Ordin nr.41-O din 25.01.2019 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Autorizaţiei de agent economic autorizat

SERVICIUL VAMAL

O R D I N

cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul

de verificare a solicitanţilor şi titularilor Autorizaţiei

de agent economic autorizat

nr. 41-O  din  25.01.2019

 (în vigoare 22.04.2019) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 101-107 art. 531 din 22.03.2019

* * *

Abrogat: 01.01.2024

Ordinul Serviciului Vamal nr.481-O din 05.12.2023

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

al Republicii Moldova

nr.de înregistrare 1425 din 7 martie 2019

Ministru ________ Victoria IFTODI

În temeiul pct.6 pct.11 şi pct.43 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.647/2014 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2014, nr.238-246, art.695), precum şi în conformitate cu pct.8 din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Serviciului Vamal, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.4/2007 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.3-5/15, art.15),

ORDON:

1. Se aprobă:

Normele metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Autorizaţiei de agent economic autorizat, conform anexei nr.1;

Chestionarul de autoevaluare, conform anexei nr.2;

Lista informaţiilor care trebuie comunicate Serviciului Vamal de către titularii Autorizaţiei de agent economic autorizat, conform anexei nr.3.

2. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina Departamentului venituri şi control vamal.

3. Se abrogă Ordinul directorului general al Serviciului Vamal nr.483-O/2014 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2015, nr.386-396, art.1913), înregistrat la Ministerul Justiţiei cu numărul 1011 din 17.12.2014.

Anexa nr.1

la Ordinul Directorului Serviciului Vamal

nr.41-O/2019

cu privire la aprobarea Normelor

metodologice privind modul de verificare

a solicitanţilor şi titularilor Autorizației

de agent economic autorizat

NORMELE METODOLOGICE

privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor

Autorizației de agent economic autorizat

Secțiunea 1

Dispoziții generale

1. Prezentele Norme metodologice stabilesc procedura de control la etapa autorizării statutului de Agent economic autorizat (în continuare – AEO), precum şi procedura de monitorizare a conformării cu condiţiile de autorizare și de reevaluare a statutului AEO.

2. La efectuarea auditului prealabil, monitorizării conformării şi reevaluării statutului AEO, auditorii din cadrul autorității vamale și solicitanții/titularii AEO pot consulta Orientările (Ghiduri) tematice publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană. Prezentele orientări nu constituie un act obligatoriu din punct de vedere juridic, ci au caracter explicativ.

Secțiunea a 2-a

Realizarea activităților de audit prealabil

3. Activitatea de audit prealabil, monitorizarea conformării și reevaluarea statutului se exercită de subdiviziunea responsabilă de domeniul AEO, precum şi la necesitate, în comun cu alte subdiviziuni din cadrul Aparatului central şi birourile vamale, conform competenţelor funcţionale atribuite prin lege.

4. Personalul subdiviziunii responsabile de domeniul AEO are competenţe de audit prealabil, monitorizare, reevaluare a statutului AEO pe întreg teritoriul vamal național.

5. Echipa de audit este formată cel puţin din trei persoane, dintre care unul este şeful echipei, care este responsabil de organizarea acţiunilor de audit, de raportarea rezultatelor aferente acestuia şi de asigurarea întocmirii dosarului de audit. Componenţa echipei de audit este propusă de şeful subdiviziunii responsabile de domeniul AEO şi este aprobată prin Ordin de către directorul Serviciului vamal sau de către persoana împuternicită de către acesta. Echipa de audit aduce la cunoștință solicitantului data preconizată pentru începerea verificărilor.

6. Audit prealabil reprezintă ansamblul operaţiunilor de verificare a solicitantului Autorizației de agent economic autorizat care are drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că se respectă condiţiile de autorizare stabilite de art.195³din Codul vamal al Republicii Moldova. Verificarea îndeplinirii condițiilor de autorizare constă în auditarea activităților reglementate prin legislația vamală și poate fi efectuată atât prin examinarea actelor și informației prezentate, cât și prin vizite la sediul solicitantului, în încăperile (spaţii de producţie, depozite etc.) acestuia sau ale altor persoane legate direct sau indirect de respectarea condiţiilor de autorizare.

7. Acţiunile de auditare se desfăşoară în orele de lucru ale solicitantului.

Secțiunea a 3-a

Analiza riscurilor în procesul de audit

8. Procesul de evaluare a riscurilor se va baza pe modelul de analiză de risc AEO COMPACT (Operator economic autorizat, Conformitate și Parteneriat Vămi și Schimburi comerciale) (TAXUD/1452/13 iunie 2006), care cuprinde 4 etape după cum urmează:

1) Înţelegerea activităţii economice a solicitantului

Prin combinarea mai multor tehnici, inclusiv vizitarea spaţiilor comerciale ale solicitantului, echipa de audit va obţine o înţelegere deplină a tuturor aspectelor legate de activitatea economică a solicitantului. Echipa de audit la această etapă va întreprinde, după caz, următoarele acţiuni:

a) examinarea activităţii comerciale externe a solicitantului;

b) evaluarea documentelor prezentate de către solicitant, inclusiv cererea şi chestionarul de autoevaluare completate;

c) căutarea de informaţii accesibile publicului larg cum ar fi: pagini web, referinţe online şi articole, dări de seamă publice ale companiei, etc.;

d) obţinerea informaţiilor de la alte autorităţi publice competente, cum ar fi rapoartele controalelor anterioare, informaţii ce ţin de istoricul plăţilor TVA, impozitului pe venit etc.

Echipa de audit va înregistra informaţia acumulată la această etapă şi va formula o opinie preliminară privind corespunderea cerinţelor statutului solicitat.

2) Clarificarea obiectivelor şi identificarea riscurilor

La această etapă se realizează evaluarea posibilelor domenii de interes pentru vizita la faţa locului în cadrul auditului. La selectarea domeniilor se va ţine cont de rolul solicitantului în cadrul lanţului de aprovizionare, dacă solicitantul a cerut statutul de AEOC sau AEOS.

Ulterior se examinează legislaţia care reglementează activitatea agentului economic solicitant, precum şi impactul acesteia asupra activităţii de evaluare a riscurilor.

Reieşind din obiectivele stabilite, echipa de audit trebuie să identifice potenţialele riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de autorizare pe care le-ar putea prezenta compania. Această activitate va fi realizată atât înainte de efectuarea vizitei, reieşind din informaţiile acumulate anterior, cât şi în timpul vizitării agentului economic supus auditului. Pentru a facilita acest proces, echipa de audit poate întocmi o listă a riscurilor şi soluţiilor posibile. Lista riscurilor posibile aferente activităţii economice a solicitantului poate, apoi, servi drept referinţă pentru activităţile de la etapa următoare.

În urma evaluării riscurilor, echipa de audit va pregăti un plan de audit care ar trebui să reflecte informații despre:

a) riscurile fiecărei zone indicînd punctele/aspectele relevante de verificat;

b) o matrice de analiza riscurilor;

c) departamentele sau unitățile care vor fi verificate;

d) conducerea și personalul de intervievat;

e) cum și cînd ar trebui efectuat un anumit control al tranzacțiilor.

Planul de audit se aprobă de către şeful echipei de audit şi, la necesitate, poate fi modificat şi/sau completat.

3) Evaluarea riscurilor

Această etapă, în mare parte, se va desfăşura în cadrul vizitei la faţa locului. Odată cu iniţierea verificării la faţa locului, membrii echipei trebuie să prezinte reprezentantului agentului economic supus verificării legitimaţia de serviciu, ordinul privind desfăşurarea auditului precum şi planul de audit. Evaluarea riscului va cuprinde următoarele acţiuni:

a) intervievarea angajaţilor relevanţi, observare şi analiză;

b) confirmarea informaţiei generale privind activitatea economică externă a companiei, obţinute la etapa 1;

c) explicarea obligaţiei solicitantului de a gestiona conformarea condițiilor şi de a respecta prevederile legale;

d) explicarea procedurii de audit şi a celei de evaluare;

e) inspectarea spaţiilor solicitantului pentru a observa procesele operaţionale în practică; în cazul în care agentul economic îşi desfăşoară activitatea în mai multe locuri în Republica Moldova, echipa de audit va vizita fiecare spaţiu comercial (în funcţie de varietatea activităţilor care au loc în acele spaţii);

f) înţelegerea şi înregistrarea proceselor interne ale solicitantului relevante domeniilor de risc, identificate la etapele precedente. Procesele pot fi înregistrate în formă narativă sau prin utilizarea unor astfel de instrumente, cum ar fi cartografierea lor;

g) identificarea şi înregistrarea riscurilor pe care le prezintă procesele şi practicile interne ale agentului economic;

h) identificarea şi evaluarea sistemului de controale interne utilizate de agentul economic care au impact asupra riscurilor identificate;

i) evaluarea riscurilor, atât din punctul de vedere al impactului, cât şi al probabilităţii, prin prisma controalelor interne identificate;

j) în vederea clarificării aspectelor activităţii agentului economic, relevante pentru cerinţele de autorizare, membrii echipei de audit pot solicita informaţii de la orice entitate care este legată, direct sau indirect, cu domeniul supus verificărilor.

Membrii echipei de audit vor analiza răspunsurile primite, iar concluziile analizei vor fi luate în considerare la elaborarea actului de audit.

4) Acţiuni de răspuns la risc

Drept urmare a folosirii tuturor informaţiilor acumulate, în special evaluarea riscurilor la etapa 3, echipa de audit va identifica (dacă este cazul) care riscuri semnificative rămân negestionate de către solicitant.

Echipa poate conlucra cu solicitantul pentru a ajuta la dezvoltarea controalelor interne sau propune modificări la modul de realizare a proceselor interne pentru a gestiona acele riscuri rămase.

Secțiunea a 4-a

Procesul de evaluare a riscurilor

9. În cazul în care în procesul de audit se identifică eventuale riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de autorizare, solicitantul se preavizează prin întocmirea unui proces-verbal de examinare preliminară a rezultatelor auditului prealabil. Prin intermediul procesului-verbal de examinare preliminară, solicitantului i se acordă oportunitatea să îşi exprime punctul de vedere şi să furnizeze informaţii suplimentare care atestă conformarea condiţiilor de autorizare.

10. La finalizarea acţiunilor de audit, membrii echipei de audit întocmesc un Raport final al activității de audit, în care se consemnează concluziile verificării. Raportul final va fi semnat de către membrii echipei de audit şi reprezentantul legal al agentului economic verificat. Raportul final se întocmeşte în 2 exemplare originale, dintre care unul se transmite agentului economic verificat. Cel de al doilea exemplar al Raportului final rămâne la echipa de audit şi se anexează la documentele care fundamentează concluziile.

Secțiunea a 5-a

Verificarea condițiilor pentru acordarea statutului de AEO

11. Echipa de audit în cadrul activităţilor de auditare verifică îndeplinirea condiţiilor de autorizare a solicitantului de statut AEO, prevăzute de art.195³ din Codul vamal al Republicii Moldova:

1) Lipsa datoriilor față de bugetul public național (art. 195 ³ alin. (1) pct.1) din Codul vamal) – condiția este considerată ca fiind îndeplinită în cazul în care, la momentul efectuării auditului prealabil poate fi constatat faptul lipsei datoriilor față de bugetul public național, dovedită fie prin prezentarea certificatului care atestă lipsa sau existența restanțelor față de bugetul public național sau printr-o declarație pe propria răspundere în formă liberă prezentată de către solicitant sau de reprezentantul acestuia.

2) Dispunerea de active cu un grad înalt de solvabilitate, confirmate prin înregistrări contabile şi informaţii disponibile (art. 195³ alin. (1) pct.2) din Codul vamal) – pentru verificarea condiţiei respective, surse de date constituie documentele contabile de sinteză: rapoartele privind situațiile financiare, acestea oferind explicații necesare unei înțelegeri mai bune a bilanțului şi raportului de profit şi pierdere, aducând clarificări privind politicile societății comerciale în materie de investiții, de finanțare, de fiscalitate, de evaluare a patrimoniului.

Într-o abordare generală, pentru verificarea îndeplinirii condiției date se recomandă:

a) Un studiu al structurii bilanțului (sub forma unui procent, pe verticală şi pe orizontală). Analiza structurii bilanțului urmărește analiza ponderii diferitelor elemente ale situației financiare. Se va calcula relația (ponderea) între valoarea activelor/pasivelor, pe element în parte și valoarea totală a activului/pasivului (Fiecare element de activ/Total activ*100%, Fiecare element de pasiv/Total Pasiv*100%). Din necesitatea corelării resurselor cu mijloacele, un echilibru bilanțier presupune ca activele circulante (curente) sa fie finanțate prin datorii pe termen scurt, iar activele pe termen lung (imobilizate) sa fie finanțate din pasivul patrimonial, constituit din capitaluri proprii și datorii pe termen lung. Nerespectarea acestei reguli va avea ca rezultat dezechilibrarea societății comerciale, prin urmare, se va constata că entitatea nu are suficiente active transformabile cu care să își acopere datoriile. Iar analiza pe orizontală a structurii bilanțului, se va realiza comparînd fiecare element analizat cu nivelul înregistrat în anii precedenți pentru a se constata evoluția indicatorului în sensul reducerii sau creșterii.

b) Un studiu al indicatorilor financiari (sub forma unui coeficient). Indicatorii financiari se exprimă sub forma unor rapoarte între două mărimi, sau grupe de mărimi din situațiile financiare al întreprinderii (ex. bilanţ, raport de profit şi pierdere), care permit efectuarea de aprecieri asupra situației financiare şi luarea deciziilor. Indicatorii financiari sunt reglementați și clasificați în diferite grupe. Analiza efectuată de echipa de audit se va concentra pe indicatorii de lichiditate, care au rolul de a măsura capacitatea întreprinderii de a-și onora la termen obligațiile de plată asumate pe seama activelor curente. Dintre aceștia se vor analiza următorii:

Lichiditatea generală (Lg) – exprimă capacitatea societății comerciale de a face față obligațiilor curente pe seama capitalului circulant. Se recomandă ca indicatorul de lichiditate generală să fie mai mare decât 1. Atunci cînd valoarea este sub 1 se constată o decapitalizare a întreprinderii,  lipsa capacității de plata pe termen scurt.

Lg = AC/DC

Unde:

AC = active circulante

DC = datorii curente

Lichiditatea imediată (Li) are aceeași semnificație ca și lichiditatea generală, dar elimină din calcul stocurile, care uneori pot fi greu vandabile. O diferență de rezultate foarte mare între lichiditatea generală și lichiditatea curentă exprimă că stocurile existente ale firmei sunt foarte mari. Intervalul considerat satisfăcător pentru aceasta rată este 0,65 – 1.

Li = (AC-S)/DC

Unde:

AC = active circulante

DC = datorii curente

S = stocuri de valori materiale

Rata solvabilităţii generale (Rsg) – cu cît valoarea ratei solvabilității este mai mare de 1, cu atît situația financiară de ansamblu a societății comerciale este mai bună. În cazul în care rata solvabilității este mai mică decît 1, atunci gradul solvabilității este unul deficitar.

Rsg = AT/DT

Unde:

AT = active totale

DT = datorii totale

Solvabilitatea patrimonială (Sp), numită și autonomia financiară, exprimă capacitatea de autofinanțare a societății comerciale, precum și măsura în care poate face față obligațiilor sale de plată. Valoarea minimă a acestei rate trebuie să se încadreze în limitele 0,3 – 0,5, iar peste 0,5 situația poate fi considerată normală.

Sp = CP/CT

Unde:

CP = capital propriu

CT = capital total = Capital propriu + credite bancare

Atunci când se ia în considerare condiția privind solvabilitatea financiară dovedită, este important ca toate informațiile să fie analizate, după caz, împreună pentru a obține o perspectivă de ansamblu. Niciun indicator nu ar trebui analizat izolat, iar decizia finală ar trebui să se bazeze pe poziția generală a întreprinderii.

Echipa de audit se poate baza pe diferite surse de informații pentru evaluarea situației financiare și anume:

a) documente oficiale cu privire la insolvențe, lichidări și administrări;

b) dovada achitării taxelor vamale și a altor impozite sau taxe, percepute la sau în legătură cu importul sau exportul de mărfuri în ultimii trei ani;

c) documentele contabile de sinteză: situațiile financiare - bilanţul, situația de profit şi pierderi, alte anexe, care vizează ultimii trei ani, pentru a analiza capacitatea solicitantului de a-și achita datorii;

d) analiza bonității solicitantului, în cazul în care solicitantul este finanțat de o societate mamă sau printr-un credit acordat de o bancă;

e) concluzii ale agențiilor de rating de credit, ale asociațiilor pentru protecția creditelor sau orice rating al autorităților publice relevante;

f) orice informație financiară accesibilă, cum ar fi registrele legale, bazele de date online fiscale, etc.

g) alte documente pe care solicitantul le poate furniza, de exemplu, o garanție din partea unei societăți-mamă (sau a unei alte societăți din grup), care atestă că solicitantul este solvabil din punct de vedere financiar.

3) Lipsa încălcărilor repetate ale legislaţiei vamale şi fiscale, inclusiv lipsa infracţiunilor economice legate de activitatea solicitantului pe perioada ultimilor trei ani anteriori depunerii cererii, constatate în temeiul hotărîrii definitive a instanţei de judecată (art. 195³ alin. (1) pct.3) din Codul vamal). În cazul în care solicitantul este o persoană fizică în sensul art.5 alin.3) lit.b) din Codul fiscal, condiția va fi îndeplinită de către solicitant și, după caz, angajatul responsabil de domeniul vamal al solicitantului. Iar în cazul în care solicitantul este o persoană juridică în condițiile art.5 alin.(4) din Codul fiscal, condiția va fi îndeplinită de către solicitant și persoana împuternicită să îl reprezinte (sau care exercită controlul asupra gestiunii acestuia) și angajatul responsabil de domeniul vamal al solicitantului, care poate fi un angajat al solicitantului sau o persoană care acționează în temeiul unui contract căreia solicitantul i-a externalizat activitățile de efectuare a formalităților vamale. În cazul în care persoana care exercită controlul asupra gestiunii solicitantului este stabilită sau are domiciliu în afara Republicii Moldova, evaluarea respectării condiției date se efectuează pe baza evidențelor și a informațiilor disponibile.

4) În cadrul verificării îndeplinirii condiţiilor prevăzute la art.195³ alin. (1) pct.4) – 6) din Codul vamal, echipa de audit va consulta Orientările (Ghiduri) tematice publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană AEO și notele explicative la Chestionarul de autoevaluare, înregistrând propriile constatări și cunoștințe, evaluând riscul și stabilind dacă procedurile existente sunt suficiente pentru a îndeplini condiţiile respective.

Secțiunea a 6-a

Realizarea activităților de monitorizare și reevaluare

12. Monitorizarea conformării reprezintă operaţiuni de verificare periodică care au drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că titularul Autorizației AEO se conformează condiţiilor stabilite de art.195³ din Codul vamal al Republicii Moldova. Monitorizarea se realizează atât de agentul economic, cât și de către Serviciul Vamal în mod continuu conform unui plan anual de monitorizare, aprobat de directorul Serviciului Vamal.

13. Planul de monitorizare se elaborează în baza evaluării riscurilor, luând în considerare următoarele aspecte:

1) rezultatele auditelor anterioare, implicit profilul de risc al agentului economic şi implementarea recomandărilor oferite la etapele de audit şi monitorizare precedente;

2) schimbările în activitatea agentului economic semnalate de acesta sau identificate de organul vamal;

3) verificarea, prin sondaj, a declaraţiilor vamale ale titularului Autorizației AEO și a rezultatelor controalelor vamale aplicate;

4) analiza informaţiilor din bazele de date disponibile ale Serviciului Vamal;

5) rezultatele controalelor ulterioare, altele decât cele de monitorizare sau reevaluare;

6) orice alte activităţi de control vamal, planificate şi efectuate de către subdiviziunile Serviciului Vamal.

14. În cazul în care o Autorizaţie AEO a fost eliberată unui solicitant înregistrat ca agent economic la organul înregistrării de stat mai puţin de trei ani se aplică prevederile pct.45 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.647/2014.

15. Echipa de audit verifică, cel puțin o dată la trei ani, respectarea de către titularii Autorizațiilor AEO pentru securitate și siguranță sau a Autorizației combinate a condițiilor aplicabile, conform riscurilor identificate în procesul de auditare.

16. Subdiviziunile Aparatului Central al Serviciului Vamal (control ulterior; urmărire penală; analiza riscurilor; valoarea în vama, clasificare și originea mărfurilor; venituri vamale, dezvoltare și securitate informațională), inclusiv birourile vamale participă la monitorizare și informează subdiviziunea responsabilă de domeniul AEO despre orice fapte care ar afecta îndeplinirea condiţiilor de autorizare de către titularii de statut AEO.

17. În cazul în care în procesul de monitorizare a conformării se constată că agentul economic nu administrează în mod adecvat riscurile identificate, acesta este informat, prin întocmirea unui proces-verbal, de examinare preliminară a rezultatelor monitorizării. Prin intermediul procesului-verbal de examinare preliminară, solicitantului i se acordă oportunitatea să îşi exprime punctul de vedere şi să furnizeze informaţii suplimentare care atestă conformarea condiţiilor de autorizare.

18. În cazul în care în procesul monitorizării conformării se constată temeiuri de suspendare sau retragere a Autorizației AEO, aceasta se consemnează într-un Raport al activității de monitorizare care se prezintă directorului Serviciului Vamal.

19. Reevaluarea statutului reprezintă operaţiuni de verificare a titularilor Autorizației de agent economic autorizat, care se aplică în cazul modificării condiţiilor legale de autorizare AEO, în urma rezultatelor unei monitorizări efectuate sau ca urmare a informațiilor furnizate de către titularul Autorizației sau de alte autorități publice.

În cadrul reevaluării pot fi verificate toate condițiile sau anumite condiții concrete, în temeiul pct.44 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.647/ 2014.

20. În cazul modificării legislaţiei vamale ce reglementează condiţiile de autorizare AEO, reevaluarea va fi necesară atunci cînd modificările au impact asupra condițiilor legate de statutul AEO.

21.Ca urmare a monitorizării efectuate sau a informaţiilor furnizate de către titularul autorizaţiei, subdiviziunile vamale și alte autorităţi competente, reevaluarea va fi realizată în cazul existenței unor semnale care permit în mod rezonabil să se considere că nu mai sunt îndeplinite condițiile de către titularul autorizației de agent economic autorizat. Serviciul Vamal decide, în fiecare caz în parte, dacă este necesară reevaluarea totală sau doar reevaluarea parțială a condițiilor pentru care există semnale de neconformitate.

22. Reevaluarea se realizează prin metoda controlului documentar sau combinat cu vizite la sediul agentului economic, după caz, reieșind din condițiile care urmează a fi reevaluate într-un termen care nu va depăși termenul prevăzut la art.195³alin. (2) din Codul vamal.

23. Rezultatele reevaluării, precum și propunerile privind suspendarea, retragerea sau măsurile necesare a fi aplicate, vor fi consemnate într-un Raport final de reevaluare, care se prezintă directorului Serviciului Vamal.

24. Monitorizarea și reevaluarea statutului se efectuează conform procedurii stabilite de prezentele Norme metodologice pentru verificare, aplicate în modul corespunzător.

Anexa nr.2

la Ordinul Directorului Serviciului Vamal

nr.41-O/2019

cu privire la aprobarea Normelor

metodologice privind modul de verificare

a solicitanţilor şi titularilor Autorizației

de agent economic autorizat

Chestionar de autoevaluare

INSTRUCŢIUNI

DE COMPLETARE A CHESTIONARULUI DE AUTOEVALUARE

Scopul chestionarului de autoevaluare este de a vă ajuta, în calitate de solicitant, să înţelegeţi cerinţele care trebuie îndeplinite pentru a obţine statutul AEO şi să furnizaţi Serviciului Vamal informaţii suplimentare faţă de cele prezentate în cerere despre companie. Aceste instrucţiuni vă oferă atât orientări cu privire la modul în care trebuie să răspundeţi la întrebările din chestionar, cât şi informaţii privind standardele pe care Serviciul Vamal se aşteaptă să le îndepliniţi şi să le demonstraţi în vederea obţinerii autorizaţiei AEO.

În conformitate cu pct.6 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.647/2014, pentru a solicita statutul AEO solicitantul depune, împreună cu cererea, un chestionar de autoevaluare, conform modelului stabilit de Serviciul Vamal. Obiectivul chestionarului este de a simplifica şi accelera procesul de depunere a cererii pentru AEO. Chestionarul permite, de asemenea, Serviciului Vamal, suplimentar la informaţia din cerere, să obţină o bună imagine de ansamblu asupra solicitantului, iar acest lucru va avea drept rezultat accelerarea procesului de autorizare. Prin urmare, agentul economic trebuie să completeze chestionarul în mod corect şi să răspundă la toate întrebările relevante pentru activitatea lui. Chestionarul trebuie depus la Serviciul Vamal împreună cu cererea pentru autorizaţia AEO.

Se recomandă contactarea subdiviziunii competente din cadrul Serviciului Vamal care se ocupă de autorizare AEO, în cazul în care aveţi întrebări sau doriţi să solicitaţi informaţii suplimentare cu privire la chestionar sau la cerere înainte de depunerea acestora.

Chestionarul cuprinde, în cadrul fiecărei secţiuni, cele mai importante aspecte care pot fi utile Serviciului Vamal. Totuşi unele aspecte privesc numai factori din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional. Acest lucru depinde şi de tipul de autorizaţie pe care îl solicită compania. Nu este necesar să răspundeţi la întrebările care nu sunt relevante pentru compania dvs. Răspundeţi la aceste întrebări prin formula "Nu se aplică", urmată de un scurt comentariu care să explice motivul pentru care nu se aplică. De exemplu, puteţi face referire la partea din lanţul de aprovizionare internaţional în care vă desfăşuraţi activitatea sau la tipul de autorizaţie pe care îl solicitaţi. Consultaţi tabelul din anexa la prezentele instrucţiuni de completare pentru detalii privind întrebările care sunt relevante pentru diferiţii factori din lanţul de aprovizionare şi în funcţie de tipul de autorizaţie solicitat. În cazul în care beneficiaţi deja de simplificări vamale sau deţineţi alte autorizaţii vamale care demonstrează că sunt îndeplinite unul sau mai multe condiţii AEO, este suficient să menţionaţi simplificările sau autorizaţiile respective.

În cazul în care societatea deţine certificate, rapoarte de expertiză sau orice fel de alte concluzii formulate de experţi (de exemplu, analize economice, certificate internaţionale etc.), furnizaţi-le, fie faceţi trimitere la acestea. Trebuie de menţionat că, nu este absolut necesar să dispuneţi de astfel de documente, dar, dacă le deţineţi, acestea ar putea reprezenta informaţii utile pentru Serviciul Vamal şi ar putea avea drept rezultat accelerarea procesului de autorizare.

Răspunsurile la întrebări nu sunt luate în considerare separat, ci ca parte a unui proces de evaluare global în raport cu condiţia vizată. Un răspuns nesatisfăcător la o singură întrebare nu conduce neapărat la refuzul acordării statutului de AEO, în cazul în care se demonstrează că respectiva condiţie este îndeplinită într-o altă parte a procesului (în termeni generali). Condiţiile pentru o autorizaţie AEO sunt aceleaşi pentru toţi agenţii economici. Cu toate acestea, auditorul va lua în considerare dimensiunea societăţii (de exemplu, întreprinderi mici şi mijlocii (IMM), forma de organizare juridică a societăţii, structura, principalii parteneri comerciali, precum şi activitatea economică specifică). Aceasta înseamnă că punerea în aplicare a unor măsuri în vederea îndeplinirii condiţiilor poate varia de la un agent economic la altul, în funcţie de dimensiune.

O autorizare AEO se bazează pe aceleaşi principii ca şi alte standarde internaţionale şi poate fi acordată numai dacă compania adoptă standarde interne de asigurare a calităţii. În calitate de solicitant, aveţi obligaţia de a dispune de proceduri de asigurare a calităţii în spaţiile care fac parte din compania atât pentru aspectele vamale, cât şi pentru cele de securitate şi siguranţă (dacă este cazul). În timpul vizitelor la faţa locului, compania trebuie să demonstreze echipei de audit că există proceduri interne adecvate pentru gestionarea aspectelor vamale şi/sau de securitate şi siguranţă, precum şi controale interne adecvate prin care să se asigure funcţionarea corespunzătoare a respectivelor proceduri. Politicile şi/sau instrucţiunile interne trebuie să fie documentate fie în format electronic, fie pe suport de hîrtie. Acestea trebuie să fie cunoscute şi aplicate în cadrul organizaţiei, să fie disponibile tuturor utilizatorilor şi, desigur, să fie actualizate permanent.

Prin urmare, prima etapă se referă la standardele interne de asigurare a calităţii. Răspunsurile din chestionarul depus împreună cu cererea trebuie să reprezinte o sinteză a procedurilor şi instrucţiunilor interne existente în companie, pentru a oferi Serviciului Vamal o imagine globală asupra companiei. Pentru a răspunde la întrebările din chestionar şi pentru a fi pregătite pentru procedura de audit AEO, toate departamentele principale ale companiei implicate în lanţul de aprovizionare internaţional, precum departamentele responsabile de domeniile: vamal, logistic, contabilitate, informatic, de achiziţii, de vânzări, de securitate, de calitate etc., trebuie să fie implicate în proces. Politicile sau instrucţiunile interne ale companiei referitoare la aspectele vamale şi/sau de securitate şi siguranţă pot fi menţionate în răspunsurile din chestionar. Dacă procedaţi astfel, specificaţi denumirea sau numărul documentului şi să îl aveţi pregătit pentru un audit la faţa locului, efectuat de Serviciul Vamal. În vederea accelerării procedurii, documentele ar putea fi, de asemenea, depuse împreună cu chestionarul. Chestionarul completat trebuie depus împreună cu cererea în format electronic (de preferinţă) sau în format tipărit. Informaţiile trimise în cadrul procesului de depunere a cererii intră sub incidenţa legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal şi vor avea caracter confidenţial.

Secţiunea 1

INFORMAŢII DESPRE AGENTUL ECONOMIC

Obiectivul principal al acestei secţiuni este de a oferi Serviciului Vamal o imagine de ansamblu asupra companiei. Informaţiile solicitate pot fi furnizate într-un mod general şi reprezintă o descriere succintă a activităţilor solicitantului la data depunerii cererii. Dacă informaţiile solicitate sunt deja disponibile, precizaţi acest lucru în formular sau indicaţi data la care au fost transmise informaţiile.

Subsecţiunea 1.1

INFORMAŢII GENERALE PRIVIND COMPANIA

1.1.1. Pentru întrebările a) şi b), precizaţi detalii cu privire la autorizaţie şi cerere (denumirea şi numărul de înregistrare).

1.1.2. Indicaţi detalii complete privind proprietarii sau principalii acţionari, inclusiv procentul de acţiuni deţinute de aceştia. Detalii complete privind membrii consiliului de administraţie şi/sau administratori. Detalii complete privind consiliul consultativ, dacă există, şi consiliul de administraţie. Detalii complete privind persoana responsabilă din compania dvs. sau care exercită controlul asupra gestionării companiei. Detaliile ar trebui să includă numele şi adresa completă, data naşterii şi numărul naţional de identificare (de exemplu, codul numeric personal).

1.1.3. Persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului este persoana din cadrul companiei sau o persoană care acţionează în temeiul unui contract şi gestionează domeniul vamal al solicitantului.

1.1.4. Descrieţi succint activităţile comerciale şi indicaţi rolul companiei în lanţul de aprovizionare, spre exemplu:

a) producător de mărfuri (MF) - persoana care produce mărfuri. Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care agentul economic produce mărfurile. Acesta nu acoperă cazurile în care agentul economic este implicat numai în comerţul cu mărfuri (de exemplu, export sau import).

b) importator (IM) - partea care depune sau în numele căreia un broker vamal ori o altă persoană autorizată depune o declaraţie de import. Aceasta poate include o persoană care are în posesie mărfurile sau căreia îi sunt expediate mărfurile. Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic este în posesia mărfurilor. În cazul agenţilor/reprezentanţilor vamali, utilizaţi codul pentru "broker vamal".

c) exportator (EX) - partea care face declaraţia de export sau în numele căreia este făcută această declaraţie şi care este proprietarul mărfurilor sau are drepturi similare de a dispune de acestea în momentul acceptării declaraţiei. În cazul agenţilor/reprezentanţilor vamali, utilizaţi codul pentru "broker vamal".

d) broker vamal (CB) - persoana juridică, înregistrată în conformitate cu legislaţia, care deţine licenţă pentru activitatea de broker vamal, eliberată de organul competent şi care, pe principiile reprezentării directe sau indirecte, declară mărfurile, le prezintă pentru vămuire, efectuează şi alte operaţiuni vamale.

e) transportator (CA) - partea care efectuează sau organizează transportul de mărfuri.

f) expeditor de mărfuri (FW) - partea care organizează expedierea mărfurilor.

g) deţinător de antreprozit vamal (WH) - partea care gestionează un antrepozit vamal.

În cazul în care aveţi mai multe roluri în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional, indicaţi-le pe toate.

1.1.5. Oferiţi detalii privind subdiviziunile implicate în activităţi vamale (dacă deţineţi mai mult de cinci subdiviziui implicate în activităţi vamale, furnizaţi numai detaliile privind cele cinci subdiviziuni principale implicate în activităţile vamale) şi adresele celorlalte subdiviziuni implicate în acest tip de activitate.

1.1.6. Oferiţi informaţii dacă compania este sau nu implicată în schimburi comerciale (de mărfuri, nu de servicii) cu societăţile asociate. De exemplu, toate achiziţiile sunt de la societatea-mamă din SUA sau le importaţi în numele societăţilor asociate şi le distribuiţi acestora. Este necesar să oferiţi detalii complete în timpul procesului de autorizare.

1.1.7. Furnizaţi o organigramă detaliată care să includă toate domeniile/departamentele companiei, funcţiile/responsabilităţile acestora şi lanţul de gestionare.

1.1.8. În cazul în care nu s-a menţionat deja la întrebările de la subpunctul 1.1.2 de la literele b) şi c), precizaţi numele şi adresa completă, data naşterii şi codul numeric personal. Procedurile trebuie să evidenţieze măsurile luate pentru suplinirea absenţelor temporare sau de scurtă durată ale personalului cheie, de exemplu persoana responsabilă de domeniul vamal sau agentul de import, inclusiv modul în care sunt preluate responsabilităţile obişnuite ale acestora şi persoana care le preia.

1.1.9. Specificaţi numărul (aproximativ) angajaţilor la data depunerii cererii . Totodată bifaţi tipul companiei, astfel cum este definit în art.5 al Legii nr.179/2016 cu privire la întreprinderile mici şi mijlocii, după cum urmează:

Subsecţiunea 1.2

VOLUMUL DE AFACERI

1.2.1. Dacă sunteţi o companie nou înfiinţată şi aveţi mai puţin de trei situaţii financiare anuale complete, furnizaţi detalii din cele deja finalizate. Dacă nu aţi desfăşurat activitate comercială o perioadă suficient de îndelungată pentru a prezenta o situaţie financiară anuală finalizată, răspundeţi prin formula "nu se aplică".

1.2.2. Precizaţi adresa acestor spaţii de depozitare închiriate (dacă aveţi mai mult de cinci spaţii, indicaţi cele principale).

1.2.3. Indicaţi numărul declaraţiilor vamale şi valoarea mărfurilor aferente acestora pentru fiecare opţiune.

1.2.4. Indicaţi cuantumul drepturilor de import/export achitate.

1.2.5. Modificările viitoare cunoscute sunt cele care ar putea influenţa organizarea companiei, îndeplinirea condiţiilor AEO sau evaluarea riscurilor din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional. Acestea pot include, de exemplu, modificări la nivelul personalului cheie, modificări ale sistemului contabil, crearea unor noi subdiviziuni, atribuirea unor noi contracte de logistică etc.

Subsecţiunea 1.3

INFORMAŢII ŞI STATISTICI

1.3.1. Furnizaţi informaţii privind formalităţile vamale efectuate.

1.3.2. Pentru întrebarea de la litera a), precizaţi numele şi funcţia angajatului responsabil de clasificarea mărfurilor sau dacă apelaţi la un terţ pentru desfăşurarea acestei activităţi indicaţi denumirea/numele acestuia. Pentru întrebările de la literele b) şi d), în special, dacă apelaţi la un terţ, cum vă asiguraţi că această activitate a fost desfăşurată în mod corect şi în conformitate cu instrucţiunile? Pentru întrebarea de la litera b) precizaţi dacă păstraţi un dosar al produsului în care fiecărui articol îi corespunde un cod al mărfurilor cu cota corespunzătoare a taxelor vamale şi a TVA. Pentru întrebarea de la litera c) în cazul în care s-au introdus măsuri de asigurare a calităţii, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că le revizuiţi în mod regulat şi complet, că documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat cu privire la modificările respective. Pentru întrebarea de la litera d), precizaţi modul, persoana responsabilă şi frecvenţa cu care se revizuiesc clasificările şi se actualizează dosarul produsului şi alte evidenţe conexe, precum şi modalitatea de înştiinţare a persoanelor vizate cu privire la modificări, de exemplu, reprezentantul în vamă, personalul responsabil de achiziţii. Pentru întrebarea de la litera e), precizaţi, de asemenea, dacă folosiţi informaţii tarifare obligatorii (ITO).

Pregătiţi procesul de audit, în caz de necesitate să puneţi la dispoziţie următoarele:

a) detalii/liste sau dosare ale produselor, precum şi codurile de mărfuri şi cotele corespunzătoare ale taxelor vamale;

b) sursele de documentare/informaţiile, de exemplu, informaţii actualizate de ordin tehnic pe care le folosiţi,ca regulă, pentru clasificarea mărfurilor .

1.3.3. Pentru întrebarea de la litera a), indicaţi numele şi funcţia angajatului responsabil de determinarea valorii mărfurilor în vamă sau, dacă apelaţi la un terţ pentru realizarea acestei activităţi, precizaţi denumirea/numele acestuia. Pentru întrebările de la literele b) şi d) dacă apelaţi la un terţ, cum vă asiguraţi că această activitate a fost realizată în mod corect şi în conformitate cu instrucţiunile existente? Pentru întrebarea de la litera b) măsurile de asigurare a calităţii trebuie să includă, de exemplu:

a) metoda (metodele) de evaluare utilizată (utilizate);

b) modul în care sunt completate şi transmise declaraţiile pentru determinarea valorii în vamă, atunci când este necesar;

c) modul în care sunt stabilite valoarea taxelor vamale şi valoarea TVA-ului;

d) modul în care sunt contabilizate costurile de transport şi de asigurare;

e) redevenţele şi drepturile de licenţă aferente mărfurilor importate, plătibile fie direct, fie indirect de către cumpărător, ca o condiţie a vânzării;

f) acorduri în temeiul cărora o parte din profitul din revânzări, dispuneri sau utilizări ulterioare revine direct sau indirect vânzătorului;

g) costuri suportate de cumpărător (dar neincluse în preţ) legate de comisioanele sau cheltuielile de brokeraj (cu excepţia comisioanelor de cumpărare) sau costuri suportate în legătură cu containere şi ambalaje, mărfuri şi/sau servicii, furnizate de către cumpărător fie gratuit, fie la un cost redus, spre a fi utilizate la producerea şi vânzarea la export a mărfurilor importate.

1.3.4. Pentru întrebarea de la litera b), în mod normal, acţiunile la nivel intern trebuie să includă măsuri privind modul în care asiguraţi că:

a) ţara exportatoare are dreptul de a adopta un comportament preferenţial, iar mărfurile beneficiază de o cotă preferenţială a taxei vamale;

b) se respectă principiul transportării directe şi principiul teritorialităţii, absenţa manipulării;

c) atunci când se solicită regimul preferenţial, sunt disponibile un certificat valabil, în original sau declaraţia de origine;

d) certificatul sau declaraţia de origine se aplică transportului respectiv, iar regulile de origine sunt respectate;

e) nu există posibilitatea de dublă utilizare a certificatului sau a declaraţiei de origine;

f) regimurile preferenţiale pentru import sunt solicitate în perioada de valabilitate a certificatului sau adeclaraţiei de origine;

g) certificatele sau declaraţia de origine originale sunt reţinute ca parte a pistei de audit în condiţii de siguranţă şi securitate.

Pentru întrebarea de la litera c), abordarea trebuie să ia în considerare o modalitate pentru a vă asigura că:

a) mărfurile sunt eligibile pentru un regim preferenţial de export, de exemplu, respectă regulile de origine;

b) toate documentele/calculele/costurile/descrierile necesare de proceduri care servesc la stabilirea originii preferenţiale şi emiterea unui certificat sau a unei declaraţii de origine sunt reţinute ca parte a pistei de audit în condiţii de siguranţă şi securitate.

c) documentele adecvate, de exemplu certificatul sau declaraţia de origine, sunt semnate şi emise în timp util de un angajat autorizat al personalului.

d) declaraţia de origine nu este emisă pentru transporturi cu valoare medie sau ridicată, în afara cazului în care autorităţile vamale vă acordă o aprobare în acest sens;

e) certificatele nefolosite sunt păstrate în condiţii de siguranţă şi securitate şi

f) certificatele sunt prezentate autorităţilor vamale la export, conform cerinţelor.

1.3.5. Prezentaţi următoarele informaţii, dacă este cazul denumirile şi adresele producătorilor pentru ale căror produse trebuie să plătiţi taxe antidumping sau compensatorii.

Secţiunea 2

ANTECEDENTE ÎN CEEA CE PRIVEŞTE RESPECTAREA LEGISLAŢIEI VAMALE

Subsecţiunea 2.1

          2.1 Informaţia trebuie să reflecte înregistrările din ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii de autorizare.

2.2. Se menţionează dacă au fost depuse alte cereri pentru alte autorizaţii.

Secţiunea 3

SISTEMELE CONTABILE ŞI LOGISTICE

Subsecţiunea 3.1.

PISTA DE AUDIT

Numeroase întreprinderi şi organizaţii au nevoie de o pistă de audit în sistemele lor automatizate din motive de securitate. O pistă de audit este un proces sau o etapă care constă în efectuarea de verificări încrucişate ale fiecărei intrări din evidenţele contabile cu sursa acesteia, pentru a controla corectitudinea înregistrărilor respective. O pistă de audit completă vă va facilita trasabilitatea activităţilor operaţionale de la momentul intrării fluxului de mărfuri şi a produselor în companie, la prelucrarea acestora şi la ieşire. O pistă de audit completă conţine şi o evidenţă istorică, care permite urmărirea fiecărei informaţii din momentul în care este introdusă în dosar până în momentul în care este eliminată din acesta. În mod normal, sistemul contabil trebuie să includă: cartea mare, registrul de vânzări, registrul de achiziţii, situaţiile financiare, conturi de gestiune. În mod normal, sistemul logistic trebuie să includă: prelucrarea comenzilor de vânzări, prelucrarea comenzilor de achiziţii, producţia, inventarul - depozitare, antrepozitare, expedierea/transportul, listele de furnizori/clienţi.

3.1.1. Pista de audit trebuie să includă: vânzările, achiziţiile şi comenzile de achiziţii, controlul inventarului, depozitarea (şi mişcările între spaţiile de depozitare), producţia, vânzările şi comenzile de vânzări, declaraţiile vamale şi documentaţia vamală, expedierea, transportul, contabilitatea, de exemplu, facturare, note de credit şi de debit, remiteri/plăţi.

Subsecţiunea 3.2.

SISTEME CONTABILE ŞI LOGISTICE

3.2. Indicaţi dacă utilizaţi:

1) hardware precum:

a) exclusiv un calculator personal (PC) autonom;

b) PC-uri care sunt legate în reţea;

c) un sistem de calculatoare pe bază de server;

d) un sistem bazat pe mainframe; etc.

2) software precum programele informatice care permit calculatorului să ruleze aplicaţii software în sprijinul activităţii economice, de exemplu, Windows, UNIX etc.

3) sisteme precum (indicaţi numele furnizorului):

a) soluţie ERP complet integrată;

b) combinaţie de aplicaţii software contabile şi logistice;

c) soluţie software pentru întreprinderi axat ă pe întreprinderile mici şi mijlocii;

d) soluţie software dezvoltată de sau pentru compania .

* În timpul procedurii de autorizare, va fi necesar să demonstraţi:

a) gradul de informatizare;

b) platforma hardware disponibilă şi sistemul de operare aferent;

c) separarea funcţiilor între dezvoltare, testare şi operaţiuni;

d) separarea funcţiilor între utilizatori;

e) modul în care este controlat accesul la diferitele componente ale sistemului;

f) dacă au existat adaptări la pachetul standard;

g) lista conturilor din registrul contabil;

h) dacă sistemul foloseşte conturi intermediare de verificare;

i) modul în care sunt înregistrate în registrul contabil obligaţiile de plată a drepturilor de import;

j) dacă lucraţi pe bază de loturi;

k) dacă există o legătură între administrarea stocurilor şi administrarea financiară;

l) modul în care gestionaţi evidenţele atunci când acestea sunt menţinute de un furnizor terţ de software.

3.2.3. În cazul în care activităţile, de exemplu crearea datelor de referinţă sau introducerea datelor, sunt împărţite între mai multe subdiviziuni, indicaţi care sunt activităţile desfăşurate în fiecare subdiviziune.

Subsecţiunea 3.3

SISTEME DE CONTROL INTERN

Agentul economic trebuie să dispună de un sistem de control intern care să corespundă tipului şi dimensiunii obiectului de activitate, suficient dezvoltat pentru administrarea fluxului de mărfuri şi identificarea tranzacţiilor prejudiciabile.

3.3.1. În timpul vizitei auditorilor, trebuie să prezentaţi dovezi potrivit cărora revizuiţi procedurile în mod regulat şi complet, documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat cu privire la modificările respective.

3.3.2. Exemple de tipuri de audit pot fi: audit intern în cadrul companiei sau efectuat de societatea-mamă; audit extern efectuat de către clienţi, contabili/auditori independenţi, autorităţile vamale sau alte autorităţi publice.

De asemenea, atunci când autorităţile vamale vizitează sediul, este necesar să le puneţi la dispoziţie rapoarte, precum şi dovezi privind măsurile de remediere luate pentru corectarea deficienţelor identificate.

Prin date de referinţă sau dosare standard se înţeleg informaţii cheie privind compania, de exemplu,denumirea/numele şi adresele clienţilor, furnizorii, dosarele produselor, care cuprind informaţii privind descrierea mărfurilor, codurile acestora şi provenienţa etc.

Subsecţiunea 3.4

FLUXUL MĂRFURILOR

3.4.1. Procedurile de înregistrare trebuie să includă:

1) Înainte de şi la recepţia mărfurilor:

a) proceduri de comandă a achiziţiilor:

b) confirmarea comenzii;

c) expedierea/transportul mărfurilor;

d) cerinţe privind documentele justificative;

e) transportul mărfurilor de la frontieră la sediile sau ale clienţilor;

f) primirea mărfurilor în sediile sau ale clienţilor;

g) plată/achitare;

h) modul în care se înregistrează mărfurile în evidenţa operativă, momentul în care are loc această operaţiune şi persoana care o realizează.

2) În timpul depozitării mărfurilor:

a) atribuirea clară a unui spaţiu de depozitare pentru mărfurile respective;

b) depozitarea în condiţii de siguranţă a mărfurilor periculoase;

c) dacă stocul este înregistrat în funcţie de valoare şi/sau cantitate;

d) existenţa şi frecvenţa inventarierii;

e) dacă se foloseşte spaţiul unui terţ pentru depozitarea mărfurilor , acorduri care să includă reconcilierea dintre evidenţa operativă ţinută de solicitant şi cea a terţului;

f) dacă este ales un spaţiu temporar de depozitare a mărfurilor.

3) În timpul procesului de producţie a mărfurilor:

a) elaborarea comenzii de lucru;

b) comandarea articolelor din inventar şi livrarea de la depozit;

c) procesul de producţie, responsabilităţile personalului şi evidenţele păstrate;

d) codurile de fabricaţie;

e) înregistrarea produsului fabricat şi a stocului neutilizat în evidenţa operativă;

f) utilizarea metodelor standard de producţie în cadrul procesului de fabricare.

4) În timpul procesului de expediere a mărfurilor:

a) primirea comenzii clientului şi elaborarea comenzii de lucru sau de achiziţii;

b) înştiinţarea depozitului cu privire la comanda de vânzare/expedierea mărfurilor;

c) instrucţiuni pentru părţile terţe în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte;

d) ridicarea mărfurilor;

e) procedurile de ambalare;

f) modul în care este actualizată evidenţa operativă, momentul în care are loc această operaţiune şi persoana care o realizează.

3.4.2. Procedurile de verificare şi de control al calităţii trebuie să includă:

1) În timpul sosirii mărfurilor:

a) reconcilierea dintre comanda de achiziţii şi mărfurile primite;

b) proceduri pentru returnarea/respingerea mărfurilor;

c) proceduri pentru înregistrarea contabilă şi raportarea transporturilor în minus şi în plus;

d) proceduri pentru identificarea şi modificarea intrărilor incorecte în evidenţa operativă;

e) identificarea mărfurilor provenite din import.

2) În timpul depozitării mărfurilor:

a) înregistrarea şi controlarea stocurilor;

b) identificarea mărfurilor străine de cele autohtone (nu se aplică pentru un AEOS).

c) deplasarea şi înregistrarea mărfurilor între spaţii din aceeaşi unitate sau din unităţi diferite;

d) proceduri privind gestionarea situaţiilor neobişnuite, a deteriorării sau a distrugerii mărfurilor, a pierderilor şi a variaţiilor de stocuri.

3) În timpul procesului de producţie:

a) monitorizarea şi controalele de gestiune ale procesului de producţie, de exemplu rata de randament;

b) cum trataţi neregulile, variaţiile, deşeurile, produsele secundare şi pierderile din procesul de producţie;

c) inspecţia calităţii mărfurilor produse şi înregistrarea rezultatelor;

d) eliminarea, în condiţii de siguranţă, a mărfurilor periculoase.

4) În timpul procedurii de expediere a mărfurilor:

a) borderouri de expediţie/bonuri de ridicare a mărfurilor;

b) transportul mărfurilor la clienţi sau la frontieră pentru exportare sau reexportare;

c) crearea facturilor de vânzări;

d) instrucţiuni către organul vamal în ceea ce priveşte exportarea/ reexportarea şi crearea/punerea la dispoziţie/controlul documentelor justificative;

e) confirmarea de primire/dovada expedierii mărfurilor;

f) mărfuri returnate - inspecţie, numărare şi înregistrare în inventar;

g) note de plată şi note de credit;

h) tratarea neregulilor, a transporturilor incomplete şi a variaţiilor de cantitate livrată.

Subsecţiunea 3.5

FORMALITĂŢILE VAMALE

3.5.1. În calitate de importatori, exportatori, antrepozitari, procedurile trebuie să includă:

a) modul în care asiguraţi caracterul complet, exact şi prompt al declaraţiilor vamale pe care le întocmiţi , inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

b) prezentarea documentelor justificative;

c) detalii actualizate (denumiri şi adrese) ale brokerilor vamali/terţilor utilizaţi;

d) modul în care sunt numiţi brokerii vamali, de exemplu, verificările privind credibilitatea şi caracterul adecvat înainte de numirea acestora;

e) împrejurările în care se apelează la aceştia;

f) contractele care detaliază responsabilităţile, inclusiv tipul de reprezentare prin brokerul vamal de exemplu reprezentare directă sau indirectă;

g) modul în care furnizaţi brokerului vamal instrucţiuni clare şi precise;

h) modul în care furnizaţi brokerului vamal documente justificative (de exemplu licenţe, certificate etc.) inclusiv prezentarea şi reţinerea/returnarea acestora;

i) ce trebuie să facă brokerul vamal în cazul în care instrucţiunile sunt neclare;

j) verificarea/examinarea de către a caracterului exact şi prompt al activităţii brokerului vamal;

k) modul în care îl înştiinţaţi pe brokerul cu privire la erorile/modificările referitoare la intrările şterse;

l) soluţionarea neregulilor;

m) informarea voluntară a organelor vamale cu privire la erori.

3.5.1.1 În calitate de reprezentant al unui terţ, procedurile trebuie să includă:

a) contracte care să detalieze responsabilităţile, inclusiv tipul de reprezentare pe care urmează să o utilizaţi, de exemplu, directă sau indirectă;

b) modul în care asiguraţi caracterul complet, exact şi prompt al declaraţiilor vamale pe care le întocmiţi, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

c) prezentarea sau punerea la dispoziţie cu promptitudine a documentelor justificative;

d) modul în care se aduc la cunoştinţă personalului cerinţele clienţilor şi cele contractuale;

e) cum procedaţi dacă instrucţiunile clienţilor sunt neclare sau detaliile furnizate sunt incorecte;

f) cum procedaţi dacă descoperiţi o eroare/modificare în ceea ce priveşte intrările eliminate;

g) informarea voluntară a organelor vamale cu privire la erori.

3.5.2. Atunci când aceste instrucţiuni sunt documentate, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat şi complet, că documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat în legătură cu modificările respective.

3.5.3. În cazul în care există proceduri pentru gestionarea licenţelor şi a autorizaţiilor, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat şi complet, că documentaţi orice modificare şi înştiinţaţi personalul vizat în legătură cu modificările respective.

3.5.4. În cazul în care gestionaţi mărfuri care intră sub incidenţa Legii nr.1163/2000 cu privire la controlul exportului, reexportului, importului şi tranzitului de mărfuri strategice, prezentaţi autorităţii competente o listă cu aceste mărfuri. De asemenea, trebuie să informaţi organele vamale în cazul în care aţi pus în aplicare un program intern de asigurare a conformităţii (ICP).

Subsecţiunea 3.6

PROCEDURI PRIVIND REALIZAREA UNOR COPII DE SIGURANŢĂ,

RECUPERAREA DATELOR ŞI SOLUŢII DE REZERVĂ, OPŢIUNI DE ARHIVARE

Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 195³ alineatul (4) litera e) din Codul vamal,trebuie să dispuneţi de proceduri corespunzătoare de arhivare a documentelor şi a informaţiilor, precum şi de protecţie împotriva pierderii datelor.

3.6.1 Procedurile trebuie să includă tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele şi dacă datele sunt comprimate şi în ce etapă. Dacă se face apel la un terţ, indicaţi ce acorduri există, care sunt frecvenţa şi locul de stocare a copiilor de siguranţă şi a informaţiilor arhivate.

Subsecţiunea 3.7

PROTECŢIA SISTEMELOR INFORMATICE

Pentru a îndeplini condiţia menţionată la 195³ alineatul (4) litera g) din Codul vamal, trebuie să dispuneţi de măsuri adecvate de securitate a tehnologiilor informaţionale pentru a proteja sistemul informatic şi documentaţia împotriva oricăror imixtiuni.

3.7.1. Pentru întrebarea de la litera a), măsurile trebuie să ia în considerare următoarele:

a) un plan de siguranţă actualizat care conţine descrierea măsurilor existente pentru protejarea sistemului informatic împotriva accesului neautorizat şi împotriva distrugerii intenţionate sau a pierderii de informaţii;

b) detalii privind operarea sistemelor multiple la sedii multiple şi modul în care sunt controlate;

c) persoanele responsabile pentru protejarea şi funcţionarea sistemului informatic al companiei (responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane care îşi pot astfel monitoriza reciproc acţiunile);

d) detalii privind programe de tip firewall, antivirus şi alte programe de protecţie împotriva malware;

e) un plan de continuitate a activităţii/ de recuperare în caz de dezastru dacă are loc un incident;

f) efectuarea periodică a copiilor de siguranţă, inclusiv restabilirea programelor relevante şi a datelor, ca urmare a unei întreruperi din cauza unei defecţiuni a sistemului;

g) jurnale unde sunt înregistrate informaţii despre fiecare utilizator şi acţiunile acestora;

h) dacă gestionarea vulnerabilităţii sistemului este realizată periodic şi de către cine.

Pentru întrebarea de la litera b), indicaţi frecvenţa cu care este testat sistemul împotriva accesului neautorizat, modul în care se înregistrează rezultatele şi modul de gestionare a incidentelor atunci când securitatea sistemului este compromisă.

3.7.2. Procedurile privind drepturile de acces trebuie să includă:

a) modul în care eliberaţi autorizaţiile de acces şi nivelul de acces la sistemele informatice (accesul la informaţiile sensibile ar trebui limitat la acei angajaţi care sunt autorizaţi să opereze modificări şi adăugări la informaţii);

b) formatul pentru stabilirea parolelor, frecvenţa modificărilor şi persoana care emite parolele şi eliminarea/păstrarea/actualizarea detaliilor utilizatorilor.

Subsecţiunea 3.8

SECURITATEA DOCUMENTAŢIEI

3.8.1. Măsurile luate trebuie să includă:

a) înregistrarea şi realizarea de copii de siguranţă ale documentelor inclusiv scanarea, folosirea microfişei şi limitarea accesului;

b) un plan de siguranţă actualizat care conţine descrierea măsurilor instituite pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat şi împotriva distrugerii sau a pierderii;

c) proceduri de îndosariere şi depozitare a documentelor în condiţii de siguranţă şi securitate, inclusiv responsabilităţile pentru gestionarea acestora;

d) gestionarea incidentelor care compromit securitatea documentelor.

3.8.2. Măsurile luate trebuie să ia în considerare:

a) testarea sistemului împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;

b) un plan de continuitate a activităţii/de recuperare în caz de dezastru;

c) măsuri de remediere documentate luate ca urmare a incidentelor efective.

Secţiunea 4

SOLVABILITATEA FINANCIARĂ

Prin solvabilitate financiară se înţelege o bună situaţie financiară, suficientă pentru a vă permite să vă îndepliniţi obligaţiile, având în vedere caracteristicile tipului de activitate comercială, iar această concluzie se bazează pe situaţia ultimilor trei ani. În cazul în care compania desfăşoară activităţi de mai puţin de trei ani, solvabilitatea financiară va fi analizată pe baza evidenţelor contabile şi a informaţiilor disponibile. Aceste evidenţe contabile trebuie să se refere numai la solicitantul care depune cererea AEO. Orice informaţie cunoscută care va afecta solvabilitatea societăţii în viitorul apropiat trebuie să fie precizată.

4.1. Precizaţi detaliile privind procedurile de insolvabilitate, faliment sau lichidare care au fost iniţiate împotriva societăţii sau a activelor acesteia în ultimii trei ani.

4.2. Dovezile sau informaţiile solicitate pot avea legătură şi cu alte datorii contingente sau provizioane, cu poziţia activelor circulante nete sau cu poziţia activelor nete şi cu valoarea imobilizărilor necorporale.

În anumite situaţii, o practică normală ar putea fi ca o companie să deţină active nete negative, de exemplu, atunci când este înfiinţată de o societate-mamă în scopuri de cercetare şi dezvoltare, când pasivele pot fi finanţate printr-un împrumut acordat de societatea-mamă sau de o bancă. În aceste circumstanţe, este posibil ca activele nete negative să nu constituie un indicator al incapacităţii companiei respective de a-şi plăti datoriile legale, însă organele vamale ar putea solicita prezentarea mai multor dovezi, precum un angajament al creditorului, o menţiune privind utilizarea unei garanţii din partea societăţii-mamă sau o scrisoare bancară de creditare ori, în cazul în care compania este singurul proprietar sau, de exemplu, o companie în nume colectiv, o listă a activelor proprii folosite în sprijinul solvabilităţii societăţii comerciale.

Pentru a stabili solvabilitatea financiară a companiei Serviciul Vamal poate solicita să transmiteţi conturile anuale actualizate. Este posibil să fie necesar ca auditorii vamali să examineze copii ale conturilor anuale sau ale situaţiilor financiare complete pentru ultimii trei ani în timpul vizitei pe care o efectuează. De asemenea, vă pot solicita să prezentaţi ultimele conturi de gestiune pentru a stabili o situaţie financiară cât mai actualizată.

Secţiunea 5

STANDARDE PRACTICE DE COMPETENŢĂ SAU CALIFICĂRI PERSONALE

Subsecţiunea 5.1.

STANDARDE PRACTICE DE COMPETENŢĂ

Această secţiune vizează condiţia privind standardele practice de competenţă sau calificările profesionale. Aceasta va fi completată numai dacă depuneţi cerere pentru o autorizaţie AEOC. Pentru a îndeplini condiţia menţionată la articolul 195³ alineatul (1) punctul 5) din Codul vamal, sau persoana responsabilă de domeniul vamal trebuie să respecte unul dintre următoarele standarde practice de competenţă: o experienţă practică dovedită de cel puţin trei ani în domeniul vamal. Alternativ, este obligatoriu ca solicitantul sau persoana responsabilă de domeniul vamal să fi absolvit un curs de instruire în domeniul legislaţiei vamale corespunzător implicării în activităţile din domeniul vamal.

5.1.1. Posibilele mijloace prin care se poate dovedi experienţa practică de cel puţin trei ani în domeniul vamale sunt descrise în detaliu în Orientările tematice, publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană .

5.1.2. Furnizaţi informaţii dacă dispuneţi de un standard de calitate în domeniul vamal, adoptat de organismul naţional de standardizare.

Subsecţiunea 5.2.

CALIFICĂRI PROFESIONALE

5.2.1. Furnizaţi informaţii în ceea ce priveşte cursul de instruire privind legislaţia vamală, corespunzător implicării în activităţile din domeniul vamal.

Secţiunea 6

CERINŢE PRIVIND SECURITATEA ŞI SIGURANŢA

6.1.1. În conformitate cu articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) din Codul vamal, este obligatorie numirea unei persoane de contact competentă pentru întrebările în materie de securitate şi siguranţă. În acest context, siguranţa şi securitatea se referă doar la criteriul AEO. Este de remarcat faptul că această condiţie nu are legătură cu "siguranţa la locul de muncă", întrucât aceasta nu face obiectul criteriului de siguranţă şi securitate.

6.1.2. a) Autoritatea vamală se aşteptă ca o evaluare documentată a riscurilor şi a ameninţărilor să fi fost deja efectuată fie de compania-solicitant, fie de o companie de securitate, în cazul în care utilizaţi serviciile unei astfel de companii. Neprezentarea acestei evaluări în timpul vizitei echipei de audit poate avea drept rezultat recomandarea automată de respingere a cererii. Evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor va viza toate spaţiile care sunt relevante pentru activităţile legate de domeniul vamal ale societăţii. Scopul evaluării este de a identifica riscurile şi ameninţările care ar putea apărea în acel segment al lanţului de aprovizionare internaţional în care vă desfăşuraţi activitatea, precum şi de a analiza măsurile existente, menite să reducă riscurile şi ameninţările. Aceasta trebuie să cuprindă toate riscurile legate de rolul în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional şi trebuie să includă, de exemplu:

a) ameninţările fizice pentru spaţii şi mărfuri;

b) riscurile fiscale;

c) angajamentele contractuale pentru partenerii comerciali din cadrul lanţului de aprovizionare.

O astfel de evaluare trebuie să abordeze următoarele aspecte:

a) mărfurile care fac obiectul activităţii /schimburilor comerciale pe care le efectuaţi;

b) gestionarea specifică a transportului aerian de mărfuri/poştei aeriene, dacă este cazul (accesul, manipularea, depozitarea mărfurilor etc.);

c) spaţiile şi clădirile pentru depozitare, producţie etc.;

d) personalul, inclusiv recrutarea, angajarea salariaţilor pe perioadă determinată, lucrările subcontractate;

e) transportul mărfurilor, încărcarea şi descărcarea acestora;

f) sistemul informatic, evidenţele şi documentele contabile;

g) incidente de securitate raportate recent în oricare dintre domeniile amintite mai sus.

De asemenea, trebuie să dovediţi frecvenţa cu care sunt revizuite şi actualizate documentele, iar procedurile trebuie să includă modul în care trebuie raportate incidentele şi frecvenţa revizuirilor viitoare. Autoritatea vamală va solicita, de asemenea, dovezi privind modul şi momentul în care procedurile sunt comunicate atât personalului, cât şi vizitatorilor companiei.

b) Neprezentarea unui plan de securitate sau a unei evaluări a riscurilor şi ameninţărilor în timpul vizitei echipei de audit poate avea drept rezultat încetarea anticipată a vizitei sau respingerea cererii. Trebuie să existe un program de revizuire pentru planul de securitate, care trebuie să includă evidenţe ale modificărilor semnate şi datate de persoana responsabilă.

6.1.3. Trebuie să includeţi descrierea a cel puţin cinci riscuri principale pe care le-aţi identificat. Autoritatea vamală se aşteaptă ca să evaluaţi şi să includeţi aceste riscuri în evaluarea riscurilor şi ameninţărilor, luând în considerare probabilitatea, consecinţele şi contramăsurile. Astfel de exemple pot fi:

a) contrabandă cu mărfuri ilicite;

b) contaminarea produselor;

c) falsificarea mărfurilor pentru export;

d) accesul neautorizat etc.

6.1.4. Descrieţi pe scurt procedura de instituire, punere în aplicare, monitorizare şi revizuire a măsurilor de securitate. Va fi necesar să identificaţi persoana responsabilă şi sarcinile acesteia. Trebuie să existe o persoană în cadrul companiei responsabilă de toate măsurile de securitate şi cu autoritatea necesară pentru punerea în aplicare a măsurilor de securitate corespunzătoare atunci când situaţia o impune. Dacă nu, indicaţi diferitele departamente implicate şi operaţiile globale de coordonare şi gestionare.

Dacă se folosesc servicii externe de securitate, persoana responsabilă trebuie să gestioneze contractul şi să se asigure că există un contract adecvat privind nivelul serviciilor care să îndeplinească cerinţele AEO astfel cum reies din întrebările din această secţiune. Persoana responsabilă trebuie să poată explica şi să dispună de proceduri adecvate pentru elaborarea, revizuirea şi actualizarea tuturor măsurilor de securitate. Această persoană trebuie să fie în mod normal responsabilă de pregătirea documentelor necesare specificate la subpunctul 6.1.2 literele a) şi b).

Autoritatea vamală se aşteaptă ca procedurile să fie elaborate în aşa fel încât să permită oricărei persoane care substituie persoana responsabilă să accepte responsabilitatea şi să ducă la îndeplinire sarcina solicitată.

6.1.5. Deşi în multe cazuri, măsurile de securitate sunt probabil specifice amplasamentului în cauză, procedurile aplicabile pentru stabilirea, punerea în aplicare, monitorizarea şi revizuirea măsurilor pot fi armonizate pentru toate subdiviziunile. Dacă măsurile nu sunt armonizate, acest lucru poate determina creşterea numărului de vizite la faţa locului efectuate de echipa de audit.

6.1.6 a) şi b) În întreprinderea trebuie să existe proceduri documentate pentru a permite şi încuraja personalul şi, dacă este posibil, vizitatorii, să raporteze incidentele de securitate, de exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea unor angajaţi care nu au făcut obiectul unui control de securitate. Aceste proceduri documentate trebuie să includă modul în care trebuie să se procedeze, precum şi persoana şi locul unde se află. De asemenea, procedurile trebuie să detalieze modul în care aceste incidente trebuie investigate şi raportate, precum şi persoana care trebuie să facă acest lucru. Dacă aţi răspuns "nu", indicaţi modul în care intenţionaţi să abordaţi acest aspect şi intervalul de timp. Răspunsul "da" trebuie să fie însoţit de explicaţia cu privire la modul în care sunt comunicate personalului instrucţiunile privind siguranţa şi trebuie să includă detalii despre modul în care vă asiguraţi că personalul le-a consultat. De asemenea, trebuie să explicaţi modul în care instrucţiunile privind securitatea sunt aduse la cunoştinţa vizitatorilor (a se vedea şi întrebarea de la subpunctul 6.3.2.).Instrucţiunile privind "securitatea" nu trebuie să fie confundate cu instrucţiunile necesare din motive de sănătate şi siguranţă şi trebuie să fie explicate clar vizitatorilor companiei şi personalului angajat.

6.1.7 a) şi b) Această întrebare se referă la securitatea lanţului de aprovizionare internaţional şi nu la incidentele legate de sănătate şi siguranţă. De exemplu:

a) pierderi în depozit;

b) sigilii rupte;

c) dispozitive de protecţie împotriva modificărilor ilicite deteriorate.

Dacă au existat incidente, autoritatea vamală se aşteaptă ca procedurile privind siguranţa şi securitatea să fi fost revizuite şi modificate în vederea adoptării unor acţiuni de remediere. De asemenea, vor fi solicitate dovezi privind modul în care aceste modificări au fost comunicate ulterior personalului şi vizitatorilor companiei. În cazul în care se efectuează modificarea procedurilor privind siguranţa şi securitatea, acestea trebuie să conţină menţiunea privind revizuirea, consemnându-se data şi partea (părţile) revizuită (revizuite).

6.1.8 a), b) şi c) Trebuie să vă asiguraţi că deţineţi documentaţia originală, inclusiv raportul de evaluare, în cazul în care este disponibil, întrucât aceasta ar putea fi solicitată de autoritatea vamală pe durata vizitei la faţa locului. Certificarea pertinentă va fi luată în considerare la momentul efectuării auditului de autoritatea vamală atunci când acestea pregătesc şi efectuează auditul. De exemplu:

a) agent abilitat (certificat şi raport de evaluare)

b) expeditor cunoscut (certificat şi raport de evaluare)

c) TAPA (certificat şi raport de evaluare)

d) ISO (certificat şi manualul de calitate) etc.

6.1.9 Răspunsul trebuie să includă, de exemplu detalii, privind eventualele substanţe chimice periculoase, mărfurile cu valoare mare sau mărfurile supuse accizelor şi trebuie să explicaţi dacă acestea fac obiectul activităţilor în mod regulat sau neregulat, de exemplu:

ambalaje speciale; cerinţe specifice de depozitare (a se vedea şi punctul 6.5.1 (procesele logistice)).

6.1.10 a) şi b) Răspunsul trebuie să includă denumirea şi adresa societăţii (societăţilor) şi de când aceasta (acestea) este (sunt) angajată (angajate) în calitate de societate de securitate şi dacă prestează şi alte servicii pentru solicitant. Dacă societatea de securitate a efectuat o evaluare a ameninţărilor, răspunsul trebuie să confirme, de asemenea, că orice riscuri identificate au fost incluse în evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor, menţionată la întrebarea 6.1.2. a). Documentele trebuie să indice data (datele) la care a fost efectuată evaluarea, precum şi pe cea (cele) la care au fost puse în aplicare eventualele recomandări. Documentul trebuie să fie disponibil în timpul vizitei.

6.1.11 Răspunsul trebuie să ofere indicaţii privind diferitele cerinţe ale clienţilor/ale societăţii de asigurări şi mărfurile vizate de cerinţe speciale, de exemplu, cerinţe privind ambalaje speciale sau cerinţe specifice privind depozitarea. Dacă deţineţi o gamă largă de produse şi cerinţe, rezumarea acestora este suficientă. Acestea vor fi examinate mai detaliat în timpul vizitei.

Subsectiunea 6.2

SECURITATEA CLĂDIRILOR

Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera a) din Codul vamal, trebuie să asiguraţi că acele clădiri care urmează să fie utilizate în cadrul operaţiunilor legate de autorizaţia AEOS oferă protecţie împotriva intruziunii şi sunt construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal.

6.2.1 a), b) şi c) Această întrebare vizează locurile unde există limite exterioare vizibile ale spaţiilor, de exemplu, garduri şi porţi. Autoritatea vamală se aşteaptă ca toate ferestrele externe şi interne, porţile şi gardurile să fie securizate, de exemplu, cu dispozitive de închidere şi încuietori sau măsuri alternative de monitorizare a accesului sau prin măsuri de control, precum sisteme externe/interne de alarmă antifurt sau CCTV (sisteme TV cu circuit închis).Pentru întrebările de la lit.a) - c) prezentaţi detaliile privind modul în care este verificată respectarea acestor proceduri, frecvenţa verificărilor asupra clădirilor şi gardurilor, modul în care sunt raportate şi soluţionate incidentele de securitate trebuie să fie cuprinse în documentul solicitat în răspunsurile la întrebarea de la subpunctul 6.1.2. lit.a) sau b). Indicaţi aici trimiterea la alineatul, secţiunea sau pagina corespunzătoare (revizia/data) din respectivul document.

6.2.2 a) şi b) Trebuie să enumeraţi toate punctele de acces, de preferinţă făcând referire la planul sediului; includeţi ieşirile de incendiu care dau spre scări de acces; faceţi distincţie între căile de acces destinate încărcării/descărcării mărfurilor, cele pentru utilităţi, ghişeele pentru accesul publicului, zonele de odihnă ale şoferilor; precizaţi locurile în care se află birourile agenţilor de pază/cabine de pază. Descrierea realizată de solicitant a modului de respectare a acestor proceduri trebuie să includă, acolo unde cazul, tipul de CCTV (de exemplu, cameră statică sau cu sistem de rotire panoramică, înclinare şi distanţă focală variabilă), modalitatea de control al căilor de acces şi modul de folosire a imaginilor - proactiv sau reactiv. În plus, faţă de mijloacele de control al accesului extern, trebuie să descrieţi mijloacele de control al accesului intern, inclusiv, dacă este cazul, accesul intern în cadrul spaţiilor comune. Confirmaţi dacă spaţiile funcţionează încontinuu (de exemplu, munca în schimburi) sau există un program normal de lucru.

6.2.3. Dacă este cazul, includeţi şi detalii privind generatoarele sau dispozitivele de rezervă existente pentru a asigura iluminatul continuu atunci când alimentarea locală cu energie electrică este întreruptă, precum şi modul în care acestea sunt întreţinute.

6.2.4. Precizaţi cum sunt identificate cheile şi ce proceduri există pentru prevenirea utilizării abuzive şi soluţionarea cazurilor de pierdere a acestora. Trebuie să existe proceduri prin care numai personalul autorizat să aibă acces la cheile clădirilor, ale spaţiilor, sălilor, zonelor securizate, fişetelor, ale seifurilor, vehiculelor şi echipamentelor încuiate. Procedurile trebuie, de asemenea, să includă:

a) spaţiul special amenajat în care sunt păstrate cheile;

b) persoana responsabilă de controlul securităţii cheilor;

c) înregistrarea momentului în care sunt luate şi returnate cheile, precum şi a numelui persoanei şi a motivului;

d) măsurile prevăzute în caz de pierdere sau nereturnarea a cheilor.

Furnizaţi detalii privind procedurile de încuiere şi, dacă este cazul, persoanele care deţin cheile principale pentru încuierea spaţiilor pe timpul nopţii şi redeschiderea acestora în următoarea zi lucrătoare. Furnizaţi detalii privind alte dispozitive tip "cheie" precum "cheile radiocomandate" (de exemplu, pentru operarea de la distanţă a barierei din parcare) utilizate şi persoanele cărora le-au fost alocate.

6.2.5 a), b), c) şi d) Procedurile trebuie să includă:

1) modul de controlare/înregistrare a vizitatorilor cu vehicule private care vizitează spaţiile;

2) modul în care controlaţi vehiculele personalului în spaţiile ;

3) zonele de parcare amenajate special pentru vizitatori şi personal care nu sunt aproape de zonele securizate, de exemplu platformele de încărcare, pentru evitarea posibilităţii de furt, obstrucţie sau amestec al mărfurilor;

4) verificarea respectării cerinţelor referitoare la parcare.

a) Explicaţi dacă vehiculele vizitatorilor sunt separate de cele ale personalului. Trebuie să furnizaţi detalii privind alte vehicule care au acces temporar la subdiviziune/subdiviziuni, de exemplu taxiurile sau un autobuz destinat transportului personalului.

b) Trebuie să vă asiguraţi că există proceduri prin care autorizaţia este revizuită şi actualizată în mod regulat pentru a lua în considerare modificările privind vehiculele personalului. Furnizaţi detalii dacă angajaţilor li se emit permise de parcare şi cu privire la mecanismul de intrare şi ieşire din parcare, de exemplu, o barieră accesată prin card.

c) Descrieţi procesele sau procedurile utilizate pentru verificarea vehiculelor, de exemplu, dacă barierele sunt operate de personal în timpul orelor de vârf pentru a controla respectarea distanţei regulamentare dintre vehicule şi pentru a asigura un control adecvat al tuturor vehiculelor.

d) Descrieţi reglementările scrise care vizează parcarea şi modul în care acestea sunt comunicate personalului. Confirmaţi dacă aceste reglementări au fost incluse în evaluarea de securitate.

Subsectiunea 6.3

ACCESUL ÎN INCINTE

Pentru a preveni manipularea frauduloasă a mărfurilor, în conformitate cu articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera b) din Codul vamal, solicitantul va lua măsuri adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat în birouri, zone de expediere, zone de încărcare şi alte locuri relevante.

6.3.1. a) şi b) Trebuie să descrieţi pe scurt procesul de acces în incinte, explicând clar, acolo unde este cazul, dacă sunt implicate procese specifice unui anumit sediu. Pentru o cerere care vizează mai multe sedii, poate fi utilă descrierea sau furnizarea unei imagini generale asupra sediilor. Procedurile trebuie să indice persoanele care au acces în anumite zone, clădiri şi săli şi modul în care este controlat accesul, de exemplu, prin intermediul codurilor de acces sau al cardurilor de acces. Restricţionările de acces trebuie să ţină cont de evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor de la subpunctul 6.1.2 lit.a). Sistemele trebuie să aibă capacitatea de a identifica tentativele de acces neautorizat şi de a monitoriza astfel de încercări. Descrieţi sistemul utilizat pentru a identifica personalul şi a-l deosebi de vizitatori, de exemplu cărţi de identitate.

6.3.2. a) şi b) Răspunsul trebuie să confirme detaliile făcând referire la evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor descrisă la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b).

6.3.3. Echipei de audit trebuie să li se pună la dispoziţie un plan al sediului. Chiar dacă planul nu este obligatoriu, orice ilustraţie îi va ajuta la pregătirea auditului şi poate reduce timpul necesar vizitei la sediu (sedii) solicitantului. Planul poate fi sau poate include o imagine a sediului din satelit/de pe internet, dacă este disponibilă. Imaginile sau planurile prezentate trebuie să cuprindă data la care au fost realizate şi, astfel, să poată fi identificabile în mod unic pentru a constitui o pistă de audit pentru cererea AEO.

6.3.4. Trebuie să acordaţi o atenţie specială oricăror societăţi cu sediul în aceeaşi clădire, care sunt simpli locatari şi care nu sunt implicate în realizarea unei aprovizionări către sau pentru. Locatarii pot prezenta probleme deosebite de securitate, iar măsurile care vizează, de exemplu, o intrare separată şi un spaţiu separat în cadrul amplasamentului, trebuie să fie descrise pe scurt. De asemenea, consultaţi şi subsecţiunea 6.12.

Subsectiunea 6.4

UNITĂŢILE DE ÎNCĂRCARE

Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera c) din Codul vamal, trebuie instituite măsuri privind manipularea mărfurilor care să includă protecţia împotriva introducerii sau substituirii neautorizate, a manipulării greşite a mărfurilor şi împotriva manipulării frauduloase a unităţilor de încărcare. Unităţile de încărcare includ containere, cisterne, furgonete, camioane, vehicule, conducte şi alte mijloace în care sunt transportate mărfurile. Trebuie să existe proceduri pentru examinarea integrităţii unităţii de încărcare înainte de încărcare. Detaliile privind proprietarii/furnizorii unităţilor de încărcare trebuie să fie puse la dispoziţie în timpul vizitei.

6.4.1. Integritatea unităţilor de încărcare trebuie asigurată, de exemplu, prin plasarea acestora sub monitorizare permanentă sau prin păstrarea lor într-o zonă sigură, încuiată ori prin inspecţie înainte de utilizare. Numai persoanele identificate şi autorizate în mod corespunzător trebuie să aibă acces la unităţile de încărcare. Procedurile trebuie să includă:

a) modul în care este controlat accesul la zona în care sunt ţinute unităţile de încărcare (de exemplu, personal, şoferi de camion externi etc.);

b) asigurarea accesului exclusiv pentru persoanele autorizate;

c) modul în care se realizează monitorizarea permanentă a unităţilor, de exemplu, personalul responsabil şi supleanţii acestora..

6.4.2. Procedurile trebuie să includă:

a) numele persoanei responsabile căreia îi sunt raportate incidentele;

b) modul în care incidentele sunt raportate şi înregistrate;

c) măsurile care trebuie luate, inclusiv raportarea către autorităţile de aplicare a legii/conducerea de la nivel înalt;

d) revizuirea şi modificarea procedurilor existente;

e) înştiinţarea personalului cu privire la modificări;

Autoritatea vamală va solicita dovezi ale acestor verificări în timpul vizitei.

6.4.3. a) şi b) Descrieţi tipurile de sigilii folosite şi standardele îndeplinite de sigiliile utilizate. Indicaţi numele producătorului, procedura de emitere a sigiliilor şi de înregistrare a emiterii, utilizării şi îndepărtării acestora. Documentaţi procedurile privind abordarea cazurilor de sigilii rupte sau alterate.

6.4.4. În funcţie de tipul unităţii de încărcare folosite, se recomandă un proces de verificare în şapte puncte (pentru a include şi unitatea de tractare):

a) peretele din faţă;

b) partea stângă;

c) partea dreaptă;

d) podeaua;

e) tavanul/acoperişul;

f) uşile interioare/exterioare;

g) exteriorul/şasiul.

6.4.5 lit.a), b), c) şi d) Operaţiunile de întreţinere trebuie efectuate periodic, nu numai în cazul unor avarii sau în cazul unor incidente. În cazul în care operaţiunile de întreţinere au loc în exterior sau nu au loc sub supravegherea personalului societăţii, integritatea unităţilor de încărcare trebuie verificată la revenirea în spaţiile societăţii. Procedurile trebuie să includă:

a) cerinţele adresate personalului de a verifica integritatea unităţilor la revenirea în spaţiile societăţii;

b) verificările care trebuie realizate, precizând când şi de către cine;

c) modul în care procedurile sunt comunicate personalului;

d) controalele de gestiune şi frecvenţa acestora pentru a asigura reexaminarea unităţilor.

Explicaţi dacă verificaţi periodic toate unităţile de încărcare atât înainte de acceptarea oricărei încărcături intrate, cât şi înainte de încărcarea mărfurilor pentru expediere şi dacă aţi inclus proceduri în documentele menţionate la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b).

Subsecţiunea 6.5

PROCESE LOGISTICE

6.5.1 lit.a), b), c) şi d) Acest proces vizează deplasarea mărfurilor importate şi/sau exportate între spaţiile care vă aparţin şi peste frontieră. Trebuie să enumeraţi toate modurile de transport utilizate dinspre sau către spaţiile şi care pătrund în lanţul de aprovizionare internaţional. Indicaţi modul de transport utilizat. Dacă utilizaţi furnizori de servicii externi, de asemenea, să vă referiţi şi la subsecţiunea 6.12 (Servicii contractate).

Subsecţiunea 6.6

MĂRFURI INTRATE

Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera b) din Codul vamal, trebuie să se instituie măsuri de control al accesului adecvate pentru a preveni accesul neautorizat în zonele de expediere, pe cheiurile de încărcare şi în zonele de încărcare.

6.6.1 lit.a) şi b) Aceste proceduri trebuie să înceapă din momentul trimiterii unei comenzi şi să se termine cu livrarea pentru lanţul de aprovizionare internaţional. Procedurile documentate trebuie să indice fluxul mărfurilor şi documentele conexe şi să includă alte părţi implicate precum furnizori, ambalatori, transportatori etc.

6.6.2. În cazul în care există acorduri privind măsurile de securitate încheiate cu furnizorii interni şi/sau din Republic Moldova şi din afara acesteia, personalul trebuie să cunoască aceste acorduri şi trebuie instituite proceduri de verificare a angajamentului faţă de aceste acorduri. Trebuie să descrieţi procedura prin care angajaţii sunt informaţi cu privire la securitate, la frecvenţa repetării instruirilor şi trebuie să puneţi la dispoziţie dovezile solicitate pentru a demonstra toate acestea echipei de audit şi pentru revizuirea statutului de AEO.

Procedurile trebuie, de asemenea, să includă:

a) numirea personalului responsabil de primirea şoferului şi a mărfurilor la sosire;

b) menţinerea unui program de sosiri prevăzute;

c) gestionarea sosirilor neprevăzute;

d) înregistrarea documentelor de transport şi a documentelor vamale care însoţesc mărfurile;

e) verificarea mărfurilor în raport cu documentele de transport şi cu documentele vamale însoţitoare;

f) verificarea integrităţii sigiliilor;

g) înregistrarea finalizării şi a rezultatelor verificărilor;

h) informarea autorităţilor vamale cu privire la sosirea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare;

i) cântărirea/numărarea şi bifarea mărfurilor pe lista de ridicare/comanda de achiziţii;

j) testarea calităţii;

k) marcarea corespunzătoare a mărfurilor înainte de intrarea în stoc pentru a permite identificarea;

l) identificarea şi raportarea discrepanţelor sau a rezultatelor negative ale controlului calităţii;

m) informarea departamentului de achiziţii şi a administraţiei cu privire la primirea mărfurilor.

De exemplu, dacă efectuaţi tranzacţii cu mărfuri cu valoare/risc mare pot exista acorduri în care să se prevadă că mărfurile:

a) trebuie să sosească în aceeaşi stare în care au plecat de la furnizor;

b) trebuie să poarte în permanenţă sigiliu;

c) trebuie să nu fi încălcat nicio cerinţă de securitate sau siguranţă.

Procedurile trebuie să includă:

a) comunicarea acestor acorduri personalului responsabil de primirea mărfurilor intrate astfel încât personalul să ştie ce trebuie să facă, în special dacă se descoperă o neregulă;

b) revizuirea şi actualizarea acestor proceduri în mod regulat;

c) controale de supraveghere sau de gestiune pentru a asigura că personalul respectă aceste cerinţe.

6.6.3. lit.a) şi b) La sosirea unităţilor de încărcare sigilate, trebuie să existe măsuri prin care să se asigure aplicarea corectă a sigiliilor. Acestea ar putea include o inspecţie vizuală pentru a asigura că:

a) sigiliul este într-adevăr intact şi

b) nu există dovezi de alterare a acestuia. Dacă inspecţia vizuală este satisfăcătoare, persoana autorizată poate proceda la testarea fizică a sigiliului aplicând presiunea corespunzătoare pentru a se asigura că acesta este încă intact.

c) în cazul în care societatea manevrează anumite tipuri de mărfuri care necesită măsuri de securitate specifice (de exemplu, transportul aerian de mărfuri/poşta aeriană), procedurile trebuie să includă modul în care le aplicaţi/verificaţi aplicarea acestora. De exemplu, în cazul în care acţionaţi în calitate de agent abilitat, dacă şi modul în care verificaţi declaraţia de transport şi identitatea transportatorului pentru transportul aerian de mărfuri/poşta aeriană securizată din partea unui expeditor cunoscut.

6.6.5. În funcţie de natura mărfurilor pe care le tranzacţionaţi, este posibil ca numărarea, cântărirea sau cuantificarea acestora să nu fie întotdeauna adecvate. Trebuie descrisă o metodă alternativă pentru contabilizarea mărfurilor intrate şi pentru dovedirea respectării acesteia.

6.6.6. Procedurile trebuie să includă:

a) modul în care mărfurile primite sunt în înregistrate în registrul de stocuri, documentele în baza cărora se efectuează acest lucru, momentul în care are loc înregistrarea şi persoana care o realizează;

b) verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare şi cu comenzile de achiziţii;

c) înregistrarea mărfurilor în registrul de stocuri cât mai curând posibil după sosire.

6.6.7. lit.a) şi b) Trebuie să existe o separare a funcţiilor între comandarea mărfurilor (achiziţii), primirea acestora (depozitare), intrarea mărfurilor în sistem (gestionare) şi plata facturilor corespunzătoare. Această separare va depinde de dimensiunea şi complexitatea întreprinderii.

Subsectiunea 6.7

DEPOZITAREA MĂRFURILOR

Această subsecţiune vizează numai depozitarea mărfurilor care fac parte dintr-un lanţ de aprovizionare internaţional.

6.7.1. - 6.7.5. Procedurile trebuie să includă:

a) zonă special amenajată pentru depozitarea mărfurilor care să asigure atât condiţii de siguranţă, cât şi de securitate şi care să fie cunoscută în mod clar de personalul de control;

b) zona de depozitare accesibilă exclusiv personalului autorizat;

c) inventarierea regulată a stocurilor;

d) controlarea mărfurilor intrate, a transferurilor către alte spaţii, a eliminării definitive sau temporare;

e) măsurile care trebuie luate dacă sunt identificate nereguli, discrepanţe, pierderi sau furturi;

f) manipularea şi prelucrarea mărfurilor şi reincluderea acestora în stocuri;

g) separarea diferitelor tipuri de mărfuri, acolo unde este cazul, de exemplu, străine, autohtone, cu valoare mare, periculoase, transport aerian de mărfuri/poştă aeriană;

h) ţinerea şi actualizarea registrelor de stocuri prin indicarea corectă a locului unde se află mărfurile;

i) abordarea tuturor aspectelor care ţin de securitatea fizică a spaţiului de depozitare.

Standardele de securitate vor depinde de tipul de mărfuri, de dimensiunea şi complexitatea întreprinderii, care poate varia de la o cameră într-o clădire de birouri până la o societate complexă cu subdiviziuni multiple.

6.7.6. În cazul subcontractării, indicaţi societatea (societăţile) care prestează servicii de depozitare.

Subsecţiunea 6.8

PRODUCŢIA DE MĂRFURI

Această subsecţiune vizează exclusiv producţia de mărfuri care fac parte dintr-un lanţ de aprovizionare internaţional. Răspundeţi la întrebările de la subpunctele 6.8.1. - 6.8.4. numai dacă se aplică pentru societatea dvs. Producţia în acest context poate include o gamă de activităţi începând de la fabricarea din materiile prime şi terminând cu asamblarea folosind piese cumpărate.

6.8.1 lit.a) şi b) Precizaţi în descriere dacă personalul care lucrează în cadrul zonei de producţie este angajat permanent al societăţii sau este personal temporar. Descrieţi amplasamentul zonei de producţie în cadrul sediului şi, dacă este posibil, indicaţi amplasarea acesteia pe o copie a planului de amplasament. De asemenea, consultaţi şi notele aferente subpunctului 6.2.3.

6.8.2. Justificaţi răspunsul făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor şi ameninţărilor descrisă la întrebările de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b). Verificarea conformităţii trebuie să fie susţinută prin dovezi corespunzătoare semnate şi datate.

6.8.3. Includeţi referirile la suporturile tehnologice pentru integritatea ambalajelor (de exemplu, greutatea verificată sau supraveghere prin TV cu circuit închis etc.). De asemenea, descrieţi procesul de securizare atât a ambalajelor individuale, cât şi a modului în care ambalajele sunt consolidate, de exemplu, prin paletizare. Furnizaţi detalii privind măsura în care destinatarul (adresa/ţara) este cunoscut şi modul în care este controlată cunoaşterea acestor date.

6.8.4. Descrierea trebuie să menţioneze contractele şi/sau acordurile privind nivelul serviciilor încheiate cu părţile terţe. Autoritatea vamală va dori să vadă aceste contracte.

Întrebarea vizează şi situaţiile în care ambalajele pot fi consolidate.

Subsecţiunea 6.9

ÎNCĂRCAREA MĂRFURILOR

6.9.1. lit.a) şi b) şi 6.9.2 lit.a), b) şi c) Trebuie să fie numiţi membri ai personalului care să supravegheze încărcarea mărfurilor pentru a preveni încărcarea nesupravegheată a acestora sau omiterea unora dintre acestea. Procedurile trebuie să includă:

a) numirea personalului responsabil de primirea şoferului şi de încărcarea mărfurilor;

b) personalul desemnat este prezent permanent;

c) procedura în cazul în care personalul desemnat nu este disponibil, de exemplu, numirea unor supleanţi;

d) încărcarea are loc numai în prezenţa personalului autorizat;

e) cântărirea, numărarea, bifarea şi marcarea mărfurilor;

f) gestionarea discrepanţelor/neregulilor;

g) aplicarea sigiliilor şi înregistrarea în documente/evidenţe, asigurându-se că sigiliile au fost utilizate pentru mărfurile corespunzătoare, că acestea îndeplinesc standardele stabilite şi au fost aplicate în conformitate cu cerinţele legale;

h) înregistrarea documentelor de transport şi vamale care însoţesc marfa în evidenţele ;

i) compararea mărfurilor cu documentele de transport şi cu documentele vamale însoţitoare

j) înregistrarea finalizării şi a rezultatelor verificărilor;

k) informarea organelor vamale cu privire la plecarea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare;

l) informarea departamentului de vânzări/administraţiei cu privire la plecarea mărfurilor;

m) în ce mod (pe baza căror documente), când şi de către cine sunt înregistrate mărfurile încărcate în registrele de stocuri;

n) verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare şi cu comenzile de vânzări;

o) înregistrarea ieşirii mărfurilor din stoc, cât mai curând posibil după plecarea acestora;

p) confirmarea de primire din partea clienţilor a primirii mărfurilor şi a eventualelor nereguli;

q) dovada de export, dacă este cazul.

6.9.3. Acest punct se va aplica numai dacă aţi convenit împreună cu clienţii asupra unor cerinţe specifice, de exemplu, toate mărfurile trebuie să fie sigilate, ambalate şi etichetate într-un anumit mod pentru cerinţele privind razele X. În caz afirmativ, personalul trebuie informat cu privire la aceste acorduri, iar procedurile trebuie să includă controale de gestiune/de supraveghere pentru a vă asigura că personalul respectă cerinţele respective. Aceste proceduri trebuie să fie revizuite şi actualizate în mod regulat. A se vedea şi răspunsul de la subpunctul 6.1.11.

6.9.7.Dovezile care vin în sprijinul răspunsului de la această secţiune trebuie să fie prezentate împreună cu referirile la partea corespunzătoare din cadrul evaluării riscurilor şi a ameninţărilor de la întrebarea de la subpunctul 6.1.2. lit.a) şi b). Neregulile pot include returnările din partea clienţilor, şoferii neautorizaţi, dispozitivele de protecţie împotriva modificărilor ilicite deteriorate etc.

Subsectiunea 6.10

CERINŢE DE SECURITATE PENTRU PARTENERII DE AFACERI

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera d) din Codul vamal, trebuie să luaţi măsuri care permit ca partenerii comerciali să fie identificaţi cu precizie şi să vă asigurați că, prin punerea în aplicare a unor aranjamente contractuale adecvate sau a altor măsuri corespunzătoare în conformitate cu modelul de afaceri, partenerii comerciali respectivi garantează securitatea părţii care le corespunde din lanţul de aprovizionare internaţional. Partenerii comerciali pot fi furnizori (de mărfuri sau servicii) sau clienţi.

6.10.1. Răspunsul trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

6.10.2. lit.a) şi b) Sunteţi considerat responsabil numai pentru partea care vă revine din lanţul de aprovizionare internaţional, pentru mărfurile aflate sub controlul şi pentru unităţile pe care le exploataţi. Cu toate acestea, securitatea lanţului de aprovizionare depinde, de asemenea, de securitatea partenerilor comerciali şi veţi depune orice efort posibil pentru a garanta că partenerii comerciali îndeplinesc cerinţele de securitate. Cerinţele pentru furnizorii pot include, de exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, ambalate, etichetate într-un anumit mod, să facă obiectul verificărilor cu raze X-RAY etc., şi să respecte anumite standarde internaţionale stabilite.

Atunci când există astfel de cerinţe, procedurile trebuie să includă:

a) dacă este posibil, vizite regulate la spaţiile societăţii furnizorului pentru a verifica dacă cerinţele sunt respectate;

b) comunicarea acestor acorduri personalului pentru verificarea conformităţii la sosirea mărfurilor;

c) dispoziţii pentru ca personalul să poate raporta nereguli/incidente;

d) controale de gestiune/de supraveghere pentru a asigura că personalul respectă aceste cerinţe;

e) măsuri de remediere luate ca urmare a încălcărilor identificate ale acestor acorduri;

f) revizuirea şi actualizarea procedurilor în mod regulat.

Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

6.10.3. Răspunsul trebuie sa poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se aşteaptă ca orice astfel de încălcări să se reflecte în documentele menţionate la nota de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b) împreună cu actualizarea corespunzătoare şi cu contramăsurile suplimentare.

Subsecţiunea 6.11

SECURITATEA PERSONALULUI

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) literele e) şi g) din Codul vamal, trebuie:

a) să fi efectuat, în măsura în care legislaţia naţională permite acest lucru, o anchetă de securitate privind eventualii viitori angajaţi care ocupă posturi sensibile sub aspectul securităţii şi să efectuaţi un control al antecedentelor angajaţilor existenţi care ocupă astfel de posturi, în mod periodic şi atunci când circumstanţele justifică acest lucru;

b) să vă asiguraţi că angajaţii cu responsabilităţi relevante pentru chestiuni de securitate participă în mod regulat la programe care vizează sensibilizarea lor faţă de aspectele de securitate respective;

6.11.1. lit.a), b) şi c) Politica de ocupare a forţei de muncă din cadrul societăţii trebuie să ia în considerare cerinţele de securitate pe baza evaluării riscurilor efectuate . Procedurile trebuie să includă:

a) realizarea de verificări ale antecedentelor angajaţilor noi şi existenţi care vor lucra sau vor ocupa posturi sensibile din punctul de vedere al securităţii;

b) solicitarea şi obţinerea de recomandări în momentul recrutării;

c) identificarea posturilor critice din punctul de vedere al securităţii şi realizarea verificărilor necesare pentru a include atât condamnările executate, cât şi pe cele neexecutate;

d) cerinţa ca angajaţii să îşi informeze superiorul ierarhic dacă au făcut obiectul unei proceduri de eliberare pe cauţiune, dacă sunt parte în proceduri judecătoreşti aflate în desfăşurare şi cu privire la eventuale condamnări;

e) eliminarea accesului la sistemul informatic, returnarea cardului de acces atunci când un membru al personalului demisionează sau este concediat;

f) comunicarea de către personal a oricăror alte locuri de muncă.

g) Verificarea conformităţii trebuie să fie dovedită în mod corespunzător prin înscrierea iniţialelor şi a datei pe o evidenţă corespunzătoare a verificărilor realizate.

6.11.2. lit.a) şi b) În documentele vizate la subpunctul 6.1.2. lit.a) şi b) trebuie sa fie incluse şi proceduri. Acestea trebuie să vizeze modul în care potenţialii noi angajaţi sunt verificaţi înainte de recrutare; procesul de iniţiere şi de formare trebuie să includă instrucţiunile privind securitatea întreprinderii. Întregul personal nou trebuie să declare sub semnătură înţelegerea acestor aspecte. De asemenea, procedurile trebuie să vizeze măsurile care sunt luate în cazul în care angajaţii existenţi sunt transferaţi în zone sensibile din punctul de vedere al securităţii.

6.11.3. lit.a), b), c) şi d) Întregul personal trebuie să beneficieze de instruire adecvată privind cerinţele de securitate şi siguranţă, precum protocoalele de securitate, detectarea intruziunilor/alterărilor şi raportarea incidentelor şi a riscurilor asociate lanţurilor de aprovizionare internaţionale. O unitate sau un grup de persoane (intern sau extern) trebuie să fie responsabil de asigurarea instruirilor pentru angajaţi. Instruirea trebuie să fie actualizată în cazul în care intervin modificări şi trebuie ţinută o evidenţă a tuturor activităţilor de instruire. În cazul oricărui furnizor extern, trebuie să se obţină un contract privind nivelul serviciilor. Consultaţi şi subpunctul 6.12.1.

6.11.4. lit.a) şi b) Societatea trebuie să instituie cerinţe de securitate în ceea ce priveşte utilizarea personalului temporar. Procedurile trebuie să includă:

1. contracte cu agenţiile de recrutare care să detalieze nivelurile de verificări de securitate ce trebuie realizate asupra personalului înainte şi după numire;

2. utilizarea exclusivă a serviciilor agenţiilor cunoscute care îndeplinesc cerinţele;

3. standarde similare de securitate atât pentru personalul temporar, cât şi pentru cel permanent (a se vedea subpunctul 6.11.1). Trebuie să puneţi la dispoziţie toate aceste contracte în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se aşteaptă ca salariaţii angajaţi pe o durată determinată să fi fost verificat la aceleaşi standarde ca şi salariaţii angajaţi pe o durată nedeterminată. Întrucât este o practică comună ca acest tip de personal să fie furnizat de o agenţie externă de recrutare de personal temporar, aceste agenţii trebuie să facă obiectul unor acorduri privind nivelul serviciilor (a se vedea şi subsecţiunea 6.12) şi trebuie să existe proceduri pentru a se asigura că standardele prevăzute în aceste acorduri sunt menţinute de societate şi dovedite prin evidenţele.

Subsecţiunea 6.12

SERVICII CONTRACTATE

Articolul 195³ alineatul (1) punctul 6) litera f) din Codul Vamal, prevede ca să dispuneţi de proceduri corespunzătoare în materie de securitate pentru prestatorii externi de servicii contractaţi. Astfel de furnizori de servicii pot include aspecte precum transportul, agenţi de pază, curăţenie şi întreţinere.

6.12.1 lit.a), b) şi c) Pentru întrebările de la lit.a) şi b) trebuie să aveţi pregătite pentru vizita autorităţii vamale toate contractele şi acordurile privind nivelul serviciilor, care vizează verificările identităţii angajaţilor, precum şi alte aspecte legate de toate aceste servicii contractate. Furnizaţi în timpul vizitei o listă a tuturor societăţilor şi să indicaţi serviciile pe care le prestează.

Pentru întrebarea de la lit.c) - descrieţi modul în care monitorizaţi contractul, gestionaţi neregulile şi revizuiţi procedurile. Justificaţi răspunsul făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor şi ameninţărilor descrisă la întrebarea de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b). Verificarea conformităţii trebuie să fie sprijinită prin dovezi adecvate care să fie semnate şi datate.

ACORD

PENTRU PUBLICAREA INFORMAŢIILOR

Baza de date a autorizaţiilor AEO: Datele privind cererile de autorizare, emiterea sau respingerea acestora sunt păstrate în evidenţa Serviciului Vamal. În cazul în care agentul economic este de acord să fie inclus în lista menţionată solicitantul va completa şi va semna acordul de a publica informaţii privind AEO pe site-ul web al Serviciului Vamal. Chestionarul trebuie semnat de administrator, asociatul unic, unul dintre asociaţi, un director sau acţionar majoritar, în măsura în care această persoană reprezintă legal agentul economic.

Anexa nr.3

la Ordinul directorului Serviciului Vamal

nr.41-O/2019

cu privire la aprobarea Normelor

metodologice privind modul de verificare

a solicitanţilor şi titularilor Autorizației

de agent economic autorizat

Lista informaţiilor

care trebuie comunicate Serviciului Vamal

de către titularii Autorizaţiei AEO:

Titularul autorizaţiei AEO informează în scris Serviciul Vamal despre orice modificare intervenită în activitatea pe care o desfăşoară, care poate influenţa menţinerea sau conţinutul autorizaţiei AEO, după cum urmează:

1) Orice modificări privind:

a) denumirea societăţii;

b) forma de organizare juridică;

c) adresa sediului;

d) adresa poştală (în cazul în care diferă de adresa sediului);

e) persoana de contact;

f) vânzarea sau lichidarea întreprinderii;

g) sectorul de activitate economică şi/sau rolul în lanţul de aprovizionare.

2) Cu referire la condiţia menţionată la art.195³ alin.(1) pct.2) din Codul Vamal:

a) orice modificare negativă în situaţia financiară, inclusiv activele nete negative care nu pot fi recuperate;

b) pierderea principalilor clienţi;

c) pierderea principalelor pieţe;

d) pierderea francizei comerciale, concesionării, comercializării şi/sau licenţelor pentru comercializarea mărfurilor;

e) rapoartele/rezultatele verificărilor auditorilor externi.

3) Cu referire la condiţia menţionată la art.195³ alin.(1) pct.3) din Codul vamal:

a) Modificări în structura sau conducerea societăţii (de exemplu: proprietar nou, o nouă persoana împuternicită să îl reprezinte sau care exercită controlul asupra gestiunii acestuia, un nou (noi) angajat/angajaţi responsabil de domeniul vamal).

b) Orice cauză penală intentată care are legătură cu activitatea economică a titularului, inclusiv orice încălcare a legislaţiei vamale şi/sau fiscale înregistrată;

4) Cu referire la condiţia menţionată la art.195³ alin.(1) pct.4) din Codul vamal:

a) modificări sau actualizări referitoare la sistemele contabile sau informatice;

b) disfuncţionalitatea sistemului contabil (de exemplu, pierderea datelor contabile, pierderea evidenţelor etc.);

c) pierderea sau distrugerea arhivelor contabile, comerciale sau de transport;

d) pierderea sau distrugerea copiilor de rezervă electronice ale datelor contabile, comerciale sau de transport;

e) incapacitatea de a distinge mărfurile străine şi cele autohtone, de exemplu, apariţia unei erori neaşteptate a software-ului utilizat;

f) incapacitatea gestionării controlului intern;

g) descoperirea unei nereguli importante în timpul controlului intern;

h) măsuri corective aplicate;

i) noi procese de gestionare a unui produs care necesită licenţe şi autorizaţii, în conformitate cu măsurile de politică comercială;

j) noi subdiviziuni pentru arhive; utilizarea unui cod al mărfurilor greşit;

k) utilizarea unei valori a mărfurilor greşite;

l) orice problemă cu spaţiile de depozitare temporare sau cu antrepozitul vamal, care are legătură cu activităţile comerciale

m) procesarea accidentală a mărfurilor sub un regim de tranzit;

n) identificarea unei acumulări de greşeli la locul de muncă;

o) nerespectarea prohibiţiilor sau restricţiilor;

p) intruziuni detectate în sistemele informatice;

q) disfuncţionalitate majoră a măsurilor de securitate informatică;

r) defecţiune gravă a sistemului informatic;

5) Cu referire la condiţia menţionată la art.195³ alin.(1) pct.5) din Codul Vamal

- orice modificări privind persoana responsabilă de domeniul vamal;

6) Cu referire la condiţia menţionată la art.195³ alin.(1) pct.6) din Codul Vamal:

a) achiziţionare noi spaţii, clădiri, terenuri;

b) un nou plan de securitate, noi procese sau noi măsuri de securitate pentru a avea acces la birouri, zone de expediere, zone de încărcare;

c) orice incident grav de securitate (de exemplu, intruziunea persoanelor neautorizate, furt etc.) şi luarea unor măsuri corective pentru a face faţă unor astfel de situaţii;

d) informaţii privind o problemă de securitate legată de aplicarea proceselor interne (de exemplu, inspecţia în şapte puncte, care ar conduce la descoperirea unei podele/fundaţii false, reparaţii neobişnuite etc.)

e) incidente grave în timpul transportului de mărfuri;

f) dificultăţi cu securitatea asigurată partenerilor comerciali;

g) detectare de fraudă sau neglijenţă/abuz în serviciu din partea partenerilor comerciali;

h) informaţii care rezultă din verificarea antecedentelor angajatului, cu un impact negativ asupra securităţii şi siguranţei;

i) dificultăţi cu securitatea asigurată de furnizorii de servicii externe;

j) dificultăţi privind punerea în aplicare a programului de sensibilizare prevăzut şi prezentat Serviciului Vamal în timpul pre-auditului;

k) modificări privind persoana de contact în materie de securitate şi siguranţă.