33.

SECŢIUNEA 3. SISTEMUL DE CONTABILITATE ŞI LOGISTIC AL ACTIVITĂŢII

SUBSECŢIUNEA 3.01 – VERIFICAREA PERMANENTĂ

Este obligatorie deţinerea unui sistem contabil care să permită un control vamal bazat pe audit.

Este obligatorie deţinerea unui sistem sau procese de organizare a evidenţei care fac distincţia între mărfurile autohtone şi cele străine; această condiţie nu se aplică în cazul unui certificat AEOS, aceasta fiind singura diferenţă de cerinţe dintre un certificat AEOS şi un certificat AEOF.

În sensul prezentelor norme, întrebărilor din chestionar şi instrucţiunilor de completare a acestuia, auditul trebuie înţeles ca o acţiune de verificare a sistemelor informatice ale agentului economic, din motive de securitate; în cadrul acestei acţiuni se compară fiecare înregistrare contabilă cu sursa ei, pentru a se verifica exactitatea.

Auditul complet permite agentului economic să-şi urmărească activităţile operaţionale din fluxul de mărfuri, şi produsele care intră, sunt procesate, şi ies de la agentul economic.

Un audit complet generează şi o evidenţă completă a istoriei activităţii, care permite agentului economic să urmărească orice informaţie, de la intrarea sa în evidenţe până la ieşire.

Sistemul contabil include în mod normal:

a) registrul general;

b) registrul de vânzări;

c) registrul de achiziţii;

d) activele firmei;

e) conturi de administrare/management.

Sistemul logistic include în mod normal:

a) întocmirea ordinului de vânzare;

b) întocmirea ordinului de achiziţionare;

c) producţie;

d) inventar – stocare, depozitare;

e) încărcare şi transport;

f) furnizor şi client.

38. Documentul menţionat la acest punct se bazează pe evidenţe contabile ale agentului economic, care trebuie să includă:

a) vânzări

b) achiziţii şi ordine de achiziţii;

c) verificarea inventarului;

d) stocare şi mişcări între locurile de stocare;

e) producţie;

f) vânzări şi ordine de vânzare;

g) declaraţiile şi documentaţia vamală;

h) încărcare;

i) transport;

j) contabilizare, de exemplu, facturare, note de debit şi credit, remiteri şi plăţi.

Când agentul economic utilizează un calculator pentru a controla sistemele contabile şi logistice, acesta furnizează organului vamal cu ocazia verificării prealabile autorizării, informaţii privind:

a) extinderea computerizării;

b) platforma hard disponibilă şi sistemul de operare care rulează pe ea;

c) segregarea funcţiilor între dezvoltare, testare şi operaţii;

d) segregarea funcţiilor printre utilizatori;

e) cum este controlat accesul la diferitele părţi ale sistemului;

f) dacă au fost făcute adaptări la pachetul standard;

g) lista de conturi din registre;

h) dacă sistemul foloseşte conturi provizorii de verificare;

i) cum sunt înscrise în registru obligaţiile referitoare la taxe vamale, accize şi TVA;

j) dacă se operează în loturi.

39. Dacă evidenţele cu privire la stoc şi cele financiare sunt conectate între ele. Răspundeţi la acest punct, prin alegerea uneia dintre următoarele variante:

a) numai pe un calculator independent;

b) prin calculatoare care sunt legate în reţea;

c) prin utilizarea unui sistem bazat pe un server principal;

d) prin alte mijloace.

40. În sensul punctului de faţă, prin sistem de operare se înţelege colecţia de programe ale calculatorului care permit acestuia să funcţioneze şi să execute aplicaţiile de software, cum sunt, spre exemplu, Windows, Unix, şi OS390.

41. Se înscrie numele aplicaţiilor folosite, inclusiv modulele corespunzătoare, şi se precizează care din următoarele variante sunt aplicabile:

a) soluţie de planificare a resurselor întreprinderii integrată complet, cum este, spre exemplu, cea bazată pe programele Oracle E Business;

b) o combinaţie de aplicaţii software de contabilitate şi logistică;

c) o soluţie software pentru afaceri focalizată pe întreprinderile mici şi mijlocii;

d) o soluţie software dezvoltată special.

42. Se înscrie numele furnizorului.

45. Se înscrie adresa locaţiei către care sunt dirijate activităţile efectuate prin sistemul informatic al agentului economic, respectiv către solicitantul statutului de agent economic autorizat, sau către o parte terţă; când activităţile proprii sunt derulate în mai multe locaţii, se înscriu informaţii despre activităţile derulate la fiecare dintre acestea.

SUBSECŢIUNEA 3.03 – SISTEME DE CONTROL INTERN

Agentul economic trebuie să dispună de un sistem de control intern care să corespundă tipului şi dimensiunii obiectului de activitate, suficient dezvoltat pentru administrarea fluxului de mărfuri şi identificarea tranzacţiilor care nu respectă legislaţia sau creează greşeli ori neregularităţi.

46. Detalii suplimentare privind ceea ce trebuie inclus în instrucţiunile documentare ce acoperă procesele de control se găsesc în explicaţiile de la punctele 49 – 52; acestea trebuie să acopere toată gama de activităţi derulate, inclusiv cele aferente transportului şi cele proprii activităţii de casă de expediţie.

Pe parcursul verificării cererii de către organul vamal se furnizează informaţii care probează faptul că agentul economic a revizuit procedurile de control în mod regulat şi complet, a probat prin documente orice revizuire şi a informat personalul implicat în astfel de activităţi cu privire la revizuirile efectuate.

47. Activităţile de control intern menţionate la acest punct fac trimitere la cele detaliate la punctul 46 de mai sus.

Exemple de tipuri de audit pot fi:

a) auditul intern din cadrul agentului economic sau cel efectuat de către firma-mamă;

b) auditul extern efectuat de către clienţi, contabili sau auditori independenţi, organul vamal sau alte instituţii guvernamentale.

Pe parcursul verificării cererii de către organul vamal, agentul economic trebuie să pună la dispoziţia acestuia toate rapoartele de audit efectuate, precum şi dovezile cu privire la orice acţiune de remediere întreprinsă în scopul corectării oricărei deficienţe identificate.

48. Prin datele din baza de date, în sensul informaţiilor de la acest punct se înţelege informaţiile-cheie cu privire la activitatea agentului economic, cum sunt, spre exemplu, numele şi adresele clienţilor, furnizorii, fişiere pe produs conţinând informaţii cu privire la descrierea mărfurilor, codurile mărfurilor şi originea acestora.

În sensul acestui punct, procedurile menţionate trebuie să includă următoarele informaţii:

a) cum sunt aranjate, menţinute, schimbate şi arhivate datele relevante pentru organul vamal;

b) cine este persoana sau compartimentul din cadrul agentului economic, responsabil cu derularea activităţilor menţionate la lit.a);

c) când activităţile menţionate la lit.a) sunt efectuate de un alt agent economic, detalii privind activitatea acestuia;

d) cum sunt autorizate modificările la procedura de derulare a activităţilor menţionate la lit.a);

e) cum este controlat accesul la informaţiile privind activităţile menţionate la lit.a).

SUBSECŢIUNEA 3.04 - FLUXUL MĂRFURILOR

49. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă următoarele informaţii:

a) proceduri de comandare a achiziţiilor;

b) confirmarea ordinului;

c) expedierea/transportul bunurilor;

d) condiţii de livrare INCOTERMS;

e) aranjamente de vămuire;

f) solicitări de documente susţinătoare;

g) transportul mărfurilor de la frontieră la sediul agentului economic sau al clientului acestuia;

h) recepţionarea mărfurilor la sediul clientului agentului economic;

i) plată/decont;

j) cum, când şi de către cine sunt introduse mărfurile în evidenţele de stoc;

k) corespondenţa între ordinul de achiziţie şi mărfurile recepţionate;

l) aranjamente pentru returnarea/refuzul mărfurilor;

m) aranjamente pentru contabilizare şi raportare a expedierilor rapide şi transporturi supraîncărcate;

n) aranjamente pentru identificarea şi amendarea intrărilor incorecte în evidenţele de stoc;

o) controlul calităţii;

p) identificarea mărfurilor străine din sistem;

q) folosirea sediului unei părţi terţe sau a sediului clientului, de exemplu, antrepozitul vamal de tip A şi proceduri pentru schimbul de informaţii.

50. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) adresa locaţiei de depozitare a mărfurilor;

b) măsuri luate pentru depozitarea sigură a mărfurilor periculoase sau cu grad ridicat de risc;

c) modalităţi de înregistrare a stocului în funcţie de valoare şi/sau cantitatea mărfurilor;

d) existenţa şi frecvenţa prelevărilor din stoc;

e) aranjamente privind corespondenţa între evidenţele proprii ale acestuia şi cele ale unei părţi terţe, când sediul unei părţi terţe este folosit pentru depozitarea mărfurilor;

f) utilizarea unei eventuale locaţii temporare pentru depozitarea mărfurilor;

g) modalităţi de înregistrare şi control a stocului;

h) măsuri luate pentru identificarea mărfurilor ce provin din RM sau din afara RM, dar nu corespund acordării unui certificat AEOS;

i) mişcarea şi înregistrarea mărfurilor între locaţiile cu aceleaşi sedii sau sedii diferite;

j) aranjamente necesare soluţionării problemelor care generează stricăciuni, deteriorare sau distrugere a mărfurilor, pierderile şi variaţiile de stoc;

k) măsuri aplicate pentru controlul calităţii.

51. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) recepţia comenzilor de efectuare a unor lucrări;

b) achiziţionarea de articole pentru stoc şi livrarea din depozit;

c) procesul de fabricare, responsabilităţile personalului, şi ţinerea evidenţelor;

d) coduri ale reţetei de producţie;

e) înregistrarea produsului şi a stocului nefolosit în evidenţele de stoc;

f) folosirea în producţie a metodelor de fabricare standard;

g) controale de monitorizare şi administrare a procesului de producţie, cum sunt, spre exemplu, ratele de randament;

h) modalităţi de soluţionare a problemelor ce constau în nereguli, variaţiile de stoc, deşeurile, produsele derivate şi pierderile din procesul de producţie;

i) verificarea calităţii mărfurilor fabricate şi înregistrarea rezultatelor;

j) măsuri luate pentru depozitarea în siguranţă a mărfurilor periculoase.

52. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) primirea comenzii clientului şi ridicarea ordinului de lucrări şi achiziţii;

b) informarea antrepozitului cu privire la ordinul de vânzare/acordarea liberului de vamă pentru mărfuri;

c) instrucţiuni către partea terţă în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte;

d) colectarea produselor;

e) proceduri de ambalare;

f) cum, unde şi de către cine sunt actualizate evidenţele de stoc;

g) controlul calităţii;

h) note de expediere/colectare;

i) condiţii de livrare INCOTERMS;

j) transportul mărfurilor la clienţi sau la frontieră pentru reexportare;

k) ridicarea facturilor de vânzare;

l) instrucţiuni transmise brokerului vamal sau reprezentantului vamal pentru reexporturi, ridicarea mărfurilor şi controlul documentelor justificative;

m) existenţa confirmărilor de primire sau a dovezii de expediere a mărfurilor;

n) mărfuri returnate – verificare, numărare, înregistrare în stoc;

o) plata şi note de credit;

p) soluţionarea neregulilor sau a problemelor ce apar când se impune o expediere rapidă.

SUBSECŢIUNEA 3.05 – ÎNTOCMIREA DECLARAŢIILOR VAMALE

ŞI FOLOSIREA SERVICIILOR BROKERILOR VAMALI

53. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, pentru agenţii economici din categoria importatorilor, exportatorilor sau deţinătorilor de antrepozit vamal, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) măsurile luate de agentul economic pentru a se asigura că declaraţiile vamale întocmite în nume propriu să fie complete, corecte, şi depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;

b) prezentarea sau disponibilitatea documentaţiei justificative a datelor prezentate;

c) date actualizate privind denumirea şi adresa brokerilor vamali sau părţilor terţe folosite;

d) modalităţi de desemnare a brokerilor vamali, cum sunt, spre exemplu, verificări de credibilitate şi disponibilitate a abilităţilor necesare, pe care agentul economic le efectuează înainte de desemnare;

e) împrejurările în care sunt folosiţi brokerii vamali;

f) responsabilităţile detaliate în contracte, inclusiv tipul de reprezentare de către brokerul vamal, cum este spre exemplu, reprezentarea directă sau indirectă;

g) măsurile luate pentru furnizarea unor instrucţiuni clare şi lipsite de ambiguitate brokerului vamal pe care îl folosiţi;

h) modalitatea de furnizare a documentelor justificative brokerului vamal pe care îl folosiţi, incluzând prezentarea sau reţinerea/returnarea mărfurilor;

i) acţiunile ce trebuie întreprinse de brokerul vamal când acesta apreciază că instrucţiunile sunt neclare;

j) măsuri de control şi verificare de către agentul economic a corectitudinii şi punctualităţii activităţii brokerului vamal;

k) modalitatea de informare a brokerului vamal folosit cu privire la erorile/amendamentele referitoare la intrările şterse;

l) modalităţi de rezolvare a neregulilor;

m) modalităţi de transmitere a erorilor constatate către organul vamal.

În sensul aceluiaşi punct, pentru agenţii economici care acţionează în calitate de brokeri vamali, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) responsabilităţi detaliate în contracte, incluzând tipul de reprezentare ce urmează a fi folosit, cum sunt, spre exemplu, directă sau indirectă;

b) măsurile luate de agentul economic pentru a se asigura că declaraţiile vamale întocmite să fie complete, corecte, şi depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;

c) prezentarea sau disponibilitatea promptă a documentaţiei justificative;

d) modalitatea în care personalul propriu este ţinut la curent cu exigenţele clienţilor şi cu cele ale contractului;

e) acţiunile întreprinse când se apreciază că instrucţiunile transmise de client sunt neclare sau că detaliile furnizate sunt incorecte;

f) acţiunile întreprinse atunci când se descoperă o eroare sau un amendament cu privire la intrările şterse;

g) modalităţi de transmitere a erorilor constatate către autoritatea vamală.

SUBSECŢIUNEA 3.06 – PROCEDURI PENTRU EFECTUAREA COPIILOR

DE REZERVĂ, RECUPERARE, REINTRODUCERE ŞI ARHIVARE

A ÎNREGISTRĂRILOR

54. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) perioada de timp în care datele rămân disponibile on-line în forma lor originală;

b) în ce fel şi pentru cât timp sunt arhivate datele;

c) pe ce fel de suport media sunt stocate datele;

d) în ce format software sunt stocate datele;

e) dacă datele sunt comprimate şi în ce stadiu;

f) măsurile luate de agentul economic pentru a se asigura în ceea ce priveşte:i) disponibilitatea pe termen lung a calităţii tehnice a mijloacelor de înregistrare; ii) disponibilitatea codului de hardware şi al programului; iii) descrierea datelor; iv) codul programului;

g) dacă există aranjamentele particulare cu părţi terţe;

h) frecvenţa şi locaţia oricărui back-ap şi oricărei informaţii arhivate.

SUBSECŢIUNEA 3.07 – INFORMAŢII DE SECURITATE – PROTECŢIA SISTEMELOR DE SECURITATE

55. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) un plan de siguranţă actualizat care să descrie măsurile implementate care protejează sistemul informatic de accesul neautorizat precum şi de distrugerea sau pierderea deliberată de informaţii;

b) eventualitatea operării cu mai multe sisteme în site-uri multiple şi cum sunt controlate acestea;

c) persoana responsabilă pentru protecţia şi funcţionarea sistemului computerizat al firmei; Responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană ci la mai multe persoane capabile să-şi monitorizeze acţiunile una alteia;

d) modul în care se eliberează autorizaţia de acces şi nivelul de acces la sistemele informatice; accesul la informaţii sensibile trebuie limitat la personalul autorizat să aplice schimbările/completările la informaţii;

e) formatul de stabilire a parolelor, frecvenţa schimbărilor şi cine emite parolele;

f) protecţia firewall şi antivirus;

g) schimbarea, întreţinerea şi actualizarea detaliilor de utilizator;

h) rezolvarea incidentelor atunci când sistemul a fost compromis;

i) frecvenţa testării sistemului informatic împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;

j) un plan de recuperare a continuităţii şi evitare a compromiterii activităţii în caz de incidente;

k) back-up-uri de rutină atunci când sistemul nu funcţionează, incluzând restaurarea tuturor programelor şi datelor relevante.

SUBSECŢIUNEA 3.08 - INFORMAŢII DE SECURITATE – DOCUMENTAŢIA DE SECURITATE

56. Pentru susţinerea datelor înscrise la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) înregistrarea şi back-up-ul documentelor incluzând scanarea şi microfilmul, şi limitarea accesului;

b) un plan de securitate actualizat care să descrie măsurile existente pentru protecţia documentelor faţă de accesul neautorizat precum şi faţă de distrugerea sau pierderea lor deliberată;

c) stocarea fişierelor în siguranţă incluzând responsabilităţile pentru administrarea lor;

d) rezolvarea incidentelor care compromit siguranţa documentelor;

e) testarea sistemului propriu împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;

f) un plan de recuperare a continuităţii şi evitare a compromiterii activităţii în caz de incidente;

g) acţiunile întreprinse pentru remediere ca rezultat al oricărui incident real;

h) numele membrilor personalului au autorizat pentru accesul la documente;

i) numele persoanelor autorizate să schimbe detaliile cu privire la documente;

j) exigenţe de securitate solicitate partenerilor şi altor contacte, cum sunt, spre exemplu, brokeri vamali sau reprezentanţii vamali care administrează informaţiile sensibile ce le-au fost furnizate.

SECŢIUNEA 4. – SOLVABILITATEA FINANCIARĂ

SUBSECŢIUNEA 4.01 - DOVADA SOLVABILITĂŢII

În sensul chestionarului şi al activităţii de verificare pentru acordarea statutului AEO, prin solvabilitatea financiară se înţelege o stare financiară bună, suficientă pentru îndeplinirea de către agentul economic a angajamentelor cu privire la caracteristicile tipului de activitate şi se bazează pe înregistrările din ultimii 2 ani anteriori depunerii cererii de autorizare.

Când agentul economic a funcţionat mai puţin de 2 ani, solvabilitatea financiară se analizează pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile.

Solvabilitatea unui agent economic nu este considerată ca fiind dovedită în una din situaţiile când:

a) agentul economic este menţionat în mod curent în evidenţele privind insolvabilitatea, preluarea în administrare, starea de lichidare sau faliment;

b) a fost făcută o plângere împotriva garanţiei constituită de agentul economic;

c) agentul economic a făcut o cerere de amânare a taxelor în ultimii 2 ani;

d) agentul economic a întârziat cu plata banilor pe care îi datorează organului vamal în ultimii 2 ani, fără a se exclude sumele care nu sunt încă datorate legal sau care sunt în recurs. Prin excepţie de la situaţiile de mai sus, condiţia privind solvabilitatea financiară se consideră îndeplinită în cazul în care există circumstanţe atenuante acceptabile, cum sunt:

• agentul economic a intrat în lichidare voluntară, din alte motive decât cele de ordin financiar;

• agentul economic nu este la curent cu existenţa datoriei, deoarece aceasta a fost emisă către o adresă incorectă.

Alte elemente pe care organul vamal le ia în consideraţie în analiza solvabilităţii financiare sunt:

• dacă conturile agentului economic au fost înregistrate la autorităţile competente în limitele de timp prevăzute de regulamentul firmei;

• afirmaţii oficiale făcute de către auditori cu privire la continuitatea activităţii generată de rentabilitatea afacerii;

• poziţia capitalului curent net;

• poziţia capitalului net şi capitalul intangibil extins.

În cadrul verificării efectuate pentru acordarea statutului AEO, organul vamal poate accepta faptul că în anumite circumstanţe poate fi normal ca o afacere să deţină un capital net negativ, cum este, spre exemplu, cazul în care un agent economic este înfiinţat de o companie-mamă pentru cercetare şi dezvoltare, iar obligaţiile financiare pot fi consolidate de un împrumut de la o instituţie-mamă sau financiară.

În astfel de circumstanţe, capitalul net negativ poate fi judecat ca nefiind un indicator al incapacităţii de plată a datoriilor legale; organul vamal poate solicita alte dovezi, cum ar fi, spre exemplu, un angajament de la împrumutător sau o scrisoare de garanţie bancară care să satisfacă exigenţele, sau, în cazul unui asociat unic ori partener, o listă cu orice bun personal folosit ca justificare a solvabilităţii activităţii.

57 şi 58. Organul vamal poate solicita ca, în scopul analizei solvabilităţii financiare, să ceară ca prezentarea conturilor anuale ale agentului economic să fie actualizată şi, cu ocazia verificării efectuate la faţa locului, să verifice copiile seturilor complete ale conturilor sau extraselor anuale pe ultimii 2 ani; conturile prescurtate nu sunt suficiente.

Când agentul economic este nou înfiinţat sau activitatea sa a debutat de curând, solvabilitatea financiară este analizată pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile la momentul solicitării.

Pe parcursul verificării efectuate de organul vamal la faţa locului, agentul economic trebuie să pună la dispoziţie informaţii privind ultima plată şi încasare de numerar, bilanţul şi profitul, inclusiv pierderile prevăzute şi aprobate de către directori, parteneri sau asociatul unic, după caz.

Dacă activitatea agentului economic este finanţată dintr-un împrumut de la altă agent economic sau instituţie financiară, organul vamal poate solicita o copie a înregistrărilor privind istoricul activităţii.

SECŢIUNEA 5. CERINŢE DE SECURITATE ŞI SIGURANŢĂ

SUBSECŢIUNEA 5.01 – EVALUARE PROPRIE ASUPRA MĂSURILOR DE SECURITATE

Această secţiune nu se completează în cazul solicitării unui certificat AEOC.

În cazul în care se impune completarea secţiunii, agentul economic trebuie să demonstreze că dispune de un nivel ridicat de cunoştinţe cu privire la măsurile de securitate şi siguranţă, pe plan intern, dar şi în cadrul activităţii derulate în comun cu clienţii, furnizorii şi prestatorii de servicii externe.

60. Se înscriu numele persoanelor responsabile pentru coordonarea măsurilor de siguranţă şi securitate; detaliile referitoare la responsabilităţile stabilite pentru acestea sunt analizate de organul vamal cu ocazia verificării efectuate la faţa locului.

61. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, agentul economic trebuie să efectueze sau să aranjeze o evaluare a propriei activităţi, prealabilă verificării efectuate la faţa locului de organul vamal, astfel încât aceasta din urmă să poată stabili dacă există capacitatea administrativă privind îndeplinirea cerinţelor de securitate şi siguranţă AEO.

Cu ocazia evaluării organul vamal va urmări identificarea riscurilor şi ameninţărilor ce pot apărea în acea parte a lanţului de furnizori în care îşi desfăşoară activitatea agentul economic, precum şi să verifice măsurile existente pentru a reduce riscurile şi ameninţările.

Evaluarea are ca subiect următoarele:

a) mărfurile cu care se efectuează schimburi comerciale;

b) sediile şi clădirile folosite la stocare, fabricare sau alte activităţi;

c) componenţa personalului, inclusiv a celui care urmează a fi recrutat iminent, folosirea personalului temporar, muncă subcontractată;

d) transportul de mărfuri, încărcarea şi descărcarea acestora;

e) sistemul computerizat, evidenţele şi documentele contabile.

62. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, agentul economic trebuie să dezvolte şi să confirme prin documente metodele şi procedurile de adresare pentru aceste riscuri, cu ocazia verificării efectuate la faţa locului de organul vamal. Procedurile menţionate trebuie să includă modul de raportare a incidentelor şi frecvenţa revizuirilor stabilite pentru viitor; organul vamal poate solicita probe privind modalitatea şi termenele de informare a personalului propriu şi a vizitatorilor despre aceste proceduri.

63. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, agentul economic trebuie să dispună de proceduri documentate pentru a permite şi încuraja personalul şi vizitatorii să raporteze orice incident privind securitatea, cum sunt, spre exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea personalului neverificat.

Procedurile trebuie să includă modul în care este comunicat incidentul, către cine se face comunicarea şi unde sunt localizate punctele de informare, precum şi persoanele responsabile cu verificarea, raportarea şi recepţionarea informaţiilor.

Incidentele descoperite pe parcursul verificării efectuate la faţa locului trebuie remediate imediat, fără a se aştepta revizuirea procedurilor privind siguranţa şi securitatea; organul vamal poate solicita probe privind comunicarea ulterioară a măsurilor luate către personal şi vizitatori şi modul în care aceasta s-a desfăşurat.

64 şi 65. În sensul acestor puncte, mărfurile avute în vedere sunt, spre exemplu, cele din categoria substanţelor chimice periculoase, mărfurilor cu valoare mare, mărfurilor supuse accizelor, într-o bază exactă sau inexactă, în ultimii 2 ani.

66 şi 68. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la aceste puncte, agentul economic trebuie să demonstreze efectuarea unei evaluări argumentate a ameninţărilor, efectuată fie de agent economic fie de compania de securitate ale cărei servicii sunt folosite; evaluarea este pusă la dispoziţia organului vamal cu ocazia verificări efectuate la faţa locului.

Evaluarea este direct influenţată de locaţia sediilor, cum sunt, spre exemplu, cele aflate în zone cu incidente frecvente de furt sau felul mărfurilor cu care se operează,cum sunt, spre exemplu, cele cu valoare mare; informaţiile privind solicitările de verificare ale unor astfel de aspecte, inclusiv modalitatea de transmitere a solicitării sunt prezentate organului vamal cu ocazia verificării efectuate la faţa locului.

SUBSECŢIUNEA 5.02 - SECURITATEA FIZICĂ

Agentul economic trebuie să ia măsuri aşa încât clădirile să fie construite din materiale care să prevină accesul ilegal şi care oferă protecţie faţă de intruziuni.

Măsurile adecvate de control privind accesul trebuie luate aşa încât să prevină accesul neautorizat în sedii, zone de lucru, zone de transport, staţii de încărcare, zone cargo şi birouri. Asemenea măsuri depind, spre exemplu, de mărimea şi tipul activităţii sau felul mărfurilor.

69. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, porţile, gardurile interne şi externe să fie securizate cu dispozitive de închidere sau monitorizare alternativă a accesului ori măsuri de control, cum sunt, spre exemplu, sistemele de alarmă antispargere interne/externe sau sisteme de circuit închis TV.

70. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, când uşile sau porţile de intrare nu sunt închise, acestea trebuie prevăzute cu un sistem alternativ de monitorizare a accesului sau proceduri de control suplimentare, cum sunt, spre exemplu, pază sau recepţie.

71. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, uşile şi ferestrele interioare şi exterioare ale clădirii trebuie închise sau securizate prin utilizarea lacătelor, cartelelor, telecomenzilor, sau altor mijloace.

72. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate se aplică numai personalului autorizat să aibă acces la chei pentru a închide clădiri, birouri, camere, zone de securitate, fişete, vehicule şi maşini şi trebuie să includă informaţii privind:

a) locurile special desemnate unde sunt păstrate cheile;

b) persoana responsabilă pentru verificarea şi securitatea cheilor;

c) registrul unde este notată persoana care a luat cheile, de ce, şi când le-a restituit;

d) date referitoare la pierderea sau lipsa cheilor la momentul restituirii.

73. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să indice cine are acces, la ce zone, clădiri, camere şi cum este acest acces controlat, spre exemplu, prin utilizarea telecomandei sau unei cartele de intrare; accesul trebuie limitat în zonele unde are loc fabricarea sau încărcarea ori descărcarea, sunt păstrate computerele, sumele de bani în numerar, sau alte locuri cu destinaţie specială. Sistemul de securitate trebuie să fie capabil, de asemenea, să identifice tentativele de acces neautorizat.

74. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) modalitatea de control şi înregistrare a vizitatorilor cu vehicule particulare care vin la sediul agentului economic;

b) modalitatea de control a vehiculelor personalului propriu la sediul agentului economic;

c) zonele de parcare special amenajate pentru vizitatori şi personal care nu sunt aproape de zonele de securitate, cum sunt, spre exemplu, staţiile de încărcare, pentru a evita posibilitatea furturilor, obstrucţionare sau interferenţă;

d) verificările efectuate de agent economic pentru a se asigura că solicitările de parcare corespund cerinţelor de securitate şi siguranţă.

75. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind acţiunile întreprinse când accesul neautorizat sau intruziunea a fost descoperită, cum ar fi, spre exemplu, implicarea personalului de securitate internă sau a poliţiei, şi trebuie să includă precizări privind:

a) persoana responsabilă numită pentru a i se raporta incidentele;

b) modalitatea de transmitere a informaţiilor: în legătură cu ce şi cum trebuie raportate incidentele către personalul propriu şi vizitatori;

c) numărul de incidente raportate cu care agentul economic s-a confruntat, respectiv date privind înregistrările efectuate în ceea ce priveşte anunţarea poliţiei sau a personalului de conducere;

d) revizuirea şi amendarea procedurilor de securitate, dacă acestea au avut loc şi notificarea personalului şi vizitatorilor cu privire la modificări.

76. Informaţiile înscrise la acest punct au în vedere faptul că agentul economic trebuie să ia măsuri de verificare periodică a limitelor externe şi a clădirilor, fie de o persoană numită special fie de o parte terţă; când partea terţă este responsabilă pentru verificarea şi mentenanţa limitelor externe şi a clădirilor, aceasta trebuie să raporteze personalului din cadrul agentului economic persoana desemnată pentru activităţile de mentenanţă şi control în ce priveşte limitele externe şi clădirile.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct , procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) frecvenţa verificărilor, de către cine şi cum se realizează;

b) modalitatea de înregistrare a rezultatelor verificărilor;

c) modalitatea de revizuire şi amendare a procedurilor existente;

d) modalitatea de notificarea către personal.

SUBSECŢIUNEA 5.03 – UNITĂŢI DE TRANSPORT A MĂRFURILOR

Măsurile luate de agentul economic pentru manipularea mărfurilor trebuie să includă protejarea împotriva introducerii, schimbului sau pierderii vreunui material şi pătrunderea prin efracţie în unităţile de transport; unităţile de transport includ containere, cisterne, dube, camioane, vehicule, conducte, sau alte mijloace de transport al mărfurilor.

77. În cazul în care unităţile de transport nu aparţin agentului economic, acestuia i se recomandă să implementeze proceduri adecvate pentru a examina integritatea unităţii de transport înainte de încărcare. Informaţiile detaliate privind proprietarii sau furnizorii de unităţi de transport sunt prezentate organului vamal cu ocazia verificării efectuate la faţa locului.

78. Inspecţiile unităţilor de transport menţionate în pct.77 se recomandă a fi efectuate de către agentul economic, în funcţie de tipul acestora, la şapte puncte de inspecţie, inclusiv unitatea de tractare:

a) perete din faţă;

b) perete din stânga;

c) partea dreaptă;

d) podeaua;

e) tavan/acoperiş;

f) uşi interioare/exterioare;

g) exterior/tren de aterizare.

79. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ din acest punct, integritatea unităţilor de transport trebuie asigurată prin monitorizare permanentă sau păstrarea acestora într-o zonă închisă, sigură; numai persoanele autorizate şi identificate corespunzător pot avea acces în unităţile de transport.

Totodată, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) modalitatea de control a accesului la zona în care sunt ţinute unităţile de transport;

b) măsurile luate pentru ca numai persoanele autorizate să aibă acces;

c) modalitatea de menţinere permanentă a monitorizării unităţilor de transport, cum este, spre exemplu, desemnarea unor persoane şi a înlocuitorilor acestora.

80. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct , procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) persoana responsabilă căreia îi sunt raportate incidentele;

b) modalitatea de raportare şi înregistrare a incidentelor;

c) acţiunile întreprinse în cazul unui incident, incluzând raportarea la poliţie sau personalul de conducere;

d) modalitatea de revizuire şi amendare a procedurilor existente;

e) modalitatea de notificare a oricărei schimbări către personal.

81. În sensul informaţiilor cuprinse la acest punct, agentului economic i se rocomandă să ia măsuri pentru ca întreţinerea şi reparaţia unităţilor de transport să fie făcute periodic şi nu numai în cazuri de distrugere sau incidente; dacă întreţinerea şi reparaţia sunt efectuate în exterior, integritatea unităţilor cargo trebuie inspectate la reîntoarcerea la locaţiile agentului economic, chiar dacă operaţiunile externe efectuate au fost supervizate de personalul propriu.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct , procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) solicitările transmise personalului propriu privind verificarea, integritatea unităţilor de transport la reîntoarcerea lor;

b) verificările ce trebuie efectuate, când şi de către cine;

c) modalitatea de comunicare către personalul propriu a procedurilor;

d) verificările efectuate privind managementul şi frecvenţa acestora, aşa încât agentul economic să se poată asigura că unităţile de transport sunt reexaminate.

SUBSECŢIUNEA 5.04 – PROCESE DE LOGISTICĂ

Informaţiile din această secţiune acoperă circulaţia mărfurilor agentului economic, importate şi exportate între sedii şi frontieră, prin alte state şi în cadrul Republicii Moldova, între diferite sedii.

83. Informaţiile cuprinse la acest punct se referă, spre exemplu, la camioane cu prelată, cisterne, dube, avion, mijloace de transport pe cale ferată sau maritimă, sau alte mijloace de transport.

84. Informaţiile indicate la acest punct se completează cu detalii privind contractorii externi, furnizate organului vamal cu ocazia verificării efectuate la faţa locului.

85. La înscrierea informaţiilor la acest punct, se va ţine cont de necesitatea menţionării exprese în contractele de transport extern a solicitărilor agentului economic în ceea ce priveşte siguranţa şi securitatea mărfurilor sale, de la colectare către livrare; este necesar să se prevadă dacă firma contractată pentru transport subcontractează activitatea şi, în această situaţie, cum vor continua să fie întreţinute standardele de siguranţă şi securitate.

Оrganul vamal nu consideră responsabil agentul economic pentru siguranţa şi securitatea mişcărilor de mărfuri, când:

a) contractul de transport pentru mărfurile proprii include livrarea către încăperile agentului economic, iar acesta din urmă nu are nici un control asupra transportului acestora, sau

b) clientul colectează marfa de la sediile agentului economic şi aranjează livrarea, exportul sau reexportul fără nici o implicare a agentului economic în livrarea acestora.

În caz contrar faţă de prevederile alineatului precedent, contractele încheiate, trebuie să includă următoarele prevederi exprese:

a) contractorul va angaja doar şoferi care sunt verificaţi din punctul de vedere al siguranţei;

b) încărcăturile vor fi securizate tot timpul pentru a preveni accesul neautorizat, cum sunt, spre exemplu, sigiliile şi lacătele;

c) inspectarea vehiculelor se face periodic după încetarea călătoriei;

d) şoferul va asigura integritatea încărcăturii în timp ce alte partide de marfă sunt adăugate sau îndepărtate;

e) dacă activitatea este subcontractată de către şofer, iar solicitările şi standardele similare sunt menţinute;

f) incidentele vor fi raportate prompt;

g) frecvenţa reînnoirii/revizuirii contractului.

86. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de necesitatea utilizării aceleiaşi companii de transport conform unei baze periodice verificate ca fiind de încredere şi oneste; în situaţiile când acest lucru nu este posibil, este necesară realizarea standardelor de securitate care sunt similare cu cele aplicabile în cazul utilizării contractorilor ce nu au fost selectaţi în mod special. Agentul economic poate întocmi o listă separată pentru contractorii uzuali folosiţi şi o listă suplimentară folosită ca rezervă în cazuri rare dar care trebuie, de asemenea, să respecte aceleaşi standarde.

SUBSECŢIUNEA 5.05 – INTRAREA MĂRFURILOR

87. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) nominalizarea personalului responsabil cu primirea şoferului şi mărfurilor la sosire;

b) respectarea unui program pentru sosirile aşteptate;

c) coordonarea sosirilor neaşteptate;

d) înregistrarea documentelor de transport şi documentelor vamale ce însoţesc mărfurile;

e) verificarea mărfurilor cu documentele de transport şi documentele vamale ce însoţesc mărfurile;

f) verificarea integrităţii tuturor sigiliilor;

g) înregistrarea rezultatelor şi finalizării tuturor verificărilor;

h) informarea autorităţii vamale despre sosirea mărfurilor, în vederea efectuării controalelor proprii acestei autorităţi;

i) cântărirea/numărarea şi marcarea mărfurilor prin comparaţie cu lista de împachetare/comanda de achiziţie;

j) calitatea testării;

k) dacă mărfurile sunt marcate adecvat înainte de a fi introduse în stoc în vederea identificării;

l) identificarea şi raportarea discrepanţelor şi testelor nereuşite privind controlul calităţii;

m) informarea departamentului de achiziţii şi a administraţiei privind primirea mărfurilor.

Ca parte a activităţilor de procesare a mărfurilor de intrare, este necesară efectuarea în mod obişnuit a controalelor de securitate pe timpul transportului şi la primirea la locaţiile agentului economic, în vederea asigurării integrităţii livrării; aceasta presupune verificarea faptului ca sigiliile aplicate de organul vamal , sunt intacte, iar detaliile care le individualizează sunt înregistrate şi comparate cu documentele însoţitoare.

Când sigiliul aplicat iniţial nu este intact, procedura menţionată la acest punct include, de asemenea, informaţii privind persoanele ce trebuie informate, modalitatea de investigare a ceea ce s-a întâmplat şi modalitatea de înregistrare a impactului asupra încărcării.

88. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că , atunci când există înţelegeri privind măsurile de securitate cu furnizori locali şi/sau furnizori din străinătate, personalul trebuie avertizat asupra acelor înţelegeri şi asupra procedurilor stabilite pentru verificarea respectării lor. În cazul mărfurilor de risc sau cu valoare mare înţelegerile pot, spre exemplu, să stabilească că mărfurile:

a) trebuie să sosească în aceeaşi stare în care au plecat de la furnizor;

b) să fie sigilate în orice moment;

c) să nu fi încălcată nici o cerinţă de securitate sau siguranţă.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct , procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:

a) comunicarea unor astfel de înţelegeri personalului responsabil cu primirea mărfurilor astfel încât aceştia să fie avertizaţi despre ce trebuie să facă pentru fiecare caz în parte, dacă o neregulă este descoperită;

b) revizuirea şi actualizarea periodică a acestor proceduri;

c) verificarea de management/supervizarea pentru a asigura respectarea acestor cerinţe de către personal.

89. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că nu trebuie sa fie posibilă livrarea mărfurilor către o zonă nesupervizată; agentul economic trebuie sa impună proceduri în vederea evitării situaţiilor în care mărfurile rămân nesupravegheate.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct , procedurile menţionate trebuie să includă informaţii despre:

a) posesia unei arii destinate pentru primirea mărfurilor care să fie sigură şi securizată în vederea prevenirii accesului neautorizat la vehicule şi mărfuri;

b) faptul că primirea mărfurilor este supravegheată de către personal autorizat.

90. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că agentul economic trebuie să aducă, în mod regulat, la cunoştinţa personalului propriu, măsurile de siguranţă şi securitate pentru a fi în permanenţă avertizat asupra lor; de asemenea, agentul economic trebuie să respecte obligaţiile legale privind starea, siguranţa şi securitatea mărfurilor manipulate de către personal şi să efectueze analize de risc privind recepţia mărfurilor.

91. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile de siguranţă şi securitate trebuie documentate şi aduse la cunoştinţa personalului propriu şi trebuie să includă menţiuni despre:

a) cum trebuie tratate mărfurile care s-au deplasat în mod periculos în interiorul containerului pe timpul transportului;

b) pierderi;

c) cum trebuie tratate încărcăturile periculoase;

d) cerinţe de igienă/alimente contaminate şi articole perisabile;

e) infestări descoperite;

f) încărcături neaşteptate;

g) frecvenţa revizuirii procedurilor.

92. Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la punctul nr.49:

a) cum şi pe baza căror documente, când şi de către cine au fost introduse mărfurile primite în baza de date a stocului;

b) verificarea mărfurilor prin comparaţie cu listele de încărcare şi comenzile de achiziţie;

c) înregistrarea mărfurilor în baza de date a stocurilor cât mai curând posibil după sosirea acestora.

93. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de necesitatea unei separări a responsabilităţilor privind comanda mărfurilor - achiziţie, recepţie şi depozitare, intrarea mărfurilor în sistem şi administrare, precum şi plata facturii, în funcţie de mărimea şi complexitatea activităţii.

SUBSECŢIUNEA 5.06 – DEPOZITAREA MĂRFURILOR

94. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la punctul nr.50:

a) suprafaţă stabilită pentru depozitarea bunurilor care va fi atât securizată şi sigură, cât şi cunoscută temeinic de către personalul de control;

b) suprafaţa de depozitare va fi accesibilă numai personalului autorizat;

c) prelevări periodice din stoc;

d) controlul mărfurilor intrate, transferuri către alte locaţii, înlocuiri permanente sau temporare;

e) acţiuni ce trebuie întreprinse în caz că sunt depistate nereguli, neconcordanţe, pierderi sau furturi;

f) măsuri ce trebuie luate în cazul deteriorării sau distrugerii mărfurilor;

g) manipularea şi procesarea mărfurilor şi returnarea acestora către stocuri;

h) separarea diferitelor tipuri de mărfuri, cum ar fi, spre exemplu, cele autohtone, străine, mărfuri de valoare mare, sau mărfuri periculoase;

i) întreţinerea şi actualizarea înregistrărilor de stocuri incluzând prompt locaţia mărfurilor;

j) referirea la toate aspectele menţionate la subsecţiunea 5.02 privind securitatea fizică a locaţiilor de depozitare;

k) standardele de securitate care depind de tipul mărfurilor şi complexitatea activităţii, aşa încât spaţiul de depozitare poate varia de la o singură cameră dintr-un bloc de încăperi până la o activitate extinsă în mai multe locaţii operând în câteva state membre.

SUBSECŢIUNEA 5.07 - PRELUCRAREA DE MĂRFURI

95. Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la punctul nr.51:

a) suprafaţă sau suprafeţe stabilite pentru producţia de bunuri;

b) când bunurile produse sunt împachetate în alte locaţii externe, sunt necesare înţelegeri privind securitatea cu persoanele responsabile de acele locaţii externe în vederea asigurării integrităţii bunurilor; integritatea acestora trebuie de asemenea reverificată dacă aceştia returnează bunurile la locaţiile agentului economic, după încărcare;

c) acces autorizat în suprafeţele de producţie numai pentru personalul nominalizat şi pentru persoanele autorizate în acest scop;

d) supervizarea şi monitorizarea procesului de producţie de către sisteme şi/sau de către personalul propriu;

e) separarea responsabilităţilor între persoanele responsabile cu controlul metodelor de producţie şi persoanele responsabile cu stabilirea metodelor de producţie;

f) asigurarea calităţii şi inspecţia produsului finit pentru a împiedica intervenţia necorespunzătoare/neautorizată;

g) referirea la toate aspectele menţionate la subsecţiunea 5.02 privind securitatea fizică a locaţiilor de producţie.

SUBSECŢIUNEA 5.08 - ÎNCĂRCAREA MĂRFURILOR

96. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că personalul agentului economic trebuie să fie însărcinat să supervizeze încărcarea bunurilor pentru a evita încărcarea nesupervizată a acestora sau omiterea lor la încărcare.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la punctul nr.52:

a) nominalizarea personalului responsabil de primirea şoferului şi de încărcarea mărfurilor;

b) personalul nominalizat va fi prezent în orice moment;

c) procedura aplicabilă în caz că personalul nominalizat nu este disponibil, cum ar fi, spre exemplu, nominalizarea înlocuitorilor;

d) încărcarea va avea loc numai în prezenţa personalului autorizat;

e) cântărirea, numărarea, etichetarea şi marcarea bunurilor;

f) măsuri ce trebuie luate în cazul depistării unor discrepanţe/nereguli;

g) aplicarea de sigilii şi înregistrarea în documente/baze de date, asigurându-se că sigiliile au fost folosite pentru bunurile pentru care au fost destinate, cu respectarea standardelor în vigoare şi aplicate în conformitate cu cerinţele legale;

h) menţionarea în baza de date a faptului că bunurile trebuie însoţite de documentele de vamă şi transport;

i) verificarea bunurilor cu documentele însoţitoare vamale şi de transport;

j) înregistrarea rezultatelor verificărilor şi a finalizării acestora;

k) informarea organului vamal, la solicitarea acestuia despre plecarea mărfurilor pentru a permite efectuarea controalelor proprii;

l) informarea departamentului/administraţiei despre plecarea mărfurilor;

m) cum, pe baza căror documente, când şi de către cine sunt mărfurile încărcate sau înregistrate în baza de date a stocurilor;

n) verificarea mărfurilor cu listele de încărcare şi comenzile privind vânzările;

o) înregistrarea mărfurilor ce ies din stoc imediat după plecarea mărfurilor;

p) confirmarea primirii mărfurilor, precum şi orice neregulă comisă de către clienţi;

q) dovada de export, unde este cazul.

97. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că măsurile de securitate şi siguranţă sunt aplicabile numai dacă clienţii agentului economic au stabilit cerinţe specifice de comun acord cu acesta, cum sunt, spre exemplu, cele potrivit cărora toate mărfurile trebuie să fie sigilate, împachetate şi etichetate într-un anume fel, aşa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X. În acest caz, personalul trebuie avertizat privind aceste înţelegeri iar procedurile agentului economic trebuie să includă verificări de management/supervizare pentru a asigura îndeplinirea acestor cerinţe de către personalul propriu; procedurile trebuie revizuite şi actualizate periodic.

SUBSECŢIUNEA 5.09 - CERINŢE DE SECURITATE PENTRU FURNIZORI

98. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că agentul economic trebuie să implementeze măsuri pentru a permite identificarea clară a partenerilor comerciali, în vederea securizării lanţului internaţional de livrări. Agentul economic este responsabil numai pentru partea de activitate proprie din lanţul de livrări şi pentru mărfurile pe care le are sub control.

Securitatea lanţului de livrări poate fi asigurată numai pe baza înţelegerilor contractuale între parteneri.

Transporturile care nu sunt sau sunt doar parţial acoperite de măsuri de securitate, nu pot fi considerate pe deplin sigure şi sunt supuse intervenţiei autorităţii vamale.

Solicitările adresate de agenţi furnizorilor săi pot include, spre exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, împachetate, etichetate într-un anume fel, aşa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X şi să respecte toate standardele internaţionale.

În cazul existenţei unor solicitări de felul celor menţionate la alineatul precedent, procedurile menţionate trebuie să includă:

a) vizite regulate, ori de câte ori este posibil, având ca premise activităţile furnizorilor, pentru a se verifica condiţiile cerute şi posibilitatea de a fi îndeplinite;

b) comunicarea acestor aranjamente personalului propriu pentru a se verifica conformitatea la sosirea mărfurilor;

c) dispoziţii privind mijloacele utilizate de personal pentru raportarea neregularităţilor/incidentelor;

d) management/ verificări supervizate pentru a se asigura că personalul respectă aceste cerinţe;

e) întreprinderea unei acţiuni de remediere, rezultat al oricărei breşe identificate în aceste aranjamente;

f) trecerea în revistă şi aducerea la zi a procedurilor pe o bază regulată.

SUBSECŢIUNEA 5.10 – SECURITATEA PERSONALULUI

99. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că politica de angajare a agentului economic trebuie să reflecte securitatea cerinţelor bazate pe evaluările de risc proprii.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă:

a) efectuarea verificărilor de fond pentru angajaţii existenţi şi pentru cei noi care vor lucra sau se vor deplasa în poziţii de securitate sensibile;

b) cercetarea sau luarea de referinţe asupra recrutării;

c) pentru posturi critice/de securitate, verificări ale cazierului judiciar;

d) luarea de referinţe privind posibile implicări în proceduri judiciare, aflate în aşteptarea declanşării;

e) modalităţile de predare a accesoriilor computerizate, când personalul lipseşte sau e concediat;

f) luarea de referinţe privind oricare alte slujbe deţinute de angajat.

100. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că angajaţii agentului economic trebuie să primească o instruire corespunzătoare cu privire la cerinţele de securitate şi siguranţă, cum sunt, spre exemplu, securitatea protocoalelor de conectare la reţele informatice, detectarea imixiunii/ falsificării şi raportarea incidentelor şi riscurilor asociate lanţului de furnizori internaţionali.

O unitate sau un grup de persoane din cadrul agentului economic sau din afara acestuia, trebuie să fie responsabile pentru instruirea personalului; pregătirea trebuie actualizată atunci când intervin modificări.

101. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de posibilitatea ca agentul economic să impună cerinţe de securitate şi siguranţă distincte pentru personalul angajat cu titlu temporar.

Pentru susţinerea răspunsului afirmativ la acest punct, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă:

a) contracte cu agenţiile de funcţionari detaliind nivelurile verificărilor de securitate ce urmează a fi aplicate;

b) folosirea doar a agenţiilor de funcţionări cunoscute care întrunesc cerinţele;

c) standarde similare de securitate pentru personalul temporar şi permanent în egală măsură şi aplicarea cerinţelor procedurale menţionate la punctul 98.

Informaţii privind îndeplinirea acestor cerinţe se recomandă să fie puse de agentul economic la dispoziţia organului vamal cu ocazia verificării la faţa locului pe care aceasta o efectuează.

SUBSECŢIUNEA 5.11 – SERVICII EXTERNE

102. La înscrierea informaţiilor la acest punct agentul economic va ţine cont de faptul că agentul economic poate opta pentru organizarea activităţii prin utilizarea de contractanţii externi pentru servicii cum sunt, spre exemplu, transportul, baza de securitate, curăţătoria şi întreţinerea; în această situaţie este necesară includerea în contractele încheiate a cerinţelor procedurale de securitate menţionate la punctele 98 şi 100.

Agentul economic trebuie să pună la dispoziţia organului vamal, cu ocazia verificării la faţa locului pe care aceasta o efectuează, contractele încheiate pentru serviciile menţionate.

SUBSECŢIUNEA 5.12 – ACORD PENTRU PUBLICAREA INFORMAŢIILOR

103. Baza de date a certificatelor AEO: Detalii privind cererile de autorizare, emiterea sau respingerea acestora, sunt păstrate în evidenţa Serviciului Vamal.

În cazul în care agentul economic este de acord să fie inclus în lista menţionată se bifează caseta corespunzătoare.

Semnătura: Chestionarul trebuie semnat de administrator, asociatul unic, unul dintre asociaţi, un director sau acţionar majoritar, în măsura în care această persoană reprezintă legal agentul economic; în situaţia în care chestionarul este prelucrat electronic, semnătura poate fi adăugată pe parcursul investigaţiei pe care organul vamal o efectuează la faţa locului.

Întrebările cuprinse în chestionar se completează de agentul economic în funcţie de tipul de certificat AEO pentru care optează, precum şi în funcţie de categoria din care face parte agentul economic ce solicită acordarea certificatului.

Agentul economic poate opta pentru una sau mai multe categorii, în funcţie de poziţia în care se află în cadrul lanţului logistic internaţional; chestionarul se completează corespunzător categoriilor pentru care se optează.

Singura diferenţă dintre situaţiile în care se optează pentru acordarea certificatului AEOS şi cele în care se optează pentru acordarea certificatului AEOF, constă în răspunsurile de la întrebările subsecţiunii 3.04 - "FLUXUL MĂRFURILOR" din chestionar, în sensul că pentru obţinerea certificatului AEOS, sistemul logistic al agentului economic nu este solicitat să facă diferenţa dintre bunurile autohtone şi cele străine.

În cazul secţiunilor 1, 2, 3 şi 4 şi al subsecţiunii 5.12 din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate, indiferent de tipul de certificat, dar ţinând cont de categoria de agent economic din care face parte solicitantul, în cadrul lanţului logistic internaţional.

În cazul secţiunii 5 din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate doar de către solicitanţii certificatelor AEOS şi AEOF, ţinând cont de categoria de agent economic din care face parte solicitantul, în cadrul lanţului logistic internaţional.