Постановление № 305 от 24.04.2024

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

о платформе для хранения и совместного

использования документов (MDocs)

№ 305  от  24.04.2024

 (в силу 02.06.2024) 

Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 192-194 ст. 392 от 02.05.2024

* * *

На основании пунктов c) и d) статьи 22 Закона № 467/2003 об информатизации и государственных информационных ресурсах (Официальный монитор Республики Молдова, 2004 г., № 6–12, ст.44), с последующими изменениями, Правительство

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Концепцию платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs) (прилагается).

2. Учредить платформу для хранения и совместного использования документов (MDocs).

3. Назначить публичное учреждение "Агентство электронного управления" владельцем и держателем платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs).

4. Публичному учреждению "Агентство электронного управления":

1) обеспечить непрерывное развитие платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs);

2) утвердить договорные условия использования платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs);

3) обеспечить использование платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs) органами публичной власти и публичными учреждениями на безвозмездной основе.

5. Создание платформы для хранения и совместного использования документов (MDocs) осуществлять за счет средств проекта "Модернизация правительственных услуг", а ее непрерывную работу и развитие обеспечивать за счет и в пределах финансовых средств, ежегодно выделяемых из государственного бюджета Государственной канцелярии для публичного учреждения "Агентство электронного управления", а также за счет других не запрещенных законом источников.

Утверждена

Постановлением Правительства

№ 305/2024

КОНЦЕПЦИЯ

платформы для хранения и совместного

использования документов (MDocs)

ВВЕДЕНИЕ

Предоставление услуг по хранению и совместному использованию документов позволит стандартизировать процессы обмена электронными документами, создаваемыми в процессе административной деятельности, в том числе в процессе предоставления государственных услуг, посредством цифровой платформы, которая будет доступна и органам публичной власти, которые еще не оцифровали свои услуги.

Технологическими и организационными преимуществами предоставления инструментов для хранения и совместного использования документов являются:

1) централизованное хранилище данных со всеми документами, направляемыми в ходе административной деятельности, в том числе при предоставлении государственных услуг;

2) стандартизированный процесс совместного использования документов, связанных с результатами административной деятельности, в том числе по предоставлению государственных услуг;

3) снижение рисков несанкционированного доступа к данным, содержащимся в документах для совместного использования, за счет отказа от использования незащищенных каналов;

4) оцифровка процесса совместного использования документов для органов публичной власти и публичных учреждений, которые не располагают высокопроизводительными информационными решениями;

5) снижение стоимости оказания государственных услуг;

6) поощрение электронного обмена документами между органами публичной власти и публичными учреждениями Республики Молдова;

7) создание предпосылок для внедрения программного обеспечения в целях создания и управления электронными архивами;

8) эффективный механизм автоматического обмена данными между информационными системами, с которыми будет взаимодействовать Служба хранения и совместного использования документов (MDocs);

9) единый, интуитивно понятный и эргономичный пользовательский интерфейс;

10) высокопроизводительные средства управления, настройки и динамического развития.

В результате предоставления услуги по хранению и совместному использованию документов Правительство намерено улучшить качество государственных услуг за счет применения цифровых платформ органов публичной власти и публичных учреждений Республики Молдова и постепенно сократить использование документов на бумажном носителе, предоставляя гражданам и правовым единицам соответствующие возможности.

Глава I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Платформа для хранения и совместного использования документов (MDocs) (в дальнейшем – платформа MDocs) – это правительственное решение, предназначенное для внедрения централизованного механизма хранения на общей технологической платформе (MCloud) и онлайн-обмена документами, формируемыми в результате административной деятельности органов публичной власти и публичных учреждений.

2. Платформа MDocs представляет собой комплекс информационных ресурсов и технологий, технических программных средств и методологий, находящихся во взаимосвязи, посредством которого обеспечивается многоразовый, безопасный и простой в использовании механизм для разного рода случаев, в которых необходимы безопасные хранение и/или обмен электронными документами, выданными органами публичной власти и публичными учреждениями.

3. Для целей настоящей Концепции используются следующие основные понятия:

1) получатель – физическое или юридическое лицо, которому адресованы документы, выданные органами публичной власти и публичными учреждениями и хранящиеся на платформе MDocs;

2) документ – информация в электронной форме, выданная в виде текста, к которому применена электронная подпись или электронная печать;

3) эмитент – орган публичной власти или публичное учреждение, которые используют платформу MDocs для загрузки документов, адресованных получателю;

4) совместное использование – предоставление доступа к документу получателя третьему лицу;

5) третье лицо – физическое или юридическое лицо, которое уполномочено законом или получателем открывать, просматривать и загружать документы получателя, доступные на платформе MDocs.

4. В результате создания и использования платформы MDocs должны быть достигнуты следующие цели:

1) свободный доступ к документам, выдаваемым в процессе оказания государственных услуг;

2) стандартизированный процесс обмена документами, создаваемыми в процессе административной деятельности, в том числе в процессе предоставления государственных услуг;

3) эффективный менеджмент документов;

4) оцифровка процесса обмена документами для органов публичной власти, которые не располагают высокоэффективными информационными решениями;

5) сокращение расходов, связанных с оказанием государственных услуг;

6) централизованное хранилище данных со всеми документами, выдаваемыми в процессе оказания государственных услуг;

7) поощрение электронного обмена документами между органами публичной власти Республики Молдова;

8) создание предпосылок для внедрения программного обеспечения в целях создания и управления электронными архивами;

9) эффективный механизм автоматического обмена данными между информационными системами, с которыми будет взаимодействовать платформа MDocs;

10) ускорение процесса выдачи электронных документов как результата оказания государственных услуг;

11) постепенное сокращение использования документов на бумажном носителе в процессе оказания государственных услуг.

5. При создании, управлении и использовании платформы MDocs должны соблюдаться следующие принципы:

1) принцип законности, который подразумевает создание и функционирование платформы MDocs в соответствии с нормативными актами Республики Молдова;

2) принцип соблюдения правил обработки персональных данных, который предполагает обработку персональных данных пользователей платформы MDocs в соответствии с положениями статьи 4 Закона № 133/2011 о защите персональных данных;

3) принцип неизбыточности и актуальности обработки персональных данных, который предусматривает необходимость ограничения объема обрабатываемых персональных данных, так чтобы обрабатывалась только информация, которая актуальна и необходима в контексте выполнения задач платформы Mdocs;

4) принцип целостности данных, который предполагает сохранение содержания и однозначную интерпретацию в условиях непредвиденных действий. Целостность данных считается сохраненной, если данные не были искажены или уничтожены;

5) принцип конфиденциальности информации, который заключается в ограничении доступа неуполномоченных лиц к информации с ограниченным доступом в соответствии с законодательством в целях предотвращения вмешательства в частную жизнь субъектов персональных данных или нанесения ущерба юридическим лицам;

6) принцип управления процессом использования платформы MDocs, который гарантирует оперативный доступ пользователя к информации, в пределах компетенции, установленной нормативными актами и уровнем доступа;

7) принцип информационной безопасности, который подразумевает обеспечение уровня целостности данных, их исключительности, доступности и эффективности защиты от утери, искажения, повреждения, изменения, несанкционированного доступа и использования. Безопасность платформы MDocs предполагает устойчивость к атакам, защиту конфиденциальности и целостности информации, готовность к работе как на системном уровне, так и на уровне данных, представленных в этой информации;

8) принцип совместимости платформы MDocs с существующими в стране информационными системами общего доступа;

9) принцип постоянного совершенствования, который подразумевает адаптацию платформы MDocs к международным практикам и рекомендациям;

10) принцип модульности и масштабируемости, который обеспечивает возможность развития платформы MDocs без модификации ранее созданных компонентов.

Глава II

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ПЛАТФОРМЫ MDOCS

6. Создание, администрирование, развитие и использование платформы MDocs регулируется, в частности, следующими нормативными актами:

1) Закон № 467/2003 об информатизации и государственных информационных ресурсах;

2) Закон № 133/2011 о защите персональных данных;

3) Закон № 142/2018 об обмене данными и интероперабельности;

4) Закон № 124/2022 об электронной идентификации и доверительных услугах;

5) Закон № 148/2023 о доступе к общественно значимой информации;

6) Постановление Правительства № 562/2006 о создании государственных автоматизированных информационных систем и ресурсов;

7) Постановление Правительства № 733/2006 о Концепции электронного правления;

8) Постановление Правительства № 916/2007 об утверждении Концепции Правительственного портала;

9) Постановление Правительства № 201/2017 об утверждении Минимальных обязательных требований кибернетической безопасности;

10) Постановление Правительства № 414/2018 о мерах по консолидации центров данных в государственном секторе и рационализации администрирования государственных информационных систем;

11) Постановление Правительства № 324/2022 о правительственной услуге мобильной электронной идентичности и подписи (MobiSign);

12) Положение о порядке использования платформы интероперабельности (MConnect), утвержденное Постановлением Правительства № 211/2019;

13) Положение об использовании, администрировании и развитии общей правительственной технологической платформы (MCloud), утвержденное Постановлением Правительства № 128/2014;

14) Положение об интегрированной правительственной электронной услуге электронной подписи (MSign), утвержденное Постановлением Правительства № 405/2014;

15) Положение о правительственной электронной услуге аутентификации и контроля доступа (MPass), утвержденное Постановлением Правительства № 1090/2013;

16) Положение о правительственной электронной услуге протоколирования (MLog), утвержденное Постановлением Правительства № 708/2014;

17) Положение о порядке функционирования и использования правительственной услуги электронного уведомления (MNotify), утвержденное Постановлением Правительства № 376/2020;

18) Положение об использовании, администрировании и развитии Правительственного портала правовых единиц, утвержденное Постановлением Правительства № 412/2020;

19) Положение об использовании, администрировании и развитии Правительственного портала гражданина, утвержденное Постановлением Правительства № 413/2020;

20) Приказ министра информационного развития № 78/2006 об утверждении Технического регламента "Процессы жизненного цикла программного обеспечения" RT 38370656–002:2006.

Глава III

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ПРОСТРАНСТВО ПЛАТФОРМЫ MDOCS

7. Платформа MDocs должна обеспечивать выполнение основных функций информационной системы, предусмотренных нормативной базой, а также специфических функций, которые вытекают из назначения системы.

8. Платформа MDocs имеет модульную конструкцию и может развиваться путем внедрения или интеграции новых функциональных возможностей, характерных для платформы, предназначенной для хранения документов. Платформа MDocs представляет собой информационную систему общего доступа, которая предоставляет многократно используемые функции и обеспечивает общие функции для других государственных информационных систем и будет располагать следующими основными функциональными контурами:

1) загрузка документов в хранилище на платформе MCloud;

2) безопасное содержание и хранение документов в течение определенного периода, установленного в соответствии с применяемой нормативно-правовой базой и/или волеизъявлением получателя;

3) доступ к документам;

4) совместное использование с третьими лицами документов, хранящихся в личном онлайн-хранилище на платформе MCloud.

9. На платформе MDocs будут также реализованы следующие функциональные возможности системы:

1) обмен данными с другими информационными системами – достигаемый за счет использования интерфейсов, предназначенных для взаимного обмена данными через платформу интероперабельности (MConnect), а также интеграции информационных систем общего доступа (MPass, MSign, MLog, MNotify и др.);

2) выполнение автоматизированных процедур – функциональная возможность запуска и работы в автоматическом режиме ряда функциональных возможностей платформы MDocs в целях рационального использования ресурсов сервера, запуска услуг, характерных для его работы, и своевременного предоставления данных авторизованным пользователям;

3) администрирование системы, в том числе управление квотами, которые выделяются как пространство для хранилища физическим лицам и правовым единицам;

4) обеспечение логической целостности платформы MDocs;

5) обеспечение безопасности и защиты информации в рамках платформы MDocs;

6) управление резервными копиями;

7) отправка уведомлений;

8) протоколирование системных событий;

9) мониторирование эффективности платформы MDocs;

10) техническая поддержка и сопровождение.

10. Платформу MDocs можно развивать путем внедрения новых функциональных возможностей в соответствии с положениями применяемой нормативной базы.

11. Пользовательский интерфейс платформы MDocs:

1) будет эргономичным, интуитивно понятным, открытым для всех типов пользователей. Пользовательский интерфейс платформы будет отличаться сбалансированным, четким и адаптивным для большинства используемых устройств (настольный компьютер, ноутбук, планшет, смартфон) графическим дизайном;

2) будет доступен на румынском (по умолчанию), английском и русском языках;

3) будет обеспечивать индивидуальный интерфейс для каждой категории пользователей и приложений в зависимости от категорий пользователей (их прав и ролей);

4) будет обеспечивать специальные технические интерфейсы для Правительственного портала гражданина и Правительственного портала правовых единиц для прямого доступа пользователей к документам.

Глава IV

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПЛАТФОРМЫ MDOCS

12. Собственником платформы MDocs является государство.

13. Владельцем и держателем платформы MDocs является публичное учреждение "Агентство электронного управления" (в дальнейшем – владелец).

14. Техническим администратором платформы MDocs является публичное учреждение "Служба информационных технологий и кибернетической безопасности", которое осуществляет свои функции в соответствии с нормативной базой в сфере технического администрирования и сопровождения государственных информационных систем.

15. Пользователями платформы MDocs являются:

1) эмитент – использует функционал, предусмотренный в подпунктах 1) и 2) пункта 8;

2) получатель – использует функционал, предусмотренный в подпунктах 2), 3) и 4) пункта 8;

3) третье лицо – использует функционал, предусмотренный в подпункте 3) пункта 8.

Глава V

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО ПЛАТФОРМЫ MDOCS

16. Совокупность основных информационных объектов, представляющих информационный ресурс платформы MDocs, определяется исходя из ее назначения и включает:

1) получателя;

2) третье лицо;

3) эмитента;

4) документ;

5) совместное использование.

17. Идентификатором информационного объекта "получатель" является государственный идентификационный номер физического лица (IDNP) и, исходя из обстоятельств, государственный идентификационный номер правовой единицы (IDNO).

18. Идентификатором информационного объекта "третье лицо" является государственный идентификационный номер физического лица (IDNP) и, исходя из обстоятельств, государственный идентификационный номер правовой единицы (IDNO).

19. Идентификатором информационного объекта "эмитент" является государственный идентификационный номер правовой единицы (IDNO).

20. Идентификатором информационного объекта "документ" является уникальный идентификационный код, присваиваемый платформой MDocs.

21. Идентификатором информационного объекта "совместное использование" является уникальный идентификационный код, присваиваемый платформой MDocs.

22. Заимствованные информационные объекты – "физическое лицо" и "правовая единица" – изначально зарегистрированы и идентифицированы в других государственных информационных ресурсах, в частности в Государственном реестре населения и Государственном реестре правовых единиц, для них на платформе MDocs сохраняются непосредственно только идентификационные номера – изменение идентификатора в этом случае не допускается. Все необходимые дополнительные данные доступны в Государственном реестре населения или Государственном реестре правовых единиц и при необходимости дополняются или поступают из других государственных информационных систем.

23. Информационные объекты представляют собой совокупность следующих характеризующих их данных:

1) данные для информационного объекта "получатель":

a) фамилия и имя или, исходя из обстоятельств, наименование;

b) IDNP или, исходя из обстоятельств, IDNO;

2) данные для информационного объекта "третье лицо":

a) фамилия и имя или, исходя из обстоятельств, наименование;

c) IDNP) или, исходя из обстоятельств, IDNO;

3) данные для информационного объекта "эмитент":

a) наименование;

b) IDNO;

c) тип эмитента;

d) исходя из обстоятельств, данные об операторе, загружающем документ на платформу MDocs;

e) исходя из обстоятельств, данные об информационной системе, интегрированной с платформой MDocs;

4) данные для информационного объекта "документ":

a) ID – идентификационный номер;

b) название;

c) досье;

d) дата истечения срока действия;

e) версия;

f) идентификатор эмитента;

g) идентификатор получателя;

h) идентификатор совместного использования;

i) статус (действителен, просрочен, аннулирован и т. д.) и дата его изменения;

5) данные для информационного объекта "совместное использование":

a) ID – идентификационный номер;

b) идентификатор документа для совместного использования;

c) получатель права совместного использования;

d) разрешения;

e) код доступа.

24. Основной сценарий платформы MDocs представляет собой перечень событий, связанных с размещением, хранением, совместным использованием и доступом к документам, возникающим в результате административной деятельности органов публичной власти и публичных учреждений, а именно:

1) органы публичной власти и публичные учреждения, выдающие электронные документы, предназначенные для физических лиц или правовых единиц, могут передавать эти документы для хранения на платформе MDocs и устанавливать права доступа к ним. Загрузка и совместное использование электронных документов на платформе MDocs будет осуществляться либо оператором органа публичной власти – при отсутствии информационной системы, либо в автоматическом режиме – в случае органов публичной власти, имеющих информационную систему;

2) получатели документов уведомляются о возможности доступа к ним на Правительственном портале гражданина – в случае физических лиц или на Правительственном портале правовых единиц – в случае юридических лиц;

3) получатели могут скачать документы, зайдя на Правительственный портал гражданина – в случае физических лиц или на Правительственный портал правовых единиц – в случае юридических лиц;

4) получатели, если необходимо, имеют возможность совместного с третьими лицами использования документов.

Глава VI

ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОСТРАНСТВО ПЛАТФОРМЫ MDOCS

25. При разработке платформы MDocs будут применяться многоуровневая архитектура (имеющая по меньшей мере следующие уровни – база данных, подсистема хранения файлов, логика приложения и пользовательский интерфейс) и основные принципы. Использование таких архитектуры и принципов делает возможными слабое связывание между компонентами, при котором области ответственности каждого компонента специализированы, а также итеративное внедрение, внесение изменений и гибкость при внедрении.

26. Информационное пространство будет использовать открытые стандарты и совмещаться с системами, которые тоже используют непатентованные стандарты, а также с уже существующими стандартами.

27. Масштабы платформы MDocs могут быть легко изменены за счет расширения используемых аппаратных ресурсов с целью размещения необходимого количества пользователей как в обычном рабочем режиме, так и в периоды пиковой нагрузки.

28. Система связи будет базироваться на инфраструктуре и оборудовании правительственных сетей, включающих возможность резервного подключения к сети Интернет. Существующая инфраструктура будет должным образом спланирована, чтобы обеспечить надлежащий уровень производительности и пропускной способности.

29. Пользовательские интерфейсы платформы MDocs будут автоматически адаптироваться к различным разрешениям дисплея и будут доступны на румынском, русском и английском языках.

30. Пользовательские интерфейсы платформы MDocs будут реализованы с использованием передовых технологий для веб-приложений и будут функционировать в том числе и на мобильных устройствах.

31. Платформа MDocs будет размещена на общей правительственной технологической платформе (MCloud).

32. Учитывая место и роль платформы MDocs в сфере электронных услуг, необходимо обеспечить ее высокий уровень доступности и бесперебойную работу. Исходя из этого все решение будет построено в режиме высокой доступности (24 часа в сутки, 7 дней в неделю).

Глава VII

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

33. Информационная безопасность предусматривает защиту платформы MDocs на всех этапах процессов создания, обработки, хранения и передачи данных от случайных или умышленных действий естественного или искусственного характера, в результате которых наносится ущерб владельцу и пользователям информационных ресурсов и информационной инфраструктуры.

34. Информационная безопасность будет обеспечиваться в соответствии с положениями Постановления Правительства № 201/2017. Персонал, вовлеченный в использование и администрирование платформы MDocs, пройдет обучение в области рисков безопасности, которым он может подвергаться.

35. Платформа MDocs обеспечивает следующие средства безопасности:

1) аутентификация – гарантирует, что зоны с ограниченным доступом платформы MDocs будут доступны только пользователям с подтвержденной идентичностью;

2) авторизация – гарантирует, что пользователи, прошедшие аутентификацию, могут получить доступ к услугам и данным, которые соответствуют их правам доступа;

3) конфиденциальность – гарантирует, что неавторизованная третья сторона не сможет получить доступ к данным, хранящимся на платформе MDocs;

4) целостность – гарантирует, что данные, хранящиеся на платформе MDocs, не были модифицированы или изменены неавторизованной третьей стороной;

5) неопровержимость – гарантирует, что данные, хранящиеся на платформе MDocs, не могут быть отрицаемы в дальнейшем.

36. Существенной необходимостью, связанной с безопасностью, является хранение записей аудита для проведения анализа целостности системы и мониторирования активности пользователей. Любое действие пользователя документируется в специальных электронных реестрах с указанием времени его выполнения и пользователя, который его выполнил. По каждому действию пользователя в запротоколированном событии сохраняются данные, в которые были внесены изменения. Платформа MDocs протоколирует важнейшие бизнес-события посредством правительственной электронной услуги протоколирования (MLog). Действия, которые протоколируются посредством правительственной электронной услуги протоколирования (MLog), можно указать в настройках параметров управления. Платформа MDocs протоколирует события, связанные с надлежащим функционированием системы, по месту их возникновения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Настоящая Концепция содержит описание основных организационных, методологических и технологических аспектов, в соответствии с которыми разрабатывается и реализуется решение по хранению и совместному использованию документов.

Внедрение решения создает необходимые условия для быстрого и качественного предоставления, а также хранения результатов оказания государственных услуг в форме электронных документов.

В то же время внедрение платформы MDocs создает возможность постепенного сокращения использования в документообороте в публичном секторе документов на бумажном носителе.